schnelleinstieg in sap srm supplier relationship … · 2.7 strategischeres lieferantenmanagement...
Post on 17-Sep-2018
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INHALTSVERZEICHNIS
3
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung 7
1.1 Sinn und Zweck dieses Buches 7
1.2 Zielgruppen 7
1.3 Was Sie nicht in diesem Buch finden werden 8
2 Einkauf – Themenstellungen und Herausforderungen 11
2.1 Aktuelle Problemstellungen – typische Situationen 11
2.2 Automatisierung der operativen Bestellprozesse 13
2.3 Effizientere Ausschreibungsverfahren 14
2.4 Stärkere Kontraktausschöpfung und globale Konditionen 14
2.5 Lieferantenintegration übers Web-Portal 14
2.6 Erstellung von Vertragsdokumenten 15
2.7 Strategischeres Lieferantenmanagement 15
3 SAP SRM – Module und Lösungsansätze 17
3.1 Self-Service Procurement 17
3.2 Ausschreibungen und Auktionen – Bidding Engine 31
3.3 Kontraktverwaltung und -verteilung 39
3.4 Supplier Self-Services (SAP SUS) 49
3.5 Contract Lifecycle Management (SAP CLM)/SAP Sourcing 52
3.6 Supplier Lifecycle Management (SAP SLC) 53
4 SAP SRM – technische Architektur und
Erweiterungskonzept 61
4.1 Die Systemarchitektur auf SAP-Basis 61
4.2 Zugriffsmöglichkeiten 62
INHALTSVERZEICHNIS
4
4.3 NWBC-Layer vs. SAP NetWeaver-Portal 62
4.4 SRM@ERP – Plugin-Einrichtung in ein bestehendes ERP 64
4.5 Das betriebswirtschaftliche Szenario 66
4.6 Decoupled Bidding, SUS und SLC sellside 70
4.7 Integration anderer (SAP-)Module 71
5 SAP SRM – wichtige Customizing-Bereiche 77
5.1 Die Basics – RFC und ALE 77
5.2 Das Grundcustomizing für SRM 79
5.3 Die Aufbauorganisation im SAP SRM 83
5.4 Aktivierung von Business Functions 85
5.5 Anpassung von Rollendefinitionen 85
5.6 Offline-Approval konfigurieren 88
5.7 Einrichtung von Katalogaufrufen 90
5.8 Nutzung von BADIs 91
5.9 Nützliche Transaktionen zum Systemmonitoring 95
6 Tipps und Tricks für Ihr Projekt 103
6.1 Benutzerfreundlichkeit 103
6.2 Erhöhung der No-Touch-Quote 103
6.3 Integration aller Benutzergruppen 104
6.4 Frühzeitig Lieferanten einbinden 104
6.5 Die Relevanz der einzelnen Fachbereiche 105
6.6 Strukturiertes Konzept – schnelles Prototyping 105
6.7 Bewusst auf die 100-Prozent-Lösung verzichten 106
6.8 Template-Gedanken für Rollouts bedenken 107
6.9 Change Management hoch priorisieren 107
11
2 Einkauf – Themenstellungen und Herausforderungen
Zu Beginn möchte ich kurz die Themen und Schwierigkeiten um-
reißen, die sich bei vielen meiner Kunden in der Einkaufsabtei-
lung ergaben. Hierbei sollen weder die theoretischen Hintergrün-
de zu sehr betont noch langweilende Definitionen herangezogen
werden. Vermutlich wissen die meisten von Ihnen ohnehin aus
der beruflichen Praxis, welche Themen und Herausforderungen
die »moderne Einkaufsabteilung« umtreiben …
2.1 Aktuelle Problemstellungen – typische Situationen
In nahezu jeder Diplom- oder Masterarbeit zu den Bereichen »Ein-
kauf« bzw. »Supplier Relationship Management« (SRM) wird sinn-
gemäß betont, dass sich die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung von
einst operativen Aufgabenbearbeitern zu strategischen Wertschöp-
fungspartnern entwickeln – und zwar im Zuge der immer stärker glo-
balisierten und verflochtenen Wirtschaft.
