home office, mobiles arbeiten & co - rechtliche rahmenbedingungen
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Home Office, mobiles Arbeiten & Co –
Rechtliche Rahmenbedingungen
138. Zusammenkunft der Erfa-Gruppe Frankfurt/b am 7. Juli 2015
Dr. André Zimmermann, LL.M.
RechtsanwaltFachanwalt für Arbeitsrecht
2
Neue Formen der Arbeitsorganisation
ArbeitsrechtlicheRahmenbedingungen
Typische Fallstricke
01 02 03
01 Neue Formen der Arbeitsorganisation
Überblick
4
� Telearbeit
� Teleheimarbeit (Home Office)
� Alternierende Telearbeit
� Mobile Telearbeit
� Bring Your Own Device (BYOD)
Telearbeit
5
� Telearbeit kann phänomenologisch definiert werden als
• Arbeitsleistung außerhalb der Betriebsstätte des
Arbeitgebers
• mit Hilfe von Geräten und Einrichtungen der dezentralen
Informationsverarbeitungs- oder Kommunikationstechnik
• unter telekommunikationstechnischer Anbindung an den
Betrieb des Arbeitgebers
Teleheimarbeit (Home Office)
6
� Bei Teleheimarbeit , auch Home Office genannt,
• arbeitet der Mitarbeiter durchgängig von zu Hause aus,
• wobei der Arbeitsplatz vor Ort im Unternehmen vollständig
entfällt
Alternierende Telearbeit
7
� Bei der alternierenden Telearbeit ,
• arbeitet der Mitarbeiter teilweise von zu Hause aus und
teilweise (z.B. tageweise) vor Ort im Unternehmen
� Häufigster Fall in der Praxis
Mobile Telearbeit
8
� Bei der mobilen Telearbeit arbeitet der Mitarbeiter
• von verschiedenen Orten aus,
• vor allem in Betrieben von Kunden und Lieferanten (auch
On-Site Telearbeit genannt)
� Moderne Variante der Außendiensttätigkeit
Vorteile von Telearbeit
9
Arbeitnehmer• Verringerung/Wegfall der
Anfahrtszeiten
• Bessere Vereinbarkeit von
Familie, Beruf und Freizeit
• Zeitsouveränität, Arbeit nach
individuellem Arbeits-
rhythmus
• Persönliche
Arbeitsatmosphäre
• Steigerung der
Arbeitszufriedenheit
• Herauslösung aus
bürokratischen Abläufen im
Betrieb
• Größere Wahlfreiheit bei der
Wohnortwahl
Arbeitgeber• Direkte Kostenersparnis bei
Büroflächen etc.
• Höhere Produktivität und
Kreativität der Mitarbeiter
• Erhalt und Zugang zu
qualifizierten Mitarbeitern,
die andernfalls durch
persönliche Umstände
gebunden wären
• Größere Kundennähe,
besserer Kundenservice
• Bedarfsgerechter Einsatz
freier Mitarbeiter
Gesellschaft• Reduzierung von
Berufsverkehr und
Energieeinsparung
• Minderung des Siedlungs-
drucks auf die Ballungsräume
• Beschäftigungsmöglichkeiten
in strukturschwachen
Regionen
• Beschäftigungsmöglichkeiten
für spezielle Zielgruppen
(Frauen mit kleinen Kindern,
Behinderte)
Nachteile von Telearbeit
10
Arbeitnehmer• Tendenz zur Isolation
• Kontaktverlust zu den in „normalen“ Zeitabläufen
arbeitenden Freunden, Bekannten und Nachbarn
• „Karrierekiller“(?)
• Fehlende Trennung von Beruf und Privatleben
• Vernachlässigung des Gesundheits- und
Arbeitsschutzes
• Schlechte Kontrollmöglichkeiten der
persönlichen Leistung
• Beeinträchtigter Informationsaustausch mit den
Kollegen (Ausschluss von der innerbetrieblichen
Kommunikation)
• Zusätzlicher Organisatorischer und technischer
• Aufwand
Arbeitgeber• Unwirtschaftlichkeit
• Mangelnde Datensicherung bzw.
