vodafone firmenkundenportal rechnungs-analyse · 2015-10-30 · vodafone firmenkundenportal...
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Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
Benutzerhandbuch Version 2.8
August 2015
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
Inhalt
1. Übersicht .............................................................................................................................................. 4
1.1 Rechnungs-Analyse ...................................................................................................................... 4
1.2 Kostenstellenverwaltung .............................................................................................................. 4
1.3 Kostenanalyse ............................................................................................................................... 4
2. Rechnungs-Analyse .............................................................................................................................. 5
2.1 Startseite ...................................................................................................................................... 5
2.2 Rechnungsdetailfenster ................................................................................................................ 8
2.3 Tools ........................................................................................................................................... 13
3. Kostenstellenverwaltung .................................................................................................................... 14
3.1 Hauptbildschirm ......................................................................................................................... 14
3.2 Konfigurationselemente ............................................................................................................. 17
3.3 Zuweisen von Eigenschaften ...................................................................................................... 20
3.4 Hinzufügen von Kostenstellen und Personen ............................................................................ 22
3.5 Benutzerverwaltung ................................................................................................................... 25
3.6 Profile und Benutzerrechte ........................................................................................................ 27
3.7 InControl ..................................................................................................................................... 29
3.8 Download Center ........................................................................................................................ 30
4. Datenupload ....................................................................................................................................... 33
4.1 Hauptbildschirm ......................................................................................................................... 33
4.2 Datenupload-Logbuch ................................................................................................................ 33
4.3 Vorgehensweise Datenupload ................................................................................................... 35
4.4 Der Datenupload-Vorgang in Kürze ............................................................................................ 37
5. InControl ............................................................................................................................................. 38
5.1 Hauptbildschirm ......................................................................................................................... 38
5.2 Profile ......................................................................................................................................... 39
5.3 Der InControl-Prozess ................................................................................................................. 41
5.4 InControl-Bericht ........................................................................................................................ 44
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
3
6. Kostenanalyse ..................................................................................................................................... 46
6.1 Hauptbildschirm ......................................................................................................................... 46
6.2 Registerkarte - Meine Reports ................................................................................................... 47
6.3 Registerkarte – Aktuelle Reports ................................................................................................ 49
6.4 Registerkarte – Reportvorlagen ................................................................................................. 50
6.5 Kontoauswahl ............................................................................................................................. 54
6.6 Tabellenbericht ........................................................................................................................... 57
6.7 Pivot-Tabellenberichte ............................................................................................................... 63
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
4
1. Übersicht Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse besteht aus drei Modulen: Das Rechnungs-
Analyse-Portal, Kostenstellenverwaltung und Kostenanalyse. In diesem Abschnitt werden die
einzelnen Module vorgestellt und kurz beschrieben. Eine ausführliche Beschreibung der Module
finden Sie in den nachfolgenden Kapiteln.
1.1 Rechnungs-Analyse
Diese Onlineanwendung ermöglicht Ihnen den
direkten Zugriff auf verschiedene Reports zu
Ihren Vodafone-Rechnungen. Von Top-10-
Übersichten bis zu Personalmodulen finden Sie
alles in diesem Portal. Die benutzerfreundliche
Umgebung kann einfach angepasst werden und
die Schritt für Schritt Anleitung ermöglicht Ihnen,
sofort mit der Nutzung zu starten.
1.2 Kostenstellenverwaltung
Mit diesem Modul können Sie Mobilfunk- und
Festnetz-Anschlüssen Kostenstellen und Nutzer
zuordnen. Diese Informationen sind dann in
Reports auswertbar. Darüber hinaus können
Nutzern Budgets zugewiesen werden. Sie können
Benutzer mit unterschiedlichen Profilen anlegen,
die verschiedene Berechtigungen und Ansichten
beinhalten.
1.3 Kostenanalyse
Neben den Standardreports im Portal steht Ihnen
ein Reportingtool zur Verfügung. Mit Hilfe von
Pivot-Tabellen kann eine große Anzahl
verschiedener Daten analysiert werden. Zu dieser
Anwendung gehören z.B. Analysen zu
bestimmten Rufnummern, zu internationaler
Nutzung und Trendreports nach Kostenstelle.
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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2. Rechnungs-Analyse Sie können in der Rechnungs-Analyse einfach Einblick in Ihre Telefonrechnungen nehmen. Die
Rechnungs-Analyse bietet verschiedene Standardberichte und – abhängig von den
Benutzerberechtigungen – Zugang zu den weiteren Modulen.
2.1 Startseite
Die Startseite der Rechnungs-Analyse besteht aus einer Menüleiste (1) mit Registerkarten, einer
Grafik der monatlichen Gesamtkosten (2), der Berichtsfelder (3) und einem
Rechnungsauswahlfenster (4). In der Grafik wählen Sie den Monat für eine Übersicht der verfügbaren
Rechnungen aus. Im Anschluss können Sie im Rechnungsauswahlfenster die gewünschte Rechnung
für Berichte und Downloads wählen.
Abbildung1 – Startseite
Menüleiste
Grafik der monatlichen Gesamtkosten
Berichtsfelder
Rechnungsfenster
1
2
3
1
2
3
4
4
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
6
Menüleiste
Die Menüleiste besteht zunächst aus zwei Registerkarten. Nachdem Sie eine Rechnung ausgewählt
haben, wird hier eine dritte Registerkarte mit Informationen und Berichten zur ausgewählten
Rechnung angezeigt. Die drei Registerkarten sind:
Die Startseite „Rechnungs-Analyse“
Das Rechnungsdetailfenster
Tools
Abbildung 2 – Menüleiste
Grafik der monatlichen Gesamtkosten
In der folgenden Grafik können Sie den Monat auswählen, für den Sie eine Rechnung auswählen
möchten. Außerdem wird in diesem Fenster auch die monatliche Gesamtsumme (inkl und exkl. USt.)
angezeigt. In der Grafik finden Sie eine Trendanzeige der Gesamtkosten pro Monat. Es werden
höchstens 15 Monate angezeigt.
Abbildung 3 – Grafik der monatlichen Gesamtkosten
Nachfolgend finden Sie pro Feld eine kurze Beschreibung:
Feld Beschreibung
Rechnungs-Analyse-ID Anzeige Ihrer Rechnungs-Analyse-ID
Gesamtbetrag Anzeige der Summe der Rechnungsbeträge des ausgewählten Monats
(exkl. USt.)
USt. Anzeige der USt. des ausgewählten Monats
Gesamt Anzeige der Summe der Rechnungsbeträge des ausgewählten Monats
(inkl. USt.)
Grafik Trendanzeige der Gesamtkosten und Auswahl eines Monats
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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Berichtsfelder
Unter der Grafik finden Sie Berichts- und Modulfelder, die Ihre Organisation betreffen.
In jedem Feld finden Sie ein Fragezeichen-Symbol, das beim Anklicken eine kurze Beschreibung des
Berichtinhalts anzeigt.
Rechnungsfenster
Im Rechnungsfenster finden Sie alle Rechnungen des Monats, welcher in der Grafik markiert ist. Zur
Verringerung der angezeigten Ergebnisse verwenden Sie die Suchfunktion.
Die folgenden Felder werden im Rechnungsfenster angezeigt:
Feld Beschreibung
Rechnungsreferenz Der Name und die Referenznummer der Organisation
Rechnungsnummer Die jeweilige Rechnungsnummer
Datum Das Rechnungsdatum
Betrag Die Rechnungsbetrag (exkl. USt.)
Wählen Sie die gewünschte Rechnung aus, indem Sie auf den Pfeil rechts neben dem Betrag klicken.
Im Anschluss wird das Rechnungsdetailfenster geöffnet.
Abbildung 4 – Rechnungsfenster
Rechnung auswählen
Falls Sie das Rechnungsdetailfenster mit Berichten und Downloads anzeigen möchten, müssen Sie
eine Rechnung auswählen. Nachstehend finden Sie die nötigen Schritte zur Auswahl einer
Rechnung.
1. Klicken Sie auf den gewünschten Monat in der Grafik.
2. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Betrag der Rechnung. Das Rechnungsdetailfenster
wird geöffnet.
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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2.2 Rechnungsdetailfenster
Nachdem Sie in der Startseite eine Rechnung ausgewählt haben, wird das Rechnungsdetailfenster
geöffnet. Das Rechnungsdetailfenster besteht aus einer Grafik (1), einer Aufteilung der Kosten nach
Kategorien (2) und den Berichtsfeldern (3).
Falls Sie die Details zu einer anderen Rechnung anzeigen möchten, können Sie in der Grafik einen
anderen Monat auswählen.
Abbildung 5 – Rechnungsdetailfenster
Grafik bezüglich monatlicher Kosten
Aufteilung der Kosten nach Kategorien
Berichtsfelder
Persönliche Einstellungen
1
2
3
1
2
3
4
4
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
9
Grafik
In der Grafik werden die ausgewählte Rechnungsreferenz und Ihre Rechnungs-Analyse-ID angezeigt.
Zusätzlich wird die monatliche Gesamtsumme (inkl. und exkl. USt.) für die ausgewählte Rechnung
dargestellt. Falls mehrere Rechnungen für einen Monat vorhanden sind, kann der Betrag in der Grafik
von der Gesamtsumme abweichen. Der Betrag in der Grafik gibt dann die Gesamtsumme für alle
Rechnungen dieses Monats an.
In der Grafik können Sie einen anderen Monat auswählen, um sich die Details der Rechnung
anzusehen. Möchten Sie eine andere Rechnungsreferenz auswählen, dann können Sie in der
Menüleiste zur Startseite zurückkehren.
