cloud services made in germany in der praxis
Post on 03-Feb-2022
1 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Schriftenreihe – Band 2
„Cloud Services Made in Germany
in der Praxis“
Januar 2019
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 2
Inhaltsverzeichnis
1. Vorwort Frank Roth, Vorstand AppSphere AG ................................................................................ 5
2. Shop x (ERP + Full Service + Zusammenarbeit) = Erfolg² ................................................................. 6
3. eBusiness & HR-Management in der Cloud .................................................................................... 9
4. PharmaLex GmbH: Zeiterfassung bei der Zulassung von Arzneimitteln ....................................... 11
5. KUKA Roboter automatisiert digitalen Dialog ............................................................................... 13
6. Mit SoftwareDEMO: Juristen testen Software unkompliziert und Browser-gestützt ................... 16
7. Virtuelle Klassenzimmer aus der Cloud ......................................................................................... 18
8. Das Betriebskonzept für BMW TV: der Mix macht’s ..................................................................... 21
9. Speicherplatzoptimierung mit virtion Object Storage (vOBS) ....................................................... 24
10. Deutsches Studentenwerk: Wertvolle Zusatzfunktionen für Hosted Exchange ....................... 26
11. Sixt Fördertechnik nutzt IT im „Local Cloud Hosting“-Betrieb von ITSM .................................. 30
12. Entgelt und Rente AG setzt für eigene SaaS-Lösungen auf IT-Infrastruktur von ITSM ............. 33
13. Terrabit GmbH: Damit die 1,8 Milliarden-Baustelle in den Alpen nicht zum Albtraum wird – IT-Outsourcing in Verbindung mit Cloud Computing auf Italiens größtem Bauprojekt ................ 36
14. Rechtsanwälte gehen in die Cloud ............................................................................................ 39
15. Innovative Shopping-Plattform erhält von Stemmer in Rekordzeit eine hochleistungsfähige IT-Infrastruktur. ............................................................................................................................. 41
16. Udo Walz: Frische-Kur für die Lohnabrechnung ....................................................................... 45
17. Steuerkanzlei Manolikakis sichert Mandantendaten mit Backup-Lösung aus der Cloud ......... 47
18. Belimed und netfiles: Einsatz eines virtuellen Datenraums für die standortübergreifende Zusammenarbeit bei einem international tätigen Unternehmen............................................. 51
19. Hochverfügbarkeit und Sicherheit durch flexible UBL Managed Services ................................ 54
20. LHI Gruppe: Daten Backup im externen Rechenzentrum mit direktem und transparentem Zugriff ........................................................................................................................................ 56
21. Backup as a Service für Digital Marketing Agentur iCrossing .................................................... 59
22. Mehrfach-Unternehmer professionalisiert sich mit der neuen Cloud Lösung Sage Office Online ................................................................................................................................................... 61
23. Techem: Bewerben übers Web ................................................................................................. 63
24. E-Procurement-Lösung vereinfacht den Katalogeinkauf .......................................................... 67
25. Beim zweiten Mal hat es geklappt: netzhaus AG unterstützt Ricam Hospiz beim Betrieb einer leistungsfähigen und zuverlässigen IT-Infrastruktur ................................................................. 70
26. Prüfarztzentrum Emovis mit Netzbest-Lösung: Wer virtuell arbeitet, forscht besser .............. 73
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 3
27. Ausgewählte Anwendungsbeispiele für datenbanken 24 ......................................................... 76
28. Raubtierfütterung mit Hindernissen ......................................................................................... 80
29. bixie oder die bAV in der Cloud - ein Fallbeispiel aus der Praxis ............................................... 83
30. Zeiterfassung und Projektsteuerung bei Next Level Integration: Automatisierte Prozesse statt manueller Datenerfassung dank ZEP ........................................................................................ 86
31. Badischer Winzer Keller/Paradies GmbH/Multitest: Outsourcing macht flexibel und Platz für Wichtiges ................................................................................................................................... 89
32. Ikea Hack Produkte in der Cloud: Bestellabwicklung & Lagerlogistik mit Billbee ..................... 92
33. BREKOM realisiert Kommunikationssystem für die Sanitär- Heizungs- und Klimabranche (SHK) ................................................................................................................................................... 95
34. Mornin‘ Glory: Erfolgreiches Up- und Cross-Selling per E-Mail im Produktlebenszyklus ......... 97
35. Standardisierte Anwendungsintegration hilft das Geschäft schnell und kostengünstig zu skalieren .................................................................................................................................. 101
36. Fokus auf die Rechtsberatung: netzhaus AG erstellt neues IT-Betriebskonzept für rabbe + wipper ...................................................................................................................................... 105
37. Sparkasse Bielefeld vereinfacht Arbeitsvorgänge mit iDGARD ............................................... 109
38. Individuelle CRM-Lösungen mit Topincs: agil und semantisch ............................................... 112
39. Uzuner Consulting nutzt ZEP für präzise Zeiterfassung und detailliertes Projekt-Controlling 115
40. Rosenberger Gruppe nutzt virtuellen Datenraum von netfiles als Plattform zum weltweiten Dokumentenaustausch ........................................................................................................... 118
41. Butzkies Stahlbau baut auf SAP-Kompetenz der Kieler Vater-Gruppe: Neue ERP-Lösung aus der Business Cloud .................................................................................................................. 121
42. Hundertmark Ingenieurleistungen: Auf Erfolgskurs in der Baubranche mit NOVA AVA ........ 124
43. Tedesio setzt von Anfang an auf Zeiterfassung mit ZEP ......................................................... 126
44. Virtuelle Datenräume in der Immobilienbranche: CG GRUPPE setzt auf netfiles................... 129
45. Unternehmensstrukturen im Wandel:TeleData konzipiert Corporate Cloudlösung für Doubleslash Net Business GmbH ............................................................................................ 133
46. HostPress – das schnellste WordPress Hosting Deutschlands ................................................ 135
47. Virtual Forge SAP-Sicherheit in der Cloud prüfen ................................................................... 137
48. Dürr Dental: Transparenz in der Projektzusammenarbeit ...................................................... 140
49. Betrieb und Betreuung der IT-Infrastruktur mit den Cloud Services von m.a.x. it ................. 144
50. Therapiezentrum Gößweinstein: Hochwertige Architektur – geplant mit NOVA AVA ........... 146
51. 4 Sterne Hotel Emstaler Höhe: Enorme Einsparungen dank vernetzter eurodata Lösungen . 148
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 4
52. Elektro Gartmann GmbH & Co. KG - Rechnungswesen- und Controlling-Software im Mittelstand & aus der Cloud ................................................................................................... 151
53. Gedeon Richter nutzt IT-as-a-Service zur Optimierung von Prozessen .................................. 155
54. Diamant/3 - Rechnungswesen- und Controllingsoftware bei der Intercon Holding GmbH ... 159
55. Der Postalltag der fiktiven „Digitaler Aufholer GmbH“ aus einer 80.000-Einwohner Stadt im ländlichen Raum mit 60 Mitarbeitern. .................................................................................... 163
56. Staffcloud – SaaS Migration in die AWS Cloud ........................................................................ 166
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 5
1. Vorwort Frank Roth, Vorstand AppSphere AG
Sehr geehrte Damen und Herren,
„ein Beispiel sagt mehr als tausend Worte …“ – Getreu diesem Motto
haben wir in den Mittelpunkt des zweiten Bandes der Schriftenreihe der
Initiative Cloud Services Made in Germany Praxisbeispiele für den Einsatz
von Cloud Computing-Lösungen gestellt.
Denn was hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob und wie Sie Cloud Computing in Ihrem Unternehmen
einsetzen, mehr als die Erfahrungen, die Kollegen in anderen Unternehmen „in der Wolke“ gemacht
haben?
Die Auswahl an Praxisbespielen verdeutlicht die Vielfalt an Cloud Computing-Angeboten (Infrastruc-
ture as a Service, IaaS, Platform-as-a-Service, PaaS, Software-as-a-Service, SaaS) sowie die breite
Bandbreite an Einsatzszenarien.
Vom Autohaus und der Steuerberaterkanzlei über den Outdoor-Shop und Roboterhersteller bis zum
öffentlichen Energieversorger und studentischen Karriere-Center – alle diese Unternehmen und
Einrichtungen setzen mit ihren unterschiedlichsten Anforderungen auf Lösungen aus der Cloud.
Wie sie dies tun und welche Erfahrungen sie dabei gemacht haben, erfahren Sie in den folgenden
Beiträgen.
Viel Spaß beim Lesen wünscht
Frank Roth
Vorstand AppSphere AG und
Initiator Initiative Cloud Services Made in Germany
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 6
2. Shop x (ERP + Full Service + Zusammenarbeit) = Erfolg²
Southbag setzt für Schulranzen-Onlineshop.de auf ERP-System und Full Service von Actindo
Wer ordentlich seine Hausaufgaben macht, hat sich das Lob für gute Ergebnisse redlich verdient: 2010
gewann Schulranzen-Onlineshop.de den Shop Usability Award als benutzerfreundlichster Online-Shop
in der Kategorie „Spielwaren & Kids“; aktuell ist der Schulranzen-Fachhändler einer von elf
Nominierten für die Auszeichnung „Online-Shop des Jahres“, die im Oktober 2011 vergeben wird. Dass
Schulranzen-Onlineshop.de zu den Klassenbesten seiner Branche gehört, liegt nicht zuletzt auch an der
partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit dem ERP-Spezialisten und Full-Service-Dienstleister Actindo.
Der Betreiber von Schulranzen-Onlineshop.de, die Southbag GmbH & Co. Handels KG mit Zentrale in
Puchheim bei München, setzt seit 2009 das Actindo ERP-System ein. Darüber hinaus ist die Actindo
GmbH aus Ismaning auch als Full Service-Dienstleister für Southbag tätig. Neben der Erstellung und
Umsetzung des kompletten Shop-Konzepts verantwortet Actindo auch die kontinuierliche Wartung
und Betreuung. Im Rahmen der Zusammenarbeit profitieren beide: der Software-Hersteller und Full
Service-Dienstleister Actindo von einem anspruchsvollen Kunden mit immer neuen Anforderungen –
was die Weiterentwicklung der eigenen Lösungen stetig vorantreibt. Und Southbag genießt den Vorteil
einer Rundum-Betreuung aus einer Hand, inklusive maßgeschneiderter Funktionalitäten für Shop- und
ERP-System. Hierzu gehört auch die Umsetzung des umfassenden Social Media-Auftritts bei Facebook,
YouTube, Twitter und – ganz aktuell – bei Google+.
Mit über 6.000 Artikeln bietet Schulranzen-Onlineshop.de seinen Kunden ein umfangreiches Sortiment
an Schulranzen, Schulrucksäcken und -taschen sowie weiteres Schulzubehör an. Vor zwei Jahren stellte
man bei Southbag fest, dass das bestehende Shop-System den gestiegenen Anforderungen nicht mehr
genügte. „Zum einen waren wir an unsere Grenzen gestoßen, was die wachsenden Bestellmengen
betraf“, berichtet Heike Senzel, Managing Director E-Commerce bei Southbag. „Zum anderen war das
Shop-System als Ganzes durch die vielen individuellen Anpassungen irgendwann nicht mehr update-
fähig. Außerdem wollten wir ein integriertes und umfassendes ERP-System, um sämtliche Prozesse
damit abzubilden.“ Nachdem man sich verschiedene Anbieter, Shop- und ERP-Systeme angesehen
hatte, entschied sich Southbag für Actindo, den führenden Hersteller webbasierter ERP-Systeme für E-
Commerce und Multi-Channel-Versandhandel.
„Ausschlaggebend für die Entscheidung, mit Actindo zusammenzuarbeiten, war neben den umfas-
senden Funktionalitäten des ERP-Systems auch die Tatsache, dass Actindo als Full Service-Dienstleister
den geplanten Relaunch von Schulranzen-Onlineshop komplett übernehmen konnte: vom Konzept-
Entwurf über die Umsetzung bis hin zur Wartung und Betreuung“, betont Heike Senzel. „Und nicht
zuletzt hat uns – neben Empfehlungen durch andere E-Commerce-Händler – auch der persönliche
Eindruck überzeugt. Wir wissen, dass wir ein anspruchsvoller Kunde sind, und wir wollten einen
Dienstleister, der sich über neue Ideen unsererseits freut und bereit ist, Herausforderungen
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 7
anzunehmen und umzusetzen. Bei Actindo hatten wir schnell das Gefühl, dass wir an der richtigen
Adresse sind.“ Das Projekt startete dann auch direkt mit einer neuen Entwicklung durch Actindo:
Southbag setzte bei der Auftragsvergabe voraus, dass eine Massenbearbeitung von Artikeln möglich
sein sollte, einschließlich Meta- und Basis-Daten. Die Spezialisten von Actindo ergänzten das ERP-
System innerhalb von nur einem Monat um die geforderte Funktion.
Seitdem profitieren die Southbag-Mitarbeiter von deutlichen Zeitersparnissen bei der Artikelbearbei-
tung. Inzwischen gehört die Massenbearbeitung bei allen Actindo ERP-Paketen zur Standardaus-
stattung.
Multichannel ERP-System integriert Point-of-Sale, Online-Shop und Internet-Marktplätze
Southbag betreibt neben dem Onlineshop zwei stationäre Läden in Puchheim und Salzburg und wollte
die Warenwirtschaft des deutschen Geschäfts ebenfalls in das Actindo ERP-System integrieren. Die
besondere Herausforderung: die Kassensoftware am POS sollte nicht nur sämtliche Daten wie
Verkäufe und Bestandsänderungen in Echtzeit an das zentrale ERP-System übergeben, sondern auch
das komplexe Rabatt-System von Schulranzen-Onlineshop.de abbilden. Kunden erhalten im
Megastore die gleichen Ermäßigungen, beispielsweise für Sets oder Sammelbestellungen, wie im
Internet. Diese Rabatte sollte das Kassensystem automatisch beim Buchen errechnen und auch bei
Retouren berücksichtigen. Basierend auf den Anforderungen von Southbag entwickelten die Spezia-
listen von Actindo die Kassen-Komplettlösung Actindo POS – einschließlich der speziell angepassten
Hardware. Southbag profitiert inzwischen online und offline von einer integrierten, stets aktuellen und
einheitlichen Warenwirtschaft.
Neben den stationären Geschäften und Schulranzen-Onlineshop.de hat Southbag in den vergangenen
zwei Jahren einen weiteren Vertriebskanal erschlossen: eBay spielt für den Abverkauf inzwischen eine
wichtige Rolle. Und auch hier sorgen die vollintegrierten Schnittstellen von Actindo zu den großen
Internet-Marktplätzen für einen immer aktuellen Überblick zu Verkaufs- und Bestandszahlen. Da alle
Daten – Bestellungen, Versandinformationen oder Zahlungen – zentral zur Verfügung stehen, kann
Southbag sämtliche Versandhandelsprozesse über das Actindo ERP-System abwickeln – von der
Lagerhaltung und Beschaffung über die Versandlogistik bis hin zu Retourenmanagement und Inkasso.
Auch die komplette Finanzbuchhaltung, Controlling/BI-Funktionen und ein revisionssicheres digitales
Dokumentenarchiv sind im Actindo ERP-System enthalten.
„Als webbasierte und vollintegrierte Komplett-Lösung ist Actindo das perfekte Mittelstands-ERP-
System“, resümiert Stephan von Dall’Armi, Geschäftsführer von Southbag. „Alle Leistungen rund um
unseren Shop aus einer Hand zu bekommen ist für uns natürlich wesentlich komfortabler, als für Shop-
Frontend, -Backend und ERP-System jeweils unterschiedliche Ansprechpartner zu haben.“ Die
Zusammenarbeit mit Actindo will Southbag daher fortsetzen – schließlich gibt es in der Online-Branche
noch einige Preise zu gewinnen. „Für unseren Shop werden wir natürlich auch in Zukunft immer wieder
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 8
neue Ideen haben, die Actindo dann umsetzen soll“, sagt von Dall’Armi. Beim ERP-Spezialisten und
Full-Service-Dienstleister macht man die Hausaufgaben für die Schulranzen-Händler gerne – vor allem,
weil auch Actindo selbst und damit all seine Kunden von den neuen Entwicklungen profitieren.
Kontakt:
Actindo GmbH Carl-Zeiss-Ring 15 85737 Ismaning
T: +49 (0) 89 8906735-0 F: +49 (0) 89 8906735-12
www.actindo.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 9
3. eBusiness & HR-Management in der Cloud
Die Unterwegs AG setzt erfolgreich auf die SaaS-Lösungen des Hamburger Softwarespezialisten rexx
systems. Die webbasierten Systeme aus den Bereichen CRM, ERP und HRM werden genauso wie der
Onlineshop unterwegs.biz vom Anbieter im zertifizierten Rechenzentrum gehostet. So profitiert das
Handelsunternehmen von hoher Flexibilität und mehr Freiräumen, um sich auf das Kerngeschäft kon-
zentrieren zu können.
Die Unterwegs AG ist einer der größten spezialisierten Anbieter von Outdoor-Produkten in Deutsch-
land. An inzwischen 14 Standorten wurde mit klassischen Outdoor-Läden über viele Jahre einiges
KnowHow in dem Segment aufgebaut. Parallel dazu ist der Onlineshop unterwegs.biz seit Mitte 2003
die zentrale Marketing- und Verkaufsplattform des Unternehmens.
Der SaaS-Spezialist rexx systems betreut Unterwegs bereits seit vielen Jahren mit seinem breiten
Portfolio an Business-Anwendungen. Kernbestandteil ist das ERP-System, über das alle Bestellungen
abgewickelt werden, in dem die gesamte Warenwirtschaft abgebildet ist und in dem auch die Kas-
sensysteme der einzelnen Stores voll integriert sind. Der zentrale Überblick ist dabei einer der ganz
wesentlichen Punkte. Die Kassenverkäufe sind innerhalb weniger Minuten im System ersichtlich und
die einzelnen Shops können jederzeit auf die anderen Bestände zugreifen, um z.B. die Verfügbarkeit
von bestimmten Artikel oder Größen im Lager oder an anderen Standorten abfragen zu können.
Dazu Christoph Ganß, Vorstandvorsitzender der Unterwegs AG: "Mit rexx ERP haben wir eine Software,
die uns für alle Standorte aktuelle Umsätze, Bestände und Trends zeigt. Kombiniert mit perfektem
Kundenmanagement – ein klarer Wettbewerbsvorteil.“
Ende letzten Jahres ist das Handelsunternehmen in ein neues Firmengebäude mit deutlich größerer
Lagerfläche übersiedelt. In diesem Zuge wurde auch gemeinsam mit rexx systems eine innovative
Lagerwirtschaft eingeführt. Das brandneue System bietet automatische Wegeoptimierung und basiert
auf einen Hybridkonzept: chaotisches Lager mit festen Sonderplätzen für sich häufig drehende Artikel.
Das Kundenbeziehungsmanagement inklusive der Marketingaktivitäten wird ebenfalls mit Software
von rexx systems unterstützt. Digitale Kundenakten, direkte Anbindung an das Bestell- & Rechnungs-
system sowie flexibles Reporting bringen eine deutliche Effizienzsteigerung für Unterwegs.
Selbstverständlich ist das CRM-System auch direkt mit dem Online-Shop verbunden, um von den Vor-
teilen einer integrierten Lösung profitieren zu können.
Einen weiteren wichtigen Bestandteil der Leistungen von rexx systems nimmt das Human Resource
Management ein. Die über 150 Mitarbeiter werden mit dem webbasierten rexx HR verwaltet. So sind
zentrale Auswertungen genauso einfach möglich wie individuelle Zugriffe und Prozesse für die einzel-
nen Abteilungen und Niederlassungen sowie modernes Self Service für die Mitarbeiter. Neben den
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 10
digitalen Personalakten spielen dabei vor allem Module für die Zeiterfassung und das Abwesen-
heitsmanagement eine wichtige Rolle.
rexx systems übernimmt ergänzend zur Betreuung der Systeme und dem gesamten Hosting auch
Marketingaktivitäten. So ist das Hamburger Softwareunternehmen Partner für Online-Marketing,
Suchmaschinenoptimierung und Mailingaktionen. Vorstandsvorsitzender Ganß zur Zusammenarbeit:
"rexx systems ist für uns der optimale Partner. Exzellente, ganzheitliche Beratung und Umsetzung -
von der Technik bis zum Marketing!".
Die Unterwegs AG hat sich für alle genannten Bereiche von Beginn an für eine Cloud-Lösung ent-
schieden. Nur so ist es möglich, trotz hoher technischer Anforderungen keinen großen, internen IT-
Apparat aufbauen und erhalten zu müssen. Dies gibt dem Handelsunternehmen die Freiräume, sich
auf seine Kernprozesse konzentrieren zu können. Darüber hinaus ist es in der sehr schnelllebigen
Branche wichtig, stets von der hohen Flexibilität und Skalierbarkeit der Systeme profitieren zu können,
ohne auf besten Service verzichten zu müssen.
Web:
www.unterwegs.biz
Kontakt:
rexx systems GmbH Heidenkampsweg 101 20097 Hamburg
T: +49 (0)40 / 89 00 80 – 0 F: +49 (0)40 / 89 00 80 – 120
www.rexx-systems.com
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 11
4. PharmaLex GmbH: Zeiterfassung bei der Zulassung von Arzneimitteln
Die PharmaLex GmbH ist eines der größten Dienstleistungsunternehmen für weltweite Arzneimittel-
zulassung und wurde mit Sitz in Mannheim 1998 gegründet. Das Unternehmen unterstützt mit einem
Team aus ca. 45 Spezialisten Pharmaunternehmen weltweit bei der Zulassung ihrer Produkte. Die
Pharmazeuten, Mediziner, Chemiker und Biologen sind mit Dienstleistungen rund um die behördliche
Arzneimittelzulassung („Regulatory Affairs“), Arzneimittelsicherheit („Pharmakovigilanz“),
„Medizinprodukteregistrierung“ und vielen weiteren Themen um die betroffenen Produktgruppen
befasst. Darüber hinaus bietet das Unternehmen Schulungen an, stellt Redner bei Fachveranstal-
tungen und ist in unterschiedlichen Ausschüssen aktiv.
Die Bearbeitung der Aufträge obliegt der Verantwortung von Fachgebietsleitern. Sie koordinieren die
zeitlichen Abläufe, die Zuordnung der jeweiligen Mitarbeiter, erstellen Angebote und planen den
gesamten Projektverlauf. Die Projekte sind je nach Komplexität zeitintensiv, fordern viel Koordination
und Abstimmung und sind stark an Fristen gebunden. Grundlage für eine reibungslose Abwicklung ist
ein verlässliches Projektmanagement. Bei Bedarf übernehmen Mitarbeiter von PharmaLex Aufgaben
als Zulassungs-Experten „on demand“ vor Ort im Unternehmen (PEPs).
Clemens Hauk verantwortet bei der PharmaLex das Controlling und die Finanzen. Bei ihm fließen die
Daten über die Einsätze der Kolleginnen und Kollegen zusammen, regelmäßig verschafft er sich einen
Einblick in alle Projekte. Ein wichtiges Tool, das Auskunft über die Einsätze der Mitarbeiter gibt, ist die
Zeiterfassungssoftware ZEP Professional von provantis. „Die Zeiterfassung erfolgt einfach und
selbsterklärend“, so Hauk. „Da die Anwendung web-basiert ist, können sich alle Kollegen von unter-
wegs über eine sichere Internetverbindung einloggen und ihre Stunden eintragen.“
Anfang 2009 suchte man nach einer geeigneten Software. Der Markt bietet unterschiedliche Lösungen,
doch nach sorgfältiger Vorauswahl kamen nur wenige Optionen in Frage, unter anderem ZEP. Hier
zeigte sich die Möglichkeit der Individualisierung von ZEP als Vorteil.
„ZEP ist übersichtlich und logisch aufgebaut“, sagt Clemens Hauk. Überzeugt hat die schnelle Übersicht
über die angefallenen Projektstunden und das Projektcontrolling. Ein weiteres Argument für die
Software liegt in der fehlerfreien Auswertung und vereinfachten Rechnungsstellung sowie die
vereinfachte Zeiterfassung. Ende Februar wurde die Software zur Anwendung freigeschaltet. Zwei
Probanten testeten den Umgang mit der Software. Über den Einführungsaufwand von ZEP sagt Hauk:
„Die Einführung von ZEP für unsere 45 Mitarbeiter inklusive Übernahme von 160 Projekten und aller
Mitarbeiterdaten sowie die Testphase dauerte insgesamt ca. 130 Stunden.“
Am häufigsten nutzen die Kolleginnen und Kollegen drei Auswertungen von ZEP: Projektstandplan/-
Gesamtstatusplan, die Monatsendauswertung (in ZEP Monatsendauswertung) sowie die Projekt-
zeitauswertung. „Durch ZEP wurden das Projektcontrolling, die Zeiterfassung und die Rechnungs-
stellung bei uns vereinfacht“, so Hauk. Folgende Aufgaben werden mit der Software durchgeführt:
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 12
Zeiterfassung, Projektkontrolle, Überstunden und Urlaubserfassung. Weiterhin erfolgt bereits die
Generierung der Rechnungen mit ZEP. Unterschiedliche Möglichkeiten zum Datenaustausch werden
mit ZEP genutzt: PDF-Export, CSV-Export. Die hohe Sicherheit und Serververfügbarkeit werden sehr
geschätzt: „Wir hatten nicht einen einzigen Ausfall, kein einziger Datensatz ist bislang verloren
gegangen.“
„ZEP ist ein prima Tool, insbesondere die Möglichkeit der Individualisierung ist von großem Nutzen“,
so Hauk. Besonders zufrieden ist er mit der Hotline von provantis, die bei Bedarf in Anspruch ge-
nommen wird: „Die Hotline ist absolut notwendig, da einige Kniffe doch komplex sind.“ Die IT-Experten
in Ditzingen haben viele Ideen, regelmäßig werden neue Anpassungen entwickelt.
Perspektivisch wünscht sich Clemens Hauk weitere ZEP-Funktionen: Ein Projektplanungstool und die
Möglichkeit der Angebotsverwaltung. So hätten die Fachgebietsleiter eine bessere Entscheidungs-
grundlage bei der Planung von Neuprojekten.
Kontakt:
provantis IT Solutions GmbH
Stuttgarter Str. 4 71254 Ditzingen
Telefon: +49 (0) 71 56 – 4 36 23-0 Telefax: +49 (0) 71 56 – 4 36 23-11
www.zep.de info@zep.de Twitter: www.twitter.com/provantis
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 13
5. KUKA Roboter automatisiert digitalen Dialog
Das internationale B2B-Umfeld braucht ein E-Mail-Marketing-System, das bedienerfreundlich und
mehrsprachig ist. Vor allem muss es einen sehr hohen Automatisierungsgrad haben und sich effektiv
und effizient einsetzen und erweitern lassen. Dennoch kann der Aufwand drastisch ansteigen, wenn
mit dem System intensiv gearbeitet wird. Das ist beispielsweise bei der Produktion von neuen Kam-
pagnen, Änderungen oder neu ins System integrierten Sprachen der Fall und kostet wertvolle Res-
sourcen.
KUKA weltweit führend bei Industrierobotern
Die KUKA Roboter GmbH mit Hauptsitz in Augsburg ist ein Unternehmen der KUKA Aktiengesellschaft
und gilt als weltweit führender Anbieter von Industrierobotern. Die Kernkompetenzen liegen in der
Entwicklung und Produktion sowie im Vertrieb von Industrierobotern, Steuerungen und Software. Das
Unternehmen mit weltweit etwa 2.000 Mitarbeitern ist Marktführer in Deutschland und Europa,
weltweit an dritter Stelle. Es ist mit 25 Tochterunternehmen in Europa, Amerika und Asien vertreten.
Mit E-Mail-Marketing Kundenbeziehungen pflegen
Eine der Hauptaufgaben im E-Mail-Marketing ist die automatisierte Kommunikation zwischen KUKA
und seinen Interessenten, um eine Kundenbeziehung aufzubauen, zu stärken oder zu reaktivieren. Bis
dato wurde E-Mail-Marketing meist ohne Berücksichtigung einer Interaktion eingesetzt. Die Mög-
lichkeiten zur Lead-Generierung wurden nicht ausgeschöpft.
Eine Lösung für alle Niederlassungen
Eine E-Mail-Marketinglösung, die für alle Niederlassungen geeignet ist, sollte als Software-as-a-Service
weltweit in unterschiedlichen Sprachen verfügbar sein. Die Bedienung per Content-Management-
System (CMS) und Browser musste benutzerfreundlich sein, um Einarbeitungs- und Schulungsaufwand
gering zu halten. Die Mandantenfähigkeit zur differenzierten Abbildung von Tochtergesellschaften
musste ebenso gewährleistet sein wie der einfache Austausch von Inhalten innerhalb der Mandanten
und zu Übersetzern.
Formulare, Sprachen und E-Mailings sollten zu einem späteren Zeitpunkt erweiterbar sein. Freigaben
von Vorlagen und Inhalten muss man zentral managen können. Das bestehende CRM sollte integriert
werden können. Wichtig waren außerdem eine hohe Verfügbarkeit sowie TÜV-zertifizierte Sicherheits-
und Qualitätsstandards.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 14
Neue Kunden gewinnen durch Marketing-Automation
KUKA generiert Newsletter-Abonnenten crossmedial auf unterschiedlichen Plattformen wie Websites,
Social Media Pages, Weiterempfehlungen im Newsletter und in Offlinemedien. Alle diese Quellen
müssen an das E-Mail-Marketing-System angebunden sein. Die Komplexität erhöht sich dabei jedoch
mit jeder eingesetzten Sprache. Um eine Übersicht über das komplexe Szenario zu erhalten, sollten
die Dialogstrecken in einer Flussdiagramm-Ansicht visualisiert werden können. Denn letztendlich ist
eine Qualifizierung und Anreicherung der Stammdaten entscheidend für ein erfolgreiches Lead-
Nurturing vom Interessenten zum Kunden. Eine Anbindung an ein KUKA-eigenes CRM-System gab es
bereits. Um für KUKA auch zukünftig eine hohe Flexibilität zu gewährleisten, bietet die Software
idealerweise zertifizierte Schnittstellen an – etwa zu SAP-CRM, so dass eine Anbindung an
Fremdsysteme sehr schnell realisiert werden kann.
Zentrale Vorlagen für alle Sprachen und Kampagnen
Bei der Anpassung der neuen E-Mail-Marketinglösung an die Anforderungen von KUKA ermöglichte
die offene Architektur der Software einen einzigartigen Ansatz: Ein Masterobjekt zur zentralen
Datenhaltung gewährleistet eine einfache und flexible Verwaltung der Sprachen und Varianten. Somit
lassen sich komfortable multivariante und mehrsprachige Vorlagen entwickeln. Das heißt, der
Redakteur greift nur auf eine einzige zentrale Vorlage zu und wählt darüber die gewünschte Sprache
oder Vorlagenvariation aus.
Geringerer Aufwand für Redakteure und Entwickler
Kommt eine neue Sprache hinzu, müssten mit herkömmlichen Systemen sämtliche Vorlagen kopiert
und an die Sprache angepasst und übersetzt werden. Somit würde sich die Anzahl der Vorlagen mit
jeder Sprache und neuen Variante vervielfachen und eine einfache Verwaltung nahezu unmöglich
machen.
Anders mit dem gewählten Ansatz – hier wird nur ein neues Masterobjekt angelegt und lokalisiert. Der
Aufwand ist wesentlich geringer. Die zentrale Datenhaltung in den Masterobjekten gewährleistet
unternehmensweit eine einheitliche Kommunikation und reduziert mögliche Fehlerquellen.
Die Arbeit von Redakteuren und Entwicklern hat sich dadurch deutlich vereinfacht und der Aufwand
einer neuen Sprachversion wurde erheblich verringert. Internationale Kampagnen können nun sehr
genau aufeinander abgestimmt, geplant sowie zeitnah und einfach durchgeführt werden.
Unternehmen wie KUKA Roboter setzen Evalanche für Leadgenerierungskampagnen ein und infor-
mieren ihre internationalen Kunden über Neuigkeiten und Produkte mittels Newsletter. Evalanche ist
eine der modernsten, webbasierten E-Mail-Marketing-Automation Lösungen in Europa und ist seit
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 15
2011 vom TÜV SÜD in den Bereichen Funktionalität und Datensicherheit zertifiziert. 2015 hat der TÜV
Hessen SC-Networks nach ISO 27001:2013 zertifiziert. Evalanche wird international von mehr als 2.000
Unternehmen und Agenturen eingesetzt.
Kontakt:
SC-Networks GmbH
Enzianstraße 2
82319 Starnberg
Tel.: +49 8151 / 555 16 0
Internet: www.sc-networks.com
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 16
6. Mit SoftwareDEMO: Juristen testen Software unkompliziert und Browser-gestützt
AnNoText entwickelt integrierte Software-Lösungen für die juristische Praxis. Die mehr als 30-jährige
Markterfahrung und die Zugehörigkeit zum Konzern Wolters Kluwer Deutschland seit 2002 garantieren
Kunden eine hohe juristische Fachkompetenz. AnNoText setzt die Cloud-Vertriebsplattform Soft-
wareDEMO ein: Interessenten der AnNoText-Software können alle Funktionen ohne Aufwand testen
und ausprobieren. Das Vertriebsteam von AnNoText kann potenzielle Neukunden bereits während der
kaufrelevanten Angebotsphase aktiv und zeitnah spezielle Anwendungsfälle und Arbeitsabläufe
umfangreich testen lassen.
Mit AnNoText: Neue Herausforderungen meistern und Chancen effektiv nutzen
Ganz gleich, ob in der Kanzlei oder im Unternehmen: Juristen, die effizient und wettbewerbsfähig sein
wollen, müssen sich auf ihre Software verlassen können. Gerade wenn die organisatorischen
Herausforderungen stetig steigen und die Ansprüche der Mandanten an Beratungsleistungen
wachsen, ist die Wahl der richtigen Lösung ein entscheidender Erfolgsfaktor. AnNoText bietet mit der
integrierten, juristischen Softwarelösung die maßgeblichen Voraussetzungen, um den gestellten
Herausforderungen adäquat zu begegnen und neue Chancen, wie z. B. mobiles Arbeiten, effektiv zu
nutzen. Dabei möchte AnNoText ein Umfeld schaffen, in dem Juristen letztendlich schneller und
effizienter an ihr Ziel kommen – und das in jeder Hinsicht.
Situation
Das Kernprodukt der AnNoText ist eine moderne, juristische Organisationssoftware, mit der z. B.
Rechtsanwälte und Notare tagtäglich ihre Kanzleiabläufe managen. Die Software basiert auf einer
Microsoft SQL Datenbank mit einer Vielzahl an Schnittstellen zu anderen Programmen. Ohne Soft-
wareDEMO könnte ein Interessent die Software nur durch Installation vor Ort testen und auspro-
bieren.
Nutzen
SoftwareDEMO ermöglicht es dem AnNoText-Interessenten, alle wichtigen Funktionen der Kanzlei-
Software einfach im Web-Browser online auszuprobieren. Zudem kann AnNoText seine Interessenten
beim Testen optimal betreuen. Ein CD-Versand, ein Download der Software oder eine Installation vor
Ort beim Kunden ist nicht mehr notwendig. Erstpräsentationen können online erfolgen, Reisekosten
und Anfahrtswege entfallen. Vertriebsmitarbeiter können auf Wunsch dem Interessenten direkt über
die Plattform helfen und den Softwaretest real-time monitoren.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 17
Mit dem Einsatz der Cloud-Plattform schützt sich AnNoText darüber hinaus vor Raubkopien der
Lizenzschlüssel. Das Unternehmen stellt Interessenten die eigene Software zu Testzwecken im vollen
Funktionsumfang online bereit. SoftwareDEMO speichert sämtliche Daten ausschließlich am Stutt-
garter Firmensitz. Alle Informationen werden nach den deutschen Datenschutzrichtlinien behandelt
und sind so vor einem unrechtmäßigen Eingriff von außen sicher.
Auch für den AnNoText-Vertriebsmitarbeiter selbst entsteht ein angenehmer Zusatznutzen: Ganz
einfach und unabhängig von internen Installationsaufwendungen kann dieser immer eine aktuelle und
nach jeder Neuanmeldung „frische“ Testumgebung nutzen. Neue Anwendungen ergänzen die Online-
Demo unmittelbar nach Veröffentlichung.
Fazit
Eine Realisierung des Funktionsumfangs von SoftwareDEMO aus eigener Kraft heraus wäre für
AnNoText wesentlich aufwendiger und kostenintensiver gewesen.
AnNoText kann sich auf das eigentliche Kerngeschäft konzentrieren, spart Reisekosten, schont Mitar-
beiter-Ressourcen sowie Zeit und weiß die Interessentendaten in sicheren Händen. Der Vertrieb kann
potenzielle Neukunden mit SoftwareDEMO im Hinblick auf den Kaufabschluss noch effizienter
betreuen.
„Endlich eine immer funktionierende Demo-Umgebung.“
Ole Bertram - Business Development Manager AnNoText
Kontakt
DT Netsolution GmbH
Taläckerstr. 30
70437 Stuttgart
Deutschland
Telefon: +49 711 849910-30
Fax: +49 711 849910-930
E-Mail: info@softwaredemo.de
www.softwaredemo.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 18
7. Virtuelle Klassenzimmer aus der Cloud
Die Herausforderung
Wenn sich die Teilnehmer von Schulungen an ihre Plätze setzen, ist für die Organisatoren der größte
Teil der Arbeit bereits getan. Damit zum Beispiel Microsoft Administratoren ideale Trainingsbedin-
gungen vorfinden, dauert es schon mal zwei Tage, bis die dafür benötigte Hard- und Software installiert
und fertig konfiguriert ist. Noch aufwendiger wird es, wenn für Schulungen vor Ort alles zum Kunden
transportiert und dort aufgebaut werden muss. Nach Schulungsende bleibt das ganze Equipment
ungenutzt, bis es für den nächsten Termin wieder neu zusammengestellt wird. Wenn heute schon so
viele Services aus der Cloud kommen, warum nicht auch die komplette Infrastruktur für IT-Schulungen,
quasi als virtuelles Klassenzimmer, das bei Bedarf eingeschaltet und völlig flexibel ausgestattet werden
kann? Das fragten sich auch die Gründer von evoila und entwickelten e:edu.
Die Lösung
Die Plattform evoila e:edu gibt Schulungszentren die Möglichkeit, mit Hilfe einer Webanwendung
selbst komplexe Arbeitsplätze und Serverumgebungen über das Internet zu erstellen und zu nutzen.
Was früher bis zu zwei Tage dauerte, ist jetzt in 5 bis 30 Minuten erledigt. Zehn oder mehr virtuelle
Maschinen pro Teilnehmer mit schulungsspezifischer Konfiguration sind mit wenigen Mausklicks
betriebsbereit. Mit dem virtuellen Klassenzimmer spielt es auch keine Rolle mehr, ob das Training in
einem Schulungszentrum oder an einem anderen Ort stattfindet, solange eine gute Internetanbindung
vorhanden ist.
Flexible Ressourcen via vCloud API
Für ihre Schulungsplattform verbindet evoila ihre selbst entwickelte Web Applikation direkt mit der
VMware vCloud API. Weltweit einheitliche Schnittstellen bei jedem Provider sind für evoila essentiell,
somit war die VMware vCloud™ Powered Zertifizierung für das Virtual Data Center von Dunkel ein
entscheidendes Kriterium. Nach den ersten Tests stellte sich schnell heraus, dass für das Geschäfts-
modell von evoila eine individuelle Lösung benötigt würde. Das Virtual Data Center und die darin in-
tegrierten Produkte sind für Kunden ausgelegt, die ihre Ressourcen über das Management Interface
auf der Basis des vCloud Directors verwalten wollen, ohne direkten Zugriff auf die API. Während evoila
ihr Frontend weiterentwickelte, stellte Dunkel die dazu passende Infrastruktur bereit. Ein wichtiges
Kriterium war, dass die benötigten Ressourcen beliebig skaliert und nutzungsabhängig abgerechnet
werden konnten. Diese Flexibilität ist für evoila unverzichtbar, um kosteneffizient arbeiten zu können,
denn an manchen Tagen werden 300 VMs gleichzeitig benötigt, an anderen keine. Im 4. Quartal 2012
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 19
war schließlich alles betriebsbereit, so dass evoila die ersten Aufträge mit Ressourcen aus der Dunkel
Cloud erfolgreich realisieren konnte.
Optimale Performance
Schulungsressourcen aus der Cloud sind nur dann eine überzeugende Alternative zu dedizierter Hard-
ware vor Ort, wenn auch die Performance stimmt. Auf technischer Seite bietet die Dunkel Cloud mit
einem schnellen Storage, einer 10-Gigabit Infrastruktur und einer breitbandigen Anbindung zum
Internet auch hierfür ideale Voraussetzungen.
Wichtige Projektmerkmale
• individuelle Lösung auf der Basis des Virtual Data Center und der VMware vCloud API
• virtuelle Rechen- und Speicherressourcen nach Bedarf
• selbstständiges Skalieren und Verwalten der virtuellen Maschinen
• stundengenaue Abrechnung der genutzten Ressourcen
Vorteile für evoila und ihre Kunden
• standardisiertes Interface (VMware vCloud API)
• Kosteneffizienz durch nutzungsabhängige Abrechnung
• preiswertes „Parken“ der Image Kataloge bei
• Nichtnutzung und schnelles Reaktivieren für Schulungen
• technischer Support für individuelle Anpassungen
• schnelle Skalierung der Ressourcen bei Bedarf
Über die evoila GmbH
Die evoila GmbH ist ein junges Unternehmen aus Mainz, das sich zum Ziel gesetzt hat, Schulungs-
anbietern das Leben leichter zu machen. Über die Plattform evoila e:edu können Unternehmen und
Schulungszentren die Client-Server-Umgebungen für ihre Schulungen in Minutenschnelle und für je-
den beliebigen Standort bereitstellen. Jeder Kunde bekommt genau die Ressourcen die er braucht und
zahlt auch nur für die Dauer der Nutzung. Für seine virtuellen Klassenzimmer benötigt evoila eine
schnell skalierbare Cloud Infrastruktur als Service, welche die Flexibilität ihres Geschäftsmodells
unterstützt und ausreichend Performance liefert.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 20
„Das Geschäftsmodell der evoila GmbH treibt die Agilität und Flexibilität der Nutzung von Public
Clouds auf die Spitze. Mit großem technischen Sachverstand wurden von der Dunkel GmbH deshalb
unverzüglich neue Produkte entworfen, die zusammen mit dem Pay-Per-Use Verrechnungsmodell eine
ideale Kombination bilden, um den Kunden von evoila größtmögliche Flexibilität ohne starre Fixkosten
zu ermöglichen.“
Johannes Hiemer, Geschäftsführer evoila GmbH
„… das Training lief hervorragend. Keinerlei Probleme, die Performance war nahezu großartig.“
Ein Kunde der evoila GmbH
Kontakt:
Dunkel GmbH
Philipp-Reis-Straße 2
65795 Hattersheim
T: +49 6190 889-0
F: +49 6190 889-399
www.Dunkel.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 21
8. Das Betriebskonzept für BMW TV: der Mix macht’s
Gemeinsam mit der Kölner Agentur denkwerk entwickelte ADACOR das Betriebskonzept für BMW TV.
Das Ergebnis ist eine optimal auf den Kunden zugeschnittene Kombination aus Managed-Hosting-
Komponenten und Cloud Services wie der Server-Virtualisierung oder dem Einsatz eines Content
Delivery Networks (CDN) zur Unterstützung des weltweiten Videostreaming.
Ein exklusives SaaS-Produkt in Form einer Transkodierungsschnittstelle, die die Videos in rund 30
verschiedene Formate umwandelt, rundet das abwechslungsreiche Angebot ab.
Erfüllt die höchsten Kundenansprüche: Managed Hosting von ADACOR
Zu jeder Tages- und Nachtzeit und von überall auf der Welt greifen BMW-Fans auf die Internet-
plattform bmw.tv zu. Ausfälle auf der Live-Plattform darf es daher nicht geben; alle Server und Services
müssen rund um die Uhr verfügbar sein. Wir sprechen hier von einem 24/7-Betrieb par excellence.
Viele B2B-Hosting Anbieter stoßen bei der Umsetzung von derart komplexen Projekten an ihre
Grenzen. ADACOR nicht. Maßnahmen wie der Einsatz unterschiedlicher Technologien, die Bereitstel-
lung bedarfsgerechter Zusatzservices oder das Consulting bei der Entwicklung ermöglichen es der
ADACOR, flexibel auf sich ändernde Rahmenbedingungen im Projekt zu reagieren. Auch der System-
schutz überzeugt. So gibt es kein alleinstehendes System im Projekt; sämtliche Komponenten sind
redundant ausgelegt. Sollte ein Server ausfallen, übernimmt die intakte Maschine in Sekundenschnelle
die Arbeit des defekten Servers. Anschließend tauschen die Techniker die fehlerhaften Teile oder den
ganzen Server aus und stellen die ursprünglichen Parameter bezüglich Server-Farm, Software,
Datenbank und Load Balancing wieder her. Physische Sicherheit bietet das Hochsicherheits-
rechenzentrum e-shelter in Frankfurt am Main, in dem die Systeme untergebracht sind. Moderne
Firewalls und bedarfsgerechte Backup-Konzepte sorgen für eine hohe Informationssicherheit und das
Monitoring umfasst standardmäßig die 24/7-Überwachung der gesamten Infrastruktur.
Was heißt Server-Virtualisierung? Zum Beispiel Complex Hosting im Kleinformat
Im Projekt BMW TV werden virtuelle Server in zwei Bereichen eingesetzt. Erstens übernehmen sie
dedizierte Wartungsaufgaben, ohne die Hauptplattform zu belasten. Zweitens dienen sie dem Betrieb
von Landing Pages wie der YouTube Custom Tab für BMW. ADACOR V-Server bieten vielseitige
Einsatzmöglichkeiten. Der Hauptgrund dafür ist die hohe Flexibilität bei der Kapazitätsplanung und
dem Einsatz von virtuellen Ressourcen. Ob CPU-Leistung, RAM oder Plattenplatz, alle Ressourcen, die
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 22
dem V-Server über das mehrfach redundante Hostsystem zugewiesen werden, stehen für BMW TV
bedarfsgerecht zur Verfügung. Sollten die Kapazitäten steigen oder sinken, können sie jederzeit an
neue Vorgaben angepasst werden. Genauso wie beim Einsatz von hardware-basierten Systemen beim
Complex Hosting bietet ADACOR standardmäßig gemanagte Services in der Cloud.
Andere Länder, andere Sitten: das weltumspannende CDN
Zigtausend Menschen in 26 internationalen Märkten greifen jeden Tag gleichzeitig auf BMW TV zu und
rufen die Filme ab, die ihnen gefallen. Man könnte jetzt meinen, ein solches Video-Streaming
strapaziere die Server-Infrastruktur. Tut es aber nicht. Warum nicht? Weil ADACOR in diesem Fall die
Server mit dem Level 3 CDN (Content Delivery Network) verbindet und darüber sämtliche Videoinhalte
schnell und zuverlässig zu den BMW TV Nutzern bringt, die sich überall auf der Welt tummeln. Das
Vorgehen ist genauso clever wie simpel: Die auszuliefernden Daten werden beim ersten Abruf auf den
nächstgelegenen Server eines globalen Netzwerks mit Tausenden Maschinen verteilt. Fragt ein Nutzer
die Daten an, werden diese von dem am nächsten liegenden Server ermittelt und die Daten von dort
aus ausgeliefert. Die kurzen Übertragungswege machen die Ladezeiten unglaublich schnell. Während
also der Europäer die angeforderten Daten von einem europäischen Server erhält, bezieht der
Australier die gleichen Daten von einem Server in der Nähe von Australien. Faszinierend beim BMW
TV Projekt war die Auslieferung des Contents nach China. Dort war nämlich die Zusammenarbeit mit
dem chinesischen CDN-Marktführer und Hosting-Spezialisten ChinaCache vorgeschrieben. ADACOR
lieferte quasi die Videos bis an die Ländergrenzen, im Inland übernahm der chinesische Platzhirsch. Ein
Schelm, wer Böses dabei denkt. Aber die Vermutung liegt nahe, dass auf diesem Wege ausländische
Daten geprüft und für das chinesische Internet gefiltert werden.
Nur hier zu haben: eine Transkodierungsschnittstelle exklusiv für BMW TV
ADACOR stellt eigens für BMW TV eine Transkodierungsschnittstelle zur Verfügung. Darüber lassen
sich sämtliche Videodateien auf der Web-Plattform in rund 30 verschiedene Datenformate umwan-
deln. Warum so viele Formate? Weil BMW TV für jedes Endgerät das Videoformat mit der besten
Auflösung anbietet, ganz egal, ob es sich um ein iPhone, ein klassisches Mobiltelefon, eine Set-Top-
Box oder den Zugang zum Internet via Wireless LAN Router handelt. Für eine derart spezialisierte
Anwendung braucht man eine dedizierte Schnittstelle, die optimal auf die Plattform abgestimmt ist.
