best practice - gds · 2019-03-13 · kopf- oder fußzeilen, sinnvoll als module verwalten. es ist...
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Best Practice
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Best Practice
docuglobe
Dieses Dokument wurde mit docuglobe erstellt.
3
1 Kontakte.................................................................................. 8
1.1 docuglobe Support .................................................................................... 8
1.2 Nachbestellung und Lizenzerweiterung..................................................... 8
2 Vorwort ................................................................................... 9
3 Modul .................................................................................... 10
3.1 Modulinhalt retten.................................................................................... 10
3.2 Modulgruppe verwalten ........................................................................... 10
3.3 Indexeinträge richtig setzen..................................................................... 11
3.4 Ansicht beim Öffnen Festlegen ............................................................... 12
3.5 Deckblatt und Rückseite als Modul ......................................................... 12
3.5.1 Module an unterschiedlichen Stellen in Dokumenten einfügen........... 13
3.6 Querverweis im Text................................................................................ 14
3.7 Module layoutneutral erstellen................................................................. 15
3.8 Tabellen modularisieren .......................................................................... 16
3.9 Ordner mit Modulen kopieren .................................................................. 17
3.10 Abschnittswechsel in Modulen ................................................................ 17
3.11 Grafik aus Fremddatei wird nicht angezeigt ............................................ 18
3.12 Anzahl der ausgecheckten Module 0....................................................... 18
3.13 Aktualisierung von Formatvorlagen ......................................................... 19
3.14 Nummerierung bei 20 starten .................................................................. 21
3.15 Inhalte nur für Druck- bzw. Onlinedokument ........................................... 21
3.16 Verknüpfung zu Vorlagen ........................................................................ 22
4 Dokumente............................................................................ 23
4.1 Letzte Seite als Einband.......................................................................... 23
4.2 Mehrsprachiger Dokumentenimport ........................................................ 23
4.3 Dokumente importieren ........................................................................... 24
4.4 Sprachabhängiges Deckblatt................................................................... 24
4.5 Abbildungsverzeichnis erstellen .............................................................. 25
4.6 Von der Dokumentstruktur zum Modul .................................................... 27
4.7 "Objektliste in Bearbeitung" besser sichtbar machen .............................. 27
4.8 Status "fertig"........................................................................................... 27
4.9 Eigenschaften bei Varianten.................................................................... 28
4.10 Entwurfsmodus deaktivieren ................................................................... 28
4.11 Nach Wordupdate ist "Dokument öffnen" sehr langsam.......................... 29
4
4.12 Objekteigenschaften als Variable im Dokument ...................................... 29
4.13 Kapitelbezogene Seitenzahl .................................................................... 30
4.14 Seitenlayout, Kopf- und Fußzeilen .......................................................... 30
4.15 Unterschiedliche Darstellung von Inhalten .............................................. 31
4.16 Hoch- und Querformate........................................................................... 31
4.17 Fehler beim Generieren eines Dokuments .............................................. 32
4.18 Nummerierung über mehrere Module...................................................... 33
4.19 Falsche Reihenfolge der Module............................................................. 33
4.20 Mehrspaltige Dokumente......................................................................... 34
4.21 Eigenschaften in Kopf- oder Fußzeile publizieren ................................... 35
5 Sprache und Übersetzung ................................................... 36
5.1 Einchecken geht nicht (docusplit)............................................................ 36
5.2 Englische Module auf einmal übersetzen................................................ 37
5.3 Auschecken zum docuportal/Kundenportal ............................................. 38
5.4 Zur Übersetzung vormerken.................................................................... 40
5.5 Einstellungen bei SDL-Trados................................................................. 40
5.6 Ausgecheckte Module wieder auf rot setzen ........................................... 41
5.7 docuMerge-Dateiname umbenennen ...................................................... 42
5.8 Unfertige Dokumente als Ausgangssprache ........................................... 42
5.9 Übersetzung von Varianten ..................................................................... 43
5.10 Standardsprache umstellen..................................................................... 44
5.11 Übersetzung nicht zurücksetzen ............................................................. 44
5.12 Ländervarianten erstellen ........................................................................ 45
6 MS Word ............................................................................... 46
6.1 Arial fett wird im PDF falsch dargestellt ................................................... 46
6.2 Styleref auf Überschriften ........................................................................ 47
6.3 Rechtschreibfehler werden nicht angezeigt............................................. 48
6.4 Wikipedia Add-In ..................................................................................... 49
6.5 Wörterbuch aus authordesk-Termen....................................................... 50
6.6 Word User Voice ..................................................................................... 50
6.7 Wörterbuch bearbeiten............................................................................ 51
6.8 Schriften einbetten................................................................................... 52
6.9 Defekte Dokumente aus Word 2003 ....................................................... 52
6.10 Seitenwechsel vermeiden (Absätze nicht trennen).................................. 53
6.11 Hammertipps für Word ............................................................................ 54
5
6.12 Symbole der Formatvorlagen .................................................................. 54
6.13 Kein Blocksatz nach Zeilenumbruch ....................................................... 55
6.14 Funktionen, Handhabungen, Einstellungen............................................. 56
6.14.1 Harte Formatierung von Inhalten .................................................... 56
6.14.2 Verwendung der Formatvorlage "Standard" ................................... 56
6.14.3 Definition von Formatvorlagen basieren auf "Standard". ................ 56
6.14.4 Aufzählungen mit Aufzählungszeichen ........................................... 56
6.14.5 Automatische Nummerierung ......................................................... 57
6.14.6 Abschnittswechsel .......................................................................... 57
6.14.7 Abschnittswechsel in docuglobe-Modulen ...................................... 57
6.14.8 Abschnittswechsel nach Tabellen................................................... 57
6.14.9 Absolute Größenangaben bei Tabellen .......................................... 57
6.14.10 Tabellenformate.............................................................................. 57
6.14.11 Kopf- oder Fußzeilen in docuglobe-Modulen .................................. 58
6.14.12 Tabellen in Kopf- oder Fußzeilen.................................................... 58
6.14.13 AutoKorrektur und AutoFormat ....................................................... 58
6.14.14 Formatierung mitverfolgen.............................................................. 58
6.14.15 Speicherung im Hintergrund ........................................................... 58
6.14.16 Links beim Speichern aktualisieren ................................................ 58
6.14.17 Makro-Einstellung ........................................................................... 59
6.14.18 Manueller Zeilenumbruch ("weiches Return")................................. 59
6.14.19 Textfelder........................................................................................ 59
6.15 Tabellen- und Spaltenbreiten .................................................................. 59
6.16 Grafiken aus Word speichern .................................................................. 60
6.17 Formatvorlagen sortieren ........................................................................ 60
6.18 Tastenkombinationen für Formatvorlagen ............................................... 61
6.19 Probleme bei der Feldaktualisierung ....................................................... 63
6.20 Review-Übersicht .................................................................................... 63
6.21 Seitenzahl im Inhaltsverzeichnis unterdrücken........................................ 63
6.22 Hotfix für automatische Speicherung....................................................... 64
6.23 Ansicht beim Öffnen von Modulen festlegen ........................................... 64
6.24 Zeichenformate entfernen ....................................................................... 64
6.25 Tipps zum Thema "Textmarkierung" ....................................................... 65
6.26 Geschützte Ansicht.................................................................................. 66
6.27 Kompatibilitätsmodus in Word 2013 ........................................................ 67
6.28 Absätze derselben Formatvorlage kopieren............................................ 68
6.29 Übersicht AutoTexte ................................................................................ 69
6
6.30 Menüband-Eintrag "docuglobe" fehlt ....................................................... 70
6.31 Registerkarten im Menüband selber anlegen .......................................... 70
6.32 Absatzformat wird nicht übernommen ..................................................... 71
6.33 Frage zur StyleRef-Funktion.................................................................... 71
6.34 Skalierte Grafiken nach Aktualisierung wieder auf 100 % ....................... 72
6.35 Grafikfunktionen in 2010.......................................................................... 72
6.36 Textmarken anzeigen.............................................................................. 73
6.37 Formatvorlagen anzeigen........................................................................ 73
6.38 Word 2010 stürzt ab ................................................................................ 74
6.39 Fehler in der Darstellung ......................................................................... 75
6.40 Seitenansicht in Word 2010..................................................................... 76
6.41 Befehle von Word 2003 in Word 2010..................................................... 77
6.42 Fehler im Inhaltsverzeichnis .................................................................... 77
6.43 Acrobat-Symbolleiste wird nicht mehr angezeigt..................................... 78
7 Publizieren............................................................................ 79
7.1 Layoutprüfung als Zwischenschritt .......................................................... 79
7.2 Verschiedene Formate für Seitenzahlen ................................................. 79
7.3 Kein Zurück im PDF ................................................................................ 81
7.4 Gesamt-PDF wird nicht erstellt................................................................ 81
7.5 Seitengrößen der Online-Publikation....................................................... 82
7.6 PDF-Erstellung beim Publizieren unterbrechen....................................... 83
7.7 Grafikelemente in der Onlinehilfe ............................................................ 83
7.8 Überschriften in der Onlinehilfe ............................................................... 83
8 Verschiedenes...................................................................... 84
8.1 Variablen übersichtlich darstellen............................................................ 84
8.2 E-Mail-Adresse für Aufgabenzuordnung.................................................. 85
8.3 Aktuell angemeldete Benutzer................................................................. 85
8.4 Aufgabenbereich beim Start anzeigen..................................................... 86
8.5 Aufzählung mit Buchstaben..................................................................... 87
8.6 Logo im Template austauschen .............................................................. 88
8.7 Variable umbenennen ............................................................................. 88
8.8 Vorschaufenster für Module .................................................................... 89
8.9 Die richtige Baumstruktur ........................................................................ 90
8.10 E-Mail als Fremddatei.............................................................................. 92
8.11 Eigener Startbildschirm ........................................................................... 93
7
8.12 PowerPoint und docuglobe...................................................................... 94
8.13 Fremddateipfad und -name anzeigen...................................................... 94
8.14 Texte und Grafik auf Deckblatt ................................................................ 95
8.15 Objektliste in Excel ausgeben ................................................................. 98
8.16 Foto oder Zeichnung ............................................................................... 99
8.17 Verwendungsnachweis Grafik (Fremddatei) geht nicht ......................... 101
8.18 Shortcuts ............................................................................................... 102
8.19 Mehrere Mergedateien .......................................................................... 102
8.20 Problem mit Sonderzeichen nach VS-Export ........................................ 102
8.21 Vorlagen-Optimierung ........................................................................... 103
8.22 Welche Ports freischalten...................................................................... 103
8.23 Verwendungsnachweis-Fremddateien aus Word .................................. 104
8.24 Umstellung von doc auf docx ................................................................ 104
8.25 Neuer Benutzer kann sich nicht anmelden ............................................ 105
8.26 Meldung "Zugriff verweigert" ................................................................. 105
8.27 Probleme beim Login............................................................................. 106
8.28 Ordner sind nicht sichtbar...................................................................... 106
8.29 Vorlage für Projekte vordefinieren ......................................................... 107
Kontaktedocuglobe Support
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1 Kontakte
1.1 docuglobe Support
Bei Fragen oder Problemen während der Installation steht Ihnen derdocuglobe Support gerne zur Verfügung.
Außerdem steht Ihnen unser Support in Verbindung mit einemWartungsvertrag für technische und Anwenderfragen zur Verfügung.
gds GmbHdocuglobe SupportTel.: +49 (0) 2583/301-3333E-Mail: [email protected]://www.gds.eu
Tipps & Tricks
Neben unserer Hotline versuchen wir Ihnen auf unserer Portal-Webseite https://portal.gds.eu im Bereich Tipps & Tricks häufiggestellte Fragen zu beantworten sowie Tipps und Tricks zu docuglobeund Word zu vermitteln.
Sollten Sie Ihre Fragen hier nicht beantwortet bekommen bzw. sollteein Problem bei Ihrer täglichen Arbeit mit docuglobe hier nichtbeschrieben werden, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.
E-Mail: [email protected]
Wir werden diese Seiten immer aktuell halten und laufend neueThemen einbringen.
Wir freuen uns auf den Kontakt mit Ihnen.
1.2 Nachbestellung und Lizenzerweiterung
Zur Nachbestellung von Funktionsmodulen oder weiteren Clientswenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb.
Tel.: +49 (0) 2583/301-3000
VorwortNachbestellung und Lizenzerweiterung
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2 Vorwort
In diesem Dokument finden Sie eine Sammlung von Tipps und Trickszur effektiven Nutzung von docuglobe. Das Best Practice Handbuchbeinhaltet bewährte und optimierte Praktiken und Vorgehensweisenaus Anwendererfahrungen und Supportlösungen.
Rechte und Warenzeichen Dritter
Erzeugnisse, die als Warenzeichen eingetragen sind, sind in dieserDokumentation nicht in besonderer Weise kenntlich gemacht.Vorliegende Schutzrechte (Patente, Warenzeichen, Gebrauchsmuster)sind zu beachten.
ModulModulinhalt retten
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3 Modulc
3.1 Modulinhalt retten
Aufgrund hausinterner Netzwerkprobleme kann es vorkommen, dassein docuglobe-Client die Verbindung zur Datenbank verliert.
Es besteht die Möglichkeit, den erstellten Modulinhalt erneutaufzurufen, denn wenn bei einem neu angelegten Modul im Momentder Rückgabe des Moduls keine Datenbankverbindung besteht, istdennoch die Datei vorhanden.
In Word können Sie diese Datei über die Funktion Datei->Zuletztverwendet aufrufen. Eine solche Datei hat dann einen Dateinamender beispielsweise so aussieht: "mod_1340952743124_6.docx".
Aus dieser Datei können Sie einfach den gesamten Inhalt kopierenStrg+A->Strg+C und dann in ein neues Modul einfügen.
3.2 Modulgruppe verwalten
Die optimale Ablagestruktur ist immer abhängig von den Produkten diemit docuglobe beschrieben werden sowie von denDokumentstrukturen.
Für den Modulbaum ist eine grundsätzlich bewährte Methode, diesenauf der ersten Ebene nach Kapitelstrukturen aufzubauen. Dazukommen dann noch ggf. Sonderordner für kapitelübergreifendeInformationen, Sonderinformationen usw.
Um eine Trennung von Modulen und Modulgruppen zu erreichen,empfiehlt es sich bei großen Modulgruppen und überschaubarerAnzahl der Gruppen, innerhalb der Kapitelordner jeweils einen OrdnerModulgruppen anzulegen. In diesem Ordner kann dann bei Bedarfeine eigene Ablagestruktur für die Modulgruppen aufgebaut werden.
ModulIndexeinträge richtig setzen
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Werden viele kleine Modulgruppen gebildet, um Module zusammen zufassen und dadurch die Objektliste überschaubarer zu halten, ist essinnvoll, diese in die Modulstruktur einzugliedern.
3.3 Indexeinträge richtig setzen
Gerade bei der Verwendung von docuglobe-Linksund -Querverweisen, sollten die Indexeinträge in Word nicht inÜberschriften gesetzt werden. Dies führt sonst dazu, dass der Verweisauch auf den Indexeintrag referenziert und somit der Schlüsselbegriffim Index auch für die Seite der Verweisquelle aufgeführt wird.
Unsere Empfehlung: Indexeinträge grundsätzlich an eine eigeneAbsatzmarke setzen. Das hat auch den Vorteil, dass die Einträge sehrgut in einem Modul zu sehen sind.
Meistens gibt es in einem Modul leere Absatzmarken, die man dazuverwenden kann. Ist das jedoch häufig nicht der Fall (z. B. beiModulen, die nur eine Überschrift beinhalten), gibt es einen einfachenTrick:
1. Legen Sie in der Modulvorlage eine eigene Absatz-Formatvorlagefür die Indexeinträge an (z. B. dl_Indexeintrag). Diese hat dort diegleiche Formatierung wie Ihr normaler Text oder kann alternativauch farblich hervorgehoben werden, damit Sie Ihre Einträgeoptimal im Blick haben.
2. In den Vorlagen für Ihre Dokumente legen Sie dieses Formatgenauso an, wie das Format dl_Modulbegrenzung. Damit ist es inden zusammengestellten Dokumenten nicht mehr sichtbar
• Indexmarken innerhalb der Module an separatem Absatz miteigener Formatvorlage (z. B. dl_Indexeintrag)
• Formatvorlage sichtbar in Modulvorlage (kann entsprechendhervorgehoben werden)
• Formatvorlage unsichtbar im Dokument (basiert aufModulbegrenzung)
ModulAnsicht beim Öffnen Festlegen
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3.4 Ansicht beim Öffnen Festlegen
Hier ein Auszug aus der Hilfe von Word:
Sie können keinen Standard für alle Dokumente festlegen, die Sie inWord anzeigen, da die Ansichtseinstellungen für jedes einzelneDokument als Dokumenteigenschaft gespeichert sind. Sie können dasDokument in der Ansicht speichern, in der Sie es öffnen möchten.Dokumente, die Sie von anderen Benutzern erhalten, werden in derAnsicht geöffnet, in der sie zuvor gespeichert wurden.
Für neue Module bedeutet dies, dass sie so geöffnet werden, wie dieentsprechende Vorlage (module.dot / .dotm / .dotx) gespeichertwurde. Kopierte Module werden in der Ansicht geöffnet in der dasUrsprungsmodul zuletzt gespeichert wurde.
3.5 Deckblatt und Rückseite als Modul
Gerätespezifische Deckblätter und Rückseiten (Umschlagseiten), ohneKopf- oder Fußzeilen, sinnvoll als Module verwalten.
Es ist durchaus üblich, Deckblätter, Standardseiten vor demeigentlichen Inhalt, Rückseiten oder auch Verzeichnisse als Module zuverwalten. Vorteil dabei ist, dass die Inhalte der Vorlage(n) deutlichminimiert werden, man vermeidet sprachabhängige Inhalte in derVorlage und ist sehr flexibel.
Die Vorlage besteht dann aus den unterschiedlichen Abschnitten mitden entsprechenden Layouts (Seiteneinstellungen). In jedem Abschnittwird dann eine Textmarke gesetzt an der die unterschiedlichenInhaltsarten modular eingefügt werden. In der Dokument-Objektliste indocuglobe gibt es dann Kennzeichen (Steuermodule), ab wann welcheModule an welche Textmarke gesetzt werden.
ModulDeckblatt und Rückseite als Modul
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3.5.1 Module an unterschiedlichen Stellen in Dokumenten einfügen
Wird in einer Objektliste nichts anderes definiert, setzt docuglobe beimGenerieren eines Dokuments die einzelnen Module an die TextmarkeInhalt, innerhalb der Vorlagen für Dokumente.
Alternativ besteht die Möglichkeit, Module an unterschiedlichen"Einfügestellen" zu platzieren. In diesem Fall werden in den Vorlagenfür Dokumente entsprechend mehrere Textmarken benötigt dieInhalt1, Inhalt2 usw. benannt werden sollten. Dies machtbeispielsweise Sinn, wenn Deckblätter als Module verwaltet werdensollen, Rückseiten eines Dokuments unterschiedliche Darstellungenhaben usw.
