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Version vom Juni 2019

Aus- und Fortbildungszentrum

Daten erfassen, berechnen und gestalten Excel 2016

Excel 2016

Freie Hansestadt Bremen

Impressum

Herausgeber

Aus- und Fortbildungszentrum für den bremischen öffentlichen Dienst Doventorscontrescarpe 172C

28195 Bremen

Redaktion und Koordination

Referat 20 – Informationstechnologie –Qualifizierung und Beratung Aus- und Fortbildungszentrum Doventorscontrescarpe 172C

28195 Bremen

Tel.: +49 (0)421 361-16999 E-Mail: [email protected] E-Mail-Hotline: [email protected]

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Inhalt

3

1. Umgang mit dem Startbildschirm 7

2. Oberfläche Excel 2016 8

2.1 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen 8 2.2 Menüband-Anzeigeoptionen nutzen 10 2.3 Menüband im Detail 10 2.4 Registerkarte Datei 11 2.5 Dialogfeld Excel-Optionen 12 2.5.1 Die Kategorie Allgemein 12 2.5.2 Kategorie Speichern 13 2.6 Kalkulationsbereich 14 2.7 Statusleiste 15

3. Daten eingeben, bearbeiten und löschen 16

3.1 Daten eingeben 16 3.2 Daten Bearbeiten 17 3.3 Daten Löschen 17

4. Einfache Formeln mit Rechenzeichen 18

5. Funktionen 20

5.1 Aufbau einer Funktion 20 5.2 Eingabe einer Funktion 21 5.2.1 Schaltfläche AutoSumme 21 5.2.2 Funktionsassistent 22 5.2.3 Manuelle Eingabe 23 5.2.4 Geschachtelte Funktionen 24

7. Tabellenstruktur 26

7.1 Zwischensummen 26 7.2 Gliederung 27 7.3 Einfügen und Löschen von Zeilen und Spalten 28 7.3.1 Einfügen von Zeilen bzw. Spalten 28 7.3.2 Löschen von Zeilen und Spalten 29 7.3.3 Löschen von Zeilen und Spalten über rechte Maustaste 29 7.4 Verschieben von Zeilen oder Spalten 29

8. Markiertechniken 31

9. Gestalten der Daten 32

9.1 Gruppe Schriftart 32 9.2 Gruppe Ausrichtung 33 9.3 Gruppe Zahlen 35 9.3.1 Buchhaltungsformat 35 9.3.2 Währungsformat 35 9.3.3 Tausenderpunkt 36

4

Inhalt

9.3.4 Nachkommastellen hinzufügen 37 9.3.5 Prozentformat 37 9.3.6 Benutzerdefiniertes Zahlenformat 38 9.4 Gruppe Formatvorlagen 39 9.5 Bedingte Formatierung 40

10. Autoausfüllen, Kopieren und Verschieben 43

10.1 Autoausfüllen 43 10.2 Kopieren 44 10.3 Verschieben 48 10.4 Formate kopieren 48

11. Schnellanalyse und Blitzvorschau 49

11.1 Schnellanalyse 49 11.2 Blitzvorschau 51

12. Zellbezüge 51

12.1 Relative Bezüge 52 12.2 Absolute Bezüge 53 12.3 Gemischte Bezüge 53

13. Darstellen der Arbeitsergebnisse 54

13.1 Arbeitsergebnisse am Bildschirm darstellen 54 13.2 Normalansicht 54 13.3 Seitenlayoutansicht 56 13.4 Kopf- und Fußzeilen 57 13.5 Umbruchvorschau 58 13.6 Registerkarte Seitenlayout (Vorbereitung für das Ausdrucken) 59 13.6.1 Gruppe Seite einrichten 59 13.6.2 Gruppe An Format anpassen 62 13.6.3 Gruppe Blattoptionen 63

14. Drucken 64

15. Umgang mit Tabellenblättern 65

16. Sortieren und Filtern 66

16.1 Sortieren 66 16.2 Filtern 67

17. Tastenschlüssel 69

17.1 Bewegen in der Tabelle 69 17.2 Markieren in der Tabelle 69 17.3 Weitere nützliche Tastenkombinationen 70

Lernmaterial Fehler! Textmarke nicht definiert.

Tipps & Tricks Fehler! Textmarke nicht definiert.

Kompetenzzentrum E-Government (CC-EGov) Fehler! Textmarke nicht definiert.

Inhalt

5

Umgang mit dem Startbildschirm

7

1. Umgang mit dem Startbildschirm Ihr Bildschirm könnte dann so oder so ähnlich aussehen.

Im linken Bereich des Bildschirms werden als erstes die zuletzt verwendeten Dateien angezeigt.

Wollen Sie eine vorhandene Arbeitsmappe öffnen, klicken Sie auf die Fläche Weitere Arbeitsmappen öffnen. Hier haben Sie die Möglichkeit bereits abgespeicherte Arbeits-mappen zu öffnen.

Im rechten Teil des Bildschirms gibt es die Kategorien Empfohlen und Benutzerdefiniert.

Unter die Kategorie Benutzerdefiniert fallen die Leere Arbeitsmappe

und selbst erstellte Vorlagen.

Wenn Sie auf die Kategorien Empfohlen klicken, erhalten Sie weitere Unterkategorien. Diese Vorlagen werden von Microsoft mitgeliefert und stehen online zur Verfügung.

Wenn Sie den Startbildschirm verlassen wollen, drücken Sie einfach die ESC-Taste.

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Oberfläche Excel 2016

2. Oberfläche Excel 2016 Der Excelbildschirm präsentiert sich wie folgt:

Symbolleiste für den Schnellzugriff. Hier können Sie Symbole für Befehle einfügen, auf die Sie schnell zugreifen wollen.

Programmname und Dateiname werden hier angezeigt. Standardmäßig heißt eine noch nicht gespeicherte Datei Mappe. Sobald Sie die Mappe abgespeichert haben, erscheint hier der Dateiname.

Schaltflächen für Menüband-Anzeigeoptionen, zum Minimieren, Verkleinern/Maximieren und Schließen.

