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SAP Business Workflow -
WI8 SAP R/3 - Präsentation FH-Konstanz
Workflow Technologie und Umfeld
SAP Basisdienste Mario Maurer
Workflow-Entwicklungsumgebungin R/3 Timm Roser
Praktische Umsetzung Christophe Urra
Referatsthemen
SAP Business Workflow -
WI8 SAP R/3 - Präsentation FH-Konstanz
Workflow Technologie und Umfeld GeschäftsprozesseGeschäftsprozesse
GeschäftsprozessoptimierungGeschäftsprozessoptimierung OptimierungskonzepteOptimierungskonzepte
AnalysemethodenAnalysemethoden
Workflow-Management-SystemeWorkflow-Management-Systeme
Basisdienste SAP Business Workflow SAPofficeSAPoffice
NachrichtensteuerungNachrichtensteuerung
ArchivierungArchivierung
Weitere SchnittstellenWeitere Schnittstellen
SAP Business Workflow -
WI8 SAP R/3 - Präsentation FH-Konstanz
Geschäftsprozesse (1)
Was sind Geschäftsprozesse ?
Notwendige Kette von Aktivitäten, um aus einer Kundenanforderung das von dem Kunden ge-
wünschte Ergebnis zu erreichen
Wodurch charakterisieren sich Geschäftsprozesse ?
Wichtige Geschäftsprozesse überschreiten Abteilungen
Entstehung von Schnittstellen
Transport-, Übermittlungs- und Wartezeiten
Einführung
SAP Business Workflow -
WI8 SAP R/3 - Präsentation FH-Konstanz
Geschäftsprozesse (2)Wodurch können Geschäftsprozesse behindert werden ?
• emotionale Barrieren zwischen AbteilungenGefilterte und verzerrte Informationen
• SchnittstellenBeinflusst Zeit, Kosten, Qualität und Flexibilität
Einführung
Prozessorientierte Denkweise
Vorgangsorientierte Arbeitsabläufe
Transaktionsorientierte Arbeitsabläufe
Entdeckung undEliminierung von
DoppelarbeitenProzeßketten
SAP Business Workflow -
WI8 SAP R/3 - Präsentation FH-Konstanz
Geschäftsprozesse (3)
Produktion
Finanzbuchhaltung
Einkauf
Vertrieb
Materialwirtschaft
Personalwirtschaft
Verwirklichung von prozessorientierter Denkweise
Einführung
SAP Business Workflow -
WI8 SAP R/3 - Präsentation FH-Konstanz
Geschäftsprozesse (4)
Produktion
Finanzbuchhaltung
Einkauf
Vertrieb
Materialwirtschaft
Personalwirtschaft
Bündelvon
Aktivitäten
Modellierung von Geschäftsprozessen
Einführung
SAP Business Workflow -
WI8 SAP R/3 - Präsentation FH-Konstanz
Geschäftsprozesse (5)
Warum Geschäftsprozessorientierung ?
Taylorsches Prinzip:Spezialisierung von Arbeiten: - Steigerung der Produktivität - Arbeiter verlieren die Kundenorientierung aus den Augen
Prozessorientierung:Dadurch soll dieses Denken durchbrochen, eine Ausrichtung auf die Anforderungen des Marktes und der Kunden und damit eine effizientereBearbeitung erreicht werden
Übergang zu
Einführung
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Geschäftsprozesse (6)Arten von Geschäftsprozessen:
Hauptprozesse: dienen der Verwirklichung der MarktleistungUnterstützungsprozesse: stellen die Infrastruktur zur VerfügungInnovationsprozesse: erneuern die Leistungsfähigkeit
Zerlegung von Geschäftsprozessen:
Bestell-abwicklung
Bestellanforderungsbearbeitung
Anfrage/Angebotsbearbeitung
Warenannahme
. . .
