events und aktionen managen
Post on 12-Jan-2015
1.396 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Events & Aktionen managen
Piratenakademie vom 28.11.2010Michael Gisiger, Bern// www.wortgefecht.net / @wortgefecht / gis@wortgefecht.net //
Agenda
EinleitungWarum Events?Arten von EventsPhasen EventmanagementEventmanagement-Prozess
KonzeptualisierungInhalt des KonzeptsZielgruppen und Ziele
PlanungTeamAgenda/ProgrammBudgetWerbung/MedienLogistikRechtliches (Schweiz)
Durchführung
NachbearbeitungNachfassenErfolgsmessung
AusblickNachhaltigkeitMethodenkoffer
Fragen & Feedback
Lernziele
Die Teilnehmer
kennen die Phasen des Eventmanagements und den Eventmanagement-Prozess,
können die einzelnen Schritte selbständig bearbeiten,
wissen, wie sie Events und Aktionen nachhaltig gestalten können, und
haben einen ersten Methodenkoffer für die Veranstaltungsgestaltung zur Hand.
EinleitungWarum Events?Arten von EventsPhasen EventmanagementEventmanagement-Prozess
Warum Events?
Events eignen sich hervorragend, um emotionsstark zu kommunizieren.Events zeichen sich durch einen ausserordentlich hohen Aufmerksamkeits- und Erinnerungswert aus.
Realität der postmodernen Gesellschaft:Austauschbarkeit von Produkten und DienstleistungenAustauschbarkeit von Marken, Firmen und ImagesZunehmender KommunikationswettbewerbInformationsflutGeringes Involvement der ZielgruppenErlebnis-/Spassgesellschaft (Suche nach Reizen)Unmittelbares Erleben vs. mediatisierter Konsum
Warum Events?
Warum auch in der Politik Events zum Standard gehören:
Emotionen sind stärker als Argumente!
Events bieten das höchste Emotionalisierungspotential.
Events eignen sich hervorragend zur Aktivierung der Zielgruppe (gemeinsame Erlebnisse schaffen).
Emotion Mill
Quelle: http://www.mydbtlife.com/2010/04/april-18th-25th-2010.html
Zum Eventbegriff
Events (Holzbaur 2010)
Eventbegriff beschreibt keine objektiv messbaren EigenschaftenEventcharakter einer Veranstaltung, eines Ereignisses ist subjektivEvent übersetzt heisst Ereignis, Vorfall, Begebenheit, Veranstaltung, Wettkampf
Ereignischarakter
ErinnerungswertEinmaligkeit (keine Routine)Aktivierung der TeilnehmerZusatznutzen für TeilnehmerGeplantheit und InszenierungVerbindung von Eindrücken und Symbolik
Kommunikation mit Events
InformationKenntnisse der Zielgruppen? Nicht über- / unterfordernWelche Kenntnisse sollen vermittelt werden?
EmotionStimmung in den Zielgruppen? positiv / negativWelche Gefühle sollen angesprochen werden?
MotivationWie motiviert ist die Zielgruppe bereits?Hemmnisse / Förderfaktoren / wer motiviert?
AktivierungZiele klar definieren: Interesse wecken? Erinnerung verankern oder Handlung auslösen?
Phasen Eventmanagement
Eventmanagement-Prozess
KonzeptualisierungInhalt des KonzeptsZielgruppen und Ziele
Inhalt des Konzepts
Das Konzept beantwortet im Wesentlichen die folgenden Fragen:
Quelle: http://www.fw-c.ch/pdf/fwc_Event_Marketing_VR.pdf
Ziele
Was will ich mit dem Event erreichen?