Registerkarten Start, Einfügen usw. Sobald Sie die einzelnen Registerkarten anklicken, wird das dazugehörige Menüband angezeigt. Eine Sonderstellung nimmt die Registerkarte Datei ein. Sie führt in die sogenannte Backstage-Ansicht.

2.1 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Für häufig benötigte Befehle gibt es in den Office 2016-Programmen die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Diese ist links in der Titelleiste integriert. Sie enthält standardmäßig die Symbole zum Speichern, Rückgängigmachen und Wiederholen von Aktionen, dazu einen kleinen Listenpfeil, über den Sie zu den Auswahlmöglichkeiten für weitere Funktionen gelangen.

Klicken Sie auf den Listenpfeil am Ende der Symbol-leiste und wählen Sie die Befehle aus, die Sie benö-tigen.

Alle mit einem Häkchen versehenen Befehle sind aktiv, alle anderen nicht.

Wenn Sie beispielsweise den Befehl Seitenansicht und Drucken in die Symbolleiste übernehmen wollen, klicken Sie auf den Eintrag.

Die Liste schließt sich und der Befehl ist in die Sym-bolleiste eingefügt.

Wenn Sie weitere Befehle einfügen wollen, klicken Sie wiederum auf den Listenpfeil und wählen den nächsten Befehl aus.


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Sobald Sie auf den Eintrag Weitere Befehle klicken, gelangen Sie in das Dialogfeld Excel-Optionen. Voreingestellt ist im linken Bereich bereits der Eintrag Symbolleiste für den Schnellzugriff. Im rechten Bereich des Fensters sehen Sie Einstellmöglichkeiten.

Wenn Sie auf den Pfeil der Auswahlliste klicken, können Sie Alle Befehle auswählen. Die Befehle erscheinen alphabetisch sortiert im darunterliegenden Bereich.

Markieren Sie den gewünschten Befehl und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Der Befehl wird in die Liste der aktiven Befehle aufgenommen. Soll ein Befehl aus der Symbolleiste entfernt werden, markieren Sie den Befehl und klicken Sie auf die Schaltflä-che Entfernen.

Die Reihenfolge der Befehle können Sie dadurch beeinflussen, in dem Sie den Befehl mar-kieren, den Sie verschieben wollen. Dann klicken Sie auf den Pfeil, in dessen Richtung Sie den Befehl verschieben wollen.

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2.2 Menüband-Anzeigeoptionen nutzen Sie können das Menüband unterschiedlich darstellen oder ganz aus-blenden, wenn Sie auf die Schaltfläche Menüband lösen klicken.

Zum Einblenden doppelklicken Sie auf eine beliebige Registerkarte oder drücken die Tastenkombination STRG + F1.

Wenn Sie auf die Schaltfläche für Menüband-Anzeigeoptionen klicken, erhalten Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:

2.3 Menüband im Detail Im Menüband sehen Sie die Registerkarten Start, Einfügen usw. Auf der Registerkarte Start sind die am häufigsten verwendeten Befehle vorhanden. Dünne graue senkrechte Striche grenzen auf den jeweiligen Registerkarten einzelne thematisch zusammengehörige Gruppen voneinander ab. In den Gruppen sind Befehle zusammengefasst.

Die erste Gruppe auf der Registerkarte Start heißt Zwischenablage, die zweite Gruppe heißt Schriftart usw.

Einige der Befehlsgruppen haben rechts unten kleine Pfeile. Wenn Sie auf den Pfeil zeigen, erhalten Sie ein Quickinfo zu weiteren Befehlen. Sobald Sie auf den Pfeil klicken, wird ein Dialogfeld mit weiteren Einstell-möglichkeiten der jeweiligen Gruppe angezeigt.

In den Gruppen gibt es Befehle bzw. Befehlsgruppen. Sie können die Befehlsgruppen am kleinen schwarzen Dreieck erkennen. Wenn Sie auf das Dreieck klicken, wird eine Liste weiterer Befehle angezeigt. Wenn Sie nur auf einen Befehl zeigen, wird eine Erläuterung zu diesem Befehl angezeigt.


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Einige der Gruppen haben keine weiteren Dialogfelder, z. B. die Gruppe Formatvorlagen. Wenn Sie die beiden Abbildungen unten betrachten, sehen Sie außerdem, dass sich z. B. die Gruppe Formatvorlagen in der ersten Abbildung anders darstellt als in der zweiten. Das hat mit der Größe des Bildschirms oder der Auflösung des Bildschirms zu tun.

2.4 Registerkarte Datei Eine Sonderrolle unter den Registerkarten des Menübandes nimmt die Registerkarte Datei ein. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie in die Backstage-Ansicht.

Links befindet sich der Navigationsbereich. Wenn Sie bereits eine Datei geöffnet haben, werden Ihnen hier die Informationen zur geöffneten Datei angezeigt. Mit dem Pfeilsym-bol oder der ESC-Taste gelangen Sie wieder zurück zu den anderen Registerkarten. Wenn Sie auf die Kategorie Neu klicken, können Sie ein neues leeres Tabellenblatt erzeugen oder eine Vorlage auswählen (siehe S. 6).

Im rechten Bereich des Bildschirms wird der Inhalt der Kategorie angezeigt, die Sie aus-gewählt haben. In der Abbildung ist dies die Kategorie Öffnen. Hier können Sie auswäh-len, was Sie als nächstes tun wollen.

Eine besondere Kategorie ist der letzte Eintrag Optionen. Hier können Sie einige Einstellun-gen vornehmen, die das Programm betreffen oder einzelne Arbeitsmappen.

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2.5 Dialogfeld Excel-Optionen Sobald Sie in der Backstage-Ansicht auf die Kategorie Optionen klicken, öffnet sich das Dia-logfeld Excel-Optionen. Im linken Teil des Dialogfelds finden Sie die einzelnen Kategorien. Wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben, werden im rechten Teil die zugehörigen Berei-che angezeigt.

