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Post on 29-Feb-2020
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Projektmanagement
Einführung in das Projektmanagement
Lingl – Pober, 2012, nach Auchmann, Berger, u.a.
Ein Projekt ist….
eine besondere Aufgabe
benötigt umfangreiches Fachwissen und unterschiedliche Fähigkeiten
kann von einer Person nicht allein gelöst werden
Ein Projekt…
hat eine spezifische Organisationsform
ist ein soziales System mit eigenen Werten, Identitäten und Strukturen
interagiert mit „Umwelten“
http://www.projektconsulting.at/dmdocuments/pma_presentation.pdf
Projektunterricht vs. Projekt
Projektunterricht – prozessorientierte Unterrichtsmethode
Projekt – ziel- und ergebnisorientiert
Maßnahme – Projekt – Programm?
wenig komplex mittlere
Komplexität mittlere bis hohe
Komplexität hohe Komplexität
wiederholte Durchführung
einmalig einmalig einmalig
kurz- und mittelfristig
kurzfristig mittelfristig mittel- und langfristig
Routineaufgabe –keine eigene Organisation
Kleinprojekt-Maßnahme
Projekt Programm
Nach: http://www.acy-consulting.at/docs/Projektmanagementglossar_v1_11.6.03.pdf
Am Ende des Schuljahres sollen die
SchülerInnen der Oberstufe ein Fest für die
gesamte Schule organisieren.
Nach einer Flutkatastrophe beschließen
SchülerInnen der 6y, für die Opfer zu
sammeln.
Die SchülerInnen der Klasse 6x
entschließen sich, ihren Klassenraum
auszumalen.
Im Keller der Schule gibt es einen leeren
Raum, dessen Gestaltung und Verwaltung
als Oberstufenaufenthaltsraum die
SchülerInnen übernehmen sollen.
Maßnahme oder Projekt? Maßnahme oder Projekt?
Projektarten
Beschaffungsprojekt
Forschungsprojekt
Organisationsentwicklungsprojekt
Einführungsprojekt
Konzeptionsprojekt
Realisierungsprojekt
….
Projekt ist nicht gleich Projekt
Akzeptanzprojekt sozial schwierig sachlich normal
Pionierprojekt sozial schwierig sachlich schwierig
Standardprojekt sozial normal sachlich normal
Potenzialprojekt sozial normal sachlich schwierig
Projektmanagement
Projektmanagement ist….
Planung, Steuerung, Organisation und Kontrolle eines Projekts
Projektmanagement befasst sich mit …
Strukturen – Ziele, Leistungen, Kosten …
Prozessen – Abläufe, Termine, Strukturpläne, …
Personen – Rollen, Kommunikation, P-Kultur…
Management = Führung
Führungsaufgaben
Organisation
Führungsstil
Führungsmittel = PM-Tools
pm-gruppe
Betrachtungsobjekte des PM
Leistungen
Termine
Ressourcen Kosten
Projekt-
kontext
Projektmanagement
beinhaltet Werkzeuge, um
alles, was während der Arbeit am Projekt zu bedenken ist, in eine Struktur zu bringen
den Arbeitsablauf zu erleichtern
nichts Wichtiges zu vergessen
Projektmanagementaufgaben
Abgrenzung des Problems und Projekts
Vereinbarung von Projektzielen
Planung finanzieller, personeller, sachlicher Ressourcen
Führung der Projektgruppe nach innen Verteilung von Kompetenzen und Verantwortungen
Kommunikation und Dokumentation
Controlling (Leistung, Zeit, Kosten)
Projektkultur, Coaching, Teamentwicklung
Konfliktmanagement
Verzahnung ihrer Aktivitäten nach außen
Marketing
Prozessorientiertes Projektmanagement
Beauftragung
Antrag
Abschluss
Abnahme
Start (Planung)
Auftrag
Koordination,
Marketing Controlling
Durchführung
+
Projektbeauftragung
Beauftragung
Antrag
Ideenentwicklung Durchführbarkeitsanalyse Projektwürdigkeitsanalyse
Woher kommen Projektideen?
Ideenentwicklung (Kreativitätstechniken)
Übernahme von Ideen (Auftraggeber, Projektausschreibungen, ...)
Durchführbarkeitsanalyse
Problemstellung lösbar?
