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schulen.em@ail Administration des Mailservers
Vorarlberger Standardschulinstallation
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Inhalt
1. Nutzungsvereinbarung ............................................................................................................................. 3
2. Vorbemerkung .......................................................................................................................................... 4 2.1. Umstellung Mailserver „alt“ auf Mailserver „neu“ ............................................................................ 4 2.2. Warum überhaupt ein „schuleigener“ zentraler Mailserver? ........................................................ 4 2.2.1. Möglichkeiten für die Schule ............................................................................................................. 4 2.2.2. Vorteile dieser zentralen Mailserverlösung ..................................................................................... 4 2.2.3. Welche Funktionalitäten stehen zur Verfügung? .......................................................................... 4 2.3. Zuständigkeiten ...................................................................................................................................... 5
3. Neue Mailserverfeatures .......................................................................................................................... 6 3.1. Webmailoberfläche ............................................................................................................................... 6 3.2. Groupware-Funktionalitäten ................................................................................................................ 6 3.3. MAPI-Konten ............................................................................................................................................ 6 3.4. Synchronisation mit Smart-Devices ..................................................................................................... 7
4. Administration ............................................................................................................................................ 7 4.1.1. Mit dem Internet-Explorer ................................................................................................................... 7 4.1.2. Mit Mozilla Firefox ................................................................................................................................. 8 4.1.3. Mit Google Chrome ............................................................................................................................ 9 4.2. Startseite ................................................................................................................................................... 9 4.2.1. Informationen zu den Mailkonten .................................................................................................... 9 4.2.2. Mailkonten erstellen .......................................................................................................................... 10 4.2.3. Standarddienste eines Mailkontos ................................................................................................. 11 4.2.4. Erweiterungen der Standarddienste .............................................................................................. 11 4.2.5. Konten aus einer Liste importieren ................................................................................................. 13 4.3. Gruppen erstellen ................................................................................................................................ 14 4.3.1. Mitglieder hinzufügen ....................................................................................................................... 15 4.3.2. Einstellungen ....................................................................................................................................... 15 4.4. Mailkonten löschen und umbenennen ........................................................................................... 15 4.4.1. Einzelnes Konto löschen oder umbenennen ............................................................................... 15 4.4.2. Konten aus einer Liste löschen ........................................................................................................ 16 4.5. Weitere Einstellungen .......................................................................................................................... 17 4.5.1. Konten.................................................................................................................................................. 17 4.5.2. Kontendetails ...................................................................................................................................... 17 4.5.3. Gruppen .............................................................................................................................................. 17
5. Anhang ..................................................................................................................................................... 18 5.1. Zertifikate hinzufügen........................................................................................................................... 18 5.2. Musterbrief an die Mailadministratoren ........................................................................................... 21 5.3. Nutzungsvereinbarung ........................................................................................................................ 21
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1. Nutzungsvereinbarung
Mit der Benutzung des Mailservers schulen.em@ail erkennen die Benutzer folgende Richtlinien an: Virenverseuchte Mails und Spammails werden bereits auf dem Mailserver gelöscht. Für Inhalt und Administration eines Kontos ist die Kontoinhaberin/der Kontoinhaber verantwortlich. Für die Administration einer Schuldomäne ist die zuständige IT-Betreuerin/der zuständige IT-Betreuer (=
Mailadmin) verantwortlich. Mailadmins dürfen (überfüllte) Postfächer „Ihrer“ Kontoinhaber leeren; zu diesem Zweck sind sie berechtigt,
das entsprechende Kontopasswort zurückzusetzen; sie sind aber auch verpflichtet, die Kontoinhaberin/den Kontoinhaber über diesen Vorgang zu informieren.
Erweiterte Mailkonten-Dienste (Groupware: Kontakte, Kalender, Notizen sowie Synchronisation mit mobilen Endgeräten) stehen ausschließlich für Direktions- und Lehrernnen/Lehrer-Konten zur Verfügung.
Die Größe der Postfächer unterliegt dem FAIR-USE-Prinzip. Die Mailadmins sind verpflichtet, die angegeben Mailboxgrößen für die User einzuhalten. Grobe Missachtung dieses Prinzips führt zu festen Postfachgrößen, die vom Administrator des Mailservers fixiert werden.
