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CMS-Kolloquium am 10. Januar 2006 1

Online-Prüfungsanmeldung mit HU-QIS

M. Bachmann, F. Löser, D. Natusch


Themenübersicht

1. Projektstand/Projekthistorie

(D. Natusch)

2. Systemaufbau und Funktionsweise

(M. Bachmann)

3. Gestaltungsgrundsätze und Layout

(F. Löser)


Was heißt „QIS“?

QIS steht für „Qualitätssteigerung der Hochschulverwaltung im Internet durch Selbstbedienung“

QIS ist ein Bündel aufeinander abgestimmter Softwaremodule, die es berechtigten Dritten mit Internet- oder Intranetzugang erlauben, ausgewählte Funktionen der HIS-Verwaltungssoftware zu nutzen ("Selbstbedienung")

Je nach Anwendungsgebiet ist QIS in verschiedene Module aufgeteilt:

QIS Modul POS: Prüfungsverwaltung

QIS Modul SOS: Studentenverwaltung

QIS Modul ZUL: Internet-Bewerbung

QIS Modul FSV: Finanz- und Sachmittelverwaltung


Möglichkeiten von Online-Funktionen allgemein

Für die Verwaltung:

Reduzierung des Aufwandes für Datenerfassung und Bescheinigungsdruck,

Reduzierung von Änderungsvorgängen,

Einsparung von Postgebühren, …

Für die Kunden:

selbständig und unabhängig von Öffnungszeiten,

Wegfall von Wegezeiten,

schnellere und aktuellere Information,

Änderungen werden schneller wirksam,…


Möglichkeiten von QISPOS

Für Studierende:• Anmeldungen zu Prüfungen• Rücktritt von Prüfungen• Übersicht über

Prüfungsleistungen bzw. –anmeldungen (Online-Ausdrucke)

• Erzeugen von Bescheinigungen über abgelegte Prüfungen

• Adressenänderungen (später)

Für Prüfer:• Ergebnisse verbuchen• Prüfungsleistungen erfassen• Übersicht über Noten und

Anmeldungen der durchgeführten Prüfungen


Projekthistorie

Anlass: Bologna-Prozess, Einführung von Bachelor/Master-Studiengängen zum WS 2004 an der HU

Auftrag: Entlastung der Prüfungsämter durch beschleunigte Einführung von HISPOS und Online-Funktionen

Organisationsprojekt zwischen HU und HIS GmbH (08/2004-12/2005) :

Unterstützung bei HISPOS-Einführung neues Organisationsmodell für HU-Prüfungsservice

Vorlage: Einführung von Online-Funktionen mittels HU-QIS

Beschluss des Präsidiums: Gründung der QIS-Projektgruppe

(3 Fakultäten, BDSB, Studienabteilung, HIS GmbH , CMS)

2 Projektstellen und ½ Dauerstelle für CMS


Zeitachse QISPOS-Einführung

01/2005 Beschluss des Präsidiums03/2005 Beginn der Arbeit der QIS-Projektgruppe

06/2005 erster Pilotversuch in 2 Fakultäten08/2005 Entscheidung zur QIS-Einführung durch

die Fakultäten (Fragebogen, Gespräche)11/2005 Aufbau des QIS-Produktionssystems,

QIS-Konfiguration, HU-Layout12/2005 Produktionsstart QIS mit einzelnen Fakultäten

(schrittweise Prüfungsanmeldung und Bescheini- gungsausdruck)

ab Aufnahme weiterer QISPOS-Funktionen 02/2006 (wie z.B. Prüferfunktionen) und weiterer Fakultäten

Beginn mit QISZUL/QISSOS


Voraussetzungen für die QISPOS-Einführung(1)

aus technischer Sicht:

Web-Oberfläche entwickeln QIS-Anwendung konfigurieren Accountverwaltung aufbauen bzw. anpassen zusätzliches Authentifizierungsverfahren einführen (TAN, später

Zertifikate?) Datenbank-Lizenzierung auf „unlimited user“ umstellen technisches System beschaffen, aufbauen, testen und

gegenüber dem Internet sichern Barrierefreiheit prüfen


Voraussetzungen für die QISPOS-Einführung(2)

aus organisatorischer Sicht:

Ablauf der elektronischen Prüfungsanmeldung festlegen rechtliche Regelungen erarbeiten (Auslegungsrichtlinien für

Prüfungsordnungen, etc.) Beteiligung Personalrat, BDSB, RefRat, Abstimmungen mit VPL Layout an Corporate Design der HU anpassen (Pressestelle) Sicherheitskonzept erarbeiten Flyer, Informationsmaterialien, Bescheidtexte entwerfen Informationsveranstaltungen durchführen


Firewallzone (außen) Firewallzone (innen)

Internet-PCs bzw. SB-Stationen


Web-Server für QIS-Anwendungen

Application-Server für QIS-Anwendungen

Windows-Terminalserverfarm mit den GX-Anwendungen

Datenbankserver mit Studierenden- und

Prüfungsdaten

PCs in der Verwaltung

Terminalserver

Fileserver

Zentrales Accountverzeichnis


HU-Gate

Internet Universitätsnetz Firewall/DMZ Inneres Verwaltungsnetz

PC-Pools

Router/Switchtechnik

Prinzipskizze für Online-Prüfungsanmeldungen mittels QISPOS

HISPOS-PCs in den Fakultäten

VPN-Server

POS-GX-Anwendungsserver

Domaincontroller


Fakten und Zahlen

18 Prüfungsämter mit 24 Prüfungsbüro-Mitarbeitern an HISPOS angeschlossen

61 Prüfungsordnungen bis WS 2005 in HISPOS abgebildet

5000 Studierende mit Online-Zugang


Erstes Fazit

integratives Projekt (IT und Organisation) Akzeptanz ist insgesamt hoch unterschiedlicher Einführungsstand in den Fakultäten:

fortgeschritten: WiWi, Jur. Fak., LGF, Phil.-Fak. II,

Math.-Nat. II

am Anfang: Math.-Nat. I, Phil.-Fak. I und III

abwartend: Theologie, Phil.-Fak. IV noch organisatorische Vorbehalte gegenüber dem Einsatz der

Prüferfunktion Einführung von HISPOS (als Voraussetzung für QIS-

Funktionen) muss mit hoher Priorität fortgesetzt werden!

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