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Ein Unternehmen der
Kreditfabrik 2.0 – Digitalisierung als Basis der Wachstumsstrategie eines Full-Service-Dienstleister sStuttgart, 09. Juni 2016
CENIT Filenet/P8 System 209.06.2016
Agenda
Wir über unsDie virtuelle Fabrik der DSGFDienstleistungenDie virtuelle Kredit Fabrik der DSGF
CENIT Filenet/P8 System 309.06.2016
► Die DSGF gehört zu den führenden Dienstleistern für Back-Office-Prozesse in Deutschland und ist Verbundpartner in der Sparkassen-Finanzgruppe
► Die DSGF verfügt über eine große Unabhängigkeit in ihren Entscheidungen, welche aus der breiten Eigentümerstruktur, die ausschließlich aus der Sparkassen-Finanzgruppe besteht, begründet ist
► Die DSGF ist das einzige Unternehmen, welches erfolgreich als Full-Service-Dienstleister ohne Organschaft am Markt auftritt
► Die DSGF ist strategischer Partner der Finanz Informatik, integriert in deren Infrastruktur und wirkt aktiv bei strategischen Neuentwicklungen mit
► Die DSGF bietet ihre Leistungen entsprechend der DSGV-Outsourcing-Standards an
Wir über uns – Die DSGF in der Sparkassen-Finanzgrupp e
Die DSGF ist ein fester Bestandteil der Sparkassen-Finanzgruppe
Der Full-Service-Dienstleister für Back-Office-Proz esse
CENIT Filenet/P8 System 409.06.2016
►…mit mehr als 1.300 Mitarbeitern…
►…bei über 67 Mio € Umsatz…
►…ist die DSGF für mehr als 300 Mandanten…
►…der Full-Service-Dienstleister…− Marktfolge Aktiv− Auslandsgeschäft− Dokumentendigitalisierung
►…an 10 eigenen Standorten…Köln, Dortmund, Dresden, Grafenau, Merseburg, Hamburg, Hannover, München, Nürnberg, Pirna
►…mit 6 regionalen Kooperationen− Sparkasse Holstein, Bad Oldesloe− Sparkasse Paderborn-Detmold, Paderborn − Kreissparkasse Heilbronn, Heilbronn − Sparkasse Freiburg-Nördlicher
Breisgau, Freiburg− MarktService Nord, Hannover− S-Direkt, Halle
* Verbundunternehmen DSGF inklusive DSGF Westfalen (vormals Sparkassendienste Westfalen GmbH)** in Kooperation
− Marktfolge Passiv− €-Zahlungsverkehr− Beauftragtenwesen**
Wir über uns – Daten und Fakten
Der DSGF-Verbund* gehört zu den führenden Dienstleistern für Back-Office-Prozesse in Deutschland…
WERT
− Marktfolge Wertpapiere**
CENIT Filenet/P8 System 509.06.2016
Die virtuelle Fabrik der DSGF
Das Konzept einer standortübergreifenden Produktion der DSGF führt zu Effizienzvorteilen und stärkt dabei die Versorgung der Sparkassen in den Regionen
► Vernetzung
Die DSGF vernetzt bundesweit alle ihre Standorte undBeteiligungen über das OSPN der Finanz Informatikzu einer virtuellen Fabrik
► Zentrale Steuerung
Die virtuelle Fabrik ermöglicht eine zentrale Steuerungund eine Einbindung und effiziente Nutzung allerMitarbeiter-Ressourcen aus allen Standorten
► Industrialisierte Prozesse
Alle Aufträge und Dienstleistungen werden an denStandorten mit gleicher Qualität und Geschwindigkeitsowie konsequent nach dem EVA-Prinzip* ausgeführt
► Know-how
Hohes Expertenwissen z.B. aus der Kreditabwicklungsteht über die bundesweite Vernetzung der virtuellenFabrik an allen Produktionsstandorten und damit auchjeder Sparkasse in ganz Deutschland zur Verfügung
* EVA=Eingang, Verarbeitung, Ausgang
Die DSGF integriert ihre Standorte, Beteiligungen u nd Kooperationen in das Produktions-netz auf Basis des OSPN der FI mit zentraler Steuer ung und industrialisierten Prozessen und schafft damit eine virtuelle Fabrik
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Dienstleistungen – Marktfolge Aktiv
Die zunehmende Standardisierung durch OSPlus Kredit ermöglicht uns eine reibungslose Abwicklung der Marktfolge Aktiv-Prozesse
