welche wertbeiträge liefert die it für das personalmanagement?
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Rainer Clüsserath, SAP Value Engineering
19. März, 2013
Welche Wertbeiträge liefert die IT für das Personalmanagement? Aktuelle Hinweise aus dem SAP-Benchmarking-Programm
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Die Rolle der IT im
Personalmanagement
Die Potenziale sind noch nicht ausgeschöpft.
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Die Technologie als kritischer Faktor bei der Vereinheitlichung der
Personalprozesse
Organisationen mit Top-Ergebnissen in der
Performance der HR-Prozesse investieren
200% Mehr in Technologien zu Verbesserung
Abwicklung der HR-Transaktionen
Talent Management
Gemeinschaftliche Bearbeitung
und Kommunikation
Analysen und Berichtswesen
Vergleichs-
gruppe
Top
Performer
57%
18%
Anteil signifikanter Investitionen in neue Technologien zur Standardisierung der Prozesse
Quelle: Hacket Group – HR Excellence: How world-class HR enables business growth, Best Practices Conference 2012
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Wie hat sich der IT-Einsatz im Personalbereich verändert?
Sehr starke
Zunahme
Starke
Zunahme
Geringe
Zunahme
Keine
Veränderung
Geringe
Abnahme
Keine
Angabe
Bereitstellung einer web-basierten
und/oder mobilen HR-Plattform 24% 45% 25% 2% 1% 3%
Einsatz von Anwendungen für Performance-Beurteilungen
und Auswertung von Qualifikationen 24% 44% 25% 4% 1% 2%
Einbindung von sozialen Netzwerken
in die Rekrutierung 25% 40% 25% 4% 1% 5%
Auswertung und Risikoanalysen
von HR-Daten mit BI-Werkzeugen 19% 38% 35% 2% 1% 5%
Einsatz von sozialen Netzwerken
zur Kontaktpflege mit Alumni 18% 36% 35% 2% 1% 8%
Bereitstellung cloud-basierten
Anwendungen für das Personalwesen 20% 29% 39% 2% 1% 9%
Quelle: Rethinking Human Resources in a Changing World, 2012, Befragung von 418 Führungskräften im Personalwesen
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Welche Aufgaben prägen künftig die Personalarbeit?
44
51
45
39
23
19
22
35
51
41
44
48
55
58
52
42
5
6
10
11
17
22
24
21
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Engagement der Mitarbeitererhalten und fördern
Strategisch wichtige Mitarbeiter-gruppen binden
Positionierung als akttraktiverArbeiter (Employer Branding)
Systematische Entwicklungvon Führungskräften
Strategische Integration desPersonalmanagements
Systematische Beurteilungund Förderung von Mitarbeitern
Systematische Kommunikationder Personalthemen
Effiziente Gestaltung derPersonaladministration
sehrstark
stark
mittel
wenig
überhauptnicht
Quelle: Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V. Studie: Megatrends und HR Trends 2012
Engagement der Mitarbeiter
erhalten und fördern
Strategisch wichtige Mitarbeiter-
gruppen binden
Positionierung als attraktiver
Arbeiter (Employer Brandiing)
Systematische Entwicklung
von Führungskräften
Strategische Integration des
Personalmanagements
Systematische Beurteilung
und Förderung von Mitarbeitern
Systematische Kommunikation
der Personalthemen
Die Personalarbeit effizient organisieren
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Verbindung von Strategie und Umsetzung
Transformation Implementierung Betrieb Konzept
Abstimmung zwischen
Fachbereichen und IT:
Anpassung der IT-Unterstützung
Bewertung der Potenziale
Begründung der Auswahl
Priorisierung der Umsetzung
Strategie
Fokus: SAP Value Management
Vision
Strategische
Beratung
Einführungs-
beratung
Betriebs-
unterstützung
Unterstützung der Transformation
Umsetzung
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In vier Schritten zum Wertpotenzial
Die Leistungsfähigkeit der Prozessunterstützung durch die IT bewerten 1
2 Den Wertbeitrag der IT quantifizieren
3 Die Implementierung nach dem Potenzial priorisieren
4 Das Ergebnis der HR-Transformation validieren
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1 Die Leistungsfähigkeit der
Prozessunterstützung durch die IT bewerten
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Mehr 13.000 Benchmarks seit 2004
SAP Benchmarking Programm
4.000 Kunden
1.056 KPIs
24 Branchen
22 Prozessbereiche
Kostenlose Teilnahme
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Die Leitungsfähigkeit der Prozessunterstützung bewerten
SAP Kennzahlen (Personalwesen)
Basis 25% Durchschnitt 50% Top 25%
Betreute Mitarbeiter je Personalsachbearbeiter
95 131 61