Die Festlegung an welchen Einfügestellen welche Module platziertwerden, wird in der Objektliste getroffen. Hierzu werden spezielleSteuermodule benötigt.
Hinweis
Der Inhalt der Steuermodule spielt dabei keine Rolle, d. h., diesesprachneutralen Module können auch leer sein.
Anlegen der Steuermodule:
1. Legen Sie ein neues sprachneutrales Modul an, welchesdefinieren soll, dass die in der Objektliste folgenden Module in derDokumentenvorlage an die Textmarke Inhalt1 gesetzt werden.
2. Bei der Eigenschaftenvergabe benennen Sie das Modul mitBookmark:Inhalt1.
3. Legen Sie ein neues sprachneutrales Modul an, welchesdefinieren soll, dass die in der Objektliste folgenden Module in derDokumentenvorlage an die Textmarke Inhalt2 gesetzt werden.
4. Bei der Eigenschaftenvergabe benennen Sie das Modul mitBookmark:Inhalt2.
5. Legen Sie für jede weitere Textmarke ein neues sprachneutralesModul an.
In der Objektliste werden diese Steuermodule, wie andere Moduleauch, in die Objektliste eingefügt.
ModulQuerverweis im Text
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Beim Generieren des Dokuments werden nun die Module, die unterdem Modul Bookmark:Inhalt1 stehen, an die Textmarke Inhalt1 derDokumentenvorlage gesetzt.
Die Module, die unter dem Modul Bookmark:Inhalt2 stehen, werdenan die Textmarke Inhalt2 der Dokumentenvorlage gesetzt.
Auf diese Weise können beliebig viele Einfügestellen definiertwerden.
3.6 Querverweis im Text
Ein Verweis wird automatisch am Ende des Modulinhalts in einemseparaten Absatz eingefügt.
Alternativ können Sie innerhalb eines Modulinhalts auch anderePositionen wählen, an denen ein Verweis positioniert werden soll.
Gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Wählen Sie die Position im Modulinhalt, an welcher der Link oderQuerverweis positioniert werden soll.
2. Klicken Sie auf Verweisquelle einfügen.
Der Dialog Querverweis einfügen wird geöffnet.
3. Wählen Sie aus ob der Verweis als eigener Absatz oder innerhalbdes Textes positioniert werden soll.
Der Dialog Verweisquelle einfügen wird geöffnet.
ModulModule layoutneutral erstellen
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4. Fügen Sie einen Kommentar ein, z.B. um zu beschreiben, wohinder Verweis führen soll.
5. Klicken Sie auf OK.
Der Verweis wird nun im generierten Dokument an der definiertenPosition im Modulinhalt eingefügt. Sind mehrere Positionen fürVerweise in einem Modul definiert, wird der erste Verweis an derersten Position eingefügt, der zweite an der zweiten usw.
Beispiel für einen Verweis im Modulinhalt:
3.7 Module layoutneutral erstellen
Module layoutneutral erstellen, um sie in unterschiedlichstenDokumentenformaten (z. B. DIN A4, DIN A5, DIN A4-quer, US-Letterusw.) zu verwenden.
Erst einmal ist wichtig, dass sämtliche Inhalte auf Formatvorlagenbasieren, um so die unterschiedlichen Darstellungen in denunterschiedlichen Dokumenten zu steuern.
Beispiel:
Ein Text hat im Modul die Formatvorlage dl_text und dort beliebigeEigenschaften (Schrift, Abstände, Einzüge etc). In derDokumentenvorlage für ein Dokumentenlayout ist ebenfalls dieFormatvorlage dl_text definiert, hat dort jedoch ganz andereEigenschaften. Wenn das Modul dann in einem Dokumentzusammengestellt wird, gelten die Eigenschaften der Formatvorlageder Dokumentenvorlage.
Somit sollten auch alle "harten Formatierungen" vermieden werden.Außerdem empfehlen wir, die Formatvorlage Standard nicht zuverwenden.
ModulTabellen modularisieren
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Um Tabellen und andere Objekte größendynamisch anzulegen,müssen die Größenangaben in Prozent erfolgen.
Weiterhin ist es wichtig, dass im Modul keine Kopf- und Fußzeilensowie keine Abschnittswechsel verwendet werden.
Siehe Kapitel Abschnittswechsel in Modulen auf Seite 17.
3.8 Tabellen modularisieren
Um eine Tabelle modularisiert zu erstellen (einzelne Tabellenzeilen alsModule) ist es wichtig, dass die Tabelle und die Spaltenbreiten fixiertsind.
1. Setzen Sie den Cursor in die Tabelle und wählen Sie imMenüband Tabellentools Layout in der Gruppe Tabelle dieFunktion Eigenschaften.
2. Geben Sie unter dem Reiter Tabelle eine Bevorzugte Breite an.Klicken Sie auf den Button Optionen und deaktivieren Sie dieFunktion Automatische Größenänderung zulassen.
3. Definieren Sie nun unter dem Reiter Spalten die BevorzugteBreite für jede Spalte.
Sinnvoll ist weiterhin, für die so definierten Tabellen einenSchnellbaustein (Autotext) anzulegen, der Ihnen in der Modulvorlagezur Verfügung steht.
Bezüglich der Steuerinformationen können wir Ihnen ein Makro zurVerfügung stellen, welches diese nach dem Generieren einesDokuments vollständig entfernt, so dass kein freier Platz zwischen denTabellenzeilen verbleibt. Andererseits kann eine Doppellinie, die durchden Abstand der Steuerinformationen zwischen den Tabellenzeilenentsteht, auch ein sinnvolles Stilelement sein.
ModulOrdner mit Modulen kopieren
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3.9 Ordner mit Modulen kopieren
In docuglobe ist es nicht möglich einen Ordner, inklusive seinerModule, zu kopieren und dann an anderer Stelle einzufügen.
Das soll und muss so sein. Der Zweck von docuglobe ist ja,redundante Inhalte zu vermeiden. Es muss aber möglich sein, dass beieiner Strukturerweiterung komplette Strukturen kopiert werden können,um Beispielsweise für eine neue Produktreihe Ordnerstrukturen zurModulablage zu übernehmen. Natürlich sollen die Inhalte, also Module,dann nicht übernommen werden.
Sollen Ordner und Module kopiert werden kann der Ordneraufgeklappt, die Module zusätzlich markiert und kopiert werden. BeimEinfügen wird der Ordner mit den Modulen auf eine Ebene gelegt unddie Module können per Drag&Drop eingeordnet werden (also wenngewünscht, einfach in den Ordner verschieben).
3.10 Abschnittswechsel in Modulen
Ein Modul darf keine Abschnittswechsel beinhalten, da mit einemAbschnittswechsel Seiteneinstellungen gespeichert und dann beimGenerieren eines Dokuments in das Dokument übertragen werden.Dadurch entstehen Layoutfehler.
Hinweis
Informationsmodule sollten unter Anwendung von Formatvorlagenerstellt werden; dadurch ist die Möglichkeit gegeben, gleiche Inhaltein verschiedenen Publikationen unterschiedlich darzustellen.Ein Modul ist somit ein "formatloser" Inhalt, dem lediglich bestimmteEigenschaften zugewiesen werden. Innerhalb der Module werdenkeine Kopf- oder Fußzeilen definiert. Ein Modul darf keineAbschnittswechsel beinhalten.
ModulGrafik aus Fremddatei wird nicht angezeigt
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3.11 Grafik aus Fremddatei wird nicht angezeigt
Wenn Sie Grafiken über die docuglobe-Fremddateiverwaltung in dieModule einfügen und diese Grafiken auch außerhalb der docuglobe-Umgebung sichtbar sein sollen ist Folgendes zu beachten.
Werden Grafiken aus der docuglobe Fremddateiverwaltung in einModul eingefügt, gibt es zwei Arten der Verknüpfung:
• Grafiken verknüpft
• Grafiken verknüpft und eingefügt
Die Funktion wird in docuglobe über die Admin-Optionen unter Grafikaus Fremddateien in Word global eingestellt.
Wählen Sie die Einstellung verknüpft und eingefügt, um die Grafikenauch in Modulen, die sich außerhalb der docuglobe-Umgebungbefinden, darzustellen. Dies ist z. B. sinnvoll, wenn die Module in denÜbersetzungsprozess gehen und die Grafiken für die Übersetzungwichtig sind.
Je nach Word-Version und Konfiguration kann es sein, dass eineGrafik nach dem Einfügen nicht direkt sichtbar ist. In diesem Fall mussder Inhalt aktualisiert werden. Dies können Sie mit zwei Klickserledigen:
• Strg + A - alles markieren
• F9 - alle Felder aktualisieren
3.12 Anzahl der ausgecheckten Module 0
Sie möchten ein fremdsprachiges Modul auschecken und bekommendie Meldung Anzahl der ausgecheckten Module 0 angezeigt?
Dies liegt sicherlich daran, dass das Modul in der Ausgangsspracheden Status in Bearbeitung hat. Um ein Modul auszuchecken, mussdas Modul in der Ausgangssprache den Status fertig haben.
ModulAktualisierung von Formatvorlagen
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3.13 Aktualisierung von Formatvorlagen
So stellen Sie sicher, dass bei nachträglicher Änderung derFormatvorlagen in den Templates, die Inhalte in den bereitsbestehenden Modulen gemäß den Anpassungen aktualisiert angezeigtwerden.
Grundsätzlich ist jedes Modul mit dem entsprechenden Template, aufdessen Basis es erstellt wurde, verknüpft.
Diese Verknüpfung ist im Worddialog Vorlagen und Add-Ins definiert.
Aufrufen des Worddialogs:
1. Im Menüband Datei den Punkt Optionen wählen.
2. Im Dialog Word-Optionen links Add-Ins wählen.
3. Im Hauptfenster unten im DropDown Verwalten: Vorlagenauswählen und auf Gehe zu... klicken.
Hier sollte das Kontrollkästchen Dokumentenformatvorlagenautomatisch aktualisieren aktiviert sein. Ist dies nicht der Fall, führenSie die folgenden Schritte durch:
Hinweis
Bevor Sie Änderungen an Vorlagen durchführen, sollte immerzunächst eine Sicherung der Vorlagen erfolgen.
1. Dokumentenvorlage für Module öffnen (als DOT/DOTM, nicht alsDOC!).
2. Über Alt+F11 den Visual Basic-Editor öffnen.
3. Im Menü Ansicht -> Direktfenster auswählen (alternativ Strg+G)
4. Tragen Sie in dem Fenster folgenden Text ein und schließen Sieihn mit der Eingabetaste ab:
ActiveDocument.UpdateStylesOnOpen = True
ModulAktualisierung von Formatvorlagen
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5. Visual Basic-Editor schließen und Dokumentenvorlage speichern.
ModulNummerierung bei 20 starten
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3.14 Nummerierung bei 20 starten
Sie können die Aufzählungsfunktion von docuglobe bei jederbeliebigen Startzahl beginnen.
Um die Startzahl zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Fügen Sie wie gewohnt die "Startzahl 1" für die Aufzählung ein.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die "1" und wählen SieFeldfunktion ein/aus (alternativ Alt+F9).
Sie sehen nun die Feldfunktion {SEQ figure \r 1}. Ändern Sie hier die 1in die gewünschte Startzahl.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld und wählenSie Feldfunktion ein/aus (alternativ Alt+F9), um in dieAusgangsansicht zurückzukehren.
3.15 Inhalte nur für Druck- bzw. Onlinedokument
Bei der Erstellung von Inhalten haben Sie die Möglichkeit, diesepublikationsabhängig zu definieren.
Dies wird über die Verwendung bestimmter Farbformatierungenrealisiert.
Das Zuweisen der Farbformatierungen findet mithilfe der Symbolleistezur Bearbeitung der Module in Microsoft Word statt.
1
2
1 Zuweisen der Farbe Rot (für Druckversion)
2 Zuweisen der Farbe Magenta (für Onlineversion)
Druckdokument (Öffnen in Word, PDF oder direkter Ausdruck)
• Sämtliche Magenta formatierten Inhalte werden entfernt.
• Sämtliche Rot formatierten Inhalte werden schwarz bzw. in derAutofarbe dargestellt.
Onlinepublikation (HTML oder CHM)
• Sämtliche Rot formatierten Inhalte werden entfernt.
• Sämtliche Magenta formatierten Inhalte werden schwarz bzw. inder Autofarbe dargestellt.
ModulVerknüpfung zu Vorlagen
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3.16 Verknüpfung zu Vorlagen
Bei Änderung der IT-Struktur bzw. bei Umzug von docuglobe auf einenanderen Server geht die Verknüpfung von Modulen zu dessenVorlagen verloren.
Vorgehensweise:
Im docuglobe Servicemenü gibt es eine Funktion, die dasübergreifende Zuweisen von Vorlagen bzw. Setzen von Pfadenautomatisch übernimmt. Wir empfehlen, die Funktionen imServicemenü nur nach Rücksprache mit unserem Supportdurchzuführen. Sprechen Sie uns gerne an!
DokumenteLetzte Seite als Einband
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4 Dokumente
4.1 Letzte Seite als Einband
Erstellung einer letzten Seite als Einband am Ende eines Dokumentsmit Firmenlogo, Haftungsausschluss und Bildern, welche beidoppelseitigem Ausdruck immer auf der letzten Seite auftaucht, auchwenn das Dokument eine ungerade oder gerade Seitenzahl aufweist.
Hierzu gibt es prinzipiell zwei Möglichkeiten:
1 Sie fügen die Rückseite fest in die Vorlage ein. Dies hat denNachteil, dass wenn Text (Haftungsausschluss) dort erscheinensoll, müssten Sie für jede Sprache eine Vorlage anlegen.
2 Sie arbeiten mit der Bookmark-Funktion und verwalten dieRückseite als Modul. Für weitere Informationen zu dieser Funktionsiehe Kapitel Texte und Grafik auf Deckblatt auf Seite 95.
Um die Rückseite immer auf eine gerade Seite zu platzieren, muss inder Vorlage vor der Rückseite ein Abschnittswechsel gerade Seiteeingefügt werden.
4.2 Mehrsprachiger Dokumentenimport
Gleichzeitiger Dokumentenimport für mehrere Sprachen.
Die Funktion ist nicht im Standardlieferumfang von docuglobeenthalten, da es beim Import über mehrere Sprachen einige Dinge zubeachten gibt.
Unser Support hilft da gerne weiter, stellt die Funktion kostenpflichtigzur Verfügung und erläutert die Vorgehensweise zum multilingualenDokumentenimport.
DokumenteDokumente importieren
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4.3 Dokumente importieren
Ältere Bestandsdokumente über die Importfunktion von docuglobe,automatisiert und auf Kapitelebene modularisiert, in das Systemübernehmen.
Beim automatischen Import geht es um die eigentlichen Inhalte, diezukünftig auf Basis der docuglobe-Templates wieder zuGesamtdokumenten publiziert werden können.
Die Dokumente müssen entsprechend vorbereit werden.
• Sämtliche Layout und Navigationselemente wie Deckblatt, Kopf-und Fußzeilen, Inhalts- und Indexverzeichnisse usw. sollten hierzuvor dem Import entfernt werden.
• Erzeugen Sie auf Basis der Modulvorlage (module.dotm) einneues Dokument und kopieren nur die Inhalte vom ersten bisletzten Kapitel in das Dokument.
• Achten Sie dabei darauf, dass aus Ihrem Bestandsdokument keineAbschnittswechsel mitkopiert werden, da sich ansonsten dasSeitenlayout in das neue Importdokument überträgt.
4.4 Sprachabhängiges Deckblatt
Bei sprachabhängigen oder produktabhängigen Deckblätternempfehlen wir das Arbeiten mit der Bookmark-Funktion. ZurBeschreibung dieser Vorgehensweise siehe Kapitel Texte und Grafikauf Deckblatt auf Seite 95.
DokumenteAbbildungsverzeichnis erstellen
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4.5 Abbildungsverzeichnis erstellen
Als Navigationselement in Betriebsanleitungen kann neben einemInhaltsverzeichnis auch ein Abbildungsverzeichnis sinnvoll sein.
Ein Abbildungsverzeichnis ist funktional mit einem Inhaltsverzeichniszu vergleichen. Einziger Unterschied ist der, dass hier keineÜberschriftenformate zur Erzeugung herangezogen werden, sonderndie Formate der Abbildungsunterschriften.
Über definierte Formatvorlagen können Sie IhreAbbildungsunterschriften mit einer fortlaufenden Abbildungsnummerversehen und ein Abbildungsverzeichnis erstellen.
1. Weisen Sie den Abbildungsunterschriften eine Formatvorlage zu.
Standardmäßig ist dazu die Formatvorlage "dl_Abbildung"vorgesehen. Sie können natürlich auch eine eigene Formatvorlagedefinieren oder alternativ die Formatvorlage "dl_Abbildung" an IhreLayoutanforderungen anpassen.
2. Fügen Sie eine fortlaufende Nummer ein. Diese erzeugen Sie überfolgende Word-Feldfunktion: {AUTONUMLGL \e}.
Nun werden die Abbildungen in den Modulen mit den entsprechendenAbbildungsunterschiften versehen, denen dann die definierteFormatvorlage zugewiesen ist.
Beispiel für Bildunterschrift
Abb. {AUTONUMLGL \e}: Steuerung
Um das Abbildungsverzeichnis zu erzeugen, gehen Siefolgendermaßen vor.
1. Setzen Sie in der Vorlage für Dokumente (im Standardmanual.dotm) den Cursor an die Position, an der das Verzeichnisaufgeführt werden soll.
2. Klicken Sie im Word-Menüband Verweise aufAbbildungsverzeichnis einfügen.
3. Klicken Sie im Dialog Abbildungsverzeichnis unten rechts aufOptionen….
DokumenteAbbildungsverzeichnis erstellen
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4. Setzen Sie im Dialog Optionen für Abbildungsverzeichnis denHaken bei Formatvorlage und wählen Sie im Dropdown dieFormatvorlage Ihrer Abbildungsunterschriften aus.
5. Nachdem Sie die Eingaben bestätigt haben, sollte in Ihrer Vorlageein Feld eingefügt sein, das wie folgt aussieht:
{ TOC \h \z \t "dl_Abbildung" \c }
Wenn Sie nun ein Dokument aus docuglobe zusammenstellen, wirdautomatisch das Abbildungsverzeichnis erzeugt.
Alternativ: Anstatt das Abbildungsverzeichnis in dieDokumentenvorlage einzubauen ist es natürlich auch möglich, diesesals Modul über die Objektliste in docuglobe einzufügen.
DokumenteVon der Dokumentstruktur zum Modul
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4.6 Von der Dokumentstruktur zum Modul
In der Dokumentstruktur werden die im Dokument enthaltenenÜberschriften dargestellt. Über einen Doppelklick auf eine Überschriftspringen Sie automatisch an das entsprechende Modul in derObjektliste und können es von dort aus öffnen.
4.7 "Objektliste in Bearbeitung" besser sichtbar machen
Da es mitunter etwas schwierig zu erkennen ist, ob sich eineObjektliste in Bearbeitung befindet oder nicht wird der jeweiligeStatus zusätzlich in der docuglobe-Statusleiste aufgeführt.
