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11.11.2016
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ARMIN Erfahrungsaustausch –
Der Einstieg in ARMIN
Rico Prasser – Fachapotheker für Allgemeinpharmazie, Geriatrie
Heide-Apotheke am Krankenhaus, Dippoldiswalde
Fahrplan für den heutigen Tag
» Theoretische Grundlagen:
› Einstieg
› Aktueller Stand zu ARMIN
» Wie finde ich (m)einen Arzt?
» Vorbereitung im eigenen Apotheken-Team
› Start des Medikationsmanagements
› Durchführung des Medikationsmanagements
› ARMIN-Unterlagen (Starter-Paket)
» Patientengewinnung
› Selektion
› Ansprache
› Einschreibung
» Support
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Grundidee des Erfa-Gruppen-
Konzepts
Der Einstieg in ARMIN
» Nicht alle eigenen Probleme bei ARMIN können über
schriftliche Informationen oder eine Hotline gelöst werden
» Daher soll ein Forum zum persönlichen Austausch
geschaffen werden, um von und miteinander zu lernen
» Leiter der Erfa-Gruppen treffen sich in regelmäßigen
Abständen mit Verantwortlichen des Modellprojekts:
› „Rückkopplung“: Probleme und Verbesserungswünsche
können gesammelt weitergetragen werden
› Möglichkeit Anpassungen am Projekt vorzunehmen (zum
Beispiel: Arbeitsmaterialien, Prozessoptimierung)
3
Struktur der Treffen
Der Einstieg in ARMIN
» Gesamtdauer etwa 1-1,5 Stunden
(als Teil des Qualitätszirkels)
» Zu Beginn Input/ Präsentation zu einem oder mehreren
Themenschwerpunkten
» Anschließende Diskussion und Erfahrungsaustausch
4
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Aktueller Stand ARMIN
Apotheken-Softwarehäuser
Der Einstieg in ARMIN 5
» Die Anbieter der Apothekenverwaltungssysteme (AVS)
müssen ihre Konformität zu den bei ARMIN geltenden
Anforderungen gegenüber den
Landesapothekerverbänden erklären
» Der aktuelle Stand kann online eingesehen werden
http://www.sav-net.de/armin
Aktueller Stand ARMIN
Apotheken-Softwarehäuser
Der Einstieg in ARMIN 6
Softwarehaus Produktlinie(n)
Apotheken
Dienstleistungsgesellschaft mbH
A 3000/ S 3000
AWINTA
GmbH
Pharmasoft
ProKAS
CIDA Computerleistungen für
Apotheken GmbH
cidanova
LAUER-FISCHER
GmbH
WinApo64
PHARMATECHNIK
GmbH & Co.KG
IXOS
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Aktueller Stand ARMIN
Der Einstieg in ARMIN 7
» Eingeschriebene Apotheken:
› Sachsen: 502
› Thüringen: 476
» Eingeschriebene Ärzte
› Sachsen: 236
› Thüringen: 312
» Eingeschriebene Patienten (insgesamt): 346
Stand: 07.10.2016
Fragen zum Einstieg
1. Wie viele von Ihnen sind in ARMIN eingeschrieben?
2. Wer hat einen Arzt der als Partner in Frage kommt?
3. Liegen bei Ihnen alle technischen Voraussetzungen für das
ARMIN-Medikationsmanagement vor?
8Der Einstieg in ARMIN
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Wenn ich noch nicht genau weiß,
ob mein Arzt teilnimmt…
Teilnehmende
Ärzte finden
ARMIN Erfahrungsaustausch-Gruppen
Suchfunktion auf
www.arzneimittelinitiative.de
http://www.arzneimittelinitiative.de/grundlagen/
ARMIN Erfahrungsaustausch-Gruppen
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6
ARMIN Erfahrungsaustausch-Gruppen
ARMIN Erfahrungsaustausch-Gruppen
11.11.2016
7
Welche Arztsoftware setzt ARMIN-
Medikationsmanagement um?
ARMIN Erfahrungsaustausch-Gruppen
Medikationsmanagement!
Checkliste für die Kontaktaufnahme
mit dem Arzt
ARMIN Erfahrungsaustausch-Gruppen
Siehe E-Mail des SAV vom 10.05.2016!
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Rückmeldung an den SAV
ARMIN Erfahrungsaustausch-Gruppen
» http://www.sav-
net.de/armin/armin-
umfrage-vorhandener-arzt
Vorbereitungen im
eigenen Apotheken-Team
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Vorbereitungen im eigenen Apotheken-Team:
Zum Start des Medikationsmanagements
Generell:
» Das ganze Team mit den Abläufen/ Prozessen im ARMIN-
Medikationsmanagement vertraut machen
» Zudem Absprachen zu folgenden Punkten durchführen
Kommunikation mit Patienten zu ARMIN-Start:
» Wie werden potentielle Teilnehmer identifiziert?
