e-mail-archivierung gesetzliche vorgaben und rechtliche probleme

E-MAIL-ARCHIVIERUNG

GESETZLICHE VORGABEN UND RECHTLICHE PROBLEME

RechtsanwaltDr. jur. Walter Felling

Dipl.-Betriebswirt

Referent: RechtsanwaltDr. jur. Walter FellingDipl.-Betriebswirt

Ausbildung:Industriekaufmann; BWL, Jura2008: Abschluss der Promotion

Tätigkeiten:Banker Seit 22 Jahren RechtsanwaltSchwerpunkt: Wirtschaftsrecht (IT-Recht)

Veröffentlichungen:4 Bücher, Kommentarautor HGB und BankrechtÜber 120 Beiträge in Fachzeitschriften

HISTORIE

ERFINDER: RAY TOMLINSON (1971)

1984: ERSTE E-MAIL IN DEUTSCHLAND

2010: 107 BILLIONEN E-MAILS

Impressumspflicht

Inhalt

für e.K., OHG, KG §§ 37a, 125a Abs. 1, 177a Abs. 1 HGB

für GmbH § 37a HGB iVm § 35 GmbHG

für Aktiengesell-Schaft

§ 37a HGB iVm § 80 Abs. 1 AktG

für Genossen-schaften

§ 35a HGB iVm § 25a GenG

§ 37a HGB (1) Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns

gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden,

müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner

Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das

Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden.

(2) Der Angaben nach Absatz 1 bedarf es nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im

Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die

üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen

besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.

(3) Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe im Sinne des Absatzes 1. Absatz 2 ist auf sie nicht

anzuwenden.(4) Wer seiner Pflicht nach Absatz 1 nicht

nachkommt, ist hierzu von dem Registergericht durch Festsetzung von Zwangsgeld anzuhalten.

§ 14 Satz 2 gilt entsprechend.

E-MAILS ALS HANDELSBRIEFE (BEI DIENSTLICHER NUTZUNG)

DEFINITION HANDELSBRIEFE:

BEZUGSPUNKT: HANDELSGESCHÄFT, ALSO ALLEGESCHÄFTE EINES KAUFMANNS, DIE ZU SEINEM HANDELSGEWERBE GEHÖREN§ 257 ABS. 2 IVM §§ 343, 344 UND 345 HGB

Aufbewahrungspflichten

Gesetzliche Regelung

• Für abgesandte Handelsbriefe • §§ 238 Abs.2 iVm § 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB • Für empfangene Handelsbriefe• § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB

Beispiele von Handelsbriefen:

Angebote / Aufträge (incl. Änderungen und Ergänzungen)AuftragsbestätigungenVerträge incl. AnhangVersandanzeigen / Frachtbriefe / Lieferscheine usw.Reklamationen / ReklamationsantwortenRechnungen / Zahlungsbelege

FORM DER AUFBEWAHRUNGGESETZLICHE REGELUNG: § 257 ABS. 3 HGBBEDEUTET:- FÄLSCHUNGSSICHER- JEDERZEIT AUFRUFBAR- JEDERZEIT LESBAR

Problembereich:

• Eingang der Mail• Vgl. § 312g Abs. 1 S. 2 BGB

• E-Mail-Archivierung setztEinsatz gesonderter Software

voraus(z.B. Mailstore)

Für Unternehmen grundsätzlich nicht empfehlenswert

Verwendung von fremden E-Mail-Servern(z. B. WEB.DE)

• § 257 Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen

• (1)Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:• 1.• 2.die empfangenen Handelsbriefe,• 3.Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,• (2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.• (3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten

Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten

• 1.mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,

• 2.während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

• (4) • (5)

AUFBEWAHRUNGSFRISTEN

- GRUNDSATZ: 6 JAHRE, § 258 ABS. 4 HGB

- BEGINN DER FRIST: MIT ENDE DES JAHRES, IN WELCHEM DER HANDELSBRIEF VERSANDT ODER EMPFANGEN WURDE

Steuerliche Aspekte

Aufbewahrungspflicht• § 147 Abs. 1 Nr. 2 u. 3 AO

für empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe

Aufbewahrungsfrist• § 147 Abs. 3 Satz 1 AO• In der Regel 6 Jahre• Beginn der

Aufbewahrungsfrist:• Schluss des Kalenderjahres

BEGRIFF GESCHÄFTSBRIEFE VS

HANDELSBRIEFEWeitergehende Definition:

Mitteilungen eines Unternehmers über geschäftliche

Angelegenheiten an DritteBeispiele: über Handelsbriefe

hinaus auch Preislisten, Kostenvoranschläge, Sonstige Erklärungen zu vertraglichen

Inhalten

Form der Aufbewahrung

Zulässig auch:• Wiedergabe auf Bild- oder

Datenträger, wenn dies mit den GoB, GoBS und GDPdU entspricht

• (§ 147 Abs. 2 AO)

Besondere Anforderungen:• fälschungssicher• jederzeit verfügbar• jederzeit Lesbar• maschinell auswertbar • (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 u. 2 AO)

WEITERE STEUERLICHE AUFBEWAHRUNGSPFLICHTEN

BÜCHER UND AUFZEICHNUNGENINVENTAREBUCHUNGSBELEGE INCL. ANLAGENERÖFFNUNGSBILANZEN JAHRESABSCHLUSS INCL. LAGEBERICHT

AUFBEWAHRUNGSDAUER:§ 147 ABS 3 AO - 10 JAHRE

Vorschriften zur Art und Weise der Archivierung?

