ksi 2015 programmbeschreibung (26.03.2015).pdf
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Abteilung I/12 - Akkreditierung Austria 1010 Wien | Stubenring 1 | Tel.: +43 (0)1 711 00 - 8261 | Fax: +43 (0)1 711 00 93 - 8261 | DVR 0037257 E-Mail: akkreditierung@bmwfw.gv.at | www.bmwfw.gv.at/akkreditierung Seite 1 von 24
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KSI 2015 Beschreibung 25032015
KSI 2015
Konformitätsbewertungs Stellen Information 2015
1. KSI - Programm
Dieses MS-ACCESS 2002-Programm dient dem Datenaustausch zwischen den
Konformitätsbewertungsstellen bzw. den Sachverständigen und der
Akkreditierungsstelle.
Es wird bei der Erstakkreditierung zur Definition des Akkreditierungsumfangs
und für die Begutachtungen (Erstakkreditierungs-, Überwachungs- und
Wiederholungsbegutachtungen - EA, Ü und RA) benötigt.
Nach erfolgter Freigabe des Akkreditierungsumfangs durch die bestellten
Sachverständigen und nach der Akkreditierung wird dieser Akkreditierungs-
umfang im Bescheid festgehalten. Der akkreditierte
Konformitätsbewertungsumfang bildet dann die Basis für Erweiterungen und
Änderungen, die mit Hilfe dieses Programms der Akkreditierungsstelle gemeldet
werden können.
Das Programm KSI_A02_2015 selbst muss nur einmal installiert werden und
kann in weiterer Folge immer wieder verwendet werden.
Die Daten (Akkreditierungsumfänge) werden in separaten Files abgelegt.
Diese Datenfiles, welche auf KSI_DAT_2015xxxx.mde lauten, müssen sich in
demselben Verzeichnis befinden wie das Programm KSI, wobei xxxx für eine
beliebige Anzahl von Buchstabenkombinationen steht (meist wird die Ident-
Nummer und das Datum angegeben).
Das Datenbearbeitungsprogramm KSI besteht aus 5 Formularen, die nach den
Installationshinweisen und den allgemeinen Hinweisen im Einzelnen beschrieben
werden.
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Hinweis 1: Die Bildschirmauflösung sollte für die optimale Nutzung des
Programms mindestens auf 1024 x 768 eingestellt sein, da die Formulare auf
diese Auflösung ausgelegt sind und nur so ohne Scroll-Balken in der
Vollbilddarstellung genutzt werden können.
Hinweis 2: Alle mittels KSI durchgeführten Änderungen oder Ergänzungen am
Akkreditierungsumfang werden vom Programm unmittelbar protokolliert und
gespeichert und können durch die Konformitätsbewertungsstelle bzw. durch den
Sachverständigen jederzeit wieder rückgängig gemacht werden (Ausnahme:
Änderungen im Datenfeld "Dokumentnummer" bzw. "Messgröße // Messbereich"
können nicht vorgenommen werden, da es sich um ein Schlüsselfeld handelt,
welches eindeutig sein muss. Doppelte Dokumentnummern bzw.
Messgrößen // Messbereiche sind nicht erlaubt, es wird nur ein Datensatz
gespeichert).
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2. Installation
Das Programm KSI_A02_2015 und die per E-Mail übermittelten Back-End-
Datenfiles KSI_DAT_2015xxxx.mde müssen in ein Verzeichnis Ihrer Wahl lokal
auf Ihren Rechner abgespeichert werden.
Rufen Sie den MS-Windows-Explorer auf und starten Sie durch Doppelklicken auf
KSI_A02_2015 das Programm aus dem Installationsverzeichnis (MS-ACCESS
wird automatisch von MS-WINDOWS gestartet).
Beim erstmaligen Aufruf des Programms besteht keine Verbindung zur BE-
Datenbank. Das zugehörige Datenfile muss erst verbunden werden und wird ab
dem zweiten Aufruf automatisch verbunden oder Sie können das gewünschte
Datenfile aus einer Liste auswählen.
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3. Auswahl des Akkreditierungsumfangs
Um einen Datensatz bearbeiten zu können, muss aus der Menüleiste über
"Datei" der Menüpunkt "BE-Daten verbinden" gewählt werden:
Es erscheint entweder ein Formular, in dem keine BE-Datenbanken aufgelistet
sind (dann sind keine KSI_DAT_2015xxxx.mde im Unterverzeichnis des
Programms KSI_A02_2015 vorhanden):
oder es kann aus einer Liste eine BE-Datenbank ausgewählt werden:
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Nach Auswählen des gewünschten Akkreditierungsumfangs und Drücken des
Buttons werden die Daten mit dem KSI-Programm verbunden.