Genügend Ressourcen vorhanden?
Wann ist das Projekt erfolgreich?
Durchführbarkeitsanalyse
Bereich Frage Ergebnis Bewertung
Personalressourcen
Finanzielle Ressourcen
Zeitliche Ressourcen
Materielle Ressourcen
Know How
Wirtschaftlichkeit
Kriterien der „Projektwürdigkeit“
komplex
neuartig
riskant
bedeutend
zielorientiert
Ressourcen sind begrenzt
komplex
vielschichtige Aufgabenstellung, die Teamarbeit erfordert
unterschiedliche Lösungswege möglich
hoher Bedarf an Ressourcen
hoher Zeitaufwand
neuartig
Aufgabe oder wesentliche Teile wurden noch nicht (in dieser Organisation bzw. von diesen Personen) durchgeführt
bedeutsam
Die Durchführung des Projektes ist für das Unternehmen, die Institution, Schule etc. längerfristig wichtig
zieldeterminiert
Leistung, Zeit- und Mitteleinsatz werden bei der Planung festgelegt
Einhaltung der festgelegten Ziele wird laufend kontrolliert
Projektwürdigkeitsanalyse
komplex vielschichtige Aufgabenstellung, die Teamarbeit erfordert, unterschiedliche Lösungswege möglich, hoher Bedarf an Ressourcen, hoher Zeitaufwand
neuartig Aufgabe oder wesentliche Teile wurden noch nicht (in dieser Organisation bzw. von diesen Personen) durchgeführt
riskant Projekt kann scheitern, dies hätte negative Folgen
strategisch bedeutsam
Durchführung des Projektes ist für das Unternehmen, die Institution, Schule etc. längerfristig wichtig
zieldeterminiert Leistung, Zeit- und Mitteleinsatz werden bei der Planung festgelegt, Einhaltung der festgelegten Ziele wird laufend überwacht
Projektwürdigkeitsanalyse Kriterium Ausprägung Begründung
hoch mittel niedrig komplex
neuartig
riskant
bedeutsam
zielorientiert
zeit- und ressourcen-aufwändig
Prozessorientiertes Projektmanagement
Beauftragung
Antrag
Abschluss
Abnahme
Start (Planung)
Auftrag
Koordination,
Marketing Controlling
Durchführung
+
Projektstart
Antrag
Start (Planung)
Auftrag
Start-Event Abgrenzung Kontextanalyse Leistungsplanung Terminplanung Kosten- und Ressourcenplanung Entwicklung der Projektkultur Planung der Kommunikationsstruktur
Vom Antrag zum Auftrag
Projekt durchführbar und projektwürdig Projekt-Antrag
nur ein Angebot skizziert Projekt meist formlos, kann auch im Gespräch
erfolgen
http://virk.files.wordpress.com/2010/11/rsz_1mgt13.gif
Projektauftrag
Der Projektauftrag ist ein Vertrag
enthält eine Kurzbeschreibung des Projekts
nach den wichtigsten Planungsarbeiten
Abweichungen nur mit Zustimmung der Vertragspartner zulässig
Projektabgrenzung Projekt-Kontextanalyse
zeitlich zeitlichen Rahmen festlegen und mit Ereignissen verbinden
Vor-Geschichte – Leben nach dem Projekt
sachlich Inhalt des Projekts festlegen – Projektziele und Nicht-Ziele
Einflüsse anderer Vorhaben
sozial Rollen, Kompetenzen und Funktionen
Fördernde und hemmende Umwelten definieren und Maßnahmen festlegen
Projektabgrenzung und Kontextanalyse
Projektabgrenzung Projektkontextanalyse
zeitlich Zwischen welchen Zeitpunkten und Ereignissen wird das Projekt durchgeführt?
Was hat zu dem Projekt geführt?
Was wird nach Durchführung des Projektes anders sein als vorher?
Welche Folgekosten und -nutzen ergeben sich?
sachlich Welche Ziele werden verfolgt?
Was sind Thema und Inhalt des Projektes?
Welche Inhalte außerhalb des Projektes und welche anderen Projekte, die gleichzeitig durchgeführt werden, beeinflussen mein Projekt?
sozial Wer hat im Projekt welche Rollen inne?
Wer ist Projektleiter, Projekt-teammitglied, -mitarbeiter, Projektcoach?
