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IHK für Ostfriesland und Papenburg, 20. November 2014
Aufbewahrung & Archivierung
Digitale Langzeitarchive im Unternehmen
©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten
Themen des Vortrags im Überblick
26.11.2014 2
Die Welt ist digital!
Physikalische Objekte und digitale Medien
Die Datensicherung
Die „elektronische Archivierung“ – Definition und Abgrenzung
Anforderungen „Elektronische Archivierung“ nach GDPdU
1.
2.
3.
4.
5.
6. Praxisbeispiel „Elektronische Rechnung als E-Mail“
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Themen des Vortrags im Überblick
26.11.2014 3
Die Welt ist digital!
Physikalische Objekte und digitale Medien
Die Datensicherung
Die „elektronische Archivierung“ – Definition und Abgrenzung
Anforderungen „Elektronische Archivierung“ nach GDPdU
1.
2.
3.
4.
5.
6. Praxisbeispiel „Elektronische Rechnung als E-Mail“
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Veränderung des Kommunikationsverhaltens zwischen 2005 und 2013
Blick von der Via della Conciliazione auf den Petersdom während der Bekanntgabe des neuen Papstes 2005 und 2013
2005
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26.11.2014 5
Welche generellen Megatrends sehen die Unternehmen?
� steigende Bedeutung von Wissen und Bildung
� Knappheit bei Rohstoffen und Energie
� Digitalisierung der Arbeitswelt
� Produktvielfalt und Individualisierung der Angebote
� Internationalisierung der Märkte
� Alterung und Rückgang der Bevölkerung
83 %
72 %
72 %
70 %
58 %
55 %
Quelle: Commerzbank Unternehmer Perspektiven, Unternehmerische Strategien für den demografischen Wandel
Diese Trends sind wichtig oder sehr wichtig:
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26.11.2014 6
Digitalisierung von Staat, Unternehmen und Bürgern
Digitalisierung der Geschäftsprozesse
E-Government E-Bilanz
Elektronische Steuererklärung
GDPdU
neuer Personalausweis
(nPA)
ELStAM
elektronischer Rechnungs-
verkehr
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Digitalisierung als logische Schlussfolgerung
Durch die zunehmende Digitalisierung kann das Unternehmen …
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… auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren.
… Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität).
… das Unternehmensimage modernisieren.
… umweltbewusst agieren.
… Kosten für Papier, Druck, Porto senken.
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Die Herausforderung
Die Speicherung dieser gewaltigen Datenmengen in Form einer
„elektronischen Archivierung“ wird eine der zukünftigen Herausforderungen
für Unternehmen.
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Ziele des digitalen Langzeitarchivs: Reduzieren des Papieraufkommens
Christian Pohl / Pixelio.de
Paul-Georg Meister / Pixelio.de
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Themen des Vortrags im Überblick
26.11.2014 10
Die Welt ist digital!
Physikalische Objekte und digitale Medien
Die Datensicherung
Die „elektronische Archivierung“ – Definition und Abgrenzung
Anforderungen „Elektronische Archivierung“ nach GDPdU
1.
2.
3.
4.
5.
6. Praxisbeispiel „Elektronische Rechnung als E-Mail“
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Physikalische Objekte und digitale Medien
Physikalische Objekte versus digitale Daten
� Während altes Pergament und Papier bei guter Lagerung viele hundert Jahre haltbar sind, trifft dies auf neue Speichermedien nicht zu
� Auch Filme, Fotos und Magnetbänder haben nur eine begrenzte Haltbarkeit
� Noch kürzer ist die Lebensdauer digitaler Speichermedien wie Disketten, Festplatten und gebrannte CDs/DVDs
� Datenträger verlieren ihre Informationen durch Umwelteinflüsse (zum Beispiel durch Magnetfelder in der Nähe von Disketten oder Magnetbändern) oder sie werden durch chemische oder physikalische Einwirkungen so stark verändert, dass sie keine Informationen mehr speichern können oder nicht mehr auslesbar sind (zum Beispiel UV-Strahlung auf CD-ROMs)
� Oft scheitert die Lesbarkeit auch nur daran, dass zu einem späteren Zeitpunkt die passenden Geräte und Programme nicht mehr vorhanden sind
� Insbesondere bei digital gespeicherten Informationen besteht die zusätzliche Problematik, dass Daten nicht mehr zugänglich sind, obwohl das Medium selbst erhalten ist
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Was heißt „Datensicherung“ konkret?