Der Administrator des Mailservers ist berechtigt, nicht verwendete Postfächer nach Ablauf eines Jahres zu löschen.
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2. Vorbemerkung
2.1. Umstellung Mailserver „alt“ auf Mailserver „neu“
Durch die Umstellung auf die neue Hardwareplattform im Dezember 2012 entstehen den Mailadmins
der Schulen in der Regel keinerlei Zusatzarbeiten.
Alle Mailkonten inklusive ihrer ursprünglichen Einstellungen sind auf die neue Plattform übernommen
worden.
Lediglich durch (optionale) Nutzung der neuen Features bei Direktions- und LehrerInnen-Konten sind
„Nachjustie-rungen“ erforderlich.
2.2. Warum überhaupt ein „schuleigener“ zentraler Mailserver?
2.2.1. Möglichkeiten für die Schule
Anlegen von Mailadressen für interessierte Lehrpersonen, Schülerinnen und Schüler.
Zuweisen von Speicherplatz („Quotas“) für die angelegten Konten.
Einbinden externer Mailkonten (z.B. von derzeit verwendeten Verwaltungsadressen)
2.2.2. Vorteile dieser zentralen Mailserverlösung
kostenlos für alle Vorarlberger Schulen
zentraler Virenschutz
zentraler Spamschutz
landesweit einheitlich strukturierte Schul-Mailadressen
vorkonfigurierte Mailadressen für Direktionen, Sekretariate und Administratoren
Unabhängigkeit von unterschiedlichsten Providern (Qualität, Kosten, …)
2.2.3. Welche Funktionalitäten stehen zur Verfügung?
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2.3. Zuständigkeiten
Die für die Schulen verantwortlichen Mailadmins übernehmen die Aufgaben …
Mailadressen anzulegen bzw. zu löschen,
gegebenenfalls Quotas zu erteilen und
Kolleginnen und Kollegen beratend zur Seite zu stehen.
Sollte eine Pflichtschule ohne Mailadmin auskommen müssen, so steht im Pflichtschulbereich
selbstverständlich der zuständige IT-Regionalbetreuer hilfreich zur Seite.
Sollten – wider Erwarten – trotz des vorliegenden Skriptums noch unlösbare Probleme auftreten, so
stehen für die Entgegennahme allfälliger Hilferufe die Mitarbeiter des Vorarlberger Bildungsservice
bereit.
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3. Neue Mailserverfeatures
Die neu hinzugekommenen Funktionen sind: Groupware-Funktionalitäten für Direktionen und Lehrpersonen (siehe „Weitere Mailbox Funktionen“) neue Webmailoberfläche („Pronto“) MAPI-Connector für Outlook (zur Verwendung von Groupware-Funktionen – siehe unten) Synchronisation mit Smartphones und Tablets
3.1. Webmailoberfläche
Die in die Jahre gekommenen Layouts der alten Webmailoberfläche werden durch „Pronto“ ersetzt.
Die Bedienung ist sehr intuitiv, eine Umstellung dürfte keinem Benutzer schwer fallen.
Die Übersetzung ins Deutsche ist inzwischen vollständig erfolgt.
Die Verwendung von Pronto als Webmailoberfläche für alle Mailserverbenutzer ist obligatorisch.
Pronto benötigt den Adobe FlashPlayer
3.2. Groupware-Funktionalitäten
Verwendung von privaten und globalen (gemeinsam genutzten)
o Kalendern
o Adressbüchern
o Aufgabenlisten
o Notizen
Diese Funktionen stehen allen Lehrpersonen und DirektorInnen zur Verfügung.
Die Verwendung dieser Funktionalitäten ist optional.
Die Verwendung dieser Features funktioniert in der Webmailoberfläche standardmäßig, zur sinnvollen
Einbindung in Outlook ist die Verwendung eines MAPI-Kontos notwendig.
3.3. MAPI-Konten
Keine Kollegin, kein Kollege ist gezwungen, von seinem gewohnten POP3-Konto auf ein MAPI-Konto
umzusteigen! Die Verwendung ist optional, steht aber standardmäßig zur Verfügung. Für Schülerinnen und Schüler stehen auch weiterhin nur POP3-Konten zur Verfügung.
