2012.10.11 ohb gever das verfahren v1.1 systemkonzept v1
TRANSCRIPT
Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund
Beat Siegrist, 19. Oktober 2012
Organisationshandbuch GEVER
Teil III: Das Verfahren
Klassifizierung * Nicht klassifiziert
Status ** Abgeschlossen
Projektname Projekt Erschliessung und Aussonderung
ProjektabkĂŒrzung EA
Projektleiter Beat Siegrist
Auftraggeber Nathalie Falcone, Delegierte des Bundesrats fĂŒr das Programm GEVER Bund
Autoren Beat Siegrist (PGB), Thomas SchÀrer (Rexult AG), Daniel Wittwer (IBM Schweiz AG)
Initiale Sib, Sct
PrĂŒfende Fachgruppe GEVER; Programmausschuss GEVER Bund
Genehmigende GeneralsekretÀrenkonferenz (GSK)
Verteiler Fachgruppe GEVER
* Nicht klassifiziert, Intern, Vertraulich ** In Arbeit, In PrĂŒfung, Abgeschlossen
Ănderungskontrolle, PrĂŒfung, Genehmigung
Version Datum Beschreibung, Bemerkung Name oder Rolle
1.0 01.07.2011 Genehmigung Programmausschuss GEVER Bund
1.1 19.10.2012 Genehmigung Programmausschuss GEVER Bund
Einleitung: Geltungsbereich
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Referenzen
Erkennungszeichen Titel, Quelle
[A029] Basissoftwarestandard Arbeitsplatz Bund (BAB)
[BGA] Bundesgesetz vom 26. Juni 1998 ĂŒber die Archivierung (Archivierungsgesetz, BGA), SR 152.1
[BRB 15.02.2012] Programm GEVER Bund: Stand der Umsetzung und Nachfolgeorganisation GE-VER Bund
[BRB 23.01.2008] Bundesratsbeschlusses vom 23.01.2008
[BWIS] Richtlinien des Sicherheitsdienst des Bundes, Notfallhandbuch vom Juli 2009
[DSG] Bundesgesetz vom 19. Juni 1992 ĂŒber den Datenschutz (DSG), SR 235.1
[eCH0039] eCH-0039: E-Government Schnittstelle fĂŒr Dossiers und Dokumente, Version 2.0
[ech-0147T1] E-Government-Schnittstelle fĂŒr Dossiers und Dokumente, Version 2.0, Nachrich-tengruppe GEVER, Nachrichtentyp 1
[ech-0147T2] eCH-0147: E-Government-Schnittstelle fĂŒr Dossiers und Dokumente, Version 2.0, Nachrichtengruppe GEVER, Nachrichtentyp 2
[FA Sicherheit] Fachanforderungen an die Sicherheit von GEVER als System, Version 0.37 vom 25.05.2011
[GEVER-LA] GEVER-Lösungsarchitektur, Version 1.5 vom 24.04.2012
[ISchV] Verordnung vom 4. Juli 2007 ĂŒber den Schutz von Informationen des Bun-des (Informationsschutzverordnung, ISchV) (Stand am 1. August 2007), SR 510.411
[Merkblatt-DE] Merkblatt âDigitale Signaturen und VerschlĂŒsselungâ vom 29. November 2010
[Merkblatt-EU] Merkblatt des ISB, Empfang elektronischer Unterlagen vom 29. November 2010
[Merkblatt-PP] Merkblatt des Eidgenössische Datenschutz- und Ăffentlichkeitsbeauftragte (EDĂB) âPrivate/Persönliche Postâ
[Systemkonzept] GEVER-Systemkonzept
Einleitung: Geltungsbereich
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Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung ....................................................................................................................................................... 5
1.1 Geltungsbereich ...................................................................................................................................... 5 1.2 Grundlage ............................................................................................................................................... 5
2 Prozesslandkarte GEVER-Verfahren ........................................................................................................... 6 2.1 Voraussetzungen .................................................................................................................................... 6
2.1.1 Stammdaten/generische Metadaten ............................................................................................ 6 2.1.2 GTV âOrdnungssystem erstellen (Struktur)â................................................................................. 7 2.1.3 GTV âAbnahme Ordnungssystem einholen (inkl. prospektiv bewerten)â ................................... 10 2.1.4 Neue Generation OS bilden ....................................................................................................... 13
2.2 GTV âOrdnungssystem bewirtschaftenâ ................................................................................................ 15
3 GV âGeschĂ€ftseingangâ .............................................................................................................................. 21 3.1 GTV âPhysische Post annehmen und sortierenâ ................................................................................... 21 3.2 GTV âPhysische Post öffnenâ ................................................................................................................ 24 3.3 GTV âPhysische Post scannen und vorregistrierenâ ............................................................................. 27
3.3.1 GTV âPhysische Post scannenâ ................................................................................................. 30 3.3.2 GTV âQualitĂ€t Scan-Bild prĂŒfenâ ................................................................................................ 33
3.4 GTV âElektronische Post annehmen (E-Mail/E-Fax)â ............................................................................ 36
4 GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ ....................................................................................................................... 40 4.1 GTV âInformationen entgegennehmenâ................................................................................................. 40
4.1.1 GTV âNeueinstufung Schutzniveau vornehmenâ ........................................................................ 45 4.2 GTV âGeschĂ€ft annehmen und vorbereitenâ ......................................................................................... 47
4.2.1 GTV âDossier bewirtschaftenâ .................................................................................................... 50 4.3 GTV âGeschĂ€ftsfallabwicklung planenâ ................................................................................................. 55
4.3.1 GTV âGeschĂ€ftsvorfall definieren/bearbeitenâ ............................................................................ 59 4.3.2 GTV âAktivitĂ€ten festlegenâ ........................................................................................................ 63
4.4 GTV âGeschĂ€ftsvorfall abwickelnâ ......................................................................................................... 66 4.4.1 GTV âAktivitĂ€ten bearbeitenâ ...................................................................................................... 70 4.4.2 GTV âGeschĂ€ftsvorfall abschliessenâ ......................................................................................... 75
4.5 GTV âDokument erstellen und bearbeitenâ ............................................................................................ 78 4.6 GTV âDokument versendenâ ................................................................................................................. 84 4.7 GTV âGeschĂ€ftsfall abschliessenâ ......................................................................................................... 88 4.8 GTV âGeschĂ€ft kontrollierenâ ................................................................................................................ 91
5 GV GeschĂ€ftsabschluss ............................................................................................................................. 95 5.1 GTV âGeschĂ€ft abschliessenâ ............................................................................................................... 95
5.1.1 GTV âDossier bereinigenâ .......................................................................................................... 99
6 GV Aussonderung/Vernichtung ............................................................................................................... 104 6.1 GTV âAussonderung durchfĂŒhrenâ ...................................................................................................... 104 6.2 GTV âVernichtung durchfĂŒhrenâ .......................................................................................................... 107
7 GV Aufbewahrung/Archivierung .............................................................................................................. 110 7.1 GTV âAufbewahrungâ .......................................................................................................................... 110 7.2 GTV âAblieferung ans BAR durchfĂŒhrenâ ............................................................................................ 111
7.2.1 GTV âDossiers fĂŒr Ablieferung zusammenstellenâ ................................................................... 113 7.2.2 GTV âSIP erstellenâ .................................................................................................................. 116
8 GV âUnterstĂŒtzungâ .................................................................................................................................. 119 8.1 GTV âScan to Mail durchfĂŒhrenâ ......................................................................................................... 119 8.2 GTV âLB-Wertelisten erfassen und pflegenâ ....................................................................................... 121 8.3 GTV âMitarbeiter mutierenâ ................................................................................................................. 125 8.4 Stellvertretung einrichten und wahrnehmen ........................................................................................ 128
8.4.1 GTV âStellvertretung einrichtenâ .............................................................................................. 128 8.4.2 GTV âStellvertretung wahrnehmenâ ......................................................................................... 131
8.5 GTV âBerechtigung einrichten und verwaltenâ .................................................................................... 134 8.5.1 GTV âSchutzgruppe verwaltenâ ................................................................................................ 136 8.5.2 GTV âBerechtigung vergebenâ ................................................................................................. 139 8.5.3 GTV âBerechtigung aufhebenâ ................................................................................................. 141
Einleitung: Geltungsbereich
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8.5.4 GTV âBerechtigung ĂŒberwachenâ ............................................................................................ 143 8.6 GTV âVorlagen verwaltenâ ................................................................................................................... 145 8.7 GTV âĂnderungen verwaltenâ ............................................................................................................. 148 8.8 GTV âAdressen pflegenâ ..................................................................................................................... 152 8.9 GTV âGEVER-Anwendung supportenâ ................................................................................................ 155 8.10 GTV âControlling wahrnehmenâ .......................................................................................................... 158
Anhang A â Definitionen, Akronyme und AbkĂŒrzungen................................................................................. 160
Anhang B â Verzeichnisse ................................................................................................................................ 161 8.11 Abbildungsverzeichnis ........................................................................................................................ 161 8.12 Tabellenverzeichnis ............................................................................................................................ 161 8.13 Aufgabenverzeichnis ........................................................................................................................... 162 8.14 Serviceverzeichnis .............................................................................................................................. 167 8.15 Systemfunktionsverzeichnis ................................................................................................................ 168 8.16 Ereignisverzeichnis ............................................................................................................................. 168 8.17 Teilprozessverzeichnis ........................................................................................................................ 168
Anhang C â Entscheidtabellen ......................................................................................................................... 170
Anhang D â ErlĂ€uterungen Tabelleninhalte ..................................................................................................... 174
Einleitung: Geltungsbereich
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1 Einleitung
Zweck des Dokuments Das Organisationshandbuch (OHb) GEVER enthĂ€lt Vorgaben bezĂŒglich GrundsĂ€tzen, Definitionen, Aufbau- und Ablauforganisation einer elektronischen GeschĂ€ftsverwaltung (GEVER), die von allen Organisationseinheiten der gesamten Bundesverwaltung anzuwenden sind. Es besteht aus drei sepa-raten Dokumenten:
Teil I: Grundlagen und Vorgaben; Teil II: Aufgaben, Funktionen und Rollen sowie Teil III: Das Verfahren.
Teil III befasst sich vorwiegend mit der Ablauforganisation der GEVER und zeigt den gesamten Le-benszyklus von Dokumenten (von der Entstehung bis zur Archivierung) auf. DarĂŒber hinaus werden die fĂŒr den Betrieb eines elektronischen GeschĂ€ftsverwaltungssystems notwendigen Voraussetzun-gen sowie unterstĂŒtzenden Elemente (Supportprozesse) beschrieben. Die Prozesse des GEVER-Verfahrens sind nach der BPMN Version 2.0 abgebildet.
Geschlechtsneutrale Formulierung Damit die Lesbarkeit nicht unnötig beeintrÀchtigt wird, wurde im Dokument stets die mÀnnliche Form angewendet. SelbstverstÀndlich sind damit beide Geschlechter angesprochen.
Ănderungen am Dokument Ănderungen am Dokument können ĂŒber den Departementsvertreter in die Fachgruppe GEVER ein-gebracht werden. Dieses Gremium entscheidet ĂŒber die ĂnderungswĂŒnsche. Genehmigte Ănderun-gen werden durch das Programm GEVER Bund ins Dokument eingearbeitet und der Fachgruppe zur Vernehmlassung vorgelegt.
1.1 Geltungsbereich Die GeneralsekretÀrenkonferenz (GSK) hat an ihrer Sitzung vom 27.04.2012 den Geltungsbereich von GEVER auf die zentrale Bundesverwaltung festgelegt. Dieser Geltungsbereich wird definitiv im Rah-men der GEVER-Verordnung festgelegt, die Ende Jahr 2012 vom Bundesrat verabschiedet wird.
1.2 Grundlage Die Regeln des vorliegenden OHb basieren auf der kĂŒnftigen Verordnung des Bundesrates zu GE-VER. Das OHb selbst enthĂ€lt die fĂŒr alle Dienststellen der Bundesverwaltung gĂŒltigen AusfĂŒhrungsvor-schriften. Die einschlĂ€gigen Vorschriften fĂŒr die Informationssicherheit werden respektiert.
Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: Voraussetzungen
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2 Prozesslandkarte GEVER-Verfahren
Abbildung 1: Prozesslandkarte GEVER-Verfahren1
2.1 Voraussetzungen Um eine GEVER zu nutzen, sind zwingend Vorleistungen zu erbringen. Zum einen handelt es sich um die Stammdaten, die eine GEVER-Anwendung benötigen; zum anderen um die Erarbeitung und pro-spektive Bewertung des Ordnungssystems, das wohl wichtigste Element einer GEVER.
2.1.1 Stammdaten/generische Metadaten Die Stammdaten sind im Anhang des GEVER-[Systemkonzept]s beschrieben. Es wird zwischen stan-dardisierten und parametrisierten Stammdaten unterschieden. Letztere werden durch den Leistungs-bezĂŒger gepflegt.
1 Um die Einfachheit der Darstellung des GEVER-Verfahrens zu gewÀhrleisten, entspricht sie nicht vollumfÀnglich der BPMN-Notation.
Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: Voraussetzungen
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2.1.2 GTV âOrdnungssystem erstellen (Struktur)â
Abbildung 2: GTV âOrdnungssystem erstellenâ
Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: Voraussetzungen
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Aufgabe 1: Funktionale Beschreibung âAntrag initialisierenâ
Objektname Antrag initialisieren Objekttyp Manuell Rolle GeschĂ€ftsleitung Funktionsweise und Beschreibung Ein Auftrag zur Ăberarbeitung eines bestehenden Ordnungssystems oder zur Neuerstellung eines solchen wird initialisiert.
Aufgabe 2: Funktionale Beschreibung âLinie/BAR informierenâ
Objektname Linie/BAR informieren Objekttyp Manuell Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Die Linie und das BAR werden ĂŒber das Vorhaben informiert.
Aufgabe 3: Funktionale Beschreibung âMitarbeiter bestimmenâ
Objektname Mitarbeiter bestimmen Objekttyp Manuell Rolle Linie
Funktionsweise und Beschreibung Die Mitarbeiter werden bestimmt, die zur Erstellung des Ordnungssystems oder dessen Ăberarbeitung in die Arbeitsgruppe delegiert werden.
Aufgabe 4: Funktionale Beschreibung âArbeitsgruppe bildenâ
Objektname Arbeitsgruppe bilden Objekttyp Manuell Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Zur Erstellung des Ordnungssystems oder dessen Ăberarbeitung wird eine Arbeitsgruppe gebildet.
Aufgabe 5: Funktionale Beschreibung âKick-off Meeting Ordnungssystem durchfĂŒhrenâ
Objektname Kick-off Meeting Ord-nungssystem durchfĂŒhren
Objekttyp Manuell
Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Zur Erarbeitung des Ordnungssystems wird ein Kick-off-Meeting durchgefĂŒhrt.
Aufgabe 6: Funktionale Beschreibung â1. + 2. Dekade Ordnungssystem ausarbeitenâ
Objektname 1. + 2. Dekade Ordnungs-system ausarbeiten
Objekttyp Manuell
Rolle Arbeitsgruppe Funktionsweise und Beschreibung Die 1. + 2. Dekade des Ordnungssystems (Kernaufgaben mit den dazugehörigen Unteraufgaben) wird erarbei-tet.
Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: Voraussetzungen
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Aufgabe 7: Funktionale Beschreibung âVernehmlassung 1. + 2. Dekade Ordnungssystem durchfĂŒhrenâ
Objektname Vernehmlassung 1. + 2. Dekade Ordnungssystem durchfĂŒhren
Objekttyp Manuell
Rolle Linie
Funktionsweise und Beschreibung Der erste Entwurf der 1. + 2. Dekade des Ordnungssystems wird in die Vernehmlassung gegeben und an-schliessend der GeschÀftsleitung zur Genehmigung vorgelegt.
Aufgabe 8: Funktionale Beschreibung âOrdnungssystem 1. + 2. Dekade prĂŒfenâ
Objektname Ordnungssystem 1. + 2. Dekade prĂŒfen
Objekttyp Manuell
Rolle GeschÀftsleitung
Funktionsweise und Beschreibung Die erarbeitete 1. + 2. Dekade des Ordnungssystems wird geprĂŒft. Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Ordnungssystem 1. + 2. Dekade Ordnungssystem genehmigt?
Ja 1. + 2. Dekade Ordnungs-system genehmigt: [Ordnungssystem fertigstel-len]
Nein 1. + 2. Dekade Ordnungs-system nicht genehmigt: [1. + 2. Dekade Ordnungs-system ausarbeiten]
Aufgabe 9: Funktionale Beschreibung âOrdnungssystem fertigstellenâ
Objektname Ordnungssystem fertigstel-len
Objekttyp Manuell
Rolle Arbeitsgruppe
Funktionsweise und Beschreibung Die weiteren Dekaden des Ordnungssystems werden erarbeitet und die Struktur fertiggestellt.
Aufgabe 10: Funktionale Beschreibung âOrdnungssystem an BAR zur Abnahme einreichenâ
Objektname Ordnungssystem an BAR zur Abnahme einreichen
Objekttyp Manuell
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Das Ordnungssystem wird zur PrĂŒfung der Ordnungssystem-Struktur beim BAR eingereicht.
Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: Voraussetzungen
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2.1.3 GTV âAbnahme Ordnungssystem einholen (inkl. prospektiv bewerten)â
Abbildung 3: GTV âAbnahme Ordnungssystem einholen (inkl. prospektiv bewerten)â
Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: Voraussetzungen
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Aufgabe 11: Funktionale Beschreibung âStellungnahme prĂŒfenâ
Objektname Stellungnahme prĂŒfen Objekttyp Manuell Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Die Stellungnahme des BAR zur Ordnungssystem-Struktur wird geprĂŒft. Wird die Ordnungssystem-Struktur vom BAR nicht genehmigt, sind Anpassungen vorzunehmen.
Aufgabe 12: Funktionale Beschreibung âBesuch EinfĂŒhrung Bewertung organisierenâ
Objektname Besuch EinfĂŒhrung Bewer-tung organisieren
Objekttyp Manuell
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Bevor eine Bewertung des Ordnungssystems nach rechtlichen und administrativen Kriterien durchgefĂŒhrt wer-den kann, haben die fĂŒr die Bewertung verantwortlichen Mitarbeiter eine einmalige EinfĂŒhrung zur prospektiven Bewertung im BAR zu besuchen.
Aufgabe 13: Funktionale Beschreibung âAnpassungen Struktur vornehmenâ
Objektname Anpassungen Struktur vornehmen
Objekttyp Manuell
Rolle Arbeitsgruppe Funktionsweise und Beschreibung
Die Ordnungssystem-Struktur wird solange angepasst, bis sie durch das BAR genehmigt wird.
Aufgabe 14: Funktionale Beschreibung âBewertung nach rechtl. + admin. Kriterien durchfĂŒhrenâ
Objektname Bewertung nach rechtl. + admin. Kriterien durchfĂŒh-ren
Objekttyp Manuell
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung
Das Ordnungssystem wird nach rechtlichen und administrativen Kriterien bewertet.
Aufgabe 15: Funktionale Beschreibung âBesprechung der Bewertung mit dem BARâ
Objektname Besprechung der Bewer-tung mit dem BAR
Objekttyp Manuell
Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Die an der Bewertung beteiligten Personen besprechen gemeinsam mit dem BAR allfÀllige Unklarheiten.
Aufgabe 16: Funktionale Beschreibung âBereinigte Bewertung prĂŒfenâ
Objektname Bereinigte Bewertung prĂŒfen
Objekttyp Manuell
Rolle GeschĂ€ftsleitung Funktionsweise und Beschreibung Das vollstĂ€ndig kommentierte und bewertete Ordnungssystem wird von der GeschĂ€ftsleitung geprĂŒft. Wird die bereinigte Bewertung nicht genehmigt, ist die gewĂŒnschte Anpassung vorzunehmen. Ausserdem kann eine Stellungnahme zuhanden des BAR verfasst werden.
Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: Voraussetzungen
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Aufgabe 17: Funktionale Beschreibung âAnpassungen zur Bewertung vornehmenâ
Objektname Anpassungen zur Bewer-tung vornehmen
Objekttyp Manuell
Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Aufgrund der PrĂŒfung durch die GeschĂ€ftsleitung werden die gewĂŒnschten Anpassungen vorgenommen.
Aufgabe 18: Funktionale Beschreibung âStellungnahme vornehmenâ
Objektname Stellungnahme vornehmen Objekttyp Manuell Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Die zustÀndigen Personen erstellen eine Stellungnahme.
Aufgabe 19: Funktionale Beschreibung âMetadaten vervollstĂ€ndigen und einreichenâ
Objektname Metadaten vervollstÀndi-gen und einreichen
Objekttyp Manuell
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Die zustĂ€ndigen Personen ergĂ€nzen das Ordnungssystem mit den Resultaten bezĂŒglich der ArchivwĂŒrdigkeit aus der prospektiven Bewertung. Ebenso werden die restlichen Metadaten im Ordnungssystem ergĂ€nzt.
Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: Voraussetzungen
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2.1.4 Neue Generation OS bilden
Abbildung 4:GTV âNeue Generation OS bildenâ
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BAR Neue Generation Ordnungssystem bilden
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BAR
Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: Voraussetzungen
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Aufgabe 20: Funktionale Beschreibung âNeu hinzugefĂŒgte Rubriken zur Bewertung vorlegenâ
GEVER-Teilverfahren Neue Generation OS bilden Objektname Neu hinzugefĂŒgte Rubri-
ken zur Bewertung vorle-gen
Objekttyp Manuell
Input im Arbeitsschritt Neue Rubriken angelegt
Output im Arbeitsschritt OS zur Bewertung dem BAR ĂŒbergeben Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Werden dem BAR neu hinzugefĂŒgte Rubriken im OS zugestellt, so mĂŒssen die ErgĂ€nzungen nicht zur struktu-rellen PrĂŒfung, sondern ausschliesslich zu Bewertung eingereicht werden. Die Bewertung der Rubriken nach rechtlichen und administrativen Kriterien soll vom Amt mitgeliefert werden. Des Weiteren sind die fĂŒr die Beur-teilung des OS notwendigen Metadaten (siehe OS-Tool) auszufĂŒllen und mitzuliefern. Bei strukturellen Un-stimmigkeiten wird das Amt vom BAR informiert.
Aufgabe 21: Funktionale Beschreibung âBewertung genehmigenâ
GEVER-Teilverfahren Neue Generation OS bilden Objektname Bewertung genehmigen Objekttyp Manuel Input im Arbeitsschritt Vorlage der neuen OS-Generation an die GeschÀftsleitung.
Output im Arbeitsschritt Bewertung ist von der GeschÀftsleitung genehmigt Rolle GeschÀftsleitung Funktionsweise und Beschreibung Die GeschÀftsleitung genehmigt die vom BAR komplettierte Bewertung.
Aufgabe 22: Funktionale Beschreibung âNeue Generation OS bildenâ
GEVER-Teilverfahren Neue Generation OS bilden
Objektname Neue Generation Ord-nungssystem bilden.
Objekttyp Manuel
Input im Arbeitsschritt Auftrag zur Bildung einer neuen OS-Generation entgegennehmen Output im Arbeitsschritt Neue OS-Generation gebildet Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Eine neue Generation muss eröffnet werden. Neue OS-Generationen werden durch die Vergabe von Buchsta-ben (alphabetisch fortlaufend) gekennzeichnet, z.B. "Generation D" (vgl. GEVER-Systemkonzept, Metadaten-element âGenerationâ).
Aufgabe 23: Funktionale Beschreibung âOS zur Abnahme einreichenâ
GEVER-Teilverfahren Neue Generation OS bilden. Objektname Ordnungssystem zur Ab-
nahme einreichen. Objekttyp Manuel
Input im Arbeitsschritt Anpassungen am Ordnungssystems wurden vorgenommen. Output im Arbeitsschritt Ordnungssystems ist beim BAR eingereicht worden.
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Das angepasste OS resp. die neue OS-Generation ist zur Abnahme dem BAR einzureichen (vgl. Kapitel 2.1.3).
Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: GTV âOrdnungssystem bewirtschaftenâ
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2.2 GTV âOrdnungssystem bewirtschaftenâ
Abbildung 5: GTV âOrdnungssystem bewirtschaftenâ
Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: GTV âOrdnungssystem bewirtschaftenâ
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Aufgabe 24: Funktionale Beschreibung âĂbergeordnete Gruppe selektierenâ
Objektname Ăbergeordnete Gruppe selektieren
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Die ĂŒbergeordnete Gruppe, unter der die neue Gruppe zu erstellen ist, wird selektiert. Business Rules
Die ĂŒbergeordnete Gruppe besteht im Ordnungssystem.
Aufgabe 25: Funktionale Beschreibung âNeue Gruppe erfassenâ
Objektname Neue Gruppe erfassen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung
Zur Erfassung einer neuen Gruppe wird das Objekt âGruppeâ ausgewĂ€hlt und bestĂ€tigt. Business Rules Keine
Aufgabe 26: Funktionale Beschreibung âMetadaten neue Gruppe erfassenâ
Objektname Metadaten neue Gruppe erfassen
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Mit der Auswahl der zu erstellenden Ordnungssystemposition des Typs âGruppeâ wird das Metadatenformular der Gruppe angezeigt. Die entsprechenden Metadaten werden ausgefĂŒllt.
Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefĂŒllt.
Aufgabe 27: Funktionale Beschreibung âZu Ă€ndernde Gruppe selektierenâ
Objektname Zu Àndernde Gruppe se-lektieren
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die Gruppe, in der die Metadaten zu mutieren sind, wird selektiert.
Business Rules Die Gruppe besteht im Ordnungssystem.
Aufgabe 28: Funktionale Beschreibung âMetadaten Gruppe mutierenâ
Objektname Metadaten Gruppe mutie-ren
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung
Die Metadaten werden angezeigt und können mutiert werden. Business Rules Der GEVER-Administrator hat die Möglichkeit festzulegen, ob die durchgefĂŒhrten Mutationen auf alle darunter-liegenden Objekte oder nur auf die Gruppe angewendet werden sollen.
Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: GTV âOrdnungssystem bewirtschaftenâ
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Aufgabe 29: Funktionale Beschreibung âZu verschiebende Gruppe selektierenâ
Objektname Zu verschiebende Gruppe selektieren
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die Gruppe, die zu verschieben ist, wird selektiert.
Business Rules Die Gruppe besteht im Ordnungssystem.
Aufgabe 30: Funktionale Beschreibung âZielort Gruppe selektierenâ
Objektname Zielort Gruppe selektieren Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Ăber die Suche oder Navigation im Ordnungssystem wird der Zielort Gruppe gesucht und selektiert. Business Rules
Keine
Service 1: Funktionale Beschreibung âGruppe verschiebenâ
Objektname Gruppe verschieben Objekttyp Service Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die Gruppe erhÀlt aufgrund der Verschiebung die neue Gruppennummer und wird im Ordnungssystem am entsprechenden Ort dargestellt. Die Verschiebung ist nur möglich, wenn innerhalb der zu verschiebenden Gruppe sowie innerhalb der Zielgruppe keine Ablieferung stattgefunden hat. Ansonsten ist eine neue Ord-nungssystemgeneration zu schaffen.
Business Rules
In der Zielgruppe ist keine Rubrik vorhanden. Die Zielgruppe ist aktiv. In der Zielgruppe resp. in der zu verschiebenden Gruppe hat bisher keine Ablieferung ans BAR stattgefunden.
Service 2: Funktionale Beschreibung âUntergeordnete Rubriken verschiebenâ
Objektname Untergeordnete Rubriken verschieben
Objekttyp Service
Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Die in der Gruppe enthaltenen Rubriken werden mit der Verschiebung einer Gruppe mittransportiert, erhalten eine neue Nummer und werden im Ordnungssystem am entsprechenden Ort dargestellt. Die Verschiebung ist nur möglich, wenn innerhalb der Rubrik keine Ablieferung stattgefunden hat. Ansonsten ist eine neue Ord-nungssystemgeneration zu schaffen. Die untergeordneten Ebenen behalten ihre Strukturen bei. Innerhalb einer Rubrik kann es pro Hierarchieebene (Dossier, Subdossier, Subsubdossier etc.) nur eine Zu-satzkomponentenart (Laufnummer, Jahr etc.) geben.
Business Rules Keine
Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: GTV âOrdnungssystem bewirtschaftenâ
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Service 3: Funktionale Beschreibung âGruppe umregistrierenâ
Objektname Gruppe umregistrieren Objekttyp Service Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die von der Verschiebung betroffenen Dossiers/Subdossiers sowie die darin enthaltenen Dokumente erhalten ein neues Aktenzeichen. Dieser Vorgang wird protokolliert und das vorherige Aktenzeichen festgehalten. Die Verschiebung ist nur möglich, wenn innerhalb der Gruppe keine Ablieferung stattgefunden hat. Ansonsten ist eine neue Ordnungssystemgeneration zu schaffen.
Business Rules Keine
Aufgabe 31: Funktionale Beschreibung âZu löschende Gruppe selektierenâ
Objektname Zu löschende Gruppe selektieren
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung
Die Gruppe, die zu löschen ist, wird selektiert. Business Rules Die Gruppe besteht im Ordnungssystem.
Aufgabe 32: Funktionale Beschreibung âGruppe löschenâ
Objektname Gruppe löschen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Die nicht mehr benötigte Gruppe und die sich darin befindenden Rubriken, Dossier/Subdossier wird durch den Befehl âLöschenâ aus dem GEVER-System entfernt.
Business Rules GeschĂ€ftsregel âKeine Dokumente in Gruppe vorhandenâ anwenden.
Aufgabe 33: Funktionale Beschreibung âGruppe selektierenâ
Objektname Gruppe selektieren Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die Gruppe, unter der die Rubrik zu erstellen ist, wird selektiert.
Business Rules Die Gruppe besteht im Ordnungssystem.
Aufgabe 34: Funktionale Beschreibung âNeue Rubrik erfassenâ
Objektname Neue Rubrik erfassen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Zur Erstellung einer neuen Rubrik wird das Objekt âRubrikâ ausgewĂ€hlt und bestĂ€tigt. Business Rules Keine Rubrik ist unter dieser Gruppe erfasst. Ăbergeordnete Gruppe ist aktiv.
Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: GTV âOrdnungssystem bewirtschaftenâ
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Aufgabe 35: Funktionale Beschreibung âMetadaten Rubrik erfassenâ
Objektname Metadaten Rubrik erfassen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Mit der Auswahl der zu erstellenden Ordnungssystemposition des Typs âRubrikâ wird das Metadatenformular der Rubrik angezeigt. Die entsprechenden Metadaten werden ausgefĂŒllt.
Business Rules Pflichtfelder sind ausgefĂŒllt.
Aufgabe 36: Funktionale Beschreibung âZu Ă€ndernde Rubrik selektierenâ
Objektname Zu Àndernde Rubrik selek-tieren
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung
Die Rubrik, in der die Metadaten zu mutieren sind, wird selektiert. Business Rules Die Rubrik besteht im Ordnungssystem.
Aufgabe 37: Funktionale Beschreibung âMetadaten Rubrik mutierenâ
Objektname Metadaten Rubrik mutie-ren
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung
Die Metadaten werden angezeigt und können mutiert werden. Business Rules Der GEVER-Administrator hat die Möglichkeit festzulegen, ob die durchgefĂŒhrten Mutationen auf alle darunter-liegenden Objekte oder nur auf die Rubrik angewendet werden sollen. Die Pflichtfelder sind ausgefĂŒllt.
Aufgabe 38: Funktionale Beschreibung âZu verschiebende Rubrik selektierenâ
Objektname Zu verschiebende Rubrik selektieren
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die Rubrik, die zu verschieben ist, wird selektiert.
Business Rules Die Rubrik besteht im Ordnungssystem.
Aufgabe 39: Funktionale Beschreibung âZielort Rubrik selektierenâ
Objektname Zielort Rubrik selektieren Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Ăber die Suche oder Navigation im Ordnungssystem wird der Zielort Rubrik gesucht und selektiert. Business Rules Keine
Prozesslandkarte GEVER-Verfahren: GTV âOrdnungssystem bewirtschaftenâ
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Service 4: Funktionale Beschreibung âRubrik verschiebenâ
Objektname Rubrik verschieben Objekttyp Service Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die selektierte Rubrik wird mittransportiert, erhÀlt eine neue Nummer und wird im Ordnungssystem am ent-sprechenden Ort dargestellt. Die Verschiebung ist nur möglich, wenn innerhalb der Rubrik keine Ablieferung stattgefunden hat. Ansonsten ist eine neue Ordnungssystemgeneration zu schaffen. Innerhalb einer Rubrik kann es pro Hierarchieebene (Dossier, Subdossier, Subsubdossier etc.) nur eine Zusatzkomponentenart (Lauf-nummer, Jahr etc.) geben.
Business Rules Keine
Service 5: Funktionale Beschreibung âDossier/Subdossier umregistrierenâ
Objektname Dossier/Subdossier umre-gistrieren
Objekttyp Service
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die von der Umregistrierung betroffenen Dossiers/Subdossiers sowie die darin enthaltenen Dokumente erhal-ten ein neues Aktenzeichen. Dieser Vorgang wird protokolliert und das vorherige Aktenzeichen wird festgehal-ten. Die Umregistrierung ist nur möglich, wenn das Dossier noch nicht archiviert ist.
Business Rules Keine
Aufgabe 40: Funktionale Beschreibung âZu löschende Rubrik selektierenâ
Objektname Zu löschende Rubrik se-lektieren
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung
Die Rubrik, die zu löschen ist, wird selektiert. Business Rules Die Rubrik besteht im Ordnungssystem.
Aufgabe 41: Funktionale Beschreibung âRubrik löschenâ
Objektname Rubrik löschen Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die nicht mehr benötigte Rubrik wird durch den Befehl âLöschenâ aus dem GEVER-System entfernt.
Business Rules GeschĂ€ftsregel âKeine Dokumente in Rubrik vorhandenâ anwenden.