Datenschutz
• Reibungen mit traditionellem unflexiblem
Management
• Koordinierungsbedarf
Bring Your Own Device (BYOD)
11
� Unter BYOD versteht man den Einsatz privater Endgeräte
des Mitarbeiters im Unternehmen (z.B. Smartphone, iPad,
Tablet)
� Der Mitarbeiter verwendet sein eigenes privates Endgerät
neben privaten auch zu dienstlichen Zwecken
Vorteile von BYOD
12
� Kostenvorteil für den Arbeitgeber : Anschaffungskosten der Hardware gehen beim klassischen BYOD vollständig auf den Arbeitnehmer über
� Stand der Technik : Im Regelfall sind private mobile Endgeräte auf einem aktuellerem Stand als firmeneigene Geräte
� Privateigentum wird erfahrungsgemäß pfleglicher behandelt und sorgsamer upgedatet/optimiert
� Komfortgewinn für den Arbeitnehmer : Nur ein Endgerät
Nachteile von BYOD
13
� Neue Sicherheitsrisiken durch neue Technik und neue Verfahren, z.B. Fehlen von adäquaten BYOD Security-Policies
� Abgrenzung von privater und betrieblicher Nutzung , wobei insbesondere
problematisch ist, dass auf den privaten mobilen Endgeräten Apps installiert
sind, die einen sehr weitgehenden Zugriff Dritter auf die gespeicherten Daten
ermöglichen
� Datenschutzprobleme , daher müssen BYOD-Geräte zwangsläufig so
administriert werden, als wären sie Unternehmenseigentum
� Eigentums- und Persönlichkeitsrechte konkurrieren mit Rechten des
Unternehmens, was besonders bei Beendigung von Arbeitsverhältnissen
Konfliktpotential birgt (z.B. Eigentum an Kontaktdaten von Kunden)
02 ArbeitsrechtlicheRahmenbedingungen
Arbeitsrecht meets Home Office
15
� Gibt es einen gesetzlichen Anspruch auf Home Office?
� Welche Besonderheiten gibt es?
� Wie kann eine Tätigkeit im Home Office rechtlich umgesetzt
werden?
Anspruch auf Home Office?
16
� Grundsätzlich kein gesetzlicher Anspruch auf Tätigkeit im Home Office oder
Einrichtung eines Telearbeitsplatzes
� Ausnahme (sehr selten): Fürsorgepflicht des Arbeitgebers
(z.B. Schwerbehinderung, LAG Niedersachsen 6.12.2010 – 12 Sa 860/10:
Schwerbehinderter Arbeitnehmer, der die Arbeitsleistung teilweise nur zu
Hause ausüben kann und bisher schon teilweise im Home Office tätig war)
� Niederlande : Seit 1.7.2015 Recht auf Home Office ab zehn Mitarbeitern, wenn
keine Sicherheitsrisiken entstehen und keine zwingenden betrieblichen Gründe
dagegen sprechen (Beweislast bei Arbeitgeber!)
Fragen im Vorfeld
17
� Welche Arbeitsplätze eignen sich?
� Wie muss Home Office technisch ausgestattet werden?
� Wie kann unternehmensseitig Kommunikation, Kontrolle und
Führung des Mitarbeiters im Home Office gestaltet werden?
� Ist Home Office wirtschaftlich sinnvoll?
� …
� Wie gestaltet man die arbeitsvertraglichen Beziehun gen?
Gestaltung des Rechtsrahmens
18
Als rechtliche Gestaltungsmittel kommen in Betracht
� (Rahmen-)Betriebsvereinbarungen
� Unternehmensinterne Richtlinien (Policies)
� Arbeitsvertrag (bei Neueinstellung oder im laufenden
Arbeitsverhältnis als Zusatzvereinbarung)
Checkliste Must-haves (1)
19
� Geltungsbereich (nicht bei Individualvereinbarung)
� Einrichtung des Arbeitsplatzes (z.B. Antragserfordernis,
Voraussetzungen und Anforderungen an die Tätigkeit)
� Häusliche Arbeitsstätte und Arbeitsort
� Arbeitszeit, Zeiterfassung, Fahrtzeiten und -kostenerstattung
� Arbeitsmittel (z.B. Kostenübernahme, Privatnutzung)
Checkliste Must-haves (2)
20
� Daten- und Informationsschutz
� Kontakt zum Betrieb
� Zutritt zur Arbeitsstätte
� Haftung und Versicherung
� Beteiligung des Betriebsrats (nicht bei Individualvereinbarung)
� Beendigung der Telearbeit
Geltungsbereich
21
� Persönlichen Geltungsbereich definieren
� Leitende Angestellte bei BV nicht erfasst, § 5 Abs. 3 BetrVG
� Ausschluss von Mitarbeitern in Probezeit
� Beschränkung auf Mitarbeiter in unbefristetem Arbeitsverhältnis
� Ausschluss von Mitarbeitern in bestimmten Bereichen , die
nicht für Home Office geeignet sind (Anlage)
Einrichtung des Telearbeitsplatzes (1)
22
� In Betriebsvereinbarung oder Policy Antragsrecht auf
Einrichtung eines Telearbeitsplatzes einräumen und unter
Einwilligungsvorbehalt des Arbeitgebers stellen
� Schriftform und weitere Details (Fristen) zum Antragsverfahren
� Arbeitgeber prüft, ob die Voraussetzungen für Home Office
vorliegen
Einrichtung des Telearbeitsplatzes (2)
23
� Beispiel für Klausel in BV:
„Außerbetriebliche Arbeitsstätten können auf schriftlichen Antrag des Mitarbeiterseingerichtetwerden.Voraussetzungder Einrichtung ist, dass
− die häusliche Arbeitsstätte den Voraussetzungen in Ziffer […] dieserBetriebsvereinbarungentspricht,
− […]
− die Einrichtungder häuslichenArbeitsstätte technischmöglichund
− aus Sicht desArbeitgeberswirtschaftlichsinnvoll ist.