Abbildung 6 – Grafik
Nachfolgend finden Sie pro Feld eine kurze Beschreibung:
Feld Beschreibung
Rechnungsreferenz Anzeige der der ausgewählten Rechnungsreferenz
Rechnungs-Analyse-ID Anzeige Ihrer Rechnungs-Analyse-ID
Gesamtbetrag Anzeige des Rechnungsbetrags (exkl. USt.)
USt. Anzeige der USt. der ausgewählten Rechnung
Gesamt Anzeige des Rechnungsbetrags (inkl. USt.)
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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Aufteilung der Kosten nach Kategorien
Hier sehen Sie die Aufteilung der Gesamtkosten der ausgewählten Rechnung nach verschiedenen
Kategorien. .
Abbildung 7 – Kostenkategorien
Nachfolgend finden Sie pro Kategorie eine kurze Beschreibung:
Kostenkategorie Beschreibung
Basispreise / Paketpreise Übersicht über Basispreise / Paketpreise für Tarife und Zusatzdienste
Verbindungspreise Übersicht über Verbindungspreise und Services pro Nutzungsart wie z. B.
und Services Gespräche, SMS oder Datennutzung
Einmalig Übersicht der einmaligen Kosten, z. B. Anschluss- oder
Aktivierungsgebühren
Gutschriften und Rabatte Übersicht über Gutschriften und Rabatte
Mobiles Bezahlen Übersicht der Kosten (inkl. USt.) für Mobiles Bezahlen
Sonstiges Übersicht über Rechnungsbestandteile, die nicht den anderen
Kategorien zugeordnet sind
CallNow-Transfer Übersicht über CallNow-Transfer Buchungen (inkl. USt.)
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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Um Details zu einer Kategorie einzusehen, klicken Sie auf das jeweilige Kreisdiagramm. Ein Bericht
wird angezeigt, in dem Sie eine Aufstellung der entstandenen Kosten zur ausgewählten
Kostenkategorie finden. Wenn am Zeilenende ein Pfeil abgebildet ist, können weitere Details
aufgerufen werden.
Abbildung 8 – Beispiel Bericht zu einer Kostenkategorie
Abbildung 9 – Beispiel Details zu einer Kostenkategorie
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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Berichtsfelder
Zusätzlich zu den Berichten zu den verschiedenen Kostenkategorien stehen Ihnen weitere
Berichten zu Ihrer Rechnung zur Verfügung. Diese Berichte finden Sie unterhalb der
Kostenkategorien in Form von Kacheln, auf die man klicken kann. Wenn eine Kachel ausgegraut ist,
dann gibt es für die ausgewählte Rechnung in dieser Kategorie keine Daten. Das Feld kann in diesem
Fall nicht ausgewählt werden.
In jedem Feld finden Sie ein Fragezeichen-Symbol, das beim Anklicken eine kurze Beschreibung des
Berichtinhalts anzeigt. Es sind unterschiedliche Berichte verfügbar wie Top-10-Berichte, Übersichten
in Bezug auf Mobil- und Festnetztelefonie und die Möglichkeit, Verbindungsdaten herunterzuladen.
Abbildung 10 – Berichtsfelder
Die Reihenfolge der Felder können Sie ändern, indem Sie sie an die gewünschte Position ziehen.
Falls erwünscht, können Sie auch nur die Felder sichtbar machen, die für Sie wichtig sind. Dazu
finden Sie weitere Informationen im Abschnitt Persönliche Einstellungen.
Persönliche Einstellungen
Rechts neben dem Rechnungsdetailfenster finden Sie die Persönlichen Einstellungen für die
Berichtsfelder. Sie können hier die Anzeige und/oder Reihenfolge der Felder festlegen.
1. Öffnen Sie die Persönlichen-Einstellungen, indem Sie auf das Symbol dieses Bildschirms klicken.
2. Klicken Sie auf das Kästchen des Feldtitels, um ein Feld (un-)sichtbar zu machen.
3. Ziehen Sie das Symbol hinter dem Feldtitel mit der Maus hoch oder runter, um die Position der
Felder zu ändern.
Schließen Sie Persönliche Einstellungen, indem Sie erneut auf das Symbol klicken.
Abbildung 11 – Persönliche Einstellungen
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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2.3 Tools
Auf der Registerkarte „Tools“ finden Sie diverse Module, die Sie unter anderem zum Verwalten Ihrer
Mobil- und Festnetzanschlüsse und für den Zugriff auf die erweiterte Berichtsumgebung der
Rechnungs-Analyse verwenden können. Abhängig von Ihren Benutzerrechten und dem gebuchten
Rechnungs-Analyse Paket werden folgende Module angeboten:
Module Beschreibung
Kostenstellenverwaltung Tool zur Verwaltung von Anschlüssen, Nutzern und Kostenstellen. Im
Modul Kostenanalyse können Sie Berichte unter Berücksichtigung dieser
Informationen erstellen.
Kostenanalyse Modul, in dem Sie selber Berichte zusammenstellen und Standardberichte
abfragen können.
Datenupload Der Datenupload ermöglicht Ihnen das Importieren von persönlichen
Daten wie Personen und Kostenstellen, sowie die Verknüpfung mit
Rufnummern innerhalb der Rechnungs-Analyse.
Quick Check Übersicht über Kosten, die seit der letzten Rechnung angefallen sind.
Hilfe Hilfebereich mit allgemeinen Informationen zur Nutzung des Portals und
einem Link zum Benutzerhandbuch.
Pakete Das Modul „Pakete“ bietet Ihnen die Möglichkeit zusätzliche Module und
Funktionalitäten zu bestellen.
Abbildung 12 – Tools
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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3. Kostenstellenverwaltung Kostenstellenverwaltung ist die Verwaltungsumgebung für die Kostenanalyse. Mit diesem Tool
können Sie Mobilfunkteilnehmern und Festnetzanschlüssen/-produkten Eigenschaften zuweisen
und Benutzer administrieren. Darüber hinaus finden Sie hier die InControl-Funktion und das
Download Center.
Auf der Registerkarte „Benutzerverwaltung“ können Benutzern Profile zugewiesen werden, wodurch
diese bestimmte Rechte erhalten. Je nach den vorhandenen Rechten kann es sein, dass einige
Einstellungen, wie etwa das Löschen von Konfigurationselementen, nicht freigeschaltet sind.
3.1 Hauptbildschirm
Der Hauptbildschirm wird standardmäßig mit der Registerkarte „Konfigurationselemente“ geöffnet.
Hier finden Sie die folgenden Bestandteile:
Abbildung 1 – Kostenstellenverwaltung-Hauptbildschirm
Menüleiste
Registerkarten
Suchfunktion
Referenzfenster
Datenfenster
1
2
3
4
5
1
2 3
4
5
4
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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Menüleiste
Oben auf dem Hauptbildschirm finden Sie die Menüleiste, auf der eine Reihe von
Standardfunktionen verfügbar sind. Nachfolgend werden diese Funktionen kurz erläutert:
Menüfunktion Beschreibung
Ansicht Legt fest, welche Referenzfenster auf dem Hauptbildschirm angezeigt
werden.
Sprache Möglichkeit zum Wechseln der Sprache.
Hilfe Zugang zu Hilfedokumenten und Informationen zur Kostenstellenverwaltung.
Abmelden Beenden der aktuellen Sitzung.
Suchfunktion
Die Suchfunktion besteht aus einem Suchfeld und einer ausklappbaren Leiste mit einer erweiterten
Suchfunktion am oberen Rand des Bildschirms. Achtung! Wenn Sie einen Suchbegriff eingegeben
haben, bleibt der Suchfilter aktiv, bis Sie den Suchbegriff löschen oder „Erweiterte Suche
zurücksetzen“ auswählen.
Abbildung 2 – Erweiterte Suche
Registerkarten
In der Anwendung Kostenstellenverwaltung stehen Ihnen vier Registerkarten zur Verfügung. Es ist
jedoch möglich, dass je nach Ihrem Benutzerprofil weniger Registerkarten angezeigt werden. Dies
liegt dann an den mit dem Profil verbundenen Rechten. Die vier Registerkarten sind:
Konfigurationselement
Benutzerverwaltung
InControl
Download Center
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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Referenzfenster
Die Referenzfenster sind seitlich der Konfigurationselemente angeordnet. Dazu gehören
Organisation, Kostenstellen, Personen und InControl-Profile. Von diesem Fenster aus können Sie
durch ziehen, einer oder mehreren Mobilfunknummern eine Kostenstelle zuweisen.
Abbildung 3 – Referenzfenstern
Datenfenster
Im Datenfenster finden Sie, je nach der ausgewählten Registerkarte, Daten wie etwa
Mobilrufnummern, Benutzer oder Konten. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Element
klicken, werden verschiedene Funktionen angezeigt. Im Fußbereich des Datenfensters sehen Sie
eine Auswahl von Seiten. Hier können Sie auch die Anzahl der angezeigten Elemente anpassen.
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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3.2 Konfigurationselemente
Die erste Registerkarte enthält die Posten, denen Personen und Kostenstellen zugeordnet werden
können. Sie werden hier als „Konfigurationselemente“ bezeichnet. Dazu können
Mobilfunkanschlüsse, Festnetzanschlüsse und andere Rechnungsbestandteile gehören.
Abbildung 4 – Konfigurationselemente
In der Mitte des Bildschirms werden die Seiten mit Konfigurationselementen in Spalten angezeigt.
