03 grundlegende stammdaten in erp (03/15)
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Vorlesung "ERP" von Prof. Dr. Ketterer, Hochschule FuldaTRANSCRIPT
Stammdaten vs.
Bewegungsdaten
Daten in ERP & SAP
Stammdaten vs. Bewegungsdaten
Stammdaten sind Daten, die über einen längeren Zeitraum unverändert
bleiben
Bewegungsdaten ergeben sich aus einem Geschäftsprozess
Stammdaten sind (meistens) notwendig, um einen Geschäftsprozess im
ERP-System abwickeln zu können, oder stellen zumindest die „Vorlage“ für
Daten dar - damit man die Daten nicht immer wieder eingeben muss
Stammdaten referenzieren immer Organisationsstrukturen!
Beispiel (Erfassung eines Kundenauftrags im Verkauf):
– Kunde muss im System als Stammdatum gepflegt sein
– Das zu verkaufende Produkt (Material) muss im System als Stammdatum gepflegt
sein
– Der Preis sollte im System als Stammdatum gepflegt sein
– Der Auftrag selbst wird ein Bewegungsdatum werden – weitere Bewegungsdaten
sind der Bestand des Produkts (Materials), die Lieferung, der Transport
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Exkursion: Der Auftragsbearbeitungsprozess
Folie aus “Methoden (Grundlagen) der WI”
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Bestellung
als Auftrag
eingeben
[Laud]
Exkursion: Architektur eines integrierten Systems
Folie aus “Methoden (Grundlagen) der WI”
Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda 4 [Laud]
Stammdaten vs. Bewegungsdaten (2)
Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda 5 Datenbank des ERP-Systems
Beispiel: Abbildung auf Auftragsabwicklungsprozess
Tabellen für
Bewegungsdaten
Tabellen für Stammdaten Applikation
für Vertrieb
Vertriebs-
prozess
nutzt
Select …
Update/ Insert
Identifikation von Stammdaten
Identifikation von Stammdaten
– Stammdaten können „sprechend“ sein, oder „nicht-sprechend“ kodiert vorliegen
– „sprechende“ Stammdaten sind für den Nutzer oftmals intuitiver zu verstehen,
aber systemseitig/ prozessseitig nicht immer optimal – sie enthalten Information
über die Semantik des Objekts direkt in der entsprechenden Kodierung
Beispiel: Materialnummern nach gewissem Schema – etwa ein Rohmaterial hat
immer eine „0“ an einer gewissen Stelle - Beispiel: TTTT0NN
Kodierung der Stammdaten
– Durch interne Nummer – Nummer wird durch System generiert
Anwender findet ein bestimmtes Stammdatum über Referenzen, wie Texte,
Klassifikation
– Durch externe Nummer - Nummer wird extern vorgegeben
Anwender findet ein bestimmtes Stammdatum durch Kenntnis der Nummer – etwa da
die Nummer „sprechend“ kodiert ist
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Kunden und Lieferanten
Stammdaten
Kunden & Lieferantenstamm
Bitte vergleichen Sie auch: Kapitel 4.1 im Buch von Benz!
Prozesse mit Geschäftspartnern eines Unternehmens:
– Beschaffung und Vertrieb von Sach- und Dienstleistungen
Benötigt: Information über Lieferanten und Kunden
– Daten werden in SAP in entsprechenden Stammsätzen, mit Bezug auf
die Organisationsstrukturen, gepflegt.
– Was müssen wir über unsere Kunden/ Lieferanten wissen ?
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Definition Kunde (Debitor)
Definition laut Gablers Wirtschaftslexikon:
– Tatsächlicher oder potenzieller Nachfrager auf Märkten. Kunden können
Einzelpersonen oder Institutionen (organisationales Kaufverhalten) mit
mehreren Entscheidungsträgern sein. Sog. Schlüsselkunden sind aus der
Anbietersicht aufgrund ihres Kaufvolumens oder anderen Merkmalen von bes.
Bedeutung (Key Account Management).