Die DSGF erreicht unter Berücksichtigung der komple xen rechtl. Rahmenbedingungen und durch eine konsequente Modularisierung eine hoh e Auslagerungsfähigkeit der Aktivprozesse
Leistungen der DSGF:► Kreditsachbearbeitung für alle Kundensegmente und Kreditprodukte► Förmliche und nicht förmliche Immobilienbewertung► Bilanzanalyse für Gewerbe- und Firmenkunden inkl. kompakter oder
ausführlicher Bilanzkritik► Darlehensbuchhaltung► Wohnungsbaufinanzierung► Durchführung von Ratings► Kreditanalyseportal
(Bonitätsprüfung von Adressen des Eigenhandels)
Leistungen der DSGF WERT, Tochterunternehmen der DSGF:► Markt- und Beleihungswertgutachten gemäß BelWertV und PfandBG► Wertaktualisierungen im Rahmen der Überwachung von Werten
gemäß Solvabilitätsverordnung und GroMiKV► Bautenstandskontrollen und Ermittlung von Zustandswerten► Portfoliobewertungen in zeitlich klar definierten Projektstrukturen- und
Abwicklungslaufzeiten zur Schaffung von Deckungsstockmasse ge-mäß BelWertV/PfandBG
Marktfolge Aktiv
Marktfolge Passiv
Auslandsgeschäft
€-Zahlungsverkehr
Dokumentendigitalisierung
Personaldienstleistungen
Beauftragtenwesen
Marktfolge Wertpapiere
CENIT Filenet/P8 System09.06.2016 7
weitere Systeme
Die virtuelle Kredit Fabrik der DSGF
Entgegennahme von Aufträgen, Bearbeitung und Auftragsmanagment
Fachliche Bearbeitung im Bereich Kredit
Workflow Manager (Filenet)
ZDAAuftragseingang/
frühe Digitalisierung
Fachliche Prozess-
Zuordnung (Klassifikation)
Inhalts-erkennung & Daten
Extraktion
Zeitauto
mat
isch
Prozessstraßen
Auftrags-/ Leistungsmonitoring und Kapazitätssteuerung
Einheitliche Mandantenabrechnung und -reporting
Scanning
Fax
OS PlusServicauftrag
fidas
OSPlus (Ereignisse, GPS, …)*
* Automatische Datenvalidierung
Internes Kontrollsystem/ Compliance-Reporting
FrontCollect vDigi
EK AR….
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Die Kredit Lösung der DSGF
Kurze Übersicht über wichtige Design-Themen
► Die virtuelle Kredit-Fabrik erfordert eine Standort-übergreifende Bearbeitung, d.h. alle Auftragsdokumente müssen als PDF/A an den Auftrag „angehängt“ werden
► Die fachliche Arbeit erfolgt in OSPlus, dem Kernbankensystem der Sparkassen, die „Auftragsverwaltung“ erfolgt in Filenet
► Die Filenet Lösung muss folgende OSPlus Themen lösen:– Single Sign-On für die Fachkräfte der DSGF– Abholen von Auftragsinformationen an der Übergabe-Schnittstelle zur
„Marktfolge“– Abholen von Service-Aufträgen in OSPlus, z.B. für Auszahlungen– Archivierung der Dokumente im Zentralen Dokumentenarchiv ZDA der
Sparkasse (delegiert an die vDigi Anwendung der DSGF)► Die Filenet Lösung muss folgende DSGF Themen lösen
– Variable Anzahl von Einzelleistungen - Workflows– Führung von Messgrößen im Hintergrund, z.B. „Wie oft wurde eine
Einzelleistung durchgeführt, „Wie viel Zeit hat eine Einzelleistung benötigt“– Lieferung von Performance Reports an Kunden und an die interne Ressourcen-
steuerung
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Baufinanzierung der DSGF im Überblick
Prozessablauf und Verantwortlichkeiten am Beispiel einer Baufinanzierung
Verträge / UnterlagenStatus-InformationenReject-InformationenQualitäts-InformationenRechnungen
Beratung, Kapitaldienst und Kreditentscheidung
Vertrags-unterzeichnung, Auszahlungsauftrag
Beschluss- und Vertragserstellung
Rücklauf Vertrag/ Sicherheiten, Auszahlung
Kreditpflege/Bestands-bearbeitung
GS + DSGF-Workflow
GPS-Vorgang
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Baufinanzierung der DSGF im Überblick
Prozessablauf in der DSGF am Beispiel einer Baufinanzierung
Beratung, Kapitaldienst und Kreditentscheidung
