buchführung mit zukunft fachhochschule first wien, 08.01.2010
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Buchführung mit Zukunft
Fachhochschule FIRST Wien, 08.01.2010
08.01.2010 2
DATEV in Europa
DATEV KOINOS, DATEV.it, Mailand, Italien
DATEVSYMFONIA Sp.zo.o in Warschau, Polen
DATEV.at, Wien,
Österreich
DATEV-Informationsbüro, Brüssel, Belgien
Barcelona, Spanien
DATEV eG, Nürnberg,
Deutschland
DATEV.hu in Budapest, Ungarn
DATEV SINFOPAC S.L. in
Seit 1966 tätig Mitglieder: ca.39 500Mitarbeiter: 5 646
IN ÖSTERREICH:
Seit 2001 tätig Kunden: ca. 1 000 Arbeitsplätze: ca. 1 750
DATEV.cz Brünn, Tschechische Republik
Bratislava, Slowakei (über DATEV.cz)
08.01.2010 3
Inhalte
1. Historie der Buchhaltung
1. Die Entwicklung der Buchhaltung
2. Zweck der Buchhaltung
3. Rationalisierung durch die Buchhaltung
2. Mehrwert der Buchführung
1. Statistik WKO
2. Insolvenzquote und Insolvenzursachen
3. Buchführung mit Zukunft – ein Konzept der DATEV
4. Digitale Buchführung als Teil von Dokumenten- und Wissensmanagement im Internet-Zeitalter
5. Ergebnis (Output) einer zukunftsorientierten Buchhaltung
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Historie der Buchhaltung
Führung von Warenkonten bereits 1426
erste Bilanz 1511 von den Fuggern erstellt
im 17. Jh. Einführung von Haupt- und Nebenbüchern, sowie die Periodenrechnung mit regelmäßigem Abschluss der Bücher
erste gesetzliche Bilanzierungspflicht 1794
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Historie der Buchhaltung
Zweck:
Auflistung der
- Einnahmen und
- Ausgaben
Ermittlung
- des Lehens
- der Steuer
- der Ergebnisse
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Historie der Buchhaltung
Aufzeichnungsformen:
Journal (Chronologie)
Hauptbuch (Konten und Kontenblätter)
Nebenbücher
- Kreditoren/Debitoren (OPOS)
- Warenlager
- L+G - Buch
- Bank- und Kassabuch
- Rechnungsbuch
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Was erwartet der Mandant heute von einer zeitgemäßen Buchführung?
Kunden-Anforderungen
Aktuelle (täglich, wöchentlich) offene Posten Liste
Buchführung mit schlankem Forderungs- und Zahlungsmanagement
Auswertungen für die Bank
Zielsetzung aus Sicht des Kunden
Buchführung als Steuerungsinstrument für das Unternehmen
Unterstützung durch den Steuerberater als „Unternehmer-Berater“
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Was geschieht bisher im Unternehmen?
Zeitachse
Prozess im Unternehmen
Ablage des Unternehmensfür die
Steuerkanzlei
typische Problemstellung beim Austausch der Belege:
die Belege werden zeitversetzt erst dann in die Kanzlei gegeben, wenn man sie im Unternehmen nicht mehr „braucht“
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Unsere Antwort…
Mehrwert für Unternehmen
durch
Buchführung mit ZukunftBuchführung mit Zukunft
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Mehrwert der Buchhaltung
WKO Unternehmensstatistik von 2008
2006 2007 2008
Anzahl derUnternehmen
249 480 249 786 299 195
Unternehmen < 10 MA
207 241 206 839 267 910
Unternehmen ≥ 10 MA
42 239 42 947 31 285
08.01.2010 11
Mehrwert der Buchhaltung – wozu?
Insolvenzgründe:
Zahlungsunfähigkeit (§ 17 InsO)
drohende Zahlungsunfähigkeit (§ 18 InsO)
Überschuldung (§ 19 InsO)
Quelle: Creditreform Wirtschafts- und KonjunkturforschungBZR 01.01.-30.09.2008
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Mehrwert der Buchhaltung – wozu?