Hier können Sie sofort erkennen, ob sich eine Objektliste imBearbeitungsmodus befindet.
4.8 Status "fertig"
Der Status eines Dokuments definiert sich immer aus dem Status derenthaltenen Objekte (Module). Nur so ist es möglich, bei Änderungenvon Modulen sprachübergreifend zu erkennen, dass sich etwasgeändert hat bzw. welche Module angepasst wurden.
Eine Sammlung von fertigen Modulen ergibt jedoch nicht zwingend einfertiges Dokument. Doch solange nur fertige Module im Dokumententhalten sind, hat das Dokument den Status fertig.
Um zu kennzeichnen, dass eine Objektliste noch nicht vollständig ist,obwohl diese ausschließlich fertige Module enthält und dasentsprechende Dokument grün dargestellt wird, empfiehlt sichfolgende Vorgehensweise:
Legen Sie sich ein Statusmodul (zum Beispiel mit dem Namen"Objektliste in Bearbeitung") an und setzen Sie dieses auf "rot" (inBearbeitung). Verwenden Sie dieses Modul in allen Dokumenten, indenen die Objektliste noch nicht fertiggestellt ist. Solange diesesModul in einem Dokument enthalten ist, wird das Dokument "rot"dargestellt.
DokumenteEigenschaften bei Varianten
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4.9 Eigenschaften bei Varianten
Wie verhält es sich mit den Eigenschaften, werden die von derVariante oder die vom Dokument im Deckblatt publiziert?
Welches Eigenschaftsfeld steuert die Variablen, die des Dokumentsoder die der Variante?
Welche Eigenschaften im Deckblatt angezeigt werden hängt vonfolgender Hierarchie ab:
1. Wenn Sie Eigenschaften der Variante definiert haben sind dieseführend.
2. Sind für die Variante keine Eigenschaften definiert werden die desDokuments übernommen.
Welche Eigenschaften die Variablen steuern hängt von folgenderHierarchie ab:
1. VS-relevante Eigenschaft im Dokument definiert Feld desDokuments steuert die VS.
2. VS-relevante Eigenschaft im Dokument leer, VS-relevanteEigenschaft der Variante gefüllt Feld der Variante steuert dieVS.
3. VS-relevante Eigenschaft der Variante und des Dokuments leerVariantenname steuert die VS.
4.10 Entwurfsmodus deaktivieren
Erstellung eines Dokuments mit nicht fertigen Modulen OHNEEntwurfsansicht.
Um den Entwurfsmodus zu deaktivieren, entfernen Sie im docuglobe-templates-Verzeichnis die Datei entwurf.dot bzw. entwurf.dotm oderbenennen Sie diese um in z. B. entwurf.dot.old bzw.entwurf.dotm.old.
Es erfolgt nach wie vor die Abfrage ob das Dokument imEntwurfsmodus geöffnet werden soll um darauf hinzuweisen, dass esnicht fertige Objekte enthält. Die Zusammenstellung erfolgt nun jedochohne das "Entwurf-Wasserzeichen".
DokumenteNach Wordupdate ist "Dokument öffnen" sehr langsam
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4.11 Nach Wordupdate ist "Dokument öffnen" sehr langsam
Nach der Umstellung von Word 2003 auf 2010 dauert das Öffnen vongroßen Dokumenten in docuglobe sehr lange.
Dies kommt daher, weil noch sämtliche Module und Vorlagen als doc-bzw. dot-Datei vorliegen und Word beim Öffnen eines Dokumentsjedes enthaltene Modul auf Kompatibilität prüfen und denKompatibilitätsmodus einrichten muss.
gds empfiehlt eine Konvertierung sämtlicher Dateien in das XML-Standardformat docx (Module) bzw. dotm (Vorlagen). Dies machtohnehin viel Sinn, da auch nur so viele Vorteile von Word 2010 nutzbarsind.
Möchten Sie die Konvertierung automatisch durchführen lassenmelden Sie sich gerne bei unserem Support!
4.12 Objekteigenschaften als Variable im Dokument
Übertragung der Objekteigenschaften als Variablen auf das Deckblattund mehrfach ins Dokument.
Alle Objekteigenschaften von Dokumenten werden als DocVariable(Word-Feldfunktion) in das Dokument übergeben. Diese könnenmehrfach im Dokument verwendet werden. Das Setzen vonDocVariablen ist dabei auch innerhalb der Module möglich.
Die DocVariable muss die gleiche Benennung wie dieFeldbezeichnung in den Objekteigenschaften in docuglobe haben.
Wenn Sie oft Objekteigenschaften als Variablen in Modulesetzten wollen, legen Sie sich hierfür einfach Autotextebzw. Schnellbausteine an.
DokumenteKapitelbezogene Seitenzahl
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4.13 Kapitelbezogene Seitenzahl
Erstellung kapitelbezogener Seitenzahlen im generierten Dokument.
1. Legen Sie in docuglobe ein neues Modul an (z. B.===Kapitelende===).
2. Definieren Sie in diesem Modul eine neue Formatvorlage"Kapitelende" (um später keinen Platz zu verlieren, sollte dieseFormatvorlage mit minimaler Schrift und minimalemAbsatzabstand definiert sein). Dem leeren Absatzzeichen imModul weisen Sie nun diese Formatvorlage zu.
Dieses Modul muss dann in den Objektlisten vor allen Modulen miteiner Überschrift 1 positioniert sein (sprich vor jedem neuen Kapitelmuss dieses Modul stehen).
Alternativ kann natürlich auch die Formatvorlage "Kapitelende"innerhalb der Module vor einer Überschrift 1 eingebracht werden.Dadurch entfällt die Anlage eines separaten Moduls.
Innerhalb des Templates zum Generieren eines Dokuments muss dieSeitenzahl entsprechend kapitelbezogenen definiert sein.
Beim Zusammenbauen der Dokumente werden nun über ein Makroautomatisch Abschnittswechsel in das Dokument eingebracht, die fürdie kapitelbezogene Seitennummerierung notwendig sind.
Gern stellen wir Ihnen dieses Makro zur Verfügung. Bitte melden Siesich hierzu beim docuglobe-Support.
4.14 Seitenlayout, Kopf- und Fußzeilen
Nach dem Generieren eines Dokuments ist das Seitenlayout (Kopf-und Fußzeilen) nicht korrekt bzw. es verschwinden zum Teil die Kopf-und Fußzeilen.
Dies tritt auf, wenn in einem Modul Abschnittswechsel verwendetwurden. Module sollten "layoutneutral" erstellt werden, damit dieInhalte später in unterschiedlichsten Layouts publiziert werden können.
Mit einem Abschnittswechsel werden aber die Seiteneinstellungengespeichert und dann beim Generieren eines Dokuments in dasDokument übertragen.
DokumenteUnterschiedliche Darstellung von Inhalten
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4.15 Unterschiedliche Darstellung von Inhalten
Unterschiedliche Darstellung von Inhalten bei derDokumentenzusammenstellung, wenn die gleichen Module verwendetwerden.
In docuglobe können verschiedene Vorlagen (Templates) fürDokumente hinterlegt werden, in denen die verwendetenFormatvorlagen unterschiedlich definiert sind.
Beispiel:
Überschrift 1 ist im Modul als Arial 12pt bold definiert.
Überschrift 1 ist in der Vorlage für Dokumenttyp A als Arial 14pt boldunterstrichen und in der Vorlage für Dokumenttyp B als Courier 12 bolddefiniert.
Wird nun ein Dokument generiert erfolgt nach Auswahl dergewünschten Vorlage für das Dokument (Typ A oder B) dieentsprechende Darstellung der Überschrift 1.
4.16 Hoch- und Querformate
Erstellung eines Gesamtdokuments aus Hoch- und Querformaten.
1. Legen Sie in docuglobe ein neues Modul an (z. B. === H auf Q===).
2. Definieren Sie in diesem Modul eine neue Formatvorlage " Hoch-Querformat" (um später keinen Platz zu verlieren, sollte dieseFormatvorlage mit minimaler Schrift und minimalemAbsatzabstand definiert sein). Dem leeren Absatzzeichen imModul weisen Sie nun diese Formatvorlage zu.
3. Legen Sie in docuglobe ein neues Modul an (z. B. === Q auf H===). Definieren Sie in diesem Modul eine neue Formatvorlage"Quer-Hochformat" (um später keinen Platz zu verlieren, solltediese Formatvorlage mit minimaler Schrift und minimalemAbsatzabstand definiert sein). Dem leeren Absatzzeichen imModul weisen Sie nun diese Formatvorlage zu.
Diese Module werden dann in den Objektlisten an den Stellenpositioniert, an denen der Layoutwechsel stattfinden soll.
Alternativ können natürlich auch die Formatvorlagen innerhalb derModule selbst eingebracht werden, um den Layoutwechsel zudefinieren.
DokumenteFehler beim Generieren eines Dokuments
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Beim Zusammenbauen der Dokumente werden nun über ein Makroautomatisch Layoutwechsel in das Dokument eingebracht.
Gern stellen wir Ihnen dieses Makro zur Verfügung. Bitte melden Siesich hierzu beim docuglobe-Support.
4.17 Fehler beim Generieren eines Dokuments
Beim Generieren eines Dokuments wird die Meldung "... zu vieleRechtschreib- und Grammatikfehler im Dokument..." angezeigt.Anschließend wird der Prozess in Word gestoppt.
In Word muss in den Vorlagen für Dokumente (z. B. Handbuch.dot) imDialog Sprache und der Haken bei Rechtschreib- und Grammatik nichtprüfen gesetzt werden.
Die Rechtschreib- und Grammatikprüfung sollte immer nur auf Basisder Module durchgeführt werden.
DokumenteNummerierung über mehrere Module
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4.18 Nummerierung über mehrere Module
Fortlaufende Nummerierung bzw. Aufzählung über mehrere Module.
Beispiel: In Modul A startet eine Aufzählung mit den Positionen 1 bis14 und in Modul B soll es dann ab 15 weitergehen.
1. Wählen Sie bei Modul A im Menüband die AufzählungsfunktionAufzählung starten.
2. Wählen Sie bei Modul B im Menüband die AufzählungsfunktionAufzählung fortsetzten.
"Folgenummern" beginnen in einem Modul immer mit "1",weil die Funktion nicht "weiß", welchen Wert dasvorhergehende Element (in einem anderen Modul) hat.
Im zusammengestellten Dokument wird es entsprechendberechnet und somit korrekt dargestellt.
4.19 Falsche Reihenfolge der Module
Nach dem Generieren eines Dokuments aus docuglobe herauswerden die Inhalte in falscher Reihenfolge dargestellt.
In der Handbuchvorlage wurde versehentlich die Textmarke "Inhalt"gelöscht. An dieser Textmarke werden beim Generieren einesDokuments die Module zusammengeladen. Fehlt diese Textmarkeführt dies beim Generieren des Dokumentes dazu, dass der Inhalt infalscher Reihenfolge dargestellt wird.
DokumenteMehrspaltige Dokumente
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4.20 Mehrspaltige Dokumente
Bei Dokumenten, die sowohl einspaltige als auch mehrspaltige Seitenenthalten, ist es möglich, diesen Layoutwechsel im generiertenDokument abzubilden.
Möglichkeit 1
1. Legen Sie in docuglobe ein neues Modul an(z. B. === 1 auf 2 ===).
2. Definieren Sie in diesem Modul eine neue Formatvorlage"1auf2spaltig" (um später keinen Platz zu verlieren, sollte dieseFormatvorlage mit minimaler Schrift und minimalemAbsatzabstand definiert sein). Dem leeren Absatzzeichen imModul weisen Sie nun diese Formatvorlage zu.
3. Legen Sie in docuglobe ein neues Modul an(z. B. === 2 auf 1 ===). Definieren Sie in diesem Modul eine neueFormatvorlage "2auf1spaltig" (um später keinen Platz zu verlieren,sollte diese Formatvorlage mit minimaler Schrift und minimalemAbsatzabstand definiert sein). Dem leeren Absatzzeichen imModul weisen Sie nun diese Formatvorlage zu.
4. Positionieren Sie diese Module in den Objektlisten an den Stellen,an denen der Layoutwechsel stattfinden soll.
Möglichkeit 2
Alternativ können natürlich auch die Formatvorlagen innerhalb derModule selbst eingebracht werden, um den Layoutwechsel zudefinieren.
Beim Zusammenbauen der Dokumente werden nun über ein Makroautomatisch Layoutwechsel in das Dokument eingebracht.
Gern stellen wir Ihnen dieses Makro zur Verfügung. Bitte melden Siesich hierzu beim docuglobe-Support.
DokumenteEigenschaften in Kopf- oder Fußzeile publizieren
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4.21 Eigenschaften in Kopf- oder Fußzeile publizieren
Sie möchten beim Generieren eines Dokumentes ausgewählteObjekteigenschaften in die Kopf- bzw. in die Fußzeile übernehmen?
Wie im Deckblatt können die Objekteigenschaften als DocVariable(Word-Feldfunktion) auch in Kopf und Fußzeilen übergeben werden.Da sich diese aber nach dem Generieren eines Dokuments nichtautomatisch aktualisieren, ist es notwendig ein entsprechendes"Aktualisierungs-Makro" zu registrieren, welches diese Aufgabe dannvollautomatisch übernimmt.
Gern stellen wir Ihnen dieses Makro kostenfrei zur Verfügung. Bittemelden Sie sich hierzu beim docuglobe-Support.
Sprache und ÜbersetzungEinchecken geht nicht (docusplit)
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5 Sprache und Übersetzung
5.1 Einchecken geht nicht (docusplit)
Sie haben ein Update von Office 2010 auf Office 2016 durchgeführtund seitdem Probleme beim Einchecken von Dateien, die vomÜbersetzer zurückkommen.
Das Problem tritt immer dann auf, wenn docusplit beim Eincheckengestartet wird. Im Fenster von docusplit, in dem die ausgeführtenAktionen angezeigt werden, bleibt das System mit der Meldung "Öffnedie Datei…" stehen.
Wir gehen davon aus, dass Sie die Dateien vom Übersetzer per E-Mailzugesendet bekommen. Word 2016 (wie auch Word 2013) blockiert inder Standardeinstellung die Bearbeitung von Inhalten, die als E-Mailanhang versendet wurden.
Die erforderliche Einstellung können Sie in den Word-Optionenvornehmen.
1. Klicken Sie im Menüband auf Datei.
2. Klicken Sie auf Optionen.
3. Entfernen Sie den Haken bei E-Mail-Anlagen und andere nichtbearbeitbare Dateien im Lesemodus öffnen in der KategorieAllgemein.
Sprache und ÜbersetzungEnglische Module auf einmal übersetzen
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5.2 Englische Module auf einmal übersetzen
Sie möchten in docuglobe erstellte deutschsprachige Inhalte auch inEnglisch vorliegen haben. Dazu lassen Sie jedes fertiggestellteDokument in die englische Sprache übersetzen.
Durch Änderungen, die sich immer mal wieder in deutschen Modulenergeben, haben Sie nun in unterschiedlichsten englischenDokumenten Module mit dem Status in Bearbeitung.
In docuglobe gibt es die Möglichkeit, diese Module gebündelt in dieÜbersetzung zu geben, ohne dass man jedes Dokument einzelnauschecken muss.
1. Legen Sie ein neues Dokument in Englisch an (dieses wird nurtemporär benötigt)
2. Nehmen Sie die Objektliste in Bearbeitung.
3. Öffnen Sie die Suche und selektieren Sie Module mit der SpracheEnglisch und dem Status in Bearbeitung.
4. Markieren Sie sämtliche Module in der Trefferliste und ziehen Siediese in die Objektliste.
5. Speichern Sie die Objektliste und beenden Sie denBearbeitungsmodus.
Ab hier führen Sie den üblichen Übersetzungsprozess für dasDokument durch.
Nachdem die übersetzen Module eingecheckt wurden, können Sie dasDokument löschen.
Sprache und ÜbersetzungAuschecken zum docuportal/Kundenportal
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5.3 Auschecken zum docuportal/Kundenportal
Worum geht es beim docuportal/Kundenportal bzw. wie läuft derÜbersetzungsprozess ab?
Mit dem Kundenportal steht Ihnen ein Internetportal zur Verfügung,welches für eine schnelle, einfache und transparente Abwicklung vonÜbersetzungsaufträgen sorgt. Sie können die für eine Übersetzungrelevanten Daten schnell und unkompliziert über docuglobe hochladen.
Hinweis
Bevor Sie diese Funktion nutzen können, ist eine kostenloseRegistrierung unter https://portal.gds.eu notwendig. Je nach IT-Umgebung ist ggf. eine Proxyserver-Einstellung erforderlich. BeiFragen melden Sie sich gerne bei unserem Support.
Skizziert sieht der Prozess wie folgt aus:
Um die Inhalte eines Dokuments zu übersetzen gehen Siefolgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf das Dokument
2. Wählen Sie im Menüband Funktion in der Gruppe Auscheckendie Funktion Kundenportal aus.
Der Dialog Sprachenauswahl wird geöffnet.
Sprache und ÜbersetzungAuschecken zum docuportal/Kundenportal
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Hier wählen Sie wie beim "klassischen" Prozess die Quellsprache aus.Weiterhin definieren Sie hier den Liefertermin, einen Job-Namen, denStatus und die Art der Übersetzung. Weiterhin können Sie noch freienText zur Informationsübermittlung eintragen.
Mit Klick auf Ok startet der Prozess. Zu jeder Statusänderung erfolgteine automatisierte E-Mailbenachrichtigung. Ist der Status "fertig"Können Sie die Daten direkt aus dem Prozess einchecken oder wenngewünscht, zur Qualitätskontrolle über den gewohnten Weg über einLaufwerk zwischenspeichern.
Hinweis
Wird der Status Auftrag gewählt wird die Übersetzung direktgestartet. Wird der Status Anfrage gewählt, erhalten Sie vorAuftragserteilung ein Angebot.
Sprache und ÜbersetzungZur Übersetzung vormerken
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5.4 Zur Übersetzung vormerken
Sie haben häufig Module, die übersetzt werden sollen, bei denen aberkein direkter Übersetzungsauftrag eines Dokuments anliegt undwelche auch nicht zeitkritisch sind. Dabei geht es auch z. B. umModule, die durch eine Änderung wieder in den Status "inBearbeitung" gesetzt wurden (diese haben ja dann die Kennzeichnung"war fertig" in der Liste der Sprachvarianten).
Besteht die Möglichkeit, in docuglobe solche Module mit einer Funktion"zur Übersetzung vormerken" zu versehen, um diese dann, bei einemanstehenden Übersetzungsauftrag, mit in die Übersetzung zu geben.
Es gibt eine einfache Möglichkeit, dies zu realisieren. Legen Sie dazuin der Quellsprache für jede zu übersetzende Sprache ein Dokumentan (z. B. für Englisch mit dem Namen "Zur Übersetzung vorgemerktEN"). Legen Sie nun mit der Übersetzungsfunktion die entsprechendeZielsprache zu dem Dokument an.