Liegen diese Voraussetzungen vor, können Mitarbeiter und Arbeitgeber dieDurchführung von Telearbeit nach Maßgabe des Formulars in Anlage 1 zu dieserBetriebsvereinbarungvereinbaren. […].“
Häusliche Arbeitsstätte (1)
24
� Home Office wird zur Arbeitsstätte i.S.d. ArbStättV (h.M.),
jedenfalls gelten §§ 3 ff. ArbSchG und BildscharbV auch bei
Home Office, daher Arbeitgeber für Einhaltung des
Arbeitsschutzes verantwortlich
� Home Office muss Anforderungen an Unfallverhütung,
Arbeitssicherheit, Ergonomie etc. entsprechen
� Zugangs- und Kontrollrecht des Arbeitgebers in
Vereinbarungen aufnehmen
Häusliche Arbeitsstätte (2)
25
� Beispiel für Klausel in BV:
„Die häusliche Arbeitsstätte muss den jeweils geltenden Anforderungen des
Arbeitsschutzgesetzes, der Arbeitsstättenverordnung, der Bildschirmarbeitsverordnung,
der Unfallverhütungsvorschriftenund […] entsprechen.“
Arbeitsort (1)
26
� Individualvereinbarung sollte ausdrückliche Regelung zum
Arbeitsort enthalten
� Genaue Adresse und Mitteilungspflicht bei
Wohnungswechsel
� Bei alternierender Teleheimarbeit zusätzlich Klausel zur
betrieblichen Arbeitsstätte empfehlenswert
Arbeitsort (2)
27
� Beispiel für Klausel bei alternierender Teleheimarbeit:
„Der Mitarbeiter wird seine Arbeitsleistung sowohl in seiner Privatwohnung in
[Adresse] als auch im Betrieb des Arbeitgebers in [Adresse] erbringen. […]
Für die im Betrieb des Arbeitgebers zu erbringende Arbeitsleistung stellt der
Arbeitgeber dem Mitarbeiter einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung.
[…].“
Arbeitszeit (1)
28
� Regelung der Verteilung der Arbeitszeit zwischen betrieblicher Arbeitsstätte und Home Office
� Generelle, starre Verteilung in Betriebsvereinbarung (z.B. 1 Tag pro Woche) mit Blick auf angestrebte Flexibilisierung nicht empfehlenswert
� Überstunden und Zuschläge …
� Rückrufrecht aus dringenden betrieblichen Gründen und/oder bei Systemstörungen im Home Office
� Erreichbarkeitszeiten in Individualvereinbarung oder Betriebsvereinbarung aufnehmen (Kundenkontakt)
� Erfassung der Arbeitszeit: Selbstdokumentation wegen fehlender Kontrollmöglichkeit (ArbZG!)
� Fahrtzeiten : Keine Vergütung bei alternierender Telearbeit
Arbeitszeit (2)
29
� Beispiele für Klauseln:
„Die Verteilung der Arbeitszeit auf die betriebliche und die außerbetriebliche Arbeitszeit erfolgt durch eine gesonderte Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem Mitarbeiter. “
„Während der Tätigkeit in der häuslichen Arbeitsstätte hat der Mitarbeiter zu folgenden Zeiten telefonisch erreichbar zu sein: […].“
„Die Arbeitszeit wird von dem Mitarbeiter nach den im Betrieb geltenden Regeln erfasst und dokumentiert. Die Aufzeichnungen sind […] auszuhändigen.“
Arbeitsmittel (1)
30
� In Bezug auf Arbeitsmittel sind umfangreiche Regelung erforderlich:
• Eigentumsverhältnisse an den Arbeitsmitteln
• Übernahme der Anschaffungs- und Unterhaltungskosten
• Zugriffsrechte Dritter
• Zulässigkeit der Privatnutzung regeln
� Arbeitgeber stellt notwendige Arbeitsmittel (Stuhl, Schreibtisch, Computer
Laptop, Telefon, Scanner etc.) auf seine Kosten zur Verfügung
� Arbeitsmittel müssen Arbeitsplatzschutzbestimmungen entsprechen (z.B.
