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Projektmanagement -Unding oder Schlüssel zum Erfolg

Roger Künzli, Partner

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Zu meiner Person…

Roger KünzliPartner der CSPlic.iur. HSG / eidg. dipl. InformatikerIPMA Level B zertifiziert

Senior Berater und ProjektleiterSchwerpunkte:

Branche: Gesundheitswesen und öffentliche VerwaltungKomplexe EinführungsprojekteErarbeitung von IT-StrategienOrganisationsprojekteInnovationsprojekte

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5www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Ziel heutiges Referat

Projektmanagement: Vom Unding zum Schlüssel des Erfolgs.

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So geht das nicht! Wir müssen etwas unternehmen!

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Typische Symptome

Typische Symptome dieser Phase sind:

Aktionismus

U-Boot Projekte

8www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Von der Idee bis zum Projektstart

Eckpunkte zum Start eines Projektes:Projektstart ist die wichtigste Projektphase: «Zeig mir einen Projektstart und ich sage dir, wie ein Projekt endet.»Einbettung des Projekt in die Gesamtorganisation: Projekte sind keine unabhängigen Gebilde!Ziele und Lieferobjekte müssen klar definiert sein: Ungefähr -Ziele sind keine Ziele.Einbettung in ein Projektportfolio erleichtert die Freigabe und die strategische Einordnung ungemein.

9www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Einbettung der Projekte in das Unternehmen

Projekt

Unternehmensstrategie

Projektportfolio

Projektanforderungen

Projektziele

Anforderungen /Requirements

Achtung:Gleicher Begriff

Aberunterschiedliche

Ebenen!

10www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Bedürfnisanalyse und Ziele

Probleme erkennen und analysieren

Probleme bzw. Lösungsvarianten

bewerten

Probleme dokumentieren und

kommunizieren

Symptome bekämpfen und

Lösungen erzeugen

Lehren aus dem Problemlösungs-

prozessdokumentieren

11www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Ziele definieren

Quelle: Projektmanagement, S100.

12www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Verschiedene Zielarten

Projektziele

Abwicklungsziele

Leistung

Qualität

Zeit

Kosten

Systemziele

System-eigen-

schaften

Nutzungsziele

Wirtschaft-lichkeit

kommerzi-eller Erfolg

Akzeptanz

Lebensdauer

können erst in der Nutzung erreicht / verifiziert werden

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Komm, machen wir ein Projekt…

14www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Typische Symptome

Typische Symptome dieser Phase sind:

Unrealistisches Projektsetup

Fehlende Einbettung der Stakeholder

15www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Interessierte Parteien / Stakeholder

Interessierte Parteien (Englisches Synonym: Stakeholder) sind an der Durchführung bzw. dem Erfolg des Projekts interessierte Personen oder Einheiten oder solche, die durch das Projekt betroffen sind.

Sie profitieren vom ProjektSie wollen mit dem Projekt etwas erreichenSie stehen sonst in irgend einer Beziehung zum Projekt

Der Projektleiter sollte sämtliche interessierte Parteien identifizieren, ihre Interessen ermitteln und beide nach ihrer Bedeutung für das Projekt ordnen. Die Methode dazu ist die Stakeholderanalyse.

16www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Einfluss-Interessen-Matrix

Quelle: Projektmanagement, S. 95.

17www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Stakeholdermap: Soziogramm

Quelle: Projektmanagement, S. 98.

18www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Projekte? Lasst mich in Ruhe damit!

19www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Typische Symptome

Typische Symptome dieser Phase sind:

Falsche Projektorganisation mitfehlendem Commitment

Falsche Projekt-Kommunikation,Fehlende Sinnhaftigkeit des Projekts

20www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Projektorganisation und Commitment

Unternehmenskontext

ProjektLinien-

organisation

Mitarbeiter

Geschäfts-leitung

21www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Projektorganisation

Die Projektorganisation besteht aus einer Gruppe von Menschen und der dazugehörigen Infrastruktur, mit einer projektbezogenen Vereinbarung bezüglich Autorität, Beziehungen und Zuständigkeiten, ausgerichtet auf die Geschäfts- und Funktionsprozesse.

Mit der Projektorganisation wird der Ordnungsrahmen geschaffen der:

Das zielgerichtete Zusammenwirken der am Projekt Beteiligten undDen reibungslosen Ablauf des Projekt sicherstellen soll.

22www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Aufgaben der Projektorganisation

Die Projektorganisation hat folgende Aufgaben:Ergebnis- und sachorientierte Festlegung der Funktionsstruktur des ProjektsKlare Zuordnung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung (AKV)Effektive Zusammenarbeit und Abstimmung der am Projekt BeteiligtenSchnelle Anpassung der Projektorganisation an geänderte Ziele und Rahmenbedingungen

Eine perfekte Projektorganisation haben Sie erreicht, wenn alle wichtigen Stakeholder eingebunden sind und diese mit dem richtigen Commitment auf den Projekterfolg hin arbeiten. Der Projekterfolg muss für alle erstrebenswert sein.

23www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Ich habe keine Zeit. Ich muss Arbeiten!

24www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Typische Symptome

Typische Symptome dieser Phase sind:

Unrealistische Planung

Falscher oder nicht abgesprochenerRessourcen-Einsatz

25www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Planung ersetzt Zufall durch Irrtum

Albert Einstein bringt es auf den Punkt. Was zunächst spöttisch klingt, vielleicht sogar spöttisch gemeint war, fördert das Dilemma beherrschbarer Projektplanung zu Tage.