Danach erscheint .
Durch Drücken des Knopfes wird das Datenbearbeitungsprogramm KSI
gestartet und der ausgewählte Akkreditierungsumfang geöffnet.
Hinweis 3: Den Knopf erst dann drücken, nachdem KSI mit der BE-
Datenbank erfolgreich verbunden hat, sonst könnte das Programm abstürzen.
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4. Formulare
4.1 Akkreditierungsumfang
Bei Neuanträgen erscheint ein leeres Formular, das erst mit Datensätzen befüllt
werden muss (siehe Kapitel 4.2 "Neue Dokumente"):
Nach Beantragung bzw. bei bestehenden Akkreditierungen wird der
Akkreditierungsumfang zur Verfügung gestellt (siehe Beispiel):
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4.2 Neue Dokumente
Neue Dokumente können eingefügt, bearbeitet und wieder gelöscht werden.
Der Knopf dient dazu, die Dokumente in der Listenansicht anzuzeigen (gilt
für alle Formulare).
Befehle:
ein neues Norm-Konformitätsbewertungsverfahren kann eingegeben
werden.
ein neues eigenentwickeltes Konformitätsbewertungsverfahren kann
eingegeben werden.
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Beispiel eines ausgefüllten neuen Dokuments:
Alle farbigen Felder müssen ausgefüllt werden, alle anderen Felder dienen der
näheren Beschreibung und sollten nach Möglichkeit ausgefüllt werden.
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Das ICS-Konformitätsbewertungsfachgebiet wird z.B. durch Eintippen von "20."
auf das Kalibrierwesen fokussiert.
Mit dem kann die ICS-Liste heruntergeklappt werden und die passende ICS-
Nummer ausgewählt werden:
Weitere ICS-Fachgebiete können über ausgewählt werden:
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Sonderzeichen (nur bei Kalibrierstellen)
Beim Anklicken eines Sonderzeichens wird dieses als letztes Zeichen im
Datenfeld "Messunsicherheit" angefügt und kann mittels Copy und Paste an die
richtige Stelle in die betreffenden Datenfelder kopiert werden.
Das letzte Sonderzeichen in der Reihe ist ein geschütztes Leerzeichen.
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Der Knopf gibt Anleitung für die Eingabe neuer
Konformitätsbewertungsverfahren.
Durch Drücken von wird die neue Norm/SOP gespeichert.
Mit kann die neue Norm/SOP wieder gelöscht bzw.
bearbeitet werden
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4.3 Geänderte Dokumente
In diesem Formular scheinen die Dokumente auf, die geändert wurden.
Die geänderten Dokumente können bearbeitet werden oder die Änderungen
können wieder rückgängig gemacht werden ( ).
Mit können die getätigten Änderungen nachgelesen werden:
Ausnahme: Wenn Änderungen durch Akkreditierung Austria vorgenommen
wurden, können diese Änderungen nicht automatisch wiederhergestellt werden
und die Änderungen können auch über Log nicht nachgelesen werden (es erfolgt
eine Fehlermeldung). Es können jedoch weitere Änderungen getätigt werden, die
auch wieder angezeigt und zurückgenommen werden können.
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4.4 Zurückgezogene Dokumente
Die Liste zeigt die zurückgezogenen Dokumente. In den Notizen bzw. Bemerkungen wird der Zurückziehungsgrund eingetragen und die bisherigen Notizen/Bemerkungen werden gelöscht. Mit kann der Originalzustand wieder hergestellt, die
Zurückziehung rückgängig gemacht werden. Der Eintrag des
Zurückziehungsgrunds in der Bemerkung wird wieder entfernt, die vorherigen
Notizen/Bemerkungen werden wieder hergestellt.
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4.5 Organisation
Im Formular Organisation sind die relevanten Informationen zur
Konformitätsbewertungsstelle und zum Akkreditierungsverfahren eingetragen.
Hier können Aktualisierungen direkt eingetragen werden. Die farbigen Felder
sind dabei jedenfalls auszufüllen.
