von der theorie in die praxis die din en 82079-1 im ... struktur von informationstypen ......
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Von der Theorie in die Praxis –
die DIN EN 82079-1 im Redaktions-
alltag richtig umsetzen
Roland Schmeling / SCHMELING + CONSULTANTS
Stephan Schneider / SEW-EURODRIVE
tekom-Jahrestagung 2014
ICS Stuttgart, 11. – 13. November 2014
(c) 2014, Schmeling + Consultants GmbH 1
Das erwartet Sie bei uns:
• Übersicht zu den Anforderungen der EN 82079-1
• Strategie und Konzeption
• Fähige Mitarbeiter und leistungsfähiges Team
• Literaturhinweise
(c) 2014, Schmeling + Consultants GmbH 2
DIN EN 82079-1 Erstellen von Gebrauchsanleitungen
Status • Deutsche Übersetzung (DIN, Juni 2013)
• Basis: IEC 82079-1:2012-08 (ISO und IEC)
• Zusätzlich Europäische Norm (EN)
• Wichtigste Norm für Anleitungen
Stand • Juni 2013
Vorgänger • DIN EN 62079:2001 – Frist bis 12.09.2015
Scope • Alle Arten von Anleitungen (instructions for use) für alle Arten von
Produkten, von der Dose Farbe bis zur Industrieanlage
Inhalt • Begriffsdefinitionen
• Prinzipien für die Erstellung von Anleitungen
• Anforderungen an den Inhalt von Anleitungen
• Anforderungen an die Gestaltung von Anleitungen
• Anforderungen an den Erstellungsprozess für Anleitungen
• Anforderungen an die Qualifikationen von Redakteuren, Autoren,
Übersetzern, Lektoren, Illustratoren, Prüfern
• Anforderungen an die Prüfung einer Anleitung auf
Übereinstimmung mit der Norm
• Informativ: Erstellungsprozess
• Informativ: Methoden der Evaluation (Expertisen und empirische
Methoden)
Ausblick • Weitere Teile einer Normenreihe möglich
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Gliederung der DIN EN 82079-1
Vorwort
1. Anwendungsbereich
2. Normative Verweisungen
3. Begriffe
4. Prinzipien
5. Inhalt von Gebrauchsanleitungen
6. Gestaltung von
Gebrauchsanleitungen
7. Bewertung der Konformität mit
diesem Teil der Normenreihe
82079
Anhang A (normativ) Bewertung
der Gebrauchsanleitung
Anhang B (informativ) Checkliste
für Konformität und Kommentare
Anhang C (informativ) Checkliste
für die Effektivität der
Kommunikation
Anhang D (informativ) Planung
der Erstellung von
Gebrauchsanleitungen
Anhang E (informativ)
Empirische Methoden zur
Unterstützung der Erstellung von
Gebrauchsanleitungen
Literaturhinweise
Inhalt und Anhänge
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IEC 82079-1: Bedeutung
Normen generell
Erstellung durch privatrechtliche Organisationen „Interessierte Kreise“
Normen sollen den Stand der Technik wiederspiegeln
Anwendung freiwillig, aber:
Rechtsprechung: Regeln der Technik Produkthaftungsrecht: Mindeststandards
Produktsicherheitsrecht: Teilweise zur Umsetzung von Gesetzen
IEC 82079-1
EU: Ohne Auftrag der Kommission, daher keine harmonisierte Norm, keine generelle Zuordnung zu einer Richtlinie des „Neuen Konzepts“
• siehe www.newapproach.org
Deutschland: Vorgänger DIN EN 62079 hatte Vermutungswirkung hinsichtlich des GPSG für allgemeine Produkte (bisher durch AtAV, jetzt AfPS; künftige Regelung noch unklar)
International wachsende Aufmerksamkeit und Mitwirkung Normungsorganisationen und –gremien, Verbraucherverbände,
COPOLCO (http://www.iso.org/iso/copolco)
IEC: horizontale Norm zum Aspekt: „Anleitung“ (ISO: ähnliche Regelung) Deutliche Empfehlung für vertikale (produktbezogene) Normen
Gilt immer dann, wenn vertikale Norm keine abweichende Regelung hat