In dieses Dokument kann dann jeder Mitarbeiter die Module, die zurÜbersetzung vorgemerkt werden sollen, hineinziehen. Bei einemÜbersetzungsauftrag checken Sie dann einfach die Module diesesDokuments mit aus und nach der Übersetzung wieder in dasDokument ein. Damit das Dokument nicht unendlich groß wird,empfiehlt es sich, die fertigen Module dann wieder aus dem Dokumentheraus zu löschen.
5.5 Einstellungen bei SDL-Trados
Folgende Einstellungen in Verbindung mit Word 2007 oder 2010sollten bei der Übersetzung von documerge-Texten aus docuglobe mitSDL-Trados beachtet werden?
In dieser Kurzanleitung finden Sie entsprechende Informationen.Weiterhin stellt SDL-Trados eine App zur Verfügung in der sie allerelevanten Informationen finden.
Sprache und ÜbersetzungAusgecheckte Module wieder auf rot setzen
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5.6 Ausgecheckte Module wieder auf rot setzen
Es kommt immer mal wieder vor, dass ausgecheckte Module (gelb)wieder in Bearbeitung (rot) gesetzt werden müssen. Das ist für einganzes Dokument, in dem z. B. 50 Module ausgecheckt sind, sehrmühsam, wenn jedes Modul in den Eigenschaften umgestellt werdenmuss.
Hier liefert docuglobe eine komfortable Lösung.
docuglobe 8 und docuglobe 9:
Im Menüband unter Funktionen in der Gruppe Objekt können Sieüber die Funktion Ceckout-Jobs anzeigen eine Liste sämtlicherDokumente aufrufen, die den Status ausgecheckt haben.
docuglobe 7:
Im Menüband unter Objekt in der Gruppe Objekt finden Sie dieFunktion Checkout-Jobs anzeigen.
Klicken Sie in der Liste auf das gewünschte Dokument und dann aufden Button Alle gelben Module auf rot.
Sprache und ÜbersetzungdocuMerge-Dateiname umbenennen
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5.7 docuMerge-Dateiname umbenennen
Dateinamen von Modulen, die mit docuMerge zusammengefügt unddann zum Übersetzen gesendet werden, werden von docuglobeselbstständig benannt.
Mitunter ist es dann schwierig zu erkennen, um welche Übersetzunges sich handelt, wenn die Übersetzungen zurückkommen.
Dürfen docuMerge-Dateien, die zum Übersetzen geschickt werden unddie zur Zeit einen solchen"docuMerge_0_120705115936_protego2011_modul_14344.docx"oder ähnlichen Dateinamen tragen, so umbenannt werden, dass sievon docuglobe beim Einchecken trotzdem richtig erkannt undzugeordnet werden können?
Welche Bestandteile dieses Namens darf ich verändern, welchemüssen unverändert bleiben?
Der Dateiname darf verändert werden. Wichtig ist, dass dieser mitdocuMerge_ beginnt und die Dateiendung .doc bzw. wie in Ihrem Fall.docx hat.
5.8 Unfertige Dokumente als Ausgangssprache
Beim Auschecken zur Übersetzung kann man die Ausgangsspracheauswählen. Im DropDown werden sämtliche Sprachen angeboten.Wäre es nicht sinnvoll, wenn hier nur die Sprachen auswählbar sind, indenen die Dokumente auch vollständig (also alle Module) fertig sind?
Prinzipiell ist der Gedanke nicht abwegig, allerdings würde damit einwesentlicher Vorteil, der derzeit möglich ist, verloren gehen.
Stellen Sie sich vor, ein umfangreiches Dokument wurde in Deutscherstellt und muss kurzfristig in Englisch und Chinesisch übersetztwerden. Für Chinesisch dient Englisch als Ausgangssprache. Imenglischen Dokument ist ein Großteil der Module bereits fertig (z. B.aus vorhergehenden Dokumenten).
Nun checken Sie das englische Dokument zur Übersetzung aus undes hat nun einige gelbe (ausgecheckte) Module und einen Großteilgrüne (fertige) Module. Anschließend checken Sie das chinesischeDokument zur Übersetzung aus und es hat dann einige rote Module(das sind die Module, die im englischen Dokument gelb sind) undeinen Großteil gelbe Module. Die ausgecheckten Module fürChinesisch geben Sie schon mal zur Übersetzung.
Sprache und ÜbersetzungÜbersetzung von Varianten
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Sobald nun die noch zu übersetzenden englischen Module fertig sindund Sie diese eingecheckt haben, können Sie durch erneutesAuschecken des chinesischen Dokuments die restlichen Module zurÜbersetzung geben.
Zeitlich haben Sie sich dadurch einen Vorteil verschafft.
5.9 Übersetzung von Varianten
Da mit einem Redaktionssystem Übersetzungskosten gespart werdensollen, wäre es von großem Vorteil, wenn man beimÜbersetzungsprozess einzelne Varianten auschecken könnte.Hintergrund ist, dass nicht jede Variante in eine "exotische" Spracheübersetzt werden soll.
Dies ist selbstverständlich mit docuglobe möglich:
1. Klicken Sie die Variante aus der die Module zur Übersetzungausgecheckt werden sollen im Kopf der Objektliste mit der rechtenMaustaste an.
2. Wählen Sie im Kontextmenü die Option Auschecken.
Es werden nur die in Bearbeitung befindlichen Module, die in derVariante verwendet werden, ausgecheckt. Auf gleichem Wege findetauch das Einchecken statt.
Bei diesem Prozess darf die Objektliste nicht im Bearbeitungsmodussein.
Sprache und ÜbersetzungStandardsprache umstellen
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5.10 Standardsprache umstellen
Wenn Sie in docuglobe die Standardsprache von Deutsch auf Englischumstellen und sich nach dem Neustart von docuglobe immer noch imdeutschen Module-/Dokumentenbaum befinden, dann müssen Sie dieReihenfolge in der Sprachverwaltung noch ändern.
docuglobe startet immer mit der Sprache im Baum, die in derSprachverwaltung an oberster Stelle steht.
5.11 Übersetzung nicht zurücksetzen
Ein Modul liegt in mehreren Sprachen vor und das deutsche Modulwird geändert. Wenn die Änderung auch die anderen Sprachen betrifftmuss der Haken im Modul-Änderungsdialog auf Sprachvarianteanpassen gesetzt werden. Wenn dann ein erneutes Auschecken derModule getätigt wird, werden die bis dato bestehenden Übersetzungenmit dem neuen deutschen Inhalt komplett überschrieben.
Gibt es eine Möglichkeit, zur Bearbeitung der dadurch wieder rotenModule auf Basis der der bis dahin bestehenden Übersetzungaufzubauen, so dass die Übersetzungen nicht verloren gehen?
Hier stehen zwei alternative Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung.Wird ein fremdsprachliches Modul aufgrund von Änderungen in derQuellsprache auf den Status in Bearbeitung gesetzt, ist es einerseitsmöglich, über die Funktion Auschecken die aktuelle Version derQuellsprache zur Übersetzung zur Verfügung zu stellen. Es ist richtig,dass hierbei die bestehenden Übersetzungen nicht mehr relevant sind,hier kommt dann das Translation-Memory zum Tragen.
Bei Änderungen, die in einer Sprachvariante selbstständigdurchgeführt werden sollen, ist es möglich das Modul aus docuglobeheraus zu öffnen. In diesem Fall erscheint der Stand der bis dahingültigen fremdsprachlichen Version.
Sprache und ÜbersetzungLändervarianten erstellen
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5.12 Ländervarianten erstellen
Es soll keine Sprachvariante eines Dokuments mit derÜbersetzungsfunktion erstellt werden, sondern eine Ländervariante.Ländervariante bedeutet, dass ein Dokument in unterschiedlichenSprachordnern unterschiedliche Listeninhalte haben kann.
Das heißt, wird in einer Sprache im Dokument innerhalb der Listeetwas geändert, wird dies nicht automatisch in den anderen Sprachenmitgeführt.
Um eine Ländervariante eines Dokuments zu erzeugen, gehen Siefolgendermaßen vor:
1. Erstellen Sie eine Sprachvariante nach gewohnterVorgehensweise.
2. Kopieren Sie die Sprachvariante und fügen Sie sie an gleicherStelle wieder ein.
3. Löschen Sie die Sprachvariante und benennen Sie die Kopieentsprechend um.
Das durch den Kopiervorgang neu erstellte Dokument ist nun"abgekoppelt" von der Ursprungssprache. Änderungen in derObjektliste betreffen somit nur dieses Dokument.
MS WordArial fett wird im PDF falsch dargestellt
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6 MS Word
6.1 Arial fett wird im PDF falsch dargestellt
Wenn Sie mit Word 2010 arbeiten und die PDFs mit Acrobat Pro DCerstellen kann es passieren, dass einige Formatvorlagen, die in Arial infett dargestellt werden sollen, in den PDFs nicht fett sind undscheinbar auch einen anderen Font erhalten haben.
Die Ursache liegt wahrscheinlich darin, dass die Formatvorlagen nichtmit der Schriftart Arial + fett, sondern mit Arial fett angelegt sind.
Arial + fett:
Arial fett:
Je nach Konstellation kann es dazu führen, dass dann die Schriftart"Arial fett" gegen eine falsche Schriftart ersetzt wird.
Wir empfehlen folgende Einstellungen:
1. Öffnen Sie die betroffene Datei bzw. die Dokumentenvorlage.
2. Rufen Sie das Menüband Datei auf.
3. Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie die Kategorie Erweitert.
4. Unter Dokumentinhalt anzeigen klicken Sie auf Schriftartersetzen.
5. Im folgenden Dialog wählen Sie für die Schriftart Arial fett dieErsatzschriftart Arial.
MS WordStyleref auf Überschriften
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Weiterhin empfehlen wir bei den betroffenen Formatvorlagen dieSchriftart Arial fett in Arial + fett zu ändern, so dass Arial fett nichtmehr verwendet wird.
6.2 Styleref auf Überschriften
Wenn Sie mit unterschiedlichen Sprachversionen von Word arbeitenund Stylerefs z. B. auf Überschriften in Ihren Betriebsanleitungenverwenden möchten dann müssen Sie folgendes beachten:
Setzen Sie lediglich die Gliederungszahl der Überschriftenebene in dieStyleref-Funktion ein, nicht die Benennung der Formatvorlage (z. B.Überschrift 1), da diese in den Sprachen unterschiedlich benannt wird.
Beispiel:
{STYLEREF··1·} für die Referenzierung auf Überschrift 1
{STYLEREF··1.1·} für die Referenzierung auf Überschrift 2
Dadurch liest Word unabhängig von der Sprachversion dasentsprechende Überschriftenformat aus.
MS WordRechtschreibfehler werden nicht angezeigt
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6.3 Rechtschreibfehler werden nicht angezeigt
In Word-Dokumenten werden trotz aktivierter Rechtschreibprüfung (imDialog "Sprache" ist der Haken bei "Rechtschreibung und Grammatiknicht prüfen" nicht gesetzt) die Rechtschreibfehler nicht durch die roteUnterschlängelung angezeigt.
Es gibt noch eine weitere Einstellmöglichkeit bei der -neben der vonIhnen beschriebenen globalen Einstellung- noch einedokumentenspezifische Einstellung erfolgen kann.
1. Wählen Sie im Menüband Datei.
2. Klicken Sie auf Optionen.
3. Klicken Sie auf Dokumentenprüfung.
4. Entfernen die den Haken bei Rechtschreibfehler nur in diesemDokument ausblenden.
Gleiches gilt für die Grammatikprüfung.
MS WordWikipedia Add-In
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6.4 Wikipedia Add-In
Seit Version 2013 steht in Word ein Wikipedia Add-In zur Verfügung,mit dem es schnell und einfach möglich ist, Inhalte zu recherchierenund sogar inkl. Quellenangabe in ein Dokument zu übernehmen.
Das Add-In kann im Menüband Einfügen in der Gruppe Add-Insaufgerufen werden. Beim ersten Start muss die Nutzung einmaligbestätigt werden.
Wird nun im Dokument ein Wort markiert, wird im Wikipedia-Andockfenster eine entsprechende Erläuterung angezeigt.
Wird in der Erläuterung Text markiert, erscheint ein "Pluszeichen" undmit einem Klick darauf wird der Inhalt samt Quellenangabe an dieaktuelle Curserposition samt Quellenangabe ins Dokumentübernommen. Bei Grafiken erscheint das "Pluszeichen" sobald manmit der Maus auf die Grafik fährt.
MS WordWörterbuch aus authordesk-Termen
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6.5 Wörterbuch aus authordesk-Termen
In docuglobe ist es möglich, aus der Termliste von authordesk einWord-Wörterbuch zu erstellen, welches bei der Rechtschreibprüfungvon Word berücksichtigt wird.
Erzeugen Sie zunächst ein neues Wörterbuch in Word und fügen Sieanschließend die Terme ein. Sollen mehrere Benutzer daraufzugreifen, achten Sie bitte darauf, dass sich das Wörterbuch auf einemLaufwerk befindet, auf das alle relevanten Benutzer Zugriff haben:
1. Öffnen Sie den Dialog Benutzerwörterbücher über DateiOptionen Dokumentenprüfung Benutzerwörterbücher.
2. Klicken Sie auf Neu… und wählen Sie das Verzeichnis und denNamen für Ihr neues Wörterbuch.
3. Wählen Sie im Datei-Explorer die Wörterbuchdatei <Name>.DICaus, und öffnen Sie diese mit dem Windows-Editor (Notepad).
4. Führen Sie aus authordesk einen Termexport durch und wählenSie das Ausgabeformat CSV.
Die Datei wird in Excel geöffnet. Hier können Sie über individuelleExcel-Filtereinstellungen die Terme auswählen, die Sie in dasWörterbuch einfügen möchten.
5. Markieren Sie die relevanten Terme, kopieren Sie diese in dieZwischenablage (Strg+C) und fügen Sie diese dann in dieWörterbuchdatei ein (Strg+V).
Sobald die Datei gespeichert ist, steht das Wörterbuch zur Verfügung.Alle weiteren Benutzer müssen sich über den DialogBenutzerwörterbücher das neue Wörterbuch hinzufügen.
6.6 Word User Voice
Nicht nur der docuglobe-Support steht Ihnen mit Word-Knowhow zurVerfügung.
Microsoft hat eine neue Möglichkeit geschaffen, direktes Feedback vonAnwendern zu Bugs, neuen Funktionen und Ideen für eine bessereBedienbarkeit zu erhalten:
Unter https://word.uservoice.com können Sie nicht nur Ihre eigeneMeinung äußern, sondern auch über Vorschläge anderer Anwenderabstimmen. Jeder Vorschlag, der 20 Stimmen oder mehr erhält, wird indie Planung der nächsten Version aufgenommen.
MS WordWörterbuch bearbeiten
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6.7 Wörterbuch bearbeiten
Sie haben in Word während der Rechtschreibprüfung versehentlich beieinem falschen Wort auf den Button "Zum Wörterbuch hinzufügen"geklickt.
Um dieses Wort wieder aus dem Wörterbuch zu entfernen gehen Siefolgendermaßen vor.
Jedes hinzugefügte Wort befindet sich in dem sogenanntenBenutzerwörterbuch. Dieses Wörterbuch ist eine Textdatei. Dieeinfachste Möglichkeit, ein Benutzerwörterbuch zu bearbeiten, ist diedirekte Bearbeitung der Textdatei im Editor.
1. Um die Datei zu öffnen, geben Sie in die Adresszeile desDateiexplorers folgende Adresse ein:
%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\UProof
2. Doppelklicken Sie auf die Datei: CUSTOM.DIC
Jeder Eintrag des Benutzerwörterbuchs wird in einer Zeile dargestellt.
MS WordSchriften einbetten
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6.8 Schriften einbetten
Sie möchten für Ihre Dokumente eine neue Schriftart verwenden unddiese in eine Worddatei einbetten.
1. Wählen Sie im Menüband Datei.
2. Klicken Sie auf Optionen.
3. Wählen Sie Speichern und setzen Sie den Haken beiSchriftarten in der Datei einbetten.
Hierbei müssen Sie Folgendes beachten.
Wenn es sich um eine lizenzpflichtige bzw. kostenpflichtige Schriftarthandelt, wird die Schriftart auf dem beschriebenen Weg nichtweitergegeben. Die Weitergabe wird durch die Lizenz der Schriftverhindert. Dadurch kann es vorkommen, dass die Schrift nicht korrektangezeigt wird, wenn Sie die Word-Datei auf einem Rechner öffnen,auf dem die Schrift nicht installiert ist.
Bitte informieren Sie sich dazu beim Lizenzgeber der Schriftart.
Aus diesem Grund empfehlen wir grundsätzlich Standardschriften zuverwenden.
6.9 Defekte Dokumente aus Word 2003
Microsoft berichtet von einem aktuellen Bug, der laut Microsoft mit demu. a. Update behoben werden kann:
Werden in einem Dokument Elemente wie Textfelder oder Grafiken,die in Word 2003 erstellt wurden mit Word 2010 bearbeitet, kann espassieren, dass nach dem Speichern, Schließen und erneutem Öffnen,das Dokument defekt ist und nicht mehr geöffnet werden kann.
Update für Microsoft Office 2010, 32-Bit
Update für Microsoft Office 2010, 64-Bit
MS WordSeitenwechsel vermeiden (Absätze nicht trennen)
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6.10 Seitenwechsel vermeiden (Absätze nicht trennen)
Bei der automatischen Dokumentengenerierung aus docuglobewerden die Inhalte der Module in der definierten Reihenfolgeaneinander gefügt. Hierbei kann es sein, dass eineHandlungsanweisung an einem Seitenende beginnt und durch einenSeitenwechsel auf die nächste Seite umbricht.
Um die Handlungsanweisungen zusammenhängend zu belassen undnicht durch einen Seitenwechsel zu trennen gehen Siefolgendermaßen vor:
1. Legen Sie für die Handlungsanweisungen eine eigeneFormatvorlage in der Dokumentenvorlage für die Module undDokumente an (für Dokumente ist das nur erforderlich, wenn inden Dokumenten eine andere Darstellung als in den Modulengewünscht ist – ansonsten reicht auch die Anlage derFormatvorlage in der Dokumentenvorlage der Module).
2. Rufen Sie den Dialog Formatvorlage ändern auf
3. Klicken Sie auf Format Absatz
4. Klicken Sie auf das Register Zeilen- und Seitenumbruch
5. Aktivieren Sie den Haken bei der Option Diesen Absatzzusammenhalten.
MS WordHammertipps für Word
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6.11 Hammertipps für Word
Auf der Webseite von Chip haben wir eine Seite mit interessantenWord-Tipps entdeckt, die wir Ihnen nicht vorenthalten möchten.
Vielleicht ist ja das eine oder andere Interessante auch für Sie dabei.
http://www.chip.de/bildergalerie/50-Hammertipps-fuer-Word-Galerie_43186669.html
6.12 Symbole der Formatvorlagen
Die folgenden Symbole definieren den Formatvorlagentyp und somitdessen Anwendung:
Dieses Symbol steht für ein Absatzformat. Das bedeutet, mit diesemFormat können Sie einen kompletten Absatz formatieren. Dazu mussnicht der komplette Absatz markiert sein, es reicht aus, wenn derCursor innerhalb des Absatzes steht.
