alle infos rund um die d.velop

ECM nach MaßDie Lösungen der d.velop AG

E-Mail- Management

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Vertrags-management

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Eingangsrechnungs- verarbeitung

Seite 14/15

Eingangspost- verarbeitung

Seite 12/13

ERP-Integration

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Microsoft- Integration

Seite 26/27

Workflow – BPM

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Mobiles ECM

Seite 20/21

DigitaleAkten

Seite 8/9

Digitale Personalakte

Seite 10/11

Elektronische Archivierung

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Scannen undKlassifizieren

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Die Lösungen der d.velop AG

Wir haben die Lösung(en)

Wir haben die Lösung(en)

www.d-velop.de

Sie wollen schneller und effizienter ar-beiten, Durchlaufzeiten optimieren und ganz nebenbei auch noch die Zufrie-

denheit der Mitarbeiter steigern? Dann sind Sie bei uns richtig, denn:

Dieser Katalog zeigt Ihnen kurz und knapp ein gutes Dutzend Lösungen, mit denen Sie Ihre internen Prozesse ver-bessern können. Ob intelligentes Scan-nen von Belegen mit automatischer Erkennung, digitale Akten oder revisi-onssichere Archivierung im elektroni-schen Archiv – wir haben die Lösungen.

Und das bereits im Standardportfolio. Buchstäblich tausendfach bewährt im produktiven Einsatz bei mehr als 3.100 Kunden in Bereichen wie Industrie, Han-del, Logistik, Banken, Versicherungen, öffentliche Verwaltungen, Kirchen und soziale Einrichtungen, Healthcare oder regulierter Markt.

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digital business solution

Scannen und Klassifizieren

Dürfen wir vorstellen? Ihr neuer Assistent für Routineaufgaben.

Seine Aufgaben: Papierbelege digi-talisieren, die Art des Dokuments (z. B. Rechnung oder Lieferschein) erkennen, relevante Daten zuverlässig auslesen,

automatisch dem richtigen Vorgang zu-ordnen und an den jeweils zuständigen Sachbearbeiter verteilen.

Technische Highlights

· Hohe Anwenderakzeptanz aufgrund automatisierter Verschlagwortung und Klassifizierung gescannter Dokumente nach Dokumentenart

· Geringe Fehleranfälligkeit durch Validierung gegen vorhandene Stammdaten (z. B. im ERP-System)

· Flexibel im Einsatz dank Anbidungsmöglichkeit beliebiger Scanhardware

· Möglichkeit der automatischen Klassifizierung auch bei E-Mails

Anwenderfreundlichkeit

· Weniger Aufwand bei der Ver-schlagwortung von Dokumenten

· Schnelleres Arbeiten mit vollstän-digen Dokumenten-informationen

· Intelligentes Auslesen von Rechnungen über OCR, keine formularbasierte Lösung

· Größere Prozesssicherheit durch automatische Zuordnung in die entsprechenden Geschäftsvorfälle

Durch beschleunigte Geschäftspro-zesse und verkürzte Durchlaufzeiten haben die Mitarbeiter mehr Zeit für die Bearbeitung ihrer eigentlichen

Aufgaben. Der Wegfall der manuellen Verschlagwortung sorgt für gesteigerte Motivation und Zufriedenheit. Das spart Platz, Zeit und somit bares Geld.

Was haben Sie davon?

dbs | Scannen und Klassifizieren

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Elektronische Archivierung


· Schnelle und bequeme Recherche beliebiger Dokumente

· Vorgangsbezogener Zugriff auf Dokumente und Akten· Kein Drucken und manuelles

Archivieren von Papierbelegen mehr nötig

· Automatische Aktenbildung bei Archivierung neuer Dokumente

· Intuitive, individuell anpassbare Benutzeroberfläche für bessere Übersicht


· Kosteneffizienz durch mögliche Nutzung vorhandener Storage-systeme

· Einfache Einrichtung, da etablierte Standardlösung

· Besserer Datenschutz durch individuelles Rechtekonzept für den Archivzugriff (ADS-/NDS-Integration)

· Geringer Administrationsauwand· Erfüllung der geltenden Complianceanforderungen

Der nächsten Steuerprüfung können Sie entspannt entgegensehen, da d.3 zer-tifiziert ist und die gesetzlichen Bestim-mungen einhält. Durch den Wegfall von

Papierdokumenten lassen sich zusätz-lich Druck-, Papier- und Lagerkosten effektiv senken. Die bequeme Recher-che spart darüber hinaus wertvolle Zeit.

dbs | Elektronische Archivierung

Immer auf der sicheren Seite stehen. Denn die sachgemäße Archivierung relevanter Dokumente in unveränderli-chen Formaten wie TIFF oder PDF/A ist

ein Grundpfeiler des d.3-Systems. Sämt-liche Daten werden revisionssicher und gesetzeskonform (GDPdU, GOB, SOX, …) an zentraler Stelle vorgehalten.


