prüfungsausschuss - sap workflow -
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Prüfungsausschuss
- SAP Workflow -
AbschlusspräsentationProjektgruppe 4 FHTW - Berlin
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Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 2
Gliederung
Ist / Soll Situation
Workflow-Umsetzung
Projekt
Records Management
Planung / Projektmanagement
Fazit
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 3
Projekt
Projektname: SAP Workflow Prüfungsausschuss
Auftraggeber: Prof. Dr. Jörg Courant
Auftragnehmer: Gruppe 4 Inteam
Projektleiter: Jens Bretschneider
Anzahl Mitarbeiter (insgesamt): 4
Beginn: 04.04.2007
Ende: 04.07.2007
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 4
Projektziel – Auftrag
Ziel:
„Automatisierung der Hauptaufgaben des Prüfungsausschusses: Bewilligung von Anträgen zur Bachelor- bzw. Masterthesis.“
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 5
Gliederung
Ist / Soll Situation
Workflow-Umsetzung
Projekt
Records Management
Planung / Projektmanagement
Fazit
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 6
Planungsdaten / Ressourcenverteilung
Aufgabenverteilung Marco Gau
Workflowumsetzung WF Hierarchie
Marija Licnova Workflowumsetzung Records Management
Alexander Heß Wordanbindung, IST Prozess Abschlusspräsentation
Jens Bretschneider Projektleitung Wordanbindung, Formular
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 7
Projektablauf
Terminplanung
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 8
Durchführungsphase
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 9
Gliederung
Ist / Soll Situation
Workflow-Umsetzung
Projekt
Records Management
Planung / Projektmanagement
Fazit
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 10
Ist Situation
Eine wesentliche Aufgabe ist die Bewilligung von Bachelor-/ Masterarbeitsthemen
Händische Verarbeitung der eingehenden Anträge
Kein ausgewiesenes Records Management
Hoher Zeitaufwand in der Terminierung der Anträge und deren Ergebnisse
Jede Art von Anträgen durchläuft in erheblichen Maße den gleichen Bearbeitungsvorgang
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 11
Soll Situation
Automatisierter Bearbeitungsprozess eingehender Anträge
Antragsteller können mit einer erheblich verkürzten und rationaleren Bearbeitungszeit rechnen
Alle Beteiligten des Prüfungsausschuss haben jederzeit direkten Zugriff auf benötigte Dokumente
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 12
Musskriterien
Einführung eines Records Management für die Bearbeitung von Anträgen
Erstellung eines Workflows, der die am häufigsten vorkommenden Fälle automatisiert
Bewilligung von Bachelor-/ Masterarbeitsthemen
Einbindung aller beteiligten Ressourcen
Anbindung an Word
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 13
Ausschluss
Hardwarelösungen
Einrichtung von SAP Systemen bei den Prozessbeteiligten
Neugestaltung des Prüfungsausschusses entgegen der geltenden Rahmenprüfungsordnung
Erstellung eines Web-Frontends
Kostenkalkulation
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 14
IST Prozess
Antrag auf Abschlussarbeit
Aktuelle Situation in der FHTW
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 15
SOLL Prozess
Gewünschte Situation in der FHTW
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 16
Gegenüberstellung
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 17
Vergleich
IST Prozess Händische Bearbeitung
Kein Records Management
„Papierakte“
Sequenzieller Ablauf
Hohe Durchlaufzeit
SOLL Prozess Automatisierte Bearbeitung
Anbindung an Records Management
Elektronische Akte
Paralleler Ablauf
Geringe Durchlaufzeit
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 18
Vergleich der Durchlaufzeiten
Gegenüberstellung Ist und Soll Prozess
Schritt Zeit Ist Zeit Soll in Arbeitstagen*
Themenvorschlag einreichen 1,00 0,03
Betreuer wählen 0,50 0,06
Zustimmung zum Thema Erstbetreuer 0,50 0,06
Transport der Akte vom 1.Betreuer zum 2.Betr. 1,00 0,01
Zustimmung zum Thema Zweitbetreuer 0,50 0,06
Transport der Akte vom 2.Betreuer zum Amt 1,00 0,01
Prüfung durch Prüfungsamt (Antrag) 0,01 0,01
Prüfung durch Prüfungsamt (Voraussetzungen) 0,04 0,05
Transport der Akte vom Amt zum Ausschuss 7,00 0,01
Zustimmung zum Thema Prüfungsausschuss 0,25 0,15
Benachrichtigung des Studenten:
Zeit Postweg/E-Mail 3,00 0,02
Benachrichtigung der Betreuer: Zeit Postweg/E-Mail 3,00 0,02
Gesamt 17,80 0,48 Arbeitstage*
* 1 Arbeitstag = 8 Stunden
