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Universität Konstanz
Sebastian Vogt Mannheim, 26. März 2015
Werkstattbericht: Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz
Universität Konstanz
Struktur des Vortrags
Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 2 26.03.2015
Erfassungsmanagement Registrierungsverfahren für DoktorandInnen und Verwaltungsworkflow in der Stud. Abt.
Auswertung mit Business Intelligence Datenqualitätskontrolle und Datenkorrektur sowie BI-Berichtswesen
Universität Konstanz Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 3 26.03.2015
Erfassungsmanagement Registrierungsverfahren für DoktorandInnen und Verwaltungsworkflow in der Studentischen Abteilung
Universität Konstanz
Registrierungspflicht (laut Rahmenpromotionsordnung)
Annahme als DoktorandIn Fachbereich bestätigt Annahme als DoktorandIn −DoktorandIn/GutachterIn −Kopie an Zentrales
Prüfungsamt
Antrag auf Eröff. des Promotionsverf. DoktorandIn stellt Antrag an Zentrales Prüfungsamt − Gutachternoten − mündliche Prüfung
Abgabe der Pflichtexem-plare und Urkunde
Antrag auf Annahme als DoktorandIn PDF-Formular wird von DoktorandIn und ErstgutacherIn ausgefüllt und unterzeichnet − Stammdaten (m/w, de/en/es) − Fach-/Programmzuordnung − Spezialdaten (HS vor Prom.)
Erfassung & Verwaltung erfolgt zentral in Stud. Abt.
26.03.2015 Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 4
Universität Konstanz
ProKon: Datenbank für DoktorandInnenverwaltung
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DoktorandInnen
GutachterInnen
FachbereichsreferentInnen
Zentrales Prüfungsamt (Studentische
Abteilung)
MS ACCESS Frontend
MS ACCESS Frontend
ProKon
Universität Konstanz Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 6 26.03.2015
ProKon Microsoft Access Frontend
Eigene Entwicklung der Uni Konstanz
zentrale Dateneingabe aber kein de-zentraler Datenabruf
keine Sychroni-sierung mit SOS/POS
IT-Ressource notwendig für Pflege und Entwicklung
Universität Konstanz
Umfang der erfassten Daten
GutachterIn
Nachname, Vorname, Akad. Titel, Studienfach, E-Mail, Geschlecht
DoktorandIn ggf. Matrikelnummer, Name, Vorname, Anrede, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Adresse, Studienfach, Gesamtnote, GutachterInnen, Note(n) GutachterInnen, Annahmedatum, Eröffnungsdatum, Prüfungsdatum, Prüfungssemester, Dissertationstitel, Medium der Veröffentlichung, E-Mail, Promotionsprogramm, Mitgliedschaft, Fast-Track, Promotionsstudiengang, Studienfach/Abschluss und Hochschule vor Promotion, Cotutelle
26.03.2015 Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 7
Universität Konstanz
Herausforderungen des Erfassungsmanagements
Identifizierte Schwachstellen des Prozesses − papierbasierter Workflow (ressourcenintensive Verarbeitung von
Anträgen in der Studentischen Abteilung) − mangelnde Anreize für zeitnahe Registrierung der DoktorandInnen − isolierte Datenhaltung in ProKon und somit keine automatisierte
Synchronisierung von Stammdaten mit operativer Studierendendatenbank SOS/POS GX (bzw. künftig HISinOne)
− kein strukturierter Prozess zur Rückmeldung bzw. zum Abbruch einer Promotion / Stud. Abt. wird daher nur selten über Promotionsabbrüche informiert
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Universität Konstanz
Erfassungsmanagement
Einsetzung einer Prozessgruppe „Doktorandenerfassung“ − Ablösung von ProKon durch Campus Management System der
Universität Konstanz (HISinOne STU) − zusätzliche Anreize für zeitnahe Registrierung für DoktorandInnen − Integration von ProKon-Daten in künftige operative
Studierendendatenbank (HISinOne STU) − Ergänzung der Promotionsordnung um einen strukturierten
Rückmeldeprozess für schnellere Identifikation von Abbrüchen (derzeit geplant: jährliche Rückmeldungspflicht)
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elektronischer Verwaltungs-workflow
Web-Tool für Registrierung und Auskunft
Universität Konstanz Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 10 26.03.2015
Auswertung mit Business Intelligence Datenqualitätskontrolle und Datenkorrektur sowie BI-Berichtswesen
Universität Konstanz