Einführung
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WI8 SAP R/3 - Präsentation FH-Konstanz
Geschäftsprozessoptimierung (1)
Einführung
Organisationen zeichnen sich durch Organisationsmerkmale aus
Flexible Reaktion auf sich änderndeMarktsituation wird verhindert
Ineffiziente Geschäftsprozesse
Kunden werden guter Service,innovative Produkte und niedrigePreise vorenthalten
Neuausrichtung des Unternehmens auf Basis einernutzenorientierten Geschäftsprozessoptimierung
SAP Business Workflow -
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Geschäftsprozessoptimierung (2)
logisch zusammengehörige Prozesse mit wenigen logisch zusammengehörige Prozesse mit wenigen Schnittstellen zu schaffenSchnittstellen zu schaffen
Komplexität bestehender Abläufe zu reduzierenKomplexität bestehender Abläufe zu reduzieren
Prozesse an den Bedürfnissen der Kunden Prozesse an den Bedürfnissen der Kunden auszurichtenauszurichten
Wertschöpfung der Vorgänge in den Mittelpunkt der Wertschöpfung der Vorgänge in den Mittelpunkt der Betrachtung stellenBetrachtung stellen
Eigenverantwortung der Mitarbeiter stärkenEigenverantwortung der Mitarbeiter stärken
Einführung
Ziele von Geschäftsprozessoptimierung:
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WI8 SAP R/3 - Präsentation FH-Konstanz
Geschäftsprozessoptimierung (3)
Lean ManagementLean Management „„schlankes Unternehmen“schlankes Unternehmen“
flache Hierarchienflache Hierarchien
Prinzip der kontinuierlichen VerbesserungPrinzip der kontinuierlichen Verbesserung
Total Quality ManagementTotal Quality Management geht von Qualitätsgedanken ausgeht von Qualitätsgedanken aus
Qualitätsgedanke muß sich durch alle Bereiche des Unternehmens ziehenQualitätsgedanke muß sich durch alle Bereiche des Unternehmens ziehen
Mitarbeiter/in muß sich als Lieferant für interne und externe Kunden verstehen Mitarbeiter/in muß sich als Lieferant für interne und externe Kunden verstehen
Business Process ReengineeringBusiness Process Reengineering
Einführung
Optimierungskonzepte
• Kurze Entscheidungswege• Produktivitätssteigerung
Verankerung desQualitätsbewußtseins
SAP Business Workflow -
WI8 SAP R/3 - Präsentation FH-Konstanz
Orientierung an den
kritischenGeschäfts-prozessen
Ausrichtungdieser
Prozessean den
Kunden
Konzentrationauf
Kern-kompetenzen
Nutzungmodernster
Informations-technologie
Geschäftsprozessoptimierung (4)
Einführung
Business Process Reengineering beinhaltet das fundamentaleÜberdenken und die radikale Neugestalltung des Unternehmensoder wesentlicher Unternehmensprozesse
Entscheidende Verbesserung der kritischen Leistungsgrößen:Zeit, Kosten, Qualität und Service
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KundenorientierungKundenorientierung
LeistungsverbesserungLeistungsverbesserung
Entwicklung der MitarbeiterEntwicklung der Mitarbeiter
Dezentraliserung der Kommunikations- und Dezentraliserung der Kommunikations- und EntscheidungsstrukturenEntscheidungsstrukturen
ProzessorientierungProzessorientierung
Einführung
Geschäftsprozessoptimierung (5)
Gemeinsamkeiten von Business Process Reengineering, Total QualityManagement und Lean Management:
SAP Business Workflow -
WI8 SAP R/3 - Präsentation FH-Konstanz
Geschäftsprozessoptimierung (6)
Einführung
Analysemethoden
AufbauorganisationsanalyseAufbauorganisationsanalyse Aufbauorganisation wird aufgelößtAufbauorganisation wird aufgelößt
Zusammentragen aller AufgabenZusammentragen aller Aufgaben
Zusammensetzung der Aufgaben zu ProzeßkettenZusammensetzung der Aufgaben zu Prozeßketten
SchwachstellenanalyseSchwachstellenanalyse Funktionale/organisatorische SchwachstellenFunktionale/organisatorische Schwachstellen
Welche organisatorischen Alternativen sind möglich ?Welche organisatorischen Alternativen sind möglich ?