Ziele sollten SMART sein:
spezifisch (specific)messbar (measurable)erreichbar (attainable)realistisch (realistic)terminiert (time-bound)
Qualitative vs. quantitative Ziele
Ziele
Qualitativ
BewusstseinsbildungEmotionalisierung und AktivierungCommitmentInformation und KommunikationImagebildungPR-Wirkung (Multiplikatoren-Event)
Quantitativ
GewinnsteigerungNeukundenakquiseVerkaufWachstumLeadgenerierung (PR-Events)Steigerung Kundenzufriedenheit
Zielgruppen
Möglichst exakte Eingrenzung des Zielpublikums ist wesentlicher Erfolgsfaktor:
direkte, also effektive Anspracheklare, spannend inszenierte BotschaftenAktivierung der Teilnehmer
Achtung: fortschreitende Fragmentierung der Gesellschaft erlaubt kaum mehr eine umfassende Segmentierung!
Segmentierung
"Hard Facts"
AlterGeschlechtFunktionBerufAusbildungRegionEinkommen...
"Soft Facts"
InteressenBedürfnisseBildungsstandPolitische Gesinnung"Empörungspotential"...
Ansprache und Tonalität
C'est le ton qui fait la musique!
Jede Zielgruppe verlangt nach einer eigenen Tonalität,abhängig auch von:
InformationEmotionMotivationAktivierung
Konzeptualisierung
Vor der Planung die folgenden Schlüsselfragen beantworten:
1. Was sind die Ziele des Events?2. Wen will ich an diesem Event erreichen?3. Wie kann ich den Event planen, damit ich diese Ziele
und Zielgruppen erreiche?
PlanungTeamAgenda / ProgrammBudgetWerbung / MedienLogistikRechtliches (Schweiz)
Team
Die Bildung eines funktionierenden Teams ist eine der zentralen Aufgaben der Planungsphase.
Ein gutes Teamkann zusammenarbeitenunterstützt sich gegenseitig bei der Aufgabenerfüllungbeendet gesetzte Zielehat Spass bei der gemeinsamen Arbeit
KernfragenWie organisieren wir uns? (Struktur)Wie arbeiten wir zusammen? (Arbeitsabläufe)
Agenda / Programm
KernfragenWann findet der Event statt?Wo findet er statt?Welches ist der zeitliche Ablauf?Welche Programmpunkte unterstützen welche Ziele?Welche Veranstaltungsform(en) unterstützen die Ziele bzw. sprechen welche Zielgruppe an?
Grobplanung
Detailplanung
Dramaturgie & Inszenierung
Dramaturgie befasst sich mit der Struktur, der abstrakten Form, Bauformen, Handlung, Motiven, Figuren, Spannung und Entwicklung.
Inszenierung ist die konkrete Form und umfasst die szenischen Mittel: Protagonisten, Darstellungsart, Bühne, Raum, Technik, Medien.
Beide konrketisieren die Idee, geben ihr Struktur und Form.Beide sind Teil des Konzepts, zusammen mit Agenda und Programm.
Budget
Die Kalkulation erfolgt in drei Schritten
1. Vorkalkulation (vorausschauend, das eigtl. Budget)2. Zwischenkalkulation (laufender Soll-Ist-Vergleich)3. Nachkalkulation (Grundlage für Schlussabrechnung)
Neben den Selbstkosten fallen in derRegel auch Fremdleistungskosten(Beiträge an Dritte) an:
1. Vorbereitungskosten2. Durchführungskosten3. Nachbearbeitungskosten
Budget
VorbereitungskostenKonzeptTeilnehmermanagementKommunikationHonorare
DurchführungskostenVeranstaltung:
RaumBühne, TechnikReferenten
Inszenierung:KünstlerSUISA, ...
MedienproduktionGebühren, SteuernCateringSecurityTransporteVersicherungenDokumentation und Kommunikation
NachbearbeitungskostenEvaluationErfolgskontrolle
Werbung
Wie erreiche ich meine gewünschten Teilnehmer?
Mögliche PromotionskanäleEinladungen: face-to-face, E-Mail, Telefon, PostFlyer und Plakate, InserateAnkündigung während / Präsenz an ähnlichen EventsWebseite, Social Media
Below-the-Line / Guerilla
Word of Mouth!
Medien
Besitzt mein Event Nachrichtenwert? Evtl. sogar Inszenierung (nur) für die Medien (Gehört in die Ziele!)?