Um Sie jedoch nicht mit viel zitierten Phrasen zu langweilen, werde
ich zunächst ein paar konkrete Anforderungen und Probleme vorstel-
len, die meine Kunden häufig äußern:
»Der Bestellprozess basiert bei uns auf Papierformularen, ist
langsam, nicht nachvollziehbar und nicht revisionssicher.«
»Unsere Einkaufs-Kontrakte befinden sich in ausgedruckter
Form in irgendwelchen Schränken oder sind elektronisch
über verschiedene Fileserver verstreut.«
»Ausschreibungen müssen in Zukunft revisionssicher und
transparent elektronisch durchgeführt werden.«
EINKAUF – THEMENSTELLUNGEN UND HERAUSFORDERUNGEN
12
»Unsere C-Artikel machen nur einen geringen Teil unserer
Beschaffungskosten, dafür aber einen großen Arbeitsanteil
unserer Einkaufsabteilung und damit der Prozesskosten
aus.«
»Die Bestellübermittlung an Lieferanten erfolgt zumeist durch
Ausdrucke aus SAP, die dann vom Einkäufer manuell per
Faxgerät an den Lieferanten geschickt werden.«
»Unsere weltweiten Standorte sollen die gleichen (Konzern-)
Prozesse nutzen wie wir in Deutschland.«
»Wir könnten deutlich bessere Materialeinstandskosten erzie-
len, wenn wir nur einfach mehr Lieferanten in Bezug auf die
Ausschreibungen kontaktieren könnten.«
»Die Beschaffung von Dienstleistungen führt oft zu zeitauf-
wendigem Nacharbeiten in der Bestellung, zu Problemen bei
der Leistungserfassung und zu erhöhtem Klärungsaufwand.«
»Die Benutzung von Bestellanforderungen (BANFen) im SAP
ist für unsere Anwender zu komplex.«
»Der Einkauf soll in ein Shared Service Center ausgelagert
werden, aber unsere Prozesse geben das noch nicht her.«
Sollten Sie nun bei dem ein oder anderen Punkt geschmunzelt ha-
ben: Ich versichere Ihnen, dass bereits viele meiner Kunden diese
Schwierigkeiten angesprochen haben. SRM bietet natürlich keine
»Out-of-the-box«-Lösung dieser Probleme, kann jedoch das zentrale
Werkzeug sein, um die passenden, effizienten Prozesse zu etablieren
und elektronisch zu unterstützen. In den folgenden Kapiteln werden
die einzelnen Problemstellungen weiter spezifiziert.
EINKAUF – THEMENSTELLUNGEN UND HERAUSFORDERUNGEN
13
Nur Mut!
Dank der Flexibilität eines SAP SRM-Systems kön-
nen einzelne Prozesse besser überdacht und opti-
miert werden. So wird jedoch auch gewährleistet,
dass bisherige Prozessdefekte und stark holprige
konventionelle Prozesse nun auf elektronische Wie-
se effektiver umgesetzt werden. Nutzen Sie die Gelegenheit einer
Systemeinführung, um auch möglicherweise veraltete Strukturen
und Denkweisen zu verbessern!
2.2 Automatisierung der operativen Bestellprozesse
In vielen Unternehmen, auch großen Konzernen, ist es nach wie vor
noch gang und gäbe, dass sich Mitarbeiter mit bestimmten Beschaf-
fungswünschen telefonisch oder per E-Mail an den Einkauf wenden.
Gerade für indirekte Materialien – also solche, die wie z. B. Dienstleis-
tungen oder Investitionen nicht direkt in das produzierte Gut einflie-
ßen – existiert dabei oft eine große Anzahl verschiedener Prozesse.
Betrachtet man die in der Fachliteratur verzeichneten Prozesskosten
je Bestellung, variieren diese Kennzahlen stark, liegen aber meist
deutlich über 100 Euro pro Bestellvorgang. Insbesondere bei Bestel-
lungen indirekter Güter mit vergleichsweise geringen Bestellwerten,
die allerdings häufig ausgelöst werden, ergibt sich hier großes Opti-
mierungspotenzial.
Sollten sich Ihre Problemstellungen in diesem Bereich bewegen,
finden Sie vermutlich besonders im Buchteil zum Bereich E-Procure-
ment und elektronische Kataloge (im Abschnitt 3.1) Anregungen zur
Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse.