Mit welchen Umwelten (z.B. Kunden, Behörden, Medien…) steht das Projektteam in Kontakt?
Ziele – sachliche Abgrenzung
Was sind Thema und Inhalt des Projekts?
Welche Ziele werden verfolgt?
Was sind Nichtziele und Zusatzziele
Ziele vs. Aufgaben
zu erledigen um Ziele zu erreichen
z.B. ist „3 Workshops durchführen“ kein Ziel, sondern eine Aufgabe
Projektabgrenzung Projektkontextanalyse
zeitlich Zwischen welchen Zeitpunkten und Ereignissen wird das Projekt durchgeführt?
Was hat zu dem Projekt geführt?
Was wird nach Durchführung des Projektes anders sein als vorher?
Welche Folgekosten und -nutzen ergeben sich?
sachlich Welche Ziele werden verfolgt?
Was sind Thema und Inhalt des Projektes?
Welche Inhalte außerhalb des Projektes und welche anderen Projekte, die gleichzeitig durchgeführt werden, beeinflussen mein Projekt?
sozial Wer hat im Projekt welche Rollen inne?
Wer ist Projektleiter, Projekt-teammitglied, -mitarbeiter, Projektcoach?
Mit welchen Umwelten (z.B. Kunden, Behörden, Medien…) steht das Projektteam in Kontakt?
Umweltanalyse
Projektabgrenzung Projektkontextanalyse
zeitlich Zwischen welchen Zeitpunkten und Ereignissen wird das Projekt durchgeführt?
Was hat zu dem Projekt geführt?
Was wird nach Durchführung des Projektes anders sein als vorher?
Welche Folgekosten und -nutzen ergeben sich?
sachlich Welche Ziele werden verfolgt?
Was sind Thema und Inhalt des Projektes?
Welche Inhalte außerhalb des Projektes und welche anderen Projekte, die gleichzeitig durchgeführt werden, beeinflussen mein Projekt?
sozial Wer hat im Projekt welche Rollen inne?
Wer ist Projektleiter, Projekt-teammitglied, -mitarbeiter, Projektcoach?
Mit welchen Umwelten (z.B. Kunden, Behörden, Medien…) steht das Projektteam in Kontakt?
Umweltanalyse
Einbettung des Projekts
Erfolgsfaktoren erkennen
„Freunde“ und „Feinde“
Maßnahmen
pm-gruppe
Sozialer Projektkontext
Projekt
Projekt-
auftraggeber
Projekt-team
Projektleiter
Medien
LieferantenKunden
Rollen im Projekt
Projektabgrenzung Projektkontextanalyse
zeitlich Zwischen welchen Zeitpunkten und Ereignissen wird das Projekt durchgeführt?
Was hat zu dem Projekt geführt?
Was wird nach Durchführung des Projektes anders sein als vorher?
Welche Folgekosten und -nutzen ergeben sich?
sachlich Welche Ziele werden verfolgt?
Was sind Thema und Inhalt des Projektes?
Welche Inhalte außerhalb des Projektes und welche anderen Projekte, die gleichzeitig durchgeführt werden, beeinflussen mein Projekt?
sozial Wer hat im Projekt welche Rollen inne?
Wer ist Projektleiter, Projekt-teammitglied, -mitarbeiter, Projektcoach?
Mit welchen Umwelten (z.B. Kunden, Behörden, Medien…) steht das Projektteam in Kontakt?
Rollen in Projekten
ProjektauftraggeberIn / -Gremium
ProjektleiterIn / Leitungsteam
Projektteammitglieder
ProjektmitarbeiterIn
Projektcoach
http://vnutravel.typepad.com/trainingday/2010/01/big-project-not-a-big-production.html
Wer vergibt die Rollen in einem Projekt?
