arbeitsorganisation 3.0
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Collaborative Task Management
als Baustein einer neuen Führungs-
und Arbeits- organisation 3.0
work smart together
AGENDA
I. WORUM GEHT ES?
II. COLLABORATIVE TASK MANAGEMENT ALS BAUSTEIN FÜR AO3.0
III. WARUM 3.0 ALS FÜHRUNGSSTIL UND ARBEITSORGANISATION
IV. EINORDNUNG DES COLLABORATIVE TASK MANAGEMENT´S IN DIE „7 PRINCIPLES“ VON APPELO
V. DIE „ATOMIC UNITS OF WORK“
VI. FAZIT 3.0
VII. TUN 3.0
work smart together
1. WORUM GEHT ES?
Energie für Sie & Ihr Unternehmen!
1.1 Management 1.0
1.2 Management 2.0
1.3 Management 3.0 (= auch Arbeitsorganisation 3.0)
1.3 Management 3.0 (= auch Arbeitsorganisation 3.0)
Management 3.0: Appelo
Management Y: Brandes
Agile Management
Beta-Kodex: Pfläging
Taylor 3.0
Arbeitsorganisation 3.0
work smart together
2. Collaborative Task Management und AO 3.0
Mensch Rolle Generation Z
Arbeitsgruppe Workspace H2H
SYSTEM
Kommunikation Aufgabenerledigung Collaborative Task Management
work smart together
2. Collaborative Task Management und „Stoos“
2. Collaborative Task Management und „Stoos“
Workers are networked • Customers are networked • Firm culture fits to workers • Internet & social networks
Kommunikation Aufgabenerledigung Collaborative Task Management
„Stoos“-Kultur gestalten Workspaces etablieren
Kommunikations-&Informationsräume schaffen Methoden&Tools einrichten
2.1 Ergo ...
• Das ganze System betrachten!
• Den Menschen in den Mittelpunkt stellen!
• Selbstverantwort liche Gruppen organisieren!
• Kommunikation und Aufgaben-management in den Fokus stellen!
2.2 CTM & Management 3.0
• Was ist mein System?
• Was haben wir für ein Menschenbild?
• Wie „organisieren“ wir Zusammenarbeit?
• Wie kommunizieren und arbeiten wir zusammen?
2.3 System
Mensch
Arbeitsgruppe
Unternehmen
Geschä4s-‐partner
Privat
Gesellschaft
work smart together
2.4 Menschenbild
Gener-‐ a9on X
Genera9on Y
Genera9on Z
Genera9on ....
menschenfreundlich
work smart together
2.5 Organisation
funkt- ional
prozessual
im Netzwerk
resilient / flexibel
wertorientiert
work smart together
2.6 Kommunikation & und Aufgabenmanagement
X-Mgt.
Meeting
E2.0
Collabo-rative
persönlich
work smart together
3. Warum agile?
• Jurgen Appelo: www.jurgenappelo.com
• Niels Pfläging: www.nielspflaeging.com • Ulf Brandes: brandes.org/site • Stefan Merath: www.unternehmercoach.com
work smart together
3.1 Jurgen Appelo
„One important insight is that all organizations are networks. People may draw their organizations as hierarchies, but that doesn’t change that they are actually networks.“
„We’ll get there soon enough, but not without a solid foundation, which requires that you first learn about people and systems. And the way people think about systems.“
„Well, because doctors learn how human bodies work. Because pilots learn how planes work. And because software engineers learn how computers work. That’s why managers must learn how social systems work.“
3.2 Niels Pfläging „Wie können wir als Unternehmen wachsen, ohne dass die Bürokratie Oberhand gewinnt? Wie kann meine Organisation mit wachsender Komplexität umgehen? Wie kann überhaupt grundlegender und erfolgreicher Wandel entstehen?“
„Es ist darum auch kein Zufall, dass sich viele Unternehmen heute von den Unternehmensberatungen des 20. Jahrhunderts zur Ader gelassen und geschröpft sehen. Deren Methoden sind vorwissenschaftlich, gestrig und im heutigen Kontext im günstigsten Falle wirkungslos.“
3.3 Ulf Brandes
„Wie können wir im ganzen Haus zusammenarbeiten? Was ist der gemeinsame Kern der Zusammenarbeit? Wie können wir uns die Zusammenarbeit erleichtern?“
„Management Y gibt Orientierung und praktische Unterstützung auf dem Weg zur attraktiven und zukunftsfähigen Organisation.“
3.4 Stefan Merath
Den Traum von einem sinnvollen, nützlichen und attraktiven Unternehmen. Den Traum von einer aufregenden Tätigkeit, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern Spaß macht. Den Traum vom großen Erfolg. ... Ihr Unternehmen ist das Produkt Ihrer Persönlichkeit und zugleich wird Ihre Persönlichkeit durch Ihr Unternehmen geprägt. Deswegen können Sie dauerhafte Entwicklungen oder Änderungen nur erzielen, wenn Sie an Ihrem Unternehmen UND an Ihrer Persönlichkeit ansetzen.
