BVI-IT ForumSAP-basierte Beteiligungsverwaltung mit ALL.FONDS CIN 16. März 2010

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Aberdeen Immobilien Kapitalanlagegesellschaft mbH

Einer der führenden deutschen Real Estate Investment Manager

Bild: Niederlande, Rotterdam, Weena 686-694, “Millennium Tower”

• Als Fondsmanager spezialisiert auf das Management von Offenen Immobilienfonds sowie Mandaten für institutionelle Investoren und andere individuelle Produkte

• Publikumsfonds für Privatanleger DEGI INTERNATIONAL DEGI EUROPA

• Publikumsfonds für institutionelle Investoren DEGI GLOBAL BUSINESS DEGI GERMAN BUSINESS

• Spezialfonds für institutionelle Investoren DEGI EUROPE RETAIL

• seit über 37Jahren im Immobilienmarkt tätig

• Assets under Management rund € 5 Mrd.

• Investitionen in derzeit 16 Ländern

• Teil des Aberdeen-Konzerns

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Abteilung Taxation & Corporate Investments

• Taxation

- Umfassende Steuerberatung für die deutschen Einheiten der Aberdeen-Gruppe

- Transaktionsberatung aus steuerlicher Sicht

- Betreuung ausländischer Grundstücksgesellschaften

• Corporate Investments

- Transaktionsbetreuung aller Immobilieninvestitionen, die über Grundstücksgesellschaften abgewickelt werden

- Laufende Verwaltung der Gesellschaften inkl. Neustrukturierungen

- Controllingaufgaben wie z.B. Fristenüberwachungen, Anlagegrenzen, Liquiditätskontrolle usw.

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IT-Anforderungen an die Beteiligungsverwaltung

• Bisherige Lösungsansätze

- MS-Excel-basierte Gesellschaftsübersichten mit Informationen rund um die Gesellschaften

- Terminkalender bzw. Fristenkalender

- Strukturdiagramme z.B. auf MS-PowerPoint-Basis

- Elektronische Ablage der Gesellschaftsdokumentationen in verschiedenen Formaten

- Arbeitsintensive Erstellung von Reportings

- Ergebnis: Derzeit heterogener Lösungsansatz zur Beteiligungsverwaltung

• Neue Lösungsansätze aufgrund Expansionserfahrungen d er letzten Jahre

- Suche nach einem einheitlichen System zum Beteiligungsmanagement im Markt, das die gewachsenen Anforderungen abdeckt

- Entsprechend der von Aberdeen definierten Anforderungen waren keine zufriedenstellenden IT-Systeme zu finden

- Idee einer Eigenentwicklung eines Beteiligungsmanagementsystems

- Entwicklungspartnerschaft mit BOREALES für ein SAP-basiertesBeteiligungsmanagementsystem, das die Erfahrungen der Praxis mit dem technischen know-how des SAP-Systems verbindet

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Boreales Service und Solution Plattform

• Die Boreales GmbH ist ein unabhängiges IT-Beratungsunternehmen

• Partnerschaftliche und nach-haltige Kundenbeziehungen

• Konzentration auf dieImmobilienwirtschaft

• Fokussierung auf indirektesImmobilieninvestment

(Info-Mitgliedschaft)

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• SAP ERP 6.0 KAG-Template mit Boreales Baustein-Syste m

- Modularer Aufbau der Komponenten (FI, RE-FX, MM, PS)

- Best Practice Ansatz in der Realisierung

• ALL.FONDS: Branchensoftware für Fonds- und Kapitalan lagegesellschaften

- Investorencontrolling für Semi-Institutionelle Fonds

- Beteiligungsmanagement für geschlossene Fonds

- Anlagengrenzprüfung nach InvG und Simulation / Ankaufsprüfung

- KAPAG Meldung / EWU weit harmonisierte Statistik über Investmentfonds

- Anteilpreisberechnung mit PEP

- Corporate Investment Navigator CIN

- Stresstest

• Business Support und Service Center

- User Helpdesk und Authority Administration

- Solution Manager und Change Request Management

• Hosting und BCM im Rechenzentrum

- Bereitstellung der Systeme und Leitungen in zwei Rechenzentren (Frankfurt und Hamburg)

- Anbindung externer User/Systeme sowie Sicherungen, Firewalls, Support Packages

Boreales Service und Solution Plattform

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SAP ERP

Andere / externe Datenquellen (SAP BI, Reuters…)

ALL.FONDS Produkte(Boreales-Namensraum)

Anlagegrenzprüfung (AGP)

Preisermittlungsprogramm (PEP)

EWU-Statistik für Investmentfonds

SAP Standard-komponenten(SAP-Namensraum)

RE-FX

FI

CML, CFM

…

Stresstest

Fondsstammdaten

Corporate Investment Navigator

ALL.FONDS – die Produktfamilie der Boreales

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Strukturierung eines Fonds und der zugehörigen Assets