Aus dem Menüpunkt kann der gesamte Akkreditierungsumfang
angezeigt und nach Drücken der rechter Maustaste über das Auswahlmenü
"Drucken..." ausgedruckt werden.
Es wird nach Konformitätsbewertungsverfahren alphabetisch sortiert, bei
Kalibrierstellen wird außerdem nach Konformitätsbewertungsfachgebieten
gruppiert.
Mit kann der Akkreditierungsumfang in eine Excel-Tabelle exportiert
werden, um die Daten z.B. im eigenen EDV-System weiterverarbeiten zu
können. Der Knopf gibt Auskunft über die Bedeutung der
Spaltenüberschriften und den Zusammenhang zu den Feldbezeichnungen.
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Nach Eingabe des Datei-Menüpunkts "SV-Kennwort…" erscheint der Knopf
und es können zusammenhängende Konformitätsbewertungs-
verfahren miteinander verknüpft werden:
Zusammengehörende Dokumente können zu einem Konformitätsbewertungs-
verfahren gruppiert werden, indem das Hauptdokument (hier im Beispiel
'OENORM EN 12273') links mit Doppelklick angewählt wird und dadurch nach
rechts oben kopiert wird und anschließend die Subdokumente (hier im Beispiel
OENORM B 3597) links angewählt und durch Drücken des grünen Pfeils nach
rechts verschoben und so zum Hauptdokument ('OENORM EN 12273') dazu
gruppiert werden. Es können auch mehrere Dokumente von links nach rechts
mittels grünen Pfeils zum Hauptdokument gruppiert werden.
Ein Dokument kann auch wieder aus der rechten Liste der Subdokumente
entfernt werden, indem es rechts angewählt wird und durch Drücken des grünen
Pfeils wieder nach links zurückverschoben wird.
Alle so gruppierten Dokumente erhalten dieselbe laufende Nummer, wobei das
Hauptdokument die Nummer in der HD-Spalte und die Subdokumente dieselbe
Zahl in der SD-Spalte bekommen.
Gruppierte Dokumente werden nur einmal gezählt, es vermindert sich daher die
Anzahl der akkreditierten Konformitätsbewertungsverfahren. Die Informationen
über gruppierte Dokumente sind im Organisationsformular angegeben.
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5. Arbeiten mit aktuellen KSI-Daten
siehe Beispiel ausgefülltes Formular Akkreditierungsumfang:
5.1 Akkreditierungsumfang
Auf der linken Seite (blau) ist der aktuelle Akkreditierungsumfang dargestellt,
wie er beantragt, per Bescheid akkreditiert oder durch entsprechende
Rückmeldung durch die Akkreditierungsstelle bestätigt wurde.
Durch Auswählen der gewünschten Norm/ SOP links (linke Maustaste oder mit
Scrolltasten) erscheinen auf der rechten Seite die zu diesem Dokument
gespeicherten Informationen.
Wenn der Text – wie in diesem Beispiel – in roter Schrift erscheint, so handelt es
sich um ein historisches Dokument, welches zurückgezogen oder geändert
wurde.
Amendments sollen nicht in den Akkreditierungsumfang aufgenommen werden,
wenn darin nicht zusätzliche Prüf-, Inspektions- oder Zertifizierungsverfahren
definiert sind, sondern nur die Basisnorm.
Daher werden die Basisnormen der ENs mit dem "alten" Ausgabedatum (als
historisch) angegeben.
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Hinweis 4: Die Kennzeichnung "historisch" in den KSI-Dateien ist informativ und
soll dazu dienen, bei der Begutachtung zu entscheiden, ob diese Norm
beibehalten werden oder durch ein etwaiges anderslautendes
Nachfolgedokument ersetzt werden soll.
Soll eine ältere Ausgabe einer Norm, bei der es gleichzeitig eine gleichlautende
neuere Norm gibt, im Akkreditierungsumfang beinhaltet sein, so muss ein
zusätzliches Dokument in den Akkreditierungsumfang aufgenommen werden,
wobei die Dokumentnummer mit "Doppelpunkt Jahreszahl" dem Ausgabejahr der
älteren Ausgabe ergänzt werden muss (siehe fiktives Bsp.: EN 13450:2002 vom
Dezember 2002 zusätzlich zu EN 13450 vom 01-05-2013)
5.1.1 Spaltenüberschriften im linken (blauen) Bereich
Hinweis 5: Durch Anklicken der Spaltenüberschrift kann nach dieser sortiert
werden (auf- oder absteigend).
