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Multiprojektmanagement

Einführung von IT-Multiprojektmanagement

Herausforderungen und Erfolgsfaktoren am Beispiel der Landeshauptstadt München

Vortrag an der Universität Würzburg, 08.06.2015

Dipl.-Kfm. Ralf GabrielLandeshauptstadt München Direktorium, IT-Strategie und IT-Steuerung / IT-Controlling (STRAC), Multiprojektmanagement

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Inhalt

(1) Die Stadt München und ihre IT

(2) Projektlandschaft und Projektportfolioplanung

(3) Herausforderungen und Ziele des MPM

(4) Wesentliche Elemente des MPM

(5) Erfolgsfaktoren

(6) Fazit

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(1) Die Stadt München und ihre IT

● Verwaltung einer Großstadt (1,48 Mio Einwohner)– über 30.000 Mitarbeiter– in 12 Referaten und 6 Eigenbetrieben

● Haushaltsvolumen: ca. 6,2 Milliarden Euro ● beteiligt an > 100 Unternehmen● rund 15.000 PC-Arbeitsplätze im Verwaltungsbereich ● über 700 Fachanwendungen● Organisation der IT in sogenannte „3 Häuser der IT“

Abfallwirtschaftsbetrieb MünchenBaureferatDirektoriumit@MKommunalreferatKreisverwaltungsreferatKulturreferatMarkthallen MünchenMünchner KammerspieleMünchner StadtentwässerungPersonal- und Organisationsreferat Referat für Arbeit und WirtschaftReferat für Bildung und SportReferat für Gesundheit und UmweltReferat für Stadtplanung und BauordnungSozialreferatStadtgüter MünchenStadtkämmerei

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(1) Die Stadt München und ihre IT

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IT der

LHM

● Dezentrales Informations-, Kommunikations- und Anforderungsmanagement in jedem Referat ● Geschäftsprozessunterstützung durch IT, Anforderungsmanagement, Benutzersupport

● Eigenbetrieb der LHM ● Technischer IT-Dienstleister für Planung/Bereitstellung und Betrieb von ITK-Technik

● IT-Strategie/-Steuerung/-Controlling● Schaffung von Rahmenbedingungen● IT-Governance

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(2) Projektlandschaft und Projektportfolioplanung

● Über 350 IT-Vorhaben und IT-Projekte p.a.

● Projekte sind Vorhaben, die mit Projektmanagement-methoden und Projektorganisation geplant und durchgeführt werden.

● Stadtweit (Bsp.: eGovernment / openGovernment),Referatsübergreifend (Bsp.: CAFM Computer Aided Facility Management), Referatsbezogen (Bsp.: iKFZ Onlinemeldung)

Vorhaben

Vorhaben

Vorhaben

Vorhaben

Vorhaben

Projekt

ReferatA

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Eigen-betrieb

Z

Projekt

Projekt

...

Herausforderungen:

➢ Gesamtstädtische Sicht zu IT-Vorhaben/Projekten

➢ Welche Vorhaben sollen geplant und realisiert werden

➢ Bessere Planung und effektive Nutzung der Ressourcen

Projekt

...

ProjektVorhaben

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(2) Projektlandschaft und Projektportfolioplanung

● Strategische Projektportfolioplanung bei der LHM*): sog. strategische IT-Vorhabensplanung

● Prozess: Dezentrale Vorhabensplanung mit fachlicher Vorpriorisierung → zentrale Vorhabensplanung → Ressourcenplanung mit Realisierungszusage

● Merkmale:● Stichtagsbetrachtung + rollierende unterjährige

Planung● Priorisierungskriterien: Gesetzlich vorgegeben,

Stadtratsentscheidung, Strategisch, Betriebskritisch,Geplante Optimierung

● Ermittlung einer Gesamtreihenfolge (Ordnungszahl)● IT-Gremien: IT-Kommission, IT-Beirat (3 IT-Häuser),

Projektlenkungskreise

IT-Vorhabensplanung (welche IT-Vorhaben plant die LHM insgesamt)

ProjektVorhaben

ProjektVorhaben

*) LHM = Verwaltung der Landeshauptstadt München

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(3) IT-Multiprojektmanagement (MPM) – Herausforderungen

IT-Vorhabensplanung (welche IT-Vorhaben plant die LHM insgesamt)