� Die Datensicherung schützt vor dem Verlust von Arbeitsergebnissen, zum Beispiel durch versehentliches Löschen oder defekte Festplatten.
� Im Falle eines Datenverlusts können Sie Ihre Daten auf Basis Ihres letzten Sicherungsbestandes wiederherstellen.
� Neben den Daten aus den Anwendungen enthält die Datensicherung auch die Konfigurationsdaten, wie die angelegten Benutzer und deren Rechte sowie die eingerichteten Drucker.
� Als Alternative zu herkömmlichen Sicherungen (zum Beispiel Datenbänder oder Wechselplatten) kann man heute auch eine Datensicherung online erstellen. Damit können Sie komplette Datenbestände in einem Rechenzentrum eines Dienstleisters sichern.
� Eine Datensicherung über einen längeren Zeitraum ist in der Regel nicht sinnvoll. Denn die Datenbestände können, zum Beispiel beim Wechsel der Produktlinie, nicht mehr in die neuen Programme eingelesen werden.
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Was heißt „Datenarchivierung“ konkret?
� Die revisionssichere Datenarchivierung dient der langfristigen Aufbewahrung Ihrer Daten. Sie gewährleistet die gesetzlichen Anforderungen (§ 239 und § 257 HGB, § 146 und § 147 AO) und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung:
� Inhalte sind unverändert (originär) und fälschungssicher zu speichern
� Inhalte sind durch eine Suche auffindbar
� Alle Aktionen im Archiv werden protokolliert und sind daher nachvollziehbar
� Inhalte müssen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auch mit zukünftigen EDV-Systemen lesbar sein!
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Abgrenzung „Datensicherung“ zu „Langzeitarchivierung“
„Datensicherung“ – Definition und Bedeutung
� Datensicherung bezeichnet das Kopieren von Daten in der Absicht, diese im Fall eines Datenverlustes zurückkopieren zu können.
� Die auf dem Speichermedium gesicherten Daten werden als Sicherungskopie, engl. Backup, bezeichnet. Die Wiederherstellung der Originaldaten aus einer Sicherungskopie bezeichnet man als Datenwiederherstellung, Datenrücksicherung oder (engl.) Restore.
„Langzeitarchive“ - Bedeutung und Problemstellung
� Unter Langzeitarchivierung versteht man die Erfassung, die langfristige Aufbewahrung und die Erhaltung der dauerhaften Verfügbarkeit von Informationen.
� Daten, die auf digitalen Datenträgern gespeichert sind, können in relativ kurzer Zeit nicht mehr lesbar sein („digitales Vergessen“). Die Ursachen für diesen Informationsverlust sind die begrenzte Haltbarkeit der Trägermedien und der schnelle Medien- und Systemwandel. Bei der Umgehung dieser Schranken bereiten unter anderem proprietäre Formate und urheberrechtliche Beschränkungen Probleme.
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Themen des Vortrags im Überblick
26.11.2014 21
Die Welt ist digital!
Physikalische Objekte und digitale Medien
Die Datensicherung
Die „elektronische Archivierung“ – Definition und Abgrenzung
Anforderungen „Elektronische Archivierung“ nach GDPdU
1.
2.
3.
4.
5.
6. Praxisbeispiel „Elektronische Rechnung als E-Mail“
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Datensicherung „offline“ und „online“
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… Cloud-ComputingLösungen in und aus der Wolke
„offline“
� lokal eingesetzte Lösungen
� standortgebundene Lösungen
� in eigener Verantwortung
Zentrale Lösungen zur Sicherung
Zusätzliche Datensicherungen in Rechenzentren
„online“
� dezentral eingesetzte Lösungen
� Nicht an Standorte gebunden
� in fremder Verantwortung
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Die Idee
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DATEV-RechenzentrumKanzlei-WTS
Kommunikations-server
File-Server
Client-Software
Client-Software
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Was bietet Datensicherung online? – Beispiel DATEV DSO
� Sicherung von Servern (z. B. File-, Exchange-Server), Einzelplätzen und Laptops.
� Der Schwerpunkt liegt auf der Sicherung der Anwendungsdaten. Hierzu gibt es einen Einrichtungsassistenten, der automatisch die DATEV-Daten erkennt und bei der Einrichtung der Sicherungsjobs unterstützt.
� Zusätzlich können auch Systemdateien mitgesichert werden. Es kann allerdings kein System-Image gezogen werden.
� Schutz der Daten durch
� DATEV mIDentity-/DATEV SmartCard-basierte Nutzungs- und Zugangskontrolle.