26www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Die 5 grössten Planungsfehler

1. Wird am Anfang des Projekts einmal gemacht, dann nie mehr

2. Alle meinen, die Planungswerte seien richtig

3. Zuerst wird immer bzw. nur der Terminplan erstellt

4. Die Planung wird nicht als Kommunikations-Instrument eingesetzt

5. Der Projektplan wird selten von allen Instanzen offiziell und seriös geprüft

27www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Ressourcenmanagement

Ressourcenmanagement umfasst die Planung von Ressourcen, verbunden mit der Ermittlung des Ressourcenbedarfs und der Zuweisung von Ressourcen.

Ressourcenmanagement umfasst die Ressourcenplanungdie Ressourcensteuerungund die Einsatzoptimierungim festgelegten Zeitrahmen.

28www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Ach, das Projekt ist eine Katastrophe!

29www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Typische Symptome

Typische Symptome dieser Phase sind:

Ungenügendes Projekt-Tracking /fehlendes Risikomanagement

Ungenügende Projekt-Führung

30www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Risiko- und Chancenmanagement: Generischer Ablauf

Risiken und Chancen

identifizieren

Risiken und Chancen bewerten

Risiken und Chancen

visualisierenRisiken und

Chancen berichten

Risiken bewältigen und Chancen

ergreifen

Eintrittswahr-scheinlichkeit x

Schadenauswirkung = Risikoklasse

z.B. mittels SWOT-Analyse, Abgleich mit

Erfolgsfaktoren

z.B. Risikoportfolio, R.-Klassengraph,

R.-Trendgraph

R.-BerichtStatusbericht

MassnahmenplanControlling

31www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Risiken und Chancen bewerten: Beispiel für generisches Risikoportfolio

(Ein

tritt

s-)

Wah

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des

Ris

ikos

Auswirkung des Risikos(aus Gesamtprojektsicht)

Hoch

Mittel

Gering

Meilenstein unbeeinträchtigt

Meilensteinqualitativ beeinträchtigt

Meilenstein terminlich gefährdet

1. Priorität:

3. Priorität:

2. Priorität:

Identifikation von Fallback-LösungenErarbeitung konkreter Massnahmen zur Risikobegrenzung (managementunterstützt)Spezifisches, zentrales Risikocontrolling durch Gesamtprojektleitung

Erarbeitung konkreter Massnahmenzur RisikobegrenzungLaufendes Risikocontrolling über Statusberichte/Project Office

Risiko-Management in Verantwortung des jeweiligen ProjektleitersKein spezifischer Risikocontrolling aus Gesamtprojektsicht

32www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Projekttracking

33www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Projektführung / Change Management

34www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Da war doch mal ein Projekt?!

35www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Typische Symptome

Typische Symptome dieser Phase sind:

Kein Projektabschluss – ewiges Projekt

Fehlende Zielüberprüfung

36www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Der Projektabschluss umfasst drei wesentliche Aspekte

Soziale Aspekte

Inhalt Sachziele

Managem

entVorgehensziele

Abnahme der Ergebnisse, Übernahme in die Nutzung

Adressierung von Pendenzen

Information der StakeholderRückgabe von Projektassets

SchlussabrechnungEntlastung der Projektleitung

und des Teams

TeamauflösungRe-Integration in die Linie bzw.

Freisetzen für neue ProjekteKnowhow-Sicherung

ein funktionierendes Team ist ein wesentliches

Projektergebnis!

37www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Endlich ein Projekt, welches etwas bewirkt!

38www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Projekterfolg (5 Erfolgsfaktoren)

Instrumente• Methodeneinsatz• Einsatz der Vorlagen• Führungsinstrumente• Toolanwendung

Auftraggeber• Auftragsklärung• Kontrolle• Steuerung• Kommunikation

Personen• Fähigkeiten/Erfahrung PL• Führungsstil PL• Skills der Projektmitarbeitenden• Motivation/Performance

Prozesse/Organisation•Einhaltung Prozesse & Rollen•(Ressourcen-)Planung•Projektorganisation•Unterstützung der Stakeholder

ProjektzieleErgebnisse/Lösung erfüllt den geforderten (wirtschaftlichen) Nutzen und wird akzeptiert

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Einige Merksätze…

Der Projektstart ist äusserst wichtig.

Projektmanagement ist grösstenteils Kommunikation.

Auch die grösste Reise beginnt mit dem ersten Schritt. Dieser Schritt sollte aber nicht unrealistisch gross sein.

Gesunder Menschenverstand ist ein guter Ratgeber.

Menschen sind wichtiger als Instrumente.

Machen Sie es sich nicht zu schwer. Verkomplizieren Sie die Projekte nicht unnötig.

40www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Neue Entwicklungen im Projektmanagement I

Agilität (z.B. Scrum):

41www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Neue Entwicklungen im Projektmanagement II

Kanban:

42www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

Neue Entwicklungen im Projektmanagement III

Lean Management:

43www.csp-ag.ch CSP_Referat_LEP_20161005.pptxfür Ihren Projekterfolg

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Roger Künzli

Direkt +41 71 231 10 72roger.kuenzli@csp-ag.ch

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