ISO: horizontale Bedeutung (ähnlich wie IEC) Gemeinsame Arbeitsgruppe mit IEC; Beginn einer Normenreihe: offen für weitere Teile
Fazit: Mit einer wachsenden internationalen Bedeutung der IEC 82079-1ist zu rechnen
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tekom Frühjahrsumfrage 2013
Über 80 % orientieren sich an der IEC 82079-1 oder planen dies
Keine Beachtung der Norm bei:
16–20 % der Industrie- und Dienstleistungsunternehmen
64,4 % der Softwareunternehmen
Evtl. ISO IEC IEEE 26514 und weitere Standards dieser Reihe
bekannt
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Die IEC 82079-1 ist nicht perfekt
Sicherheitsaspekte klarer und
konsistenter, z. B. Zusammenhang von
Risikobeurteilung
Kompetenzen der Prozessbeteiligten
differenzierter (Rollendefinitionen)
Nutzung elektronischer Medien
Empirische Methoden zur
Informationsqualität und zur
Zielgruppenanalyse
Qualitätssicherung
International konforme Anleitungen
Klarere Formulierung von
Qualitätskriterien und einer
Qualitätsmetrik
Erstellungsprozess (bisher nur informativ
und exemplarisch
im Anhang D)
Scope und Titel der Norm
Gliederung, Verständlichkeit und
begriffliche Klarheit und Konsistenz der
Norm verbessern
Ggf. Ermöglichen weiterer Teile
User Feedback
Integration von Komponenten
speziell: Anlagenbau
Abstimmung mit ISO IEC IEEE 26514
über Software-Dokumentation, u.a.
begrifflich
Struktur von Informationstypen
Inhalt und Struktur von typischen
Informationsprodukten
Themen der nächsten Revision der IEC 82079-1: der Review Report*
* 3/1177/RR
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Anforderungen der EN 82079-1 – eine sortierte Auswahl
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6 Arten von Anforderungen und der praktische Umgang mit ihnen
Strategisches Management
- Akzeptanz für die Norm
- Prinzipien verankern
- Nutzen für das Unternehmen herausarbeiten
- Ressourcen für Prozessgestaltung und Konzeption einfordern
(Redaktionsleitfaden, Zielgruppenanalyse, …) – nicht als U-
Boot
1. Prinzipien
• Anleitung ist Teil des Produkts
• Zielgruppenorientierung
• Verfügbarkeit
• Berücksichtigung von Minderheiten
2. Anforderungen an den Inhalt
3. Anforderungen an die Gestaltung
• Gestaltung von Warnhinweisen, Signalwörter
• Empfohlene Mindestschriftgrößen
• Funktionale Textstruktur/Formulierung
• Farbeinsatz
• Konsistente Terminologie
• Landessprache
• Elektronische Medien
• Dokument-ID, Datum, Revisionsstand
• Energieverbrauch
• Informationen zur Entsorgung
• Inhalte von Sicherheitshinweisen
• Veränderung des Produkts
• Im Management als Argumentation nutzen und mit den Unternehmenszielen verbinden
• Konsequenzen für Konzept und Prozesse ableiten und umsetzen
• Im Team verankern und schulen
• In der Konzeption berücksichtigen
• Berücksichtigen in:
• Konzept
• Qualitätssicherung
• Tool-Implementierung
• Schulung
• In der Konzeption berücksichtigen
• Berücksichtigen in:
• Konzept
• Recherche
• Qualitätssicherung
• Tool-Implementierung (z. B. Datenübernahme)
• Schulung
Anforderungen der EN 82079-1 – eine sortierte Auswahl
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6 Arten von Anforderungen und der praktische Umgang mit ihnen
Strategisches Management
- Akzeptanz für die Norm
- Prinzipien verankern
- Nutzen für das Unternehmen herausarbeiten
- Ressourcen für Prozessgestaltung und Konzeption einfordern
(Redaktionsleitfaden, Zielgruppenanalyse, …) – nicht als U-
