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Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team

Die Allgemeinen Bestimmungen – Common Provisions

Teil 3: Aufgaben der Teilnehmer, Projektänderungen, Partnerverträge

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Teilnehmer am Projekt

Zuschuss-empfänger

Ko-Finanzierer

EU-Kommission

Monitoring Team

Partner 3

Partner 2

Partner 1

Lieferant

Unterauftrag-nehmer

Lieferant

Unterauftrag-nehmer

Offene BuchhaltungVerwertungsrechteSelbstkosten

VerantwortungEU-Kommunikation

€uro

LeistungenProdukte

Marktpreise

Verwertung

€uro / Auskunft

Rat (unverb.)

Projekt-Umsetzung

Berichte

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• ist rechtlich und finanziell alleine verantwortlich gegenüber der

Kommission

• erhält Zuschuss auf sein Konto, und ist ggf. verantwortlich für die

Weiterverteilung der Mittel

• erstattet Bericht, d.h. ist verantwortlich für Berichte

• ist direkt [und maßgeblich] an technischer Durchführung beteiligt

• führt ein analytisches Buchhaltungssystem

• leistet finanziellen Beitrag

• schließt Verträge mit Partnern [siehe unten]

• ist für Ergebnisverbreitung verantwortlich (Art. 17)

Zuschussempfänger (CP Art. 4)

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Partner (CP Art. 5)

• ist an technischer Durchführung beteiligt

• leistet finanziellen Beitrag

• setzt nur tatsächliche Mittelflüsse an (z.B. Bruttolöhne anstelle

von marktüblichen Tagessätzen)

• legt Belege offen für Zuschussempfänger / Kommission

• führt ein analytisches Buchhaltungssystem

• schließt Vertrag mit Zuschussempfänger

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Fördernehmer + Partner

CP Art 17

• Fördernehmer (Zuschussempfänger) und Partner sind Besitzer aller

Dokumente, der (patentierbaren) Erfindungen sowie des Know-

Hows, welche im Projekt erarbeitet wurden

• Fördernehmer stellt Dokumente, Patente und Fachkenntnisse in der

Gemeinschaft zu nicht diskriminierenden und angemessenen

geschäftlichen Bedingungen zur Verfügung, sobald sie verfügbar

sind.

• Letzteres gilt bis 5 Jahre nach Ende des Projektes

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Unterauftragnehmer (CP Art. 6)

• erbringt zeitlich befristete Fremdleistungen für Zuschussempfänger

oder Partner

• leistet keine finanzielle Beteiligung

• kann marktübliche Tagessätze abrechnen

• hat keinen Anspruch auf Projektergebnisse

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Ko-Finanzierer (CP Art. 7)

• steuert finanzielle Mittel zum Projekt bei

• darf nicht direkt an technischer Durchführung des Projektes beteiligt

sein

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Das Monitoring Team

– ist unabhängig von den LIFE Projekten und von der

Kommission

– kann keine rechtsverbindlichen Auskünfte erteilen

– ist nicht ermächtigt, Entscheidungen im Namen der

Kommission zu treffen

– ist nicht in die Verwaltung der Finanzmittel eingebunden

– unterliegt Geheimhaltungsbestimmungen

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Ergebnisverbreitung (CP Art. 17)

• Zuschussempfänger und/oder Partner sind Eigentümer der Ergebnisse (Schriftstücke, Kenntnisse, Erfindungen...)

• Sie stellen diese Ergebnisse zu „nicht diskriminierenden und fairen Bedingungen“ der Gemeinschaft (innerhalb EU) zur Verfügung, bis 5 Jahre nach Projektende.

– Werden z.B. Ergebnisse gegen das Interesse anderer nicht oder nur intern umgesetzt, so kann die Kommission die Fördermittel zurückverlangen.

– Der Zuschussempfänger darf aber durchaus die Ergebnisse verkaufen (zu fairen Preisen).

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Personal Costs

Actual, gross salary and actual yearly number of worked hours are base for calculation of the hourly rate.

Time sheets have to be documented on a daily basis.

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Rechnungsprüfung

• Finanzbericht muss durch unabhängigen Rechnungsprüfer

bestätigt werden, im Falle dass..