� gesicherte Übertragung (DATEV DFÜ über Internet (SSL) oder DATEVnet (VPN) (keine Berechnung des Volumens)).
� verschlüsselte Ablage im DATEV-Rechenzentrum,optional zusätzliche Ablage vor Ort (Local Storage).
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Vorteil und Nutzen
Leistungen Vorteile
� Sicherung von Vor-Ort-Programm- und Datenbeständen
� Schutz vor Datenverlusten bei Defekten oder Fehlbedienungen
� automatische und regelmäßige Sicherung � geringer administrativer Aufwand
� externe Aufbewahrung im DATEV-Rechenzentrum
� DATEV mIDentity-/DATEV SmartCard-basierte Nutzungs- und Zugangskontrolle
� verschlüsselte Datenübertragung und -speicherung
� Schutz vor Zerstörung oder Diebstahl
� sicher vor unbefugtem Zugriff
� keine Investitionen in teure Hard- und Software
� flexibel angepasst an steigende Datenmengen
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Funktionsweise
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Montag
Dienstag
Datei auf dem PCDatei im
SicherungsbestandTransfer
Mittwoch
Initialsicherung
Änderungen
RücksicherungInitialsicherung und Änderungen
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Information an den Anwender über Sicherung
� E-Mail mit dem Status der Sicherung
� verschiedene Berichte direkt im Programm
� Online-Anwendung mit Statistik zum genutzten DATEV-Rechenzentrum-Volumen(Einzelnachweis zur Datensicherung)
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Einzelnachweis zur Datensicherung
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Rücksicherung
� Rücksichern einzelner Dateien oder kompletter Sicherungsbestände via Internet
� optional von weiteren lokalen Speicherorten (Local Storage)
� Eilversand der Daten auf einem Datenträger
Eine ordnungsbegriffsbezogene Rücksicherung (z. B. einzelner Rechnungswesen-Mandate) ist nicht möglich.
� Vorgehensweise (analog Bandsicherung)
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Themen des Vortrags im Überblick
26.11.2014 31
Die Welt ist digital!
Physikalische Objekte und digitale Medien
Die Datensicherung
Die „elektronische Archivierung“ – Definition und Abgrenzung
Anforderungen „Elektronische Archivierung“ nach GDPdU
1.
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4.
5.
6. Praxisbeispiel „Elektronische Rechnung als E-Mail“
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Begriffsdefinition „Elektronische Archivierung“
„Elektronische Archivierung“ ist die datenbankgestützte, langzeitige, sichere und unveränderbare Aufbewahrung von
jederzeit wieder reproduzierbaren elektronischen Informationsobjekten.
„Revisionssichere elektronische Archivierung“ ist die Aufbewahrung von elektronischen,
geschäftsrelevanten Informationsobjekten, die den Anforderungen des Handelsgesetzbuches § 239, § 257
HGB sowie der Abgabenordnung § 146, § 147,§ 200 und den GoBS (zukünftig GobIT) an die sichere,
ordnungsgemäße Aufbewahrung von kaufmännischen Dokumenten entspricht und die Aufbewahrungsfristen von
sechs bis zehn Jahren erfüllt.
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Rechtliche Grundlagen der Archivierung
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – GDPdU
Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme – GoBS
Abgabenordnung
Umsatzsteuergesetz
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Was sind die Anforderungen an die (digitale) Aufbewahrung von Unterlagen?
Art der Unterlagen Frist Medium Art der WiedergabeAnforderungen an die Aufbewahrung
Eröffnungsbilanzen,Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse,Lageberichte,Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte,
� 10 Jahre � Original � Original� GoB� Verfügbarkeit� Geltungsbereich der AO
HandelsbücherInventare � 10 Jahre
� Original oder Datenträger
� inhaltliche Überein-stimmung � unverzüglich lesbar
� maschinell auswertbar� unmittelbarer Zugriff� mittelbarer Zugriff� Datenträgerüberlassung
� GoB� GoBS� Verfügbarkeit� Geltungsbereich der AO� Möglichkeit der
Löschung oder Sperrung
abgesandte Handelsbriefe� 6 Jahre
empfangene Handelsbriefe� 6 Jahre
� bildliche Überein-stimmungBuchungsbelege � 10 Jahre
Zollanmeldungen � 10 Jahre
Unterlagen mit gesetzlicher Schriftform
� Original oder Datenträger
� Urkundenqualität � digitale Signatur
andere Unterlagen
� Urkundenqualität � digitale Signatur
� Objekt des Augenscheins (hohe Qualität) � (GoBS)
digitale Unterlagen� Echtheit der Herkunft
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26.11.2014 35
Themen des Vortrags im Überblick
Die Welt ist digital!