Boot
4. Konzeptanforderungen
• Redaktionsleitfaden
• Zielgruppenanalyse
• Methodisch-funktionale Standardisierung
5. Prozessanforderungen
• Risikobeurteilung
• Qualitätssicherung: Lektorat, Prüfung von Übersetzungen
• Berücksichtigung produktspezifischer Standards: setzt Normenrecherche voraus
• Regeln für die Konformitätsprüfung
• Empirische Prüfung
6. Anforderungen an die personellen Ressourcen
• Kompetenz von verantwortlichem Personal, Autoren, Übersetzern, Lektoren, Grafikern, …
• Anforderungen bei der Definition der Rollen und Kompetenzen berücksichtigen
• Rollen mit den Prozessen verbinden
• Weiterbildung fördern
• Rollen und Kompetenzen definieren
• Berücksichtigen in:
• Konzept
• Qualitätssicherung
• Tool-Implementierung
• Schulung
• Prozesse definieren
• Berücksichtigen in:
• Konzept
• Qualitätssicherung
• Tool-Implementierung
• Schulung
Wichtige Prinzipien der EN 82079-1
1. Zielgruppen berücksichtigen
2. Anleitung als Teil des Produkts betrachten
3. Verfügbarkeit gewährleisten
4. Sicherheit gewährleisten
5. Sprache des Verwenders bereitstellen
6. Medien optimal einsetzen
7. Konformität gewährleisten
8. Konsistenz gewährleisten
9. Inhalte deduktiv präsentieren
10. Kürze und Einfachheit berücksichtigen
11. Redaktionsprozess professionell organisieren
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Zielgruppenanalyse
Im Unternehmen vorhandenes Wissen nutzen und strukturiert darstellen
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Zielgruppenanalyse
Aufgaben und Verantwortung
Statistische Daten
Voraussetzbare Sprach- und Lesekompetenz
Physische Voraussetzungen
Arbeitsumgebung und Informationszugriff
Technische Kompetenz
Verfahren
Mechanisch, elektrisch, elektronisch, hydraulisch, ...
Software
Produktspezifische Kompetenz
Schulungsinhalte
Produktbeobachtung
Tätigkeitsanalyse
Dimensionen für die Zielgruppenbeschreibung (Investitionsgüter)
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Fragen
• Beschreibung: Welches sind
die wesentlichen
Eigenschaften?
• Märkte: Gibt es wesentliche
Besonderheiten in bestimmten
Märkten?
• Welche Konsequenzen
ergeben sich für die
Informationsentwicklung?
Inhaltliche Konsistenz
Betriebs-anleitung
Schulung
Service
Montage
Vertrag Validierung
Katalog
Internet
Flyer
Widerspruchsfreiheit der Informationskanäle
Organisation der
Widerspruchsfreiheit
Inhalt
Technische Daten
Terminologie
Warnhinweise
Ersatzteilwesen
Wartungsfristen
…
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DIN EN 82079-1: Funktionale Formulierung
Funktionale Strukturierung und Standardisierung des Texts
6.1.3 Struktur
Die Formulierungen sollten den Textfunktionen entsprechen. Die Struktur der
Texte sollte die verschiedenen Textfunktionen unterstützt. Solche
Textfunktionen sind zum Beispiel:
• Thema (Überschrift);
• Beschreibung;
• Ziel;
• Voraussetzung;
• Zustand;
• Handlung;
• Ergebnis;
• Warnung;
• Aufforderung und Erinnerung;
• Beispiel;
• Bildtext (Beschriftung einer Abbildung oder einer Tabelle).
Die Anwendung einer einheitlichen Strukturierungsmethode wird empfohlen.
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Inhalt (Proposition) und Funktion (Illokution) unterscheiden
Feststellen, dass die Tür offen ist.
NN vorwerfen, dass NN die Tür offen gelassen hat.
NN auffordern zu prüfen, ob die Tür offen ist.
NN auffordern, die Tür zu schließen.
NN auffordern, zu gehen.
NN einladen, hereinzukommen.