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 19
Gliederung
Ist / Soll Situation
Workflow-Umsetzung
Projekt
Records Management
Planung / Projektmanagement
Fazit
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 20
Die Aufbauorganisation
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 21
Der SAP-Business Workflow
Prüfung durch das Prüfungsamt
Themenkontrolle Erstbetreuer
Themenkontrolle Zweitbetreuer
ggf. Themenüberarbeitung durch den Studenten
Ablehnung bei negativer PAmt-Prüfung
Vorlage beim PAusschuss
Vorlage aller Daten beim PAmt
automatische Anlage einer Akte im SAP RM
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 22
Speicherung der Formulardaten
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 23
Regeloperationen
Problem: Dozentennamen sind als Zeichenkette vorhanden, werden aber als Bearbeiter für Workitems benötigt (Erst-/Zweitbetreuer)
Lösung: Zuweisung der Bearbeiter durch Regeln
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 24
Änderung von Formulardaten
1
2
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 25
Der Prüfungsausschuss
Voraussetzung: PAmt hat ok gegebenandernfalls: Negativ-Mail an Studenten
Status: abgelehnt
stimmt PAusschuss zu: Positiv-Mail an Studenten
Mail an Erstbetreuer Info über Thesisstart
Mail an Zweitbetreuer Info über Thesisstart
Status: zugestimmt
lehnt PAusschuss ab: Negativ-Mail an Studenten
Status: abgelehnt
in jedem Fall: Anlage der Akte
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 26
Probleme bei der Umsetzung
SAP-seitig: Fehler bei der Übergabe von Formulardaten
(unregelmäßig)
Fehler bei der Bearbeitung von Regeln (unregelmäßig)
Fehler bei der der Einarbeitung einzelner Containervariablen in E-Mail-Texte
Regeln sind nicht auf E-Mail-Workitems anwendbar (Problem bei den Bestätigungsmails an den Erst- und Zweitbetreuer)
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 27
Gliederung
Ist / Soll Situation
Workflow-Umsetzung
Projekt
Records Management
Planung / Projektmanagement
Fazit
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 28
Records Management - Aktenmodell
• Aktenmodell (Studentenakte) wichtig für den Workflow
• Anker muss vorhanden sein um das Dokument zu erstellen
• Aktenmodell wurde als Beispielaktenmodell angelegt
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 29
Records Management - Akte
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 30
Dokumenterzeugung aus WF
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 31
Dokumenterzeugung aus WF
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 32
Dokumenterzeugung aus WF
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 33
Technische Umsetzung
Startformular
Container für die Formulardaten
Methodenerweiterung für die Dokumentanbindung
Verknüpfung Akte mit Dokument
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 34
Startformular
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 35
Startformular
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 36
Erstellung einer Datenstruktur
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 37
Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 38
Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 39
Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 40
Methodenerweiterung eines bestehenden Objekttyps
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 41
Automatische Aktenerzeugung
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 42
Automatische Word-Dokument Erzeugung
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 43
Verknüpfung der Akte mit Dokument
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 44
Verknüpfung der Akte mit Dokument
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 45
Verknüpfung der Akte mit Dokument
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 46
Gliederung
Ist / Soll Situation
Workflow-Umsetzung
Projekt
Records Management
Planung / Projektmanagement
Fazit
Prüfungsausschuss – Ergebnispräsentation Gruppe 4 / 47
Fazit
Komplexe Prozessautomation ist mit dem SAP Business Workflow durchführbar Ständig zu wiederholende Tätigkeiten sind prädestiniert für SAP WF
Individuelle Tätigkeiten nur zum Teil umsetzbar
MS Office Integration mit SAP Records Management nicht intuitiv durchführbar
SAP Business Workflow findet keine genügende Beachtung in der Wirtschaft
Vielen Dank für die Aufmerksamkeit!
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