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1
Coextant Seminar 2007Mitarbeiterportale und Web Anwendungen optimal gestalten und nutzen
Enterprise Content Management – Status Quo und ZukunftKeynote Dr. Ulrich KampffmeyerStuttgart, 13.09.2007
P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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Agenda
• Definition & Merkmale von ECM• Komponenten von ECM• Aktuelle Trends im Markt• Ausblick:
Verlieren wir die Herrschaft über die Information?
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ECM: Definition
“Enterprise Content Management is the Technologies used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to Organizational Processes.”
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6
ECM: Die Zusammenführung von strukturiertem und unstrukturiertem Content
Unstructured ContentUnstructured Content
DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2003
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7
ECM als Unternehmensinfrastruktur
AIIM International
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplicationsEnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagement
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructureInfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegrationIntegrationIntegration
Source: AIIM 2001 Industry Study
AP/AR RM/A CRM HRM
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8
Integrative Middleware -Integrative Middleware
AIIM International
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Basis Idee Nr. 1
Integrative Middleware
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Independent Services – Dienstekonzept
AIIM International
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Basis Idee Nr. 2
Unabhängige Dienstefür alle Anwendungen
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Federated Repository – Einheitlicher Speicherort
AIIM International
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Basis Idee Nr. 3
Ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository
für jeden Informationstyp
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ECM: das 5-Komponenten-Modell
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
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CAPTURE
Human created Recogniton
Indexing
Input Designs
Categorization
• Office Documents • OCR
• Form • HCR
• Rich Media • ICR
• Microfilm • OMR
• Barcode
Application created Forms Processing
E-Forms/Web-Forms• ERP
• XML
• Finacial Applications Aggregation
• E-Billing COLD/ERM
Input
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MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
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Document Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DMCollab
DocumentManagement
• Checkin/Checkout• Versionsmanagement• Suchen und Navigieren• Visualisierung
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Collaboration
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab Collaboration
• Gemeinsames Editieren• Wissensbasen • Whiteboards • Videoconferencing• Informationszusammen-
führung
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Web Content Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Web Content Management
• Editieren und Gestalten• Publikationsprozess• Konvertierung• Sicherheit• Visualisierung
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Records Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Records Management
• Ablagesystematik• Indizierung und
Thesaurus• Aufbewahrungsfristen• Meta-Daten• Archiverwaltung
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Workflow / Business Process Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Workflow / Business Process
Management
• Ablauf- und Aufbauorganisation• Prozessdesign• Vorgangsbildung• Routen• Mitzeichnung• Paralleles und
sequentielles Bearbeiten• Wiedervorlage, Fristen• Kontrolle• Protokollierung
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STORE
Repositories• File Systems• Content Management Systems• Databases • Data Warehouses
Library Services• Search/Retrieval• Version Control• Check In/Check Out• Audit Trail
Technologies• SAN• NAS• Magneto Optical• DVD• CD-ROM
• Tape• Magnetic Storage• RAID• Optical Disc
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PRESERVE
Archive• Paper• Mikrofilm• NAS/SAN• CAS• WORM• WORM-TAPE
Aussonderung
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DELIVER
DitributionSecurity
Technologies
Transformation
• PapierViewer
• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing
• Syndication
• Compression
• Datenübermittlung mittels
EDI, XML u. anderer Formate
• CD / DVD
• Email und Fax• Digital Rights
Management/
Watermark
• XML
• E-Business-Portale• Personalization
• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design
DitributionSecurity
Technologies
Transformation
• PapierViewer
• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing
• Syndication
• Compression
• Datenübermittlung mittels
EDI, XML u. anderer Formate
• CD / DVD
• Email und Fax• Digital Rights
Management/
Watermark
• XML
• E-Business-Portale• Personalization
• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design
Security as ECM Infrastructure
Output
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Collaboration
Scanning
Document Imaging
Forms Processing
Recognition
Categorization
Indexing
Document Management
Records Management
E-Mail Management
Digital Asset Management
Web Content Management
Business Process
Management
Workflow
EAI
Repositories
Storage
Long-Term Archival
Backup / Recovery
Migration
Content Integration
Search / Retrieval
Syndication
Localization
Personalization
Publish
Paper
CA
PT
UR
EM
AN
AG
E ST
OR
EP
RE
SE
RV
ED
ELI
VE
R
Enabling Web Client other Devices
Usage
PKI DRMUser ManagmentDirectory Service
User RightsManagement
SE
CU
RIT
Y
Firewall
Electronic
Electronic Signature
Fat Client
Entry Exit
SE
CU
RIT
Y
SE
CU
RIT
Y
SE
CU
RIT
Y
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ECM
Collaboration
Outputmanagem
ent
Storage/Archivierung
Hard
wa
re
Datab
ase
ER
P-W
ork
flo
w/
Rec
ord
s M
ana
g.