Bei diesem Symbol handelt es sich um ein Zeichenformat. Mit diesemFormat können Sie einzelne Zeichen bzw. Wörter hervorheben. SeitWord 2007 reicht es aus, wenn Sie ein komplettes Wort hervorhebenwollen, den Cursor einfach im Wort zu platzieren und dann dasZeichenformat anzuwenden. Automatisch wird das gesamte Wortformatiert.
Dieses Symbol kennzeichnet ein verknüpftes Format. Dabei handelt essich um eine Kombination aus den oben genannten Formaten. Diesbietet den Vorteil, dass Sie entweder einzelne Worte hervorhebenkönnen oder aber auch einen gesamten Absatz damit formatierenkönnen. Zum Beispiel könnte man ein Wort in einem Text Fetthervorheben oder dasselbe Format auch auf einen Absatz anwenden.
MS WordKein Blocksatz nach Zeilenumbruch
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6.13 Kein Blocksatz nach Zeilenumbruch
Wenn man in Word im Blocksatz arbeitet und einen Zeilenumbruch(Shift+Enter) einfügt, erweitert Word automatisch die Zeile aufBlocksatz. Dies sieht in der Regel recht unschön aus.
Es handelt sich hierbei um eine Grundeinstellung von Word.
Um dies zu vermeiden, nehmen Sie folgende Einstellung vor.
1. Wählen Sie im Menüband Datei.
2. Klicken Sie auf Optionen.
3. Klicken Sie auf Erweitert.
4. Scrollen Sie im rechten Hauptfenster ganz nach unten und klickenSie auf Layoutoptionen.
In der sich öffnenden Liste aktivieren Sie den Haken unterZeichenabstände in Zeilen, die mit UMSCHALT+EINGABE enden,nicht erweitern.
Alternativ fügen Sie vor dem Zeilenumbruch ein Tapstopp ein.
MS WordFunktionen, Handhabungen, Einstellungen
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6.14 Funktionen, Handhabungen, Einstellungen
Nachfolgend finden Sie eine Auflistung von Wordfunktionen,Handhabungen und Einstellungen, die nach unserer Empfehlung beider Erstellung von Technischen Dokumentationen beachtet werdensollten. Dies betrifft nicht nur den Umgang in Verbindung mit demRedaktionssystem docuglobe, sondern auch ganz allgemein dieVerwendung von Word für umfangreiche, strukturierte Dokumente.
6.14.1 Harte Formatierung von Inhalten
Durch harte Formatierung (Markieren eines Inhalts und Zuweisen einerEigenschaft, z. B. Text fett) ist ein späterer Layoutwechsel durchZuweisen einer anderen Dokumentenvorlage nicht möglich.Verwenden Sie zur Formatierung von Inhalten ausschließlichFormatvorlagen.
6.14.2 Verwendung der Formatvorlage "Standard"
Wenn ein Dokument geöffnet wird, auf die verknüpfteDokumentenvorlage aber nicht zugegriffen werden kann (z. B. durcheine andere Laufwerksumgebung), wird die normal.dot(x)herangezogen. In dieser Vorlage kann die Formatvorlage Standardanders definiert sein. Dies führt dann zu einer unerwünschtenDarstellung.
6.14.3 Definition von Formatvorlagen basieren auf "Standard".
Bei der Definition (Anlage) von Formatvorlagen sollte man bei derAuswahl basiert auf die Option keine Formatvorlage wählen. Ist hierdie Formatvorlage Standard ausgewählt, kann dies, wie obenbeschrieben, zu einer unerwünschten Darstellung kommen.
6.14.4 Aufzählungen mit Aufzählungszeichen
Grundsätzlich spricht nichts gegen die Verwendung derAufzählungsfunktion. Um aber für die Erstellung von Onlinehilfen oderHTML-Seiten kompatibel zu sein, empfehlen wir die Verwendung vonFormatvorlagen mit Definition entsprechender Tabstopps undhängender Einzüge ohne Aufzählungsfunktion. DieAufzählungszeichen können dann, im ASCII-Format alsSchnellbausteine angelegt, per Klick eingefügt werden.
MS WordFunktionen, Handhabungen, Einstellungen
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6.14.5 Automatische Nummerierung
Verwenden Sie möglichst keine automatische Nummerierung. Einestabile und damit sichere Funktion ist die Nutzung vonSequenzfeldern, die Sie dann ganz einfach per Schnellbausteineinfügen können.
6.14.6 Abschnittswechsel
Verwenden Sie so wenig Abschnittswechsel wie möglich. Mit einemAbschnittswechsel werden die jeweiligen Seiteneinstellungen einesAbschnitts gespeichert. Dadurch entstehen beim Kopieren vonInhalten Layoutfehler.
6.14.7 Abschnittswechsel in docuglobe-Modulen
Verwenden Sie keine Abschnittswechsel in docuglobe-Modulen. Miteinem Abschnittswechsel werden die Seiteneinstellungen gespeichertund dann beim Generieren eines Dokuments in das Dokumentübertragen. Dadurch entstehen Layoutfehler.
6.14.8 Abschnittswechsel nach Tabellen
Achten Sie darauf, dass sich zwischen einer Tabelle und einemAbschnittswechsel eine leere Absatzmarke befindet, ansonsten"verschwindet" der Abschnittswechsel hinter der Tabelle und ist ohneweiteres nicht erkennbar.
6.14.9 Absolute Größenangaben bei Tabellen
Damit sich Tabellen beim Einfügen in unterschiedliche Seitenformatedynamisch anpassen, empfehlen wir die Angabe von Größen inProzent. Die ist auch für den HTML-Export vorteilhaft.
6.14.10 Tabellenformate
Tabellenformate können zu Problemen mit falscher Formatzuweisungbei großen Dokumenten führen. Wir empfehlen daher diegrundsätzlichen Layouts von Tabellen in Schnellbausteinen anzulegenund dann per Klick in Ihr Dokument einzufügen.
MS WordFunktionen, Handhabungen, Einstellungen
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6.14.11 Kopf- oder Fußzeilen in docuglobe-Modulen
Module sollten keine Kopf- oder Fußzeilen enthalten, da diese in denDokumentenvorlagen für die Publikationslayouts enthalten sind.
6.14.12 Tabellen in Kopf- oder Fußzeilen
Bei umfangreichen Dokumenten mit einer größeren Seitenzahl (> 100Seiten) führen Tabellen in Kopfzeilen oder Fußzeilen dazu, dass dasDokument "langsam wird", da die Berechnung der Seitenumbrüchedeutlich mehr Zeit benötigt.
6.14.13 AutoKorrektur und AutoFormat
Wir empfehlen grundsätzlich sämtliche AutoKorrektur- undAutoFormat-Optionen zu deaktivieren. Nur so bestimmen Sie, was wieaussehen soll. Sie befinden sich unter Datei - Optionen -Dokumentenprüfung - AutoKorrektur-Optionen und hier unter denReitern AutoKorrektur und AutoFormat während der Eingabe.
6.14.14 Formatierung mitverfolgen
Diese Option sollte deaktiviert werden. Sie befindet sich unter Datei -Optionen - Erweitert - Bearbeitungsoptionen.
Word übernimmt automatisch "Hartformatierungen" in denFormatvorlagenkatalog. Dieser Sachverhalt kann schnell zuUnübersichtlichkeit im Formatvorlagenkatalog führen und einedurchgehende Formatierung der Texte wäre nicht mehr gewährleistet.
6.14.15 Speicherung im Hintergrund
Diese Option sollte deaktiviert werden. Sie befindet sich unter Datei -Optionen - Erweitert - Speichern. Ist die Option aktiv kann dies zuProblemen bei der Datenübergabe zu docuglobe führen.
6.14.16 Links beim Speichern aktualisieren
Diese Option sollte deaktiviert werden. Sie befindet sich unter Datei -Optionen - Erweitert - Allgemein - Weboptionen - Reiter-Datei.Word wandelt sonst absolute Pfade in relative Pfade um; ausC:\Eigene Dateien\test.jpg wird .\\Eigene Dateien\test.jpg.
MS WordTabellen- und Spaltenbreiten
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6.14.17 Makro-Einstellung
Die Makro-Einstellung sollte auf "alle Makros aktivieren" stehen. DieseOption befindet sich unter Datei - Optionen - Sicherheitscenter -Einstellungen für das Sicherheitscenter - Einstellungen fürMakros. docuglobe arbeitet mit Makros und diese sollten, um einenreibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten, ausgeführt werdenkönnen ohne ständige Sicherheitsabfrage. Sollte diese Einstellungaufgrund von Sicherheitsbedenken nicht möglich sein, wenden Siesich an den Support wegen einer Zertifizierung der Makros. DasAktivieren von Makros ist auch ohne den Einsatz von docuglobesinnvoll, da Makros bei der Arbeit mit Word in der technischenRedaktion hilfreiche Unterstützung bieten können.
6.14.18 Manueller Zeilenumbruch ("weiches Return")
Der manuelle Zeilenumbruch, auch bekannt als "weiches Return" dienthäufig dazu, Sätze an gewünschter Stelle umzubrechen. ImTranslation Memory Systemen (z. B. SDL-Trados oder Across) werdendiese Umbrüche jedoch als "Segmentende" interpretiert und somit wirdein Satz mit einem Umbruch nicht als zusammenhängendesÜbersetzungssegment erkannt.
6.14.19 Textfelder
Häufig verwendet man Textfelder um z. B. bei Grafiken bestimmtePositionen zu dokumentieren. Textfelder führen jedoch in Verbindungmit dem Übersetzungsprozess (Translation Memory Systeme) immerwieder zu Problemen bzw. zum Bedarf des manuellen Eingriffs. Soweitmöglich, sollte man Grafiken mit Zahlen positionieren, um diese dannin einer Legende als Text zu beschreiben.
6.15 Tabellen- und Spaltenbreiten
Wenn man mit der Maus Tabellen- bzw. Spaltenbreiten verändernmöchte, liegt da immer eine Art Raster hinter, wodurch man nur"sprunghaft" die Breitenanpassung hinbekommt. Das ist häufig sehrstörend, vor allem, wenn man aus zwei Tabellen eine machen möchteund die Spaltenbreiten nicht sauber aufeinander passen.
Um mit der Maus eine beliebige Veränderung von Tabellen- undSpaltenbreiten vorzunehmen, halten Sie einfach die Alt-Tastegedrückt. Im Lineal wird nun die exakte Breite angezeigt und das"Raster" ist deaktiviert.
MS WordGrafiken aus Word speichern
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6.16 Grafiken aus Word speichern
In Word gibt es die Möglichkeit, alle Grafiken eines Dokuments aufeinmal aus einem Worddokument heraus zu kopieren bzw. zuspeichern.
Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor:
Speichern Sie die Datei in Word über Speichern unter als DateitypWebseite (html). Am Speicherort liegt nun ein Verzeichnis<Dateiname>-Dateien. In diesem Verzeichnis finden Sie sämtlicheGrafiken.
6.17 Formatvorlagen sortieren
In Word gibt es die Möglichkeit, die Reihenfolge der Formatvorlagen, inder sie im Andockfenster erscheinen, selber festzulegen.
1. Klicken Sie im Menüband auf Start.
2. Klicken Sie in dem Andockfenster Formatvorlagen auf den ButtonFormatvorlagen verwalten.
Im folgenden Dialog Formatvorlagen verwalten im KarteireiterEmpfehlen die Sortierreihenfolge auf Wie empfohlen stellen.
Die in der aufgeführten Liste angegebenen Zahlen vor denFormatvorlagen geben die Reihenfolge (Prioritäten) an. In der Regelgibt es mehrere Formatvorlagen mit dem gleichen Wert. In dem Fallsind die Formatvorlagen innerhalb eines Wertes alphabetischgeordnet.
MS WordTastenkombinationen für Formatvorlagen
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Über die Buttons der Sortierfunktionen können Sie sich eineReihenfolge definieren. Die Vorgehensweise ist selbsterklärend. Bittebeachten Sie auch die weiteren relevanten Optionen in diesem Dialog.
6.18 Tastenkombinationen für Formatvorlagen
Um bei der Erfassung von Inhalten in den Modulen nicht ständig beimSchreiben die Hand von der Tastatur zu nehmen, um Formatezuzuweisen, können die Formate auch per Tastenkombinationzugewiesen werden. Z. B. auf die QWERTZ-Reihe der Tastatur.
Beispiel:
• STRG+Umschalt+Q = Überschrift 1
• STRG+Umschalt+W = Überschrift 2
• STRG+Umschalt+E = Überschrift 3
• STRG+Umschalt+R = dl_text
• STRG+Umschalt+t = dl_text_bold
usw.
1. Öffnen Sie die Dokumentenvorlage für Module (im Standard"module.dotm") und öffnen Sie dann den Aufgabenbereich derFormatvorlagen (Alt+STRG+Umschalt+S).
Es folgt das Beispiel zur Einrichtung: STRG+Umschalt+Q = Überschrift1.
MS WordTastenkombinationen für Formatvorlagen
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2. Fahren Sie mit der Maus über die Formatvorlage Überschrift 1und klicken Sie rechts auf das "Pull-Down" und dort auf Ändern.
3. Klicken Sie im folgenden Dialog auf Format und dann aufTastenkombination….
4. Im Dialog Tastatur den Cursor in das Feld NeueTastaturkombination setzen.
5. Drücken Sie nun auf Ihrer Tastatur die Tastenkombination"STRG+Umschalt+Q" und diese erscheint in dem Feld.
6. Klicken Sie auf Zuordnen und im folgenden Dialog auf OK.
Ist die Tastenkombination bereits für eine andere Funktionvorhanden, zeigt Word den Zusatz Derzeit zugewiesen:an. Wenn Sie dennoch auf Zuordnen klicken,überschreiben Sie die bestehende Tastenkombination.
MS WordProbleme bei der Feldaktualisierung
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6.19 Probleme bei der Feldaktualisierung
Im Oktober 2014 ist ein Update für Word 2013 und 2010 veröffentlichtworden. Nach der Installation gab es bei einigen Anwendern dasProblem, dass Feldfunktionen nicht einwandfrei aktualisiert werdenkonnten. Dieser Fehler wurde nun behoben und ein entsprechendesUpdate steht zur Verfügung.
Update: Word 2013 32 BIT
Update: Word 2013 64 BIT
Update: Word 2010 32 BIT
Update: Word 2010 64 BIT
6.20 Review-Übersicht
In der Review-Funktion von Word gibt es die Möglichkeit, sämtlicheÜberarbeitungen einer Datei in einer Übersicht zu haben. Dadurcherhalten Sie einen schnellen Überblick über sämtlicheÜberarbeitungen.
Die Funktion Drucken-Markupliste erzeugt Ihnen eine genaueÜbersicht und listet Ihnen eine Zusammenfassung der Änderungen mitden Angaben "Wo, Wer, Wann, Was" auf.
Wählen Sie im Druckdialog unter Einstellungen die FunktionMarkupliste ....
6.21 Seitenzahl im Inhaltsverzeichnis unterdrücken
Im Inhaltsverzeichnis von Word können Sie für einzelneÜberschriftenebenen die Angabe der Seitenzahl ausblenden.
Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor:
1. Schalten Sie in Word mit ALT+F9 die Ansicht der Feldfunktion ein.
2. Erweitern Sie in der Feldfunktion des Inhaltsverzeichnisses direkthinter TOC den Schalter \n und dahinter die Überschriftenebenen,die keine Seitenangabe erhalten sollen.
Möchten Sie z. B., dass die Überschriftenebenen drei bis neunkeine Seitenangaben haben schreiben Sie \n 3-9. Möchten Sie,dass nur die erste Überschriftenebene keine Seitenzahlangabeerhalten soll, schreiben Sie { TOC \n 1-1 ....
MS WordHotfix für automatische Speicherung
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6.22 Hotfix für automatische Speicherung
Microsoft weist in einer aktuellen Techinfo auf einen Fehler in derFunktion zur automatischen Speicherung hin (Version: Word 2013, 32-und 64-Bit und Office 365).
Sind mehrere Dokumente in Word 2013 geöffnet und es werdenÄnderungen an den Dokumenten vorgenommen, führt Word keineautomatische Sicherung/Speicherung der Dokumente durch.
Auf der dieser Seite können Sie einen kostenlosen Hotfix von Microsoftanfordern.
6.23 Ansicht beim Öffnen von Modulen festlegen
Hier ein Auszug aus der Hilfe von Word:
Sie können keinen Standard für alle Dokumente festlegen, die Sie inWord anzeigen, da die Ansichtseinstellungen für jedes einzelneDokument als Dokumenteigenschaft gespeichert sind. Sie können dasDokument in der Ansicht speichern, in der Sie es öffnen möchten.Dokumente, die Sie von anderen Benutzern erhalten, werden in derAnsicht geöffnet, in der sie zuvor gespeichert wurden.
Für neue Module bedeutet dies, dass sie so geöffnet werden, wie dieentsprechende Vorlage (module.dot / .dotm / .dotx) gespeichert wurde.Kopierte Module werden in der Ansicht geöffnet, in der dasUrsprungsmodul zuletzt gespeichert wurde.
6.24 Zeichenformate entfernen
In Word gibt es die Möglichkeit, überlagerte Zeichenformate zuentfernen.
Am einfachsten geht das mit einer Tastenkombination.
1. Markieren sie den Inhalt mit den überlagerten Zeichenformaten(Sie können auch einfach mit Strg+A den Inhalt eines ganzenModuls markieren).
2. Drücken Sie Strg+Leertaste.
MS WordTipps zum Thema "Textmarkierung"
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6.25 Tipps zum Thema "Textmarkierung"
Gesamten Inhalt eines Dokuments markieren
Strg+A
Einzelne Wörter oder Satzteile markieren
Nachdem Markieren des ersten Bereiches die Strg-Taste gedrückthalten und dann weitere Bereiche markieren.
Ein Wort markieren
Doppelklick auf das Wort
Einen Absatz markieren
Dreifachklick auf den Absatz.
Einen Satz markieren
Strg-Taste drücken und Satz anklicken.
Textbereich markieren, der über Bildschirmdarstellunghinausgeht
Beim Versuch, einen Inhalt über mehrere Seiten mit der Maus zumarkieren, fängt das Bild an zu laufen und es ist häufig schwierig ander korrekten Stelle zu stoppen:
An der Stelle, an der die Markierung beginnen soll, Shift-Tastedrücken, dann an die Stelle klicken, an der die Markierung enden soll.
Textblock markieren:
Alt-Taste drücken, dann mit der Maus die Markierung starten.
Markierten Bereich verschieben (oder kopieren):
Gewünschten Bereich markieren, Strg-Taste drücken und mit derrechten Maustaste an den Punkt klicken, an den der Text verschobenwerden soll (gleichzeitig die Shift-Taste drücken, erzeugt eine Kopie).
MS WordGeschützte Ansicht
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6.26 Geschützte Ansicht
Für den Review-Prozess speichern Sie Word-Dokumente im Netzwerk,um dort von anderen Abteilungen darauf zuzugreifen und Korrektureneinzutragen. Nun kommt es bei einigen Arbeitsplätzen vor, dass dieDokumente in der "Geschützten Ansicht" geöffnet werden und dieBearbeitung erst aktiviert werden muss.