Datenmäßige und DV-mäßige SchwachstellenDatenmäßige und DV-mäßige Schwachstellen
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Workflow-Management-Systeme (1)
Einführung
Ein Workflow-System stellt den beteiligten Mitarbeiten alle benötigten Informationen und Unterlagen, zeit- und bedarfsgerechtan ihren elektronischen Arbeitsplätzen, zur Verfügung, automatisiert Informations- und Prozessflüsse, verknüpft Arbeitsschritte aktiv und berücksichtigt organisatorische Strukturen
SAP Business Workflow -
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Einführung
Workflow-Management-Systeme (2)
Berücksichtigung organisatorischer Aspekte
Hauptaufgabe von Workflow-Systemen ist die Unterstützung derbetrieblichen Ablauforganisation durch softwaregesteuerte Dienstleistungen
Loskommen vom tayloristischen, abteilungsgeprägten Spezialistendenken, hin zu ganzheitlichen prozess-orientierten Abläufen
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Workflow-Management-Systeme (3)
Einführung
Zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten entstehen in Workflow-Systemendurch Schnittstellen
AbteilungsspezifischeInsellösungen
papierbasierte Informationen
• Papierflut im Büro• Bürokommunikation hat sich verschlechtert
Elektronische Steuerungder Vorgänge
• papierloses Büro wird gefördert• Prozessoptimierung
Übergang
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Workflow-Management-Systeme (4)
Einführung
Größtes Nutzenpotential liegt in der plastischen Abbildung von Geschäftsprozessen in graphischerForm
• Verständliche Darstellung von komplexen Prozessen• Schnellere Ermittlung von unternehmensrelevanten Funktionen• Systemerweiterungen werden klarer abgegrenzt• Anwenderschulungen können durchgeführt werden
SAP Business Workflow -
WI8 SAP R/3 - Präsentation FH-Konstanz
Elektronischer Transport von Informationen und DokumentenElektronischer Transport von Informationen und Dokumenten Reduzierung von Transport- und LiegezeitenReduzierung von Transport- und Liegezeiten
Aufgabensteuerung und -zuordnung innerhalb von ProzesskettenAufgabensteuerung und -zuordnung innerhalb von Prozessketten Dynamische ProzessablaufsteuerungDynamische Prozessablaufsteuerung
Überwachung von Terminen und FristenÜberwachung von Terminen und Fristen Wiedervorlageersatz und Überwachung der BearbeitungszeitenWiedervorlageersatz und Überwachung der Bearbeitungszeiten
Objektorientierte ArchivierungsmöglichkeitenObjektorientierte Archivierungsmöglichkeiten Verringerung des PapieraufkommensVerringerung des Papieraufkommens
Workflow-Management-Systeme (5)
Funktionen und daraus resultierende Leistungen eines Workflow-Systems:
Einführung
SAP Business Workflow -
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ProzessorientierungProzessorientierung Verringerung der starken ArbeitsteilungVerringerung der starken Arbeitsteilung
Stärkung der ganzheitlichen Denkweise und Eigenverantwortung der Stärkung der ganzheitlichen Denkweise und Eigenverantwortung der MitarbeiterMitarbeiter
Grafische Darstellung von ProzessenGrafische Darstellung von Prozessen Stärkere Transparenz von Abläufen und InformationenStärkere Transparenz von Abläufen und Informationen
ProzessdokumentationProzessdokumentation
ISO 9000 ff GrundlageISO 9000 ff Grundlage
Workflow-Management-Systeme (6)
Einführung
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SAPoffice (1)
Internes und externes versenden von DokumentenInternes und externes versenden von Dokumenten
Wiedervorlage, Weiterleitung, bzw. Beantwortung von DokumentenWiedervorlage, Weiterleitung, bzw. Beantwortung von Dokumenten
Setzen von Empfängerprioritäten, Status- und SendeattributenSetzen von Empfängerprioritäten, Status- und Sendeattributen
Persönliche und allgemeine Empfängerliste und AblagePersönliche und allgemeine Empfängerliste und Ablage
Externe SchnittstellenExterne Schnittstellen
