e-government / open government in der stadt offenbach ergebnisse der analyse nächste schritte

E-Government /Open Government

in der Stadt Offenbach

Ergebnisse der AnalyseNächste Schritte

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Herausforderungen für die KommunenTrend 1: E-Government • Erreichbarkeit der Services• Rationalisierung und effiziente Verwaltung • Servicequalität (Rechtssicherheit und Gesetzeskonformität) • Kooperative Verwaltung (durch Kooperation Handlungsspielräume gewinnen)

Trend 2: Open Government• Verhältnis Bürger – Verwaltung / Politik:

vom Bittsteller zum Kunden zum Partner • Offenheit als Prinzip • Bürgerbeteiligung • E-Partizipation • Transparente Kommunikation nach innen und außen

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Der Handlungsdruck wächst

durch• Gesellschaftliche Erwartungshaltung • Zwang zur Kostensenkung • Demografische Entwicklung in der Verwaltung • Gesetzliche Anforderungen • Wettbewerb der Kommunen • Wachsende Politikverdrossenheit

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Ziele des E-Government/Open-Government-Prozesses

Strategisch:• Kundenorientierung:

Service verbessern / Kundenerwartung erfüllen • Wirtschaftlichkeit:

Prozesse optimieren angesichts knapper Ressourcen • Synergien:

Informations- und Wissensmanagement im Konzernausbauen

• Open Government:Mehr Transparenz, Beteiligung und Kollaboration

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Drei Stufen des Prozesses

1. Zieldefinition / Bestandsaufnahme2. Strukturen aufbauen / Grundlagen schaffen

Einstieg in kontinuierlichen Entwicklungsprozess 3. Frühzeitige Sichtbarkeit durch

Leuchtturmprojekt(e):Erfahrungen sammeln, Strategie und Strukturen überprüfen

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Ziele der Internet-Steuerungsgruppe

• Vorbereitung des Internet-Relaunchs 2013: Umstieg auf ein zukunftsfähiges Content-Management-System

• Weichenstellung für Wissensmanagement: Verzahnung von Internet und Intranet in Verwaltung und Konzern

Notwendigkeit integrierter Lösungen Abgestimmtes Vorgehen

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VorgehensweiseVorbereitungsgruppe mit Vertreter/innen ausHauptamt, Personalamt (11.4.), IT (Verwaltung und Konzern),Internet-Steuerungsgruppe, Bürgerbüro

• Identifizierung von E-Government-Potenzial für Schwerpunktprodukte• Auswahl der Schwerpunktprodukte mit dem größten E-Government Potenzial

(Vorbereitungsgruppe, Fragebogen)• Technische Bestandsaufnahme / Überlegungen zu erforderlichen technischen

Maßnahmen (mit Fraunhofer FOKUS )• Vertiefende Analyse der potenzialträchtigsten Dienstleistungen

– Bürgerbüro– Ordnungsamt– Wohnungs-, Versicherungs- und Standesamt– ESO

• Priorisierung (Machbarkeit und Nutzen)

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Aus den Workshops: Stufe 1

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Aus den Workshops: Stufe 2

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Aus den Workshops: Stufe 3 a

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Aus den Workshops: Stufe 3 b

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Aus den Workshops: Stufe 4

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Ergebnisse: E-Government-Potenzial in Verwaltung und Konzern

• erstmals wurden für Offenbach 45 Dienstleistungen als potenzialträchtig identifiziert.

• Zusammen mit den Fachämtern wurden 20 Dienstleistungen mit hoher Ressourcenbindung und hoher Kundennachfrage vertiefend betrachtet.

• Für 9 Dienstleistungen wäre eine E-Lösung leicht umsetzbar und von hohem Nutzen

• Für weitere 6 Dienstleistungen wäre der Nutzen ebenfalls hoch, aber die Realisierung schwierig

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Top 5 der E-Government-Potenziale

1. Urkundenbestellung Ausstellung von Urkunden, Einsichtnahme und Erteilung von Auskünften aus den verschiedenen RegisternWohnungs-, Versicherungs- und Standesamt

2. Erteilung von Melderegisterauskünften und BescheinigungenBürgerbüro

3. Sonstiges GewerbeAn-, Um- und Abmeldungen, Gewerberegister-AuskunftOrdnungsamt

4. SondernutzungenStraßenverkehrsrechtliche Erlaubnisse und GenehmigungenOrdnungsamt

5. Container-BestellungESO

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Technische Bestandsaufnahme• erstmals wurden alle eingesetzten Fachanwendungen

nach Einsatzgebiet aufgelistet• erstmals liegt ein Konzept für eine E-Government-fähige

IT-Struktur vor• Zu den 45 lohnendsten E-Government-Dienstleistungen

wurden die nötigen technischen Komponenten identifiziert

• das Internet-Portal wurde als eine der grundlegenden Architekturkomponenten identifiziert