Rollen im Projekt
ProjektauftraggeberIn Wünscht die Durchführung und erwartet ein Ergebnis
ProjektleiterIn Gesamtverantwortlich für die erfolgreiche Durchführung
Lenkt das Projekt
Zusammenstellung des Projektteams
Kommunikation, Steuerung, Marketing
Einteilung von Ressourcen (Zeit, Sachmittel, Personal)
Projektteammitglied und ProjektmitarbeiterIn Übernahme der operativen Arbeit
Projektcoach BeraterIn der Projektleitung
„Planung ist bewusstes, rationales, menschliches
Denkhandeln …. Durch Planung nimmt man zukünftige Geschehnisse gedanklich
vorweg, strukturiert und ordnet sie und versucht, Maßnahmen, die man
erst später ausführen will, schon jetzt möglichst
zielgünstig festzulegen oder auszuwählen.“
Aus: WETTENGL, Projektmanagement
Ich was suchen
Ich was suchen
Ich wissen was suchen
Ich was wissen
Ernst Jandl, Österreichischer Lyriker, 1925-2000
Planung
kreativer Prozess
benötigt Erfahrung, Vorstellungs-vermögen, Fach- und Methodenwissen
alle Beteiligten sind einzubinden
Planungsbereiche
Leistungsplanung Zeitplanung
Rahmenplan Ergebnisziele „Objektsystem“
Terminziele
Grobplanung Aufgaben im Projekt = Arbeitspakete „Handlungssystem“
Projektphasen und Meilensteine
Feinplanung Detailplanung von Arbeitspaketen
Detailplanung einzelner Vorgänge
Planungsbereiche
Leistungsplanung Zeitplanung
Rahmenplan Ergebnisziele Produkte, Güter, Dienstleistungen, Filme, Studien, Software….
Terminziele
Grobplanung Aufgaben im Projekt = Arbeitspakete plan- und kontrollierbare Teilbereiche – vollständig, eindeutig
Projektphasen und Meilensteine
Feinplanung Detailplanung von Arbeitspaketen
Detailplanung einzelner Vorgänge
Projektstrukturplan
Gliederung in kontrollierbare Arbeitspakete
Nach Kompetenzen, Objekten, Zielgruppen, Projektphasen
Bottom up oder Top down
Tätigkeiten!
Codierung
Projektstrukturplan
Grundlage für...
Ablaufplanung, Terminplanung
Kostenplanung, Ressourcenplanung
Funktionenverteilung
zentrales Kommunikations-instrument
Projektstrukturplan Beispiel
http://www.projektconsulting.at/dmdocuments/pma_presentation.pdf
Projektstrukturplan „Finde es interessant, wie wir mit kleinen Arbeitsschritten
anfangen und dann daraus einen großen organisierten Plan
machten
Abwechslung tat gut.“
„Finde es interessant, wie wir mit kleinen Arbeitsschritten
anfangen und dann daraus einen großen organisierten Plan
machten – ich bin grundsätzlich unorganisiert und diese
Abwechslung tat gut.“
„Arbeitsschritte aufschreiben, sortieren,… macht Spaß, weil
alles so professionell wirkt“
„Arbeitsschritte aufschreiben, sortieren,… macht Spaß, weil
alles so professionell wirkt“
„Vieles ist logisch und einfach aber dennoch wäre ich nicht von
selbst darauf gekommen. Ich tue mir oft schwer den richtigen
Anfang zu finden, deswegen waren die Tabellen
hilfreich.“
„Vieles ist logisch und einfach aber dennoch wäre ich nicht von
selbst darauf gekommen. Ich tue mir oft schwer den richtigen
Anfang zu finden, deswegen waren die Tabellen schon
hilfreich.“
Strukturieren & Ordnen
„Strukturieren und ordnen macht Freude“ „Strukturieren und ordnen macht Freude“
„Jetzt haben wir endlich eine Struktur drin und ich kann mir
das ganze viel realistischer vorstellen. Macht viel klarer, was für
Aufgaben es überhaupt gibt.“
„Jetzt haben wir endlich eine Struktur drin und ich kann mir
das ganze viel realistischer vorstellen. Macht viel klarer, was für
Aufgaben es überhaupt gibt.“
„Nach den Spezifikationen ist es noch mal zu Verschiebungen
im PSP gekommen, was sehr interessant zu beobachten war.
Man sieht wie komplex ein anscheinend einfaches Projekt sein
kann.“
„Nach den Spezifikationen ist es noch mal zu Verschiebungen
im PSP gekommen, was sehr interessant zu beobachten war.