WCM
/Porta
l
Integration
Lösungsanbieter im Wettbewerb
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Internationale ECM Anbieter
• IBM / FileNet
• EMC Documentum
• OpenText
• ASG, BancTec, Hyland, CA u. a.
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Deutsche ECM Anbieter
• Ceyoniq
• d.velop
• Docuware
• Easy
• ELO
• Optimal Systems
• Saperion
• SER• und rund 50 weitere
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Collaboration
• MicrosoftVista mit Workflow, SharepointPortal Server, InfoPath, Exchange
• IBM Websphere, Domino, Quickr
• Oracle 10g Content Services, Workflow
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Output Management
• Adobe
• Betasystems
• ISIS
• XEROX
• und andere
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„Drucker“-Hardware
• XEROX
• CANON
• Brother
• Lexmark
• Ricoh
• und andere
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Datenbanken
• IBM
• Oracle
• Microsoft
• und andere
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Speichersystemanbieter
• EMC
• HDS
• HP
• IBM
• NetApp
• SUN
• und andere
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Systemhäuser
• Postkorb, elektronische Akte und andere Anwendungen
• immer mehr …
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ERP Standardsoftware
• SAP
• Oracle
• Sage
• und andere
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Web Content Management
• Vignette
• Day
• Interwoven
• Hyperwave• und viele andere
• … und auch Open Source …
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Der Markt wächst stürmisch…
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Der Markt wächst stürmisch…Das Wachstum verteilt sich
jedoch auf viele alte und neue Anbieter
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Magic Quadrant der Gartner Gruppe
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20 Trends zu ECM für das Jahr 2007
1. Es gibt einen Aufwärtstrend - mehr Projekte und mehr anspruchsvolle Projekte!
2. Es gibt noch mehr Wirrwarr im Markt - noch mehr Übernahmen, noch mehr Konvergenz, noch mehr Konsolidierung!
3. Es gibt eine neue Schwerkraftsenke - Microsoft bestimmt mit MOSS und seiner ECM-Strategie immer mehr den Markt!
4. Es gibt mehr Web 2.0 - neue Anwendungen, neue Architekturen, neue Funktionalität bringt Druck auf die bisherigen ECM-Spezialisten!
5. Es gibt wahrscheinlich ILM - ja, es könnte Lösungen geben, die diesem Anspruch gerecht werden. ILM verändert die Speicherlandschaft und raubt den herkömmlichen Archivsystemanbietern den letzten Schlaf!
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20 Trends zu ECM für das Jahr 2007
6. Es gibt Insolvenzen - manchen wird’s erwischen, ohne dass jemand da ist, der ihn auffängt!
7. Es gibt echte SOA-ECM-Produkte - die alte ECM-Vision der unabhängigen Dienste, der Middleware aus dem Jahr 2001 wird wahr!
8. Es gibt einen Durchbruch für Business Process Management - Workflow Foundation und integrierte Produkte greifen die letzten Schlafpositionen in der Büroorganisation an!