Sie können durch Auswahl im Funktionsmenü selbst festlegen, welche Spalten angezeigt werden
sollen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Spaltenköpfe, und wählen Sie die Option
„Spalten“ aus. In dem ausgeklappten Fenster können Sie eine der folgenden Spalten auswählen:
Spalte
Typ
Identifikation
Unternehmen
Kostenstellen
Person
Status
Personalnummer
InControl-Profil
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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Menü Konfigurationselement
Durch Klicken mit der rechten Maustaste auf eines der Elemente wird ein Menü geöffnet, das
verschiedene Möglichkeiten bietet. Sie können hier einzelne Elemente anzeigen, löschen oder
bearbeiten sowie alle Elemente exportieren oder ausdrucken.
Abbildung 5 – Menüfunktion
Die verfügbaren Menüfunktionen hängen von Ihren Benutzerrechten ab. Dadurch kann es sein,
dass einige der nachfolgend aufgeführten Funktionen in Ihrem Menü nicht angezeigt werden.
Menüfunktion Beschreibung
Ansicht Anzeigen der Eigenschaften des Konfigurationselements.
Löschen Löschen der Eigenschaften des Konfigurationselements.
Bearbeiten Bearbeiten der Eigenschaften des Konfigurationselements.
Aktualisieren Aktualisieren des Konfigurationselements auf dem Hauptbildschirm.
Layout anpassen Ein-/Ausblenden von Gruppen, Überschriften und der Fußzeilen.
Exportieren Exportieren des Konfigurationselements in das Excel- oder Textformat (.csv).
Drucken Drucken des ausgewählten Konfigurationselements.
Konfigurationselement-Eigenschaften
Nach dem Öffnen eines Konfigurationselements mit der Funktion „Ansicht“ oder „Bearbeiten“
haben Sie Zugriff auf die allgemeinen Eigenschaften des ausgewählten Elements. In dem
geöffneten Fenster werden die folgenden Felder angezeigt.
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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Eigenschaft Beschreibung
Kategorie Die verschiedenen Kategorien, wie etwa Mobilfunk- oder
Festnetz.
Typ Die verschiedenen Typen, wie etwa der Typ des Mobilgeräts.
Benutzerstatus Verschiedener Status, etwa, ob das Mobilgerät einer Person
zugewiesen ist.
Unternehmen Die Organisation, der das Konfigurationselement zugewiesen wurde.
Kostenstelle Die Kostenstelle, der das Konfigurationselement zugewiesen wurde.
Abteilung Die Abteilung, der das Konfigurationselement zugewiesen wurde.
Person Die Person, der das Konfigurationselement zugewiesen wurde.
Personendaten Das Konfigurationselement wird mit den Daten einer Person verknüpft,
übernehmen die Kostenstelle der Person wird übernommen.
InControl-Profil Das Budgetprofil des InControl-Moduls (vgl. Kapitel 5)
Anschluss Mobilfunk oder Festnetz.
Abbildung 6 – Konfigurationselement-Detailbildschirm
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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Neben den allgemeinen Eigenschaften wird noch eine Reihe von Registerkarten mit weiteren
Daten angezeigt. Nachfolgend finden Sie eine kurze Beschreibung der einzelnen Registerkarten.
Registerkarte Beschreibung
Anmerkungen Hier können Sie Informationen über das Konfigurationselement
eingeben.
Rechnungsdetails Rechnungsanalyse des ausgewählten Konfigurationselements.
Verlauf Übersicht über die Änderungen für das ausgewählte
Konfigurationselement.
Anlagen Übersicht über Datei-Anlagen für das ausgewählte
Konfigurationselement.
3.3 Zuweisen von Eigenschaften
Wie im vorigen Abschnitt erwähnt, können einem Konfigurationselement verschiedene
Eigenschaften zugewiesen werden. Sie können dies auf verschiedene Weise tun. Die
Eigenschaften, die Sie einem Konfigurationselement zuweisen können, sind:
Kostenstelle
Person
InControl-Profil
Das Zuweisen eines InControl-Profils wird in Kapitel 5 ausführlich erläutert. Nachfolgend finden Sie
Informationen zum Zuweisen einer Kostenstelle zu einem Konfigurationselement. Das Zuweisen
einer Person ist damit praktisch identisch. Wenn noch keine Kostenstellen oder Personen
vorhanden sind, müssen Sie diese zuerst hinzufügen. Informationen dazu finden Sie im
nachfolgenden Abschnitt. Sie können ein oder mehrere Konfigurationselemente gleichzeitig
anpassen. Wenn Sie jedoch sehr viele Elemente gleichzeitig ändern möchten, sollten Sie das
Modul „Datenupload“ verwenden.
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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Zuweisen einer Kostenstelle zu einem Konfigurationselement
1. Öffnen Sie den Detailbildschirm des Konfigurationselements durch Doppelklick auf das
Konfigurationselement, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element, und
wählen Sie im Menü „Bearbeiten“ aus.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Blättern hinter dem Feld „Kostenstelle“, und wählen Sie
die gewünschte Kostenstelle aus der Liste aus.
Abbildung 7 – Übersicht Kostenstellen
3. Wenn Sie nicht die Möglichkeit zum Blättern haben, ist wahrscheinlich das Feld
„Personendaten übernehmen“ aktiviert. Durch Deaktivieren dieses Feldes erhalten Sie die
Möglichkeit, die Kostenstelle nachträglich anzupassen.
4. Klicken Sie auf „Speichern und schließen“. Die neue Kostenstelle ist jetzt zugewiesen.
Zuweisen einer Kostenstelle zu mehreren Konfigurationselementen
1. Wählen Sie, mit Hilfe der Umschalt- und der Strg-Taste, die Konfigurationselemente aus, denen
Sie eine Kostenstelle zuweisen möchten.
2. Ziehen Sie jetzt die Kostenstelle zu den ausgewählten Elementen.
3. Es wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie angeben, ab welchem Datum die Änderung
gültig sein soll. Es ist möglich, die Änderung rückwirkend oder für einen bestimmten Zeitraum
durchzuführen. Befolgen Sie für diesen Fall die Anweisungen auf dem Bildschirm.
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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Abbildung 8 – Konfigurationselement Verlauf
4. Wenn dieser Bildschirm nicht angezeigt wird, sehen Sie eine Meldung, die besagt, dass das Feld
„Personendaten“ für ein oder mehrere Elemente aktiv ist. Durch Deaktivieren dieses Feldes
erhalten Sie die Möglichkeit, die Kostenstelle nachträglich anzupassen.
5. Klicken Sie auf „OK“.
6. Klicken Sie auf dem folgenden Bildschirm auf „Start“, um die Änderung tatsächlich
durchzuführen.
7. Sobald das Häkchen vor den geänderten Elementen angezeigt wird, können Sie diesen
Bildschirm schließen; die Kostenstelle wird hinter den geänderten Konfigurationselementen
angezeigt.
3.4 Hinzufügen von Kostenstellen und Personen
Wenn keine Kostenstellen verfügbar sind, können Sie selbst Kostenstellen hinzufügen. Es ist auch
möglich, die Kostenstellen hierarchisch zu ordnen. Wenn Sie mehrere Kostenstellen gleichzeitig
hinzufügen möchten, können Sie dazu auch das Modul „Datenupload“ verwenden.
Hinzufügen einer Kostenstelle
1. Klicken Sie auf das Pluszeichen oben im Kostenstellenfenster.
Abbildung 9– Kostenstelle hinzufügen
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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2. Wählen Sie in dem geöffneten Fenster die korrekte Organisation aus, und weisen Sie in einem
zweiten Feld der Kostenstelle einen Namen zu.
Abbildung 10– Kostenstellen- Detailbildschirm
3. Falls gewünscht, können Sie die neue Kostenstelle einer bereits vorhandenen Kostenstelle
unterordnen. Klicken Sie auf „Übergeordnete Kostenstelle“ und wählen Sie die gewünschte
Kostenstelle aus.
Abbildung 11 –Kostenstellen Hierarchie
4. Klicken Sie auf „Speichern und schließen“. Die neue Kostenstelle wird jetzt im
Zuweisungsfenster für Kostenstellen angezeigt.
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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Hinzufügen einer Person
1. Klicken Sie auf das Pluszeichen oben im Personenfenster.
Abbildung 12 – Person hinzufügen
2. Geben Sie in dem geöffneten Fenster in allen Feldern die jeweiligen Daten der neuen Person
ein.
Abbildung 13 – Personen-Detailbildschirm
3. Klicken Sie auf „Speichern und schließen“. Die neue Person wird jetzt im Zuweisungsfenster für
Personen angezeigt.
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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3.5 Benutzerverwaltung
Auf der Registerkarte „Benutzerverwaltung“ können Sie Benutzern der Module Rechnungsansicht,
Kostenstellenverwaltung und Kostenanalyse Profile zuweisen. Diese Profile gewähren den
Benutzern bestimmte Rechte für ein oder mehrere dieser Module. Daneben können einem
Benutzer auch innerhalb eines Moduls bestimmte Rechte zugewiesen werden.
Abbildung 14 – Benutzerverwaltung
Auf dem Benutzerbildschirm sehen Sie eine Reihe von Spalten mit Daten des Benutzers.
Spalte Beschreibung
Initialer Username Der Name, mit dem sich der Benutzer anmeldet.
Name Der Name des Benutzers.
E-Mail-Adresse Die E-Mail-Adresse des Benutzers.
Benutzersperrung Angabe, ob der Benutzer gesperrt ist.
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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Hinzufügen eines Benutzers
1. Klicken Sie auf das Pluszeichen oben auf der Registerkarte „Benutzerverwaltung“.
Abbildung 15 – Benutzer hinzufügen
2. Füllen Sie in dem geöffneten Fenster die Felder im oberen Teil aus. Der Benutzer kann auf der
ersten Registerkarte der Kostenstellenverwaltung als Person hinzugefügt sein und ist dann
auswählbar.