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Elektronische Archivierung mit d.3? Aber sicher!



Digitale Akten

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Durch den Einsatz digitaler Akten spa-ren Sie eine Menge Zeit und Kosten. Auf Knopfdruck erhalten Sie alle nötigen Informationen zu Ihren Kunden und Projekten auf einen Blick, und das von

überall . Darüber hinaus entfallen durch die zentrale Verwaltung der Akten unnötige Kopien. Dank des ausgeklü-gelten Rechtekonzepts ist für mehr (Da-ten-)Sicherheit im Unternehmen gesorgt.

dbs | Digitale Akten

Zeitverschwendung durch die Suche nach unleserlichen und verschollenen Dokumenten gehört der Vergangen-heit an. Die digitale Akte macht ein um-fangreiches Papierarchiv voller Akten- ordner überflüssig. Alle in d.3 archivier-

ten Dokumente werden automat isch in die r icht igen digitalen Akten wie z. B. in Kundenakten, Vertragsakten oder Projektakten eingeordnet. Damit ist eine bequeme Recherche und somit schnel-lere Auskunftsfähigkeit sichergestellt.


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Die Akte von Morgen? Hat weder Staub noch Kaffeeflecken.


· Reduzierter Suchaufwand· Intuitive Nutzung, angelehnt an

„echte“ Papierakten· Möglichkeit der Verknüpfun

von Dokumenten und Akten· Arbeiten auch standort- übergreifend möglich

· Größere Transparenz durch Verfügbarkeit aller Informationen in einer Akte


· Schnelle und einfache Anlage neuer digitaler Akten

· Automatische Aktenbildung· Individuelles Rechtekonzept

für sicheren Aktenzugriff (z. B. im Personalwesen)

· Dokumente aus beliebigen An-wendungen wie Outlook, Word, ERP-Systemen etc. stehen direkt in digitalen Akten zur Verfügung



Digitale Personalakte

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Die digitale Personalakte beschleunigt und automatisiert Personalprozesse, ohne dabei an Sicherheit zu verlieren.

Die Personalarbeit wird somit qualitativ verbessert: merkbar für (potenzielle) Mitarbeiter.

dbs | Digitale Personalakte

Besonders sicher und rechtlich ein-wandfrei stehen sämtliche Dokumente der Personalabteilung unmittelbar zur Verfügung – vom Vertrag über einge-scannte Krankmeldungen bis hin zu strukturierten Informationen aus Ihrem führenden HR-System. Die digitale

Personalakte bietet einen transparen-ten Überblick über alle Abläufe und bildet so die Basis für die workflow- gestützte Automatisierung von Perso-nalprozessen wie Bewerbermanage-ment, Weiterbildungen oder Reisekos-tenabrechnungen.


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Transparent und sicher: weil Personalfragen Vertrauenssache sind.


· Einfache Ablage von Dokumenten aus führenden Systemen heraus

· Sichere Einhaltung von Aufbewahrungsfristen

· Automatische Zuordnung neuer Dokumente in die bestehende Aktenstruktur

· Geringer Nutzungsaufwand· Automatisierte Berücksichtigung

von Löschfristen


· Einhaltung der vorgegebenen Datenschutzrichtlinien

· Sichere 256-Bit-AES- Verschlüsselung

· Separates digitales Archiv pro Mandant möglich

· Klare, sichere Berechtigungsstruktur

· Temporäre Berechtigungsübe gabe per Mausklick

· Volltextverschlagwortung



Eingangspostverarbeitung

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Durch die digitale Bearbeitung und automatisierte Verteilung der Eingangs-post lassen sich Liege- wie auch Trans-portzeiten verringern, die Bearbeitung wird beschleunigt und Ressourcen können effizienter geplant werden. Das führt zu flexiblerer Bearbeitung und

schließlich zu beachtlichen Kosten-senkungen im Posteingang. Daraus resultieren eine verbesserte Service-qualität, eine Reduzierung des manu-ellen Aufwandes und letztlich eine zügige Amortisation.

dbs | Eingangspostverarbeitung

Sämtliche eingehenden Dokumente lassen sich digital erfassen, bequem bearbeiten und revisions- wie auch rechtssicher archivieren. Papierdo-kumente werden z. B. eingescannt, nach Art des Dokuments klassifiziert und inhaltlich ausgelesen. Anhand

der vergebenen Informationen wer-den die digitalen Dokumente automatisch regelbasiert an die zuständigen Bearbeiter verteilt und in den jeweiligen „Postkorb“direkt auf den Bildschirm zu-gestellt.