Im Funktionsdesign:
Festlegen der benötigten Sprechakte
Zielangabe, Handlungsaufforderung, Bedingung, Voraussetzung, Tipp, Beispiel, Risiko, Thema, Orientierung, Resultat, Aufbau, Funktionsweise, Bedienelement-Funktion, …
Definition der entsprechenden schreibtechnischen Regeln in einem Redaktionsleitfaden nach einheitlichem Beschreibungsmuster
Maßgabe: Hohe Informationsqualität und Konsistenz
Darauf aufbauend: Schulung, Qualitätssicherung, Tool-Konfiguration, …
„Die Tür ist offen.“
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Redaktionsleitfaden in 5 Bereichen – EN 82079-1, 6.1.2*
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QM und Kommunikation
• Qualitätsziele und Leitsätze
• Zielgruppen (Nutzer und Interessierte)
• Organisation
• Rollen, Verantwortung, Befugnisse
• Neue Mitarbeiter/innen
• Lenkung der Dokumente
• Kontinuierliche Verbesserung
• Kommunikation und Schnittstellen
Prozesse
• Management-Prozesse
• Weiterbildung
• Interne Projekte
• Stützprozesse
• Terminologiemanagement
• Administration
• Hauptprozesse:
• Planung und Recherche
• Risikobeurteilung
• Erstellung
• Beschaffung
• Review
• Lektorat
• Freigabe
• Übersetzung
• Produktion und Bereitstellung
• Archivierung
Redaktion
• Formulierungs-, Stil und Schreibregeln
• Sicherheitsbezogene Informationen
• Informationsprodukte
• Medien und Orientierungshilfen
• Modulbildende und integrierte Sequenzmuster
• Funktionale Einheiten und funktionale Visualisierungen
• Auszeichnungs- und Bildelemente
• Indexierungsregeln
• Verweisregeln
• Terminologie
• Grafikerstellung
• (CI und Gestaltung)
Arbeitsmittel
• Tools
Material
• Prozessunterstützende Checklisten
• Lektoratschecklisten
• Formulare
* Lt EN 82079-1, 6.1.2:
• Schreibstil und Formulierung
• Terminologische Konsistenz
• Layout und Typographie
Die geforderten Eigenschaften
Ein Redaktionsleitfaden ist einfach zu
handhaben und somit effektiv und effizient,
wenn er sich an folgenden Prinzipien orientiert:
Die Leitung unterstützt und lebt die Steuerung
der Dokumentation mit dem Werkzeug RLF.
Es gibt einen anerkannten Verantwortlichen für
den RLF, der hinreichend geschult ist und der
Pflege des Leitfadens eine hinreichend große
Bedeutung beimisst.
Der Redaktionsleitfaden "lebt": Neue geeignete
Hilfsmittel und Checklisten werden nicht von
Hand zu Hand weitergereicht und lokal verwaltet,
sondern in den RLF eingebunden.
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Die geforderten Eigenschaften
Struktur und Begrifflichkeit des RLF orientiert sich an den Unternehmensprozessen und ist stabil.
Die Informationen im RLF werden von der Redaktion benötigt und berücksichtigt.
Die Informationen sind konkret und beispielorientiert
Die Information kann mit dem RLF gepflegt werden (andernfalls auslagern und vom RLF verweisen)
Navigationselemente erleichtern das Auffinden der benötigten Information.
Das Medium muss do gewählt werden, dass die Redaktion einen schnellen Zugriff auf alle Inhalte hat. Optimal: zentral verwalteter elektronischer RLF, beispielsweise als PDF oder HTML.
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IEC 82079-1: Erstellen von Anleitungen nach Anhang D, 1 (2)
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Prüfen Sie, was regelmäßige Aufgaben sind, und welche nur von Zeit zu Zeit durchgeführt werden.
IEC 82079-1: Erstellen von Anleitungen nach Anhang D, 2 (2)
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Prüfen Sie, was regelmäßige Aufgaben sind, und welche nur von Zeit zu Zeit durchgeführt werden.
Zu g) Qualitätsüberprüfungen
Geplant
Gemäß den Anforderungen
Siehe a) Analyse
Gemäß dem Redaktionsleitfaden
Siehe b) Konzept
Durch ausgebildete oder geschulte Personen, oder Personen mit
mindestens 5 Jahren Erfahrung
Redigieren, wenn die Anforderungen nicht erfüllt werden – intention
of no failure should be aimed for*
* In der deutschen Übersetzung steht (leider): “Es sollte die Absicht angestrebt werden, nicht zu versagen.”