Klassische MedienarbeitMedienmitteilung(en)MedienkonferenzMedienpartnerschaftAnwesenheit von Medienschaffenden am Event
Social MediaVerbreiten über Social Media PlattformenInhalte zur Verbreitung bereitstellen, selber verbreitenGezieltes Kontaktieren / Einladen von Multiplikatoren
Logistik
Die Logistik umfasst alle Details, die den Event stattfinden lassen. Die folgenden Tasks müssen dabei beachtet werden:
ZeitplanLokalitätReferenten undandere PersonenTechnik, MaterialVerpflegungAnmeldeprozessRegistrierungUnterkunft
TransportDokumentationAbfallkonzept...
Rechtliches (Schweiz)
Zu beachten
Urheberrechte (SUISA)Versicherungen
Haftpflicht (Sach-/ Personenschäden)Schversicherungen (Elektronik, Mfz, ...)kurzfristige Unfall-versicherung für TeilnehmerAusfallversicherung (individuell)
Politische Propaganda
fällt nicht unter Wirtschaftswerbungdaher kein LauterkeitsrechtSchranken der polit. Meinungsäusserung:
ZGB, StGBRTVG (keine TV-Werbung z.B.)
Durchführung
NachbearbeitungNachfassenErfolgsmessung
Nachfassen
Das Nachfassen (auch Follow-up) nach einem Event kann grob in vier Kategorien aufgeteilt werden:
1. Korrespondenz2. Angebot / Call-to-Action3. Versenden / Bereitstellen von Unterlagen4. "In die Zukunft schauen"
Nachfassen
KorrespondenzFestigen der KontakteAllen Beteiligten Dank ausdrücken (schriftlich)
Angebot / Call-to-ActionAllen Teilnehmern ein konkretes Angebot machenTeilnehmer zum Handeln bewegen / aufrufen
Versenden / Bereitstellen von Unterlagen
Allen Beteiligten Zugang gewähren zu Videos, Bildern, Zusammen-fassungen etc.Medien- / Social-Media-Berichterstattung sammeln und bereitstellen
"In die Zukunft schauen"Weitere Schritte / Events planenLessons learned (cf. Erfolgsmessung)
Erfolgsmessung
Im Vorfeld müssen klare und realistische Ziele definiert werden (cf. Konzeptionierung). Darauf aufbauend sind die folgenden Fragen zu klären:
Was soll gemessen werden?Wer misst?Wann wird gemessen?Wie wird gemessen?Wie wird ausgewertet?Was ist die Erfolgsmessung wert (wieviele Mittel werden dazu bereitgestellt)?
Erfolgsmessung
Was waren die Ziele?quantitativqualitativ
Wie waren die Massnahmen?
angemesseneffektiv
Welche Parameter sind wichtig?
MotivationInhalteLang-/Kurzfristigkeit
Auswertung von ZahlenTeilnehmerAbsatz
Teilnehmerbefragungalle Teilnehmerrepräsentative Auswahlspezielle AuswahlInterviewFragebogenandere Form
Zeitpunktvor dem Eventwährend dem Eventnach dem Event
AusblickNachhaltigkeitMethodenkoffer
Nachhaltigkeit
Events können in sehr unterschiedlicher Weise die Umwelt beeinflussen:
Reisetätigkeit / VerkehrsaufkommenRessourcenverbrauchAbfallaufkommen
Diese Faktoren sind darum möglichst früh in den Planungs-prozess einzubeziehen.
Nachfolgend die wichtigsten Handlungsfelder, die es zu beachten gilt (BMU 2008).
Nachhaltigkeit
Mobilität
Veranstaltungsort und Unterbringung der Teilnehmer
Energieverbrauch
Beschaffung von Produkten und Dienst-leistungen
Catering
Abfallmanagement
Umgang mit Wasser
Gast- / Referenten-geschenke
Kommunikation
Soziale Aspekte
Methodenkoffer
Verschiedene Arten von Events bzw. Methoden zur Moderation etc. sind nicht Teil dieser Ausführungen.