9. Es gibt eine Renaissance für Wissensmanagement - mit Wikis, Blogs, Collaboration Suites, Whiteboards, Video-Conferencing, intelligenter Volltextsuche, Agenten-Software, Chat, Spracherkennung, assoziativer Informationsvernetzung, activity logging usw. erhält Wissensmanagement neuen Drive!
10. Es gibt ein neues Hauptthema: Daten- und Informationsqualität. ECM wird Bestandteil von Projekten für einheitliche Directory Services, Master Data Management Solutions, Information Warehouses und anderen Harmonisierungslösungen!
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20 Trends zu ECM für das Jahr 2007
11. Es gibt aller Orten Enterprise Search - intelligent Suchen und Finden. Neben herkömmlicher Volltextsuche und Internet-Suchmaschinen treten ontologische, semantische und andere Bewertungs- und Kontrollsysteme zur Verbesserung der Suchergebnisse.
12. Es gibt es wirklich - ECM von Oracle. Der Datenbankanbieter tritt 2007 mit aller Vertriebsmacht an. Weh tut es besonders den Anbietern herkömmlicher Lösungen, die Oracle als Index-Datenbank im Bauch haben.
13. Es gibt neue Lösungen von SAP - Netweaver, Content Server und ESB-Bus machen das eine oder andere extra-ECM-System im Unternehmen überflüssig.
14. Es gibt sie langsam - Kartenlösungen mit Signaturen, Pads mit fortgeschrittener Signatur; aber Anfang 2007 dümpelt alles noch vor sich hin, weil die großen Kartenprojekte der öffentlichen Hand nicht in Fahrt kommen.
15. Es gibt es noch - E-Government. Wenig Geld, hohe Ansprüche. Kleinere Anbieter mit kleineren Produkten machen hier das Rennen.
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20 Trends zu ECM für das Jahr 2007
16. Es gibt einen neuen Standard für Records Management - MoReq2 dürfte 2007 fertig werden.
17. Es gibt sie vielleicht - die neue GoBS, zumindest als Entwurf, aber bitte nicht erwarten, dass das so schnell mit der Übernahme durch das Ministerium klappt.
18. Es gibt Veränderungen auch im Beratungsmarkt - die Anwender werden schlauer und sparen mehr. Die Beratungsprojekte werden so vielfach kürzer und die Berater werden mit höheren fachlichen Anforderungen konfrontiert.
19. Es gibt einen weiteren Preisverfall - der Mittelstand der DRT-Anbieter muss sich gegen die großen und die Vielzahl der vergleichbaren Marktbegleiter wehren. Mancher wird es nicht überleben.
20. Es gibt vermehrt - OpenSource und Freeware, nicht nur für WCM sondern auch für Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung.
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SOA: DefinitionService Oriented Architecture
SOA ist ein Konzept für eine Systemarchitektur mit dem Ziel einer unternehmensweiten, agil gestaltbaren Prozessintegration.
SOA ist ein Designansatz zum Entwurf von komplexenSoftwaresystemen, deren Funktionalität durch voneinanderunabhängige, lose gekoppelte Dienste (Services) realisiert wird.
Wesentliche SOA-Eigenschaften:• SOA ist ein Architekturansatz, kein Produkt und kein Werkzeug• Services enthalten kleine Bausteine der Applikationslogik• SOA aggregiert lose gekoppelte Services zu
Geschäftsprozessen• Services sind interoperabel und kommunizieren über
standardisierte Schnittstellen miteinander
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Microsoft als Standard?
• Erfüllt viele grundlegende ECM-Bedürfnisse • Einfache Handhabung• Eine SharePoint-only Strategie erfüllt selten alle
Content-Management Ansprüche eines Unternehmens
• Die Stärken von SharePoint mit denen der etablierten ECM-Systeme verbinden
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SaaSSoftware as a Service
• SaaS wird gleichbedeutend mit ASP gesehen• Projektdokumentation, Collaboration und
gemeinsames Arbeiten sind als Vorreiter von SaaS auf dem Vormarsch
• SaaS wird zukünftig als Dienstleistung auch ECM für größere Unternehmen abdecken
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Konvergenz im ECM
Die Konvergenz bei ECM zeigt sich insbesonderedurch das Zusammenwachsen von Technologien, dieursprünglich nicht zum Kernbereich desDokumentenmanagement gerechnet wurden: • Capture• Output-Management• Asset Management• Digital Rights Management• Elektronische Signatur• Web Content Management• Business Process Management• ...