EINKAUF – THEMENSTELLUNGEN UND HERAUSFORDERUNGEN
14
2.3 Effizientere Ausschreibungsverfahren
Die allermeisten Unternehmen führen Ausschreibungen für konkrete
Bedarfe und Rahmenverträge durch, meist jedoch noch unstruktu-
riert, beispielsweise auf Basis von Excel oder einzelnen Ausschrei-
bungsunterlagen. Durch einen breiter aufgestellten Grundstock an
Bietern und eine stärkere Automatisierung des Ausschreibungspro-
zesses können Sie einerseits häufiger Ausschreibungen bei mehr
potenziellen Lieferanten durchführen. Unter Einbezug von SAP SRM
wird hier zunächst einmal keine Materialeinstandskostenreduktion
erzielt. Der einfachere Weg, mehr Lieferanten standardisiert an den
Ausschreibungsverfahren teilnehmen zu lassen, kann hingegen
durchaus zu beachtlichen Einsparungen führen.
Wenn Sie Interesse an diesem Gebiet haben, ist der Abschnitt 3.2
sicherlich von Nutzen für Sie.
2.4 Stärkere Kontraktausschöpfung und globale Konditionen
Bei der Abwicklung der Einkaufsprozesse über Rahmenverträge be-
steht zumeist auch ein enormes Optimierungspotenzial: sei es, damit
die vorhandenen Verträge gesammelt elektronisch zur Verfügung
stehen, oder, um eine automatische Bezugsquellenfindung für mög-
lichst viele Beschaffungsvorgänge (im Bereich direkter und indirekter
Materialien) sicherzustellen und so auch den operativen Bestellpro-
zess stärker zu automatisieren. Im Abschnitt 3.3 finden Sie Ideen, wie
Sie mit SAP SRM diese Schwierigkeiten angehen können.
2.5 Lieferantenintegration übers Web-Portal
Bei den meisten einkaufenden Unternehmen sind mittlerweile die
großen Lieferanten bereits über EDI/XML strukturiert elektronisch
angebunden, um Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise
oder Rechnungen auszutauschen.
EINKAUF – THEMENSTELLUNGEN UND HERAUSFORDERUNGEN
15
Ein Großteil der Lieferanten jedoch ist bei vielen Betrieben nur sehr
schwach in den operativen Einkaufsprozess integriert. Lieferanten
erhalten ihre Bestellungen häufig noch über E-Mails oder Fax und
geben ihrerseits Auftragsbestätigungen am Telefon durch. Es lohnt
sich aber durchaus, zu überlegen, ob diese Lieferanten nicht durch
eine WebPortal-Lösung zumindest halb automatisiert angebunden
werden können.
Wenn Sie sich für dieses Thema interessieren, sind im Abschnitt 3.4
Möglichkeiten aufgezeigt, wie Sie eine WebPortal-Lösung mit SAP
Supplier Self-Services aufbauen können.
2.6 Erstellung von Vertragsdokumenten
Bewusst etwas vom operativen Kontraktmanagement abgesetzt, soll
in diesem Buch auch das Thema der Erstellung und gemeinschaftli-
chen Bearbeitung der eigentlichen, juristischen Vertragsdokumente
im Einkauf zumindest kurz behandelt werden. Die SAP hat dazu ihr
Lösungsportfolio durch den Zukauf eines spezialisierten Software-
Anbieters erweitert und vermarktet diese Lösung nun unter »SAP
Sourcing/CLM«. Details hierzu finden Sie im Abschnitt 3.5.
2.7 Strategischeres Lieferantenmanagement
In der Vergangenheit wurde Lieferantenmanagement häufig nur ru-
dimentär betrieben. Einzelne Excel-Datensammlungen existierten zur
Vorbereitung auf Lieferantenjahresgespräche. Die Verbreiterung der
Lieferantenbasis geschah zumeist auf Zuruf oder unter Einbezug
aufwendiger Marktanalysen.