Abbildung 16 – Benutzer-Detailbildschirm
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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3. Wählen Sie jetzt das gewünschte Profil aus. Es ist möglich, einem Benutzer mehrere Profile
zuzuweisen. Weitere Informationen zu Profilen finden Sie im folgenden Abschnitt.
4. Je nach dem ausgewählten Profil ist es möglich, dass neben der Registerkarte „Profil“ weitere
Registerkarten angezeigt werden. Anzahl und Art der Registerkarten können je nach Profil
unterschiedlich sein. Weitere Informationen zu den Registerkarten finden Sie im folgenden
Abschnitt.
Abbildung 17 – Profil Registerkarten
5. Weisen Sie auf den angezeigten Registerkarten die jeweiligen Rechte zu, und klicken Sie auf
„Speichern und schließen“. Der Benutzer ist jetzt hinzugefügt und erhält eine E-Mail zur
Registrierung.
3.6 Profile und Benutzerrechte
Auf dem Benutzer-Detailbildschirm wird zwischen verschiedenen Profilen unterschieden. Profile
enthalten verschiedene Rechte im Bereich des Zugangs zu Modulen (wie etwa Kostenanalyse),
aber auch Rechte, die sich auf bestimmte Kostenstellen beziehen. Nachfolgend finden Sie die
Bezeichnung und eine kurze Beschreibung der einzelnen Profile.
Profil Beschreibung
Kunden Administrator Mit diesem Profil kann der Kunde für den gesamten Account
Verwaltungsaktivitäten durchführen und Berichte abfragen
und weitere Benutzer einrichten.
Kunden Administrator Zusätzlich erhält der Nutzer Einsicht in Verbindungsdaten.
mit EVN
Accounting Das Profil „Accounting“ hat Zugriff auf Berichte auf
Kostenstellenebene und das Recht, an der zugewiesenen
Kostenstellenstruktur Änderungen vorzunehmen. Darüber hinaus
kann dieser Nutzer Nummern ändern, die zu seiner
Kostenstellenstruktur gehören.
Teilnehmer Dieser Nutzer erhält ausschließlich Zugriff auf Nutzungsdaten der
ihm zugewiesenen Rufnummer(n).
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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Controlling Der Nutzer kann Kontrollen durchführen, anhand derer die
„Originalrechnungen“ in der Kostenanalyse geprüft werden können.
Kostenstellen- Der Kostenstellenverantwortliche führt keine
Verantwortlicher Verwaltungsaktivitäten aus, kann aber Berichte zu den ihm
zugeordneten Kostenstellen abfragen.
Kostenstellen- Zusätzlich erhält der Nutzer Einsicht in Verbindungsdaten.
Verantwortlicher mit EVN
Lokaler Administrator Mit diesem Profil kann der Kunde auf BAN- und
Kostenstellenebene Verwaltungsaktivitäten durchführen und
Berichte abfragen.
Lokaler Administrator Zusätzlich erhält der Nutzer Einsicht in Verbindungsdaten.
mit EVN
Die Rechte werden pro Profil festgelegt. Sie werden mithilfe von Registerkarten angezeigt, auf
denen die nachfolgenden Auswahlmöglichkeiten bestehen.
Attribute Beschreibung
Unternehmen Wählen Sie das Unternehmen aus, für die dem Benutzer Rechte
zugewiesen werden (nur bei mehreren Rechnungs-Analyse-
Konten möglich).
Benutzer Wählen Sie andere Benutzer aus, für die dem Benutzer
Adminstrationsrechte zugewiesen werden.
Kostenstellen Wählen Sie die Kostenstellen aus, für die dem Benutzer Rechte
zugewiesen werden.
Rechnungsreferenzen Wählen Sie die Rechnungsreferenzen aus, für die dem Benutzer
Rechte zugewiesen werden.
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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3.7 InControl
Mit der dritten Registerkarte können Sie Budgets zu Konfigurationselementen zuweisen.
Informationen zu dieser Funktion finden Sie in Kapitel 5.
Abbildung 18 – InControl
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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3.8 Download Center
Die Registerkarte „Download Center“ ermöglicht das Herunterladen von Rechnungen und
Anlagen zur Rechnung. Mit der Suchfunktion kann nach Kundenkonto, Dokumentart,
Rechnungszeitraum und Betrag gefiltert werden.
Abbildung 19 – Download Center
Im Datenfenster werden die Dokumente angezeigt, die als Download verfügbar sind. In den Spalten
finden Sie folgende Informationen:
Spalte Beschreibung
Dateiname Name der Datei
Dokument Dokumenttyp (z.B. Rechnung oder Verbindungsübersicht)
Unternehmen Die Organisation, zu der die Dateien gehören
Rechnungsreferenz Information über Rechnungsempfänger, Kundenkonto und
Mobilfunk/Festnetz
Rechnungsnummer Die Rechnungsnummer, zu der das Dokument gehört
Rechnungsdatum Datum der Rechnungserstellung
Rechnungsbetrag zzgl. USt. Nettorechnungsbetrag
Dateigröße (MB) Die Größe der Datei
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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Suchfunktion
Sie können in dem Feld Suche direkt einen Suchbegriff eingeben oder die erweiterte Suchfunktion
nutzen. Die erweiterte Suchfunktion bietet Ihnen die Möglichkeit, mit Hilfe verschiedener Kriterien
die Anzahl der Suchergebnisse einzugrenzen. So können Sie zielgerichtet nach den Dokumenten
suchen, die Sie herunterladen möchten.
Abbildung 20 – Erweiterte Suchfunktion
Öffnen Sie die Suchfunktion, indem Sie auf „Erweiterte Suche“ klicken oder die Schaltfläche (Pfeil)
verwenden. Sie können folgende Suchkriterien verwenden:
Suchkriterien Beschreibung
Dokument Wählen Sie den Dokumenttyp aus
Rechnungszeitraum Wählen Sie ein bestimmtes Datum oder einen Zeitraum aus
Rechnungsbetrag Wählen Sie einen Betrag von bis aus
Unternehmen Wählen Sie das gewünschte Unternehmen
Rechnungsreferenz Wählen Sie eine Rechnungsreferenz aus
Sie können im Suchfilter ein oder mehrere Suchkriterien verwenden; anschließend klicken Sie auf
die Bildschirmlupe, um den Filter anzuwenden.
Die Suchkriterien bleiben im Anschluss solange aktiv, bis Sie sie mit Hilfe der Funktion „Erweiterte
Suche zurücksetzen“ löschen.
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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Dokument herunterladen
Sie können einzelne oder mehrere Dokumente gleichzeitig herunterladen. Im Falle, dass Sie eine
einzelne Datei herunterladen, geschieht dies in dem dazugehörigen Format (PDF, TXT oder CSV).
Im Falle, dass es sich um mehrere Dateien handelt, werden diese zu einer ZIP-Datei
zusammengefügt, die Sie extrahieren können.
Für die Größe der Datei, die heruntergeladen werden kann, gilt ein Limit. Berücksichtigen Sie beim
Herunterladen ein Limit von 10 MB.
Nachstehend wird Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie ein Dokument im Download Center
herunterladen können.
1. Verwenden Sie den Filter, um nach dem/den gewünschten Dokument(en) zu suchen.
2. Wählen Sie, falls zutreffend, mehrere Dokumente mithilfe der Umschalt- oder Strg-Taste aus.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der ausgewählten Dokumente und wählen Sie
„Herunterladen“.
Abbildung 21 – Suchen und Herunterladen
3. Nachdem der Download abgeschlossen ist, können Sie die Dateien öffnen (PDF, TXT oder CSV)
oder extrahieren (ZIP).
Klicken Sie anschließend auf „Erweiterte Suche zurücksetzen“, um die Auswahl der Suchkriterien
zu löschen.
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
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4. Datenupload Datenupload ist ein Modul, das dem Benutzer die Möglichkeit gibt, persönliche Daten zu
importieren und mit Teilnehmer innerhalb der Rechnungs-Analyse zu verknüpfen.
4.1 Hauptbildschirm
Das Modul wird über das entsprechende Feld in der Rechnungs-Analyse aktiviert. Es dient dem
Export und der Bearbeitung von Kostenstellen und Personen. Die bestehenden Daten beziehen
sich auf die persönlichen Daten und die Mobilfunk- und Festnetz-Anschlüsse, für die der Benutzer
über Rechte verfügt.
Nach dem Öffnen des Datenupload-Feldes wird der Bildschirm angezeigt, auf dem Sie den Import
der geänderten Daten durchführen können.
Abbildung 22 – Datenupload-Hauptbildschirm
Der Hauptbildschirm besteht aus den Funktionsschaltflächen „Vorlage herunterladen“ und „Datei
hochladen“ sowie einem Logbuch, in dem die laufenden und verarbeiteten Datenupload-Dateien
angezeigt werden. Im folgenden Abschnitt finden Sie Informationen zu diesem Logbuch.
4.2 Datenupload-Logbuch
Auf dem Hauptbildschirm finden Sie das Logbuch, in dem alle geplanten und verarbeiteten
Datenupload-Dateien angezeigt werden. Das Logbuch besteht aus einer Reihe von Feldern, die Sie
u.a. über den Upload-Status informieren. Nachfolgend finden Sie kurze Beschreibungen der
einzelnen Felder.
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Logbuchfelder
Feld Beschreibung
Datum & Uhrzeit Datum und Zeit der verarbeiteten Upload-Dateien.
Zeilen Die Anzahl der Zeilen in der ursprünglichen Upload-Datei.
Zeilen korrekt Die Anzahl der Zeilen, die korrekt verarbeitet wurden.
