www.pronobis.at navisionlink dynamics nav integration
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www.pronobis.at
NavisionLinkDynamics NAVIntegration
2Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Zentrales Dokumentenmanagement
Office, CADDokumente
GescannteDokumente
AxaptaBelege
E-Mails
Zentrales Managementmit einem DMS
Workflow
3Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Archivierung aller Ausgangsbelege
• Erzeugung von TIF Dokumenten mittels TiffExtender
• Zusammenführung mit Hintergrund-Imageabhängig vom Dokumententyp bzw. erste oder Folge-Seite
• Archivierung abhängig vom Dokumententyp
• Doppeldruckkontrolle
• Automatische Versionierung in Windream
4Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Archivierung aller externen Belege
• Barcode Druck für Eingangsrechungen
• Externes Scannen von Belegen – Übermittlung an Server
• Barcode Erkennung/Indexierung bei der Archivierung
• Prüfung, ob alle ER eingelangt sind
• Verknüpfung von Standarddokumenten in Windream
5Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Ablauf für Eingangsrechnungen
Frühes Scannen Aufbringen von Barcodes - Scannen mit der Eingangspost Dokumente können nicht verloren gehen Weiterleitung elektronisch/manuell Periodische Aktivität – Erfassung der Rechnung in Navision Basis für den Einsatz von Workflowsystemen
Spätes Scannen Papier bis zum Arbeitsplatz Erfassung aufgrund der Papiervorlage Ausdruck einer Barcode-Etikette Scannen – Indexierung durch Datenübernahme
Doppeltes Scannen Frühes Scannen – Weiterleitung des Papiers – manuelle Notizen Nochmaliges Scannen am Ende des Prozesses, doppelte Ablage/Ersatz
6Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Belegarchivierung über Standardmodul
Automatische Archivierung beim Belegdruck.
7Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Externe Belege archivieren
Automatische Archivierung in Windream
8Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Suche und Anzeige der Dokumente im Beleg
Direkte Beleganzeige bzw. Belegliste aus Attain
9Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Suche in Navigate und Anzeige der Dokumente
Volle Integration in Navision Suche und Anzeige z.B. direkt in Navigate eingebunden
10Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Suche und Anzeige der Dokumente im DMS
Windream Suche mitallen StandardfunktionenVerwendung von WindreamSuchprofilen möglich
Alle Funktionen zur Verfügung:• mit E-Mail versenden• Abzeichnen• Workflow starten• ....
11Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Automatische Archivierung von Belegen
Archivierungsmodul:IndexverarbeitungBarcodeerkennungImportVersionierung
Scannen der Belege
Barcode-Erkennung beim Scannen oder im Archivierungsmodul
Übergabe der Indexdatenan das Archivierungsmodul
Automatischer TIFFDruck mit TiffExtender(belegtypabhängig)
Suche und Anzeige innerhalb Dynamics NAV und Windream
Erfassung externerBelege undBarcodedruck
Indexdaten ausNavision
12Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Digitale Signatur
• Rechtsgeschäfte sind mit einer eigenhändigen Unterschrift zu versehen oder durch Zeugen nachzuweisen
• „Eine sichere el. Unterschrift erfüllt das rechtliche Erfordernis einer eigenhändigen Unterschrift, insb. der Schriftlichkeit iSd § 886 ABGB, sofern durch Gesetz oder Parteienvereinbarung nichts anderes bestimmt ist.“
• Die elektronische Signatur ist KEINE digitalisierte Unterschrift, sondern eine Analogie zur eigenhändigen Unterschrift.
• Mit Hilfe der elektronischen Unterschrift können die Integrität der übertragenen Informationen und die IDENTITÄT des Senders überprüft werden.
13Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Digitale Signatur im Rechnungswesen
• Gültige Formate: TIF, ASCII, PDF (kein Winword etc.)• Der Rechnungsempfänger muss zustimmen. (etwa als AGB-Bestandteil) • Rechnung MUSS mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten (in Dtld.
Vorschrift) versehen sein• Empfänger muss die Signatur prüfen (Prüfsoftware?)• Empfänger muss die Rechnung mit der Signatur aufbewahren
• Fax hat ab 1. Jänner 2007 keine Gültigkeit mehr• Rechnungen per E-Mail ohne Signatur berechtigen NICHT zum
Vorsteuerabzug!• Signatur kann automatisch erzeugt werden (NavisionLink, PDFCold, etc.)
14Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Digitale Signatur im Rechnungswesen
• Einfache Signatur• sind dem Schlüsselinhaber zugeordnet; auf Arbeitsplätzen gespeichert• keine rechtliche Sicherheit
• Fortgeschrittene Signatur• sind dem Schlüsselinhaber zugeordnet und zum Zeitpunkt der Erstellung
als Zertifikat auf einer Signaturkarte gespeichert oder Arbeitsplätzen gespeichert.
• keine rechtliche Sicherheit, für Rechnungsaustausch in Österreich tauglich
• Qualifizierte Signatur• ist eine elektronische Bescheinigung (Signatur-Karte), mit der der
Signaturprüfschlüssel einer Person zugeordnet ist und die Identität dieser Person bestätigt wird. Eine rechtsverbindliche Unterschrift ist möglich.
• Signatur nur mit PIN Code
15Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Signieren von Rechnungen
• Windream Signature für manuelles signieren
JobExtenderSignierenArchivierenSenden
Signatur
Signatur
@@@
@
• Signieren ausgehender Rechnungen• Läuft im Hintergrund, automatische Signatur• Archivierung der Rechnung inkl. Signatur in Windream• Versand der signierten Rechnung an den Kunden
• Digitale Signatur mit JobExtender (NavisionLink)
16Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Workflow zur Rechnungsprüfung
Eberhard Bau AG• Größte Tiefbaugesellschaft in der Schweiz• Eingangsrechnungserfassung, -kontrolle, Archivierung• Verteilte Standorte• Mitarbeiter (Bauleiter) sehr viel auf Baustellen• Keine Kontrolle über Rechnungen• Finanzplanung schwierig (große Summen im Umlauf)• Verspätete Zahlungen
17Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Workflow Integration in Navision
Verarbeitung durch FreeForm Erkennung
Vorsortierung undScannen der ER
Datenfiles mit RechnungsdatenGescannte Rechnungen (TIF)
Daten aus Navision:• Mandaten• Kreditoren• Kostenstellen• Kostenart• Sachkonten• Mengeneinheiten• Banken
Startmodul
Rechnungen (TIF)Indexdaten
Rechnungen (TIF)Workflowdaten• Workflow/Mandant• Rollenauflösung• ...
Übergabe der Buchungsdaten
18Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Rechnungsprüfung durch Sachbearbeiter
19Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Rechnungsprüfung durch Sachbearbeiter
20Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Kontrollfunktionen
21Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Kontrollfunktionen
22Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse
Erfolgreiche Lösung mit Windream & Keyflow
Eberhard Bau AG• Eingangsrechnungsdurchlauf reduziert von 15 auf 4 Tage• Kontrolle der offenen, nicht kontrollierten Rechnungen• Schnelle Kommunikation über Standorte hinweg
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