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Zu h) Qualitätssicherung*
Empirische Evaluation (Anwendertests)
Mit dem “ganzen” Produkt: einschließlich Anleitung
Siehe Anhang E
Gefundene Fehler und Verbesserungspotenziale einarbeiten
Anforderungskatalog
Qualitätsprüfungen
Redaktionsleitfaden
Änderungsliste (zu Vorgänger-Produkten und –Anleitungen
gesammelte Verbesserungen und Änderungen)
Passender: Validierung,
Test oder Evaluation
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Methoden nach DIN EN 82079-1 Anhang E
Empirisch: Zielgruppe ist involviert
Befragungen
Schriftliches Interview
Mündliches Interview
Fokusgruppe
Usability-Tests
Faktisch große Bandbreite
Auch „klein“ im Prozess
integriert möglich
Rückmeldungen aus
Beschwerdemanagement,
Hotline und Service
Nicht-empirisch: Expertise, Desk Research
Selbsteinschätzungen mit (normenbasierten) Checklisten Vergleich mit anderen
Informationsprodukten, Benchmark anhand von Checklisten
Expertise nach übergeordneten, zuvor vereinbarten Kriterien Schwachstellenanalyse durch
Expert/inn/en, z. B. Problemtypologie
Gutachten, überwiegend bei konkreten rechtlichen Fragen
Zertifizierung, z. B. DocCert
Produkttests, z. B. Stiftung Warentest
Erkenntnisse aus Wettbewerben und Awards Beispiel: tekom Dokupreis
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Anwendung von Anhang D
Anhang D
ist eine erste Hilfestellung, um Qualitätsprozesse zu etablieren
ist eine Sammlung von Empfehlungen
sollte nicht als vollständiges System / Prozess missverstanden
werden
Erstellen Sie einen Prozessentwurf auf der Basis klarer Analysen
und Anforderungen, passend für Ihr Unternehmen oder Ihre
Abteilung
Optimieren Sie den Prozess unter Verwendung von Anhang D
Richten Sie ein besonderes Augenmerk darauf, wie die Qualität der
Anleitungen im Prozess gewährleistet werden kann
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Qualitätssicherung
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Diese Werkzeuge der Qualitätssicherung ...
Kundenbefragung
... unterstützen die Einhaltung von...
Bausteine in der Qualitätssicherung (Beispiele)
Produktbeobachtung und Kunden-
Feedback / Beschwerden
Review (fachlich)
Checklistenbasiertes Review
(rechtlich und normativ)
Humanlektorat durch
„Kollege/-in“ oder Lektor/-in
(6.1.11 „Korrekturlesen“)
Freigabe auf Basis einer
prozessbegleitenden Checkliste
Automatisierungen, z. B.
Datenprüfung bei der
Erfassung, Layout
Rückläufe aus der
Übersetzung
Empirischer Test,
z. B. Usability-Test
Terminologiekontrolle
(CLC; 4.8.2.3, 5.15.5,
6.1.4)
Toolgestützte Rechtschreib- und
Grammatikkontrolle
Datenprüfung bei der Publikation,
z. B. PitStop für PDF
Expertise, Prüfung und Zertifizierung
(abhängig von Prüfauftrag und Prüferkompetenz)
Sachliche Richtigkeit Rechtliche und
normative
Anforderungen
bezüglich Inhalt
und Darstellung
Rechtliche und normative
Anforderungen bezüglich Form
Verständlichkeit,
Stil
Rechtliche Anforderungen
an den Prozess
Interne Anforderungen
an den Prozess
Internes Audit
Audit durch externen
Auditor
Relevanz (Inhalt)
Einhaltung von Strukturregeln
Formulierungsregeln
Übersetzungsgerechtheit
Konsistente
Terminologie
Rechtschreibung /
Grammatik
Erfüllen von
Kundenerwartungen
Konsistentes
Layout
Automatische
Stilprüfung durch CLC
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Checkliste: Mit Vorsicht zu genießen
IEC 82079-1: Checkliste ist Leitschnur, nicht Anforderungsliste!