Status Status der Upload-Datei (geplant, in Bearbeitung und verarbeitet).
Info Informationen über das Ergebnis des Uploads.
Logbuch-Info
Nachdem Sie eine Datei hochgeladen haben, erscheinen Informationen über den Upload im
Logbuch. Nachfolgend erläutern wir die möglichen Meldungen:
Informationen über die Anzahl neuer und bearbeiteter Personen und Kostenstellen.
Einige Zeilen wurden nicht korrekt hochgeladen.
Übersicht der nicht verarbeiteten Zeilen.
Wenn Zeilen nicht verarbeitet wurden, wird an den betreffenden Stellen ein Kreuz angezeigt. Wenn
Sie anschließend die Übersicht öffnen, werden die nicht verarbeiteten Daten angezeigt. In der
letzten Spalte wird angezeigt, welcher Fehler aufgetreten ist.
Upload-Status
Es gibt vier mögliche Upload-Status:
Status Beschreibung
In Bearbeitung Die Datei wird momentan verarbeitet.
Ausstehend Die Datei wird hochgeladen, sobald vorherige Uploads verarbeitet wurden.
Verarbeitet Die Datei wurde verarbeitet. Die Ergebnisse finden Sie unter „Info“.
Fehlgeschlagen Nicht alle Zeilen wurde korrekt verarbeitet. Die Ergebnisse finden Sie in der
Fehlerübersicht.
Daten in Prüfung Die Datei wird auf Viren geprüft.
In Quarantäne Die Datei wird aus Sicherheitsgründen in Quarantäne gestellt und
gelöscht. Laden Sie bitte eine neue Datei hoch.
Die Aktualisierung des Upload-Status findet statt, wenn Sie das Feld für Datenupload schließen und
wieder öffnen.
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35
4.3 Vorgehensweise Datenupload
Die Verwendung des Moduls Datenupload folgt einem Standardprozess, der aus drei Schritten
besteht: Herunterladen einer Vorlage, Bearbeiten der geöffneten Datei und Import der geänderten
Datei. Nachfolgend werden die einzelnen Schritte beschrieben.
Schritt 1 – Vorlage herunterladen
Wenn Sie die Schaltfläche „Vorlage herunterladen“
betätigen, wird eine Excel-Datei mit den in Rechnungs-Analyse vorhandenen Daten geöffnet. Das
angezeigte Ergebnis hängt von den Berechtigungen Ihres Profils ab. Dadurch kann es sein, dass Sie
etwa nur die Daten Ihrer Kostenstelle ändern können, und nicht die der gesamten Organisation.
Nach der Betätigung von „Vorlage herunterladen“ werden Sie gefragt, ob Sie die Datei öffnen oder
speichern möchten. Wählen Sie in diesem Fall das Öffnen der Datei. Nach Durchführung der
Änderungen können Sie die Datei speichern. Die Datei erhält automatisch den Namen „Download
[Datum TT-MM-JJJJ]“. Sie können die Datei umbenennen.
Schritt 2 – Datei ändern
Die Vorlage, die Sie heruntergeladen haben, wird in MS Excel geöffnet. Nachfolgend sehen Sie ein
Beispiel für eine Download-Datei.
Abbildung 23 – Vorlage herunterladen -Datei
Durch Ausfüllen der Felder mit den gewünschten Informationen enthalten die Berichte zusätzliche
Daten, wie etwa Namen, E-Mail-Adressen, Kostenstellen und Personalnummern. Die Vorlage hat
folgende Felder:
VF Rechnungs-Analyse ID
Unternehmen
Anschluss
Interne Kennziffer
Personalnummer
Nachname
Vorname
Initialen
Geburtsname
Titel
Namenszusatz
Namenserweiterung
Anrede
E-Mail-Adresse
Kostenstelle
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36
Die folgenden Regeln sind beim Bearbeiten der Datenupload-Datei zu befolgen:
Wenn Sie Personendaten wie ‘Vorname” und “Nachname” eingeben, dann ist das Feld “Personalnummer”
ein Pflichtfeld. Diese Nummer legt einen eindeutigen Eintrag in der Datenbank fest, falls der Name mehr
als einmal vorkommt. Wenn Sie die Personalnummer ändern, wird der ausgewählte Anschluss der Person
mit dieser Personalnummer zugewiesen. Sie können beliebige Zahlen eingeben.
Es ist nicht möglich mehr als eine Person mit einem Anschluss zu verknüpfen.
Wenn Sie neue Kostenstellen im Datenupload anlegen, können Sie ein ‚/‘ Zeichen benutzen um eine
Hierarchie zwischen verschiedenen Kostenstellen anzulegen.
Mobil/Festnetzanschlüsse können in der Vorlage nicht geändert oder hinzugefügt werden. Wenn Sie
Änderungen im Feld „Anschluss“ durchführen, wird diese Zeile nicht verarbeitet.
Wählen Sie im Feld „Anrede“ bitte zwischen den Bezeichnungen „Herr“ und „Frau“. Bei anderen
Bezeichnungen erscheint in der Rechnungsansicht das Ergebnis „Unbekannt“.
Wenn Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie die Datei speichern.
Schritt 3 – Datei hochladen
Mit der Funktion „Datei hochladen“ importieren Sie die
Excel-Datei, die Sie vorher mit der Funktion „Vorlage herunterladen“ exportiert, bearbeitet und
gespeichert haben. Die von Ihnen durchgeführten Änderungen überschreiben die bestehenden
Daten.
Sie können ein Datum in der Vergangenheit wählen, damit die Änderungen, die Sie durchgeführt
haben, rückwirkend gespeichert werden. Beim Aufrufen eines Berichts werden die geänderten
Informationen angezeigt. Das gewählte Datum darf höchstens drei Monate zurückliegen.
Nach der Betätigung der Schaltfläche „Datei hochladen“ wird ein neues Fenster angezeigt. Mithilfe
der Schaltflächen in diesem Fenster wählen Sie eine vorher gespeicherte Datei sowie ein Datum, zu
dem der Upload gültig sein soll. Der Vorgang wird dadurch abgeschlossen, dass Sie die Datei
hochladen und das Fenster schließen.
Abbildung 24 – Datei hochladen-Bildschirm
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37
Nachdem Sie eine Datei hochgeladen haben, erscheinen Informationen über den Upload im
Logbuch. Nachfolgend erläutern wir die möglichen Meldungen:
Informationen über die Anzahl neuer und bearbeiteter Personen und Kostenstellen
Eine oder mehrere Zeilen wurden nicht korrekt hochgeladen
Übersicht der nicht verarbeiteten Zeilen
Wenn Zeilen nicht verarbeitet wurden, wird an den betreffenden Stellen ein Kreuz angezeigt. Wenn
Sie anschließend die Übersicht öffnen, werden die nicht verarbeiteten Zeilen angezeigt. In der
letzten Spalte lesen Sie dann, welcher Fehler aufgetreten ist.
4.4 Der Datenupload-Vorgang in Kürze
Nachfolgend finden Sie eine kurze Beschreibung des Datenupload-Vorgangs zur Verwendung im
Modul Datenupload:
1. Klicken Sie auf „Vorlage herunterladen“.
2. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf „Öffnen“ oder „Datei speichern“ und
bestätigen Sie mit „OK“.
3. Bearbeiten Sie die gewünschten Daten in der Excel-Datei.
4. Speichern Sie die Datei unter dem gewünschten Namen, und schließen Sie das Fenster.
5. Klicken Sie auf „Datei hochladen“.
6. Wählen Sie die Datei, und geben Sie das Änderungsdatum ein.
7. Klicken Sie auf „Datei hochladen“.
8. Schließen Sie das Fenster. Der Datenupload wird im Logbuch angezeigt.
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38
5. InControl Mit dem Modul InControl können Sie anhand eines Profils pro (Gruppe von) Mitarbeiter(n) ein Budget
einrichten und erhalten Informationen über die Überschreitung dieses Budgets. Weiterhin können
Sie in Kostenanalyse einen Bericht zu Budgetüberschreitungen abfragen. Das Modul InControl ist
Teil der Anwendung Kostenstellenverwaltung.
5.1 Hauptbildschirm
Sie finden den Hauptbildschirm des Moduls InControl als Registerkarte in der Anwendung
Kostenstellenverwaltung. In der Mitte des Hauptbildschirms sehen Sie eine Übersicht der
Rechnungen, die Sie dem InControl-Prozess unterziehen können. Weiterhin finden Sie den
InControl-Profilbereich zum Hinzufügen eines Profils und zum Anpassen von Budgets.
Abbildung 25 – InControl-Hauptbildschirm
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39
5.2 Profile
InControl basiert auf Kostenprofilen. Ein Kostenprofil besteht aus einem Budget, das mit einem oder
mehreren Benutzern verknüpft wird. Wenn ein Benutzer das Budget überschreitet, wird dies in
InControl angezeigt.
Profil hinzufügen
Der erste Schritt bei der Verwendung von InControl ist das Hinzufügen eines Profils.
Abbildung 26 – InControl-Profile
Nachfolgend wird das Hinzufügen eines Profils Schritt für Schritt erläutert:
1. Klicken Sie auf das Pluszeichen bei den InControl-Profilen in der linken Spalte.
2. Geben Sie dem Profil einen Namen, und weisen Sie ein Budget zu.
3. Wählen Sie, falls gewünscht, die Option „Standardprofil“.
4. Klicken Sie auf „Speichern und schließen“.
Erläuterung Profildetails
Wenn Sie ein Profil hinzufügen, wird das Fenster „Profildetails“ geöffnet. Nachfolgend sehen Sie eine
Abbildung des Fensters und eine Beschreibung der Felder.