» Wie wird auf spontane Nachfragen von Patienten reagiert?
» Wer im Team ist für die Ansprache der Patienten/
Einschreibung zuständig?
17Der Einstieg in ARMIN
Vorbereitungen im eigenen Apotheken-Team:
Zur Durchführung des Medikationsmanagements
» Wo ist der Terminplan für die Patientengespräche
(Brown Bag) zu finden und wer pflegt ihn?
» Wer führt die Patientengespräche (Brown Bag) durch?
» Wer übernimmt die Kommunikation mit dem Arzt/der Praxis?:
› Über den Medikationsplanserver
› Bei spontanen Rückfragen an und aus der Arztpraxis
› Bei möglichen festen Gesprächsterminen über alle gemeinsam
betreuten Patienten
» Wer pflegt die Medikationspläne und “Patientenakten“?
› Prüft Änderungen der Medikationspläne/ AOK-Abrechnungsdaten auf
dem Server?
» Wer ist für die Abrechnung der Interventionen verantwortlich?
› ARMIN-Start- und -Folgeinterventionen
› Prüfung ob ARMIN-Akutinterventionen abrechenbar sind 18
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Vorbereitung im eigenen Apotheken-Team:
ARMIN-Unterlagen
» Was gibt es für Unterlagen und welchen Nutzen haben sie?
19Der Einstieg in ARMIN
IT-Broschüre Apotheke
» Um bei Patientennachfragen
sprachfähig zu sein, sollte
man selbst die IT-
Grundstrukturen bei ARMIN
verstanden haben
» Diese werden in der IT-
Broschüre erklärt
20Der Einstieg in ARMIN
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IT-Broschüre Apotheke
Bewertung
» Erläuterung der technischen Voraussetzungen zur Umsetzung
des ARMIN-Medikationsmanagements
» Hinweise zum Datenschutz in der Apotheke
» Als Hilfestellung für Nachfragen von Patienten zum
Datenschutz bei ARMIN gedacht
FAZIT
» Eher zur einmaligen Lektüre für Technik-Affine, ggf. als
Nachschlagewerk
21Der Einstieg in ARMIN
IT-Broschüre Apotheke
Wichtigste Aussagen
» Der Medikationsplanserver befindet sich im KV-SafeNet:
› Dies ist eine langjährig etablierte hochsichere Online-Infrastruktur.
› Es ist NICHT Bestandteil des Internets.
» Wesentliche Funktionen des Servers:
› Zugriff auf einen individuellen Medikationsplan ist ausschließlich für
betreuenden Arzt und Apotheker möglich.
› AOK PLUS kann Teilnehmerverzeichnisse, Vorschlagslisten & Arzneimittel-
Abrechnungsdaten hochladen, hat jedoch KEIN Zugriffsrecht auf
individuelle Pläne.
» Maßnahmen zum Datenschutz in der Apotheke:
› Generell sorgsamer und zweckgebundener Umgang mit den Daten.
› Patient hat das Recht, auf Nachfrage hin kompletten Plan (inkl.
Kommentare, AOK-Abrechnungsdaten) einzusehen.
› Patient hat Recht auf Berichtigung fehlerhafter Einträge.
22Der Einstieg in ARMIN
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ARMIN-Patiententagebuch
» Enthält, u.a.:
› Kontaktdaten
› Vordrucke für Termine bei
Arzt/Apotheker (eigene Fragen
und Antworten notieren)
› Allg. Hinweise zur AM-
Anwendung
› Vordrucke zur Dokumentation
von: Blutdruck, Peak-Flow-
Werten, Blutzucker-Werten
» Wird nur vom Arzt ausgeteilt
» Vorab mit ARMIN-Arzt klären,
ob er generell Tagebücher
abgeben möchte!