Vertrags-unterzeichnung, Auszahlungsauftrag
Beschluss- und Vertragserstellung
Rücklauf Vertrag/ Sicherheiten, Auszahlung
Kreditpflege/Bestands-bearbeitung
Beschluss &
Vertragser-
stellung
Vertrags-
rücklauf
DSGF
DSGF Dokumentenbearbeitung
Team(s) Neugeschäft Team(s) Bestand
Mandant
Mit 2 Teams DSS (Scanning) und DOK (Klassifikation)
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DSGF-Workflowsystem Kredit 2.0
Die Benutzeroberfläche der DSGF–> optimale Verzahnung zwischen Workflow, OSPlus und gescannten Unterlagen
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Filenet bei der DSGF
Historische Entwicklung
► Filenet Einsatz bei der transactio (ta) Nürnberg seit 2005 (Filenet NBG)– Zur Durchführung von Dienstleistungsprozessen der ta (keine in den Workflow integrierten
digitalen Dokumente)– Bereitstellung der Lösung PERS für einen externen Personal-Dienstleister inklusive
Archivierung im ParisPlus Archiv der Sparkassen (F-I)– Anwendung für Reject-Verarbeitung zwischen Sparkasse(n) und Dienstleister (TASSY)– PERS Lösung unter Verwendung eines eigen geschriebenen Step Processors im Rahmen
der OpenWorkdesk Benutzeroberfläche– Höchste Filenet Version: 5.1
► Filenet Einsatz bei der DSGF ab 2016– Migration der transactio zur DSGF, Beginn 2015 mit Analyse der Filenet Anwendungen– Entscheidung zum Ausbau des Filenet Systems durch Neu-Installation in Köln (Filenet CGN) – Erhöhung der Lizenzen sowohl für interne wie auch externe Benutzer– Staging: 1 Entwicklungssystem, 1 Produktionssystem (beide verfügbar in 2016), 1 Test- und
Abnahmesystem (verfügbar in 2017)– Filenet Version: 5.2 – Verwendung des Content Navigators als Benutzeroberfläche– Einsatzgebiete: Personal, Kredit, Passiv, DSGF
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Filenet bei der DSGF
Vorhandene Alt-Systemarchitektur des übernommenen Unternehmens
OPEN WORK DESK
FILENETAUSTAUSCH
(ORG-DB)
IBM FILENET 5.1
CE PE
DYN. STEPPROZESSOR
PFLEGE
(ACCESS)
DSGFALFRESCO IBM
� GUI: Alfresco OWD– Step-Prozessor: dynamisch,
Eigenentwicklung– Funktionen: Vorgangsauswahl,-suche,
Scanvorblatt (eForms)� Workflow-Model– Personal-Dienstleistung: 1 WF -> 80+
Prozesse– indirekte Eigenschaftszuweisung über
ORG-DB je Step– Funktionen: Eingabe Auftrag, Bearbeitung
Auftrag, Instant Messaging (Auftrag �> Bearbeitung), E-Mail Versand (Oracle Prozedur), Log/Historienbildung (in ORG-DB), Dokumentzuordnung, Archivierung
� ORG-DB– Steuertabellen Step-Prozessor / eForms– Mitarbeiterdaten, Log/Historienbildung
EFORMS
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Varianten des Filenet Ausbaus auf Version 5.2
Ergebnisse eines gemeinsamen Workshops mit CENIT im Oktober 2015 am Beispiel PERS
► Option 1: Migration des eigenen ta/DSGF Step Processors+ Nur ein Workflow (Wiederverwendung, marginale Anpassungen), geringerer
Abstimmungsaufwand mit Dienstleister, – Step Prozessor ohne Feldvalidierung, kein Standard, eigene Lösung, hoher Pflegeaufwand
in der DB, Daten-Overload (Performance/Last), Änderungen im WF beeinflussen immer alle Prozesse, höheres Risiko & Abnahmeaufwand
► Option 2: Erweiterung des ICN (Content Navigator) Step Processors+ Standard, Transparenz der darzustellenden Felder WF-Design = GUI, bessere Führung
durch Begrenzung auf relevante Felder, Feldvalidierung (Pflicht / optional), weniger Komponenten, keine gegenseitige Beeinflussung bei Prozessänderungen, Performanceverbesserung, geringe ORG-DB Anfragen
– Implementierung fehlende Funktionen im Step Prozessor, mehr Administration (>80 WFs), WF-Konzeption und Abnahmeprozess mit SGZ