Bei MAPI-Konten verbleiben alle Daten (E-Mails, Kalendereinträge, Adressbücher, …) auf dem
Mailserver.
MAPI-Konten können in Outlook eingebunden sowie in der Webmailoberfläche und mittels Smart-
Devices abgefragt werden. Anleitungen und Downloads für BenutzerInnen finden sich im IT-
Supportbereich (http://www.vobs.at/rb schulen.em@ail Support)
Zur Einbindung in Outlook muss auf den verwendeten Rechnern der MAPI-Connector installiert
werden.
Alle Daten stehen immer und überall zur Verfügung.
Wenn das Postfach überzulaufen droht, können alte E-Mails in einen Outlook-Archivordner
verschoben werden.
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3.4. Synchronisation mit Smart-Devices
Wenn KollegInnen ein MAPI-Konto auf Smartphones oder Tablets abfragen wollen, dann muss der
Mailadmin die entsprechenden Funktionen und Dienste (MAPI und AirSync) freischalten (siehe
Kapitel Erweiterungen der Standarddienste).
Anleitungen und Downloads für KollegInnen finden sich im IT-Supportbereich (http://www.vobs.at/rb
schulen.em@ail Support)
4. Administration
Die notwendigen Zugangsdaten zur Administration ihrer Mailserver-Domäne haben die verantwortlichen IT-Betreuerinnen und IT-Betreuer im Juni 2004 entweder persönlich oder mittels Brief erhalten. Ein Muster dieses Briefes ist (zur Erinnerung) im Anhang dieses Skriptums zu finden. Die Daten müssen unbedingt bereitgehalten werden, bevor mit der Arbeit fortgesetzt werden kann. Sollte das Passwort durch den Mailadmin geändert worden sein, so gilt auf dem neuen Mailserver selbstverständlich das neue Passwort.
Zugangsadresse über: http://www.vobs.at/rb schulen.em@ail Support Mailadmin
Benutzername: [email protected]
Kennwort: = Passwort des „alten“ Mailservers
4.1.1. Mit dem Internet-Explorer
Wenn Sie den Sicherheitshinweis nicht bei jedem Einstieg angezeigt bekommen wollen, installieren Sie das erforderliche Zertifikat. Wie das geht, ist im Anhang beschrieben.
Mit einem Klick auf beispielsweise Benutzer kommt man zum Anmeldebildschirm (es kann auch jeder andere Menüpunkt gewählt werden).
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4.1.2. Mit Mozilla Firefox
Sollte der Internetbrowser eine Debug-
Fehlermeldung erzeugen:
Start Einstellungen Systemsteuerung
Internetoptionen Erweiterte Einstellungen
Skriptdebugging deaktivieren (aktivieren).
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4.1.3. Mit Google Chrome
4.2. Startseite
Außerdem sind natürlich alle durch den Mailadmin bereits selbst angelegten Mailkonten hier sichtbar.
4.2.1. Informationen zu den Mailkonten
4.2.1.1. Art der Mailkonten
Multi-Mailbox Standard: Ordnerorientiertes Konto, das seinerseits verschiedene
Arten von Mailboxen enthalten kann. Automatisch ist eine INBOX
vorhanden, in der alle eingehenden Mails abgelegt werden.
Nur Text INBOX
Nur MailDir INBOX
Nur Sliced INBOX
Ein Konto, das nur eine einfache INBOX enthält. Diese Art der
Mailbox reicht aus, wenn der Kontoinhaber seinen Emailverkehr
ausschließlich mittels POP3-Clientsoftware abwickelt, also kein
Webmail, etc. verwendet.
SCHULKUERZEL.snv.at
vorkonfiguriert
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4.2.1.2. Kontoname
Ein Kontoname (= Teil der Email-Adresse) darf keinesfalls Umlaute, „ß“, Leerzeichen oder Sonderzeichen enthalten; „.“, „-“ und „_“ sind erlaubt. Groß- und/oder Kleinschreibung spielt keine Rolle, Ziffern sind erlaubt.
erlaubt: vorname.nachname verboten: franz.künzl
Vnachname Meßner
vorname_nachname vorname@nachname
Vorname-Nachname name/schule
name4 vorname nachname
…
4.2.1.3. E-Mail-Adresse
Die E-Mail-Adresse (= Benutzername) setzt sich aus dem Kontonamen, dem Schulkürzel und der Endung „snv.at“ zusammen. z.B. [email protected]
4.2.1.4. Angezeigter Name
Der angezeigte Name wird in einer neuen E-Mail
als Absendername angegeben.
