barcamp hohenlohe
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Barcamp Hohenlohe(2011?)
Konzept eines Barcamps zum Thema Social Media in der zukünftigen (Arbeits-)Welt
1. Definition Barcamp
Wikipedia: Ein BarCamp ist eine offene Tagung, deren Ablauf
und Inhalte von den Teilnehmern im Tagungsverlauf selber entwickelt werden.
Seit dem ersten BarCamp in Palo Alto (Kalifornien) im August 2005 in den Räumlichkeiten der Firma Socialtext werden in Nordamerika, Asien und Europa BarCamps abgehalten. So fanden bereits Ende September 2006 in Berlin und Wien die ersten BarCamps im deutschsprachigen Raum statt.
Themenspektrum Barcamp
Social Media im Unternehmen Social Media und der Arbeitsplatz der
Zukunft Liegt die Zukunft in „der Cloud“? Cloud
Computing als nächstes IT Modell
ABER: Teilnehmer bestimmen genaue Vortragsthemen
Veranstaltungsort:
Es wird ein großer Raum benötigt, in dem sich alle parallel aufhalten können.
In diesem großen Raum sollte auch an den Tischen möglichst Platz für alle Teilnehmer sein.
Es werden verschieden große Sessionräume benötigt. Im Hauptraum sollte eine Lautsprechranlage vorhanden sein. Klärung Strom- und Wasserversorgung sowie die
Müllentsorgung. An wen kann man sich auch am Wochenende wenden? Wie
wird der Müll entsorgt und durch wen? Wie viele Personen dürfen feuerrechtlich in dem Gebäude/in
den Räumen sein?
Catering und Getränke
Idealerweise ein vegetarisches und ein Nicht vegetarisches Gericht
Berücksichtigen Vegetarier und andere Einschränkungen.
Auch an Kuchen bzw. Zwischensnacks denken Geplante No-Show-Rate von etwa 25% beim Essen
am Samstag, am Sonntag noch etwas mehr. Für Kaffee, Saft, Tee eigene Sponsoren. (Haller
Brauerei?)
Infrastruktur
Ausreichend Stomanschlüsse durch Mehrfachsteckdosen. Stabiles WLAN ohne aufwendige Authentifizierung, ohne Porteinschränkungen nach außen und ohne lästige HTTP-
Filter. Die Außenanbindung des WLANs ist nicht unerheblich. In
Stuttgart hatte in Summe etwa 12 MBit/s Downstream und 9 MBit/s Upstream
für 200 Teilnehmer. Ggf. lokale ISP ob sie eine temporäre Verbindung bereitstellen.
Beamer in jedem Raum, wenn ohne Beamer kennzeichnen Flipcharts oder Whiteboards Mindestens drei große Pinnwände werden für die
Sessionplanung, die Sponsorenwall und ein Papierwiki benötigt
Sponsoren Klar festlegen, was die Sponsoren als Gegenleistung erwarten dürfen und kommuniziert das klar. Möglich ist z.B.:
Nennung und Verlinkung o Logo auf der Sponsorenwall Benennung von Räumen/Mahlzeiten nach den Sponsoren Möglichkeit Werbematerial auszulegen Erwähnung in Pressemitteilungen Druck aller Sponsorenlogos auf dem T-Shrt hinten
Eindruck auf dem Flyer mit Informationen für die Teilnehmer Alle Sponsoren werden gleich behandelt! Ausgenommen der
Raum-/Hauptsponsor Mindestbeträge für das Sponsoring festlegen. Viele kleine Sponsoren machen
später unnötig Arbeit. Kein Geldfluss zwischen Sponsoren und dem Orga-Team. Die Lieferanten
stellen die Rechnung direkt an die Sponsoren. Sponsoringzusagen schriftlich. Ein Sponsor, der auch vor Ort ist, sollte flexibel Kleinbeträge übernehmen. Sponsoren sind nicht nur Geldquelle sondern auch Multiplikatoren. Sachsponsoring nur, wo es Kosten reduziert. Ansonsten muss der Sponsor
zusätzlich auch Geld geben. (Wenn alle nur ihre Gimmicks beisteuern findet das Barcamp nicht statt…)
Presse
Medienpartner gewinnen, die im Vorfeld und nachher über das Event berichten. Dies hilft auch bei der Sponsorensuche.
Presseerklärungen herausgeben. Daran denken, dass Journalisten nicht wissen, was Web 2.0, Blogs, etc. sind!
Vor Ort Zeit einplanen, um mit Journalisten zu reden. Vor allem die lokale Presse lässt sich über den regionalen
Bezug der Veranstaltung besser erreichen als die überregionale.
Journalisten anbieten, den Artikel gegenzulesen. (Blogger sind sehr kritische Menschen! :-)
Auf Anfrage Bilder für die Presse zur Verfügung stellen. Nicht jeder Journalist weiß mit Flickr und den jeweiligen Lizenzen umzugehen.
Unterkunft/Anreise
Wenn mögich gesponsorte Übernachtungsplätze (z.B. in einer Jugendherberge) an.
Vereinbaren von Sonderkonditionen mit nahe liegenden Hotels für Barcamper und im Gegenzug in Empfehlungsliste aufnehmen.
Wikiseiten für private Übernachtungsmöglichkeiten und Mitfahrgelegenheiten anlegen.
Parkplätze nicht vergessen Bei abgelegenen Locations bietet sich ein Shuttle-Service
zum nächsten Bahnhof oder Mietfahrräder an. spezielles Papierwiki für spontane Mitfahrgelegenheiten am
Abreisetag aufstellen.
Sonstiges
die Sprache(n) festlegen: Nur deutsch oder international? (Vor-)Session für Barcamp-Neulinge um sie einzuführen Namensschilder beidsetig bedrucken, weil sich diese
umdrehen. Mit dem Barcampname bedruckte Laynards wenn möglich.. Namensschilder in Steckbrettern oder Kästchen alphabetisch
sortiert vorhalten. Kästchen skalieren besser. Flyer mit Raum- und Zeitplan, Notfallnummern, Apotheken,
Umgebungskarte mit ÖPNV, etc.. Veranstaltungsversicherung benötigt! Diese sollte rechtzeitig
vor dem Barcamp organisiert werden. Wer tritt gegenüber der Versicherung als Veranstalter auf?
Sonstiges Teil 2
ausreichend Wegweiser, Raumnamen, etc. vorab drucken Freiwillige zur Mitarbeit am Samstag und Sonntag fest. Zu verteilende Aufgaben sind u.a. Kaffee kochen und der Empfang.
Immer mindestens zwei Personen pro “Schicht”. Kinderbetreuung möglich? Ein Rahmenprogramm am Freitag Nachmittag für
Frühanreisende wäre eine schöne Sache. Sessionslots eine Stunde, die Sessions jedoch auf 45
Minuten. Ein Signal nach 30 Minuten Sessiondauer, am Sonntag rechtzeitig das Aufräumen planen Stifte+Aufkleber (am besten mehrere Moderatorenkoffer,
Verlust einrechnen)