Abbildung 27 – Profildetails
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40
Feld Beschreibung
Profilname Frei wählbar. Dieser Name erscheint u.a. in der Auswahl, wenn Sie ein
Konfigurationselement bearbeiten.
Profiltyp Vorläufig ist nur der Typ „Budgetkontrolle“ verfügbar. Zukünftig werden weitere
Profiltypen hinzugefügt werden.
Standardprofil Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird dieses Profil allen Konfigurationselementen
zugewiesen, die noch nicht über ein Profil verfügen.
Budget Das Budget, das Sie hier eingeben, wird als Basis für die Feststellung einer
eventuellen Überschreitung verwendet.
E-Mail-Fußzeile Dieser Text erscheint in der Fußzeile der E-Mails an die jeweiligen Nutzer.
Zuweisen von Profilen
Nachdem ein Profil hinzugefügt wurde, können Sie es einem oder mehreren Benutzern zuweisen.
Das Zuweisen eines Profils geschieht auf der Registerkarte „Konfigurationselemente“. Sie können
ein Profil auf verschiedene Weise zuweisen. Das Zuweisen zu einem einzelnen
Konfigurationselement ist per Drag & Drop möglich.
Zuweisen an mehrere Konfigurationselemente
1. Wählen Sie die Registerkarte „Konfigurationselemente“.
2. Wählen Sie ein oder mehrere (mit der Umschalt- oder Strg-Taste) Elemente.
3. Ziehen Sie das InControl-Profil zu den ausgewählten Nummern.
Abbildung 28 – Zusammenfassung der Ergebnisse
4. Klicken Sie in dem geöffneten Fenster auf „Schließen“. Die Elemente sind jetzt mit dem Profil
verknüpft.
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41
Zuweisen über den Detailbildschirm
5. Wählen Sie die Registerkarte „Konfigurationselemente“.
6. Öffnen Sie den Detailbildschirm per Doppelklick.
Abbildung 29 – Untermenü „Konto zuweisen“
7. Wählen Sie das gewünschte Profil.
8. Klicken Sie auf „Speichern und schließen“.
5.3 Der InControl-Prozess
Nachdem Sie ein Profil hinzugefügt und mit einem oder mehreren Geräten verknüpft haben, können
Sie kontrollieren, ob eine Budgetüberschreitung vorliegt. Dazu weisen Sie im InControl-Prozess eine
Rechnung zu. Die Rechnungen werden monatlich automatisch in das InControl-Fenster geladen. Sie
müssen die Rechnungen manuell zu InControl zuweisen.
Rechnung zu InControl zuweisen
1. Wählen Sie die Registerkarte „InControl“.
2. Wählen Sie die gewünschte Rechnung mit der rechten Maustaste.
3. Klicken Sie auf „Zuweisen zu InControl“.
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42
Abbildung 30 – Untermenü „Rechnungen zuweisen“
4. Ändern Sie nach Wunsch den Verarbeitungsnamen, und klicken Sie auf „OK“.
5. Der InControl-Prozess wird gestartet.
6. Wenn der Systemstatus sich von „Die Auswertung steht morgen zur Verfügung“ zu „Verarbeitet“
ändert, sehen Sie die Ergebnisse in den Spalten.
Hinweis: Die Überprüfung der zugewiesenen Rechnungen auf Budgetüberschreitungen erfolgt über
Nacht. Um den Verarbeitungsstatus zu prüfen, klicken Sie bitte auf den Refresh-Button.
Erläuterung zum InControl-Bildschirm
Der InControl-Bildschirm enthält verschiedene Spalten mit Informationen zu den Rechnungen, zum
Verarbeitungsprozess und zu Budgetüberschreitungen. Sie können Spalten hinzufügen oder
entfernen, je nachdem, was Sie sehen möchten.
Abbildung 31 – InControl-Bildschirm Statusübersicht
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43
InControl Details
Abbildung 32 – InControl-Details
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die in InControl verfügbaren Felder:
Feld Beschreibung
Rechnungsnummer Nummer der Vodafone-Rechnung.
Name der Organisation Der Name der Organisation.
Rechnungsreferenz Kundennummer, bzw. Rechnungskonto.
Rechnungsdatum Datum der Erstellung der Rechnung durch Vodafone.
Verarbeitungshinweise* Änderungen des Namens möglich, Standard ist die
Rechnungsnummer.
Die Auswertung steht morgen zur Verfügung Das Konto wurde dem InControl-Prozess zugewiesen.
Durch InControl verarbeitet Das Konto wurde vom InControl-Prozess kontrolliert.
Anzahl Nummern auf der Rechnung Die Anzahl der Konfigurationselemente auf der Rechnung.
Anzahl von InControl verarbeiteter Nrn. Die Anzahl der kontrollierten Konfigurationselemente.
Anzahl Nummern mit Überschreitung Die Anzahl der Mobilnummern, die das Budget
überschreiten.
Rechnungsbetrag zzgl. USt. Gesamtbetrag auf der Rechnung.
Budgetüberschreitung zzgl. USt. Gesamtbetrag, um den das Budget überschritten wurde.
Status Status des InControl-Prozesses.
* Der Verarbeitungsname ist standardmäßig die Rechnungsnummer. Sie können diesen Namen
ändern.
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44
Systemstatus
Für alle Konten wird zwischen den folgenden Statusinformationen unterschieden:
Die Auswertung steht morgen Der InControl-Prozess wurde gestartet, das Konto wird
zur Verfügung kontrolliert.
Durch InControl verarbeitet Der InControl-Prozess wurde beendet, das Konto wurde
verarbeitet.
Kein Status Der InControl-Prozess wurde für dieses Konto noch nicht
durchgeführt.
5.4 InControl-Bericht
Auf der Registerkarte „InControl“ der Kostenstellenverwaltung können Sie eine Reihe von
Informationen sehen, die sich auf Budgetüberschreitungen beziehen. Diese Übersicht zeigt aber nur
Gesamtwerte und keine Details an. Dazu können Sie das Modul Kostenanalyse verwenden.
Abbildung 33 – InControl-Bericht
Im Modul Kostenanalyse finden Sie den Bericht „InControl – Budgetanalyse“. Darin sehen Sie u.a. für
jede Mobilnummer das Budget, die Gesamtkosten und ggf. den Überschreitungsbetrag.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die im InControl-Bericht verfügbaren Felder:
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
E-Mail-Adresse
Person
Personalnummer
Identifikation
Kundenreferenz
Profilname
Budget zzgl. USt.
Gesamtkosten (zzgl. USt.)
Überschreitungsbetrag zzgl. USt.
Budgetüberschreitung
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
45
Vom InControl-Bericht aus können Sie auch für jede Rufnummer eine Trendanalyse abrufen und
die Gesprächsdaten einsehen. Klicken Sie auf den Pfeil für eine Rufnummer, und wählen Sie den
gewünschten Detailbericht.
Nachfolgend sehen Sie eine Abbildung dieser Berichte.
Abbildung 34 – Spezifikation
Abbildung 35 – Trendanalyse
Abbildung 36 – Gesprächsdaten
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46
6. Kostenanalyse Kostenanalyse ist das Reportingtool von Vodafone Rechnungs-Analyse. Mithilfe von Pivot-
Tabellen kann eine große Anzahl von Daten analysiert werden. Zu dieser Anwendung gehören
z.B. Analysen zu bestimmten Nummern, zum internationalen Telefonverkehr und Trends nach
Kostenstelle.
6.1 Hauptbildschirm
Die Anwendung wird über das entsprechende Feld in der Rechnungs-Analyse geöffnet. Es stehen
3 verschiedene Registerkarten zur Verfügung.
Abbildung 37 – Hauptbildschirm
Nach dem Öffnen der Anwendung werden auf dem Bildschirm die folgenden Teile angezeigt:
[1] Menüleiste
[2] Registerkarten
[3] Datenfenster
Menüleiste
Nachfolgend werden die Funktionen der Menüleiste kurz erläutert:
Menüfunktion Beschreibung
Datei Unter dieser Funktion finden Sie die Möglichkeit des Schließens der
Anwendung.
Sprache Ändern der Sprache.
Hilfe Zugang zu Hilfedokumenten und Informationen zu Kostenanalyse.
1
2
3
1
2
3
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
47
Registerkarten
Auf dem Hauptbildschirm der Kostenanalyse stehen drei Registerkarten zur Verfügung: Meine
Reports, Aktuelle Reports und Reportvorlagen.
Registerkarte Beschreibung
Meine Reports Übersicht und Schnellverknüpfung zu bestehenden und
individuellen Reports, die vorher gespeichert wurden.
Aktuelle Reports Übersicht zuletzt verwendeter Reports.
Reportvorlagen Katalog aller verfügbaren Reports mit Informationen zur Art des
Reports, Datenfeldern sowie einer kurzen Beschreibung des
jeweiligen Reports.
Datenfenster
Im Datenfenster finden Sie, je nach der ausgewählten Registerkarte, Übersichten von Berichten,
Auswahlfenster oder Berichtsergebnisse.
6.2 Registerkarte - Meine Reports
Die Registerkarte „Meine Reports“ besteht aus einer Übersicht von Standardreports und
gespeicherter Reports. Die Reports werden in einer Baumstruktur unter dem Namen des
angemeldeten Benutzers angezeigt.
Abbildung 38 - Meine Reports
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
48
Sie können dieser Registerkarte einen Report hinzufügen, indem Sie im Bereich Reportvorlagen
ein Häkchen hinter den Bericht setzen, wie nachfolgend abgebildet.