– EU Beitrag >= €500,000

– Endzahlung >= €150,000

– Vorschusszahlung >= €750,000 pro Finanzjahr

• Der Bericht des Rechnungsprüfers muss bestätigen, dass der

Finanzbericht im Einklang mit der nationalen Gesetzgebung und

den Buchhaltungspraktiken steht sowie die CP des LIFE

Programms erfüllt sind

CP Art. 27

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Dissemination of Results

1. Medienarbeit (CP §16.1)

2. Web Seite (CP §11.7)

– Englische Version – und zusätzliche Sprachen?

– INTERESSANT für den Besucher!

3. Logo (CP §16)

4. Audiovisuelles Material (CP §18.1)

5. Informationstafel (CP §16.3)

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Vertragliche Verpflichtungen

6. Veranstaltungen (CP §16.5)

7. "Layman's report" (CP §11.4)

8. "After LIFE Communication Plan"

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Projekt -Änderung

Wesentliche Änderung ?Bei Unsicherheit Monitoring Team

fragen.

Antrag auf Änderung Monitoring Team informieren

JA NEIN

Genehmigung Ja/Nein Erwähnung im

nächsten Bericht

Begutachtung durchKommission

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Vorgehen bei Wesentlicher Änderung• Liegt tatsächlich eine wesentliche Änderung vor? (Art. 13)

• Abstimmung mit MoT und Kommission

• Formloser Antrag muss eingereicht werden sowie alle betroffenen Formblätter mit den Änderungen

• Rechtlich gesehen ergibt sich ein Nachtrag zur Kommissionsentscheidung („Additional Clause“).

• Änderungsanträge erst einreichen, wenn die Änderung in ihrem Umfang klar ist.

• Änderungsanträge bis spätestens 3 Monate vor Projektende einreichen, jedoch wesentlich früher ankündigen.

• Möglichst keinen oder nur einen Änderungsantrag pro Projekt.

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• Änderung ist genau beschrieben.

• Anhang beinhaltet neuen Zeitplan und/oder neues Budget etc. (je nach Änderung) und das neue Budget ist im Vergleich zum alten aufgelistet.

• Geänderte Antragsformulare liegen bei.

• Notwendige Garantien für Erfolg des Projekts (z.B. Genehmigungsbescheid, Vertrag etc.)

Voraussetzung 1 für die Bewilligung: Vollständigkeit

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Voraussetzung 2 für die Bewilligung: Gute Begründung

• Die Ursache der Änderung liegt außerhalb des Verantwortungsbereich des Zuschussempfängers

• Die Probleme wurden in die Hand genommen.

• Der Änderungsvorschlag ist kosteneffektiv.

• Änderung ermöglicht den Erfolg, der ohne Änderung nicht mehr möglich wäre.

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Änderung des Projektzeitraumes

• Änderung des Projektbeginns (Art. 13.2 Abs.1 )

(in der Regel nur, wenn sachlicher Fehler vorliegt, z.B. Entscheidung der Kommission geht später zu als erwartet)

• Verlängerung der Projektlaufzeit (Unterscheidung länger oder kurzer als 6 Monate)

• Beispiel für einen Antrag liegt bei.

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• Änderungen am übergeordneten Ziel sind schwer vorstellbar (Art. 13.2 Abs.1: „nur möglich, wenn das übergeordnete Ziel nicht grundlegend verändert wird“).

• Änderung von Art oder Inhalt der Hauptmaßnahmen und/oder der erwarteten wesentlichen Produkte (Art. 13.2 Abs.2) (Beispiel Membrandach S-House).

Inhaltliche Änderung

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• Änderung an der finanziellen Beteiligung des Zuschussempfängers, der Partner oder der Kofinanzierer. (Art. 13.2 Abs.6: ...der Anteil an der ...Beteiligung beträchtlich...verringert.)

• Eine Erhöhung oder Kürzung bei einer oder mehreren Ausgabenkategorien. (Art. 13.2 Abs.8: 10% - 10.000 € Regelung)

Finanzielle Änderungen

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Rechtliche Änderungen

• Änderung der Rechtsform des Zuschussempfängers und/oder eines Partners (Art. 13.2 Abs. 3)

• Austausch des Zuschussempfängers und/oder Partners (Art. 13.2 Abs 3: nur möglich, wenn neuer Zuschussempfänger/Partner sämtliche Kriterien der Förderwürdigkeit erfüllen, die bei Prüfung des Antrags herangezogen wurden.)