Physikalische Objekte und digitale Medien
Die Datensicherung
Die „elektronische Archivierung“ – Definition und Abgrenzung
Anforderungen „Elektronische Archivierung“ nach GDPdU
1.
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6. Praxisbeispiel „Elektronische Rechnung als E-Mail“
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Archivierung und GDPdU (Elektronische Betriebsprüfung)Worum geht es?
� Seit dem 01.01.2002 ist der Finanzverwaltung das Recht eingeräumt worden, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen (siehe Abgabenordnung § 146 und § 147). Dieses Recht gilt auch für vorangegangene Wirtschaftsjahre!
� Betroffen sind steuerliche Außenprüfungen: Betriebs-, sowie Umsatzsteuer- und Lohnsteuer-Außenprüfungen.
� Gegenstand der Prüfung sind wie bisher nur die nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Werden diese Anforderungen der geänderten Abgabenordnung nicht beachtet, drohen Sanktionen (z. B. Bußgeld, Zwangsmittel oder Schätzung).
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16.07.2001
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Elektronische BetriebsprüfungWelche Daten sind betroffen?
„Die Daten […] sind für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten“ bzw. „in geeigneter Weise vorzuhalten“. Das heißt:
� jederzeit digital verfügbar
� unverzüglich lesbar
� maschinell auswertbar
Hinweis
Originär eingegangene digitale Daten und originär Unterlagen in Papierform, welche nicht steuerrechtlich relevant sind (z. B. vom Steuerberater gesendete BWAs, Journale oder Bilanz) müssen nicht elektronisch archiviert bzw. maschinell auswertbar sein.
Maschinelle Auswertbarkeit bedeutet:
Wahlfreier Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdatenund Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen.
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Elektronische BetriebsprüfungZugriffsarten
Formen des Datenzugriffs
Unmittelbarer Zugriff (Z1)
Zugriff auf DV-System des Steuerpflichtigen (Lesen, Filtern und Sortieren der Daten) durch
den Prüfer
Mittelbarer Zugriff (Z2)
Zugriff durch den Steuerpflichtigen oder dessen
Beauftragten nach den Vorgaben des Prüfers
Datenträgerüberlassung (Z3)
Auswertung des Prüfers auf seinem Computer unter
Anwendung eines Analyse-Programms
Mitwirkungspflicht Steuerpflichtiger
� Bereitstellung von Hard-und Software
� Einweisung in das DV-System
� Verschaffung des Zugangs zu allen steuerlich relevanten Daten und den internen Auswertungsprogrammen
� Bereitstellung von Hard-und Software
� Umsetzung der Vorgaben des Prüfers durch Steuerpflichtigen oder andere mit dem DV-System vertrauten Personen
� Überlassung eines Daten-trägers (CD-ROM/DVD)
� Offenlegung der zur Auswertung erforderlichen Informationen (Dateistruktur, Dateifelder, interne Verknüpfungen)
Auswahl zwischen Zugriffsformen (Ermessen der Finanzverwaltung) unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes (gegebenenfalls auch Kombination der Zugriffsformen)
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Themen des Vortrags im Überblick
Die Welt ist digital!
Physikalische Objekte und digitale Medien
Die Datensicherung
Die „elektronische Archivierung“ – Definition und Abgrenzung
Anforderungen „Elektronische Archivierung“ nach GDPdU
1.
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6. Praxisbeispiel „Elektronische Rechnung als E-Mail“
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Für welche Zwecke werden E-Mails genutzt?
geschäftlicheE-Mail-Nutzung: 93 %
Quelle: DsiN-Sicherheitsstudie Update 2012
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E-MailsKommen Ihnen diese Gedanken bekannt vor?
� „Schon wieder ist mein Postfach voll. Das Aufräumen kommt mir ungelegen und dauert bestimmt wieder.“
� „Ich suche eine bestimmte E-Mail und finde sie nicht. Anscheinend hat sie jemand versehentlich gelöscht.“
� Ich möchte Elektronische Rechnungen als E-Mail erhalten, senden und verarbeiten können.
� „Ich möchte mich nicht mehr um die Archivierung von E-Mails kümmern und die Zeit für andere, wichtigere Aufgaben nutzen.“
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Für wen sind E-Rechnungen via E-Mail und die revisionssichere Archivierung interessant?