Ergonomie), Nutzung privater Arbeitsmittel ausschließen
Arbeitsmittel (2)
31
� Inventarverzeichnis !
� Ausschluss des Zugangs/Zugriffs Dritter auf die Arbeitsmittel
� Mitteilungspflicht bei Störungen
� Regelung zur Privatnutzung : Gleichlauf mit allgemeiner
betrieblicher Regelung sicherstellen
Arbeitsmittel (3)
32
� Beispiele für Klauseln in Individualvereinbarung:
„Die notwendigen Arbeitsmittel für die außerbetriebliche Arbeitsstätte werden für die Zeit des Bestehens dieser Arbeitsstätte vom Arbeitgeber unentgeltlich zur Verfügung gestellt. […]
„Die Arbeitsmittel dürfen ausschließlich zu betrieblichen Zwecken genutzt werden. Sie dürfen Dritten weder zugänglich gemacht noch diesen überlassen werden. Der Mitarbeiter hat dafür Sorge zu tragen, dass […]“
„Der Mitarbeiter ist verpflichtet, den Arbeitgeber unverzüglich über Systemstörungen […] und […] zu unterrichten.“
Aufwandserstattung (1)
33
� In einer außerbetrieblichen Arbeitsstätte entstehen dem
Mitarbeiter automatisch Aufwendungen wie z.B. Miet- und
Nebenkosten für die häusliche Arbeitsstätte und Internet- und
Telekommunikation
� Praxis: Monatlicher Pauschalbetrag
Aufwandserstattung (2)
34
� Beispiel für Klausel:
„Für die Bereitstellung der Räume durch den Mitarbeiter und […] werden
monatlich […] EUR pauschal vergütet. […]“
Daten- und Informationsschutz (1)
35
� Erhebliches Gefahrenpotential (Geschäftsgeheimnisse,
Netzwerk des Arbeitgebers)
� Gerade die Unterhaltung einer Arbeitsstätte im direkten
Wohnumfeld mit anderen Personen birgt Vielzahl von Risiken
� Daher detaillierte Regelung empfohlen zu
• Zugriff Dritter auf Daten und Passwörter
• Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen und Datenträgern und
• Vernichtung von geschäftlichen Unterlagen
Daten- und Informationsschutz (2)
36
� Beispiel für Klausel:
„Der Mitarbeiter hat dafür Sorge zu tragen, dass die Arbeitsmittel und
geschäftliche Unterlagen vor dem Zugriff durch Dritte geschützt sind,
insbesondere auch durch Zugriff durch in häuslicher Gemeinschaft mit dem
Mitarbeiter lebende Personen. […]“
Kontakt zum Betrieb (1)
37
� Aus sozio-ökonomischen Gründen ist es wichtig, den telearbeitenden
Mitarbeiter an regelmäßig wiederkehrenden Arbeitstagen vor Ort in der
betrieblichen Betriebsstätte zu beschäftigen und ihn einzubeziehen
� Nur so kann auch uneingeschränkte Abstimmung mit Vorgesetzten,
Kollegen und Team über Vorgaben, Zeitlimits, Ziele etc. erfolgen.
� Betriebliche Informationen sollten dem telearbeitenden Mitarbeiter ebenso
wie seinen Kollegen zur Verfügung stehen, die in der betrieblichen
Arbeitsstätte vor Ort tätig sind
Kontakt zum Betrieb (2)
38
� Beispiele für Klauseln:
„ Aufgabe des Vorgesetzten ist es, den Kontakt zwischen dem Betrieb und
seinen Mitarbeitern zu erhalten und zu fördern.“
„Der Mitarbeiter wird rechtzeitig informiert über den Inhalt bzw. das Ergebnis
von betrieblichen Versammlungen, Besprechungen und über sonstige
wesentliche betriebliche Angelegenheiten, die ihn betreffen. [...]“
Zutritt zur Arbeitsstätte
39
� Schon der umfassende Grundrechtsschutz (Art. 13 Abs. 1 GG)
des Wohnraums des Mitarbeiters und seiner Familie macht
ausdrückliche Regelung zur Zutrittsberechtigung für den
Arbeitgeber unumgänglich
� Auch in Individualvereinbarung aufnehmen!