Trotzdem stelle ich hier einige Event-Typen bzw. Methoden kurz vor, die einen ersten Methodenkoffer bilden, aus dem geschöpft werden kann.
Die Zusammenstellung bricht bewusstaus dem engen Begriff des Event-marketings aus.
Weiterführende Links ergänzen diekurzen Beschreibungen.
Methodenkoffer
PodiumsdiskussionMax. 6 Teilnehmer diskutieren mit einem Moderator ein Thema von hoher Relevanz vor einem Publikum.http://de.methopedia.eu/Podiumsdiskussion
GruppendiskussionOffene Diskussion innerhalb von verschiedenen geschlossenen und/oder Fokusgruppen zu bestimmten Themen.http://www.bpb.de/methodik/J4X0OC,0,0,Anzeige_einer_Methode.html?mid=508
Runder TischDemokratisches Gesprächsforum. Möglichst viele relevante Interessengruppen kommen zu einer Problemstellung zusammen und erarbeiten im Konsens Lösungen.http://www.bpb.de/methodik/J4X0OC,0,0,Anzeige_einer_Methode.html?mid=332
Methodenkoffer
ZukunftswerkstattEine Gruppe erarbeitet Lösungsvorschläge oder Umsetzungsstrategien zu einem Thema oder einem Problem.http://www.bpb.de/methodik/J4X0OC,0,0,Anzeige_einer_Methode.html?mid=194http://de.methopedia.eu/Zukunftswerkstatt
Amerikanische DebatteSelbstständigen Erarbeiten von Argumenten bei kontroversen Themen und kontrollierter Austausch von Argumenten in einer Gruppe.http://de.methopedia.eu/Amerikanische%20Debatte
RoadshowMit Roadshows werden die Zielgruppen direkt dort angesprochen, wo sie sich aufhält: auf Strassen und öffentlichen Plätzen. Gerade auch in der Politik von Bedeutung.http://www.kurze-promotion.de/roadshow.htm
Methodenkoffer
World-CaféDialog- und Workshop-Methode, die darauf abzielt, möglichst viele Beteiligte zu Wort kommen zu lassen und ihnen so Mitwirkung und Engagement zu ermöglichen.http://de.wikipedia.org/wiki/World-Caf%C3%A9
BarCamp / Un-ConferenceEine offene Tagung, deren Ablauf und Inhalte von den Teilnehmern im Tagungsverlauf selber entwickelt werden.http://de.wikipedia.org/wiki/BarCamphttp://www.franztoo.de/?p=113
Fragen & Feedback
Quellen und Literatur
Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit BMU (2008): Leitfaden für die umweltgerechte Organisation von Veranstaltungen, online: Link
Holzbaur, Ulrich et alt. (2010): Eventmanagement. Veranstaltungen professionell zum Erfolg führen, Heidelberg (Springer).
Marti, Hanspeter et alt. (2006): Recht in Marketing und Kommunikation, Zürich (recht-so.ch)
Schmitt, Irmtraud (2006): Praxishandbuch Event Management, Wiesbaden (Gabler).
Wurm, Christiane (2009): Professionelles Event- und Veranstaltungsmanagement, Renningen (expert).
Checklisten online (Auswahl):DeutschEnglisch
Online Eventlexikon:http://www.eventlexikon.eu/
Wortgefecht - Michael GisigerGutenbergstrasse 41CH-3011 Bern
www.wortgefecht.net
Lizenz
Namensnennung 2.5 Schweiz(Attribution 2.5 Switzerland) Sie dürfen
das Werk vervielfältigen, verbreiten und öffentlich zugänglich machen;Bearbeitungen des Werkes anfertigen.
Zu der folgenden Bedingung:Namensnennung. Sie müssen den Namen des Autors/Rechteinhabers in der von ihm festgelegten Weise nennen (wodurch aber nicht der Eindruck entstehen darf, Sie oder die Nutzung des Werkes durch Sie würden entlohnt).
BildquellenWenn nicht anders angegeben, wurden die Abbildungen entweder vom Autor selber angefertigt oder stammen von stock.xchng (www.sxc.hu).
top related