DokArt
gibt an, ob es sich um eine Norm (N) oder eine Standard Operating Procedure
(SOP) handelt. Bei Kalibrierverfahren kommen derzeit nur SOPs zur Anwendung.
Norm bzw. SOP mit Zusatzzeichen:
Norm® bzw. SOP® heißt, dass dieses Konformitätsbewertungsverfahren
als Stichprobe vom Sachverständigen geprüft wurde.
>>Norm bzw. >>SOP heißt, dass zu diesem
Konformitätsbewertungsverfahren eine Notiz/Bemerkung eingefügt wurde.
Dokumentnummer
Eindeutige Bezeichnung des Konformitätsbewertungsverfahrens (mit Angabe des
Messbereichs bei Kalibrierstellen)
AMD Änderungsstatus
Leeres Feld bedeutet, dass dieses Konformitätsbewertungsverfahren im
unveränderten Originalzustand gelistet ist.
A kennzeichnet geänderte Dokumente
Z kennzeichnet zurückgezogene Dokumente
N kennzeichnet neu hinzugekommene Dokumente
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5.1.2 Feldbezeichnungen im rechten Bereich (Einzeldatensatz)
Siehe auch HILFE im Formular „Neue Dokumente“ unter "neue SOP"
Folgende Informationen können angezeigt werden:
Aktualisierung zurückgezogen, geändertes Dokument oder neues Dokument.
Bei OriginalKonformitätsbewertungsverfahren wird keine Information
angezeigt.
Art N (Norm) oder S (SOP)
HD Hauptdokument (es wird eine Zahl angezeigt, das wievielte
Hauptdokument dies ist): Dieses Feld ist leer, wenn kein mit diesem Dokument
verbundenes Subdokument existiert.
SD Subdokument (es wird dieselbe Zahl angezeigt wie das
zugehörige Hauptdokument): Dieses Feld ist leer, wenn kein mit diesem
Dokument verbundenes Hauptdokument existiert.
Dokumentnummer bzw. Messgröße // Messbereich
Hier wird die Bezeichnung des ausgewählten Konformitätsbewertungsverfahrens
angezeigt.
überprüftPeri Dieses Datum besagt, wann die letzte Aktualisierungs-PERI-
Überprüfung durch die Akkreditierungsstelle vorgenommen wurde.
Geltungsbeginn Akkreditierte Konformitätsbewertungsverfahren sind mit
Datum versehen, ab wann dieses Verfahren (akkreditiert) angewendet werden
kann.
Meldungsdatum Dieses Datum zeigt an, wann eine Änderung an diesem
Konformitätsbewertungsverfahren gemeldet wurde.
Prüfart Einteilung des Konformitätsbewertungsverfahrens nach
Prüfmethoden bzw. Fachgebieten/ Kategorien
Prüfer Eine hier eingetragene Zahl zeigt an, dass für dieses
Konformitätsbewertungsverfahren ein bestimmter Sachverständiger bestellt
wurde.
SVgeprüft zeigt an, ob dieses Konformitätsbewertungsverfahren von
einem Sachverständigen als Stichprobe begutachtet wurde.
Notizen/Bemerkungen Hier können Hinweise über erfolgte Änderungen und
sonstige wichtige Bemerkungen zu diesem Konformitätsbewertungsverfahren
festgehalten werden.
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5.3 Befehle
Das ausgewählte Konformitätsbewertungsverfahren kann aus
dem Akkreditierungsumfang als zurückgezogen gekennzeichnet werden.
Es erscheint folgendes Formular:
Das Dokument kann ersatzlos gestrichen werden, durch ein Ersatzdokument,
das vorher als neues Dokument eingegeben worden sein muss, ersetzt werden
oder aus anderen Gründen, die im Bemerkungsfeld eingetragen werden müssen,
zurückgezogen werden.
Nach Drücken des Knopfes "ersetzt durch" erscheint eine Liste der neuen
Dokumente, aus der das Ersatzdokument ausgewählt werden kann.
Das Meldungsdatum muss immer ausgefüllt werden.
Die Angaben zu dem Konformitätsbewertungsverfahren können
bearbeitet werden.
Hinweis 6: Diese Schaltfläche wird erst sichtbar, wenn im Menüpunkt
"Datei" "SV-Kennwort…" das Gutachter-Kennwort eingegeben wurde
Der Sachverständige soll diesen Schritt durchführen, wenn er dieses
Konformitätsbewertungsverfahren als Stichprobe bei seiner Begutachtung
geprüft hat. Dabei ist die Kennnummer des Sachverständigen einzugeben.