� Umfang (z.B. Erreichbarkeitszeiten) und Gründe können
konkretisiert werden
Haftung und Versicherung (1)
40
� Klarstellung empfehlenswert, dass Grundsätze der
beschränkten Arbeitnehmerhaftung auch für Teleheimarbeit
gelten, nicht aber für Dritte (z.B. Familienmitglieder)
� Überlassene Arbeitsmittel sind i.d.R. nicht von Haftpflicht- oder
Hausratversicherung des Mitarbeiters erfasst
Haftung und Versicherung (2)
41
� Beispiel für Klausel:
„Der Arbeitgeber schließt eine Versicherung ab, durch die Beschädigungen und
Verluste der an der außerbetrieblichen Arbeitsstätte eingesetzten Arbeitsmittel
abgedeckt werden. Ausgenommen hiervon sind […]“
Beendigung der Telearbeit (1)
42
� „Probezeit “ für Home Office aufnehmen (z.B. sechs Monate)
� Widerruf innerhalb der „Probezeit“ mit kurzer Frist, danach mit
angemessener Frist (§ 622 Abs. 2 BGB)
� Sofortige Beendigung durch Widerruf bei wichtigem Grund,
insbesondere Vertrauensverlust (z.B. Verletzung der
Dokumentationspflichten)
Beendigung der Telearbeit (2)
43
� Beispiele für Klauseln:
„Während der ersten […] Monate nach Beginn der Telearbeit kann der Mitarbeiter und der Arbeitgeber die Telearbeit unter Einhaltung einer Frist von […] Monat(en) zum Monatsende widerrufen. Nach Ablauf der ersten […] Monate beträgt die Widerrufsfrist […] Monate. […]“
„Daneben kann die Telearbeit von dem Mitarbeiter und dem Arbeitgeber jederzeit aus einem wichtigen Grund mit sofortiger Wirkung widerrufen werden. Ein wichtiger Grund auf Seiten des Arbeitgebers liegt insbesondere vor, wenn […].“
Arbeitsrecht meets BYOD
44
� Gibt es einen Anspruch auf BYOD ?
� Welche Besonderheiten gibt es?
� Wie kann BYOD rechtlich umgesetzt werden?
Anspruch auf BYOD?
45
� Kein gesetzlicher Anspruch auf BYOD
� Als rechtliche Gestaltungsmittel kommen in Betracht
• (Rahmen-)Betriebsvereinbarungen
• Unternehmensinterne Richtlinien (Policies)
• Arbeitsvertrag (bei Neueinstellung oder im laufenden
Arbeitsverhältnis als Zusatzvereinbarung)
Checkliste Must-haves
46
� Geltungsbereich (nicht in Individualvereinbarungen)
� Vertraulichkeit
� Nutzungsregelungen
� Datensicherheit
� Mobile Device Management
� Kostenübernahme
� Wartung/Support/Austausch
� Lizenzregelungen
� Verlust und Haftung
Geltungsbereich
47
� Sofern der Arbeitgeber daran ein wirtschaftliches Interesse hat,
kann er BYOD auf freiwilliger Basis zulassen
� Antragslösung mit nachgeschalteter Erlaubnisvorbehalts-
prüfung des Arbeitgebers vorteilhaft
� Wegen Vielzahl datenschutzrechtlicher Risiken sollte
Arbeitgeber die Nutzung eigener mobiler Endgeräte für
berufliche Zwecke aber nur nach Unterzeichnung einer
Nutzungsvereinbarung erlauben
Vertraulichkeit (1)
48
� Um die Vertraulichkeit sensibler Unternehmensdaten
sicherzustellen, muss die Nutzungsvereinbarung auf eine
ausschließliche und alleinige Benutzung des mobilen Endgeräts
durch den zugangsberechtigten Mitarbeiter gerichtet sein
� Darüber hinaus sinnvoll, Vorgaben zu etablieren, z.B. welche
Systemeinstellungen der Mitarbeiter vorzunehmen hat
(z.B. Passwort-Zwang)
Vertraulichkeit (2)
49
� Beispiele für Klauseln:
„ Wenn neben dem Mitarbeiter Familienmitglieder und/oder andere Dritte das mobile Endgerät nutzen, ist der Mitarbeiter verpflichtet, sicherzustellen, dass diese Dritten das mobile Endgerät nicht dazu verwenden, um Zugang zu vertraulichen Dokumenten, Daten oder Informationen der […] GmbH zu erlangen.“
„ Der Mitarbeiter ist verpflichtet, das mobile Endgerät so zu konfigurieren, dass der Bildschirm spätestens nach […] Minuten gesperrt wird.“
Nutzungsregelungen
50
� Regelungenzum Umfang der Nutzung (z.B. Zeitpunktder Einführungvon BYOD,
Zeitraumder Nutzung, insb. bei Probezeit, Nutzung außerhalbvertraglicherArbeitszeit,
Trennung dienstlicher und privater Nutzung, Beendigungder Nutzung, evtl.
