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Herzlich willkommen zur Veranstaltung
Verwaltungs- und Kontrollsystem ESF Berlin
Information zum neuen IT-Begleitsystem
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TagesordnungTOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche
- was ist neu
- Login-Seite
- Einstieg
- allgemeine Funktionen
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung
- Antrag
- Änderungsantrag
- Abrechnung
TOP 3 Modul Monitoring und Controlling
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Was ist neu ?
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Anwendungsbereich
Dashboard: bei Programmeröffnung erscheint eine Anzeige über alle wichtigen Aktivitäten und Termine
Antragstellung: K-Hilfen sind jetzt druckbar
Bewilligung erfolgt mit Bescheiderstellung/ -erfassung;der Prozess der Bewilligung wurde auch statusseitig erweitert auf „bewilligt“, „zurückgezogen“, „widerrufen“, „Änderungsantragsverfahren“, „Änderungsmitteilung“
Auswertung: ist verbessert worden, es gibt jetzt feste Auswertungen, parametrisierbare Auswertungen und individuell gestaltbare Auswertungen
Planungsmodul für VB und TH
es wurde eine Budgetkontrolle eingerichtet, die den Planansatz bis auf Instrumentenebene überwacht und Überschreitungen meldet
Technologie EurekaPlus basiert auf einer völlig neuen Technologie und ist damit wieder aktuell
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Was ist neu ?
Anwendungsbereich
Projektdoku-mentenakte:
wurde in Rubriken und Dokumententypen gegliedert;es kann festgelegt werden, wer Rechte für das Hochladen hat und welche Dokumente obligatorisch im Rahmen des Prozesses enthalten sein müssen
Projektübersicht: auf einer Seite werden die relevanten Eckdaten SOLL/IST zum Projekt angezeigt und dynamisch bzw. chronologisch angepasst
Kontrollablauf/ Prüfungen:
in EurekaPlus kann die ZGS bzw. eine Prüfinstanz zu jedem abgerechneten Beleg einen Prüfbeleg erstellen und das Prüfergebnis umsetzen und finanziell wirksam werden lassen
Beleglisteehem. VWN:
Kosten und Einnahmen werden übersichtlicher auf einer Seite gegenübergestellt;Kosten können vom Begünstigten zu definierten Teil-projekten zugeordnet werden;für abgerechnete Belege wird der zugehörige ZB deutlich ausgewiesen
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Was ist neu ?
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Anwendungsbereich
Rollen und Nutzerrechte:
wurden flexibler gestaltet und können jetzt besser den Bedürfnissen der Nutzer bis auf Feldebene angepasst werden
Vertretungs-regelung:
durch zweite Kontaktperson im Antrag möglich
Verfahren auf Aktionsebene:
es können unterschiedliche Verfahren/ Prozesse bis auf Instrumenten-Ebene festgelegt werden;auch die Datenerhebung kann auf dieser Ebene variiert werden, so dass einzelne Förderinstrumente (nach entspr. Information) maßgeschneidert eingerichtet werden können
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Was ist neu ?
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Browser: EurekaPlus ist browserunabhängig
barrierefrei/Sicherheit:
zur Realisierung dieser Anforderung wurden umfangreiche Neuprogrammierungen vorgenommen; der Hauptpersonalrat, die Behindertenvertretung und der Datenschutzbeauftragte des Landes Berlin haben dem Probebetrieb bis November 2010 zugestimmt
ein externes Ergonomiegutachten liegt vor und wurde umgesetzt
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TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Login
LoginLogin
Login in das IT-Begleitsystem EurekaPlusLogin in das IT-Begleitsystem EurekaPlus
Eingabe „Benutzername“ und „Passwort“Eingabe „Benutzername“ und „Passwort“
Beim erstmaligen Login: Änderung des vergebenen Passwortes! Beim erstmaligen Login: Änderung des vergebenen Passwortes! Wenn das Passwort
vergessen wurdeWenn das Passwort vergessen wurde
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RegistrierungRegistrierung
TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Registrierung
die Registrierung dient der ERSTANMELDUNG noch nicht registrierter Begünstigter als INSTITUTION in EurekaPlus
Alle Begünstigten mit laufenden Projekten der neuen Förderperiode wurden übernommen
Die Registrierung von Personen als Nutzer bei den Begünstigten erfolgt in der Nutzerverwaltung, die mit der Registrierung den Begünstigten selbst zur Verfügung gestellt wird
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TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Einstieg
EinstiegEinstieg VersionsnummerVersionsnummer Login-BereichLogin-Bereich
Module und TeilmoduleModule und Teilmodule
Seiteninhalte des gewählten ModulsSeiteninhalte des gewählten Moduls
NEU: Dashboard auf der Einstiegsseite
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TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen
Dashboard ist ein Auszug aus dem Mailsystem
zeigt standardmäßig immer die 5 aktuellsten (neuesten) Nachrichten für die eingeloggte Person an
Anzeige kann gewechselt werden: Aktuell, letzte Woche, letzer Monat
Nachrichten sind projektbezogen oder projektunabhängig z.B. zur Wartung oder E-Mail-Service