Unterstützung von betriebswirtschaflichen AnwendungenUnterstützung von betriebswirtschaflichen Anwendungen
Basisdienste
SAPoffice ist eine vollständig im SAP R/3 integrierte Bürokommunikationslösung,die auf einer offenen, objektorientierten Technologie basiert
Funktionalitäten von SAPoffice:
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SAPoffice (2)
Basisdienste
Lotus ScreenCam Movie 2.1
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Datenkonstellationen, die die gewünschten Verarbeitungen Datenkonstellationen, die die gewünschten Verarbeitungen beschreibenbeschreiben
Regelwerk, das auf bestimmte Zustände reagieren und die Regelwerk, das auf bestimmte Zustände reagieren und die Ausgabe von Nachrichten einsatzgebietsbezogen steuern Ausgabe von Nachrichten einsatzgebietsbezogen steuern kannkann
Nachrichtensteuerung
Basisdienste
Ziel der Nachrichtensteuerung ist der Austausch von Informationen zwischenunterschiedlichen Partnern und anderen Anwendungen Schnittstellen für Folgeverarbeitung zu bieten
Dazu benötigt es:
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Archivierung
Basisdienste
Damit nicht nur unternehmensintern, sondern auch mit Kunden und LieferantenDatenaustausch stattfinden kann, müssen Dokumente mit einem entsprechendenVorgang verbunden und Archiviert werden.
Zeit und Effizienzvorteile können realisiert werden
Verwirklichung des papierlosen Büros
Kommunikationsschnitt-stelle ArchiveLink:
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EDIEDI wird verwendet um firmenübergreifend den wird verwendet um firmenübergreifend den Austausch von strukturierten Daten zwischen Austausch von strukturierten Daten zwischen Geschäftspartnern zu realisierenGeschäftspartnern zu realisieren
ALEALE ist eine SAP-eigene Technologie zur Integration ist eine SAP-eigene Technologie zur Integration lose gekoppelter, autonomer Anwendungen mit R/3lose gekoppelter, autonomer Anwendungen mit R/3
OLEOLE ist der von Microsoft entwickelte Standard zur ist der von Microsoft entwickelte Standard zur Kommunikation mit etablierten PC-PaketenKommunikation mit etablierten PC-Paketen
MAPIMAPI ist eine offene Architektur, mir der das SAPoffice- ist eine offene Architektur, mir der das SAPoffice-System an fremde Mail-Frontend-Systeme angebunden System an fremde Mail-Frontend-Systeme angebunden werden kannwerden kann
BAPIBAPI ist die SAP-Schnittstelle der Zukunft. Hierbei ist die SAP-Schnittstelle der Zukunft. Hierbei handelt sich um den Ansatz, Geschäftsprozesse, handelt sich um den Ansatz, Geschäftsprozesse, Funktionen und Daten als Objekte zu betrachtenFunktionen und Daten als Objekte zu betrachten
Schnittstellen
Basisdienste
SAP Business Workflow -
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2. TeilDas SAP Workflow Entwicklungstool
Architektur SAP Business WorkflowArchitektur SAP Business Workflow
SAP Workflow Konzept SAP Workflow Konzept
GeschäftsobjekteGeschäftsobjekte
ProzessdiagrammeProzessdiagramme
R/3R/3
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Architektur
Organisation
Person Stelle Org.einheit
RolleRolle Aufgabe
R/3R/3
• Abbild der Unternehmung• Personen• Stellen• Organisationseinheiten• Rollen• Aufgaben
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Architektur
Organisation
Prozesse
Person Stelle Org.einheit
Referenz
RolleRolle
WF-Definition WF-
Container
Schritt
Aufgaben-Container
Aufgabe
R/3R/3
• Workflow Definitionen• Einzelschritt Definitionen• Workflow Container• Aufgaben Container
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Architektur
Organisation
Prozesse
Geschäfts-objekte
Person Stelle Org.einheit
WF-Definition WF-
Container
Schritt
Referenz
RolleRolle
Aufgaben-Container
Aufgabe
Attribute
Objekt
Ereignisse Methoden Methodenp.-Container
Ereignis-Container
Zustands-änderung
LesezugriffAufruf und Ergebnis
R/3R/3
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Konzept
EinzelschrittAufgabe
Was ?