Weder Massenprodukt noch 0815-Variante haben hier eine Chance, zum Einsatz zu kommen. Dank
der Transcoding-Schnittstelle können auch Dritte – wie z. B. ein Samsung Smart TV - auf das Video-
Repository zugreifen. Der Datenaustausch erfolgt standardisiert über eine XML-Schnittstelle, über die
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 23
die von ADACOR gehostete Plattform präsentiert wird. Die formatierten Inhalte werden in eine
Smartbox einprogrammiert, von der aus der Content gesteuert werden kann. Die Steuerschnittstelle
sendet die formatierten Daten zurück, die wiederum in das CDN eingebunden werden. Seit August ist
das TV-Format noch smarter, denn seitdem ist auf dem Samsung Smart Hub eine kostenlose BMW TV
App vorinstalliert.
Kontakt:
ADACOR Hosting GmbH
Kaiserleistraße 51
63067 Offenbach am Main
Telefon: 069 900299-24
E-Mail: wittbecker@adacor.com
Internet: www.adacor.com
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 24
9. Speicherplatzoptimierung mit virtion Object Storage (vOBS)
Geschäftsbereich: Automotive Web Applications
virtion Lösung: vOBS (und virtion Image Scaling Module)
Ausgangslage:
Unser Kunde aus dem Bereich "Automotive" bietet seinen Kunden Lösungen für die Onlineverwaltung
und -vermarktung von Fahrzeugen an.
Jede Lösung wird an die benötigten individuellen CI-Vorgaben angepasst und ausgeliefert. Gleiches
Bildmaterial muss zum Beispiel mit den jeweiligen CI-Richtlinien des Herstellers oder Händlers prä-
sentiert werden. Dabei entstehen große Mengen an redundantem Bildmaterial, die zu einem sehr
hohen Speicherbedarf führen. Eine schnelle Auslieferung und effiziente Suche über den Datenbestand
wird dadurch erschwert.
Herausforderung:
Folgende Anforderungen und Herausforderungen mussten bei der Umsetzung der Lösung berück-
sichtigt werden:
• Die Auslieferung von Bildern für die verschiedenen Webanwendungen sollte beschleunigt
werden.
• Die verwendete Speicherkapazität sollte optimiert werden.
• Die vorhandenen Bilddateien lagen an unterschiedlichen Quellen vor.
• Das Tagesgeschäft musste ohne Beeinträchtigung weiterlaufen können.
Idee und Lösung:
Die virtion GmbH entwickelte in Zusammenarbeit mit dem Kunden die optimale Infrastruktur unter
Einsatz von vOBS, dem virtion Object Storage. Die redundante und verteilte Datenablage konnte
dadurch abgelöst werden. Der bisherige konventionelle Ansatz der Datenhaltung kreierte sowohl bei
der Erzeugung als auch bei der Speicherung der Daten einen massiven Overhead. Dadurch bedingt
wurden immense Speicherressourcen benötigt. Die Importzeiten der Daten hätten einem wachsenden
Datenvolumen nicht mehr standgehalten. Durch die Umstrukturierung konnte die Speicherplatz-
nutzung optimiert werden.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 25
Zudem wurde eine zentrale Bilderauslieferung für alle angeschlossenen verteilten Websites um-
gesetzt. Jedes Bildobjekt ist jetzt nur einmal im Speicher abgelegt und wird automatisiert vor der
Auslieferung unter Berücksichtigung der jeweiligen CI-Anforderungen zusammengestellt.
Anhand eines gemeinsam abgestimmten Migrationsplans erfolgte die Migration aller vorhandenen
Bilddateien in die vOBS-Infrastruktur. Der Plan wurde zuverlässig eingehalten, ein Fortlaufen des
Tagesgeschäfts war dadurch sichergestellt.
Nutzen:
Der Geschäftsführer unseres Kunden ist begeistert und stellt fest: „Gemeinsam mit der virtion GmbH
haben wir eine optimale Storage-Lösung für uns entwickelt, die wir flexibel an unser Tagesgeschäft
anpassen können. Wir sind schneller geworden und konnten Kosten reduzieren. Durch den Einsatz des
vOBS konnte aufgrund der Erkennung von Redundanzen die Anzahl unserer Dateien auf 70% der
ursprünglichen Anzahl reduziert werden. Damit einher ging eine Optimierung des Speicherplatzes um
ca. 40%. Durch die zentrale Bildauslieferung sind wir perfekt für Erweiterungen für unsere Kunden
aufgestellt. Unsere Daten sind bei der virtion in sicheren Händen. Mit der virtion haben wir einen
zuverlässigen Partner gefunden, der mit seinem Rundum-Service immer für uns da ist.“
Gerne erarbeiten wir auch Ihre optimale Lösung. Wir freuen uns auf Ihre Herausforderungen.
Kontakt
virtion GmbH Bleichstr. 77a 33607 Bielefeld
Tel.: +49 (0) 521 – 448158-0 Fax: +49 (0) 521 – 448158-99
E-Mail: info@virtion.de Internet: www.virtion.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 26
10. Deutsches Studentenwerk: Wertvolle Zusatzfunktionen für Hosted Exchange
„Hosted Exchange von QualityHosting läuft seit Monaten problemlos. Entscheidend sind allerdings die
zusätzlichen Funktionen und der Service.“
Frank Schultze, Administrator des Deutschen Studentenwerks
Kundenprofil
Das Deutsche Studentenwerk ist der freiwillige Zusammenschluss der 58 Studentenwerke in Deutsch-
land. Diese unterstützen die Studierenden in wirtschaftlichen, sozialen, gesundheitlichen und kultu-
rellen Belangen. Ziel ist, die Chancengleichheit zu fördern.
Ausgangslage
Als der E-Mail-Server getauscht werden musste, entschied sich das Studentenwerk für eine Cloud-
Lösung. Die Services mussten zuverlässig sein und der Anbieter guten Support bieten. Zudem mussten
sich E-Mails an mehrere hundert Personen gleichzeitig versenden lassen.
Lösung
Mit Hosted Exchange von QualityHosting lassen sich E-Mails gleichzeitig an 999 Empfänger ver-
schicken. Der Hoster bietet außerdem 20 GB Speicher pro Postfach und einen 24/7-Support-Service.
Eingesetzte Software und Services
Microsoft Exchange Server
Verbesserungen
Hosted Exchange ist ausfallsicher und als Cloud-Lösung von überall aus über Internet abrufbar – auf
Smartphone, Tablet, Notebook oder PC. Das Studentenwerk muss die Lösung nicht selbst verwalten,
kann aber im Kundencenter von QualityHosting selbst Einstellungen vornehmen.
Von einem IT-Provider wird mindestens erwartet, dass er die technische Seite seines Geschäfts be-
herrscht. Den Bedarf der Kunden jedoch genau zu analysieren und daraufhin Services herauszu-
arbeiten, führt weit darüber hinaus. Denn oft sind es nützliche Zusatzfunktionen, die den Ausschlag
bei der Wahl eines Providers geben. So auch beim Deutschen Studentenwerk.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 27
Tägliches Handwerk mit Mails
„Wir schreiben täglich viele E-Mails an die 58 bundesweiten Studentenwerke, denen wir beispielsweise
Schulungen anbieten – von Bafög über Hochschulgastronomie bis zum studentischen Wohnen“,
berichtet Frank Schultze, Administrator beim Deutschen Studentenwerk. „Zudem produzieren wir ein
Journal für Mitglieder und Studenten. Dabei werden viele Bilder per E-Mail verschickt.“
Als E-Mail-Lösung hatte das Deutsche Studentenwerk bis Anfang 2012 Microsoft Exchange Server 2003
im Einsatz. Es war Zeit, den Server zu tauschen, zudem wurden die Postfächer zu klein. „Wir hatten
uns schnell für eine Cloud-Lösung entschieden und bereits Microsoft Exchange bei einem Provider
gebucht“, berichtet Schultze. „Aber dann stellte sich heraus, dass eine E-Mail nur an maximal 100
Empfänger gehen konnte. Dabei versenden wir als Verband oft Pressemitteilungen an über 1000
Empfänger.“
Daher machte sich Schultze erneut auf die Suche und wählte schließlich Hosted Exchange von
QualityHosting. „Es waren die vielen zusätzlichen Funktionen und der Service, die den Ausschlag
gegeben haben“, erläutert Schultze. „Bei QualityHosting kann eine E-Mail an 999 Empfänger gehen.
Damit müssen wir selten eine E-Mail zweimal verschicken. Zudem sind die Postfächer mit 20 GB
entsprechend groß.“
Cloud-Lösung befreit von Standardarbeiten
„Dass wir überhaupt eine Cloud-Lösung nutzen, lag nahe, denn wir müssen dann keinen Server vor-
halten, und uns weder um Updates noch um die Administration von Firewall und Antiviren-Lösung
kümmern“, erklärt Schultze. „Und unsere Internet-Leitung mit 8 Mbit/s reicht gut aus.“ Zudem sind
einige Mitarbeiter des Studentenwerks oft unterwegs. Mit der Cloud-Lösung von QualityHosting
können sie von jedem Smartphone, Tablet, Notebook oder PC aus auf ihre E-Mails, Kalender und
Kontakte zugreifen.
Die Migration verlief reibungslos: „Wir haben eine Festplatte mit den PST-Dateien von Outlook an
QualityHosting geschickt, die diese in unsere Cloud-Lösung importiert haben.“ Anschließend passte
Schultze die Konfiguration von Office Outlook 2013 an den Rechnern an – fertig. „Da gab es keinen
Stress, die Mitarbeiter konnten ihr Postfach über Outlook Web Access abrufen, bis ihr Rechner an die
Reihe kam.“
Seit Monaten ohne Störung
Seit April 2012 bezieht das Deutsche Studentenwerk nun Hosted Exchange über QualityHosting. Die
Lösung aus der Cloud arbeitet stabiler als die lokale Lösung und entlastet die IT deutlich. „Früher hat
der Zugriff auf E-Mails hin und wieder nicht funktioniert, oder wir mussten die Firewall neu starten
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 28
oder irgendetwas neu konfigurieren, weil etwas nicht funktionierte“, schildert Schultze. „Jetzt haben
wir keine Probleme mehr, Hosted Exchange von QualityHosting läuft problemlos durch.
Die Cloud hilft sogar im Notfall: „Ein Update unserer Virenlösung hatte kurz vor Weihnachten fast
unsere IT-Infrastruktur stillgelegt“, erzählt Schultze. „In der Zwischenzeit konnten die Kollegen
wenigstens noch ihre E-Mails über Outlook Web Access abrufen.“
Gibt es einmal ein Problem, bietet QualityHosting 24/7-Support. „Das läuft sehr schnell: Entweder ich
habe jemanden am Telefon, der gleich kompetent Auskunft geben kann“, berichtet Schultze. „Oder ich
bekomme zügig einen Rückruf.“
Der Zugriff auf E-Mail-Konten ist nun von überall her möglich. Die Synchronisation der Endgeräte
erfolgt mittels ActiveSync. „Wir haben einige iPhones und iPads im Einsatz, dort funktioniert der Zugriff
einwandfrei via Outlook Web App im Browser.“
Kundencenter verschafft Überblick
Um neue Nutzer anzulegen, geht Schultze in das Kundencenter von QualityHosting. Die Weblösung
lässt sich im Browser aufrufen und stellt die zentrale Steuerung der E-Mail-Lösung dar. Hier lassen sich
beispielsweise Mails zurückholen, die schon vor längerem gelöscht wurden, denn QualityHosting
verlängert die übliche Speicherfrist von 14 auf 45 Tage. „Das kommt selten vor, aber die Kollegen sind
sehr dankbar, wenn man einen ganzen Ordner mit E-Mails wieder zurückholen kann.“
Verlässt ein Mitarbeiter den Verband, dirigiert Schultze im Kundencenter das Postfach auf Kollegen
um: „Das ist rechtlich kein Problem, da unsere EDV-Richtlinien eine private Nutzung ausschließen.“
„Unser Kundencenter kommt bei den Kunden so gut an, weil wir es stetig weiter entwickeln und dabei
ihre Wünsche einfließen lassen“, erläutert Eike-Gretha Breuer von QualityHosting. „Das Kundencenter
funktioniert einwandfrei und ist dabei sehr eingängig zu bedienen“, so Schultze. „Es waren keine
Schulungen oder Webinare notwendig.“
Über die QualityHosting AG:
QualityHosting ist Deutschlands Marktführer für die Cloud-Solution Hosted Exchange und bietet ein
erweitertes Cloud-Portfolio inklusive SharePoint, Lync, Bundle-Angebot QualityOffice sowie leistungs-
fähige CloudServer für Unternehmen jeder Größe. Der Branchenpionier ist seit seiner Gründung 1998
auf Microsoft-basierte Technologien für geschäftskritische IT-Anwendungen spezialisiert – Hosted in
Germany. Kunden aus ganz Europa bauen auf die qualitativen Alleinstellungsmerkmale der
QualityHosting AG. Darunter das Deutsche Studentenwerk, Vossloh und die Roche Deutschland Hol-
ding GmbH. Zusätzlich profitieren hunderte Reseller von dem attraktiven White Label-Programm, dem
einzigartigen Hosted Exchange-Portfolio und dem individuell anpassbaren Kundencenter. Geführt wird
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 29
das Unternehmen mit Sitz in Gelnhausen von seinen Gründern Christian Heit, Vorstandsvorsitzender,
und Markus Oestreicher, Vorstand Technik.
Kontakt: QualityHosting AG Uferweg 40-42 63571 Gelnhausen T: +49 (0) 60 51 9 16 44 10 F: +49 (0) 60 51 9 16 44 10 E-Mail: support@qualityhosting.de www.qualityhosting.de www.twitter.com/qhag www.youtube.com/user/QualityHostingAG
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 30
11. Sixt Fördertechnik nutzt IT im „Local Cloud Hosting“-Betrieb von ITSM
Die Firma Sixt Fördertechnik mit Sitz in Bergheim ist ein führendes Handels- und Dienstleistungsun-
ternehmen im Bereich Flurförderzeuge und Höhenzugangstechnik, darunter versteht man Fahrzeuge
und Geräte wie Hubwagen, Gabelstapler oder Hubarbeitsbühnen, in Nordrhein-Westfalen.
Gemeinsam mit seinem Partnerunternehmen Appenfelder Fördertechnik in Wiehl beschäftigt das
Unternehmen knapp 180 Mitarbeiter und deckt damit die Bereiche Vertrieb, Vermietung, Service und
Schulung für Flurförderzeuge ab. Für den Aufbau und Betrieb der eigenen IT-Infrastruktur setzt das
Unternehmen auf das „Local Cloud Hosting“-Konzept der Firma ITSM GmbH aus Langenfeld.
Die IT-Landschaft bei Sixt Fördertechnik: Office, Warenwirtschaft, Dokumentenarchiv und GPS-
System
Als Betriebsleiter ist Volker Wawrzyniak für alle Betriebsabläufe bei Sixt Fördertechnik zuständig,
überwacht die Schnittstellen zwischen Organisation und EDV und verantwortet die unternehmens-
weite IT. „Unsere IT-Umgebung besteht zum einen aus einer klassischen Microsoft Office/Microsoft
Exchange-Umgebung, als Warenwirtschaftssystem setzen wir Microsoft Dynamics NAV ein. Darüber
hinaus sind wir gerade dabei, Microsoft Dynamics CRM als CRM-System einzuführen, da wir mit den
im Warenwirtschaftssystem enthaltenen CRM-Funktionen so langsam an unsere Grenzen
stoßen,“ erläutert der IT-Verantwortliche. „Darüber hinaus setzen wir ScanView zur Digitalisierung
unserer Dokumente wie Lieferscheine, Mietverträge oder Rechnungen ein, um im Nachhinein einen
schnelleren Zugriff auf die Dokumente zu ermöglichen.“ Zusätzlich zu den genannten Büro- und
Organisationslösungen ist bei Sixt Fördertechnik ein GPS-System im Einsatz, das für die
Arbeitszeiterfassung des Außendienstes sowie die Disposition und Routenplanung bzw.
Routenoptimierung der Service-Mitarbeiter genutzt wird. „Außerdem werden derzeit unsere
Gabelstapler mit dem System ausgerüstet. Dies dient zum einen der Ortung, aber auch der
Fernwartung, denn ähnlich wie ein Auto benötigt auch ein Gabelstapler regelmäßig seine Pflege und
Wartung“, erklärt Wawrzyniak.
Fokussierung auf Kernkompetenzen führt zur Auslagerung der IT
Bereits vor sechs Jahren fiel bei Sixt Fördertechnik die Entscheidung, die Firmen-IT an einen Rechen-
zentrumsbetreiber auszulagern. Volker Wawrzyniak erinnert sich: „Uns war von Anfang an bewusst,
dass der Aufbau und Betrieb einer IT-Infrastruktur nicht zu unseren Kernkompetenzen gehört und dass
wir dabei lieber auf jemanden vertrauen, der sich damit auskennt.“ Die Tatsache, dass alle
Unternehmensstandorte bereits über eine Standleitung miteinander verbunden waren, erleichterte
die Entscheidung, diese dann gleich an ein externes Rechenzentrum anzubinden. Für den Betrieb und
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 31
Support der Infrastruktur wurde bereits damals die Firma ITSM, ein 1998 gegründetes IT-Systemhaus
mit Sitz in Langenfeld, zwischen Köln und Düsseldorf, beauftragt. Als dann im Jahr 2013 die Verein-
barung mit dem Rechenzentrumsbetreiber auslief, entschied sich Volker Wawrzyniak, die komplette
IT, also Hardware- und Softwarekomponenten plus Betreuung in die Hände von ITSM zu geben und
zukünftig das Local Cloud Hosting-Angebot des Unternehmens zu nutzen.
ITSM Local Cloud Hosting ist ein Betriebsmodell, das weder eine Private noch eine Public Cloud ist. Die
hier zum Einsatz kommende Technik lässt sich am besten unter dem Begriff der Virtual Private Cloud
zusammenfassen. Hierbei wird eine Private Cloud auf einer Public Cloud-Infrastruktur abgebildet. Der
Anwender profitiert von der Sicherheit und Intimität einer Private Cloud, genießt jedoch die Flexibilität
und Pay-per-Use-Vorteile einer Public Cloud.
Zum Einsatz kommen dabei moderne Virtualisierungstechniken auf Grundlage von Microsoft Hyper-V,
einer Hypervisor-basierten Virtualisierungstechnologie von Microsoft.
Darüber hinaus sind im Angebot alle derzeit gängigen IT-Security-Maßnahmen wie Firewall-Anbin-
dung, Backup/Recovery, Anti-Viren-Software und Spamfilter enthalten. Die Überwachung der Systeme
erfolgt rund um die Uhr an 365 Tagen, Leistungsfähigkeit und Verfügbarkeit werden über Service Level
Agreements geregelt. Auch der Endanwender-Support erfolgt direkt über ITSM. „Die ITSM-
Telefonnummer klebt auf allen Bildschirmen unserer Mitarbeiter, so dass diese bei Fragen oder Pro-
blemen mit der IT sofort mit den Experten von ITSM Kontakt aufnehmen können“, bestätigt Volker
Wawrzyniak.
Der Umzug der IT-Systeme von Sixt Fördertechnik vom bisherigen Rechenzentrum zu ITSM benötigte
dank intensiver Planung und guter Vorbereitung gerade einmal ein verlängertes Wochenende, obwohl
die Virtualisierungsplattform von VMware auf Hyper-V umgestellt wurde. Darüber hinaus stieg das
Unternehmen bei den Endgeräten auf Thin Clients um. „Ich muss gestehen, dass ich zu Beginn etwas
skeptisch war, ob wir diesen Schritt tatsächlich wagen sollten“, gibt Volker Wawrzyniak offen zu.
„Mittlerweile hat sich der Umstieg allerdings als absolut richtig erweisen. Zum einen sind wir, was die
Endgeräte betrifft, nun komplett unabhängig. Selbst ein iPad lässt sich über die entsprechende App in
die Terminal Server-Umgebung einbinden.“ Darüber hinaus konnte Sixt Fördertechnik so deutliche
Kosteneinsparungen realisieren. „Wenn man bedenkt, dass ein klassischer PC im Schnitt 200 Watt
verbraucht, ein Thin Client aber gerade einmal 50 bis 60 Watt, so lassen sich allein schon bei den
Stromkosten Ersparnisse realisieren“, rechnet Wawrzyniak vor. „Dazu kommt, dass mit den Thin
Clients keinerlei Wartungskosten verbunden sind. Fällt ein Gerät aus, wird es einfach durch ein anderes
ersetzt.“ Und so laufen auch die derzeit noch genutzten PCs bei Sixt Fördertechnik nur noch als
„dumme Terminals“, und diese werden im Rahmen von Ersatzinvestitionen durch Thin Clients ersetzt
werden.
Und auch an die Zukunft denkt Volker Wawrzyniak bereits. Neben der eingangs erwähnten bereits
laufenden Einführung von Microsoft Dynamics CRM steht das Thema Mobile Computing ganz oben auf
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 32
der Agenda des IT-Verantwortlichen. Er erklärt: „Wir werden den Bereich Mobile Computing weiter
ausbauen und unseren Außendienst-Technikern auch mobilen Zugriff auf Unternehmensinfor-
mationen und -Dokumente ermöglichen. Mit der neuen Endgeräte-unabhängigen IT-Umgebung wird
dieser Schritt deutlich einfacher und kostengünstiger möglich sein.“
Das abschließende Fazit von Volker Wawrzyniak zum neuen, auf dem ITSM-Local Cloud Hosting-Kon-
zept basierenden IT-System fällt wie folgt aus: „Dank ITSM können wir uns weiter auf unsere Kern-
kompetenzen fokussieren und den IT-Betrieb denen überlassen, die sich damit auskennen. Die ITSM-
Lösung bietet genau die Skalierbarkeit und Flexibilität, die wir als mittelständisches Unternehmen
benötigen. Darüber hinaus haben wir mit ITSM einen kompetenten Partner für den weiteren Ausbau
unseres Systems sowie einen immer schnell erreichbaren Ansprechpartner für unsere Endanwender
gefunden.“
Kontakt:
ITSM – Gesellschaft für Informationstechnologie und Services Meiß mbH Albert-Einstein-Str. 17 40764 Langenfeld
Telefon: +49 (0) 21 73 – 1 06 48-0 Telefax: +49 (0) 21 73 – 1 06 48-48
Internet: www.itsm.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 33
12. Entgelt und Rente AG setzt für eigene SaaS-Lösungen auf IT-Infrastruktur von ITSM
Die Entgelt und Rente AG (E & R) mit Sitz in Langenfeld ist ein bundesweit tätiges IT- und Dienstleis-
tungsunternehmen, das sich auf die digitale Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge (bAV) und
die Entgeltabrechnung für Unternehmen spezialisiert hat. Über ein Online-Portal bietet das Unter-
nehmen zwei webbasierte Software-as-a-Service (SaaS) Lösungen an: Den Rentenmanager (bAV) und
LuGIS (Entgeltabrechnung und Personaldatenmanagement). Darüber hinaus können Unternehmen
weitere Dienstleistungen an E & R auslagern, selbst ein komplettes Outsourcing der gesamten Sach-
bearbeitung an die Spezialisten von E & R ist möglich. Für den Betrieb des Online-Portals und der
beiden SaaS-Lösungen verlässt sich das Unternehmen, das mittlerweile rund 50 Mitarbeiter beschäf-
tigt, auf die IT-Infrastruktur der Firma ITSM.
Bis 2011: Eigenes Rechenzentrum im Inhouse-Betrieb
Bis zum Jahr 2011 betrieb die E & R am damaligen Firmensitz Mülheim an der Ruhr ein eigenes
Rechenzentrum im Inhouse-Betrieb mit eigener IT-Infrastruktur und eigenem IT-Personal. „Wie bei
jedem Unternehmen, das seine eigene IT betreibt und darüber hinaus über diese IT auch noch Services
an Dritte anbietet, hatten auch wir mit den in solchen Fällen typischen Herausforderungen zu
kämpfen“, erinnert sich Gisbert Schadek. Der Rechtsanwalt und Experte für betriebliche Altersversor-
gung ist seit 2013 Vorstand der Entgelt und Rente AG, beziehungsweise seit 2010 der Vorläufergesell-
schaft LuGIS GmbH. Er erläutert weiter: „Laufend mussten wir in neue Hardware sowie Software-
Updates investieren und waren darüber hinaus unseren Kunden gegenüber für den reibungslosen
Betrieb der IT-Infrastruktur verantwortlich, was wiederum umfangreiche Support- und Wartungsar-
beiten nach sich zog. Eine zentrale Rolle spielten dabei die Themen IT-Sicherheit, also Zugangskon-
trolle, Brandschutz, etc. und Datensicherheit, denn immerhin verarbeiten wir mit den Personaldaten
unserer Kunden so genannte personenbezogene Daten zum Zweck der vertraglich vereinbarten
Leistungserbringung, die gerade hier in Deutschland einem besonderen Schutz durch Gesetze und
Vorschriften, allen voran das Bundesdatenschutzgesetz, unterliegen.“
Umzug nach Langenfeld führt zu Neuorientierung
Als im Jahr 2011 der Umzug nach Langenfeld anstand, nutzte das Unternehmen die Gelegenheit, auch
das bisherige IT-Konzept nochmals zu überdenken, und überprüfte erstmals die Option eines
Outsourcings der IT-Infrastruktur an einen externen IT-Dienstleister. Nach einer entsprechenden
Marktrecherche fiel die Entscheidung dann auf die ebenfalls in Langenfeld ansässige Firma ITSM.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 34
Zum Einsatz kommen bei ITSM moderne Virtualisierungstechniken auf Grundlage von Microsoft Hyper-
V, einer Hypervisor-basierten Virtualisierungstechnologie von Microsoft. Darüber hinaus sind im
Angebot alle derzeit gängigen IT-Security-Maßnahmen wie Firewall-Anbindung, Backup/Recovery,
Anti-Viren-Software und Spamfilter enthalten. Die Überwachung der Systeme erfolgt rund um die Uhr
an 365 Tagen, Leistungsfähigkeit und Verfügbarkeit werden über Service Level Agreements geregelt.
Auch der Endanwender-Support erfolgt direkt über ITSM.
„Wichtigstes Entscheidungskriterium für eine Zusammenarbeit mit ITSM war ganz klar die räumliche
Nähe“, erläutert Gisbert Schadek die Hintergründe der Entscheidung. „Wir haben von Anfang an aus-
schließlich nach einem lokalen Partner Ausschau gehalten, mit dem wir eine Partnerschaft der ‚kurzen
Wege‘ umsetzen konnten.“ Darüber hinaus spielte die Kompetenz im Virtualisierungsumfeld eine
große Rolle. Gisbert Schadek erklärt: „Wir hatten bereits zu Zeiten des Inhouse-Betriebs damit
begonnen, unsere Systeme zu virtualisieren. Dies erleichterte zwar rein physikalisch den Umzug der
Server, dennoch musste ein Hosting-Konzept geplant und erarbeitet werden, das die Übernahme der
virtualisierten Infrastruktur in das ITSM-Hochleistungsrechenzentrum ermöglichte. ITSM erwies sich
gerade im Bereich Virtualisierung als kompetenter Partner.“ Das neue, von ITSM gemeinsam mit E &
R erarbeitete Hosting-Konzepts bot zusätzlich die Möglichkeit, die über Jahre gewachsene und damit
sehr heterogene IT-Systemlandschaft von E & R in ein homogenes IT-System zu überführen. In einem
zweiten Schritt wurde dann ein Zugriffskonzept für die E & R-Mitarbeiter sowie die E & R-Kunden
erarbeitet. Dabei gab es insbesondere zum Thema Datenschutz eine ganze Reihe juristischer Fragen zu
klären. „Das Bundesdatenschutzgesetz schreibt in solchen Fällen den Abschluss einer Vereinbarung zur
Auftragsdatenverarbeitung vor. Dies gilt dabei nicht nur für die Geschäftsbeziehung zwischen E & R
und ITSM, sondern natürlich auch für die Beziehung zwischen E & R und seinen Kunden. Auch diese
mussten alle eine entsprechende Vereinbarung unterzeichnen. Mit dem Vertragspunkt
‘Unterauftragsverhältnis’ wird geregelt, dass der Auftragnehmer einen Unterauftragnehmer zum
Zweck der Leistungserbringung einsetzen darf. Dabei muss der Auftragnehmer, in diesem Falle also
wir, dafür Sorge tragen, dass der Unterauftragnehmer entsprechend der vertraglichen Vereinbarung
verpflichtet wird“, erläutert Gisbert Schadek. Mit der ausgelagerten Infrastruktur erfüllt die E & R alle
erforderlichen Datenschutzrichtlinien und konnte auch einige, speziell für den Personalbereich not-
wendige Zertifizierungen erfolgreich abschließen.
Thin Client-Konzept sorgt für deutlich geringeren Administrationsaufwand am Arbeitsplatz
Mit der Auslagerung der IT-Infrastruktur von E & R in das ITSM-Rechenzentrum entwickelte ITSM dann
gleich noch ein Thin Client-Konzept für die Arbeitsplätze der beiden E & R-Standorte in Langenfeld, was
laut Gisbert Schadek zu „deutlich geringerem Administrationsaufwand“ führte. Anstatt support- und
wartungsintensiver PCs arbeiten die E & R-Mitarbeiter nun mit Thin Clients, die bei einem Ausfall oder
einem Modell-Update einfach ausgetauscht werden. Die alte Telefonanlage wurde durch eine
moderne Voice-over-IP-Anlage ersetzt. „In den ersten zwei, drei Monaten nach dem Umzug waren –
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 35
wie bei einem solchen Projekt typisch – noch einige Anpassungsarbeiten notwendig, darüber hinaus
mussten wir uns erst daran gewöhnen, dass das IT-System und die darauf gespeicherten Daten nun
nicht mehr bei uns im Keller stehen, sondern dass wir darauf ab sofort über das Internet zugreifen“,
erinnert sich Gisbert Schadek. „Deshalb spielte das Thema Internetanbindung und Bandbreite eine
zentrale Rolle. Seit Abschluss dieser Anpassungsarbeiten läuft das System aber komplett reibungslos.“
Auf die Frage, ob und wie die ursprünglichen Ziele der Auslagerung der IT-Infrastruktur an ITSM
erreicht wurden, erklärt Schadek: „Wir sind mit der Zusammenarbeit mit ITSM sehr zufrieden, denn
wir konnten alle unsere gesetzten Ziele erreichen. ITSM kümmert sich um die Verfügbarkeit und
Wartung des Systems und ist für den Support verantwortlich. Dieser erfolgt nicht mehr wie früher von
‚9 bis 5‘, sondern 24 x 7 rund um die Uhr. Unsere IT-Kosten sind deutlich gesunken. Darüber hinaus
werden alle Leistungen von ITSM über eine monatliche Nutzungsgebühr abgerechnet, was die IT-
Kosten für uns deutlich einfacher kalkulierbar macht und uns vor den früher so häufig auftretenden
‚versteckten Kosten‘ bei Betrieb und Wartung einer eigenen IT-Infrastruktur schützt.“
Kontakt:
ITSM – Gesellschaft für Informationstechnologie
und Services Meiß mbH
Albert-Einstein-Str. 17
40764 Langenfeld
Telefon: +49 (0) 21 73 – 1 06 48-0
Telefax: +49 (0) 21 73 – 1 06 48-48
Internet: www.itsm.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 36
13. Terrabit GmbH: Damit die 1,8 Milliarden-Baustelle in den Alpen nicht zum Albtraum wird – IT-Outsourcing in Verbindung mit Cloud Computing auf Italiens größtem Bauprojekt
Das Vorhaben klingt kühn: Eine 87 Kilometer lange Ost-West-Achse quer durch die italienischen Vor-
alpen-Landschaft. Beauftragt mit dem Löwenanteil von 50 Kilometern ist das Konsortium Nuova
Briantea unter der Führung des europäischen Baukonzerns Strabag. Knifflig: Die neue Autobahn
nördlich von Mailand ist keine gewöhnliche Fernstraße. Denn allein ein Drittel der Transversale ver-
läuft durch Tunnels und über Brücken.
Ein 1,8-Milliarden-Euro-Alptraum?
Nuova Briantea steht bei der 1,8-Milliarden-Euro-Baustelle vor einer Herausforderung der Extraklasse:
Wie schafft man es, bis zu 400 Ingenieuren gleichzeitig Zugriff auf die Baupläne zu geben, ohne die IT
in die Knie zu zwingen. Denn Verzögerungen darf sich das Elite-Team von Nuova Briantea nicht
erlauben. Und überhaupt: Wie soll für das Riesenprojekt die IT-Infrastruktur aufgesetzt werden?
Könnte sich die Baustelle der Superlative etwa als Albtraum in den Alpen entpuppen?
Champions-League der internationalen Großprojekte
Andreas Ratzke sieht das nüchtern – Probleme dieser Art gehören schließlich zu seinem Job. Das ist
der IT-Koordinator im Bereich Tunnelbau bei der Strabag AG ist gewohnt. Internationale Großprojekte
wie die Pedemontana bedeuten für ihn die Champions League. Entsprechend setzt Andreas Ratzke auf
zuverlässige IT-Partner wie Terrabit, um die Projekte erfolgreich zum Abschluss zu bringen.
„Oftmals sind die Projekte im Ausland, wo wir ganz andere Standards haben, als wir sie in Deutschland
gewohnt sind“, meint Ratzke. Deutsche Gründlichkeit? Fehlanzeige. Problem Nummer zwei ist der
Zeitmangel: „Zusätzlich muss innerhalb ganz kurzer Zeit ein Projekt aus dem Boden gestampft werden,
umgesetzt werden konzipiert werden.“ Und dann darf man die unvorhergesehenen Faktoren nicht
vergessen: „Als drittes haben wir natürlich während der Bauphase ständig die Situation, dass die IT an
die Gegebenheiten angepasst werden muss.“
Andreas Ratzke suchte einen zuverlässigen IT-Partner, der im Stande ist, eine komplexe IT-Infrastruktur
auf Abruf zu liefern. Und darüber hinaus maximal flexibel, sodass Anpassungen ständig vorgenommen
werden können. Perfekt zugeschnitten auf eine dynamisch wachsende IT-Struktur, die dafür sorgt,
dass in Spitzenzeiten auch einmal 400 Ingenieure gleichzeitig ohne Latenz auf die Baupläne zugreifen
können. Selbstverständlich mit höchster Sicherheitsstufe und verschlüsseltem Datenzugriff. Plus 24-
Stunden Support, sieben Tage die Woche, 365 Tage im Jahr.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 37
Dream-Team vCompany und Microsoft Azure
Ein anspruchsvolles Pflichtenheft. Etwa ein unmögliches? Muss der IT-Koordinator seine Ansprüche
herunterschrauben?
Nein, denn hier kommt nun vCompany von Terrabit ins Spiel. Eine Lösung, die die Vorteile des IT-Out-
sourcings – nämlich die individuelle Anpassbarkeit, also Customizing – mit denen des Cloud Compu-
tings – Automatisierung zu günstigen Preisen – vereint. Fester Bestandteil im vCompany Paket von
Terrabit ist Microsoft Azure. Mit der Unterstützung des US-Software-Riesen aus Redmond wird die
Cloud-Lösung Made in Germany auch international einsatzfähig – für alle Baustellen weltweit. Natür-
lich weiterhin unter allen Einhaltungen der strengen deutschen Sicherheitsvorkehrungen.
Schließlich muss die IT-Infrastruktur auch weit entfernt vom Stammsitz des Baukonzerns funktionie-
ren, lähmende Latzenz-Zeiten darf sich niemand erlauben. Terrabit schärfte das Konzept für vCompany
speziell für die harten Anforderungen im Bau-Business und schnitt es für Baukonzerne zu: Am
Unternehmens-Stammsitz kann auf eine funktionierende IT zugegriffen werden, dort werden zentral
alle Daten gebündelt. Für die Baustellen-Projekte ist zeitlich befristet eine separate IT-Struktur
notwendig. Hoch performant, sicher, mit Zugriff auf die Stammdaten in der Zentrale, jedoch ohne
Latenz.
Von 0 auf 100 in nur drei Wochen
Terrabit übernahm den kompletten IT-Betrieb und sorgte dafür, dass innerhalb von nur drei Wochen
jeder Baustellen-Mitarbeiter auf eine einsatzfähige IT zugreifen konnte. Die Mitarbeiter nutzten teil-
weise ihre eigenen Notebooks: direkt auf der Baustelle, in ihren Stammhäusern oder von zu Hause.
Immer zuverlässig vernetzt dank vCompany, immer auf Abruf bereit. Dank verschlüsselter VPN-Ver-
bindung.
IT-Koordinator Andreas Ratzke zeigt sich von den Möglichkeiten, die vCompany bietet, begeistert: „Am
Anfang einer Baumaßnahme starten wir meistens auf der grünen Wiese, es gibt kaum eine Infra-
struktur. Aber mit der vCompany Lösung können wir von Anfang arbeiten, wir brauchen maximal eine
UMTS-Karte dazu.“
Wo die klassische IT aufhört und enge Grenzen setzt, fängt vCompany in Verbindung mit Microsoft
Azure an. IT-Ressourcen können innerhalb kürzester Zeit bereitgestellt werden und bieten einen
schnellen und sicheren Zugang zu den benötigten Unternehmensressourcen.
„Wenn wir auf der Baustelle sind, benötigen wir unsere Baupläne, wir müssen damit arbeiten. Und
Terrabit waren die einzigen, welche genau das realisieren konnten, was wir wollten“, sagt Daniele
Dionisi, IT-Verantwortlicher der Nuova Briantea. Fehler darf er sich nicht erlauben, sie schlagen sofort
durch, verursachen Ärger und unnötige Zusatz-Kosten. Dionisi ist auf verlässliche Partner angewiesen:
„Die Zusammenarbeit des internationalen Teams muss reibungslos funktionieren.“
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 38
IT auf Abruf, Support im Rundum-Service
Die IT-Verantwortlichen und Koordinatoren von Nuova Briantea wissen sich bei der Terrabit in sicheren
Händen „Durch die Terrabit GmbH ist unsere IT immer genau auf unsere Bedürfnisse angepasst“,
bestätigt Daniele Dionisi. Wobei die Leistung von Terrabit nicht mit der Lieferung der Infrastruktur
aufhört. Geordert werden kann je nach Bedarf auch die 360°-Rundum-Betreuung von Terrabit. Support
ist dann rund um die Uhr verfügbar, 24/7 an 365 Tagen im Jahr. Ein Feature, das vor allem bei
Bauprojekten von Interesse ist, wo in mehreren Schichten gearbeitet werden muss.
Auch für weitere Bauprojekte in der Zukunft sieht sich Andreas Ratzke von Terrabit optimal betreut.
Er setzt uneingeschränkt auf die Partnerschaft: „Mit individuellen IT-Lösungen für verschiedenste
Problemfälle hat die Terrabit einen maßgeblichen Anteil dazu beigetragen, dass wir weiterhin Groß-
projekte wirtschaftlich bauen können. Und unseren hohen Qualitätsansprüchen gerecht werden.“
Kontakt:
Terrabit GmbH
Gerhard-Kindler-Str. 8
72770 Reutlingen
Fon: + 49 7121 515 393-60
beratung@terrabit.de
www.terrabit.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 39
14. Rechtsanwälte gehen in die Cloud
Das Projekt „IT-Outsourcing“ bei Friedrich Graf von Westphalen & Partner
• Umfassendes IT-Projekt: Migration aus bisherigem Rechenzentrum mit möglichst geringer
Ausfallzeit, Neuaufbau einer optimierten IT-Infrastruktur, Zugriff auf die Services in der Private
Cloud im Rechenzentrum der badenIT.
• Extrem kurze Projektlaufzeit: 20 Wochen zwischen erstem Kontakt und Projektende.
Der Kunde
Friedrich Graf von Westphalen & Partner (FGvW) gehört zu den führenden Anwaltskanzleien in
Deutschland, deren Schwerpunkt auf Wirtschaftsrecht liegt. An den Standorten Freiburg und Köln be-
treuen rund 150 Mitarbeiter Mandanten in aller Welt. Mitte 2010 beschließt FGvW, sich von einer
größeren Sozietät abzutrennen und eigene Wege zu gehen. Dabei ist das Ziel, schlankere und agilere
Strukturen zu schaffen und so noch besser auf die Bedürfnisse der Mandanten eingehen zu können.
Auch bei der IT will FGvW flexibler werden. Die Verantwortlichen entscheiden sich deshalb dafür, die
IT in ein externes Rechenzentrum am Standort Freiburg auszulagern.
Die Herausforderungen
FGvW steht unter enormem Zeitdruck: Innerhalb einer extrem kurzen Projektlaufzeit von drei Mona-
ten müssen die Daten aus dem bisherigen Rechenzentrum in Hamburg migriert und eine neue,
eigenständige IT-Infrastruktur aufgebaut werden. Für die Benutzer soll sich in der Anwendung nichts
ändern. Zudem ist das Ziel, die Systeme zu konsolidieren und an zeitgemäßen Anforderungen auszu-
richten. Die Arbeiten müssen im Hintergrund laufen, um den Tagesablauf der Mitarbeiter möglichst
wenig zu stören. Darüber hinaus gilt es, die besonderen Datenschutzbestimmungen für die sensiblen
Daten der Sozietät zu berücksichtigen.
Die Lösung
Mit badenIT und FreiNet findet FGvW die passenden Dienstleister. Die IT-Services, die badenIT in ihrem
hochmodernen Rechenzentrum zur Verfügung stellt, können den Anforderungen entsprechend
angepasst werden – bei maximaler Kosten- und Leistungstransparenz. Dabei übernimmt FGvW den
First-Level-Support selbst, für den Second-Level-Support stehen die Spezialisten der badenIT und
FreiNet zur Verfügung. Neben der Vernetzung der Standorte und der Anbindung an das badenIT-
Rechenzentrum übernimmt der Freiburger Provider FreiNet die Netzwerksicherheit.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 40
Die Projektumsetzung
Die Spezialisten der badenIT nehmen zusammen mit den IT-Verantwortlichen von FGvW und einem
externen Berater von Hubert Associates die Anforderungen an die neue IT-Infrastruktur unter die Lupe
und entscheiden sich für eine „sanfte“ Migration: Zuerst werden die aktuellsten Betriebssysteme und
Backend-Versionen eingespielt. Anschließend wird die Windows Infrastruktur aus der alten Umgebung
über eine „Vertrauensstellung“ mit der neuen Umgebung bekannt gemacht. Während der
Übergangsphase können sich die Benutzer in der neuen Umgebung anmelden und weiter Anwendun-
gen aus der alten IT-Landschaft nutzen. Mittels einer speziellen Migrationssoftware werden alle
Computer und Benutzer in die neue Microsoft ADS-Domäne übernommen. Zug um Zug werden ein-
zelne Applikationen und Daten migriert, die Überwachung und Datensicherung wird in Betrieb ge-
nommen.
Die IT-technische Trennung der beiden Sozietäten erfolgt gemäß Zeitplan am 22.12.2010. FGvW ist
seitdem IT-technisch autark und nutzt die bewährten Prozesse und Infrastruktur der badenIT und
FreiNet. Durch die Migration und den Umzug ins badenIT-Rechenzentrum werden die Mitarbeiterin
ihrem Arbeitsalltag nicht gestört. Dass nun im Hintergrund eine völlig neue IT-Infrastruktur läuft,
merken die Mitarbeiter von FGvW lediglich an der besseren Performance der Rechner. Die offene und
konsequente Kommunikation zwischen dem Kunden, den Partnern und Lieferanten ermöglicht einen
für alle Beteiligten erfolgreichen Projektabschluss.
Dr. Barbara Mayer, Geschäftsführende Partnerin Friedrich Graf von Westphalen & Partner:
„Wir hatten gehörig Respekt vor der Umstellung unserer IT. Schließlich sind wir im hohen Maße von
der IT abhängig. Aber letztlich spürten wir von dem Wechsel nichts. Plötzlich waren alle Daten migriert
und wir griffen auf das Rechenzentrum der badenIT zu. Wir sind sehr zufrieden und haben ein gutes
Gefühl, weil wir uns auf die badenIT verlassen können.“
Stephan Eck; Office-Manager und IT-Verantwortlicher bei Friedrich Graf von Westphalen & Partner:
„Wir haben uns aus einer Reihe von Anbietern für badenIT und FreiNet entschieden, weil wir vom
ersten Moment an Vertrauen in deren Kompetenz und Verlässlichkeit hatten. Diese Entscheidung
haben wir bis heute nicht bereut und würden sie jederzeit wieder so treffen.“
Kontakt:
badenIT GmbH
Tullastraße 70
79108 Freiburg
Fon : 0761 279-79979
Fax:: 0761 279-24473
www.badenIT.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 41
15. Innovative Shopping-Plattform erhält von Stemmer in Rekordzeit eine hochleistungsfähige IT-Infrastruktur.
Wie zieht man in wenigen Monaten eine innovative E-Commerce-Plattform hoch, die eine Vielzahl
lokaler Marktplätze mit über 100 Millionen Angeboten umfasst? Und wie schafft man es, in derselben
kurzen Zeit eine passende IT-Infrastruktur aufzubauen, die in Sekundenschnelle Tausende parallel
ausgeführter Umkreissuchen in diesem Datenbestand ausführen kann?
Vor diesen Herausforderungen stand John-Erik Horn, als er im Januar 2014 in die Geschäftsführung des
Start-ups my-xplace GmbH einstieg, das hinter der Marke simply local steht. Für ihn war die Lösung
schnell klar: Konzentration des eigenen Teams auf die Kernkompetenzen Datenbanken und Software-
entwicklung und Bezug des Hostings als externer Service. Dafür brauchte er einen Partner, der in der
Lage war, die technische Infrastruktur in gerade einmal vier Monaten zu planen, zu liefern und zu
installieren. Mit der Hilfe von Stemmer gelang es ihm, dieses ehrgeizige Ziel zu erreichen.
Eine innovative Lösung für den stationären Handel Anstatt wie das Kaninchen auf die Schlange Online-
handel zu starren, muss der stationäre Einzelhandel selbst aktiv werden und dem stärker werdenden
Wettbewerb mit dessen eigenen technischen Mitteln begegnen. Das ist die Philosophie, die hinter
simply local steht, der Marke der my-xplace GmbH.
„simply local bietet eine Lösung für die Herausforderung des stationären Handels“, ist John-Erik Horn,
Geschäfts-führer der my-xplace GmbH, überzeugt. „simply local macht das Einkaufen für Konsumenten
so bequem wie möglich und das Verkaufen für Händler so effektiv wie möglich. Denn simply local ist
dort, wo auch die Verbraucher sind – online am PC oder unterwegs auf dem Smartphone.“
simply local zeigt den Konsumenten, wo sie noch am selben Tag ihr Wunschprodukt in einem Laden in
ihrer Nähe kaufen können. Versandkosten und Wartezeit entfallen und die fachkundige Beratung gibt
es gratis dazu. Reservierungs- und Kaufservices wie Mobile Payment, Same-Day-Delivery und E-Shop-
Funktionalität verbinden die Vorteile von Web und Smartphones mit dem lokalen Einkauf. Dem
stationären Handel bietet simply local so eine umfassende Plattform, um sein Sortiment und seine
Leistungen mittels Location-Based-Services schnell, einfach und effektiv zu präsentieren und damit
modern-ste Absatzkanäle zu erschließen.
In sechs Monaten vom Konzept zur Liveschaltung
„Da simply local in Kooperation mit zahlreichen Tageszeitungen betrieben wird, war uns schnell klar,
dass es aus einer sehr großen Anzahl lokaler Marktplätze bestehen würde“, erklärt Horn. Er stieß
Anfang des Jahres 2014 zu dem Start-up. Seine Aufgabe: die Plattform innerhalb eines halben Jahres
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 42
online zu bringen. „Das war eine ziemlich sportliche Aufgabe“, lächelt Horn. „Aber ich wusste, was auf
mich zukommt.“
Was auf ihn zukam, war zunächst einmal der Neubau der Plattform auf der Basis einer marktführenden
E-Commerce Software. Parallel dazu musste die Frage der technischen Infrastruktur geklärt werden.
„Unsere Kernkompetenzen sind Datenbanken und Software“, so Horn. „Alles unterhalb der
Virtualisierungsschicht fassen wir nicht an, dafür suchten wir einen externen Partner.“
Es war von vornherein klar, dass nur ein lokales Hosting innerhalb Deutschlands infrage kam. Aufgrund
der Komplexität des Systems und aus Sicherheitsgründen entschied sich simply local gegen einen
Managed Cloud Service und für eine Dedicated Hybrid Cloud. Obwohl keine konkreten Produkte in der
Ausschreibung vorgegeben wurden, war das bewährte FlexPod-Konzept aufgrund seiner nach wie vor
marktführenden Architektur als Messlatte gesetzt.
FlexPod basiert auf FAS-Speichersystemen von NetApp, dem Cisco Unified Computing System mit
Nexus Switches sowie unterschiedlichen Hypervisoren zur Servervirtualisierung und Verwaltung. Es
handelt sich um eine vorvalidierte, flexibel skalierbare und rundum integrierte Komplettarchitektur.
Hoch performante Suchfunktion entscheidend
„Eine der entscheidenden Anforderungen an das Projekt war die Suchfunktion“, unterstreicht Horn.
„Unsere Datenbank besteht aus etwa zwei Millionen Produkten und den dazugehörigen rund hundert
Millionen Angeboten, also die Verknüpfung eines Produkts mit einem Preis in einer Filiale. Die
Suchfunktion musste hochperformant sein, um die User Experience nicht zu verwässern.