können archiviert und damit abgelegt werden
bei Archivierung einer Nachricht rückt die nächste Nachricht aus dem Mailsystem in das Dashboard nach
einmal archivierte Nachrichten können nicht wieder im Dashboard angezeigt werden, nur noch über das Mailsystem
DashboardDashboard
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MailsystemMailsystem
Im Mailsystem werden alle prozessbegleitenden automatischen Mails (zum Statuswechsel) erfasst und verwaltet
NEU: es können auch prozessunabhängige Mails versendet und verwaltet werden
Die Verwaltung der Mails erfolgt getrennt nach Posteingang, Postausgang und Archiv
Mails können aufwärts oder abwärts nach <Priorität>, <Absender>, <Betreff>, <erhalten> und <gelesen/ungelesen> sortiert werden
TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen
im Login-Bereich
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MailsystemMailsystem
TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen
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Einstellungen/ ZugangsdatenEinstellungen/ Zugangsdaten
TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen
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TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen
Einstellungen/ ZugangsdatenEinstellungen/ Zugangsdaten
Passwörter werden zukünftig jeweils nur noch 3 Monate gültig sein
Die 3 Monate beziehen sich individuell auf jedes Login und dessen Nutzung von 3 Monaten
Bei der Vergabe eines neuen Passwortes ist zu beachten: Mindestens 8 Zeichen ein Buchstabe eine Zahl und ein Sonderzeichen, z.B. *oder # Groß- und Kleinschreibung ist zu beachten
Alte Passwörter können nicht wieder benutzt werden
Ist ein Passwort zeitliche abgelaufen wird dieses aber noch benutzt, um beim Einloggen ein neues Passwort festzulegen, mit dem dann weiter gearbeitet werden kann
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Einstellungen/ NutzerverwaltungEinstellungen/ Nutzerverwaltung
Die Nutzerverwaltung obliegt allein den Begünstigten bzw. deren Administratoren, jedem in der Nutzerverwaltung erfassten Nutzer können Administratoren-Rechte vergeben werden
Es können Rechte getrennt vergeben werden für :Antrag/ÄnderungsantragTRSURSBeleglisteBericht
Es wird jeweils unterschieden nach folgenden Rechtegruppen:Keine RechteLesenBearbeitenNEU: Weiterleiten (Statuswechsel vornehmen)NEU: Stornieren
TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen
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Einstellungen/ NutzerverwaltungEinstellungen/ Nutzerverwaltung
TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen
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TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen
Einstellungen/ NutzerverwaltungEinstellungen/ Nutzerverwaltung
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Projektauswahl Projektauswahl
Modul Projektdaten und VerwaltungModul Projektdaten und Verwaltung
TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen
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Projektauswahl Projektauswahl
TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen
XXXXXXXXXXX
Möglichkeit A Möglichkeit B
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Projektauswahl Projektauswahl
TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen
Suchmöglichkeiten
Auswahl durch anklicken der Projektnummer oder des Antragsnamens
Blätterfunktion
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Projektauswahl Projektauswahl
TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen
Individuell verfügbare Funktionen nach Status und Bearbeitungsrechten (hier Status 50A bewilligt)
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ProjekthistorieProjekthistorie
Die Anzeige kann gestaltet werden nach Art der Einträge oder Datum und den Vorgängen zum Projekt:
TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen
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NEU: ProjektdokumentenakteNEU: Projektdokumentenakte
In der Projektdokumentenakte werden alle relevanten Projektdokumente und weitere ergänzende Dokumente der Antragstellung, dem Änderungsantrag und der Abrechnung verwaltet
Dokumente müssen im -.pdf- oder .jpg-Format gespeichert werden
Es wird in drei Rubriken unterschieden, denen Dokumente zugeordnet werden können:Antragstellung und Bewilligung (Unterlagen zum Antrag, Bescheide der Kofinanzierung, Dokumente der Trägermappe u.ä.)Änderung der Förderzusage (formlose Anträge auf Änderungsbescheid, Excel-Tabellen, Erläuterungen)Berichterstattung (Erläuterungen zur abgerechneten Kosten, Belegkopien, Sachberichte)
TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen
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NEU: ProjektdokumentenakteNEU: Projektdokumentenakte
TOP 1 Vorstellung der neuen Benutzeroberfläche/ Allgemeine Funktionen
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Antrag erstellen/bearbeiten mit EurekaPlus
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TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Ablauf Antrag
ehemalig: Status 8NEU: ZGS bewilligt durch Bescheiderteilung und Statuswechsel Nicht mehr die TH !