2.5.1 Die Kategorie Allgemein Die Kategorie enthält rechts verschiedene Bereiche:

Im Bereich Benutzeroberflächenoptionen können Sie wählen, ob Sie die Minisymbolleiste angezeigt bekommen wollen oder nicht. Klicken Sie auf das Kästchen, um den Haken zu entfernen. Nun wird die Minisymbolleiste nicht mehr angezeigt. Wenn Sie auf das zeigen, werden die jeweiligen Begriffe erläutert.

Im Bereich Beim Erstellen neuer Arbeitsmappen können Sie die Schriftart, z. B. Arial, dauerhaft einstellen. Sie können des Weiteren einstellen, ob Sie beim Start von Excel so-fort mit einem Arbeitsblatt oder mit mehreren Arbeitsblättern beginnen wollen.

Im Bereich Microsoft Office-Kopie personalisieren können Sie z. B. das Design ändern.

Im Bereich Startoptionen können Sie einstellen, ob Sie den Startbildschirm (siehe S. 6) dauerhaft ausschalten wollen. Dazu entfernen Sie das Häkchen bei der Position Startbildschirm beim Start diese Anwendung anzeigen.


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2.5.2 Kategorie Speichern Üblicherweise haben Sie Ihre eigenen Standard-Speicherorte, die Sie als persönliches Lauf-werk im Netz nutzen oder als gemeinsames Laufwerk, auf das die ganze Abteilung zugreift. Excel ist standardmäßig mit dem Ordner Dokumente als Dateiablage verbunden.

Möglicherweise wollen Sie Tastenkombinationen oder Symbole benutzen, um die Dialog-felder für Speichern unter und Öffnen aufzurufen. Im Bereich Arbeitsmappen speichern setzen Sie das Häkchen bei Backstage beim Öffnen oder Speichern von Dateien nicht an-zeigen. Nun können Sie ohne Umweg über die Backstage-Ansicht z. B. das Dialogfeld Öffnen aufrufen.

Im Feld Lokaler Standardspeicherort für Datei können Sie das Verzeichnis hinein-kopieren, in das Sie standardmäßig Ihre Dateien speichern möchten. Im Feld Standardspeicherort für persönliche Vorlagen können Sie den Pfad für die Vorlagen eingeben.

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2.6 Kalkulationsbereich Unterhalb des Menübandes beginnt der eigentliche Arbeitsbereich (Kalkulations-bereich). Im Gegensatz zu Textverarbeitungsprogrammen tragen Sie Texte, Zahlen, Datumsangaben und Formeln in Zellen ein. Die Zelladressen werden aus dem Schnittpunkt von Spalte und Zeile gebildet . Es gibt 16.384 Spalten und 1.048.576 Zeilen. Die aktive Zelle wird jeweils farblich umrandet. Im Namenfeld wird der Zell-bezug der aktiven Zelle angezeigt (in der Abbildung Zelle C4).

Im unteren Teil des Arbeitsbereichs sehen Sie, dass die Mappe (Datei) ein Tabellenblatt enthält. Wenn Sie auf die Schaltfläche daneben klicken, wird ein neues Tabellenblatt ein-gefügt.

Da Sie nicht das gesamte Blatt am Bildschirm sehen, können Sie mit den horizontalen und vertikalen Bildlaufleisten durch das Blatt scrollen. Schneller geht es allerdings mit Tasten-schlüsseln (siehe S. 70).


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2.7 Statusleiste Die Statusleiste zeigt an, was Sie gerade tun. Bereit heißt, es wird eine Eingabe erwartet. Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, steht dort Eingeben. Sie können bestimmen, was in der Statusleiste außerdem angezeigt werden soll. Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Statusleiste.

Auf der rechten Seite der Statusleiste können Sie die verschiedenen Bildschirmansichten einstellen.

Die Schaltfläche Normalansicht ist die Voreinstellung, wenn Sie Excel starten. Wollen Sie Excel standardmäßig mit einer anderen Ansicht starten, können Sie das in den Excel-Optionen einstellen (siehe S. 11)

Die Schaltfläche Seitenlayout zeigt im Gegensatz zur Normalansicht die Seitenränder und damit auch die Kopf- und Fußzeilen. D. h. bevor Sie drucken, können Sie in dieser Ansicht Einträge in die Kopf- bzw. Fußzeilen vornehmen.

Die Umbruchvorschau zeigt Ihnen an, auf wie viele Seiten sich der Ausdruck des Tabel-lenblattes verteilt und wo sich die Seitenumbrüche befinden. Kopf- und Fußzeilen werden in dieser Ansicht nicht angezeigt.

Im letzten Abschnitt der Statusleiste finden Sie einen Schieberegler, um die Ansicht stufenlos zu vergrößern oder zu verkleinern. Klicken Sie auf die Prozentzahl ganz rechts, wird das Dialogfeld Zoom geöffnet.

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Daten eingeben, bearbeiten und löschen

3. Daten eingeben, bearbeiten und löschen 3.1 Daten eingeben Daten, die Sie in Excel erfassen, sind entweder Texte, Zahlen oder Formeln. Die Eingabe der Daten erfolgt in die jeweils ausgewählte Zelle. In der Abbildung sehen Sie, dass die Zelle A3 ausgewählt ist.

Ein grüner Zellzeiger umrahmt die aktive Zelle. Auch oben links im Namenfeld steht die Zell-adresse A3. Das dicke weiße Plus auf der Zelle ist der Markierungsmauszeiger.

In den Zellen A1 und A2 stehen Texte. Sie werden nach Bestätigen der Eingabe linksbündig aus-gerichtet. In Zelle B2 steht eine Zahl. Sie wird au-tomatisch rechtsbündig ausgerichtet

Sobald Sie mit der Eingabe der Daten beginnen, wird die Zelle aktiviert . Sie erkennen es daran, dass in der Bearbeitungsleiste der Text oder die Zahl nochmals erscheint und gleichzeitig werden die Symbole für Abbrechen und Eingeben aktiv.

In der Zelle selber ist der Mauszeiger nun ein Cur-sor . Zum Abbrechen der Eingabe klicken Sie entweder auf das Symbol in der Bearbeitungsleiste oder drücken Sie die ESC-Taste.