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E-Mail-Archivierung
Immer mehr eigenständige Produkte kommen auf den Markt, obwohl bei vielen Anwendern die Erkenntnis reift, dass E-Mails keine unabhängig existierenden Dokumente sind sondern in Kunden-, Vorgangs- oder Sachakten eingefügt werden müssen
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Records Management
• Records Management oder Electronic Records Management bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen
• RM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden
• RM ist auch eine wichtige Komponente von ECM. Der Begriff findet inzwischen auch weitere Verbreitung in Deutschland und wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt
• Eine Reihe neuer eigenständiger und integrierter Produkte wird dem Thema elektronische Archivierung neue Perspektiven geben
• RM erfährt durch Compliance und Standards Aufschwung
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BPM & Workflow
• Als BPM Business Process Management etikettiert werden neue Entwicklungen von Workflow-Werkzeugen vorgestellt, die einigen traditionellen Anbietern erlauben, den Anschluss an den Wettbewerb wieder zu gewinnen
• Der Markt trennt sich in• Process Engines als Verbindungskomponenten „im Untergrund“
• Anwendungen mit eigenem Clienten wie im herkömmlichen Workflow
• Business Process Management als integrative Gesamtlösung
• Process Enabling für vorhandene Standardanwendungen
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Die Signifikanz von Taxonomien und Suche
• Anwender müssen in der Lage sein, die Informationen, die im ECM-System gespeichert wurden, wieder zu finden
• Eine Unternehmensweite Struktur für die Organisation von Informationen als Grundvorrausetzung für das gemeinsame Arbeiten auf den Daten
• Erstellung einer Unternehmens-Taxonomie schon bei der Einführung eines neuen ECM-Systems erleichtert die spätere Benutzung
• Taxonomien, Thesauri und Nomenklaturen werden zunehmend multilingual
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Automatische Klassifikation
• Die zweite Generation wurde inzwischen so verfeinert und auch durch neue mathematische Verfahren ausgebaut
• Zu unterscheiden sind die Ansätze:• Klassifikation bei der Erfassung zur Schaffung besserer
Ordnung, Verteilung von Information und Indizierung• Klassifikation bei der Suche zur Verbesserung und
Strukturierung der Ergebnisse
• Die Technologie wird matur und die Erkennungsraten sind für normale Anwendungen mehr als ausreichend
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Portallösungen
• Portal-basierte Lösungen, die mit anderen Anwendungen zusammenspielen, entwickeln sich zu einem eigenen Segment
• Produkte hierzu kommen sowohl von den Web-Content-Management- als auch von den Dokumenten-Management-Anbietern
• Die Zahl der Portal-Anbieter und – Produkte wird sich drastisch reduzieren
• Durch die Standards JSR 168, JSR 170 und JSR 283 sowie WebDAV können auch „dokumentenlastige“ Anwendungen einfach integriert werden.
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ILM Information Lifecycle Management
ILM Information Lifecycle Management ist gekennzeichnet durch:• Regelbasierte Verlagerung von Informationen von einem Speicherort
an einen anderen• Berücksichtigung der Eigenschaften von Speichern in Bezug auf
Geschwindigkeit, Ort, Kosten und Einbindung nur einmal beschreibbarer Speichersubsysteme
• Auswertung von Eigenschaften wie Quellsystem der Information, Format, letzte Nutzung, Dateiname, aktueller Speicherort etc.
• Berücksichtigung aller Arten von Daten und Dokumenten, egal welchen Formats und egal aus welchem erzeugenden System.