SAP Business Workflow -
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Konzept
ROLLEVon Wem ?
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Konzept
Wie ?
In welcher Reihenfolge ?
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Konzept
Workflow Manager
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Konzept
SAP Business Workflow -
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Architektur
Organisation
Person Stelle Org.einheit
Referenz
RolleRolle Aufgabe
Geschäfts-objekte
Attribute
Objekt
Ereignisse Methoden Methodenp.-Container
Ereignis-Container
Prozesse
WF-Definition WF-
Container
Schritt
Aufgaben-Container
Zustands-änderung
Lesezugriff Aufruf und Ergebnis
R/3R/3
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Prozeß = Aufgabe
Abbildung der Prozesse in Abbildung der Prozesse in ProzessdiagrammenProzessdiagrammen
Gerichtete GraphenGerichtete Graphen
Ähnlich PetrinetzenÄhnlich Petrinetzen
ElementeElemente ObjekteObjekte
BedingungsabfragenBedingungsabfragen
EreignisseEreignisse
SchleifenSchleifen
AktivitätenAktivitäten
Prozesse
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Hilfsmittel Business NavigatorHilfsmittel Business Navigator
Ermöglicht Ermöglicht
Modellierung von Geschäftsprozessen Modellierung von Geschäftsprozessen (Workflows)(Workflows)
Darstellung in mehreren SichtenDarstellung in mehreren Sichten
Geschäftsprozesse
Lotus ScreenCam Movie 2.1
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Erweiterungen der Business Workbench
Business Modeller (SAP AG)Business Modeller (SAP AG)
Aris Toolset (Prof. Dr. Scheer GmbH)Aris Toolset (Prof. Dr. Scheer GmbH)
Viso Business Modeller (Visio GmbH)Viso Business Modeller (Visio GmbH)
ModelworksModelworks (Intellicorp)(Intellicorp)
Ausblick
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Architektur
Organisation
Person Stelle Org.einheit
Referenz
RolleRolle Aufgabe
Geschäfts-objekte
Attribute
Objekt
Ereignisse Methoden Methodenp.-Container
Ereignis-Container
Prozesse
WF-Definition WF-
Container
Schritt
Aufgaben-Container
Zustands-änderung
LesezugriffAufruf und Ergebnis
R/3R/3
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Objekttypen SAP Business ObjekttypenSAP Business Objekttypen
AuftragAuftrag
LieferscheinLieferschein
MaterialMaterial
StücklisteStückliste
Geschäftsobjekte
Externe DokumenteExterne Dokumente archivierte Dokumentearchivierte Dokumente
PC ObjektePC Objekte Word DokumenteWord Dokumente
SpreadsheetsSpreadsheets
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Attribute Beschreiben Eigenschaften eines ObjektsBeschreiben Eigenschaften eines Objekts
Quelle der InformationQuelle der Information DatenbankfeldDatenbankfeld
Identifizieren ObjektIdentifizieren Objekt
Geschäftsobjekte
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Methoden Zulässige Funktion auf einem ObjektZulässige Funktion auf einem Objekt
Methoden könnenMethoden können ein klar definiertes Ergebnis haben ein klar definiertes Ergebnis haben
Ausnahmen habenAusnahmen haben
Methodenparameter verwendenMethodenparameter verwenden
Geschäftsobjekte
Methode „zerdrücken“
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Ereignisse Systemweite Mitteilung über ZustandsänderungSystemweite Mitteilung über Zustandsänderung
BeispieleBeispiele Meilenstein im Projekt erreichtMeilenstein im Projekt erreicht
Kunden- Stammdaten geändertKunden- Stammdaten geändert
„„Es ist 18.00 Uhr“Es ist 18.00 Uhr“
Budgetlimit erreichtBudgetlimit erreicht
Prinzip von Erzeuger und VerbraucherPrinzip von Erzeuger und Verbraucher