Kosten des Personalwesens bezogen auf einen Mitarbeiter (in €)
904 601 1.108
Kosten je Einstellung (in €)
3.478 1.201 5.231
Quelle: SAP Benchmarking 2012, basierend auf den Angaben von mehr als 700 Teilnehmern
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SAP Value Management Center als technische Plattform
Kostenloser Zugang
Webbasierte Anwendung
Zugang zu allen Fragenkatalogen
Bedienung als Self Service
Individuelle Vergleichsgruppen
Online-Auswertung
Download der Berichte
valuemanagement.sap.com
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SAP Benchmarking – Ausschnitt verfügbarer Umfragen
Finanzwesen Personalwesen Strategische IT Kundenservice
Finanzwesen Personaladministration Total Cost of Ownership (TCO) Servicecenter
Finanzwesen Shared Services
Personalentwicklung Best Run IT Branchenanalysen
Finanzwesen
Performance/Risk Mmgt. Personalwesen Shared Services
Business Intelligence Quick Check
Öffentliche Verwaltung
Finanzwesen
Compliance Infrastruktur
Enterprise Information
Management
Quick Check
Hochschulen
Beschaffung Anlagenverwaltung Mobility Quick Check
Kliniken
SRM/Einkauf Immobilienverwaltung Value Management Fashion
Order-to-Cash
EH&S Compliance Enterprise Architecture …
= Best Practice Umfrage
= Kennzahlen Umfrage
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2 Den Wertbeitrag
der IT quantifizieren
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Quantifizierung des Wertpotenzials
Kosten des Personalwesens bezogen auf einen Mitarbeiter (in €)
904 601 xx
Ausgewählte Benchmarking Ergebnisse sind Grundlage der Wertschöpfungsanalyse
Standardisierung und Automatisierung der Prozesse Wertbeitrag p.a.
Reduzierung mehrfacher und manueller Datenerfassungen
Abbau von transaktionalen Tätigkeiten durch Self Services
0 €
0 €
Realisierung vollständig integrierter Prozesse 0 €
0 €
1.000
Aktuelle Performance (Personalwesen)
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 15
Quantifizierung des Wertpotenzials
Kosten des Personalwesens bezogen auf einen Mitarbeiter (in €)
904 601 xx
Standardisierung und Automatisierung der Prozesse Wertbeitrag p.a.
x Reduzierung mehrfacher und manueller Datenerfassungen
Abbau von transaktionalen Tätigkeiten durch Self Services
9.000 €
0 €
Realisierung vollständig integrierter Prozesse 0 €
9.000 €
910
Ausgewählte Benchmarking Ergebnisse sind Grundlage der Wertschöpfungsanalyse
Annahme: Potenzial bei 100 Beschäftigten
Aktuelle Performance (Personalwesen)
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Quantifizierung des Wertpotenzials
Kosten des Personalwesens bezogen auf einen Mitarbeiter (in €)
904 601 xx
Standardisierung und Automatisierung der Prozesse Wertbeitrag p.a.
x
x
Reduzierung mehrfacher und manueller Datenerfassungen
Abbau von transaktionalen Tätigkeiten durch Self Services
9.000 €
11.000 €
Realisierung vollständig integrierter Prozesse 0 €
20.000 €
800
Ausgewählte Benchmarking Ergebnisse sind Grundlage der Wertschöpfungsanalyse
Annahme: Potenzial bei 100 Beschäftigten
Aktuelle Performance (Personalwesen)
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Quantifizierung des Wertpotenzials
Kosten des Personalwesens bezogen auf einen Mitarbeiter (in €)
904 601 xx
Standardisierung und Automatisierung der Prozesse Wertbeitrag p.a.
x
x
x
Reduzierung mehrfacher und manueller Datenerfassungen
Abbau von transaktionalen Tätigkeiten durch Self Services
Realisierung vollständig integrierter Prozesse
750
Ausgewählte Benchmarking Ergebnisse sind Grundlage der Wertschöpfungsanalyse
Annahme: Potenzial bei 100 Beschäftigten
9.000 €
11.000 €
5.000 €
25.000 €
Aktuelle Performance (Personalwesen)
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3
Die Implementierung nach dem
Potenzial priorisieren
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Ableitung einer Roadmap aus den identifizierten Initiativen
Initiative Ist-Anwendung SAP Komponente Prio. Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase x
Entlastung der Personaladministration Kosmos SAP HCM A
Bewertung der Mitarbeiter-Performance PersWIN II SAP HCM A
Bedarfsorientierte Personalplanung PersPlan SAP HCM/BI/BO B
Einbindung sozialer Netze in das Recruiting - SAP HCM B
Stärkere Bindung der Talente - SAP HCM A
Gezielter Auf-/Ausbau von Qualifikationen PersWis SAP HCM (eLearning) B
Verbesserter Wissensaustausch - SAP JAM C
Gezielte Entwicklung von Führungskräften - SAP HCM B
. . .