Insbesondere die sogenannte Umkreis-suche, also die Suche von einem beliebigen Punkt in Deutsch-
land innerhalb eines beliebig definierbaren Radius nach der Verfügbarkeit von einzelnen Produkten,
stellte sich als besondere Herausforderung dar.“
Unter sechs Anbietern setzte sich Stemmer durch, weil das Angebot in puncto Preis und flexibler Ska-
lierbarkeit ebenso überzeugte wie die Erfahrungen des Unternehmens. „Das war auch für uns ein
einzigartiges Projekt“, sagt Michael Rapp, Account Director bei Stemmer. „Wir hatten zwar alles, was
gefordert war, schon mehrfach realisiert, aber in unterschiedlichen Projekten. In dieser Gesamtheit
war das auch für uns erstmalig.“
Nachdem der Monat Februar für die Anforderungs-definition genutzt wurde, hatte Stemmer effektiv
nur vier Monate Zeit bis zur Inbetriebnahme. Das Rechen-zentrum musste bis Ende Juni in Betrieb
genommen werden, Lieferung, Installation, Erstkonfiguration und Customizing inklusive.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 43
Maßgeschneiderte Sicherheitsarchitektur für optimalen Schutz
„Zentrale Elemente waren eine maßgeschneiderte Sicherheitsarchitektur sowie der Einsatz eines
kleinen Hadoop Clusters mit acht Nodes”, erklärt Rapp. So wurde ein mehrstufiges Security-Konzept
realisiert, das von 200 Mbps bis 2 Gbits ohne Downtime und zusätzliche Hardware skalierbar ist.
Eingesetzt wurden von Radware der Alteon Loadbalancer, Defense Pro und Appwall sowie ein zwei-
stufiges Firewall-System mit Fortinet Firewall und Cisco ASA Firewall. „Die Sicherheitsarchitektur von
Radware mit ihren flexiblen Softkey-Upgrades ist das perfekte Produkt für Start-ups wie simply local,
die hohe Wachstumsziele verfolgen“, sagt Rapp. Als Speicher wurden ein hoch verfügbarer Flash
Speicher von Pure Storage sowie für das Backup zwei Storagesysteme von NetApp gewählt. „Bei der
Skalierung des Traffics auf der Plattform wächst sogleich auch die Belastung der Suchfunktion“, so
Rapp. „Aus diesem Grund war von vornherein klar, dass SSD-Technologie zum Einsatz kommen sollte.
Aufgrund eines einheitlichen Webservers konnte eine extrem hohe Reduktionsrate erzielt werden, die
deutlich über dem prognostizierten Niveau von 1:10 liegt.“
Ersparnis bei Personalkosten
Bei den Servern entschied man sich für Cisco UCS Blade Server, die, wie alle anderen Komponenten,
ohne Downtime skalierbar sind, wie Rapp betont: „So können wir flexibel auf Änderungen reagieren
und bei Bedarf weitere Speichereinheiten zum Gesamtsystem hinzufügen, beispielsweise Blades von
einem Enclosure in der eDMZ in die eDC umziehen. Die durchgängige Skalierbarkeit des Systems ge-
währleistet zudem höchste Performanz für simply local auch bei schnellem Wachstum.“
Basis für das Rechenzentrum stellt die FlexPod-Architektur von Cisco und NetApp dar. Die VMware
Software erlaubt die Anbindung externer Cloud-Anbieter über vConnect, um saisonale Spitzen abzu-
fangen.
Neben dem Aufbau der Infrastruktur erfolgen auch der Betrieb und das Monitoring durch Stemmer.
So kann simply local sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren und muss kein zusätzliches Personal mit
Kompetenzen rund um Hardware und IT Security einstellen.
Pünktliche Bereitstellung ermöglicht termingerechten Start
Pünktlich zum Juli 2014 stand alles betriebsbereit zur Verfügung, auch wenn auf dem Weg dorthin
„einige Stolpersteine aus dem Weg geräumt werden mussten“, wie sich Rapp erinnert. „Wir mussten
die Teilgewerke an verschiedene Lieferanten ausschreiben, die ganz unterschiedliche Lieferzeiten
hatten.“ So konnte der Flashspeicher erst spät geliefert werden. Stemmer installierte trotzdem das
gesamte übrige System, so dass darauf bereits gearbeitet werden konnte. Der SSD-Speicher wurde
dann nachträglich ins System eingebunden. Ein Penetrationstest, der im Juli durch ein anderes
Unternehmen durchgeführt wurde, bewies die Zuverlässigkeit der gewählten Sicherheitsarchitektur.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 44
„Stemmer hat es geschafft, innerhalb von nur vier Monaten eine voll funktionsfähige Architektur
bereitzustellen, die von Anfang an sämtliche Anforderungen erfüllte“, so das Fazit von John-Erik Horn.
„Die Koordination verschiedener Lieferanten, die nahtlose Integration der verschiedenen Systeme und
die termingerechte Installation durch Stemmer erlaubten es simply local, zum geplanten Zeitpunkt
online zu gehen.“
Kontakt:
Stemmer GmbH
Peter-Henlein-Straße 2
82140 Olching
Deutschland
Telefon: +49 (0)8142 45 86-0
Telefax: +49 (0)8142 45 86-199
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 45
16. Udo Walz: Frische-Kur für die Lohnabrechnung
Als Haarstylist muss man mit der Zeit gehen. Neue Trends, neue Produkte, ein neuer Zeitgeist: Stehen
bleiben ist als keine Option. Auch nicht für Udo Walz. Deutschlands vielleicht bekanntester Friseur ist
seit über 40 Jahren für moderne Schnitte und echte Haarkunstwerke zuständig. Der 70-Jährige
beschäftigt hierzulande über 100 Mitarbeiter. Und auch in punkto Lohn geht Walz mit der Zeit: Seine
Büroangestellte Annika Heidensohn macht die Lohnabrechnung heute online. Make-Up,
Haarverlängerung, Colorationen oder Wimpernverlängerung: In den sechs Berliner Udo-Walz-Salons
können sich Frau und Mann verschönern lassen. Einen Haarschnitt mit Styling bei Walz persönlich gibt
es bereits für 150 Euro. Und wie Walz selbst gegenüber dem Berliner Tagesspiegel äußerte,
interessiere es ihn nicht, wem er die Haare macht. Wichtig ist ihm, dass alle Kunden zufrieden den
Salon verlassen. Damit zeigt sich der Mann, dessen Schere schon Marlene Dietrichs, Naomi Campbells
und Romy Schneiders Haare kürzte, äußerst bodenständig.
Alles digital
Und es ist wohl genau diese Einstellung, die auch sein Personal lange an ihn bindet. Viele seiner
Angestellten arbeiten schon seit über 30 Jahren bei ihm. So lange rechnet er schon deren Löhne ab.
Und das geschah früher anders als heute. Alles musste per Hand erfasst und per Post eingesandt
werden. Diese Zeiten sind noch gar nicht so lange vorbei: Erst mit der Einführung der Elektronischen
LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) wurde zum 1. Januar 2013 in Deutschland die Lohnsteuerkarte
aus Papier durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. Dieses Verfahren wird auch als „elektronische
Lohnsteuerkarte“ bezeichnet. „Für uns war die elektronische Lohnsteuerkarte ein Grund, eine Online-
Lösung auszuprobieren“, berichtet Annika Heidensohn. Die Büroangestellte kümmert sich bereits seit
16 Jahren um die Lohnabrechnung bei Walz. Lange Jahre arbeitete sie mit der
Personalwirtschaftslösung von Sage, die vor Ort auf dem Rechner installiert war.
Lohn online übermitteln
Vor zwei Jahren beauftragte Udo Walz einen Steuerberater, der die HR-Software von Sage ablöste. Die
Mittelstandssoftware überstieg einfach vom Funktionsumfang und den Kosten die Ansprüche des
Unternehmens. „Es stellte sich heraus, dass unsere Angestellten einfach lieber per Papier ihren Urlaub
einreichen“, berichtet Heidensohn.
„Der Steuerberater hat bestimmt seine Arbeit gut gemacht“, so Heidensohn. „Aber dennoch mussten
wir erst einmal alle Daten erfassen, ihm bereitstellen und dann nochmal kontrollieren. Als dann im
Sommer 2013 das Telefon klingelte und ein Sage Mitarbeiter von der neuen simplen Online-Lohnab-
rechnung, Sage Entgelt & Personal, berichtete, wurde Heidensohn hellhörig.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 46
Alle Meldungen automatisch übermittelt
„Das Programm hat mich überzeugt“, lobt die Büroangestellte. Es sei einfach zu bedienen und der
große Vorteil liege darin, dass es alle elektronischen Meldungen automatisch übermittelt. Auch preis-
lich sei es im Rahmen. „Ich bin froh, wieder eine Software zu haben und auf die Abstimmung mit einem
externen Dienstleister verzichten zu können“, fasst Heidensohn zusammen. Und auch ihr Chef, Udo
Walz, ist zufrieden: „Die Online-Lösung verkürzt den Zeitaufwand deutlich.“
Kontakt:
Sage Software GmbH
Emil-von-Behring Straße 8-14
60439 Frankfurt am Main
T: +49 (69) 50007-0
F: +49 (69) 50007-1110
www.sage.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 47
17. Steuerkanzlei Manolikakis sichert Mandantendaten mit Backup-Lösung aus der Cloud
Bereits seit mehr als zehn Jahren berät der Steuerberater Georgios Manolikakis Mandanten in den
Bereichen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Finanzbuchhaltung und Jahresabschlusserstellung. Aber
auch Spezialthemen, wie die englische Limited, die Betreuung bei Betriebsprüfungen oder der Unter-
stützung bei der Firmengründung (Business Plan, Finanzplan), gehören zum Dienstleistungsspektrum
der Steuerkanzlei aus Altenburg in Thüringen. Wenn es um die Sicherung der sensiblen Mandanten-
daten geht, verlässt sich Steuerberater Manolikakis voll und ganz auf den Cloud Backup-Service
BAYERN BACKUP der Firma PROGTECH – und das aus gutem Grund.
Hohes Risiko mit weitreichenden Folgen: Verlust von Mandantendaten kann zum Verlust der Zulas-
sung führen
„Der Verlust von Mandantendaten stellt für einen Steuerberater ein Risiko mit möglicherweise weit-
reichenden Folgen für ihn selbst dar, die sogar zum Verlust der eigenen Zulassung führen können“,
erläutert Georgios Manolikakis die Gründe, weshalb er als Steuerberater höchste Anforderungen in
den Bereichen Datenschutz und Datensicherheit erfüllen muss. Steuerberater gehören nämlich, wie
Rechtsanwälte oder Ärzte, zu den Berufsgruppen, bei denen Datenschutz und Datensicherheit eine
besondere Rolle spielen. Denn alle drei Berufsgruppen arbeiten täglich mit den besonders schützens-
werten Daten ihrer Mandanten, Klienten oder Patienten. Im Fall des Steuerberaters handelt es sich
um die Unternehmenszahlen und betriebswirtschaftlichen Kennzahlen der Mandantenunternehmen
– Zahlen und Daten, die unter keinen Umständen in die Hände Dritter gelangen oder öffentlich zu-
gänglich gemacht werden dürfen, soweit dies nicht ausdrücklich vom Mandanten autorisiert wurde.
Auch ein Datenverlust durch Ausfall des IT-Systems oder Benutzungsfehler ist unbedingt zu vermeiden.
Die kontinuierliche Sicherung der Mandantendaten und die Gewissheit, im Notfall diese Daten in
kürzester Zeit vollständig wiederherstellen zu können, genießen daher höchste Priorität.
Der sorgfältige Umgang von Georgios Manolikakis und seinem Team mit den Daten seiner Mandanten
wird dabei nicht nur von diesen selbst, sondern auch von der für ihn zuständigen Ständekammer
sorgsam überwacht. In einem Beschluss vom 25. April 2012*) hat das Präsidium der Bundessteuer-
beraterkammer (BStBK) nochmals ausdrücklich auf die besondere Bedeutung von Datenschutz und
Datensicherheit in der Steuerberaterpraxis hingewiesen und die wichtigsten Vorgaben zusammenge-
fasst. So ergibt sich die Verschwiegenheitspflicht des Steuerberaters, unabhängig davon, ob er ange-
stellt oder selbstständig tätig ist, aus § 57 Abs. 1 StBerG, § 5 BOStB und § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB. Sie
stellt eine der Grundvoraussetzungen für die steuerberatende Tätigkeit dar. Die Verschwiegenheits-
pflicht erstreckt sich dabei laut BStBK auf alles, was dem Steuerberater in Ausübung des Berufs oder
bei Gelegenheit seiner Berufstätigkeit anvertraut oder bekannt geworden ist. In Bezug auf den
Datenschutz zählen in der Steuerberaterpraxis zu den personenbezogenen Daten im Sinne des Bun-
desdatenschutzgesetzes (BDSG) vor allem die im Rahmen der steuerberatenden Tätigkeit verwende-
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 48
ten Mandantendaten. Der Steuerberater hat damit alles zu tun, um eine ordnungsgemäße Verarbei-
tung der ihm anvertrauten Daten zu gewährleisten. Dazu gehört auch ein regelmäßiges Backup der
Daten, um im Fall eines Ausfalls des IT-Systems oder eines Datenverlustes darauf zurückgreifen zu
können. „Ein Verlust von Mandantendaten würde nicht nur zu einem deutlichen Vertrauensverlust im
Verhältnis zu meinen Mandaten, mit unter Umständen sogar einem juristischen Nachspiel, führen, ich
müsste als letzte Konsequenz sogar befürchten, dass mir die Zulassung als Steuerberater entzogen
wird,“ erläutert Steuerberater Manolikakis die weitreichenden Folgen.
Traditionelles Backup vs. Cloud Backup: Absturzrisiko führt zum Umdenken
In der Vergangenheit wurden Backups in der Steuerkanzlei Manolikakis, wie wahrscheinlich in vielen
Unternehmen in Deutschland, über eine traditionelle Bandspeicherung durchgeführt. Das Verwalten
der Backups und Lagern der Backup-Bänder blieb dabei dem Firmenchef überlassen. Und wie ebenfalls
in vielen Unternehmen erwies sich diese Vorgehensweise schon bald als fehleranfällig. Georgios
Manolikakis erinnert sich: „Zum einen musste natürlich daran gedacht werden, die Speicherbänder
regelmäßig auszuwechseln. Darüber hinaus musste geklärt sein, wer sich darum kümmert, wenn ich
selbst auf Mandantentermin und deshalb nicht in der Kanzlei bin. Immer häufiger kam es dann halt
doch zu dem Fehler, dass Backups überschrieben wurden, weil man vergessen hatte, das Band zu
wechseln.“ Mit dem Ziel, das bisherige Backup-Konzept zu optimieren begab sich Steuerberater
Manolikakis auf die Suche nach einer Alternative für die bisherige Vorgehensweise.
Letztendlich fiel die Entscheidung auf den Cloud Backup-Service BAYERN BACKUP der Firma PROGTECH
aus Buchbach. „Auch wenn ich anfangs Vorbehalte beim Thema Cloud Computing hatte, so wurde mir
doch rasch klar, dass BAYERN BACKUP alle meine bisherigen Probleme auf einen Schlag lösen konnte.
Der Cloud Backup Service arbeitet automatisch, ohne dass ich mich darum kümmern muss. Die Frage,
welches Band wann wo gewechselt werden muss, stellt sich nicht mehr, und die entsprechenden von
BAYERN BACKUP permanent durchgeführten Datenkonsistenz- und Übertragungsprüfungen
gewährleisten, dass die Daten korrekt abgespeichert wurden und im Notfall damit auch korrekt wieder
eingespielt werden können“, erläutert Steuerberater Manolikakis seine Überlegungen. „Darüber
hinaus liegen die Backups nicht mehr bei mir in der Kanzlei, sondern sicher Hunderte von Kilometern
entfernt, mit einem nur mir bekannten Schlüssel geschützt, im BAYERN BACKUP-Rechenzentrum.“
Die letzten Vorbehalte gegenüber der Cloud konnten dann im persönlichen Kontakt mit den BAYERN
BACKUP-Experten ausgeräumt werden. Georgios Manolikakis bestätigt: „Ursprünglich war für mich
Cloud Computing ein Konzept, das komplett unpersönlich und virtuell abläuft. Ich buche im Internet
einen entsprechenden Cloud Service, bezahle in der Regel mit der Kreditkarte und kann den Service
dann einfach nutzen, ohne dass sich jemand um meine spezifischen Belange kümmert. Einen für mein
Unternehmen so kritischen Prozess wie das Backup unserer Mandantendaten auf diese Weise einfach
in die Wolke zu verlagern, konnte und wollte ich mir nicht vorstellen. Umso erstaunter war ich, als ich
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 49
bei BAYERN BACKUP bereits bei der ersten Kontaktaufnahme von Mitarbeitern des Cloud Service
Providers betreut wurde, die zuerst einmal gemeinsam mit mir eine sinnvolle Backup-Strategie
besprachen und dann für mich mit BAYERN BACKUP umsetzten.“
Ein weiteres wichtiges Argument für den Einsatz von BAYERN BACKUP war die Tatsache, dass es sich
dabei um einen Cloud Service „Made in Germany“ handelt, der ausschließlich in Rechenzentren in
Deutschland betrieben wird. Alle BAYERN BACKUP-Kunden haben so die Garantie, dass ihre Daten
deutschen Boden nie verlassen. Manolikakis erläutert: „Auf Grund der bereits angesprochenen Be-
deutung, die Datenschutz und Datensicherheit für mich als Steuerberater haben, ist es natürlich
entscheidend zu wissen, dass auch der eingesetzte Cloud Backup-Service die Vorgaben des
Bundesdatenschutzgesetzes erfüllt. Auf der Grundlage der in Deutschland geltenden Gesetze bin und
bleibe ich meinen Mandanten für die sachgerechte und datenschutzrechtlich konforme Verarbeitung
ihrer Daten verantwortlich, selbst wenn ich einen externen Dienstleister beauftrage.
PROGTECH sichert alle eingehenden Daten und den Datenzugriff von außen
In der Folgezeit wurde die Zusammenarbeit zwischen der Steuerkanzlei Manolikakis und PROGTECH
über die reine Nutzung von BAYERN-BACKUP hinaus erweitert. PROGTECH kümmert sich mittlerweile
um alle in das IT-System der Kanzlei eingehenden Daten und hat dazu entsprechende Antispam- und
Antiviren-Lösungen implementiert. Auch die Firewall stammt aus dem Hause PROGTECH, eine Eigen-
entwicklung speziell für kleine und mittlere Unternehmen mit hohem Sicherheitsbedarf.
Fazit von Georgios Manolikakis: „Mit BAYERN-BACKUP haben wir einen Backup Service im Einsatz, der
es uns ermöglicht, die für unsere Berufsgruppe besonders strengen Vorgaben in den Bereichen
Datenschutz und Datensicherheit einzuhalten. Darüber hinaus weiß ich, dass ich im Notfall jederzeit
und innerhalb kürzester Zeit auf meine Backup-Daten zurückgreifen kann, ohne dass ich mich persön-
lich laufend darum kümmern muss. Am wichtigsten ist aber die Tatsache, dass es der Firma PROGTECH
gelang, mein Vertrauen zu gewinnen, so dass ich von den Vorteilen eines Cloud Backup-Services
profitieren kann, ohne die Risiken fürchten zu müssen. Und außerdem weiß ich, dass ich bei Fragen
und Problemen jederzeit einen persönlichen Ansprechpartner habe, der sich um meine Belange
kümmert.“
*) vgl:
www.bstbk.de/export/sites/standard/de/ressourcen/Dokumente/04_presse/publikationen/03_beru
fsrecht/28_5.2.4_Hinweise_Datenschutz_und_Datensicherheit_2012-04-26.pdf
Kontakt:
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 50
PROGTECH GmbH
Thaler Berg 27
84428 Buchbach
Telefon: +49 (8086) 9472-0
Telefon: +49 (8086) 9472-200
info@PROGTECH.net
info@BAYERN-BACKUP.net
http://PROGTECH.net
http://BAYERN-BACKUP.net
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 51
18. Belimed und netfiles: Einsatz eines virtuellen Datenraums für die standortübergreifende Zusammenarbeit bei einem international tätigen Unternehmen
Die Belimed AG mit Firmenzentrale in der Schweiz ist ein weltweit führender Anbieter von innovativen
Systemlösungen für Reinigung, Desinfektion und Sterilisation in den Bereichen Medical und Life
Science. Das Unternehmen produziert an vier Standorten in Europa, beschäftigt rund 1200 Mitarbei-
tende in zehn Ländern und ist mit einem Netz eigener Vertriebsgesellschaften und autorisierter Ge-
schäftspartner in mehr als 80 Ländern vertreten. Der deutsche Standort befindet sich in Mühldorf am
Inn. Für das standortübergreifende Dokumenten- und Projektmanagement setzt das Unternehmen auf
die webbasierte Lösung netfiles des gleichnamigen Anbieters.
Ausgangspunkt: Sicherer Datenaustausch zwischen Firmen-Standorten
„Wir suchten nach einer leistungsfähigen und benutzerfreundlichen Lösung für den sicheren Daten-
austausch zwischen den Belimed-Standorten in Deutschland und Slowenien“, beschreibt Edgar Sauer,
Leiter Qualitätsmanagement bei Belimed Deutschland, die Ausgangssituation im Jahr 2006. Konkret
ging es damals um die Verwaltung von mehr als 10.000 Konstruktionszeichnungen, die Mitarbeitern in
Deutschland und Slowenien zum Austausch und zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden
mussten. Die bisher angewandte Praxis, sich die Unterlagen per E-Mail hin- und herzuschicken, erwies
sich als einfach nicht mehr tragbar. Riesige Datenmengen wurden bewegt, eine Versionskontrolle war
unmöglich. Durch einen persönlichen Kontakt wurde Herr Sauer dann auf die Lösung netfiles Dataroom
aufmerksam.
Die im Cloud Computing-Modell angebotene Lösung bietet einen virtuellen Datenraum für den
standortübergreifenden Datenaustausch und die sichere Bereitstellung hochvertraulicher Dokumente
beispielsweise im Rahmen von Due Diligence Prüfungen, Forschungs- und Entwicklungsprojekten,
sowie Immobilien- und sonstigen Finanztransaktionen.
Die Server von netfiles befinden sich in einem hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland. Das
Rechenzentrum bietet umfassende Sicherheitssysteme und eine Überwachung 24 Stunden lang an 365
Tagen, mehrstufige Zutrittskontrollen, automatische Brandschutzsysteme, Klimatisierungstechnik,
unterbrechungsfreie Stromversorgung und eine direkte Anbindung an das Internet Backbone. Die IT-
Sicherheitsverfahren wurden vom TÜV Süd nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Als in Deutschland
ansässiger Anbieter unterliegt das Unternehmen den strengen Auflagen des Bundesdatenschutzge-
setzes (BDSG). „Die Ablage unserer Dokumente und Daten auf den netfiles-Servern ist auf jeden Fall
sicherer als der Versand per E-Mail“, ist sich Edgar Sauer sicher.
Bevor sich Belimed allerdings für den Einsatz von netfiles entschied, wurde die Lösung einer umfas-
senden Evaluierung durch die eigene IT-Abteilung unterzogen, den die Lösung allerdings rasch be-
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 52
stand. Sauer erinnert sich: „Unsere IT-Kollegen hatten sich damals bereits am Markt nach entspre-
chenden Lösungen umgesehen, allerding nichts Geeignetes gefunden.“ Einer der Hauptgründe, der zur
Entscheidung für netfiles führte, war die einfache Implementierung und die hohe Benutzer-
freundlichkeit. Gerade der zweite Aspekt war für Edgar Sauer ausschlaggebend. Er erklärt: „Für die
Einweisung in das Admin-Tool von netfiles waren keine umfangreichen Schulungen notwendig, es
genügte eine knapp zweistündige Einweisung. Die Benutzeroberfläche ist sehr intuitiv und wird von
den Anwendern wegen ihrer Benutzerfreundlichkeit gelobt“.
Virtueller Datenraum für die interne und externe Zusammenarbeit
Mittlerweile nutzt Belimed netfiles nicht mehr nur als reine Dokumentenmanagementlösung für den
sicheren Datenaustausch, sondern auch als Projektmanagement- und Collaboration-Tool. Dabei haben
nicht mehr nur unternehmensinterne Anwender Zugriff auf Projektdaten und Dokumente, sondern
auch externe Projektbeteiligte wie Kunden und Geschäftspartner. Insgesamt nutzen derzeit knapp 100
Mitarbeiter bei Belimed die Lösung, externe Accounts werden projektbezogen ergänzt.
„Der erweiterte Einsatz von netfiles erleichtert nicht nur das unternehmensinterne Projektmanage-
ment, sondern auch das Projektmanagement mit Kunden und Geschäftspartnern“, bestätigt Edgar
Sauer. „Darüber hinaus kann sich die Projektleitung jederzeit einen aktuellen Überblick über das
Projekt verschaffen und weiß stets Bescheid, wer gerade an welchem Dokument arbeitet.“
Ein besonderes Augenmerk wurde bei Belimed auf die Rechtevergabe gelegt. „Als Anwender einer
solchen Lösung sollte sich jeder vorher gut überlegen, wie die Rechtevergabe geregelt ist, um
sicherzustellen, dass jeder nur das sieht, was er auch sehen darf und soll“, erläutert Edgar Sauer aus
eigener Erfahrung.
Fazit: Mit netfiles verfügt Belimed über einen benutzerfreundlichen virtuellen Datenraum, der den
Anforderungen in einem international tätigen Unternehmen voll gerecht wird. Und es gibt noch eine
weitere Zielgruppe, die vom Einsatz von netfiles bei Belimed profitiert. „Unsere Mitarbeiter im
Außendienst können über ihre mobilen Endgeräte problemlos auf Informationen und Unterlagen zu-
greifen, die im netfiles Datenraum abgelegt sind, ohne dass ihnen erst mühevoll ein Zugang auf das
Firmennetz eingerichtet werden muss“, nennt Edgar Sauer abschließend einen weiteren wichtigen
Grund, sich beim Dokumenten- und Projektmanagement auf netfiles zu verlassen.
Kontakt:
netfiles GmbH
Marktler Strasse 2b
84489 Burghausen
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 53
Tel. +49 8677 88199-10
Fax +49 8677 88199-19
E-Mail: vertrieb@netfiles.de
Internet: www.netfiles.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 54
19. Hochverfügbarkeit und Sicherheit durch flexible UBL Managed Services
Zur Erhöhung der Systemverfügbarkeit und Entlastung eigener Personalressourcen hat sich SAS
Automotive Systems entschieden, das Management und die Infrastruktur der IBM System i Power-
sowie VM Umgebung durch UBL Informationssysteme betreuen zu lassen.
Als Joint Venture von Continental und Faurecia arbeitet SAS Automotive Systems mit Hauptverwaltung
in Karlsruhe an 21 Standorten auf der ganzen Welt. Fundiertes technisches Wissen und strenge
Qualitätsstandards bilden die Basis für effiziente Prozesse und zuverlässige Dienstleistungen.
Spezialisiert auf die Montage, Logistik und Entwicklung von Automobilcockpits, liefert SAS Automotive
Systems qualitativ hochwertige, innovative und maßgeschneiderte Module, genau dann, wenn der
Kunde sie braucht. Die Cockpit Module werden für nahezu alle Fahrzeugklassen, vom
Kompaktfahrzeug bis zu Luxusmodellen hergestellt, was ein hohes Maß an Flexibilität, Passgenauigkeit
und technische Perfektion erfordert. Eigenschaften, die SAS auch seiner IT abverlangt.
Konzentration auf die Kernkompetenzen
„Wir möchten uns zukünftig mehr auf unsere Kernkompetenzen und Geschäftsprozesse wie z.B. SAP
konzentrieren“, erklärt Dr. Jörn Weigle, Vice President Corporate IT, die Grundidee, die ihn dazu
veranlasst hat, Infrastruktur extern betreuen zu lassen. „Durch eine Teilauslagerung unserer beste-
henden Hardware-Infrastruktur in das Rechenzentrum der UBL, konnten wir eine deutliche Erhöhung
der Systemverfügbarkeit und Datensicherheit erreichen. In den UBL Managed Services fand SAS ein
stimmiges und flexibles Lösungskonstrukt, über das sich die Systeme im laufenden Betrieb nach den
aktuellen Anforderungen anpassen lassen. Bisher wurden die POWER i-Systeme in einem externen
Rechenzentrum in Karlsruhe durch SAS selbst betrieben. Mit der Auslagerung der Systeminfrastruktur
in das UBL Rechenzentrum wollte SAS neben der Entlastung eigener Personalressourcen zusätzlich
mehrere notwendige Systemveränderungen vornehmen. So stand ein Releasewechsel der IBM
Betriebssoftware von OS/400 V5R4 auf V7R1 an. Gleichzeitig sollte die ERP Anwendung XPPS
aktualisiert und alle Systeme inzwischen auf die neue POWER 8 Technologie umgestellt werden.
UBL konnte SAS mit einem passgenauen Angebot und einem flexiblen Vertragsmodell überzeugen und
erhielt bereits im Jahr 2011 den Zuschlag für die Projektrealisierung. Inzwischen wurden die Verträge
verlängert und die dazugehörige Power i Infrastruktur modernisiert und ausgebaut. Gleichzeitig erwies
sich UBL auch als verlässlicher Partner im Bereich virtueller Windows-Umgebungen. Zug um Zug
wurden bereits bestehende Systeme in das Rechenzentrum der UBL migriert – ein Prozess der
letztendlich zur Konsolidierung und Optimierung der SAS VM-Umgebung beiträgt.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 55
100%ige Migration im ersten Anlauf
Vor der Auslagerung der Power i Infrastruktur wurden zunächst umfangreiche Testszenarien durch-
geführt. Für vier Wochen wurde eine komplette Testumgebung zur Verfügung gestellt, um die geplante
Migration einschließlich Datensicherung und User-Tests zu simulieren und optimal vorzubereiten.
Danach bestand für SAS und UBL die nötige Sicherheit, den geplanten Umzug ins Rechenzentrum
termingerecht umzusetzen.
Gleich im ersten Anlauf wurden alle Aufgaben gemeistert: Die komplette Datenübernahme von 3TByte
Daten aus dem Rechenzentrum Karlsruhe in das Rechenzentrum der UBL, zwei ReleaseWechsel,
Migration auf die neuen IBM POWER 7 Server (inzwischen Power 8), Installation und Implementierung
der Hochverfügbarkeits-Software BUS400 zur Spiegelung der Daten, eine ständige Verbindung nach
Karlsruhe und die Datensicherung auf Tape Libraries. „Eine besondere Herausforderung war der enge
Terminplan, zu dem wir UBL verpflichtet hatten“, kommentiert Dr. Weigle die Migration, für die nur
ein Zeitfenster von drei Stunden vorlag. „In dieser kurzen Zeit waren sämtliche Daten zu übermitteln
und zu implementieren, was UBL mit Bravour gemeistert hat. Alle Systeme liefen sofort zur vollsten
Zufriedenheit mit hohe Verfügbarkeit rund um die Uhr.“
Die neue hochverfügbare Systemumgebung ist besonders für die global verteilten SAS Produktions-
stätten von höchster Bedeutung, denn durch das Spiegelungs- und BackUp Konzept sind keine
Wartungs-Fenster mehr auf Seiten des Produktionssystems erforderlich. Gestützt durch entspre-
chende kundenindividuelle SLAs ist nun eine 7x24 Systemverfügbarkeit gegeben. „Unsere IT-Mit-
arbeiter können sich nun verstärkt komplexeren und übergreifenden Themen widmen“, resümiert Dr.
Weigle den Erfolg der Zusammenarbeit mit UBL. „Ein monatliches Reporting informiert uns über den
Status und Verlauf unserer Systeme und würde aufgetretene Störfälle melden. Das gibt uns jederzeit
Einblick und die Sicherheit, die Verantwortung für unsere IT selbst zu besitzen.“
„Wir konnten zwischenzeitlich in vielen Bereichen unserer gemeinsamen Aktivitäten feststellen, dass
UBL nicht nur der richtigen Sourcing Partner ist, sondern auch mit hervorragend qualifizierten Mitar-
beitern unsere Projekte unterstützen und uns auch konzeptionell beraten kann“, so abschließend die
Wertung der SAS IT-Fachabteilung.
Kontakt:
UBL Informationssysteme GmbH
Hugenottenallee 173
63263 Neu-Isenburg
Telefon: 06102 303 690
Telefax: 06102 303 888
www.ubl-is.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 56
20. LHI Gruppe: Daten Backup im externen Rechenzentrum mit direktem und transparentem Zugriff
Über die LHI Gruppe
Die Geschäftsfelder umfassen die Gestaltung strukturierter Finanzierungen für Unternehmen und die
Öffentliche Hand, Real Estate Management und Objektverwaltung. Für private Investoren, Stiftungen,
Family Offices, Pensionskassen, Versorgungswerke und institutionelle Investoren konzipiert die LHI
Kapitalanlageprodukte. Gegenwärtig beschäftigt die LHI Gruppe rd. 280 Mitarbeiter in Deutschland,
Polen und Luxemburg. Hauptsitz des 1973 gegründeten Unternehmens ist Pullach im Isartal bei
München
Die Aufgabe
Die Unternehmensdaten der LHI müssen für den Katastrophenfall in einem externen Rechenzentrum
vorgehalten werden. Die LHI hat ein hohes Sicherheitsbedürfnis im Bereich des Datenschutzes. Das
betrifft sowohl die Sicherheit bei der Desaster Recovery wie auch den Schutz vor Sabotage und Aus-
spähung der Daten.
Die Lösung
Sicherheit auf den unterschiedlichsten Ebenen ist der wichtigste Aspekt bei der Notwendigkeit, Daten
außer Haus zu geben. Letztendlich ist die externe Datenspeicherung als Katastrophen- und Sabo-
tageschutz für Unternehmen fraglos notwendig und wird vom Gesetzgeber gefordert. Die Lösung von
Advanced UniByte (AU) trägt den hohen Sicherheitsansprüchen der LHI in allen Bereichen Rechnung
und erfüllt mit der auditfähigen Lösung die strengen Anforderungen des Kreditwesengesetzes an die
Sicherung von Unternehmensdaten.
Durch die Funktionstrennung mit Auslagerung der Daten in das externe Rechenzentrum sichert die LHI
ihre Daten für den K-Fall vor Sabotage und gegen menschliches Versagen. Die Speicherung der Daten
in einem hochsicheren, ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum mit Anbindung an den Knotenpunkt
Frankfurt bietet eine extrem hohe Ausfallsicherheit.
Die Erstsicherung der Daten in das externe Rechenzentrum fand über eine mobile Speichereinheit
statt. Die täglichen Sicherungen erfolgen über eine dedizierte VPN-Verbindung. Die redundante
Datenspeicherung garantiert eine sehr hohe Verfügbarkeit der Daten. Der Datenzugriff erfolgt zu 100
% transparent. In einer eigens eingerichteten Appliance wird jeder Zugriff und jede Änderung,
Datenspiegelung, Funktionskontrolle usw. revisionssicher aufgezeichnet. Es gibt keine Möglichkeit, mit
den Daten unbeobachtet zu arbeiten oder sie auszuspähen. Für die Desaster Recovery (DR) bei
Datenverlust im großen Stil haben die Storage-Experten die Daten klassifiziert und einen entspre-
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 57
chenden Notfallplan mit klaren Handlungsanweisungen erstellt. Bei der DR werden unternehmens-
kritische Daten entsprechend priorisiert wiederhergestellt. Jährliche Notfalltrainings gewährleisten die
Sicherheit bei Wiederherstellung der Daten.
Mit der individuell skalierbaren Rechnerleistung in der AU-Cloud kann der Kunde Lastspitzen ab-
decken. Er muss diesen Speicherplatz nicht selbst im Rechenzentrum vorhalten.
Anfallende Gebühren für die Speicherung im externen Rechenzentrum von AU richten sich aus-
schließlich nach der benötigten Speicherkapazität. Die AU-Cloud und die darin durchgeführten Pro-
zesse sind vollständig auditfähig.
Vertrauen ist die Basis
Voraussetzung für eine gute Zusammenarbeit in diesem hochsensiblen Bereich ist das Vertrauen in
den Lösungsanbieter, in seine Fähigkeiten, seine Integrität und seinen umfassenden Service. Die LHI
schätzt die langjährige Zusammenarbeit und profitiert damit von einem weiteren einzigartigen Vorteil
der AU-Cloud: Die gleichen Storage- Experten, welche die IT-Umgebung im firmeneigenen
Rechenzentrum betreuen, kümmern sich auch um die Storage im externen Rechenzentrum – und im
Endeffekt um die Desaster Recovery. Ganz wichtig sind der LHI dabei die gleichbleibenden Ansprech-
partner.
Gemeinsam haben die Experten beider Firmen das nachhaltige Lösungskonzept mit einer abgestim-
mten Infrastruktur entwickelt. Bei Bedarf kann der Kunde das externe Rechenzentrum wie sein eigenes
Rechenzentrum nutzen, viele Vorgänge können automatisiert werden und es besteht die Möglichkeit,
weitere IT-Services sowie die damit verbundenen Aufgaben in die Cloud auszulagern. So kann sich LHI
ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
„Das Konzept einer Private-Cloud an einem Ort, der weitestgehend gegen physische Störungen
abgesichert ist, hat mich überzeugt.“
Jens Kramer, Geschäftsführer der LHI-Gruppe
„Von Anfang an arbeite ich mit denselben Ansprechpartnern, die auch meine IT-Umgebung im
Unternehmen kennen und damit um meine speziellen Anforderungen wissen. Das ist für mich
Qualität, Zuverlässigkeit und Beständigkeit, wie ich sie mir vorstelle.“
Manfred Bellet, Technischer Leiter
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 58
Kontakt:
Advanced UniByte GmbH Paul-Lechler-Str. 8 72555 Metzingen Tel. 07123-95420 www.au.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 59
21. Backup as a Service für Digital Marketing Agentur iCrossing
Die Digital Marketing Agentur iCrossing ist auf das Online- und Suchmaschinenmarketing für weltweit
operierende Marken aller Branchen spezialisiert. State of the Art IT ist dabei für die Agentur von
fundamentaler Bedeutung.
Die in die Jahre gekommene Backup-Lösung der iCrossing-Niederlassung in München wurde diesem
Anspruch nicht mehr gerecht und konnte der Agentur nicht mehr die gewünschte Sicherheit bieten.
Daher suchte iCossing eine neue, zuverlässige Backup- und Archivlösung zur Sicherung von Standard-
Office-IT und Datenbanken am Hauptstandort im Zentrum Münchens sowie der in ein Rechenzentrum
ausgelagerten Linux-Systeme, auf denen iCrossing Internetdienste für ihre Kunden betreibt.
Um auf den schnell wachsenden Kundenstamm der Agentur und damit einhergehend steigende
Backup-Datenmengen reagieren zu können, musste die Lösung flexibel skalierbar sein. Gleichzeitig
musste im Ernstfall eine Wiederherstellung der Daten innerhalb kürzester Zeit möglich sein.
Ausgehend von einer Marktsondierung, entschieden sich die IT-Verantwortlichen schließlich für die
Cloud Backup Lösung matrix Backup as a Service, die diesen Anforderungen vollumfänglich gerecht
wurde und zusätzlich durch ihr verbrauchsbasiertes Abrechnungsmodell punktete.
Herausforderungen
• Sichere und zuverlässige Datensicherung ohne Invest in eigene Backup-Infrastruktur
• Flexible Anpassung an die vorhandenen Datenvolumina
• Sowohl eigenständige lokale Datensicherung am iCrossing-Hauptstandort und im Rechen-
zentrum, als auch remote Datensicherung in das Cloud Rechenzentrum der matrix
• Wunsch nach gigabyte-genauer Abrechnung – „pay as you grow“
• Geringer personeller Aufwand seitens iCrossing
Die Lösung: Zuverlässige Cloud-Datensicherung Made in Germany
matrix Backup as a Service sichert alle benötigten E-Mails, Daten und Systeme (z. B. MySQL-Daten-
banken) – sowohl in der Private Cloud am iCrossing-Hauptstandort bzw. im Rechenzentrum des Kun-
den („local to local“), als auch zur zentralen Backup-Ablage in das Münchener Cloud-Rechenzentrum
der matrix (Secure Cloud).
Vor dem Transfer in das matrix Rechenzentrum werden die Daten mit AES 256 verschlüsselt und
anschließend über TCP/IP sicher übertragen. Im Rechenzentrum werden die Daten der iCrossing ver-
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 60
schlüsselt und mandantensicher abgelegt sowie revisionsgerecht archiviert. Der genutzte Speicher-
platz wird durch modernste Komprimierungsmechanismen (Deduplizierung und Thin Provisioning)
reduziert. Gleichzeitig werden durch kurze Sicherungsintervalle (RPO) sowie geprüfte und optimierte
Wiederherstellungsverfahren die Auswirkungen für iCrossing und ihre Kunden im Desasterfall auf ein
Minimum (RTO) reduziert. So sind sowohl die Wiederherstellung aus der lokalen Ablage am Standort
– auch möglich ohne Verbindung zum Rechenzentrum – als auch im Notfall eine Wiederherstellung
der Daten im matrix Rechenzentrum möglich.
Selbstverständlich behandelt die matrix alle Daten streng vertraulich – matrix Backup as a Service
unterliegt dem Bundesdatenschutzgesetz BDSG und entspricht höchsten Sicherheitsstandards (ISO
27001:2013, ISO 9001, FIPS 140-2). Bei Vertragsende werden alle Daten gemäß BDSG protokolliert
gelöscht.
Nutzen für iCrossing
• Hybrid Cloud: Kombination aus lokaler Backup-Lösung und Managed Backup Service zur
remote Datensicherung
• „Cloud Services Made in Germany“ garantieren Einhaltung höchster Sicherheitsstandards
und des BDSG
• Sehr hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit dank redundanter Datensicherung innerhalb
Deutschlands
• Recovery jederzeit mit geringer Ausfallzeit möglich
• Flexibel skalierbare Lösung ermöglicht Reaktion auf dynamisches Datenwachstum
• Verbrauchsbasierte Abrechnung – „pay as you use“
Kontakt
matrix technology AG
Nymphenburger Straße 1
80335 München
Telefon +49 89 589395-600
E-Mail info@matrix.ag
www.matrix.ag
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 61
22. Mehrfach-Unternehmer professionalisiert sich mit der neuen Cloud Lösung Sage Office Online
Dank Sage Office Online geht dem Vollblutunternehmer Hendrik Uherek mittlerweile nicht nur die
Rechnungserstellung deutlich schneller von der Hand. Er hat jetzt automatisch auch einen größeren
Überblick über die Zahlungseingänge und seinen Lagerbestand.
„Arbeit muss sich auszahlen“, meint Hendrik Uherek. Getreu dieser Maxime sucht der mittlerweile drei
Unternehmen führende Selbständige permanent nach Prozessen, die er optimieren kann. Ende des
vergangenen Jahres stand deshalb ganz oben auf seiner Professionalisierungs-Agenda die
Überarbeitung der Rechnungslegung seiner IT-Firma „Service Group Hendrik Uherek“. Seit 2013
verkauft er über diese Firma Software und Technik, mit denen Unternehmen ihre Fahrzeuge europa-
weit orten und ihre Fahrzeugflotte effizient managen können.
Bevor er Sage Office Online am 1. Januar 2015 einführte, musste der 30jährige Monat für Monat jede
einzelne Rechnung an seine Kunden in Word erstellen und über die Zahlungseingänge in Excel Buch
führen. „Ein absoluter Zeitkiller“, so Uherek. Für jede Rechnung brauchte er mindestens 10 Minuten.
Zeit, die der umtriebige Unternehmer gern für „sinnvollere Aufgaben“ nutzen wollte. 2014 begann er
daher nach einer passenden Software-Lösung zu suchen. Und wurde schnell fündig. Denn der gelernte
Kaufmann arbeitete seit Jahren bereits mit der Online Lösung Sage Entgelt und Personal in seiner
Menü- und Heimservice Firma. Seiner ersten Firma, mit der er sich 2006 selbständig gemacht hatte.
Und da er mit Sage „total zufrieden“ war, interessierte ihn sofort das neue Cloud-Angebot von Sage.
Support punktete
Was Uherek im Vergleich mit anderen Lösungen sofort an der Sage Software überzeugte, war der
Support. „Ich will nicht ausprobieren. Ich will sofort wissen, wie es geht. Daher brauche ich unbedingt
einen Ansprechpartner, der mir bei der Einarbeitung und bei meinen Fragen weiter hilft, alles andere
war und ist für mich nicht praktikabel“, so Uherek. Sage bietet ihm einen „hervorragenden telefoni-
schen Support“. Und zwar dann, wenn er ihn braucht. Denn die Servicemitarbeiter von Sage „sind nicht
nur fachlich kompetent und freundlich, sie sind auch schnell erreichbar“, betont der strukturiert
agierende Unternehmer.
Lösung mit Potential
Noch schöpft Uherek nicht das gesamte Potential aus, das ihm die Sage Lösung bietet. Eine bewusste
Entscheidung. Denn „alles auf einen Schlag umzustellen, ist zu aufwändig“, so der Unternehmer, der
sich mit 21 Jahren selbständig machte, weil er im Verkauf von Autos keine „finanzielle Perspektive“
sah. Der quirlige Unternehmer geht lieber Schritt für Schritt vor. Uherek begann bei der Einführung
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 62
des neuen Online-Programms mit den für ihn „zeitfressendsten Arbeiten“. Wie der Rechnungslegung,
für die er mittlerweile nur noch zwei statt zehn Minuten pro Rechnung benötigt. Und seit die Software
seine Kontoauszüge automatisch einliest, spart sich der Unternehmer noch mehr Zeit – insbesondere
bei der Offenen Posten Verwaltung. Dank des automatisierten Mahnwesens sichert er jetzt früher die
notwendige Liquidität seiner Firma, mit der er jährlich ca. 200.000 Euro Umsatz macht. Positiv ins
Gewicht fällt auch, dass Uherek mit Sage Office Online bereits mit der Erstellung des Lieferscheins,
automatisch angezeigt bekommt, wie sich der Lagerbestand des verkauften Produkts verändert. Um
den Überblick über seinen Bestand zu behalten, musste er früher regelmäßig seine Produkte im Lager
nachzählen. Auch das Anlegen von Neukunden geht ihm mit der Sage Lösung „deutlich schneller als
bisher von der Hand“.
Auf Augenhöhe
Neben dem deutlichen und für ihn spürbaren Zeitgewinn sowie der größeren Transparenz überzeugt
den 30jährigen der Einsatz von Sage Office Online noch in einem weiteren Punkt: „Mein Auftreten ist
jetzt deutlich professioneller. Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen – alles erscheint im gleichen
Layout.“ Ein Punkt, den Uherek enorm wichtig nimmt. Denn zu den Kunden seiner noch kleinen IT-
Firma gehören auch größere mittelständische Unternehmen, die bis zu 500 Mitarbeiter beschäftigen.
„Wenn ich nicht absolut professionell arbeite und auftrete, verliere ich das Vertrauen meiner Kunden
und bin ganz schnell wieder raus aus dem Geschäft“, weiß Uherek.
Visionen und Wachstum
Seitdem er Sage Office Online einsetzt, steht für den Leipziger fest: „Die Software bringt mir einen
echten Nutzen bei einem super Preis-Leistungs-Verhältnis.“ Die Konsequenz aus dieser Einschätzung
ließ nicht lange auf sich warten. Seit Anfang März 2015 nutzt der findige Geschäftsmann die Software
auch für seine dritte Firma, die Nagel+Uherek UG, die er mit einem Partner gründete. Rechnungs-
legung, Zahlungswesen und Mahnwesen laufen seitdem auch dort über die Sage Lösung. Mit diesem
Betrieb bewirtschaften Uherek und Co. mehrere Kantinen. Zwölf Mitarbeiter zählt seine boomende
Firma – derzeit.
Kontakt:
Sage Software GmbH
Emil-von-Behring-Str. 8-14
60439 Frankfurt am Main
www.sage.de
www.sage-office-online.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 63
23. Techem: Bewerben übers Web
Es sind vor allem zwei Faktoren, die das Internet zum langfristigen Leitmedium machen, dessen
Gesetzmäßigkeiten sowohl auf die privaten als auch die beruflichen Aspekte der Alltagsgestaltung
Einfluss nehmen. Neben der Geschwindigkeit, mit der das Internet Informationen zur Verfügung stellt
und verbreitet ist es die Interaktivität, die auch das Schlagwort vom Web 2.0 geprägt hat. Die
Vernetzung von Menschen im Rahmen von sozialen Netzwerken wie XING, Wer-kennt-wen oder
Facebook hat die Zahl der möglichen Sozialkontakte und Kommunikationskanäle nahezu unüber-
schaubar gemacht. Dies wirkt sich unmittelbar auf den Wettbewerb bei der Rekrutierung neuer
Mitarbeiter aus. Bewerberinnen und Bewerber sind heutzutage extrem gut informiert und treten den
Personalverantwortlichen in diesem Aspekt praktisch auf Augenhöhe gegenüber. Für den Energie-
manager Techem ist die Ausgangslage seiner Personalpolitik durchaus anspruchsvoll. Das Unterneh-
men aus Eschborn bei Frankfurt ist mit weltweit rund 3.000 Mitarbeitern in mehr als 20 Ländern tätig
und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von rund 700 Millionen Euro. Techem will seine Stellung als
führender deutscher Energiemanager ausbauen und auch international weiter wachsen, wodurch ein
kontinuierlicher Bedarf an neuen und gut ausgebildeten Fachkräften entsteht. Das Instrument Web
2.0 nutzt das Unternehmen Techem schon lange, wenn es beispielsweise auf großen Online-Stellen-
börsen wie Stepstone oder Monster Stellenanzeigen platziert. Nun sollte im nächsten Schritt eine
Bewerbung über das Internet so einfach gestaltet werden, dass die Akzeptanz bei Bewerbern vom
ersten Klick an groß wird. Gleichzeitig sollte das Verfahren aber auch einer Reihe von internen
Anforderungen genügen. Es stand vor allem die gute Anwendbarkeit für alle Beteiligten im
Vordergrund. Das System sollte Entlastung für die Fachbereiche, die sowohl in der Zentrale in Eschborn
als auch regional in ganz Deutschland angesiedelt sind, schaffen und intuitiv bedienbar sein.