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âPhysische Post annehmen und sortierenâ
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3 GV âGeschĂ€ftseingangâ
3.1 GTV âPhysische Post annehmen und sortierenâ
Abbildung 6: GTV âPhysische Post annehmen und sortierenâ
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âPhysische Post annehmen und sortierenâ
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Aufgabe 42: Funktionale Beschreibung âPhysische Post entgegennehmenâ
Objektname Physische Post entgegen-nehmen
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Logistik
Funktionsweise und Beschreibung Die zentral angelieferte Post wird durch die verantwortlichen Personen entgegengenommen. Eingeschriebene Post wird quittiert, Nachnahmen beglichen. Eingeschriebene Post und Nachnahmen werden fĂŒr die spĂ€tere Dokumentation in den Metadaten von der ĂŒbrigen Post getrennt. Die Dokumentation dieser Metadaten liegt im Ermessen des Amtes.
Aufgabe 43: Funktionale Beschreibung âErste SicherheitsprĂŒfung durchfĂŒhrenâ
Objektname Erste SicherheitsprĂŒfung durchfĂŒhren
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Logistik
Funktionsweise und Beschreibung Die physische Post wird nach den geltenden spezifischen Anweisungen der Verwaltungseinheit geprĂŒft.
Aufgabe 44: Funktionale Beschreibung âZustĂ€ndigkeit prĂŒfenâ
Objektname ZustĂ€ndigkeit prĂŒfen Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter Logistik
Funktionsweise und Beschreibung AbzuklĂ€ren ist, ob die EmpfĂ€ngeradresse mit der Dienststelle ĂŒbereinstimmt. Wenn es sich um eine falsche Zustellung handelt, ist zu prĂŒfen, ob die zustĂ€ndige Dienststelle bekannt ist.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis EmpfĂ€ngeradresse Dienststelle fĂŒr physische Post
zustÀndig? Ja Dienststelle zustÀndig:
[Adressierung und Klassifika-tion prĂŒfen]
Nein Dienststelle nicht zustÀndig: [ZustÀndige Dienststelle bekannt?]
Dienststelle ZustÀndige Dienststelle bekannt? Ja ZustÀndige Dienststelle bekannt: [Physische Post an zustÀn-dige Stelle weiterleiten]
Nein ZustÀndige Dienststelle nicht bekannt: [Physische Post an den Absender retournieren]
Aufgabe 45: Funktionale Beschreibung âPhysische Post an den Absender retournierenâ
Objektname Physische Post an den Absender retournieren
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Logistik
Funktionsweise und Beschreibung Die erhaltene physische Post wird ungeöffnet jenem Kurier oder Ăberbringer retourniert, der fĂŒr die RĂŒckgabe an den Absender zustĂ€ndig ist.
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âPhysische Post annehmen und sortierenâ
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Aufgabe 46: Funktionale Beschreibung âPhysische Post an zustĂ€ndige Stelle weiterleitenâ
Objektname Physische Post an zustÀn-dige Stelle weiterleiten
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Logistik Funktionsweise und Beschreibung Die fĂ€lschlich erhaltene physische Post wird via Kurier oder Ăberbringer an die zustĂ€ndige Stelle weitergeleitet.
Aufgabe 47: Funktionale Beschreibung âAdressierung und Klassifikation prĂŒfenâ
Objektname Adressierung und Klassifi-kation prĂŒfen
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Logistik
Funktionsweise und Beschreibung Ist physische Post persönlich adressiert (Vermerke wie "privatâ, âpersönlichâ, âeigenhĂ€ndigâ, âc/oâ etc.2) oder enthĂ€lt sie den Vermerk âklassifiziertâ, wird sie ungeöffnet dem EmpfĂ€nger zugestellt. Ansonsten wird die physi-sche Post geöffnet (siehe Kapitel 3.2, GTV Post öffnen).
Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Physische Post Physische Post persönlich adres-siert und/oder klassifiziert?
Ja Physische Post persönlich adressiert oder klassifiziert: [Physische Post ungeöffnet weiterleiten]
Nein Physische Post nicht persön-lich adressiert oder klassifi-ziert: Physische Post sortiert
Aufgabe 48: Funktionale Beschreibung âPhysische Post ungeöffnet weiterleitenâ
Objektname Physische Post ungeöffnet weiterleiten
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Logistik
Funktionsweise und Beschreibung Private oder klassifizierte ungeöffnete physische Post wird direkt an den EmpfÀnger weitergeleitet. Es wird kein Vermerk gemacht, dass entsprechende Post eingegangen ist. Ist der Inhalt der persönlich adressierten Sen-dung geschÀftsrelevant, liegt die Registrierung des Dokuments gemÀss den Organisationsvorschriften in der Verantwortung der adressierten Person.
2 Der Begriff private/persönliche Post ist im Merkblatt des EDĂB âPrivate/Persönliche Postâ [Merkblatt-PP] beschrieben. Das
konkrete Vorgehen der Umsetzung muss in den Organisationsvorschriften des Amtes festgehalten werden.
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âPhysische Post öffnenâ
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3.2 GTV âPhysische Post öffnenâ
Abbildung 7: GTV âPhysische Post öffnenâ
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âPhysische Post öffnenâ
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Aufgabe 49: Funktionale Beschreibung âPhysische Post öffnenâ
Objektname Physische Post öffnen Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter Logistik
Funktionsweise und Beschreibung Ist die physische Post nicht persönlich und/oder klassifiziert, wird sie geöffnet und ausgepackt. Die Verpackung (Umschlag, oder Paket) wird dem Inhalt beilegt sofern sie fĂŒr die weitere Bearbeitung noch benötigt wird (eingeschriebene Sendungen inkl. Kopie des RĂŒckscheins, Nachnahme, TermingeschĂ€fte, ano-nyme und Drohbriefe usw.)3. Wird die Verpackung nicht mehr benötigt, ist sie vom Inhalt zu separieren und fĂŒr eine bestimmte Zeit (in der Regel ca. 1 Monat) zentral aufzubewahren. Die Verpackung wird allenfalls fĂŒr Nachkontrollen, z.B. zur Kontrolle des Poststempels oder zur PrĂŒfung, ob sich noch ein Gegenstand in der Verpackung befindet, benötigt.
Aufgabe 50: Funktionale Beschreibung âZweite SicherheitsprĂŒfung durchfĂŒhrenâ
Objektname Zweite SicherheitsprĂŒfung durchfĂŒhren
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Logistik Funktionsweise und Beschreibung Die physische Post wird nach den geltenden spezifischen Anweisungen der Verwaltungseinheit geprĂŒft. Anonyme Postsendungen oder Drohbriefe werden gemĂ€ss den Richtlinien des Bundessicherheitsdienstes ([Notfallhandbuch]) oder den speziellen Weisungen des Sicherheitsbeauftragten der Organisationseinheit be-handelt4.
Aufgabe 51: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsrelevanz prĂŒfenâ
Objektname GeschĂ€ftsrelevanz prĂŒfen Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter Logistik
Funktionsweise und Beschreibung Gilt die Post- oder Kuriersendung gemÀss Negativliste als nicht geschÀftsrelevant, wird sie direkt dem EmpfÀn-ger zugestellt. Steht die Post- oder Kuriersendung nicht auf der Negativliste und ist somit geschÀftsrelevant, wird sie an den Scanning-Verantwortlichen zum Scannen weitergeleitet.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Postinhalt Physische Post geschÀftsrele-vant?
Ja Physische Post geschÀftsre-levant: [Physische Post zum Scan-nen weiterleiten]
Nein Physische Post nicht ge-schÀftsrelevant: [Physische Post weiterleiten]
3 GemÀss den geltenden Bestimmung der Dienststelle. 4 GemÀss den Richtlinien des Sicherheitsdiensts des Bundes [BWIS], dem [Notfallhandbuch] vom Juli 2009 sowie den speziel-
len Weisungen des Sicherheitsbeauftragten der Organisationseinheit.
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âPhysische Post öffnenâ
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Aufgabe 52: Funktionale Beschreibung âPhysische Post weiterleitenâ
Objektname Physische Post weiterlei-ten
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Logistik
Funktionsweise und Beschreibung Nicht geschĂ€ftsrelevante physische Post wird â ohne zu scannen und im GEVER-System zu erfassen â dem EmpfĂ€nger zugestellt. Sobald sie nicht mehr benötigt wird, ist sie zu vernichten. Sollte sich nicht geschĂ€ftsrelevante physische Post doch als geschĂ€ftsrelevant erweisen, so ist sie nachtrĂ€glich zu scannen und im GEVER-System zu erfassen.
Aufgabe 53: Funktionale Beschreibung âPhysische Post zum Scannen weiterleitenâ
Objektname Physische Post zum Scannen weiterleiten
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Logistik Funktionsweise und Beschreibung GeschÀftsrelevante physische Post wird geöffnet und an den Scanning-Verantwortlichen zum Scannen weiter-geleitet.
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âPhysische Post scannen und vorregistrierenâ
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3.3 GTV âPhysische Post scannen und vorregistrierenâ
Abbildung 8: GTV âPhysische Post scannen und vorregistrierenâ
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âPhysische Post scannen und vorregistrierenâ
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Teilprozess 1: Funktionale Beschreibung âPhysische Post scannenâ
Objektname Physische Post scannen Objekttyp Teilprozess
Teilprozess 2: Funktionale Beschreibung âQualitĂ€t Scan-Bild prĂŒfenâ
Objektname QualitĂ€t Scan-Bild prĂŒfen Objekttyp Teilprozess
Service 6: Funktionale Beschreibung âVerarbeitete Post weiterleitenâ
Objektname Verarbeitete Post weiterlei-ten
Objekttyp Service
Rolle Scanning-Verantwortlicher
Funktionsweise und Beschreibung Verarbeitete physische Post wird dem zustĂ€ndigen Registrator (gesteuert via Barcode auf dem Deckblatt) in den Postkorb ĂŒbermittelt.
Business Rules Die Post- oder Kuriersendung ist gescannt, in OCR umgewandelt und die QualitĂ€tskontrolle durchgefĂŒhrt.
Aufgabe 54: Funktionale Beschreibung âPhysische Post weiterleitenâ
Objektname Physische Post weiterlei-ten
Objekttyp Manuell
Rolle Scanning-Verantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung
Die physische Post wird dem Registrator zur Vorregistrierung weitergeleitet.
Aufgabe 55: Funktionale Beschreibung âDokumente im GEVER-System vorregistrierenâ
Objektname Dokumente im GEVER-System vorregistrieren
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Im Postkorb werden die einzelnen Dateien mit Metadaten versehen und dem federfĂŒhrenden Mitarbeiter mit der AktivitĂ€t "Erstzuweisung" zugeteilt. Nach Möglichkeit findet in diesem Schritt bereits die Registrierung statt.
Business Rules GeschĂ€ftsregel âVorregistrierungâ anwenden. Die Pflichtfelder sind ausgefĂŒllt.
Systemfunktion 1: Funktionale Beschreibung â_Adressat_selektierenâ
Systemfunktion _Adressat_selektieren Funktionsbeschreibung der Systemfunktion
Anhand des Namens, des Vornamens des Ortes oder Teilen davon kann der Adressat gesucht werden.
Systemfunktion 2: Funktionale Beschreibung â_Dossier_suchenâ
Systemfunktion _Dossier_suchen Funktionsbeschreibung der Systemfunktion
Anhand des Dossiertitels, des Aktenzeichens oder Teilen davon kann das Dossier gesucht werden.
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âPhysische Post scannen und vorregistrierenâ
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Aufgabe 56: Funktionale Beschreibung âWeiterleitung physischer Dokumente prĂŒfenâ
Objektname Weiterleitung physischer Dokumente prĂŒfen
Objekttyp Manuell
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Nicht gescannte, geschĂ€ftsrelevante Beilagen werden an die fĂŒr die Bearbeitungsplanung zustĂ€ndige Stelle (oder bereits direkt an den federfĂŒhrenden Mitarbeiter) weitergeleitet. Originaldokumente, die aus rechtlichen GrĂŒnden in Papierform aufbewahrt (z.B. bestimmte VertrĂ€ge), oder nicht adĂ€quat digitalisierbare Beglaubigungsmittel (z.B. Siegel) werden in der dafĂŒr vorgesehene Ablage (in der Regel Zentralregistratur) abgelegt. Diese Vorgaben sind in den Organisationsvorschriften (OV) der Dienststelle festzuhalten.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Originaldokument Physische Dokumente weiterlei-
ten? Ja Physische Dokumente wei-
terleiten: [Physische Dokumente wei-terleiten]
Nein Physische Dokumente nicht weiterleiten: [Physische Dokumente able-gen]
Aufgabe 57: Funktionale Beschreibung âPhysische Dokumente weiterleitenâ
Objektname Physische Dokumente weiterleiten
Objekttyp Manuell
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Die physischen Dokumente werden an die zustÀndigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Aufgabe 58: Funktionale Beschreibung âPhysische Dokumente ablegenâ
Objektname Physische Dokumente ablegen
Objekttyp Manuell
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Gescannte Dokumente werden in Tagesmappen aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist betrĂ€gt drei Monate. Nach Ablauf dieser Frist werden sie vernichtet. Dieser Grundsatz sowie mögliche Abweichungen5 sind in den OV der Verwaltungseinheit zwingend festzuhalten. In den OV der Verwaltungseinheit sind zudem betreffend Zugang zu diesen Dokumenten mindestens folgende Aspekte zu regeln: Verantwortlichkeit; Ărtlichkeit; Ăffnungszeiten; Ausgabe und Zugang; Protokollierung; Ver-nichtung.
5 Hinweis: In der GEVER-Verordnung ([GEVER-VO]) werden die Ausnahmen, bei der eine verlÀngerte Aufbewahrung ange-
zeigt ist, festgehalten.
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âPhysische Post scannen und vorregistrierenâ
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3.3.1 GTV âPhysische Post scannenâ
Abbildung 9: GTV âPhysische Post scannenâ
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âPhysische Post scannen und vorregistrierenâ
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Aufgabe 59: Funktionale Beschreibung âPhysische Post zum Scannen vorbereitenâ6
Objektname Physische Post zum Scannen vorbereiten
Objekttyp Manuell
Rolle Scanning-Verantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung
Die eingegangene physische Post wird vorsortiert, geöffnet und als geschÀftsrelevant deklariert. Parameter Bedingung Wert Ergebnis Post Einzelscanning notwendig? Ja Einzelscanning notwendig:
[Scan-Vorgang Deckblatt starten]
Nein Einzelscanning nicht not-wendig: [Physische Post mittels Trenn- und DeckblÀtter un-terteilen]
Aufgabe 60: Funktionale Beschreibung âPhysische Post mittels Trenn- und DeckblĂ€tter unterteilenâ
Objektname Physische Post mittels Trenn- und DeckblÀtter unterteilen
Objekttyp Manuell
Rolle Scanning-Verantwortlicher
Funktionsweise und Beschreibung Die physische Post wird triagiert und mittels TrennblÀtter unterteilt (vgl. [OHb-Teil I]). Brief und Beilage(n) sind separat zu scannen.
Aufgabe 61: Funktionale Beschreibung âStapel mittels DeckblĂ€tter unterteilenâ
Objektname Stapel mittels DeckblÀtter unterteilen
Objekttyp Manuell
Rolle Scanning-Verantwortlicher
Funktionsweise und Beschreibung Die physische Post wird nach EmpfÀnger (zentrale/dezentrale Registratur) triagiert und gestapelt.
Aufgabe 62: Funktionale Beschreibung âScan-Vorgang Stapel startenâ
Objektname Scan-Vorgang Stapel starten
Objekttyp Manuell
Rolle Scanning-Verantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung Der Stapel wird mengenmÀssig triagiert, ins Einzugsfach des Scanning-GerÀts gelegt und der Scan-Vorgang aktiviert.
Aufgabe 63: Funktionale Beschreibung âScan-Vorgang Deckblatt startenâ
Objektname Scan-Vorgang Deckblatt starten
Objekttyp Manuell
Rolle Scanning-Verantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung Das Deckblatt wird ins Einzugsfach des Scanning-GerÀts gelegt, das Scan-Format angepasst, der Scan-Typ gewÀhlt und der Scan-Vorgang aktiviert.
Service 7: Funktionale Beschreibung âDeckblatt scannenâ 6 Die Dauer der Aufbewahrungsfrist wird im Rahmen der durch das BJ ausgefĂŒhrten AuftrĂ€ge (zu klĂ€rende Fragen aus dem Projekt EA sowie Erarbeitung einer BundesrĂ€tlichen Verordnung) definiert.
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âPhysische Post scannen und vorregistrierenâ
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Objektname Deckblatt scannen Objekttyp Service Rolle Scanning-Verantwortlicher
Funktionsweise und Beschreibung Das Deckblatt wird gescannt. Business Rules
Keine
Aufgabe 64: Funktionale Beschreibung âScan-Vorgang physische Post startenâ
Objektname Scan-Vorgang physische Post starten
Objekttyp Manuell
Rolle Scanning-Verantwortlicher
Funktionsweise und Beschreibung Die physische Post wird ins Einzugsfach des Scanning-GerÀts gelegt, das Scan-Format angepasst, der Scan-Typ gewÀhlt und der Scan-Vorgang aktiviert.
Service 8: Funktionale Beschreibung âScan-Vorgang durchfĂŒhrenâ
Objektname Scan-Vorgang durchfĂŒh-ren
Objekttyp Service
Rolle Scanning-Verantwortlicher
Funktionsweise und Beschreibung Die physische Post respektive der Stapel werden gescannt. Business Rules
Keine
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âPhysische Post scannen und vorregistrierenâ
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3.3.2 GTV âQualitĂ€t Scan-Bild prĂŒfenâ
Abbildung 10: GTV âQualitĂ€t Scan-Bild prĂŒfenâ
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âPhysische Post scannen und vorregistrierenâ
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Aufgabe 65: Funktionale Beschreibung âBild-Datei öffnenâ
Objektname Bild-Datei öffnen Objekttyp Manuell Rolle Scanning-Verantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung
Die Bild-Datei der eingescannten Post wird geöffnet.
Aufgabe 66: Funktionale Beschreibung âVollstĂ€ndigkeit und Lesbarkeit prĂŒfenâ
Objektname VollstĂ€ndigkeit und Les-barkeit prĂŒfen
Objekttyp Manuell
Rolle Scanning-Verantwortlicher
Funktionsweise und Beschreibung Die Datei wird zusammen mit dem Original auf VollstĂ€ndigkeit (Kriterium: Seitenzahlen), Lesbarkeit des Textes sowie Lesbarkeit von Grafiken (Kriterium: Schwarz-/Weissdarstellung von Farbgrafiken) geprĂŒft.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Bild-Datei Informationsgehalt der Datei
vollstÀndig? Ja Informationsgehalt der Datei
vollstÀndig: [Stapel ab-schliessen]
Nein Informationsgehalt der Datei nicht vollstÀndig: [Post nachscannen]
Aufgabe 67: Funktionale Beschreibung âPhysische Post nachscannenâ
Objektname Physische Post nachscan-nen
Objekttyp Manuell
Rolle Scanning-Verantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung Die physische Post wird ins Einzugsfach des Scanning-GerÀts gelegt, das Scan-Format angepasst, der Scan-Typ gewÀhlt und der Scan-Vorgang aktiviert.
Aufgabe 68: Funktionale Beschreibung âVerknĂŒpfungen mehrseitiger Dokumente prĂŒfenâ
Objektname VerknĂŒpfungen mehrseiti-ger Dokumente prĂŒfen
Objekttyp Manuell
Rolle Scanning-Verantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung Die VerknĂŒpfung von mehrseitigen Dokumenten in einer Datei wird geprĂŒft.
Zuordnung von mehrseitigen Dokumenten in derselben Datei prĂŒfen. Parameter Bedingung Wert Ergebnis Bild-Datei VerknĂŒpfungen korrekt? Ja VerknĂŒpfungen korrekt:
[Stapel abschliessen]
Nein VerknĂŒpfungen nicht korrekt: [VerknĂŒpfungen korrigieren]
Aufgabe 69: Funktionale Beschreibung âVerknĂŒpfungen korrigierenâ
Objektname VerknĂŒpfungen korrigieren Objekttyp Manuell
Rolle Scanning-Verantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung Mit Scanning-GerÀt eingescannte oder nachgescannte Dateien werden an der richten Stelle im Dokument eingesetzt.
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âPhysische Post scannen und vorregistrierenâ
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Aufgabe 70: Funktionale Beschreibung âLeerseiten prĂŒfenâ
Objektname Leerseiten prĂŒfen Objekttyp Manuell Rolle Scanning-Verantwortlicher
Funktionsweise und Beschreibung Die Datei auf leere Seiten prĂŒfen. Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Bild-Datei Leerseiten vorhanden? Ja Leerseite(n) vorhanden: [Leerseite(n) löschbar?]
Nein Keine Leerseite(n) vorhan-den: [Stapel abschliessen]
Bild-Datei Leerseite(n) löschbar? Ja Leerseite(n) löschbar: [Leerseite(n) löschen]
Nein Leerseite(n) nicht löschbar: [Stapel abschliessen]
Aufgabe 71: Funktionale Beschreibung âLeerseite(n) löschenâ
Objektname Leerseite(n) löschen Objekttyp Manuell Rolle Scanning-Verantwortlicher
Funktionsweise und Beschreibung Leere Seiten, welche gelöscht werden können, sind zu löschen (Kriterien: Keine Seitenzahlen, kein vertragli-ches Dokument) Die Kriterien zum Löschen solcher Seiten sind in den Organisationsvorschriften der Dienststel-le festzuhalten.
Aufgabe 72: Funktionale Beschreibung âStapel abschliessenâ
Objektname Stapel abschliessen Objekttyp Manuell Rolle Scanning-Verantwortlicher
Funktionsweise und Beschreibung Der Stapel-Abschluss wird aktiviert.
Service 9: Funktionale Beschreibung âDatei umwandelnâ
Objektname Datei umwandeln Objekttyp Service Rolle Scanning-Verantwortlicher
Funktionsweise und Beschreibung
Die Datei wird in OCR umgewandelt und in ein archivtaugliches Format (bspw. PDF/A, TIFF etc.) konvertiert.7
Business Rules
Keine
Service 10: Funktionale Beschreibung âAn GEVER-System ĂŒbergebenâ
Objektname An GEVER-System ĂŒber-geben
Objekttyp Service
Rolle Scanning-Verantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung Die eingescannte Post wird ins GEVER-System ĂŒbermittelt. Business Rules
Keine
7 Die archivtauglichen Formate (vgl. http://www.bar.admin.ch/) werden vom BAR definiert.
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âElektronische Post annehmen (E-Mail/E-Fax)â
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3.4 GTV âElektronische Post annehmen (E-Mail/E-Fax)â
Abbildung 11: GTV âElektronische Post annehmen (E-Mail/E-Fax)â
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âElektronische Post annehmen (E-Mail/E-Fax)â
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Service 11: Funktionale Beschreibung âZertifikat prĂŒfenâ
Objektname Zertifikat prĂŒfen Objekttyp Service Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Das GEVER-System prĂŒft, ob der elektronischen Post ein digitales Zertifikat angehĂ€ngt ist, welches Angaben zur IdentitĂ€t des Absenders und den öffentlichen SchlĂŒssel enthĂ€lt und somit rechtsgĂŒltig ist.
Business Rules Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Zertifikat Zertifikat vorhanden? Ja Zertifikat vorhanden: [Absender identifizieren]
Nein Zertifikat nicht vorhanden: [Notifikation_Zertifikat_nicht_validiert]
Service 12: Funktionale Beschreibung âAbsender identifizierenâ 8
Objektname Absender identifizieren Objekttyp Service Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die elektronische Post durchlĂ€uft, bevor sie bei der adressierten Stelle eintrifft, einen Viren- und SPAM-Filter. Anschliessend wird beim Eingang von digital signierten Dokumenten der Absender ĂŒberprĂŒft. Der Service prĂŒft, ob es sich tatsĂ€chlich um den effektiven Absender handelt, fĂŒr den er sich ausgibt. Dieser Schritt wird durch den Einsatz von PKI und Zertifikaten unterstĂŒtzt. Das Ergebnis der PrĂŒfung, wird in den Metadaten des Doku-ments (_Bemerkung) eingetragen (PrĂŒfstelle, PrĂŒfdatum und PrĂŒfungsergebnis usw.).
Business Rules Das digitale Zertifikat wird validiert.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Absender Absender ist identifizierbar Ja Absender identifizierbar: [Notifikati-
on_Adresse_identifiziert]
Nein Absender nicht identifizierbar: [Absender manuell identifizieren]
Ereignis 1: Funktionale Beschreibung âNotifikation_Zertifikat_nicht_validiertâ
Objektname Notifikation_Zertifikat_ nicht_validiert
Objekttyp Ereignis
Aufgabe 73: Funktionale Beschreibung âAbsender manuell identifizierenâ
Objektname Absender manuell identifi-zieren
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Da der Absender nicht automatisch identifiziert werden konnte, ist eine manuelle PrĂŒfung notwendig.
Ereignis 2: Funktionale Beschreibung âNotifikation_Adresse_identifiziertâ
Objektname Notifikation_Adresse _identifiziert
Objekttyp Ereignis
Beschreibung Zwischenereignis Notifikation Das GEVER-System informiert, dass der Absender erfolgreich identifiziert wurde.
8 Die Vorgaben fĂŒr die SicherheitsprĂŒfung von elektronischen Sendungen werden im Merkblatt des ISB, Empfang elektroni-
scher Unterlagen vom 29. November 2010 [Merkblatt-EU] beschrieben.
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âElektronische Post annehmen (E-Mail/E-Fax)â
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Aufgabe 74: Funktionale Beschreibung âEmpfang bestĂ€tigenâ9
Objektname Empfang bestÀtigen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der Absender erhÀlt bei TermingeschÀften und Verfahren eine BestÀtigung, dass die elektronische Post einge-troffen ist. Das Empfangssystem muss in der Lage sein, EmpfangsbestÀtigungen zu erzeugen und an den Absender zu versenden.
Business Rules Die elektronische Post geht bei einer dezentralen Stelle ein.
Aufgabe 75: Funktionale Beschreibung âZustĂ€ndigkeit prĂŒfenâ
Objektname ZustĂ€ndigkeit prĂŒfen Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob die EmpfĂ€ngeradresse mit der Dienststelle ĂŒbereinstimmt. Ist dies nicht der Fall, wird die zu-stĂ€ndige Dienststelle ermittelt.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis
EmpfĂ€ngeradresse Stimmt EmpfĂ€ngeradresse mit der Dienststelle ĂŒberein?
Ja Dienststelle zustÀndig: [Elektronische Post weiterlei-ten]
Nein Dienststelle nicht zustÀndig: [ZustÀndige Dienststelle bekannt?]
Dienststelle ZustÀndige Dienststelle bekannt? Ja ZustÀndige Dienststelle bekannt: [Weiterleiten an zustÀndige Stelle]
Nein ZustÀndige Dienststelle nicht bekannt: [Absender informieren und elektronische Post löschen]
Aufgabe 76: Funktionale Beschreibung âWeiterleiten an zustĂ€ndige Stelleâ
Objektname Weiterleiten an zustÀndige Stelle
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
FÀlschlich erhaltene elektronische Post wird an die zustÀndige Dienststelle weitergeleitet.
Aufgabe 77: Funktionale Beschreibung âElektronische Post löschenâ
Objektname Elektronische Post löschen Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die elektronische Post wird gelöscht.
9 Der Datenaustausch sowie die Schnittstellen zu Umsystemen wurden im Rahmen der detaillierteren Beschreibung der GE-
VER-Lösungsarchitektur [GEVER-LA] beschrieben. Diese Beschreibung muss mit der noch zu definierenden Transportplatt-form (Standarddienst), abgestimmt werden.
GV âGeschĂ€ftseingangâ: GTV âElektronische Post annehmen (E-Mail/E-Fax)â
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Aufgabe 78: Funktionale Beschreibung âElektronische Post weiterleitenâ
Objektname Elektronische Post weiter-leiten
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die elektronische Post wird via E-Mail-System an den federfĂŒhrenden Mitarbeiter weitergeleitet.
Aufgabe 79: Funktionale Beschreibung âAbsender informieren und elektronische Post löschenâ
Objektname Absender informieren und elektronische Post löschen
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Der Absender wird ĂŒber die Weiterleitung der elektronischen Post an die zustĂ€ndige Dienststelle informiert. Der Absender ist auch zu informieren, wenn die zustĂ€ndige Dienststelle nicht ermittelt werden konnte. Die einge-gangene elektronische Post wird gelöscht.
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: /GTV âInformationen entgegennehmenâ
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4 GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ
4.1 GTV âInformationen entgegennehmenâ
Abbildung 12: GTV âInformationen entgegennehmenâ
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: /GTV âInformationen entgegennehmenâ
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Aufgabe 80: Funktionale Beschreibung âPostverarbeitung festlegenâ
Objektname Postverarbeitung festle-gen
Objekttyp Manuell
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Je nach Art der erhaltenen Post wird die weitere Verarbeitung festgelegt.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Eingangspost Art Posteingang? Physische Post geöff-
net Physische Post geöffnet oder Elektronisch weiter-geleitete Post: [ZustĂ€ndigkeit prĂŒfen]
Elektronisch weiterge-leitete Post ZIP-File via E-Mail oder ZIP-File via BUS
ZIP-File via E-Mail oder ZIP-File via BUS: [eCH-0147 anwenden]
Physische Post unge-öffnet
Physische Post ungeöff-net: [Persönliche Post öffnen]
Aufgabe 81: Funktionale Beschreibung âPersönliche Post öffnenâ
Objektname Persönliche Post öffnen Objekttyp Manuell
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Persönliche, private und klassifizierte physische und elektronische Post wird direkt der adressierten Person zugestellt.
Service 13: Funktionale Beschreibung â[eCH0147] anwendenâ
Objektname [eCH0147] anwenden Objekttyp Service Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die im ZIP enthaltenen Dokumente, Anweisung und zusĂ€tzliche Informationen werden extrahiert und fĂŒr die Weiterbearbeitung aufbereitet. Der Absender erhĂ€lt vom Ăbermittlungssystem eine Quittierung der Zustellung.
Business Rules Keine
Aufgabe 82: Funktionale Beschreibung âZustĂ€ndigkeit prĂŒfenâ
Objektname ZustĂ€ndigkeit prĂŒfen Objekttyp Manuell Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob der adressierte Mitarbeiter fĂŒr die FederfĂŒhrung der zu verarbeitenden Information zustĂ€ndig ist. Ist dies nicht der Fall, klĂ€rt er ab, wer dafĂŒr zustĂ€ndig ist.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Adressat Persönlich zustÀndig? Ja Persönlich zustÀndig:
[GeschĂ€ftsrelevanz prĂŒfen]
Nein Nicht persönlich zustÀndig: [Weiterleiten an zustÀndigen Mitarbeiter]
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: /GTV âInformationen entgegennehmenâ
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Aufgabe 83: Funktionale Beschreibung âWeiterleiten an zustĂ€ndigen Mitarbeiterâ
Objektname Weiterleiten an zustÀndi-gen Mitarbeiter
Objekttyp Manuell
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Ist der EmpfÀnger nicht in der Lage, die an ihn adressierte Information weiterzuverarbeiten, leitet er sie an den zustÀndigen Mitarbeiter weiter.
Aufgabe 84: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsrelevanz prĂŒfenâ
Objektname GeschĂ€ftsrelevanz prĂŒfen Objekttyp Manuell Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die GeschĂ€ftsrelevanz von Informationen richtet sich nach der zugrunde liegenden Aufgabe und dem Bearbei-tungsinteresse. GeschĂ€ftsrelevant sind Dokumente und Informationen, die zur Nachvollziehbarkeit des Ge-schĂ€ftsverlaufs unverzichtbar sind, d.h. Informationen, die wĂ€hrend der GeschĂ€ftsbearbeitung empfangen, bearbeitet und kommuniziert werden, sowie entsprechende Bearbeitungsinformationen sind grundsĂ€tzlich ge-schĂ€ftsrelevant. In der Negativliste werden alle Informationen aufgelistet, die nicht geschĂ€ftsrelevant sind. Die Liste wird dem BAR zur Genehmigung vorgelegt.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Postinhalt GeschÀftsrelevant? Ja GeschÀftsrelevant:
[Vorhandensein Dossier prĂŒfen]
Nein Nicht geschÀftsrelevant: Information entgegenge-nommen
Aufgabe 85: Funktionale Beschreibung âVorhandensein Dossier prĂŒfenâ
Objektname Vorhandensein Dossier prĂŒfen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Ăber die Suche oder Navigation im Ordnungssystem wird das Zieldossier gesucht und selektiert. Business Rules
Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Ordnungssystem Dossier vorhanden und nicht
geschlossen? Ja Dossier vorhanden und nicht
geschlossen: [Informationsverarbeitung definieren]
Nein Dossier nicht vorhanden oder geschlossen: [Dossier bewirtschaften]
Teilprozess 3: Funktionale Beschreibung âDossier bewirtschaftenâ
Objektname Dossier-Bewirtschaftung Objekttyp Teilprozess
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: /GTV âInformationen entgegennehmenâ
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Aufgabe 86: Funktionale Beschreibung âInformationsverarbeitung definierenâ
Objektname Informationsverarbeitung definieren
Objekttyp Manuell
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Je nach Art des InformationstrĂ€gers wird die Information unterschiedlich weiterbearbeitet. GeschĂ€ftsregel âInformationsverarbeitung definierenâ anwenden.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis InformationstrÀger Art InformationstrÀger? E-Mail/E-Fax E-Mail/E-Fax:
[Bestehendes GeschÀft?] Physisch nicht scanbar oder elektronisch
Physisch nicht scanbar oder elektronisch: [Informationen im System festhalten]
Physisch und scanbar
Physisch und scanbar: [Post scannen und vorre-gistrieren]
eCH0147 eCH0147: [Dokumente im GEVER-System vorregistrieren]
Vorhandene GeschÀfte Bestehendes GeschÀft? Ja Bestehendes GeschÀft: [Sicherheit Information gewÀhrleisten]
Nein Kein bestehendes Ge-schÀft: Information entgegenge-nommen
Aufgabe 87: Funktionale Beschreibung âInformationen im System festhaltenâ
Objektname Informationen im System festhalten
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Gewisse Informationen werden auf keinem weiterverarbeitbaren Medium transportiert (Videokonferenzen, Telefonate oder auch SMS). Auch solche Informationen können geschĂ€ftsrelevant sein. Ist dies der Fall, sind sie im GEVER-System festzuhalten. ZuzĂŒglich zur eigentlichen Information sind die entsprechenden Metadaten zu bilden, damit der Bezug zum entsprechenden GeschĂ€ft gewĂ€hrleistet ist. Ist kein PrimĂ€rinhalt vorhanden (z.B. nach einem Telefonat) ist eine Notiz zu erstellen, die den geschĂ€ftsrelevanten Sachinhalt widergibt, die im GEVER-System abgelegt und mit Metadaten erschlossen wird. Handelt es sich um physische, aber nicht scannbare Informationen, sind im GEVER-System ebenfalls die Me-tadaten zu erfassen. Insbesondere ist der Ablageort der physischen Dokumente zu erfassen. Die elektronischen Dateien sind im GEVER-System durch Drag und Drop (E-Mail) oder durch eine adĂ€quate Funktion abzulegen. Auch besteht die Möglichkeit, via "Erstzuteilung" elektronische Daten weiterzuleiten.
Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefĂŒllt. Wenn beim Attribut _Physisch_vorhanden der Wert âJaâ eingetragen ist, dann darf das Attribut _Standort nicht leer sein.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Vorhandene GeschÀfte Bestehendes GeschÀft? Ja Bestehendes GeschÀft:
[Sicherheit Information gewÀhrleisten]
Nein Kein bestehendes GeschÀft: Information entgegengenommen
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: /GTV âInformationen entgegennehmenâ
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Teilprozess 4: Funktionale Beschreibung âPost scannen und vorregistrierenâ
Objektname Post scannen und vorre-gistrieren
Objekttyp Teilprozess
Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Vorhandene GeschÀfte Bestehendes GeschÀft? Ja Bestehendes GeschÀft: [Sicherheit Information gewÀhrleisten]
Nein Kein bestehendes GeschÀft: Information entgegengenommen
Aufgabe 88: Funktionale Beschreibung âDokumente im GEVER-System vorregistrierenâ
Objektname Dokumente im GEVER-System vorregistrieren
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Im Postkorb werden die einzelnen Dateien mit Metadaten versehen und dem federfĂŒhrenden Mitarbeiter mit der AktivitĂ€t "Erstzuweisung" zugeteilt. Nach Möglichkeit findet in diesem Schritt bereits die Registrierung statt
Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefĂŒllt. GeschĂ€ftsregel âVorregistrierungâ anwenden.
Aufgabe 89: Funktionale Beschreibung âSicherheit Information gewĂ€hrleistenâ
Objektname Sicherheit Information gewÀhrleisten
Objekttyp Manuell
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die Information wird bezĂŒglich Sicherheitsrelevanz und ggf. der korrekten Einstufung des Schutzniveaus ĂŒber-prĂŒft. GeschĂ€ftsregel âSicherheit Information gewĂ€hrleistenâ anwenden.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Schutzniveau Neueinstufung Schutzniveau notwendig?
Ja Neueinstufung Schutzni-veau notwendig: [Neueinstufung Schutzni-veau vornehmen]
Nein Neueinstufung Schutzni-veau nicht notwendig: [Dokument registrieren]
Teilprozess 5: Funktionale Beschreibung âNeueinstufung Schutzniveau vornehmenâ
Objektname Neueinstufung Schutzni-veau vornehmen
Objekttyp Teilprozess
Aufgabe 90: Funktionale Beschreibung âDokument registrierenâ
Objektname Dokument registrieren Objekttyp Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Das Dokument wird einem Dossier resp. Subdossier zugeordnet und mit den notwendigen Metadaten verse-hen. Liegt eine digitale Signatur vor, wird diese in den Metadaten des Dokuments (_Bemerkung) eingetragen (PrĂŒfstelle, PrĂŒfdatum und PrĂŒfungsergebnis usw.). E-Mails und E-Fax können via Drag und Drop oder adĂ€quate Funktion ins Dossier ĂŒbernommen werden.
Business Rules Die Sicherheit der Information ist nicht höher eingestuft als die Zugriffssicherheit des bestehenden GeschÀfts.
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: /GTV âInformationen entgegennehmenâ
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4.1.1 GTV âNeueinstufung Schutzniveau vornehmenâ
Abbildung 13: GTV âNeueinstufung Schutzniveau vornehmenâ
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: /GTV âInformationen entgegennehmenâ
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Aufgabe 91: Funktionale Beschreibung âMutation Schutzniveau auslösenâ
Objektname Mutation Schutzniveau auslösen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Entspricht das Schutzniveau des Dossiers resp. Subdossiers nicht der Anforderung des Dokuments, wird eine Mutation ausgelöst.
Business Rules Der Eingang ist als geschĂ€ftsrelevant eingestuft. Die Zugehörigkeit zu einem Dossier resp. Subdossier ist geprĂŒft und die Sicherheit des Dokuments entspricht nicht dem Schutzniveau des Dossiers resp. Subdossier.
Aufgabe 92: Funktionale Beschreibung âSchutzniveau anpassenâ
Objektname Schutzniveau anpassen Objekttyp Benutzer Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung
Durch die Anpassung erhalten alle Dokumente des Dossiers resp. Subdossiers das neue Schutzniveau. Business Rules Der Registrator verfĂŒgt ĂŒber die notwendigen Rechte zur Anpassung des Schutzniveaus.
Aufgabe 93: Funktionale Beschreibung âKorrektur prĂŒfenâ
Objektname Korrektur prĂŒfen Objekttyp Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Der Mitarbeiter ĂŒberprĂŒft das Schutzniveau und registriert bei korrekter Umsetzung das Dokument. Business Rules
Keine
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ft annehmen und vorbereitenâ
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4.2 GTV âGeschĂ€ft annehmen und vorbereitenâ
Abbildung 14: GTV âGeschĂ€ft annehmen und vorbereitenâ
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ft annehmen und vorbereitenâ
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Aufgabe 94: Funktionale Beschreibung âDossierstruktur ermittelnâ
Objektname Dossierstruktur ermitteln Objekttyp Manuell Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Der federfĂŒhrende Mitarbeiter ermittelt die Dossierstruktur Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dossierstruktur Dossierstruktur vorhanden? Ja Dossierstruktur vorhanden:
[Vorhandene Dossierstruktur wÀhlen]
Nein Dossierstruktur nicht vorhan-den: [Dossierstruktur definieren]
Aufgabe 95: Funktionale Beschreibung âDossierstruktur definierenâ
Objektname Dossierstruktur definieren Objekttyp Manuell
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der federfĂŒhrende Mitarbeiter definiert die Dossierstruktur anhand von Subdossiers. Dabei gilt es zu beachten, welche Zusatzkomponenten fĂŒr die Subdossiers zu verwenden sind.
Aufgabe 96: Funktionale Beschreibung âVorhandene Dossierstruktur wĂ€hlenâ
Objektname Vorhandene Dossierstruk-tur wÀhlen
Objekttyp Manuell
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Aufgrund der GeschÀftsart wird aus einem Katalog eine vordefinierte Dossierstruktur ausgewÀhlt.
Aufgabe 97: Funktionale Beschreibung âVorgabewerte (Metadaten) prĂŒfenâ
Objektname Vorgabewerte (Metadaten) prĂŒfen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die vorgegebenen Metadaten (Ordnungsposition, Zusatzkomponente, Dossier) werden auf Korrektheit und VollstĂ€ndigkeit geprĂŒft. Falls nötig, sind Anpassungen vorzunehmen.
Business Rules
Keine
Aufgabe 98: Funktionale Beschreibung âDossier bestellenâ
Objektname Dossier bestellen Objekttyp Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der federfĂŒhrende Mitarbeiter bestellt beim Registrator ein Dossier und definiert die Ordnungsposition sowie die Zusatzkomponente.
Business Rules
Die Sicherheitseinstufung wurde korrekt durchgefĂŒhrt.
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ft annehmen und vorbereitenâ
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Systemfunktion 3: Funktionale Beschreibung â_Suche_Rubrikâ
Systemfunktion _Suche_Rubrik Funktionsbeschreibung der Systemfunktion
Eingabe der Rubrik oder Navigation im OS bis zur gewĂŒnschten Rubrik; Auswahl der Rubrik und Ăbernahme der definierten Metadaten auf das Formular âDossierbestellungâ
Systemfunktion 4: Funktionale Beschreibung â_Dossierbestellungâ
Systemfunktion _Dossierbestellung
Funktionsbeschreibung der Systemfunktion
Ăbermittlung des Formulars âDossierbestellungâ vom Mitarbeiter zum zustĂ€ndigen Registrator in Form der AktivitĂ€t âDossierbestellungâ.
Teilprozess 6: Funktionale Beschreibung âDossier bewirtschaftenâ
Objektname Dossier bewirtschaften Objekttyp Teilprozess
Aufgabe 99: Funktionale Beschreibung âVorhandene Informationen ablegenâ
Objektname Vorhandene Informationen ablegen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die via Vorregistrierung, externes Speichermedium oder per E-Mail zugewiesene Information wird im Dossier abgelegt. Dies geschieht durch das Hochladen der Datei in das Zieldossier im GEVER-System oder Abarbeiten der AktivitĂ€t âErstzuteilungâ.
Business Rules Die AktivitĂ€t Erstzuteilung kann erst abgeschlossen werden, wenn die Registrierung stattgefunden hat. Adressen, die wĂ€hrend der Vorregistrierung erfasst wurden, werden dem GeschĂ€ftsvorfall zugeordnet und können fĂŒr die weitere GeschĂ€ftsbearbeitung genutzt werden. Besteht das Dokument bereits im GEVER-System (wenn Dateiname identisch), wird ein entsprechender Hin-weis eingeblendet und die Möglichkeit angeboten, eine neue Version des Dokuments zu erstellen oder das Dokument unter einem neuen Namen zu speichern.
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ft annehmen und vorbereitenâ
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4.2.1 GTV âDossier bewirtschaftenâ
Abbildung 15: GTV âDossier bewirtschaftenâ
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ft annehmen und vorbereitenâ
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Aufgabe 100: Funktionale Beschreibung âAntrag prĂŒfenâ
Objektname Antrag prĂŒfen Objekttyp Manuell Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Der Antrag wird geprĂŒft. Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Antrag Art des Antrags? Dossier-Bestellung Dossier-Bestellung: [GeschÀft bestehend?]
Antrag Wiederer-öffnung Dossier
Antrag Wiedereröffnung Dossier: [Wiedereröffnung Dossier berechtigt?]
Antrag Dos-sier/Subdossier oder Dokumente zusammenlegen
Antrag Dossier/Subdossier oder Dokumente zusam-menlegen: [Dossier/Subdossier oder Dokumente selektieren]
Bestehende GeschÀfte GeschÀft bestehend? Ja GeschÀft bestehend: [Antragssteller informie-ren]
Nein GeschĂ€ft nicht bestehend: [Dossier mit Bandnummer gewĂŒnscht?]
Antrag Dossier mit Bandnummer gewĂŒnscht?
Bestehende Struk-tur ĂŒbernehmen
Bestehende Struktur ĂŒbernehmen: [Bestehende Struktur ĂŒbernehmen]
Neues Dossier ohne Bandnummer
Neues Dossier ohne Bandnummer: [Neues Dossier eröffnen]
Neues Dossier mit Bandnummer
Neues Dossier mit Band-nummer: [Neues Dossier mit Band-nummer eröffnen]
Antrag Wiedereröffnung Dossier berechtigt?
Ja Wiedereröffnung Dossier berechtigt [Dossier wiedereröffnen]
Nein Wiedereröffnung Dossier nicht berechtigt: [Folge-dossier eröffnen]
Aufgabe 101: Funktionale Beschreibung âAntragssteller informierenâ
Objektname Antragssteller informieren Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Der federfĂŒhrende Mitarbeiter erhĂ€lt die Information, dass das Dossier bereits besteht und wo es sich befindet.
Business Rules Keine
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ft annehmen und vorbereitenâ
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Aufgabe 102: Funktionale Beschreibung âBestehende Struktur ĂŒbernehmenâ
Objektname Bestehende Struktur ĂŒber-nehmen
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Ist die gewĂŒnschte Dossierstruktur vorhanden, eröffnet der Registrator ein neues Dossier. Business Rules Vorgaben Dossierbildung auf Stufe Rubrik: Eine Zusatzkomponente darf unter einer Rubrik nur einmal vor-kommen. Beim Vordossier darf das Nachdossier nur eingetragen werden, wenn der Status des Vordossiers nicht abgeschlossen oder aktiviert ist.
Aufgabe 103: Funktionale Beschreibung âNeues Dossier eröffnenâ
Objektname Neues Dossier eröffnen Objekttyp Benutzer Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung
Sind alle Voraussetzungen gegeben, eröffnet der Registrator ein Dossier. Business Rules Vorgaben Dossierbildung auf Stufe Rubrik: Eine Zusatzkomponente darf unter einer Rubrik nur einmal vor-kommen. Beim Vordossier darf das Nachdossier nur eingetragen werden, wenn der Status des Vordossiers nicht abgeschlossen oder aktiviert ist.
Aufgabe 104: Funktionale Beschreibung âNeues Dossier mit Bandnummer eröffnenâ
Objektname Neues Dossier mit Band-nummer eröffnen
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Sind alle Voraussetzungen gegeben, wird auf dem Dossier die Funktion âneues Dossier erstellenâ ausgewĂ€hlt und das neue Dossier mit der neuen Bandnummer erstellt. SĂ€mtliche nicht abgeschlossenen Subdossiers und die darin enthaltenen Dokumente werden in das neue Dossier ĂŒbernommen. Anschliessend wird das alte Dos-sier abgeschlossen.
Business Rules Das Dossier mit Bandnummer ist vorhanden. Das Nachdossier ist im alten Band eingetragen. Das Vordossier ist im neuen Band eingetragen.
Aufgabe 105: Funktionale Beschreibung âDossier wiedereröffnenâ
Objektname Dossier wiedereröffnen Objekttyp Benutzer Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Wird der Antrag auf Wiedereröffnung des Dossiers vom Registrator gutgeheissen, setzt er den Status des Dossiers im GEVER-System von âAbgeschlossenâ auf âin Bearbeitungâ.
Business Rules
Die Aufbewahrungsfrist ist nicht erreicht. Das abgeschlossene Dossier ist noch nicht archiviert.
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ft annehmen und vorbereitenâ
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Aufgabe 106: Funktionale Beschreibung âFolgedossier eröffnenâ
Objektname Folgedossier eröffnen Objekttyp Benutzer Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Wird der Antrag auf Wiedereröffnung vom Registrator abgelehnt, eröffnet er ein Folgedossier. Business Rules
Die Aufbewahrungsfrist ist erreicht. Das abgeschlossene Dossier ist archiviert.
Aufgabe 107: Funktionale Beschreibung âVerweis auf Vor- und Folgedossier erfassenâ
Objektname Verweis auf Vor- und Fol-gedossier erfassen
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Im neuen Dossier wird das Vordossier eingetragen. Im noch nicht archivierten Vordossier wird das neue auto-matisch Dossier als Nachdossier eingetragen.
Business Rules Das abgeschlossene Dossier ist noch nicht archiviert. Das neue Dossier ist erstellt.
Aufgabe 108: Funktionale Beschreibung âDossier ĂŒbergebenâ
Objektname Dossier ĂŒbergeben Objekttyp Benutzer Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung
Das Dossier wird zur Nutzung ĂŒbergeben. Business Rules Keine
Teilprozess 7: Funktionale Beschreibung âSchutzgruppe verwaltenâ
Objektname Schutzgruppe verwalten Objekttyp Teilprozess
Aufgabe 109: Funktionale Beschreibung âDossier annehmen und fĂŒhrenâ
Objektname Dossier annehmen und fĂŒhren
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Der federfĂŒhrende Mitarbeiter erhĂ€lt das Dossier zur Nutzung und FĂŒhrung und ist somit fĂŒr den Ausbau der Dossierstruktur, die VollstĂ€ndigkeit der Informationen sowie der Korrektheit der hinterlegten generischen Meta-daten verantwortlich. AllfĂ€llige Ănderungen an den generischen Metadaten sind mit der Registratur abzuspre-chen.
Business Rules Keine
Teilprozess 8: Funktionale Beschreibung âBerechtigung vergebenâ
Objektname Berechtigung vergeben Objekttyp Teilprozess
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ft annehmen und vorbereitenâ
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Aufgabe 110: Funktionale Beschreibung âDossier/Subdossier oder Dokumente selektierenâ
Objektname Dossier/Subdossier oder Dokumente selektieren
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Die gemĂ€ss Antrag zur Zusammenlegung gewĂŒnschten Dossiers/Subdossiers oder Dokumente werden selek-tiert.
Business Rules Das Dossier ist nicht abgeschlossen oder archiviert.
Aufgabe 111: Funktionale Beschreibung âZielort selektierenâ
Objektname Zielort selektieren Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Ăber die Suche oder Navigation im Ordnungssystem wird der Zielort gesucht und selektiert.
Business Rules Keine
Aufgabe 112: Funktionale Beschreibung âDossier/Subdossier oder Dokument umregistrierenâ
Objektname Dossier/Subdossier oder Dokument umregistrieren
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Die von der Umregistrierung betroffenen Dossiers/Subdossiers sowie die darin enthaltenen Dokumente erhal-ten ein neues Aktenzeichen. Dieser Vorgang wird protokolliert und das vorherige Aktenzeichen wird festgehal-ten. Die Umregistrierung ist nur möglich, wenn das Dossier noch nicht archiviert ist.
Business Rules
Keine
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsfallabwicklung planenâ
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4.3 GTV âGeschĂ€ftsfallabwicklung planenâ
Abbildung 16: GTV âGeschĂ€ftsfallabwicklung planenâ
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsfallabwicklung planenâ
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Aufgabe 113: Funktionale Beschreibung âAbwicklung GeschĂ€ftsfall planenâ
Objektname Abwicklung GeschÀftsfall planen
Objekttyp Manuell
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Geplant wird, in welcher Form der GeschÀftsfall abzuwickeln ist: Formell anhand von GeschÀftsvorfÀllen mit vordefinierten Prozessen oder durch das Zusammenstellen von AktivitÀten inklusive der Erstellung von Dateien oder die direkte Erstellung von Dateien in Dossiers oder Subdossiers.
Aufgabe 114: Funktionale Beschreibung âNotwendigkeit Subdossier prĂŒfenâ
Objektname Notwendigkeit Subdossier prĂŒfen
Objekttyp Manuell
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
GeprĂŒft wird, ob die bestehende Subdossierstruktur ausreichend ist. Parameter Bedingung Wert Ergebnis Subdossierstruktur Neues Subdossier notwendig? Ja Neues Subdossier notwen-
dig: [Subdossier erstellen]
Nein Kein neues Subdossier not-wendig: [Notwendigkeit GeschĂ€ftsvor-fall prĂŒfen]
Aufgabe 115: Funktionale Beschreibung âSubdossier erstellenâ
Objektname Subdossier erstellen Objekttyp Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Das Subdossier wird unter BerĂŒcksichtigung der Vorgaben im Amt erstellt (z.B. Zusatzkomponente). Business Rules Vorgaben Subdossierbildung auf Stufe Dossier: Eine Zusatzkomponente darf unter einem Dossier nur einmal vorkommen.
Teilprozess 9: Funktionale Beschreibung âBerechtigungen einrichten und verwaltenâ
Objektname Berechtigungen einrichten und verwalten
Objekttyp Teilprozess
Aufgabe 116: Funktionale Beschreibung âNotwendigkeit GeschĂ€ftsvorfall prĂŒfenâ
Objektname Notwendigkeit GeschĂ€fts-vorfall prĂŒfen
Objekttyp Manuell
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob die Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern nötig; die Abwicklung des GeschĂ€ftsvorfalls steuerbar; eine GeschĂ€ftskontrolle notwendig; die Abwicklung des GeschĂ€ftsvorfalls vorgegeben ist.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Prozessdefinition Prozess notwendig? Ja Prozess notwendig: [GeschÀftsvorfall definieren/bearbeiten]
Nein Prozess nicht notwendig: GeschÀftsfallabwicklung geplant [ohne Prozess]
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsfallabwicklung planenâ
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Teilprozess 10: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsvorfall definieren/bearbeitenâ
Objektname GeschÀftsvorfall definie-ren/bearbeiten
Objekttyp Teilprozess
Aufgabe 117: Funktionale Beschreibung âFederfĂŒhrung prĂŒfenâ
Objektname FederfĂŒhrung prĂŒfen Objekttyp Manuell
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob der federfĂŒhrende Mitarbeiter zur Abwicklung des GeschĂ€ftsvorfalls federfĂŒhrend bleibt, um die Kontrolle und Steuerung des GeschĂ€ftsvorfalls zu behalten.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis
FederfĂŒhrung GeschĂ€ftsvorfall FederfĂŒhrung behalten? Ja FederfĂŒhrung behalten: GeschĂ€ftsfallabwicklung geplant [mit Prozess]
Nein FederfĂŒhrung nicht behalten: [FederfĂŒhrung delegieren]
Aufgabe 118: Funktionale Beschreibung âFederfĂŒhrung delegierenâ
Objektname FederfĂŒhrung delegieren Objekttyp Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Der aktuelle federfĂŒhrende Mitarbeiter (Ersteller GeschĂ€ftsvorfall) wird durch den neuen Benutzer/Rolle/Stelle im GeschĂ€ftsvorfall ĂŒberschrieben.
Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefĂŒllt.
Ereignis 3: Funktionale Beschreibung âNotifikation_FederfĂŒhrungâ
Objektname Notifikation_FederfĂŒhrung Objekttyp Beschreibung Zwischenereignis: Notifikation
Das GEVER-System informiert: â"Name, Vorname" bittet Sie, die FederfĂŒh-rung fĂŒr den GeschĂ€ftsvorfall zu ĂŒbernehmen. Bitte bestĂ€tigen Sie die An-nahme der FederfĂŒhrung durch das DrĂŒcken des Buttons "Ăbernahme der FederfĂŒhrung".â
Aufgabe 119: Funktionale Beschreibung âĂbernahme FederfĂŒhrung prĂŒfenâ
Objektname Ăbernahme FederfĂŒhrung prĂŒfen
Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die vom Initiator ausgewĂ€hlte Person kann die FederfĂŒhrung fĂŒr den GeschĂ€ftsvorfall annehmen oder ableh-nen. Bei Annahme wird die formelle und inhaltliche Verantwortung ĂŒbertragen. Der bisherige federfĂŒhrende Mitarbeiter wird zum Auftraggeber und der Auftragnehmer wird zum federfĂŒhrenden Mitarbeiter. Business Rules
Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis FederfĂŒhrung GeschĂ€ftsvorfall FederfĂŒhrung annehmen? Ja FederfĂŒhrung annehmen:
[FederfĂŒhrung annehmen]
Nein FederfĂŒhrung ablehnen: [FederfĂŒhrung prĂŒfen]
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsfallabwicklung planenâ
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Aufgabe 120: Funktionale Beschreibung âFederfĂŒhrung annehmenâ
Objektname FederfĂŒhrung annehmen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der Benutzer bestĂ€tigt die Ăbernahme der FederfĂŒhrung und ist fĂŒr die termingerechte Erledigung des Ge-schĂ€ftsvorfalls verantwortlich.
Business Rules
Ăbergabe der "FederfĂŒhrung" an den aktuellen Benutzer.
Aufgabe 121: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsvorfall prĂŒfen/ergĂ€nzenâ
Objektname GeschĂ€ftsvorfall prĂŒ-fen/ergĂ€nzen
Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der GeschĂ€ftsvorfall wird auf Korrektheit und VollstĂ€ndigkeit geprĂŒft: Sind alle Beteiligten in der richtigen Rei-henfolge aufgefĂŒhrt? Ist die angefĂŒgte Dokumentation vollstĂ€ndig und aktuell? Sind die Fristen eingehalten?
Business Rules Keine
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsfallabwicklung planenâ
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4.3.1 GTV âGeschĂ€ftsvorfall definieren/bearbeitenâ
Abbildung 17: GTV âGeschĂ€ftsvorfall definieren/bearbeitenâ
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsfallabwicklung planenâ
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Aufgabe 122: Funktionale Beschreibung âArt der Bearbeitung bestimmenâ
Objektname Art der Bearbeitung bestimmen
Objekttyp Manuell
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die Art der Bearbeitung des GeschÀftsvorfalls ist zu bestimmen. Parameter Bedingung Wert Ergebnis
GeschÀftsvorfall Art der Bearbeitung? Neuer Ge-schÀftsvorfall definieren
Neuer GeschÀftsvorfall definieren: [GeschÀftsvor-fall erstellen]
GeschÀftsvorfall Àndern
GeschÀftsvorfall Àndern: [GeschÀftsvorfall Àndern]
GeschÀftsvorfall wird nicht benö-tigt
GeschÀftsvorfall wird nicht benötigt: [GeschÀftsvorfall löschen]
GeschÀftsvorfall wird abgebro-chen
GeschÀftsvorfall wird abgebrochen: [GeschÀftsvorfall abbre-chen]
Aufgabe 123: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsvorfall erstellenâ
Objektname GeschÀftsvorfall erstellen Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Im Dossier/Subdossier wird ein GeschĂ€ftsvorfall erstellt und mit den notwendigen Merkmalen wie Bearbei-tungsfrist und GeschĂ€ftsvorfallbeschreibung versehen.
Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefĂŒllt.
Aufgabe 124: Funktionale Beschreibung âVorhandensein vordefinierter Prozess prĂŒfenâ
Objektname Vorhandensein vordefinier-ter Prozess prĂŒfen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob der gewĂŒnschte Prozess in der Auswahl der vordefinierten Prozesse aufgefĂŒhrt ist. Business Rules
Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Prozess Prozess vorhanden? Ja Prozess vorhanden:
[Definierten Prozess aus-wÀhlen]
Nein Prozess nicht vorhanden: [AktivitÀten festlegen]
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsfallabwicklung planenâ
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Aufgabe 125: Funktionale Beschreibung âDefinierten Prozess auswĂ€hlenâ
Objektname Definierten Prozess aus-wÀhlen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der benötigte Prozess wird aus der Liste selektiert und allenfalls angepasst.
Business Rules Keine
Teilprozess 11: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€ten festlegenâ
Objektname AktivitÀten festlegen Objekttyp Teilprozess
Teilprozess 12: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€ten festlegenâ
Objektname AktivitÀten festlegen Objekttyp Teilprozess
Aufgabe 126: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€ten löschenâ
Objektname AktivitĂ€ten löschen Objekttyp Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die AktivitÀt wird aus dem vordefinierten Prozess selektiert und gelöscht. Business Rules
Der Status der AktivitĂ€t darf nicht âAbgeschlossenâ oder âBegonnenâ sein. Vordefinierter Prozess ist vorhanden.
Aufgabe 127: Funktionale Beschreibung âWiederverwendung Prozess prĂŒfenâ
Objektname Wiederverwendung Pro-zess prĂŒfen
Objekttyp Manuell
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob der Prozess wiederverwendbar ist. Falls ja, wird er als Vorlage gespeichert. Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Prozess Prozess wiederverwenden? Ja Prozess wiederverwenden: [Prozess als Vorlage spei-chern]
Nein Prozess nicht wiederverwen-den: [GeschÀftsvorfall definiert]
Aufgabe 128: Funktionale Beschreibung âProzess als Vorlage speichernâ
Objektname Prozess als Vorlage spei-chern
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der definierte Prozess wird als Vorlage gespeichert.
Business Rules Keine
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsfallabwicklung planenâ
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Aufgabe 129: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsvorfall löschenâ
Objektname GeschĂ€ftsvorfall löschen Objekttyp Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Der GeschĂ€ftsvorfall wird selektiert und gelöscht. Business Rules GeschĂ€ftsregel âGeschĂ€ftsvorfall löschenâ anwenden.
Aufgabe 130: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsvorfall abbrechenâ
Objektname GeschÀftsvorfall abbre-chen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Der GeschĂ€ftsvorfall wird selektiert und abgebrochen. Business Rules GeschĂ€ftsregel âGeschĂ€ftsvorfall abbrechenâ anwenden.
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsfallabwicklung planenâ
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4.3.2 GTV âAktivitĂ€ten festlegenâ
Abbildung 18: GTV âAktivitĂ€ten festlegenâ
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsfallabwicklung planenâ
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Aufgabe 131: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€ten auswĂ€hlenâ
Objektname AktivitĂ€ten auswĂ€hlen Objekttyp Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die GeschĂ€ftsvorfallabwicklung wird anhand der zur VerfĂŒgung stehenden AktivitĂ€ten und der beteiligten Be-nutzer/Stellen festgelegt.
Business Rules AbhĂ€ngig von der erst gewĂ€hlten Art der AktivitĂ€t, verĂ€ndert sich die Auswahl der möglichen nachfolgenden AktivitĂ€ten. GeschĂ€ftsregel âMögliche AktivitĂ€tenâ anwenden.
Aufgabe 132: Funktionale Beschreibung âZur Bearbeitung auswĂ€hlenâ
Objektname Zur Bearbeitung auswÀh-len
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Diese AktivitĂ€t wird selektiert, wenn eine Stelle/Rolle oder Person ein oder mehrere Dokumente erstellen oder bearbeiten soll.
Business Rules
Die Pflichtfelder sind ausgefĂŒllt.
Aufgabe 133: Funktionale Beschreibung âZur Stellungnahme auswĂ€hlenâ
Objektname Zur Stellungnahme aus-wÀhlen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Diese AktivitÀt wird selektiert, um eine Stellungnahme zu einem oder mehreren Dokumenten zu erhalten. Eine Stellungnahme kann von mehreren Personen eingefordert werden. Es wird festgehalten, welche Stelle/Rolle oder Person zu welcher Version eines Dokuments Stellung genommen hat.
Business Rules
Die Pflichtfelder sind ausgefĂŒllt.
Aufgabe 134: Funktionale Beschreibung âZur Genehmigung auswĂ€hlenâ
Objektname Zur Genehmigung aus-wÀhlen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Diese AktivitĂ€t wird selektiert, wenn von einer Stelle/Rolle oder Person eine Genehmigung eines oder mehrerer Dokumente eingeholt werden muss.
Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefĂŒllt.
Aufgabe 135: Funktionale Beschreibung âZur Kenntnis auswĂ€hlenâ
Objektname Zur Kenntnis auswÀhlen Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Diese AktivitĂ€t wird selektiert, um Beteiligten Informationen zukommen zu lassen.
Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefĂŒllt.
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsfallabwicklung planenâ
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Aufgabe 136: Funktionale Beschreibung âZum Versand auswĂ€hlenâ
Objektname Zum Versand auswĂ€hlen Objekttyp Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Diese AktivitÀt wird selektiert, um festzuhalten, von wem ein Dokument oder eine E-Mail versendet werden soll. Business Rules
Die Pflichtfelder sind ausgefĂŒllt.
Aufgabe 137: Funktionale Beschreibung âZum Visieren auswĂ€hlenâ
Objektname Zum Visieren auswĂ€hlen Objekttyp Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Diese AktivitĂ€t wird selektiert, wenn vor einer Genehmigung eines Dokuments ein Visum von einer weiteren Stelle eingeholt werden soll.
Business Rules
Die Pflichtfelder sind ausgefĂŒllt.
Aufgabe 138: Funktionale Beschreibung âExterne Bearbeitung auswĂ€hlenâ
Objektname Externe Bearbeitung aus-wÀhlen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Diese AktivitĂ€t wird selektiert, wenn eine externe Stelle ein Dokument erstellen oder bearbeiten soll und diese Information fĂŒr die Steuerung des GeschĂ€ftsvorfalls notwendig ist.
Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefĂŒllt.
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsvorfall abwickelnâ
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4.4 GTV âGeschĂ€ftsvorfall abwickelnâ
Abbildung 19: GTV âGeschĂ€ftsvorfall abwickelnâ
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsvorfall abwickelnâ
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Aufgabe 139: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€t empfangenâ
Objektname AktivitĂ€t empfangen Objekttyp Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Dem EmpfÀnger wird die zugewiesene AktivitÀt im Arbeitsvorrat angezeigt. Business Rules
Keine
Ereignis 4: Funktionale Beschreibung âNotifikation_AktivitĂ€t_erhaltenâ
Objektname Notifikation_AktivitÀt_er- halten
Objekttyp Ereignis
Beschreibung Zwischenereignis: Notifikation Das GEVER-System informiert: âSie haben die AktivitĂ€t "AktivitĂ€t _Vorschreibung" erhalten.â
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Aufgabe 140: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€t prĂŒfenâ
Objektname AktivitĂ€t prĂŒfen Objekttyp Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Der EmpfĂ€nger prĂŒft die erhaltene AktivitĂ€t. Business Rules
Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis AktivitÀt AktivitÀt annehmen? Ja AktivitÀt annehmen:
[AktivitÀt annehmen] Nein: weiter-leiten
AktivitÀt weiterleiten: [AktivitÀt weiterleiten]
Nein: zu-rĂŒckweisen
AktivitĂ€t zurĂŒckweisen: [AktivitĂ€t zurĂŒckweisen]
Aufgabe 141: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€t annehmenâ
Objektname AktivitÀt annehmen Objekttyp Benutzer
Rolle EmpfĂ€nger einer AktivitĂ€t Funktionsweise und Beschreibung Der EmpfĂ€nger bestĂ€tigt die Ăbernahme der AktivitĂ€t durch eine entsprechende BestĂ€tigung (ohne Avisierung des federfĂŒhrenden Mitarbeiters).