Definition laut SAP:
– Geschäftspartner, mit dem Geschäftsbeziehungen im Hinblick auf die Abgabe
von Produkten und/oder Dienstleistungen bestehen können.
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Kundenstamm (Debitorenstamm)
Zentrale Datenhaltung von Kundenstammsätzen in einem SAP-ECC-System
– Redundanzen werden vermieden und Pflege findet nur einmalig statt
– Wird von verschiedenen Abteilungen zur Durchführung der Businessprozesse genutzt
Kundenstammsätze werden von der Buchhaltung und dem Vertrieb genutzt
– Sichten-Konzept
Sichten bezogen auf Organisationsstrukturen
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Vertriebsweg,
Sparte,
Verkaufsorganisation
(Benz, 2011)
Definition Lieferant (Kreditor)
Definition laut Gablers Wirtschaftslexikon (nur für Kreditor):
– 1. Begriff:
a) I.e.S.: Gläubiger einer Unternehmung aus den auf Kredit bezogenen Waren
(Gläubiger).
b) I.w.S.: Gläubiger aller Art, z.B. auch Bank- und Darlehensgläubiger,
Maschinenlieferanten.
– 2. Buchung: Die Konten der Kreditoren werden in den Büchern des
Unternehmens beim Warenbezug erkannt (Gutschrift ins Haben) und bei
Begleichung der Rechnung belastet (Lastschrift ins Soll); häufig in Form des
Kontokorrents.
Definition laut SAP:
– Geschäftspartner, von dem Materialien oder Dienstleistungen bezogen werden
können.
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Lieferantenstamm (Kreditorenstamm)
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Zentrale Datenhaltung von Lieferantenstammsätzen in einem SAP-ECC-System
– Redundanzen werden vermieden und Pflege findet nur einmalig statt
– Wird von verschiedenen Abteilungen zur Durchführung der Businessprozesse genutzt
Lieferantenstammsätze werden von der Buchhaltung und dem Einkauf genutzt
– Sichten-Konzept
Sichten bezogen auf Organisationsstrukturen
(Benz, 2011)
Frage ….
Warum verlinken wir den Kundenstamm und
den Lieferantenstamm mit der Buchhaltung ?
– Warum nicht nur mit dem Vertrieb und dem
Einkauf ??
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Rolle des Abstimmkontos
Das externe Rechnungswesen im SAP-System ist in ein Hauptbuch und mehrere
Nebenbücher untergliedert.
Das Hauptbuch ist Grundlage für die Erstellung von Bilanz sowie GuV und enthält
Forderungs- und Verbindlichkeitskonten.
Lieferanten und Kunden werden aus auf Nebenbüchern als Offene-Posten-
Buchhaltung geführt.
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Exkursion: Grundlagen Buchführung
Basis: Buch von Wünsche (BWL für IT-Berufe – Kapitel 7)
Prinzip der doppelten Buchführung
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Verbuchung eines
Geschäftsvorfalls
(Wünsche, 2010)
Exkursion: Grundlagen Buchführung (2)
Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda 16 Industriekontenrahmen
(Wünsche, 2010)
Beispiel einer Bilanz
Aktivseite:
– Wie werden meine Mittel verwendet ?
– Welche Arten von Vermögen ?
– Wo ist es investiert ?
Passivseite:
– Quellen des Kapitals ?
– Wie bin ich finanziert ?