Status der Bewerbung online verfolgen
Vor diesem Hintergrund wurde schließlich das komplette Bewerbungsverfahren webbasiert konzipiert.
Bei Techem werden alle Online-Stellenanzeigen mit Links versehen, die mit dem Bewerber-
management-System vernetzt sind. Der Bewerber hat die Möglichkeit, innerhalb von zehn Minuten
alle für die Bewerbung relevanten Angaben zu tätigen und Dateianhänge anzufügen. Nachdem die
Resonanz der externen Bewerber durchweg positiv war, hat Techem das Onlinebewerbungsverfahren
auch intern angebunden und wickelt nun auch alle internen Bewerbungen über dieses System ab. Die
Vorteile für interne und externe Bewerber liegen auf der Hand: Auf seine Bewerbung erhält der
Bewerber bereits innerhalb der ersten 24 Stunden eine nicht-automatisierte, aber dennoch
standardisierte Eingangsbestätigung per E-Mail. Diese E-Mail wird von Mitarbeitern der Personal-
abteilung in dem Moment ausgelöst, in dem die Bewerbung geöffnet und gelesen wird. Der Bewerber
hat es also mit einem echten Ansprechpartner und nicht mit einem Softwareprogramm zu tun – und
bekommt gleichzeitig die Garantie, dass seine Unterlagen tatsächlich gesichtet wurden. Im nächsten
Schritt wird die Bewerbung dem Fachbereich und parallel dazu dem Betriebsrat über das System
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 64
zugänglich gemacht. Auch hier überlässt Techem nichts dem Zufall. Der ausschreibende Fachbereich
erhält mit Weiterleitung eine entsprechende Information per E-Mail, dass neue Bewerbungen
vorliegen. Zum Zeitpunkt der Weiterleitung an Fachbereich und Betriebsrat erhält auch der Bewerber
eine Statusmail, dass die Bewerbung weitergeleitet wurde, und einen Hinweis über die
voraussichtliche Bearbeitungsdauer. Der Bewerber erfährt so Wertschätzung und erhält die
Gewissheit, dass sich seine Bewerbung in einem aktiven Auswahlprozess befindet – eine Information,
die leider noch längst nicht zur deutschen Bewerbungskultur gehört. Intern sind alle Verantwortlichen
zeitnah eingebunden und die Verzögerungszeiten, die sich beispielsweise durch einen manuellen
Prozess ergeben, sind eliminiert. Durch das einfach konzipierte Handling sowie umfangreiche
Schulungen und unterstützende Unterlagen werden die Anwender in die Lage versetzt, das System
fehlerfrei und komfortabel zu nutzen. Vom jeweiligen Vorgesetzten über die Personalabteilung bis hin
zum Betriebsrat haben alle Beteiligten jederzeit den Überblick über alle freien Positionen, die
vorliegenden Bewerbungen und den Stand sowie den weiteren Verlauf eines Verfahrens.
Alle Techem-Anwender, die offene Stellenausschreibungen haben, erhalten einen Zugang, mit dem sie
von jedem Standort aus die Möglichkeit haben, sich in das geschützte System einzuloggen und die
ihnen weitergeleiteten Bewerbungen zu bearbeiten. Auch der Bewerber erhält eine Registrierungsmail
mit seinen persönlichen Zugangsdaten und dem Link zu seiner Bewerbung. Somit kann er sich jederzeit
über den aktuellen Status des Bewerbungsverfahrens informieren. Und noch einen weiteren Vorteil
bietet das System für die Bewerber und das Unternehmen: Man kann sich auf mehrere Stellen
gleichzeitig bewerben. Klappt es bei einer Position nicht, ist der Bewerber dennoch möglicherweise für
andere Positionen weiter im Rennen. Es gibt kein Informationsleck, weil die eine Fachabteilung die
Bewerbungsunterlagen nicht an die andere, die eventuell besser passt, weiterreicht. Da bei Techem
jede Stelle nach Möglichkeit zunächst intern besetzt werden sollte, können sich auch Techem-
Mitarbeiter selbst am System anmelden und Bewerbungen hinterlegen.
Besetzungszeit verringern
Techem ist es auf Basis dieses neuen Systems gelungen, die durchschnittliche Besetzungszeit einer
Stelle von mehr als 90 Tagen auf 42 Arbeitstage zu beschleunigen. Die hohe Geschwindigkeit erweist
sich im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter als handfester Vorteil. Techem kann heute nicht nur
Schlüsselpositionen schneller besetzen, sondern hat auch insgesamt eine höhere Besetzungsquote.
Die Resonanz der Bewerber ist zudem überaus positiv. Selbst wenn es mit einer angestrebten Stelle
nicht klappt, weiß der Bewerber doch immer, woran er ist. Keine Seltenheit sind Rückmeldungen wie
diese: „Auch wenn ich leider eine Absage erhalten habe, hat mich der professionelle Umgang mit
meiner Bewerbung von Techem als Unternehmen überzeugt!“
Forenarbeit leisten
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 65
Freilich kann sich ein Unternehmen wie Techem nicht auf seinen Lorbeeren ausruhen. Daher sind die
Recruiting-Experten dort permanent bestrebt, das Bewerbungsverfahren weiter zu optimieren und
noch bessere Forenarbeit zu leisten – der Wettbewerb um gute Kandidaten wird schließlich künftig
noch härter werden. Durch Web 2.0 und Social Media ist der Bewerber umtriebiger geworden – um
Mitarbeiter konkurrierende Unternehmen sind nur wenige Klicks voneinander entfernt. Deshalb ist es
umso wichtiger, dass Unternehmen eine durchgängige Kommunikation pflegen und auch über Social
Media auf sich aufmerksam machen. Die Einführung eines webbasierten Bewerbermanagements war
für Techem die entscheidende strategische Weichenstellung für eine erfolgreiche Rekrutierung im
Web 2.0. Mittlerweile beteiligt sich das Unternehmen aktiv in verschiedenen fachlichen Foren und
setzt dort seinen Namen ein. Der Erfolg: Rund 850 Initiativbewerbungen gehen pro Jahr ein.
Unternehmen müssen sich bei ihren Social Media-Aktivitäten allerdings gründlich überlegen, welchen
Eindruck sie als Arbeitgeber vermitteln wollen. Beim Auftritt in den Netzwerken geht es nicht darum,
möglichst jugendlich oder lustig zu erscheinen. Und wer von sich behauptet, innovativ zu sein, der
sollte dies auch in der Praxis beweisen können. Denn oft sind die verifizierenden Informationen im
Internet nur wenige Mausklicks von der Behauptung entfernt. Mehr als andere Medien verlangt Social
Media danach, die tatsächlichen Innenverhältnisse des Unternehmens nach außen darzustellen. Schon
gibt es die ersten Plattformen im Internet, auf denen Mitarbeiter ihre Arbeitgeber bewerten können –
ganz abgesehen davon, dass sich schlechte Nachrichten oder Missstimmung über die sozialen
Netzwerke rasant verbreiten, auch wenn Unternehmen dies nicht wünschen. Wo früher der Zorn nach
kurzer Zeit wieder verraucht war, ist er heute schnell eingetippt und noch Jahre später über eine
einfache Anfrage bei einer Suchmaschine wie Google zu finden. Die Mitarbeiter von Techem sind die
besten Gewährsleute dafür, dass das Unternehmen ein attraktiver Arbeitgeber ist – diese Stimmung
zu pflegen ist eine wichtige Aufgabe der Personaler. Ein Instrument: Wer als Mitarbeiter bei Techem
an Freunde oder Bekannte den Link auf eine Stellenanzeige verschickt, bekommt im Falle einer
erfolgreichen Stellenbesetzung eine Prämie.
Offline arbeiten
Insgesamt hat Techem die Zahl der jährlich eingehenden Bewerbungen auf über 6.000 gesteigert. Nicht
zuletzt spart dies dem Unternehmen wie den Bewerbern gleichermaßen auch die Kosten für Papier
und Porto. Mehr als 80 Prozent der Bewerbungen gehen mittlerweile über das Online-Bewer-
bungssystem ein. Bei den verbliebenen Papierbewerbungen handelt es sich ironischerweise fast
ausschließlich um Ausbildungsbewerbungen junger Menschen. Diese dürften mit dem Medium Inter-
net sicherlich besser vertraut sein als viele Ältere, bekommen aber offensichtlich von Schulen und
Ämtern vermittelt, ein Stück Papier einzureichen, sei die Idealform. Für Techem hat sich die Um-
stellung bei Bewerbermanagement und Recruiting bewährt. Und solange die Beteiligten nicht aus-
schließlich in der virtuellen Welt umherstreifen, sondern im richtigen Leben auch noch miteinander in
den Dialog treten, muss niemandem vor dem Web 2.0 bange sein.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 66
Kontakt:
dna Gesellschaft für IT Services mbH /HReCRUITING
Friesenweg 5.2
22763 Hamburg
fon: +49 40 4126 31 41
fax: +49 40 4126 31 40
mail: kontakt@hrecruiting.de
web: www.hrecruiting.de
web: www.dna-gmbh.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 67
24. E-Procurement-Lösung vereinfacht den Katalogeinkauf
Modernes, anwenderfreundliches Order Management gestaltet zukunftsorientierte
Einkaufsprozesse
Anwender wollen heute selbstständig Lösungen und Content-Themen managen können – und das
möglichst einfach. Gleichzeitig sollen sie durch automatisierte Beschaffungsprozesse entlastet werden.
Bei Schneider Electric, einem weltweit führenden Spezialisten für Energie-Management und
Automation, wurde im Rahmen einer SAP®-Umstellung im Bereich Execution Center in Deutschland
ein neues, ausbaufähiges E-Procurement-System gesucht und eingeführt. Das Unternehmen entschied
sich für Onventis SRM, um die Einkaufsprozesse zu optimieren.
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Deutschland hat in den letzten Jahren enorm zuge-
nommen, wie Studien belegen. Unter anderem wollen drei Fünftel der Fachabteilungen über Cloud-
Anwendungen ihre Anforderungen schneller umsetzen oder die Unterstützung ihrer Geschäftsbe-
reiche optimieren. Auch in den Einkaufsabteilungen der Unternehmen lösen E-Procurement-Lösungen
sowie automatisierte Prozesse immer mehr zeitaufwendige, manuell durchgeführte Abläufe ab.
Juan Aravena, Director Sales bei Onventis: „Ein wichtiges Projektziel bei Schneider Electric bestand
darin, die Mitarbeiter im Einkauf beispielsweise durch eine automatische Bestellübermittlung von
operativen Abläufen zu entlasten und damit Einkaufsprozesse zu verschlanken sowie zu vereinfa-
chen.“ So sollten die Akzeptanz des neuen E-Procurement-Systems und die Anzahl der User, die mit
der Lösung arbeiten, erhöht und die Durchlaufzeiten bei Bestellungen reduziert werden. Weitere An-
forderungen waren, Kataloge und Stammdaten eigenständig einstellen und pflegen zu können sowie
mehr Kataloglieferanten in das neue System zu integrieren.
Cloud-basierte SRM-Plattformen wie Onventis haben den Vorteil, Updates selbstständig bereitzu-
stellen und somit stets auf dem neusten Stand zu sein. „Vor zehn Jahren waren unternehmensinterne
E-Procurement-Lösungen üblich, die man einmal gekauft hat und die man ständig updaten musste“,
erinnert sich Ralf Sackmann, Einkaufsleiter für Solution Purchasing bei Schneider Electric in
Deutschland. „Unser bisheriges On-Premise-System, das wir im Einkauf einsetzten, war deshalb über-
haupt nicht mehr zeitgemäß und konnte den heutigen Anforderungen nicht länger entsprechen.“
Katalogsuche sowie Bestellungen vereinfachen und beschleunigen
Beim Spezialisten für Energie-Management und Automation sollten deshalb die Beschaffungs- und
Bestell-prozesse des deutschen Execution Centers über eine neue SRM-Plattform optimiert werden.
Die Aufgabe dieser Einkaufsabteilung besteht darin, über Anbieter die noch benötigten Leistungen zu
ergänzen, um eine ganzheitliche Kundenlösung bereitstellen zu können. Dabei muss unter anderem
eine Vielzahl von Usern und Lieferanten mit der Bestellplattform sowie dem dazugehörigen Kata-
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 68
logsystem arbeiten und diese Kataloge selbstständig erweitern. „Die Suche über die Kataloge sollte
sich mit dem neuen System möglichst einfach und schnell durchführen lassen“, so Aravena. Eine
zentrale Rolle spielte hierbei auch, dass sowohl IT-affine als auch IT-ferne Anwender die Lösung rasch
annehmen und einsetzen können. Sackmann: „Neben der einheitlichen und durchgehenden
Oberfläche der SRM-Plattform sprach vor allem auch die einfache Bedienbarkeit für Onventis. Diese
beiden Punkte haben uns schließlich im Auswahlprozess überzeugt.“
Die neue E-Procurement-Plattform wurde in nur sechs Monaten eingeführt. Die Geschwindigkeit der
Implementierung war hier wichtig, da das Projekt an das parallel erfolgende SAP-Update gekoppelt
und hierfür ein festes Zeitfenster vorgegeben war. Durch den Bezug der Lösung über die Cloud ließ
sich das Implementierungsprojekt aber gut mit der ERP-Umstellung koordinieren und zügig durch-
führen. „Wir sind sehr zufrieden mit der Stabilität des Systems: Seit dem Go-Live-Termin arbeitet
Onventis fehlerfrei und zuverlässig – ohne notwendige korrigierende Eingriffe“, so Sackmann.
Einfache Benutzeroberfläche erhöht Akzeptanz der Mitarbeiter
„Die Hauptanforderung innerhalb des Projekts, mit einer modernen E-Procurement-Plattform die
Nutzerakzeptanz von elektronischen Beschaffungslösungen zu erhöhen, konnte mit Onventis voll
erfüllt werden“, resümiert Sackmann. Die Mitarbeiter im deutschen Execution Center von Schneider
Electric verfügen nun über ein standardisiertes, automatisiertes System mit einer intuitiven und ein-
heitlichen Benutzeroberfläche. Dadurch werden Bestellungen und Katalogmanagement stark verein-
facht. Insgesamt profitiert die Abteilung von übersichtlicheren, effizienteren und schnelleren Be-
schaffungsprozessen. Manuelle Bestellungen am E-Procurement-System vorbei lassen sich so erfolg-
reich verhindern.
„Die vorherige E-Procurement-Lösung hatte Defizite in der Usability, Kataloganbindung, Lieferanten-
und Katalogdarstellung“, erläutert Sackmann. Onventis SRM bietet nun eine automatische Integration
von Bestellprozessen und Wareneingängen. „Der Einkauf hat dadurch weniger mit operativen
Bestellprozessen zu tun und kann sich mehr auf strategische Aufgaben konzentrieren“, so Aravena. Da
deutlich mehr Lieferanten integriert werden konnten und diese sowie Anwender von Schneider
Electric nun selbstständig eigene Kataloge hochladen können, ist die Zahl der tatsächlichen User
deutlich gestiegen. Die Onventis-Berater hatten frühzeitig Projektansprechpartner, Key-User und
Administratoren ins Projekt involviert, sodass diese sich gut in die Standardsoftware einarbeiten
konnten. „Die Resonanz der Onventis-Anwender war durchweg positiv hinsichtlich Flexibilität und
Usability der neuen Lösung, was auch anhand der vermehrten Uploads von neuen Katalogen zu
beobachten ist“, stellt Sackmann fest. Er sieht hier zudem Potenziale, diese Entwicklung noch weiter
voranzutreiben.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 69
Kontakt:
ONVENTIS GmbH
Gropiusplatz 10
D-70563 Stuttgart
Germany
Tel. +49 (0)711 / 68 68 75-0
Fax +49 (0)711 / 68 68 75-10
info@onventis.de
www.onventis.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 70
25. Beim zweiten Mal hat es geklappt: netzhaus AG unterstützt Ricam Hospiz beim Betrieb einer leistungsfähigen und zuverlässigen IT-Infrastruktur
1998 von Bürgern für Bürger gegründet ist das Ricam Hospiz Berlins erstes stationäres Hospiz. Das
Team rund um Geschäftsführerin Dorothea Becker steht Sterbenden und deren Familien zur Seite und
betreibt neben dem stationären Hospiz auch ein ambulantes Hospiz, das Menschen in der letzten
Phase ihres Lebens zu Hause betreut. Darüber hinaus bietet das Ricam Hospiz z.B. Angehörigen- und
Trauerbegleitung, Musiktherapie, palliative Beratung und verschiede Bildungsangebote.
Beim Betrieb der IT-Infrastruktur verlässt sich das Ricam Hospiz mittlerweile auf die Unterstützung der
netzhaus AG aus Potsdam als externen IT-Dienstleister.
IT als Lebensader
„Informationen müssen verfügbar sein, sonst gehen ‚Beziehungen flöten‘“, auf diesen einfachen
Nenner bringt Dorothea Becker, Geschäftsführerin des Ricam Hospiz und seit 2011 auch Vorstands-
vorsitzende der Ricam Hospiz Stiftung, die Bedeutung, die eine leistungsfähige und vor allem zuver-
lässige IT-Infrastruktur hat. Sie erläutert weiter: „Alle unsere Mitarbeiter müssen bei jedem Kontakt
mit von uns betreuten Personen, deren Angehörigen aber auch Spendern und Sponsoren für unsere
Einrichtung die Möglichkeit haben, per Mausklick auf die aktuellsten Informationen über den Kontakt
zugreifen zu können. Nur so entsteht eine zwischenmenschliche Vertrautheit, die Grundlage und
zentraler Faktor für den erfolgreichen Betrieb einer Einrichtung wie der unseren ist.“ Die IT-Aus-
stattung für 15 Anwender an zwei Standorten besteht aus Thin Clients, PCs, Laptops sowie den für
einen modernen Bürobetrieb notwendigen Peripheriegeräten wie Scanner und Drucker. Als Software
kommt neben der Standard MS-Office Ausstattung, der Buchhaltungssoftware von Lexware sowie
Spezialanwendungen für den Pflegedienst eine Kontaktverwaltung zum Einsatz, in der alle Kontakt-
daten abgelegt sind. Jeder Anwender benötigt dabei unabhängig von seinem Standort und dem
genutzten Endgerät Zugriff auf diese Daten. Ein ausgeklügeltes Rollenkonzept für die Zugriffsrechte
spielt dabei eine große Rolle, denn jeder Mitarbeiter soll natürlich nur das sehen dürfen, was er darf.
Eine nicht weniger große Bedeutung spielt das Thema Datensicherheit, insbesondere in Bezug auf die
Daten der im Ricam Hospiz betreuten Menschen.
Erster Outsourcing-Versuch geht schief
Im Zuge der kontinuierlichen Entwicklung des Ricam Hospiz stießen die für den IT-Support verfügbaren
Kapazitäten an ihre Grenzen, so dass die Entscheidung getroffen wurde, einen externen IT-
Dienstleister mit dem Betrieb und der Betreuung der IT-Infrastruktur zu beauftragen. Bereits kurz nach
der Beauftragung eines entsprechenden Dienstleisters erwies sich dieser allerdings als „Fehlgriff“.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 71
Dorothea Becker erinnert sich: „Leider mussten wir schon bald feststellen, dass der von uns gewählte
Dienstleister mit der Aufgabe scheinbar überfordert war. Wir konnten ihm offensichtlich nicht
vermitteln, wie wichtig die Themen Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit des IT-Systems für uns sind.
Stattdessen litten wir unter technischen Mängeln, Einschränkungen bei der täglichen Arbeit und häu-
figen Ausfällen des Systems. Darüber hinaus schien die begonnene Migration vom Inhouse-Betrieb in
den Rechenzentrumsbetrieb einfach kein Ende zu nehmen.“
Anfang des Jahres 2015 wurde den Verantwortlichen beim Ricam Hospiz dann bewusst, dass man sich
dringend nach einer Alternative umsehen musste.
Zweiter Outsourcing-Versuch klappt
Dabei war klar, dass eine „Rolle rückwärts“ zurück zum Inhouse-Betrieb keine Option sein würde.
„Unsere begrenzten internen Kapazitäten hatten ja bereits dazu geführt, den ersten Outsourcing-
Versuch zu wagen“, erklärt Dorothea Becker. „An dieser Problematik hatte sich seitdem nichts geän-
dert. Darüber hinaus hatten wir ja bereits die IT-Infrastruktur für den externen Betrieb ausgerichtet.
Eine Rückkehr zum Inhouse-Betrieb hätte zusätzliche neue Investitionen erfordert.“
Glücklicherweise kam dann der Kontakt zur netzhaus AG zustande. Das Unternehmen aus Potsdam
verfügt über 20 Jahre Erfahrung im IT-Projektgeschäft und betreut als Systemhaus zahlreiche kleine
und mittlere Unternehmen.
Im Rahmen einer Bestandsaufnahme des bestehenden IT-Systems fanden die Experten von netzhaus
schnell auch technische Fehler heraus. Hyper-V- und Exchange-Anwendungsserver wiesen gravierende
Konfigurationsfehler auf, die eingesetzten Thin Clients waren ungeeignet, da sie nicht über die
notwendige Zertifizierung für Microsoft Remote Desktop Services (RDS) verfügten.
Im Rahmen eines Projektauftrags erhielt die netzhaus AG dann den Auftrag, die IT-Infrastruktur neu
aufzubauen und im eigenen Rechenzentrum zu betreiben. Darüber hinaus sollte eine möglichst rei-
bungslose Migration der Daten vom bisherigen Dienstleister erfolgen.
Dorothea Becker erinnert sich: „Besonders wichtig war für uns die Unterstützung durch netzhaus beim
„Loslösen“ und Übertragen der Daten von unserem bisherigen Dienstleister. Bereits die un-
bürokratische aber professionelle Art des Supports bei dieser Maßnahme ließ darauf hoffen, dass wir
dieses Mal wohl die richtige Entscheidung getroffen hatten.
Die „Lebensader IT“ des Ricam Hospiz ist intakt
Mittlerweile werden alle für das Ricam Hospiz erforderlichen Server (RDS/Applikation/Datenbank) aus
dem Rechenzentrum der netzhaus AG bereitgestellt. Auch die Exchange-Postfächer für die Mitarbeiter
werden im netzhaus-Rechenzentrum gehostet. Die ungeeigneten Thin Clients wurden in Dell Wyse
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 72
D10D Thin Clients ausgetauscht. Die Verbindung mit dem Rechenzentrum erfolgt über eine VPN-
Verbindung. Als Server werden Microsoft Windows Server 2012 R2 eingesetzt, als Virtualisie-
rungstechnik kommt Microsoft Hyper-V zum Einsatz. Die E-Mail Kommunikation erfolgt über netz-
haus‘s Hosted Exchange. Zum Schutz der Clients sowie zum Management und Monitoring der Laptops
und PCs wird die Lösung netzhaus CloudSystems Protection Complete verwendet. Derzeit wird gerade
das WLAN erneuert und die bestehende, ebenfalls nicht störungsfrei laufende Hotspot-Lösung
ausgetauscht. Für die Zukunft geplant ist, die bestehende TK-Anlage durch eine Cloud Telefonie-Lösung
zu ersetzen.
„Bereits nach einer Woche waren alle Dienste in Betrieb, bereits am ersten Tag nach der Umstellung
konnten wir alle an unseren Arbeitsplätzen wieder uneingeschränkt arbeiten“, freut sich Dorothea
Becker über die erfolgreiche Migration. Die komplette Betreuung in IT-Fragen erfolgt ebenfalls durch
die netzhaus AG inklusive eines User Helpdesks für die Mitarbeiter.
„Alles ist besprechbar“, beschreibt Dorothea Becker die Art der Kommunikation mit dem neuen IT-
Dienstleister. Wie sie aus eigener leidvoller Erfahrung weiß, gibt es bei jedem IT-System immer mal
wieder Dinge, die korrigiert und verbessert werden müssen. Doch mit der netzhaus AG hat sie nun
einen kompetenten Partner an der Seite. Sie erklärt: „Wir schätzen die offene und ehrliche Kommu-
nikation mit unseren Ansprechpartnern bei der netzhaus AG. Darüber hinaus sind alle Abläufe und
Workflows geregelt und werden auch eingehalten. Probleme und offene Fragen werden zeitnah und
gewissenhaft angegangen. Endlich haben wir einen IT-Dienstleister gefunden, der unsere Anforde-
rungen versteht und mit den entsprechenden IT-Lösungen umsetzt.“
Kontakt:
netzhaus AG
Ziolkowskistr. 8
14480 Potsdam
Telefon: +49 331 55066-77
info (at) netzhaus.ag
www.netzhaus.ag
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 73
26. Prüfarztzentrum Emovis mit Netzbest-Lösung: Wer virtuell arbeitet, forscht besser
Aufgrund der wachsenden Auftragslage entschied sich das Prüfarztzentrum Emovis in
Berlin für ein IT-Konzept mit virtuellen Computerplätzen. ADHS, Burn-out, Rauchentwöhnung, Schlaf-
losigkeit oder Übergewicht – dies sind einige der Behandlungsfelder, mit denen man sich bei Emovis
in Berlin beschäftigt. Im Zuge dessen werden klinische Studienprojekte durchgeführt und für Patienten
alternative Behandlungswege gefunden.
Im Jahr 2001 wurde der Anwender als Prüfarztzentrum für die klinische Forschung von mehreren
Berliner Ärzten, Psychologen und Psychiatern mit Hauptsitz in Berlin nahe Kurfürstendamm gegründet.
Das Zentrum mit Schlaflabor erhielt schnell umfangreichere Studienaufträge, so dass im September
2008 ein weiterer Standort in Berlin-Weißensee eröffnet werden konnte. Die Zusammenarbeit
zwischen den Studienschwestern und Krankenpflegern aus Charlottenburg und den Ärzten des
St.Joseph-Krankenhauses in Weißensee erlaubten es, das Angebot für Patienten und Auftraggeber in
Berlin stetig zu erweitern und zu spezialisieren. Die vorhandene IT musste ebenfalls mitwachsen, was
Emovis vor einige Herausforderungen stellte. So mussten größere Server angeschafft und in separaten
Räumen mit Kühlsystem gelagert werden. Die Sicherung der Daten wurde auch aufwendiger, da immer
mehr Studien und somit Daten gespeichert werden mussten.
Vertrauen in neues IT-Konzept
Nicht nur die Studienteilnehmer haben vollstes Vertrauen zu ihren Ärzten, auch die IT muss reibungslos
funktionieren, um die Studien ordnungsgemäß durchführen zu können. Daher modernisierte das
Forschungsinstitut 2008 seine IT zu einer virtuellen Lösung der Netzbest GmbH. Unabhängigkeit war
dabei ein großes Bedürfnis – mehr Freiheit für die IT und Mitarbeiter sowie geringere und
transparentere IT-Kosten waren das Ziel der Modernisierung. Aufgrund der guten Erfahrungen mit
dem IT-Dienstleister aus Berlin vertraute Emovis auf den Vorschlag, eine IT-as-a-Service-Lösung
einzusetzen. Es wurde ein virtuelles IT-Konzept (IT as a Service) entwickelt, das besonders für kleine
und mittelständische Unternehmen geeignet ist. Dabei wird ausschließlich mit virtuellen
Computerplätzen gearbeitet, die sich dem täglichen Bedarf sowie dem Wachstum des Zentrums
anpassen. Die IT bleibt dadurch dynamisch und Wartungs- und Stromkosten für Serversysteme und
Support entfallen. Durch das IT-as-a-Service-Prinzip können kleinere Unternehmen von bestehenden
IT-Sicherheitskonzepten profitieren und die Soft- und Hardware etablierter Hersteller nutzen, ohne
teure Lizenzen anzuschaffen bzw. sich um die Lizenzen und Wartung zu kümmern.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 74
Kosten in den Griff bekommen
Während des Auftragswachstums in den ersten Jahren war es besonders wichtig, die IT-Kosten besser
an die aktuelle Auftragslage anpassen zu können. „Mit der alten Infrastruktur war das so nicht möglich,
da Wartungsverträge eingehalten werden mussten, Hard- und Software schon angeschafft wurden
und nicht mehr investiert werden sollte“, so Ute Gärtner, stellvertretende Geschäftsführerin bei
Emovis. Die Anbindung des zweiten Standortes war ebenfalls mit hohen Verwaltungs- und
Wartungsaufwand und somit Kosten verbunden. „Außerdem war oftmals die installierte Software
nicht überall gleich und der Wartungsaufwand immer relativ hoch“, ergänzt Gärtner.
Seit der Umstellung auf eine virtuelle Lösung können alle Mitarbeiter von überall aus schneller arbeiten
und neue Arbeitsplätze in wenigen Minuten erstellt werden. Gleichzeitig muss sich das Personal nicht
mehr um die Datensicherung kümmern. Das vorgelegte Sicherheitskonzept gewährleistet einen hohen
automatisierten Datenschutz. Die IT ist nicht nur zuverlässiger geworden, sondern Emovis spart auch
Energiekosten. Die alten Server mussten in einem separaten Raum mit einer Klimaanlage ausgestattet
werden. „Die Kühlung hat besonders viel Strom verbraucht und der Unterschied in der
Stromabrechnung war deutlich merkbar. Wir sparen nun mehrere Hundert Euro pro Halbjahr“, erklärt
Geschäftsführerin Dr. Bettina Bergtholdt. Außerdem müssen die beiden Räume nun nicht mehr extra
gesichert und können für andere Zwecke genutzt werden.
Schneller administrierbar
Alle Arbeitsplätze arbeiten mit einem virtuellen Desktop. Das Einrichten oder Ändern von Benutzern
und das Freischalten von Anwendungen für Benutzer kann Emovis mittlerweile selbst vornehmen.
Kosten entstehen nur, wenn neue Arbeitsplätze gebucht werden – nicht mehr benötigte können
zeitnah abbestellt werden. „Gerade wenn für größere Studien mehr Monitore oder Mitarbeiter im
Einsatz sind, müssen die Arbeitsplätze schnell eingerichtet sein. Bisher musste extra geprüft werden,
ob genügend Lizenzen vorhanden sind und gegebenenfalls neue Lizenzen angeschafft werden
müssen“, so Ute Gärtner. Mit IT-as-a-Service werden die PC-Arbeitsplätze, je nach Bedarf, eingerichtet
und abgerechnet. „Ich muss nicht mehr darauf achten, wann welche Lizenz abläuft“, meint Gärtner.
Jeder Mitarbeiter greift auf dieselbe Softwareversion zu und hat von überall aus die gleichen
Anwendungen zur Verfügung. Neue Software- Anwendungen können außerdem dazu gebucht
werden. Emovis kann monatlich buchen oder stornieren und nutzt nur die IT, die sieaktuell tatsächlich
benötigt. Beim Einspielen von neuen Softwareversionen entstehen keine Ausfallzeiten mehr, da der
Rollout auf separaten Servern vorbereitet und nach Abschluss der Arbeiten umgestellt wird. Außerdem
spart das Prüfarztzentrum laut Anbieter dadurch Kosten, weil der Administrator nicht mehr vor Ort die
Umstellung vornehmen muss. Zudem muss zukünftig kein eigener Techniker vor Ort beschäftigt
werden: „Ich brauche den Administrator jetzt nicht mehr morgens um 7 Uhr aus dem Bett klingeln
oder tagsüber warten bis er vorbeikommt, wenn ich ins Büro komme und mein PC nicht läuft. Die
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 75
Technik ist nun stabiler und wenn es doch mal ein Problem gibt, wird es per Remote behoben und wir
können zügiger wieder arbeiten“, so Bettina Bergtholdt, Geschäftsführerin der Emovis GmbH.
Kontakt:
netzbest GmbH
Gneisenaustr 44/45
10961 Berlin
Tel: +49 (0)30 80 20 813 – 0
Fax: +49 (0)30 80 20 813 – 33
Internet: www.netzbest.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 76
27. Ausgewählte Anwendungsbeispiele für datenbanken 24
So vielfältig wie die Einsatzmöglichkeiten von datenbanken24, sind auch die Kundenprojekte, die mit
dem innovativen Cloud.Service realisiert werden.
Hier eine Auswahl der aktuellen Kundenprojekte vom Januar 2016, auf die wir sehr stolz sind.
datenbanken24 bildet das Online-Mitgliederverzeichnis ab. Beteiligte Unternehmen pflegen ihren
eigenen Eintrag über die My-Profile Integration und zahlen die anfallenden Gebühren
vollautomatisch über eine Paypal-Integration. Per Geocodierung der Adressen finden Anwender die
beteiligten Unternehmen über eine Umkreissuche auf Google Map.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 77
Carbon Composites e.V. (CCeV) ist ein Verbund von Unternehmen und Forschungseinrichtungen, der
die gesamte Wertschöpfungskette der Hochleistungs-Faserverbundwerkstoffe in Deutschland,
Österreich und der Schweiz abdeckt.
datenbanken24 managed auf Grund seiner Flexibilität die komplexe und sehr spezielle Mitglieder-
verwaltung des Vereins, inkl. Abteilungen, Arbeitsgruppen, Rollen und Kooperationspartnern für
mehrere tausend Personen im Carbon-Umfeld über die Cloud.
datenbanken24 wird gleichzeitig für die Online-Anmeldung und das Teilnehmer-Portal der ECCM17
eingesetzt - einer internationalen Konferenz mit ca. 3.000 Teilnehmern. Inklusive vollautomatischer
Rechnungserstellung und Smartphone-App.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 78
Mit datenbanken24 hat sich die SEAT Deutschland Niederlassung GmbH eine Dokumenten-Datenbank
in der Cloud entwickelt. Damit können - mobil und von überall - alle Fahrzeug- und Über-
führungsdokumente per Fingertipp als PDF erstellt werden: Auslieferung, Bestellung Ersatzteile,
Checkliste Enterprise, Deckblatt Neuwagen, Empfangsbescheinigung, Fahrzeugaufbereitung, Unter-
auftrag, VVD Überführungsschaden, etc.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 79
Mit "Triple Win" gehen GIZ und die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) der Bundesagentur
für Arbeit unter dem Dach des Centrums für internationale Migration und Entwicklung (CIM) neue
Wege, um Fachkräfte aus Ländern außerhalb der Europäischen Union für den deutschen Arbeitsmarkt
zu gewinnen. Davon profitieren Unternehmen in Deutschland, die Fachkräfte selbst und ihre
Herkunftsländer.
datenbanken24 stellt die Cloud-Applikation zur Verfügung, über die weltweit (Serbien, Bosnien und
Herzegowina, Philippinen, Tunesien) die vollständigen Qualifikationsprofile der Bewerber eingegeben
werden, inklusive aller zugehörigen multimedialen Dokumente.
Nach Bearbeitung durch die GIZ werden diese an deutsche Unternehmen und Institute zur Einsicht
weitergeleitet bzw. freigegeben.
Kontakt:
GOD Gesellschaft für Organisation und Datenverarbeitung mbH Roseliesstraße 1 38126 Braunschweig +49 (0) 531 / 23767 -480 www.datenbanken24.de
datenbanken24 ist ein Cloud Service der GOD mbH
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 80
28. Raubtierfütterung mit Hindernissen
Case Study – was passiert, wenn ein Onlineshop in „Die Höhle der Löwen“ gerät?
Eine Teilnahme bei der Startup-Show „Die Höhle der Löwen“ ist eine ganz besondere Herausforderung.
Hier gilt es, die eigene Geschäftsidee vor einem Millionenpublikum und erfahrenen Unternehmern in
der Jury zu präsentieren, zu verteidigen und so glaubwürdig zu vertreten, dass das Konzept zum Besten
gekürt wird. Klingt nicht einfach, ist es auch nicht. Wer aber selber einmal auf einer Bühne gestanden
hat, weiß, dass viel Unruhe hinter den Kulissen beim gebannten Publikum gar nicht bemerkt wird. Hier
kommt es oft auf die Erfahrung und das Improvisationstalent der Show-Profis an, die dafür sorgen,
dass der Laden läuft, sobald die rote Lampe leuchtet.
The lion sleeps tonight …
In der Vorbereitung auf das Finale der Grimmepreis-nominierten Show (Einschaltquote 1,89 Millionen,
10 % Marktanteil bei den 14- bis 49-Jährigen) kam auch das Thema Onlineshop und Server-
Performance auf den Tisch. Foodist.de, Teilnehmer bei #DHDL und Favorit auf den 1. Platz, verkauft
online ausgesuchte Delikatessen in verschiedenen Themen-Boxen. Hier ist es extrem wichtig, dass der
Shop stabil und schnell läuft, denn wenn der Server aufgibt, kann kein Umsatz gemacht werden.
Gerade zu einem wichtigen Termin wie dem Staffelfinale war daher schnelle Hilfe vonnöten, denn es
stellte sich heraus, dass das vorhandene System für den zu erwartenden Besucheransturm zu schmal
konzipiert war. Innerhalb der kurzen Vorlaufzeit war der Einsatz von Caching angeraten, damit werden
oft abgefragte Seiten statisch gespeichert und die Datenbank entlastet. Dies hatte sich in der
Kombination mit einem Content Delivery Network (CDN) als „best Practice“ erwiesen. Nur so konnte
es möglich sein, den Second Screenern eine funktionierende Webseite zu präsentieren und den
Schwung aus der Dynamik des Staffelfinales auch auf der Webseite wirkungsvoll zu nutzen.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 81
www.foodist.de
Gut gebrüllt, Löwe!
Innerhalb kürzester Zeit wurde auf dem Server-System mit einem Shopware-Shop Caching und CDN
aufgesetzt. Damit sollte die vermutlich auf hohem Niveau schwankende Besucherzahl, insbesondere
auf der Startseite und den Kategorie-Seiten, intelligent verteilt und vom Webserver abgelenkt werden.
Dabei konnte nicht exakt bestimmt werden, wie genau sich die Besucher verhalten würden, wann sie
welche Seiten aufrufen würden und wie lange sie auf der Seite verbleiben würden. Die Besucher
reagieren auf eine Live-Situation mit den entsprechenden Unwägbarkeiten: Ein erfahrener Sysadmin
kann an einer Verlaufskurve ablesen, wann während des Fernsehauftrittes das T-Shirt mit der
Webadresse im Bild gewesen ist – dies aber erst im Nach hinein. So kam es im höchsten Peak auch
kurzfristig zu einer kritischen Serverlast. Insgesamt hat der Server die Nagelprobe aber bestanden –
mit Abstrichen, die vor allem der kurzen Vorlaufzeit zuzuschreiben sind. Insbesondere das Caching, mit
dem häufig abgefragte Seiten (z.B. Startseite) statisch gespeichert und ausgeliefert werden, konnte die
Besucheranfragen performant abarbeiten. Einzelne Ausfälle gab es bei den CDN-Abfragen. Foodist-
Geschäftsführer Ole Schaumberg zieht aber ein durchweg positives Fazit:
„Mit Profihost haben wir einen zuverlässigen Hosting-Partner gefunden mit dem wir seit Beginn von
www.foodist.de auf Augenhöhe unkompliziert und im persönlichen Kontakt unsere zwei Shopware-
Shops betreiben können. Auch bei kurzfristigen Anforderungen hat Profihost einen starken Einsatz
gezeigt.“
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 82
„In Anbetracht der extremen Situation war das Server-Setup sehr erfolgreich. Nicht nur die
#DHDLSieger von Foodist.de waren begeistert, sondern auch die Besucher der Seite – und viele der
Spezialitäten-Boxen waren bereits nach kurzer Zeit „ausverkauft“.
Kontakt
Profihost AG
Expo Plaza 1
30539 Hannover
Telefon: +49 511 51518110
vertrieb@profihost.com
https://www.profihost.com
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 83
29. bixie oder die bAV in der Cloud - ein Fallbeispiel aus der Praxis
Unternehmen und insbesondere Personalabteilungen stehen vor großen Herausforderungen.
Wichtige Schlagworte sind digitale Transformation, Big Data und Datenschutz sowie ganz grundsätzlich
neue Arbeits- und Organisationsformen. Neue Generationen drängen auf den Arbeitsmarkt, die im Ruf
stehen Ihren Wert genau zu kennen und stärkere Zusatzleistungen über das Gehalt hinaus von den
Unternehmen einzufordern.
Insofern gilt es, neue Konzepte zu entwickeln und existierende Dienste wie z.B. die betriebliche
Altersversorgung (bAV) attraktiver für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu
machen. Für den Arbeitgeber ist die bAV administrativ zeit- und
kostenintensiv. Sie bindet in den Personalabteilungen Ressourcen.
Primäres Ziel ist deshalb, die Reduktion von Administrationskosten und
das Freisetzen von Personalressourcen. Cloud-Lösungen wie bixie.cloud
stellen hier das ideale Vehikel dar. Cloud-basierte Technologien und
Services sind ein wichtiger Zukunftsmarkt. Initiativen und Impulse wie
Cloud Services – Made in Germany oder die neue .cloud Domain
unterstreichen die Relevanz.
Ein Fall aus der Praxis
Wie eine bAV-Cloud-Lösung in der Praxis aussehen kann und welche Vorteile diese für Unternehmen
und Versorgungsberechtigte bietet, zeigen wir am realen und anonymisierten Fallbeispiel:
Die Eckdaten:
Ein mittelständisches Unternehmen mit ca. 1.500 Beschäftigten
verfügt über eine komplexe arbeitgeber- und arbeitnehmer-
finanzierte bAV basierend auf verschiedenen Durchführungs-
wegen mit insgesamt ca. 1.600 Zusagen (Aktive, Rentner, Ausge-
schiedene).
Status Quo
• Hoher Verwaltungsaufwand, hohe Fehleranfälligkeit
Die bAV wurde mehr oder minder manuell gemanagt. Aufgrund der vielen verschiedenen
Einzelfälle, Varianten und Verzweigungen war das bAV-System sehr komplex, unübersichtlich,
verwaltungsintensiv und damit anfällig für Fehler. Es war kein Einzelfall, dass Bestandsdaten zur
jährlichen Berechnung der bilanziellen Verpflichtungen falsch an die Versicherungsmathematiker
gemeldet wurden oder Mitarbeiter beispielsweise fehlerhafte Bescheinigungen erhielten.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 84
• Fehlende personelle Ausstattung, Know-How
Die gesamte Verantwortung lag bei wenigen Personalsachbearbeitern, die über die Jahre mit diesen
Versorgungswerken „gewachsen“ waren. Sie kannten alle Details, verfügten nach vielen bAV-
Jahren über ein enormes Fachwissen und waren Ansprechpartner für Geschäftsleitung, Betriebsrat,
Mitarbeiter sowie externe Dienstleister wie versicherungsmathematische Gutachter und
Versicherungsmakler. Die Arbeitsbelastung der Sachbearbeiter durch die bAV war hoch. Hierunter
litt die „reguläre“ Personalarbeit.
• Schlechte Kommunikation
Mangelhaft war auch die Kommunikation der bAV im Unternehmen. Mitarbeiter erhielten
Auskünfte seitens der Personalabteilung. Eine Möglichkeit, sich direkt in die Unternehmens-bAV
einzuloggen, sich zu informieren oder die persönliche Betriebsrente online abzufragen, bestand
nicht. In der Konsequenz wurde die bAV seitens der Mitarbeiter wenig wahrgenommen.
Insgesamt war die Verwaltung der bAV in der bisherigen Form ineffizient sowie zu hochpreisig und
wurde von den Mitarbeitern kaum wahrgenommen.
bAV in der Cloud
Angestrebt wurde ein kostengünstiges Administrationssystem mit hohem Automatisierungsgrad,
niedrigen Kosten und leicht zu handhabenden Kommunikationsmöglichkeiten zwischen Mitarbeitern,
HR, Finance sowie bestehenden externen Dienstleistern.
• Einheitliches Informationssystem in allen Unternehmensstandorten.
• Ständiger Zugriff auf alle Daten und Dokumente der Versorgungswerke und -zusagen seitens HR
sowie Anbindung an die hauseigene Lohn- und Gehaltsabrechnung.
• Permanente Möglichkeit des Abrufs aller bilanzrelevanten Daten für Geschäftsleitung und Finance
(DBO’s, Assets) auf „Knopfdruck“.
• Mitarbeiterzugang zur Einsicht individueller Werte und Dokumente sowie Informations-
möglichkeiten zu den Versorgungswerken.
• Möglichkeit von Schnittstellen zum Personalabrechnungssystem (Stammdatenabgleich) und
Einbindung bestehender externer Dienstleister.
• Abrechnung der monatlich zu zahlenden Betriebsrenten.
• Schnittstellen zu externen Vertragspartnern wie z.B. Versicherungsgesellschaften.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 85
Unternehmensintern wären diese Ziele nur mit permanent hohen Kosten für personelle Ausstattung
und hohen Investitionen in IT-Strukturen erreichbar gewesen. Die gesetzten Ziele wurden mit der
webbasierten Verwaltungsplattform „bixie“ (https://bixie.cloud) erreicht.
• Digitale Abbildung des Versorgungswerkes in „bixie“
In der Cloud wurde das gesamte Versorgungswerk mit allen relevanten Mitarbeiterdaten digital
abgebildet. In digitalen Aktenschränken wurden alle Dokumente, die bisher in Papierform in den
Archiven des Unternehmens lagerten, abgelegt.
Eine Rechteverwaltung steuert die Sichtbarkeit der Daten für Mitarbeiter aus HR, Finance,
Geschäftsleitung sowie für externe Dienstleister (Versicherungsmakler, Gutachter).
• Laufende Verwaltung und Betreuung
Heute ermöglicht bixie dem Unternehmen einen klaren Überblick über alle Versorgungs-
verpflichtungen wie auch alle damit zusammenhängenden Werte, Rückstellungen, Daten und
Prozesse. Dokumente sind leicht und schnell auffindbar oder zuzuordnen. Personalsachbearbeiter
wurden fast vollständig entlastet, so dass sie sich wieder um ihre eigentlichen Kernaufgaben
kümmern können. Der Aufbau einer zusätzlichen, kostspieligen IT-Struktur war nicht erforderlich.
Durch den immer aktuellen, korrekten Datenbestand beschleunigte sich die Erstellung der
versicherungsmathematischen Gutachten nicht nur für Pensionen, sondern auch für Sterbe- und
Übergangsgelder und Jubiläen. Gleichzeitig wurden diese günstiger. Zuletzt entschied man sich,
den Wirtschaftsprüfern zur Prüfung der versicherungsmathematischen Werte einen Zugang zu
bixie zuzuteilen. Hierdurch konnten die Prüfungskosten gesenkt werden.
Kontakt:
p.c.a.k. pension & compensation consultants GmbH
Ludwig-Thoma-Str. 4
85649 Brunnthal bei München
Tel.: 0800 900 89 89
https://www.pcak.de
https://bixie.cloud
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 86
30. Zeiterfassung und Projektsteuerung bei Next Level Integration: Automatisierte Prozesse statt manueller Datenerfassung dank ZEP
Die Firma Next Level Integration (NLI) mit Hauptsitz in Köln ist ein Software-Hersteller und Lösungs-
anbieter für die Versorgungsindustrie. Schwerpunkte des Lösungsportfolios sind Anwendungen im
regulatorischen Umfeld, Integrationslösungen, Portale sowie Komplettlösungen, die auf der von NLI
selbst entwickelten energiewirtschaftlichen Fast Lane Technologieplattform basieren. Mit mehr als 60
Mitarbeitern betreut das Unternehmen derzeit mehr als 250 Kunden in Deutschland und Europa. Dabei
werden täglich Energieversorgungsprozesse abgewickelt, die mehr als 25 Millionen Endkunden in
Deutschland betreffen. Bei der Zeiterfassung, Projektsteuerung und Abrechnung der Projektleistungen
setzt Next Level Integration bereits seit 2011 auf die Lösung ZEP der Firma provantis IT Solutions.
Kontinuierliches Firmenwachstum: Manuelle Zeiterfassung stößt an ihre Grenzen
„Ab fünf Mitarbeitern bedeutet eine Zeiterfassung mit Microsoft Excel einen unverhältnismäßig hohen
Aufwand, darüber hinaus ist der Überblick über die geleisteten Projektarbeiten sehr zeitaufwändig“,
erklärt Dr. Stefan Klose, Geschäftsführer von NLI. Der Software-Experte weiß aus eigener Erfahrung,
wovon er spricht. Bereits im Jahr 2011 – zwei Jahre nach der Gründung – war das Team von NLI auf
fast 20 Mitarbeiter angewachsen. Das kontinuierlich wachsende Projektvolumen, das aus Software-
Implementierungsprojekten und auf die Implementierung folgenden Support-Projekten besteht,
zeigte der Zeiterfassung über Excel ihre Grenzen auf.