3.5 Warum agile Management?
• Es geht um Erfolg für Unternehmen, Arbeitsgruppen und Menschen (Erfolg hat 3 Buchstaben: Tun, Goethe)
• Erfolg setzt sich zusammen aus den Bedürfnissen und (Lebens-)Motiven von Unternehmen, Arbeitsgruppen und Menschen (=komplex)
work smart together
3.6 Lebensmotive von Arbeits- gruppen und Menschen
Verstehe die Lebensmotive von Arbeitsgruppen und Menschen und
Erfolg (und Glück!) ist für das System und den Einzelnen leichter gestaltbar.
Menschen, die ihre Bedürfnisse kennen, sind in der Lage, Leistung mit
mentaler Leichtigkeit zu erbringen. Leichtigkeit entsteht dabei durch
innere Belohnung.
3.6.1 Aus Lebensmotiven Visionen, Ziele und Strategien ableiten
Lebensmotive bestimmen unsere Motivation, aus der Motivation können Visionen und Ziele abgeleitet werden
(WHY) Strategien zur Erreichung von Zielen sind dann „nur“ noch Handwerkszeug
(HOW) Produkte und Dienstleistungen leiten
sich aus dem WHY ab (WHAT)
4. CTM und Appelo´s „7 principles“ • People • Functionality • Quality • Tools • Time • Value • Process
4.1 CTM und Appelo´s „7 principles“ • People highest value is not their heads but in their
interactions and collaboration
• Wir benötigen einen Arbeitsstil und die richtigen Werkzeuge für interaction und collaboration: CTM
4.2 CTM und Appelo´s „7 principles“ • Functionality when customer are directly involved
• Wir benötigen einen Arbeitsstil und die richtigen Werkzeuge, um Kunden direkt einbinden zu können: CTM
4.3 CTM und Appelo´s „7 principles“ • Quality test driven development
• Wir benötigen Werkzeuge, um Produkte nicht zu 100% durchplanen zu können, sondern flexibel entwickeln zu können: CTM
4.4 CTM und Appelo´s „7 principles“ • Tools & Time agile teams prefer tools for daily builds and
continuous integration
• Wir benötigen Werkzeuge, damit Teams ihren täglichen Arbeitsvorrat besser und inkrementell steuern können: CTM
4.5 CTM und Appelo´s „7 principles“ • Value nurturing short feedback and delivery cycles
• Wir benötigen Werkzeuge, die einen synchronen (NICHT asynchron wie E-Mails) Informationsfluss erlauben
4.6 CTM und Appelo´s „7 principles“ • Process people over process paradigma
• Wir benötigen Werkzeuge, die flexible durch Menschen einstellbar sind und die zu einer Kultur selbstverantwortlicher Gruppen passt: CTM
4.7 CTM & Management 3.0
PEOPLE Develop Competence
Empower Teams Align Constraints
SYSTEM Improve
Communication for: # Tools # Time # Value Collaborative Task Management
Functionality & Quality
work smart together
5.1 Die atomic units of work
für Kommunikation&Aufgabenerledigung
• Meeting • Call • E-Mail • Kalender • Chat • Social Intranet (E 2.0) • Collaborative Projektmanagement (c-PM) • Dokumentenmanagement (c-DM) • ERP • Task