Business Rules
Keine
Teilprozess 13: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€t bearbeitenâ
Objektname AktivitÀt bearbeiten Objekttyp Teilprozess
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsvorfall abwickelnâ
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Service 14: Funktionale Beschreibung âStatus AktivitĂ€tsbearbeitung ermittelnâ
Objektname Status AktivitÀtsbearbei-tung ermitteln
Objekttyp Service
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Mit dem Abschliessen der AktivitÀt ermittelt das GEVER-System den Status der AktivitÀtsbearbeitung im ge-samten GeschÀftsvorfall.
Business Rules Keine
Ereignis 5: Funktionale Beschreibung âNotifikation_Letzte_AktivitĂ€tâ
Objektname Notifikation_Letzte_AktivitÀt Objekttyp Ereignis
Beschreibung Zwischenereignis: Notifikation Das GEVER-System informiert: "Name, Vorname" hat die letzte AktivitĂ€t im GeschĂ€ftsvorfall abgeschlossen.â
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Aufgabe 142: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€t weiterleitenâ
Objektname AktivitÀt weiterleiten Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Ist der EmpfĂ€nger der AktivitĂ€t nicht zustĂ€ndig, weist er die AktivitĂ€t einem oder mehreren EmpfĂ€ngern zu. Der federfĂŒhrende Mitarbeiter wird ĂŒber die Weiterleitung informiert.
Business Rules Mit der Weiterleitung der AktivitĂ€t wird die bestehende AktivitĂ€t abgeschlossen und der Service â_AktivitĂ€t_Weiterleitenâ gestartet.
Systemfunktion 5: Funktionale Beschreibung â_AktivitĂ€t_Weiterleitenâ
Systemfunktion _AktivitÀt_Weiterleiten Funktionsbeschreibung der Systemfunktion
Basierend auf der AktivitÀt, auf der die Weiterleitung ausgelöst wird, wird eine neue AktivitÀt mit derselben Vorschreibung erstellt und die Notifika-tion "Notifikation_Weiterleitung" ausgelöst.
Ereignis 6: Funktionale Beschreibung âNotifikation_Weiterleitungâ
Objektname Notifikation_Weiterleitung Objekttyp Ereignis Beschreibung Zwischenereignis: Notifikation
Das GEVER-System informiert: âName, Vornameâ hat die ihm zugewiesene AktivitĂ€t an "Name, Vorname" weitergeleitet.â
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Aufgabe 143: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€t zurĂŒckweisenâ
Objektname AktivitĂ€t zurĂŒckweisen Objekttyp Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Ist der EmpfĂ€nger der AktivitĂ€t nicht zustĂ€ndig, weist er die AktivitĂ€t an den federfĂŒhrenden Mitarbeiter zurĂŒck. Business Rules Mit der ZurĂŒckweisung der AktivitĂ€t wird die bestehende AktivitĂ€t abgeschlossen und der Service â_AktivitĂ€t_ZurĂŒckweisenâ gestartet.
Systemfunktion 6: Funktionale Beschreibung â_AktivitĂ€t_ZurĂŒckweisenâ
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsvorfall abwickelnâ
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Systemfunktion _AktivitĂ€t_ZurĂŒckweisen Funktionsbeschreibung der Systemfunktion
Basierend auf der AktivitĂ€t, auf der die ZurĂŒckweisung ausgelöst wird, wird eine neue AktivitĂ€t mit derselben Vorschreibung erstellt und die Notifikation "Notifikation_ZurĂŒckweisung" ausgelöst.
Ereignis 7: Funktionale Beschreibung âNotifikation_ZurĂŒckweisenâ
Objektname Notifikation_ZurĂŒckweisen Objekttyp Ereignis
Beschreibung Zwischenereignis: Notifikation Das GEVER-System informiert: â"Name, Vorname" hat die ihm zugewiesene AktivitĂ€t zurĂŒckgewiesen.â
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Teilprozess 14: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsvorfall abschliessenâ
Objektname GeschÀftsvorfall ab-schliessen
Objekttyp Teilprozess
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsvorfall abwickelnâ
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4.4.1 GTV âAktivitĂ€ten bearbeitenâ
Abbildung 20: GTV âAktivitĂ€ten bearbeitenâ
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsvorfall abwickelnâ
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Aufgabe 144: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€tsbearbeitung startenâ
Objektname AktivitÀtsbearbeitung starten
Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der Mitarbeiter öffnet zur Bearbeitung die entsprechende AktivitÀt. Jede AktivitÀt bietet die Möglichkeit, zusÀtz-liche Dokumente einem GeschÀftsvorfall zuzuordnen. Ist eine AktivitÀt mehreren Benutzern zugewiesen, so wird sie demjenigen Akteur zugeteilt, der sie als Erstes öffnet.
Business Rules Die AktivitÀt wurde nicht weitergeleitet oder abgelehnt. Parameter Bedingung Wert Ergebnis
AktivitĂ€t Art der AktivitĂ€t? âZum Versandâ oder âZur externen Bearbeitungâ
[Dokument versenden]
âZur Bearbeitungâ [Dokument erstellen und bearbeiten]
ELSE [Dokument prĂŒfen]
Teilprozess 15: Funktionale Beschreibung âDokument versendenâ
Objektname Dokument versenden Objekttyp Teilprozess
Teilprozess 16: Funktionale Beschreibung âDokument erstellen und bearbeitenâ
Objektname Dokument erstellen und bearbeiten
Objekttyp Teilprozess
Aufgabe 145: Funktionale Beschreibung âDokument prĂŒfenâ
Objektname Dokument prĂŒfen Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Basierend auf der Art der AktivitÀt werden die benötigten Funktionen angeboten. Business Rules Keine
Parameter Bedingung Wert Ergebnis AktivitĂ€t Art der AktivitĂ€t? âZur Stellungnahmeâ Zur Stellungnahme:
[Stellungnahme verfassen]
âZur Genehmigungâ Zur Genehmigung: [Genehmigung erteilen?]
âZur Kenntnisnahmeâ Zur Kenntnisnahme: [Dokument zur Kenntnis nehmen]
âZum Visumâ Zum Visum: [Visum erteilen?]
AktivitÀt Genehmigung erteilen?
Ja Genehmigung erteilen: [Genehmigung erteilen]
Nein Genehmigung nicht erteilen: [Genehmigung ablehnen]
AktivitÀt Visum erteilen? Ja Visum erteilen: [Dokument visieren]
Nein Visum nicht erteilen: [Visum ablehnen]
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsvorfall abwickelnâ
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Aufgabe 146: Funktionale Beschreibung âStellungnahme verfassenâ
Objektname Stellungnahme verfassen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die AktivitĂ€t âzur Stellungnahmeâ wird gemĂ€ss den definierten Arbeitsschritten abgearbeitet. FĂŒr jedes Doku-ment wird eine Stellungnahme erstellt. Durch das Abschliessen der Stellungnahme wird eine neue Version jedes Dokuments erstellt. Die Stellungnahme ist im GeschĂ€ftsvorfall fĂŒr alle Beteiligten sichtbar und kann nicht mehr verĂ€ndert werden.
Business Rules
Keine
Aufgabe 147: Funktionale Beschreibung âGenehmigung erteilenâ
Objektname Genehmigung erteilen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die AktivitĂ€t âzur Genehmigungâ wird gemĂ€ss den definierten Arbeitsschritten abgearbeitet. FĂŒr jedes Doku-ment wird ein Genehmigungstext verfasst. Durch das Abschliessen der Genehmigung wird eine neue Version jedes Dokuments erstellt. Der Genehmigungstext ist im GeschĂ€ftsvorfall fĂŒr alle Beteiligten sichtbar und kann nicht mehr verĂ€ndert werden.
Business Rules Keine
Aufgabe 148: Funktionale Beschreibung âGenehmigung ablehnenâ
Objektname Genehmigung ablehnen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die AktivitĂ€t âzur Genehmigungâ wird gemĂ€ss den definierten Arbeitsschritten abgearbeitet. FĂŒr jedes Doku-ment wird ein Ablehnungstext verfasst. Durch das Abschliessen der AktivitĂ€t wird eine neue Version jedes Dokuments erstellt. Der Ablehnungstext ist im GeschĂ€ftsvorfall fĂŒr alle Beteiligten sichtbar und kann nicht mehr verĂ€ndert werden.
Business Rules Keine
Aufgabe 149: Funktionale Beschreibung âBegrĂŒndung Ablehnung Genehmigung erfassenâ
Objektname BegrĂŒndung Ablehnung Genehmigung erfassen
Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Wird das Dokument nach erfolgter PrĂŒfung nicht genehmigt, muss eine BegrĂŒndung zur Ablehnung verfasst werden.
Business Rules Die nicht genehmigten Dokumente werden in die Notifikation âGenehmigung abgelehnt ist erstelltâ eingebun-den. Notifikationstext: Die AktivitĂ€t âzur Genehmigungâ wurde durch den âBenutzerâ abgelehnt. Grund in BegrĂŒndungstext festhalten.
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsvorfall abwickelnâ
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Aufgabe 150: Funktionale Beschreibung âDokument zur Kenntnis nehmenâ
Objektname Dokument zur Kenntnis nehmen
Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die erhaltenen Dokumente können gelesen werden.
Business Rules Keine
Aufgabe 151: Funktionale Beschreibung âDokument visierenâ
Objektname Dokument visieren Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die AktivitĂ€t âzum Visierenâ wird gemĂ€ss den definierten Arbeitsschritten abgearbeitet. FĂŒr jedes Dokument wird eine Stellungnahme erstellt. Durch das Abschliessen der Stellungnahme wird eine neue Version jedes Dokuments erstellt. Die Stellungnahme ist im GeschĂ€ftsvorfall fĂŒr alle Beteiligten sichtbar und kann nicht mehr verĂ€ndert werden.
Business Rules Keine
Aufgabe 152: Funktionale Beschreibung âVisum ablehnenâ
Objektname Visum ablehnen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die AktivitĂ€t âzum Visierenâ wird gemĂ€ss den definierten Arbeitsschritten abgearbeitet. FĂŒr jedes Dokument wird eine Stellungnahme erstellt. Durch das Abschliessen der Stellungnahme wird eine neue Version jedes Dokuments erstellt. Die Stellungnahme ist im GeschĂ€ftsvorfall fĂŒr alle Beteiligten sichtbar und kann nicht mehr verĂ€ndert werden.
Business Rules Keine
Aufgabe 153: Funktionale Beschreibung âBegrĂŒndung Ablehnung Visum erfassenâ
Objektname BegrĂŒndung Ablehnung Visum erfassen
Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Wird das Visieren des Dokuments nach erfolgter PrĂŒfung abgelehnt, ist eine BegrĂŒndung zur Ablehnung zu verfassen.
Business Rules Die nicht visierten Dokumente werden in die Notifikation âVisum abgelehnt ist erstelltâ eingebunden. Notifikationstext: Die AktivitĂ€t âzum Visierenâ wurde durch âBenutzerâ abgelehnt. Grund in BegrĂŒndungstext festhalten.
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsvorfall abwickelnâ
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Aufgabe 154: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€t abschliessenâ
Objektname AktivitÀt abschliessen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Sind die mit der AktivitĂ€t verbundenen Arbeitsschritte erledigt, wird die AktivitĂ€t abgeschlossen. Business Rules Ist die letzte AktivitĂ€t im GeschĂ€ftsvorfall abgeschlossen, wird der federfĂŒhrende Mitarbeiter mit dem Service â_Notifikation_letzte_AktivitĂ€tâ benachrichtigt. SĂ€mtliche Arbeitsschritte in der AktivitĂ€t sind erledigt.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Ănderung an GeschĂ€ftsvorfall
notwendig? Ja Ănderung an GeschĂ€ftsvor-
fall notwendig: [AktivitĂ€t bearbeitet; Ănde-rung GeschĂ€ftsvorfall not-wendig]
Nein Ănderung an GeschĂ€ftsvor-fall nicht notwendig: [AktivitĂ€t bearbeitet]
Systemfunktion 7: Funktionale Beschreibung â_Notifikation_letzte_AktivitĂ€tâ
Service _Notifikation_letzte_AktivitÀt Funktionsbeschreibung des Systemfunktion
Der Mitarbeiter erhĂ€lt die Notifikation âAlle AktivitĂ€ten im GeschĂ€ftsvorfall sind erledigt. Möchten Sie GeschĂ€ftsvorfall anpassen oder abschlies-sen.â Link auf GeschĂ€ftsvorfall.
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsvorfall abwickelnâ
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4.4.2 GTV âGeschĂ€ftsvorfall abschliessenâ
Abbildung 21: GTV âGeschĂ€ftsvorfall abschliessenâ
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsvorfall abwickelnâ
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Aufgabe 155: Funktionale Beschreibung âVollstĂ€ndigkeit GeschĂ€ftsvorfall prĂŒfenâ
Objektname VollstĂ€ndigkeit GeschĂ€fts-vorfall prĂŒfen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob alle Aufgaben des GeschĂ€ftsvorfalls ausgefĂŒhrt und alle relevanten Dokumente vorhanden sind.
Business Rules Der Prozess âDokument erstellen und bearbeitenâ und/oder âDokument versendenâ wurde durchgefĂŒhrt. Alle Arbeiten eines GeschĂ€ftsvorfalls sind ausgefĂŒhrt.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis GeschÀftsvorfall GeschÀftsvorfall vollstÀndig? Ja GeschÀftsvorfall vollstÀndig:
[Metadaten prĂŒfen]
Nein GeschÀftsvorfall nicht voll-stÀndig: [AktivitÀten festlegen]
Teilprozess 17: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€ten festlegenâ
Objektname AktivitÀten festlegen Objekttyp Teilprozess
Aufgabe 156: Funktionale Beschreibung âMetadaten prĂŒfenâ
Objektname Metadaten prĂŒfen Objekttyp Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob alle Metadaten in der benötigten Form und QualitĂ€t vorhanden, die Anmerkungen und Bemer-kungen sprechend und vollstĂ€ndig sind und die enthaltenen Dokumente die richtigen Status besitzen.
Business Rules Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Metadaten Metadaten korrekt? Ja Metadaten korrekt: [Genehmigung relevanter Dokumente sicherstellen]
Nein Metadaten nicht korrekt: [Metadaten bereinigen]
Aufgabe 157: Funktionale Beschreibung âMetadaten bereinigenâ
Objektname Metadaten bereinigen Objekttyp Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Der notwendigen Anpassungen in den Metadaten werden vorgenommen. Business Rules
Keine
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsvorfall abwickelnâ
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Aufgabe 158: Funktionale Beschreibung âGenehmigung relevanter Dokumente sicherstellenâ
Objektname Genehmigung relevanter Dokumente sicherstellen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Bevor ein GeschĂ€ftsvorfall abgeschlossen werden kann, wird geprĂŒft, ob alle relevanten Dokumente genehmigt sind.
Business Rules
Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dokumente Relevante Dokumente geneh-
migt? Ja Relevante Dokumente ge-
nehmigt: [GeschÀftsvorfall schliessen]
Nein Relevante Dokumente nicht genehmigt: [AktivitÀten festlegen]
Teilprozess 18: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€ten festlegenâ
Objektname AktivitÀten festlegen Objekttyp Teilprozess
Aufgabe 159: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsvorfall schliessenâ
Objektname GeschÀftsvorfall schlies-sen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Der GeschĂ€ftsvorfall wird im GEVER-System auf den Status âAbgeschlossenâ gesetzt. Business Rules Keine
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âDokument erstellen und bearbeitenâ
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4.5 GTV âDokument erstellen und bearbeitenâ
Abbildung 22: GTV âDokument erstellen und bearbeitenâ
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âDokument erstellen und bearbeitenâ
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Aufgabe 160: Funktionale Beschreibung âDokumentbearbeitung festlegenâ
Objektname Dokumentbearbeitung festlegen
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob das Dokument in dieser Version bereits im GEVER-System vorhanden ist. Falls ja, wird das Dokument ĂŒberarbeitet.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Dokument Vorgehen? Bestehendes Dokument ĂŒber-arbeiten
Bestehendes Dokument ĂŒberarbeiten: [Metadaten ĂŒberarbeiten]
Neues Dokument in Dossier erstel-len
Neues Dokument in Dos-sier erstellen: [Zieldossier wÀhlen]
Neues Dokument ausserhalb Dos-sier erstellen
Neues Dokument ausser-halb Dossier erstellen: [Nutzung bestehender Vorlage prĂŒfen]
Aufgabe 161: Funktionale Beschreibung âMetadaten ĂŒberarbeitenâ
Objektname Metadaten ĂŒberarbeiten Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Die Metadaten des Dokuments werden geprĂŒft und allenfalls ergĂ€nzt. Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefĂŒllt.
Aufgabe 162: Funktionale Beschreibung âDokumenteninhalt ĂŒberarbeitenâ
Objektname Dokumenteninhalt ĂŒberar-beiten
Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Der Inhalt des Dokuments wird angepasst. Business Rules Keine
Aufgabe 163: Funktionale Beschreibung âZieldossier wĂ€hlenâ
Objektname Zieldossier wÀhlen Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Ăber die Suche oder Navigation im Ordnungssystem wird das Zieldossier gesucht und selektiert.
Business Rules Keine
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âDokument erstellen und bearbeitenâ
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Aufgabe 164: Funktionale Beschreibung âVorhandensein Subdossier prĂŒfenâ
Objektname Vorhandensein Subdossier prĂŒfen
Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob das Subdossier bereits im GEVER-System vorhanden ist. Falls nein, wird ein Subdossier erstellt.
Business Rules Keine
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Subdossierstruktur Subdossier notwendig? Ja Subdossier notwendig:
[Subdossier erstellen]
Nein Subdossier nicht notwendig: [Vorhandensein Dokument prĂŒfen]
Aufgabe 165: Funktionale Beschreibung âSubdossier erstellenâ
Objektname Subdossier erstellen Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Das Subdossier wird unter BerĂŒcksichtigung der Vorgaben im Amt (z.B. Zusatzkomponente) erstellt.
Business Rules Vorgaben Subdossierbildung auf Stufe Subdossier: Eine Zusatzkomponente darf unter einem Dossier nur ein-mal vorkommen.
Aufgabe 166: Funktionale Beschreibung âVorhandensein Dokument prĂŒfenâ
Objektname Vorhandensein Dokument prĂŒfen
Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung ĂberprĂŒft wird, ob das Dokument bereits ausserhalb des GEVER-Systems vorhanden ist. Business Rules
Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dokument Dokument vorhanden? Ja Dokument vorhanden:
[Elektronisches Dokument hochladen]
Nein Dokument nicht vorhanden: [Nutzung bestehender Vorla-ge prĂŒfen]
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âDokument erstellen und bearbeitenâ
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Aufgabe 167: Funktionale Beschreibung âElektronisches Dokument hochladenâ
Objektname Elektronisches Dokument hochladen
Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Im entsprechenden ZielgefÀss wird das bestehende Dokument hochgeladen.
Business Rules Das Dokument ist ausserhalb des GEVER-Systems vorhanden. Nur unterstĂŒtzte Formate werden importiert, d.h. Produkte der Schale 1 + 2 des [A029] ohne Containerformate und Datenbanken.
Systemfunktion 8: Funktionale Beschreibung â_Import_Dokument_Navigationâ
Systemfunktion _Import_Dokument_Navigation Funktionsbeschreibung der Systemfunktion
SĂ€mtliche verfĂŒgbaren Speicherorte werden fĂŒr die Auswahl des Spei-cherortes des Dokuments angezeigt. Die Suche des Dokuments oder die Navigation zum Speicherort wird unterstĂŒtzt.
Systemfunktion 9: Funktionale Beschreibung â_Import_Dokument_Importâ
Systemfunktion _Import_Dokument_Import Funktionsbeschreibung der Systemfunktion
Das selektierte Dokument (auch mehrere möglich) wird in den Zielort (Dossier/Subdossier) geladen. Die vorhandenen Metadaten der Datei (Dateiname und Ersteller) werden ins Metadatenformular des Dokuments ĂŒbernommen.
Aufgabe 168: Funktionale Beschreibung âMetadaten erstmalig einpflegenâ
Objektname Metadaten erstmalig ein-pflegen
Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Die Metadaten des Dokuments werden angezeigt. Die Pflichtfelder sind ausgefĂŒllt. Rollen, Berechtigungen und Akteure mĂŒssen jedem einzelnen elektronischen Dokument explizit zugewiesen werden. Sind Voreinstellungen auf der Dossier-Ebene parametrisiert, werden diese automatisch ĂŒbernommen und sind ggf. anzupassen.
Business Rules Keine
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âDokument erstellen und bearbeitenâ
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Aufgabe 169: Funktionale Beschreibung âNutzung bestehender Vorlage prĂŒfenâ
Objektname Nutzung bestehender Vorlage prĂŒfen
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob fĂŒr die Dokumenterstellung eine bestehende Vorlage oder eine leere Vorlage aus einem von der BĂŒroautomation zur VerfĂŒgung gestellten Format genutzt werden soll.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Bestehende Vorlagen im Sys-tem
Nutzung bestehender Vorlage? Ja Nutzung bestehender Vorla-ge: [Vorlage auswÀhlen]
Nein Nutzung eines von der BĂŒro-automation zur VerfĂŒgung gestellten Formates: [Anwendung starten]
Aufgabe 170: Funktionale Beschreibung âVorlage auswĂ€hlenâ
Objektname Vorlage auswĂ€hlen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Aus den vom GEVER-System zur VerfĂŒgung gestellten Formaten wird ein Datei-Typ ausgewĂ€hlt. Die Möglich-keit, eine Dummy-Datei fĂŒr physische Dokumente zu erstellen, muss selektierbar sein.
Business Rules
Keine
Aufgabe 171: Funktionale Beschreibung âAnwendung startenâ
Objektname Anwendung starten Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die entsprechende Anwendung wird gestartet und das erstellte Objekt (Datei/Vorlage) im GEVER-System gespeichert.
Business Rules Keine
Aufgabe 172: Funktionale Beschreibung âDokument-Metadaten erstmalig einpflegenâ
Objektname Dokument-Metadaten erstmalig einpflegen
Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die Metadaten des Dokuments werden angezeigt. Dabei können bestehende Metadaten angepasst und leere Metadatenfelder ausgefĂŒllt werden. Dabei wird unterschieden zwischen Pflicht- und Wahlfelder. Rollen, Berechtigungen und Akteure mĂŒssen jedem einzelnen elektronischen Dokument explizit zugewiesen werden. Sind Voreinstellungen auf der Dossier-Ebene parametrisiert, werden diese automatisch ĂŒbernommen und sind ggf. anzupassen.
Business Rules Die Pflichtfelder sind ausgefĂŒllt.
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âDokument erstellen und bearbeitenâ
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Aufgabe 173: Funktionale Beschreibung âDokumenteninhalt bearbeitenâ
Objektname Dokumenteninhalt bearbei-ten
Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Das Dokument wird bearbeitet. AusgewĂ€hlte Metadaten des GEVER-Systems werden automatisch in das elektronische Dokument ĂŒbernommen (siehe Vorlagen verwenden).
Business Rules
Keine
Aufgabe 174: Funktionale Beschreibung âDokument schliessenâ
Objektname Dokument schliessen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Mit dem Schliessen des Dokuments und der BestÀtigung des Speicherns wird das Dokument gespeichert und geschlossen.
Business Rules
Keine
Systemfunktion 10: Funktionale Beschreibung â_Dokument_speichernâ
Systemfunktion _Dokument_speichern Funktionsbeschreibung der Systemfunktion
Dokument wird gespeichert. Metadaten werden ĂŒbernommen.
Service 15: Funktionale Beschreibung âAutorisierung des Objektsâ
Objektname Autorisierung des Objekts Objekttyp Service Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Hinweis: Die Beschreibung des Services wird mit Erarbeitung der [GEVER-LA], Version 2.0 angepasst. Business Rules Hinweis: Wird im Rahmen der Erarbeitung der [GEVER-LA] beschrieben.
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: /GTV âDokument versendenâ
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4.6 GTV âDokument versendenâ
Abbildung 23: GTV âDokument versendenâ
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: /GTV âDokument versendenâ
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Aufgabe 175: Funktionale Beschreibung âEmpfĂ€nger erfassenâ
Objektname EmpfÀnger erfassen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die Empfangsadressen werden aus der Adressdatenbank des GEVER-Systems oder einer externen Adressda-tenbank ausgewÀhlt und ins Dokument integriert. Im Falle eines E-Mail-Versands können die Outlook Ver-zeichnisse oder Verteilerlisten genutzt werden.
Business Rules
Keine
Systemfunktion 11: Funktionale Beschreibung â_Adress-Selektionâ
Systemfunktion _Adress-Selektion Funktionsbeschreibung der Systemfunktion
Ermöglicht die Suche und Auswahl von einer oder mehreren Adressen aus dem zentralen Adressverzeichnis aller GEVER-Mandanten.
Aufgabe 176: Funktionale Beschreibung âDokument selektierenâ
Objektname Dokument selektieren Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die zu versendenden Dokumente werden ausgewĂ€hlt. Ggf. werden die Adressinformationen ins Dokument ĂŒbernommen.
Business Rules Keine
Aufgabe 177: Funktionale Beschreibung âVersandart wĂ€hlenâ
Objektname Versandart wÀhlen Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Festgelegt wird, ob ein Versand physisch oder elektronisch erfolgen soll. Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Dokument Versandart? Via Dossier-Schnittstelle eCH0147
Via Dossier-Schnittstelle eCH0147: [Dossierschnittstelle eCH0147 anwenden]
Extern via E-Mail Extern via E-Mail: [Anlage verzippen?]
Physisch Dokument physisch versenden: [Dokument drucken]
Anlage Anlage verzippen? Ja Anlage verzippen: [ZIP-File erstellen]
Nein Anlage nicht verzippen: [Dokument als Anlage an-hÀngen]
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: /GTV âDokument versendenâ
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Service 16: Funktionale Beschreibung âDossier-Schnittstelle eCH0147 anwendenâ
Objektname Dossier-Schnittstelle [eCH-0147] anwenden
Objekttyp Service
Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Aus den selektierten Dokumenten wird ein eCH-0147.ZIP-File erstellt. Dieses wird mit der/n Anweisung/en sowie den Dossierinformationen (gemĂ€ss Vorgaben [eCH-0147]) der Dossierschnittstelle ĂŒbergeben.
Business Rules Keine
Aufgabe 178: Funktionale Beschreibung âDokument versendenâ
Objektname Dokument versenden Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Das Dokument wird elektronisch versendet. DafĂŒr stehen die Möglichkeiten per E-Mail oder via Schnittstelle [eCH-0147] zur VerfĂŒgung.
Business Rules Keine
Aufgabe 179: Funktionale Beschreibung âZIP-File erstellenâ
Objektname ZIP-File erstellen Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die gewĂŒnschten Dateien werden an den Zipp-komprimierten Ordner gesendet.
Aufgabe 180: Funktionale Beschreibung âZIP-File als Anlage anhĂ€ngenâ
Objektname ZIP-File als Anlage an-hÀngen
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Das Zip-File wird der E-Mail als Anlage angehÀngt.
Aufgabe 181: Funktionale Beschreibung âDokument als Anlage anhĂ€ngenâ
Objektname Dokument als Anlage anhÀngen
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die Dokumente werden der E-Mail als Anlage angehÀngt.
Service 17: Funktionale Beschreibung âE-Signatur anwendenâ
Objektname E-Signatur anwenden Objekttyp Service
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die E-Signatur wird angewendet. Business Rules
Siehe Merkblatt "Digitale Signatur und VerschlĂŒsselung" ([Merkblatt-DE]).
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: /GTV âDokument versendenâ
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Aufgabe 182: Funktionale Beschreibung âE-Mail versendenâ
Objektname E-Mail versenden Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die E-Mail wird versendet.
Aufgabe 183: Funktionale Beschreibung âDokument druckenâ
Objektname Dokument drucken Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die zu versendenden Dokumente werden ausgedruckt. Business Rules
Keine
Aufgabe 184: Funktionale Beschreibung âDokument physisch unterschreibenâ
Objektname Dokument physisch unter-schreiben
Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Das Dokument ist unterzeichnet. Im GEVER-System wird das Dokument als âgenehmigtâ vermerkt. Business Rules
Die ZustÀndigkeit der Unterschrift ist geklÀrt.
Aufgabe 185: Funktionale Beschreibung âDokument versendenâ
Objektname Dokument versenden Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Die zu versendenden Dokumente werden dem Postdienst zum Versand ĂŒbergeben. Da bei Papierdokumenten nach der Unterzeichnung i.d.R. noch eine ganze Reihe von Arbeitsschritten folgt (Beilagen kontrollieren, einpacken, fĂŒr den Postdienst bereitlegen, weiterleiten etc.), ist es wichtig, dass in der GEVER-Anwendung der Zeitpunkt, an dem das Dokument dem Postdienst ĂŒbergeben wurde, und die ausfĂŒh-rende Person festgehalten werden.
Aufgabe 186: Funktionale Beschreibung âVersand im System festhaltenâ
Objektname Versand im System fest-halten
Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Ein elektronischer Ausgang wird, sofern gefordert oder gewĂŒnscht, digital signiert (Details sind noch zu klĂ€ren). Die Korrektheit des Adressaten sowie die Beilagen werden vor dem Versand kontrolliert. Klassifizierte Informa-tionen sowie Inhalte, welche dem Datenschutz unterliegen (z.B. fĂŒr den Personaldienst), sind gemĂ€ss der [ISchV], und dem [DSG] zu behandeln. Der Versand wird in der GEVER-Anwendung erfasst (sofern dies nicht automatisch erfolgt):
- Möglichkeit, das unterschriebene Dokument vor dem Versand zu scannen.10 - Erfassung der Metadaten âversandt von/amâ - Dokument in ein archivtaugliches Format konvertieren
Business Rules
Keine
10 Dieser Arbeitsschritt muss nach Inkrafttreten der [GEVER-VO] ĂŒberprĂŒft werden.
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsfall abschliessenâ
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4.7 GTV âGeschĂ€ftsfall abschliessenâ
Abbildung 24: GTV âGeschĂ€ftsfall abschliessenâ
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsfall abschliessenâ
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Aufgabe 187: Funktionale Beschreibung âVollstĂ€ndigkeit GeschĂ€ftsfall prĂŒfenâ
Objektname VollstĂ€ndigkeit GeschĂ€fts-fall prĂŒfen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob alle Dokumente im Dossier/Subdossier vorhanden und alle GeschĂ€ftsvorfĂ€lle abgewickelt sind.
Business Rules Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis GeschÀftsfall GeschÀftsfall vollstÀndig? Ja GeschÀftsfall vollstÀndig:
[Metadaten prĂŒfen und be-reinigen]
Nein GeschÀftsfall nicht vollstÀn-dig: [GeschÀftsvorfall definie-ren/auswÀhlen]
Aufgabe 188: Funktionale Beschreibung âMetadaten prĂŒfen und bereinigenâ
Objektname Metadaten prĂŒfen und bereinigen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob die Metadaten vollstĂ€ndig und in der notwendigen QualitĂ€t erfasst sind. Ggf. werden sie korri-giert oder ergĂ€nzt.
Business Rules
Keine
Aufgabe 189: Funktionale Beschreibung âGenehmigung relevanter Dokumente sicherstellenâ
Objektname Genehmigung relevanter Dokumente sicherstellen
Objekttyp Manuell
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob die relevanten Dokumente den richtigen Status aufweisen.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dokumente Relevante Dokumente geneh-
migt? Ja Relevante Dokumente ge-
nehmigt: [GeschÀftsfall schliessen]
Nein Relevante Dokumente nicht genehmigt: [Genehmigung durchfĂŒhren]
Aufgabe 190: Funktionale Beschreibung âGenehmigung durchfĂŒhrenâ
Objektname Genehmigung durchfĂŒhren Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Der Mitarbeiter genehmigt oder initialisiert die Genehmigung der relevanten und nicht genehmigten Dokumen-te.
Business Rules Mit der Genehmigung wird eine neue Version des Dokuments erstellt.
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ftsfall abschliessenâ
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Aufgabe 191: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsfall schliessenâ
Objektname GeschĂ€ftsfall schliessen Objekttyp Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Der GeschĂ€ftsfall wird im GEVER-System auf den Status âAbgeschlossenâ gesetzt. Business Rules Wird das Subdossier geschlossen, mĂŒssen auch alle enthaltenen Objekte geschlossen werden resp. deren Status entsprechend angepasst werden.
Teilprozess 19: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsvorfall definieren/auswĂ€hlenâ
Objektname GeschÀftsvorfall definie-ren/auswÀhlen
Objekttyp Teilprozess
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ft kontrollierenâ
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4.8 GTV âGeschĂ€ft kontrollierenâ
Abbildung 25: GTV âGeschĂ€ft kontrollierenâ
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ft kontrollierenâ
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Aufgabe 192: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsvorfĂ€lle anzeigenâ
Objektname GeschÀftsvorfÀlle anzei-gen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Ăber die Suche oder Navigation im Ordnungssystem werden GeschĂ€fte oder GeschĂ€ftsvorfĂ€lle gesucht und angezeigt. Die Ergebnisliste kann angezeigt und/oder ausgedruckt werden.
Business Rules Keine
Aufgabe 193: Funktionale Beschreibung âStatus GeschĂ€ftsvorfall/Fristeinhaltung prĂŒfenâ
Objektname Status GeschĂ€ftsvor-fall/Fristeinhaltung prĂŒfen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die Fristen der GeschĂ€ftsvorfĂ€lle und der AktivitĂ€ten werden mit dem aktuellen Tagesdatum verglichen. GeprĂŒft wird, ob die im GeschĂ€ftsvorfall vorgegebenen Fristen eingehalten werden können.
Business Rules Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis GeschÀftsvorfall Offene GeschÀftsvorfÀlle? Ja Offene GeschÀftsvorfÀlle:
[Firsteinhaltung gefÀhrdet?]