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Fachliche Änderung

• Änderung der fachlichen Rolle des Zuschussempfängers oder

Partners.

Maßnahmen, für die der Zuschussempfänger od. Partner

zuständig ist, werden einem anderen Teilnehmer -

Zuschussempfänger oder Partner zugeteilt.(Art. 13.2 Abs.7: nur

möglich, wenn neue Vereinbarung sämtliche Kriterien der

Förderwürdigkeit erfüllt, die bei Prüfung des Antrags

herangezogen wurden.)

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Partnerverträge (CP Art.4.7)

(Siehe dazu auch den beigefügten Beispielvertrag.)

• Vertrag zwischen Zuschussempfänger und den einzelnen Partnern („Der Empfänger….schließt...alle für die Durchführung der Arbeiten erforderlichen Vereinbarungen...“)

• Es wird ausdrücklich empfohlen, Verträge abzuschließen.

• Allgemeine Regelungen: Finanzen, Gerichtsstand, Verwertungsrechte, Dauer, Ausführungsfristen, Verantwortlichkeiten, Gewährleistung, Geheimhaltung, Rechte an den Ergebnissen etc.

• Definition Start- und Schlusstermin: evtl. abweichend von LIFE-Terminen.

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Partnerverträge

• Die möglichen Schwierigkeiten im Vertrag regeln, nicht den Idealfall.

– Zahlung nur, wenn Leistung erbracht wurde.

– Regelungen für die Nicht-Erfüllung, Qualitätsmängel, Säumniszuschläge.

– Informationspflicht (z.B. Höhe der tatsächlichen Bruttogehälter und nicht nur z.B. „BAT 2a“)

– Regelungen für Eigentum an den Ergebnissen und an der Ergebnisnutzung.

– Schlichtung bei Streitfragen, Mediation

• Stellen Sie sicher, dass die für die Teilnehmer unterzeichnenden Personen auch entsprechend vertretungsberechtigt sind.

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Partnerverträge

• Formulieren Sie die Risikosituation und Motivation jedes Teilnehmers und leiten Sie daraus die Vertragsgestaltung und Problemfälle ab:

– Teilnehmer trägt hohes Risikoz.B. EU-Förderung als Schadensbegrenzung bei riskanter Neuentwicklung oder Scale-Up.Mögliche Probleme: z.B. Projektabbruch, Verzögerungen, Konkurs.

– Teilnehmer trägt mäßiges Risiko z.B. Günstigere Installation einer Anlage neuester Technologie mit Förderung durch EU; Einstieg in ein neues Marktsegment.Mögliche Probleme: z.B. Konzentration auf technische Details,geringes Interesse an Dissemination und EU-Formalien.

– Teilnehmer trägt geringes RisikoAuslastung der Mitarbeiter / Drittmittelforschung.Mögliche Probleme: Effektivität und Qualität der Arbeit.

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Partnerverträge

• Kostennachweise, Offenlegung der tatsächlich gezahlten Gehälter gegenüber Fördernehmer oder – alternativ – gegenüber Kommission. (§4 im Beispielvertrag)

– Kopien von Rechnungen (mit LIFE-Referenz auf Rechnung)

– Korrekt ausgefüllte Finanzdatenblätter (Rechnungsdatum, Bezahldatum, Beschreibung)

– Datenschutzregelungen zu Gehaltsnachweisen

– Zeitnah unterschriebene Stundennachweise

– Was passiert, wenn diese Dinge nicht (rechtzeitig) geliefert werden?

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Partnerverträge• Vertragsstrafen, Säumniszuschläge, Haftung (§6+§11)

Regelungen für den Fall, dass – ein Partner zu spät oder gar nicht liefert– ein Partner nicht die ausreichende Qualität liefert– das Verschulden eines Partner andere Projektteilnehmer behindert– die Kommission bestimmte Leistungen nicht/nur teilweise als förderfähig

anerkennt

• Regelung der Verwertungsrechte, Patente, Lizenzen. Konkurrenzverbot etc. (§8+ §9)

– Wer hat welche Verwertungsrechte? – Bis zu welcher Detailstufe wird veröffentlicht ?– Verpflichtung, bei Veröffentlichungen LIFE -Logo und -Hinweis zu

verwenden– Wie werden ggf. Erträge aus Veröffentlichung bzw. Lizenzeinnahmen

aufgeteilt?

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Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit

Ihr Monitoring Team