Sehr wahrscheinlich liegt es daran, dass der Speicherort für dieseArbeitsplätze als "nicht vertrauenswürdig" gilt. Dies können Sie inWord entsprechend ändern:
1. Klicken Sie im Menüband auf Datei.
2. Klicken Sie auf Optionen.
3. Klicken Sie im Dialog Word-Optionen auf Sicherheitscenter.
4. Klicken Sie auf Einstellungen für das Sicherheitscenter.
5. Wählen Sie im Dialog Sicherheitscenter VertrauenswürdigeSpeicherorte.
6. Setzen Sie den Haken bei Vertrauenswürdige Speicherorte imNetzwerk zulassen.
7. Wählen Sie Neuen Speicherort hinzufügen.
MS WordKompatibilitätsmodus in Word 2013
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8. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie das Laufwerk aus.
9. Setzen Sie zusätzlich den Haken bei Unterordner diesesSpeicherorts sind ebenfalls vertrauenswürdig.
6.27 Kompatibilitätsmodus in Word 2013
Sie haben mit Word 2010 Module erstellt und öffnen diese nun in Word2013. Obwohl es sich um docx-Dateien handelt, wird derKompatibilitätsmodus angezeigt.
Wie kann der Kompatibilitätsmodus abgeschaltet werden?
Eine Konvertierung war nur bei dem Schritt vom doc-Format in dasOpenXML-Format docx erforderlich. Um den Kompatibilitätsmodusauszuschalten wird lediglich die Versionsnummer innerhalb der XML-Daten umgestellt.
Hierzu stellt gds ein kostenfreies Werkzeug zur Verfügung. Um diesesWerkzeug zu erhalten, melden Sie sich bitte bei unserem docuglobe-Support.
MS WordAbsätze derselben Formatvorlage kopieren
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6.28 Absätze derselben Formatvorlage kopieren
Alle Absätze, die mit derselben Formatvorlage formatiert sind,markieren und kopieren – eine hilfreiche jedoch wenig bekannteFunktion in Word. Anwendungsbeispiele gibt es vielfältige – z. B. alleÜberschriften erster Ebene aus einem Dokument heraus kopieren, umdiese in einer Zusammenfassung aufzuführen oder gezielt alleBildunterschriften, Tabellenbezeichnungen, Handlungsschritte oderHinweise auswählen und kopieren.
In unserem E-Mail-Anschreiben zu den globalnews finden Sie ja immereine Zusammenfassung der Themen des jeweiligen Newsletters.Diese Zusammenfassung besteht aus den Überschriften der einzelnenBeiträge und ist mit wenigen Klicks in die E-Mail eingefügt.
1. Klicken Sie im Menüband Start von Word auf die erweiterteAnzeige der Formatvorlagen.
2. Wählen Sie mit der rechten Maustaste die gewünschteFormatvorlage aus (in unserem Fall "Flyer Seitentitel").
3. Klicken Sie auf die Option Alle Instanzen von 7 markieren. Eswerden alle (in diesem Fall sieben) Absätze, die mit dieserFormatvorlage formatiert sind, ausgewählt.
MS WordÜbersicht AutoTexte
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4. Über Strg+C übernehmen Sie die Inhalte in die Zwischenablageund fügen diese anschließend einfach und bequem in die E-Mailoder eine neue Datei ein.
6.29 Übersicht AutoTexte
Mit AutoTexten bzw. Schnellbausteinen können Sie einfach undschnell vorgefertigte Inhalte wie z. B. Sicherheitshinweise, Tabellen,Standardtexte, Sonderzeichen usw. in Ihr Dokument einfügen.
Um einen Überblick über sämtliche verfügbaren AutoTexte zu erhalten,gibt es eine eher weniger bekannte Funktion, die wir Ihnen hiermitvorstellen möchten:
1. Rufen Sie im Menüband Datei die Funktion Drucken auf.
2. Wählen Sie unter Einstellungen in der obersten Auswahl (dort woüblicherweise "Alle Seiten drucken" aufgeführt ist) den EintragAutoText-Einträge.
3. Bestätigen Sie mit Drucken.
Die Übersicht der AutoTexte, basierend auf Ihrer aktuellenDokumentenvorlage, wird nun ausgedruckt. Über denselben Wegkönnen Sie sich z. B. auch eine Übersicht der Formatvorlagen oderangepassten Tastenbelegungen ausdrucken.
MS WordMenüband-Eintrag "docuglobe" fehlt
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6.30 Menüband-Eintrag "docuglobe" fehlt
Im Menüband von Word wird der Menüband-Eintrag "docuglobe" nichtmehr angezeigt.
Es kann sein, dass Word 2010 den Menüband-Eintrag "docuglobe"aufgrund eines aufgetretenen Problems deaktiviert hat. Sie können ihnwie folgt wieder aktivieren:
1. Klicken Sie im Menüband auf Datei.
2. Klicken Sie auf Optionen.
3. Wählen Sie im Dialog Word-Optionen den Eintrag Add-Ins.
4. Wählen Sie im Drop-Down Verwalten den MenüpunktDeaktivierte Elemente und drücken den Button Gehe zu.
5. Im Dialog Deaktivierte Elemente aktivieren Sie das Elementdocu.dotm und klicken auf aktivieren.
Nach einem Neustart von Word steht Ihnen das docuglobe-Menübandwieder zur Verfügung.
6.31 Registerkarten im Menüband selber anlegen
In Word 2003 war es einfach möglich, eigene Symbolleisten zumAufruf von Funktionen, Formaten, Autotexten und Makros anzulegen.Wie macht man das in Office 2010?
Leider ist dies in Office 2010 nicht mehr ganz so einfach. Das Anlegenvon Menübändern ist zwar immer noch problemlos möglich, Siekönnen jedoch über das Wordmenü nur bestehende Wordfunktionen indas Menüband einfügen.
1. Rufen Sie hierzu im Menüband Datei die Word-Optionen auf.
2. Wählen Sie den Eintrag Menüband anpassen.
Hier haben Sie die Möglichkeit, unter der rechten Spalte über dieFunktion Neue Registerkarte ein Menüband-Eintrag anzulegen unddies über die Funktion Neue Gruppe in einzelne Gruppen aufzuteilen.
Nun können Sie eine von Ihnen angelegte Gruppe in der rechtenSpalte markieren, in der linken Spalte die gewünschte Wordfunktionauswählen und mit dem Button Hinzufügen in Ihre Gruppe und somitin Ihre eigene Registerkarte organisieren. Um sämtliche Befehle in derlinken Spalte angezeigt zu bekommen, wählen Sie in dem DropDownüber der linken Spalte die Option Alle Befehle.
MS WordAbsatzformat wird nicht übernommen
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Schwieriger wird es, wenn Sie Formate, Schnellbausteine, Autotexteoder Makros im Menüband aufrufbar machen möchten. Hierzu sindXML-Kenntnisse erforderlich.
gds arbeitet bei der Menüband-Erstellung mit dem ProgrammCustomUI Editor. Gern bieten wir Schulung im Bereich derindividuellen Menüband-Programmierung an.
6.32 Absatzformat wird nicht übernommen
In Word kann es vorkommen, dass ein Absatzformat von einemZeichenformat überlagert wird. Wenn Sie dann einem Absatz eineFormatvorlage zuweisen wird die gewünschte Formatierung nichtübernommen.
Um das Zeichenformat zu entfernen markieren Sie den Absatz unddrücken Sie Strg+Leertaste. Nun sollte die Formatierung beimZuweisen eines Absatzformates korrekt sein.
6.33 Frage zur StyleRef-Funktion
Ist es möglich, mit der StyleRef-Funktion auch Inhalte über mehrereAbsätze hinweg zu referenzieren? Gibt es eine Zeichenbeschränkung?
Die StyleRef-Funktion dient zur Referenzierung eines Absatzes miteiner bestimmten Formatvorlage.
Mehrere "Absätze" können mit dem "weichen Return" (Shift+Enter) inden StyleRef referenziert werden.
Die Zeichenzahl ist jedoch auf 256 beschränkt.
MS WordSkalierte Grafiken nach Aktualisierung wieder auf 100 %
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6.34 Skalierte Grafiken nach Aktualisierung wieder auf 100 %
Sie haben (eps-)Grafiken über den Button Grafik aus docuglobeeinfügen eingesetzt und diese in Einzelfällen noch nachträglich inWord skaliert.
Bei einer Aktualisierung der Inhalte (egal, ob nur die Grafik oder dergesamte Inhalt) mittels F9 werden nun einzelne Grafiken, wieder auf100 % gesetzt.
Wie kann die manuell vorgenommene Skalierung auch bei derAktualisierung erhalten bleiben?
Dies ist ein Problem, welches in Verbindung mit dem docx-Formatauftreten kann.
Wir haben diesen Fehler im letzten Jahr bei Micrsosoft gemeldet undhaben beim Produktmanagement in den USA die Entwicklung einesHotfix bewirken können.
Dieser steht auf den Supportseiten von Microsoft als 32-Bit (x86) und64-Bit (x64) Version zur Verfügung.
Wählen Sie unter diesem Link den Button Hotfix Download Availableund folgen Sie den Anweisungen.
Sollten Probleme auftreten melden Sie sich gerne hierzu bei unseremdocuglobe-Support.
6.35 Grafikfunktionen in 2010
Die Grafikfunktionen in Word 2010 sind sehr vielfältig und ersetzenoftmals eine aufwendige Vorbearbeitung mit einerBildbearbeitungssoftware.
Woran kann es liegen, dass diese Funktionen im Menüband Bildtoolsnicht angezeigt werden.
Sobald eine Datei im Kompatibilitätsmodus geöffnet ist, stehen dieseFunktionen nicht zur Verfügung. Selbst eine .docx (bzw. in Powerpoint.pptx) kann im Kompatibilitätsmodus geöffnet sein.
1. Klicken Sie im Menüband auf Datei.
2. Klicken Sie im Menü Informationen auf den Button Konvertieren.Anschließend stehen die Funktionen zur Verfügung.
MS WordTextmarken anzeigen
73
6.36 Textmarken anzeigen
So aktivieren Sie die Anzeige von Textmarken in Word 2010:
1. Klicken Sie im Menüband auf Datei.
2. Klicken Sie auf Optionen.
3. Wählen Sie in den Word-Optionen die Rubrik Erweitert.
4. Aktivieren Sie unter Dokumenteninhalt anzeigen die FunktionTextmarken anzeigen.
6.37 Formatvorlagen anzeigen
Sie haben in Word 2010 die Möglichkeit, die Anzeige und Auswahl derFormatvorlagen der Schnellzugriffsleiste hinzuzufügen.
1. Klicken Sie im Menüband auf Datei.
2. Klicken Sie auf Optionen.
3. Wählen Sie in den Word-Optionen Symbolleisten für denSchnellzugriff aus.
4. Unter Befehle auswählen den Filter auf Alle Befehle setzen.
5. In der Liste den Befehl Formatvorlage auswählen.
Achtung: Es gibt mehrere Befehle, die Formatvorlage heißen. Denobersten nehmen. Wenn man den Mauszeiger etwas auf dem
MS WordWord 2010 stürzt ab
74
Befehl stehen lässt, erscheint Start Registerkarte | Formatvorlage |Formatvorlage (StyleGalleryClassic).
6. Mit einem Klick auf Hinzufügen wird der Befehl in dieSymbolleiste für den Schnellzugriff eingebaut.
7. Klicken Sie auf OK.
6.38 Word 2010 stürzt ab
Beim Kopieren von Inhalten von einer Datei in eine treten regelmäßigWord-Abstürze auf.
Was aus unserer Erfahrung ein durchaus bekanntes Problem ist,welches auf Ihre Schilderung passt, ist das Kopieren von Inhalten auseiner doc-Datei in eine docx-Datei.
Konvertieren Sie die doc-Datei vor dem Kopieren der Inhalte in dasdocx-Format.
1. Klicken Sie im Menüband auf Datei.
2. Klicken Sie unter Informationen auf die Funktion Konvertieren.
MS WordFehler in der Darstellung
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6.39 Fehler in der Darstellung
Wenn Sie mit Word 2010 arbeiten und bei zusammengestelltenDokumenten an unterschiedlichen Stellen Kopf- und Fußzeilen falschdargestellt werden, können Sie das folgendermaßen beheben.
1. Klicken Sie im Menüband auf Datei.
2. Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie die Kategorie Erweitert.
3. Scrollen Sie im rechten Bereich ganz nach unten.
4. Wählen Sie dort unter der Einstellung Dokument so gestalten,als ob es erstellt wurde in: im DropDown den Wert MicrosoftOffice Word 2003 aus.
5. Klicken Sie auf Ok.
Diese Einstellung ist nicht global, sondern bezieht sich auf das jeweilsausgewählte Dokument.
Dieser Fehler, der eigentlich gar keiner ist, tritt äußerst selten auf undhängt mit den Kompatibilitätseinstellungen in Ihrer aktuellen Word-Version 2010 zusammen.
MS WordSeitenansicht in Word 2010
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6.40 Seitenansicht in Word 2010
Wenn Sie mit Word 2010 arbeiten verbirgt sich die Seitenansichtunter anderem im Menü Drucken.
Die "alte" Seitenansicht gibt es auch in Word 2010. Leider ist dieseFunktion ziemlich "versteckt". Um sie wieder nutzbar zu machen, ist esam einfachsten, diese der Schnellzugriffsleiste hinzuzufügen.
1. Rufen Sie das Menüband Datei auf.
2. Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie die KategorieSymbolleisten für den Schnellzugriff aus.
3. Setzen Sie unter Befehle auswählen den Filter auf Alle Befehle.
4. Wählen Sie in der Liste den Befehl Seitenansicht-Bearbeitungsmodus aus.
5. Klicken Sie auf Hinzufügen und der Befehl wird in dieSymbolleiste für den Schnellzugriff eingebaut.
6. Klicken Sie auf OK.
MS WordBefehle von Word 2003 in Word 2010
77
6.41 Befehle von Word 2003 in Word 2010
Sie haben auf Word 2010 umgestellt und suchen in der neuenBedienoberfläche teilweise noch sehr lange nach Funktionen.
Dafür gib es eine Gegenüberstellung ALT<->NEU von Microsoft.
Öffnen Sie das interkative Referenzhandbuch für Office 2010 vonMicrosoft. Aber Achtung, um es zu nutzen, muss Microsoft Silverlightauf Ihrem Rechner installiert sein.
Um dieses zu umgehen können Sie auch das interkativeReferenzhandbuch für Office 2007 verwenden. Hier benötigen Siekeine extra Installation und die Bedienoberflächen von 2007 und 2010sind sich sehr ähnlich.
6.42 Fehler im Inhaltsverzeichnis
Wenn im Inhaltsverzeichnis immer wieder leere Kapitel auftreten, kanndas folgende Ursachen haben.
Sie haben in Word einen Seitenumbruch vor eine Überschrift gesetzt,dann wird der Seitenumbruch als Überschrift formatiert. Die Folgekann sein, dass ein leerer Eintrag im Inhaltsverzeichnis erscheint undgegebenenfalls die Nummerierung verfälscht wird.
Wir empfehlen folgende Vorgehensweise:
Setzen Sie das Absatzformat des Seitenumbruchs vor einerÜberschrift auf eine andere Formatvorlage.
MS WordAcrobat-Symbolleiste wird nicht mehr angezeigt
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6.43 Acrobat-Symbolleiste wird nicht mehr angezeigt
In Word 2003 kann es passieren, dass die Acrobat-PDF-Symbolleistenicht mehr angezeigt wird, obwohl Adobe Acrobat installiert ist.
Die Ursache liegt wahrscheinlich darin, dass Word 2003 das Acrobat-Plugin aufgrund eines aufgetretenen Problems deaktiviert hat.
Sie können es wie folgt wieder aktivieren:
1. Klicken Sie im Word-Menü auf ? und dann auf Info.
2. Im nun folgenden Dialog Info zu ... den Button DeaktivierteElemente auswählen.
• Es erscheint der Dialog Deaktivierte Elemente, in demAcrobat PDF Maker aufgelistet ist.
3. Wählen Sie das Element aus und klicken Sie auf Aktivieren.
PublizierenLayoutprüfung als Zwischenschritt
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7 Publizieren
7.1 Layoutprüfung als Zwischenschritt
Gibt es eine Möglichkeit, bei der Publikation aus docuglobe in dasPDF-Format einen Zwischenschritt für eine Layoutprüfung in Worddurchzuführen?
Ja, das ist möglich. Setzen Sie hierzu den Inhaltpublish.pdf.interrupt=1 an eine beliebige Stelle in die Textdateidocuglobe.properties.
Die Datei befindet sich im docuglobe Stammverzeichnis.
Sehen Sie hierzu auch die Frage Siehe Kapitel PDF-Erstellung beimPublizieren unterbrechen auf Seite 83.
7.2 Verschiedene Formate für Seitenzahlen
Sie haben die Möglichkeit, die Fußzeilen des Inhaltsverzeichnisses mitrömischen Zahlen darzustellen, mit I beginnend. Und ab dem erstenKapitel mit arabischen Zahlen, auch mit 1 beginnend.
Diese Einstellung können Sie in Word vornehmen.
1. Öffnen Sie hierzu die gewünschte dotm-Vorlage.
2. Erstellen Sie zwischen dem Bereich des Inhaltsverzeichnisses unddem Kapitelbereich ein Abschnittswechsel (Basiert Ihre Vorlageauf einer mit docuglobe gelieferten Vorlage, ist diese Einstellungbereits gegeben).
• Ansonsten müssen Sie über das Menüband Seitenlayout->Umbrüche->Abschnittsumbrüche-Fortlaufend einenAbschnittswechsel hinter das Inhaltsverzeichnis einfügen.
PublizierenVerschiedene Formate für Seitenzahlen
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3. Klicken Sie nun in der Fußzeile auf die Seitenzahl des Abschnittsdes Inhaltsverzeichnisses und wählen Sie im Kontextmenü derrechten Maustaste Seitenzahlen formatieren….
4. Wählen Sie das Zahlenformat für römische Zahlen und setzenden Button vor Beginnen bei: und den Wert auf I.
5. Gehen Sie für den Kapitelabschnitt genauso vor, nur dass Sie hierdas arabische Zahlenformat wählen.
PublizierenKein Zurück im PDF
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7.3 Kein Zurück im PDF
Werden mit docuglobe Links bzw. Querverweise eingefügt, kann manauch in einer PDF-Datei von der Quelle zum Ziel springen. Ist esmöglich, wie im HTML-Browser auch wieder zurück zu springen?
Auch in PDF-Readern ist in der Regel das Zurückspringen möglich.Beim Acrobat z. B. ist aber leider kein Button in derStandardsymbolleiste dafür vorhanden.
Man kann aber bei den meisten PDF-Readern über das Menü (beiAcrobat: Anzeige->Seitennavigation->Vorherige Ansicht) zurvorigen Ansicht zurückspringen oder per Tastenkombination Alt + Pfeillinks, analog zu vielen Browsern.