Im Rahmen einer umfassenden Evaluierung am Markt verfügbarer Lösungen, in der mehr als fünfzehn
Softwarelösungen – darunter auch entsprechende Angebote von Marktgrößen wie SAP und Microsoft
– auf ihren Einsatz bei NLI überprüft wurden, entschied sich das Unternehmen letztendlich für die
Lösung ZEP der Firma provantis IT Solutions, auf die man über eine Internet-Recherche gestoßen war.
ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem
Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche
Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.
Dieser umfassende Funktionsumfang war letztendlich auch einer der Hauptgründe für die Entschei-
dung von NLI für den Einsatz von ZEP. Dr. Klose erklärt: „Im Rahmen unseres Evaluierungsprozesses
stellte sich heraus, dass der Funktionsumfang von ZEP unsere Anforderungen am besten abdeckte.“ Im
Rahmen der Implementierung von ZEP wurde dann auch nicht nur die bisherige manuelle
Zeiterfassung über MS-Excel abgelöst, sondern auch der bisher manuell durchgeführte Prozess der
Rechnungserstellung. Darüber hinaus erfolgen Reisekostenabrechnung und Urlaubsverwaltung über
das System. Auch das Ticket-System für Support-Anfragen wurde auf die entsprechende Funktion in
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 87
ZEP umgestellt. Trotz der damit verbundenen Implementierungs- und Umstellungsarbeiten beziffert
Dr. Klose den kompletten Einführungsaufwand mit weniger als fünf Manntagen.
Benutzerfreundliches Arbeiten selbst bei komplexen Projekten
Ein weiteres Entscheidungskriterium für den Einsatz von ZEP bei NLI war die Benutzerfreundlichkeit.
„Die Bedienbarkeit der Lösung ist wirklich super, die Benutzeroberfläche äußerst intuitiv. Alle
Projektinformationen werden in einer für den Anwender optimalen Art und Weise dargestellt, dies gilt
selbst für die Darstellung komplexer Sichtweisen auf die laufenden Projekte,“ bestätigt Dr. Klose.
Eng mit der Benutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit verbunden ist die Akzeptanz beim Anwender.
Und diese ist wiederum eine zentrale Voraussetzung für den effizienten und damit erfolgreichen
Einsatz einer Softwarelösung im Unternehmen. Dr. Klose erläutert: „Als Linienverantwortlicher und
Berater hatte ich in der Vergangenheit Einblick in zahlreiche Unternehmen. Zeiterfassung stößt bei
Mitarbeitern in der Regel auf wenig Gegenliebe. Bei ZEP ist dies grundsätzlich anders. Das System
wurde sofort akzeptiert, denn alle Mitarbeiter haben von Anfang an die Vorteile erkannt, die die
Lösung für ihre tägliche Arbeit bietet. Gerade die Möglichkeit eines integrierten Arbeitens über die
unterschiedlichen Einsatzbereiche Zeiterfassung, Reisekosten, Urlaub, Ticketbearbeitung und Faktura
kommt beim Team gut an.“ Darüber hinaus ist die Integration in andere Lösungen über entsprechende
Schnittstellen möglich. Dr. Klose: „Wir haben ZEP im Bereich Ticketsystem mit unserem
Entwicklungsplanungssystem JIRA gekoppelt.“ Darüber hinaus bildet NLI die Bonusregelung für seine
Mitarbeiter über ZEP ab. Auch das Projekt-Controlling erfolgt über die Lösung.
Cloud Computing: Flexibilität UND Datenschutz/Datensicherheit
Eine Frage, mit der man sich bei NLI ebenfalls sehr intensiv beschäftigte, war die Wahl der Betriebsform
von ZEP: On-Premise oder in der provantis-Cloud. „Generell hätten wir ZEP auch in-house auf unserer
eigenen IT-Infrastruktur betreiben können, diese Option wird von provantis ja ebenfalls angeboten“,
erklärt Dr. Klose. „Letztendlich entschieden wir uns aber aus Gründen der Flexibilität und des Preis-
/Leistungsverhältnisses für die Cloud-Variante.“ Das im Zusammenhang mit Cloud Computing immer
wieder diskutierte Thema Datenschutz und Datensicherheit war auch für NLI ein wichtiger Aspekt, der
geklärt werden musste. Dr. Klose bestätigt: „Datenschutz und Datensicherheit spielen bei unseren
Projekten eine zentrale Rolle. Aus diesem Grund haben wir Verträge und Betriebsmodell im Vorfeld
einer intensiven Überprüfung unterzogen. Letztendlich konnte aber ohne Einschränkungen ‚grünes
Licht‘ für den Cloud-Betrieb gegeben werden.“
Bisher hat NLI diese Entscheidung nicht bereut. ZEP zeichnet sich durch eine sehr gute Performance,
Geschwindigkeit und Verfügbarkeit aus. Die Mitarbeiter sind in der Lage, orts- und zeitunabhängig –
im Büro, vor Ort beim Kunden oder unterwegs – auf das System und die dort verwalteten Projekte
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 88
zuzugreifen und die entsprechenden Daten zu erfassen. Seit der Einführung des Systems im Jahr 2011
ist die Zahl der Anwender von anfänglich unter 20 auf mittlerweile mehr als 60 gewachsen. Dank der
Skalierbarkeit des Systems konnte dieses Wachstum problemlos in der Anwendung abgebildet
werden.
Und so ist es kein Wunder, wenn Dr. Klose als Fazit für die bisherige Nutzung zu Protokoll gibt: „ZEP ist
neben unseren Fachanwendungen und Office 365 für unsere Mitarbeiter das wichtigste System.“
Kontakt:
provantis IT Solutions GmbH Stuttgarter Str. 41 71254 Ditzingen
Telefon: +49 (0) 71 56 – 4 36 23-0 Telefax: +49 (0) 71 56 – 4 36 23-11
www.zep.de info@zep.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 89
31. Badischer Winzer Keller/Paradies GmbH/Multitest: Outsourcing macht flexibel und Platz für Wichtiges
Wirklich? Wir haben nachgefragt und VEDA-Kunden beziehen Stellung
Moderne Personalarbeit braucht Strukturen, die zukunftsorientiert und flexibel sind. Andererseits
müssen genau diese Strukturen auch Stabilität, Skalierbarkeit und Sicherheit bieten. Versucht man
diese Anforderungen zusammenzuführen, kommt man schnell auf das Thema Outsourcing. Wer
Software oder Infrastruktur auslagert, ist in Sachen Aktualität, Verfügbarkeit und Schnelligkeit bestens
bedient und kann auf moderne Hardware und Sicherheitskonzepte setzen.
Speziell im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung lassen sich zudem standardisierte Prozesse an
Dienstleister im BPO (Business Process Outsourcing) übergeben, um weitere Freiräume zu schaffen. So
die These. Aber wie sieht es in der Praxis aus? Zunächst einmal müssen die Freiräume auch genutzt
werden, sagt Udo Meyer, Director Outsourcing bei VEDA. Das geht nur, wenn man dem Dienstleister
auch vertraut, denn: „Es hilft beiden Seiten – Kunde und Dienstleister – überhaupt nicht, wenn wir die
gesamte Gehaltsabrechnung im BPO übernehmen und der Kunde heftet trotzdem alles noch mal zur
Sicherheit ab, weil man das halt immer so gemacht hat.“
Darüber kann Christine Bruhn, Personalleiterin des Badischen Winzerkellers nur schmunzeln:
„Diesbezüglich bestand für uns überhaupt keine Gefahr. Als wir im April 2014 die Gehaltsabrechnung
an VEDA ausgelagert haben, wurden hier erst einmal 440 Ordner entsorgt. Wir haben für Freiraum
gesorgt, räumlich und organisatorisch natürlich auch!“
Entgelt im Full-Service für den Badischen Winzerkeller
Der genossenschaftlich organisierte Badische Winzerkeller repräsentiert rund 3.000 Winzerinnen und
Winzer mit rund 1.800 Hektar in insgesamt neun Anbaugebieten Badens vom Bodensee im Süden bis
Tauberfranken im Norden. Seit 2014 wird die Gehaltsabrechnung für die circa 400 Mitarbeiter, davon
gut die Hälfte Betriebsrentner, komplett im VEDA Entgeltservice abgewickelt. Von Datenerfassung und
-pflege über Abrechnung sowie Melde- und Berichtswesen bis zur Erstellung der Entgeltbeschei-
nigungen sowie deren Druck und Versand wird alles vom VEDA-Team erledigt. Für Christine Bruhn ein
echter Gewinn: „Wir konnten durch den Wechsel ins Outsourcing die Verantwortungs- und
Aufgabenbereiche neu verteilen, Verrentungen und Fluktuation verschmerzen und Mitarbeiter-
wechsel in anspruchsvollere Tätigkeiten unterstützen. Ich selbst habe endlich Zeit, mich um
Kernaufgaben der Personalarbeit zu kümmern.“ Wo vorher sechs Mitarbeiterinnen zu 90 Prozent mit
Gehaltsabrechnungen beschäftigt waren, machen jetzt zwei Personen Personalarbeit. Eigentlich drei,
sagt Frau Bruhn, denn die feste Ansprechpartnerin bei VEDA gehöre quasi zum Team. Fast wie eine
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 90
Kollegin, die nur in einem anderen Büro sitzt – allerdings mit dem Back-up eines professionellen
Dienstleisters: Ausfallsicherheit bei Urlaub und Krankheit sowie Abrechnungen, deren Genauigkeit und
Rechtssicherheit durch permanente Weiterbildung und professionelles Know-how gewährleistet sind.
Tun, wofür das Herz schlägt
Frau Bruhn ist Personalerin mit Leib und Seele, aber das rein administrative Abrechnen liegt ihr nicht:
„Da bin ich ganz ehrlich. Natürlich habe ich mich bei VEDA brav in die Schulungen zu den Updates und
Releases gesetzt und mich in die technischen Finessen von VEDA HR Entgelt eingearbeitet, aber mein
Herz schlägt für andere Dinge“, sagt sie und freut sich, dass sie endlich Zeit hat, Abläufe im
Personalmanagement zu strukturieren und durch Dokumentation und gute Prozesse für Transparenz
zu sorgen.
Im Hinblick auf New Work ein ideales Szenario: Die Aufgaben sind besser verteilt und alle haben mehr
Spaß an dem, was sie tun. Zudem sind die Abläufe effizienter und Geld spart das Unternehmen auch
noch. Ähnlich sieht man die Vorteile des Outsourcings auch bei Paradies in Neukirchen-Vluyn: Bessere
Prozesse sorgen für zufriedenere Mitarbeiter.
Individuelles Outsourcing-Konzept für Paradies
Die Paradies GmbH stellt seit 160 Jahren Bettwaren und Matratzen „mit Herz“ her. Der Familienbetrieb
in fünfter Generation hat 2015 sein Personalwesen umstrukturiert. Die, typisch für ein produzierendes
Unternehmen, in Löhne und Gehälter aufgeteilte Abrechnung kam unter die Lupe. Die Anforderungen
an den Arbeitsplatz, an dem bislang schwerpunktmäßig die Gehaltsabrechnung stattfand, wurden neu
definiert. Dies war letztlich der Anstoß für den Schritt ins Entgelt-Outsourcing. „Wir können nun
wertschöpfende Personalarbeit betreiben, uns mit Personalentwicklung und Recruiting
hochmotivierte Mitarbeiter für die Zukunft sichern.“ erklärt Peter Szameitat, kaufmännischer Leiter
bei Paradies.
Eine weitere Motivation für das neue Outsourcing-Konzept von Paradies war die Konsolidierung der
IT-Landschaft. Im neu und „lean“ strukturierten Rechenzentrum wollte man Abrechnungssoftware und
-daten nicht mehr administrieren. Deswegen wurde die komplette Anwendung VEDA HR Entgelt als
„private Cloud“ ins Alsdorfer Rechenzentrum ausgelagert. Mit der Auslagerung von Gehaltsdaten hatte
man bereits Erfahrung gesammelt, denn aus Diskretionsgründen wurden die Gehälter der leitenden
Angestellten schon in der Cloud verwaltet, als diese noch Application Service Providing (ASP) genannt
wurde. „Technologisch klappt das alles stabil und sicher. Es ist zudem beruhigend zu wissen, dass die
Software gesetzlich und technisch immer auf dem neusten Stand ist“, freut sich Peter Szameitat.
Flexibilität durch einen professionellen Dienstleister
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 91
Im Rahmen des für Paradies maßgeschneiderten Outsourcing-Konzepts werden die Gehälter im
Entgeltservice von VEDA betreut, Löhne mit ihren individuellen betrieblichen Leistungskomponenten
werden weiterhin intern abgerechnet. Das elektronische Meldewesen für Lohn und Gehalt wird
komplett über VEDA abgewickelt.
Dieser individuell auf Kundenanforderungen ausgelegte Entgeltservice ist ein Markenzeichen von
VEDA. Man bietet genau die Leistung, die gefordert wird – nicht mehr, nicht weniger. Damit gewinnen
Kunden ein Höchstmaß an Flexibilität – wie z. B. auch die Firma Multitest aus Rosenheim, die nur bei
Personalengpässen, im Fall von Urlaub oder Krankheit, auf den erweiterten Service von VEDA
zurückgreift.
Dann ist das wohl so…
Es scheint sich tatsächlich zu bewahrheiten – Outsourcing macht flexibel und Platz für Wichtiges. Das
bestätigt auch Udo Meyer: „Nicht nur im Bereich Entgelt wird das Regelwerk immer komplexer und
die Datenflut immer größer. Mag es auch Konzerne geben, die hier eigenständige Konzepte entwickeln
können – KMU können es sicher nicht. Outsourcing bietet dem Mittelstand perfekte Möglichkeiten
und gerade in Puncto „Sicherheit“ kommt unser mittlerweile vielzitiertes Argument zum Tragen: Die
Auslagerung von Daten zu deren Schutz ist kein Widerspruch, sondern Realität, denn Datenschutz ist
für den Dienstleister Kerngeschäft.“
Kontakt:
VEDA GmbH
Carl-Zeiss-Straße 14
52477 Alsdorf
Telefon: +49 2404 5507-0
www.veda.net
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 92
32. Ikea Hack Produkte in der Cloud: Bestellabwicklung & Lagerlogistik mit Billbee
New Swedish Design – die Ikea-Möbel-Pimper Fast jeder kennt sie, die Möbel-Klassiker Billy oder Kallax von Ikea. Fast alle Deutschen haben Ikea-
Möbel in ihrer Wohnung. Viele Menschen, die Ikea-Möbel ihr Eigen nennen, begnügen sich aber nicht
damit, die erworbenen Möbelstücke in ihrem Ursprungsdesign zu belassen. Sie fangen an, die Möbel
nach eigenen, individuellen Vorstellungen umzubauen oder aus vorhandenen Ikea-Teilen etwas völlig
neues zu kreieren. Das Ganze nennt man dann „IkeaHacking“ oder „Pimp my Ikea“. Ähnlich wie bei
Autos geht es hierbei um das Tunen von Möbeln. Bei Millionen im Umlauf befindlichen und identisch
aufgebauten Ikea-Möbeln ist aber jede noch so kleine Nischenidee eines Einzelnen auch interessant
für andere Ikea-Liebhaber.
Aus diesem Umstand heraus entstand das Geschäftsmodell der NSD New Swedish Design GmbH aus
Potsdam. Das Unternehmen macht individuelle Ideen einzelner Ikea-User zu verkaufsfertigen
Produkten für alle.
Seit 2014 bietet das Unternehmen Zubehör und funktionale Ergänzungsprodukte für Ikea-Möbel,
damit Ikea-Kunden ihre Möbel stilvoll erweitern und nachhaltig einsetzen können. Dabei werden Ikea-
Möbel als Basis oder Korpus genutzt, um mit eigenen Tuningprodukten, wie z. B. Regaleinsätzen oder
Storageprodukten, die „Standardmöbel“ weiter zu entwickeln und individuellen Bedürfnissen
anzupassen. Viele Ideen kommen dabei von den Kunden selbst, denn die wissen, laut Ausführungen
des Geschäftsführers Oliver Götze, ja am besten was sie brauchen.
Die komplette Wertschöpfungskette in einem Unternehmen
New Swedish Design ist ein reines E-Commerce-Unternehmen, welches seine Artikel hauptsächlich
über den eigenen Webshop anbietet, unterscheidet sich aber von vielen Händlern dadurch, dass es
eigene Produkte mit eigenen Namen entwickelt. Dass die Produktnamen klingen, wie die von Ikea-
Möbeln ist kein Zufall, denn New Swedish Design ist stark verlinkt mit den Produkten des großen
schwedischen Einrichtungshauses.
Angefangen von der Produktentwicklung über eine Spezialisierung in SEO und im Content Marketing
bis hin zur Vertriebslogistik läuft alles in Eigenregie, d. h. es musste eine Struktur für die gesamte
Wertschöpfungskette geschaffen werden. Für ein Startup wie New Swedish Design ist es ein Haufen
Arbeit, das alles zu stemmen – gleichzeitig schützt der Aufbau von eigenem Know How in vielen
Gliedern der Wertschöpfungskette aber auch vor Wettbewerb und Abhängigkeiten.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 93
Steuerung diverser Arbeitsprozesse in zwei Standorten
Neben den vielen Prozessen, die sich durch das Geschäftsmodell von New Swedish Design ergeben,
gibt es außerdem die Herausforderung der zwei historisch gewachsenen Standorte Potsdam und
Eisenberg/Thüringen. Während man sich in Potsdam mit Produktentwicklung und Marketing be-
schäftigt, dreht sich in Thüringen alles um die Bestellabwicklung und die Lagerlogistik. Mit den
richtigen Werkzeugen spielen die gut 200 km voneinander entfernten Standorte aber eigentlich keine
Rolle, denn die oben beschriebenen Geschäftsbereiche lassen sich gut voneinander trennen.
Die erste Cloud-Lösung, die das Unternehmen einführte, war die Shop-Software Shopware. Danach
folgte ein eigener Server, der beide Standorte miteinander verbindet und eine einzelne Basis für alle
digitalen Dokumente schafft. Für das Projektmanagement, was gerade im Bereich der Produkt-
entwicklung eine große Rolle spielt, setzt man auf das Cloud-basierte Tool Trello, die als App, wie auch
als Desktop-Version hervorragend funktioniert. Die Mitarbeiter-Zeiterfassung, bzw. -Abrechnung und
Urlaubsplanung läuft über das ebenfalls onlinebasierte Clockodo.
Bestellabwicklung und Lagerlogistik mit Billbee
Für ein Unternehmen wie New Swedish Design spielt die Vertriebslogistik eine entscheidende Rolle.
Um Bestellabwicklung, Artikelsynchronisation und Lagerlogistik zu organisieren, suchte das Unter-
nehmen lange nach einem bezahlbaren Warenwirtschaftssystem, wurde aber nicht fündig. Die
meisten Systeme sind für Startups schlichtweg unbrauchbar, weil zu kompliziert, zu umfangreich und
viel zu teuer. “Wir hätten für unser Geschäft nur einen Bruchteil von dem nutzen können, was solche
Lösungen normalerweise bieten”, so Geschäftsführer Götze. Und selbst die Mietkosten der meisten
SaaS-Lösungen waren für uns astronomisch hoch. Außerdem hätten wir gar nicht die Zeit gehabt, uns
in diese komplexen Systeme einzuarbeiten.
Durch ein befreundetes Unternehmen wurde New Swedish Design auf Billbee aufmerksam. Anfangs
dachten wir, es wäre ein Tool zur reinen Zusammenfassung von Bestellabwicklungen verschiedener
Kanäle, und auch das hätte uns schon einiges an Zeitersparnis gebracht. Letztendlich waren wir aber
auf der Suche nach einem Warenwirtschaftssystem, was vor allem die Lagerlogistik unterstützen sollte.
Das Management unserer Produkte hat bestimmte Anforderungen. Für jedes Produkt brauchen wir
einen individuellen Produktnamen (damit ist eine Produktreihe für uns intern dann eindeutig definiert)
und eine Produktbezeichnung, damit der Kunde weiß, was es ist und für welchen Ikea-Artikel unser
Produkt eingesetzt werden kann. Die meisten Systeme lassen aber nur eine Bezeichnung zu.
Darüber hinaus setzen sich bestimmte Artikel aus den gleichen Bauteilen zusammen, d. h. jede
Bestellung muss einzeln konfektioniert werden. Außerdem bedienen wir gleichermaßen Privat- und
Geschäftskunden, die sich in ihren Bestellmengen und Bestellzusammensetzungen natürlich deutlich
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 94
unterscheiden. Last but not least benötigten wir eine automatische Synchronisationsmöglichkeit mit
unserem DHL-Server.
Kostenreduzierung durch Automatisierung und Vereinfachung der Abläufe
Durch die Einführung von Billbee ergaben sich für uns folgende Vorteile: Alle Bestellungen aus unserem
eigenen Shopware-Shop und zusätzlichen Verkaufsportalen, wie z. B. Amazon, konnten nun in einer
einzigen Übersicht bearbeitet und für den Versand (Stichwort: Paketlabel-Erstellung) vorbereitet
werden. Durch die Möglichkeit Stücklistenartikel anzulegen, konnten wir verschiedene Artikel
(Baugruppen) mit gleichen Komponenten (Einzelteilen) erzeugen. Da der Abverkauf unserer Artikel auf
allen Plattformen mit dem aktuellen Lagerbestand synchronisiert wird, konnten wir nun auf
Knopfdruck erkennen, welche Artikel gut laufen, welche nicht und welchen Einfluss das auf bestimmte
Einzelteile hat. Durch die Festlegung von Mininium-Beständen und der Warnfunktion bei geringen
Lagerbeständen, ist für den Mitarbeiter nun klar erkennbar, welcher Artikel nachbestellt werden muss.
Neben den von Billbee zur Verfügung gestellten Berichten und unterschiedlichen Auswertungen,
lassen sich Absatz- und Umsatzzahlen schnell in brauchbare CSV-Dateien exportieren und individuell
analysieren.
Zusammengefasst haben wir durch Billbee unsere Logistikkosten, wenn man mal die reinen DHL-
Kosten ausklammert, um ca. 30% senken können. Was uns aber vor dieser Auswertung schon
überzeugt hatte, waren die Übersichtlichkeit, die plausiblen Einstellmöglichkeiten und die einfache
intuitive Bedienbarkeit des Cloud-Systems, auch ohne Handbücher und Software-Schulungen. Billbee
schließt die Lücke zwischen Einzelkämpfer-Shopabwicklung und WaWis für Großunternehmen.
Kontakt: NSD New Swedish Design GmbH Gerlachstr. 37 14480 Potsdam +49 3328 4794759 info@new-swedish-design.de http://new-swedish-design.de
Billbee GmbH Gut Herberhausen 4 32758 Detmold +49 5231 3042091 support@billbee.de http://www.billbee.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 95
33. BREKOM realisiert Kommunikationssystem für die Sanitär- Heizungs- und Klimabranche (SHK)
Unternehmen benötigen einen einfachen, sicheren und kostengünstigen Weg zum Austausch von
Daten. Um dies zu ermöglichen, suchten die Branchenverbände ARGE Neue Medien und DG Haus-
technik gemeinsam mit BREKOM nach einer neuen Lösung für den Austausch von sogenannten EDI-
Nachrichten über das Internet. EDI (Electronic Data Interexchange) ist der Austausch von struktu-
rierten Geschäftsinformationen zwischen Geschäftspartnern über moderne Kommunikationsmetho-
den. Vorherige Kommunikationssysteme, wie die EDIFACT-Kommunikation via Telebox/X.400, waren
auf Dauer zu kostenintensiv. Über zwei Jahre haben Experten aus Industrie und Großhandel gemein-
sam mit den Branchenverbänden ARGE Neue Medien und DG Haustechnik, dem IT-Beratungs-
unternehmen ITEK sowie dem IT-Dienstleister BREKOM eine wegweisende Lösung für den Austausch
von EDI-Nachrichten über das Internet entwickelt. Das Ziel: Die Kosten für den elektronischen Daten-
austausch deutlich senken. Zwischen den Vertragspartnern entstand das Projekt SHK-Mail: Ein ge-
schlossenes Mailsystem für elektronische Geschäftsprozesse.
Die Projektpartner und -anforderungen
Die ARGE Neue Medien ist der größte deutsche Zusammenschluss von Herstellern der Sanitär-,
Heizungs- und Klimaindustrie (SHK) und stellt Dienstleistungen für den Fachhandel und das Fach-
handwerk bereit. Seit mehr als 20 Jahren arbeiten die Mitarbeiter der ARGE Neue Medien in Paderborn
im Bereich der elektronischen Prozessoptimierung und engagieren sich für die Einführung und
Verbreitung neuer Informations- und Kommunikationstechnologien in der Branche.
Der DG Haustechnik versteht sich als Sprachrohr der deutschen Fachgroßhändler aus den Bereichen
Sanitär, Heizung, Lüftung und Klima. In dem Verband, dessen Ursprünge bis in das Jahr 1900 zurück-
reichen, sind derzeit bundesweit 95 Großhändler organisiert, die ihre Produkte an das Fachhandwerk
vertreiben.
Die beiden Verbände haben mehrere Hundert Mitglieder. Diese hieraus resultierenden Datenmengen
muss das SHK-Mailsystem problemlos bewältigen können. Außerdem sollten die Kosten für den
elektronischen Datenaustausch deutlich gesenkt werden. Ziel war es, die Sicherheit und hohe
Verfügbarkeit des Systems für die Teilnehmer zu gewährleisten. Es entstand die Idee, einen ge-
schlossenen Benutzerkreis einzurichten. Um Ausfälle im Warenwirtschaftssystem zu vermeiden, wird
die Unterbrechungsfreiheit durch Redundanz der SHK-Mail-Systeme sichergestellt. Weitere ge-
wünschte Anforderungen waren Features wie Empfangsbestätigungen, Black- und Whitelists sowie die
Verschlüsselung und Archivierung der Nachrichten.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 96
SHK-Mail für elektronische Geschäftsprozesse: einfach, sicher und günstig
BREKOM entwickelte ein neues auf Mail-Standards (RFC) basierendes Kommunikationssystem. Zum
Versenden und Abholen der EDI-Nachrichten werden die Internetstandards SMTP(s) und POP3(s)
genutzt. Die Protokolle sind in den meisten ERP- oder Warenwirtschaftssystemen integriert und somit
eine effiziente Lösung. Sie garantieren für die Nutzer eine problemlose Anbindung. Sicherheit bieten
dabei die SSL-Verschlüsselungen. Diese bewirken, dass sich die Teilnehmer erst am System
authentifizieren müssen. Natürlich hat nur BREKOM Zugriff auf die Plattform, welche durch Firewall
und Virenscanner geschützt ist.
Das Projekt SHK-Mail wurde speziell an die Wünsche und Besonderheiten der Sanitär-, Heizungs- und
Klimabranche angepasst. Das SHK-Mailsystem bietet den Nutzern eine sehr geringe Durchlaufzeit und
die Möglichkeit der dynamischen Erweiterung. Ein besonderes Feature ist die Archivierung der Daten
bei der SHK-Mail. Dabei mussten die gesetzlichen Grundlagen für die Archivierung beachtet werden.
Die gesetzliche Vorhaltezeit von archivierten Nachrichten beträgt teilweise bis zu zehn Jahre. Im
speziell dafür entwickelten Archivsystem ist das Löschen von Nachrichten keine Option. Das Ändern ist
nicht möglich, da die Nachrichten zuerst automatisch und ohne Formatänderung gespeichert werden
und daraufhin erst die Zustellung erfolgt
Kontakt:
BREKOM GmbH
Am Weser-Terminal 1
28217 Bremen
Telefon +49 (0) 421 2400 - 4444
Telefax +49 (0) 421 2400 - 7777
E-Mail vertrieb@brekom.de
www.brekom.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 97
34. Mornin‘ Glory: Erfolgreiches Up- und Cross-Selling per E-Mail im Produktlebenszyklus
Die Ausgangslage
Mornin' Glory zeigt wie erfolgreiches Up- und Cross-Selling entlang des Produktlebenszyklus durch eine
effektive Marketing Automation in der Cloud funktioniert. Die Strategie basiert auf der Kombination
aus Produktlebenszyklus und Automatisierung im E-Mail-Kanal. Durch die Marketing Automation von
Optivo laufen die Kampagnen vollständig automatisiert und sind denkbar einfach in der Handhabung.
Mornin' Glory bietet einen monatlichen Abo-Service für Qualitätsrasierklingen. Zu den Kunden zählen
mehrere zehntausend Männer und Frauen. Abhängig von den individuellen Rasiergewohnheiten er-
halten die Abonnenten ihre Klingensets in den gewünschten Versandintervallen. Zugleich bietet das
Berliner Start-up seine Rasierklingen im Einzelverkauf an. Das Angebot wird durch umfangreiche
Rasurpflege-Produkte abgerundet.
Zur Neukundengewinnung im E-Mail-Kanal setzt Mornin' Glory auf den Berliner Omnichannel- und E-
Mail-Marketing-Dienstleister Optivo. Neben dem E-Mail-Versand wird die Cloud-Plattform auch für die
Datenhaltung genutzt und ist durch eine HTTP-Schnittstelle mit der internen Software-Architektur von
Mornin' Glory verknüpft.
Ziele
Mornin' Glory beabsichtigte seine Neukundengewinnung im E-Mail-Kanal weiterzuentwickeln und zu
automatisieren. Damit sollten nachhaltige Cross- und Up-Selling-Effekte erzielt werden. Primäres Ziel
war hierbei die effektive Verknüpfung von Produktlebenszyklus und E-Mail-Marketing. Für hochgradig
personalisierte Newsletter und zur Kampagnenautomation sollte die Marketing Automation Suite von
optivo® broadmail zum Einsatz kommen. Mornin' Glory wollte damit sein E-Mail-Marketing noch
stärker mit dem Produktlebenszyklus seines Abo-Angebots verzahnen. Dadurch sollten automatisiert
Erstkäufer konvertiert und Up- und Cross-Selling-Potenziale abgerufen werden.
Strategie
Der Customer Lifetime Value von Mornin' Glory basiert auf abgeschlossenen Abonnements:
• Für ein erfolgreiches Neukundengeschäft sollten mindestens 25 % aller Erstkäufer ein Abo
abschließen
• Ein effektives Up- und Cross-Selling ist daher Grundbestandteil im Neukundengeschäft
• Als niedrige Einstiegsschwelle dienen günstige Rasursets mit geringerer Marge
Die Strategie basierte auf der Kombination aus Maßnahmen entlang des Produktlebenszyklus und der
Automatisierung im E-Mail-Kanal. Viele Erstkäufer entscheiden sich zunächst für Rasursets ohne ein
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 98
Abonnement. Deshalb brachte Mornin' Glory mit optivo® broadmail automatisiert versandte Up- und
Cross-Selling-Mails auf den Weg. Der Versand erfolgte nach der ersten Bestellung. Erstkäufer sollten
so nach der ersten Produkterfahrung in einem mehrstufigen Prozess zum Abschluss eines
Rasierklingen-Abonnements animiert werden. Hierfür hatte Mornin' Glory die relevanten Touchpoints
im Produktlebenszyklus identifiziert. Für visuell überzeugende Kampagnenmails wurden Templates
(Inhaltsvorlagen im E-Mail-Marketing) eingesetzt.
Durch die Marketing Automation Suite von optivo laufen alle Kampagnen nach der initialen Konzeption
vollständig automatisiert und sind denkbar einfach in der Handhabung. Mit wenigen Mausklicks
können die Kunden gezielte Kampagnen für unterschiedlichste Kontaktszenarien einrichten. Mornin'
Glory profitiert von einer starken Kundenbindung – und spart durch die Prozessoptimierung wertvolle
Zeit und kann sich auf die strategische Planung ihrer Maßnahmen und Botschaften konzentrieren. Alles
Weitere erledigt die Marketing Automation von optivo, die in die Oberfläche von optivo® broadmail
eingebettet ist. Die automatisierte Ansprache im Neukundengeschäft ist die die zentrale
Voraussetzung für einen langfristig höheren Customer Lifetime Value. Durch die Marketing
Automation können auch die Versandzeitpunkte auf jeden einzelnen Kontakt ausgelegt werden.
Echtzeit-Auswertungen helfen bei der Optimierung und Weiterentwicklung der Kampagnen.
Umsetzung
In einem dreistufigen Prozess entschied sich Mornin' Glory, Erstkäufer gezielt im E-Mail-Kanal
anzusprechen. Damit sollten Kunden mit einer ersten Produkterfahrung innerhalb von 30 Tagen zum
Abschluss eines Rasierklingen-Abonnements animiert werden:
Stufe 1: Vorteilskommunikation zum Rasierklingen-Abo – ohne Incentive (u. a. 15 % günstigere Preise
im Abo-Modell, Vorteilsangebote, kostenloser Versand auf alle Produkte von Mornin' Glory)
Stufe 2: Vorteilskommunikation zum Rasierklingen-Abo – mit Incentive (u. a. 25 % Rabatt im ersten
Monat nach Abo-Abschluss)
Stufe 3: Vorteilskommunikation zu Ersatzklingen – sofern nach Stufe 2 das Abo-Angebot nicht in
Anspruch genommen wurde, wurden Ersatzklingen ohne Abonnement angeboten.
Der automatisierte Versand wurde auf allen drei Stufen individuell ausgelöst – abhängig vom jewei-
ligen Produktinteresse und Kaufdatum. Gemäß dem gewählten Rasierklingen-Modell wurden in
optivo® broadmail unterschiedliche Mail-Templates genutzt und individuelle Versandzyklen ange-
stoßen. Sobald sich der Erstkäufer in einer der drei Stufen für ein Abo-Modell entschieden hatte,
wurden die automatisierten Versandprozesse beendet. Konnten die Angebote nicht überzeugen,
wurde das Up-Selling nach Stufe 3 beendet.
Für Kampagnen-Performance sorgte Mornin' Glory auch durch regelmäßige Tests. Jede Mail wurde
vorab in einer A/B- oder A/B/C-Variante getestet. Hierfür wurden in optivo® broadmail entsprechende
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 99
Split-Mailings angelegt, die auf die Optimierung der Öffnungs-, Klick- und Konversionsraten ausgelegt
wurden. Getestet wurden u. a. Betreffzeilen, verschiedene Incentives, unterschiedliche Wordings oder
variierende Template- und Konversionselemente. Anschließend erfolgte der Versand der
performancestärksten Mails voll automatisiert an größere Empfängerkreise.
Ergebnisse
Die Up- und Cross-Selling-Maßnahmen zeichneten sich von Anfang an durch eine sehr gute Perfor-
mance aus. So lagen die Öffnungsraten im Schnitt bei bis zu 40 % und die Konversionsraten bei bis zu
7 %.
Die zentralen Erkenntnisse der Maßnahmen zur Neukundengewinnung:
• Effektives Up- und Cross-Selling entlang des Produktlebenszyklus durch die Kombination aus
Technologie und Know-how
• Ein automatisiertes und mehrstufiges Up-und Cross-Selling inkl. Incentivierung führt zum
Erfolg
• Kontinuierliche Tests für mehr Performance unerlässlich
• Sehr kosteneffektives und zeitsparendes Instrument
• Exaktes und hochgradig individuelles Timing
• Beinahe selbständiges Verkaufen
• In der Umsetzung: „Keep it simple“
optivo® broadmail
optivo® broadmail ist gemäß dem der international maßgeblichen Standard ISO 27001 zertifiziert.
Damit wird das valide Sicherheitskonzept der Cloud-Plattform bestätigt. Beim Verwalten sensibler
Informationen greifen hochgradig professionelle Prozesse.
Über Optivo
Als marktführender Anbieter für Omnichannel- und E-Mail-Marketing-Kampagnen schafft Optivo die
Voraussetzung für kanalübergreifende One-to-One-Dialoge in Echtzeit. Die Omnichannel-Lösungen
und -Dienstleistungen unterstützen die Unternehmen dabei, Kampagnen zu erstellen, zu orchestrie-
ren, auszuführen und zu analysieren. Für einen regelmäßigen und effektiven Kunden-Dialog werden E-
Mail, Print, Push, SMS, Fax sowie weitere Marketing-Kanäle unterstützt. Die Unternehmen profitieren
von kontextrelevanten Kundenerlebnissen durch multidimensionale Segmentierungsmöglichkeiten.
Der Angebotsfokus liegt hierbei auf konversionsstarken und optimierten Kampagnen für den
Abverkauf und langfristige Kundenloyalität. Auf das Episerver Unternehmen Optivo vertrauen weltweit
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 100
zahlreiche Top-Unternehmen – darunter Accor, Air Berlin, Babbel, Best Western, Bosch, Deutsche
Bahn, Henkel, HolidayCheck, InnoGames, Jack Wolfskin, Olympus, PAYBACK, QVC, TUI, WWF und
Zooplus.
Kontakt:
optivo GmbH
Wallstraße 16
10179 Berlin
Tel.: +49(0)30-76 80 78 0
Fax: +49(0)30-76 80 78 499
www.optivo.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 101
35. Standardisierte Anwendungsintegration hilft das Geschäft schnell und kostengünstig zu skalieren
Die Anbindung von diversen Anwendungen, Systemen und Datenbanken – sowohl in der Cloud als auch On-Premise – ist oftmals eine kostspielige Sache. Und wenn es dabei noch um die Unternehmen geht, die die Integration als Teil ihres täglichen Geschäfts liefern müssen, drängt es sich die Frage auf, ob eine gesunde Skalierung so eines Geschäftsmodells überhaupt möglich ist.
Infinite Codeworks ist ein in UK ansässiges Unternehmen, das ein breites Spektrum an Integrations- und Technologie-Lösungen hauptsächlich für kleine und mittelgroße eCommerce und Online-Ge-schäfte anbietet.
Das Unternehmen wurde 2010 gegründet und genießt mittlerweile einen beträchtlichen Ruf für die Entwicklung von ausgefeilten Systemintegrationen und maßgeschneiderten Softwarelösungen.
Insbesondere zeichnet sich Infinite Codeworks durch seinen geschäftsorientierten Lösungsansatz aus.
Über die Zeit wurde der Anbieter jedoch zunehmend mit dem Problem konfrontiert, dass es immer mehr Zeit und Ressourcen kostete, die Integrationslösungen zu liefern. Der Grund dafür lag darin, dass sie bisher alle Integrationen ausschließlich als Point-zu-Point durchführen konnten, und das angesichts dessen, dass mindestens 50% aller Projekte in einer oder anderer Weise etwas mit der Integration zu tun hatten.
So musste Infinite Codeworks jede weitere Integration immer wieder von vorne programmieren, auch wenn es dabei um das gleiche Integrationsszenario wie bei den anderen Kunden ging. Aufgrund dessen wurde auch das Support mit der Zeit zunehmend schwieriger.
elastic.io spricht mit dem CEO und Gründer von Infinite Codeworks Ben Burch über die Lösung des Problems, welche Rolle dabei die elastic.io Integrationsplattform gespielt hat und warum er sein Geschäft nun ohne Weiteres schnell und kostengünstig skalieren kann.
Welchen Lösungsansatz haben Sie erarbeitet?
Wir haben festgestellt, dass die meisten unserer Kunden die Integration von den gleichen Geschäfts-prozessen benötigen, zum Beispiel für Produktaktualisierungen. Jedes Szenario ist allerdings ein bisschen anders.
Deshalb haben wir uns überlegt, dass wir eine Reihe von Integrationsvorlagen, oder anders gesagt Konnektoren, für die meistverbreiteten Systeme machen könnten. Solche Vorlagen sollten die allgemeine Geschäftslogik standardmäßig abbilden. So könnten wir viel schneller auf die speziellen Anforderungen der Kunden eingehen, indem wir die bereits vorgefertigten Vorlagen schließlich projektspezifisch entsprechend anpassen würden.
Wir haben also beschlossen, dass wir eine zentrale Integrationsschicht benötigten. Unsere Vorstellung davon war, dass wir Daten jeder Art von einem System an die Integrationsschicht senden, diese dort bei Bedarf transformieren, und in einem anderen System wiederbekommen würden. Tatsächlich
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 102
waren wir gerade dabei mit der Eigenentwicklung anzufangen als wir auf die elastic.io Integrations-plattform gestoßen sind.
Haben Sie bestimmte Anforderungen an so eine Integrationsschicht definiert?
Uns war es vor allem wichtig, dass die zu integrierenden Systeme nicht direkt miteinander, sondern über die Integrationsschicht verknüpft wären. Wir wollten schließlich jede Integrationsvorlage, sobald wir sie erstellt haben, mehrfach verwenden können, und deshalb durften die Konnektoren nicht an das jeweilige Zielsystem festgebunden werden.
Von der technischen Seite her sollte die Integrationsschicht es ermöglichen, Daten auf unterschied-lichen Wegen zu sammeln: zum Beispiel durch das Polling, oder über eine API bzw. einen Webhook. Vor allem war der API-Ansatz für uns wichtig, denn wir haben uns immer für die API-basierte Integration eingesetzt.
Warum haben Sie sich für die elastic.io Integrationsplattform entschieden?
Sie spiegelte unsere eigenen Vorstellungen von der Lösung haargenau wider. Sie hatte die gleichen Komponenten, die wir uns wünschten, und sie stellte die gleiche Methodologie und Herangehensweise dar. All das, woran wir bei der Entwicklung des Entwurfs für unsere Integrationsschicht gedacht haben – API-basierter Ansatz, Webhooks, Unterstützung von unterschiedlichen Message-Exchange-Patterns, Wiederverwendbarkeit der Integrationselementen –, war bereits da, fertig und einsatzbereit. Wir hatten keinen Grund mehr, unsere eigenen Ressourcen von dem Kerngeschäft abziehen zu müssen.
Nachdem Sie sich für die elastic.io Integrationsplattform entschieden haben, um die Integrations-vorlagen zu erstellen, wie waren Ihre ersten Schritte?
Nachdem ich gesehen habe, wie die elastic.io Plattform funktioniert und dass sie mit unserer eigenen Vorstellung von der Lösung übereinstimmt, blieb nur die Frage, ob die Plattform auch tatsächlich das tut was sie verspricht.
Sobald diese Frage ebenfalls geklärt wurde, starteten wir mit der Migration unseres vorhandenen Codes auf die elastic.io Integrationsplattform. Natürlich können wir unseren Code nicht komplett übernehmen, weil es davor pures PHP war, und jetzt schreiben wir in Node.js. Aber es gibt große Blöcke der Geschäftslogik und der Geschäftsprozesse, die wir mühelos übertragen und wiederverwenden können.
Was war das entscheidende Argument gegen die Eigenentwicklung einer Integrationsschicht?
Bei unserem Geschäft geht es primär darum, unseren Kunden eine richtige Lösung zu liefern. Das ist unser wichtigster Fokus. Auch wenn unser technisches Know-How wahrscheinlich ausreichen würde, so eine Messaging- und Integrationsplattform zu entwickeln, würde es uns von unserem Kerngeschäft massiv ablenken.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 103
Indem wir uns für die elastic.io Plattform entschieden haben, können wir unseren Fokus weiterhin auf unsere Kunden legen. Ich vergleiche es gerne mit der Nutzung von Cloud-Servers versus Erstellung und Konfiguration der eigenen Hardware: Natürlich kann man es machen, aber soll man es?
Was für eine unmittelbare Auswirkung hat die elastic.io Plattform auf den Integrationsanteil in Ihren Projekten?
1. Enger Fokus auf das Kerngeschäft
Die Tatsache, dass wir die elastic.io Plattform für unsere Zwecke im Einsatz haben, bedeutet, dass wir weiterhin sehr stark kundenorientiert sein können. Das heißt, wir können unsere Zeit und Ressourcen komplett darauf fokussieren, Mehrwert für die Kunden zu schaffen, anstatt uns mit der Entwicklung und Wartung von einem Integrationsdienst zu beschäftigen. Dafür benutzen wir elastic.io als ein zentrales Integrationselement und setzen all unsere Kenntnisse über die entsprechenden Geschäftsprozesse und Geschäftslogik in die Konnektoren um, so dass wir alle möglichen Integrationsszenarien bedienen können.
2. Schnellere Projektimplementierung
Sobald wir einen Konnektor erstellen, ist er sofort für alle unseren Kunden verfügbar. Momentan arbeiten wir, zum Beispiel, an der Integration von ChannelAdvisor und Shopware. Dazu gibt es noch die geplante Anbindung von Magento an Sage 200 und Otto als ein separates Projekt. Wenn dieses abgeschlossen ist, können wir jedem Kunden eine beliebige Integrationskombination zwischen all diesen fünf Anwendungen anbieten. Das bedeutet, dass wir unsere eigenen Integrationskosten gering halten und eine schnellere Installationszeit gewährleisten können – beides entscheidend für unsere Arbeitsweise.
3. Adressieren eines neuen Kundensegments
Wir können jetzt unsere maßgeschneiderten Integrationen zu einem Preis von den “serienmäßig” produzierten Lösungen anbieten. Das heißt, dass wir nun auch den SMB-Sektor erfolgreich ansprechen können, der häufig über ein bescheidenes Budget für die Systemintegration verfügt.
4. Verkürzung der Produkteinführungszeit (Time-to-Market)
Mit der elastic.io Plattform können wir neue Konnektoren ungefähr zehnmal schneller als vorher entwickeln. Der einzige wirkliche Zeitaufwand besteht zurzeit darin, die Unterschiede in der Logik der Drittanwendungen, mit denen wir integrieren müssen, zu verstehen: Wie die Daten und die Informationen repräsentiert werden, und wie diese in andere Formate am besten transformiert werden müssen. Diese Daten durch die elastic.io Plattform passieren zu lassen ist einfach.
Was sind Ihre Zukunftspläne?
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 104
Wir sind gerade dabei, Partnerschaften mit den großen Softwareanbietern einzugehen und Konnek-toren zu ihren Anwendungen zu erstellen. So, haben wir bereits Konnektoren zu Magento 1 und Magento 2, Sage 200, Shopware, ChannelAdvisor, Opencart und BrightPearl. An den Konnektoren zu Otto, Shopify, Sage50 und Xero wird gerade gearbeitet. Wir sind wirklich stolz auf unseren neuen beratungsorientierten Ansatz für die Integration.
Kontakt:
elastic.io GmbH Quantiusstrasse 21 53115 Bonn Germany Tel.: +49 228 53 444 222 Email: info@elastic.io Internet: www.elastic.io
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 105
36. Fokus auf die Rechtsberatung: netzhaus AG erstellt neues IT-Betriebskonzept für rabbe + wipper
Mit ihrer Kanzlei rabbe + wipper Rechtsanwälte und Mediatoren beraten Roger Rabbe und Susanne
Wipper Unternehmen und Privatpersonen in unterschiedlichen Rechtsbereichen wie Arbeits- und
Familienrecht, gewerblicher Rechtschutz, Vertragsrecht oder Wirtschafts- und Unternehmensrecht.
Ein weiterer Schwerpunkt der Kanzlei ist die Mediation, denn die beiden Anwälte vertreten die Auf-
fassung, dass der „Gang vor Gericht“ in vielen Fällen vermieden werden kann, wenn alternative
Konfliktlösungsmethoden zum Einsatz kommen. Darüber hinaus wissen die beiden Juristen, dass
gerade bei Scheidungen oder vertraglichen Streitigkeiten von Unternehmen Emotionen eine zentrale
Rolle spielen und entsprechend berücksichtigt werden müssen. Um sich voll und ganz auf ihre Arbeit
mit Klienten konzentrieren zu können, entscheiden sich die beiden Anwälte, Betrieb und Wartung der
eigenen IT-Infrastruktur an einen externen Dienstleister, die netzhaus AG aus Potsdam, auszulagern.
Bünde und Potsdam: Heterogene IT-Umgebung stößt an ihre Grenzen
Mit zwei Standorten in Potsdam und Bünde bei Bielefeld in Nordrhein-Westfalen und einem Team, das
aus zwei weiteren Rechtsanwälten und fünf Mitarbeitern besteht entwickelte sich im Laufe der Zeit
eine heterogene IT-Landschaft mit Standard-PC-Arbeitsplätzen und Notebooks für unterwegs, die mit
Microsoft Office ausgestattet sind. Für die Kanzleiarbeit wird die Kanzleisoftware RA-MICRO
eingesetzt. Zum Speichern der Daten wurde am Standort Bünde ein Network Attached Storage (NAS)-
System installiert. Der Zugriff der Mitarbeiter am Standort Potsdam auf die RA-MICRO Software
erfolgte über eine dynamische DNS (DynDNS)-Verbindung auf ein Notebook am Standort Bünde. „In
der Praxis bedeutete dies, dass das Notebook entweder kontinuierlich laufen oder zumindest
eingeschaltet sein musste, damit die Kollegen in Potsdam arbeiten konnten“, erinnert sich Susanne
Wipper. „Wenn aber jemand in Potsdam beispielsweise außerhalb der Geschäftszeiten etwas in RA-
MICRO nachsehen oder arbeiten wollte, sich das Notebook aber, aus welchen Gründen auch immer,
ausgeschaltet hatte, war dies nicht möglich.“ Darüber hinaus sorgte die Betreuung des IT-Systems, die
bis dato vom Unternehmen selbst bewerkstelligt wurde, insbesondere bei Software-Updates und der
Instandhaltung des IT-Systems für immer höheren Aufwand. Eine immer schlechter werdende
Performance und das Bewusstsein, dass auch im Bereich Datenschutz Defizite bestehen, führten
letztendlich dazu, sich nach einem Partner umzusehen, der das bestehende System optimierte und
zukünftig den IT-Support übernahm.