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Wichtigste Komponenten der IT-Infrastruktur für E-Government

• Portallösung mit technischen Grundvorkehrungen• Beteiligungsplattform• E-Payment • Externe Authentifizierung z.B. durch nPA• Online-Formular-Management• Neue Fachverfahren z.B. FE21 (Bereich Fahrerlaubnis)• Standardisierte Schnittstellen zu Fachanwendungen • Interne Elektronische Signatur/Siegelfunktion • E-Safe

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Bewertung der Potenzial-AnalyseStadt hat das Potenzial zu• Ressourcen-Neuverteilung (Personal von Routineaufgaben

entlasten, mehr Spielraum für individuelle, beratungsintensive Dienstleistungen schaffen)

• Ressourceneinsparung • Prozessveränderung / Optimierung interner

Verwaltungsvorgänge durch Vermeidung von Redundanzen

Angesichts der Komplexität ist ein vernetztesVorgehen von Verwaltung und Konzern unerlässlich

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Bedeutung des Internet-PortalsInternet-Portal bietet

• zeitlich und räumlich unabhängigen Zugang zu allen Informationen rund um den kommunalen Zuständigkeitsbereich

• gemeinsame (Online-)Anlaufstelle von Verwaltung und Konzern • Service-Plattform für Dienstleistungen von Verwaltung und Konzern• Informationsstelle mit der größten Kunden-Nachfrage (knapp 2 Mio.

Besucher pro Jahr)• Kompendium für die Stadt Offenbach über kommunale Zuständigkeit hinaus• Beteiligungsplattform, um Willensbildung zu unterstützen und Legitimation

für städtisches Handeln zu erzeugen• geografische Orientierung im Lebensumfeld (Stadtplan)

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Bestandsaufnahme Internet-Portal

• Content-Management-System (CMS) seit 2003 im Einsatz. Verschwindet Ende 2013 vom Markt.

• Portal ist auf der Basis des jetzigen CMS nicht mehr entwicklungsfähig.D.h. Neue Projekte der Ämter und Gesellschaften nicht mehr realisierbar

• Perspektivisch kein IT-Support mehr für bestehende Anwendungen.

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Konsequenzen• Finanzielle Ressourcen bündeln für Relaunch 2013• Voraussetzungen schaffen für E-Government/Open-

Government• Aktuelle Einzelprojekte 2012 / 2013 in die

Relaunchplanung einbeziehenBeispiele:– Senioren-Wegweiser– Bildungsportal– neue Mobilisierungs- und Beteiligungsformate

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Was bedeutet Relaunch?• Gemeinsame Bedarfsanalyse von Verwaltung und Konzern• Nachfrageorientierte Neustrukturierung des Portals• Aktualisierung der Inhalte mit Beteiligung der Ämter und Gesellschaften• Nachfrageorientierte Überprüfung der Funktionalitäten• Schaffung der Voraussetzungen für Anbindung von E-Government-

Lösungen• Schaffung der Voraussetzungen für Anbindung von Open-Government-

Lösungen• Verbesserung der Synergien zwischen Internet und Intranet

Kostenrahmen von rund 200.000 Eurogemeinsam finanziert von den Partnern Stadt, SOH, EVO

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Nächste Schritte

1. Neue Portal-Startseite• In Verantwortung der Internet-

Steuerungsgruppe• Verdeutlichung der künftigen Schwerpunkte

des Portals• Moderne Optik• Bessere Nutzerführung

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Nächste Schritte2. Vernetztes Adress-Management für öffentliche

Versorgungsinfrastruktur

• In Verantwortung der Internet-Steuerungsgruppe• Zur Erstellung von (Online-)Wegweisern für

– Senioren– Familien– Alleinerziehende– Bildungsinteressierten– …

• Adress-Datenbank für öffentliche Einrichtungen• Beteiligung externer Anbieter an der Pflege der Profile über Online-

Account

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Nächste Schritte

3. Einstieg in den Relaunch-Prozess• Vorbereitung eines Grundsatzbeschlusses

über Kostenrahmen / Zeitplan / Vorgehensweise

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Nächste Schritte

4. Einstieg in den E-Government –Prozess• Vorbereitung eines Grundsatzbeschlusses

durch das Hauptamt.• Zentrale Empfehlung:

Einrichten einer Steuerungsgruppe für das weitere operative Vorgehen

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Nächste Schritte5. E-Government – Leuchtturm-Projekt

• In Verantwortung der Internet-Steuerungsgruppe• Am Beispiel einer SOH-Dienstleistung aus den Top 5 • Test für die Verwertbarkeit der E-Government-Studie• Gewinnen übertragbarer Erkenntnisse für den weiteren

E-Government-Prozess• Sichtbarmachen der E-Government-Orientierung nach

außen

Vielen Dank

für Ihre Aufmerksamkeit