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Post on 05-Apr-2015
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MDS-Überblick für Sie
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KYOCERA MDS – Ihre Outputsysteme im Fokus
MDS = Managed Document Services
„Ganzheitliche Organisation aller Kundenaspekte um das Dokument“
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Die Kostensituation
Quelle: IDC, Juli 2009
90% der Unternehmen kennen die Gesamtkosten eines Dokumentes nicht
Die Unternehmen sehen häufig nur die sichtbaren Kosten
Jedoch sind nur 30% - 40% sichtbare Kosten
MDS spürt verdeckte Kosten auf
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Beispiele für verdeckte Kosten…
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Sind Ihre Arbeitsplätze effektiv organisiert?
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Kennen Sie Ihren Output?
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Fakten um verdeckte Kosten…
34% der Befragten kennen die Größenordnung der gedruckten Seiten nicht
Quelle: IDC, Juli 2009
20% der gedruckten Seiten werden noch am gleichen Tag weggeworfen
Quelle: IDC, Juli 2009
In 19% der Unternehmen erfolgt die Beschaffung der Drucker dezentral in den Abteilungen
Quelle: Dokulife.de, 2009
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Welche Dokumenten-Prozesse können optimiert werden?
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Das sind Organisations-Fakten
Ca. 9,6 Stunden pro Woche verbringt ein Mitarbeiter mit der Suche nach Dokumenten
42% der Mitarbeiter benutzen mind. 1x pro Woche falsche Informationen
Etwa 3-5% der Dokumente sind nicht wieder auffindbar. Diese zu ersetzen kostet ca. 130,- € pro Dokument.
Quelle IDC, Juli 2009
53% der Mitarbeiter glauben, dass weniger als 50% der verfügbaren Informationen richtig sind
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Sind alle Informationen gesichert?
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Wer managed die Output-Flotte?
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Fakten um die IT…
20% aller Hotline-Anrufe sind Drucker bezogen
KYOCERA UK, Oktober 2009
13% des IT-Budgets wird für Innovationen ausgegeben
Quelle: IDC, Juli 2009
Nur 21% der Unternehmen haben den Service für Ausgabegeräte outgesourct
Quelle: IDC, Juli 2009
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Ist der Einkauf von Verbrauchsmaterial effektiv organisiert?
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Wie viele Servicepartner haben Sie?
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Gründe für verdeckte Kosten
Quelle: Kyocera, Juli 2009
Heterogene Gerätelandschaft
Falsche Auslastung
IT-Hotline & -Support
Ineffektives Flottenmanagement
Nicht ausreichende Kostenkontrolle Quelle: Kyocera, Juli 2009
Ineffektive Beschaffung
Zu viele Lieferanten
Arbeitszeit der Mitarbeiter
Zu wenig Prozessdenken
Zu wenig Document Solutions
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Die Lösung = KYOCERA MDS
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KYOCERA MDS - Keine verdeckten Kosten
50% - 60% der Gesamtkosten sind verdeckte Kosten
Verdeckte Kosten entstehen zusätzlich zum Klickpreis
MDS macht verdeckte Kosten sichtbar Quelle IDC, Juli 2009
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KYOCERA MDS – Ihr Sparpotenzial
Im Schnitt liegt das Sparpotenzial bei 20-30%!
29% der Unternehmen können keine Einsparung beziffern, weil es keine effektive Kostenerfassung gibt
Nur max. 10% Einsparung können ohne zu Hilfenahme externer Dienstleister realisiert werden Quelle: IDC, Juli 2009
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KYOCERA MDS – Wie hoch ist Ihr Sparpotenzial?
Wie hoch ist Ihr Einsparpotenzial?
Es folgt ein Rechenbeispiel:
Quelle: IDC, Juli 2009
Zwischen 5% und 10% des Gesamtumsatzes betragen die Kosten für Erstellung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten.
Das Sparpotenzial auf Kundenseite beträgt 20% - 30% nach einer MDS-Optimierung.
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KYOCERA MDS – Ihr Vorteil
Quelle: IDC, Juli 2009
Als Faustformel sind mind. 1% Ihres Umsatzes MDS-Sparpotenzial.