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Hier kommt die digitale Post –schnell, einfach, effizient.


· Einfache, schnelle Bearbeitung der Eingangspost direkt am PC-Arbeitsplatz

· Minimaler manueller Aufwand durch automatische Verteilung gescannter Dokumente

· Mehr Freiraum für die inhaltliche Bearbeitung

· Alle Informationen sind perma-nent verfügbar


· Geringer Kosten- und Pflege- aufwand, da einfach selbst zu konfigurieren

· Lösung schnell implementiert und einsatzbereit

· Einfaches Monitoring der Prozesse über ein einziges Werkzeug

· Digitale Postverteilung auch standortübergreifend möglich



Eingangsrechnungsverarbeitung

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Die digitale Eingangsrechnungsverar-beitung von d.velop erhöht die Trans-parenz in den Rechnungsprozessen, verkürzt Durchlaufzeiten, eliminiert Transport- und Liegezeiten, sichert wertvolle Skontoerträge und ermöglicht

einen zeitnahen Monatsabschluss. Ne-benbei lässt sich auch noch die Aus-kunftsfähigkeit der Mitarbeiter erhöhen. So wird die Liquiditätsplanung jedes Unternehmens entscheidend unter-stützt.

dbs | Eingangsrechnungsverarbeitung


Eingangsrechnungsverarbeitung

Die Lösung digitalisiert und automa-tisiert die manuellen Abläufe in der Rechnungsverarbeitung, wie digitale Erkennung, Prüfung und Freizeichnung von Rechnungen in Verbindung mit den

führenden ERP-Systemen und ist dabei vollständig ins Bestellwesen und in die Finanzbuchhaltung des ERP-Systems integriert.


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Rechnungsprüfung – so schnell Sie wollen.


· Effizientes Arbeiten ganz ohne Medienbrüche

· Aufwendige Rückfragen werden überflüssig, da jedes Dokument unmittelbar zur Verfügung steht

· Vollständige Transparenz in Rechnungsprozessen dank übersichtlicher Darstellung

· Automatisierte Bereitstellung von Dokumenten zur Zahlungsfreigabe

· Unterstützung automatisierter Buchungen (Workflows)


· Integration ins ERP-System über zertif izierte Schnittstellen

· Nutzung des ERP-Systems als Bedienoberfläche für digitale Workflows

· Nutzung vorhandener Werkzeu-ge ohne separate Lizenzierung

· Standardmäßige Unterstützung praktisch aller gängigen ERP Systeme

· Ready for SAP, Microsoft Dyn mics NAV und AX, Infor, Oracle und iSeries-basierte Lösungen



E-Mail-Management

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E-Mail-Management von d.velop senkt die Kosten, spart Platz auf dem E-Mail-Server und vermeidet Datenverlust aufgrund versehentlichen Löschens von Nachrichten durch die Mitarbeiter.

Sie haben durch die vorgangs- bzw. kontextbezogene Ablage der E-Mails immer einen vollständigen Überblick über die aktuellen Vorgänge.

dbs | E-Mail-Management

Der größte Teil der Unternehmenskom-munikation geschieht per E-Mail . Deren Inhalt ist für Ihren Geschäftserfolg aus-schlaggebend. E-Mail-Management ist daher weit mehr als nur die Archivie-rung elektronischer Post. Geschäftsrele vante Nachrichten und Anhänge wer-den inhaltlich ausgelesen und zen-

tral, sicher sowie rechtskonform aufbe-wahrt – vorgangsbezogen und über-sichtlich in digitalen Akten. Dort stehen sie jedem Mitarbeiter immer und überall zur Verfügung und sorgen so für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit im E-Mail-Chaos.


Behalten Sie ihre E-Mails im Griff – nicht umgekehrt.


