broschüre docunize

Office Vorlagen professionell managen.

docunize_quad_v9.indd 1 13.05.2009 13:17:40 Uhr

Gründe

Kostensenkung

Schnelle Massenänderungen

Zeitersparnis für den Endanwender

Offline-Verfügbarkeit

International einsetzbar

Konformität im Corporate Design

Zukunftssichere Technologie

Offi ce Vorlagen professionell managen. Mit DOCUNIZE™ Vorlagenmanagement betrifft fast alle im Unternehmen, ob Geschäftsführung, Anwender, Marketing, Qualitätsmanagement oder IT-Abteilung. Das professionelle Vorlagenmanagement-System DOCUNIZETM reduziert den Zeitaufwand bei der Verwendung aller unternehmensspe-zifi schen Offi ce-Vorlagen und vereinfacht die Administration durch die Möglichkeit der zentra-len Einbindung, Änderung und Steuerung der Vorlagen. Allen Mitarbeitern, egal an welchem Unternehmensstandort, werden automatisch die stets aktuellen und freigegebenen Dokument-vorlagen zum Zugriff bereit gestellt. So sorgt DOCUNIZETM für die Einhaltung des Corporate Design und eine rechtssichere Verwendung der Dokumentvorlagen.

DOCUNIZE™


Features

Vorlagen-Gruppierung,Vorlagen-Filter undKategorisierung

Favoritenliste

Suchfunktion

Persönliche Vorlagen

Offline-Verfügbarkeit

Profile, automatischeProfil-Vorbelegung

SCHNELLES FINDEN

EFFIZIENZ

Schnelles Finden, effi zienteres Arbeiten

Mit DOCUNIZETM lassen sich Vorlagen beliebig nach Geschäftsbereichen, Abteilungen, Kategorien usw. ordnen und damit einfacher fi nden. Jeder Mitarbeiter bekommt eine personali-sierte Vorauswahl an Vorlagen angezeigt, die für ihn relevant ist. Das erhöht die Übersichtlich-keit und minimiert gleichzeitig den Suchaufwand.

Mit DOCUNIZETM werden einzelne Profi lfelder oder Signaturdaten des Anwenders automa-tisch in die Vorlage gezogen. Der Anwender spart sich damit die wiederkehrende Eingabe von persönlichen Daten.

DOCUNIZETM ist auch auf mobilen Clients jederzeit verfügbar. Vorlagen, die lokal auf den Notebooks liegen, lassen sich einfach updaten. Beim Einloggen ins Firmennetz synchronisie-ren sich die Vorlagen automatisch.

DOCUNIZETM ist schnell implementiert, intuitiv im Handling und bedarf keiner speziellen Schulung für den Endanwender.

Features

Vorlagen-Gruppierung, Vorlagen-Filter und Kategorisierung

Favoritenliste

Suchfunktion

Persönliche Vorlagen

Offl ine-Verfügbarkeit

Profi le, automatische Profi l-Vorbelegung


„Garant“ für Corporate Design und Rechtssicherheit

Die unternehmensweite Einhaltung von Corporate Design und gesetzlichen Vorgaben ist kein leichtes Unterfangen. Häufi g greifen Mitarbeiter - statt auf aktuelle Vorlagen - auf bereits erstellte und damit veraltete Dokumente als Vorlagen zurück. Änderungen im Corporate Design werden damit ignoriert. Fehlerhafte Angaben in der Korrespondenz, z.B. bei der Angabe von Geschäftsführung und Aufsichtsratsvorsitzenden können sogar rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Mit DOCUNIZETM können Änderungen in Echtzeit verteilt werden und stehen damit sofort allen Mitarbeitern zur Verfügung. In allen Niederlassungen, weltweit und in jeder Sprachversion.