7.4 Gesamt-PDF wird nicht erstellt
Sie haben in Ihren Dokumenten Anhänge im PDF-Format in denAnhanglisten. Hierbei handelt es sich überwiegend umZulieferdokumentationen. Beim Publizieren als Gesamt-PDF läuft derProzess nicht sauber durch und es wird keine PDF-Datei erzeugt.
Der beschriebene Zustand tritt auf, wenn Sie geschützte PDF-Dateienin der Anhangliste haben. Diese Dateien lassen dann eineZusammenfassung in eine PDF-Datei nicht zu. Dies funktioniertübrigens auch nicht, wenn Sie das manuell über die Acrobat-Funktionmachen würden. Bitten Sie Ihre Zulieferer Ihnen ungeschützte PDF-Dateien zur Verfügung zu stellen oder publizieren Sie die Daten alsEinzeldateien.
PublizierenSeitengrößen der Online-Publikation
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7.5 Seitengrößen der Online-Publikation
Beim Generieren der Online-Publikation kann man definieren, welcheÜberschriftenebenen im Baum angezeigt werden. Das führt aber dazu,dass pro Überschrift auch nur der Inhalt zu dieser Überschriftangezeigt wird. Dies ist leider für die Übersichtlichkeit nicht immerdienlich. Gibt es da eine bessere Lösung?
In docuglobe können Sie definieren, welche Überschriften bei derOnline-Publikation im Baum angezeigt werden und welcheÜberschriftenebenen die Inhalte trennen, also die "Inhaltsgröße"bestimmen. Hierzu wird beim Erzeugen einer Online-Publikation imFeld Überschriftenebenen im Baum definiert, welche Überschriftenim Baum angezeigt werden und an welchen Ebenen der Inhaltgetrennt werden soll. Die Angabe erfolgt per Zahlen mit einemSemikolon getrennt.
Wenn Sie z. B. 4 Überschriftenebenen im Baum anwählen könnenmöchten, die Seiten aber nicht zu weit zerstückeln wollen und dort nuran der zweiten Ebene unterteilen wollen, geben Sie in dem Feld 4;2ein. Der Wert vor dem Semikolon steuert dabei die Anzeige im Baum,der Wert nach dem Semikolon die Unterteilung des Inhalts. Wenn mandann eine Überschrift der Ebene 3 oder 4 anwählt, springt man dannautomatisch an einen entsprechenden Anker innerhalb der Seite.
PublizierenPDF-Erstellung beim Publizieren unterbrechen
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7.6 PDF-Erstellung beim Publizieren unterbrechen
Beim Publizieren aus docuglobe wird direkt eine PDF-Datei erstellt.Dies ist sinnvoll, wenn Anhänge vorhanden sind und diese alsGesamt-PDF publiziert werden sollen. Es besteht jedoch dieMöglichkeit, vorab die Word-Ausgabe zwecks Bearbeitungauszugeben (z. B. um die Strukturinformationen zu löschen oderFormatierungen nachträglich zu setzen). Die Dokumente müssen sonicht zusätzlich geöffnet werden.
In der Datei docuglobe.properties im docuglobe Stammverzeichniskann der Schalter publish.pdf.interrupt=1 gesetzt werden.
Dadurch wird beim Publizieren nach dem Zusammenstellen desDokuments, vor dem PDF-Generieren, eine Warte-Meldung angezeigt,während der das Dokument in Word bearbeitet werden kann. Nacherfolgter Bearbeitung kann der Prozess fortgesetzt werden.
7.7 Grafikelemente in der Onlinehilfe
Grafikelemente und Textfelder werden in der Onlinehilfe nichtdargestellt.
Bei der Erstellung von Modulen dürfen keine frei positioniertenGrafikelemente verwendet werden, da diese bei der Generierung vonOnlinehilfen nicht angezeigt werden. Dies gilt auch für Textfelder.
Bei der Einbindung von Grafikelementen darauf achten, dass diese MitText in Zeile formatiert sind. Dann wird alles korrekt dargestellt.
7.8 Überschriften in der Onlinehilfe
Wenn ihre Überschriften in der Onlinehilfe nicht korrekt dargestelltwerden, stehen Ihre Überschriften ggf. in Tabellen.
Hier kann es bei der HTML-Konvertierung zu Problem kommen.
Positionieren Sie Ihre Überschrift außerhalb von Tabellen.
VerschiedenesVariablen übersichtlich darstellen
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8 Verschiedenes
8.1 Variablen übersichtlich darstellen
Sie nutzen die Variablensteuerung für verschiedene Bereiche z. B. fürSoftware-Screenshots und für Ersatzteilnummern.
Wenn Sie Variablen in "Datenblöcken" zusammenfassen möchten,beginnen Sie mit deren Benennung einheitlich, z. B. fürErsatzteilnummern mit ET oder Screenshots mit SC.
Über die Filterfunktion in der Variablensteuerung können Sie sich danndie Variablen eines Bereiches anzeigen zu lassen.
Wenn Sie nun im Filter ET eingeben werden beispielsweise nur dieVariablen mit den Ersatzteilnummern angezeigt.
An folgendem Beispiel sehen Sie die Vorgehensweise um z. B.Temperaturwerte zusammenfassend darzustellen:
VerschiedenesE-Mail-Adresse für Aufgabenzuordnung
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8.2 E-Mail-Adresse für Aufgabenzuordnung
Eine Aufgabe, die objektbezogen einer Person zugeteilt wird, per E-Mail an die Person versenden.
Die E-Mail-Adressen werden in der Benutzerverwaltung zu jedemBenutzer hinterlegt.
1. Rufen Sie die Benutzerverwaltung unter System->Benutzerverwaltung auf.
2. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus der Liste der Benutzeraus und klicken Sie auf Bearbeiten.
3. Hinterlegen Sie im folgenden Dialog die E-Mail-Adresse desBenutzers.
8.3 Aktuell angemeldete Benutzer
Wenn Sie mit Floating-Lizenzen von docuglobe arbeiten, können Siehier sehen, welcher Benutzer gerade eine Lizenz belegt.
Wählen Sie im Menüband Hilfe in der Gruppe Info die FunktionAngemeldete Benutzer.
VerschiedenesAufgabenbereich beim Start anzeigen
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8.4 Aufgabenbereich beim Start anzeigen
So können Sie sich beim Starten von docuglobe automatisch denAufgabenbereich anzeigen lassen.
1. Wählen Sie im docuglobe-Menüband System die FunktionBenutzer-Optionen
2. Setzen Sie im Dialog Optionen im Karteireiter Benutzer denHaken bei Aufgabenbereich beim Start anzeigen.
VerschiedenesAufzählung mit Buchstaben
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8.5 Aufzählung mit Buchstaben
Sie können die Aufzählungsfunktion von docuglobe auch mitBuchstaben umsetzen.
Um die Aufzählungsfunktion zu ändern gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Fügen Sie für die Startsequenz und für die Folgesequenzenjeweils die bestehende nummerische Aufzählung ein.
2. Aktivieren Sie die Darstellung der Feldfunktion indem Sie dieTastenkombination Alt+F9 drücken. Die Feldfunktionen stellensich nun wie folgt dar:
3. Für die Startsequenz setzen Sie den Cursor hinter die 1 und fürdie Folgesequenz hinter das s und schreiben dann\*ALPHABETIC für Aufzählung A, B, C … oder \*alphabetic fürAufzählung a, b, c …. Die Feldfunktionen stellen sich nun wie folgtdar:
4. Per Alt+F9 schalten sie die Ansicht der Feldfunktion wieder aus.Wenn Sie nun die Felder aktualisieren, erscheint die Aufzählungmit Buchstaben.
Hieraus können Sie nun einfach neue Schnellbausteine anlegen.
VerschiedenesLogo im Template austauschen
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8.6 Logo im Template austauschen
Beim Austausch von einem neuen Logo in den Kopfzeilen kann espassieren dass Sie nicht an allen betroffenen Absätzen das Logoausgewechselt haben.
Es gibt eine einfache Möglichkeit zu prüfen, ob noch irgendwo ein altesLogo verwendet wird.
Ein einfacher und effizienter Trick ist das Speichern des Templates alsHTML:
1. Speichern Sie die Datei in Word über das Menüband Speichernunter als Dateityp Webseite (html).
2. Gehen Sie zu ihrem Speicherort. Öffnen Sie das Verzeichnis<Dateiname>-Dateien.
In diesem Verzeichnis finden Sie sämtliche Grafiken. Wenn hier nochdas alte Logo zu finden ist, haben Sie einen Abschnitt übersehen.
8.7 Variable umbenennen
Wenn eine Variable in der Variablensteuerung umbenannt wird, mussdie Anpassung auch in den Modulen, in denen die Variable verwendetwird, erfolgen.
Es gibt einen Verwendungsnachweis von Variablen, der anzeigt, inwelchen Modulen eine Variable verwendet wird. Dieser funktioniertallerdings nicht mehr, wenn die Variable umbenannt wurde.
Hierzu gibt es zwei Vorgehensweisen
• Sie ändern zuerst die Module, indem Sie diese aus demVerwendungsnachweis öffnen und dann in den Modulen dietextliche Benennung der Variable ändern.
• Wenn Sie erst die Variable umbenennen möchten, nutzen Sie dieFunktion Ergebnisexport im Verwendungsnachweis undverwenden diese Information um später die Module anzupassen.
VerschiedenesVorschaufenster für Module
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8.8 Vorschaufenster für Module
Anzeigen eines Vorschaufensters bei der Dokumentenerstellung(Bearbeitung der Objektliste).
Klicken Sie per Rechtsklick auf ein Modul und wählen im Kontextmenüdie Funktion Vorschau (ganz unten).
Es öffnet sich ein Vorschau-Browser, welcher als eigener Taskgeöffnet bleibt. Hier wird das jeweils angewählte Modul als Vorschauangezeigt.
VerschiedenesDie richtige Baumstruktur
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8.9 Die richtige Baumstruktur
Die Baumstruktur soll es ermöglichen, schnell und eindeutig die darinabgelegten Objekte zu finden. Daher ist es wichtig, beim Aufbau dieserStruktur wohl überlegt vorzugehen. Natürlich ist es aber auchnachträglich möglich, Ordnerstrukturen beliebig zu verändern.
Bei den nachfolgenden Erläuterungen handelt es sich umEmpfehlungen, die aufgrund vielfacher Erfahrungen undunterschiedlichster Einsatzbereiche von docuglobe getroffen werdenkönnen. Aber auch hier gilt, dass die individuellen Erfordernisse IhresUnternehmens und Ihrer Dokumente davon abweichen können.
Dokumentenbaum, Fremddateibaum, Projektbaum
Der Aufbau für den Dokumentenbaum, Fremddateibaum sowieProjektbaum sollte demselben Aufbau entsprechen, wie er imDateiexplorer aussehen würde, wenn Sie die Objekte dort ablegenwürden.
Modulbaum
Im Modulbaum werden sowohl Module als auch Modulgruppenabgelegt. Die optimale Ablagestruktur ist immer abhängig von denDokumenten, die mit docuglobe erstellt werden sowie von denDokumentstrukturen.
Bei der Produktdokumentation hat es sich bewährt, den Modulbaumauf der ersten Ebene nach Kapitelstrukturen aufzubauen. Dazukommen dann noch ggf. Sonderordner für kapitelübergreifendeInformationen, Sonderinformationen usw.
Um eine Trennung von Modulen und Modulgruppen zu erreichen,empfiehlt es sich bei einer großen Anzahl von Modulgruppen,innerhalb der Kapitelordner jeweils einen Ordner Modulgruppenanzulegen. In diesem Ordner kann dann bei Bedarf eine eigeneAblagestruktur für die Modulgruppen aufgebaut werden (siehenachfolgende Abbildung).
VerschiedenesDie richtige Baumstruktur
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Eine hilfreiche Regel für Module ist, die Allgemeinheit eines Modulsdurch dessen Position im Modulbaum zu definieren: Je höher sich einModul in der Ordnerhierarchie befindet, desto allgemeingültiger istdessen Inhalt.
Ein Beispiel dieser Regel anhand der nachfolgenden Abbildung: Die imOrdner Beschreibung befindlichen Module "Sockelelemente" und"Verfahren zur spanenden Bearbeitung" sind sowohl für dieDrehmaschinen als auch für die Fräsmaschinen gültig.
VerschiedenesE-Mail als Fremddatei
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8.10 E-Mail als Fremddatei
Projektbezogene E-Mails (Outlook) ablegen und verwalten, um damiteinen projektbezogenen Pool zu haben, wo jeder Mitarbeiter daraufzugreifen kann.
Das Ablegen von E-Mails in docuglobe ist problemlos möglich. Ameinfachsten geht das per Drag&Drop über Ihren Desktop.
1. Ziehen Sie aus dem Posteingang in Outlook die Mail auf IhrenDesktop.
2. Dort loslassen und erneut per Drag&Drop in den Fremddateibaumvon docuglobe auf den entsprechenden Ordner ziehen.
3. Die Mail vom Desktop können Sie anschließend löschen.
Ist das docuglobe-Fenster im Hintergrund (z. B. bei einem kleinemMonitor), kann auch der Weg über die Taskleiste erfolgen:
1. Ziehen Sie die Mail vom Desktop auf den docuglobe-Task in derTaskleiste und halten sie die Maus gedrückt (docuglobe erscheintim Vordergrund).
2. Lassen Sie die Mail auf den entsprechenden Ordner imFremddateibaum fallen.
VerschiedenesEigener Startbildschirm
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8.11 Eigener Startbildschirm
Es besteht die Möglichkeit, den Startbildschirm von docuglobe selberzu gestalten. Dort können Sie etwas von ihrem Unternehmenplatzieren.
1. Wählen Sie im docuglobe-Menüband System die FunktionBenutzer-Optionen
2. Gehen Sie im Dialog Optionen im KarteireiterSystemeintellungen auf Webseite URL.
3. Geben Sie hier "Ihre Startbildschirm HTML-Seite" oder "Grafik"ein.
Diese Seite können Sie individuell anpassen. Bitte beachten Sie, dassSie die HTML-Seite (inkl. Grafikdaten soweit vorhanden) nochmalsaußerhalb der docuglobe Umgebung sichern, um diese bei docuglobe-Updates wieder in das lib-Verzeichnis kopieren zu können.
VerschiedenesPowerPoint und docuglobe
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8.12 PowerPoint und docuglobe
Unter dem nachfolgenden Link finden Sie ein Infopapier mit Hinweisenzum Arbeiten mit PowerPoint in Verbindung mit docuglobe.
https://portal.gds.eu/fileadmin/user_upload/gds/downloads/tippsundtricks/Powerpoint-und-docuglobe.pdf
8.13 Fremddateipfad und -name anzeigen
Wird eine Fremddatei (Grafik) in einem Modul verwendet, kann mannicht erkennen, wie die Fremddatei heißt oder wo sie sich in docuglobebefindet. Man kann also nicht mehr eruieren, wo eine Grafik imFremddateibaum abgelegt wurde.
Wenn Sie ein Modul mit einer Fremddatei (Grafik) geöffnet haben,können Sie ganz einfach direkt von der Grafik aus an dieentsprechende Fremddatei in docuglobe springen.
Klicken Sie auf die Grafik und wählen Sie im Menüband aufdocuglobe-Module die Funktion Fremddatei in docuglobe.
VerschiedenesTexte und Grafik auf Deckblatt
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8.14 Texte und Grafik auf Deckblatt
Mit docuglobe stehen Ihnen zwei komfortable Verfahren, wie Inhalte(Module) und Vorlage zum Gesamtlayout führen, zur Verfügung:
Variante 1: Sprachneutrale Vorlage mit statischem Deckblatt
Das Deckblatt sowie sprach- und produktneutrale Inhalte werden in derVorlage angelegt und die Module an einer definierten Einfügemarkeeingefügt. Nachfolgend ein Beispiel zum Zusammenspiel von Vorlageund den Inhalten aus docuglobe.
VerschiedenesTexte und Grafik auf Deckblatt
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Variante 2: Vorlage zu Steuerung individueller Deckblätter undsprachabhängigen Inhalten
Die Vorlage hat quasi keinen Inhalt bis auf Feldfunktionen für Inhalts-und Indexverzeichnis. Produkt- sowie sprachabhängige Inhalte werdenvollständig über Module eingefügt. Dieses Verfahren hat den Vorteil,dass es problemlos möglich ist, Deckblätter, Vorwörter usw. über dieSprachverwaltung von docuglobe zu steuern. Nachfolgend ein Beispielzum Zusammenspiel von Vorlage und den Inhalten aus docuglobe.
Weitere Erläuterung aus der docuglobe-Hilfe bzw. dem Handbuch:
Wird in einer Objektliste nichts anderes definiert, setzt docuglobe beimGenerieren eines Dokuments die einzelnen Module an die TextmarkeInhalt, innerhalb der Vorlagen für Dokumente.
Alternativ besteht die Möglichkeit, Module an unterschiedlichen"Einfügestellen" zu platzieren. In diesem Fall werden in den Vorlagenfür Dokumente entsprechend mehrere Textmarken benötigt die Inhalt1,Inhalt2 usw. benannt werden sollten. Dies ist beispielsweise sinnvoll,wenn Deckblätter als Module verwaltet werden sollen, Rückseiteneines Dokuments unterschiedliche Darstellungen haben usw.
Die Festlegung an welchen "Einfügestellen" welche Module platziertwerden, wird in der Objektliste getroffen. Hierzu werden spezielle"Steuermodule" benötigt.
VerschiedenesTexte und Grafik auf Deckblatt
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Anlegen der Steuermodule:
1. Legen Sie ein neues sprachneutrales Modul ohne Inhalt an.
2. Bei der Eigenschaftenvergabe benennen Sie das Modul mitBookmark:Inhalt1. Dieses Modul definiert, dass die in derObjektliste folgenden Module in der Dokumentenvorlage an dieTextmarke Inhalt1 gesetzt werden.
3. Legen Sie für jede weitere Textmarke ein Modul nach gleichemVerfahren an (Bookmark:Inhalt2, Bookmark:Inhalt3 usw.).
In der Objektliste werden diese "Steuermodule", wie andere Moduleauch, in die Objektliste eingetragen. Sie werden dabei blauhervorgehoben.
Beim Generieren des Dokuments werden nun die Module, die unterdem Modul Bookmark:Inhalt1 stehen, an die Textmarke Inhalt1 derDokumentenvorlage gesetzt.
Die Module, die unter dem Modul Bookmark:Inhalt2 stehen, werdenan die Textmarke Inhalt2 der Dokumentenvorlage gesetzt.
Auf diese Weise können beliebig viele "Einfügestellen" definiertwerden.
Objektliste docuglobe mit mehreren Textmarken:
VerschiedenesObjektliste in Excel ausgeben
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8.15 Objektliste in Excel ausgeben
Sie haben die Möglichkeit, die Objektliste Module und Modulgruppeneines Dokuments zu exportieren, z. B. in eine XLSX-Datei.
1. Wählen Sie im Baum das Dokument.
2. Klicken Sie im Menüband auf Datei.
3. Klicken Sie in dem Menü unten auf die Funktion Objektlisteausgeben.
Die Objektliste des Dokuments wird in Excel angezeigt.
