sharepoint eingangsrechnungsverwaltung mit ecspand
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ECM Prozesslösungen Mit SharePoint, ecspand und Nintex
am Beispiel Eingangsrechnungsverwaltung
Christian Kiesewetter Partner und Sales Management
christian.kiesewetter@d-velop.at
+43 664 2075372
www.xing.com/profile/Christian_Kiesewetter3
www.slideshare.net/christiankiesewetter
www.ecspand.com
Herzlich
willkommen
motivation
die idee ecspand
highlights
invoice management
Überblick
Enterprise Content
Management
Hmmm?
Steigende
Informations-
mengen
Steigende
Informations-
mengen
Dokumente ablegen …
Dokumente ablegen …
In vielen Firmen und Büros nach wie vor Usus:
Dokumentablage nach dem „Jeder-wie-er-will-System“
… und wiederfinden!
Emails …
Emails …
… werden falsch abgelegt und gehen verloren
Unmengen von
Papierdokumenten …
… verlangsamen
Prozesse.
Wichtige Dokumente
Wichtige Dokumente
… wie Rechnungen und Verträge werden zu
langsam abgearbeitet
Datenschutz
Gesetzliche
Vorgaben
Die Lösung …
… ist denkbar einfach ;-)
Motivation
Zeit
motivation
Reduktion der Suchzeiten
Reduktion der organisatorischen
Aufwände
Geschwindigkeit der
Prozessabläufe
Zeit = Geld
Informations-
bereitstellung
motivation
Informationsbereitstellung
Steigerung der Arbeitsqualität
Einfachere Informations-
gewinnung für Mitarbeiter
Information ist ein Nebeneffekt
der täglichen Arbeit:
Transparenz notwendig
motivation
Motivation – Animation 21
motivation
Motivation – Animation 21
motivation
Motivation – Animation 21
motivation
Archiv LOB
Motivation – Animation 21
motivation
Archiv LOB
Motivation – Animation 21
motivation
Motivation – Animation 2c
motivation
Motivation – Animation 2c
motivation
Motivation – Animation 2c
motivation
Motivation – Animation 2c
motivation
Motivation – Animation 3
motivation
? Motivation – Animation 4
motivation
Motivation – Animation 5
Strategie:
Die Idee ecspand
die idee ecspand
ECM statt Inseln
einheitliche Oberfläche
Prozess gesteuert
kurze Entscheidungswege
SharePoint als „Single Point of Service“
die idee ecspand
ecspand your SharePoint
Integration Umsysteme & Papierdokumente
Aktenplan
Rendition & Compliance
fertige Lösungen
Prozessbausteine
die idee ecspand
Kompetenzprofil SharePoint
die idee ecspand
Kompetenzprofil ecspand
die idee ecspand
Unterschied klassisches DMS …
Capture
Storage
Link zu
SharePoint Link zu ERP
DMS Server
die idee ecspand
…. Link zu
SharePoint
… zu ecspand your SharePoint
Capture
Storage
Link zu ERP
DMS Server
Highlights
highlights
ecspand Basis-Services
highlights
Aktenplan
highlights
Aktenplan + Metadatensuche
highlights
Rendition Service
highlights
Viewing Komponente
highlights
Compliance & Archivierung
Revisionssichere Archivierung
Kopieren, verschieben oder
verlinken
Compliance-Plattformen
Zugriff über SharePoint
highlights
Import Services
highlights
Scanclient
Digitalisieren von
Papierdokumente
Ablage in SharePoint
Dokumentbibliotheken
Prozessgesteuert
highlights
Sidebar
Drag & Drop Client
Aktenzuordnung und Metadaten-
vererbung
Rechercheclient
highlights
ERP Connector
(revisionssichere) Archivierung aus
ERP
direkter Dokumentenzugriff auf
SharePoint
applikationsübergreifende Prozesse
verfügbar für gängige ERP Systeme
highlights
Mobile (Cloud) Capture
Rechnungserfassung am
Smartphone
Analyse und Klassifizierung als Azure
Cloudervice
Übergabe an lokale SharePoint
Instanz oder Office365
highlights
Prozesslösungen
Das Gold liegt in den Prozessen
invoice management
Lösungsüberblick
Effizienzsteigerung
Scannen mit automatischer
Klassifizierung
(Nintex) Workflow, SharePoint-
listen und WebParts