AuslandDeutschland

100% Beteiligung

X „GmbH“ Y „GmbH“

90% Beteiligung

Objekt Y

10% Beteiligung

Legende:

zivilrechtliche Gesellschafterverhältnisse

Partner Y „GmbH“

Geschäftsführer AGeschäftsführer BWirtschaftsprüfer

Fonds A

KAG Niederlassung Ausland

KAG

Objekt X100% Beteiligung99% Beteiligung

0,01%Beteiligung

Z „GmbH & Co. KG“

Z „GmbH“

Objekt Z

1% Beteiligung

Geschäftsführer AGeschäftsführer BWirtschaftsprüfer

Geschäftsführer AGeschäftsführer BWirtschaftsprüfer

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Objektnavigator zur Strukturierung der Investments

• Zentrales Informationssystem zur Navigation durch die Beziehungs-strukturen der Investment Vehikel

• Direkter Absprung in Reports und Stammdaten über Kontextmenü:

•

• Integration von Objekten und Verbindungen aus ALL.FONDS CIN und SAP-Standardobjekten

• Zentrales Informationssystem zur Navigation durch die Beziehungs-strukturen der Investment Vehikel

• Direkter Absprung in Reports und Stammdaten über Kontextmenü:

•

• Integration von Objekten und Verbindungen aus ALL.FONDS CIN und SAP-Standardobjekten

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Stammdaten: Objekte und Verbindungen

• CIN-Objekte mit individuellem Feldumfang:

• Sondervermögen

• Niederlassungen

• Gesellschaften

• Personen

• Assets

• Assoziation mit Objekten aus dem Standard-SAP (bspw. Geschäftspartner, Wirtschaftseinheit)

• Intuitiv bedienbare Oberflächen

• CIN-Objekte mit individuellem Feldumfang:

• Sondervermögen

• Niederlassungen

• Gesellschaften

• Personen

• Assets

• Assoziation mit Objekten aus dem Standard-SAP (bspw. Geschäftspartner, Wirtschaftseinheit)

• Intuitiv bedienbare Oberflächen

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Stammdaten: Objekte und Verbindungen

• Konfigurierbare Verbindungen zur individuellen Definition des Beziehungsgerüsts

• Historisierung über Gültigkeits-intervalle

• Leichte Bedienbarkeit durch Funktionalitäten wie Drill-Down oder Anlegen mit Vorlage

• Konfigurierbare Verbindungen zur individuellen Definition des Beziehungsgerüsts

• Historisierung über Gültigkeits-intervalle

• Leichte Bedienbarkeit durch Funktionalitäten wie Drill-Down oder Anlegen mit Vorlage

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Reporting - grafisch und in Listform

• Konfigurierbare grafische Darstellungsmöglichkeit der Zusammenhänge innerhalb der Investment Vehikel

• Konfigurierbare grafische Darstellungsmöglichkeit der Zusammenhänge innerhalb der Investment Vehikel

• Tabellarische Darstellung von Objekt- und Verbindungs-informationen

• Flexibel konfigurierbare Berichtslayouts

• Excel Export

• Tabellarische Darstellung von Objekt- und Verbindungs-informationen

• Flexibel konfigurierbare Berichtslayouts

• Excel Export

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Dokumentenanbindung

• CIN-Objekten können Dokumente zugeordnet werden

• Strukturierung der Informationen in Ordnern (Explorerbaum)

• Anbindungsmöglichkeit von Archivsystemen

• Dateien können Inplace geöffnet werden

• Verschieben von Dateien und Ordnern per Drag-and-Drop

• Verwaltung von Dateiversionen

• CIN-Objekten können Dokumente zugeordnet werden

• Strukturierung der Informationen in Ordnern (Explorerbaum)

• Anbindungsmöglichkeit von Archivsystemen

• Dateien können Inplace geöffnet werden

• Verschieben von Dateien und Ordnern per Drag-and-Drop

• Verwaltung von Dateiversionen

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Terminverwaltung

• Verwaltung von Terminen pro Objekt

• Benachrichtigungen zur Erinnerung und Wiedervorlage

• per Report

• per E-Mail

• Verfolgung von Terminen und Terminserien inklusive abweichender Teilnehmer

• Statusverwaltung auf Ebene Termin und Teilnehmer

• Verwaltung von Terminen pro Objekt

• Benachrichtigungen zur Erinnerung und Wiedervorlage

• per Report

• per E-Mail

• Verfolgung von Terminen und Terminserien inklusive abweichender Teilnehmer

• Statusverwaltung auf Ebene Termin und Teilnehmer

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Zusammenfassung

• Objektnavigator zur Strukturierung der Investments

• Stammdaten:

- Stammdatenobjekte analog der Investmentvehikel

- Integration SAP-Standard Stammdaten

• Reporting - grafisch und in Listform

• Dokumentenanbindung

• Terminverwaltung

• Volle Historisierung

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Ingmar Brakhahn

Aberdeen Immobilien KAG

Mail: ingmar.brakhahn@aberdeenpropertyinvestors.com

Telefon: +49 69 768072-221

Christian Heise

Boreales GmbH

Mail: christian.heise@boreales.de

Telefon: +49 40 419243-0

Ansprechpartner - Referenten