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Post on 01-Feb-2021
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eGeneral Studies: Projektmanagement
Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software
Kapitel 8: Projektpraxis
Dr. Mey Mark Meyer parameta Systeme & Lösungen GmbH
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eGeneral Studies: Projektmanagement
Übersicht der Lerneinheit
Episode 1: Einsatz von Software Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Episode 3: Diskussion
8. Kapitel: Projektpraxis Dr. Mey Mark Meyer
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eGeneral Studies: Projektmanagement
Lernziel 1: Sie lernen, welche Rolle Stakeholder bei der Auswahl von Projektmanagement-Software spielen. Lernziel 2: Sie kennen Phasen bei der Auswahl und Einführung von Projektmanagement-Software. Lernziel 3: Sie können Anforderungen und Filter für die Auswahl geeigneter Projektmanagement-Software formulieren.
8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Dr. Mey Mark Meyer
Lernziele der Episode 2
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eGeneral Studies: Projektmanagement
Vorüberlegungen
Was vor der Auswahl geklärt werden sollte.
Top-Management-Unterstützung
Klarer Nutzen
Es gibt ein Projekt. Mit Zielen, Zeit und Budget
1
2
3
3 Dinge, die klar sein müssen!
8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Dr. Mey Mark Meyer
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eGeneral Studies: Projektmanagement
Stakeholder sind wichtig!
Wir wollten es nie allen Recht machen!
8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Dr. Mey Mark Meyer
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eGeneral Studies: Projektmanagement
1. Hauptsatz des Stakeholder-Managements
Foto: © Günter Menzl - Fotolia.com
8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Dr. Mey Mark Meyer
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eGeneral Studies: Projektmanagement
2. Hauptsatz des Stakeholder-Managements
8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Dr. Mey Mark Meyer
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eGeneral Studies: Projektmanagement
Die Stakeholder-Falle
Foto: © Günter Menzl - Fotolia.com
Die wichtigsten Stakeholder haben nie Zeit! (1. Hauptsatz der Software-Auswahl)
Niemand will einen Basisplan! (2. Hauptsatz der Software-Auswahl)
Kurze Anforderungs-Erhebung schnell und scheinbar effizient - Stakeholder verschieben das Thema auf später - Vermeintlicher Konsens ermöglicht zügiges Vorangehen - Lücken werden durch das Auswahlteam „gefüllt“
Erwartungen fallen in der Regel auseinander.
8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Dr. Mey Mark Meyer
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eGeneral Studies: Projektmanagement
Stakeholder richtig einbinden
8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Dr. Mey Mark Meyer
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eGeneral Studies: Projektmanagement
Was ist zu klären?
Das Top-Management bringt sich in den Prozess ein.
Das Problem für die Lösung „Software“ ist bekannt (Nutzen).
Zeitrahmen und Budget sind ausreichend, Ziele klar.
Ein Kernteam für die Anforderungsermittlung steht.
Stakeholder setzen sich mit ihrer Projektmanagement-Zukunft auseinander.
Es ist klar, ob die Auswahl oder die Einführung das Ziel ist.