Basiert auf buchhalterischen Transaktionen
Existiert pro Buchungskreis – ebenso die
zugeordneten Konten (wie etwa Sachkonten)
Details zu Bilanzen: Gabler Wirtschaftlexikon
http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/bilanz
.html
Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda 17 (Wikipedia)
Bilanzgliederung nach § 266 HGB
Exkursion: Grundlagen Buchführung (3)
Bestandskonten
Bankkonten
Erfolgskonten
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(alle Bilder aus Wünsche, 2010)
Bemerkung: Komplette Geschäftsvorfälle sehen in unserem ERP-
System in Detail etwas anders aus als im Buch von Wünsche
Datenbereiche Kundenstamm
Pflege der Allgemeinen Daten pro Kunde
Pflege der Buchungskreisdaten pro Kunde & Buchungskreis
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(Benz, 2011)
(Benz, 2011)
Datenbereiche Kundenstamm (2)
Pflege der Daten pro Vertriebsbereich
Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda 20
(Benz, 2011)
Datenbereiche Lieferantenstamm
Pflege der Allgemeinen Daten pro Lieferant
Pflege der Buchungskreisdaten pro Lieferant & Buchungskreis
Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda 21
(Benz, 2011)
(Benz, 2011)
Datenbereiche Lieferantenstamm (2)
Pflege der Daten pro Einkaufsorganisation
Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda 22
(Benz, 2011)
Materialien
Stammdaten
Materialstamm
Bitte vergleichen Sie auch: Kapitel 4.2 im Buch von Benz!
Geschäftsprozesse eines Industrieunternehmens verwenden oft
Materialien:
– Die beschafften und vertriebenen Sach- und Dienstleistungen
Benötigt: Information über Material
– Art des Material (Rohstoff, Betriebsstoff, ..)
– Art der Beschaffung (einzeln, auf Palleten, in Fässern)
– Wert im Lager
– Art der Lagerung (zusammen mit …)
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Definition Material/ Materialstamm
Definition laut Gablers Wirtschaftslexikon (nur Material):
– Stoffe; Rohstoffe, Hilfsstoffe und Betriebsstoffe der Fertigung sowie
Kleinmaterial, bezogene Normteile, einbaufertige Aggregate, wiederverwertbare
Reststoffe etc., d.h. vorwiegend Ausgangsstoffe der Produktion. Halb- und
Fertigerzeugnisse und selbst gefertigte Bestandteile gehören nicht zum
Material.
Definition laut SAP (Material):
– Gut, das Gegenstand der Geschäftstätigkeit ist.
– Mit einem Material wird gehandelt, es wird bei der Fertigung eingesetzt,
verbraucht oder erzeugt.
Definition laut SAP (Materialstamm):
– Im Materialstamm werden alle in einer Firma vorkommenden Materialien und
deren wesentliche Daten geführt.
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Materialstamm
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Stammdatum zur Abbildung aller Produkte (Fertigwaren, Zwischenprodukte, Rohmaterial)
Zentrale Datenhaltung von Materialstammsätzen in einem SAP-ECC-System
– Redundanzen werden vermieden und Pflege findet nur einmalig statt
– Von den meisten Abteilungen zur Durchführung der Businessprozesse genutzt
Material besitzt eine Reihe von Sichten, die den Prozessen der verschiedenen Abteilungen zugeordnet sind
– Sichten-Konzept
Sichten bezogen auf Vielzahl von Organisationsstrukturen, wie Werk, Vertriebsorganisation, Vertriebswerk,
Lagerort, etc
Sichten entsprechen den
Geschäftsprozessen für
das Material!!