100.000 €Min. 20% Einsparpotenzial
500.000 €5% des Umsatzes werden für Dokumente verwendet
10 Mio. €Jahresumsatz
300.000 €Max. 30% Einsparpotenzial
1 Mio. €10% des Umsatzes werden für Dokumente verwendet
10 Mio. €Jahresumsatz
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KYOCERA MDS – Ein zentraler Ansprechpartner
Nur ein Ansprechpartner für alle Belange Ihrer Dokumente „SPOC-Konzept“
Optimale Koordination aller Prozesse
Keine Reibungsverluste
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KYOCERA MDS – Output Management für Sie
Output Management bedeutet
Erfassung aller sichtbaren und verdeckten Kosten
Optimierung und Management von Ausgabegeräten
Umfasst Hardware, Software und Services
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KYOCERA MDS – Output Management für effektiven Druck
74% der Firmen benötigen eine Druckstrategie mit
Geräte- & Ausfallmanagement
Optimierten Betriebskosten, Verbrauchsmaterial, Vertrag und Abrechnung
Verbesserter Bedienung und reibungsloser IT/Netzwerk Quelle: IDC, Juli 2009
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KYOCERA MDS – Vorteile von Output Management
Der KYOCERA Partner ist der zentrale Ansprechpartner
Alle Kostenaspekte eines Dokumentes werden beleuchtet
Alle Output-Aspekte werden analysiert
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KYOCERA MDS – Document Solutions für Sie
Document Solutions bedeutet
Ganzheitliche Betrachtung der Dokumenten-Prozesse
Verschlankte Abläufe
Optimierte Prozesse
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KYOCERA MDS – Document Solutions für effektive Abläufe
84% der Kunden benötigen Prozess-Lösungen zur
Dokumentenerstellung
Informationsverteilung und Informationsablage
Formulardruck
Sicherheit und AuthentifizierungQuelle: IDC, Juli 2009
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KYOCERA MDS – Vorteile von Document Solutions
Informationen stehen effektiver zur Verfügung
Prozesse werden optimiert
Beispielrechnungen für die verdeckte Kosten
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Verdeckte Kosten Bestellwesen
Bestellungen/Monat 8
Durchschnittliche Bearbeitungszeit (in Stunden*) 1,5
Stundenlohn 70,- €
Arbeitszeit 12 Std./Monat
Verdeckte Kosten im Monat 840,- €
Verdeckte Kosten im Jahr 10.080,- €*Anforderung, Bestellung, Lieferung, Verteilen, Rechnungskontrolle
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Verdeckte Kosten auf IT Seite
Betroffene Mitarbeiter 50
Stundenlohn 35,- €
Zusätzliche Arbeitszeit 8 Std./Monat
Verdeckte Kosten bei einem Monat Projektverschiebung 14.000,- €
Verdeckte Kosten bei drei Monaten Projektverschiebung 42.000,- €
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Verdeckte Kosten auf IT Seite
Monatliche Arbeitszeit (38 Std. Woche) 152 Stunden
20% der Arbeitszeit 30 Stunden
Stundenlohn 70,- €
Verdeckte Kosten für Drucker Support im Monat 2.100,- €
Verdeckte Kosten für Drucker Support im Jahr 25.200,- €
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Verdeckte Kosten Finanzen
Durchschnittliche VB Kosten/Stück 50,- €
Kosten bei Lagerhaltung einer Reserve-Kartusche pro Druckertyp 1.250,- €
Kosten bei Lagerhaltung von fünf Reserve-Kartuschen pro Druckertyp 6.250,- €
Kosten bei Lagerhaltung einer Reserve-Kartusche pro Drucker am Arbeitsplatz (200 x)
10.000,- €
Bei einem Anteil von 20% Farbdruckern (160 s/w & 40 Color-Drucker, 4 Kartuschen) 16.000,- €
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Verdeckte Kosten Finanzen
Druckertypen 331
Durchschnittliche VBM Kosten/Stück 50,- €
Kosten bei Lagerhaltung einer Reserve-Kartusche pro Druckertyp 16.550,- €
Kosten bei Lagerhaltung von 5 Reserve-Kartuschen pro Druckertyp 82.750,- €
Kosten bei Lagerhaltung einer Reserve-Kartusche pro Drucker am Arbeitsplatz (3.200 x)
160.000,- €
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Verdeckte Kosten Geschäftsleitung
Betroffene Mitarbeiter 200
Durchschnittlicher Stundenlohn 30,- €
Zusätzliche Arbeitszeit 4 Std./Monat
Verdeckte Kosten pro Quartal 72.000,- €
Verdeckte Kosten pro Jahr 288.000,- €
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Verdeckte Kosten Geschäftsleitung
Betroffene Mitarbeiter 50
Durchschnittlicher Stundenlohn 25,- €
Arbeitszeit, die mit „Suchen“ verbracht wird 9,6 Stunden/Woche