Insolvenzgründe:
Zahlungsunfähigkeit (§ 17 InsO)
drohende Zahlungsunfähigkeit (§ 18 InsO)
Überschuldung (§ 19 InsO)
Quelle: Creditreform Wirtschafts- und KonjunkturforschungBZR 01.01.-30.09.2008
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Buchführung mit Zukunft
- ein Konzept der DATEV -
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Buchführung mit Zukunft –der Einstieg…
Kanzlei
Buchen
Kanzlei-Rechnungswesen
digitalesBelegbuchen
Kanzlei-Rechnungswesen
sicherer Datenaustausch mit DATEVnetplus
Belegablage imRechenzentrum
Belegverwaltung online
Belegverwaltung online
Unternehmen
Belege senden
Fax
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Buchführung mit Zukunft – der Nutzen …
… für den Wirtschaftstreuhänder
Entzerrung von Auslastungsspitzen um den USt-VA-Termin
Verbindung von Buchungssatz und Beleg reduziert den Vorbereitungsaufwand für den Jahresabschluss
Betriebswirtschaftlich (zeit-)näher am Unternehmen/Klientinkl. OPOS/Mahnwesen
… für das Unternehmen -> mehr Betriebswirtschaft durch
zeitnahe betriebswirtschaftliche Daten
Übernahme des Debitorenmanagement
- Einzug von Lastschriften
- Übernahme des Mahnwesens
Bereitstellen einer Zahlungsvorschlagsliste
Dienstleistungsspektrum ausbauen und Kundenbindung erhöhen
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Belegablage imRechenzentrum
Belegverwaltung online
Belegverwaltung online
Buchführung mit Zukunft –Wie kann es weiter gehen?
Kanzlei
Buchungsvorschlägeautomatisiert einlesen
Kanzlei-Rechnungswesen
Kanzlei-Rechnungswesen
Unternehmen
Belegerfassung
Unternehmen online
Unternehmen online, Fax/Scanner, SmartCard
digitales BelegarchivZahlungsvorschläge
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Nutzung von Schnittstellen zur Automatisierung
30Eingangs-
rechnungen
25Zahlungs-eingänge
25Ausgangs-
rechnungen
10Sonstige
Buchungen(Miete,
Versicherung,Steuern)
20Kassen-
bewegungen(z. B. Tank-rechnung)
10Lohn-
buchungen/-zahlungen
30Zahlungs-ausgänge
d.h. jede Woche werden
6 - 7 Ausgangsrechnungen geschrieben
7 - 8 Rechnungen überwiesen und Kontoauszüge von der Bank geholt,
10 - 12 Eingangsrechnungen und Quittungsbelege abgelegt,
5 Einträge im Kassenbuch vorgenommen
Anzahl der Buchungen pro Monat: ca. 150
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Buchführung mit Zukunft – Weitere Dienstleistungen des WT
Kreditorenmanagement
Erstellung von Zahlungsvorschlägen
Überwachen von Fälligkeitslisten
automatisch verschlagwortetes Belegarchiv
Chance einer Arbeitsteilung mit dem Mandanten
Kassenbuch online
Rechnungseingangsbuch online
Rechnungsausgangsbuch online
Dienstleistungsspektrum ausbauen und Kundenbindung erhöhen
Wozu?
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Buchführung mit Zukunft –Angebote im Internet
„Spaßfaktor
Buchhaltung“
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Eine spannende Aufgabe...
Unterstützung bei der Steuerung des Unternehmens / Entwicklungen erkennen und hinterfragen
Unterstützung durch laufende Entlastung / Unternehmer kann sich auf das Wesentliche konzentrieren
gezielte Ansprache Ihrer Mandanten –wie wird daraus eine berechenbare Leistung?
Konzentration auf
Kernkompetenz
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Lieferantenmanagement Erstellen von Zahlungsvorschlägen und
Ausführung nach Freigabe Transparente Dokumentation
Rechnungseingangsliste Zahlungsvorschlagsliste Zahlungsausgangsliste elektronische Belegaufbewahrung
Chef-Informationen zu Offenen-Posten Analyse Zahlungsziele (Quartal) ABC-Analyse Lieferanten (Quartal)
Kundenmanagement Erstellen von Mahnvorschlägen und Mahnungen
(3 Mahnstufen) Transparente Dokumentation
Rechnungsausgangsliste Zahlungseingangsliste elektronische Belegaufbewahrung
Chef-Informationen zu Offenen-Posten Mahnvorschlagsliste (wöchentlich) Risikobewertung Kunden (Monat) – Fälligkeitsliste aus
Kanzlei-Rechnungswesen ABC-Analyse Kunden (Quartal) – Controllingreport,
Kanzlei-Rechnungswesen
Mehr als nur Buchführung
Aktuelle Buchführung(Forderungen) zeitnahes Buchen von Kundenrechnungen Laufende Überwachung der OP und Verbuchung der Zahlungen Chef-Informationen zu Offenen-Posten