Kündigungsrechtedes Unternehmensbei Verstößendes Mitarbeiters) zu treffen
� Ebenso empfiehlt es sich Regelungen zur Art der Nutzung (z.B. keine Nutzung von
Data Roaming im Ausland, verpflichtende Abruffrequenz des dienstlichen E-Mail-
Accounts auf Dienstreisen) zu vereinbaren
� Verantwortlichkeit des Mitarbeiters für privat installierte Apps vereinbaren und Nutzung
durch Dritte vertraglich ausdrücklich ausschließen
Datensicherheit (1)
51
� Befugnis des Unternehmens vereinbaren, mit unternehmensbezogenen
Daten auf dem Endgerät so verfahren zu können, als befänden sie sich auf
unternehmenseigenen IT-Geräten (insb. Regelungen zum Datenzugriff sowie
zur Datenveränderung, -sperrung/-löschung)
� Vorgaben zur Installation von Software und Apps (Welche Software und
welche Apps dürfen installiert werden? – Blacklist/Whitelist ) und Berechtigung
zur Entfernung von schädlicher oder unzulässiger Software und Apps
� Mitarbeiter verpflichten, relevante technische und/oder organisatorische
Sicherheitsmaßnahmen gemäߧ 9 BDSG zu ergreifen
Datensicherheit (2)
52
� Untersagung von Jailbreaks/Roots (die Umgehung vom Hersteller
implementierter Nutzungsbeschränkungen) sowie die Nutzung von Cloud-
Diensten und Peer-to-Peer File Sharing Netzwerken für betriebliche Daten
� Pflicht des Mitarbeiters, Endgerät durch physische Schutzmaßnahmen vor
Diebstahl und Beschädigung zu schützen
� Vereinbarung, dassArbeitgeber berechtigt ist in regelmäßigem Turnus
Maßnahmen des Virenschutzes zu ergreifen und Sicherheits-Patches
aufzuspielen (remote)
Datensicherheit (3)
53
� Beispiele für Klauseln:
„Der Mitarbeiter ist verpflichtet, die automatische Synchronisation von
Dokumenten und Daten (z.B. Apple iCloud, Google Sync) zu deaktivieren, um
zu verhindern, dass […].“
„ Der Mitarbeiter willigt ein, die App […] auf dem mobilen Endgerät zu
installieren und verfügbare Updates der App innerhalb von einem Monat nach
Release herunterzuladen und zu installieren. […]“
Mobile Device Management (1)
54
� Einsatz spezieller Sicherheits-Tools – Mobile Device Management,
z.B. die getrennte Speicherung von privaten und geschäftlichen Daten
(Containerlösungen), Verschlüsselung von Daten, Zertifikatsverwaltung
� Berechtigung zum Remote-Zugriff auf die Endgeräte der Mitarbeiter
� Berechtigung und technische Möglichkeit zur zentralen Sperrung und
Löschung von Daten („Wipe”) im Bedarfsfall (z.B. bei Diebstahl oder Verlust)
� Einwilligung des Mitarbeiters in die Erhebung und Verwendung der
Nutzungsdaten zu vorgenannten Zwecken
55
� Beispiel für Klausel:
„ Bei Verlust oder Diebstahl des mobilen Endgeräts kann der Arbeitgeber die
auf dem mobilen Endgerät befindlichen geschäftlichen Dokumente, Daten und
sonstige Information löschen. Der Mitarbeiter erteilt für diesen Fall ausdrücklich
die Einwilligung in einen Remote-Zugriff des Arbeitgebers. […].“
Mobile Device Management (2)
Kostenübernahme (1)
56
� Regelungen zur Übernahme einmaliger Kosten durch den Arbeitgeber (z.B. für
die Anschaffung des mobilen Endgeräts) und laufender Kosten, Mehrkosten
(z.B. Roaming) und Aufwendungsersatz
� Grundsätzlich bleibt bei derartigen Kostenregelungen das finanzielle Risiko für
den Arbeitgeber überschaubar, da BYOD-Vereinbarungen nur mit Flatrate-
Tarifen angewandt werden sollten
Kostenübernahme (2)
57
� Beispiel für Klausel:
„Der Mitarbeiter trägt sämtliche Kosten für die Nutzung des mobilen Endgeräts,
einschließlich etwaiger Gebühren für Data Roaming. […]“
Wartung /Support/Austausch (1)
58
� Vereinbarung einer Upgrade-Verpflichtung (ggf. Verpflichtung, für Support zu
sorgen)
� Durchführung von Reparatur und Wartung
� Standardmäßig gehört ebenfalls die ausdrückliche Normierung der Pflicht zur
Herausgabe des Endgeräts an das Unternehmen (z.B. im Fall von
Reparaturen, Systemeinstellungen oder notwendigen Löschungen bei
Beendigung von Arbeitsverhältnissen) in die Vereinbarung
Wartung /Support/Austausch (2)
59
� Beispiele für Klauseln:
„Der Mitarbeiter stellt sicher, dass das Betriebssystem des mobilen Endgeräts
(z.B. iOS, Android) regelmäßig durch Updates aktualisiert wird. […]“
„Nutzt der Mitarbeiter eine Version des Betriebssystems, die auf einem Stand
von zwei Releases hinter der aktuellen Version oder älter ist, kann der
Arbeitgeber die weitere Nutzung des mobilen Endgeräts untersagen. [...]“
Lizenzvereinbarungen
60
An das Ende der jeweiligen BYOD-Nutzungsvereinbarung gehören:
� die Verpflichtung des Mitarbeiters zu lizenzkonformer Nutzung der Apps
� die Verpflichtung zur Lizenzprüfung bei selbst installierten Apps und ggf.