Zum Bestätigen der Eingabe gibt es verschiedene Möglichkeiten:

- Klicken Sie auf das Eingeben-Symbol in der Bearbeitungsleiste . Der Zellzeiger bleibt auf der Zelle stehen und die Eingabe ist abgeschlossen. Das macht immer dann Sinn, wenn Sie den Inhalt der Zelle anschließend kopieren wollen.

- Drücken Sie auf die Return-Taste. Die Eingabe ist abgeschlossen und der Zellzeiger springt auf die Zelle darunter. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie nach unten weitere Daten eingeben wollen.

- Drücken Sie auf die Tab-Taste. Die Eingabe ist abgeschlossen und der Zellzeiger springt auf die Zelle rechts daneben. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie nach rechts ausfüllen wollen.

Eine weitere Eingabemethode ist das Ziehen am Ausfüllkästchen. Der Zellzeiger hat an der unteren rechten Ecke ein Quadrat. Sobald Sie auf das Quadrat zeigen wird der Mauszeiger zu einem schmalen Kreuz. Wenn Sie nun die linke Maustaste gedrückt

halten und ziehen wird der Inhalt der Zelle kopiert. In der Abbildung ist dies die Zahl 10.

Daten eingeben, bearbeiten und löschen

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3.2 Daten Bearbeiten Wollen Sie den Inhalt einer Zelle überschreiben, klicken Sie auf die Zelle und schreiben ein-fach los. Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, wird die Zelle aktiv und nimmt den neuen Inhalt auf. Dann bestätigen Sie und der Inhalt der Zelle ist überschrieben, d. h. der ursprüng-liche Inhalt ist gelöscht.

Wollen Sie den Inhalt der Zelle bearbeiten, machen Sie einen Doppelklick auf die Zelle. Die Zelle wird aktiv und Sie können an der gewünschten Stelle die Korrektur vornehmen. Ab-schließend bestätigen Sie die Korrektur.

3.3 Daten Löschen Eine Zelle oder ein Bereich bestehen hauptsächlich aus Inhalt und Formatierung. Um den Inhalt einer Zelle oder eines Bereichs zu löschen, klicken Sie auf die Zelle oder markieren einen Bereich und drücken die ENTF-Taste.

Wollen Sie Format und Inhalt löschen,

- klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Start. - Wählen Sie ganz rechts im Menüband in der Register-

karte Start die Gruppe Bearbeiten. Hier finden Sie ein Radiergummisymbol. Wenn Sie auf den Listenpfeil daneben klicken, werden alle möglichen Löschoptionen angezeigt.

- Alle löschen bedeutet, dass alles gelöscht wird, was in

der Zelle oder dem markierten Bereich vorhanden ist: Formate, Inhalte, Kommentare und/oder Hyperlinks könnten in der Zelle stehen. Wenn Sie beispielsweise nur die Formate löschen wollen, wählen Sie den ent-sprechenden Punkt aus der Liste aus.

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Einfache Formeln mit Rechenzeichen

4. Einfache Formeln mit Rechenzeichen Um eine Berechnung einzugeben, klicken Sie zunächst auf die Zelle, die das Ergebnis enthal-ten soll, also die Zelle D2. Wenn Sie das Gleichheitszeichen eintippen, signalisieren Sie Excel, dass etwas berechnet werden soll. Sie können Excel wie einen Taschenrechner benutzen. Wenn Sie nach dem Gleichheitszeichen Zahlen und Rechenzeichen eingeben, z. B. =4+5, wird das Ergebnis berechnet. Das Ergebnis ist allerdings statisch. Wenn Sie andere Werte addie-ren wollen, müssen Sie erneut Zahlen und Rechenzeichen eingeben. Deshalb ist es sinnvoller mit Zellbezügen zu rechnen, die wechselnde Inhalte aufnehmen können.

Geben Sie das Gleichheitszeichen ein und klicken Sie nun die erste Zelle an, mit der Sie rech-nen wollen. Im Beispiel ist dies die Zelle B2. Dieser Zellbezug wird in die Formel eingefügt. Die Zelle selber erhält einen blinkenden Rand als Hinweis darauf, dass sie ausgewählt wurde. Als nächstes geben Sie ein Rechenzeichen ein, z. B. das Pluszeichen. Klicken Sie dann auf die Zelle C2. Die Zellbezüge in der Formel sind wie die Zellen selber farblich gekennzeichnet. So können Sie auf einen Blick erkennen, ob die richtigen Zellen in die Formel einfließen.

Sobald Sie die Eingabe beendet haben, erscheint in der Ergebniszelle der berechnete Wert. In der Bearbeitungsleiste sehen Sie die dazugehörige Formel.

Wenn Sie mit anderen Werten rechnen wollen, geben Sie in die Zellen, die die Formel beschicken, neue Werte ein.

Einfache Formeln mit Rechenzeichen

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Die Rechenzeichen befinden auf der Schreibmaschinentastatur oder auf dem Ziffernblock.

Über den Nummernblock lassen sich die Rechenzeichen und auch die Zahlen einfacher ein-geben. Zusätzlich haben Sie auf dem Nummernblock das Komma für Dezimalzahlen. Die Enter-Taste befindet sich ebenfalls auf dem Nummernblock, so dass Sie Ihre Eingabe damit bestätigen können.

Zu den sogenannten arithmetischen Rechenzeichen gehören noch das Prozentzeichen (%) und das Caretzeichen (^). Das Caretzeichen dient der Potenzierung.

Sie können sich vorstellen, wenn Sie tausende von Werten addieren wollen, kann es sehr mühselig werden, die Zelle anzuklicken, dann das Pluszeichen einzugeben usw. Ganz zu schweigen von komplexeren Rechenvorgängen. Deswegen kann man dann Funktionen benutzen.

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Funktionen

5. Funktionen Neben den Rechenzeichen gibt es auch Funktionen, die die Rechenschritte im Funktions-namen beinhalten.

5.1 Aufbau einer Funktion Funktionen sind vordefinierte Formeln. Nach dem Gleichheitszeichen stehen der Funktions-name und immer ein Klammerpaar. Meistens stehen in den Klammern sogenannte Argu-mente, die durch Semikola voneinander getrennt werden.