IT-Projektmanagement (wie werden einzelne IT-Vorhaben erfolgreich umgesetzt)

StrategischeEbene

MPMschließt

die Lücke

Umsetzungs-Ebene

Unerwartete Portfolio- und Priorisierungs-änderungen

Abhängigkeiten zwischen Vorhaben

Tools und Werkzeuge

Engpassressourcen und Kapazitäten

Zielkonflikte

Fehlende Koordination der Vorhaben

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Exkurs: Multiprojektmanagement – Definitionen

Verschiedene Definitionen von Multiprojektmanagement (MPM) in der Literatur

● Eine eher planende und steuernde Funktion findet sich bei Seidl *:„Multiprojektmanagement bezeichnet die Planung, übergreifende Steuerung und Überwachung von mehreren Projekten.“

● Eine eher koordinierende Funktion findet sich im PM-Lexikon bei Motzel *:„Mehrprojektmanagement (engl. Multiple Project Management), Synonyme: Multiprojektmanagement, Mehrprojektkoordination, Koordination der Projekttätigkeiten in allen Projekten einer Organisationseinheit, zum Beispiel durch Abstimmung von Terminen, Einsatzmitteleinsatz, Leistungszielen etc.“

● Eine eher normative Funktion beschreibt die neue DIN-Norm 69901 zum Multiprojektmanagement *: „Multiprojektmanagement: organisatorischer und prozessualer Rahmen für das Management mehrerer einzelner Projekte.“

* Quellenangaben: siehe Literaturhinweise am Ende

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(3) IT-Multiprojektmanagement – Ziele und Aufgaben

Vorhaben

IT-Multiprojektmanagement (MPM) schließt die Lücke zwischen der strategischen stichtagsbezogenen IT-Vorhabensplanung und dem umsetzenden IT-Projektmanagement.

Vorhaben

Vorhaben

VorhabenVorhaben

Vorhaben

Vorhaben

Vorhaben

Vorhaben

Vorhaben

Projektplan

Abhängigkeitsgraph

SystemA

SystemB

SystemE

SystemC

SystemD

Testing

Kommunikationsplan

Work Breakdown Structure

MPM... ● umfasst die dafür notwendigen

Schritte der Planung und Steuerung der Gesamtheit an IT-Vorhaben und IT-Projekten der LHM

● koordiniert kritische voneinander abhängige IT-Vorhaben bzw. Projekte (sogenannte Vorhabensbündel).

Die Reichweite des Multiprojektmanagements bei der LHM bezieht sich auf Referate und Eigenbetriebe. Die Ent-scheidungshoheit über die dezentrale Priorisierung sowie die Durchführungsverantwortung für die einzelnen IT-Vorhaben und IT-Projekte verbleiben weiterhin bei den Referaten/Eigenbetrieben bzw. den Vorhabens-/ Projektverantwortlichen.

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(4) IT-Multiprojektmanagement – Gesamtrahmen und wesentliche MPM-Elemente

IT-Vorhabensplanung*

IT-Projektmanagement

Management von Engpassressourcen und Kapazitäten

Management von Abhängigkeiten

Management von vorhabensübergreifenden Risiken

Vorhabensübergreifende Informationsbasis

Koordination von Vorhaben

Zielkonfliktmanagement & Kommunikation

Zentraler IT- Vorhabensplan

Rollierende Repriorisierung

Ergebnisbewertung Vorhabensplanung

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Übergreifende Qualitätssicherung von Vorhabensbündeln

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= Aktueller MPM-Schwerpunkt

= aktuell noch kein Schwerpunkt

Legende:

* teilweise auch als Projektportfolioplanung bezeichnet.

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Priorisierung und Rollierende Repriorisierung 2

● Nach der Planung ist vor der Planung – oder: nach der Priorisierung folgt die Repriorisierung.

● Ungeplante unterjährige Veränderungen oder neue Projekte müssen trotz sorgfältiger Erstellung der stichtagsbezogenen jährlichen Vorhabensplanung berücksichtigt werden können.