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Das Konformitätsbewertungsverfahren wird als geprüft gekennzeichnet. Wird
dieser Befehl nochmals durchgeführt, so kann das "SVgeprüft" durch Drücken
der Befehlsschaltfläche "nicht geprüft" wieder rückgängig gemacht werden,
sodass das Konformitätsbewertungsverfahren wieder ungeprüft dargestellt wird.
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6. Menüleiste "Datei" "Fenster" und "?"
6.1 BE-Daten verbinden…
Der Menüpunkt ist unter dem Kapitel "3. Auswahl des Akkreditierungsumfangs"
beschrieben.
6.2 SV-Kennwort…
Nach Auswählen des Menüpunkts "Datei" "SV-Kennwort…" erscheint folgende
Maske:
Es ist das Kennwort "Gutachter" einzugeben.
Nach Bestätigung mit "OK" wird der Befehl zum Setzen des SV-geprüft-
Hakerls und zum Gruppieren von Dokumenten aktiv.
6.3 Datenbank komprimieren und reparieren
Durch Auswahl dieses Menüpunktes kann die Dateigröße des KSI-Programms
minimiert werden.
6.4 Beenden…
beendet das KSI-Programm
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6.5 ?
Drücken des "?" in der Menüleiste zeigt die Info, die auch beim Start kurz
angezeigt wurde, an, in der u.a. auch der Sachbearbeiter der Akkreditierung
Austria aufscheint.
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7. Fehlermöglichkeit
Insbesondere bei Verwendung von MS-Office 2013 kann es beim Start zu Problemen kommen, zB. dass Macros nicht ausgeführt werden. Ein mögliches Problem kann sein, dass die PC-Einstellungen die korrekte Verwendung des Access-Programms verhindern. Für MS-Office 2013 bietet Microsoft folgende Möglichkeiten an: Methode 1: Aktivieren der Datenbank für die aktuelle Sitzung
Wenn Sie diese Methode verwenden, aktiviert Access 2007 die Datenbank, bis Sie die Datenbank schließen. Gehen Sie folgendermaßen vor, die Datenbank für die aktuelle Sitzung zu aktivieren:
1. Klicken Sie auf der Statusleiste auf Optionen.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Office-Sicherheitsoptionen auf diesen Inhalt aktivieren und klicken Sie dann auf OK.
Hinweis: Sie müssen diese Schritte jedes Mal wiederholen, wenn Sie die Datenbank neuerlich öffnen.
Methode 2: Verschieben Sie die Datenbank an einen vertrauenswürdigen Speicherort
1. Bestimmen Sie vertrauenswürdige Speicherorte, in die Sie die Datenbank verschieben können. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:
a. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche und klicken Sie dann auf Access-Optionen.
b. Klicken Sie auf Vertrauensstellungscenter und klicken Sie dann unter Microsoft Office Access-Vertrauensstellungscenter auf Vertrauensstellungscenter.
c. Klicken Sie auf Vertrauenswürdige Speicherorte und verwenden Sie dann eine der folgenden Vorgehensweisen:
• Beachten Sie die Pfade der vertrauenswürdigen Speicherorte, die aufgeführt sind.
• Fügen Sie einen neuen vertrauenswürdigen Speicherort hinzu. Dazu klicken Sie auf neuen Speicherort hinzufügen und geben den Pfad des Speicherorts, den Sie hinzufügen möchten, an.
2. Verschieben Sie die Access 2007-Datenbank an den vertrauenswürdigen Speicherort, den Sie definiert haben.
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8. Fragen
Bei Fragen zum KSI-Programm bzw. bezüglich der Bedienung des KSI-
Programms oder bei Fehlermeldungen wenden Sie sich bitte an den in der
Akkreditierung Austria dafür zuständigen Sachbearbeiter:
Dipl.-Ing. Heinz TÖMBÖL
Abteilung I/12, Akkreditierung Austria
Bundesministerium für Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft
Federal Ministry of Science, Research and Economy
1010 Wien, Stubenring 1
Tel.: +43 (0)1 71100-8261
Fax.: +43 (0)1 71100-938261
mailto:heinz.toemboel@bmwfw.gv.at
www.bmwfw.gv.at/akkreditierung
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