In Zelle B6 steht eine Summenformel mit dem Pluszeichen.

In der Zelle B7 steht die Funktion SUMME.

Der Aufbau einer Funktion stellt sich wie folgt dar:

Summe Funktionsname Enthält die Rechenvorschrift, in diesem Fall Addition der Argumente.

( ) Klammern Zwischen dem Funktionsnamen und der öffnenden Klammer darf kein Leerzeichen stehen!

B2:B5 ein Argument Hier ein Bereich. Wenn es mehrere zu addierende Bereiche gäbe, würden diese durch Semikolon von-einander abgetrennt.

Das grundsätzliche Schema einer Funktion ist: =FUNKTIONSNAME(). Es gibt Funktionen, die kein Argument in den Klammern haben, z. B. die Funktion =HEUTE(). Diese Funktion ent-nimmt das Argument direkt vom Rechner, nämlich das aktuelle Datum des Computers.

Auf der Registerkarte Formeln finden Sie jede Menge Funktionen, die in Kategorien einge-teilt sind.

Die Schaltfläche für Funktion Einfügen finden Sie auch in der Bearbeitungsleiste wieder. Die Schaltfläche für AutoSumme ist auf der Registerkarte Start, ganz rechts in der Gruppe Bearbeiten zu finden.

Funktionen

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5.2 Eingabe einer Funktion Es gibt verschiedene Methoden, um Funktionen einzugeben. Excel bietet zahlreiche Hilfen an, um schnell Berechnungen durchzuführen.

5.2.1 Schaltfläche AutoSumme Weil die Summenbildung offensichtlich die häufigste Berechnung darstellt, gibt es hierfür verschiedene Methoden, beispielsweise die Schaltfläche AutoSumme. Sie finden die Schalt-fläche auf der Registerkarte Start, ganz rechts in der Gruppe Bearbeiten oder auf der Registerkarte Formeln.

Sie können die zu addierenden Zahlen markieren und auf die Schaltfläche klicken. Sofort wird eine Summe über die mar-kierten Zahlen gezogen.

Wenn Sie mit dem Mauszeiger nur zeigen, wird Ihnen, die links abgebildete Information gegeben.

Sie können aber auch – wie normalerweise üblich – zunächst die Zielzelle anklicken, in der Abbildung ist das die Zelle B6. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche AutoSumme.

Im Gegensatz zu der Methode oben, wird Ihnen zunächst die Formel angezeigt. Das Argument (der Bereich B2:B5) wird farblich unterlegt. Sie können also den Bereich noch ändern, in dem Sie mit gedrückter linker Maustaste neu markieren.

Wenn Sie auf den Listenpfeil neben der Schaltfläche AutoSumme klicken, werden weitere, häufig verwendete Funktionen, angezeigt (Mittelwert, Anzahl usw.)

Der letzte Eintrag in dieser Liste führt zum Funktions-assistenten.

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Funktionen

5.2.2 Funktionsassistent

In der Bearbeitungsleiste oder auf der Registerkarte Formeln finden Sie die Schaltfläche Mit dieser Schaltfläche können Sie den Funktionsassistenten aufrufen.

Wenn Sie auf den Listenpfeil des Feldes Kategorie klicken, können Sie die Funktions-kategorie auswählen. Die gleichen Kategorien finden Sie auf der Registerkarte Formeln wieder. Wenn Sie eine Kategorie gewählt haben, werden die dazugehörigen Funktionen im Feld darunter angezeigt.

In diesem Feld werden alle Funktionen alphabetisch aufgelistet, deren Kategorie Sie zuvor ausgewählt haben. Standardmäßig ist die Kategorie Zuletzt verwendet aufgelistet. Darunter befindet sich der Eintrag Alle. Wenn Sie diesen Eintrag wählen, werden alle Funktionen alphabetisch aufgelistet.

Sie können zu der Funktion, die Sie im Listenfeld markiert haben, die Hilfe aufrufen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe für diese Funktion.

Wenn Sie eine Funktion ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Die Funktion wird in die Ergebniszelle eingetragen.

Funktionen

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Im zweiten Schritt des Funktionsassistenten gelangen Sie in das Dialogfeld Funktions-argumente.

Im ersten Abschnitt werden der Name der ausgewählten Funktion und die Argumente angezeigt. Die hier ausgewählte Funktion RUNDEN braucht zwei Argumente: Zahl und Anzahl_Stellen. Beide Argumente sind zwingend erforderlich. Das erkennen Sie daran, dass sie fett gedruckt sind. Klicken Sie im Tabellenblatt auf die Zelle, deren Werte gerundet werden soll, wird der Zellbezug in das Argumentfeld Zahl eingetragen. Rechts daneben erscheint der Inhalt der Zelle.

Im darunter liegenden Abschnitt wird eine kurze Erläuterung zu dem Argument gegeben, in dem Sie den Cursor positioniert haben. Im Beispiel steht der Cursor im ersten Argu-ment.

Wenn alle notwendigen Argumente ausgefüllt sind, erscheint im dritten Abschnitt das Formelergebnis. Auch hier können Sie noch mal die Hilfe aufrufen. Abschließend klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Eingabe zu beenden.

5.2.3 Manuelle Eingabe Insbesondere bei geschachtelten Funktionen ist es sinnvoller die Funktion zu tippen. Aber auch hier erhalten Sie Unterstützung. Sobald Sie beginnen zu tippen, wird das Auto-vervollständigen aktiv.

Am Beispiel der Funktion RUNDEN wurden das Gleichheitszeichen und die ersten beiden Buchstaben des Funktionsnamen eingetragen. Das Autoversvollständigen schlägt nun alle Funktionen vor, die mit =ru beginnen. In diesem Fall ist es nur eine. Sie können den kompletten Funktionsnamen übernehmen, in dem Sie auf die Funktion doppelklicken.