Anforderungsprofil: Betrieb und Verantwortung übernehmen
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 106
„Wichtig bei der Auswahl des IT-Dienstleisters war für uns die Aussicht, dass dieser letztendlich die
Verantwortung für Betrieb und Wartung unserer kompletten IT-Umgebung übernimmt und sich daraus
für uns eine Zeitersparnis ergibt, die wir für andere Arbeiten, insbesondere die Betreuung unserer
Klienten, nutzen können. Ein weiterer wichtiger Aspekt waren die Themen Datenschutz und
Datensicherheit“, erläutert Susanne Wipper die Auswahlkriterien.
Durch ihre Tätigkeit als Aufsichtsratsvorsitzende gab es bereits einen offiziellen Kontakt zur netzhaus
AG in Potsdam. Das Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, insbesondere die Unternehmen
zu unterstützen, die sich selbst aus Knowhow- und Kapazitätsgründen nicht ausreichend um ihre IT
kümmern können. Auf der Grundlage einer langjährigen Projekterfahrung bietet die netzhaus AG
diesen Unternehmen maßgeschneiderte, schnell einsatzbereite Lösungen und Dienstleistungen, mit
dem Ziel, ihren eigenen Aufwand für Installation, Betrieb und Wartung auf ein Minimum zu reduzieren.
Mit diesem Credo passte das Unternehmen perfekt in das Anforderungsprofil, so dass man sich auf
eine Zusammenarbeit verständigte.
Zentraler IT-Betrieb aus Hochsicherheitsrechenzentrum
In einem ersten Schritt wurde die bestehende Arbeitsumgebung auf einen Remote Desktop-Betrieb
umgestellt. Dazu wurden alle bisher am Standort Bünde gespeicherten Daten in das netzhaus-
Rechenzentrum ausgelagert, die eingesetzten Office-Anwendungen und Microsoft Outlook als E-Mail-
Lösung werden nun im gehosteten Betrieb zur Verfügung gestellt. Der Zugriff auf die Anwendungen
und Daten erfolgt über eine VPN-Anbindung der beiden rabbe + wipper-Standorte an das
Rechenzentrum.
Susanne Wipper bestätigt: „Die Performance des Gesamtsystems ist dank dieses Betriebsmodells
deutlich gestiegen.“ Auch die Kanzleisoftware RA-Micro wird mittlerweile von der netzhaus AG im
Hosting-Betrieb zur Verfügung gestellt. „Das RA-MICRO Notebook ist endlich Vergangenheit“, freut
sich Rechtsanwältin Wipper.
Um ein möglichst hohes Datenschutz- und Datensicherheitsniveau zu garantieren, wurde ein spezielles
Datensicherungskonzept im Rechenzentrum entwickelt, das sicherstellt, dass alle Daten jederzeit
sicher und geschützt im Rechenzentrum gespeichert sind.
Ein Support-Vertrag mit der netzhaus AG hat dazu geführt, dass niemand bei rabbe + wipper sich mehr
mit IT-Problemen oder notwendigen Software-Updates beschäftigen muss.
Performance und Flexibilität rauf, Aufwand runter
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 107
Mit der Umstellung des IT-Betriebskonzepts und der Unterstützung durch die netzhaus AG konnten
alle eingangs beschriebenen Probleme gelöst werden. Susanne Wipper erklärt: „Heute kommen wir
morgens ins Büro, drücken auf den Knopf und alles funktioniert. Und wenn es doch einmal irgendwo
‚haken‘ sollte, wissen wir, dass wir nur den netzhaus-Support anrufen müssen, der sofort hilft.“ Ein
weiterer wichtiger Vorteil ist die Möglichkeit für das rabbe + wipper-Team, nun zeit- und ortsunab-
hängig arbeiten zu können, also an jedem der beiden Standorte, aber auch zu Hause, während einer
Geschäftsreise oder vor Ort bei Gericht oder einem Klienten. Susanne Wipper bestätigt: „Die
Arbeitswelt befindet sich in einem deutlichen Umbruch, starre Büroarbeitsplätze und Arbeitszeiten
lösen sich immer mehr auf. Was am Ende zählt, ist ausschließlich die erbrachte Leistung. Mit der neuen
IT-Umgebung sind wir in der Lage, diese neuen Anforderungen zu erfüllen.“
Darüber hinaus konnte auf Grund des Einsatzes von Thin Clients der Wartungsaufwand deutlich
reduziert werden, entsprechende Updates sind nur noch auf dem Server erforderlich, werden von den
netzhaus-Technikern durchgeführt und erfolgen für die rabbe + wipper-Mitarbeiter völlig transparent.
Und so fällt auch das Urteil von Frau Wipper über die bisherige Zusammenarbeit mit der netzhaus AG
sehr positiv aus: „Unsere Ansprechpartner bei der netzhaus AG haben sich als sehr kompetent
erwiesen und sind jederzeit verfügbar. Besonders angenehm sind für uns die individuelle Betreuung
und die speziell auf unsere Anforderungen maßgeschneiderte Lösungen. Bei der netzhaus AG
bekommt man nichts ‚von der Stange‘, das Unternehmen setzt vielmehr alles daran, das Optimum für
jeden einzelnen Kunden herauszuholen.“
Neue Telefonanlage und Online-Mandantensystem
Auf Grund der guten Erfahrungen aus der bisherigen Zusammenarbeit gibt es auch bereits Pläne für
zukünftige gemeinsame Projekte. So wird die bestehende Telefonanlage in nächster Zeit durch eine
cloudbasierte Telefonie-Lösung ersetzt. Susanne Wipper erläutert: „Die Orts- und Zeitunabhängigkeit,
die wir bei unseren PC-Arbeitsplätzen erreicht haben, möchten wir nun auch auf den Bereich
standortübergreifende Kommunikation und Erreichbarkeit ausweiten.“ Darüber hinaus wird gerade
gemeinsam mit der netzhaus AG an der Einführung einer Online-Plattform gearbeitet, über die ein
sicherer Dokumentenaustausch mit Klienten möglich ist.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 108
Kontakt:
netzhaus AG Ziolkowskistr. 8 14480 Potsdam
Telefon: +49 331 55066-77
info (at) netzhaus.ag www.netzhaus.ag
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 109
37. Sparkasse Bielefeld vereinfacht Arbeitsvorgänge mit iDGARD
Kundenprofil
Die Sparkasse Bielefeld ist das größte Kreditinstitut in Bielefeld und ein starker Partner für rund
190.000 Privat- und Geschäftskunden. Damit ist das öffentlich-rechtliche Institut nicht nur der wich-
tigste Finanzdienstleister vor Ort, sondern zählt auch zu den relevantesten Wirtschaftsfaktoren in der
Region.
Ausgangslage
Bei der Betreuung von Kunden spielt die IT-Unterstützung der Geschäftsprozesse eine große Rolle.
Sicherheit und Datenschutz müssen hier besondere Bedeutung haben – sie sind für die Sparkasse
Bielefeld nicht nur im Umgang mit Kundendaten essenzielle Faktoren, sondern auch für die Bereiche,
die außerhalb bankfachlicher Anwendungen und Prozesse liegen.
Auf der Suche nach einer geeigneten Cloud-Lösung mussten diese Faktoren selbstverständlich
berücksichtigt werden: „Wir benötigten eine technische Lösung, die – unter Einhaltung unserer
Sicherheitsstandards - einen unkomplizierten und benutzerfreundlichen Datenaustausch mit Dienst-
leistern wie zum Beispiel Handwerkern, Fotografen, Projektbüros, usw. ermöglicht“, sagt Christian
Frömmer, IT-Sicherheitsbeauftragter der Sparkasse Bielefeld.
Die Lösung
iDGARD ist ein deutscher Cloud Service, der den Datenaustausch in der digitalen Kommunikation und
Zusammenarbeit mit Partnern und Kunden auf höchstem Niveau absichert und gleichzeitig verein-
facht. Damit lassen sich beispielsweise virtuelle Datenräume für Projekte anlegen oder vorhandene
FTP- und Filesharing Dienste ablösen. Entsprechende Add-Ins erlauben außerdem eine nahtlose
Einbindung in Office-Produkte wie Outlook.
Was unterscheidet iDGARD von anderen Lösungen?
Der Cloud-Dienst iDGARD basiert auf der international patentierten Sealed Cloud Technologie, die der
Münchner Cloud-Security-Spezialist Uniscon entwickelt hat, der seit 2017 Teil der TÜV SÜD AG ist.
Ähnlich wie bei der häufig eingesetzten Clientbasierten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sind die Daten
hier bei Transport und Speicherung durch eine SSL-Verbindung gesichert. Darüber hinaus sind die
Systeme durch elektronische und elektromechanische Maßnahmen zusätzlich vor Zugriffen geschützt
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 110
(Versiegelung). Das ermöglicht die Verarbeitung der Daten in der Cloud, ohne dass die Sicherheit zu
beeinträchtigt wird. Dadurch kann iDGARD zusätzliche Funktionen wie beispielsweise dynamische
Wasserzeichen und Terminabstimmung realisieren. Außerdem automatisiert die Sealed-Cloud-
Technologie das Schlüsselmanagement und entlastet so Admins und Anwender.
Geeignet für Finanzdienstleister und Geheimnisträger
Aufgrund der oben beschriebenen Sicherheitsmaßnahmen ist iDGARD in der höchsten Schutzklasse für
Cloud-Dienste (TCDP Schutzklasse III) zertifiziert. Damit ist der Dienst auch für Geheimnisträger nach
§203 StGB – beispielsweise Anwälte, Ärzte, Notare und Amtsträger – geeignet.
Konkrete Anwendungsbeispiele
Dass die Sparkasse Bielefeld sich für iDGARD entschieden hat, liegt vor allem daran, dass damit ver-
schiedenste Anforderungen bequem abdeckt werden können, zum Beispiel:
1. Bauabteilung: Bei Filialumbauten müssen alle Beteiligten (Projektbüros, Handwerker, Planer
usw.) den gleichen Informationsstand haben. Das betrifft auch sensible Daten, wie z. B.
Grundrisspläne von Filialen und Alarmpläne. Der Datenaustausch muss daher über einen
verschlüsselten und sicheren Kanal abgewickelt werden.
2. Immobilien: Für die Erstellung von Exposés arbeitet die Sparkasse mit externen Fotografen.
Aufgrund der Anzahl und der qualitativ hochwertigen Fotos erreichen die zu übermittelnden
Datenmengen eine Speichergröße, die das Versenden per E-Mail unmöglich macht.
3. IT-Dienstleistungen: Für Fehleranalysen kann es erforderlich sein, umfangreiche Protokolle,
Prozessabbilder oder Logdateien zu verschicken. Zum einen können diese Dateien sensible
Informationen enthalten, zum anderen können diese Dateien bis zu 100MB groß sein. Auch
aus diesen Gründen scheidet die Übermittlung per E-Mail aus.
Über Uniscon/iDGARD
Die Uniscon GmbH entwickelt technische Lösungen zur effizienten und sicheren Zusammenarbeit im
Internet. Ihr Service iDGARD basiert auf der weltweit patentierten Sealed Cloud Technologie. Mit
dieser werden die Daten in der Cloud so geschützt, dass selbst der Betreiber des Dienstes keinen Zugriff
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 111
auf die Daten seiner Kunden hat. Als einziger Dienst schützt iDGARD nicht nur die Inhalte, sondern
auch die Metadaten. Diese bleiben ausschließlich unter der Kontrolle der Nutzer.
Kontakt Uniscon GmbH Agnes-Pockels-Bogen 1 80992 München Tel. +49 (89) 4161 5988 100 contact@uniscon.de www.idgard.de/cloud-loesungen/cloud-banken
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 112
38. Individuelle CRM-Lösungen mit Topincs: agil und semantisch
Der Kunde: corporate sales partners GmbH
Die corporate sales partners GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen, das die Point-of-Sale-
Betreuung durch eine flexible Außendienstmannschaft in ganz Deutschland abdeckt. Dabei können
Sie auf ein beeindruckendes Repertoire an betreuten Marken verweisen: Weber-Grill der Weber-
Stephen Deutschland GmbH, Guhl/John Frieda der Kao Brands Germany GmbH, Rosbacher der Hassia
Mineralquellen GmbH oder auch die Warsteiner Brauerei.
Wie bei jedem Outsourcing-Dienstleister ist die Wirtschaftlichkeit und Optimierung aller Abläufe bei
gleichzeitiger Maximierung der Kundenzufriedenheit ein zentraler Punkt im unternehmerischen
Handeln der Gründer und Geschäftsführer Christian Baumert und Tobias Staab.
Informationstechnologische Herausforderungen
Im Unterschied zu anderen Unternehmen ist die corporate sales partners GmbH im CRM-Bereich mit
überdurchschnittlich komplexen Anforderungen konfrontiert. Die Produktpalette umfasst neben
Gartengrills, Haarshampoo auch Getränke und Dessertbasen. Der Außendienst setzt sich aus vielen
hundert Mitarbeitern mit einer völlig heterogenen Gerätelandschaft zusammen. Diese besuchen
Baumärkte, Supermärkte, Getränkemärkte, aber auch Restaurants und Hotels in allen Gebieten
Deutschlands. Herkömmliche CRM-Software von der Stange stößt bei diesen Anforderungen sofort an
Ihre Grenzen. Individuell angepasste CRM-Lösungen verursachen im Normalfall exorbitante IT-Kosten.
Unsere Lösung
Die Topincs GmbH kann seit Jahren die außerordentlichen Anforderungen der corporate sales partners
GmbH mit Bravour meistern. Für jedes Projekt wird innerhalb weniger Wochen ein individuelles
System maßgeschneidert, dass die informationstechnischen Bedürfnisse der beteiligten Be-
nutzergruppen optimal abdeckt. Dabei entsteht das System nicht im luftleeren Raum, sondern wächst
von Anfang an im laufenden Betrieb in seine Rolle hinein. Die engagierten Projektleiter bei corporate
sales partners steuern dabei die Entwicklung durch ihre fachlichen Vorgaben. Ihre Erwartungen zur
raschen technischen Umsetzung werden von Seiten der Topincs GmbH immer erfüllt und oft
übertroffen.
Jedes Projekt wird durch eine Topincs-Online-Datenbank mit Anwendungen für mindestens drei Be-
nutzergruppen versorgt:
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 113
Der Außendienst verwaltet seine Objekte und Termine und erfasst Besuchsberichte: pro Woche
werden im Schnitt mehrere hundert Berichte erfasst und tausende Fotos hochgeladen. Die Mitarbeiter
sind in der Wahl Ihrer Geräte völlig frei, ganz im Sinne von BYOD.
Der Innendienst kontrolliert die Besuchsberichte und stellt so sicher, dass die hohen Qualitäts-
anforderungen der Kunden am Point-of-Sale erfüllt werden. Sie verwenden tabellarische Übersichten,
um stets den Überblick über das hohe Besuchsaufkommen zu behalten.
Der Verkaufsleiter des Kunden kann jederzeit Besuchsberichte einsehen und bekommt so ein klares
Bild seiner Produkte am Point-of-Sale. Umfangreiche individuelle Auswertungen unterstützen stra-
tegische Entscheidungen. Erfasste Daten stehen in individuellen Exports in Excel oder Access zur
Verfügung. Oft entsteht durch regionale Verantwortlichkeiten eine weitere Benutzergruppe. Deren
Mitglieder haben die gleichen Funktionen wie der Verkaufsleiter zur Verfügung, allerdings mit
Einschränkung auf ihr Gebiet.
Technischer Hintergrund
Topincs ist kein CRM-System. Topincs ist eine 4GL-Plattform. Eine Topincs-Online-Datenbank ist initial
leer und enthält für den Anwender keinerlei sichtbare Funktion, ganz ähnlich, wie ein neues Excel-
Sheet oder eine neue Access-Datenbank. Durch Datenmodellierung entsteht eine Online-Datenbank,
die ausschließlich über die generischen Basiskomponenten Formular, Datenblatt und Index benutzt
wird. Bei der Modellierungstätigkeit verwendet der Administrator genau jene Komponenten, die
später auch der Anwender verwendet. Allerdings betrieben durch ein Metamodell. Die permanente
Verwendung derselben Komponenten für die täglich hundertfach erforderlichen IT-Aufgaben
Datenerfassung und -anzeige bilden gemeinsam mit den umfangreichen automatisierten Tests das
Fundament für komplexe ad-hoc IT-Systeme, die innerhalb weniger Tage produktiv gehen und dann
einfach funktionieren.
Die reine Online-Datenbank ist zwar funktional vollständig, geht auf die einzelnen Bedürfnisse und
Zugriffsrechte unterschiedlicher Benutzergruppen nicht ein. Deshalb wird pro Benutzergruppe eine
Online-Anwendung erstellt. Spezielle domänenspezifische Funktionalität wird über Dienste zur
Verfügung gestellt. Der Entwickler kann in diesen über eine modellgetriebene Programmierschnitt-
stelle in objektorientierter Syntax lesend und schreibend auf die Daten zugreifen, sie transformieren,
aggregieren und ausgeben. Mehrere Dienste werden zusammen mit den Basiskomponenten zu einer
Anwendung gebündelt.
Ein Dienst kann zu Anpassungszwecken außer Betrieb genommen werden. Davon bleiben allerdings
alle anderen Funktionen unberührt. Nur bei selten auftretenden, umfangreichen Änderungen am
Datenmodell muss das System für längere Zeit vollständig außer Betrieb genommen werden. Bei den
zahlreichen erfolgreichen Projekten mit corporate sales partners war dies bisher einmal für einen
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 114
Werktag der Fall. Ansonsten laufen die Systeme 24 Stunden pro Tag, 7 Tage die Woche ohne Probleme
und werden im Betrieb an die erweiterten Bedürfnisse der Benutzer angepasst.
Ein weiterer Pluspunkt von Topincs im CRM-Zusammenhang ist das semantische Datenmodell. Eine
CRM-Software erfüllt neben der Unterstützung von operativen und analytischen Prozessen, vor allem
Aufgaben im Bereich der Vernetzung und Verknüpfung. Bei herkömmlichen IT-Systemen mit relatio-
nalen Datenbanken, viel domänenspezifischen Quellcode oder Staging-Umgebungen sprechen die
hohen Kosten oft gegen die Umsetzung kleiner aber nützlicher Erweiterungen. Für Topincs ist dies kein
Problem: einer raschen und risikoarmen Umsetzung steht durch überschaubaren Entwicklungs-
aufwand und gute Entkoppelung der Systembestandteile nichts im Wege.
Kontakt:
Topincs GmbH
Geschäftsführer: Robert Cerny
Gartenstraße 15
55296 Gau-Bischofsheim
https://www.topincs.com
kontakt@topincs.com
Tel.: 06135/704 79 10
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 115
39. Uzuner Consulting nutzt ZEP für präzise Zeiterfassung und detailliertes Projekt-Controlling
Mit Standorten in Bremen, Bonn und Istanbul bezeichnet sich die Uzuner Gruppe selbst als „Kompe-
tenzmanufaktur“ für Prozesse, Projektmanagement und Technologie für die IT-, Management- und
Businessherausforderungen ihrer Kunden. Als zentraler Bestandteil der Unternehmensgruppe bietet
die Firma Uzuner Consulting seit ihrer Gründung im Jahr 2013 ihren Kunden ein ganzheitliches
Beratungsangebot, das im Manufakturverfahren auf die Bedürfnisse der Kunden angepasst wird. Zu
den Kunden des Unternehmens gehören namhafte Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen
wie Gesundheitswesen, Industrie, Logistik, Finanzdienstleistung, Handel und öffentlicher Bereich. Zur
präzisen Erfassung der Projektzeiten und für ein detailliertes Projekt-Controlling der vielfältigen
Projekte setzt Uzuner Consulting auf die webbasierte Lösung ZEP der Firma provantis IT Solutions.
Zeiterfassung und Projekt-Controlling: Manuelle Prozesse werden immer ungenauer und ineffi-
zienter
„Wie bei jedem neu gegründeten Unternehmen erfolgten Zeiterfassung und Fakturierung der er-
fassten Projektzeiten auch bei Uzuner Consulting in der Anfangsphase manuell mit Hilfe der gängigen
Office-Anwendungen Excel und Word“, erinnert sich Andrea Renk, Senior Consultant bei Uzuner
Consulting, an die Anfänge des Unternehmens im Jahre 2013. Das rasche Wachstum und der damit
verbundene stetige Ausbau des Mitarbeiterstamms sorgte allerdings schon bald dafür, dass dieser
manuelle Aufwand auf ein Maß anstieg, das man bei Uzuner Consulting nicht mehr länger zu tragen
gewillt war. Auch die Genauigkeit beim Erfassen und Abrechnen der Projektzeiten wurde immer mehr
zu einer kleinen Herausforderung.
Bereits im Jahre 2014 wurde deshalb die Entscheidung getroffen, sich nach einem speziellen Tool für
Zeiterfassung und Projekt-Controlling umzusehen. „Die Zielsetzung bei der Suche nach der neuen
Softwarelösung lautete ganz klar: höhere Effizienz und höhere Genauigkeit“, erläutert Andrea Renk
die Ausgangssituation.
Über ein Partnerunternehmen und entsprechender Internet-Recherche stießen die Verantwortlichen
von Uzuner Consulting dann auf die Lösung ZEP – Zeiterfassung für Projekte - der Firma provantis IT-
Solutions. Zur Entscheidungsfindung hatte das Unternehmen eine Reihe unterschiedlicher Lösungs-
angebote getestet, sich dann aber rasch für ZEP entschieden. Andrea Renk erklärt: „Die Lösung passte
einfach perfekt in unser Anforderungsprofil und so fiel uns die Entscheidung leicht – selbst wenn es
sich bei ZEP nicht um die preisgünstigste Option der von uns getesteten Lösungen handelte.“
ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem
Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche
Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 116
Seit August 2014 ist ZEP nun auch bei Uzuner Consulting im Einsatz. Neben der reinen Zeiterfassung
nutzt das Unternehmen das Modul Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung sowie das Modul Rechnungs-
stellung.
Geschlossener Workflow von der Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung
Der Einsatz des Faktura-Moduls von ZEP ist ebenfalls Ergebnis der eingangs beschriebenen Zielsetzung
von Uzuner Consulting, ursprünglich manuelle Prozesse zu automatisieren und damit effizienter und
genauer zu gestalten.
Andrea Renk bestätigt: „Dank ZEP verfügen wir nun über einen geschlossenen Workflow von der
Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung, ohne dass ein manueller Eingriff erfolgen muss. Die Daten
werden einfach automatisch aus der Zeiterfassung in das Faktura-Modul übernommen.“ Darüber
hinaus steigt damit die Präzision bei der Rechnungsstellung. „In der ‚Vor‘-ZEP Zeit ist es immer wieder
einmal vorgekommen, dass Projektzeiten nicht oder nur verspätet abgerechnet wurden“, gesteht
Andrea Renk ein. „Mit ZEP gehört dies der Vergangenheit an“.
Mittlerweile nutzen mehr als 50 Mitarbeiter von Uzuner Consulting ZEP in der täglichen Praxis. Der
Einsatz im Cloud Computing-Modell ermöglicht einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf die
Lösung. Für den mobilen Einsatz stehen Apps für Android- und iOS-basierte Endgeräte zur Verfügung.
„Für ein projektorientiertes Consulting-Unternehmen wie uns gilt der lapidare Wahlspruch: ‚Am
besten ist es, wenn das Büro leer ist‘“, erläutert Andrea Renk mit einem Schmunzeln. „Denn dann sind
unsere Berater vor Ort beim Kunden. Die Möglichkeit, die entsprechenden Zeiten dann auch von
unterwegs oder am Abend zu Hause erfassen zu können, sind ein praktischer Vorteil der Lösung.“
Darüber hinaus war Cloud Computing als Betriebsmodell – die Option eines Inhouse-Betriebs von ZEP
besteht ebenfalls – zu Beginn eine Notwendigkeit. Andrea Renk blickt zurück: „Ursprünglich lag der
Grund für den Bezug von ZEP aus der Cloud schlicht und einfach darin, dass wir über überhaupt keine
eigene IT-Infrastruktur verfügten. Selbst unsere Microsoft Office Lösung bezogen wir aus der
Cloud.“ Mittlerweile hat sich dies zumindest in Bezug auf die Office-Lösung geändert. „Mit dem Aufbau
einer eigenen IT-Infrastruktur haben wir auch Office wieder ins Unternehmen ‚zurückgeholt‘. Bei ZEP
sieht sie diesen Wechsel des Betriebsmodells in nächster Zeit dagegen nicht: „ZEP als webbasierte
Lösung hat einen großen Charme und es besteht kein Grund, daran etwas zu ändern.“
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 117
Geschäftsleitung nutzt umfassende Auswertungsfunktionen
Neben der reinen Zeiterfassung und -abrechnung spielen die von ZEP angebotenen Auswertungs-
funktionen zum Projekt-Controlling für Uzuner Consulting eine zentrale Bedeutung. Die Geschäfts-
leitung schaut regelmäßig in das System, um sich einen Überblick über den Verlauf der einzelnen
Projekte zu verschaffen. Dabei spielt beispielsweise die Frage eine Rolle, wie sich der Anteil fakturier-
barer und nicht fakturierbarer Stunden beim jeweiligen Projekt verhält.
Die Mitarbeiter bei Uzuner Consulting wiederum schätzen die intuitive Benutzeroberfläche, neue
Mitarbeiter finden sich schnell in der Lösung zurecht. „Wir haben für unsere neuen Mitarbeiter eine
kurze Einführung verfasst, wie die Zeiterfassung in ZEP bei Uzuner Consulting erfolgen soll. Diese
Einführung genügt in der Regel als Einweisung“, erklärt Andrea Renk.
Fazit von Frau Renk zum Einsatz von ZEP: „ZEP liefert eine umfassende Funktionsvielfalt und zahlreiche
Module, die sehr gut ineinander integriert sind. Die Lösung ermöglicht eine einfache und bequeme,
aber präzise Erfassung und Abrechnung von Projektzeiten und vielfältige Möglichkeiten zum Projekt-
Controlling.“ Gute Noten stellt Andrea Renk auch dem ZEP-Support aus: „Der Support für ZEP ist
kompetent, bei Fragen wird schnell und umfassend geholfen. Verbesserungsvorschläge und
Änderungsvorschläge werden aufgegriffen und in neue Updates/Versionen integriert.“ So hat es
beispielsweise der Wunsch von der Uzuner Consulting nach einer bestimmten Auswertungs-
möglichkeit in ZEP in die neue ZEP Version 5.5 geschafft, die im März 2017 vorgestellt wurde – und
kommt damit nicht nur Uzuner Consulting, sondern allen ZEP-Kunden zu Gute.
Kontakt:
provantis IT Solutions GmbH
Stuttgarter Str. 4
71254 Ditzingen
Telefon: +49 (0) 71 56 – 4 36 23-0 Telefax: +49 (0) 71 56 – 4 36 23-11
www.zep.de info@zep.de Twitter: www.twitter.com/provantis
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 118
40. Rosenberger Gruppe nutzt virtuellen Datenraum von netfiles als Plattform zum weltweiten Dokumentenaustausch
Die Firma Rosenberger ist ein weltweit führender Hersteller von Verbindungslösungen in der
Hochfrequenz- und Fiber-Optik-Technologie. Zu den Kunden des Unternehmens mit Firmenzentrale
im bayrischen Fridolfing zählen namhafte Unternehmen aus Mobil- und Telekommunikation,
Datentechnik, Medizinelektronik, Industrielle Messtechnik, Automobil-Elektronik und Elektromobili-
tät. Der Bereich "Präzisionsfertigung" von Rosenberger genießt als Zulieferer von Einzelteilen für
technisch anspruchsvolle Geräte und Anlagen weltweit hohes Ansehen. Rosenberger beschäftigt
weltweit 8 500 Mitarbeiter am Hauptsitz in Deutschland, den Fertigungs- und Montage-Standorten
sowie den Vertriebsniederlassungen in Europa, Asien sowie Nord- und Südamerika. Für den Austausch
von Dokumenten zwischen den einzelnen Standorten der Firmengruppe sowie mit Kunden und
Geschäftspartnern auf der ganzen Welt setzt Rosenberger die virtuelle Datenraumlösung netfiles
(www.netfiles.de) des gleichnamigen Anbieters ein.
Dokumentenaustausch in einem internationalen Unternehmen: Datensicherheit und große Dateien
als Herausforderung
Für ein international tätiges Unternehmen wie Rosenberger spielt der reibungslose Austausch von
Dokumenten eine zentrale Rolle im täglichen Business. Allerdings gehört es auch zum Alltag eines
international tätigen Unternehmens, dass es im Laufe der Zeit aufgrund der unterschiedlichen
Anforderungen zu diversen „Insellösungen“ kommt.
„Die Mitarbeiter der Firmenzentrale hier in Fridolfing können über ein lokales Netzwerk auf Doku-
mente und Unterlagen zugreifen. Alle anderen Standorte und Tochterunternehmen benötigen dafür
eine entsprechende Softwarelösung“, beschreibt Edwin Andrasch die Situation bis zum Jahr 2016. Herr
Andrasch gehört zum IT Business Application Service Team und ist gemeinsam mit seinen Kollegen
verantwortlich für die Bereitstellung von Software-Anwendungen, wie z.B. dem ERP-System. In der
Regel nutzten die meisten Rosenberger Mitarbeiter in der Vergangenheit die klassische E-Mail für die
Übertragung von Dokumenten und Unterlagen, stießen dabei aber immer häufiger an ihre Grenzen.
Edwin Andrasch erläutert: „Gerade die Übertragung großer Dokumente wie zum Beispiel CAD-
Zeichnungen ist aufgrund der bestehenden Volumenbeschränkungen beim Versand von E-Mail-
Anhängen – sei es bei uns oder beim Kunden – immer eine Herausforderung und sorgte immer häufiger
für Schwierigkeiten beim Dokumentenaustausch.“ Darüber hinaus handelt es sich bei einigen der
Dokumente um vertrauliche Unterlagen, so dass das Thema Datenschutz und Datensicherheit in den
Fokus rückte. „Ziel war es, ein Tool zu finden, dass eine sichere Übertragung selbst großer Dokumente
ermöglicht und ein Maximum an Flexibilität – Stichwort Mobilität – beim Zugriff auf die Dokumente
ermöglicht.“ Natürlich gab es auch die Anforderung, die unterschiedlichen im Unternehmen
eingesetzten Insellösungen zu einer einzigen übergreifenden Plattform zu konsolidieren. Aufgrund
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 119
einer Empfehlung erfuhr Edwin Andrasch dann im Jahr 2016 von der Firma netfiles und deren
gleichnamige Datenraum Lösung.
Einsatz des virtuellen Datenraums von netfiles
Die im Cloud-Computing Modell angebotene Lösung bietet einen virtuellen Datenraum für den
standortübergreifenden Datenaustausch und die sichere Bereitstellung hochvertraulicher Dokumente,
beispielsweise Geschäftszahlen, technische Zeichnungen, Vertragsunterlagen, etc. Die Lösung
funktioniert über jeden konventionellen Internet-Browser, ohne dass eine Software installiert werden
muss. Sowohl der Up- und Download, als auch die Ablage von Dateien in netfiles erfolgt verschlüsselt.
Detaillierte Zugriffsrechte regeln, welche Benutzergruppen welche Dokumente sehen, herunterladen
und bearbeiten dürfen. Die netfiles Server stehen in zwei unterschiedlichen
Hochsicherheitsrechenzentren mit umfassenden Sicherheitssystemen in Deutschland. Die IT-Sicher-
heitsverfahren wurden vom TÜV Süd nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Als in Deutschland ansässiger
Anbieter unterliegt das Unternehmen den strengen Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)
und ab Mai 2018 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Nach einer umfassenden Testphase entschied sich Rosenberger netfiles für die gesamte Firmengruppe
einzusetzen. Die lokale Datenablage in der Firmenzentrale besteht zwar weiter, jedoch nutzen alle
anderen Standorte und Tochterfirmen netfiles für den Dokumentenaustausch. Darüber hinaus wird
die Lösung auch für den Austausch von Dokumenten mit externen Kunden eingesetzt. Rosenberger
nutzt bei Bedarf die Managed File Transfer-Funktion von netfiles. Mit dieser Funktion können Dateien
ohne Aufwand auch sicher an Externe außerhalb des Datenraums versendet werden. „Der Empfänger
erhält einfach eine E-Mail mit einem entsprechenden Link, über den er auf das Dokument zugreifen
kann, ohne dass er sich in den Datenraum einloggen muss. Der Versender wiederum kann
kontrollieren, dass auch tatsächlich nur der Empfänger auf das Dokument zugreifen kann, dem er
diesen Zugriff ermöglichen möchte“, beschreibt Edwin Andrasch.
Er erklärt weiter: „netfiles entspricht mit seinem Lösungsumfang genau den von uns festgelegten
Anforderungen.“ Darüber hinaus ist die Lösung sehr benutzerfreundlich. Die Anwender – Rosenberger
Mitarbeiter oder externe Kunden/Geschäftspartner – müssen nichts installieren, sondern greifen
einfach über den Webbrowser auf ihre Dokumente und Unterlagen zu. Der Dokumentenzugriff ist in
einem Internetcafe in Indien genauso möglich wie unterwegs über Smartphone, Tablet, iPad-App oder
im Büro über den PC.“
Entscheidung für Cloud-Computing Modell
Die Tatsache, dass netfiles ausschließlich im Cloud-Computing Modell angeboten wird, war für
Rosenberger ein wichtiges Entscheidungskriterium: Edwin Andrasch erklärt: „Selbstverständlich wären
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 120
wir in der Lage gewesen eine solche Lösung auch, wie man so schön sagt, mit Bordmitteln
unternehmensintern zu betreiben. Allerdings war das von netfiles angebotene Gesamtpaket –
inklusive Cloud-Computing Betriebsmodell – so attraktiv, dass wir uns entschieden dieses Angebot
anzunehmen.“ Die mit dem Cloud-Betrieb verbundenen Fragen in Bezug auf den Datenschutz und das
Einhalten datenschutzrechtlicher Vorgaben wurden im Vorfeld von den Datenschutzexperten in der
Rosenberger Rechtsabteilung geprüft. Letztendlich gab es auch von dieser Seite „grünes Licht“ und so
stand einem Einsatz von netfiles nichts mehr im Weg.
Kunden stehen im Mittelpunkt der Weiterentwicklung von netfiles
Die bisherigen Erfahrungen mit netfiles im täglichen Einsatz bei Rosenberger bestätigen, dass die
Entscheidung richtig war. „netfiles erfüllt tagtäglich alle unsere Erwartungen und Anforderungen an
ein leistungsfähiges und flexibles Tool zum sicheren Austausch selbst großer Dateien und Dokumente“,
bestätigt Edwin Andrasch. Ein besonderes Lob stellt der IT-Experte dem Support von netfiles aus: „Alle
Fragen und Anpassungswünsche wurden und werden umfassend und sehr schnell beantwortet und
uns steht stets ein kompetenter Ansprechpartner auf netfiles-Seite zur Verfügung.“
Mehr noch: netfiles beteiligt alle seine Kunden aktiv an der Weiterentwicklung der Lösung. Deshalb ist
es auch kein reines „Lippenbekenntnis“, wenn netfiles-Geschäftsführer Thomas Krempl bei der
Vorstellung der neuesten netfiles-Version erklärt: „Bei der Weiterentwicklung von netfiles steht der
Anwender bzw. Interessent mit seinen Anforderungen aus der Praxis im Mittelpunkt. Nicht wir am
grünen Tisch entscheiden über neue Funktionen und deren Umsetzung oder Verbesserungen, sondern
der Kunde.“ Edwin Andrasch: „Diese Aussage kann ich aus unserer eigenen Erfahrung mit netfiles voll
und ganz bestätigen!“
Kontakt:
netfiles GmbH
Marktler Strasse 2b
84489 Burghausen
Tel. +49 8677 88199-10
Fax +49 8677 88199-19
E-Mail: vertrieb@netfiles.de
Internet: www.netfiles.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 121
41. Butzkies Stahlbau baut auf SAP-Kompetenz der Kieler Vater-Gruppe: Neue ERP-Lösung aus der Business Cloud
Bei Butzkies Stahlbau im mittelholsteinischen Krempe wurde der Einsatz eines neuen ERP-Systems
notwendig. Für die Realisierung der Lösung sowie deren Betrieb in der Business Cloud setzt das Stahl-
bau-Unternehmen auf die SAP- und Cloud-Kompetenz der Kieler Vater Gruppe.
Die Firmengeschichte der Butzkies Stahlbau ist eine typische für den deutschen Mittelstand. 1912 als
Dorfschmiede gegründet, hat sich Butzkies zu einem der führenden Stahlbau-Unternehmen in
Deutschland entwickelt. Das Kerngeschäft liegt im Bereich Stahlbau, Stahlhochbau sowie im Stahl-
anlagenbau und im Industriebau. Heute verfügt der Familienbetrieb, mit Sitz im mittelholsteinischen
Krempe, in seiner Branche über einen der modernsten Maschinenparks in Deutschland. Butzkies
betreut zahlreiche Stahlbauprojekte, angefangen von der Planung, bis hin zur Fertigung der Stahlteile
und der schlüsselfertigen Montage von Anlagen.
Für das Tagesgeschäft setzt Butzkies auf SteelOffice, eine Branchensoftware, die speziell für den
Stahlbau entwickelt wurde. Das PPS-System bildet sämtliche Abläufe des branchenüblichen Tagesge-
schäfts ab. Probleme machte den Holsteinern, neben der veralteten IT-Infrastruktur, das Programm
für die Finanzbuchhaltung. Unzureichende Schnittstellen zur Branchensoftware, ein fehlendes Zeit-
management und aufwändige Eingabeprozesse, verlangsamten die betrieblichen Abläufe.
Aus diesem Grund fiel die Entscheidung für eine neue, moderne Lösung mit einem breiten Funktions-
umfang.
Der Zuschlag für das ausgeschriebene Projekt ging an die Vater Gruppe, Kiel. Frank Schröder, Ge-
schäftsführer in der Vater Unternehmensgruppe und Verantwortlicher der Vater ERPteam GmbH hatte
Butzkies Stahlbau bereits bei der Erstellung des Pflichtenheftes kompetent unterstützt. Sein Angebot,
mit einem umfassenden Lösungskonzept auf der Basis von SAP in der Business Cloud konnte das
Stahlbau-Unternehmen überzeugen. Konzept und Kostenplanung stimmten, zudem waren die Kieler
in der Lage, den von Butzkies vorgegebenen, sehr engen Zeitplan einzuhalten. Innerhalb von vier
Monaten ging SAP bei Butzkies in den Produktivbetrieb.
Cloud-Lösung beschleunigt Implementierung
Aufgrund der veralteten IT bei Butzkies wurde die neue Lösung extern in der Vater Business Cloud
realisieren. „Die zwei Jahre laufende Cloud-Vereinbarung gibt uns die Möglichkeit, Investitionen in
neue Hardware ohne Zeitdruck zu überdenken oder letztendlich weiter mit dieser Lösung zu arbeiten“,
erklärt Arne Ruhe, Projektleiter bei Butzkies.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 122
Die neue SAP-Lösung bringt dem Traditionsbetrieb im Arbeitsalltag schon heute eine Reihe von Vor-
teilen. So haben sich Buchungsvorgänge deutlich vereinfacht. Die automatisierte Lösung ist weniger
zeit- und personalaufwendig und schafft mehr Transparenz. Darüber hinaus konnten Fehlerquellen
eliminiert werden, die aus den zahlreichen manuellen Eingaben resultierten. Der Einsatz der Vater
Business Cloud gibt dem Familienunternehmen jetzt die Möglichkeit, in einem fest reservierten
Netzwerkbereich des Partners mit modernsten IT-Infrastrukturen zu arbeiten, ohne selbst in neue
Hardware zu investieren. Das Fachpersonal von Vater betreut die SAP-Lösung von Butzkies rund um
die Uhr und stellt damit die Hochverfügbarkeit sowie eine hohe Performance der Applikationen sicher.
Diese Dienstleistungen sind der der Monatspauschale für den Cloud-Service enthalten. Eine
Skalierbarkeit ist jederzeit möglich, was die Agilität und Flexibilität von Butzkies deutlich verbessert.
Für das SAP-Projekt bei Butzkies zieht Arne Ruhe eine erste positive Zwischenbilanz: „auch wenn es für
einen mittelständischen Betrieb eher ungewöhnlich ist, können wir sagen, dass sich für uns der
Umstieg auf SAP bisher rentiert hat“, so sein Resümee. „SAP ist durchaus nicht das große Schreck-
gespenst, das riesige Kosten verursacht. Vielmehr lohnt sich eine solche Lösung auch für den Mittel-
stand, wenn man den richtigen Partner an seiner Seite hat.“
Über Butzkies Stahlbau
Die Wurzeln von Butzkies Stahlbau reichen bis 1912 – als kleine Dorfschmiede wurde das jetzige High-
Tech Unternehmen in Krempe gegründet. Aus dem ehemals kleinen Familienbetrieb ist heute eine der
erfolgreichsten Stahlbaufirmen Deutschlands mit vielen innovativen Ideen und perfekten Projekten
geworden. Weltweite Tätigkeit und globales Denken sind für Butzkies selbstverständlich.
Über die Vater Unternehmensgruppe
Die Vater Gruppe ist ein IT-Dienstleister im Norden Deutschlands. Sie beschäftigt insgesamt mehr als
450 Mitarbeiter an den Standorten Kiel, Hamburg und Bremen. Das Leistungsspektrum reicht von der
konzeptionellen und organisatorischen Beratung über Hard- und Softwarelösungen bis zur Netzwerk-
und Elektrotechnik. Ergänzt wird das Angebot durch die Vater Business Cloud, mit der bedarfsgerechte
und flexible IT-Leistungen/-Lösungen zur Verfügung gestellt werden.
Das Portfolio von Vater ist so breit und zugleich in die Tiefe gehend, dass Kunden bei der Gruppe von
der Einzel- bis zur Komplettlösung für alle anstehenden IT-Themen das optimale Angebot finden. Die
Vater Gruppe versteht sich als ein in der Region verwurzeltes mittelständisches und gesellschaftlich
engagiertes Unternehmen.
Die Vater Operations GmbH ist eines von zwölf Unternehmen der Vater Gruppe. Sie betreibt die Vater
Business Cloud in zertifizierten Rechenzentren in Kiel und Hamburg.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 123
Kontakt:
Vater Operations GmbH
Schellingstraße 17
22089 Hamburg
Telefon 040 299935-0
operations@vater-gruppe.de
www.vater-cloud.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 124
42. Hundertmark Ingenieurleistungen: Auf Erfolgskurs in der Baubranche mit NOVA AVA
Die Baubranche boomt und die Auftragslage in Bauunternehmen, Architektur- und Ingenieurbüros ist
bestens. Von dieser Entwicklung profitieren auch Dienstleister, wie der freiberufliche Bauingenieur Tim
Hundertmark. Mit seinem Unternehmen Hundertmark Ingenieurleistungen hat er sich auf
Ausschreibung, Bauleitung und Abrechnung komplexer Infrastrukturprojekte sowie Hoch- und Tief-
bauvorhaben spezialisiert.
Im Bereich der Ausschreibungen und Abrechnungen wird von Dienstleistern ein hohes Maß an
Professionalität und Sorgfalt erwartet. Um diese Erwartung zu erfüllen setzt Tim Hundertmark auf
seine umfassenden Kenntnisse von Bauprozessen und seine langjährige Erfahrung. „Aber natürlich ist
auch eine leistungsfähige Software unerlässlich, mit der man gut und komfortabel Leistungsver-
zeichnisse erstellen, die Ausschreibung und Vergabe koordinieren, die Abrechnung durchführen und
Projekte organisieren kann,“ erklärt Hundertmark. Er hat sich für NOVA AVA entschieden. Ausschlag-
gebend war dabei für ihn, dass die Software ein cloudbasiertes System ist, mit dem er von jedem Ort
aus und mit jedem erdenklichen Endgerät an seinen Projekten arbeiten kann. Zudem war er von der
klaren Struktur des Programms überzeugt, denn diese macht die Nutzung einfach aber effizient und
sorgt so für eine schnelle Einführung in die Software.
Ausschreibung und Vergabe – so kann es gehen
Über die Komponente „Ausschreibung“ bestimmt Tim Hundertmark die Art der Vergabe, legt den
Submissionstermin fest und lädt aus seinem Adressbuch die Teilnehmer für die Ausschreibung ein.
Freigegebene Dateien und Dokumente kann er sich von den Bietern bestätigen lassen. Der Clou dabei
ist: Die Bieter erhalten eine E-Mail mit Link zu dem Leistungsverzeichnis und können das Angebot
direkt auf der Plattform ausfüllen, passwortgeschützt und ohne jede Zusatzsoftware. Oder sie können
ihre Angebote per GAEB und ÖNORM-Schnittstelle importieren. Zur Sicherheit erhalten die Bieter
dabei noch Unterstützung durch den integrierten Angebotsprüfer und können eigene Dokumente
uploaden und Vorschläge unterbreiten. Und wenn es etwas zu besprechen gibt, kann die
Kommunikation revisionssicher im Frage-Antwort-Dialog abgebildet werden.
Für die Abrechnung nutzt Tim Hundertmark die Leistungsverzeichnisse seiner Projekte. Neben dem
Hauptauftrag, der aus der Vergabe oder auch durch den direkten Datenimport per GAEB86 vorliegt,
bearbeitet er zusätzlich die Nachträge. Die Nachweise für die erbrachten und abzurechnenden
Leistungen, erfasst er entweder frei oder nach Formeln (REB23.003). Hierfür steht bei Bedarf eine
normierte Schnittstelle zur Verfügung, die DA11 für Import- und Export der Aufmaßdaten. Die
Aufmaße nutzt Tim Hundertmark zudem für das momentgenaue Kostenmanagement im Rahmen des
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 125
Soll-Ist-Vergleiches. Im Rechnungsmanagement nutzt er dann die Rechnungstypen Vorauszahlung,
Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung und Schlussrechnung. Automatisch werden dabei Vertrags-
konditionen wie vereinbarte Sicherheiten, Rabatte, Skonti und frei definierbare Abzüge bei der
Rechnungserstellung berücksichtigt. Spezielle Freigabemechanismen unterstützen ihn bei der Rech-
nungsprüfung- und Zahlungsfreigabe.
Auf die Frage, was das wichtigste für seine Arbeit ist, muss der Spezialist Tim Hundertmark nicht lange
überlegen. „Da bei Ausschreibungen und Abrechnungen immer viele Gewerke beteiligt sind, ist ein
reibungsloses, interaktives Arbeiten wesentlich. Und dafür braucht es vielseitige und genormte
Datenschnittstellen.“ Denn nur so, erklärt Hundertmark weiter, könne der digitale Austausch von
Dokumenten, Angeboten und Aufträgen sicher laufen – egal welche Programme die jeweiligen
Projektbeteiligten nutzen. Bei NOVA AVA besteht zudem die Möglichkeit, dass alle direkt in der Cloud
arbeiten, damit entfällt natürlich der Datenaustausch über eine Schnittstelle komplett. Und das spart
Zeit, die gerade in der Boombranche Bau an allen Ecken und Enden fehlt.
Kontakt
NOVA Building IT
In der Mordach 1a
64367 Mühltal
Tel: +49 (0)6151 – 2 769 591
E-Mail: info@avanova.de
www.avanova.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 126
43. Tedesio setzt von Anfang an auf Zeiterfassung mit ZEP
Die Tedesio GmbH ist seit ihrer Gründung im Herbst 2016 als IT-Dienstleister in den Bereichen Unified
Communications, IP-Telefonie und IT-Security tätig. Der Fokus des Unternehmens liegt dabei auf dem
reinen Projektgeschäft ohne eigenen Produktverkauf. Darüber hinaus erstellt Tedesio IT-Gutachten.
Mittlerweile arbeiten fast 20 Mitarbeiter für das Unternehmen mit Sitz im niedersächsischen Buchholz
in der Nordheide. Bei der Zeiterfassung der Projektzeiten sowie der Urlaubs- und Fehlzeiten nutzt
Tedesio die webbasierte Lösung ZEP der Firma provantis IT Solutions.
Zeiterfassung bei Tedesio: Start auf der „grünen Wiese“
Bereits bei der Gründung von Tedesio wurde ein Anforderungsprofil mit Kriterienkatalog für eine
Softwarelösung für die Zeiterfassung formuliert. „Als Gründer eines reinen Projektunternehmens war
mir von Anfang an klar, wie wichtig ein leistungsfähiges, benutzerfreundliches und flexibles Tool für
den Erfolg meines neuen Unternehmens sein würde“, erinnert sich Holger May, Gründer und Ge-
schäftsführer der Tedesio GmbH an die ursprüngliche Ausgangslage. „Unsere bisherigen Erfahrungen
mit derartigen Lösungen stammen alle aus Großunternehmen und waren für das neue Unternehmen
nicht anwendbar, wir begannen quasi auf der ‚grünen Wiese’“, bestätigt Hartmut Höche, Berater und
Projektleiter, der ebenfalls von Anfang an in die Suche nach einer entsprechenden Softwareanwen-
dung eingebunden war. Über eine Internetrecherche stießen die beiden IT-Experten dann auf die
Softwarelösung ZEP der Firma provantis IT Solutions aus Ditzingen.