� Unternehmen, die …
oelektronische Rechnungen erhalten oder erstellen.
oden Platzbedarf für die Aufbewahrung von Unterlagen reduzieren wollen.
o ihre Prozesse vereinfachen und somit die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten verkürzen wollen (z.B. weil sie einen dezentralen Rechnungseingang haben).
o ihre Prozesse absichern wollen.
oein Interesse an vollständig digitalen Prozessen haben.
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alternativ: QES oder EDI
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Die E-Rechnung - Steuervereinfachungsgesetz 2011
für jede Rechnung gilt
innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad
„Lesbarkeit der Rechnung“
während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und jederzeit innerhalb
angemessener Frist lesbar
Lesbarkeit
„Echtheit der Herkunft“
eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers
Authentizität
„Unversehrtheit des Inhalts“
keine Veränderung der Daten
Integrität
gewährleistet durch
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E-Rechnung – Anforderung: Lesbarkeit
� Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist.
� Rechnungsdaten (z.B. per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten, o.ä.) sind im Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung.
„Lesbarkeit der Rechnung“
während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und jederzeit innerhalb
angemessener Frist lesbar
Lesbarkeit
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Kennen Sie diese Frage zum Thema: Archivierung?
Kann ich dann auch meine Belege wegwerfen?
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Aufbau eines revisionssicheren Archivs für mein Unternehmen?
� Ein revisionssicheres Archiv ermöglicht es dem Anwender
� Rechtliche Grundlage sind u.a. die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).
� Ein revisionssicheres Archiv beinhaltet
o elektronische Belege (z.B. eRechnungen) rechtskonform zu speichern.
o und nach Anerkennung des Archivs durch die Finanzverwaltung auf die physische Aufbewahrung von Belegen zu verzichten.
o eine zertifizierte Software,
o eine Beschreibung der Prozesse, Arbeitsanweisungen und Kontrollen (Verfahrensdokumentation)
o und stellt eine unveränderbare Speicherung sicher.
Ein revisionssicheres Archiv ist zum Beispiel eine Erweiterung der elektronischen Archivierung in DATEV DMS pro und DATEV Unternehmen online.
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Das revisionssichere Archiv im Steuerrecht
Dazu gehören:
o Geschäftliche E-Mails
o Automatisiert erzeugte Dateien mit Belegfunktion (z.B. EDI-Nachrichten, elektronische Rechnungen und Lieferscheine)
o Dokumentationen und Aufzeichnungen der korrekten Anwendung von automatisierten Datenverarbeitungsvorgängen, die Buchungen auslösen
� Eine rechtskonforme Aufbewahrung elektronischer Rechnungen ist nur mit
einem revisionssicheren Archiv möglich!
§ 147 AO:
Abs. 2: Wenn die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden, können die Papieroriginale bestimmter aufbewahrungspflichtiger Unterlagen vernichtet werden.
Abs. 6: Originär digital erstellte Unterlagen müssen digital aufbewahrt werden.
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26.11.2014 48
Was muss ich als Kunde tun, um auf die physische Belegaufbewahrung verzichten zu können?
revisionssicheres Archivsystem aufbauen
zertifizierte Software einführen
Verfahrensdokumen-tation erstellen
unveränderbareSpeicherung sicherstellen
optional: System zertifizieren lassen
IDW RS FAIT 3Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beim
Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren
verbindliche Auskunft der Finanzverwaltung einholen
Anerkennung der GoBS-Konformität
z. B. DATEV DMS classic/compact pro oder
DATEV Unternehmen online
z. B. WORM-Laufwerk, Protokolle oder
Berechtigungskonzept
z. B. mit Hilfe von DATEV-Consulting
1. 2.
3.
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Wie wird ein revisionssicheres Archiv mit DATEV Unternehmen online beim Unternehmen umgesetzt?
ScannenScannen BuchenBuchenArchivierenArchivieren
Prozesse und Kontrollen gemäß Verfahrensdokumentation
Beleg wird vernichtet
DATEV Unternehmen online
Unternehmen=Mandant DATEV-Rechenzentrum Steuerberater
Verfahrensdokumentation kann vom Steuerberater auch für mehrere
Mandanten erstellt werden.
Verfahrensdokumentation kann vom Steuerberater auch für mehrere
Mandanten erstellt werden.
2.
1.
©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten
26.11.2014 50
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Ihre Meinung, Ihre Fragen?
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