Geschäftsobjekte
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Object Repository 800 vorgefertigte Prozesse800 vorgefertigte Prozesse
170 Geschäftsobjekte170 Geschäftsobjekte
Vorlagen zum Erstellen eigener BOVorlagen zum Erstellen eigener BO
Prozesse & Objekte
Lotus ScreenCam Movie 2.1
SAP Business Workflow -
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Praxisbeispiel
Workflow-Implementierung-
ein Beispiel aus der Praxis
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Das UnternehmenMittelständisches UnternehmenMittelständisches Unternehmen
Entwicklung und Produktion von Entwicklung und Produktion von ZerstäubungssystemenZerstäubungssystemen
stark kundenorientiertes Denkenstark kundenorientiertes Denken
auftragsspezifische Produktionauftragsspezifische Produktion
Ziel: Ziel: Flexibilität und schnelle ReaktionszeitFlexibilität und schnelle Reaktionszeit
Praxisbeispiel
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SAP Einführungsprojektveraltete Technologie soll durch neue veraltete Technologie soll durch neue
Software abgelöst werdenSoftware abgelöst werden
Siemens-Nixdorf erhielt den Zuschlag zur Siemens-Nixdorf erhielt den Zuschlag zur Einführung von SAP R/3.Einführung von SAP R/3.
Besonderheiten bei der R/3 Einführung:Besonderheiten bei der R/3 Einführung: Organisation wurde nicht angetastetOrganisation wurde nicht angetastet
eigenes Einführungs-Projektteam eigenes Einführungs-Projektteam
erst 1997 wurde Business Workflow eingeführterst 1997 wurde Business Workflow eingeführt
Praxisbeispiel
SAP Business Workflow -
WI8 SAP R/3 - Präsentation FH-Konstanz
Vorgehen bei der Workflow-Einführung
Transformation eines Geschäftsprozesses Transformation eines Geschäftsprozesses in ein Workflow:in ein Workflow:
Festlegung der Geschäftsprozesse (Projektteam)Festlegung der Geschäftsprozesse (Projektteam)
Umsetzung der im Altsystem vorhandenen Umsetzung der im Altsystem vorhandenen Funktionalität (durch Schwachstellenanalyse)Funktionalität (durch Schwachstellenanalyse)
Anschliessende Beurteilung Anschliessende Beurteilung
Prozesse werden organisatorisch und DV-technisch Prozesse werden organisatorisch und DV-technisch analysiert und optimiertanalysiert und optimiert
Praxisbeispiel
SAP Business Workflow -
WI8 SAP R/3 - Präsentation FH-Konstanz
Geschäftsprozeßdesign„„systematische Materialstammpflege“systematische Materialstammpflege“
Kritische Hauptprozesse sollen reibungslos Kritische Hauptprozesse sollen reibungslos zusammengeführt werdenzusammengeführt werden
Im Mittelpunkt steht die Im Mittelpunkt steht die MaterialstammpflegeMaterialstammpflege
Workflow übernimmt Koordination der Workflow übernimmt Koordination der MaterialstammpflegeMaterialstammpflege
Praxisbeispiel
SAP Business Workflow -
WI8 SAP R/3 - Präsentation FH-Konstanz
Lösungsmöglichkeiten der Prozeßsteuerung
Chaotische LösungChaotische Lösung
Zentrale LösungZentrale Lösung
Pragmatische LösungPragmatische Lösung
TransaktionslösungTransaktionslösung
Workflow-LösungWorkflow-Lösung
Praxisbeispiel
SAP Business Workflow -
WI8 SAP R/3 - Präsentation FH-Konstanz
Workflow-ImplementierungCustomizingCustomizing
Definition der AufbauorganisationDefinition der Aufbauorganisation
Definition der ObjekttypenDefinition der Objekttypen
Definition der AufgabenDefinition der Aufgaben
Definition der WorkflowsDefinition der Workflows
Workflow-BetriebWorkflow-Betrieb
Praxisbeispiel
Lotus ScreenCam Movie 2.1
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