Abbildung 39 - Speichern aus dem Reportvorlagen
Darüber hinaus können Sie den Report mit der Funktion „Speichern als“ der Registerkarte „Meine
Reports“ hinzufügen. Setzen Sie in diesem Fall ein Häkchen unten in dem Fenster.
Abbildung 40 – Speichern aus einem Report
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
49
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Report, um ein Popup-Menü zu öffnen, das die
folgenden Möglichkeiten bietet:
Report öffnen
Name ändern
Löschen
Erweitern
Ausblenden
Aktualisieren
Eigenschaften
Zu den Eigenschaften gehören die Art des Reports, eine Beschreibung und die verfügbaren Felder des
Reports, so wie diese auch in Reportvorlagen angezeigt werden.
6.3 Registerkarte – Aktuelle Reports
Die Registerkarte „Aktuelle Reports“ besteht aus einer Übersicht der fünf zuletzt geöffneten
Berichte. Hierbei geht es nur um die Anzeige, die Berichte in dieser Übersicht können nicht
bearbeitet werden.
Abbildung 41 – Aktuelle Reports
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
50
6.4 Registerkarte – Reportvorlagen
Die Registerkarte „Reportvorlagen“ enthält alle verfügbaren Reports der Anwendung
Kostenanalyse. Sie können maximal vier Reports gleichzeitig öffnen.
Abbildung 42 – Reportvorlagen
Nach dem Öffnen der Registerkarte werden auf dem Bildschirm die folgenden Teile angezeigt:
[1] Reportkategorie
[2] Beschreibung des Reports
[3] Datenfelder
[3] Reporttyp
1
2
3
2
3
1
4
4
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51
Reportkategorien
Jeder Report gehört zu einer bestimmten Reportkategorie. Diese Kategorie wird in
Reportvorlagen durch ein Symbol gekennzeichnet. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über
die vorhandenen Reportkategorien.
Symbol Kategorie
Produkte und Dienstleistungen
Verbrauch
Betriebsmittel
Konten
Kosten
Beschreibung des Reports
Für jeden Bericht wird eine kurze Beschreibung gegeben, die sich auf die Inhalte des Reports
bezieht.
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
52
Datenfelder
In Reportvorlagen wird zu jedem Report eine Liste der verfügbaren Felder angezeigt. Diese Felder
sind je nach Report unterschiedlich. Beim Öffnen der meisten Reports werden nicht alle Felder
angezeigt. Dadurch wird verhindert, dass eine übergroße Zahl von Daten die Lesbarkeit des
Reports beeinträchtigt. Aus der Feldliste heraus können Sie problemlos Felder hinzufügen oder
ausblenden und so nur die Daten anzeigen, die für Sie wichtig sind.
Reporttypen
Neben der Reportkategorie wird auch zwischen verschiedenen Reporttypen unterschieden. Es
sind zwei Reporttypen verfügbar: Standard-Tabellenberichte und Pivot-Tabellenberichte.
Ein Standard-Tabellenbericht besteht aus Spalten und Zeilen, in denen die Reportdaten
angezeigt werden. In diesen Reports können Felder hinzugefügt oder ausgeblendet werden; in
einigen Fällen können Sie auch mit Filtern arbeiten und Details abfragen. Weitere Informationen
zu Tabellenberichten finden Sie im Abschnitt 6.6.
Abbildung 43 – Beispiel für einen Tabellenbericht
Ein Pivot-Tabellenbericht ist eine dynamische Anzeige von Spalten und Zeilen, in der Sie die
Daten gruppieren, vergleichen, anordnen und filtern können. Durch Verschieben eines
Datenfeldes ändern Sie auch den angezeigten Inhalt. Dadurch können Sie Reports
personalisieren. Weitere Informationen zu Pivot-Tabellenberichten finden Sie im Abschnitt 6.7.
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
53
Abbildung 44 – Beispiel für einen Pivot-Tabellenbericht
Die meisten Reports ermöglichen den Abruf von detaillierten Informationen im Report selbst.
Die nachfolgende Abbildung zeigt ein Beispiel für den Abruf von Detailinformationen.
Abbildung 45 – Beispiel für einen Tabellenbericht
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54
6.5 Kontoauswahl
Wenn Sie einen Report verwenden möchten, haben Sie die Auswahl unter mehreren Reports.
Nach dem Öffnen eines Reports wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie das Konto, den Benutzer
oder die Telefonnummer auswählen. In einigen Reports können Sie mehr als ein Konto
auswählen, um die Daten miteinander zu vergleichen. Nachfolgend sehen Sie eine Abbildung des
Auswahlfenster.
Abbildung 46 – Auswahlfenster
Dieses Fenster enthält die folgenden Teile:
[1] Datenauswahl
[2] Suchfunktion
[3] Kontoauswahl
Ein- und Ausklappfenster
Datendefinition
In den meisten Reports müssen Sie zwischen Daten pro Monat und pro Rechnungsreferenz
unterscheiden. Da es möglich ist, dass Sie pro Monat mehrere Rechnungsreferenzen haben,
werden bei der Auswahl pro Rechnungsmonat mehr Daten im Bericht angezeigt, als bei der
Auswahl nach einer Rechnungsreferenz.
2
3
1
4
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
55
Suchfunktion
Wenn Sie in das Suchfeld einen Wert eingeben, wird in der Baumstruktur nach einer
Übereinstimmung gesucht. Diese wird unter dem Suchfeld angezeigt.
Kontoauswahl
Aus der Baumstruktur heraus können Sie eine oder mehrere Rechnungen, Monate oder Personen
auswählen, je nach dem Bericht, den Sie verwenden möchten.
In der Baumstruktur wird angezeigt, ob Sie ein oder mehrere Konten auswählen können. Wenn für
ein Konto ein viereckiges Feld angezeigt wird, können Sie mehrere Konten markieren. Wenn für
ein Konto ein rundes Feld angezeigt wird, können Sie nur ein Konto markieren.
Abbildung 47 – Auswahl mehrerer Konten
Abbildung 48 – Auswahl eines Kontos
Nach der Auswahl des gewünschten Teils klicken Sie auf „Bericht anzeigen“, um den Bericht zu
öffnen.
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
56
Ändern von Berichtszeitraum/Konto
Wenn Sie das gewünschte Konto ausgewählt haben, öffnen Sie den Report durch Klicken auf
„Bericht anzeigen“. Wenn Sie den Report nach dem Öffnen zu einem anderen Konto oder
Zeitraum abfragen möchten, müssen Sie den Report nicht schließen und einen neuen Report
öffnen. Auf der linken Seite finden Sie einen Pfeil, der das Auswahlfenster erneut öffnet.
Abbildung 49 – Ändern Berichtszeitraum
Nach dem Ändern der Auswahldaten klicken Sie erneut auf „Bericht anzeigen“, und der Bericht wird mit
den neuen Daten geladen.
Abbildung 50 – Ändern Berichtszeitraum
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
57
Anzeigen von Berichten
Nachdem Sie die gewünschte Rechnung ausgewählt haben, können Sie diese auf verschiedene
Arten öffnen. Wenn Sie die Option „Bericht anzeigen“ wählen wird der Bericht im aktuellen
Fenster dargestellt.
Abbildung 51 – Untermenü Bericht anzeigen
Wenn Sie den Bericht in einem neuen Fenster anzeigen wollen, dann wählen Sie bitte die Option
„Anzeigen in neuem Fenster“ aus dem Untermenü aus. Schließlich besteht noch die Möglichkeit
den Bericht in Excel anzuzeigen. Diese Funktion finden Sie ebenfalls im Untermenü.
6.6 Tabellenbericht
Dieser Abschnitt behandelt die Funktionen in einem Tabellenbericht.
Abbildung 52 – Beispiel für einen Tabellenbericht
Symbolleistenfunktionen
In jedem Bericht wird zwischen Funktionen der Symbolleiste und zwischen Funktionen, die Sie im
Bericht selbst verwenden können, unterschieden. Die Symbolleiste eines Tabellenberichts weicht
etwas von der eines Pivot-Tabellenberichts ab. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht und
Beschreibung der Funktionen in beiden Symbolleisten.
Abbildung 53 – Symbolleiste Tabellenbericht
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
58
Symbolleistenfunktion Beschreibung
Speichern Der Bericht überschreibt die Einstellungen des ursprünglichen
Berichts unter Reportvorlagen des aktiven Benutzers.
Speichern als Eine Kopie des Berichts mit den von Ihnen geänderten Daten
wird unter Reportvorlagen gespeichert. Sie können den
Bericht unter einem neuen Namen und mit einer
Beschreibung speichern.
Zuletzt gespeicherten Bericht Nicht gespeicherte Änderungen werden rückgängig
erneut laden gemacht.
Exportieren Der Bericht wird im Excel-Format (mit oder ohne
Spaltennamen) exportiert.
Liste mit Feldern anzeigen Aus dem geöffneten Fenster können Sie in dem Bericht
Felder hinzufügen oder ausblenden (vgl. „Berichtsfunktionen“
für weitere Informationen).
Abbildung 54 - Speichern als
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
59
Berichtsfunktionen
In den Tabellenberichten stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung. Allerdings kommt
nicht jede Funktion in jedem Bericht vor.
Felder hinzufügen/entfernen
Wenn Sie einen Tabellenbericht durch zusätzliche Spalten erweitern oder zur besseren
Lesbarkeit Spalten entfernen möchten, verwenden Sie dazu die Liste der Felder auf der
Symbolleiste.
Abbildung 55 – Liste mit Feldern anzeigen
Nach der Auswahl dieser Funktion wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie sehen, welche
Spalten in dem Bericht angezeigt werden und welche nicht.