Haftungsfreistellung
� die Pflicht zur Herausgabe des Geräts im Rahmen von Lizenzprüfungen
sowie
� ggf. die Vereinbarung toolgestützter Lizenzprüfungen
Verlust und Haftung (1)
61
Rechte und Pflichten der Parteien bei Verlust bzw. allgemeine Haftungsverteilung:
� Aufzählung der Pflichten des Mitarbeiters bei Diebstahl und Verlust (z.B.
unmittelbare Mitteilungspflicht an das Unternehmen wegen § 42a BDSG)
� Regelungen zur Haftungsverteilung (insb. bei missbräuchlicher Nutzung des
Endgeräts durch den Mitarbeiter)
� Freistellung des Unternehmens bzw. der Organe von der Haftung für
Lizenzverstöße
� Regelungen zur Ersatzpflicht bei Beschädigung/Verlust
Verlust und Haftung (2)
62
� Beispiel für Klausel:
„Bei Verlust oder Diebstahl des mobilen Endgeräts wird der
Arbeitgeber keinen Ersatz leisten. […]“
03 Typische Fallstricke
Typische Fallstricke Home Office
64
� Mitbestimmung des Betriebsrats
� Datenschutz im privaten Wohnumfeld
� Integration des Mitarbeiters in Kommunikationsabläufe des
Unternehmens
� Leistungskontrolle des Mitarbeiters
Mitbestimmung des Betriebsrats
65
� Ist es das erklärte Ziel, eine Vereinbarung zukünftiger Telearbeitsverhältnisse im
Rahmen einer Betriebsvereinbarung auszugestalten, so ist der Betriebsrat
per se bereits als Partei der Vereinbarung unmittelbar eingebunden
� Eine Betriebsvereinbarung sieht darüber hinaus häufig eine im Anschluss an
den Abschluss einer BV erfolgende turnusmäßige Unterrichtungspflicht des
Betriebsrats über die Personen, ihre Tätigkeitsbereiche sowie deren Aufnahme
und Beendigung von Telearbeitsplätzen vor
� In allen anderen Regelungsfällen müssen an den jeweils relevanten Stellen
(z.B. beabsichtigte Leistungskontrolle durch Online-Zugriff auf den Rechner des
Mitarbeiters) die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats gewahrt werden
Datenschutz und Telearbeit
66
� Es bedarf detaillierter vertraglicher Regelungen zum Umgang mit sensiblen
Unternehmensdaten im Rahmen von außerbetrieblichen Arbeitsstätten, um
der latenten Gefahr eines Datenabflusses entgegenzuwirken
� Hohes Risiko eines vorsätzlichen oder fahrlässigen Datenzugriffs auf
Unternehmensdaten bei einem Telearbeitsplatz im direkten Wohnumfeld und
damit im Lebensbereich einer für den Arbeitgeber nicht übersehbaren Zahl
weiterer Personen nicht unterschätzt werden
Integration und Kommunikation
67
� Im Hinblick auf eine sozio-kommunikative Einbindung des Mitarbeiters in
den Betrieb empfiehlt es sich, ausschließlich häusliche Telearbeit zu vermeiden
und entsprechend eine alternierend gestaltete Telearbeit mit mindestens ein bis
zwei festen Bürotagen pro Woche vor Ort an der betrieblichen Arbeitsstätte zu
vereinbaren
� Wichtiger Aspekt um Mitarbeiter auch persönlich in die Verantwortung zu
nehmen, verbindliche Absprachen zu treffen, sie sozial in das Team vor Ort zu
integrieren und das für die im Home Office arbeitenden Mitarbeiter dauerhaft
erforderliche hohe Maß an Motivation und Selbstdisziplin und damit
Loyalitätsgefühl zu dem eigenen Unternehmen(sprodukt) zu erzeugen
Leistungszeit /-kontrollen
68
Aus zwei Gründen muss die geleistete Arbeitszeit vom Arbeitgeber erfasst werden:
� Nachweis der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit als Gegenwert zur gezahlten Vergütung
� Im Rahmen seiner Fürsorgepflicht muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass der
Mitarbeiter die arbeitszeitrechtlichen Schutzvorschriften einhält
Die Kontrollen können sowohl schriftlich als auch elektronisch erfolgen:
� Eine elektronischeKontrolle erfordert jedoch die Beteiligung des Betriebsrats nach §87