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Funktionen

Der vollständige Funktionsname wird in Großbuchstaben und mit bereits geöffneter Klammer in die Zelle einge-tragen. Sie können sich an dieser Stelle Hilfe zur Funktion holen, wenn Sie auf das Wort RUNDEN klicken. In den Klammern hinter der Hilfe ste-hen die Argumente. Dasjenige, was als nächstes bedient werden muss, ist durch Fettschrift gekennzeichnet. Wenn Sie den ersten Zellbezug an-geklickt haben (in diesem Fall steht die zu rundende Zahl in B6), geben Sie ein Semikolon ein. Das zweite Argument wird in Fettschrift unterlegt. Wenn Sie die notwendigen Argumente

eingetragen haben, bestätigen Sie die Eingabe abschließend.

5.2.4 Geschachtelte Funktionen An vielen Stellen ist es sinnvoller, Funktionen zu schachteln. Einmal um Platz zu sparen, zum anderen um die Tabellenblätter übersichtlicher zu gestalten. Die Funktion RUNDEN bietet sich dafür an.

In Zelle B7 wurde mit Hilfe der Funktion MITTELWERT der durchschnittliche Betrag errechnet. In Zelle B8 wird der gerundete Durchschnitt mit Hilfe der Funktion RUNDEN ermittelt. Das erste Argument der RUNDEN-Funktion ist der Zellbezug B7. Sie können den Zellbezug B7 durch das ersetzen, was in B7 steht: die Funktion MITTELWERT. Die Formel lautet dann: =RUNDEN(MITTELWERT(B2:B5);2) Das erste Argument der RUNDEN-Funktion ist nun die Funktion MITTELWERT. Damit wird die Zwischenrechnung in Zelle B7 überflüssig. Sie haben den Eintrag einer Zelle gespart.

Funktionen

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6. Rechengenauigkeit Excel rechnet grundsätzlich mit den in der Bearbeitungszeile angezeigten Werten oder, wenn eine Zelle eine Formel enthält, mit den intern errechneten genauen Werten - un-abhängig von der Darstellung auf dem Bildschirm. Wenn Zahlen über das Format gerundet dargestellt werden, ändert sich trotzdem nicht der Wert der Zahl.

Wenn Sie mit den in der Tabelle dargestellten Werten weiter rechnen wollen, müssen Sie für die jeweilige Datei folgendes einstellen.

- Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, dort auf Optionen - In den Excel-Optionen klicken Sie auf die Kategorie Erweitert. - Setzen Sie ein Häkchen bei Genauigkeit wie angezeigt festlegen. - Bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK.

Die folgende Meldung bestätigen Sie ebenfalls mit der Schaltfläche OK. Die Meldung wirkt sich nur auf selbst eingegebene Daten aus. Wenn Sie eine Zahl mit 4 Nachkommastellen ein-geben, diese auf 2 Stellen formatieren, gehen die restlichen Nachkommastellen verloren. Formelzellen werden immer wieder neu berechnet, deshalb hat diese Meldung keine Aus-wirkungen auf Formelzellen.

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Tabellenstruktur

7. Tabellenstruktur Bevor Sie eine Tabelle erfassen, sollten Sie überlegen, wie Sie die Tabelle aufbauen. Wenn Sie feststellen, dass Zeilen und Spalten noch eingefügt oder verschoben werden müssen, können Sie nachträglich die Struktur ändern.

Folgende Fragen helfen Ihnen vielleicht, eine Tabelle sinnvoll aufzubauen:

- Was will ich mit den Daten aussagen? - Welche Daten benötige ich? - Welche Überschriften brauche ich, um den Inhalt der Daten zu umreißen? - Wie ist die beste Anordnung der Daten, welche sollten in einer Zeile und welche in

einer Spalte stehen? Allgemeine Regeln:

- Wenn möglich keine Leerzeilen oder Leerspalten zwischen den Daten lassen. - Wenn Sie Leerzeilen oder Leerspalten lassen, können manche in Excel eingebaute

Features nicht genutzt werden.

7.1 Zwischensummen In der Abbildung sehen Sie eine Aufstellung über monatliche Ausgaben. Die Überschriften lauten Monat und konsumtive Ausgaben.

Sie spiegeln den Sachverhalt der unter den Über-schriften dargestellten Daten wieder. Jeweils viertel-jährlich wird eine Summe gebildet. Am Ende des Jahres soll eine Gesamtsumme gezogen werden. Wenn Sie in den Zellen B5, B9, B13 und B17 eine Summe mit der Summenfunktion gebildet haben, werden in B18 diese Zwischensummenzellen genutzt, um die Gesamtsumme zu berechnen.

Um die Gesamtsumme zu erhalten, klicken Sie in die Zelle B18 und anschließend auf das Summensymbol. Excel erkennt automatisch, dass eine Gesamtsumme aus Zwischensummen gebildet werden soll. Voraus-setzung für diesen Automatismus ist allerdings, dass Sie die Zwischensummen mit der Summenfunktion gebil-det haben. Außerdem dürfen keine Leerzeilen die Tabelle zerteilen.

Tabellenstruktur

27

7.2 Gliederung Die Struktur, aufgebaut aus Zwischen- und Gesamtsumme, können Sie nutzen, um eine au-tomatische Gliederung zu erzeugen. Dabei gehen Sie wie folgt vor:

- Klicken Sie irgendwo in die Tabelle, dann auf die Registerkarte Daten. Die letzte Gruppe dieser Registerkarte ist die Befehlsgruppe Gliederung.

- Klicken Sie auf den Listenpfeil neben dem Symbol für Grupppieren und wählen Sie dort den Eintrag AutoGliederung.

Eine zusätzliche Spalte vor der Zeilenbeschriftung wird eingefügt. Sie enthält alle automa-tisch erkannten Gliederungsebenen und zeigt, wie die Tabelle gegliedert ist. Wie die Tabelle gegliedert wurde, können Sie am besten in der voll ausgeklappten Ansicht sehen. Die senk-rechten Striche zeigen an, wie zusammengefasst wurde.