ehemalig: Status 01
ehemalig: Status 02
ehemalig: Status 1
ehemalig: Status 2
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Antrag Zustand 10 (in Bearbeitung beim Begünstigten Status 01)Voraussetzung: ein ausgewähltes Projekt
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Antragsfunktionen
=Fehler-check
=Lese-modus
=Bearbeiten
=Status-wechsel
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NEU: Nach Eingang eines Antrages bei der ZGS kann die ZGS eine zusätzliche Kontaktperson im ESF-Antrag erfassen, als die, die bereits vom Träger ausgewählt wurde
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Antragsfunktionen
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Kalkulationshilfen
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Antragsfunktionen
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TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen
NEU: PR-Würdigkeit kann projektbezogen festgelegt werden
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NEU: Querschnittsziele (ehem. Scoring) wird jetzt vom Begünstigten selbst auf drei Masken ausgefüllt
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Antragsfunktionen
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TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Antragsfunktionen
xxxxxxx
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Änderungsantrag erstellen/bearbeiten mit EurekaPlus
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TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Änderungsantrag
Mit einem Änderungsantrag können die Projekt- und Finanzdaten (aktuelle Bewilligung) eines Projektes durch den Begünstigten geändert werden
Diese Änderung muss in jedem Fall durch die ZGS und die TH geprüft und durch die ZGS entschieden werden
Ein Änderungsantrag kann durch einen Begünstigten erstellt werden, wenn:eine Aufstockungeine Umwidmungeine Reduzierung der Fördermitteldie Änderung der Projektlaufzeiteine Änderung der Kosten und/oder Finanzierung
beantragt werden soll
AllgemeinesAllgemeines
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Für ein Projekt kann sich immer nur ein Änderungsantrag im Prozess befinden. Erst nach Abschluss (Bewilligung des Änderungsantrages) kann ein weiterer Änderungsantrag durch den Begünstigten angestoßen werden
Mit der Bewilligung eines Änderungsantrages gelten die geänderten Angaben als neue aktuelle Bewilligung für das Projekt
Ein Änderungsantrag kann von der ZGS storniert werden
Ein noch nicht bewilligter Änderungsantrag wird automatisch storniert, wenn die aktuelle Bewilligung des Projektes widerrufen wurde
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/ Änderungsantrag
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TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Änderungsantrag
NEU: die aktuelle Bewilligung und ein offener Änderungsantrag werden in der Projektübersicht unter der aktuellen Projektnummer angezeigt und können getrennt ausgewählt werden
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NEU: Geänderte Kostenpositionen werden im Änderungsantrag rot markiert angezeigt
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Änderungsantrag
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TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Änderungsantrag
Im Weiteren durchläuft der Änderungsantrag den gleichen Ablauf bzw. Statuswechsel wie ein Erstantrag
Im Rahmen eines Änderungsantrages sind keine Kalkulationshilfen auszufüllen
Erläuterungen zum Änderungsantrag sind in den Anlagen einzufügen
Bitte bedenken Sie, dass der Änderungsantrag nach Bewilligung an Stelle des bisherigen Antrages unter der gleichen Projektnummer in EurekaPlus weiterläuft.
Der ungültig gewordene Erst- bzw. Vorantrag kann jederzeit wieder über die Projekthistorie eingesehen werden
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Abrechnung (ehem. Berichterstattung)
mit EurekaPlus
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Voraussetzung für die Abrechnung bzw. die Anträge auf Kostenerstattung an die EKOM ist die Erfassung aller Projektdaten (Teilnehmer, Stunden) und Finanzdaten
Ausgaben und Einnahmen werden in einer projektbezogenen Belegliste erfasst
Projektdaten werden im Teilnehmerregisteratursystem (TRS) und im Unternehmensregistratursystem (URS) erfasst
Daraus ergeben sich:
Zwischenbericht quartalsweise
Jahresbericht
Endbericht
Diese Prozesse werden mit Hilfe eines Statuswertes bzw. Zustandes gekennzeichnet
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AllgemeinesAllgemeines
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung
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TRS/
URS
Bericht per 31.03.
Bericht per 30.06.
Bericht per 30.09.
Bericht per 30.09.
Bericht per 30.06.
Bericht per 31.03.
EndberichtJahr 1 +Jahr 2
Jahres-berichtJahr 2
Jahres-berichtJahr 1
Einnahmen Ausgaben
Belegliste(Einnahmen und Ausgaben)
Bericht per 31.12.
Bericht per 31.12.