8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Dr. Mey Mark Meyer
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eGeneral Studies: Projektmanagement
Softwareauswahl Schritt für Schritt oder Die Auswahl ist Teil der Einführung (1)
Der Gesamtprozess
Anforderungen Auswahl Einführung Etablierung
Nutzen-Revision
Unterstützung und laufende Qualifizierung
Feedback-Prozess
Anforderungsworkshops
Standort-Bestimmung / Kick-Off
Anbieterpräsentationen
Ausschreibung und Auswertung, Shortlist
Produktrecherche, Longlist
Auswahlentscheidung
Verträge
Teststellungen
Rollout-Phasen 1..n Planung / Begleitung
Pilotphase
Einführungsplanung
IT-Projektabschluss
Evaluation und Betriebsplanung PMO
Anforderungs-dokumentation
Methoden, Prozesse, Organisation
8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Dr. Mey Mark Meyer
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eGeneral Studies: Projektmanagement
Softwareauswahl Schritt für Schritt oder Die Auswahl ist Teil der Einführung (2)
Wichtig: Die Auswahl
Anforderungen Auswahl
Anforderungsworkshops Technische Anforderungen im Kernteam, fachliche Anforderungen der Stakeholder, Moderation von Prioritätskonflikten
Standort-Bestimmung / Kick-Off Dokumenten-Analyse, Workshop (1 oder 2 Tage), PPM-Anamnese (klein, mittel, groß)
Anbieterpräsentationen Drehbuch (Anwendungsfälle), Organisation, Moderation, fachliche Moderation, Nachverfolgung, Feedbackanalyse
Ausschreibung und Auswertung, Shortlist Ausschreibungsberatung, Ausschreibungs-Übernahme
Produktrecherche, Longlist PM-Software-Datenbank, Longlist auf Erfahrungsbasis, Marktstudien-Filter, Webcasts für Schlüsselanforderungen
Auswahlentscheidung Entscheidungsvorlagen, Moderation
Verträge Inhaltliche Beratung zu Lizenzen / SLA
Teststellungen Testfälle, Bereitstellung von Test-Räumen, Test-Betreuung, Anforderungs-Nachverfolgung, eigene Tests, Referenzbesuche
Anforderungsdokumentation Anwendungsfälle, Anforderungsliste, prozessorientierte Anforderungsliste, Änderungsmanagement, Redaktion
Methoden, Prozesse, Organisation Identifikation offener Punkte, Umsetzungsplanung, Fachberatung, Organisationsentwicklung
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8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Dr. Mey Mark Meyer
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eGeneral Studies: Projektmanagement
Softwareauswahl Schritt für Schritt oder Die Auswahl ist Teil der Einführung (3)
Noch Wichtiger: Die Einführung
Etablierung
Rollout-Phasen 1…n, Planung / Begleitung Phasenplanung, Anwenderschulungen, anwendungsorientierte Produkt-Dokumentation, Anwender-Coaching
Einführungsplanung Funktions- und Anwender-Stufen, Terminplanung, Projektmarketing, Konfigurations-Projektkoordination, Schnittstellen
Nutzen-Revision Regelmäßige Reviews der Software-Nutzung, Abgleich mit den Einführungs-Zielen, Justierung
Unterstützung und laufende Qualifizierung Begleitende Schulungen, FAQ, Anwender-Austausch, Fach-Coaching
Feedback-Prozess Anwender-Befragungen, Issue-Management, transparentes Verbesserungsmanagement
Evaluation und Betriebsplanung PMO Gesamt-Feedback, Maßnahmenplanung, Projektmarketing, Übergabe an PMO, Betriebskonzept
Pilotphase Testfall-Koordination, Dokumentation, Anwender-Support, Feedback-Integration, Schulungsbegleitung, Issue-Management mit Hersteller
Plan
ung
Rol
l-Out
und
Bet
riebs
über
gabe
Betri
eb
Einführung
Abschluss IT-Projekt Zusammenstellung der Dokumentation, Zielerfüllungs-Abgleich, Abgrenzung offener Punkte, Entlastung der Projektleitung
8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Dr. Mey Mark Meyer
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eGeneral Studies: Projektmanagement
Das (geheime) Spiegelprojekt
IST
SOLL
Auf
wan
d
Nutzen
IT-Projekt + Methodik
Ressourcenprobleme Fachliche Hindernisse Persönliche Widerstände Politische Widerstände Lokale Rationalitäten
Auf
wan
d?
Nutzen?
Organisationsprojekt
8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Dr. Mey Mark Meyer
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eGeneral Studies: Projektmanagement
Simultan oder sequentiell?