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Interne Konformitätsprüfung
So ...
Forderungssteller
Prüfer
Behinderer
Verhinderer
Realitätsferner
Normenbewahrer
...
... oder so ...
Wissensmanager
Kommunikator
Gesprächspartner
Problemlöser
Unterstützer
Ideengeber
...
Rolle des Qualitätssicherers in der Technischen Redaktion
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Das erwartet Sie bei uns:
• Übersicht zu den Anforderungen der EN 82079-1
• Anforderungen der Norm an Strategie und Konzeption
• Strategie und Konzeption
• Fähige Mitarbeiter und leistungsfähiges Team
• Literaturhinweise
(c) 2014, Schmeling + Consultants GmbH 29
Anforderungen der Norm
Was die Norm ausdrücklich erwähnt
• Die Geschäftsleitung stellt die erforderlichen Ressourcen mit der
notwendigen Kompetenz bereit (Kap. D.2 b).
• Das bedeutet auch: Technische Dokumentation und Übersetzungs-
management sind Managementaufgaben → Delegationsverant-
wortung der Unternehmensleitung.
• Planung und Projektmanagement sind erforderlich (Kap. D.3 b) und
Konzept für die Entwicklung und Erstellung von Gebrauchsan-
leitungen erarbeiten (Kap. D.3 c).
• Das bedeutet auch: Die strategische Entwicklung (ganzheitliche
Betrachtungsweise) ist eine wichtige Voraussetzung für eine erfolg-
reiche Prozessentwicklung und den Aufbau einer wirkungsvollen
Organisationsstruktur. Zur Unterstützung der strategischen
Entwicklung müssen die richtigen Managementmethoden eingesetzt
werden.
Anforderungen der Norm
Was die Norm ausdrücklich erwähnt
• Anleitung ist Bestandteil der Produktentwicklung (Kap. D.3 d).
• Das bedeutet auch: Die Technische Dokumentation muss in die
übergeordneten Unternehmensprozesse eingebunden sein.
• Erstellung der Anleitung durch Fachleute und hohe kommunikative
Kompetenz der Beteiligten (Kap. 4.2) erforderlich.
• Das bedeutet auch: Zusätzlich zur Kompetenzentwicklung der
Mitarbeiter/innen sind auch Teamentwicklungsmaßnahmen
erforderlich.
• Analysearbeiten werden durchgeführt (Kap. D.3 a).
• Stilleitfaden (Style Guide = Redaktionsleitfaden) mit Vorgaben für die
Erstellung von Gebrauchsanleitungen (Kap. D.3 c) erforderlich.
• Methoden zur Strukturierung der Anleitung (Kap. 6.1.1 und Kap.
6.1.3).
Anforderungen der Norm
Erfolgreich umsetzen
Stellenwert im Unternehmen; Teil der strategischen Entwicklung
Die richtigen Prozesse als Ergebnis der strategischen Betrachtung
Wirksame Organisationsstruktur, folgt den installierten Prozesse
Fähige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Kompetenzmodell anwenden
Schlagkräftiges Team, Teamentwicklung beachten
Wirksame Methoden anwenden, z. B. redaktionsleitfaden und Strukturierungsmethoden
Wirksame Werkzeuge einsetzen, z. B. Redaktionssystem und Qualitätssicherungs-
Software
Erfolgspyramide für Technische Kommunikation/Dokumentation und
Übersetzungsmanagement
Strategie und Konzeption
Strategie und Konzeption
Ganzheitlicher Ansatz
Strategie und Konzeption
Beispielsweise SWOT-Analyse anwenden
Strategie und Konzeption
Die Balanced Scorecard als Managementmethode
Strategie und Konzeption
Gründe für die Balanced Scorecard
• Die Balanced Scorecard dient als Führungsinstrument zur
Ausrichtung der Organisation an strategischen Zielen in den
unterschiedlichen Perspektiven (Finanzen, Kunden, Prozesse,
Potenzial/Mitarbeiter).
• Im Gegensatz zu Unternehmensleitbildern und anderen unscharfen
Formulierungen versucht die Balanced Scorecard die Erreichung von
strategischen Zielen messbar und über die Ableitung von
Maßnahmen umsetzbar zu machen.