Nein Keine offenen GeschÀfts-vorfÀlle: [GeschÀftsvorfÀlle abge-schlossen?]
Fristeinhaltung gefÀhrdet? Ja Fristeinhaltung gefÀhrdet: [Massnahmen planen]
Nein Fristeinhaltung nicht ge-fÀhrdet: [GeschÀftsvorfÀlle anzei-gen]
GeschÀftsvorfÀlle abgeschlossen? Ja GeschÀftsvorfÀlle abge-schlossen: [GeschÀft abgeschlossen]
Nein GeschÀftsvorfÀlle nicht abgeschlossen: [GeschÀft nicht abge-schlossen]
Ereignis 8: Funktionale Beschreibung âFrist_GeschĂ€ftsvorfall_abgelaufenâ
Objektname Frist_GeschÀftsvorfall_ab-gelaufen
Objekttyp Ereignis
Beschreibung Zwischenereignis: Notifikation Das GEVER-System informiert: - âIst eine Frist im GeschĂ€ftsvorfall abgelaufen erfolgt die Notifikation âIm
GeschĂ€ftsvorfall (Titel) ist die interne Frist abgelaufenâ (Aktuel-les_Datum > GeschĂ€ftsvorfall_Bearbeitungsfrist intern)
- oder "Im GeschĂ€ftsvorfall (Titel) ist die externe Frist abgelaufenâ (Aktu-elles_Datum > GeschĂ€ftsvorfall_Bearbeitungsfrist extern).
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ft kontrollierenâ
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Aufgabe 194: Funktionale Beschreibung âStatus GeschĂ€ftsvorfall prĂŒfenâ
Objektname Status GeschĂ€ftsvorfall prĂŒfen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der Status des GeschĂ€ftsvorfalls wird geprĂŒft.
Business Rules Keine
Aufgabe 195: Funktionale Beschreibung âMassnahmen planenâ
Objektname Massnahmen planen Objekttyp Manuell Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Kann die im GeschÀftsvorfall vorgegebene Frist nicht eingehalten werden, sind Massnahmen wie FristverlÀnge-rung, Mahnung oder Zuweisung der Aufgabe an eine andere Person festzulegen.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Geplante Massnahme Umsetzung delegieren? Ja Umsetzung delegieren:
[Massnahmen kommunizie-ren]
Nein Umsetzung nicht delegieren: [Massnahmen umsetzen]
Aufgabe 196: Funktionale Beschreibung âMassnahmen umsetzenâ
Objektname Massnahmen umsetzen Objekttyp Manuell Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Die definierten Massnahmen werden umgesetzt.
Aufgabe 197: Funktionale Beschreibung âMassnahmen kommunizierenâ
Objektname Massnahmen kommunizie-ren
Objekttyp Manuell
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die Beteiligten werden per Telefon, via E-Mail oder dem GEVER-System kontaktiert und ĂŒber die notwendigen Massnahmen informiert.
Aufgabe 198: Funktionale Beschreibung âDelegierte Massnahmen umsetzenâ
Objektname Delegierte Massnahmen umsetzen
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die delegierten Massnahmen werden umgesetzt.
GV âGeschĂ€ftsbearbeitungâ: GTV âGeschĂ€ft kontrollierenâ
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Aufgabe 199: Funktionale Beschreibung âMassnahmenumsetzung prĂŒfenâ
Objektname Massnahmenumsetzung prĂŒfen
Objekttyp Manuell
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob die Massnahmen umgesetzt sind. Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Umgesetzte Massnahme Weitere Massnahmen notwen-dig?
Ja Weitere Massnahmen not-wendig: [Massnahmen kommunizie-ren]
Nein Keine weiteren Massnahmen notwendig: [Status GeschĂ€ftsvorfall prĂŒfen]
Aufgabe 200: Funktionale Beschreibung âStatus GeschĂ€ftsvorfĂ€lle prĂŒfenâ
Objektname Status GeschĂ€ftsvorfĂ€lle prĂŒfen
Objekttyp Manuell
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Im GeschĂ€ftsvorfall wird geprĂŒft, ob alle Aufgaben erledigt sind. Parameter Bedingung Wert Ergebnis
GeschÀft GeschÀftsvorfÀlle abgeschlos-sen?
Ja GeschÀftsvorfÀlle abge-schlossen: GeschÀft abgeschlossen
Nein GeschÀftsvorfÀlle nicht ab-geschlossen: GeschÀft nicht abgeschlos-sen
GV GeschĂ€ftsabschluss: GTV âGeschĂ€ft abschliessenâ
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5 GV GeschÀftsabschluss
5.1 GTV âGeschĂ€ft abschliessenâ
Abbildung 26: GTV âGeschĂ€ft abschliessenâ
GV GeschĂ€ftsabschluss: GTV âGeschĂ€ft abschliessenâ
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Teilprozess 20: Funktionale Beschreibung âDossier bereinigenâ
Objektname Dossier bereinigen Objekttyp Teilprozess
Aufgabe 201: Funktionale Beschreibung âSchutzfristkategorie hinterlegenâ
Objektname Schutzfristkategorie hinter-legen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Der federfĂŒhrende Mitarbeiter hinterlegt dem Dossier eine Schutzfristkategorie, indem er aus einer Liste den entsprechenden [BGA]-Artikel auswĂ€hlt.
Business Rules Keine
Aufgabe 202: Funktionale Beschreibung âDossier in Abschluss gebenâ
Objektname Dossier in Abschluss ge-ben
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der federfĂŒhrende Mitarbeiter ĂŒbergibt das bereinigte und vollstĂ€ndige elektronische Dossier sowie die dazu-gehörigen physischen Dokumente dem Registrator zum Dossierabschluss.
Business Rules Keine
Systemfunktion 12: Funktionale Beschreibung â_Dossier_in_Abschluss_gebenâ
Systemfunktion _Dossier_in_Abschluss_geben Funktionsbeschreibung der Systemfunktion
Diese Funktion protokolliert die Ăbergabe des Dossiers mit Aktenzei-chen, dem Datum der Ăbergabe und dem federfĂŒhrenden Mitarbeiter.
Aufgabe 203: Funktionale Beschreibung âDurchgefĂŒhrte Bereinigung prĂŒfenâ
Objektname DurchgefĂŒhrte Bereinigung prĂŒfen
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Der Registrator prĂŒft, ob der federfĂŒhrende Mitarbeiter Bereinigung sowohl der elektronischen als auch der allfĂ€lligen physischen Dokumente korrekt umgesetzt hat. Bei Bedarf kann der Registrator das Dossier zurĂŒck-weisen, damit der federfĂŒhrende Mitarbeiter eine erneute Bereinigung durchfĂŒhrt.
Business Rules Keine
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dossier Bereinigung korrekt? Ja Bereinigung korrekt:
[Archivtauglichkeit der For-mate prĂŒfen]
Nein Bereinigung nicht korrekt: [Dossier bereinigen]
GV GeschĂ€ftsabschluss: GTV âGeschĂ€ft abschliessenâ
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Aufgabe 204: Funktionale Beschreibung âMetadaten prĂŒfen und ergĂ€nzenâ
Objektname Metadaten prĂŒfen und ergĂ€nzen
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob die Metadaten korrekt sind. Ggf. werden sie korrigiert.
Business Rules Keine
Aufgabe 205: Funktionale Beschreibung âArchivtauglichkeit der Formate prĂŒfenâ
Objektname Archivtauglichkeit der Formate prĂŒfen
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob sĂ€mtliche Dokumente eines Dossiers in archivtaugliche Formate konvertiert sind (siehe www.bar.admin.ch).
Business Rules
Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dateien In archivtauglichem Format? Ja In archivtauglichem Format:
[Dossier-Typ ermitteln]
Nein Nicht in archivtauglichem Format: [Datei konvertieren]
Systemfunktion 13: Funktionale Beschreibung â_nicht_archivtaugliche_Formate_auflistenâ
Systemfunktion _nicht_archivtaugliche_For-mate_auflisten
Funktionsbeschreibung der Systemfunktion
Der Konvertierungsservice ĂŒberprĂŒft die Dateien auf archivtaugliche Formate und liefert eine Liste der Fehler und Konvertierungsmöglichkei-ten. (Die weitere Beschreibung des Konvertierungsdienstes ist noch zu klĂ€ren.)
Service 18: Funktionale Beschreibung âDatei konvertierenâ
Objektname Datei konvertieren Objekttyp Service Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Der Konvertierungsservice konvertiert die Dateien in ein archivtaugliches Format. (Die weitere Beschreibung des Konvertierungsdienstes ist noch zu klÀren.)
Business Rules Keine
GV GeschĂ€ftsabschluss: GTV âGeschĂ€ft abschliessenâ
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Aufgabe 206: Funktionale Beschreibung âLesbarkeit prĂŒfenâ
Objektname Lesbarkeit prĂŒfen Objekttyp Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die QualitĂ€t der konvertierten Dateien wird auf Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit geprĂŒft. Mit der Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit wird die RechtsgĂŒltigkeit11 einer Datei sichergestellt.
Business Rules
Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Datei Lesbarkeit nach Konvertierung
gegeben? Ja Lesbarkeit gewÀhrleistet:
[Notwendigkeit neues Dos-sier prĂŒfen]
Nein Lesbarkeit nicht gewÀhrleis-tet: [Datei konvertieren]
Aufgabe 207: Funktionale Beschreibung âNotwendigkeit neues Dossier prĂŒfenâ
Objektname Notwendigkeit neues Dos-sier prĂŒfen
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung
GeprĂŒft wird, ob ein Nachfolgedossier nötig ist. Business Rules Keine
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dossier Neues Dossier notwendig? Ja Dossier notwendig:
[Neues Dossier mit Band-nummer eröffnen]
Nein Dossier nicht notwendig: [Dossier abschliessen]
Service 19: Funktionale Beschreibung âNeues Dossier mit Bandnummer eröffnenâ
Objektname Neues Dossier mit Band-nummer eröffnen
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Ein neues Dossier mit Bandnummer wird eröffnet. Business Rules
Keine
Aufgabe 208: Funktionale Beschreibung âDossier abschliessenâ
Objektname Dossier abschliessen Objekttyp Benutzer Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Entspricht die QualitĂ€t des Dossiers den Anforderungen an die AktenfĂŒhrung, Aufbewahrung und Archivierung, wird das Dossier im GEVER-System auf den Status âAbgeschlossenâ gesetzt. Die Zugriffsrechte auf das Dos-sier werden im GEVER-System automatisch angepasst. Business Rules
11 Die RechtsgĂŒltigkeit wird im Rahmen der durch das BJ ausgefĂŒhrten AuftrĂ€ge (zu klĂ€rende Fragen aus dem Projekt EA sowie Erarbeitung einer BundesrĂ€tlichen Verordnung) definiert.
GV GeschĂ€ftsabschluss: GTV âGeschĂ€ft abschliessenâ
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Keine
5.1.1 GTV âDossier bereinigenâ
Abbildung 27: GTV âDossier bereinigenâ
GV GeschĂ€ftsabschluss: GTV âGeschĂ€ft abschliessenâ
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Aufgabe 209: Funktionale Beschreibung âVollstĂ€ndigkeit Dossier prĂŒfenâ
Objektname VollstĂ€ndigkeit Dossier prĂŒfen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Das GeschĂ€ft wird auf VollstĂ€ndigkeit geprĂŒft, d.h. alle geschĂ€ftsrelevanten Dokumente im GEVER-System abgelegt und alle GeschĂ€ftsvorfĂ€lle abgeschlossen sind.
Business Rules Keine
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dossier Dossier vollstÀndig? Ja Dossier vollstÀndig:
[Auf redundante Dokumente prĂŒfen und löschen]
Nein Dossier nicht vollstÀndig: [Dokumente aus anderen elektronischen Ablagen importieren]
Aufgabe 210: Funktionale Beschreibung âDokumente aus anderen elektronischen Ablagen importierenâ
Objektname Dokumente aus anderen elektronischen Ablagen importieren
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob Dokumente aus anderen elektronischen Ablagen (z.B. E-Mail-Ablage, Collaboration Plattfor-men, CD, etc.) importiert sind.
Business Rules Keine
Aufgabe 211: Funktionale Beschreibung âAuf redundante Dokumente prĂŒfen und diese löschenâ
Objektname Auf redundante Dokumen-te prĂŒfen und löschen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Redundante Dokumente werden ermittelt und gelöscht. Business Rules
Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dossier Redundante Dokumente vorhan-
den? Ja Redundante Dokumente
vorhanden: [Redundanzen löschen]
Nein Keine redundanten Doku-mente vorhanden: [Metadaten prĂŒfen]
GV GeschĂ€ftsabschluss: GTV âGeschĂ€ft abschliessenâ
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Systemfunktion 14: Funktionale Beschreibung â_Redundante_Dateien_Anzeigenâ
Systemfunktion _Redundante_Dateien_Anzeigen Funktionsbeschreibung der Systemfunktion
Diese Funktion zeigt alle redundanten Dateien im selektierten Dossier und in allen darin enthaltenen Subdossiers auf. Dargestellt werden die Dokumente.
Systemfunktion 15: Funktionale Beschreibung â_Redundante_ Metadateninhalte _Anzeigenâ
Systemfunktion _Redundante_Metadateninhal- te _Anzeigen
Funktionsbeschreibung der Systemfunktion
Diese Funktion zeigt alle Dokumente mit gleichen Metadateninhalten im selektierten Dossier und in allen darin enthaltenen Subdossier auf. Dar-gestellt werden die Dokumente.
Aufgabe 212: Funktionale Beschreibung âVerweise und physische Ablagen auf VollstĂ€ndigkeit prĂŒ-fen/ergĂ€nzenâ
Objektname Verweise und physische Ablagen auf VollstĂ€ndig-keit prĂŒfen/ergĂ€nzen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob in den Dokumenten Verweise auf Webseiten oder andere Dokumente existieren, die nach Abschluss des Dossiers nicht mehr funktionieren. Falls ja, werden diese ergĂ€nzt und angepasst. Ebenso geprĂŒft wird, ob allfĂ€llige physische Dokumente vollstĂ€ndig vorhanden und fĂŒr die Aufbewahrung vor-bereitet sind. Business Rules Keine
Aufgabe 213: Funktionale Beschreibung âMetadaten auf VollstĂ€ndigkeit prĂŒfenâ
Objektname Metadaten auf VollstĂ€n-digkeit prĂŒfen
Objekttyp Service
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob die Metadaten in der notwendigen QualitĂ€t erfasst sind. Ggf. werden zusĂ€tzliche Metadaten erfasst.
Business Rules
Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Metadaten Dossier Metadaten vollstÀndig? Ja Metadaten vollstÀndig:
[Archivtauglichkeit der For-mate prĂŒfen]
Nein Metadaten nicht vollstÀndig: [Auflistung fehlender Meta-daten pro Dossier]
GV GeschĂ€ftsabschluss: GTV âGeschĂ€ft abschliessenâ
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Aufgabe 214: Funktionale Beschreibung âAuflistung fehlender Metadaten pro Dossierâ
Objektname Auflistung fehlender Meta-daten pro Dossier
Objekttyp Service
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die fehlenden Metadaten werden pro Dossier aufgelistet. Business Rules
Keine
Aufgabe 215: Funktionale Beschreibung âMetadaten vervollstĂ€ndigenâ
Objektname Metadaten vervollstÀndi-gen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Die Metadaten werden vervollstĂ€ndigt.
Business Rules Keine
Aufgabe 216: Funktionale Beschreibung âArchivtauglichkeit der Formate prĂŒfenâ
Objektname Archivtauglichkeit der Formate prĂŒfen
Objekttyp Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob sĂ€mtliche Dokumente eines Dossiers in archivtaugliche Formate konvertiert sind (siehe www.bar.admin.ch).
Business Rules Keine
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dateien In archivtauglichem For-
mat? Ja In archivtauglichem Format:
[Lesbarkeit prĂŒfen]
Nein Nicht in archivtauglichem Format: [Datei konvertieren]
Systemfunktion 16: Funktionale Beschreibung â_nicht_archivtaugliche_Formate_auflistenâ
Systemfunktion _nicht_archivtaugliche _Formate_auflisten
Funktionsbeschreibung der Systemfunktion
Der Konvertierungsservice ĂŒberprĂŒft die Dateien auf archivtaugliche Formate und liefert eine Liste der Fehler und Konvertierungsmöglichkei-ten. (Die weitere Beschreibung des Konvertierungsdienstes sollte im Rahmen des Auftrags 15 Konvertierung durch das ISB erfolgen.)
GV GeschĂ€ftsabschluss: GTV âGeschĂ€ft abschliessenâ
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Service 20: Funktionale Beschreibung âDatei konvertierenâ
Objektname Datei konvertieren Objekttyp Service Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Der Konvertierungsservice ĂŒberprĂŒft die Dateien auf archivtaugliche Formate und liefert eine Liste der Fehler und Konvertierungsmöglichkeiten. (Die weitere Beschreibung des Konvertierungsdienstes sollte im Rahmen des Auftrags 15 Konvertierung durch das ISB erfolgen.)
Business Rules Das Dossier ist vollstĂ€ndig. Ein Konvertierungsservice steht zur VerfĂŒgung. Die Dokumente sind entsprechend vorbereitet, dass in archivtaugliche Formate konvertiert werden können.
Aufgabe 217: Funktionale Beschreibung âLesbarkeit prĂŒfenâ
Objektname Lesbarkeit prĂŒfen Objekttyp Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die QualitĂ€t der konvertierten Dateien wird auf Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit geprĂŒft. Mit der Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit wird die RechtsgĂŒltigkeit12 einer Datei sichergestellt.
Business Rules Keine
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Datei Lesbarkeit nach Konvertierung
gegeben? Ja Lesbarkeit gegeben:
Dossier bereinigt
Nein Lesbarkeit nicht gegeben: [Datei konvertieren]
12 Die RechtsgĂŒltigkeit wird im Rahmen der durch das BJ ausgefĂŒhrten AuftrĂ€ge (zu klĂ€rende Fragen aus dem Projekt EA sowie Erarbeitung einer BundesrĂ€tlichen Verordnung) definiert.
GV Aussonderung/Vernichtung: GTV âAussonderung durchfĂŒhrenâ
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6 GV Aussonderung/Vernichtung
6.1 GTV âAussonderung durchfĂŒhrenâ
Abbildung 28: GTV âAussonderung durchfĂŒhrenâ
GV Aussonderung/Vernichtung: GTV âAussonderung durchfĂŒhrenâ
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Service 21: Funktionale Beschreibung âAussonderungsfrist prĂŒfenâ
Objektname Aussonderungsfrist prĂŒfen Objekttyp Service Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Die Aussonderungsfrist der Dossiers wird ĂŒberprĂŒft. Ist die Aussonderungsfrist eines Dossiers erreicht, wird das Aussonderungsvorgehen ermittelt.
Business Rules Keine
Service 22: Funktionale Beschreibung âVorgehen Aussonderung ermittelnâ
Objektname Vorgehen Aussonde-rung ermitteln
Objekttyp Service
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung
Das Vorgehen fĂŒr die Aussonderung wird ermittelt. Business Rules Keine
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Dossier Dossier archivwĂŒrdig? Dossier archivwĂŒr-
dig Dossier archivwĂŒrdig: [Auflistung archivwĂŒrdiger Dossiers]
Dossier nicht ar-chivwĂŒrdig; Auf-bewahrungsfrist = 0
Dossier nicht archivwĂŒr-dig; Aufbewahrungsfrist = 0: [Auflistung Dossiers Auf-bewahrungsfrist = 0]
Dossier nicht ar-chivwĂŒrdig; Auf-bewahrungsfrist > 0
Dossier nicht archivwĂŒr-dig; Aufbewahrungsfrist > 0: [Auflistung Dossiers Auf-bewahrungsfrist > 0]
Service 23: Funktionale Beschreibung âAuflistung archivwĂŒrdiger Dossiersâ
Objektname Auflistung archivwĂŒrdiger Dossiers
Objekttyp Service
Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Eine Liste mit archivwĂŒrdigen Dossiers wird erstellt. Business Rules
Keine
Aufgabe 218: Funktionale Beschreibung âAblieferung ans BAR initialisierenâ
Objektname Ablieferung ans BAR initia-lisieren
Objekttyp Manuell
Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Aufgrund der Liste der archivwĂŒrdigen Dossiers wird die Ablieferung ans BAR initialisiert.
GV Aussonderung/Vernichtung: GTV âAussonderung durchfĂŒhrenâ
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Service 24: Funktionale Beschreibung âAuflistung Dossiers Aufbewahrungsfrist = 0â
Objektname Auflistung Dossiers Auf-bewahrungsfrist = 0
Objekttyp Service
Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Eine Liste mit zu vernichtenden Dossiers wird erstellt. Business Rules
Keine
Aufgabe 219: Funktionale Beschreibung âVernichtung initialisierenâ
Objektname Vernichtung initialisieren Objekttyp Manuell Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung
Aufgrund der Liste von Dossiers mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist wird die Vernichtung initialisiert.
Service 25: Funktionale Beschreibung âAuflistung Dossiers Aufbewahrungsfrist > 0â
Objektname Auflistung Dossiers Auf-bewahrungsfrist > 0
Objekttyp Service
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Eine Liste mit aufzubewahrenden Dossiers wird erstellt. Business Rules
Keine
Aufgabe 220: Funktionale Beschreibung âAufbewahrung initialisierenâ13
Objektname Aufbewahrung initialisieren Objekttyp Manuell Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Aufgrund der Liste von Dossiers mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist wird die Aufbewahrung initialisiert.
13 Die Aufbewahrung von nichtarchivwĂŒrdigen Dossiers wird durch das BAR im Rahmen das Projekt MĂ©tamorphose erarbeitet. Die Schnittstelle zum BAR ist in der [GEVER-LA] nicht abgebildet und beschrieben (vgl. Kapitel 7.1).
GV Aussonderung/Vernichtung: GTV âVernichtung durchfĂŒhrenâ
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6.2 GTV âVernichtung durchfĂŒhrenâ
Abbildung 29: GTV âVernichtung durchfĂŒhrenâ
GV Aussonderung/Vernichtung: GTV âVernichtung durchfĂŒhrenâ
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Aufgabe 221: Funktionale Beschreibung âZusammenstellung auswĂ€hlenâ
Objektname Zusammenstellung aus-wÀhlen
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Dossiers mit dem Status âArchiviertâ werden gesucht und selektiert. Business Rules
Keine
Aufgabe 222: Funktionale Beschreibung âVernichtung PrimĂ€rdaten einer Zusammenstellung beantragenâ
Objektname Vernichtung PrimÀrdaten einer Zusammenstellung beantragen
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Der Registrator beantragt beim GEVER-Administrator via Funktion âVernichtung beantragenâ die Vernichtung der PrimĂ€rdaten der selektierten Dossiers mit Status âArchiviertâ.
Business Rules Keine
Systemfunktion 17: Funktionale Beschreibung â_Vernichtung beantragenâ
Systemfunktion _Vernichtung beantragen Funktionsbeschreibung der Sys-temfunktion
Mit der Funktion âVernichtung beantragenâ wird der Antrag protokolliert.
Aufgabe 223: Funktionale Beschreibung âVergleich Ablieferungsverzeichnis/Zusammenstellungâ
Objektname Vergleich Ablieferungsverzeich-nis/Zusammenstellung
Objekttyp Manuell
Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Die Zusammenstellung der mit Status âArchiviertâ deklarierten Dossiers wird mit dem vom BAR gelieferten Ablieferungsverzeichnis (Bestandteil des SIP) verglichen.
Aufgabe 224: Funktionale Beschreibung âBeantragte Vernichtung quittierenâ
Objektname Beantragte Vernichtung quittieren
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Die beantragte Vernichtung der PrimĂ€daten der mit Status âArchiviertâ selektierten Dossiers wird quittiert. Business Rules
Keine
Systemfunktion 18: Funktionale Beschreibung â_Quittierung_protokollierenâ
Systemfunktion _Quittierung_protokollieren
Funktionsbeschreibung der Sys-temfunktion
Mit der Funktion â_Quittierung_protokollierenâ wird die Quittierung proto-kolliert.
GV Aussonderung/Vernichtung: GTV âVernichtung durchfĂŒhrenâ
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Service 26: Funktionale Beschreibung âPrimĂ€rdaten im GEVER-System vernichtenâ
Objektname PrimÀrdaten im GEVER-System vernichten
Objekttyp Service
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die PrimĂ€daten der mit Status âArchiviertâ selektierten Dossiers werden im GEVER-System vernichtet.
Business Rules Falls das Dossier datenschutzrelevant ist, werden die Metadaten des Dossiers anonymisiert oder gelöscht (vgl. [DSG, Art. 21]).
Service 27: Funktionale Beschreibung âProtokoll vernichteter Daten generierenâ
Objektname Protokoll vernichteter Daten generieren
Objekttyp Service
Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Die vernichteten Daten werden protokolliert, inkl. derjenigen Dossiers, welche datenschutzrelevant sind. Das Protokoll wird angezeigt und kann ausgedruckt werden. Das Protokoll enthÀlt: - Abliefernde Stelle - Die Bezeichnung der Zusammenstellung - Die Ablieferungsnummer der Zusammenstellung - Datum und Uhrzeit der Löschung - Verantwortliche 2 Benutzer (GEVER-Administrator und ein Registrator), welche die Löschung freigegeben
haben (s. META.4.3.3.1) - Die Anzahl Dossiers, deren Daten gelöscht worden sind - Liste mit Aktenzeichen und Titel jener Dossiers deren Daten gelöscht wurden Business Rules Keine
Aufgabe 225: Funktionale Beschreibung âProtokoll zustellenâ
Objektname Protokoll zustellen Objekttyp Manuell Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Das Protokoll wird dem BAR zugestellt.
GV Aufbewahrung/Archivierung: GTV âAufbewahrungâ
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7 GV Aufbewahrung/Archivierung
7.1 GTV âAufbewahrungâ Hinweis: Die Aufbewahrung von nichtarchivwĂŒrdigen Dossiers wird durch das BAR erarbeitet.
GV Aufbewahrung/Archivierung: GTV âAblieferung ans BAR durchfĂŒhrenâ
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7.2 GTV âAblieferung ans BAR durchfĂŒhrenâ
Abbildung 30: GTV âAblieferung ans BAR durchfĂŒhrenâ
GV Aufbewahrung/Archivierung: GTV âAblieferung ans BAR durchfĂŒhrenâ
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Teilprozess 21: Funktionale Beschreibung âDossiers fĂŒr Ablieferung zusammenstellenâ
Objektname Dossiers fĂŒr Ablieferung zusammenstellen
Objekttyp Teilprozess
Teilprozess 22: Funktionale Beschreibung âSIP erstellenâ
Objektname SIP erstellen Objekttyp Teilprozess
Aufgabe 226: Funktionale Beschreibung âSIP transferierenâ
Objektname SIP transferieren Objekttyp Manuell Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung
Das SIP wird dem BAR ĂŒbermittelt.14
Parameter Bedingung Wert Ergebnis SIP SIP korrekt? Ja Nachricht âSIP ist korrektâ:
[Warten auf Nachricht âSIP archiviertâ]
Nein Nachricht âSIP ist nicht korrektâ: [Zusammenstellung bearbeiten]
Aufgabe 227: Funktionale Beschreibung âVergleich Ablieferungsverzeichnis/Zusammenstellungâ
Objektname Vergleich Ablieferungsverzeich-nis/Zusammenstellung
Objekttyp Manuell
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Der Registrator vergleicht das vom BAR gelieferte Ablieferungsverzeichnis mit der Zusammenstellung.
Aufgabe 228: Funktionale Beschreibung âAblieferungsgeschĂ€ft abschliessenâ
Objektname AblieferungsgeschÀft ab-schliessen
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung
Die Informationen zu den abgelieferten Dossiers sind zu sichern. In der Zusammenstellung erfasst der Registrator: - Datum des Vergleichs Ablieferungsverzeichnis mit Zusammenstellung - Datum, an dem die Archivierung im BAR erfolgt ist Per Unterschrift Status der Zusammenstellung auf âarchiviertâ setzen. Der Status der Dossiers und alle darunter liegenden Objekte wird von âin Ablieferungâ zu âarchiviertâ geĂ€ndert.
Business Rules Datum des Vergleichs Ablieferungsverzeichnis mit Zusammenstellung <= heute. Datum, an dem die Archivierung im BAR erfolgt ist <= heute.
Teilprozess 23: Funktionale Beschreibung âZusammenstellung bearbeitenâ
Objektname Zusammenstellung bear-beiten
Objekttyp Teilprozess
Teilprozess 24: Funktionale Beschreibung âSIP aus Zusammenstellung generierenâ
Objektname SIP aus Zusammenstel-lung generieren
Objekttyp Teilprozess
14 Das BAR klĂ€rt derzeit die sichere Transportplattform unter BerĂŒcksichtigung bestehender Infrastrukturen des Bundes.
GV Aufbewahrung/Archivierung: GTV âAblieferung ans BAR durchfĂŒhrenâ
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7.2.1 GTV âDossiers fĂŒr Ablieferung zusammenstellenâ
Abbildung 31: GTV âDossiers fĂŒr Ablieferung zusammenstellenâ
GV Aufbewahrung/Archivierung: GTV âAblieferung ans BAR durchfĂŒhrenâ
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Aufgabe 229: Funktionale Beschreibung âZusammenstellung generierenâ
Objektname Zusammenstellung gene-rieren
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung ArchivwĂŒrdige Dossiers, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, werden gesucht und selektiert. Business Rules
Keine
Aufgabe 230: Funktionale Beschreibung âDossiers der Zusammenstellung zuordnenâ
Objektname Dossiers der Zusammen-stellung zuordnen
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung ArchivwĂŒrdige Dossiers, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, werden einer Zusammenstellung zugewie-sen.
Business Rules Keine
Service 28: Funktionale Beschreibung âZusammenstellung prĂŒfenâ
Objektname Zusammenstellung prĂŒfen Objekttyp Service
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Die Zusammenstellung wird auf die Einhaltung bestimmter Restriktionen geprĂŒft: - Erwartete SIP-Grösse <8GB - Erwartete Anzahl Datei pro SIP <1 Mio. - Keine unterschiedlichen Kombinationen von Schutzfristkategorien und Schutzfristen - Keine leeren Dossiers - Keine Dokumente ohne zugehörigen Dateien vorhanden, ausser es handelt sich um Dokumente des Datei-
Typs âanalogâ Business Rules Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Zusammenstellung PrĂŒfung Zusammenstellung er-folgreich?
Ja PrĂŒfung Zusammenstellung erfolgreich: [Ablieferung anmelden]
Nein PrĂŒfung Zusammenstellung nicht erfolgreich: [Dossiers der Zusammen-stellung zuordnen]
Aufgabe 231: Funktionale Beschreibung âAblieferung anmeldenâ
Objektname Ablieferung anmelden Objekttyp Manuell Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Die Ablieferung wird dem BAR angemeldet.
GV Aufbewahrung/Archivierung: GTV âAblieferung ans BAR durchfĂŒhrenâ
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Aufgabe 232: Funktionale Beschreibung âMetadaten Zusammenstellung vervollstĂ€ndigenâ
Objektname Metadaten Zusammenstel-lung vervollstÀndigen
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Die Metadaten der Zusammenstellung werden vervollstÀndigt.
Business Rules Keine
Aufgabe 233: Funktionale Beschreibung âStatus Zusammenstellung setzenâ
Objektname Status Zusammenstellung setzen
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung
Der Status der Zusammenstellung wird gesetzt. Business Rules Keine
GV Aufbewahrung/Archivierung: GTV âAblieferung ans BAR durchfĂŒhrenâ
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7.2.2 GTV âSIP erstellenâ
Abbildung 32: GTV âSIP erstellenâ
GV Aufbewahrung/Archivierung: GTV âAblieferung ans BAR durchfĂŒhrenâ
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Aufgabe 234: Funktionale Beschreibung âZusammenstellung auswĂ€hlenâ
Objektname Zusammenstellung aus-wÀhlen
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung Eine Zusammenstellung von Dossiers mit Status âAngemeldetâ wird ausgewĂ€hlt.
Business Rules Keine
Aufgabe 235: Funktionale Beschreibung âSIP generierenâ
Objektname SIP generieren Objekttyp Benutzer Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Aus der ausgewÀhlten Zusammenstellung wird ein SIP gemÀss Vorgaben des BAR generiert. Business Rules
Keine
Aufgabe 236: Funktionale Beschreibung âSIP prĂŒfenâ
Objektname SIP prĂŒfen Objekttyp Benutzer Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung
Das SIP wird gemĂ€ss den Validierungsvorgaben des BAR geprĂŒft. Business Rules Keine
Parameter Bedingung Wert Ergebnis SIP SIP PrĂŒfung erfolgreich? Ja SIP PrĂŒfung erfolgreich:
[Status Zusammenstellung setzen]
Nein SIP PrĂŒfung nicht erfolgreich: [Zusammenstellung bearbei-ten]
Teilprozess 25: Funktionale Beschreibung âZusammenstellung bearbeitenâ
Objektname Zusammenstellung bear-beiten
Objekttyp Teilprozess
Aufgabe 237: Funktionale Beschreibung âStatus Zusammenstellung setzenâ
Objektname Status Zusammenstellung setzen
Objekttyp Benutzer
Rolle Registrator
Funktionsweise und Beschreibung Der Status der Zusammenstellung wird per Unterschrift auf âSIP erstelltâ gesetzt. Business Rules Keine
GV Aufbewahrung/Archivierung: GTV âAblieferung ans BAR durchfĂŒhrenâ
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Aufgabe 238: Funktionale Beschreibung âSIP speichernâ
Objektname SIP speichern Objekttyp Benutzer Rolle Registrator Funktionsweise und Beschreibung
Das SIP wird in einem speziell dafĂŒr vorgesehenen Ausgabeverzeichnis gespeichert. Business Rules Keine
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âScan to Mail durchfĂŒhrenâ
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8 GV âUnterstĂŒtzungâ
8.1 GTV âScan to Mail durchfĂŒhrenâ
Abbildung 33: GTV âScan to Mail durchfĂŒhrenâ
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âScan to Mail durchfĂŒhrenâ
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Aufgabe 239: Funktionale Beschreibung âPhysische Dokumente zum Scannen vorbereitenâ
Objektname Physische Dokumente zum Scannen vorbereiten
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die geschĂ€ftsrelevanten physischen Dokumente werden zum Scannen vorbereitet. Vertrauliche Dokumente werden nur dann gescannt, wenn die DatenĂŒbertragung zwischen dem MultifunktionsgerĂ€t und dem Mitarbeiter verschlĂŒsselt ist (vgl. [ISchV]).15 Geheime Dokumente dĂŒrfen nicht eingescannt werden.