Die Ebene 2 fasst alle Zwischensummen zusammen. Wenn Sie auf die 2 klicken, werden nur die Zwischensummen angezeigt. Die Ausgaben der einzelnen Monate werden ausgeblendet. In der Gliederungsspalte stehen nun Pluszeichen. Auch daran können Sie erkennen, dass nicht alle Zeilen sichtbar sind. Wenn Sie wieder alle Zeilen angezeigt bekommen wollen, klicken Sie auf die 3. Sofort wird die Gliederung vollständig mit allen Zeilen angezeigt. Sie können auch auf ein Pluszeichen oder ein Minuszeichen klicken, dann wird nur die Ebene vor dem Plus- oder Minus-zeichen reduziert oder angezeigt.

Links die Abbildung zeigt nur die Quartalszwischensummen.

28

Tabellenstruktur

Wenn Sie die Gliederung vollständig entfernen wollen,

- klicken Sie auf der Registerkarte Daten, dort in der Gruppe Gliederung auf den Listen-pfeil des Symbols Gruppierung aufheben.

- Wählen Sie den Eintrag Gliederung entfernen.

An den eben erläuterten Beispielen sehen Sie, dass bestimmte Features nur dann genutzt werden können, wenn die Tabelle entsprechend aufgebaut ist.

7.3 Einfügen und Löschen von Zeilen und Spalten In der unten abgebildeten Tabelle soll eine Zwischensumme für Oktober eingefügt werden.

7.3.1 Einfügen von Zeilen bzw. Spalten

- Klicken Sie dazu auf die Zelle (A5). Vor dieser Zelle soll eine komplette Zeile eingefügt werden.

- Klicken Sie auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Zellen auf den Listenpfeil in der Befehlsgruppe Einfügen.

- Klicken Sie auf den Eintrag Blattzeilen einfügen. Es wird eine ganze Zeile eingefügt. Die erste Position fügt nur eine neue Zelle ein, so dass die bestehenden Daten nach rechts oder unten verschoben werden. Der Eintrag Blattspalten einfügen, fügt in diesem Fall vor Spalte A eine weitere Spalte ein.

- Der letzte Eintrag Blatt einfügen fügt ein komplett neues Tabellenblatt ein.

Tabellenstruktur

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- Sobald die leere Zeile eingefügt ist, erscheint der Smarttag für das Formatkopieren.

- Wenn Sie auf den Listenpfeil neben dem Symbol klicken, klappt eine Palette möglicher For-matierungen auf.

- Wenn Sie nun die erste Option ausgewählt lassen, werden das Datum und die Beträge so formatiert wie in der Zeile darüber. Alternativ können Sie ganze Zeilen einfügen, indem die die Zeile markieren, vor der eine Zeile eingefügt werden soll und dann die Tasten-kombination + betätigen.

7.3.2 Löschen von Zeilen und Spalten - Möchten Sie eine leere Zeile bzw. Spalte löschen, müssen Sie

zunächst in die Zelle klicken, deren Zeile bzw. Spalte gelöscht werden soll.

- In der Gruppe Zellen, befindet sich auch die Befehlsgruppe Löschen.

- Wenn Sie auf den Listenpfeil der Befehlsgruppe klicken, erschei-nen die Positionen wie sie die Abbildung zeigt.

- Auch hier können Sie einen Tastenschlüssel benutzen: +

7.3.3 Löschen von Zeilen und Spalten über rechte Maustaste Alternativ können Sie Zeilen oder Spalten löschen oder einfügen, in dem Sie auf die rechte Maustaste klicken. Aus dem Kontextmenü können Sie nun die Einträge Zellen einfügen oder Zellen löschen auswählen.

Wenn Sie zuvor die komplette Zeile bzw. Spalte markiert haben, wird vor der markierten Zeile oder Spalte eingefügt bzw. die markierte Zeile oder Spalte gelöscht.

Falls Sie nichts markiert haben, erscheint ein weiteres Dialogfeld, in dem Sie genauere Angaben machen müssen.

7.4 Verschieben von Zeilen oder Spalten Gelegentlich kommt es vor, dass Sie im Nachhinein Spalten oder Zeilen anders anordnen wollen. Im Beispiel soll die Zeile 2 unter die Zeile 5 geschoben werden.

30

Tabellenstruktur

- Dazu markieren Sie zunächst den Bereich A2:D2. - Zeigen Sie an den Rand der Markierung bis der Verschiebemauszeiger erscheint.

- Halten Sie nun die Shift-Taste gedrückt und ziehen mit der Maus zwischen die Zeilen 5

und 6. An Hand der grauen Markierung erkennen Sie die Einfügeposition. Das gleiche Verfahren können Sie für das Verschieben von Spalten benutzen.

7.5 Spaltenbreite und Zeilenhöhe Ohne die Anordnung von Zeilen und Spalten zu ändern, können Sie Zeilenhöhe und Spalten-breite verändern, um die Tabelle übersichtlicher zu gestalten.

- Um die Spaltenbreite zu ändern, zeigen Sie auf die Trennlinie zwischen zwei Spalten bzw. zwischen den Zeilen.

- Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die Spalte (in diesem Fall Spalte D) nach rechts, um sie zu verbreitern, nach links, um sie zu verschmälern.

- Um die Zeilenhöhe zu ändern, zeigen Sie auf die Trennlinie zwischen zwei Zeilen. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die Zeile (in diesem Fall Zeile 2) nach unten. Die Zeile wird dadurch höher.

- Doppelklicken Sie auf die Trennlinie zwischen zwei Spalten, wird die optimale Breite eingestellt. D. h. die Breite der Spalte richtet sich nach dem breitesten Eintrag in der Spalte.

- Wenn Sie mit linker Maustaste auf die Trennlinie doppelklicken, wird die Standard-zeilenhöhe wiederhergestellt.

- Sie können auch mehrere Spalten markieren, um für alle die gleiche Spaltenbreite ein-zustellen, bzw. um für alle die optimale Breite herzustellen. Für Zeilen gilt das gleiche.

Markiertechniken

31

Spaltenbreiten und Zeilenhöhen können Sie auch über das Menüband einstellen. Wie das Einfügen von Zeilen und Spalten ist das in der Gruppe Zellen zu finden.

- Klicken Sie dort auf den Listenpfeil in der Gruppe Zellen auf das Symbol Format. - Wenn Sie auf die Position Zeilenhöhe klicken,

erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie die Zeilenhöhe in Pixel eingeben können.