• Mit den Methoden der Balanced Scorecard soll das Blickfeld des
Managements von einer traditionellen, durch finanzielle Aspekte
gekennzeichneten Unternehmenssicht auf alle relevanten Teile
gelenkt werden und so zu einem ausgewogenen (balanced) Bild
führen.
Strategie und Konzeption
Anleitung als Teil des Produkts betrachten
• Den sicheren und bestimmungsgemäßen Gebrauch des Produkts
sicherstellen.
• Den naheliegenden, nicht bestimmungsgemäßen Gebrauch
erwähnen und davor warnen.
• Die Informationen können auch auf mehrere Dokumente aufgeteilt
werden (komplexe Produkte, Produkte mit hohem Zulieferanteil).
Dokumente sinnvoll und gut strukturieren (Navigationsdokument).
• Nicht alle Teile der Dokumentensammlung zwingend im Papierformat.
Navigations-dokument
Gebrauchsanleitung 1 (Installation , Inbetriebnahme und Betrieb der
Maschine)
Gebrauchsanleitung 3 (Technische Daten und Sicherheitskennwerte)
Gebrauchsanleitung 2 (Beschreibung der Software)
Medienkonzept und Konzept für den Einsatz der Kommunikationsmittel
entwickeln
Beispiele für Kommunikationsmittel und Medien
Strategie und Konzeption
Medienkonzept
Medien
Auf dem Produkt Auf der Verpackung Papier Datenträger Internet Präsenz
Ko
mm
un
ikati
on
sm
itte
l
Typenschild
Barcode oder RFID
Text, auch Braille
Symbole
Illustrationen
Online-Hilfen
Video, auch Utility-Film
Animation, auch interaktiv
Webinar
Schulung, auch CBT und WBT
Strategie und Konzeption
Qualität der Kommunikationsmittel Kommunikations-
mittel
Qualitätskriterien
Text Konsistente und verständliche Terminologie
Verständliche Formulierungen und guter Schreibstil
Übersetzungsgerecht
Symbole,
Illustrationen
Ansprechende und leicht verständliche Bildsprache
International verwendbar
Online-Hilfen Gut strukturiert
Inhalt und Stil konsistent zu den Gebrauchsanleitungen
Idealerweise kontextsensitiv
Video, Utility-Film,
Animation
Gut strukturiert und in leicht verständliche Sequenzen
unterteilt
Inhalt und Stil konsistent zu den Gebrauchsanleitungen
International verwendbar
Webinar, Schulung
(Präsenz, CBT,
WBT)
Funktionierendes, möglichst multimediales,
Schulungskonzept
Inhalt und Stil konsistent zu den Gebrauchsanleitungen
International verwendbar
Strategie und Konzeption
Übersetzungsmanagement
Technische Kommunikation/Dokumentation als Teil der übergeordneten
Unternehmensprozesse, in dem auch der Übersetzungsprozess eingebunden ist.
Strategie und Konzeption
Übersetzungsmanagement
Einige Anforderungen der Norm:
• Muttersprachliche Fachübersetzer einsetzen (Kap. 4.8.3.3)
• Korrekturlesen und inhaltliche Überprüfung erforderlich (Kap. 4.8.3.3)
Fazit:
• Idealerweise 6-Augen-Prinzip, zusätzlich zur sprachlichen Korrektur
auch fachliche Korrektur durch muttersprachlichen Experten
• Terminologiearbeit, Teil des Terminologiemanagements
Strategie und Konzeption
Übersetzungsmanagement
Das bedeutet:
• Klare und durchgängige Beschreibung der Redaktions- und
Übersetzungsprozesse
• Dienstleister aktiv in diese Prozesse einbinden
• Gut funktionierendes Projektmanagement beim Dienstleister
• 6-Augen-Prinzip sicherstellen
• Ausgeklügelte Methoden und Technologien für die Vorübersetzung
und für die Wiederverwendung von bereits übersetzten Inhalten
• Gesamthafte Betrachtung ist wichtiger als die reine Wort- und
Zeilenpreisbetrachtung.