Aufgabe 240: Funktionale Beschreibung âScan-Vorgang physische Dokumente startenâ
Objektname Scan-Vorgang physische Dokumente starten
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Das zu scannende Dokument wird ins Einzugsfach des Scanning-GerĂ€ts gelegt, der Zielort resp. die E-Mailadresse des EmpfĂ€ngers eingegeben, der Scan-Typ sowie ein- oder doppelseitiges Scannen gewĂ€hlt und der Scan-Vorgang aktiviert. Aufgrund der BeschrĂ€nkung der E-Mail-Grösse bei der Ăbertragung eignen sich nur Dokumente bis max. 15-18 Seiten fĂŒr den Vorgang âScan to Mailâ. Ansonsten erfolgt ein Nachscannen durch die zentrale Registratur.
Service 29: Funktionale Beschreibung ââScan to Mailâ-Vorgang durchfĂŒhrenâ
Objektname âScan to Mailâ-Vorgang durchfĂŒhren
Objekttyp Service
Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die durch das Aktivieren des Scan-Vorgangs erzeugte Datei wird einer E-Mail angehÀngt und dem gewÀhlten EmpfÀnger in das E-Mail-Postfach gelegt.
Business Rules Keine
15 Die Informationssicherheit kann erst nach Vorliegen der Lösungsarchitektur GEVER und nach Fertigstellung der Fachanforde-
rungen an die Sicherheit von GEVER als System beschrieben werden.
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âLB-Wertelisten erfassen und pflegenâ
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8.2 GTV âLB-Wertelisten erfassen und pflegenâ In den âLB-Wertelistenâ werden die Werte Dokumenttyp, Schlagwort und Zusatzkomponente gefĂŒhrt, welche vom LB bearbeitet werden.
Abbildung 34: GTV âLB-Wertelisten erfassen und pflegenâ
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âLB-Wertelisten erfassen und pflegenâ
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Aufgabe 241: Funktionale Beschreibung âAntrag Mutation Werteliste prĂŒfenâ
Objektname Antrag Mutation Wertelis-te prĂŒfen
Objekttyp Manuell
Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Der Antrag wird geprĂŒft. Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Antrag Art der Mutation Anpassung Wert
Anpassung Wert: [Wert im System anpassen]
Neuer Wert Neuer Wert: [Wert vorhanden?]
Inaktivierung Wert
Inaktivierung Wert: [Inaktivierung erlaubt?]
Bestehende Werteliste Wert vorhanden? Ja Wert vorhanden: [Antrag mit BegrĂŒndung ablehnen]
Nein Wert nicht vorhanden: [Wert im System erfassen]
Wert Inaktivierung erlaubt? Ja Inaktivierung erlaubt: [Wert im System auf inaktiv setzen]
Nein Inaktivierung nicht erlaubt: [Antrag mit BegrĂŒndung ablehnen]
Aufgabe 242: Funktionale Beschreibung âWert im System anpassenâ
Objektname Wert im System anpassen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung
Der Wert wird im GEVER-System angepasst. Business Rules Kein
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Art Wert Ober-/Unterbegriff bearbeiten? Ja Ober-/Unterbegriff bearbei-
ten: [Ober-/Unterbegriff zuwei-sen/anpassen]
Nein Ober-/Unterbegriff nicht bearbeiten: [GeschÀftskategorie zuwei-sen?]
Art Wert GeschÀftskategorie zuweisen? Ja GeschÀftskategorie zuwei-sen: [GeschÀftskategorie zuwei-sen]
Nein GeschÀftskategorie nicht zuweisen: [Werteliste gepflegt]
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âLB-Wertelisten erfassen und pflegenâ
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Aufgabe 243: Funktionale Beschreibung âWert im System erfassenâ
Objektname Wert im System erfassen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Der Wert wird im GEVER-System erfasst. Business Rules
Kein Parameter Bedingung Wert Ergebnis Art Wert Ober-/Unterbegriff bearbeiten? Ja Ober-/Unterbegriff bearbei-
ten: [Ober-/Unterbegriff zuwei-sen/anpassen]
Nein Ober-/Unterbegriff nicht bearbeiten: [GeschÀftskategorie zuwei-sen?]
Art Wert GeschÀftskategorie zuweisen? Ja GeschÀftskategorie zuwei-sen: [GeschÀftskategorie zuwei-sen]
Nein GeschÀftskategorie nicht zuweisen: [Werteliste gepflegt]
Aufgabe 244: Funktionale Beschreibung âOber-/Unterbegriff zuweisen/anpassenâ
Objektname Ober-/Unterbegriff zuwei-sen/anpassen
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Der Ober- resp. Unterbegriff wird zugewiesen oder angepasst. Ausserdem wird geprĂŒft, ob eine GeschĂ€ftska-tegorie zuzuweisen ist.
Business Rules Keine
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Art Wert GeschÀftskategorie zuweisen? Ja GeschÀftskategorie zuwei-
sen: [GeschÀftskategorie zuwei-sen]
Nein GeschÀftskategorie nicht zuweisen: Werteliste gepflegt
Aufgabe 245: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftskategorie zuweisenâ
Objektname GeschÀftskategorie zuwei-sen
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Die GeschÀftskategorie wird zugewiesen. Business Rules
Keine
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âLB-Wertelisten erfassen und pflegenâ
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Aufgabe 246: Funktionale Beschreibung âAntrag mit BegrĂŒndung ablehnenâ
Objektname Antrag mit BegrĂŒndung ablehnen
Objekttyp Manuell
Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Der Antrag mit BegrĂŒndung âWert bereits vorhandenâ wird abgelehnt.
Aufgabe 247: Funktionale Beschreibung âWert aus System auf âinaktivâ setzenâ
Objektname Wert aus System auf âin-aktivâ setzen
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung
Die Referenzen dieser Werte werden auf den Objekten (Ordnungsposition/Kategorie) entfernt. Business Rules Besitzt eine Kategorie kein aktives Schlagwort, ist die Kategorie auf inaktiv zu setzten. Inaktive Schlagworte können fĂŒr die Suche verwendet werden.
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âMitarbeiter mutierenâ
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8.3 GTV âMitarbeiter mutierenâ
Abbildung 35: GTV âMitarbeiter Mutationâ
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âMitarbeiter mutierenâ
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Aufgabe 248: Funktionale Beschreibung âBenutzermutation formulierenâ
Objektname Benutzermutation formulie-ren
Objekttyp Manuell
Rolle Leiter
Funktionsweise und Beschreibung Ist eine Benutzermutation vorzunehmen, wird der Bedarf in einem Antragsformular (ist amtsintern zu regeln) schriftlich festgehalten.
Aufgabe 249: Funktionale Beschreibung âBenutzermutation vervollstĂ€ndigenâ
Objektname Benutzermutation vervoll-stÀndigen
Objekttyp Manuell
Rolle Integrationsmanager
Funktionsweise und Beschreibung Der durch den Leiter eingereichte Antrag Benutzermutation wird geprĂŒft und vervollstĂ€ndigt.
Aufgabe 250: Funktionale Beschreibung âMutationsart prĂŒfenâ
Objektname Mutationsart prĂŒfen Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die Mutationsart wird geprĂŒft. Handelt es sich beim Antrag um einen Austritt eines Mitarbeiters, sind pendente Aufgaben der neu zustĂ€ndigen Person zu ĂŒbergeben. Ansonsten wird der Antrag Benutzermutation zur Bear-beitung weitergeleitet.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Antragsformular Austritt/Mutation Mit-arbeiter?
Ja: Austritt/Mutation Mitar-beiter
Austritt/Mutation Mitarbeiter: [Pendente Aufgaben ĂŒberge-ben]
Nein: Eintritt Mitarbei-ter/NamensÀnderung
Eintritt Mitarbei-ter/NamensÀnderung: [Benutzermutation weiterlei-ten]
Aufgabe 251: Funktionale Beschreibung âPendente Aufgaben ĂŒbergebenâ
Objektname Pendente Aufgaben ĂŒber-geben
Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Offene AktivitĂ€ten und GeschĂ€ftsvorfĂ€lle werden der neu zustĂ€ndigen Person durch Weiterleitung der AktivitĂ€-ten resp. Ăbertragung der FederfĂŒhrung ĂŒbergeben.
Business Rules
Keine
Aufgabe 252: Funktionale Beschreibung âArbeitsĂŒbergabe kontrollierenâ
Objektname ArbeitsĂŒbergabe kontrollie-ren
Objekttyp Manuell
Rolle Leiter
Funktionsweise und Beschreibung Die ArbeitsĂŒbergabe wird kontrolliert. Diese beinhaltet: - PrĂŒfung der DossierĂŒbergabe - PrĂŒfung der Ăbernahme der physischen Dokumente - Neu-VerschlĂŒsselung der vertraulichen Objekte
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âMitarbeiter mutierenâ
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Aufgabe 253: Funktionale Beschreibung âBenutzermutation weiterleitenâ
Objektname Benutzermutation weiter-leiten
Objekttyp Manuell
Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Der Antrag Benutzermutation wird an den Leistungserbringer weitergeleitet.
GV âUnterstĂŒtzungâ: Stellvertretung einrichten und wahrnehmen
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8.4 Stellvertretung einrichten und wahrnehmen
8.4.1 GTV âStellvertretung einrichtenâ
Abbildung 36: GTV âStellvertretung einrichtenâ
GV âUnterstĂŒtzungâ: Stellvertretung einrichten und wahrnehmen
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Aufgabe 254: Funktionale Beschreibung âStellvertretung einrichtenâ
Objektname Stellvertretung einrichten Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die Stellvertretung wird vor der Abwesenheit des Mitarbeiters eingerichtet. Business Rules
Keine
Ereignis 9: Funktionale Beschreibung âNotifikation_Anfrage_Stellvertretungâ
Zwischenereignis Notifikati-on_Anfrage_Stellvertretung
Objekttyp Ereignis
Beschreibung Zwischenereignis: Notifikation Das GEVER-System informiert: â"Name, Vorname" hat Sie fĂŒr die Zeit vom "Abwesend_Von" bis "Abwesend_Bis" als Stellvertreter definiert. Bitte bestĂ€-tigen Sie die Annahme der Stellvertretung durch das DrĂŒcken des Buttons "Ăbernahme der Stellvertretung".â
Rolle Stellvertreter
Aufgabe 255: Funktionale Beschreibung âStellvertretung prĂŒfenâ
Objektname Stellvertretung prĂŒfen Objekttyp Benutzer Rolle Stellvertreter Funktionsweise und Beschreibung Die Anfrage der Stellvertretung wird geprĂŒft.
Business Rules Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis
WĂ€hrend der Stellvertretung anwesend?
Ja WĂ€hrend der Stellvertretung anwesend: [Stellvertretung annehmen]
Nein WĂ€hrend der Stellvertretung abwesend: [Stellvertretung anpassen]
Aufgabe 256: Funktionale Beschreibung âStellvertretung anpassenâ
Objektname Stellvertretung anpassen Objekttyp Benutzer Rolle Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Kann die Stellvertretung nicht wahrgenommen werden, wird sie neu vergeben. Business Rules Keine
Aufgabe 257: Funktionale Beschreibung âStellvertretung annehmenâ
Objektname Stellvertretung annehmen. Objekttyp Service
Rolle Stellvertreter Funktionsweise und Beschreibung Die Stellvertretung wird angenommen.
Business Rules Keine
GV âUnterstĂŒtzungâ: Stellvertretung einrichten und wahrnehmen
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Ereignis 10: Funktionale Beschreibung âNotifikation_BestĂ€tigung_Ăbernahme_Stellvertretungâ
Objektname Notifikati-on_BestĂ€tigung_Ăbernahme_Stellvertret-ung
Objekttyp Ereignis
Beschreibung Zwischenereignis: Notifikation Das GEVER-System informiert: â"Name, Vorname" hat fĂŒr die Zeit vom "Ab-wesend_Von" bis "Abwesend_Bis" die Stellvertretung ĂŒbernommen.â
Rolle Mitarbeiter
GV âUnterstĂŒtzungâ: Stellvertretung einrichten und wahrnehmen
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8.4.2 GTV âStellvertretung wahrnehmenâ
Abbildung 37: GTV âStellvertretung wahrnehmenâ
GV âUnterstĂŒtzungâ: Stellvertretung einrichten und wahrnehmen
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Aufgabe 258: Funktionale Beschreibung âRolle Stellvertreter einnehmenâ
Objektname Rolle Stellvertreter ein-nehmen
Objekttyp Benutzer
Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Der Stellvertreter ist aktiviert: - Abwesend_Bis < aktuelles Datum Der Stellvertreter prĂŒft tĂ€glich, ob er die Rolle des Stellvertreters weiterhin wahrzunehmen hat. Business Rules Keine
Aufgabe 259: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€t prĂŒfenâ
Objektname AktivitĂ€t prĂŒfen Objekttyp Benutzer Rolle Stellvertreter
Funktionsweise und Beschreibung Die offenen AktivitĂ€ten werden durch den Stellvertreter eingesehen und â falls nötig â fĂŒr die Bearbeitung ĂŒber-nommen.
Business Rules Keine
Parameter Bedingung Wert Ergebnis AktivitĂ€t AktivitĂ€t ĂŒbernehmen? Ja AktivitĂ€t ĂŒbernehmen:
[AktivitÀt erledigen]
Nein AktivitĂ€t nicht ĂŒbernehmen: [AktivitĂ€t prĂŒfen]
Ereignis 11: Funktionale Beschreibung âNotifikation_AktivitĂ€t_ĂŒbernommenâ
Zwischenergebnis Notifikation_AktivitĂ€t_ĂŒbernommen Objekttyp Ereignis Beschreibung Zwischenereignis: Notifikation
Das GEVER-System informiert: âDie ĂŒbernommene AktivitĂ€t wird dem Stellvertre-ter zur Bearbeitung zugeteilt.â
Rolle Stellvertreter
Aufgabe 260: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€t erledigenâ
Objektname AktivitÀt erledigen Objekttyp Benutzer Rolle Stellvertreter Funktionsweise und Beschreibung
Zur Bearbeitung wird die entsprechende AktivitĂ€t geöffnet. Business Rules Die Rechte des Mitarbeiters, fĂŒr den die Stellvertretung wahrgenommen werden soll, werden auf die Dos-siers/Subdossiers nicht automatisch weitervererbt. Sie werden vor dem Einrichten der Stellvertretung zugeteilt. Die Berechtigungen auf die im GeschĂ€ftsvorfall mitgefĂŒhrten Dokumente werden dem Stellvertreter ĂŒbertragen.
GV âUnterstĂŒtzungâ: Stellvertretung einrichten und wahrnehmen
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Aufgabe 261: Funktionale Beschreibung âRolle Stellvertreter abgebenâ
Objektname Rolle Stellvertreter abge-ben
Objekttyp Benutzer
Rolle Stellvertreter Funktionsweise und Beschreibung Die Standardrolle wird eingenommen.
Business Rules Keine
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âBerechtigung einrichten und verwaltenâ
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8.5 GTV âBerechtigung einrichten und verwaltenâ
Abbildung 38: GTV âBerechtigung einrichten und verwaltenâ
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âBerechtigung einrichten und verwaltenâ
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Teilprozess 26: Funktionale Beschreibung âSchutzgruppe verwaltenâ
Objektname Schutzgruppe verwalten Objekttyp Teilprozess
Teilprozess 27: Funktionale Beschreibung âBerechtigung vergebenâ
Objektname Berechtigung vergeben Objekttyp Teilprozess
Teilprozess 28: Funktionale Beschreibung âBerechtigung aufhebenâ
Objektname Berechtigung aufheben Objekttyp Teilprozess
Teilprozess 29: Funktionale Beschreibung âBerechtigung ĂŒberwachenâ
Objektname Berechtigung ĂŒberwachen Objekttyp Teilprozess
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âBerechtigung einrichten und verwaltenâ
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8.5.1 GTV âSchutzgruppe verwaltenâ
Abbildung 39: GTV âSchutzgruppe verwaltenâ
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âBerechtigung einrichten und verwaltenâ
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Aufgabe 262: Funktionale Beschreibung âObjekt selektierenâ
Objektname Objekt selektieren Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Das Objekt, bei dem die Schutzgruppe zu verwalten ist, wird selektieren. GeprĂŒft wird, ob die Schutzgruppe vorhanden ist. Business Rules Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Schutzgruppe Schutzgruppe vorhanden? Ja Schutzgruppe vorhanden: [Schutzgruppe löschen?]
Nein Schutzgruppe nicht vorhan-den: [Schutzgruppe erstellen]
Schutzgruppe Schutzgruppe löschen? Ja Schutzgruppe löschen: [Schutzgruppe löschen]
Nein: mutieren
Schutzgruppe nicht löschen sondern mutieren: [Schutzgruppe umbenennen]
Aufgabe 263: Funktionale Beschreibung âSchutzgruppe erstellenâ
Objektname Schutzgruppe erstellen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Die Schutzgruppe wird unter dem gewĂŒnschten Namen erfasst. Business Rules
Keine
Aufgabe 264: Funktionale Beschreibung âFachspezifische Rolle zuweisenâ
Objektname Fachspezifische Rolle zuweisen
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Fachspezifische Rollen werden auswÀhlt und der Schutzgruppe zugewiesen. Die fachspezifischen Rollen bein-halten die standardmÀssig eingerichteten Berechtigungen.
Business Rules Keine
Aufgabe 265: Funktionale Beschreibung âAkteur zuweisenâ
Objektname Akteur zuweisen Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die Akteure werden auswÀhlt und der fachspezifischen Rolle zugewiesen. Business Rules
Nur aktive Akteure können ausgewÀhlt werden.
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âBerechtigung einrichten und verwaltenâ
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Aufgabe 266: Funktionale Beschreibung âSchutzgruppe umbenennenâ
Objektname Schutzgruppe umbenen-nen
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Die Schutzgruppe wird umbenannt. Business Rules
Keine
Aufgabe 267: Funktionale Beschreibung âFachspezifische Rolle zuweisen/entfernenâ
Objektname Fachspezifische Rolle zuweisen/entfernen
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die fachspezifischen Rollen auswÀhlt und der Schutzgruppe zugewiesen oder aus der Schutzgruppe entfernt. Die fachspezifischen Rollen beinhalten die standardmÀssig eingerichteten Berechtigungen.
Business Rules Nur aktive Rollen können ausgewÀhlt werden.
Aufgabe 268: Funktionale Beschreibung âAkteur zuweisen/entfernenâ
Objektname Akteur zuweisen/entfernen Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Die Akteure werden ausgewÀhlt und der fachspezifischen Rolle zugewiesen oder aus der Rolle entfernt.
Business Rules Nur aktive Akteure können ausgewÀhlt werden.
Aufgabe 269: Funktionale Beschreibung âSchutzgruppe löschenâ
Objektname Schutzgruppe löschen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Die Schutzgruppe wird gelöscht. Business Rules
Nur aktive Schutzgruppen können ausgewÀhlt werden.
Service 30: Funktionale Beschreibung âBeziehungen Rollen und Akteure aufhebenâ
Objektname Beziehungen Rollen und Akteure aufheben
Objekttyp Service
Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Die Beziehungen zwischen den Rollen und Akteuren werden innerhalb der gelöschten Schutzgruppen entfernt. Business Rules
Keine
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âBerechtigung einrichten und verwaltenâ
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8.5.2 GTV âBerechtigung vergebenâ
Abbildung 40: GTV âBerechtigung vergebenâ
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âBerechtigung einrichten und verwaltenâ
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Aufgabe 270: Funktionale Beschreibung âObjekt selektierenâ
Objektname Objekt selektieren Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Das Objekt (Dossier, Subdossier oder Dokument) wird auswĂ€hlt. Business Rules GewĂŒnschtes Objekt ist vorhanden.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Objekt Objekttyp? Dossier Objekttyp Dossier:
[Berechtigung zu Dossier zuweisen]
Subdossier Objekttyp Subdossier: [Berechtigung zu Subdos-sier zuweisen]
Dokument Objekttyp Dokument: [Berechtigung zu Dokument zuweisen]
Aufgabe 271: Funktionale Beschreibung âBerechtigung zu Dossier zuweisenâ
Objektname Berechtigung zu Dossier zuweisen
Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Mit der Zuordnung der Schutzgruppe oder eines oder mehrerer Akteure auf ein Dossier werden diesem die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen.
Business Rules Nur aktive Schutzgruppen können ausgewÀhlt werden.
Aufgabe 272: Funktionale Beschreibung âBerechtigung zu Subdossier zuweisenâ
Objektname Berechtigung zu Subdos-sier zuweisen
Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Mit der Zuordnung der Schutzgruppe oder eines oder mehrerer Akteure auf ein Subdossier werden diesem die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen.
Business Rules
Nur aktive Schutzgruppen können ausgewÀhlt werden.
Aufgabe 273: Funktionale Beschreibung âBerechtigung zu Dokument zuweisenâ
Objektname Berechtigung zu Doku-ment zuweisen
Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Mit der Zuordnung der Schutzgruppe oder eines oder mehrerer Akteure auf ein Dokument werden diesem die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen.
Business Rules Keine
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âBerechtigung einrichten und verwaltenâ
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8.5.3 GTV âBerechtigung aufhebenâ
Abbildung 41: GTV âBerechtigung aufhebenâ
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âBerechtigung einrichten und verwaltenâ
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Aufgabe 274: Funktionale Beschreibung âObjekt selektierenâ
Objektname Objekt selektieren Benutzer Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung
Das Objekt (Dossier, Subdossier oder Dokument) wird auswĂ€hlt. Business Rules GewĂŒnschtes Objekt ist vorhanden.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Objekt Objekttyp? Dossier Objekttyp Dossier:
[Berechtigung zu Dossier aufheben]
Subdossier Objekttyp Subdossier: [Berechtigung zu Subdos-sier aufheben]
Dokument Objekttyp Dokument: [Berechtigung zu Dokument aufheben]
Aufgabe 275: Funktionale Beschreibung âBerechtigung zu Dossier aufhebenâ
Objektname Berechtigung zu Dossier aufheben
Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Mit dem Entfernen der Schutzgruppe oder eines oder mehrerer Akteure aus einem Dossier wird die entspre-chende Berechtigung aufgehoben.
Business Rules Keine
Aufgabe 276: Funktionale Beschreibung âBerechtigung zu Subdossier aufhebenâ
Objektname Berechtigung zu Subdos-sier aufheben
Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Mit dem Entfernen der Schutzgruppe oder eines oder mehrerer Akteure aus einem Subdossier wird die ent-sprechende Berechtigung aufgehoben.
Business Rules
Keine
Aufgabe 277: Funktionale Beschreibung âBerechtigung zu Dokument aufhebenâ
Objektname Berechtigung zu Doku-ment aufheben
Benutzer
Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Mit dem Entfernen der Schutzgruppe oder eines oder mehrerer Akteure aus einem Dokument wird die entspre-chende Berechtigung aufgehoben.
Business Rules Keine
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âBerechtigung einrichten und verwaltenâ
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8.5.4 GTV âBerechtigung ĂŒberwachenâ
Abbildung 42: GTV âBerechtigung ĂŒberwachenâ
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âBerechtigung einrichten und verwaltenâ
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Aufgabe 278: Funktionale Beschreibung âHandlungsbedarf ermittelnâ
Objektname Handlungsbedarf ermitteln Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung
Die Ăberwachung der Berechtigungen wird aktiviert. Business Rules Die Berechtigungen sind vergeben, die Schutzgruppen erfasst.
Service 31: Funktionale Beschreibung âBerechtigungen auflistenâ
Objektname Berechtigungen auflisten Objekttyp Service
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Der Service ermittelt sÀmtliche Objekte (Dossier, Subdossier und Dokumente), denen Schutzgruppen oder Akteure zugewiesen sind, und listet diese auf.
Business Rules Keine
Service 32: Funktionale Beschreibung âBerechtigungen mit inaktiven Akteuren auflistenâ
Objektname Berechtigungen mit inakti-ven Akteuren auflisten
Objekttyp Service
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung
Der Service ermittelt sÀmtliche inaktiven Akteure innerhalb einer fachspezifischen Rolle. Business Rules Keine
Service 33: Funktionale Beschreibung âNicht verwendete Schutzgruppen auflistenâ
Objektname Nicht verwendete Schutz-gruppen auflisten
Objekttyp Service
Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Der Service ermittelt sÀmtliche Schutzgruppen, die keinem Objekt zugeordnet sind. Business Rules
Keine
Service 34: Funktionale Beschreibung âInaktive verwendete Schutzgruppen auflistenâ
Objektname Inaktive verwendete Schutzgruppen auflisten
Objekttyp Service
Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Der Service ermittelt sÀmtliche Schutzgruppen, die in den Metadaten im Attribut "_Aktiv" den Wert "Nein" auf-weisen.
Business Rules Keine
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âVorlagen verwaltenâ
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8.6 GTV âVorlagen verwaltenâ
Abbildung 43: GTV âVorlagen verwaltenâ
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âVorlagen verwaltenâ
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Aufgabe 279: Funktionale Beschreibung âNeue Vorlage erstellenâ
Objektname Neue Vorlage erstellen Objekttyp Manuell Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter Funktionsweise und Beschreibung Es wird eine neue Vorlage in der BĂŒroautomation erstellt. Diese wird als Anlage oder Link auf Speicherort der Vorlage weitergeleitet.
Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Vorhandene Vorlagen Vorlage notwendig? Ja Vorlage notwendig: [Vorlage im System hinterle-gen]
Nein Vorlage nicht notwendig: [Antrag mit BegrĂŒndung ablehnen]
Aufgabe 280: Funktionale Beschreibung âAntrag mit BegrĂŒndung ablehnenâ
Objektname Antrag mit BegrĂŒndung ablehnen
Objekttyp Manuell
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung Dem Antragsteller wird die Ablehnung des Antrags zusammen mit einer BegrĂŒndung, weshalb der Antrag ab-gelehnt wurde, ĂŒbermittelt.
Aufgabe 281: Funktionale Beschreibung âVorlage im System hinterlegenâ
Objektname Vorlage im System hinter-legen
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Die Vorlage wird im GEVER-System hinterlegt. Business Rules
Keine
Aufgabe 282: Funktionale Beschreibung âDoc-Properties einbindenâ
Objektname Doc-Properties einbinden Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung
Die im GEVER-System hinterlegte Vorlage wird mit Doc-Properties versehen. Business Rules Keine
Aufgabe 283: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftskategorie zuordnenâ
Objektname GeschÀftskategorie zuord-nen
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator Funktionsweise und Beschreibung
Die Vorlage wird einer GeschÀftskategorie zugeordnet. Business Rules Keine
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âVorlagen verwaltenâ
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Aufgabe 284: Funktionale Beschreibung âVorlage anpassenâ
Objektname Vorlage anpassen Objekttyp Manuell Rolle FederfĂŒhrender Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Die Vorlage wird in der BĂŒroautomation angepasst und als Anlage oder Link auf Speicherort der Vorlage wei-tergeleitet.
Aufgabe 285: Funktionale Beschreibung âVorlage im System anpassenâ
Objektname Vorlage im System anpas-sen
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Die im GEVER-System hinterlegte Vorlage wird angepasst. Business Rules
Die Vorlage ist vorhanden.
Aufgabe 286: Funktionale Beschreibung âDoc-Properties anpassenâ
Objektname Doc-Properties anpassen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator Voraussetzungen
Funktionsweise und Beschreibung Die Doc-Properties der ĂŒberarbeiteten Vorlage werden angepasst. Business Rules Keine
Aufgabe 287: Funktionale Beschreibung âVorlage aus System entfernenâ
Objektname Vorlage aus System ent-fernen
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator
Funktionsweise und Beschreibung Die Vorlage wird durch den Befehl âLöschenâ aus dem GEVER-System entfernt. Business Rules
Die Vorlage ist im GEVER-System vorhanden. SĂ€mtliche Referenzen dieser Vorlage auf die Objekte (Ordnungsposition/Dossier/Subdossier) sind zu entfer-nen.
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âĂnderungen verwaltenâ
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8.7 GTV âĂnderungen verwaltenâ
Abbildung 44: GTV âĂnderungen verwaltenâ
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âĂnderungen verwaltenâ
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Aufgabe 288: Funktionale Beschreibung âĂnderungsvorschlag formulierenâ
Objektname Ănderungsvorschlag for-mulieren
Objekttyp Manuell
Rolle Antragssteller Funktionsweise und Beschreibung Der Ănderungsvorschlag wird gemĂ€ss dem definierten Vorgehen im Departement/Amt erfasst.
Business Rules Keine
Aufgabe 289: Funktionale Beschreibung âĂnderungsvorschlag bewertenâ
Objektname Ănderungsvorschlag be-werten
Objekttyp Manuell
Rolle Anwendungsverantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung
Der Ănderungsvorschlag wird durch den Anwendungsverantwortlichen geprĂŒft und bewertet. Business Rules Keine
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Ănderungsvorschlag Ănderungsvorschlag behandeln? Ja Ănderungsvorschlag behan-
deln: [Ănderungsantrag erstellen]
Nein Ănderungsvorschlag nicht behandeln: [Ablehnung Ănderungsvor-schlag kommunizieren]
Aufgabe 290: Funktionale Beschreibung âAblehnung Ănderungsvorschlag kommunizierenâ
Objektname Ablehnung Ănderungsvor-schlag kommunizieren
Objekttyp Manuell
Rolle Anwendungsverantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung Dem Antragssteller wird die Ablehnung des Ănderungsvorschlags mitgeteilt. Es ist zu begrĂŒnden, weshalb die Ănderung/Mutation nicht vorgenommen wird.
Business Rules Keine
Aufgabe 291: Funktionale Beschreibung âĂnderungsantrag erstellenâ
Objektname Ănderungsantrag erstellen Objekttyp Manuell Rolle Anwendungsverantwortlicher
Funktionsweise und Beschreibung Der Ănderungsantrag wird in der definierten Form erfasst. Business Rules Keine
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âĂnderungen verwaltenâ
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Aufgabe 292: Funktionale Beschreibung âĂnderungsantrag beurteilenâ
Objektname Ănderungsantrag beurtei-len
Objekttyp Manuell
Rolle Changeboard
Funktionsweise und Beschreibung Die Vertreter entscheiden, ob der Antrag umgesetzt wird. Business Rules
Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Ănderungsantrag Ănderungsantrag behandeln? Ja Ănderungsantrag behandeln:
[Ănderungsantrag eingeben]
Nein Ănderungsantrag nicht be-handeln: [Ablehnung Ănderungsantrag kommunizieren]
Aufgabe 293: Funktionale Beschreibung âAblehnung Ănderungsantrag kommunizierenâ
Objektname Ablehnung Ănderungsan-trag kommunizieren
Objekttyp Manuell
Rolle Changeboard Funktionsweise und Beschreibung Dem Antragssteller wird die Ablehnung des Ănderungsantrages mitgeteilt. Es ist zu begrĂŒnden, weshalb die Ănderung/Mutation nicht vorgenommen wird.
Business Rules Keine
Aufgabe 294: Funktionale Beschreibung âĂnderungsantrag eingebenâ
Objektname Ănderungsantrag einge-ben
Objekttyp Manuell
Rolle Changeboard Funktionsweise und Beschreibung Der Ănderungsantrag wird in der entsprechenden User-Group eingegeben.
Business Rules Keine
Aufgabe 295: Funktionale Beschreibung âUmsetzung Ănderungsantrag beurteilenâ
Objektname Umsetzung Ănderungsan-trag beurteilen
Objekttyp Manuell
Rolle User-Group Funktionsweise und Beschreibung
Die Vertreter entscheiden, ob der Antrag umgesetzt wird. Business Rules Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Ănderungsantrag Ănderung umsetzen? Ja Ănderung umsetzen: [Auftrag Umsetzung Ănderung erteilen]
Nein Ănderung nicht umsetzen: [Ablehnung Umsetzung kommunizieren]
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âĂnderungen verwaltenâ
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Aufgabe 296: Funktionale Beschreibung âAblehnung Umsetzung kommunizierenâ
Objektname Ablehnung Umsetzung kommunizieren
Objekttyp Manuell
Rolle User-Group Funktionsweise und Beschreibung Dem Antragssteller wird die Ablehnung der Umsetzung mitgeteilt. Es ist zu begrĂŒnden, weshalb die Ănde-rung/Mutation nicht vorgenommen wird.
Business Rules
Keine
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âAdressen pflegenâ
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8.8 GTV âAdressen pflegenâ
Adressen pflegen
Beda
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Adre
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AdressverantwortlicherAntragssteller
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ĂŒhrt
Ja
Abbildung 45: GTV âAdressen pflegenâ
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âAdressen pflegenâ
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Aufgabe 297: Funktionale Beschreibung âAdressmutation formulierenâ
Objektname Adressmutation formulie-ren
Objekttyp Manuell
Rolle Antragssteller Funktionsweise und Beschreibung Die Informationen, welche Ănderungen an einer Adresse vorgenommen sind, werden erfasst.
Business Rules Keine
Aufgabe 298: Funktionale Beschreibung âAdressmutation bewertenâ
Objektname Adressmutation bewerten Objekttyp Manuell Rolle Adressverantwortlicher
Funktionsweise und Beschreibung GeprĂŒft wird, ob die Adresse korrekt ist und ob dies bereits vorhanden ist. Ist dies der Fall, wird die Ablehnung mit BegrĂŒndung dem Antragsteller kommuniziert.