Features

Zentrale, weltweite Verteilung der Vorlagen

Reporting-Optionen

CORPORATE DESIGN


Marketing by DOCUNIZETM

Täglich verschicken Mitarbeiter Briefe, Faxe, Angebote, etc. oder Ihre Vertriebsmitarbeiter präsentieren auf Veranstaltungen und bei potenziellen Kunden. Ein enormes Potenzial für Marketing-Informationen – das jedoch meist ungenutzt bleibt.

Mit DOCUNIZETM können Sie diese Kanäle für Produktinformationen, Veranstaltungshinweise, Auszeichnungen usw. effizient nutzen. Durchgängig, geziehlt und ohne großen Aufwand.

Sie bauen in geeignete Vorlagen oder Outlook-Signaturen den entsprechenden Bild/- Textbaustein ein und legen fest, bei welchen Abteilungen, Geschäftsbereichen etc. der Baustein beinhaltet ist.

Features

Geschäftskorrespondenz und Mail-Signaturen gezielt für Marketing-Informationen nutzen

Einbinden von Textbausteinen in Vorlagen bzw. E-Mail Signatur

MARKETING

MODULARISIERUNG

Features

Modularer Vorlagen-Aufbau Dynamische Inhalte (Active Directory-, Profi l-, Dokumenten-Felder) Vorgabe von Profi l-DatenFlexible Vorlagen-Filter und KategorisierungVorlagen-Kennzeichnung mit MetadatenActive Directory-, MS Sharepoint- und Webservices-SchnittstelleFreischalten von Funktionen für die Clients Vorlagen-Life-Cycle-ManagementVorlagen-Ablage in Datenbanken


Weniger Administrationsaufwand, schnellere Änderungen

Keine Flut an verschiedenen Versionen von Vorlagen! Vorlagen, Mail-Signaturen und Profi l-Felder werden zentral eingebunden, aktualisiert und administriert. Redundante Vorlagen und Vorlagenteile, verschiedene Versionen werden somit automatisch vermieden. Dynamische und personalisierte Inhalte lassen sich beliebig in Vorlagen einbinden - ohne Programmierkenntnisse!

DOCUNIZETM reduziert den Administrationsaufwand durch modulare Vorlagen. Einfach, indem Sie Textbausteine – sogenannte „Snippets“ – defi nieren, die Sie dann in beliebig vielen Vorlagen wiederverwenden. So wird eine Fußzeile mit Unternehmens-Signatur nur einmal festgelegt. Bei Änderungen wird lediglich der Baustein aktualisiert und alle betroffenen Vorlagen sind sofort auf dem neuen Stand!

DYNAMISIERUNG

Features

Modularer Vorlagen-Aufbau Dynamische Inhalte (Active Directory-, Profi l-, Dokumenten-Felder) Vorgabe von Profi l-DatenFlexible Vorlagen-Filter und KategorisierungVorlagen-Kennzeichnung mit MetadatenActive Directory-, MS Sharepoint- und Webservices-SchnittstelleFreischalten von Funktionen für die Clients Vorlagen-Life-Cycle-ManagementVorlagen-Ablage in Datenbanken


Multi-Language-Fähigkeit und globale Vorlagensteuerung

DOCUNIZETM ist ideal für international operierende Unternehmen. Dokument- und Frontend- Sprache lassen sich separat einstellen. Vorlagen lassen sich problemlos mehrsprachig vorbereiten. Einfach Text in beliebige Sprachen übersetzen und einbinden. Zusätzliche Sprachen für den Enduser-Client können vom Administrator selbst definiert werden. Und das alles ohne Entwickler-Know-how!

FeaturesMulti-Language-Fähigkeit von VorlagenBeliebige Sprachen für den Anwender einstellbar

MULTI-LANGUAGE

Microsoft Office ab Version 2003Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Vista,

Microsoft Windows 7Microsoft .NET Framework ab Version 3.5

Microsoft SQL Server ab Version 2005optional Terminalserver

COC AG

Marktler Straße 50 84489 Burghausen Germany

+49 8677 9747-0

[email protected]


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