Integration von ERP-System
und SharePoint
invoice management
Schematischer Überblick
invoice management
invoice management
Schritt 1: Scannen
1 Scannen & Klassifizierung
Daten zurück an AX
Frühes Scannen mit Kopfdaten-
erkennung
OCR, Klassifizierung mit ERP
Datenabgleich
Workflowstart möglich
Übergabe an SharePoint
invoice management
invoice management
Schritt 2: Übergabe an AX
1 Scannen & Klassifizierung
2 Übergabe an AX & Workflowstart
Übernahme der Rechnungen
Integration in ERP Standardumgebung
Vorbereitung der Rechnungen möglich
Definition von Workflow und Verteilergruppen
Workflowstart
invoice management
Workflowstruktur
4+2 Schritte: Verteilung, sachliche Prüfung, Freigabe,
FiBu-Freigabe, Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage
invoice management
invoice management
invoice management
Schritt 3: Prozessabarbeitung
1 Scannen & Klassifizierung
2
Weiterleitung an SharePoint
Prozessabarbeitung
Übergabe an AX & Workflowstart
3
frei konfigurierbar
mitgelieferte Prozess Standard-
bausteine
voll in SharePoint integriert
(Emailbenachrichtigung,
Aufgaben-WebParts, SharePoint-
Listen, …)
invoice management
invoice management
Schritt 3: Prozessabarbeitung
1 Scannen & Klassifizierung
2
Weiterleitung an SharePoint
Prozessabarbeitung
Übergabe an AX & Workflowstart
3
ergonomische Masken mit
Wertelisten, Logikprüfung, …
Splitbuchungen, Kostenstellen-
zuordnung, … möglich
Informationsaustausch mit ERP
System
Buchungen werden im
SharePoint vorbereitet
invoice management
invoice management
Schritt 4: Verbuchung im AX
1 Scannen & Klassifizierung
2
Weiterleitung an SharePoint
Prozessabarbeitung
Übergabe an AX & Workflowstart
Verbuchung im AX
4
3
Datenübergabe aus SharePoint
an ERP-System
Reporting und Protokoll (auch im
SharePoint einsehbar)
effizientere Prozesse für
Rechnungsabarbeitung und -
freigabe
invoice management
Dokumentenhandling
ecspand Sidebar
Dokumentablage aus Outlook,
Explorer via Drag & Drop, auch
ohne ecspand Services
invoice management
invoice management
Dokumentenhandling
ecspand Sidebar
Dokumentablage aus Outlook,
Explorer via Drag & Drop, auch
ohne ecspand Services
ecspand Suche
einfache (metadatenunterstützte)
Suche und Recherche, nutzt und
erweitert SharePoint Standard
invoice management
invoice management
Zusammenfassung
Scan- & Klassifizierung mit Validierung gegen AX Stammdaten
Integration von AX Datenaustausch, übergreifender Workflow, Verbuchung aus SharePoint
Workflow als Prozessschicht vorgefertigte Templates und Bausteine, aufgabenorientierte Bearbeitungsmaske
Fazit
fazit
SharePoint als Baukasten
fazit
SharePoint als Baukasten
fazit
SharePoint als Baukasten
SharePoint eignet sich hervorragend als
Baukasten für Unternehmsanwendungen.
(Programmatische) Anpassungen bei komplexen
Anforderungen verursachen allerdings schnell
hohe Aufwände und Personalbedarf.
fazit
SharePoint als Baukasten
fazit
SharePoint als Baukasten
Für ausgereifte Lösungen benötigt es jedoch
standardnahe Erweiterungen und Produkte.
fazit
Standards
SharePoint, Nintex und ecspand
als bewährte Standardprodukte
Customizing durch Konfiguration
und Parametrisierung
durchgängige Verwendung von
standardnahen Mechanismen
und Erweiterungen
fazit
Standards - Vorteile
rasche Projektumsetzung und
-änderungen
modulare Lösungen
keine „Individualbasteleien“
geringe (Folge-)Kosten
Updatesicherheit
Fragen?
Christian Kiesewetter Partner & Sales Management christian.kiesewetter@d-velop.at
d.velop GmbH EURO PLAZA, Technologiestraße 5, 1120 Wien
T: +43 1 908 08 96
W: www.d-velop.at | www.ecspand.com
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