Data Warehouse: Fundament für Business Intelligence
Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 11 26.03.2015
Präsentation: Ad-hoc Analyse, Standard-Reporting, Data Mining
Data Warehouse: Datenspeicherung, Administration, Optimierung
ETL: Extraktion, Transformation, Laden
Operative Systeme: Datenquellen
Universität Konstanz
Nutzung
Von der Doktorandenerfassung zur -auswertung
26.03.2015 Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 12
Zentrales Prüfungsamt (Studentische
Abteilung)
MS ACCESS Frontend
MS ACCESS Frontend
ProKon ETL PortalDW Controlling-datenportal
Universität Konstanz
Komfortabler (dezentraler) Datenzugriff mit BI
Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 13 26.03.2015
Universität Konstanz
Komfortabler (dezentraler) Datenzugriff mit BI
Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 14 26.03.2015
VPN Zugriff Zugriff
Zugriff über Campus-LAN: Flexibler Zugriff über VPN (LAN / WLAN):
Universität Konstanz
Leistungsfähige Datenanalyse
Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 15 26.03.2015
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Universität Konstanz
Datenbasierte Steuerung und Planung
Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 16 26.03.2015
Steuerung der Frauenanteile durch gezielte Programme (inkl. Erfolgskontrolle)
Universität Konstanz
Reduzierung der Kosten des Berichtswesens
Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 17 26.03.2015
Berichtswesen HEUTE Berichtswesen in Zukunft?
Universität Konstanz
Business Intelligence der Universität Konstanz
Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 18 26.03.2015
Universität Konstanz Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 19 26.03.2015
Individualdatenbericht: Laufende Promotionen im Detail mit ausgewählten Stammdaten
Universität Konstanz Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 20 26.03.2015
Aggregatdatenbericht: Laufende Promotionen je Semester mit ausgewählten Kennzahlen
Universität Konstanz Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 21 26.03.2015
Aggregatdatenbericht: Abgeschlossene Promotionen je Semester mit ausgewählten Kennzahlen
Universität Konstanz Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 22 26.03.2015
Aggregatdatenbericht: Laufende Promotionen je Fachbereich mit ausgewählten Kennzahlen
Universität Konstanz Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 23 26.03.2015
Aggregatdatenbericht: Laufende Promotionen nach Staatsangehörigkeit
Universität Konstanz
Datenvalidierung und Datenqualität
Herausforderungen − Fehleingabe durch SachbearbeiterInnen − prozessbedingte Datenprobleme (z. B. späte Registrierung, keine
strukturierte Abbruchmöglichkeit) − fehlende Synchronisierung mit operativer Studierendendatenbank Problemlösung − Schulung der SachbearbeiterInnen [abgeschlossen] − Datenqualitätsprüfskripte innerhalb der BI [implementiert] − Ad-hoc Bereinigung auf Basis einmaliger Korrektur durch
Fachbereiche und GutachterInnen [abgeschlossen] − Ablösung von ProKon durch Integration in operative
Studierendendatenbank HISinOne STU [geplant]
26.03.2015 Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 24
Universität Konstanz Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 25 26.03.2015
Datenqualitätsprüfbericht: Fehlende Daten für laufende Promotionen
Universität Konstanz
Berichte und Kennzahlen
− adressatengerechte Aufbereitung und Visualisierung aggregierter DoktorandInnenzahlen (Dashboards, Berichte)
− Konstruktion strategischer Kennzahlen (Erfolgs- bzw. Schwundquote, Abbruchquote)
− Orientierung an etablierten Berichtskonventionen für Studierende, Studierendenverlaufsanalysen, AbsolventInnen
− fachlicher Austausch mit KollegInnen des Qualitätsmanagements, Academic Staff Development, Konferenzworkshops
− Empfehlungen des Wissenschaftsrats und UniWIND
26.03.2015 Doktorandenerfassung und -berichtswesen an der Universität Konstanz 26
Universität Konstanz
Sebastian Vogt Projektkoordinator · Stabsstelle Controlling Tel.: +49 (0) 75 31/88 - 3483 Fax: +49 (0) 75 31/88 - 3750 sebastian.vogt@uni-konstanz.de
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