Abbildung 56 – Liste mit Feldern anzeigen
Mithilfe der Pfeile in der Mitte des Fensters legen Sie fest, welche Spalten angezeigt und
welche ausgeblendet werden sollen. Wählen Sie ein Spaltenfeld in der rechten Liste, und
klicken Sie auf den einfachen Pfeil nach links [<]. Dadurch wird die Spalte ausgeblendet. Sie
können auch alle Spalten auf einmal anzeigen; verwenden Sie dazu den Doppelpfeil [>>].
Die Pfeile auf der rechten Seite dienen dazu, die Position einer Spalte in einem Bericht nach
vorn oder nach hinten zu verschieben.
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
60
Ziehen
Durch das Ziehen von Spalten können Sie die Reihenfolge ändern, in der die Berichtsdaten
angezeigt werden. Verschieben Sie dazu mithilfe der Ziehfunktion einen Spaltenkopf.
Verschieben Sie den Spaltenkopf, indem Sie ihn mit der linken Maustaste auswählen und zur
gewünschten Position ziehen. Wenn ein oder mehrere Pfeile angezeigt werden, können Sie
den Spaltenkopf loslassen.
Abbildung 57 – Ändern der Spaltenreihenfolge
Filtern
Das Filtern einer Spalte in einem Tabellenbericht geschieht anhand von Bedingungen. Nach
dem Klicken auf ein Filtersymbol wählen Sie im Menü die gewünschte Bedingung aus.
Anschließend geben Sie in das leere Feld die Informationen ein, nach denen Sie filtern
möchten.
Abbildung 58 – Filtern in einem Tabellenbericht
Sortieren
Eine Spalte kann nach alphabetischen und numerischen Werten, Mengen oder Beträgen
sortiert werden. Sie aktivieren die Sortierung, indem Sie mit der linken Maustaste auf den
gewünschten Spaltenkopf klicken. Die Sortierung wird dann automatisch gestartet.
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
61
Durchklicken
Das Durchklicken in einem Bericht bietet weitere Informationen zu den angezeigten Daten.
Denken Sie dabei etwa an Kostenstellen- und Personalinformationen oder Spezifikationen,
Analysen oder Gesprächsdaten zu dem ausgewählten Element. Die angezeigten
Informationen hängen von dem Typ des Berichts und dem ausgewählten Element ab. Die
nachfolgende Abbildung zeigt ein Beispiel für die Durchklickfunktion.
Abbildung 59 – Durchklickfunktion
Im Gegensatz zum ursprünglichen Tabellenbericht werden Spezifikationen im Allgemeinen
in Pivot-Tabellenform angezeigt. Im folgenden Abschnitt finden Sie weitere Informationen
zur Arbeit mit Pivot-Tabellen.
Abbildung 60 – Spezifikationsbericht
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
62
Gruppieren
Durch das Gruppieren von Zeilen in einem Bericht erreichen Sie eine Übersicht über die
Berichtsdaten. Wenn Sie einen Spaltenkopf zur Gruppierleiste ziehen, werden die Daten auf
der Grundlage des ausgewählten Spaltenkopfs zusammengefügt. Nachfolgend sehen Sie ein
Beispiel für einen Bericht vor und nach der Gruppierung der Spalte „Kostenstelle“.
Abbildung 61 – Bericht vor der Gruppierung
Abbildung 62 – Bericht nach der Gruppierung
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
63
6.7 Pivot-Tabellenberichte
Dieser Abschnitt behandelt die Funktionen in einem Pivot-Tabellenbericht.
Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für einen Pivot-Tabellenbericht.
Abbildung 63 – Beispiel für einen Pivot-Tabellenbericht
Berichtsbereiche
Ein Bericht besteht aus Datenfeldern, die in einen Bereich gesetzt werden. Es gibt vier Bereiche, in
die Sie ein Feld setzen können:
Abbildung 64 – Feldbereiche
[1] Filterbereich
[2] Datenbereich
[3] Zeilenbereich
Spaltenbereich
2
3
1
4
1
2
3
4
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
64
Einige Felder können nur in einen bestimmten Bereich gesetzt werden. Ein Beispiel dafür ist das
Feld „Nettorechnungsbetrag“. Dieses Feld ist gemäß seiner Definition ein Datenfeld und kann
daher nur in den Datenbereich gesetzt werden. Nachfolgend sehen Sie einen Beispielbericht, in
dem die Felder nach Bereich aufgeteilt sind.
Abbildung 65 – Felder nach Bereich
Felder im Filterbereich → Rechnungsreferenz, Dauer, Datenverbrauch (in MB)
Felder im Datenbereich → Anzahl, Betrag (zzgl. USt.)
Felder im Zeilenbereich → Kostenstelle, Kostenart, Produkt
Felder im Spaltenbereich → Rechnungsnummer, Rechnungsdatum
1
2
3
4
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
65
Symbolleistenfunktionen
In jedem Bericht wird zwischen Funktionen der Symbolleiste und zwischen Funktionen, die Sie im
Bericht selbst verwenden können, unterschieden. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht und
Beschreibung der Funktionen in der Symbolleiste.
Abbildung 66 – Symbolleiste Pivot-Tabellenbericht
Symbolleistenfunktion Beschreibung
Speichern Der Bericht überschreibt die Einstellungen des ursprünglichen
Berichts unter Reportvorlagen des aktiven Benutzers.
Speichern als Eine Kopie des Berichts mit den von Ihnen geänderten Daten
wird unter Reportvorlagen gespeichert. Sie können den Bericht
unter einem neuen Namen und mit einer Beschreibung
speichern.
Zuletzt gespeicherten Bericht Nicht gespeicherte Änderungen werden rückgängig
erneut laden gemacht.
Exportieren Der Bericht wird im Excel-Format in ein von
Ihnen angegebenes Verzeichnis exportiert.
Liste mit Feldern anzeigen Aus dem geöffneten Fenster können Sie in dem Bericht
Felder hinzufügen oder ausblenden (vgl. „Berichtsfunktionen“
für weitere Informationen).
Abbildung 67 - Speichern als
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
66
Berichtsfunktionen
In den Tabellenberichten stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung. Allerdings kommt
nicht jede Funktion in jedem Bericht vor.
Felder hinzufügen/entfernen
Wenn Sie einen Pivot-Tabellenbericht durch zusätzliche Felder erweitern oder zur besseren
Lesbarkeit Felder entfernen möchten, verwenden Sie dazu die Liste der Felder auf der
Symbolleiste.
Abbildung 68 – Liste mit Feldern anzeigen
Nach der Auswahl dieser Funktion wird ein Fenster mit allen verfügbaren Feldern angezeigt.
Abbildung 69 – Liste mit Feldern
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
67
Der oberste Teil des Fensters zeigt die ausgeblendeten Fenster an, die Sie dem Bericht
hinzufügen können. Darüber hinaus wird in einem Pivot-Tabellenbericht zwischen Bereichen
unterschieden. Ziehen Sie das gewünschte Feld aus der Liste der ausgeblendeten Felder oder
aus einem der Bereiche in den gewünschten Bereich, bis zwei Pfeile angezeigt werden. Wenn
Sie das Feld loslassen, wird es in den neuen Bereich gesetzt. Wenn keine Pfeile angezeigt
werden, ist das Feld für den ausgewählten Bereich nicht geeignet. Zum Beispiel: Das Feld
„Nettorechnungsbetrag“ ist nur für den Datenbereich geeignet.
Abbildung 70 – Felder verschieben
Sortieren
Eine Spalte kann nach alphabetischen und numerischen Werten, Mengen oder Beträgen
sortiert werden. Sie aktivieren die Sortierung, indem Sie mit der linken Maustaste auf das
gewünschte Feld klicken. Die Sortierung wird dann automatisch gestartet.
Neben der Standard-Sortierfunktion haben Sie auch die Möglichkeit zum Sortieren nach
einem bestimmten Teil des Berichts. In der nachfolgenden Abbildung wurde durch Klicken
mit der rechten Maustaste auf das Datenfeld „Nettorechnungsbetrag“ ein Menü geöffnet,
wobei die Beträge nach Kostenart oder Rechnungstext sortiert werden können.
Abbildung 71 – Sortieren nach Berichtsteilen
Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse
68
Ziehen
Durch Ziehen von Daten, Zeilen- oder Spaltenfeldern können Sie den Inhalt und das
Erscheinungsbild eines Berichts ändern. Verschieben Sie das Feld, indem Sie es mit der linken
Maustaste auswählen und in den gewünschten Bereich ziehen. Wenn zwei Pfeile angezeigt
werden, können Sie den Spaltenkopf loslassen; die neuen Daten werden geladen.
Abbildung 72 – Verschieben von Feldern
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Filtern
Das Filtern einer Spalte in einem Pivot-Tabellenbericht geschieht anhand von Kategorie
Elementen. Nach dem Klicken auf ein Filtersymbol wählen Sie im Dropdownmenü ein oder
mehrere Elemente zum Filtern aus.
Abbildung 73 – Filtern in einem Pivot-Tabellenbericht
Durchklicken
Das Durchklicken in einem Bericht bietet weitere Informationen zu den angezeigten Daten.
Denken Sie dabei etwa an Kostenstellen- und Personalinformationen oder Spezifikationen,
Analysen oder Gesprächsdaten zu dem ausgewählten Element. Die angezeigten
Informationen hängen von dem Typ des Berichts und dem ausgewählten Element ab. Die
nachfolgende Abbildung zeigt ein Beispiel für die Durchklickfunktion.
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Abbildung 74 – Durchklickfunktion
Im Gegensatz zum ursprünglichen Tabellenbericht werden Spezifikationen im Allgemeinen
in Pivot-Tabellenform angezeigt.
Abbildung 75 – Spezifikationsbericht
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