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Projektmanager: << Name>>

Version: <<Versionsnummer>>

<<Datum>>

Projektakte < Titel des Projektes >

Projektakte <<Projekttitel>> | <<Dateiname>>

2

Inhaltsverzeichnis Projektbasis

Projektmandat Projektbeschreibung Projektorganisation Business Case Projektendprodukt Produktstrukturplan Projektplan Steuerungsmittel und Strateg

ien

Aufzeichnungen Risikoregister Register Offener Punkte Change Log Ergebnisse

Berichte Offener Punktbericht Projektstatusbericht Projektabschlussbericht


1. Projektbasis

Projektmandat

Projektbeschreibung

Projektorganisation

Business Case

Projektendprodukt

Produktstrukturplan

Projektplan

Steuerungsmittel und Strategien


Aufgabenstellung

Projektmandat

Initiator


<<Wo stehen wir heute? Welche Schwachstellen in unserer Organisation / in unserem Business sorgen dafür, dass wir uns mit diesem Thema beschäftigen?>>

1. Hintergrund / Ausgangssituation

Projektbeschreibung 1/5Hintergrund und Anstoß

Vorbereiten

<< Welche Ereignisse oder welche Zustände haben dazu geführt, dass wir gerade jetzt das Projekt starten möchten?>>

2. Anstoß / Auslöser für Projekt


<<Welche Verbesserung / Nutzen wollen wir mit diesem Projekt für das Business / die Organisation in x Monaten nach Projektende erreichen?>>

4. Ziel

<<Was ist am Ende des Projektes der Zustand, der erreicht sein soll und mit dem der Nutzen erzielt werden kann?>>

3. Nutzen

Projektbeschreibung 2/5Nutzen und Ziel

Vorbereiten


7. Lieferanten 9. Weitere Stakeholder

<<Wer in der Organisation hat den größten Nutzen aus dem Projekt (und möglicherweise aktuell den höchsten Leidensdruck) und ist bereit, in das Projekt zu investieren?>>

<< Welche Parteien werden benötigt, um die Projektaktivitäten durchzuführen und das Endprodukt zu erstellen? >>

Einbinden<<Welche weiteren Personen(gruppen) sind für das Projekt relevant>>

6. Projektmanager 8. Benutzer

Projektleiter:<<sollte vom Auftraggeber gestellt werden>>

<< Wer in der Organisation ist maßgeblich von den Ergebnissen des Projektes betroffen und kann verantwortlich die Erwartungen an das Projektergebnis benennen? (auch mehrere möglich) >>

5. Auftraggeber

Projektbeschreibung 3/5Stakeholder

Vorbereiten


10. Endprodukt - Qualität

<<Welches konkrete Ergebnis muss am Ende des Projekts vorliegen und welche Qualitäterwartungen sind dafür besonders wichtig?>>

Projektbeschreibung 4/5Endprodukt

Vorbereiten


12. Risiken

13. Projektscope / -ausschluss 14. Ressourcen

<<Sind bereits Vorgaben vorhanden, die bei der Planung zu beachten sind? (Partnerfirmen, externe Lieferanten, Technologien, Schnittstellen, Deadlines, Budgetobergrenzen)>>

<<Welche Ereignisse, für die wir bereits einen begründeten Verdacht haben, könnten bei ihrem Eintritt das Projekt maßgeblich beeinflussen?>>

<<Was ist innerhalb des Projektes zu tun um zum gewünschten Endprodukt zu gelangen? aber auch Gibt es Elemente, die von Anforderern gewünscht sein könnten, aber explizit nicht Bestandteil des Projektes sind?>>

<<Was müssen wir in das Projekt an Zeit, Aufwand und Geld hineinstecken um im gesetzten Rahmen das Endprodukt zu erstellen und den Zielzustand zu erreichen?>>

Projektbeschreibung 5/5Lösungsansatz, Scope, Risiken, Ressourcen

11. Projektlösungsansatz

Vorbereiten


Lenkungsausschuss

<<tbd>> <<tbd>>

Projektmanager

<<tbd>> <<tbd>>

Projektassistenz

<<tbd>>

Projektorganisation

IT1. <<tbd>>

Fachbereich1. <<tbd>>

Lieferant1. <<tbd>>

Andere1. <<tbd>>

Projektteam (1. Person = Teammanager)

Vorbereiten


Business Case 1/2 - Kosten

Initiieren


Business Case 2/3 - Nutzen

Initiieren

Business Case 3/3 - Investitionsrechung


Initiieren


ProjektendproduktQualitätserwartungen und Abnahmekriterien

<<Projektendprodukt>>

QUALITÄTSERWARTUNG ABNAHMEKRITERIUM

<<Erwartung 1>> • <<Kriterium 1>>





Initiieren


Produktstrukturplan

Initiieren

Projektendprodukt

Gruppe1

Produkt 1.1 Produkt 1.2 Produkt 13

Gruppe 2

Produkt 2.1 Produkt 2.2 Produkt 2.3

Gruppe 3

Produkt 3.1


Produktbeschreibungen

Initiieren


Projektplan mit Produkten

Legende: grün: AP erledigt | gelb: AP in Arbeit | weiß: AP offen | rot: AP in Zeitverzug

Initiieren


Strategie: Konfiguration

Beispiel

Die erste Version der Projektakte heißt 0.1. Bei Bedarf kann die Version im Laufe der Vorbereitungsphase nach dem Punkt erhöht werden

Die Version, die zur Projektfreigabe durch den Lenkungsausschuss genutzt wird, bekommt die Versionsnummer 1.0

In jeder Phase kann die Version bei Bedarf nach dem Punkt erhöht werden

Bei jedem Phasenübergang oder einer LA-Sitzung wird eine ganzzahlige Version (2.0, 3.0 etc.) erzeugt

Initiieren


Strategie: Risiko

Beispiel:

Zur Identifizierung und Überwachung von Risiken wird durch den Projektmanager ein Risikoregister geführt. Der Projektleiter entscheidet über den Umgang mit dem jeweiligen Risiko (z.B. Maßnahmen einleiten).

Für jedes Risiko wird eine Eintrittswahrscheinlichkeit, die zu erwartende Auswirkung bei Eintritt sowie ein Verantwortlicher bestimmt

Der Status des jeweiligen Risikos wird permanent durch den Projektleiter abgefragt

Je nach Schwere des Risikos werden Entscheidungen durch den Lenkungskreis fällig. Die Verantwortung, welche Risiken dem Lenkungskreis vorgelegt werden, obliegt dem Projektleiter

Initiieren


2. Aufzeichnungen

Risikoregister

Register offener Punkte

Produkte

Managen


Risikoregister

Managen


Register Offener Punkte

Managen


3. Berichte

Offener Punktbericht

Projektstatusbericht

Projektabschlussbericht

Managen


Offener Punkt: #1

Managen


Projektstatusbericht <<>>

Fortschritt in Bezug auf Inhalt, Zeit und Aufwand

• <<>>

• <<>>

Prognose für den weiteren Verlauf• <<>>

aktualisierte Risiken und Offene Punkte

Managen


Projektabschlussbericht

Soll Ist

Zeit <<>> <<>>

Kosten <<>> <<>>

Abnahme Projektendprodukt

<<vollständig erreicht? Ggf. Abweichungen darlegen>>

<<Abnahme durch>> <<Abnahme am>>

Abschluss

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