23Der Einstieg in ARMIN
NICHT im Startpaket
ARMIN-Patienten-Flyer
» Kurzinformation über
ARMIN und alle 3 Module
» Als Schnellinformation
zum Mitgeben
24Der Einstieg in ARMIN
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ARMIN-Handlungsleitfaden
» Erläutert die Prozesse und
Aufgaben des Apothekers im
ARMIN-
Medikationsmanagement
» „Kurzzusammenfassung“ des
ARMIN-Pflichtseminars,
enthält die dort vorgestellten
Arbeitshilfen als Kopiervorlage
» Umfasst auch ein Kapitel zur
Abrechnung
» FAZIT: Als „Kurzlehrbuch“ und
Nachschlagewerk nutzbar
25Der Einstieg in ARMIN
ARMIN-“Patientenakte“
Eigene kleine Dokumentation zu den Patienten aufbauen, um
nachvollziehen zu können, was bei der ARMIN-Startintervention,
aber auch im Laufe des Medikationsmanagements getan wurde:
» Für die interne Kommunikation in der Apotheke
» Als Hilfestellung für zukünftig auftretende Probleme
» Für spätere Rückfragen zu vorgenommen Interventionen
» Für die erfolgreiche Abrechnung
26Der Einstieg in ARMIN
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ARMIN-“Patientenakte“
Vorschlag für den Umfang
» ARMIN-Arbeitshilfe ABP
› Dokumentation von ABP und
deren Lösungen
› Monitoring von ABP im
Medikationsmanagement
» ARMIN-Arbeitshilfe Checkliste
› Als eigene Merkhilfe für
abgeschlossene Prozesse im
Medikationsmanagement
› Ggf. für Dokumentation der
Abrechnung
» Eigener Durchschlag der
Teilnahme- und
Einwilligungserklärung
27Der Einstieg in ARMIN
ARMIN-“Patientenakte“
Umfang – Optional!
» ARMIN-Arbeitshilfe
Datenerfassung
› Dokumentation des Verlaufs
der Brown Bag Analyse
› Dokumentation des
Abgleichs mit anderen
Datenquellen
» Ausdrucke von
Medikationsplänen
28Der Einstieg in ARMIN
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Patientenselektion,
Patientenansprache,
Patienteneinschreibung
Patientengewinnung
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WIE WERDEN DIE PATIENTEN
IDENTIFIZIERT?
Unterschiedliche Wege:
» WEG 1: AOK PLUS stellt jedem teilnehmenden Arzt und Apotheker
je eine individuelle sog. „Vorschlagsliste“ mit Versichertennummern
zur Verfügung.
» WEG 2: Jeder Apotheker und jeder Arzt hat das Recht, auch
Patienten einzuschließen, die nicht von der AOK PLUS
vorgeschlagen wurden (bis zu 25 % der Patientenanzahl auf der
eigenen Vorschlagsliste).
» Arzt und Apotheker sollten sich über die Anzahl der
einzuschreibenden Patienten verständigen. Zu beachten ist die
Begrenzung der ärztlichen Vergütung auf maximal 30 neu
eingeschriebene Patienten pro Quartal.
» Patientenpotential der AOK PLUS für Sachsen und Thüringen
beträgt etwa 300.000 Patienten (im Durchschnitt 200 pro Apotheke).
Der Einstieg in ARMIN 30
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WEG 1:
Wie nutze ich die Vorschlagsliste?
» Für die AOK PLUS-Patienten muss in den bestehenden
Kundenkarten die Versichertennummer hinterlegt werden,
um die AOK PLUS-Vorschlagsliste nutzbar zu machen
» Es kann dann ein „Reminder“ hinterlegt werden, d. h. sobald
der Patient im Kassenprogramm angewählt wird, erscheint ein
Pop-up-Fenster, dass den Anwender auf die Ansprache des
Patienten für ARMIN hinweist
31Der Einstieg in ARMIN
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Weg 2:
Eigene Patientenselektion
» bis zu 25 % der Patientenanzahl auf der eigenen
Vorschlagsliste kann der Apotheker frei wählen,
Voraussetzungen:
› Mindestalter 18 Jahre
› Versicherte der AOK PLUS
› Zu Hause lebend (keine stationäre Pflege)
› Wahl eines festen Apotheker-Arzt-Teams
› Mindestens 5 (vorwiegend) systemisch wirkende Wirkstoffe
werden als Dauermedikation eingenommen,
bzw.