4.2.1.5. Kennwort
Die Kennwortvergabe unterliegt keinen besonderen Richtlinien; trotzdem sollten die Kontoinhaber
darauf hingewiesen werden, sichere Kennwörter zu verwenden; das heißt: mindestens 8 Zeichen,
Verwendung von Sonderzeichen, gemischte Groß-Kleinschreibung, Ziffern und Buchstaben. Die
voreingestellten Kennwörter können von den Kontoinhabern selbstverständlich geändert werden!
Achtung: Die Kennwörter des Mailadministrators und der Kontoinhaber dürfen nach der Änderung
(siehe entsprechender Hinweis auf der Seite) keine Umlaute und kein ß enthalten.
unsichere Kennwörter: mausi sichere Kennwörter: L9_lmuTx
Kater98 DiW1@sKw
direktion usw.
usw.
Wenn Passwörter aus einem Satz gebildet werden, merkt man sie sich leichter! Z.B. „Ihs2012esP“ „Ich habe seit 2012 ein sicheres Passwort“.
4.2.1.6. Postfachgröße
Standard (= SchülerInnen-
Konto)
30 MB
LehrerInnen-Konto 300 MB
Direktions-Konto 1000
MB
4.2.2. Mailkonten erstellen
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4.2.3. Standarddienste eines Mailkontos
4.2.4. Erweiterungen der Standarddienste
Eine Erweiterung ist ausschließlich für Direktions- und LehrerInnen-Konten vorgesehen (siehe auch Nutzungsvereinbarung).
Für Lehrpersonen- und Direktions-Konten können die Speicher-Optionen angepasst werden.
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4.2.4.1. MAPI
Outlook-Connector für Groupware-Funktionalitäten (Kontakte, Kalender, Notizen)
= Schnittstelle von Outlook zu schulen.em@ail
Auf einem Rechner, der mittels Outlook Groupware-Funktionalitäten zur Verfügung stellen soll, muss ein MAPI-Treiber installiert werden.
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4.2.4.2. AirSync
Protokoll von Microsoft ™, das zur Anbindung von Mobile Devices (Smartphones, Tablets, …) dient.
4.2.5. Konten aus einer Liste importieren
Damit das Importieren aus einer Liste auch funktioniert, muss diese ganz bestimmte Bedingungen erfüllen (siehe unten).
4.2.5.1. Notwendige Konventionen
Dateikriterium Textdatei (*.txt) mit tabulatorgetrennten Feldern
Feldüberschriften
Name
RealName
Password
Storage
der „vordere“ Teil der Email-Adresse
der Klartextname des Kontoinhabers
das voreingestellte Passwort; es kann vom Kontoinhaber geändert werden.
die voreingestellte Mailboxgröße, „Quota“.
Feldinhalt Name
Erlaubt: Groß- oder Kleinbuchstaben, Ziffern, „.“, „-“, „_“
Verboten: Sonderzeichen, Umlaute, ß, Leerzeichen
RealName
Optional
Keine Einschränkungen
Achtung: Bei Verwendung von Sonderzeichen, … kann es sein, dass der
Absendername beim Empfänger nicht richtig angezeigt wird und die Antwortmails
nicht richtig zugestellt werden können.
Password
Die Passwortvergabe unterliegt keinen besonderen Richtlinien; trotzdem sollten die
Kontoinhaber darauf hingewiesen werden, sichere Passwörter zu verwenden; das
heißt: mindestes 8 Zeichen, Verwendung von Sonderzeichen, gemischte Groß-
Kleinschreibung, Ziffern und Buchstaben (keine Umlaute, kein ß). Die voreingestellten
Passwörter können von den Kontoinhabern selbstverständlich geändert werden!
Achtung: Ist in der Liste kein Eintrag vorhanden, wird vom System ein (unbekanntes)
Passwort generiert.