► Option 3: Verwendung des Filenet Case Managers + IBM Standard, komfortable Administrations- & Designwerkzeuge, Integrierte Vorgangssuche
/-anlage, Historie/Vorgangsverlauf, Analysetool Case Analyzer vorhanden, Optionale Abbildung teilstrukturierter und Ad-hoc Prozesse (für neue DSGF Use Cases)
– Neubeschaffung Lizenz, Neugestaltung der WF & Views Konzeption und Abnahmeprozess mit dem Kunden, Funktionsumfang Views nicht ausreichend
CENIT Filenet/P8 System09.06.2016 15
Filenet Einsatz in der DSGF
Option 4: Verwendung Content Navigator mit dem EFORMS Step ProcessorEntscheidung der DSGF auf Basis der gemeinsamen Analyse mit Cenit
CONTENT NAVIGATOR
FILENETAUSTAUSCH
(ORG-DB)
IBM FILENET 5.2
CE PE
EFORMS STEPPROZESSOR
DSGFCENIT IBM
� GUI: IBM Content Navigator– Step-Prozessor: statisch, eForms– Funktion: Portierung in ICN
Funktionen
� Workflow-Model– Re-Design der PERS Workflows– Berücksichtigung einiger neuerer
Anforderungen des DL– 1 Master-Workflow, daraus Kopien
und spezifische Anpassungen
� ORG-DB / DB Design– Re-Design der DB Strukturen zur
Unterstützung weiterer fachlicher Themen
– Integration in das DSGF Reporting Framework
PFLEGE
. NET
CENIT Filenet/P8 System09.06.2016 16
Layout des neuen Filenet Systems
2 identische Filenet Systeme 1 und 2
Connection Point
IBM Websphere
Workplace XT/
eForms Step
Processor
Objectstore
PERS
Content
Navigator
Connection Point
IBM Websphere
Workplace XT/
eForms Step
Processor
Objectstore
Kredit
Content
Navigator
Oracle
Connection Point
IBM Websphere
Workplace XT/
eForms Step
Processor
Objectstore
Passiv
Content
Navigator
Oracle
Connection Point
IBM Websphere
Workplace XT/
eForms Step
Processor
Objectstore
DSGF
Content
Navigator
OracleOracle
Citrix Netscaler Load Balancer (System 1)
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Lessons Learned
Beim Aufbau der FileNet-Lösung 5.2
► eForms-Stepprozessor leider noch nicht im Content Navigator integriert– Workplace XT wird noch benötigt, wurde aber schon einmal abgekündigt (wieder
zurückgenommen) => Weitere Entwicklungen seitens des Herstellers?
► Version 5.2 enthielt Probleme, die in Version 5.1 schon gelöst waren– z.B. IE 11 – Kompatibilität (konnte durch Installation von Fixes gelöst werden)
► Datenbankverbindungen können in JDBC-Lookups in eForms nur fest hinterlegt werden (Problem beim Staging)
► Deploymentmanager erfordert noch manuelle Eingriffe► eForms stammt aus 2008 (letzte Version) – Hoffnung auf eine aktualisierte Version
– Z.B. Felder können nicht dynamisch ein- und ausgeblendet werden; Feste Größenbeschränkungen des Formulars; Maximal 5 sichtbare Einträge in DropDowns; die restlichen Einträge sind nur per Scrollbalken erreichbar.
► Alternativen zu eForms derzeit nicht verfügbar (subjektive Einschätzung)– Benötigt wäre eine benutzerfreundliche Möglichkeit grafische ansprechende Formulare (z.B.
auf Basis von HTML 5) designen zu können, die auf dem aktuellen Stand der Technik sind.– ICN-Anpassungen zu aufwändig; der CaseManager ist besser, aber mit Zusatzkosten
verbunden
► Wunsch nach einer besseren Dokumentenintegration (vieles selbst programmiert)
Ein Unternehmen der
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2. Quartal 2016
Unterstützer der
Ulrich Adam
Prokurist
Leiter Prozess- und Qualitätsmanagement & EntwicklungTel: 0221 9900-6197
Fax: 0221 9900-96197
Mail: ulrich.adam@dsgf.deAdolf-Grimme-Allee 1
50829 Köln
Karl-Heinz Werner
Software Architekt
Leiter Entwicklung
Tel: +49 221 9900-1224
Fax: 0221 9900-91224
Mail: Karl-Heinz.Werner@dsgf.deAdolf-Grimme-Allee 1
50829 Köln
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