weniger als 5 (vorwiegend) systemisch wirkende Wirkstoffe,
wenn Hinweise auf unzureichende, aber voraussichtlich zu
verbessernde, Therapietreue vorliegen. 33Der Einstieg in ARMIN
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Patientenselektion,
Patientenansprache,
Patienteneinschreibung
Patientengewinnung
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Aufbau der ARMIN-Patientenbroschüre
Kapitel
» Allgemeine Informationen
(Fragen 1-12)
» Datenschutz
(Fragen 13-18)
» Rund um ihre Teilnahme
(Fragen 19-30)
» Text der Seite 2 der
Teilnahme und
Einwilligungserklärung
36Der Einstieg in ARMIN
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Nützliche FAQ aus der Patientenbroschüre
» Kapitel 1 kann zur Unterstützung bei der Ansprache des
Patienten genutzt werden, z. B.:
› Frage 1: Patienten-Vorteile als ARMIN-Teilnehmer
» Erläuterung der technischen Abläufe/Datenschutz
› Frage 8: Wie funktioniert Datenaustausch Arzt und Apotheker
› Frage 13: Wie wird der Medikationsplan gespeichert
› Frage 18: Welche Daten werden zur Erstellung/Pflege des
Medikationsplans genutzt
» Einschreibung
› Frage 19: Allgemeine Erläuterung Einschreibeprocedere
› Text der Seite 2 der Teilnahme und Einwilligungserklärung in Großdruck
» Wer sind Ansprechpartner für weitere Patienten-Fragen
(Frage 30)
37Der Einstieg in ARMIN
Ansprache des Patienten
» Gute Vorbereitung
» Ungestörte Gesprächsatmosphäre
» Richtiger Zeitpunkt
» Professionelle patientengerechte
Kommunikation
» Nutzen für den Patienten
herausstellen
» Schriftliches Informationsmaterial
38Der Einstieg in ARMIN
© ABDA
Aus dem Seminar „Medikationsanalyse als Prozess“ der Bundesapothekerkammer
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Neugierde und Aufmerksamkeit wecken
» An die persönliche Situation des Patienten anknüpfen
» Nicht zu viel verraten – neugierig machen auf mehr!
» Die Zustimmung des Patienten einholen, mehr Informationen
zu geben.
» Zeitfenster für diese Informationsvermittlung definieren.
39Der Einstieg in ARMIN
© stockyimages/Fotolia.com
Aus dem Seminar „Medikationsanalyse als Prozess“ der Bundesapothekerkammer
Information des Patienten
» Ablauf des ARMIN-Medikationsmanagements erläutern,
insbesondere:
› Was wird gemacht?
› Wie viele Gesprächstermine?
› Was soll der Patient mitbringen?
› Welcher Kollege führt die Gespräche?
» Verständnis und Zustimmung abfragen
» Nutzen für den Patienten beschreiben
40Der Einstieg in ARMIN
© fotomek/Fotolia.com
Aus dem Seminar „Medikationsanalyse als Prozess“ der Bundesapothekerkammer
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Grundmotiv: Sicherheit
» Jeder Mensch hat das Bedürfnis nach Sicherheit, auch bei
der Gesundheit und Arzneimittelanwendung.
© manuart/Fotolia.com
41Der Einstieg in ARMIN
Aus dem Seminar „Medikationsanalyse als Prozess“ der Bundesapothekerkammer
Alle eingeschriebenen Patienten profitieren von der erhöhten
Zuwendung ihrer betreuenden Ärzte und Apotheken, denn durch
» die leitliniengerechte Arzneimittelpriorisierung,
» regelmäßige Interaktionsprüfungen inklusive der
Selbstmedikation,
» intensive Beratungsgespräche zur Arzneimitteltherapie
insgesamt und zur Anwendung der einzelnen Medikamente
sowie
» die Erstellung und kontinuierliche Pflege eines individuellen
Medikationsplanes (einschließlich der Selbstmedikation),
erhöht sich die Arzneimitteltherapiesicherheit und verbessert sich
die Therapietreue/Adhärenz des Patienten.
Nutzen und Vorteile für den Patienten
Der Einstieg in ARMIN 42
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Umgang mit Einwänden
» Einwände ernst nehmen und für Beratung nutzen
» Mögliche Ursachen für Einwände:
› Angst, dass mangelnde Therapietreue aufgedeckt wird
› Patient fühlt sich kontrolliert
› Der Arzt kennt meine Arzneimittel!
» Die Ängste und Bedenken des Patienten verbalisieren
» Verständnis für den Einwand des Patienten zeigen
» Einwände sind eine Chance, die Bedenken des Patienten zu
überwinden
Der Einstieg in ARMIN 43
© fotomek/Fotolia.com
Aus dem Seminar „Medikationsanalyse als Prozess“ der Bundesapothekerkammer
Patientenselektion,
Patientenansprache,
Patienteneinschreibung
Patientengewinnung
44
11.11.2016
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Einschreibeprocedere
» Die Patientenansprache kann sowohl in der Arztpraxis
als auch in der Apotheke erfolgen
» Die Einschreibung erfolgt über ein Vierfach-Durchschlags-
Formular (bei allen Beteiligten verbleibt ein unterzeichnetes
Original-Exemplar, wobei der vierte Durchschlag an die AOK
PLUS gesendet wird)
» Eine Beschreibung des Einschreibeprozesses finden Sie auf:
http://www.arzneimittelinitiative.de/patienten/einschreibeprozess/
» Ohne erfolgreiche Einschreibung keine
Datenschutzkonformität und somit:
› Kein Arbeiten auf dem Medikationsplanserver möglich
› Abrechnung von ARMIN-Interventionen ausgeschlossen
45Der Einstieg in ARMIN
Ausfüllanleitung für die TE/EWE
46Der Einstieg in ARMIN
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Vorbereitung für die Einschreibung
Unbedingt vor Beginn des Medikationsmanagements Gespräch
mit dem mitbetreuenden Arzt suchen!