· Keine doppelte Datenhaltung von E-Mails und Anhängen in verteilten Ordnern, sondern ein zentrales Archiv

· Bequeme Suche nach beliebi-gen E-Mails oder Anhängen direkt in der gewohnten Outlook oder Lotus-Notes-Oberfläche

· Übersichtliche E-Mail-Verwa tung in digitalen Akten

· Blitzschnelle Recherche ein- und ausgehender E-Mails


· Dauerhafte Entlastung des Mailservers durch Auslagerung in digitales Archiv

· Single-Instance-Speicherung (keine inhaltsgleichen Kopien)

· Regelbasiertes Löschen archivierter E-Mails aus den Postfächern

· Zuverlässige Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zur E-Mail-Archivierung

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Vertragsmanagement

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Durch Einsatz des Vertragsmanage-ments erhalten Sie einen besseren Überblick über den Status aller laufen-den Verträge wie z. B. deren Laufzeiten,

Konditionen und Pflichten. Ohne in ver-staubten Archiven zu suchen, erfüllen Sie ganz nebenbei die rechtlichen Vor-gaben.

dbs | Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement ermög-licht den transparenten Überblick über alle Verträge. Die Lösung für die sichere und effiziente Verwaltung der Vertrags-

dokumente erfüllt die gesetzlichen Anforderungen ebenso wie die vorge-schriebenen Aufbewahrungsfristen.


Mit uns haben Sie Ihre Verträge im Blick – Hand drauf!


· Automatisierung der Prozesse über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg

· Schnelle, inhaltsbezogene Recherche im gesamten Text oder in einzelnen Textpassagen

· Erhöhte Auskunftsfähigkeit gegenüber Vertragspartnern und Management durch vollständige und zentrale Verfügbarkeit aller Dokumente

· Automatische Wiedervorlage-funktion und Fristenverwaltung


· Flexible Auswertungsmöglich-keiten über definierbare Reports

· Rechtssichere Speicherung in sicheren Formaten (TIFF, PDF/A)

· Versionierung und Check-out/-in· Freigabeprozess per Workflow

bei Individualverträgen· Integrationsfähigkeit in besthen-

de Anwendungen wie Outlook, Microsoft SharePoint oder Office

· Besonders hohe Sicherheit bei vertraulichen Dokumenten

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Mobiles ECM

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Arbeitsabläufe sind nicht länger auf Ihre Anwesenheit im Büro angewiesen. Mit dem Mobilen ECM nehmen Sie voll- ständig am Büroalltag teil : egal wann

und wo. Durch den Zugriff auf alle Dokumente haben Sie Ihr Büro immer zur Hand.

dbs | Mobiles ECM

Geht es Ihnen auch so, dass Sie immer häufiger Aufgaben von un-terwegs erledigen? Mit den mobilen ECM-Komponenten von d.3 werden Ihr Smartphone, Tablet PC oder Internet Browser zu einem vollwertigen Büro! Betriebliche Entscheidungen geraten nicht länger ins Stocken, nur weil Sie

gerade nicht am Arbeitsplatz sitz- en. Egal ob Angebote, Schriftwechsel, E-Mails, Memos, Tabellen, Zeichnungen oder auch Ein- und Ausgangsrech-nungen: Mobiles ECM verschafft Ihnen den Zugang zu diesen Informationen. Jederzeit, egal wo Sie sind, einfach und sicher.


Einfacher Zugriff von überall:das Büro für die Hosentasche.


· Prüfung von Dokumenten, Anträgen oder Rechnunge vom mobilen Endgerät

· Unternehmensweite Suche im gesamten ECM-System

· Schnelle, intuitive Dokumentbetrachtung

· Workflowteilnahme und Benachrichtigungsfunktion

· Ideal für Führungskräfte, Vertriebsmitarbeiter, Projekt- manager, Dienstleister, Kundenbetreuer …


· Optimiert für mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablet PCs

• Einfacher Zugriff auf das digitale Archiv

• Erhältlich für iOS und Android• Sie bleiben auch mobil

immer auskunftsfähig• Alle Daten und Dokumente

stehen zur Verfügung

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Workflow – BPM

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Durch die Steuerung sämtlicher Prozes-se über digitale Workflows halten Sie Ihr Unternehmen konkurrenzfähig. Sie sparen Zeit, können Ressourcen sowie Zuständigkeiten besser planen und so

das gesamte Unternehmen kosteneffi-zient organisieren. Da alle Prozessinfor-mationen protokolliert werden können, bleiben die Abläufe auch im Nachhinein vollständig nachvollziehbar.

dbs | Workflow – BPM

Egal ob Rechnungseingang, Urlaubs- oder Investit ionsantrag: Ihr Geschäfts-alltag gliedert sich in die verschie-densten Prozesse. Nachteile dieser papierbasierten Arbeitsabläufe sind oft lange Durchlaufzeiten, fehlende

Transparenz und Auskunftsfähigkeit sowie mangelnde Flexibilität. Lösungen für digitale Workflows oder Business Process Management (BPM) gestal-ten diese Abläufe für alle Beteiligten schlank und transparent.