Weitere Org-Einheiten
existieren, wie:
- Vertriebsweg,
- Verkaufsorganisation
(Benz, 2011)
Wichtige Sichten eines Materialstammes
Grunddaten
– Grunddaten sind übergreifend und gelten für das gesamte Unternehmen
– Daten liegen organisatorisch auf Mandantenebene
– Beispiele: Materialkurztexte, Mengeneinheiten, Abmessungen und Gewichte
Buchhaltung
– Buchhaltungsdaten des Materials liegen (bei uns) auf Werksebene – ein Material wird pro Werk einheitlich
bewertet
– Dies bedeutet, dass für ein bestimmtes Material z.B. nur einen Wert pro Werk existiert, mit dem es
buchhalterisch bewertet wird. Auch wird es pro Werk nur auf einem bestimmten Konto geführt
– Beispiele: Preis (i.S. des Werts) des Materials
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Wichtige Sichten eines Materialstammes
Disposition
– Disposition eines Materials wird pro Werk gleich durchgeführt – es gibt jedoch
einige wenige Parameter, die pro Lagerort definierbar sind
– „Disposition“ des Materials definiert Dinge, wie die Art der Planung (verbrauchs-
oder plangesteuert), verantwortliche Planer, Vorgaben für
Wiederbeschaffungszeiten, Losgrößen, etc
– Auf Lagerortebene können einige Dispositionsparameter verfeinert werden –
etwa ob ein Material dieses Lagerortes an der Disposition teilnimmt
– Beispiele: verantwortliche Planer, Verfahren der Planung, Verfahrung der
Losgrößenbildung, Rundungsfaktoren, Minimale & Maximale Losgrößen
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Wichtige Sichten eines Materialstammes
Einkauf
– Einkaufsdaten eines Materials werden hauptsächlich werksspezifisch gepflegt
es gibt auf Ebene der Einkaufsorganisation lieferantenspezifische Ergänzungen (etwa
durch den Einkaufsinfosatz)
Einige Daten liegen nur auf Mandantenebene
– Einkaufsdaten beschreiben Dinge wie Bestellmengen, Verantwortliche
Personen, Mahnverfahren (falls nicht rechtzeitig geliefert wird)
– Bestelltexte (etwa lieferantenspezifische Bezeichnungen) sind pflegbar (auf
Mandantenebene)
– Beispiele: Bestellmengeneinheit, Einkäufer, Warengruppe
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Wichtige Sichten eines Materialstammes
Vertrieb
– Einige Vertriebsdaten werden auf Ebene des Vertriebs gepflegt (Vertriebsorganisation und Vertriebsweg), für den
Datenanteil der diesen Sichten zuordbar ist – dies sind die wirklich verkaufsbezogenen Daten
– Einige Vertriebsdaten werden auf Ebene des Werkes gepflegt – dies sind die logistischen Daten – das Material muss
nach dem Verkauf aus einem Werk geliefert werden
– Einige Vertriebsdaten gelten für den gesamten Mandanten
– Vertriebsdaten beschreiben Verkaufsmengeneinheiten, Steuern, Vertriebstexte, Daten können gruppiert werden – etwa
aus Gründen der Preissteuerung. Daten beschreiben die Art des Versands.
– Beispiele: Vertriebsmengeneinheit, Vertriebsbüro, Versandpunkt
Arbeitsvorbereitung
– Arbeitsvorbereitungsdaten werden hauptsächlich werksspezifisch gepflegt
– Es werden Dinge beschrieben, die die Produktion beschreiben wie die Fertigungsmengeneinheit, Produktionsspezifische
Zeiten
– Beispiele: Fertigungsmengeneinheit, Rüstzeit, Übergangszeit
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Materialart
Materialien, die gleiche oder ähnliche Eigenschaften bezüglich der
Businessprozesse, wie Einkauf, Produktion und Vertrieb aufweisen, werden in
unserem ERP-System Materialarten zusammengefasst
Es existiert eine Reihe von Standard-Materialarten – es ist jedoch auch möglich,
diese zu erweitern
– Rohstoffe (ROH) - Rohstoffe werden ausschließlich fremdbeschafft. Sie enthalten zwar
Einkaufsdaten, jedoch keine Arbeitsvorbereitungsdaten.
– Halbfabrikate (HALB) - Diese Materialien können eigengefertigt oder fremdbeschafft
werden. Sie enthalten Arbeitsvorbereitungsdaten und Einkaufsdaten.
– Fertigerzeugnisse (FERT) - Fertigerzeugnisse sind oft Materialien, die ein Unternehmen
selbst herstellt. Weiterhin sind sie für den Verkauf bestimmt. Sie enthalten nicht unbedingt
Einkaufsdaten, wohl aber Vertriebssichten.
Materialarten sind ein wesentliches steuerndes Element im Materialstamm und
anderen Stammdatenfunktionen (z.B. Stücklistenpflege) – steuert z.B. die
Sichtenauswahl beim Materialstamm, die verfügbaren Felder
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