» Wer soll bevorzugt die Erstansprache der Patienten
vornehmen: Arztpraxis oder Apotheke?
» Gibt es Patienten, die der Arzt bevorzugt in ARMIN
einschreiben möchte?
» Wie gelangt das Durchschlagsformular nach der Unterschrift
des ersten Leistungserbringers zum anderen
Leistungserbringer?
» Wer ist in der Arztpraxis erster Ansprechpartner rund um das
Thema Einschreibung (Arzt/ Sprechstundenhilfe)?
» Bevorzugter Kommunikationsweg?
47Der Einstieg in ARMIN
Brown Bag - Der erste Patient
Vorbereitung
Sie sollten schon vor Gesprächsbeginn Abrechnungsdaten und
Kundendatei (Medikationshistorie) untersuchen und erst dann
zum Patientengespräch einladen.
» „Vorbereitung“ auf das Patientengespräch ist möglich
Vorab erkannte Probleme können gezielt hinterfragt werden!
» Weniger Schreibarbeit im Gespräch.
LIMITATION:
» Sollten andere Datenquellen, wie zum Beispiel Einnahmepläne,
vom Patienten mitgebracht werden, müssen diese in jedem Fall
im oder nach dem Gespräch eingearbeitet/ abgeglichen
werden.
48Medikationsmanagement nach ARMIN
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Brown Bag -
Durchführung
» Beratungsraum vorbereiten
» Unterlagen parat haben:
› Erfassungsbogen
› Gesprächsleitfaden
› Aufzeichnungen aus der eigenen Vorbereitung
› ggf. Info-Materialien, die einem im Gespräch helfen können
» Zeitliche Planung
› Großzügig planen: Sowohl für Gespräch als auch für den Nachgang
› Selbstfindung Etablierung von Abläufen
49Der Einstieg in ARMIN
© dragon fang/Fotolia.com
Support
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Wer ist Ansprechpartner für welches
Problem?
» Apothekenteilnahme an ARMIN:
› Teilnahmevoraussetzungen, Teilnahmeverwaltung
› Allgemeine Fragen zur Durchführung des Medikationsmanagements
› Fragen zur Abrechnung (Nachbestellung von Abrechnungsbelegen)
» Patiententeilnahme: Tel.: 0800 1059000
› Allgemeine Fragen zur Einschreibung von Patienten
› Anlage von Patienten auf dem Medikationsplanserver (MPS)
› Datenbereitstellung auf MPS (Verordnungsdaten, Vorschlagslisten)
› Nachbestellung von Informationsmaterialien für Patienten
» Software (ARMIN-Modul)
› Konkrete Fragen/Probleme zu Funktionalitäten der Apo-Software
› Probleme mit Zugang ins KV-Safenet
› Probleme mit Erreichbarkeit des MPS
Der Einstieg in ARMIN 51
Softwarehaus
Pharmakologische Fragen rund um das
Medikationsmanagement -
Anfragebogen Arzneimittelberatungsdienst
» Medikation: alternativ bzw.
ergänzend kann der
Medikationsplan bzw. eine
vorläufige Auflistung der
relevanten Medikamente ohne
personenbezogene Angaben
übersendet werden
» Fax: 0351 458 88 19 300
» Telefon: 0351 – 458 19 300
(Mo, Di, Do 9 bis 16 Uhr;
Mi und Fr 9 bis 13 Uhr)
» ARMIN-
Arzneimittel@uniklinikum-
dresden.de 52
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Unterlagensammlung zu ARMIN
» Im geschlossenen Bereich der SAV-Homepage
» https://www.mitglieder.sav-net.de/seminare/armin/2128/
Der Einstieg in ARMIN 53
Das nächste Treffen
INPUT:
» Erkennung, Bewertung und Lösung von
arzneimittelbezogenen Problemen
» Mit praktischen Beispielen aus ARMIN
DISKUSSION:
» Erfahrungsaustausch zu ARMIN
» Sammlung von Themenwünschen für die nächsten Treffen
Der Einstieg in ARMIN 54
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