2011 05 10 14-15 axxanta_e_collaboration_topsoft2011-zh
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topsoft 2011 – Zürich, 10.05.2011
axxanta gmbh, Roger Schoch, [email protected]
Effizientes Zusammenarbeiten in firmenübergreifenden Projekten
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Kurzvorstellung
Institut für Business Engineering
Netzwerke:
KMU-Kooperations- & Innovationsnetzwerk (25 Partnerfirmen)
• SpinOff der FHNW / 2007• Collaborative Solutions• Webcorp3 - Virtual Collaboration Suite
• 15 Jahre wissensch. Mitarbeiter• Schwerpunktthemen:
- Kooperationsnetzwerke- Kommunikationsmanagement
Roger Schoch [email protected]
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Effizientes Zusammenarbeiten in firmenübergreifenden Projekten
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Eigenschaften der firmenübergreifenden Zusammenarbeit
Webcorp ist ein webbasiertes Werkzeug für die effiziente Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen
• Geographisch verteilte Standorte – Distanzen & Zeitzonen• Aufwändige Meetings / Distanzen / Zeiten / Kosten• Asynchrone Kommunikation (eMail, Dokumente) • Meist Projekt-Charakter• Keine gemeinsame Infrastruktur• Oft spontan, kaum Schulung möglich• Fragen der Führung, Verantwortung• Unterschiedliche Sprachen, Kulturen
Alle diese Eigenschaften machen die Zusammenarbeit in Teams bestimmt nicht einfacher!
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Formen der firmenübergreifenden Zusammenarbeit
"starre Wertschöpfungsketten"• Lieferanten OEM Kunde• Auftragsbezogene Zusammenarbeit• relativ statische Konstellation• ERP-Systeme / Schnittstellen• «eSupplyChainManagement"
"dynamische Netzwerke"• Experten-Teams• Projektbezogene
Zusammenarbeit• Workgroup-Lösungen• "eCollaboration"
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Eine solche Dynamik bedeutet neue Herausforderungen für Mitarbeiter und Führung
Herausforderungen bei dynamischen Arbeitsweisen
• Eine Vielzahl von Aufgaben und (Mini)-Projekten laufen parallel• Mitarbeiter müssen schnell miteinander koordiniert und motiviert
arbeiten• Die Führung und die Mitarbeiter brauchen aktuellen Überblick
über laufende Aktivitäten und deren Status• Kommunikation muss effektiv sein und zu Ergebnissen führen -
auch wenn das Team örtlich verteilt ist• Die richtigen Informationen zur rechten Zeit an der richtigen
Stelle – ohne Suchen oder Informationsüberlastung / -Redundanzen
spezifische Anforderungen an eCollaboration Lösungen
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So reagieren virtuelle Teams auf die Herausforderung
Hierarchisches "Top-Down" Management
• Formale Planung und Zuweisung"Command and control"
• Tools: MS Project / ERP und ähnliche• Viel Administration
TRADITIONELLE KOOPERATIONSMODELLE
Agile "aufmerksame" Zusammenarbeit• Transparentes Aktivitäts-Management• Flexibilität gepaart mit guter Koordination• Motivation basierend auf Commitments• Synchrone Kommunikation• Tool: "Integriertes Kooperationswerkzeug"
"Ad-hoc" Management• Wenig Planung und Koordination• Geringe Transparenz• Tools: eMail
KÜNFTIGE KOOPERATIONSMODELLE
+ Partieller Einsatz von webbasierten Kommunikationslösungen
effizient?
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eCollaboration-Formel
Webcorp ist ein webbasiertes Werkzeug für die effiziente Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen
Produktivität in der Kooperation = Effizienz in Meetings + Transparenz in
Aktivitäten
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eMeeting-Tools für synchrone Kommunikation
Webkonferenzen bieten eine praktische, schnelle und preisgünstige Möglichkeit, “virtuelle“ Meetings ad hoc oder terminiert anzusetzen und per Desktop Sharing vom eigenen PC oder Mac aus durchzuführen.
…nicht abschliessende Aufzählung
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Offensichtlich ein grosses Potenzial
Option 1Meetings vor Ort
Option 2MeetingsOnline
Anzahl der Teilnehmer 4 4Anzahl der Anreisenden 2 2Dauer der Meetings in Stunden 1,0 1,0Anzahl der Meetings im Jahr 50 50 Lizenzkosten pro Monat - € 50,00 € Kosten für Reisezeit in EUR 200 € - € Reisekosten in EUR 456 € - € Reisekosten insgesamt 656 € - € Raummiete 15,00 € - € Online Meeting-Kosten - € 12,00 € Kosten Telefonkonferenz 24,00 € Kosten pro Meeting 671,00 € 36,00 € Einmalige Set-up Kosten/Servicegebühr (p.a.)
Gesamtkosten (Online) Meetings im Jahr 33.550 € 1.800 €
Ersparnis im Jahr 31.894 €
Ersparnis in Prozent 95%
Voraussetzungen und Annahmen
An- und Abfahrtsdauer (geschätzt) 2,5 Std
Entfernung (Hin- und Rückfahrt) 800 Km
Reisekosten (geschätzt, KM-Pauschale) 228 €Raumkosten pro Stunde 15 €Durchschnittlicher Stundensatz 40 €Telefonkosten pro Teilnehmerminute 0,10 €Webkonferenz-Lösung 50 €
Quelle: www.webconferencing-test.com
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Sind virtuelle Meetings eine Alternative zu Geschäftsreisen?