. . .
Effizienz der Personalarbeit Qualität der Personalarbeit Weiterentwicklung der IT-Plattform
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Darstellung der Wertbeiträge im Überblick
Prozessbereich Wertbeiträge Werttreiber Erläuterungen
Personaladministration
Reduzierung mehrfacher und manueller
Datenerfassungen
Abbau von transaktionalen Tätigkeiten durch Self
Services
Reduzierung der Aufwände
für Auswertungen
Reduzierung des
Aufwandes in der
Personaladministration
Reduzierung der
Betriebskosten durch
Migration auf eine IT-
Plattform
Der Einsatz verschiedener Applikationen und eigenentwickelter MS Office-
Lösungen führt zu einer redundanten Pflege der Personaldaten
Datenaktualisierungen und wichtige Vorgänge erfolgen ausschließlich auf der
Grundlage von Papierdokumenten
Personalbeschaffung
Systemunterstützte Erfassung von
Stellenausschreibungen
Einrichtung eines Online-Talentpools
Workflows zur Prüfung und Freigabe
von Einstellungen
Verkürzung der Einstellungs-
dauer und -kosten
Die Erfassung, Prüfung und Freigabe von HR-Tickets auf Basis eines
papiergestützten Prozessen führt zu langen Bearbeitungszeiten mit hoher
Personalbindung
Die Aufstellung der Personalbedarfsplanung findet ohne durchgängige
Systemunterstützung statt
Personalbeurteilung
Bereitstellung von präzisen Performancedaten für
eine umfassende Beurteilung
Abbau der redundanten Datenhaltung und
manuellen Datenerfassung
Entlastung bei der
Prozessbearbeitung
Reduzierung von
Datenerfassung
Durchgängige und transparente Abbildung des Beurteilungsprozesses
Umfassende Systemfunktionen für die genaue Beurteilung des
Leistungsbeitrages eines Mitarbeiter
Konservativer Ansatz Realistischer Ansatz Einmaliger Wertbeitrag
xT€ xT€
xT€ xT€
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Priorisierungsmatrix
Kurz- bis Mittelfristig (2013-14) III II I
Voraussetzung: SAP ERP HCM Vollständiger Roll-Out
1 - Entlastung der Personaladministration
2 - Bewertung der Mitarbeiter-Performance
3 - Bedarfsorientierte Personalplanung
4 - Stärkere Bindung der Talente (Nachfolgeplanung)
Mittel- bis Langfristig (2014-15)
5 - Einbindung sozialer Netze in das Recruiting
6 - Gezielter Auf-/Ausbau von Qualifikationen
Langfristig (2015+)
Gering
Hoch
Pri
ori
tät/
Po
ten
zia
l
Gering Machbarkeit Hoch
Potenzial
3 4
1
7
7 - Verbesserter Wissensaustausch
6
5
2
I
II
III
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4
Das Ergebnis der
Transformation validieren
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Hohe Einsparung durch automatisierte Personalprozesse
Die wichtigsten Ziele
Bereitstellung eines zentralen Portals mit Zugriff auf sämtliche
personalwirtschaftlichen Prozesse für Mitarbeiter und Führungskräfte
Abbau von manuellen und formularbasierten Datenerfassungen durch
direkte Übernahme der Eingaben in das HR-System
Senkung der Kosten der Personaladministration
Beschleunigung der Prozesse im Personalwesen
Die Vorteile
Senkung von Nachkontrollen
Steigerung der Datenqualität
Schnellere Erfassung der Arbeitszeiten
Elektronische Bereitstellung der Bezügeberechnungen
Gezielte Analysen für Führungskräfte auf Basis geprüfter HR-Daten
95% weniger Fehler bei
erfassten Arbeitszeiten
46% Einsparung bei der
Aktualisierung von
Mitarbeiterdaten
38% Einsparung bei der
Bereitstellung der
Bezügeberechnungen
“One of the beauties of our
new solution is all the
functionality for error
checking and prevention
that SAP has implemented.
That’s saving us a lot of
time and rework.”
Catherine Mitchell, Personnel
System Manager, Sacramento
County
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In vier Schritten zum Wertpotenzial
Die Leistungsfähigkeit der Prozessunterstützung durch die IT bewerten 1
2 Den Wertbeitrag der IT quantifizieren
3 Die Implementierung nach dem Potenzial priorisieren
4 Das Ergebnis der HR-Transformation validieren
Vielen Dank
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Rainer Clüsserath
SAP Value Engineering
Homberger Straße 25 - 33 | 40882 Ratingen
M: + 49 160 90.432.648
E: rainer.cluesserath@sap.com
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