Storage
Optional
Ist in der Liste kein Eintrag vorhanden, so wird vom System der Default-Wert (30 MB)
verwendet.
4.2.5.2. Anlegen der Liste mit Hilfe einer Excel-Datei
Beim Speichern ist darauf zu achten, dass die
Tabelle als Textdatei mit Tab-Stopps gespeichert
wird.
Ergebnis
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4.2.5.3. Anlegen der Liste über eine Textdatei
Sollte z.B. kein Klartextname (RealName) in der Liste eingetragen werden, so ist darauf zu achten, dass
zwei Tab-Stopps in der Liste vorhanden sind.
4.2.5.4. Importieren der Liste
Wenn das Importieren der Datei mit dem Fehler fehl schlägt, dann hilft ein Zeilenumbruch nach der letzten Zeile (?!)
Ergebnis
4.3. Gruppen erstellen
Eine „Gruppe“ entspricht – in etwa - einer Mailingliste; d.h. schickt man ein E-Mail an eine
Gruppenadresse, erhalten alle Mitglieder dieser Gruppe diese E-Mail.
Der Absender muss nicht Mitglied dieser Gruppe sein; Kontoinhaber können sich nicht bei einer Gruppe
anmelden („subscribe“) bzw. sich nicht von einer Gruppe abmelden („unsubscribe“).
SCHULKUERZEL.snv.at
SCHULKUERZEL.snv.at
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Die Gruppen- E-Mailadresse lautet in diesem Fall: [email protected]
4.3.1. Mitglieder hinzufügen
Jedes Gruppenmitglied muss einzeln eingetragen und aktualisiert werden!
4.3.2. Einstellungen
Auslieferungsbestätigung an
Gruppe
Der Absender erhält eine Zustellbestätigung aller Mitglieder der Gruppe bzw. eine
Meldung, wem das Mail nicht zugestellt werden konnte.
Mitgliedsgruppe erweitern Enthält eine Gruppe wiederum eine Gruppe als Mitglied, so werden Kontoinhaber, die in
beiden Gruppen enthalten sind, nur einmal in die Liste aufgenommen.
Gruppe als Antwortadresse … stellt sicher, dass ein Antwortmail an die Gruppe und nicht an den Absender gesendet
wird.
Automatische Nachrichten
ablehnen
Mails, die z.B. von einer Mailgenerierungssoftware erstellt wurden („Massenmails“)
werden nicht an Gruppenmitglieder übermittelt.
4.4. Mailkonten löschen und umbenennen
4.4.1. Einzelnes Konto löschen oder umbenennen
Im Eigenschaftsfenster eines geöffneten Kontos ganz unten gibt es die Möglichkeiten zum Umbenennen
oder Löschen eines Kontos.
muss „händisch“ eingetragen werden
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4.4.2. Konten aus einer Liste löschen
Die Liste der zu löschenden Konten muss eigentlich denselben Konventionen wie die Liste der zu erstellenden
Konten entsprechen. Die Liste der zu löschenden Konten kann aber auch nur den Header (Name) und die die Kontennamen
beinhalten.
Liste zum Anlegen Liste zum Löschen
Ergebnis
Trotz des fehlenden Eintrags wurde auch das Konto thomas.mayer gelöscht.
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4.5. Weitere Einstellungen
4.5.1. Konten
4.5.2. Kontendetails
4.5.3. Gruppen
SCHULKUERZEL.snv.at
SCHULKUERZEL.snv.at
SCHULKUERZEL.snv.at
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5. Anhang
5.1. Zertifikate hinzufügen
Das Hinzufügen dieses Zertifikates wird „maschinenbezogen“, nicht „userbezogen“ ausgeführt.
Der Vorgang muss also an jedem Computer nur einmal ausgeführt werden.
Sollten Restriktionen bzgl. der Einstellung der Internetoptionen gesetzt sein, kann es sein, dass
Administratorenrechte notwendig sind.
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Sollte die Installation des Zertifikats fehlschlagen,
kann es
gespeichert werden und
„händisch“ installiert werden
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5.2. Musterbrief an die Mailadministratoren
Mailserver schulen.em@ail
Liebe Kollegin, lieber Kollege!