Mit einem Klick im Blick –digitale Abläufe transparentund für alle verfügbar.


· Automatische Verteilung digita-ler Dokumente an den jeweils verantwortlichen Mitarbeiter

· Permanente Kontrolle über den Status eines Dokuments

· Automatische Eskalations-überwachung bei zeitkrit ischen Vorgängen

· Einfache Anwendung durch individuelles firmenspezifisches Formulardesign


· Abbildung von Geschäftspro-zessen im grafischen Designer

· Unterstützung der gängigen Workflownotationen (EPK, BPMN)

· Zertif izierte Schnittstellen zur einfachen Anbindung an bereit eingesetzte Software (z. B. ERP-Systeme, Microsoft Office oder Outlook)

· Einfache Erstellung von Workflowformularen

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ERP-Integration

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Bringen Sie mehr Transparenz in Ihren Wertschöpfungsprozess! Dank der In-tegration in führende ERP-Systeme stehen digital archivierte Belege direkt in der bekannten ERP-Oberfläche zur

Verfügung – mitsamt allen Stammda-ten. Das vereinfacht die Recherche, be-schleunigt die Prozesse und ermöglicht die problemlose Einhaltung geltender Compliance-Anforderungen.

dbs | ERP-Integration

d.3 stellt Ihnen alle relevanten Do-kumente unmittelbar in Ihrer führen-den ERP-Anwendung zur Verfügung. Dadurch ist es Ihnen möglich, Ihre

Informationen direkt in die Arbeits- abläufe einfließen zu lassen, ohne Ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verlas-sen.


Ihr ERP – unser System:gesucht und gefunden.


· Bequemes Arbeiten in der gewohnten ERP-Oberfläche

· Einfache Recherche und ganz-heitliche Sicht auf Akten und abhängige Dokumente

· Zugriff auch auf Nicht-ERP- Dokumente wie z. B. E-Mails

· Aufruf aller Archivinformationen inklusive Stammdaten direkt aus dem ERP-System heraus

· Reduzierung von Kosten und Risiken durch zentrale Datenhaltung


· Anbindung an das ERP-System über Standardschnittstellen

· Geringer Einführungsaufwand und transparente Kostenplanung, da etablierte Standardlösung

· Geringer Schulungsaufwand, da die Lösung in die gewohnte Anwenderoberfläche integriert wird

· Einfache Integration in alle füh-renden ERP-Systeme (z. B. SAP oder Microsoft Dynamics NAV)

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Microsoft-Integration

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Die Integration in die gewohnte Ar-beitsoberfläche fördert die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Die besonders

schnelle bidirektionale Anbindung an das ECM-System führt konsequent zu einer Beschleunigung Ihrer Prozesse.

dbs | Microsoft-Integration

Die Office-Integration ermöglicht die di-gitale Archivierung und Recherche von Dokumenten direkt aus Microsoft Office heraus. So werden auch automatisierte

Workflows und die prozessorientierte, revisionssichere Ablage von Daten zum Kinderspiel .


Sie setzen auf Microsoft?Wir auch.


· Universeller Zugriff auf sämtliche Unternehmensinformationen

· Bequemes Arbeiten in bekannter Umgebung

· Keine doppelte Datenhaltung an verteilten Orten

· Umfassende Bearbeitungsmög-lichkeiten mit Annotationen

· Optionale Teilnahme an digitalen Workflowprozessen zur Beschleunigung der Dokumentenbearbeitung

· Integration in Outlook, Share-Point, Dynamics NAV, AX und CRM


· Konsequente Nutzung vorhan-dener Hard- und Software

· Einfache Implementierung über zertif izierte Schnittstellen

· Geringer Schulungsaufwand durch Nutzung der bekannten Microsoft-Standards

· Hohe Anwenderakzeptanz durch Einsatz etablierter Benut-zeroberflächen als DMS-Clients

· Einhaltung gesetzlicher Vor- gaben an digitale Datenhaltung wie GDPdU, GoB oder SOX

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Für mehr Effizienz bitte melden:

AGEin Unternehmen der -GruppeSchildarpstraße 6–848712 Gescher

Fon +49 2542 9307-0Fax +49 2542 9307-20 [email protected]

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