work smart together
5.2 Lösungsansätze für das Management des TUNS?
ERP
c-DM
Soc. Intranet
mail meeting
calls
Tasks – not email, documents or meetings - are the real atomic unit of work
c-PM
Chat
c-TM
Laut McKinsey: 25% Produktivitäts-steigerung durch social technolo-gies; nur Kommunikationsmedium
Projektmanagement-Lösungen haben den Fokus auf das Planen, nicht auf Aufgabenerledigung
Collaboratives Task Management bringt Kommunikation und Aufgabenerledigung zusammen und kann andere „atomic units“ wie meeting, calls, Chat, mail, c-PM und c-DM stark entlasten
Per se auch für die Aufgabenerle-digung gemacht, aber mit lauen Ansätzen für Task Management
Nur dokumentenorientierte Aufgabenerledigung
Laut Bain: 50% aller Meetings unproduktiv oft ein Kindergarten (Zitat eines Top Managers bei GE)
Integriert Task Mgt., fokussiert aber auch auf beliebig andere Themen (CRM, Wissens- management ...)
Kommunikationsmedium, synchron, unterstützt Aufgabenerledigung
Kommunikationsmedium, synchron, unterstützt Aufgabenerledigung
c-Task Management mail
5.3 Einordnung der Lösungsansätze
ERP
c-Dokumenten- Management
Social Intranet
meeting
calls
Tasks – not email, documents or meetings - are the real atomic unit of work
c-PM Chat
krea
tiv,
per
sönl
ich
strukturiert, aufgabenbezogen
c-Wiki
workflow IT
Kanban
Confer- encing
5.4 Einordnung der Lösungs- ansätze – atomic units of work
ERP
c-DM
Social Intranet
meeting
calls
Chat Confer- encing
Kommunikation
Planung & Steuerung
Wiki
Wissen & Kontakte
Aufgaben & Dokumente
Aufgaben &
TUN
c-PM
Workflow IT
Kanban
Collaborative Work&Task
Management
work smart together
5.5 Die atomic units of work – was und wie?
Was tue ich?* %
Kunden-‐gespräche
20
So3ware-‐entwicklung
10
Mitarbeiter-‐fragen beantworten
30
Steuerberater-‐gespräche
10
Im Web sich informieren
10
Neue Ideen generieren
20
Wie tue ich? %
E-‐Mail 20
MeeDng 20
Telko 20
Chat 5
Dokumente 10
Projekt 5
ERP 5
Enterprise 2.0 0
Web 15
Der Selbstständige * nach Merath
Der klassische Manager
work smart together
5.6 Die atomic units of work – des Projektmanagers - klassisch
Email; 10%
MeeDng (Kalender); 25%
Chat; 5% Telko; 15%
Dokumente; 10%
Projekt; 20%
ERP; 5%
Web; 10%
atomic units
Klassisch bedient der Manager mind. 8 Systeme (8 Schnittstellen)
5.7 Die atomic units of work – des Projektmanagers - agile
Email; 5%
MeeDng (Kalender); 15%
Chat; 0%
Telko; 10%
Dokumente; 0%
Projekt; 0%
ERP; 5%
Enterprise 2.0; 0%
Web; 0%
CTM; 65%
atomic units
„Agile“ bedient der Manager höchstens 5 Systeme (5 Schnittstellen), andere Systeme sind in CTM integriert
5.8 Die atomic units of work – einer Arbeitsgruppe - klassisch
atomic units
Jedes Gruppenmitglied organisiert seine atomic units individuell: (gefühltes) Chaos ist die Konsequenz
5.9 Die atomic units of work – einer Arbeitsgruppe - agile
Email; 5%
MeeDng (Kalender); 15%
Chat; 0%
Telko; 10%
Dokumente; 0%
Projekt; 0%
ERP; 5%
Enterprise 2.0; 0%
Web; 0%
CTM; 65%
atomic units
Jedes Gruppenmitglied organisiert einen Teil seiner atomic units abgestimmt / integriert: (gefühlte) Ordnung ist die Konsequenz
5.10 Nutzen von AO 3.0 und CTM
• Selbstorganisation „ICH“