Abs.1 Nr. 6 BetrVG
� Nachweise müssen vom Arbeitgeber gemäß §16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre
aufbewahrt werden
Typische Fallstricke BYOD
69
� Haftung bei Verlust der Device
� Mitbestimmung des Betriebsrats
� Kostenübernahme für Nutzungsentgelte und Datentarife
� Datenschutz
� Eigentumsrechte an den Daten
Haftung bei Verlust/Beschädigung
70
� Haftungsverteilung ist abhängig davon, ob der Verlust bzw. die Beschädigung betrieblich
veranlasst oder dem allgemeinen Lebensrisiko des Arbeitnehmers zuzurechnen ist
� Bei betrieblich veranlasster Beschädigung , d.h. Endgerät wird bei der Erfüllung
dienstlicher Tätigkeit beschädigt und der Arbeitgeber hat die Nutzung des privaten
Endgeräts für betriebliche Zwecke gebilligt , Ersatzpflicht des Arbeitgebers gemäß § 670
BGB
Mitbestimmung des Betriebsrats
71
� Betriebsrat hat bei Einführung von BYOD sowie der Ausgestaltung
der Nutzung Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
� Im Hinblick auf die Art der Nutzung (z.B. Untersagung von
Datenroaming imAusland, Anordnung von Passwortschutz)
Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs.1 Nr. 1 BetrVG
� Falls kein Betriebsrat besteht, sollten zu den üblicherweise von
Mitbestimmungsrechten betroffenen Punkten ausdrückliche
Regelungen in Policy oder Nutzungsvereinbarung getroffen werden
Kostenübernahme
72
� Vom Arbeitgeber wird Aufwendungsersatz gemäß § 670 BGB für Kosten
dienstlicher Telefongespräche übernommen, nicht jedoch für die vom
Mitarbeiter geschuldete vertragliche Grundgebühr
� Ausnahme: Wenn Arbeitnehmer einen erweiterten Tarif abschließt, den er für
private Zwecke nicht braucht und das mit Billigung des Arbeitgebers erfolgt
� Genereller Ausschluss der Kostenübernahme ohne hierfür vereinbarte
Gegenleistung verstößt im Regelfall gegen § 307 Abs. 1 BGB
Datenschutz
73
Problem 1: Gewährleistung der Anforderungen an Datensicherheit (§9 BDSG)
� Kann durch den Einsatz von Mobile Device Management Tools sichergestellt werden. Software, die auf dem Endgerät des Mitarbeiters installiert wird und dadurch ermöglicht, das Endgerät zentral zu steuern bzw. technisch abzusichern
Problem 2: Auslesen von Daten auf dem privaten Endgerät durch den Arbeitgeber
� Wegen §32 Abs. 1 BDSG nur bei klarer Trennung von dienstlichen und privaten Daten für das Auslesen der dienstlichen Daten vom privaten mobilen Endgerät zulässig
� Vorsicht: Es drohen Straftatbestände z.B. §206 StGB bei fehlender Trennung sowie ggf. Schadensersatzansprüche des Arbeitnehmers
� Liegt keine klare Datentrennung vor, bedarf der Zugriff einer vertraglich vereinbarten Regelung und der ausdrücklich erklärten Einwilligung des betroffenen Mitarbeiters
.
Eigentumsrechte an den Daten
74
� Bei der klassischen BYOD-Regelung ist Arbeitnehmer Eigentümer des
Endgeräts
� Das bringt bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oft Probleme mit sich,
weshalb Herausgabeanspruch vereinbart werden sollte
� Arbeitnehmer ist nach § 667 BGB bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zur
Herausgabe der dienstlichen Kontakte/Daten auf dem Endgerät verpflichtet
04 Fazit<docid>
Fazit
76
� Home Office und BYOD sind moderne Formen der Arbeitsorganisation,
sodass sich das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber auf dem Arbeitsmarkt
zeigen kann
� Es bedarf umfassender Regelungen, um den hohen rechtlichen
Anforderungen gerecht zu werden
� Besondere Beachtung bei Gestaltung der Nutzungsregelungen gebührt dem
Informations- und Datenschutz
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