ZEP steht für ZeitErfassung für Projekte. Die webbasierte Lösung ist bereits seit dem Jahr 2000 auf dem
Markt und bietet projektorientierten Unternehmen eine Komplettlösung für die Bereiche
Zeiterfassung und -nachweis, Reisekosten, Projektmanagement und -Controlling sowie Faktura.
Nach einer entsprechenden Demophase entschied sich Tedesio dann Ende 2016, ZEP für alle Projekt-
mitarbeiter im Unternehmen einzuführen. Holger May erinnert sich: „Wir haben uns mehrere am
Markt verfügbare Angebote angesehen, stellten dann aber fest, dass ZEP unser ursprünglich definier-
tes Anforderungsprofil einfach am besten erfüllte. Hartmut Höche ergänzt: „Bereits in der Demophase
beeindruckte uns die gute Betreuung durch den provantis Support, der uns beim Testen der Software
mit Rat und Tat zur Seite stand.“
Zeiterfassung in der Cloud
Als Betriebsmodell entschied sich Tedesio für das Cloud Computing-Modell. ZEP kann sowohl als Cloud
Service, als auch als On-Premise-Lösung genutzt werden. Holger May erklärt: „Wir haben im Vorfeld
sehr wohl beide Betriebsmodelle durchdacht. Am Ende entschieden wir uns für den Cloud Service, da
wir so ohne zusätzlichen Installations- und Implementierungsaufwand sowie zusätzliche Investitionen
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 127
sofort ein fertiges Produkt nutzen konnten, das sämtliche Kriterien erfüllte. Individuelle Anpassungen
waren dabei dennoch möglich.“ „Und was Datenschutz und Datenintegrität betrifft, konnten wir uns
davon überzeugen, dass dieser auch im Cloud Computing-Betrieb bei ZEP vollumfänglich gewährleistet
ist“, erläutert Hartmut Höche. Und so war der Einsatz von ZEP letztendlich auch ein Aspekt für eine
erfolgreiche Zertifizierung der Tedesio GmbH nach ISO 9001/27001.
Mobile Computing: Mobilität und Benutzerfreundlichkeit sind ein Muss
Für die Eingabe ihrer Projektzeiten nutzen die Tedesio-Mitarbeiter neben der webbasierten Benut-
zeroberfläche von ZEP auch die mobile Apps der Lösung, die für Android und iOS zur Verfügung stehen.
Hartmut Höche: „Als typischer Dienstleister sind unsere Mitarbeiter natürlich die meiste Zeit vor Ort
beim Kunden tätig. Aus diesem Grund muss ein möglichst einfaches Reporting gewährleistet sein. Über
die mobilen Apps von ZEP können unsere Mitarbeiter ihre Belege einfach mit ihrem mobilen Endgerät
(Handy oder Tablet/iPad) abfotografieren und so erfassen.“ Die intuitive Benutzeroberfläche ist sehr
benutzerfreundlich, dies zeigt sich insbesondere bei der Einweisung neuer Mitarbeiter. Da Tedesio seit
seiner Gründung kontinuierlich wächst, stehen diese Einweisungen regelmäßig auf der Tagesordnung.
„Ein leistungsfähiges Tool zur Zeiterfassung erhöht den ‚Wohlfühlfaktor für unsere Mitarbeiter‘ und ist
damit ein wichtiger Aspekt bei der Bewertung des Arbeitgebers“, ist Holger May überzeugt. „Auf der
anderen Seite profitiert das Unternehmen von der hohen Präzision bei der Erfassung“.
Dokumentengenerator erleichtert internes und externes Reporting
Ein ZEP-Zusatzmodul, das bei Tedesio ebenfalls zum Einsatz kommt, ist der Dokumentengenerator.
Dieses Modul ermöglicht das Erstellen nahezu aller Abrechnungen und Auswertungen in den Formaten
MS-Word, Open-Office, Star-Office sowie PDF. Die in ZEP erfassten Daten und Zeiten werden dabei
automatisch übernommen. „Wir verwenden den ZEP Dokumentengenerator zum einen für das
externe Monats-Reporting an Kunden. Wir sind so in der Lage, die geleisteten Projektzeiten
nachzuweisen und dem Kunden zur Freigabe vorzulegen“, erklärt Holger May den Einsatz des
Zusatzmoduls bei Tedesio. „Darüber hinaus nutzen wir das Modul zur internen Auswertung der
erfassten Belege (Reisekosten, etc.) und zur Stundenabrechnung pro Quartal und Mitarbeiter für den
Quartalsabschluss.“
„Nehmt uns das bloß nicht mehr weg!“ – Mitarbeiterakzeptanz ist Schlüsselerfolgsfaktor für Einsatz
einer Software
„Aus Managementsicht steht und fällt der Einsatz eines Tools mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Für
den Bereich Zeiterfassung bedeutet dies, dass die Mitarbeiter ein entsprechendes Tool als spürbare
Arbeitserleichterung und nicht als Kontrollinstrument wahrnehmen müssen. Mit dem Einsatz von ZEP
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 128
ist uns dies gelungen“, zieht Holger May ein positives Fazit aus der bisherigen Nutzung von ZEP.
Hartmut Höche ergänzt: „Aus Mitarbeitersicht besticht ZEP durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit
und Flexibilität im täglichen Einsatz. Alle Arbeiten sind schnell und mit wenigen Mausklicks erledigt.
Sind Änderungen oder Korrekturen notwendig, können diese schnell durchgeführt werden und sind
sofort im System verfügbar.“ Am besten zusammenfassen lässt sich die Zufriedenheit mit ZEP vielleicht
mit einem Zitat eines Tedesio-Mitarbeiters: „Nehmt uns das bloß nicht mehr weg!“
ZEP: Weil Zeit Geld ist …
Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte,
branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projekt-
orientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung
für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.
Heute ist ZEP bereits bei mehr als 650 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz
tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung
anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu
Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.
Kontakt:
provantis IT Solutions GmbH
Stuttgarter Str. 4
71254 Ditzingen
Telefon: +49 (0) 71 56 – 4 36 23-0 Telefax: +49 (0) 71 56 – 4 36 23-11
www.zep.de info@zep.de Twitter: www.twitter.com/provantis
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 129
44. Virtuelle Datenräume in der Immobilienbranche: CG GRUPPE setzt auf netfiles
Die CG Gruppe AG mit Hauptsitz in Berlin ist ein deutscher Projektentwickler mit eigener Baukom-
petenz. Das bundesweit agierende Unternehmen gestaltet seit über 20 Jahren die Entwicklung,
bauliche Umsetzung und Vermarktung von Wohn- und Gewerbeimmobilien. Kerngeschäft ist der
Mietwohnungsbau für institutionelle Investoren. In diesem Segment ist die CG Gruppe AG in
Deutschland marktführend. Neben Berlin bestehen Standorte in Dresden, Düsseldorf, Frankfurt,
Hamburg, Köln, Leipzig Stuttgart und München. 400 Mitarbeiter sorgen bei Akquisition, Projektierung
und Bauausführung für die konstant hohe Qualität und Zukunftsfähigkeit der Immobilienprodukte. Zur
Bereitstellung von Unterlagen und Dokumenten für die einzelnen Immobilienprojekte nutzt die CG
CRUPPE die virtuelle Datenraumlösung der Firma netfiles.
Orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit in firmenübergreifenden Teams
Als dezentrales Unternehmen mit Niederlassungen in allen deutschen Metropolen steht die CG
GRUPPE nicht nur vor der Herausforderung, den Mitarbeitern in den einzelnen Standorten Zugriff auf
die für die jeweiligen Immobilienprojekte wichtigen Dokumente und Unterlagen (Angebote, Verträge,
technische Bauunterlagen, u.v.m.) zu ermöglichen. Auch zahlreiche externe Projektpartner
(Investoren, Finanzierungspartner, Architekten und Planer etc.) benötigen möglichst einfachen und
raschen Zugriff auf Projektunterlagen, wenn es darum geht, ein Immobilienprojekt wie zum Beispiel
das LKG Carré in Leipzig oder das Quartier am Veltmanplatz in Aachen erfolgreich umzusetzen.
In der Vergangenheit stand dafür bei der CG GRUPPE eine Intranet-Lösung zur Verfügung, die funkt-
ionell schnell an ihre Grenzen stieß Aus diesem Grund erhielt Elke Höffken im Jahr 2015 den Auftrag,
sich nach einer Datenraumlösung umzusehen, die die Defizite der bestehenden Lösung beseitigte. Die
gelernte Bankkauffrau mit Spezialgebiet Immobilienfinanzierung ist seit drei Jahren für die CG GRUPPE
in den Bereichen Verkauf an Investoren und Finanzierung tätig. Sie erinnert sich: „Für den
Auswahlprozess hatten wir einen konkreten Katalog an Auswahlkriterien ausgearbeitet. Die Lösung
sollte ein Maximum an Verfügbarkeit und Datensicherheit bieten. Darüber hinaus war es uns wichtig,
dass alle in Deutschland geltenden Vorgaben an den Datenschutz erfüllt werden. Aus diesem Grund
sollte der Anbieter ein deutsches Unternehmen sein, das ebenfalls deutschem Recht unterliegt.
Außerdem waren uns ein lokaler Ansprechpartner und Support wichtig. Letztendlich sollte die Lösung
über eine so intuitive Benutzeroberfläche verfügen, dass es auch Nutzern ohne großes IT- und
Softwareknowhow möglich ist, sich schnell in der Lösung zurechtzufinden.“
Über eine Internet-Recherche stieß Frau Höffken dann auf die cloudbasierte Softwarelösung netfiles.
Die im Cloud-Computing Modell angebotene Lösung bietet einen virtuellen Datenraum für den
standortübergreifenden Datenaustausch und die sichere Bereitstellung hochvertraulicher Dokumente,
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 130
beispielsweise Geschäftszahlen, technische Zeichnungen, Vertragsunterlagen, etc. Die Lösung
funktioniert über jeden konventionellen Internet-Browser, ohne dass eine Software installiert werden
muss. Sowohl der Up- und Download, als auch die Ablage von Dateien in netfiles erfolgt verschlüsselt.
Detaillierte Zugriffsrechte regeln, welche Benutzergruppen welche Dokumente sehen, herunterladen
und bearbeiten dürfen. Die netfiles Server stehen in zwei unterschiedlichen Hoch-
sicherheitsrechenzentren mit umfassenden Sicherheitssystemen in Deutschland. Die IT-Sicherheits-
verfahren wurden vom TÜV Süd nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Als in Deutschland ansässiger Anbieter
unterliegt das Unternehmen den strengen Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und ab
Mai 2018 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Vielfältiger Einsatz des virtuellen Datenraums von netfiles bei der CG GRUPPE
„Alle von uns aufgestellten Kriterien für den Einsatz der virtuellen Datenraumlösung wurden von
netfiles vollumfänglich erfüllt“, erläutert Frau Höffken die Entscheidung. „Bereits in der Testphase
waren wir von der persönlichen Betreuung durch netfiles mit einem zentralen Ansprechpartner, der
sich um alle unsere Belange kümmerte, sehr angetan.“
Im November 2015 wurde der erste netfiles Datenraum für die CG GRUPPE eingerichtet, im Folgejahr
wurde der Einsatz dann um einige Datenräume für sehr große Projekte erweitert. Seit Herbst 2016 ist
netfiles nun konzernweit in der CG GRUPPE im Einsatz. „Gerade die Erweiterungsphase im Jahr 2016
war für uns sehr wichtig, um Erfahrungen beim Einsatz von netfiles zu machen,“ erinnert sich Elke
Höffken.
Derzeit wird der virtuelle Datenraum von netfiles in vier Bereichen der CG Gruppe eingesetzt. Im
Vertrieb nutzen Mitarbeiter des Unternehmens den Datenraum gemeinsam mit Investoren und deren
Partnern (Planer, Gutachter, Rechtsanwälte, Architekten, etc.). Dabei geht es insbesondere um den
Austausch von technischen (Baupläne), juristischen (Verträge) und kaufmännischen (Kalkulationen
und Angebote) Unterlagen.
Im Bereich Finanzierung wird der netfiles Datenraum zum Austausch von Unterlagen mit den in die
Immobilienprojekte involvierten Finanzierungspartnern eingesetzt. „In diesem Bereich spielen
insbesondere die Themen Vertraulichkeit und Vergabe von unterschiedlichen Rollen eine Bedeutung,
denn jeder Projektbeteiligte soll und darf natürlich nur Zugriff auf die Daten und Dokumente haben,
für deren Zugriff er auch berechtigt ist“, erläutert Frau Höffken die speziellen Anforderungen in diesem
Einsatzszenario.
Darüber hinaus setzt die CG GRUPPE nefiles auch als Planungsserver ein. Dies, so Frau Höffken, macht
vor allem bei kleinen Projekten Sinn, bei denen der Einsatz einer professionellen Planungssoftware zu
aufwändig wäre.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 131
Und auch die Marketingabteilung hat netfiles mittlerweile im Einsatz, um Dokumente und Unterlagen
mit externen Dienstleistern wie Textern und Grafikern auszutauschen.
Datenschutz und Cloud Computing: Eine Sache des Vertrauens
Wie bereits erwähnt spielt das Thema Datenschutz bei der CG GRUPPE eine zentrale Rolle. Frau
Höffken bestätigt: „Wir haben täglich mit sensiblen Daten und Dokumenten zu tun, bei denen
sichergestellt werden muss, dass sie nur in die richtigen Hände gelangen.“ Aus diesem Grund wurden
die Anforderungen an die firmeninternen Compliance-Vorgaben und die datenschutzrechtlichen Vor-
schriften genauestens überprüft. Denn netfiles wird als Cloud Service angeboten, der Betrieb der
Lösung und die Ablage der damit bearbeiteten Dokumente findet im Rechenzentrum des Service-
Providers statt. Elke Höffken: „Uns war sehr wohl bewusst, dass wir mit dem Einsatz von netfiles
sensible Daten einem Dritten anvertrauen. Trotz aller Überprüfungen im Vorfeld spielt letztendlich das
Vertrauen in den Service-Provider eine zentrale Rolle – und dieses Vertrauen wurde bisher nicht
enttäuscht.“
netfiles bei der CG GRUPPE: Ziele wurden erreicht
Derzeit sind bei der CG GRUPPE 50 virtuelle Datenräume mit bis zu 50 Teilnehmern im Einsatz. 20
weitere Datenräume befinden sich im Archiv. Rückblickend auf den bisherigen Einsatz der virtuellen
Datenraumlösung bei der CG GRUPPE zieht Elke Höffken ein zufriedenes Fazit: „Alle Kriterien unseres
ursprünglichen Anforderungskatalogs wurden und werden von netfiles erfüllt.“
Mit dem Einsatz der Enterprise Lösung von netfiles ist die CG GRUPPE sogar in der Lage, die Daten-
räume im eigenen Corporate Design zu gestalten. Frau Höffken erklärt: „Ich muss gestehen, dass das
Thema ‚Branding‘ in unserem ursprünglichen Kriterienkatalog gar nicht enthalten war. Mittlerweile
schätzen wir diese Möglichkeit allerdings sehr, denn sie ermöglicht uns einen professionellen
Außenauftritt.“
Eine weitere Funktion von netfiles, die von der CG GRUPPE sehr intensiv genutzt wird, ist die Q & A-
Funktion. Ein direkt im Datenraum integrierter Frage- und Antwortprozess ermöglicht allgemeine oder
einem Ordner bzw. Dokument zugeordnete Fragen und deren Beantwortung durch festgelegte
Spezialisten. Detaillierte Zugriffsrechte regeln dabei die Sichtbarkeit der Fragen und Antworten. „Die
Q & A-Funktion ist wirklich sehr nützlich und wird deshalb auch sehr häufig genutzt. Da fangen die
Leitungen in das netfiles Rechenzentrum schon manchmal „zu Glühen“ an,“ bestätigt Frau Höffken.
Derzeit ist Frau Höffken noch als „netfiles Super User“ bei der CG GRUPPE tätig, der sich auch um das
Einrichten neuer Datenräume kümmert und Kollegen bei der Einweisung hilft. Ziel ist allerdings eine
„Selbstverwaltung“ der einzelnen Datenräume durch die entsprechenden Filialen bzw. Teams.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 132
Die wichtigsten Vorteile aus dem Einsatz von netfiles bei der CG GRUPPE fasst Elke Höffken wie folgt
zusammen: „netfiles ermöglicht uns und unseren externen Geschäftspartnern einen rollenbasierten
orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Dokumente und Informationen und erleichtert die Arbeit durch
eine intuitive Benutzung. Eine eigene Lösung wäre intern in derselben Zeit überhaupt nicht umsetzbar
gewesen. Aus diesem Grund unterstützte auch unsere IT-Abteilung von Anfang an den Einsatz von
netfiles. Darüber hinaus profitieren wir vom professionellen Support und wissen, dass wir jederzeit
einen Ansprechpartner vor Ort haben, der sich um uns kümmert.“
Kontakt:
netfiles GmbH
Marktler Strasse 2b
84489 Burghausen
Tel. +49 8677 88199-10
Fax +49 8677 88199-19
E-Mail: vertrieb@netfiles.de
Internet: www.netfiles.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 133
45. Unternehmensstrukturen im Wandel:TeleData konzipiert Corporate Cloudlösung für Doubleslash Net Business GmbH
Als Telekommunikationsanbieter entwickelt die TeleData seit 1997 Lösungen für Geschäfts- und
Privatkunden in der Region Bodensee-Oberschwaben-Hegau. Neben dem flächendeckenden Ausbau
eines regionalen Hochgeschwindigkeitsdatennetzes auf Glasfaserbasis, setzt die TeleData seit 2015
einen weiteren Fokus auf Ihr Rechenzentrum und den damit verbundenem Leistungsportfolio.
Als Geschäftskunde profitieren Sie somit nicht nur vom Breitbandausbau, sondern auch von den
professionellen Rechenzentrums- und Cloudlösungen der TeleData und dem damit voll abgerundetem
Angebotsspektrum, welches Unternehmen heut zu Tage für einen „Sorglos-Betrieb“ benötigen.
Mit der Digitalisierung von Prozessen im Unternehmen konkurrenzfähig bleiben
Servicegetriebene Geschäftsmodelle sind auf dem Vormarsch, Produktzyklen werden immer kürzer
und Produkte sollen immer intelligenter werden. Alle diese Herausforderungen führen immer wieder
zu einer Antwort: Digitalisierung.
Das Beratungs- und Softwarehaus doubleSlash Net-Business GmbH mit Hauptsitz in Friedrichshafen
beschäftigt rund 120 Mitarbeiter und arbeitet mit internationalen Kunden wie BMW, Deutsche Post
und ZF Friedrichshafen.
Durch die Fokussierung auf wesentliche Kernaufgaben im Unternehmen sowie die Anforderungen der
im Mai in Kraft tretenden Datenschutzgrundverordnung und der internen Zertifizierung nach ISO
27001 war doubleSlash auf der Suche nach einem geeigneten Partner, um die bereits gekaufte IT-
Infrastruktur sowie weitere Rechenzentrumsressourcen „on-Demand“ in einem sicheren Rechenzen-
trum extern betreiben zu können.
doubleSlash steht seit 1999 für innovative Softwarelösungen und Best Practices zur Digitalisierung von
Geschäftsprozessen in Vertrieb, Marketing und Service. Mit einfach nutzbaren, smarten Technologien
vernetzt doubleSlash Menschen und Maschinen und ermöglicht so neue Geschäftsmodelle.
Gegenseitiges Vertrauen als Basis des Erfolgs
TeleData konnte sich im Anbieterwettbewerb durchsetzen und zusätzlich garantieren, dass die Daten
in der Region und im hauseigenen Rechenzentrum gesichert werden. In diesem Zusammenhang wurde
die IT-Serverlandschaft des Unternehmens zu TeleData integriert. „Es konnte vollumfänglich auf die
Wünsche der doubleSlash Net-Business GmbH eingegangen und eine individuelle, auf das
Unternehmen zugeschnittene Corporate Cloudlösung gefunden werden“, so Norbert Eckert, Key
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 134
Account Manager Datacenter. „Durch das sehr spezielle Themenfeld in dem sich die doubleSlash
bewegt, wäre eine Cloudlösung von der Stange unmöglich gewesen.“
Durch die Übernahme der Betreuung der IT-Infrastruktur konnten die Mitarbeiterinnen und Mitar-
beiter der internen IT von doubleSlash entlastet werden. „Für uns ist das Thema Skalierbarkeit und
Effizienz besonders wichtig. Unsere Experten arbeiten mit den gleichen Methoden und Werkzeugen
wie die Entwickler bei Spotify und Google. Mit der TeleData haben wir einen Partner gefunden, der
uns eine passende Lösung anbieten konnte. So können wir uns voll auf die Entwicklung innovativer
Softwarelösungen konzentrieren", sagt Andreas Strobel, Geschäftsführer von doubleSlash.
Kontakt:
TeleData GmbH
Kornblumenstraße 7
88046 Friedrichshafen
www.teledata.de/cloud
vertrieb@teledata.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 135
46. HostPress – das schnellste WordPress Hosting Deutschlands
HostPress unterstützt Firmen und Agenturen, die WordPress nutzen dabei, ihre WordPress Systeme
auf dem höchsten Performance-Level zu betreiben und zu skalieren.
Erfolgreicher Einstieg in die Hosting-Branche
Das Unternehmen aus Eppelborn, Saarland, bietet skalierbares Managed WordPress Hosting, den
Support für WordPress-Umgebungen sowie den Betrieb von WordPress-Webseiten mit mehreren
Millionen Besuchern pro Monat und konnte sich bereits innerhalb von zwei Jahren einen Namen in der
deutschen WordPress Hosting-Szene machen. Die sieben Mitarbeiter betreuen den Kundenstamm aus
dem D/A/CH-Raum und sorgen für ein stetiges Wachstum. Ziel ist es, die Mitarbeiteranzahl bis 2020
auf 20 zu erhöhen und HostPress zum Marktführer im B2B-Bereich für Managed WordPress Hosting in
Deutschland zu machen.
Zusammenarbeit mit regionalem Cloud-Anbieter: SKYWAY DataCenter GmbH
Das Unternehmen war bei Firmengründung auf der Suche nach einem lokalen Partner im Saarland, der
mit moderner Infrastruktur und einem kompetenten Team überzeugt. HostPress folgte einer
Empfehlung und entschied sich für die in St. Ingbert ansässige SKYWAY DataCenter GmbH.
Die SKYWAY DataCenter GmbH bietet den professionellen Betrieb von IT-Infrastruktur für Geschäfts-
kunden und anspruchsvolle Privatkunden. Das SKYWAY-Portfolio umfasst Colocation, vCloud Hosting,
Root-/Managed-Server, sowie die Konzeption, Realisierung und den Betrieb individueller IT-Lösungen.
Höchste Leistung, Verfügbarkeit und Sicherheit sind die Grundprinzipien aller SKYWAY-Dienste.
Maßgeschneiderte Lösungen nach Kundenwunsch
HostPress wollte in der Gründungsphase überdimensionierte Hardware-Neuanschaffungen und
unvorhersehbare Betriebskosten vermeiden, deshalb hat sich das Unternehmen für die „Cloud Data-
center“-Lösung zum Betrieb und zur Skalierung ihres CRM-Systems sowie weiterer zentraler
Komponenten entschieden.
Mit der Cloud DataCenter-Lösung zahlt HostPress nur die Leistungen, die sie tatsächlich in Anspruch
nehmen.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 136
Die „Infrastructure as a Service“-Lösung (IaaS) ermöglicht es ihnen in Eigenregie, innerhalb kürzester
Zeit, neue, hochverfügbare Serversysteme nach eigenen Anforderungen zusammenzustellen. Die
Kontrolle über Ressourcen wie CPU-Leistung, RAM-Kapazität oder Storage-Speicherplatz liegt
weiterhin bei HostPress.
Modernste Infrastruktur und persönliche Betreuung durch Experten
HostPress‘ Erwartung einer sehr guten Verfügbarkeit in puncto SLA (> 99,9% im Jahresmittel) und einer
sofortigen Erreichbarkeit im Problemfall, wurden erfüllt. „Mit SKYWAY haben wir einen Partner auf
Augenhöhe gefunden, mit dem wir nicht nur den Betriebsstandort Saarland, sondern auch die
Leidenschaft für hervorragende Services und Dienstleistungen teilen“, sagt Marcus Krämer,
Geschäftsführer HostPress GmbH. „Wir empfehlen das moderne Rechenzentrum der SKYWAY
DataCenter GmbH sehr gerne weiter, da man merkt, dass die Firma mit Leidenschaft bei der Arbeit ist
und zu Recht einen sehr guten Ruf am Markt genießt.“
Kontakt
SKYWAY DataCenter GmbH
Im Oberen Werk 1
66386 St.Ingbert
Telefon: +49 (0) 68 94 93 96 600
E-Mail: info@skyway-dc.com
www.skyway-datacenter.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 137
47. Virtual Forge SAP-Sicherheit in der Cloud prüfen
Für SAP-Kunden wird das Thema HANA immer wichtiger. Nicht zuletzt die Vorgaben der SAP – die ihre
HANA-Produktreihe als zentrale Lösung etablieren möchte - tragen dazu bei, dass bei vielen Kunden
HANA Projekte aufgesetzt und eingeplant werden.
Eine der Herausforderungen, vor denen Kunden bei HANA-Projekten stehen, ist die Migration der
kundeneigenen ABAP-Applikationen. Dabei spielen zwei Überlegungen eine zentrale Rolle:
• Ist mein Quellcode HANA-kompatibel?
Die In-Memory-Datenbank HANA ist im Gegensatz zu klassischen relationalen Datenkbanken
spaltenbasiert. Das erlaubt eine bessere Performance, sorgt aber in einigen Fällen dafür, dass
ABAP-Coding, das für zeilenbasierte Datenbanken geschrieben wurde, nicht mehr funktioniert.
• Nutzt mein Quellcode die Performance, die HANA bietet, voll aus?
Viele ABAP-Anwendungen können von neuen und effizienten Programmiermethoden
profitieren. Zwar steigert HANA die Performance von ABAP-Anwendungen auch ohne
Optimierung signifikant, im Zuge einer Migration auf HANA sollten Kunden aber darauf achten,
dass die Performance-Vorteile der In-Memory-Technologie voll ausgenutzt werden. In einigen
Fällen ist eine Optimierung sogar zwingend, als Beispiel sei hier das „WAIT“-Statement in ABAP
genannt. Wenn HANA verwendet wird, wird die komplette Rechenleistung dem
Arbeitsspeicher und den Prozessoren zugewiesen. Wenn jedoch ein WAIT-Befehl mit einem
gesetzten Wert verwendet wird, geht der Vorteil, Arbeitsspeicher und CPU-Leistung zu
verwenden, komplett verloren und die Anwendung läuft nicht schneller, als wenn sie auf einer
gewöhnlichen relationalen Datenbank ausgeführt wird.
Eine Umstellung auf eine HANA-basierte Lösung der SAP ist also nicht trivial. Vor allem stellt sich aber
die Frage: wie finde ich heraus, ob mein existierendes Coding HANA-kompatibel ist bzw. die HANA-
Vorteil ausnutzt?
Eine einfache Antwort auf diese Frage bietet die Firma Virtual Forge mit Ihrer Cloud-Lösung.
SAP-Sicherheit als Komplettansatz
Die Firma Virtual Forge beschäftigt sich seit 2001 mit dem Thema SAP-Sicherheit und hat 2008 mit dem
Produkt CodeProfiler das Thema Code-Scanning für SAP-Software quasi erfunden. Inzwischen bieten
die Heidelberger eine komplette Suite an, die alle Aspekte der SAP-Sicherheit abdeckt.
Die Cloud-Lösung von Virtual Forge ermöglicht es Kunden, ihren kundeneigenen Code schnell und
einfach auf Schwachstellen zu prüfen. Für SAP-Kunden ein durchaus attraktives Angebot: im Schnitt,
das zeigt die Analyse von 370 Kundensystemen, beinhaltet jedes SAP-System gut 2 Millionen Zeilen
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 138
kundeneigenes Coding. Die Cloud-Lösung der Virtual Forge konzentriert sich dabei nicht nur auf
Sicherheits-Schwachstellen, sondern beantwortet explizit auch Fragen nach der HANA-Kompatibilität
des eigenen Codes.
T-Systems nutzt die Virtual Forge Cloud
Zur Prüfung der HANA-Kompatibilität Ihrer Kunden nutzt T-Systems, langjähriger Partner der Virtual
Forge, die Cloud-Lösung intensiv. Holger Scholz, Lead Consultant for SAP Analysis bei T-Systems,
erzählt: „Mit der Virtual Forge Cloud können wir direkt im Meeting mit dem Kunden eine erste
Einschätzung abgeben, wie aufwändig die Migration nach HANA sein wird.“ Scholz überzeugt vor allem
die Geschwindigkeit und Einfachheit der Cloud: „Die Bedienung der Virtual Forge Cloud ist intuitiv, und
das Ergebnis steht meistens nach wenigen Sekunden bereit.“
Drittanbieter-AddOns in der Cloud prüfen
Die Prüfung von kundeneigenem Code ist jedoch nicht der einzige Use-Case, den Virtual Forge mit Ihrer
Cloud Security Plattform abdecken will: „Viele SAP-Kunden setzen auch Drittanbieter-Software ein, die
ebenfalls auf Schwachstellen überprüft werden sollte.“, so Patrick Boch, Director Product Marketing
bei Virtual Forge. In diesem Zusammenhang ist zudem geplant, die Prüfung um weitere technische
Bereiche zu erweitern. Gerade Drittanbieter Software liegt oft als Transportdatei vor. Diese
Transportdateien können, neben Coding-Schwachstellen, auch weitere kritische Objekte oder
Änderungen enthalten, die unter Umständen die Stabilität oder Sicherheit eines SAP-Systems
gefährden können. „Normalerweise müssen die Kunden diese Transportdateien in ein isoliertes
System einspielen, um eine Gefährdung auszuschließen“, ergänzt Reza Mehman,
Productverantwortlicher für die Cloud-Plattform. „Mit unserer Technologie können derartige
Probleme frühzeitig in der Cloud identifziert werden.“
Mit der Prüfung dieser Transportdateien sei die Cloud-Plattform von Virtual Forge aber bei weitem
nicht ausgereizt, so Mehman weiter. „Wir werden in Zukunft weitere Funktionalitäten anbieten und
die Cloud langfristig zu einem zentralen Baustein für die Sicherheit der SAP-Systeme unserer Kunden
ausbauen.“
Kontakt:
Virtual Forge GmbH
Speyerer Str. 6
69115 Heidelberg
Telefon: +49 6221 - 86 89 0 - 0
Fax: +49 6221 - 86 89 0 - 101
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 139
E-Mail: contact@virtualforge.com
www.virtualforge.com
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 140
48. Dürr Dental: Transparenz in der Projektzusammenarbeit
Wenn Unternehmen in Projekten gemeinsam an technischen Dokumenten arbeiten, gestaltet sich deren
Austausch oft schwierig. Die herkömmlichen Übertragungswege E-Mail und FTP haben eine Reihe von
Nachteilen: Keine Datensicherheit, Versionswirrwarr, unkontrolliertes Überschreiben, Kapazitätsgrenzen,
was die Dateigrößen angeht. Der Medizintechnik-Spezialist Dürr Dental AG setzt deshalb auf die
Datenaustauschplattform PROOM des Karlsruher Systemanbieters PROCAD. Damit lässt sich der Aus-
tausch technischer Dokumente sicher und gesteuert über System- und Unternehmensgrenzen hinaus ab-
wickeln.
Über virtuelle Projekträume tauschen Beschäftigte aus unterschiedlichen Abteilungen mit externen Geschäfts-
partnern Dokumente aus. Rund 300 Anwender sind bereits angeschlossen, Tendenz steigend.
Die Dürr Dental AG wurde 1941 von den Brüdern Karl und Wilhelm Dürr als feinmechanische Werkstätte
in Stuttgart-Feuerbach gegründet.
Heutiger Firmenhauptsitz des Medizintechnik-Unternehmens ist Bietigheim-Bissingen. Hier beschäftigt
Dürr Dental rund 400 Mitarbeiter in den Bereichen Produktion, Forschung und Entwicklung, Einkauf
sowie Vertrieb und Marketing. Weltweit zählt die Unternehmensgruppe rund 1.000 Beschäftigte und
ist in über 40 Ländern mit eigenem Personal vertreten.
E-Mail und FTP als Bremsklötze für schnelle Zusammenarbeit
Intern wie auch mit externen Partnern tauschen Mitarbeiter bei Dürr Dental tagtäglich viele Dokumente
aus. In der Konstruktion und Entwicklung oder im Einkauf geht es dabei häufig um sehr voluminöse
technische Dokumente. Innerhalb des Unternehmens findet deren Austausch über Intranet und VPN-ge-
sicherte Verbindungen statt. Was aber ist mit den vielen externen Partnerfirmen, mit denen Dürr Dental
Dokumente in Projekten teilen und gemeinsam bearbeiten muss? Hierfür waren in der Vergangenheit
E-Mail und FTP die gängigen Wege. Darüber gestaltete sich die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern
aus Konstruktion und Entwicklung, Einkauf, Vertrieb und IT einerseits sowie Zulieferern und externen
Entwicklungspartnern andererseits jedoch schwierig: Viele verschiedene Dateiversionen und Kopien
führten zu Intransparenz.
Durch Mehrfachablagen von Daten auf dem FTP-Server, im E-Mail-System und auf lokalen PCs war die
jeweils neueste Dateiversion oft nicht sofort auffindbar. Nur unter hohem Aufwand ließen sich aktuelle
Projekt- stände einsehen und nachvollziehen – ein Bremsklotz für die schnelle und effiziente Projektarbeit.
Dürr Dental suchte daher nach einer Lösung, um den Datenaustausch standardisiert abzuwickeln. Ziel
war es, eine zentrale Plattform für Projektteams mit ihren internen wie externen Teilnehmern zu schaffen.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 141
Zudem sollten Zugriffe auf Dokumente und deren Änderungen transparent und nachvollziehbar sein.
Weitere Entscheidungskriterien waren eine schnelle Einführung, die schnelle und sichere Anbindung
externer Partner sowie die einfache Bedienbarkeit der Lösung – sowohl für Anwender als auch für
Administratoren.
Dürr Dental schon seit längerem PRO.FILE-Anwender
Die Wahl fiel auf die Datenaustauschplattform PROOM des Karlsruher Spezialisten für Lösungen im
Product Lifecycle Management (PLM), Produktdatenmanagement (PDM) und Dokumentenmanagement
(DMS) PROCAD. Seit 2006 hat der Medizintechnik-Spezialist die PDM-/DMS-Lösung PRO.FILE im Einsatz, die
in der Forschungs- und Entwicklungsabteilung für die CAD-Datenverwaltung eingesetzt wird. Darüber
hinaus kommt PRO.FILE als zertifiziertes, revisionssicheres Archivsystem für alle kaufmännischen Belege
von Dürr Dental zum Einsatz.
ERP-Einführung als Startschuss
„Im Rahmen der Einführung von IFS Applications Mitte 2012 entstand das Bedürfnis, Daten und
Dokumente über eine zentrale Plattform austauschen zu können“, erklärt Ralf Durst, IT-Leiter bei Dürr
Dental. 120 Teilnehmer zählte das Projektteam, darunter 30 Externe des kooperieren- den ERP-
Herstellers. Sieben weitere Partnerfirmen waren involviert, deren Fachkräfte ebenfalls Zugriff auf Pro-
jektdokumente benötigten.
„Unseren FTP-Server wollten wir ohnehin demnächst abschaffen“, so Ralf Durst, „dass PROCAD mit
PROOM eine ideale Alternative für den Datenaustausch anbot, war für uns ideal.“
Nachdem PROOM beim ERP-Projekt sozusagen seine Feuertaufe erfahren hatte, wird es seitdem erfolgreich
auch von anderen Bereichen eingesetzt. Die Konstruktions- und Entwicklungsabteilung teilt darüber mit
externen Konstruktionsbüros und Lieferanten große und änderungsintensive Zeichnungen und CAD-
Daten. Der Customer Service stellt Außendienstmitarbeitern technische Unterlagen, Support-Dokumente
und Patches zur Verfügung und der Vertrieb lädt Kataloge, Vertriebsunterlagen und Handbücher auf
die Plattform. Weitere Abteilungen sind vorgesehen. Mitte 2014 waren bereits einige hundert Anwender
auf PROOM registriert, darunter 90 Prozent Externe. Ralf Durst: „Die Plattform ist äußerst einfach
anzuwenden und auch der Betreuungsaufwand ist niedrig. So war die Akzeptanz vom ersten Tag an sehr
hoch.“
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 142
Administrationskosten sinken
PROOM erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit in Projektteams, Dürr Dental spart durch den Wegfall
des FTP-Servers zudem Kosten für dessen Betrieb und Administration. Da die Administrationsaufgaben zu
weiten Teilen in die Hände der Beschäftigten gegeben werden, muss die IT-Abtei- lung heute viel weniger
Anfragen beantworten.
Das Einrichten von Berechtigungen auf dem FTP-Server ist aufwändig, wie IT-Leiter Durst weiß. Hier
war immer wieder Unterstützung aus der IT Abteilung erforderlich. Jetzt erledigen dies die Key-User aus
den Fachabteilungen, zum Beispiel im Marketing, komplett in Eigenregie. Sie richten Projekträume für
Agenturen und Druckereien ein, mit denen sie Broschüren und Mediaunterlagen austauschen, laden
Beteiligte ein und weisen ihnen Befugnisse zu. Hier hat der Fachbereichsleiter also alle Freiheiten bei der
Konfiguration der Plattform. Für andere, sensible Bereiche wie Forschung & Entwicklung oder
finanzielle Daten behält sich die IT-Abteilung die Konfiguration der Projekträume vor. So lässt sich PROOM
flexibel auf die jeweiligen Anforderungen einstellen. Nicht jeder kann also die Funktionen der Platt- form
umfänglich nutzen, sondern die Leiter der Projekträume können dies granular steuern.
Plattform als SaaS genutzt
Dürr Dental hat PROOM als Soft- ware-as-a-Service eingeführt; betrieben wird das System von PROCAD
in Microsoft Azure, der Cloud Computing-Plattform. Dadurch ist die Lösung sofort einsatzbereit. Die
Infrastruktur von PROOM ist beliebig skalierbar und hoch verfügbar – ohne Investitionen in
Administration und Hardware.
PRO.FILE & PROOM ein starkes Duo
Ein weiteres Highlight der Lösung ist die Integration von PROOM mit dem DMS-/PDM-System PRO.FILE.
Dort gespeicherte CAD-Modelle und Projektierungsdokumente können PRO.FILE-Anwender über
PROOM komfortabel mit Entwicklungspartnern, Kunden und Lieferanten austauschen. Dies funktioniert
auf verschiedene Weise: In der neuen PRO.FILE-Version
8.5 lassen sich Dokumente im Ribbon nach PROOM hochladen und andersherum wieder in das PDM-
System integrieren. Für besonders sensible Daten gibt es darüber hinaus die Möglichkeit, Transmittal
von PRO.FILE zu nutzen. Insgesamt also eine sichere Angelegenheit, die für Projektteams wie IT-
Administratoren gleichermaßen Vorteile bringt.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 143
Kontakt:
PROCAD GmbH & Co. KG Vincenz-Prießnitz-Str. 3 76131 Karlsruhe
Tel: +49 (0)721 9656 5 Fax: +49 (0)721 9656 650
Mail: info@procad.de Internet: www.procad.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 144
49. Betrieb und Betreuung der IT-Infrastruktur mit den Cloud Services von m.a.x. it
Wir sind ein mittelständischer IT-Dienstleister und haben die Infrastruktur für unsere Cloud Services
2017 einem umfassenden Redesign unterzogen. Die drei elementaren Komponenten zur Erbringung
unserer IT-Services – Rechenzentren, Netz sowie die Betriebsplattformen – wurden vollständig er-
neuert oder ausgebaut.
Sämtliche Netz- und Plattformkomponenten befinden sich in Münchner Rechenzentren, die nach
internationalen Sicherheitsrichtlinien gemäß ISO/IEC 27001 zertifiziert sind und den deutschen
Datenschutznormen unterliegen. Unsere Kunden erhalten dadurch einen wichtigen Bestandteil für
den Nachweis der Einhaltung von Rechtsvorschriften und Compliance-Anforderungen.
Unser Netz haben wir durchgängig auf mindestens 10 Gbit/s ausgebaut. Zentrale Netzkomponenten
unserer Betriebsplattformen wurden mit 56 Gbit/s ausgerüstet. Auch unsere Peering- und Upstream-
Zusammenschaltungen mit unterschiedlichen ISPs und Carriern wurden auf bis zu 10 Gbit/s erweitert.
Mit der Level3 Communications GmbH haben wir einen weiteren leistungsstarken Carrier in unsere
Upstream-Topologie integriert. Damit sind unsere Rechenzentrumsflächen national wie international
bestens vernetzt und unsere Kunden profitieren von optimalen Wegstrecken, kurzen Paketlaufzeiten
und erheblicher Bandbreite.
Mit der vollständigen Erneuerung unserer Virtualisierungsumgebungen, basierend auf VMware
vSphere 6, Microsoft Hyper-V und Linux KVM, sowie der ihnen zugrundeliegenden IBM Spectrum Scale
Storage-Cluster, haben wir hochperformante Plattformen für den Betrieb unserer Kundensysteme
geschaffen. Der Einsatz von Mellanox InfiniBand-Technologien und Flash-basierten Datenspeichern
bietet Performance-Potentiale, die auch den höchsten Ansprüchen genügen.
Die Rechenzentren, Netze und Betriebsplattformen sind mit dem Redesign optimal für die zukünftigen
Entwicklungen und Anforderungen an Verfügbarkeit, Performanz, Flexibilität und Sicherheit gerüstet.
Wir betreuen mit unserer Infrastruktur bereits eine große Zahl von Kunden in unterschiedlichen
Varianten. Folgend zwei Kundenbeispiele:
Kundenbeispiel A: Migration einer Server-Umgebung in die Cloud und Vernetzung mit OPNsense
Bereits seit 2014 zählt zu unseren Kunden ein Dienstleister für Baubetreuung und Gebäudemana-
gement. Bisher wurde die Virtualisierungsplattform auf VMware-Basis lokal beim Kunden betrieben.
Durch uns erfolgte die Migration in ein Münchner Rechenzentrum (Housing), in dem die Plattform über
Hyper-V unter Windows Server 2016 betrieben wird. Der Kunde profitiert so von einer noch stabileren
Umgebung und weniger Aufwand in der Betreuung. Damit weiterhin eine reibungslose Konnektivität
vom lokalen Büro zur Plattform gewährleistet wird, setzen wir die Open Source Firewall OPNsense ein.
Die Vorteile:
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 145
• OPNsense kann für alle gängigen Virtualisierungsplattformen eingesetzt werden
• Die Lizenzgebühren entfallen bei der frei verfügbaren Software
• Alle gängigen VPN-Typen sind bereits vorhanden (IPSec, OpenVPN, Tinc, ZeroTier)
• Interne Dienste wie OWA oder Sharepoint sind bei Bedarf über einen ReverseProxy öffentlich
verfügbar
Bei der Vernetzung der Standorte des Kunden bringen wir für eine gesicherte Kommunikation IPSec
(Internet Protocol Security) zum Einsatz und schützen den mobilen Zugriff zusätzlich mit OpenVPN.
Webbasierte Software wird mittels HAProxy (High Availability Proxy), einer Open Source Software für
den Betrieb hochverfügbarer Dienste, und integrierter Authentifizierung geschützt.
Kundenbeispiel B: Hosting einer Linux-basierten Infrastruktur und Cloud Backup
Ein mittelständischer Dienstleister aus der Sozialbranche migrierte seine bestehenden Systeme und
erweiterte seine Systemlandschaft um eine umfangreiche Linux-basierte Infrastruktur. Wir haben für
diese Linux-Systeme das Hosting in einem Münchner Rechenzentrum übernommen und betreiben die
virtuellen Maschinen auf einer hochverfügbaren und leistungsstarken Virtualisierungsplattform. Damit
verfügt der Kunde über eine zukunftsfähige IT-Plattform, die flexibel erweiterbar ist und optimal in die
bestehende IT-Struktur integriert ist.
Zusätzlich nutzt der Kunde auch unseren Cloud Backup Service zur Sicherung von zentralen Doku-
menten. Mit dem Cloud Backup werden die Daten revisionssicher und in verschiedenen Versionen
vorgehalten und können im Bedarfsfall schnell und zuverlässig wiederhergestellt werden.
Kontakt
Sie möchten den Betrieb und die Betreuung Ihrer IT-Infrastruktur in zuverlässige Hände abgeben?
Informieren Sie sich auf www.max-it.de/managed-services oder kontaktieren Sie uns direkt unter:
Kontakt:
m.a.x. Informationstechnologie AG
Landshuter Allee 12-14
80637 München
Clemens Dietl, Vorstand
089 54 26 26 111
vertrieb@max-it.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 146
50. Therapiezentrum Gößweinstein: Hochwertige Architektur – geplant mit NOVA AVA
Das Therapiezentrum Gößweinstein ist ein Ort, an dem sich alles um Gesundheit und Wohlbefinden
dreht. Entsprechend bestand die Aufgabe für grimm_architekten BDA darin, ein Gebäude zu
entwerfen, das alle Bedürfnisse eines modernen Therapiezentrums erfüllt – und sich gut an diesem
exponierten Standort einfügt. Auch das Thema Klimaschutz sollte in die Planung einfließen. Ein
Bauvorhaben wie gemacht für die Architekten aus Nürnberg, deren Credo es ist, hochwertige
Lebensräume zu schaffen – im Sinne der Architektur, der Nachhaltigkeit und der räumlichen Qualität.
„Dabei ist es unser Ziel, jedes Bauwerk optimal auf die Bedürfnisse des Bauherrn und die örtlichen
Gegebenheiten abzustimmen“, präzisiert Michael Grimm von grimm_architekten BDA.
Um bei diesem Bauvorhaben immer die Kosten im Blick zu haben, entschied sich grimm_architekten
BDA für die Bausoftware NOVA AVA der NOVA Building IT GmbH. Das Programm für Ausschreibung,
Vergabe und Abrechnung mit Controlling-Features ist die erste rein webbasierte Bausoftware. Das
brachte für das Bauprojekt Gößweinstein einige Vorteile mit sich, wie z.B. das ortsunabhängige
Arbeiten oder die vereinfachte Zusammenarbeit. „Besonders wichtig war uns die klar strukturierte
Benutzeroberfläche“, erklärt Michael Grimm. „Sie lässt eine schnelle, intuitive Bedienung zu, ohne
lange Einarbeitungszeiten.“ Als weiteren Pluspunkt zählten die Architekten die komfortable
Handhabung. Weil man mit NOVA AVA direkt in der Cloud arbeitet, ist kein Runterladen keine
Installation, keine Softwareadministration, kein Kümmern um Updates oder um die Datensicherung
nötig. Das spart Zeit. Außerdem hebt Michael Grimm hervor: „Wir schätzen auch den hervorragenden
Support, der bei jedem Anliegen sofort reagiert und uns zur Seite steht.“
Entstanden ist ein sowohl funktionales als auch ästhetisch überzeugendes Gebäude, das auf geringsten
Energieverbrauch und Nachhaltigkeit konzipiert wurde.
Die Unterteilung der Fassade in Ober- und Untergeschoss findet sich in der gesamten baukonstruktiven
Konzeption wieder. Nach der Erstellung des massiven Erdgeschosses, wurden die vorgefertigten
Holzrahmenelemente des Obergeschosses montiert und mit Lamellen verkleidet. So heben sich die
Geschosse auch optisch voneinander ab – mit dem gewünschten Effekt, dass das Gesamtvolumen
geringer erscheint. Das sorgt zusammen mit der natürlichen Materialwahl dafür, dass sich das
Gebäude gut in die bestehende Struktur der Umgebung einfügt und das Ortsbild bereichert.
Auf einer Gesamtfläche von 500 qm befinden sich nun 14 Therapieräume, ein medizinischer Raum für
Trainingstherapie und ein 78 qm großer Gymnastikraum. Das Spiel mit Enge und Weite erzeugt ein
Raumgefühl mit viel Energie. Durch diese Dynamik und die fließende Form des Grundrisses werden die
einzelnen Nutzungseinheiten harmonisch miteinander verbunden. Das verleiht dem Raum ein hohes
Maß an Wohlbefinden und Behaglichkeit. Im Sinne der gelungenen Synthese von Gebäude und
Umfeld, wurde auf die Blickbezüge zur Basilika, zur Burg und zu einem nahegelegenen Denkmal
geachtet.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 147
Die gesamte Inneneinrichtung und Ausstattung stammt ebenfalls von grimm_architekten BDA –
ganzheitlich entworfen und schlüssig bis ins kleinste Detail. So finden sich z.B. die Farben der Fassade
auch im Innern des Gebäudes und in der Corporate Identity des Therapiezentrums wieder. Bei der
Farbwahl herrschen Zurückhaltung, Eleganz und Ruhe vor, viele Farben ergeben sich durch die
natürlichen Oberflächen der Materialien. Mit der hohen technischen Ausstattung und dem innovativen
Design ist aus jedem Behandlungsraum ein individueller Wohlfühlort geworden, in dem es leichtfällt,
sich zu entspannen.