Technologie / Tools vorhanden! Kostenvorteile sprechen für sich! Verkehrssituation wir immer schwieriger! Umweltfaktoren!
Weshalb also kaum alltägliche Nutzung?
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Wir kennen vielleicht solche Meeting-Situationen?
8 Teilnehmer sind 1 Stunde im Meeting, aber keiner hat 5 Minuten in die Vorbereitung gesteckt
Wir sind 5 Stunden hingefahren für 1 Stunde Meeting, dann wieder zurück...
Ich habe schon letzte Woche meine Präsen-tation rundgeschickt, suchen Sie mal in der Email ...
Das haben wir so nicht entschieden!!!
Jetzt haben wir doch noch ein Datum gefunden, bei dem wenigstens 2/3 der Leute können(Nach 25 Emails)
Gehen Sie jetzt auf Seite 24, ich meine den 4. Punkt ...
Aber das war Ihre Aufgabe vom letzten Meeting!
TYPISCHE MEETING-SITUATIONEN
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Weitere Potenziale
Was können wir denn noch verbessern?
• Sind die Ziele des Meetings definiert & kommuniziert?
• Ist die Agenda klar definiert und relistisch?• Sind die Teilnehmende vorbereitet?• Wird das Meeting planmässig durchgeführt?• Sind alle für das Meeting relevanten
Informationen verfügbar?• Werden Entscheide dokumentiert?• Sind Aufgaben terminiert und
Verantwortlichkeiten definiert?• Ist ein Protokoll vorhanden?• Werden Entscheidungen und Aufgaben
kontrolliert?• Wann ist das nächste Meeting?
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Besseres Informationsmanagement
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Funktionsorientierte Informations-Silos
VorbereitungVorbereitung
Durchführung
Durchführung
AbschlussAbschluss
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Prozessorientierte Informations- & Funktionsanordnung
• Die relevanten Informationen (und nur die) am richtigen Ort zum richtigen Zeitpunkt
• Schafft Transparenz• Verhindert Redundanz• Funktionen und Informationen im Einklang!
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Meeting-Prozess
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Bsp.: MeetingSpace – Vorbereitung (Webcorp3-vcs)
Ein-Klick für dieTelefonkonferenz
Skype-Status und Kommunikation
Mind-Mapping für Agenda
Definition der Agenda mit relevanten Informationen
Ein-Klick für die Vorbereitung & Teilnahme anWebconference/Application Sharing
Termin-Findung
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Innovative Planung und Zusammenarbeit
Zwei Grundprinzipien sind elementar für Wissensarbeit und Innovation:• Ziele und Ergebnisse sind die wichtigsten Führungsgrössen!• Planung, Koordination und die inhaltliche Arbeit lassen sich nicht trennen.
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Bsp.: ActivitySpace (Webcorp3-vcs)
• Konsequente Ergebnisorientierung und klare Vereinbarungen• Alles für die Arbeit Notwendige ist direkt im Kontext verfügbar – ohne
redundante Daten• Transparenz für alle Anspruchsgruppen• Das Beitragen zu konkreten Ergebnissen auf Basis vom Commitnents
fördert die Motivation
ErgebnisseErgebnisseErgebnisseActivity Ergebnis
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i MeilensteinMeilensteinMeilensteinMeilensteini i
i BeitragBeitragBeitragBeitrag
Ergebnisproduktion / Inhalt-Controlling
Zeitliches -Controlling
gemeinsam vereinbart
z.B: Arbeitspaket eines Projekts
Projektmanagement / Aktivitäts-Controlling
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Das "Bottom-Up" Prinzip
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ActivitySpace – Resultate zählen!
Auf einen Blick:• Information im Kontext meiner Arbeit • Was ist das zu erreichende Ergebnis• Wann muss was erledigt sein (Meilensteine)• Wer liefert welche Beiträge – bis wann, wer arbeitet mit• Resultate werden ebenfalls hier gesammelt
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WorkSpace – Gesamtübersicht
Wo steht das Projekt wirklich? Wie kann man Probleme schnell erkennen und angehen? Webcorp3-VCS ermöglicht echte Transparenz - nahtlos integriert:• Schneller Projektüberblick mit Signalfarben zur Statusanzeige• "Drill-down" um Prozessdetails zu analysieren • Messung über Meilensteine und Ergebnisse
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Virtual Collaboration Suite
Produktivität in der Kooperation = Effizienz in Meetings + Transparenz in
Aktivitäten
Webcorp ist ein webbasiertes Werkzeug für die effiziente Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen
+ MeetingSpace+ ActivitySpace
Kommunikation
Dokumente
Projekte
Webcorp3-VCS
Webcorp ist ein webbasiertes
und komplettes Werkzeug für
effiziente Zusammenarbeit in
Projekten und Arbeitsgruppen
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…wir helfen Ihnen beim Sprung in die virtuelle Welt
axxanta gmbh
eMail: [email protected] Web: www.axxanta.ch
Danke für Ihre Aufmerksamkeit