OP-Liste (wöchentlich)
(Verbindlichkeiten) zeitnahes Buchen von
Lieferantenrechnungen Laufende Überwachung der Fälligkeiten Chef-Informationen zu Offenen-Posten
OP-Liste (wöchentlich)
Erfolgsmanagement (Unternehmer-Informationssystem)
Dienstleistungen über Wirtschaftsberatung Ermittlung der kurzfristigen Liquiditätsbedarfe Überwachung und Optimierung Zahlungsziele Liquiditäts- und Ertragsplanung (auch: BWA-Plan)
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Qualitäts-Buchführung
Controlling(Banken-Reporting)
Dienstleistungen Vorbereitung Bankengespräch Rating-Beratung / Überprüfung
Bankenrating
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Buchführung mit Zukunft - Unterstützung für Sie: www.datev.de/buchfuehrung-mit-zukunft
Leistungs-beschreibung
Gesprächs-leitfäden
Präsentationenfür Mandanten
Musterdaten-bestände
Vermarktungs-unterlagen
Produkt-Demos
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Digitale Buchführung als Teil von
Dokumenten- und Wissensmanagement
im Internet-Zeitalter
08.01.2010 24
Die Zukunft der „Buchführung mit Zukunft“: Rechnungserkennung – seit CeBIT 2008
08.01.2010 25
DMS-Workflow
Bearbeiten
Ablegen
Finden
ErzeugenJede Information, die in irgendeiner Form elektronisch gespeichert werden kann:Briefe, Formulare, Belege, Faxe, E-Mails, Texte, Grafiken, Präsentationen, Auswertungen, usw.
„Zentrale“ Ablage von jedem Arbeitsplatz möglich
Übergreifende Archive auch über mehrere Standorte bzw. Niederlassungen
Revisionssicherheit
Bearbeitungsstatus
Dokumentenhistorie
Was ist Dokumenten-Management?
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Dokumente erzeugen Wissen, Informationen, Dokumente
Office Dokumente (Word, Excel, Powerpoint)
Ausdrucke aus Windows-Programmen(Pdf- und Tif-Druckertreiber),
Emails (Outlook)
Auswertungen (automatische Indexierung)
Stammdaten aus zentralen Systemen
Windows Dateisystem
Alt-archive
Dokumenten-Management
Post-eingang
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Ablage (aus DATEV-Anwendungen)
Übergabe von Auswertungen mit automatischer Indexierung im DMS
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DATEV-DMSIntegration (in die Office-Produkte)
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Workflow mit DATEV-DMSBuchen in Kanzlei-Rechnungswesen
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Workflow mit DATEV-DMS Buchen eingescannter Belege
Ergebnis
Anzeige des Belegbildes aus den Auswertungen in
- Rechnungswesen (z. B. OPOS-Liste, Kontoblatt)
- Jahresabschluss
- Anlagenbuchführung
- Kostenrechnung
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Buchen eingescannter BelegeSchnelle Antworten und automatische Sortierung
Schnelle Antworten
- Buchen von Zahlungen: Was war das für eine Rechnung?
- Jahresabschluss: Wo ist der Beleg zu einer Buchung?
- Kostenrechnung: Was steckt hinter der Aufwandsposition?
- Anlag: Wo ist die Rechnung zu einem Anlagenzugang?
Neue automatische Sortierungen der Belege
- Vorher: Sortierung nach Lieferant
- Nachher: Sortierung nach allen Auswertungskriterien der Buchführung und Kostenrechnung (z. B. Wareneingangskonten, Kostenkonten, Buchungstext der Buchung, Kostenstelle, Periode, Belegtyp, Umsatz)
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DATEV DMS OCR Buchungsassistent2 Schritte vom Bild zur Rechnungsnummer
Bild
(x20; y693): (x300; y693)Gesamtbetrag 155,00
Bild + Text + Position
OCR
1.
Rechnungs-erkennung
Bild + Text + Position +Bedeutung
2.
08.01.2010 33
DATEV DMS OCR BuchungsassistentFertiger Buchungssatz mit Hilfe der Rechnungsdatenbank
ReNr, Datum, Betrag
Neue Rechnung
+
Geschäftspartner, Sachkonto, Buchungstext …
Rechnungsdatenbank
UStId BU Gegenkonto Konto Buchungstext DE91219283123 - 72342 3400 Hans Muster AT92492839246 - 72341 3300 Musterholz DE99435933453 9 89618 3200 Musterhausen DE91343453563 - 73132 3401 Musterware DE91234534533 - 78672 3400 Testholz DE91345345343 - 98777 3300 Holzmuster … … … … …
Buchungssatz
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Die Arbeitsteilung flexibel gestalten
Quittungen,Kassenbelege...