Eine Lieferantenbewertung erfolgte, wenn überhaupt, zumeist auf
Basis von direkt messbaren Werten, wie z. B. der Liefertermintreue,
im SAP ERP. Vielen Einkaufsprozessen wurde die Bewertung auf
Basis dieser hart messbaren, also in betriebswirtschaftlichen Kenn-
INDEX
125
B Index
A
Abruf 41
ALE 65, 70, 77, 78
Alerting 41
Auftragsbestätigung 14, 15,
28, 49, 51
Ausschreibungen 11, 14
B
BADI 80, 91, 97
Beschaffung von
Dienstleistungen 12
Bestellanforderung 12, 25, 32
Bestellprozess 11
Bestellübermittlung 12
Bestellung 49
Bex Analyzer 75
Bezugsquelle 24, 45
Bezugsquellenfindung 14, 44
Bidding Engine 31, 41
Business Functions 85
Business Objects Explorer 75
Business-Intelligence 58
buyside 55, 59, 70
C
C-Artikel 12, 18
Change Management 107
Cherry-Picking 38
Client 62
CRM-Middleware 83
CSV 72
D
decoupled bidding 65, 70
DMZ 59, 70
E
ECC 61
EDI 14, 28, 49
Einkaufs-Kontrakte 11
Einkaufswagen-Wizard 19
elektronische Kataloge 13
E-Procurement 13, 17
E-Readyness 104
ereignisbasierte Bewertung
57
erweitert klassisches Szenario
67
e-Sourcing 52
externes Debugging 94
F
Fax 50
Folgebeleg 26, 34, 39, 67
Frictionless 52
INDEX
126
G
Genehmigung 20, 22, 24
gruppenbasierte Bewertung
57
Gutschrift 29
H
hard facts 58
Human Ressources (HR) 73
I
iDoc 44, 78, 98
indirekte Materialien 13
Internet-Services 81
J
juristische Vertragsdokumente
15
K
Katalogaufruf 90
klassisches Szenario 66
Kontierung 20, 21
Kontraktverwaltung 39
L
Leistungserfassung 12, 51
Lieferadresse 20, 21
Lieferantenmanagement 15
Lieferantenportal 29
Lieferavis 14, 28, 49
Lieferplan 43
lokales Szenario 69
M
Maßnahmencontrolling 59
Materialbedarfsplanung 17
Materialeinstandskosten 12,
14
MDM Catalog 61, 71, 104
Mengenkontrakt 43
Metadaten 42
MRP 17, 18, 45
MX-Records 89
N
NetWeaver 52, 61, 113, 115
No-Touch-Quote 103
NWBC 18, 62
O
Offline-Approval 88
One-Client-Szenario 64
OneScreen-Transaktion 19
Open Catalog Interface (OCI)
72
P
P-Cards 29
Portal 18
POWL 31
R
Rahmenverträge 14
Rechnung 14, 49
RFC 65, 70, 77, 78, 118
RfI – Request for information
31
INDEX
127
RfP – Request for Proposal
31
Rollen 85
Rollout 107
S
Sammelrechnungen 29
SAP Business Intelligence (BI)
74
SAP Exchange
Infrastructure (XI) 74
SAP High Performance
Analytic Appliance (HANA)
75
SAP Human Capital
Management (HCM) 73
SAP JAM 59
SAP Master Data Governance
for supplier (MDG-S) 76
SAP NetWeaver Portal 63, 74
SAP PI 72
SAP Process Integration (PI)
74
SAP Sourcing 15, 52
SAP Streamwork 59
SAP Supplier Lifecycle
Management 16, 53
SAPGui 62, 94, 113
Scorecard 56, 57
Self-Service Procurement 17
sellside 55, 59, 70
Single-Sign-on 63
SOA 44
SocialMedia 59
soft-facts 58
Sourcing Cockpit 25
SRM@ERP 61, 65
Stellvertreterangebot 37
Supplier Self-Services 50
SUS-MM-Szenario 50
SUS-SRM-Szenario 50
Systemmonitoring 95
Systemtrace 99
V
Vertreterregelung 24
W
Wareneingang 29, 67, 68
WebDynpro for ABAP 61
WebEDI 49
WebIntelligence 75
WebPortal 15
Wertkontrakt 43
Workitems 24
X
XCelsius 75
XML 14, 49, 72
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