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Öffentlich 05.09.2017 © 2017 expenseBrain GmbH. All rights reserved.
intelligente End-to-End Lösungen Travel Management in der Cloud
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expenseBrain- Wir stellen uns vor
Cloud- gut oder böse?
Wie Sie sich richtig entscheiden
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Agenda
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expenseBrain GmbH Über uns
© 2017 expenseBrain GmbH. All rights reserved. 3 05.09.2017
expenseBrain GmbH Gesellschafter: Michael Zwickl, Öhringen DE
travelBrain GmbH, Dietikon CH Geschäftsführer: Michael Zwickl Standort: DE-74613 Öhringen Team: 4 festangestellte Mitarbeiter, 12 freie Mitarbeiter
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! Application Management ! 1st / 2nd / 3rd Level Support ! outsourced Services
! Design Prozesse und Architekturen ! Globale Templates ! Evaluation geeigneter Produkte ! Erstellung von Business Cases ! RFIs/ RFPs
! Implementierungen ! Projektmanagement ! Change Management ! Testing, Training, Roll
Outs
! Reiserichtlinien ! Prozesse ! Systeme ! Schnittstellen
Optimieren
Betreiben
Planen
Bauen
expenseBrain GmbH FÜR WAS STEHEN WIR?
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Geschäftsreisen Reisebuchung Reiseabrechnung
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Agenda
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expenseBrain- Wir stellen uns vor
Cloud- gut oder böse?
Wie Sie sich richtig entscheiden
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Sie haben keine andere Wahl. Reisebuchung ist Cloud. Seit 1971.
Moderne Systeme zur Reiseabrechnung sind Cloud. Seit 2000.
Innovation findet seit Jahren nur noch in der Cloud statt. Wie lange wollen Sie noch warten? Und worauf? Ach übrigens: Ihre Daten sind schon da…
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Wir helfen Ihnen beim Weg in die Cloud
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VDR Geschäftsreiseanalyse 2017/17 weiter steigende Reiseaktivität
bei steigenden Ausgaben hohe Preissensibilität bei Flügen neue Herausforderungen durch
vernetzte Digitalisierung, Shared Economy, Social Media
verstärktes Augenmerk auf Sicherheit und Traveler Tracking
mobile Anwendungen setzen sich durch
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ausserdem… Kontrolle interner Richtlinien und
wechselnder gesetzlicher Vorgaben Integration in andere
Anwendungen (HR/FI) verkürzte Durchlaufzeiten Bessere Revisionssicherheit Definierte Verantwortlichkeiten
und Kompetenzen im Unternehmen besserer Überblick über alle
Reiseaktivitäten im Unternehmen
Aber warum das Ganze?
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Cloud Computing ist hauptsächlich die Innovation eines Geschäftsmodells und steht in Europa immer noch erst am Anfang
Stark wachsende Nutzung für die kommenden Jahre prognostiziert
Cloud Computing wird Unternehmen und die Arbeitsweise der Mitarbeiter verändern
Rasanter Umbruch bei bestehenden Architekturen und Konventionen
Konkrete Chancen stehen beherrschbaren Risiken gegenüber
Cloud Computing kurz erklärt
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Verdrängung/ Konsolidierung auf dem Anbietermarkt
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IT Systeme sichern
Klare Sicherheitsmaßnahmen
Daten verantwortungsbewußt verwenden
Schriftliche Zusagen
Klare Definition der Anforderungen und Service Level
Klares Verständnis der eigenen (Kern-) Kompetenzen
Jederzeit umfassende Information, auch für Anwender
Cloud Computing So wird‘s ein Erfolg
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Agenda
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Wie Sie sich richtig entscheiden
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Trend: Digitalisierung
Reisebuchung und Reisabrechnung erfordern heute immer noch viele manuelle Schritte Intelligente Anwendungen werden künftig Erfassung und Verarbeitung beschleunigen, beispielsweise durch Spracherkennung, geobasierte Daten und optische Belegerfassung mit Texterkennung. Die Anzahl der Interaktionen wird deutlich sinken, der Komfort für die Anwender wird wesentlich höher. „unerwartete“ Anwendungen, wie like Outlook oder Salesforce CRM, werden Prozesse für Reisebuchung und –abrechnung unterstützen und Daten integrieren Papierbelege werden weniger. Elektronische Rechnungen werden von TMC, Hotel, Tankstelle und anderen per Mail versendet, oder bei Kartenzahlung direkt per App verfügbar sein. Optische Archivierung wird zum Standard, Papierbelege werden sofort vernichtet werden können. Nachfolgende Prozesse wie Umsatzsteuer Erstattung werden vereinfacht und automatisiert.