Man sieht wie komplex ein anscheinend einfaches Projekt sein
kann.“
Meilensteinplan
Code Meilenstein Plan-
Termine Adaptierte
Plan-Termine Ist-Termine
1.1.1 M1 Projekt gestartet
1.1.4 M… Projekt abgeschlossen
Termine & Meilensteine
http://www.savagechickens.com/tag/project
„Meilenstein setzen ist ein Meilenstein für
sich, weil es eine mentale Erleichterung
bringt, den Abschluss bestimmter Schritte
deutlich zu machen.“
„Meilenstein setzen ist ein Meilenstein für
sich, weil es eine mentale Erleichterung
bringt, den Abschluss bestimmter Schritte
deutlich zu machen.“
Funktionendiagramm
Dokumentation der Zuordnung von
Arbeitspaketen
Projektrollen bzw. -umwelten
Funktionen
Durchführung
Information
Mitarbeit
Entscheidung
Kontrolle
Projektkultur
Werte, Normen und Regeln eines Projekts
Organisatorische „Spielregeln“
Kommunikationsformen
Planungs- und Controlling-Methoden
Projektkultur Identifikation
Projektkultur entwickeln
Projektname
Projektlogo
Projektleitbild
Projektspezifische soziale Veranstaltungen
Projektraum
Logo des Projekts
Coaching-Camp, 6c
Kommunikationsstruktur
Mündliche Kommunikation
Gespräche (formell, informell), Telefonkonferenzen, Sitzungen, Workshops, Projektpräsentation
Sitzungen – welche Form, wie oft, wer soll teilnehmen…
Kommunikation
Schriftliche Kommunikation
email, Internetplattform
Protokolle
Verträge, Spezifikationen, Projektauftrag
Projektpläne, Analysen
Tätigkeitsberichte
Prozessorientiertes Projektmanagement
Beauftragung
Antrag
Abschluss
Abnahme
Start (Planung)
Auftrag
Koordination,
Marketing Controlling
Durchführung
+
Projektdurchführung
Abnahme Auftrag
Koordination,
Marketing Controlling
Durchführung
+
Laufende Arbeiten durchführen und koordinieren Permanentes Marketing Controlling (Diskontinuitäten-management)
Aufgaben des Projektmarketings
Projekterfolg sicher stellen Akzeptanz der Ergebnisse
Gerichtet an die Projektumwelt(en) Unterstützung durch das Umfeld
Befriedigung des Erklärungsbedarfes
von allen Projektteammitgliedern wahrzunehmen
Controlling
überwacht Projektentwicklung Termine
Leistungen
Kosten
Projektfortschritt
Soll-Ist-Vergleich
Zielerreichung
Termineinhaltung pm-gruppe
Der Controlling-Zyklus
Durch-
führung
Kontrollieren
Steuern
Neu-
Planen
Controlling
ist nicht Kontrolle, sondern aktive Steuerung
dient der Verbesserung der Arbeit des Projektteams
Fehler beseitigen statt Schuldige suchen!
Risikomanagement
Projektrisiken
potentielle Bedrohung für den Erfolg
Aufgaben
Identifizierung, Bewertung, Priorisierung
Präventivmaßnahmen
Korrekturmaßnahmen
Controlling
Dokumentation
Projektabschluss
Abschluss
Abnahme
Ergebnispräsentation Projektabnahme Projektevaluierung bzw. Reflexion Projektabschlussbericht Fertigstellung der Dokumentation abschließendes Projektmarketing Auflösung der Projektorganisation
http://www.projectcartoon.com/pdf.php?CartoonID=3&PaperSize=A4
Vereinbarungen für Nachprojektphase
Auflösung der Beziehungen der Umwelten
Abschließendes Projektmarketing
Ziel: Abnahme durch Auftraggeber
Sicherung und Transfer des Know-hows
Verwendete Literatur
Auchmann M., Berger Ch., u. a.: Projektmanagement und Projektarbeit. Verlag Manz Schulbuch. Wien 2005
Auchmann M., Berger Ch., u. a.: Projektmanagement – Step by
Step. Verlag Manz Schulbuch. Wien 2007 Gareis R.: Happy Projects! Verlag Manz. Wien 2005 Berger Ch.: Projektmanagement Einführung. PIB-
Seminarunterlagen. Wien 2004 Lingl, K.: Projektmanagement - Fortbildungsunterlagen Pober E., u. a.: Skriptum Projektmanagement für das
Pflichtmodul Methoden 3. GRG23/VBS. Wien 2008
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