Business Rules Keine
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Adresse Adressmutation behandeln? Ja Adressmutation behandeln:
[Adressmutation vervollstÀn-digen]
Nein Adressmutation nicht behan-deln: [Antragssteller informieren]
Aufgabe 299: Funktionale Beschreibung âAdressmutation vervollstĂ€ndigenâ
Objektname Adressmutation vervoll-stÀndigen
Objekttyp Manuell
Rolle Adressverantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung Die Informationen, welche Ănderungen an einer Adresse vorzunehmen sind, werden vervollstĂ€ndigt.
Business Rules Keine
Aufgabe 300: Funktionale Beschreibung âAntragssteller informierenâ
Objektname Antragssteller informieren Objekttyp Manuell Rolle Adressverantwortlicher
Funktionsweise und Beschreibung Dem Antragssteller wird die Ablehnung der Adressmutation mitgeteilt. Es ist zu begrĂŒnden, weshalb die Ănde-rung nicht vorgenommen wird.
Business Rules Keine
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âAdressen pflegenâ
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Aufgabe 301: Funktionale Beschreibung âAdresse im System mutierenâ
Objektname Adresse im System mutie-ren
Objekttyp Manuell
Rolle Adressverantwortlicher
Funktionsweise und Beschreibung Die Adresse wird im System erfasst resp. mutiert. Business Rules
Keine
Aufgabe 302: Funktionale Beschreibung âAntragssteller informierenâ
Objektname Antragssteller informieren Objekttyp Manuell Rolle Adressverantwortlicher Funktionsweise und Beschreibung
Der Antragssteller wird ĂŒber die AusfĂŒhrung der Mutation informiert. Business Rules Keine
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âGEVER-Anwendung supportenâ
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8.9 GTV âGEVER-Anwendung supportenâ
Abbildung 46: GTV âGEVER-Anwendung supportenâAufgabe 303: Funktionale Beschreibung âProblem meldenâ
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âGEVER-Anwendung supportenâ
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Objektname Problem melden Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter
Funktionsweise und Beschreibung Das Problem wird gemeldet. Business Rules
Keine
Aufgabe 304: Funktionale Beschreibung âProblem analysierenâ
Objektname Problem analysieren Objekttyp Manuell Rolle 1st Level Support Funktionsweise und Beschreibung
Gemeinsam mit dem Mitarbeiter wird das Problem analysiert. Business Rules Keine
Parameter Bedingung Wert Ergebnis Problem Problemlösung bekannt? Ja Problemlösung bekannt:
[Problem lösen]
Nein Problemlösung nicht be-kannt: [2nd Level Support initialisie-ren]
Aufgabe 305: Funktionale Beschreibung âProblem lösenâ
Objektname Problem lösen Objekttyp Manuell Rolle 1st Level Support
Funktionsweise und Beschreibung Organisatorische Fragestellungen oder Anwendungsprobleme werden direkt gelöst. Business Rules
Keine
Aufgabe 306: Funktionale Beschreibung âLösung kommunizierenâ
Objektname Lösung kommunizieren Objekttyp Manuell Rolle 1st Level Support Funktionsweise und Beschreibung
Die Lösung wird bekanntgegeben und â falls nötig â unter âTipps und Tricksâ festgehalten. Business Rules Keine
Aufgabe 307: Funktionale Beschreibung â2nd Level Support initialisierenâ
Objektname 2nd Level Support initiali-sieren
Objekttyp Manuell
Rolle 1st Level Support Funktionsweise und Beschreibung
Neue Probleme oder komplexere Probleme werden dem 2nd Level Support ĂŒbergeben. Business Rules Keine
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âGEVER-Anwendung supportenâ
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Aufgabe 308: Funktionale Beschreibung âProblem analysierenâ
Objektname Problem analysieren Objekttyp Manuell Rolle 2nd Level Support
Funktionsweise und Beschreibung Gemeinsam mit dem Mitarbeiter wird das Problem analysiert. Business Rules
Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis Problem Problemlösung bekannt? Ja Problemlösung bekannt:
[Problem lösen]
Nein Problemlösung nicht be-kannt: [3rd Level Support initialisie-ren]
Aufgabe 309: Funktionale Beschreibung âProblem lösenâ
Objektname Problem lösen Objekttyp Manuell
Rolle 2nd Level Support Funktionsweise und Beschreibung Organisatorische Fragestellungen oder Anwendungsprobleme werden direkt gelöst. Business Rules
Keine
Aufgabe 310: Funktionale Beschreibung âLösung kommunizierenâ
Objektname Lösung kommunizieren Objekttyp Manuell Rolle 2nd Level Support Funktionsweise und Beschreibung
Die Lösung wird bekanntgegeben und â falls nötig â unter âTipps und Tricksâ festgehalten. Business Rules Keine
Aufgabe 311: Funktionale Beschreibung â3rd Level Support initialisierenâ
Objektname 3rd Level Support initiali-sieren
Objekttyp Manuell
Rolle 2nd Level Support
Funktionsweise und Beschreibung Neue Probleme oder komplexere Probleme werden dem 3nd Level Support ĂŒbergeben. Business Rules
Keine
Aufgabe 312: Funktionale Beschreibung âLösung kommunizierenâ
Objektname Lösung kommunizieren Objekttyp Manuell Rolle 2nd Level Support Funktionsweise und Beschreibung Die Lösung wird bekanntgegeben und â falls nötig â unter âTipps und Tricksâ festgehalten.
Business Rules Keine
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âControlling wahrnehmenâ
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8.10 GTV âControlling wahrnehmenâ
GEVER-Administrator
Info
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Suc
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Wie
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Abbildung 47: GTV âControlling wahrnehmenâ
GV âUnterstĂŒtzungâ: GTV âControlling wahrnehmenâ
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Aufgabe 313: Funktionale Beschreibung âSuche erstellenâ
Objektname Suche erstellen Objekttyp Manuell Rolle Mitarbeiter (Controller)
Funktionsweise und Beschreibung Die Eingabemaske âSucheâ wird geöffnet und die Suchkriterien eingegeben.
Aufgabe 314: Funktionale Beschreibung âErgebnisdarstellung festlegenâ
Objektname Ergebnisdarstellung fest-legen
Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator (Controller) Funktionsweise und Beschreibung Die Ergebnisdarstellung kann aufbereitet werden.
Business Rules Keine Parameter Bedingung Wert Ergebnis
Wiederverwendung notwendig? Ja Wiederverwendung notwen-dig: [Verwendung festlegen]
Nein Wiederverwendung nicht notwendig: [Informationen beschaffen]
Aufgabe 315: Funktionale Beschreibung âVerwendung festlegenâ
Objektname Verwendung festlegen Objekttyp Benutzer Rolle GEVER-Administrator (Controller) Funktionsweise und Beschreibung
Festgelegt wird, fĂŒr wen die Suche abrufbar ist. Business Rules Keine
Aufgabe 316: Funktionale Beschreibung âInformationen beschaffenâ
Objektname Informationen beschaffen Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator (Controller) Funktionsweise und Beschreibung Das Ergebnis wird am Bildschirm dargestellt und kann gedruckt oder fĂŒr die Weiterbearbeitung exportiert wer-den.
Business Rules Keine
Aufgabe 317: Funktionale Beschreibung âMassnahmen auslösenâ
Objektname Massnahmen auslösen Objekttyp Benutzer
Rolle GEVER-Administrator (Controller) Funktionsweise und Beschreibung Die notwendigen Massnahmen sind identifiziert und werden den zustĂ€ndigen Mitarbeitern ĂŒbergeben.
Business Rules Keine
Anhang A â Definitionen, Akronyme und AbkĂŒrzungen: GTV âControlling wahrnehmenâ
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Anhang A â Definitionen, Akronyme und AbkĂŒrzungen
Tabelle 1: Definitionen, Akronyme und AbkĂŒrzungen
Begriff/AbkĂŒrzung Bedeutung
BAB Basissoftwarestandard Arbeitsplatz Bund
BAR Schweizerisches Bundesarchiv
BJ Bundesamt fĂŒr Justiz
BPMN Business Process Model Notation
CC Competence Centre
CD Compact Disc
DIP Dissemination Information Package
EA Projekt Erschliessung und Aussonderung
EDĂB Eidgenössische Datenschutz- und Ăffentlichkeitsbeauftragte
GEVER Elektronische GeschÀftsverwaltung
ISB Informatikstrategieorgan Bund
OCR Optical Character Recognition§
PDF Portable Document Format
SIP Submission Information Package
SPAM oder Junk (englisch fĂŒr âAbfallâ oder âPlunderâ)
Junk oder SPAM (englisch fĂŒr âAbfallâ oder âPlunderâ)
ZIP Dateiformat
Anhang B â Verzeichnisse: Abbildungsverzeichnis
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Anhang B â Verzeichnisse
8.11 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Prozesslandkarte GEVER-Verfahren .................................................................................................. 6 Abbildung 2: GTV âOrdnungssystem erstellenâ ........................................................................................................ 7 Abbildung 3: GTV âAbnahme Ordnungssystem einholen (inkl. prospektiv bewerten)â ........................................... 10 Abbildung 4:GTV âNeue Generation OS bildenâ .................................................................................................... 13 Abbildung 5: GTV âOrdnungssystem bewirtschaftenâ ............................................................................................ 15 Abbildung 6: GTV âPhysische Post annehmen und sortierenâ ............................................................................... 21 Abbildung 7: GTV âPhysische Post öffnenâ ............................................................................................................ 24 Abbildung 8: GTV âPhysische Post scannen und vorregistrierenâ.......................................................................... 27 Abbildung 9: GTV âPhysische Post scannenâ ........................................................................................................ 30 Abbildung 10: GTV âQualitĂ€t Scan-Bild prĂŒfenâ...................................................................................................... 33 Abbildung 11: GTV âElektronische Post annehmen (E-Mail/E-Fax)â ...................................................................... 36 Abbildung 12: GTV âInformationen entgegennehmenâ ........................................................................................... 40 Abbildung 13: GTV âNeueinstufung Schutzniveau vornehmenâ ............................................................................. 45 Abbildung 14: GTV âGeschĂ€ft annehmen und vorbereitenâ ................................................................................... 47 Abbildung 15: GTV âDossier bewirtschaftenâ ......................................................................................................... 50 Abbildung 16: GTV âGeschĂ€ftsfallabwicklung planenâ ........................................................................................... 55 Abbildung 17: GTV âGeschĂ€ftsvorfall definieren/bearbeitenâ ................................................................................. 59 Abbildung 18: GTV âAktivitĂ€ten festlegenâ ............................................................................................................. 63 Abbildung 19: GTV âGeschĂ€ftsvorfall abwickelnâ ................................................................................................... 66 Abbildung 20: GTV âAktivitĂ€ten bearbeitenâ ........................................................................................................... 70 Abbildung 21: GTV âGeschĂ€ftsvorfall abschliessenâ .............................................................................................. 75 Abbildung 22: GTV âDokument erstellen und bearbeitenâ ...................................................................................... 78 Abbildung 23: GTV âDokument versendenâ ........................................................................................................... 84 Abbildung 24: GTV âGeschĂ€ftsfall abschliessenâ ................................................................................................... 88 Abbildung 25: GTV âGeschĂ€ft kontrollierenâ .......................................................................................................... 91 Abbildung 26: GTV âGeschĂ€ft abschliessenâ ......................................................................................................... 95 Abbildung 27: GTV âDossier bereinigenâ ............................................................................................................... 99 Abbildung 28: GTV âAussonderung durchfĂŒhrenâ ................................................................................................ 104 Abbildung 29: GTV âVernichtung durchfĂŒhrenâ .................................................................................................... 107 Abbildung 30: GTV âAblieferung ans BAR durchfĂŒhrenâ ...................................................................................... 111 Abbildung 31: GTV âDossiers fĂŒr Ablieferung zusammenstellenâ ........................................................................ 113 Abbildung 32: GTV âSIP erstellenâ ....................................................................................................................... 116 Abbildung 33: GTV âScan to Mail durchfĂŒhrenâ.................................................................................................... 119 Abbildung 34: GTV âLB-Wertelisten erfassen und pflegenâ ................................................................................. 121 Abbildung 35: GTV âMitarbeiter Mutationâ ............................................................................................................ 125 Abbildung 36: GTV âStellvertretung einrichtenâ .................................................................................................... 128 Abbildung 37: GTV âStellvertretung wahrnehmenâ ............................................................................................... 131 Abbildung 38: GTV âBerechtigung einrichten und verwaltenâ .............................................................................. 134 Abbildung 39: GTV âSchutzgruppe verwaltenâ ..................................................................................................... 136 Abbildung 40: GTV âBerechtigung vergebenâ ...................................................................................................... 139 Abbildung 41: GTV âBerechtigung aufhebenâ ...................................................................................................... 141 Abbildung 42: GTV âBerechtigung ĂŒberwachenâ .................................................................................................. 143 Abbildung 43: GTV âVorlagen verwaltenâ ............................................................................................................. 145 Abbildung 44: GTV âĂnderungen verwaltenâ ....................................................................................................... 148 Abbildung 45: GTV âAdressen pflegenâ ............................................................................................................... 152 Abbildung 46: GTV âGEVER-Anwendung supportenâAufgabe 303: Funktionale Beschreibung âProblem meldenâ ............................................................................................................................................................................. 155 Abbildung 47: GTV âControlling wahrnehmenâ..................................................................................................... 158
8.12 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Definitionen, Akronyme und AbkĂŒrzungen .......................................................................................... 160 Tabelle 2: ErlĂ€uterung der Tabelleninhalte fĂŒr Aufgaben, Services und Systemfunktionen ................................. 174 Tabelle 3: ErlĂ€uterung der Inhalte fĂŒr Entscheidtabellen ..................................................................................... 174
Anhang B â Verzeichnisse: Aufgabenverzeichnis
162/174
8.13 Aufgabenverzeichnis Aufgabe 1: Funktionale Beschreibung âAntrag initialisierenâ .................................................................................... 8 Aufgabe 2: Funktionale Beschreibung âLinie/BAR informierenâ ............................................................................... 8 Aufgabe 3: Funktionale Beschreibung âMitarbeiter bestimmenâ .............................................................................. 8 Aufgabe 4: Funktionale Beschreibung âArbeitsgruppe bildenâ ................................................................................. 8 Aufgabe 5: Funktionale Beschreibung âKick-off Meeting Ordnungssystem durchfĂŒhrenâ ........................................ 8 Aufgabe 6: Funktionale Beschreibung â1. + 2. Dekade Ordnungssystem ausarbeitenâ ........................................... 8 Aufgabe 7: Funktionale Beschreibung âVernehmlassung 1. + 2. Dekade Ordnungssystem durchfĂŒhrenâ ............... 9 Aufgabe 8: Funktionale Beschreibung âOrdnungssystem 1. + 2. Dekade prĂŒfenâ ................................................... 9 Aufgabe 9: Funktionale Beschreibung âOrdnungssystem fertigstellenâ.................................................................... 9 Aufgabe 10: Funktionale Beschreibung âOrdnungssystem an BAR zur Abnahme einreichenâ ................................ 9 Aufgabe 11: Funktionale Beschreibung âStellungnahme prĂŒfenâ ........................................................................... 11 Aufgabe 12: Funktionale Beschreibung âBesuch EinfĂŒhrung Bewertung organisierenâ ......................................... 11 Aufgabe 13: Funktionale Beschreibung âAnpassungen Struktur vornehmenâ ........................................................ 11 Aufgabe 14: Funktionale Beschreibung âBewertung nach rechtl. + admin. Kriterien durchfĂŒhrenâ ........................ 11 Aufgabe 15: Funktionale Beschreibung âBesprechung der Bewertung mit dem BARâ........................................... 11 Aufgabe 16: Funktionale Beschreibung âBereinigte Bewertung prĂŒfenâ ................................................................. 11 Aufgabe 17: Funktionale Beschreibung âAnpassungen zur Bewertung vornehmenâ ............................................. 12 Aufgabe 18: Funktionale Beschreibung âStellungnahme vornehmenâ ................................................................... 12 Aufgabe 19: Funktionale Beschreibung âMetadaten vervollstĂ€ndigen und einreichenâ .......................................... 12 Aufgabe 20: Funktionale Beschreibung âNeu hinzugefĂŒgte Rubriken zur Bewertung vorlegenâ ............................ 14 Aufgabe 21: Funktionale Beschreibung âBewertung genehmigenâ ........................................................................ 14 Aufgabe 22: Funktionale Beschreibung âNeue Generation OS bildenâ .................................................................. 14 Aufgabe 23: Funktionale Beschreibung âOS zur Abnahme einreichenâ ................................................................. 14 Aufgabe 24: Funktionale Beschreibung âĂbergeordnete Gruppe selektierenâ ....................................................... 16 Aufgabe 25: Funktionale Beschreibung âNeue Gruppe erfassenâ .......................................................................... 16 Aufgabe 26: Funktionale Beschreibung âMetadaten neue Gruppe erfassenâ ........................................................ 16 Aufgabe 27: Funktionale Beschreibung âZu Ă€ndernde Gruppe selektierenâ .......................................................... 16 Aufgabe 28: Funktionale Beschreibung âMetadaten Gruppe mutierenâ ................................................................. 16 Aufgabe 29: Funktionale Beschreibung âZu verschiebende Gruppe selektierenâ .................................................. 17 Aufgabe 30: Funktionale Beschreibung âZielort Gruppe selektierenâ ..................................................................... 17 Aufgabe 31: Funktionale Beschreibung âZu löschende Gruppe selektierenâ ......................................................... 18 Aufgabe 32: Funktionale Beschreibung âGruppe löschenâ ..................................................................................... 18 Aufgabe 33: Funktionale Beschreibung âGruppe selektierenâ ................................................................................ 18 Aufgabe 34: Funktionale Beschreibung âNeue Rubrik erfassenâ ........................................................................... 18 Aufgabe 35: Funktionale Beschreibung âMetadaten Rubrik erfassenâ ................................................................... 19 Aufgabe 36: Funktionale Beschreibung âZu Ă€ndernde Rubrik selektierenâ ............................................................ 19 Aufgabe 37: Funktionale Beschreibung âMetadaten Rubrik mutierenâ ................................................................... 19 Aufgabe 38: Funktionale Beschreibung âZu verschiebende Rubrik selektierenâ .................................................... 19 Aufgabe 39: Funktionale Beschreibung âZielort Rubrik selektierenâ ...................................................................... 19 Aufgabe 40: Funktionale Beschreibung âZu löschende Rubrik selektierenâ ........................................................... 20 Aufgabe 41: Funktionale Beschreibung âRubrik löschenâ ...................................................................................... 20 Aufgabe 42: Funktionale Beschreibung âPhysische Post entgegennehmenâ ......................................................... 22 Aufgabe 43: Funktionale Beschreibung âErste SicherheitsprĂŒfung durchfĂŒhrenâ ................................................... 22 Aufgabe 44: Funktionale Beschreibung âZustĂ€ndigkeit prĂŒfenâ ............................................................................. 22 Aufgabe 45: Funktionale Beschreibung âPhysische Post an den Absender retournierenâ ..................................... 22 Aufgabe 46: Funktionale Beschreibung âPhysische Post an zustĂ€ndige Stelle weiterleitenâ ................................. 23 Aufgabe 47: Funktionale Beschreibung âAdressierung und Klassifikation prĂŒfenâ ................................................. 23 Aufgabe 48: Funktionale Beschreibung âPhysische Post ungeöffnet weiterleitenâ ................................................ 23 Aufgabe 49: Funktionale Beschreibung âPhysische Post öffnenâ........................................................................... 25 Aufgabe 50: Funktionale Beschreibung âZweite SicherheitsprĂŒfung durchfĂŒhrenâ ................................................ 25 Aufgabe 51: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsrelevanz prĂŒfenâ ..................................................................... 25 Aufgabe 52: Funktionale Beschreibung âPhysische Post weiterleitenâ .................................................................. 26 Aufgabe 53: Funktionale Beschreibung âPhysische Post zum Scannen weiterleitenâ............................................ 26 Aufgabe 54: Funktionale Beschreibung âPhysische Post weiterleitenâ .................................................................. 28 Aufgabe 55: Funktionale Beschreibung âDokumente im GEVER-System vorregistrierenâ .................................... 28
Anhang B â Verzeichnisse: Aufgabenverzeichnis
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Aufgabe 56: Funktionale Beschreibung âWeiterleitung physischer Dokumente prĂŒfenâ......................................... 29 Aufgabe 57: Funktionale Beschreibung âPhysische Dokumente weiterleitenâ ....................................................... 29 Aufgabe 58: Funktionale Beschreibung âPhysische Dokumente ablegenâ ............................................................. 29 Aufgabe 59: Funktionale Beschreibung âPhysische Post zum Scannen vorbereitenâ ............................................ 31 Aufgabe 60: Funktionale Beschreibung âPhysische Post mittels Trenn- und DeckblĂ€tter unterteilenâ ................... 31 Aufgabe 61: Funktionale Beschreibung âStapel mittels DeckblĂ€tter unterteilenâ .................................................... 31 Aufgabe 62: Funktionale Beschreibung âScan-Vorgang Stapel startenâ ................................................................ 31 Aufgabe 63: Funktionale Beschreibung âScan-Vorgang Deckblatt startenâ ........................................................... 31 Aufgabe 64: Funktionale Beschreibung âScan-Vorgang physische Post startenâ .................................................. 32 Aufgabe 65: Funktionale Beschreibung âBild-Datei öffnenâ ................................................................................... 34 Aufgabe 66: Funktionale Beschreibung âVollstĂ€ndigkeit und Lesbarkeit prĂŒfenâ ................................................... 34 Aufgabe 67: Funktionale Beschreibung âPhysische Post nachscannenâ ............................................................... 34 Aufgabe 68: Funktionale Beschreibung âVerknĂŒpfungen mehrseitiger Dokumente prĂŒfenâ ................................... 34 Aufgabe 69: Funktionale Beschreibung âVerknĂŒpfungen korrigierenâ .................................................................... 34 Aufgabe 70: Funktionale Beschreibung âLeerseiten prĂŒfenâ .................................................................................. 35 Aufgabe 71: Funktionale Beschreibung âLeerseite(n) löschenâ ............................................................................. 35 Aufgabe 72: Funktionale Beschreibung âStapel abschliessenâ .............................................................................. 35 Aufgabe 73: Funktionale Beschreibung âAbsender manuell identifizierenâ ............................................................ 37 Aufgabe 74: Funktionale Beschreibung âEmpfang bestĂ€tigenâ .............................................................................. 38 Aufgabe 75: Funktionale Beschreibung âZustĂ€ndigkeit prĂŒfenâ ............................................................................. 38 Aufgabe 76: Funktionale Beschreibung âWeiterleiten an zustĂ€ndige Stelleâ .......................................................... 38 Aufgabe 77: Funktionale Beschreibung âElektronische Post löschenâ ................................................................... 38 Aufgabe 78: Funktionale Beschreibung âElektronische Post weiterleitenâ ............................................................. 39 Aufgabe 79: Funktionale Beschreibung âAbsender informieren und elektronische Post löschenâ ......................... 39 Aufgabe 80: Funktionale Beschreibung âPostverarbeitung festlegenâ ................................................................... 41 Aufgabe 81: Funktionale Beschreibung âPersönliche Post öffnenâ ........................................................................ 41 Aufgabe 82: Funktionale Beschreibung âZustĂ€ndigkeit prĂŒfenâ ............................................................................. 41 Aufgabe 83: Funktionale Beschreibung âWeiterleiten an zustĂ€ndigen Mitarbeiterâ ................................................ 42 Aufgabe 84: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsrelevanz prĂŒfenâ ..................................................................... 42 Aufgabe 85: Funktionale Beschreibung âVorhandensein Dossier prĂŒfenâ .............................................................. 42 Aufgabe 86: Funktionale Beschreibung âInformationsverarbeitung definierenâ ...................................................... 43 Aufgabe 87: Funktionale Beschreibung âInformationen im System festhaltenâ ...................................................... 43 Aufgabe 88: Funktionale Beschreibung âDokumente im GEVER-System vorregistrierenâ .................................... 44 Aufgabe 89: Funktionale Beschreibung âSicherheit Information gewĂ€hrleistenâ .................................................... 44 Aufgabe 90: Funktionale Beschreibung âDokument registrierenâ ........................................................................... 44 Aufgabe 91: Funktionale Beschreibung âMutation Schutzniveau auslösenâ .......................................................... 46 Aufgabe 92: Funktionale Beschreibung âSchutzniveau anpassenâ ........................................................................ 46 Aufgabe 93: Funktionale Beschreibung âKorrektur prĂŒfenâ .................................................................................... 46 Aufgabe 94: Funktionale Beschreibung âDossierstruktur ermittelnâ ....................................................................... 48 Aufgabe 95: Funktionale Beschreibung âDossierstruktur definierenâ ..................................................................... 48 Aufgabe 96: Funktionale Beschreibung âVorhandene Dossierstruktur wĂ€hlenâ ..................................................... 48 Aufgabe 97: Funktionale Beschreibung âVorgabewerte (Metadaten) prĂŒfenâ ........................................................ 48 Aufgabe 98: Funktionale Beschreibung âDossier bestellenâ .................................................................................. 48 Aufgabe 99: Funktionale Beschreibung âVorhandene Informationen ablegenâ ...................................................... 49 Aufgabe 100: Funktionale Beschreibung âAntrag prĂŒfenâ ...................................................................................... 51 Aufgabe 101: Funktionale Beschreibung âAntragssteller informierenâ ................................................................... 51 Aufgabe 102: Funktionale Beschreibung âBestehende Struktur ĂŒbernehmenâ ...................................................... 52 Aufgabe 103: Funktionale Beschreibung âNeues Dossier eröffnenâ ...................................................................... 52 Aufgabe 104: Funktionale Beschreibung âNeues Dossier mit Bandnummer eröffnenâ .......................................... 52 Aufgabe 105: Funktionale Beschreibung âDossier wiedereröffnenâ ....................................................................... 52 Aufgabe 106: Funktionale Beschreibung âFolgedossier eröffnenâ ......................................................................... 53 Aufgabe 107: Funktionale Beschreibung âVerweis auf Vor- und Folgedossier erfassenâ ...................................... 53 Aufgabe 108: Funktionale Beschreibung âDossier ĂŒbergebenâ .............................................................................. 53 Aufgabe 109: Funktionale Beschreibung âDossier annehmen und fĂŒhrenâ ............................................................ 53 Aufgabe 110: Funktionale Beschreibung âDossier/Subdossier oder Dokumente selektierenâ ............................... 54 Aufgabe 111: Funktionale Beschreibung âZielort selektierenâ ................................................................................ 54 Aufgabe 112: Funktionale Beschreibung âDossier/Subdossier oder Dokument umregistrierenâ ............................ 54 Aufgabe 113: Funktionale Beschreibung âAbwicklung GeschĂ€ftsfall planenâ ........................................................ 56 Aufgabe 114: Funktionale Beschreibung âNotwendigkeit Subdossier prĂŒfenâ ....................................................... 56
Anhang B â Verzeichnisse: Aufgabenverzeichnis
164/174
Aufgabe 115: Funktionale Beschreibung âSubdossier erstellenâ ........................................................................... 56 Aufgabe 116: Funktionale Beschreibung âNotwendigkeit GeschĂ€ftsvorfall prĂŒfenâ ................................................ 56 Aufgabe 117: Funktionale Beschreibung âFederfĂŒhrung prĂŒfenâ ........................................................................... 57 Aufgabe 118: Funktionale Beschreibung âFederfĂŒhrung delegierenâ ..................................................................... 57 Aufgabe 119: Funktionale Beschreibung âĂbernahme FederfĂŒhrung prĂŒfenâ ........................................................ 57 Aufgabe 120: Funktionale Beschreibung âFederfĂŒhrung annehmenâ..................................................................... 58 Aufgabe 121: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsvorfall prĂŒfen/ergĂ€nzenâ ....................................................... 58 Aufgabe 122: Funktionale Beschreibung âArt der Bearbeitung bestimmenâ .......................................................... 60 Aufgabe 123: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsvorfall erstellenâ .................................................................... 60 Aufgabe 124: Funktionale Beschreibung âVorhandensein vordefinierter Prozess prĂŒfenâ ..................................... 60 Aufgabe 125: Funktionale Beschreibung âDefinierten Prozess auswĂ€hlenâ ........................................................... 61 Aufgabe 126: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€ten löschenâ .............................................................................. 61 Aufgabe 127: Funktionale Beschreibung âWiederverwendung Prozess prĂŒfenâ .................................................... 61 Aufgabe 128: Funktionale Beschreibung âProzess als Vorlage speichernâ ............................................................ 61 Aufgabe 129: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsvorfall löschenâ ..................................................................... 62 Aufgabe 130: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsvorfall abbrechenâ ................................................................ 62 Aufgabe 131: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€ten auswĂ€hlenâ ......................................................................... 64 Aufgabe 132: Funktionale Beschreibung âZur Bearbeitung auswĂ€hlenâ ................................................................ 64 Aufgabe 133: Funktionale Beschreibung âZur Stellungnahme auswĂ€hlenâ ............................................................ 64 Aufgabe 134: Funktionale Beschreibung âZur Genehmigung auswĂ€hlenâ ............................................................. 64 Aufgabe 135: Funktionale Beschreibung âZur Kenntnis auswĂ€hlenâ...................................................................... 64 Aufgabe 136: Funktionale Beschreibung âZum Versand auswĂ€hlenâ .................................................................... 65 Aufgabe 137: Funktionale Beschreibung âZum Visieren auswĂ€hlenâ ..................................................................... 65 Aufgabe 138: Funktionale Beschreibung âExterne Bearbeitung auswĂ€hlenâ ......................................................... 65 Aufgabe 139: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€t empfangenâ ............................................................................ 67 Aufgabe 140: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€t prĂŒfenâ .................................................................................... 67 Aufgabe 141: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€t annehmenâ ............................................................................. 67 Aufgabe 142: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€t weiterleitenâ ............................................................................ 68 Aufgabe 143: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€t zurĂŒckweisenâ ......................................................................... 68 Aufgabe 144: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€tsbearbeitung startenâ ............................................................... 71 Aufgabe 145: Funktionale Beschreibung âDokument prĂŒfenâ ................................................................................ 71 Aufgabe 146: Funktionale Beschreibung âStellungnahme verfassenâ.................................................................... 72 Aufgabe 147: Funktionale Beschreibung âGenehmigung erteilenâ ......................................................................... 72 Aufgabe 148: Funktionale Beschreibung âGenehmigung ablehnenâ ...................................................................... 72 Aufgabe 149: Funktionale Beschreibung âBegrĂŒndung Ablehnung Genehmigung erfassenâ ................................ 72 Aufgabe 150: Funktionale Beschreibung âDokument zur Kenntnis nehmenâ ......................................................... 73 Aufgabe 151: Funktionale Beschreibung âDokument visierenâ .............................................................................. 73 Aufgabe 152: Funktionale Beschreibung âVisum ablehnenâ .................................................................................. 73 Aufgabe 153: Funktionale Beschreibung âBegrĂŒndung Ablehnung Visum erfassenâ ............................................. 73 Aufgabe 154: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€t abschliessenâ .......................................................................... 74 Aufgabe 155: Funktionale Beschreibung âVollstĂ€ndigkeit GeschĂ€ftsvorfall prĂŒfenâ ............................................... 76 Aufgabe 156: Funktionale Beschreibung âMetadaten prĂŒfenâ ................................................................................ 76 Aufgabe 157: Funktionale Beschreibung âMetadaten bereinigenâ ......................................................................... 76 Aufgabe 158: Funktionale Beschreibung âGenehmigung relevanter Dokumente sicherstellenâ ............................ 77 Aufgabe 159: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsvorfall schliessenâ ................................................................. 77 Aufgabe 160: Funktionale Beschreibung âDokumentbearbeitung festlegenâ ......................................................... 79 Aufgabe 161: Funktionale Beschreibung âMetadaten ĂŒberarbeitenâ ...................................................................... 79 Aufgabe 162: Funktionale Beschreibung âDokumenteninhalt ĂŒberarbeitenâ .......................................................... 79 Aufgabe 163: Funktionale Beschreibung âZieldossier wĂ€hlenâ .............................................................................. 79 Aufgabe 164: Funktionale Beschreibung âVorhandensein Subdossier prĂŒfenâ ...................................................... 80 Aufgabe 165: Funktionale Beschreibung âSubdossier erstellenâ ........................................................................... 80 Aufgabe 166: Funktionale Beschreibung âVorhandensein Dokument prĂŒfenâ ....................................................... 80 Aufgabe 167: Funktionale Beschreibung âElektronisches Dokument hochladenâ .................................................. 81 Aufgabe 168: Funktionale Beschreibung âMetadaten erstmalig einpflegenâ .......................................................... 81 Aufgabe 169: Funktionale Beschreibung âNutzung bestehender Vorlage prĂŒfenâ ................................................. 82 Aufgabe 170: Funktionale Beschreibung âVorlage auswĂ€hlenâ ............................................................................. 82 Aufgabe 171: Funktionale Beschreibung âAnwendung startenâ ............................................................................. 82 Aufgabe 172: Funktionale Beschreibung âDokument-Metadaten erstmalig einpflegenâ......................................... 82 Aufgabe 173: Funktionale Beschreibung âDokumenteninhalt bearbeitenâ ............................................................. 83