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Trend: Personalisierung
Heutige Anwendungen stehen mehr und mehr auf mobilen Geräten bereit, die einer Person zugeordnet sind. Auf diesem Gerät sind viele persönliche Daten und Präferenzen vorhanden – und können dazu benutzt werden, Geschäftsprozesse zu unterstützen:
Erfassung von Kartenzahlungen/ Mobile Payments für die Reiseabrechnung Erfassung von PKW Fahrten mit elektronischem Fahrtenbuch und Integration zur Reiseabrechnung Versand personalisierter Reisehinweise und Warnungen unter Verwendung des Standorts Traveler Tracking Angebot über Mitfahrgelegenheiten und Mitreisende unter Verwendung von Echtzeit Daten Suche nach Hotels in der Umgebung Stauinfo/ Verkehrslage vor der Anreise zum Flughafen
Technologie wird wesentlich intelligenter werden und den Reisenden bei allen Aktivitäten unterstützen.
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Toll. Aber was können wir tun?
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Neue Lösung erforderlich?
• Default: Cloud • On-prem nur bei starken
gesetzlichen oder internen Gründen (öffentlicher Dienst…) oder wenn’s gar nicht anders geht
SAP on-prem vorhanden
• Default: Abwarten. Zukucken. immer noch ein gutes System, aber mit Schwächen.
• Wechseln Sie in die Cloud, wenn grössere Investitionen für Anpassung oder Betrieb erforderlich wären
Eine Entscheidungshilfe
Online Booking vorhanden?
ja
Concur Amadeus cytric andere
nein Reiseabrechnung?
andere Excel/ Papier
SAP Concur
SAP FI-TV
SAP CFTE
Erweiterung auf E2E keine Aktion
ab sofort bis ca. 2018: AeTM Migration zu
Amadeus cytric Travel & Expense Ende
Mitte 2019
Wartungsmodus Support
Ende vsl 2025
Systemwechsel prüfen
Erweiterung/ Einführung E2E prüfen
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Anbieterübersicht Nach Vorauswahl – alle Leistungsbereiche
multinationale Kompetenz (Leistungsträger, Steuerrecht, etc.) Integrationsfähigkeit Online-Booking & Travel Expense Integrationsfähigkeit HCM/ FI Mobile Anwendungen
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Fazit Booking
Anbieter
Vorläufige
Bewertung
Markt-segment Pro & Cons, Kommentar
****+ Medium Large
Marktführer Booking in DE/ EU, etablierter Prozess und Buchungserfahrung, viele Direct Connects und globale Wachstumsstrategie durch Ownership von Amadeus
**** Large Open Booking Philosophie erschwert Steuerungsmöglichkeiten, Schwächen im Genehmigungsprozess
**** SME
Verstärkte Marktpräsenz in DE, interessante Door-to-Door Funktionalität, neues Reisekostenmodul als End-to-End Lösung. Von Eigentümer AMEX als KMU positioniert
**** SME Relativ neuer Player in DE, starker Hintergrund in FR, trägt KDS-Gene in sich. KMU Lösung
****+ Medium Large
Solider Markterfolg in DE, ausgereiftes Konzept. Direct connects, Reisebüro Integration und Fuhrparkanbindung heben Onesto ab, Internationalität kritisch zu prüfen.
** Large Starker Focus auf US-Markt, keine nennenswerten Referenzkunden in DACH
Kurzbewertung Online Buchung
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Fazit Expense I
Anbieter
Vorläufige
Bewertung
Markt-segment Pro & Cons, Kommentar
****+ Medium Large
Globale Strategie, zahlreiche Länderversionen. In vielen Ländern schon heute einsatzfähig, schnelle Weiterentwicklung erwartet.
****+ Large
Marktführer im End-To-End Travelmanagement, Innovationsgetrieben, durch SAP-Ownership zunehmende Integrationstiefe zu erwarten. Geringe Flexibilität in Konfiguration und Erweiterungen, Audit Funktion verbesserungsfähig
*** SME Verstärkte Marktpräsenz in DE, geringe Kompetenz für Reisekostenabrechnung DE, keine globalen Versionen verfügbar.
*** SME Geringe Kompetenz für Reisekostenabrechnung DE, keine globalen Versionen verfügbar.
****+ Medium Large
ChromeRiver: moderne Architektur, hohe Flexibilität, gute Leistungsfähigkeit für Implementierung und Support, Anbindung Booking anderer Anbieter möglich und offen
***+ SME MobileExpense: gutes Produkt, einfache Oberfläche. Starker Focus auf EU
Kurzbewertung Reisekostenabrechnung
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System Option
voll integriertes System for Buchung und Abrechnung kundenspezifische Erweiterungen teilweise unterstützt
Amadeus eTravel wird migriert zur neuen strategischen Lösung Amadeus cytric Travel & Expense Redesign 2017 in Umsetzung Eine klare globale Strategie und eine Roadmap mit interessanten Funktionen werden gerade von Amadeus umgesetzt.