Verdeckte Kosten pro Jahr 144.000,- €
Davon ca. 30% mit KYOCERA-Lösungen zu beseitigen 43.200,- €
Quelle IDC, Juli 2009
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Verdeckte Kosten für Mitarbeiter
Betroffene Mitarbeiter 50
Durchschnittlicher Mehraufwand 4 Stunden
Durchschnittlicher Arbeitslohn bei Überstunden 40,- €
Mehraufwand pro Monat 8.000,- €
Mehraufwand pro Quartal 24.000,- €
Mehraufwand pro Jahr 96.000,- €
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KYOCERA MDS Kreislauf – Ihre Schritte zum Erfolg
Kurzüberblick über die MDS-Bausteine
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Baustein INVENTUR 1/2
Inventur USB
Momentaufnahme an zwei Zeitpunkten im Netzwerk, anschließend Erzeugung einer Zählerdifferenz
Schnelle Erfassung der Systeme ohne viel Aufwand
Erfassung aller relevanter Zählerstände als Analysegrundlage
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Baustein INVENTUR 2/2
Inventur Online
Sammlung aller Gerätedaten & Zählerstände über DCA (Data Collector Agent)
Meldung aller Systemzustände über eine gesicherte Internetverbindung
Basis für späteres Flotten-Management
Geringer IT-Aufwand
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Baustein INVENTUR-REPORT
Basis für alle weiteren Kalkulationen
Auflistung der Systeme und deren Volumen
Kosten-Hochrechnung auf 36 Monate
Grundlage für alle weiteren Konzepte
Report im Word-Format
Funktions-gruppe Anzahl
S/W-Volumen
Farb-Volumen
Gesamt-Volumen
Kopierer 4 200.000 0 200.000
Fax 2 5.000 0 5.000
MFP 6 130.000 20.000 150.000
Drucker 9 97.000 15.000 112.000
21 432.000 35.000 467.000
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Baustein OPTIMIERUNG
Basic Optimierung nach 1:1 Umstellung auf moderne KYOCERA Systeme
Business Zusätzlich Konsolidierung anhand von Raumplänen
Enterprise Begehung vor Ort erfasst alle Optionen. Ferner werden alle kaufmännischen
Daten, sowie Servicevereinbarungen berücksichtigt
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Baustein ROLLOUT SERVICE
Vor-Konfiguration der Systeme
Installation
Netzwerkeinbindung
Transport der Systeme
Einweisung der Anwender
Entsorgung von Verpackungsmaterial
Abholung und Entsorgung der Altsysteme
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Baustein SOLUTION CONSULTING
Kostenkontrolle & Kostentransparenz
Prozessoptimierung im Dokumentenmanagement
Verbesserte Sicherheit im Output-Management
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Baustein SOLUTION CONSULTING
Einführung von Druckregeln
Sicherheitsaspekte Druckrechtevergabe
Print and Follow Druck
Mail-/Scanrechte Vergabe
Dokumentenverteilung
DMS-Anbindung mit KYOcapture Automatisierte Datenübergabe
Barcodeerkennung
Inhaltsabhängige Dokumentenablage
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Baustein SOLUTION IMPLEMENTIERUNG
Pflichtenheft
Vertragspartner
Ziel des Projektes
Beteiligte Abteilungen
Definition/Preis der Dienstleistungen
Terminierung
Betroffene Systeme
Kunden-Voraussetzungen
Definition der Systemumgebung
Zusatzvereinbarungen
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Baustein FLOTTEN-MANAGEMENT
Effektives Flottenmanagement vertreibt Zeitdiebe
Wirtschaftliches Betreiben einer Geräteflotte
Freisetzung interner IT-Ressourcen
Beseitigung verdeckter Kosten
Berichtswesen
Aktive Benachrichtigungen
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Baustein SERVICE-MANAGEMENT
Zentrale Steuerung von Reparatur/Serviceeinsätzen
Ein Ansprechpartner
Zentrale Abrechnung
Optimierte Kosten
Definierter Servicelevel
Überregionale Abwicklung
Betreuung von Fremdsystemen
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Baustein VBM-MANAGEMENT
Lieferung vor Ort möglich
Keine Falschlieferung
Proaktive Lieferung
Kein Systemstillstand
Verringerte Kapitalbindung
Einbindung von Fremdsystemen
Gesenkte Verwaltungskosten
Optimierte Flotte
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KYOCERA MDS – Ein starker Partner
KYOCERA wird als ein führender MDS-Anbieter gesehen!
Ergebnis der umfassenden Betrachtung der Kundensituation
Unser Know-how ist Ihre StärkeQuelle: IDC, Juli 2009
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And the winner is….
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