• Organisation für die Gruppe „sozial, kollektiv, offen, vertrauensbasiert“
• Kommunikation & Aufgabenerledigung in Einem „Arbeit an der Arbeit – Das Tun im Fokus, NICHT der Plan“
• Durch höhere Effizienz mehr Zeit für ... den Menschen
work smart together
3. Collaborative Task Management mit
WARUM Sie Collaborative Task Management machen wollen? WEIL ... ... Sie Kommunikation, Information & Aufgabenerledigung synchron zusammenbringen ... Sie immer up-to-date sind ohne nachzufragen ... sich Ihre und Ihrer Kollegen E-Mail-Flut reduziert ... Sie mehr Zeit haben durch eine bessere Organisation von Meetings, Telkos, E-Mails sowie der Informationsbeschaffung ... Sie keinen bürokratischen overkill an Planungen haben, sondern ein selbstregulatives System aufgebaut haben ... Sie ein tagesaktuelles Reporting über alle erledigten und offenen Aufgaben bekommen ... sich mit Collaborative Task Management Gruppen selbst steuern können ... Collaborative Task Management mobile und agile ist sowie Dynaxity beherrscht
Wir sind überzeugt, daß Collaborative Task Management die Arbeitswelt verändern wird: leichteres und effizienteres Arbeiten! NICHT meetings, calls und E-Mails sind die die „atomic unit of work“! Tasks sind die„atomic unit of work“! TUN statt meeten, mailen und callen! Auf das TUN und das Management des TUNs kommt es an!
work smart together
5.11 Fazit
1. Überlege „systemspezifisch“ Dein eigenes Gleichgewicht in der Nutzung der atomic units of work, aber stimme Dich dazu auch mit Deinen Partnern ab
2. Vermeide „meeteritis“, aber suche das Gespräch, weil der Mensch im Mittelpunkt steht
3. Organisiere den „workspace“ über selbstverantwortliche Gruppen
4. Richte eine Plattform (Collaborative Work&Task Management) ein, die Deinen Vorstellungen über 1. bis 3. gerecht wird
5. Organisiere die Arbeitsorganisation 3.0 rollenspezifisch mit Collaborative Work&Task Management und wäge zwischen Steuerung und Delegation ab
work smart together
Jetzt können wir nur noch verändern
PEOPLE Develop Competence
Empower Teams Align Constraints
SYSTEM Improve
Communication for: # Tools # Time # Value Collaborative Task Management
Functionality & Quality
work smart together
Zu meiner Person Dr. Wolfgang Schmid, geb. 1961 in Aalen, lebt seit 1966 in München. Er studierte und promovierte in organischer Chemie. Als Quereinsteiger begann er seine berufliche Laufbahn bei der IABG, Ottobrunn als Sanierung-Engineer, bis der dann als Projektmanager bei der Treuhandanstalt Großprojekte leiten durfte. Er unterstützte dann den Aufbau des Vorstandsbereichs Umwelt der Deutschen Bahn AG, bevor er zur IDS Scheer AG 1998 wechselte. Dort baute er die Niederlassung München auf und leitete diverse Business Lines (Maschinenbau, Automotive, Mittelstand). Nach einem Jahr sabbatical machte sich Wolfgang Schmid selbstständig als Unternehmercoach und Organisationsberater. Derzeit ist er geschäftsführender Gesellschafter bei der c3 organisationsberatung, GbR und Managing Partner bei add Wings GmbH. Seine beruflichen Leidenschaften: • mit dem Reiss Profile @ Menschen und Teams verstehen
und entwickeln • mit Collaborative Work&Task Management zu mehr Freiheit &
Effizienz
work smart together