IT-Projekt + Methodik
Organisationsprojekt
Zeit
Tool = Lösung
Zeit
IT-Projekt + Methodik
Organisationsprojekt
Tool = Ausgangspunkt
Längere Anforderungsphase Lastenheft der Gesamtorganisation Klares Bild der Zukunft Erfolgsfaktoren werden deutlich Frühes Scheitern möglich
Schnellere Auswahl, frühere Installation Mut zur Lücke Verhandlungsmasse fehlt / Iterationen Dauert in der Regel insgesamt länger In der Regel höherer Ressourcenaufwand
8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Dr. Mey Mark Meyer
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eGeneral Studies: Projektmanagement
Was bedeutet das für den Prozess?
Anforderungen Auswahl Einführung Etablierung
Nutzen-Revision
Unterstützung und laufende Qualifizierung
Feedback-Prozess
Anforderungsworkshops
Standort-Bestimmung / Kick-Off
Anbieterpräsentationen
Ausschreibung und Auswertung, Shortlist
Produktrecherche, Longlist
Auswahlentscheidung
Verträge
Teststellungen
Rollout-Phasen 1..n Planung / Begleitung
Pilotphase
Einführungsplanung
IT-Projektabschluss
Evaluation und Betriebsplanung PMO
Anforderungs-dokumentation
Methoden, Prozesse, Organisation
Die Auswahl ist das Fundament der Einführung. Technisch, Methodisch, Organisatorisch
8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Dr. Mey Mark Meyer
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eGeneral Studies: Projektmanagement
Anforderungen & Filter
Ker
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Filter
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Anforderungsworkshops
Standort-Bestimmung / Kick-Off
Anbieterpräsentationen
Ausschreibung und Auswertung, Shortlist
Produktrecherche, Longlist
Auswahlentscheidung
Verträge
Teststellungen
Anforderungs-dokumentation
Methoden, Prozesse, Organisation
8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Dr. Mey Mark Meyer
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eGeneral Studies: Projektmanagement
Zusammenfassend
Die Softwaresuche ist wegen der vielen Interessen komplex.
Die Organisation muss dem technischen Projekt folgen können.
Die Beteiligten diskutieren mit – in ihrem Kompetenzbereich.
Auswahl und Einführung sind nicht zu trennen. Eventuell hilft Erwartungsmanagement.
8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Dr. Mey Mark Meyer
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eGeneral Studies: Projektmanagement
1. Die Auswahl geeigneter Projektmanagement-Software erfolgt anhand verschiedener Schritte. Erläutern Sie, anhand welcher Methoden die Anforderungen erhoben und priorisiert werden können.
2. Welche Aspekte des Projektmanagements sollten bei der Anforderungs-analyse hinsichtlich des Einsatzes von Projektmanagement-Software besondere Berücksichtigung finden?
3. Wovon ist es abhängig, welche Anforderungen an die Projektmanagement-Software gestellt und von dieser auch gelöst werden können?
Aufgaben für das Selbststudium
8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Dr. Mey Mark Meyer
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eGeneral Studies: Projektmanagement
Referent
www.parameta.de www.PM-Software-Report.de
8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von Projektmanagement-Software Dr. Mey Mark Meyer
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eGeneral Studies: Projektmanagement
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
In Kooperation mit
Forschungsgruppe Innovation und Kompetenztransfer
8. Kapitel: Projektpraxis • Episode 2: Auswahl von PM-Software Dr. Mey Mark Meyer
Kapitel 8: Projektpraxis�Übersicht der LerneinheitLernziele der Episode 2VorüberlegungenStakeholder sind wichtig!1. Hauptsatz des Stakeholder-Managements2. Hauptsatz des Stakeholder-ManagementsDie Stakeholder-FalleStakeholder richtig einbindenWas ist zu klären?Softwareauswahl Schritt für Schritt oder�Die Auswahl ist Teil der Einführung (1)Softwareauswahl Schritt für Schritt oder�Die Auswahl ist Teil der Einführung (2)Softwareauswahl Schritt für Schritt oder�Die Auswahl ist Teil der Einführung (3)Das (geheime) SpiegelprojektSimultan oder sequentiell?Was bedeutet das für den Prozess?Anforderungen & FilterZusammenfassendAufgaben für das SelbststudiumReferentVielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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