Der neue Mailserver schulen.em@ail hat auch einen integrierten Spamfilter. Dieser soll
dazu beitragen, dass Sie künftig weniger Zeit damit vergeuden müssen, Mails zu lesen,
die völlig ohne Belang für Sie sind.
Einen Spamfilter zu installieren - und zu pflegen - ist aber nur ein möglicher Ansatz, um
diesem immer „lästiger“ werdenden Problem ein wenig die Schärfe zu nehmen.
Entsprechendes Verhalten seitens der Benutzer wäre eine weitere Möglichkeit und ein
zusätzlicher Baustein, um dies zu erreichen. Ein paar Tipps sollen Ihnen zeigen, worauf
Sie achten sollten:
Seien Sie bitte sorgsam mit Ihrer neuen Mailadresse und veröffentlichen Sie sie
nicht auf Websites.
Posten Sie bitte nicht mit Ihrer neuen (Schul-)Mailadresse in Newsgroups. Wenn Sie
in Kontakt mit Unbekannten treten möchten (Firmen, Institutionen, etc.),
verwenden Sie bitte eine alternative Mailadresse. Sie erhalten eine solche
Alternativadresse bei Freemailern (z.B GMX, Hotmail, Freemail.de, usw.) kostenlos.
Wenn diese Adressen mit der Zeit von Spammern zu sehr missbraucht werden,
können Sie sich ja problemlos von ihnen trennen und sich eine neue (kostenlose)
Adresse für diese Zwecke zulegen.
Achten Sie bitte auch darauf, dass die Schul-Mailadresse nicht in
Mitgliederverzeichnissen von Chatforen veröffentlicht wird.
Wenn Sie die Mailadresse auf eine Webseite stellen möchten, dann tarnen Sie sie,
indem Sie sie beispielsweise in eine Grafikdatei einbinden oder auf andere Weise
maskieren (z.B. mit speziellen Tools wie „MailTo-Encrypter“).
Wenn in Bestellformularen nach einer Mailadresse gefragt wird, verwenden Sie,
wenn möglich, ebenfalls eine Alternativadresse.
Antworten Sie nie auf Spam-Mails.
Spammer versenden sehr oft ihre Mails an Adressen, von denen die meisten nicht
existieren. Es gibt dazu sogar Programme, die Mailadressen nach bestimmten
Kriterien „erfinden“.
Durch die Beantwortung von Spam-Mails können Spammer dann die tatsächlich
existierenden Adressen von nicht existierenden unterscheiden und später gezielt
weiterverwenden (oder verkaufen).
5.3. Nutzungsvereinbarung
Mit der Benutzung des Mailservers schulen.em@ail erkennen die Benutzer folgende
Richtlinien an:
Virenverseuchte Mails und Spammails werden bereits auf dem Mailserver gelöscht.
Für Inhalt und Administration eines Kontos ist die Kontoinhaberin/der Kontoinhaber
verantwortlich.
Für die Administration einer Schuldomäne ist die zuständige IT-Betreuerin/der
zuständige IT-Betreuer (= Mailadmin) verantwortlich.
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Mailadmins dürfen (überfüllte) Postfächer „Ihrer“ Kontoinhaber leeren; zu diesem
Zweck sind sie berechtigt, das entsprechende Kontopasswort zurückzusetzen; sie
sind aber auch verpflichtet, die Kontoinhaberin/den Kontoinhaber über diesen
Vorgang zu informieren.
Erweiterte Mailkonten-Dienste (Groupware: Kontakte, Kalender, Notizen sowie
Synchronisation mit mobilen Endgeräten) stehen ausschließlich für Direktions- und
Lehrernnen/Lehrer-Konten zur Verfügung.
Die Größe der Postfächer unterliegt dem FAIR-USE-Prinzip. Die Mailadmins sind
verpflichtet, die angegeben Mailboxgrößen für die User einzuhalten. Grobe
Missachtung dieses Prinzips führt zu festen Postfachgrößen, die vom Administrator
des Mailservers fixiert werden.
Der Administrator des Mailservers ist berechtigt, nicht verwendete Postfächer nach
Ablauf eines Jahres zu löschen.