Anhang B â Verzeichnisse: Aufgabenverzeichnis
165/174
Aufgabe 174: Funktionale Beschreibung âDokument schliessenâ .......................................................................... 83 Aufgabe 175: Funktionale Beschreibung âEmpfĂ€nger erfassenâ ............................................................................ 85 Aufgabe 176: Funktionale Beschreibung âDokument selektierenâ ......................................................................... 85 Aufgabe 177: Funktionale Beschreibung âVersandart wĂ€hlenâ .............................................................................. 85 Aufgabe 178: Funktionale Beschreibung âDokument versendenâ .......................................................................... 86 Aufgabe 179: Funktionale Beschreibung âZIP-File erstellenâ ................................................................................. 86 Aufgabe 180: Funktionale Beschreibung âZIP-File als Anlage anhĂ€ngenâ ............................................................. 86 Aufgabe 181: Funktionale Beschreibung âDokument als Anlage anhĂ€ngenâ ......................................................... 86 Aufgabe 182: Funktionale Beschreibung âE-Mail versendenâ ................................................................................ 87 Aufgabe 183: Funktionale Beschreibung âDokument druckenâ .............................................................................. 87 Aufgabe 184: Funktionale Beschreibung âDokument physisch unterschreibenâ .................................................... 87 Aufgabe 185: Funktionale Beschreibung âDokument versendenâ .......................................................................... 87 Aufgabe 186: Funktionale Beschreibung âVersand im System festhaltenâ ............................................................ 87 Aufgabe 187: Funktionale Beschreibung âVollstĂ€ndigkeit GeschĂ€ftsfall prĂŒfenâ .................................................... 89 Aufgabe 188: Funktionale Beschreibung âMetadaten prĂŒfen und bereinigenâ ....................................................... 89 Aufgabe 189: Funktionale Beschreibung âGenehmigung relevanter Dokumente sicherstellenâ ............................ 89 Aufgabe 190: Funktionale Beschreibung âGenehmigung durchfĂŒhrenâ ................................................................. 89 Aufgabe 191: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsfall schliessenâ ...................................................................... 90 Aufgabe 192: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsvorfĂ€lle anzeigenâ ................................................................. 92 Aufgabe 193: Funktionale Beschreibung âStatus GeschĂ€ftsvorfall/Fristeinhaltung prĂŒfenâ .................................... 92 Aufgabe 194: Funktionale Beschreibung âStatus GeschĂ€ftsvorfall prĂŒfenâ ............................................................ 93 Aufgabe 195: Funktionale Beschreibung âMassnahmen planenâ ........................................................................... 93 Aufgabe 196: Funktionale Beschreibung âMassnahmen umsetzenâ ...................................................................... 93 Aufgabe 197: Funktionale Beschreibung âMassnahmen kommunizierenâ ............................................................. 93 Aufgabe 198: Funktionale Beschreibung âDelegierte Massnahmen umsetzenâ ..................................................... 93 Aufgabe 199: Funktionale Beschreibung âMassnahmenumsetzung prĂŒfenâ .......................................................... 94 Aufgabe 200: Funktionale Beschreibung âStatus GeschĂ€ftsvorfĂ€lle prĂŒfenâ .......................................................... 94 Aufgabe 201: Funktionale Beschreibung âSchutzfristkategorie hinterlegenâ .......................................................... 96 Aufgabe 202: Funktionale Beschreibung âDossier in Abschluss gebenâ ................................................................ 96 Aufgabe 203: Funktionale Beschreibung âDurchgefĂŒhrte Bereinigung prĂŒfenâ ...................................................... 96 Aufgabe 204: Funktionale Beschreibung âMetadaten prĂŒfen und ergĂ€nzenâ ......................................................... 97 Aufgabe 205: Funktionale Beschreibung âArchivtauglichkeit der Formate prĂŒfenâ................................................. 97 Aufgabe 206: Funktionale Beschreibung âLesbarkeit prĂŒfenâ ................................................................................ 98 Aufgabe 207: Funktionale Beschreibung âNotwendigkeit neues Dossier prĂŒfenâ .................................................. 98 Aufgabe 208: Funktionale Beschreibung âDossier abschliessenâ .......................................................................... 98 Aufgabe 209: Funktionale Beschreibung âVollstĂ€ndigkeit Dossier prĂŒfenâ ........................................................... 100 Aufgabe 210: Funktionale Beschreibung âDokumente aus anderen elektronischen Ablagen importierenâ .......... 100 Aufgabe 211: Funktionale Beschreibung âAuf redundante Dokumente prĂŒfen und diese löschenâ ..................... 100 Aufgabe 212: Funktionale Beschreibung âVerweise und physische Ablagen auf VollstĂ€ndigkeit prĂŒfen/ergĂ€nzenâ ............................................................................................................................................................................. 101 Aufgabe 213: Funktionale Beschreibung âMetadaten auf VollstĂ€ndigkeit prĂŒfenâ ................................................ 101 Aufgabe 214: Funktionale Beschreibung âAuflistung fehlender Metadaten pro Dossierâ ..................................... 102 Aufgabe 215: Funktionale Beschreibung âMetadaten vervollstĂ€ndigenâ .............................................................. 102 Aufgabe 216: Funktionale Beschreibung âArchivtauglichkeit der Formate prĂŒfenâ............................................... 102 Aufgabe 217: Funktionale Beschreibung âLesbarkeit prĂŒfenâ .............................................................................. 103 Aufgabe 218: Funktionale Beschreibung âAblieferung ans BAR initialisierenâ ..................................................... 105 Aufgabe 219: Funktionale Beschreibung âVernichtung initialisierenâ ................................................................... 106 Aufgabe 220: Funktionale Beschreibung âAufbewahrung initialisierenâ ............................................................... 106 Aufgabe 221: Funktionale Beschreibung âZusammenstellung auswĂ€hlenâ .......................................................... 108 Aufgabe 222: Funktionale Beschreibung âVernichtung PrimĂ€rdaten einer Zusammenstellung beantragenâ ....... 108 Aufgabe 223: Funktionale Beschreibung âVergleich Ablieferungsverzeichnis/Zusammenstellungâ ..................... 108 Aufgabe 224: Funktionale Beschreibung âBeantragte Vernichtung quittierenâ ..................................................... 108 Aufgabe 225: Funktionale Beschreibung âProtokoll zustellenâ ............................................................................. 109 Aufgabe 226: Funktionale Beschreibung âSIP transferierenâ ............................................................................... 112 Aufgabe 227: Funktionale Beschreibung âVergleich Ablieferungsverzeichnis/Zusammenstellungâ ..................... 112 Aufgabe 228: Funktionale Beschreibung âAblieferungsgeschĂ€ft abschliessenâ ................................................... 112 Aufgabe 229: Funktionale Beschreibung âZusammenstellung generierenâ .......................................................... 114 Aufgabe 230: Funktionale Beschreibung âDossiers der Zusammenstellung zuordnenâ ....................................... 114 Aufgabe 231: Funktionale Beschreibung âAblieferung anmeldenâ ....................................................................... 114
Anhang B â Verzeichnisse: Aufgabenverzeichnis
166/174
Aufgabe 232: Funktionale Beschreibung âMetadaten Zusammenstellung vervollstĂ€ndigenâ ............................... 115 Aufgabe 233: Funktionale Beschreibung âStatus Zusammenstellung setzenâ ..................................................... 115 Aufgabe 234: Funktionale Beschreibung âZusammenstellung auswĂ€hlenâ .......................................................... 117 Aufgabe 235: Funktionale Beschreibung âSIP generierenâ .................................................................................. 117 Aufgabe 236: Funktionale Beschreibung âSIP prĂŒfenâ ......................................................................................... 117 Aufgabe 237: Funktionale Beschreibung âStatus Zusammenstellung setzenâ ..................................................... 117 Aufgabe 238: Funktionale Beschreibung âSIP speichernâ .................................................................................... 118 Aufgabe 239: Funktionale Beschreibung âPhysische Dokumente zum Scannen vorbereitenâ ............................. 120 Aufgabe 240: Funktionale Beschreibung âScan-Vorgang physische Dokumente startenâ ................................... 120 Aufgabe 241: Funktionale Beschreibung âAntrag Mutation Werteliste prĂŒfenâ ..................................................... 122 Aufgabe 242: Funktionale Beschreibung âWert im System anpassenâ ................................................................ 122 Aufgabe 243: Funktionale Beschreibung âWert im System erfassenâ .................................................................. 123 Aufgabe 244: Funktionale Beschreibung âOber-/Unterbegriff zuweisen/anpassenâ ............................................. 123 Aufgabe 245: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftskategorie zuweisenâ ........................................................... 123 Aufgabe 246: Funktionale Beschreibung âAntrag mit BegrĂŒndung ablehnenâ ..................................................... 124 Aufgabe 247: Funktionale Beschreibung âWert aus System auf âinaktivâ setzenâ ................................................ 124 Aufgabe 248: Funktionale Beschreibung âBenutzermutation formulierenâ ........................................................... 126 Aufgabe 249: Funktionale Beschreibung âBenutzermutation vervollstĂ€ndigenâ ................................................... 126 Aufgabe 250: Funktionale Beschreibung âMutationsart prĂŒfenâ ........................................................................... 126 Aufgabe 251: Funktionale Beschreibung âPendente Aufgaben ĂŒbergebenâ ........................................................ 126 Aufgabe 252: Funktionale Beschreibung âArbeitsĂŒbergabe kontrollierenâ ........................................................... 126 Aufgabe 253: Funktionale Beschreibung âBenutzermutation weiterleitenâ ........................................................... 127 Aufgabe 254: Funktionale Beschreibung âStellvertretung einrichtenâ .................................................................. 129 Aufgabe 255: Funktionale Beschreibung âStellvertretung prĂŒfenâ ........................................................................ 129 Aufgabe 256: Funktionale Beschreibung âStellvertretung anpassenâ .................................................................. 129 Aufgabe 257: Funktionale Beschreibung âStellvertretung annehmenâ ................................................................. 129 Aufgabe 258: Funktionale Beschreibung âRolle Stellvertreter einnehmenâ .......................................................... 132 Aufgabe 259: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€t prĂŒfenâ .................................................................................. 132 Aufgabe 260: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€t erledigenâ .............................................................................. 132 Aufgabe 261: Funktionale Beschreibung âRolle Stellvertreter abgebenâ .............................................................. 133 Aufgabe 262: Funktionale Beschreibung âObjekt selektierenâ ............................................................................. 137 Aufgabe 263: Funktionale Beschreibung âSchutzgruppe erstellenâ ..................................................................... 137 Aufgabe 264: Funktionale Beschreibung âFachspezifische Rolle zuweisenâ ....................................................... 137 Aufgabe 265: Funktionale Beschreibung âAkteur zuweisenâ ................................................................................ 137 Aufgabe 266: Funktionale Beschreibung âSchutzgruppe umbenennenâ .............................................................. 138 Aufgabe 267: Funktionale Beschreibung âFachspezifische Rolle zuweisen/entfernenâ ....................................... 138 Aufgabe 268: Funktionale Beschreibung âAkteur zuweisen/entfernenâ ................................................................ 138 Aufgabe 269: Funktionale Beschreibung âSchutzgruppe löschenâ....................................................................... 138 Aufgabe 270: Funktionale Beschreibung âObjekt selektierenâ ............................................................................. 140 Aufgabe 271: Funktionale Beschreibung âBerechtigung zu Dossier zuweisenâ ................................................... 140 Aufgabe 272: Funktionale Beschreibung âBerechtigung zu Subdossier zuweisenâ ............................................. 140 Aufgabe 273: Funktionale Beschreibung âBerechtigung zu Dokument zuweisenâ ............................................... 140 Aufgabe 274: Funktionale Beschreibung âObjekt selektierenâ ............................................................................. 142 Aufgabe 275: Funktionale Beschreibung âBerechtigung zu Dossier aufhebenâ ................................................... 142 Aufgabe 276: Funktionale Beschreibung âBerechtigung zu Subdossier aufhebenâ ............................................. 142 Aufgabe 277: Funktionale Beschreibung âBerechtigung zu Dokument aufhebenâ ............................................... 142 Aufgabe 278: Funktionale Beschreibung âHandlungsbedarf ermittelnâ ................................................................ 144 Aufgabe 279: Funktionale Beschreibung âNeue Vorlage erstellenâ ..................................................................... 146 Aufgabe 280: Funktionale Beschreibung âAntrag mit BegrĂŒndung ablehnenâ ..................................................... 146 Aufgabe 281: Funktionale Beschreibung âVorlage im System hinterlegenâ ......................................................... 146 Aufgabe 282: Funktionale Beschreibung âDoc-Properties einbindenâ .................................................................. 146 Aufgabe 283: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftskategorie zuordnenâ ........................................................... 146 Aufgabe 284: Funktionale Beschreibung âVorlage anpassenâ ............................................................................. 147 Aufgabe 285: Funktionale Beschreibung âVorlage im System anpassenâ ........................................................... 147 Aufgabe 286: Funktionale Beschreibung âDoc-Properties anpassenâ .................................................................. 147 Aufgabe 287: Funktionale Beschreibung âVorlage aus System entfernenâ .......................................................... 147 Aufgabe 288: Funktionale Beschreibung âĂnderungsvorschlag formulierenâ ...................................................... 149 Aufgabe 289: Funktionale Beschreibung âĂnderungsvorschlag bewertenâ .......................................................... 149 Aufgabe 290: Funktionale Beschreibung âAblehnung Ănderungsvorschlag kommunizierenâ .............................. 149
Anhang B â Verzeichnisse: Serviceverzeichnis
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Aufgabe 291: Funktionale Beschreibung âĂnderungsantrag erstellenâ ................................................................ 149 Aufgabe 292: Funktionale Beschreibung âĂnderungsantrag beurteilenâ .............................................................. 150 Aufgabe 293: Funktionale Beschreibung âAblehnung Ănderungsantrag kommunizierenâ ................................... 150 Aufgabe 294: Funktionale Beschreibung âĂnderungsantrag eingebenâ ............................................................... 150 Aufgabe 295: Funktionale Beschreibung âUmsetzung Ănderungsantrag beurteilenâ ........................................... 150 Aufgabe 296: Funktionale Beschreibung âAblehnung Umsetzung kommunizierenâ ............................................ 151 Aufgabe 297: Funktionale Beschreibung âAdressmutation formulierenâ .............................................................. 153 Aufgabe 298: Funktionale Beschreibung âAdressmutation bewertenâ ................................................................. 153 Aufgabe 299: Funktionale Beschreibung âAdressmutation vervollstĂ€ndigenâ ...................................................... 153 Aufgabe 300: Funktionale Beschreibung âAntragssteller informierenâ ................................................................. 153 Aufgabe 301: Funktionale Beschreibung âAdresse im System mutierenâ ............................................................ 154 Aufgabe 302: Funktionale Beschreibung âAntragssteller informierenâ ................................................................. 154 Abbildung 46: GTV âGEVER-Anwendung supportenâAufgabe 303: Funktionale Beschreibung âProblem meldenâ ............................................................................................................................................................................. 155 Aufgabe 304: Funktionale Beschreibung âProblem analysierenâ ......................................................................... 156 Aufgabe 305: Funktionale Beschreibung âProblem lösenâ ................................................................................... 156 Aufgabe 306: Funktionale Beschreibung âLösung kommunizierenâ ..................................................................... 156 Aufgabe 307: Funktionale Beschreibung â2nd Level Support initialisierenâ ......................................................... 156 Aufgabe 308: Funktionale Beschreibung âProblem analysierenâ ......................................................................... 157 Aufgabe 309: Funktionale Beschreibung âProblem lösenâ ................................................................................... 157 Aufgabe 310: Funktionale Beschreibung âLösung kommunizierenâ ..................................................................... 157 Aufgabe 311: Funktionale Beschreibung â3rd Level Support initialisierenâ .......................................................... 157 Aufgabe 312: Funktionale Beschreibung âLösung kommunizierenâ ..................................................................... 157 Aufgabe 313: Funktionale Beschreibung âSuche erstellenâ ................................................................................. 159 Aufgabe 314: Funktionale Beschreibung âErgebnisdarstellung festlegenâ ........................................................... 159 Aufgabe 315: Funktionale Beschreibung âVerwendung festlegenâ ...................................................................... 159 Aufgabe 316: Funktionale Beschreibung âInformationen beschaffenâ.................................................................. 159 Aufgabe 317: Funktionale Beschreibung âMassnahmen auslösenâ ..................................................................... 159
8.14 Serviceverzeichnis Service 1: Funktionale Beschreibung âGruppe verschiebenâ ................................................................................. 17 Service 2: Funktionale Beschreibung âUntergeordnete Rubriken verschiebenâ ..................................................... 17 Service 3: Funktionale Beschreibung âGruppe umregistrierenâ.............................................................................. 18 Service 4: Funktionale Beschreibung âRubrik verschiebenâ ................................................................................... 20 Service 5: Funktionale Beschreibung âDossier/Subdossier umregistrierenâ .......................................................... 20 Service 6: Funktionale Beschreibung âVerarbeitete Post weiterleitenâ ................................................................... 28 Service 7: Funktionale Beschreibung âDeckblatt scannenâ .................................................................................... 31 Service 8: Funktionale Beschreibung âScan-Vorgang durchfĂŒhrenâ ...................................................................... 32 Service 9: Funktionale Beschreibung âDatei umwandelnâ ...................................................................................... 35 Service 10: Funktionale Beschreibung âAn GEVER-System ĂŒbergebenâ .............................................................. 35 Service 11: Funktionale Beschreibung âZertifikat prĂŒfenâ ...................................................................................... 37 Service 12: Funktionale Beschreibung âAbsender identifizierenâ ........................................................................... 37 Service 13: Funktionale Beschreibung â[eCH0147] anwendenâ ............................................................................. 41 Service 14: Funktionale Beschreibung âStatus AktivitĂ€tsbearbeitung ermittelnâ .................................................... 68 Service 15: Funktionale Beschreibung âAutorisierung des Objektsâ ...................................................................... 83 Service 16: Funktionale Beschreibung âDossier-Schnittstelle eCH0147 anwendenâ ............................................. 86 Service 17: Funktionale Beschreibung âE-Signatur anwendenâ ............................................................................. 86 Service 18: Funktionale Beschreibung âDatei konvertierenâ .................................................................................. 97 Service 19: Funktionale Beschreibung âNeues Dossier mit Bandnummer eröffnenâ.............................................. 98 Service 20: Funktionale Beschreibung âDatei konvertierenâ ................................................................................ 103 Service 21: Funktionale Beschreibung âAussonderungsfrist prĂŒfenâ.................................................................... 105 Service 22: Funktionale Beschreibung âVorgehen Aussonderung ermittelnâ ....................................................... 105 Service 23: Funktionale Beschreibung âAuflistung archivwĂŒrdiger Dossiersâ ...................................................... 105 Service 24: Funktionale Beschreibung âAuflistung Dossiers Aufbewahrungsfrist = 0â ......................................... 106 Service 25: Funktionale Beschreibung âAuflistung Dossiers Aufbewahrungsfrist > 0â ......................................... 106 Service 26: Funktionale Beschreibung âPrimĂ€rdaten im GEVER-System vernichtenâ ......................................... 109 Service 27: Funktionale Beschreibung âProtokoll vernichteter Daten generierenâ ............................................... 109
Anhang B â Verzeichnisse: Systemfunktionsverzeichnis
168/174
Service 28: Funktionale Beschreibung âZusammenstellung prĂŒfenâ .................................................................... 114 Service 29: Funktionale Beschreibung ââScan to Mailâ-Vorgang durchfĂŒhrenâ .................................................... 120 Service 30: Funktionale Beschreibung âBeziehungen Rollen und Akteure aufhebenâ ......................................... 138 Service 31: Funktionale Beschreibung âBerechtigungen auflistenâ ...................................................................... 144 Service 32: Funktionale Beschreibung âBerechtigungen mit inaktiven Akteuren auflistenâ .................................. 144 Service 33: Funktionale Beschreibung âNicht verwendete Schutzgruppen auflistenâ .......................................... 144 Service 34: Funktionale Beschreibung âInaktive verwendete Schutzgruppen auflistenâ ...................................... 144
8.15 Systemfunktionsverzeichnis Systemfunktion 1: Funktionale Beschreibung â_Adressat_selektierenâ ................................................................. 28 Systemfunktion 2: Funktionale Beschreibung â_Dossier_suchenâ ......................................................................... 28 Systemfunktion 3: Funktionale Beschreibung â_Suche_Rubrikâ ............................................................................ 49 Systemfunktion 4: Funktionale Beschreibung â_Dossierbestellungâ ...................................................................... 49 Systemfunktion 5: Funktionale Beschreibung â_AktivitĂ€t_Weiterleitenâ ................................................................. 68 Systemfunktion 6: Funktionale Beschreibung â_AktivitĂ€t_ZurĂŒckweisenâ .............................................................. 68 Systemfunktion 7: Funktionale Beschreibung â_Notifikation_letzte_AktivitĂ€tâ ........................................................ 74 Systemfunktion 8: Funktionale Beschreibung â_Import_Dokument_Navigationâ ................................................... 81 Systemfunktion 9: Funktionale Beschreibung â_Import_Dokument_Importâ .......................................................... 81 Systemfunktion 10: Funktionale Beschreibung â_Dokument_speichernâ ............................................................... 83 Systemfunktion 11: Funktionale Beschreibung â_Adress-Selektionâ ...................................................................... 85 Systemfunktion 12: Funktionale Beschreibung â_Dossier_in_Abschluss_gebenâ .................................................. 96 Systemfunktion 13: Funktionale Beschreibung â_nicht_archivtaugliche_Formate_auflistenâ ................................. 97 Systemfunktion 14: Funktionale Beschreibung â_Redundante_Dateien_Anzeigenâ ............................................ 101 Systemfunktion 15: Funktionale Beschreibung â_Redundante_ Metadateninhalte _Anzeigenâ ........................... 101 Systemfunktion 16: Funktionale Beschreibung â_nicht_archivtaugliche_Formate_auflistenâ ............................... 102 Systemfunktion 17: Funktionale Beschreibung â_Vernichtung beantragenâ ......................................................... 108 Systemfunktion 18: Funktionale Beschreibung â_Quittierung_protokollierenâ ...................................................... 108
8.16 Ereignisverzeichnis Ereignis 1: Funktionale Beschreibung âNotifikation_Zertifikat_nicht_validiertâ ....................................................... 37 Ereignis 2: Funktionale Beschreibung âNotifikation_Adresse_identifiziertâ ............................................................ 37 Ereignis 3: Funktionale Beschreibung âNotifikation_FederfĂŒhrungâ ....................................................................... 57 Ereignis 4: Funktionale Beschreibung âNotifikation_AktivitĂ€t_erhaltenâ ................................................................. 67 Ereignis 5: Funktionale Beschreibung âNotifikation_Letzte_AktivitĂ€tâ .................................................................... 68 Ereignis 6: Funktionale Beschreibung âNotifikation_Weiterleitungâ ........................................................................ 68 Ereignis 7: Funktionale Beschreibung âNotifikation_ZurĂŒckweisenâ....................................................................... 69 Ereignis 8: Funktionale Beschreibung âFrist_GeschĂ€ftsvorfall_abgelaufenâ .......................................................... 92 Ereignis 9: Funktionale Beschreibung âNotifikation_Anfrage_Stellvertretungâ ..................................................... 129 Ereignis 10: Funktionale Beschreibung âNotifikation_BestĂ€tigung_Ăbernahme_Stellvertretungâ ........................ 130 Ereignis 11: Funktionale Beschreibung âNotifikation_AktivitĂ€t_ĂŒbernommenâ ..................................................... 132
8.17 Teilprozessverzeichnis Teilprozess 1: Funktionale Beschreibung âPhysische Post scannenâ .................................................................... 28 Teilprozess 2: Funktionale Beschreibung âQualitĂ€t Scan-Bild prĂŒfenâ ................................................................... 28 Teilprozess 3: Funktionale Beschreibung âDossier bewirtschaftenâ ....................................................................... 42 Teilprozess 4: Funktionale Beschreibung âPost scannen und vorregistrierenâ ...................................................... 44 Teilprozess 5: Funktionale Beschreibung âNeueinstufung Schutzniveau vornehmenâ........................................... 44 Teilprozess 6: Funktionale Beschreibung âDossier bewirtschaftenâ ....................................................................... 49 Teilprozess 7: Funktionale Beschreibung âSchutzgruppe verwaltenâ..................................................................... 53 Teilprozess 8: Funktionale Beschreibung âBerechtigung vergebenâ ...................................................................... 53 Teilprozess 9: Funktionale Beschreibung âBerechtigungen einrichten und verwaltenâ .......................................... 56 Teilprozess 10: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsvorfall definieren/bearbeitenâ ............................................. 57 Teilprozess 11: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€ten festlegenâ ......................................................................... 61 Teilprozess 12: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€ten festlegenâ ......................................................................... 61
Anhang B â Verzeichnisse: Teilprozessverzeichnis
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Teilprozess 13: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€t bearbeitenâ........................................................................... 67 Teilprozess 14: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsvorfall abschliessenâ .......................................................... 69 Teilprozess 15: Funktionale Beschreibung âDokument versendenâ ....................................................................... 71 Teilprozess 16: Funktionale Beschreibung âDokument erstellen und bearbeitenâ ................................................. 71 Teilprozess 17: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€ten festlegenâ ......................................................................... 76 Teilprozess 18: Funktionale Beschreibung âAktivitĂ€ten festlegenâ ......................................................................... 77 Teilprozess 19: Funktionale Beschreibung âGeschĂ€ftsvorfall definieren/auswĂ€hlenâ............................................. 90 Teilprozess 20: Funktionale Beschreibung âDossier bereinigenâ ........................................................................... 96 Teilprozess 21: Funktionale Beschreibung âDossiers fĂŒr Ablieferung zusammenstellenâ .................................... 112 Teilprozess 22: Funktionale Beschreibung âSIP erstellenâ ................................................................................... 112 Teilprozess 23: Funktionale Beschreibung âZusammenstellung bearbeitenâ ....................................................... 112 Teilprozess 24: Funktionale Beschreibung âSIP aus Zusammenstellung generierenâ ......................................... 112 Teilprozess 25: Funktionale Beschreibung âZusammenstellung bearbeitenâ ....................................................... 117 Teilprozess 26: Funktionale Beschreibung âSchutzgruppe verwaltenâ ................................................................. 135 Teilprozess 27: Funktionale Beschreibung âBerechtigung vergebenâ .................................................................. 135 Teilprozess 28: Funktionale Beschreibung âBerechtigung aufhebenâ .................................................................. 135 Teilprozess 29: Funktionale Beschreibung âBerechtigung ĂŒberwachenâ ............................................................. 135
Anhang C â Entscheidtabellen: Teilprozessverzeichnis
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Anhang C â Entscheidtabellen
Entscheidtabelle 1: GeschĂ€ftsregel âKeine Dokumente in Gruppe vorhandenâ
Keine Dokumente in Gruppe vorhanden R1 R2 R3 R4
B1 Rubrik vorhanden J J J N B2 Dossier vorhanden N J J N B3 Subdossier vorhanden N - J N
B4 Dokumente vorhanden N N J N A1 Gruppe löschen X X X
A2 Rubriken löschen X X A3 Dossier löschen X A4 Subdossier löschen X
A5 Hinweis: âGruppe kann nicht gelöscht werden, da innerhalb der Gruppe Dokumente vorhanden sindâ.
X
A6 Hinweis: âDarunterliegende Rubriken werden auch gelöschtâ.
X
A7 Hinweis: âDarunterliegende Rubrik/Dossier/Subdossier werden auch gelöschtâ.
X
Entscheidtabelle 2: GeschĂ€ftsregel âKeine Dokumente in Rubrik vorhandenâ
Keine Dokumente in Rubrik vorhanden R1 R2 R3 B1 Dossier vorhanden N J J B2 Subdossier vorhanden N - -
B3 Dokumente vorhanden N N J A1 Rubriken löschen X X
A2 Dossier löschen X X A3 Subdossier löschen X X A4 Hinweis:
âRubrik kann nicht gelöscht werden, da innerhalb der Rubrik Dokumente vorhanden sind.â
X
A5 Hinweis: âDarunterliegende Dossier/Subdossier werden auch gelöscht.â
X
Anhang C â Entscheidtabellen: Teilprozessverzeichnis
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Entscheidtabelle 3: GeschĂ€ftsregel âVorregistrierungâ
Vorregistrierung R1 R2 R3 R4
B1 GeschĂ€ftsrelevant - N N J B2 Erstzuteilung geöffnet - N J N B3 Klassifiziert âgeheimâ J N N N
A1 PDF löschen X X A2 PDF nicht löschen X X
A3 AktivitÀt löschen X X A4 GeschÀftsvorfall löschen X X
Entscheidtabelle 4: GeschĂ€ftsregel âInformationsverarbeitung definierenâ
Informationsverarbeitung definieren R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8
B1 InformationstrÀger E-Mail/E-Fax J J - - - - - - B2 InformationstrÀger physisch nicht
scanbar oder elektronisch16 - - J J - - - -
B3 InformationstrÀger physisch und scanbar
- - - - J J - -
B4 InformationstrÀger [eCH0147] - - - - - - J J
B5 Bestehendes GeschÀft J N J N J N J N A1 Information im GEVER-System
festhalten X X
A2 Post scannen und vorregistrieren X X
A3 Dokumente im GEVER-System vorregistrieren
X X
A4 Sicherheit Information gewÀhrleisten X X X X
A5 GeschÀft annehmen und vorbereiten X
Entscheidtabelle 5: GeschĂ€ftsregel âVorregistrierungâ
Vorregistrierung R1 R2 R3 R4 B1 GeschÀftsrelevant - N N J
B2 Erstzuteilung geöffnet - N J N B3 Klassifiziert âgeheimâ J N N N
A1 PDF löschen X X A2 PDF nicht löschen X X A3 AktivitÀt löschen X X
A4 GeschÀftsvorfall löschen X X
16 Der InformationstrÀger ist entweder physisch und nicht scanbar oder er ist elektronisch.
Anhang C â Entscheidtabellen: Teilprozessverzeichnis
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Entscheidtabelle 6: GeschĂ€ftsregel âSicherheit Information gewĂ€hrleistenâ
Sicherheit Information gewÀhrleisten R1 R2 R3 B1 Information sicherheitsrelevant J J N
B2 Schutzniveau korrekt J N - A1 Neueinstufung Schutzniveau vornehmen X
A2 Dokument registrieren X X X
Entscheidtabelle 7: GeschĂ€ftsregel âGeschĂ€ftsvorfall löschenâ
GeschÀftsvorfall löschen R1 R2 R3 B1 Status aller AktivitÀten "Kann beginnen" J J N
B2 Aktueller Benutzer = FederfĂŒhrung J N - A1 GeschĂ€ftsvorfall löschen X
A2 AktivitÀten löschen X A3 Hinweis "GeschÀftsvorfall kann nicht gelöscht werden, da AktivitÀten
bereits bearbeitet werden." X
A4 Hinweis "Nur federfĂŒhrender Mitarbeiter kann GeschĂ€ftsvorfall löschen."
X
Entscheidtabelle 8: GeschĂ€ftsregel âGeschĂ€ftsvorfall abbrechenâ
GeschÀftsvorfall abbrechen R1 R2
B1 Aktueller Benutzer = FederfĂŒhrung J N A1 GeschĂ€ftsvorfall Status = abgebrochen X
A2 Offene AktivitĂ€ten Status = abgebrochen X A3 Hinweis "Nur federfĂŒhrender Mitarbeiter kann
GeschÀftsvorfall abbrechen." X
Anhang C â Entscheidtabellen: Teilprozessverzeichnis
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Entscheidtabelle 9: GeschĂ€ftsregel âMögliche AktivitĂ€tenâ
Mögliche AktivitÀten R1 R2 R3
B1 Zur Bearbeitung gewÀhlt - - - B2 Zur Stellungnahme gewÀhlt - - - B3 Zur Genehmigung gewÀhlt N J -
B4 Zur Kenntnis gewÀhlt - - - B5 Zum Versand gewÀhlt N - J B6 Zum Visieren gewÀhlt - - -
B7 Externe Bearbeitung gewÀhlt - - - A1 Zur Bearbeitung anzeigen X
A2 Zur Stellungnahme anzeigen X A3 Zur Genehmigung anzeigen X A4 Zur Kenntnis anzeigen X X X
A5 Zum Versand anzeigen X X A6 Zum Visieren anzeigen X A7 Externe Bearbeitung anzeigen X
Anhang D â ErlĂ€uterungen Tabelleninhalte: Teilprozessverzeichnis
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Anhang D â ErlĂ€uterungen Tabelleninhalte
Tabelle 2: ErlĂ€uterung der Tabelleninhalte fĂŒr Aufgaben, Services und Systemfunktionen
Feldbezeichnung Feldinhalt Objektname Bezeichnung der AktivitĂ€t, die im GEVER-Teilverfahren ausgefĂŒhrt wird.
Objekttyp Art der AktivitÀt: Benutzer/Manuell/Service/GeschÀftsregel
Rolle Verantwortlicher fĂŒr die AusfĂŒhrung der AktivitĂ€t
Funktionsweise und Beschreibung ErlÀuterung zur Umsetzung der AktivitÀt
Business Rules AufzÀhlung der GeschÀftsregeln, welche sich nicht durch den Prozess selber ergeben.
Parameter Bezeichnung des PrĂŒfobjekts
Bedingung Frage gemÀss Verzweigung
Wert Mögliche Antwort gemÀss Verzweigung
Ergebnis Bedingung gemĂ€ss Antwort und auszufĂŒhrende AktivitĂ€t aufgrund der Bedingung
Systemfunktion Bezeichnung der Systemfunktion Funktionsbeschreibung der Systemfunktion
ErlÀuterung zur Umsetzung der Systemfunktion
Tabelle 3: ErlĂ€uterung der Inhalte fĂŒr Entscheidtabellen
Element der Tabelle Wert Feldinhalt Zeilenbeschriftung B Bedingung und Bezeichnung der Bedingung
A AktivitÀt Spaltenbeschriftung R Regel Beschreibung der Bedingung J Ja
N Nein - Irrelevant ELSE Alle andern Bedingungen
Beschreibung der AktivitÀt X trifft zu