Empfehlung: Terminologiedatenbank und Translation Memory selbst
verwalten und nicht dem Dienstleister überlassen. Zumindest aber
vertraglich die Rechte sichern.
Fähige Mitarbeiter und
leistungsfähiges Team
Fähige Mitarbeiter und leistungsfähiges Team
Kompetenzmodell
Fähige Mitarbeiter und leistungsfähiges Team
Kompetenzmodell
Vorgehensweise Kompetenzmodell (1/3):
• Kompetenzinformationen sammeln
Unternehmenskontext betrachten
Kompetenzen mit den Zielen verbinden
Informationen von der nächsten Führungsebene einholen
Methoden der Arbeitsanalyse einsetzen
Zukünftige Arbeitsanforderungen berücksichtigen
Fähige Mitarbeiter und leistungsfähiges Team
Kompetenzmodell
Vorgehensweise Kompetenzmodell (2/3):
• Kompetenzinformationen ordnen
Die Bestandteile des Kompetenzmodells zusammentragen und
beschreiben
Die erforderliche Ausprägungen einer Kompetenz festlegen
(Anfänger, Könner, Experte)
Bei Bedarf Basiskompetenzen und jobspezifische Kompetenzen
beschreiben (Redakteure, Illustratoren, Übersetzer,…)
Vorhandene Kompetenzkataloge nutzen (das Rad nicht neu
erfinden)
Umfassendes und verständliches Fähigkeitsprofil erstellen, aber
nicht zu ausführlich (ca. ½ DIN-A4-Seite Beschreibung pro
Kompetenz, ca. 12 – 15 Kompetenzen pro Stelle)
Tabellen, Schaubilder oder Diagramme verwenden
Fähige Mitarbeiter und leistungsfähiges Team
Kompetenzmodell
Vorgehensweise Kompetenzmodell (3/3):
• Kompetenzinformationen nutzen
Methoden aus der Organisationsentwicklung nutzen
Kompetenzmodelle bei der Personalarbeit nutzen (beispiels-
weise bei der Personalentwicklung und bei der Rekrutierung)
Informationstechnologien nutzen (Kompetenzmodelle in HR-
Systeme hinterlegen, um Bewerber besser bewerten zu können)
Kompetenzmodelle zyklisch oder bei Bedarf überprüfen und
anpassen
Rechtliche Bedenken ausräumen (Merkmale objektiv und präzise
erfassen)
• Rekrutierung: Fähigkeiten sind wichtig, nicht Kenntnisse
FrameMaker-Kenntnisse? Vielleicht arbeiten Sie bald mit XMetal?
Besser: Die Fähigkeit, strukturierte Informationen zu bearbeiten.
Fähige Mitarbeiter und leistungsfähiges Team
Teamentwicklung
Der Weg zum Spitzenteam:
• Kommunikationsmechanismen erkennen
• Aktive Kommunikation betreiben und fördern
• Körpersprache und Emotionen beachten
• Erfolgsziele definieren
• Rollen in einem Erfolgsteam beschreiben
Fähige Mitarbeiter und leistungsfähiges Team
Team-Uhr nach B. W. Tuckmann
Hinweise zu Literatur und Zertifizierung
• DIN EN 82079-1 (VDE 0039-1)
Erstellen von Gebrauchsanleitungen – Gliederung, Inhalt und
Darstellung – Teil 1: Allgemeine Grundsätze und ausführliche
Anforderungen
(IEC 82079-1:2012); Deutsche Fassung EN 82079-1:2012
• Normenkommentar zur EN 82079-1
„Erstellen von Gebrauchsanleitungen“
Michael Fritz, Jens-Uwe Heuer, Jörg Michael, Roland Schmeling,
Matthias Schulz
tekom Stuttgart, ISBN 978-3-9814055-7-6
• Beuth-Kommentar
„Gebrauchsanleitungen nach DIN EN 82079-1“
M. Galbierz, W. Pichler, S. Schneider, M. Tillmann
Beuth Verlag GmbH, ISBN 978-3-410-23496-8
• TÜV SÜD DocCert Prüfung und Zertifizierung nach EN 82079-1
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