Empfehlung: Prüfen Sie die Erweiterung auf End-to-End, wenn Sie bereits cytric für die Buchung einsetzen Aktivieren Sie die Reiseabrechnung
Prüfen Sie den Einsatz in weiteren Ländern Timeline: ab 6 Wochen für einzelne Länder, ab 2-3 Monaten für bis zu 6 Ländern
Kosten: gemäss Vereinbarung mit Anbieter, plus interne Kosten für Projekt Management
FINASS ist offizieller Reseller von Amadeus cytric & Expense
Amadeus cytric Travel & Expense
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Design 2017
Amadeus cytric Travel & Expense
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System Option:
voll integriertes System für Buchung und Abrechnung kundenspezifische Erweiterungen werden nicht unterstützt
Concur ist eines der führenden Systeme am Markt mit hohem Innovationsgrad Concur Travel basiert auf der Idee von „open booking“ – aus unserer Sicht kann die Kontrolle der Richtlinien damit
erschwert sein, bei einigen Anbietern können sich Schwierigkeiten ergeben. Bei Integration Antrag und Buchung werden je nach gewählter Möglichkeit nicht alle Genehmigungs-Optionen unterstützt Die Funktionen zur Belegprüfung verfügen teilweise über Einschränkungen Die Concur Projekt Methodik ist stark standardisiert.
Ein kundiger Projektleiter und vorherige sorgfältige Abstimmung der Anforderungen auf Kundenseite werden empfohlen. Immer noch keine voll funktionierende SAP HR/ FI Integration
Empfehlung: Vergleichen Sie Concur mit mindestens einem weiteren Produkt Bewerten Sie Funktionen für Buchung und Abrechnung in Relation zu den Kosten
Timeline: 4 Monate per Roll-Out mit bis zu 4 Ländern Kosten: gemäss Vereinbarung mit Anbieter, plus interne Kosten für Projekt Management
FINASS ist offizieller Partner von Concur
SAP Concur
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Design 2017
Concur
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Kundennutzen
* Knowledge Base u.a.: Aberdeen/ Concur 2013: Automating Expense Management
Aberdeen/ AMEX 2010: Expense Management AT Kearney/ AMEX 2008: CHFopean Expense Management ACTE/ Amadeus 2007: Beyond Savings… Aberdeen/ AMEX 2007: Expense Management Automation KPMG/ AMEX 2004: Aufgaben … im Kostenmanagement Deloitte/ SAP 2003: Increased Value Through Optimization… PWC/ IFAO 2001: Business Travel eProcurement
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10.000 Reisen… Konservativ Progressiv
…können sparen * 1.115.000 CHF 2.750.000 CHF
Integriertes Travel Management in Zahlen
" Wie geht das? © 2017 expenseBrain GmbH. All rights reserved. 21 Öffentlich 05.09.2017
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Ein fiktives Rechenbeispiel
05.09.2017 © 2017 expenseBrain GmbH. All rights reserved. 22
Kundennutzen pro Jahr Konservativ Progressiv Annahme
Prozesskosten minus 30 bis 54 % 230.000 CHF 560.000 CHF Minus 23 bis 56 CHF pro Reise
TMC Einsparung durch OBE Nutzung 175.000 CHF 300.000 CHF Minus ca. 35 CHF pro Buchung, Nutzung 50% - 85%
Prüfstelle 24.000 CHF 30.000 CHF 100% Prüfung systemunterstützt, minus 1 FTE
Automatisierte Prüfung 30.000 CHF 36.000 CHF Risk based sampling: 14 % bei gleicher Qualität minus 1 bis 2 FTE
VAT reclaim Inland 105.000 CHF 210.000 CHF 50% aller Reisen Inland, im Schnitt 350 CHF ,
VAT 15% (nicht alle Belege erstattbar) 40 % bis 80 % aller Belege
VAT reclaim EU 63.000 CHF 126.000 CHF 30% aller Reisen EU, im Schnitt 350 CHF , VAT 15% - 30 % to 60 % aller EU Belege
Compliance 385.000 CHF 660.000 CHF Minus 7% to 12% der Gesamtkosten
Verbesserter Einkauf 206.250 CHF 825.000 CHF Minus 5% bis 20 % der Reiseleistungen
Total Business Benefit 1.114.250 CHF 2.747.000 CHF Per 10.000 Reisen!
Basis: Papierprozesse Buchung und Abrechnung
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Vielen Dank! Zeit für Ihre Fragen… Michael Zwickl – Finass Workshop - 05.09.2017
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www.expensebrain.de
Öffentlich
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Nur mit schriftlicher Genehmigung only with written consent
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