Ein paar Zahlen:
• es wurden insgesamt 370 t Beton verbaut
• es wurden 112 cbm Ziegelsteine vermauert
• es wurden 57 cbm Holz verbraucht
• die Lamellen der Fassade ergeben aneinandergelegt eine Strecke von 4,8 km
• die verlegten Elektroleitungen haben eine Gesamtlänge von insgesamt 6,5 km
• es wurden insgesamt 400 m Lüftungsleitungen eingebaut
www.grimmarchitekten.de
www.therapiezentrum-goessweinstein.de
www.avanova.de
Kontakt
NOVA Building IT
In der Mordach 1a
64367 Mühltal
Tel: +49 (0)6151 – 2 769 591
E-Mail: info@avanova.de
www.avanova.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 148
51. 4 Sterne Hotel Emstaler Höhe: Enorme Einsparungen dank vernetzter eurodata Lösungen
Das deutsche Arbeitsrecht ist nicht nur komplex und verursacht einen enormen Verwaltungs- und
Kontrollaufwand, sondern stellt die Unternehmen aufgrund der zahlreichen Änderungen zudem
immer wieder vor neue Herausforderungen. Gerade im Hotel- und Gaststättengewerbe, wo die
Einhaltung des Arbeitsrechts engmaschig kontrolliert wird, ist der Druck sehr groß. Stefan Frankfurth,
der Inhaber und Geschäftsführer des 4 Sterne Hotels Emstaler Höhe, hat sich deshalb dazu entschlossen,
seine Prozesse zu digitalisieren.
Vorausgegangen waren diesem Digitalisierungsprojekt intensive Überlegungen, wie sich die zeit- und
personalaufwändige Administration bei der Schichtplanung und Lohnabrechnung minimieren lässt. „Für
die Personaleinsatzplanung hatten wir bereits eine Softwarelösung im Einsatz, aber die darin erfassten
Daten ließen sich nur mit viel Auf- wand in die Lohnbuchhaltung überführen“, sagt Stefan Frankfurth.
Mit dieser Insellösung war er auf Dauer nicht zufrieden. Um diesen Zustand zu verbessern, ging der
Hotelinhaber auf die Suche nach einer Möglichkeit, die Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung,
Dokumentation und Lohnbuchhaltung zentral und einheitlich zu steuern. Auch arbeitsrechtlich wollte
sich der Hotelier besser aufstellen, denn die behördlichen Kontrollen zur Einhaltung der gesetzlich
vorgegebenen Pausenzeiten, Arbeitszeiten, etc. verursachten im Vorfeld viel Arbeit, beispielsweise durch
das Erfassen der Zeiten, Dokumentieren der Schichten uvm.
Im Rahmen eines Branchenevents lernte der Hotelbetreiber das eurodata Konzept des „Vernetzten
Arbeitens“ sowie das Produktportfolio des Saarbrücker IT-Unternehmens kennen. „Ich war sofort
überzeugt vom integrativen Ansatz der Lösungen. Auch die Tatsache, dass es sich um ein deutsches
Unternehmen handelt, das seine Cloudlösungen im eigenen, zertifizierten Rechenzentrum betreibt, fand
ich gut. Am meisten aber hat mich die digitale Anbindung an die Steuerkanzlei mit edlohn beeindruckt“,
erinnert sich der Geschäftsführer des Hotels, der leidige Erfahrungen mit der Weiterleitung der
Lohndaten an seinen Steuerberater hatte.
Neue Lösungen – neuer Steuerberater
Schon beim ersten Kennenlernen der Cloudlösungen edpep und edlohn hatte Stefan Frankfurth, dem
betriebswirtschaftliche Analysen und Zahlen sehr wichtig sind, eine konkrete Vorstellung davon, wie er
diese Lösungen in seinem Haus einführen könnte und welche Vorteile sie bringen würden. Nach einem
Test entschied er sich für eine zweistufige Einführung. Zugunsten der Komplettlösung stand der
Wechsel seines Unternehmens zu einem Steuerberater an, der mit edlohn arbeitet und zukünftig seine
Daten direkt übernimmt. Nachdem eine innovative Steuerkanzlei inner- halb der ETL-Gruppe gefunden
war, startete er mit der Einführung von edpep.
Die Funktionsweise einer digitalen Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung war den 53 Mitarbeitern
des Parkhotels durch das vorherige System bereits geläufig, so dass die Einarbeitung in edpep schnell
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 149
und reibungslos funktionierte. Seit Februar 2018 erfassen die Angestellten ihre Arbeitszeiten mobil über
ihre Smartphones oder iPads. Stefan Frankfurth: „Das System funktioniert zuverlässig und wird von den
Mitarbeitern auch sehr gut angenommen. Vor allem das Tauschen von Schichten oder die Organisation
von Vertretungen im Krankheitsfall sind mit edpep leicht umzusetzen. So lassen sich Wunschtermine
oder Wunschschichten leichter realisieren und das sorgt natürlich für Zufriedenheit bei den
Mitarbeitern.“ Der Hotelbetreiber selbst freut sich vor allem darüber, dass er dank der Nutzung von
edpep automatisch alle arbeitsrechtlichen Vorgaben erhält, da das System die Daten der Zeiterfassung und
Schichtplanung stets mit der aktuellen Rechtsprechung abgleicht – ein enormer Vorteil einer Cloud-
lösung.
Vernetztes Arbeiten
Im nächsten Schritt, zwei Monate später, folgte die Einführung von edlohn. Seither werden die
notwendigen Angaben zu Arbeitszeit und Zuschlägen beispielsweise für Nachtschichten und Feiertage,
Urlaub, etc. aus edpep direkt an edlohn übergeben. Die Systeme kommunizieren automatisch und
melden, wenn Zeitdaten für die Abrechnung vorhanden sind. Diese bilden dann die Grundlage für die
Erstellung der Lohnabrechnung. So erspart diese Verknüpfung Frankfurth und seinen Kollegen nicht
nur das stundenlange Einpflegen von Daten, sondern es werden auch Fehler minimiert, Prozesse
vereinfacht und die Effizienz gesteigert. Auch der Steuerberater profitiert, denn er bekommt die Daten
ebenfalls online automatisch übermittelt.
Der Mehrwert liegt aber nicht nur in der Optimierung der Prozesse. „Seit wir diese beiden Lösungen im
Einsatz haben, können wir ganz konkrete Verbesserungen feststellen“, sagt Frankfurth. „So ist
beispielsweise alles wesentlich transparenter und effizienter geworden und wir benötigen im Vergleich
zu früher nur noch ein Viertel der Zeit für Personaleinsatzplanung und die Aufbereitung der Zeitdaten für
die Lohn- und Gehaltsabrechnung.“ Das wirkt sich natürlich positiv auf die Kosten aus – auch hier sind
enorme Einsparungen zu verzeichnen, denn diese haben sich seit Einführung der eurodata Lösungen um
zwei Drittel reduziert.
Überaus zufrieden ist der Hotelier auch mit dem Support durch eurodata. „Die Lösungen sind sehr
intuitiv zu bedienen, aber wenn es doch mal Fragen gibt, werden wir von den Support-Mitarbeitern
kompetent, schnell und immer freundlich unterstützt. Eine Tatsache, die heute leider nicht mehr
selbstverständlich ist.“
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 150
Kontakt:
eurodata AG
Großblittersdorfer Strasse 257-259
D- 66119 Saarbrücken
Telefon: 0681 / 80 88 0
Mail info@eurodata.de
Internet www.eurodata.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 151
52. Elektro Gartmann GmbH & Co. KG - Rechnungswesen- und Controlling-Software im Mittelstand & aus der Cloud
Elektro Gartmann ist seit 85 Jahren aktiv und hat sich vom Handwerksbetrieb zum Elektrosystem-
partner entwickelt: Das Leistungsspektrum umfasst Beratung, Planung und Installation von
Automatisierungs-, Kommunikations-, Installations- und Sicherheitstechnik sowie Beleuchtungs-
konzepte und regenerative Energien. Zum Einsatz kommt die Technik sowohl im privaten Wohnungs-
bau als auch im Industrie- und Gewerbebau sowie in der Automation und im Sondermaschinenbau.
Das Inhabergeführte Familienunternehmen kennzeichnen stetige Innovationen sowie die Verbindung
von Tradition und Fortschritt.
„Diamant/3 im Shared Hosting ist für uns eine gute Sache. Man muss sich nicht mehr um Updates
kümmern und alles läuft.“
- Andrea Stenvers, Leiter Rechnungswesen, Elektro Gartmann GmbH & Co. KG
Elektro Gartmann macht nicht nur das Licht an - Prozesse digitalisieren und optimieren
Die bisherige Finanz- und Rechnungswesen Software war veraltet und wurde nicht mehr gewartet bzw.
aktualisiert. So kam man zu Diamant Software – was eine ähnliche Philosophie als innovatives
Familienunternehmen verfolgt. 2010 ging die neue Software an den Start. Jetzt erfuhr die Lösung ein
deutliches Update im Sachen Digitalisierung: Seit neuestem nutzt Elektro Gartmann Diamant/3 in der
Cloud. Neu ist auch das digitale Rechnungseingangsmanagement – für einen sicheren, schnellen und
weitgehend papierlosen Rechnungsdurchlauf.
Diamant/3 sicher aus der Cloud
Elektro Gartmann hat seine IT neu aufgestellt. Statt eines externen Dienstleisters ist jetzt ein eigner
Fachmann am Firmensitz in Osnabrück aktiv. Um diese Ressourcen auf das eigentliche Kerngeschäft zu
fokussieren, entstand die Idee, die Software für Finanz- und Rechnungswesen in die Cloud zu verlagern.
Mit fast 15-jähriger Rechenzentrums-Erfahrung bietet Diamant Software - zusätzlich zur klassischen
In-house-Lösung - auch modernes Cloud-Hosting als Service an. Dabei übernimmt der Anbieter den
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 152
gesamten Softwarebetrieb - inklusive Administration und IT-Support. Die Mitarbeiter rufen die Lösung
komfortabel über ihren Webbrowser ab – ohne lokale Installation auf ihren Rechnern: Also eine sehr
flexible Lösung - ob im Büro oder Home Office, ein gesicherter Zugriff auf die Diamant/3 ist jederzeit
möglich. Diamant Software fungiert als zentraler Ansprechpartner und kümmert sich um sämtliche
Details, wie modernste, leistungsfähige Hardware im Rechenzentrum, Updates, Wartung und Backups.
Der Kunde profitiert von einem flexiblen Bezahlmodell, bei dem die Dienste beliebig skalierbar sind.
Sie werden über ein hochsicheres deutsches Rechenzentrum bezogen, zertifiziert nach ISO 27001. Die
Daten liegen in getrennten SQL-Datenbanken pro Mandant/Kunde: die Privatsphäre ist also definitiv
gesichert.
Nutzer von Nachweispflicht entbunden - GoBD- oder DSGVO-Richtlinien erfüllt
Der Elektrosystempartner muss sich beispielsweise keine Sorgen machen, bezüglich der neuen GoBD-
oder DSGVO-Richtlinien: Denn Diamant Software ist für die notwendige Prozess- und
Rechtskonformität verantwortlich. Gleiches gilt für Verfahrensanweisungen, die jeder Betrieb zu
Updates bereithalten muss. Auch gegenüber dem Finanzamt (z.B. bei Betriebsprüfungen) gilt es
lückenlos nachzuweisen, mit welcher Version man arbeitet. „Solange wir im Hosting sind, sind wir hier
aus der Verantwortung. Das macht es natürlich alles einfacher bzw. man ist einfach sicherer
aufgestellt“, so Andrea Stenvers, die die Lohn- und Finanzbuchhaltung verantwortet.
Updates ausgelagert – Performance von Beginn an gegeben
Den Hauptvorteil sieht die Prokuristin in der Auslagerung der Updates: „Dass man sich darum nicht
mehr kümmern muss und alles läuft ist schon gut“, freut sie sich. Das war von Anfang an der Fall: „Das
lief gleich gut. Das kann ich nur so sagen.“ Wenn es mal ein Problem gab, konnte mit Hotline und
Support immer eine zeitnahe Lösung gefunden werden. Ein weiterer großer Vorteil: Eine kostspielige
IT-Infrastruktur oder gar ein Rechenzentrum benötigt Elektro Gartmann nach wie vor nicht.
Papierloses Büro: Digitales Rechnungseingangsmanagement & revisionssichere Cloudablage
Im Nachgang zum Shared Hosting hat Elektro Gartmann das integrierte Rechnungseingangs-
management der Lösung eingeführt: in Verbindung mit der revisionssicheren Ablage in der Cloud ein
weiterer wichtiger Schritt im Rahmen der Digitalisierung von Prozessen und Tools. Sowohl E-
Rechnungen, als auch die noch verbleibenden Papierrechnungen lassen sich damit vollkommen
digitalisiert durch das Unternehmen schleusen. Ein automatisierter Workflow sorgt dafür, dass die
Belege stets die relevanten Empfänger erreichen und ordnungsgemäß abgezeichnet werden können.
Verschollene Rechnungen und überfüllte Aktenordner gehören auf diese Weise der Vergangenheit an.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 153
Da die Daten digital vorliegen, behält die Buchhaltung während des gesamten Vorgangs die Kontrolle
über die Liquidität sowie sämtliche, sich im Umlauf befindlichen Rechnungsdaten.
Hohe Zeitersparnis und rechtskonforme Achivierung
Im Anschluss können die Belege mit Hilfe der revisionssicheren Ablage aus der Cloud komfortabel und
rechtskonform archiviert werden. Andrea Stenvers ist sehr zufrieden mit der neuen Lösung, denn: „Wir
brauchen deutlich weniger Platz, weil wir die ganzen Papierrechnungen nicht mehr haben.“ Einfacher
Zugriff: „Jeder, der die entsprechende Berechtigung besitzt, kann von seinem Rechner aus direkt auf
Belege zugreifen. Dadurch entfällt unheimlich viel Zeit, etwas zu suchen.“ Dazu bietet die Lösung
sozusagen automatisch ein hohes Maß an Sicherheit. Beispielsweise kann keine Rechnung in den
Zahlungslauf gelangen, bevor sie nicht von den festgelegten zwei oder drei Prüfern freigegeben wurde:
„Diese Sicherheit, die dahinter steckt ist ganz viel wert.“ Die Dokumente sind revisionssicher gemäß
GoBD Richtlinien archiviert: „So ist man einfach sicherer aufgestellt.“ Fazit: „Es ist viel einfacher und
übersichtlicher geworden. Es entfallen viele Wege, viel Zeit fürs Heraussuchen – Skonto geht nicht
mehr verloren. Mittlerweile ist das eine sehr große Zeitersparnis.“ „Unterm Strich“ hat man bei Elektro
Gartmann jetzt einfach mehr Zeit für die wichtigen Dinge.
Kosten- und Leistungsrechnung zur Projektüberwachung unerlässlich
Die integrierte Diamant/3 Kosten- und Leistungsrechnung ist bei Elektro Gartmann ein zentrales
Element zur Projektsteuerung und -überwachung: Jedes Projekt ist als eigener Kostenträger angelegt
(mit entsprechender Nummer). Diesen Kostenträgern lassen sich die Rechnungen entsprechend
zuordnen. Dazu lassen sich die Kostenstellen entsprechend hinterlegen, man kann Materialien, Löhne
etc. darauf aufteilen und den Abruf selbst mitgestalten. „Ich kann alle Kostenträger wöchentlich oder
auch täglich im Blick zu behalten und habe immer eine aktuelle Zahl, wie es im Projekt aussieht,“ freut
sich Andrea Stenvers. So kann sie nicht nur den Erfolg eines Projektes jederzeit im Detail einschätzen,
sondern auch bei Bedarf rechtzeitig gegensteuern: „Das ist eine tolle Sache. Da arbeiten wir jeden Tag
sehr intensiv mit.“
Integration mit Lohnsoftware
Ergänzend hinterlegt Elektro Gartmann kalkulierte und verbrauchte Arbeitsstunden in Excel. Hier
arbeite man daran, den Prozess noch weiter zu vereinfachen und die Integration zwischen der
Lohnsoftware und Diamant/3 weiter zu automatisieren. Auch über eine mobile vor Ort Erfassung der
Zeiten – über Web Services direkt verknüpft mit der Kostenrechnung - denke man nach.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 154
Das abschließende Fazit von Andrea Stenvers: „Diamant Software heißt für mich: Eine einfache
Handhabung, die Sicherheit, das alles funktioniert und das ich immer jemanden im Hintergrund habe,
den ich anrufen kann, wenn ich wirklich mal eine Frage habe.“
Kontakt
Diamant Software GmbH & Co. KG
Stadtring 2
33647 Bielefeld
Tel.: 0521 - 94 26 00
E-Mail: info@diamant-software.de
Web: www.diamant-software.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 155
53. Gedeon Richter nutzt IT-as-a-Service zur Optimierung von Prozessen
Die Herausforderung:
• Verfügbarkeit und Sicherheit von Anwendungen und Diensten
• Zuverlässigkeit von Backup- und Restore-Prozessen
• Engpässe bei IT-Kapazitäten und IT-Personal
Die Lösung:
• Wechsel von IT-Eigenbetrieb auf Hosting im hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland
• Managed Services für Backup, Archiv, Exchange, File-Sharing, Viren-/Spam-Filter, Mobile
Device Management
• Vernetzung der Standorte
• Betriebsunterstützung durch Concat AG
Die Vorteile:
• Mehr Zeit für IT-Business-Alignment und die Entwicklung neuer Projekte
• Effizienzsteigerung bei Diensten und Applikationen
• Flexibles Customizing und Unabhängigkeit von Hardware
• Erhöhung der IT-Sicherheit, vertraglich mit SLAs abgesichert
Die Ausgangssituation
Der Wunsch nach höherer Sicherheit, Entkopplung von Hardwareabhängigkeit und mehr IT-Expertise
im eigenen Haus veranlasste die Geschäftsführung von Gedeon Richter Deutschland dazu, 2015 die
gesamte IT auf den Prüfstand zu stellen. Hierfür zog das Unternehmen einen lokal ansässigen Anbieter
zu Rate, der dabei half, die vorhandene Infrastruktur sowie die Abläufe zu durchleuchten.
Da der Einkauf zentralisierter IT-Services im Headquarter in Ungarn die Flexibilität am deutschen Markt
eingeschränkt hätte, begannen Gabriele Natschke, Leitung Kunden- und MedInfo-Service & IT-
Support, und die Geschäftsleitung den Markt zu sondieren, um ein geeignetes Systemhaus und einen
erfahrenen IT-Mitarbeiter zu finden. Seit März 2016 verstärkt Kurt Erdweg als IT-Manager die
Serviceabteilung und zeichnet für die IT-Belange des Unternehmens verantwortlich.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 156
Die Anforderung
Kommunikation auf Augenhöhe, starke und zukunftsorientierte Lösungskompetenz und Flexibilität
gepaart mit Schnelligkeit waren die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl. Nach Prüfung von sechs
Anbietern entschied sich Gedeon Richter für die Concat AG.
Diese führte zunächst eine Business-Impact-Analyse nach BSI-Vorgaben durch, um zu identifizieren,
welche Prozesse von Gedeon Richter besonders geschäftskritisch sind und zuverlässig zur Verfügung
stehen müssen. Von den daraus abgeleiteten Lösungskonzepten für die IT fand die Version Hosting
kombiniert mit einem SLA-Vertrag die Zustimmung der Geschäftsleitung in Abstimmung mit dem
Headquarter in Ungarn, da sie am wirtschaftlichsten war.
Die Lösung
Nach dem Prinzip IT-as-a-Service bezieht Gedeon Richter seit 2016 IT-Leistungen von der Concat AG
und bezahlt dafür eine Monatspauschale. Dazu gehören einerseits Infrastrukturressourcen (Server,
Storage, virtuelle Maschinen) und andererseits gemanagte Services für Exchange, Backup/Archiv,
Viren- und Spam-Filter, File-Sharing sowie Mobile Device Management. Die dafür nötige IT-
Infrastruktur ist redundant ausgelegt und befindet sich im Hochverfügbarkeitsrechenzentrum DARZ in
Darmstadt. Für den zuverlässigen Betrieb der Leistungen nach ITIL ist die Support-Organisation der
Concat in Wendelsheim zuständig.
Seit der Auslagerung der IT hat Kurt Erdweg den Kopf frei, um die Geschäftsleitung zu beraten und
neue Projekte in Angriff zu nehmen. „Corporate Planning ist zum Beispiel ein Projekt, das viel Arbeit
an Prozessen mit dem Controlling und anderen Abteilungen erforderte“, erklärt er. Auch um die
Belange der Endbenutzer und Fachabteilungen kann er sich nun besser kümmern: „Mit Mobile Device
Management haben wir nun ein Tool, das Prozesse für den Außendienst optimiert und automatisiert.
Die firmeneigenen und fremden Apps lassen sich nun so verteilen, dass Mitarbeiter sie sofort auf ihrem
Smartphone nutzen können.“
Die Vorteile
Der Umstieg von Eigenbetrieb auf Hosting in einem deutschen Rechenzentrum hat im Unternehmen
zu einer spürbaren Entspannung geführt. Die Serviceabteilung, zu der die IT gehört, nahm dieses
Projekt zum Anlass, um sich selbst neu zu organisieren und die Bereitstellung von IT-Diensten zu
standardisieren. Der Bezug von Infrastruktur und Software als Serviceleistung (Iaas, SaaS) wirkt sich
positiv in der täglichen Arbeit jedes einzelnen Mitarbeiters aus: in beschleunigten Antwortzeiten,
höherer Verfügbarkeit und schnelleren Reaktionszeiten im Supportfall. „Für mich ist es viel einfacher,
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 157
schnell mal einen neuen User anzulegen oder die Berechtigung auf ein Mail-Konto zu ändern, und zwar
über alle Standorte hinweg“, erklärt Kurt Erdweg.
Share2Net für File-Sharing macht unsichere Drittlösungen überflüssig
Die Anwender nahmen die Cloud-Services durchweg positiv auf: Dank Backup2Net haben sie
beispielsweise die Sicherheit, dass ihre Daten jederzeit rekonstruierbar sind, falls sie versehentlich
etwas löschen. Erfreulich für die IT: Der Einsatz von Share2Net für das File-Sharing machte unsichere
Drittlösungen überflüssig. Mehr als 100 Mitarbeiter, darunter die Patentabteilung sowie Innen- und
Außendienst, nutzen Share2Net für die Bereitstellung großer Datenmengen intern und für externe
Partner, was das Mailvolumen deutlich reduziert hat. Und die verschlüsselte Datenübertragung schützt
das Unternehmen vor Viren und anderen Schadprogrammen.
Seit März 2017 ist die Erbringung von Service- und Supportleistungen durch einen umfangreichen
Rahmenvertrag abgesichert. Dies betrifft den Remote-Betrieb der Server und Datenbanksysteme, die
Anbindung an das Rechenzentrum, das Management von Updates, Patches, Calls etc. bis hin zu Repor-
ting und Dokumentation.
Das Resümee von Kurt Erdweg fällt durchweg positiv aus: „Ich fahre jetzt jeden Tag mit einem guten
Gefühl in die Firma. Da ich mit der Infrastruktur nichts mehr zu tun habe, kann ich mich voll und ganz
auf den User Support und neue Projekte konzentrieren.“
„Seit der Neuorganisation unserer IT-Struktur durch unseren Partner Concat AG und die Professionali-
sierung unserer internen IT durch einen IT-Manager kann ich wieder besser schlafen.“
Gabriele Natschke, Leitung Kunden- und MedInfo-Service & IT-Support:
Der Kunde Gedeon Richter Deutschland
Gedeon Richter gehört weltweit zu den erfolgreichsten Pharmaunternehmen im Bereich Frauenge-
sundheit mit 115 Jahren internationaler Erfahrung in Forschung und Entwicklung. In Deutschland ist
Gedeon Richter mit über 100 Mitarbeitern an drei Standorten (Köln, Langen, Eschborn) aktiv. 2011
erfolgte die Übernahme des Kontrazeptiva-Bereichs der Grünenthal GmbH durch den Geschäftsbe-
reich Gynäkologie in Köln. Seither wurde das Produktportfolio erweitert um die innovative Substanz
Ulipristalacetat zur Behandlung von Uterusmyomen sowie ein Präparat zur Hormonersatztherapie.
Zusammen mit den Forschungen im Bereich der Reproduktionsmedizin nimmt sich das Unternehmen
so den Bedürfnissen der Frauen vom Teenageralter bis in die Menopause an.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 158
Kontakt:
Concat AG IT Solutions
Berliner Ring 127-129
64625 Bensheim
Telefon: (06251) 7026-0
Telefax: (06251) 7026-444
cloud@concat.de
www.concat.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 159
54. Diamant/3 - Rechnungswesen- und Controllingsoftware bei der Intercon Holding GmbH
Viel zu tun bei der Intercon Holding GmbH: Von Kaltenkirchen aus verwaltet die Unternehmensgruppe
zentral alle buchhalterischen Abläufe – ein Pensum, das in den letzten Jahren stark angestiegen ist.
Aktuell zählen Unternehmen, Internet-Start-Ups und Beteiligungen aus diversen Branchen zur Holding
– u.a. eine Vermögensverwaltungsgesellschaft, eine Immobilien GmbH, eine HR-Firma mit Arbeit-
nehmerüberlassung und unterschiedlichste Unternehmen: Vom Baumarkt über Flugzeugbau und
Medizintechnik bis hin zu Online-Anbietern für Handyhüllen und Tierfutter.
„Mit dem Leistungsumfang der Diamant/3 Cloudlösung sparen wir insgesamt 50 Prozent der Kosten,
die wir hätten, wenn wir das mit einer anderen Lösung versuchten.“
- Michael Timm, IT-Leiter und Projektmanager, Intercon Holding GmbH
Great Ideas we make fly
Wenn Banken keine Kredite geben, kommt Intercon ins Spiel und führt Neubewertungen durch -
beispielsweise bei Start-Ups oder insolvenzgefährdeten Unternehmen. Die Holding unterstützt durch
gezielte Investments und Knowhow. „Wir sind quasi wie eine Bank, die vielversprechende
Unternehmen betreut, finanziert und weiterentwickelt. Dazu versuchen wir, unser eigenes Portfolio
durch gezielte Zukäufe zu erweitern – wie die Übernahme einer HR-Firma. So können wir Mitarbeiter
rekrutieren und eine langfristige strategische Planung für unsere Partner entwickeln“, präzisiert
Michael Timm, IT-Leiter und Projektmanager.
Intensiv in Cloud – IT-Infrastruktur gespart
In der zentralen Verwaltung der Holding seien daher vor allem funktionierende Prozesse im
Rechnungswesen und Controlling relevant. „Dort haben wir mit Diamant/3 eine leistungsfähige Kern-
anwendung, die 24/7 x 365 Tage im Einsatz ist“, bestätigt Michael Timm. „Durch die Nutzung der Cloud
sparen wir uns eine eigene kostspielige IT-Infrastruktur oder gar ein eigenes Rechenzentrum und
gewinnen gleichzeitig Flexibilität und interne IT-Ressourcen zur Unterstützung unseres Kernge-
schäftes.“
Auf der sicheren Seite
Mit fast 15-jähriger Rechenzentrums-Erfahrung bietet Diamant Software auch modernes Cloud-
Hosting als Service an – und übernimmt den gesamten Softwarebetrieb, inklusive Administration und
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 160
IT-Support. Die Intercon-Mitarbeiter rufen die Lösung komfortabel über ihren Webbrowser ab – ohne
lokale Installation. Diamant Software ist zentraler Ansprechpartner und kümmert sich um
leistungsfähige Hardware im Rechenzentrum, Updates, Wartung und Backups.
Flexibel - beliebig skalierbar – rechtskonform
„Wir profitieren von einem flexiblen Bezahlmodell, bei dem die Dienste beliebig skalierbar sind und
über ein hochsicheres deutsches Rechenzentrum zertifiziert nach ISO 27001 bezogen werden“, äußert
sich Michael Timm zufrieden. „So haben wir mehr Zeit für die wichtigen Dinge und müssen uns keine
Sorgen machen bezüglich neuer GoBD- oder DSGVO-Richtlinien. Da wir die Lösung aus einer Hand
beziehen, ist Diamant Software für die Prozess- und Rechtskonformität verantwortlich. Und da das bei
uns letztlich nicht nur für eine Firma gilt, sondern für 15 Unternehmen, lohnt sich das wirklich!“
Vorteil Pilotkunde
Aufgrund der guten, langjährigen Kundenbeziehung zu Diamant Software agiert Intercon inzwischen
als Pilotkunde für neue Versionen. „Wir haben dadurch den Vorteil, dass unsere aktuelle Version um
ein bis anderthalb Versionen fortgeschrittener ist, als die Software im Standardsupport - und erhalten
zudem die Chance, unsere Anforderungen an eine moderne Software einbringen zu können.“
Sorgen, dass es während des Pilotprojekts noch nicht optimal läuft, bestätigten sich nicht. „Wir haben
bei der Umsetzung nur positive Erfahrungen gemacht. Wir hatten einen klaren Plan, wo die Reise
hingehen soll, und es gab nichts, was im Vorfeld nicht mit den Fachleuten von Diamant Software
besprochen wurde. In dem gesamten Prozess waren wir von Anfang an auf Augenhöhe eingebunden.“
Die Zusammenarbeit umfasste u.a. mehrere Vor-Ort-Termine. Mit dem Intercon-Pilotteam wurden
sogar Eye-Tracking-Tests vorgenommen, um Masken möglichst intuitiv an den Bedürfnissen der
Anwender auszurichten.
Ganzheitliches und rechtssicheres Konzernmanagement
Mit 15 Mandanten profitiert Intercon insbesondere von der integrierten Konzernbuchhaltung. „Das
Konzernmanagement sowie der Konzernabschluss haben uns jahrelang graue Haare bereitet, da wir
letztlich alles in Excel zusammenführen mussten. Mit der einen Firma klappte das mehr, mit der
anderen weniger“, erinnert sich Michael Timm. „Das war der Punkt, an dem wir gesagt haben, so
funktioniert das nicht. Wir benötigten ein Werkzeug, das diesen Vorgang komplett und exakt
durchführen kann – mit dem man sofort erkennt, welche Auswirkungen Änderungen auf das gesamte
Konzernmanagement haben.“
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 161
15 Mandanten schnell und einfach konsolidieren
Mit der Cloudlösung vermag Intercon nun 15 Mandanten komfortabel in einem Konzernmandanten zu
konsolidieren. Erhebliche Vereinfachungen ergeben sich durch die Synchronisation zentraler
Stammdaten. „Wenn wir jetzt Änderungen im Konzernmanagement herbeiführen, merken wir die
Auswirkungen sofort. Dadurch haben wir deutlich weniger Aufwand in der Nachbearbeitung und es
werden quasi keine Fehler mehr gemacht.“
Per Tastendruck Geschäftsbereiche miteinander vergleichen
Die Strukturen in der Software bieten das perfekte Gerüst für einen schnellen Jahresabschluss. Umsatz,
Kosten und Rentabilität der einzelnen Mandanten lassen sich direkt vergleichen und der Beitrag zum
Gesamterfolg des Unternehmens genau bestimmen. „Manche Unternehmen grämen sich zum
Jahresabschluss. Wir nicht, weil wir alle aktuellen Daten monatlich haben“, erklärt Michael Timm. „Am
Monatsende erhalten wir per Tastendruck die gleichen Zahlen, wie andere am Jahresabschluss, nur
eben auf Monatsbasis. Am Jahresende reicht dann ebenfalls ein Tastendruck und dann heißt es nicht
Monatsabschluss, sondern Jahresabschluss. So können wir im Bedarfsfall immer rechtzeitig
gegensteuern.“
Wirtschaftsprüfung komfortabel abwickeln
Veränderungen in den Firmenstrukturen oder weiteres Wachstum sind nun auch für Dritte leicht
nachvollziehbar. Auch der für Intercon zuständige Finanzbeamte war von den neuen Möglichkeiten
angetan: „Früher mussten wir dem Wirtschaftsprüfer wochenlang Papier vorlegen. Das ist nun vorbei.
Mit dem integrierten digitalen Prüferarbeitsplatz hat er alle relevanten Informationen vor sich. Er kann
diese via dezentralem Zugriff von der Finanzbehörde aus prüfen. Das geht für alle Beteiligten wesent-
lich schneller. Einer der Beamten meinte sogar, er käme nächstes Jahr überhaupt nicht mehr zu
Prüfung vor Ort, da er auch alles von seinem Arbeitsplatz im Finanzamt komfortabel prüfen kann.“
Papierloses Büro dank Rechnungseingangsmanagement und revisionssicherer Ablage
Auch die von Intercon pilotierte revisionssichere Ablage aus der Cloud war ein wichtiger Schritt nach
vorn. Zuvor nutzte die Holding bereits das integrierte Rechnungseingangsmanagement. E-Rechnungen
wie Papierrechnungen lassen sich damit vollkommen digitalisiert durch das Unternehmen schleusen.
Ein automatisierter Workflow sorgt dafür, dass die Belege stets die richtigen Empfänger erreichen und
ordnungsgemäß abgezeichnet werden können. Verschollene Rechnungen und überfüllte Ordner
gehören der Vergangenheit an. Da die Daten „in real time“ digital vorliegen, behält die Buchhaltung
jederzeit die Kontrolle über Liquidität und im Umlauf befindliche Rechnungsdaten. „Die erweiterten
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 162
digitalen Funktionen und die darauf basierenden Zeiteinsparungen von bis zu 65 Prozent bringen uns
einen großen Schritt nach vorne und führen zu einem schnellen Return on Invest“ konstatiert Michael
Timm. „Intern bewegen wir kaum noch Papier und aufgrund der erhöhten Transparenz sind wir mit
relativ wenigen Mitarbeitern in der Lage, 15 Mandanten zu handhaben – auch bei Urlaubsvertretung
oder im Krankheitsfall.“
Revisionssicher in der Cloud archivieren
Anschließend lassen sich die Belege mithilfe der revisionssicheren Ablage in der Cloud komfortabel
und rechtskonform archivieren. Bei Intercon übernimmt die revisionssichere Ablage längst alle
Eigenschaften eines regulären Dokumentenmanagementsystems. „Welche Lösung hat schon ein
eigenes Ablagesystem und eigene Archivierungsfunktionen?“ fragt Michael Timm zufrieden. „Jeder
von uns verwaltete Vorgang endet letztlich in einer Rechnung, von daher ist die revisionssichere Ablage
in Diamant/3 für uns das ideale Archivierungswerkzeug, bei dem wir sämtliche Informationen des
Rechnungswesens rechtskonform hinterlegen und bis auf Belegebene hinunter scrollen können.“
Hohe Kosteneffizienz dank Cloudlösung
Auch die nächsten Pläne stehen schon fest. Gerade sei man dabei, mit Hilfe des Diamant Business
Connectors (DBC) die Integration zu den diversen Vorsystemen zu optimieren und zu vereinheitlichen
- um z.B. unternehmensrelevante Informationen konsistent aus den ERP-Lösungen zu gewinnen. Auch
will die Holding das E-Payment einiger Unternehmen in das Diamant/3 Rechnungswesen und
Controlling einbinden. Entsprechende Schnittstellen zu allen großen E-Payment-Bezahldiensten (z.B.
PayPal oder Klarna) bietet Diamant/3 schon im Standard. „Wir haben bereits eine Marktanalyse
durchgeführt – Mit dem Leistungsumfang der Diamant/3 Cloudlösung sparen wir insgesamt 50 Prozent
der Kosten, die wir hätten, wenn wir das mit einer anderen Lösung versuchten“, so Michael Timm
zufrieden.
Kontakt
Diamant Software GmbH & Co. KG
Stadtring 2
33647 Bielefeld
Tel.: 0521 - 94 26 00
E-Mail: info@diamant-software.de
Web: www.diamant-software.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 163
55. Der Postalltag der fiktiven „Digitaler Aufholer GmbH“ aus einer 80.000-Einwohner Stadt im ländlichen Raum mit 60 Mitarbeitern.
Jeden Vormittag landen die Briefe am Empfang, werden dort sortiert, aber noch nicht digitalisiert.
Nach dem Sortieren liegen die Briefe, einige auch noch geöffnet, in der Ablage. Erst kurz nach dem
Mittag verteilt sie der Zuständige an die jeweiligen Abteilungen und Empfänger. Teilweise wird
innerhalb der Abteilung die Post weitergegeben. Bis der Verantwortliche sie dann endlich in den
Händen hält, sind ein paar Stunden verstrichen. Gerade in Zeiten, in denen die Post in ländlichen
Regionen ohnehin unregelmäßig Briefe ausstellt, zieht sich der Prozess vom Versender bis zum
richtigen Empfänger im schlimmsten Fall einige Tage. Wobei, eigentlich immer noch alles halb so
schlimm. Denn elf Prozent der Geschäftsbriefe gehen auf ihrem Weg verloren und erreichen die
Geschäftsleitung erst gar nicht. Dieses Studienergebnis trifft leider auch auf die Digitaler Aufholer
GmbH zu.
Und mit dem beschriebenen Prozess geht das Theater auch erst los. Was passiert nun mit dem Brief?
Für die korrekte Archivierung sind feuerfeste Aktenschränke erforderlich. Die Schränke kosteten einst
einen hohen Betrag im im vierstelligen Bereich. Und stehen müssen sie auch irgendwo, das spiegelt
sich dann in den monatlichen Mietkosten wieder. Das eigentliche Ärgernis ist aber Archivierung und
Verwaltung: Wer hat Zugang zu den archivierten Dokumenten? Wer kümmert sich darum, dass die
Briefe richtig sortiert und alle auffindbar sind? Wer überwacht das Vernichten von Dokumenten, wenn
es um das Einhalten von Aufbewahrungsfristen durch den Gesetzgeber geht? Bei der Digitaler Aufholer
GmbH verwaltet eine halbe Arbeitskraft Monat für Monat das Archiv manuell. Der Archivar wühlt sich
durch Akten und Papierstapel, um relevante Dokumente zu entsorgen. Neue Dokumente legt er
händisch so ab, dass er sicher ist, sie wiederzufinden. Angst hat er nur davor, dass im Krankheitsfall
sein Nachfolger nicht mit der Logik zurecht kommt. Außerdem ist er sich nie wirklich sicher, wer wann
welches Dokument gesehen hat und ob er tatsächlich alle Dokumente fristgerecht vernichtet. Wie
auch?
Dieser beschriebene analoge Vorgang ist für die Digitaler Aufholer GmbH nicht nur kosten-, zeit- und
ressourcenintensiv, sondern auch mit vielen Risiken verbunden – vom Verlust von wichtigen Doku-
menten bis zu den eben genannten Datenschutzverstößen.
Sucht ein Mitarbeiter ein bestimmtes Dokument, so wird er sich durch Papierstapel quälen müssen.
Müssen Bewerbungen und ähnliches datenschutzrechtlich konform gelöscht werden, muss der
Reißwolf her. Voraussetzung für den rechtssicheren Löschvorgang: Die relevanten Dokumente müssen
erstmal alle im Archiv gefunden werden.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 164
Die Digitaler Aufholer GmbH hat genug von diesem Post- und Daten-Wirrwarr.
Sie entscheidet sich für eine Zusammenarbeit mit der Bullet Global GmbH. Bullet hat es sich zur Auf-
gabe gemacht, das Management von Dokumenten für Firmen zu digitalisieren und zu vereinfachen.
Die in den Dokumenten enthaltenen Informationen werden als Text durchsuchbar und können
intelligent im Sinne des Unternehmens ausgewertet werden.
Die Digitaler Aufholer GmbH meldet sich auf www.bulletglobal.com ein und akzeptiert die Geschäfts-
bedingungen. Nach wenigen Klicks hat das mittelständische Unternehmen einen eigenen Account in
der Cloud. Das papierlose Büro – los geht’s.
Damit erst gar keine Briefe eintreffen, informiert die Digitaler Aufholer GmbH nun Kunden und
Dienstleister und ändert das Impressum wie auch Signaturen entsprechend – oder sie lässt sich
bequem von Bullet einen Nachsendeauftrag einrichten. Zukünftig gehen diese direkt an das
Scanzentrum in München. Dort sitzt Bullets Partner: der Logistikexperte Rhenus. Qualität und
Sicherheit des Scan- Archivierungs- und Löschprozesses entsprechen bei Rhenus den Anforderungen
von großen Versicherern und Banken. Ein weiterer Vorteil: In München ist die Postzustellung deutlich
regelmäßiger und zuverlässiger als in vielen ländlichen Regionen Deutschlands.
Im Scanzentrum wird jeder Brief automatisch digitalisiert und archiviert. Die Digtialer Aufholer GmbH
erhält ab sofort nur noch die digitale Version. Gespeichert ist diese in der Cloud. Die Sicherheits-
standards sind genauso hoch wie bei großen Versicherern und Banken.
Der zuvor als verantwortlich auserkorene Mitarbeiter erhält tagtäglich eine Übersicht mit allen
eingegangenen Briefen und den digitalisierten Dokumenten per Mail. Und zwar wenige Stunden
nachdem die Briefe im Scanzentrum eingetroffen sind. Anders als in ländlichen Regionen erfolgt die
Briefzustellung dort noch täglich. In der Cloud verwaltet der Mitarbeiter nun mit wenigen Klicks die
Zugriffsrechte. Der Text der PDF ist übrigens auch mithilfe von Schlagworten durchsuchbar.
Der Vorgang, der bis dato einige Stunden dauerte, passiert innerhalb weniger Minuten. Der vorge-
sehene Empfänger eines Briefes erhält die digitale Version mit einem einzigen Klick. Die enthaltenen
Daten pflegt er nun nicht mehr händisch, sondern ebenfalls direkt am Computer, teils automatisch, in
die Unternehmenssoftware ein (wie CRM, ERP). Zugriffsberechtigte Mitarbeiter können außerdem
durch das Eingeben von Stichwörtern relevante Dokumente finden. Sollte das Dokument nicht mehr
gebraucht werden, ist es mit einem einzigen Mausklick dauerhaft vernichtet – und zwar DSGVO-
konform. Soll der Originalbrief doch archiviert werden, löst der Zuständige dies über die Cloud. Mit
einem Klick kann er dieses analoge Originaldokument auch anfordern oder DSGVO-konform löschen.
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 165
Dank Bullet spart die Digitale Aufholer GmbH als typisches deutsches mittelständisches Unternehmen
Monat für Monat Kosten ein. Dort wo einst der Aktenschrank stand, steht nun ein Kickertisch für die
Mitarbeiter.
Das Risiko für den Umstieg zum papierlosen Büro war überschaubar, eigentlich sogar überhaupt nicht
existent. Implementierungs- und Fixkosten entstanden keine. Außerdem ist die SaaS-Lösung so
selbsterklärend, dass Mitarbeiter auch keine Einarbeitungszeit benötigen. Die Halbtagskraft, die sonst
mit der Bearbeitung der eingehenden Post beschäftigt war, hat sich im Bereich Unternehmenssoftware
fortgebildet und soll zukünftig die weitere Digitalisierung unterstützen.
Kontakt: BULLET Global GmbH Ritterstrasse 3 10969 Berlin Internet: www.bulletglobal.com
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 166
56. Staffcloud – SaaS Migration in die AWS Cloud
Staffcloud wurde 2007 in der Schweiz gegründet und ist seit 2014 auch in Deutschland verfügbar. 2017
wurde die Software komplett neu entwickelt und in diesem Zuge root360 als Managed Service Provider
für das AWS Hosting mit ins Boot geholt.
Staffcloud ist eine SaaS Lösung für die Einsatzplanung von flexiblen Mitarbeitern, mit welcher täglich
über 100.000 Mitarbeiter geplant werden. Im Kern werden die Bereiche Rekrutierung, Einsatzplanung,
Lohn und Kommunikation abgedeckt. Die Verwaltung und Planung der Mitarbeiter findet ortsunab-
hängig auf einer Online-Plattform statt, über die Planer, Mitarbeiter und Kunden direkt kommunizie-
ren und Daten austauschen können. Mit Staffcloud arbeiten u.a. Personaldienstleister, Sportstadien,
Konzertveranstalter, Promotion-Agenturen, Hotels, Sicherheitsfirmen und Dienstleister im Gesund-
heitswesen.
Gründe für eine Cloud-Lösung
Die bisherige Software Event Commander basierte auf veralteten Technologien und entsprach nicht
mehr den Anforderungen der Kunden. Außerdem wurden in puncto Skalierbarkeit bereits die Grenzen
erreicht. Aus diesem Grund wurde eine von Grund auf neue Software entwickelt, basierend auf
neuesten Technologien und Standards.
Neben den funktionalen Anforderungen an die neue Software waren die Skalierbarkeit, Verfügbarkeit
sowie DevOps von elementarer Wichtigkeit. Dies war in einer klassischen Dedicated-Server Umgebung
nur schwer bzw. mit großem Initialaufwand und Kosten realisierbar. Zudem wäre die Reaktions-
fähigkeit des Unternehmens durch die Gebundenheit an einen Standort stark eingeschränkt.
Vorteile durch die Cloud
Die von root360 verwaltete Cloud-Infrastruktur erlaubt es Staffcloud, sich auf ihre Kernkompetenz der
Softwareentwicklung zu konzentrieren. Da alle relevanten Systeme redundant aufgebaut sind, ist eine
außergewöhnlich hohe Verfügbarkeit möglich. Wartungsfenster zum Aufspielen neuer Versionen er-
übrigen sich komplett.
Obwohl ein Server bei AWS unter Berücksichtigung aller Faktoren mehr kostet als ein vergleichbarer
Dedicated Server, erlaubt der Betrieb von Staffcloud auf AWS deutliche Einsparungen im Vergleich zu
der bisherigen Lösung. Dies ist vor allem bedingt durch die Möglichkeit zur flexiblen Minimierung der
Ressourcen über Nacht und am Wochenende sowie durch den Einsatz von sehr günstigen Reserved-
und Spot Instanzen bei Systemen mit konstanter, planbarer Auslastung. Der zweite wichtige Faktor ist
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 167
die sehr granulare Skalierung, dank welcher die steigende Auslastung durch neue Kunden nur die
effektiv verbrauchten Ressourcen aktiviert und nicht wie bisher große Buffer zur Verfügung stehen
müssen. Die Zeit, welche für den Deploy eines Releases benötigt wird, hat sich zudem von mehreren
Stunden auf wenige Minuten reduziert und kann von jedem Entwickler ohne spezielle Kenntnisse
ausgeführt werden.
Kontakt:
root360 GmbH Beethovenstr. 35 04107 Leipzig Tel.: +49 (0) 341-39 28 09 078 Mail: sales@root360.de
Internet: www.root360.de
Schriftenreihe – Vol. 2: Cloud Services Made in Germany in der Praxis
Seite 168
Herausgeber:
Initiative Cloud Services Made in Germany (www.cloud-services-made-in-germany.de)
Die Initiative Cloud Services Made in Germany ist eine Initiative der AppSphere AG mit Unterstützung des Cloud Computing Report.
Alle die in diesem Dokument veröffentlichten Angaben erfolgen ohne Gewähr. Der Herausgeber kann keine Verantwortung für die Inhalte der vorgestellten Webseiten sowie deren Verlinkungen zu anderen Web-Seiten übernehmen. Alle Verweise auf die in diesem Dokument genannten Webseiten erfolgen unter ausdrücklicher Missbilligung aller damit eventuell in Bezug genommenen Rechtsverletzungen. Trotz größter Sorgfalt bei der Recherche und Übernahme in dieses Dokument sind Adress- und inhaltliche Änderungen jederzeit möglich, für die der Herausgeber keine Gewähr übernimmt. Sollten Sie einen Fehler oder einen nicht mehr funktionierenden Link entdecken, bitten wir um eine kurze Mitteilung an den Herausgeber. Die in diesem Dokument genannten Marken-, Produkt- und Firmennamen sind in den meisten Fällen Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen.
Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechts bedarf der vorherigen Zustimmung des Herausgebers. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Speicherung und Verarbeitung der Daten in elektronischen Medien.
Kontakt: Werner Grohmann, GROHMANN BUSINESS CONSULTING, Basler Straße 115, 79115 Freiburg, Tel. +49 (0) 761 21716067, email: redaktion@cloud-computing-report.org, Internet: www.grohmann-business-consulting.de
Über die AppSphere AG:
Als innovativer IT-Dienstleister fokussiert sich die AppSphere AG (www.appsphere.com) voll und ganz
auf IT-Virtualisierung und Cloud Computing. Das Team um Vorstand Frank Roth ist davon überzeugt,
dass beide Technologietrends – einzeln oder in Kombination – zu einer signifikanten Reduzierung der
IT-Kosten führen und die Produktivität und Arbeitseffizienz von IT-gestützten Arbeitsplätzen und -
Prozessen deutlich erhöhen. Als Ergebnis verbessert sich die Wettbewerbsfähigkeit und Businessagili-
tät von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen deutlich.
Mit einem Team erfahrener Business- und IT-Spezialisten bietet die AppSphere AG ein breites Spek-
trum an Lösungskompetenz. Von der strategischen Ermittlung des Geschäftsvorteils, über die Erar-
beitung einer zukunftssicheren IT-Architektur, der konzeptionellen Planung und technischen Projek-
tierung bis hin zur Betriebsunterstützung versteht sich das Unternehmen als ganzheitlicher Partner
seiner Kunden.
Weitere Informationen unter www.appsphere.com
top related