Eingangs-Rechnungen
Geschäftsbücher online
Vorerfassung durch Mandant im Internet / DATEV- Rechenzentrum
Geschäftsbücher online
Kassenbuch online
Rechnungseingangsbuch online
Rechnungsausgangsbuch online
Kanzlei
Kanzlei-Rechnungswesen
Klient
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Bisheriger Ablauf der Bearbeitung
Beleg-Bild manueller Eintrag in den Rechnungsbüchern
DatumRg-Nr.BetragFirma…
BetragSteuerschl.GegenkontoKontobezeichnungBeleg-Nr.DatumKontoKontobezeichnung
„Buchungsstempel“
Belegwesen
Finanzbuchführung
Buchen mit digitalen
Belegbildern
08.01.2010 36
Automatische Rechnungserkennung
DatumRg-Nr.BetragFirma…
Beleg-Bild
BetragSteuerschl.GegenkontoKontobezeichnungBeleg-Nr.DatumKontoKontobezeichnung
„Buchungsstempel“
Belegwesen
Finanzbuchführung
1
P E S 1 K A Naturpack GmbH - Dehnberg 3 - D-91207 Lauf
FUN PRODUCTION GmbH
Rhein-Taunus-Straße 52 a 56340 Dachsenhausen
Rechnung
Rechnungsdatum
Rechnungsnummer
Kundennummer
2.2.2007
9124
10304
Ihr Auftrag vom Bestellnummer
30.1.2007 Lothar Bornhofen
Sie erhielten am 2.2.2007 laut Lieferschein Nummer 22007332 zu unseren Verkaufs- und Lieferbedingungen: EURO
18 Sack 500 1 Verpackungspopcorn weiß a' EUR 21,77 391,86
19 % Mehrwertsteuer 74,45
Rechnungssumme 466,31
Zahlung: sofort fällig, voller Rechnungsbetrag ohne Abzug
Vielen Dank für Ihren Auftrag
Bankverbindung: Sparkasse Nürnberg BLZ 760 501 01
Kontonummer 240 140 020
P E S 1 K A Naturpack GmbH Sparkasse Nürnberg Registergericht Nürnberg HRB10681 Telefon 0 91 23 99 400 Kontonummer 240 140 020 Steuernummer 241/135/10516 Telefax 0 91 23 99 401 (Bankleitzahl 760 501 01) Ust-Id.Nr.: DE 133532348 www.pesika.de / eMail: [email protected] Öko-Kontrollstelle DE001
alle Zeichen (Volltext)
u. Positionen
OCR
Interpretation
z. B. über Schlüsselworte
USt-IdNr.Steuer-Nr.NettobetragSteuersatzBruttobetrag
Prüfroutinen
KontoGegenkontoFirmaAufwand
Lern-komponente
08.01.2010 37
Automatische Rechnungserkennung
DatumRg-Nr.BetragFirma…
Beleg-Bild
BetragSteuerschl.GegenkontoKontobezeichnungBeleg-Nr.DatumKontoKontobezeichnung
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Belegwesen
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alle Zeichen (Volltext)
u. Positionen
OCR
Interpretation
z.B. über Schlüsselworte
USt-IdNr.Steuer-Nr.NettobetragSteuersatzBruttobetrag
Prüfroutinen
KontoGegenkontoFirmaAufwand
Lern-komponente
Verschlagwortung
Buchungsvorschlag
Kontroll-Informationen
08.01.2010 38
Integrierte DATEV-Rechnungserkennung
08.01.2010 39
Automatische Rechnungserkennung
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BetragSteuerschl.GegenkontoKontobezeichnungBeleg-Nr.DatumKontoKontobezeichnung
„Buchungsstempel“
1
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Volltext Positionen
VerschlagwortungKontroll-Informationen
Buchungsvorschlag
Nutzen der DATEV-Lösung:
DatumRg-Nr.BetragFirma…
USt-IdNr.Steuer-Nr.NettobetragSteuersatzBruttobetrag
KontoGegenkontoFirmaAufwand
Nutzdaten
… und viele weitere Möglichkeiten
selbstlernendes System (keine Formulardefinition, keine besonderen Stammdaten …)
Bilder, Volltext und Nutzdaten in einer Datenbank
Integration in bestehende Abläufe und Oberflächen (Kanzlei-Rechnungswesen und Unternehmen-Online)
Nutzen für Kanzlei und Mandant
08.01.2010 40
Ergebnis einer zukunfts-
orientierten Buchhaltung
08.01.2010 41
Output
B W A
08.01.2010 42
Output
Controlling Report
08.01.2010 43
Output
Company-Check
08.01.2010 44
Ergebnis
Von der Buchhaltungspflicht…
…zum operativen Controlling