VerschiedenesFoto oder Zeichnung
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8.16 Foto oder Zeichnung
Was sollte grundsätzlich in den technischen Handbüchern bevorzugtwerden: Foto oder Zeichnung?
Die Bearbeitung von Abbildungen hat einen ähnlich hohen Stellenwertin der Arbeit des Technischen Redakteurs wie das Schreiben selbst.Zumal durch eine einfache Abbildung so manche textlicheBeschreibung eingespart werden kann. Insbesondere, wenn dieDokumentation in viele verschiedene Sprachen übersetzt werdenmuss, können durch Abbildungen Kosten eingespart werden.
Abbildungen erleichtern die Arbeit des Redakteurs und verhindern,dass der Leser mit Text erschlagen wird und durch zu viel Lesenermüdet.
Dabei sollten sich Text und Abbildung gegenseitig ergänzen. Es gibtauch wagemutige Hersteller, deren Dokumentationen nur ausAbbildungen bestehen, so wie bei einem bekannten schwedischenMöbelunternehmen. So mancher mag schon mal die Erfahrunggemacht haben, dass das ein oder andere Wort eben nicht durch eineAbbildung abgelöst werden kann.
Nur wann benutze ich welche Art von Abbildung? Ob Foto oderZeichnung – diese Frage stellt sich besonders, wenn man die Kostenfür die Dokumentation im Hinterkopf hat.
Die wichtigste Voraussetzung für Fotos ist, dass das Produkt gutausgeleuchtet ist.
Vorteile von Fotos
• Fotos sind besonders dann gut geeignet, wenn der Nutzer wissenmuss, wo sich etwas an einer Maschine/einem Produkt befindet.
• Das Fotografieren und anschließende Speichern auf demComputer nimmt im Gegensatz zu der Erstellung von Zeichnungennur wenig Zeit in Anspruch.
• Durch die realitätsgetreue Abbildung kann man sich leichtorientieren.
VerschiedenesFoto oder Zeichnung
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Vorteile von Zeichnungen
• Versteckte Bauteile oder Prozesse können sichtbar gemachtwerden.
• Komplexe Prozesse können durch Schematisierungen vereinfachtdargestellt werden, wodurch sich die Verständlichkeit derDokumentation für den Leser erhöht.
• Kleinere konstruktive Änderungen können später häufig schnellumgesetzt werden.
• Ein und dieselbe Zeichnung kann möglicherweise für eine ganzeProduktreihe genutzt werden.
• Natürlich sollten Sie die Zeichnungen nicht so starkvereinfachen, dass Informationen verloren gehen, die derNutzer benötigt.
• Je höher die Wiederverwertbarkeit, desto kostengünstigerkann eine Zeichnung gegenüber einem Foto sein.
Wenn Ihnen der Redaktionsleitfaden die Verwendung von Fotos undZeichnungen erlaubt, müssen Sie immer wieder neu die Vor- undNachteile abwägen und eine Entscheidung treffen.
VerschiedenesVerwendungsnachweis Grafik (Fremddatei) geht nicht
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8.17 Verwendungsnachweis Grafik (Fremddatei) geht nicht
Seit dem Einsatz von Word 2010 funktioniert derVerwendungsnachweis von Grafiken (über Fremddateien eingefügt)aus dem Dokument heraus nicht mehr.
Dies ist ein bekannter Umstand in Verbindung mit Word, ab derVersion 2007.
Beim Einfügen einer Grafik als Verknüpfung wird hierbei keineFeldfunktion mehr angelegt und somit sind die FunktionenVerwendungsnachweis aus Dokument, Fremddatei aus Dokumentin docuglobe anspringen und das automatische Austauschen vonsprachabhängigen Grafiken (Fremddateien) im Übersetzungsprozessnicht mehr funktional.
Es gibt hier aber eine einfache Abhilfe:
1. Klicken Sie in docuglobe-Menüband auf System.
2. Wählen Sie die Funktion Admin-Optionen.
3. Klicken Sie auf den Reiter Funktionen.
4. Wählen Sie unter Grafik aus Fremddatei in Word die Optionverknüpft und eingefügt aus.
Die nun eingefügten Grafiken funktionieren dann wieder wie gewohnt.Weiterhin hat diese Einstellung den Vorteil, dass Grafiken in denModulen sichtbar bleiben, auch wenn sie z. B. zur Übersetzungverschickt wurden.
Mit den aktuellen Wordversionen ist es nicht mehrmöglich, vorhandene Includepicture-Felder mit dem"klassischen" Copy&Paste in und zwischen den Modulenzu kopieren. Benötigen Sie in Ihrem Arbeiten dennochdiese Möglichkeit, so wenden Sie sich gerne an unserenSupport – wir können Ihnen dann eine Lösung für IhreSchnellstartleiste zur Verfügung stellen.
VerschiedenesShortcuts
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8.18 Shortcuts
Hier finden Sie eine Auflistung sämtlicher Shortcuts (Tastaturbefehle)zu Funktionen von docuglobe:
docuglobe-Shortcuts
In einer der nächsten docuglobe-Versionen werden noch deutlich mehrFunktionen mit Shortcuts versehen sein und die Shortcut-Liste wird indie Hilfe und ins Handbuch aufgenommen.
8.19 Mehrere Mergedateien
Mit documerge lassen sich die einzelnen Module, die zur Übersetzungausgecheckt werden, zusammenfassen. Oftmals generiert docuglobemehr als eine documerge-Datei.
Dies kann zwei Gründe haben:
1. Unterschiedliche Dokumentenvorlagen:Wenn die Module auf unterschiedlichen Dokumentenvorlagen(dotm) basieren, gibt es pro Dokumentenvorlage eine Mergedatei.
2. Maximale Dateigröße:In den documerge-Optionen kann man die maximale Dateigrößedefinieren. Dies ist sinnvoll, um beispielsweise Datenpakete, dieper E-Mail verschickt werden sollen, nicht so groß werden zulassen.
8.20 Problem mit Sonderzeichen nach VS-Export
Beim Export / Teil-Export aus der Variablensteuerung werden dieSonderzeichen als Fragezeichen ausgegeben. Woran kann diesliegen?
Um die korrekten Sonderzeichen auszugeben, muss in der Dateidocuglobe.poperties (befindet sich im docuglobe-Stammverzeichnis)die Zeichencodierung für den CSV-Export wie folgt angegeben sein:vsexport_encoding=utf-8.
Weiterhin ist darauf zu achten, dass auch die Import-Datei eine utf-8-Datei ist. Wird diese mit Excel bearbeitet (Excel 2010) wird beimSpeichern ein anderer Zeichensatz verwendet und die Datei ist nichtmehr kompatibel.
Workaround:
VerschiedenesVorlagen-Optimierung
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1. Daten in Excel importieren.
2. Im Import-Assistenten die Einstellungen "getrennt" und bei Bedarfden Datenursprung auf "65001: UTF-8" stellen. Hierzu dieVorschau und die Datendarstellung der Sonderzeichen beachten.
3. Als Trennzeichen Semikolon auswählen.
4. Als Textqualifizierer {kein} auswählen.
5. Änderungen der Daten vornehmen.
6. Daten als Unicode-Textdatei abspeichern.
7. Im Texteditor (Notepad ++) öffnen und Kodierung auf UTF-8stellen.
8. Suchen nach Tabulator (\t) und ersetzen durch ;
9. Speichern als UFT-8 Unicode-CSV-Datei.
8.21 Vorlagen-Optimierung
Bei einem Upgrade auf docuglobe 8 muss u. a. die Vorlagen-Optimierung durchgeführt werden.
Mit der Vorlagen-Optimierung werden bestimmte Funktionen, die bisdahin in den unterschiedlichen Dokumentenvorlagen vorhandenwaren, zentralisiert.
Ob, diese Optimierung durchgeführt wurde erkennt man an demVorhandensein der Datei dg_function.dot bzw. dg_function.dotm imdocuglobe-Vorlagenverzeichnis (...\docuglobe\Templates).
8.22 Welche Ports freischalten
Welcher Port bzw. welche Ports müssen freigeschaltet werden, um mitdocuglobe arbeiten zu können?
Für docuglobe wird bei der Verwendung der Datenbank MS-SQL-Server bzw. der Expressversion standardmäßig der Port 1433benötigt.
VerschiedenesVerwendungsnachweis-Fremddateien aus Word
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8.23 Verwendungsnachweis-Fremddateien aus Word
Seit der Umstellung von Word 2003 auf Word 2010 funktioniert derVerwendungsnachweis für Fremddateien nicht mehr?
Damit aus Word heraus die Funktionen VerwendungsnachweisFremddatei und Fremddatei in docuglobe funktional sind, muss beiWord 2007 und 2010 in den docuglobe Admin-Optionen die OptionGrafik aus Fremddatei in Word auf verknüpft und eingefügt gestelltwerden.
8.24 Umstellung von doc auf docx
Folgendes gilt bei der Umstellung des Systems von doc auf docx zubeachten:
Die Umstellung vom Dateiformat doc auf docx, in Verbindung mitOffice 2007 bzw. 2010, setzt voraus, dass sämtliche Module auf docxkonvertiert werden und die Dokumentenvorlagen auf dotm umgestelltwerden.
Würde man lediglich in den Admin-Optionen die Eigenschaft Word-Dateiformat umstellen, würden zwangsläufig aufgrund der falschenVorlagen Inkonsistenzen entstehen. Dies gilt auch, wenn die Vorlagenauf dotm umgestellt sind, jedoch noch Module im Format docvorliegen.
Möchten Sie Ihr System auf docx umstellen? Wir halten dienotwendigen Konvertierungslösungen für Sie bereit und freuen uns aufden Kontakt mit Ihnen.
VerschiedenesNeuer Benutzer kann sich nicht anmelden
105
8.25 Neuer Benutzer kann sich nicht anmelden
Es wurde ein neuer Benutzer angelegt. Trotzdem ist es nicht möglich,sich mit diesem Benutzer am System anzumelden.
Jeder neu angelegte Benutzer hat standardmäßig zunächst dieEigenschaft Benutzerkonto deaktiviert.
In der Benutzerverwaltung im Dialog Benutzer ändern den Haken imKontrollkästchen Benutzerkonto deaktivieren entfernen.
8.26 Meldung "Zugriff verweigert"
Bei der Ansicht bzw. Bearbeitung einer Dokumenten-Objektlisteerscheint an den Modulpositionen die Meldung Zugriff verweigert.
Im Dokument werden Module verwendet, auf die der Benutzer keineentsprechenden Rechte hat.
Um sich die Dokumente anzeigen zu lassen, muss mindestens einLeserecht auf den Ordnern, aus denen die verwendeten Modulestammen, vorhanden sein. Der Administrator ist in der Lage, dieentsprechenden Rechte zu vergeben.
VerschiedenesProbleme beim Login
106
8.27 Probleme beim Login
Bereits beim Starten von docuglobe oder nach Eingabe desBenutzernamens und des Passwortes erscheint eine Fehlermeldung.
Beim Login/Passwort muss die Groß-/Kleinschreibung beachtetwerden.
Es muss sichergestellt sein, dass, bezogen auf die Anzahl der aktivenLogins, ausreichend Lizenzen zur Verfügung stehen.
Bei der Neuanlage eines Benutzers muss in der Benutzerverwaltungim Dialog Benutzer ändern der Haken im KontrollkästchenBenutzerkonto deaktivieren entfernt werden.
8.28 Ordner sind nicht sichtbar
Auf der Ordnerebene unterhalb der Sprachen werden nicht alle Ordnerangezeigt.
Die entsprechenden Ordnerrechte sind nicht vorhanden.
Der Administrator ist in der Lage, die entsprechenden Ordnerrechte zuvergeben.
VerschiedenesVorlage für Projekte vordefinieren
107
8.29 Vorlage für Projekte vordefinieren
Wird ein neues Projekt angelegt, müssen immer wieder die Vorlagenfür Rückenschilder, Titelblätter usw. neu zugewiesen werden.
Aus den Erfahrungen mit unseren Kunden wissen wir, dass in derRegel die Anlagendokumentationen eines Unternehmens immerwieder einer ähnlichen Struktur entsprechen. Daher empfiehlt es sich,ein Masterprojekt als "Kopiervorlage" anzulegen, in dem dann Ordnerund Registerstrukturen bereits vorhanden sind. In diesem Projektwerden dann auch die Vorlagen für die Rückenschilder, Titelblätterusw. definiert.
Soll nun ein neues Projekt angelegt werden, kopiert man dieseMastervorlage, kann die anlagenspezifischen Inhalte einfügen undstrukturelle Anpassungen beliebig vornehmen, ohne jedes Mal vonvorne eine komplett neue Struktur aufbauen zu müssen.
A
Abbildung............................................. 99
Abbildungsverzeichnis ......................... 25
Absätze nicht trennen.......................... 53
Absatzformat ....................................... 71
Abschnittswechsel ............................... 17
Acrobat-Symbolleiste........................... 78
Aktualisierung von Formatvorlagen..... 19
Ansicht beim Öffnen ............................ 12
Arial fett ............................................... 46
Aufgabenbereich beim Start anzeigen. 86
Aufgabenzuordnung ............................ 85
Aufzählung mit Buchstaben ................. 87
Aufzählungsfunktion ............................ 21
automatischer Import .......................... 24
AutoTexte ............................................ 69
B
Baumstruktur ....................................... 90
Benutzerkonto ................................... 105
Bookmark........................................13, 97
Bookmark-Funktion ............................. 24
D
Deckblatt.............................................. 95
Deckblatt und Rückseite als Modul...... 12
doc auf docx....................................... 104
docuMerge........................................... 42
docuMerge-Dateiname........................ 42
docuportal............................................ 38
docusplit .............................................. 36
Dokument öffnen sehr langsam........... 29
Dokumente .......................................... 23
Dokumente importieren ...................... 24
Druckversion ........................................ 21
E
Eigener Startbildschirm ........................93
Eigenschaften bei Varianten.................28
Einchecken geht nicht ..........................36
Einstellungen SDL-Trados .....................40
Einstellungen Word ..............................56
E-Mail als Fremddatei...........................92
E-Mail-Adresse für Aufgabenzuordnung
.........................................................85
Entwurfsmodus deaktivieren ...............28
F
Falsche Reihenfolge..............................33
Fehler beim Generieren eines
Dokuments.......................................32
Formate für Seitenzahlen .....................79
Formatvorlagen anzeigen.....................73
Formatvorlagen sortieren.....................60
Fortlaufende Nummerierung ...............33
Foto oder Zeichnung.............................99
Fremddatei ................................... 18, 101
Fremddateien .....................................104
Fremddateipfad und -name anzeigen ..94
G
Geschützte Ansicht ...............................66
Grafik ..................................................101
Grafik aus Fremddatei ..........................18
Grafikelemente Onlinehilfe ..................83
Grafiken aus Word................................60
H
Handhabungen Word ...........................56
Hoch- und Querformate .......................31
I
Indexeinträge .......................................11
109
Inhalte
unsichtbar........................................ 21
Inhalte
nur im Druck .................................... 21
nur Online........................................ 21
Inhalte nur für Druck- bzw.
Onlinedokument.............................. 21
K
Kapitelbezogene Seitenzahl ................. 30
Kompatibilitätsmodus.......................... 67
Kundenportal ....................................... 38
L
Ländervarianten................................... 45
Layoutfehler......................................... 17
Layoutwechsel ................................31, 34
leerer Eintrag im Inhaltsverzeichnis..... 77
Letzte Seite als Einband ....................... 23
Links positionieren ............................... 14
Lizenzerweiterung.................................. 8
Logo im Template austauschen ........... 88
M
Mehrspaltige Dokumente .................... 34
Mehrsprachiger Dokumentenimport... 23
Meldung............................................. 105
Menüband gestalten............................ 70
Mergedateien .................................... 102
Modul................................................... 10
Module layoutneutral erstellen ........... 15
Modulgruppe verwalten ...................... 10
Modulgruppen ..................................... 10
MS Word .............................................. 46
N
Nachbestellung ...................................... 8
Neuer Benutzer.................................. 105
Nummerierung .....................................21
Nummerierung bei 20 starten ..............21
Nummerierung über mehrere Module.33
O
Objekteigenschaften ............................35
Objekteigenschaften als Variable .........29
Objekteigenschaften in Kopf- oder
Fußzeile ............................................35
Objektliste in Excel ausgeben ...............98
Onlineversion .......................................21
Ordner mit Modulen kopieren .............17
Ordner sind nicht sichtbar ..................106
Ordnerrechte......................................106
P
Passwort .............................................106
Ports freischalten ...............................103
PowerPoint und docuglobe ..................94
Problem mit Sonderzeichen nach VS-
Export.............................................102
Probleme beim Login..........................106
Publikationsabhängige Inhalte .............21
Publizieren............................................79
Q
Querverweis im Text ............................14
Querverweise .......................................11
Querverweise positionieren .................14
R
Rechtschreib- und Grammatikfehler ....32
Rechtschreibfehler ...............................48
Registerkarten selber anlegen..............70
Review-Übersicht .................................63
Rückenschilder ...................................107
110
S
Schriften einbetten .............................. 52
Seitenansicht........................................ 76
Seitengrößen Online-Publikation......... 82
Seitenlayout, Kopf- und Fußzeilen ....... 30
Seitenzahl unterdrücken...................... 63
Shortcuts............................................ 102
Sonderzeichen.................................... 102
Spaltenbreiten ..................................... 16
Sprachabhängiges Deckblatt................ 24
Sprache und Übersetzung.................... 36
Standardsprache .................................. 44
Steuermodule ...................................... 12
Styleref auf Überschriften.................... 47
StyleRef-Funktion................................. 71
Support .................................................. 8
Symbole Formatvorlagen..................... 54
T
Tabellen modularisieren ...................... 16
Tabellen- und Spaltenbreiten .............. 59
Tastenkombinationen Formatvorlagen 61
Texte und Grafik auf Deckblatt ............ 95
Textmarke ............................................ 13
Textmarken .......................................... 73
Tipps & Tricks ......................................... 8
Titelblätter ......................................... 107
U
Überschriften Onlinehilfe..................... 83
Übersetzung von Varianten ................. 43
Umstellung von doc auf docx............. 104
Unsichtbare Inhalte ..............................21
Unterschiedliche Darstellung von
Inhalten ............................................31
Upgrade..............................................103
V
Variable umbenennen ..........................88
Variablen ..............................................84
Variablensteuerung ..............................88
verknüpft und eingefügt.......................18
Verknüpfung zu Vorlagen .....................22
Verschiedenes ......................................84
Vertrauenswürdige Speicherorte .........66
Verwendungsnachweis Grafik ............101
Verwendungsnachweis-Fremddateien
.......................................................104
Vorlage für Projekte vordefinieren.....107
Vorlagen-Optimierung........................103
Vorschaufenster für Module ................89
VS-Export............................................102
W
Wikipedia Add-In ..................................49
Word 2003/Word 2010 ........................77
Word User Voice...................................50
Wörterbuch aus authordesk.................50
Wörterbuch bearbeiten........................51
Z
Zeichenformat ......................................71
Zeichenformate entfernen ...................64
Zugriff verweigert ...............................105