● Repriorisierungsprozess:

„Interne“ Repriorisierung

Abstimmung mit zentralem Dienstleister

Referat / Eigenbetrieb

AnmeldenReprio-Vorhaben

Entscheidung

Repriorisierungsgruppe

Lösungssuche Kommunikation

Prüfung Eingangs-vorauss. und Kriterien,

Abstimmung Rahmendaten

Anwendung Reprio-Kriterien

Ggf. Erteilung Prüfaufträge zurBeurteilung der Auswirkungen

Eingrenzung der Repriokandidaten

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Wirksame Steuerung durch Projektkoordination 9

MöglicheKommunikationsbeziehungen

Vorteile: ● Eine Stelle, an der die relevanten Informationen

zusammenlaufen und ausgewertet werden können.● Offenlegen und Management von kritischen Abhängigkeiten● Effiziente, zeitnahe Kommunikation● Koordination übergreifender Aktivitäten (z.B. Testing)

Kommunikation mit Projektkoordinator1)

1) Schematische Darstellung; in der Praxis gibt es natürlich auch bilaterale Kommunikation, die aber wesentlich zielgerichteter erfolgen kann.

Kommunikation ohne Projektkoordinator

SEPASEPA

MiGroVMiGroV

PSCDPSCD

KITAKITA

SOJASOJA

FaVorBeiFaVorBei

SEPASEPA

MiGroVMiGroV

PSCDPSCD

KITAKITA

SOJASOJA

FaVorBeiFaVorBei

Projekt-koordinator

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Organisatorische Einbindung von MPM

● MPM als Teil des institutionalisierten Projektmanagements, z.B. als PM-Abteilung oder Projektmanagement-Office (PMO)

● MPM als Teil oder Synonym für strategisches Portfoliomanagement(PPM)

● MPM als Instanz zur Vereinbarung gemeinsamer „Spielregeln“ und Leitliniengeber

● MPM als operative Koordination mehrerer IT-Projekte oder Projektbündel

Grundsätzliche Alternativen organisatorischer Einbindung

Zentrales MPM bei STRAC*

Dezentrales MPM bei den Referaten/ Eigenbetrieben

* STRAC = IT-Strategie/-Steuerung/-Controlling im Direktorium

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(5) Erfolgsfaktoren

✔ Klare definierte Einführungsstrategie-> Stadtratsbeschlüsse 2010 und 2014-> Stufenweises Vorgehen

✔ Begrenzung auf wenige Kernelemente des MPM-> keine Überforderung der Organisation

✔ Orientierung an Schmerzpunkten in der Organisation und möglichen Quick Wins

✔ Intensive Stakeholder-Kommunikation

✔ Schaffung eines gemeinsamen stadtweiten Verständnisses für MPM

✔ Projektorientiertes Vorgehen bei der Einführung

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(6) Fazit

➢ Die zunehmende Anzahl und Komplexität von Projekten, auch über Referats- und Bereichsgrenzen hinweg, erfordert

● ein verstärktes Denken in Projektzusammenhängen, sowie

● eine Professionalisierung bei Planung und Durchführung von Projektlandschaften.

➢ Auch in der öffentlichen Verwaltung wird zunehmend der Ruf nach Multiprojektmanagement laut.

➢ Die Einführung von IT-MPM bei der LHM ist als mehrstufiger Prozess beschlossen. Die weitere Ausgestaltung und Weiterentwicklung ist sukzessive für die kommenden Jahre geplant.

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Literaturhinweise

● Gabriel, R.: Einführung eines stadtweiten IT-Multiprojektmanagements, in: Seidl, J. / Hüsselmann, C. (Hrsg.): Multiprojektmanagement – Herausforderungen und Best Practices, Symposion Verlag, erscheint Mitte 2015

● GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, www.gpm-ipma.de

● International Project Management Association (IPMA): Competence Baseline ICB Version 3.0, Download z.B. unter: http://www.p-m-a.at/pma-download/doc_download/171-icb-ipma-competence-baseline-version-3-0-deutsch.html

● Motzel, E.: Projektmanagementlexikon, Wiley-Verlag 2010

● Norm DIN 69901 Multiprojektmanagement, Teil 1: Grundlagen, Berlin 2011, und Teil 2: Prozesse, Prozessmodell, Berlin 2012

● Seidl, J.: Multiprojektmanagement, Springer-Verlag 2001

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Vielen Dank … Ihre Fragen?

Kontakt: Ralf Gabriel, Landeshauptstadt München, Direktorium STRAC MPM,

Tel. 089-233-82330, ralf.gabriel@muenchen.deoder: r.gabriel@gpm-ipma.de