Keine gesetzlichen Vorgaben!

Aber: Pflicht zur Archivierung in Deutschland (§ 146 Abs. 2 AO;Ausnahmen gem. § 146 Abs. 2a AO)

ALTERNATIVE ZUR ELEKTRONISCHEN ARCHIVIERUNG?

Z.B. SCHRIFTLICHE ARCHIVIERUNG DURCH AUSDRUCK?

NEIN: § 257 HGB UND § 147 AO VERLANGEN ARCHIVIERUNG IN ORIGINALFORM

RECHTSFOLGEN FEHLENDER ODER FEHLERHAFTER

ARCHIVIERUNG:Straftatbestände gem. § 284ff.

StGB, Insbesondere bei Verletzung der

Buchführungspficht (§ 283b StGB)

Ordnungswidrigkeiten Insbesondere etwa

Steuergefährdung gem. § 379 AO Oder

Steuerverkürzung gem. § 378 AO

WEITERE MÖGLICH RECHTSFOLGEN:

FÜR DAS UNTERNEHMEN GEM. §§ 280, 241 ABS. 2 BGB:SCHADENSERSATZ BEI VERLETZUNG VERTRAGLICHER VERPFLICHTUNGEN

FÜR DIE GESCHÄFTSFÜHRUNG GEM. §§ 93 ABS. 2 AKTG BZW. § 43 ABS. 2 GMBHG SCHADENSERSATZ

Zusatzinformation

• Im Rechtsstreit können E-Mails Beweisbedeutung zukommen

• Ggfs. auch dort der Nachweis der unverfälschten Speicherung erforderlich

E-MAILS DES BETRIEBSRATES

Anspruch des BR auf Informations- und KommunikationsmittelLAG Berlin Brandenburg – 26.08.2008 – 17 TaBV 607/08

Bei Speicherung der BR-E-Mails auf dem Unternehmensserver:

GEWÄHRUNG VON EINSICHT IN DIE PROTOKOLLE FÜR ZUGRIFFE AUF MAILS AN DEN BETRIEBSRAT (ArbG WESEL, 17.11.2011, 5 BV 17/11)

RAT DES ANWALTS:

EIGENER SERVER FÜR DEN BETRIEBSRAT

Private Nutzung von E-Mails

Problembereiche der privaten Nutzung von E-Mails:

Briefgeheimnis (§§ 202, 206 StGB) -- Lesen unzulässig - Löschen unzulässig

Verletzung des allgemeinen Persönlichkeitsrechts

Kontrollmöglichkeiten privater E-Mails

Grundsatz: Totalkontrolle unzulässig

Voraussetzung: Gesetzliche oder vertragliche Rechtsgrundlage

Grundsatz der Verhältnismäßigkeit

Problem: Zugriff der staatlichen Behörden einschl. Finanzamt bei fehlender Abgrenzung von dienstlichen und privaten E-Mails auf alle Mails:FG Rheinland-Pfalz, 20.01.2005 – 4 K 2167/04

Zusatzinformation

• Löschung von privaten E-Mails im Archiv• Zwingend erforderlich (BDSG)• Zustimmung des Betroffenen erforderlich• Dokumentation der Löschung• Vier-Augen-Prinzip

NEU: INFORMELLES ERBRECHT

- ZUGRIFFSRECHT BEI ZEITWEISER ODER DAUERNDER UNMÖGLICHKEIT

- WER?- WANN?- WIE?

RECHTSRAT DES ANWALTS:

VERBOT DER PRIVATEN NUTZUNG VON E-MAILS

Andernfalls dringend individualvertragliche Regelung

erforderlich!!!!

SONDERFALL:ELEKTRONISCH ÜBERMITTELTE RECHNUNGEN

Rechnungen über Umsätze bis 30.06.2011:

Zustimmung des Empfängers (formlos)

Qualifizierte elektronische Signatur

oderVereinbarung über elektronischen

Datenaustausch (EDI) )Echtheit der (Herkunft und die

Unversehrtheit müssen gewährleistet sein)

SONDERFALL: ELEKTRONISCH ÜBERMITTELTE

RECHNUNGENFür Rechnungen über Umsätze ab

01.07.2011:Zustimmung des Empfängers

Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und

Lesbarkeit der Rechnung müssen gewährleistet sein;

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Noch Fragen?Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Rechtsanwalt Dr. jur. Walter Felling

• Ulricherstr. 4• 59494 Soest• Tel.: 02921 / 666107• Fax: 02921 / 666109• E-Mail: ra@felling.de• Internet: www.ra-felling.de