• Eigenständige Bereitstellungs- und Wiederherstellungsmechanismen• Bereitstellung optimierter Speichersysteme als IT-Infrastruktur im
Netzwerk, die transparent von allen Anwendungen genutzt werden kann
• Ansatz einer eigenen Speicherschicht mit Verwaltungs-, Statistik- und Virtualisierungsfunktionalität
• Ausweitung, bzw. zusätzliche spezielle Lösungsansätze wie HSM, E-Mail-Management, elektronische Archivierung etc.
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Compliance
Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten einesUnternehmens, seiner Organisationsmitglieder undseiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen.
Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von gesetzlichen und regulativenVorgaben.
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XML
• XML als Beschreibungssprache wird zunehmend bei der Verwaltung von Systemprofilen und beim Dokumenten- und Aktenaustausch verwendet.
• XML kann für die Dokumentenauszeichnung, für Meta-Daten, als Format, Schnittstelle, Typ-Definition oder sogar als Basis für komplette Datenbanken genutzt werden.
• Bei den angebotenen Produkten heißt es aber immer nachzuprüfen, wofür der Anbieter XML nutzt
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AJAX
• AJAX Asynchronous Javascript and XML gewinnt Bedeutung weil es an den letzten Grundfesten der „Fat-Clients“ rührt
• “Web 2.0” gewinnt durch AJAX an Momentum• Die Asynchronität ermöglicht damit neue Konzepte, auch in
Richtung Service orientierter Architekturen (SOA) • AJAX ist hier nicht vollkommen neu sondern bündelt eine
Reihe altbekannter Technologien• Der Ansatz jedoch ist neu und begründet damit auch
inzwischen ernsthaft von einem „Web 2.0“ zu sprechen• Auch AJAX hat noch eine Reihe immanenter Probleme, die
vor einer breiten Nutzung noch gelöst werden müssen, was auch die bisher nur sehr zurückhaltende Anwendung dieses technologischen Ansatzes erklärt
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Standards
• In dem Maße wie immer mehr regulative Vorschriften den Einsatz von Dokumenten-Technologien betreffen, und die Kunden die Übereinstimmung mit diesen fordern, werden auch bei Schnittstellen, Strukturen und Metadaten immer mehr Standards implementiert.
• Standards verringern die Fertigungstiefe beim Anbieter.
• Standards schaffen Akzeptanz beim Anwender und ermöglichen es ihm, auch komplexen Lösungen zu vertrauen.
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Der Content “Big Bang“
40.000 v.C
Höhlen-
malerei
Werkzeuge
105
Papier
3500
Schrift
1947
Tran-
sistor
1950
Computer
Späte 1960s
Internet
1870
Elektrizität, Telefon
1450
Druck
1993
Das Web
200436 Mrd
200324 Mrd
200212 Mrd
20016 Mrd
20003 Mrd
200552 Mrd
Gigabyte
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Der Content “Big Bang“
40.000 v.C
Höhlen-
malerei
Werkzeuge
105
Papier
3500
Schrift
1947
Tran-
sistor
1950
Computer
Späte 1960s
Internet
1870
Elektrizität, Telefon
1450
Druck
1993
Das Web
200436 Mrd
200324 Mrd
200212 Mrd
20016 Mrd
20003 Mrd
200552 Mrd
Gigabyte
200687 Mrd
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Exponentielles Wachstum in der Computertechnik
1900 1940 1980 2020 2060 2100
10-20
10
10-10
10-20
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10-40
10-50
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Re
che
nsc
hrit
te p
ro S
ekun
de fü
r 10
00
Do
llar
Jahr
Computer
ein Insektengehirn
ein Mäusegehirn
ein menschliches Gehirn
alle menschlichen Gehirne zusammen
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Die Zukunft von ECM
“ECM hat als eigenständige Kategorie keine Zukunft – es wird im Informationsmanagement aufgehen.”
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
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