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung
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TRSTRS
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung
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TRSTRS
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TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung
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TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung
Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis)Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis)
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Es werden folgende Belegarten unterschieden:
EinnahmebelegAusgabebelegKorrekturbeleg NEU: Prüfbeleg (ZGS oder Prüfinstanz)
Ein Beleg kann solange geändert oder gelöscht werden, wie er noch in keinen bestätigten Mittelabruf eingeflossen ist oder nicht geprüft wurde
Ist ein Beleg gesperrt, kann er nur noch durch einen Korrekturbeleg ergänzt werden
Ein Beleg wird über sein Zahldatum einem Zwischenbericht zugeordnet
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung
Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis)Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis)
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Eingabe erfolgt je Kostenposition
Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis)Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis)
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung
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Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis)Belegliste (ehem. Verwendungsnachweis)
Liste der erfassten Belege pro Kostenposition
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung
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Belegliste - neuer AusgabebelegBelegliste - neuer Ausgabebeleg
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung
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Ein Prüfbeleg wird von der ZGS im Rahmen einer Prüfhandlung zusätzlich erstellt
Der ursprüngliche Beleg verbleibt in der Belegliste
Ein Prüfbeleg kann zu einem offenen oder einem schon gesperrten Beleg erzeugt werden und korrigiert kumulativ betrachtet, die bisherige Belegeingabe und Abrechnung
Prüfbelege werden immer in den aktuellen Zwischenbericht einbezogen, d.h. es werden keine rückwirkenden Änderungen erzeugt
PrüfbelegPrüfbeleg
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung
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TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung
PrüfbelegPrüfbeleg
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TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung
PrüfbelegPrüfbeleg
Für einen Begünstigten nur zur Ansicht !
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Korrekturbeleg (wird vom Begünstigten erfasst) Korrekturbeleg (wird vom Begünstigten erfasst)
Wurde ein Beleg im System mit falschem Betrag gespeichert und bereits mit einem Zwischenbericht abgerechnet, so muss der falsche Betrag vom Begünstigten mit Hilfe eines Korrekturbeleges und des nächsten Zwischenberichts korrigiert werden
Falscher Beleg verbleibt unverändert im System
Korrekturbeleg wird automatisch mit dem ursprünglichen Beleg verbunden
Korrekturbeleg muss erläutert werden
Wird mit „Kbu“ gekennzeichnet
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung
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Korrekturbeleg (wird vom Begünstigten erfasst) Korrekturbeleg (wird vom Begünstigten erfasst)
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung
Ein Korrekturbeleg kann aus der Übersicht der Belege zu einer Kostenposition heraus erzeugt werden
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Mit Bewilligung des Projektes werden alle notwendigen Berichte bereits zur Verfügung gestellt
Die Berichte können nur in ihrer zeitlichen Abfolge bearbeitet werden
Keine parallele Bearbeitung mehrerer Berichte möglich
Jahresberichte fassen automatisch Zwischenberichte eines Jahres zusammen
Endbericht fasst alle Zwischenberichte automatisch zusammen
Die Bearbeitungsphasen werden durch Status gekennzeichnet
Zwischenbericht erstellen/ bearbeitenZwischenbericht erstellen/ bearbeiten
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung
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TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung
Korrekturbeleg (wird vom Begünstigten erfasst) Korrekturbeleg (wird vom Begünstigten erfasst)
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TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Abrechnung
Ablauf AbrechnungAblauf Abrechnung ehemalig: Status 01
ehemalig: Status 02
ehemalig: Status 1
ehemalig: Status 2
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Zwischenbericht erstellen/bearbeitenZwischenbericht erstellen/bearbeiten
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Berichterstattung
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Zwischenbericht erstellen/bearbeitenZwischenbericht erstellen/bearbeiten
TOP 2 Modul Projektdaten und Verwaltung/Berichterstattung
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TOP 3 Modul Monitoring und Controlling
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TOP 3 Modul Monitoring und Controlling
Das Modul „Monitoring und Controlling“ ermöglicht es, über hinterlegte Auswertungsroutinen direkt aus EurekaPlus heraus verschiedene Auswertungsübersichten zu generieren
Übersichten werden für verschiedene Adressaten mit unterschiedlichen Auswertungszielen bereitgestellt
Vorgegebene Auswertungen sind parametrisierbar nach:
SOLL (Plan-/Antragsdaten)IST (Berichtsdaten)
Die Auswertung kann eingeschränkt werden nach der Qualität der Daten entsprechend dem Status vom Antrag (geprüft/ungeprüft) oder Bericht (geprüft/ungeprüft)
StichtagZeitraum
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www.ecg.eu GmbHBernburger Str. 2710963 BerlinFon: 030/31 86 50 -0Fax: 030/31 86 50 -22E-Mail: [email protected]: www.ecg.de