- Zeilenhöhe automatisch anpassen, bedeutet, dass sich die Höhe der Zeile an die Zelle anpasst, in der der Zell-zeiger steht. Die gleichen Möglichkeiten haben Sie im Bereich darunter, bezogen auf die Spalte

8. Markiertechniken Wenn Sie Daten weiterbearbeiten oder -gestalten möchten, müssen Sie zuvor die ent-sprechenden Zellen markieren. Eine Zelle ist immer markiert, nämlich die, in der der Zell-zeiger steht.

Wenn Sie die linke Maustaste gedrückt halten und ziehen, können Sie einen Bereich mar-kieren.

Sie müssen darauf achten, dass der Maus-zeiger so wie in der Abbildung links aussieht: der Mauszeiger hat die Form eines Kreuzes. Die Zelle, in der die Markierung beginnt, ist weiß. Die übrigen markierten Zellen sind grau unterlegt. In der Abbildung sind die Zellen B2 bis B6 markiert. Den markierten Bereich können Sie nun gestalten oder z. B. löschen. Sie können auch komplette Spalten oder Zeilen markieren.

Dazu klicken Sie, wie in der Abbildung links dargestellt, in die Zeilenüberschrift. Der Mauszeiger ist ein nach unten zeigender schwarzer Pfeil. In der Abbildung ist die Spalte A komplett markiert, d. h. die Spalte ist bis zur Zeile 1.048.576 markiert. Wenn Sie mehrere Spalten markieren wollen, halten Sie die linke Maustaste ge-drückt und ziehen über die Spalten-überschriften.

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Gestalten der Daten

Wenn Sie eine Zeile komplett markieren wollen, klicken Sie in die Zeilenüberschrift. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen, dann können Sie mehrere Zeilen markieren.

Sie können auch nicht zusammenhängende Bereiche markieren. Dazu markieren Sie den ersten Bereich, dann halten Sie die STRG-Taste gedrückt und markieren den nächsten Bereich.

9. Gestalten der Daten Auf der Registerkarte Start finden Sie die wesentlichen Elemente, die Sie für das Gestalten eines Bereichs benötigen:

Die Gruppe Schriftart enthält Gestaltungselemente wie Schriftart, -grad, -farbe usw.

Die Gruppe Ausrichtung ermöglicht Ihnen den Zellinhalt innerhalb der Zellen z. B. zwischen dem rechten und linken Zellrändern auszurichten.

In der Gruppe Zahl sind alle Zahlenformate zusammengefasst.

Die Gruppe Formatvorlagen enthält vorgefertigte Formate für Zellen und Zellbereiche sowie für die ganze Tabelle.

9.1 Gruppe Schriftart - Markieren Sie eine Zelle oder einen Bereich, um dann die Gestaltung vorzunehmen. In

der Abbildung ist das der Bereich A1 bis E1. - Klicken Sie in der Gruppe Schriftart die entsprechenden Gestaltungselemente an. Im

Beispiel wurden die Schriftart Arial und der Schriftgrad 11 gewählt. Außerdem wurde der Bereich fett formatiert.

Gestalten der Daten

33

Sie können den Schriftgrad über das Listenfeld neben der Schriftart auswählen. Sie können aber auch die Schaltflächen rechts daneben benutzen. In der Gruppe Schriftart finden Sie noch weitere Listenpfeile; Z. B. um verschiedene Unterstreichungen zu wählen. Oder Sie wählen eine andere Farbe für den Zellhintergrund oder für die Schrift. Sobald Sie auf den Listenpfeil klicken, wird eine Farbpalette aufgeklappt.

9.2 Gruppe Ausrichtung Im folgenden Beispiel ist die Überschrift vertikal zentriert und im Bereich B1 bis E1 rechts-bündig angeordnet. In Zelle E1 gibt es einen Textumbruch.

- Markieren Sie Bereich B1 bis E1, um dann die Gestaltung vorzunehmen. Ausgangs-punkt der Markierung ist die Zelle B1. Diese ist hell unterlegt.

- Klicken Sie die entsprechenden Befehle in der Gruppe Ausrichtung an: - Der in der Abbildung ausgewählte Befehl zentriert den markierten Inhalt zwischen oberem

und unterem Zellenrand und zwischen linkem und rechtem Zellenrand. - Wenn Sie den Mauszeiger ein wenig auf dem Symbol

verweilen lassen, wird unterhalb der Befehlsgruppe angezeigt, was dieser Befehl bewirkt. Wenn Sie auf einer Zelle stehen oder einen Bereich markiert haben, der Formatierungen enthält, können Sie erkennen, um welche Formatierung es sich handelt. Die ausgewählten Formatierungen für diesen Bereich sind grau markiert.

In der folgenden Abbildung sind die Zelleinträge vom linken bzw. rechten Zellenrand etwas abgerückt. Die Überschrift ist über einen Bereich zentriert und verbunden.

- Markieren Sie zunächst den Bereich (in der Abbildung von A2 bis A9) - klicken Sie auf das Symbol für Einrücken.

34

Gestalten der Daten

- Wenn Sie Zahlen vom rechten Rand her einrücken wollen, müssen Sie anschließend noch das Symbol für rechtsbündig anklicken.

- Schreiben Sie eine Überschrift in Zelle A1. Markieren Sie anschließend den Bereich A1 bis E1.

- Klicken Sie auf das Symbol für Verbinden und zentrieren.

Achtung!

Wenn Sie Tabellen mit Filtern oder Pivottabellen auswerten wollen, ist eine zentrierte Über-schrift (siehe obige Abbildung) hinderlich. Auch ein Textumbruch in der Zelle sollte vermieden werden.

Gestalten der Daten

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9.3 Gruppe Zahlen An demselben Beispiel wie oben soll das Gestalten mit Zahlenformaten gezeigt werden.

9.3.1 Buchhaltungsformat - Markieren Sie den Zahlenbereich (B3:E9), um die Zahlen mit dem Euroformat zu

versehen. - Klicken Sie in der Gruppe Zahlen auf das Symbol für Währung. - Sobald Sie auf das Symbol geklickt haben, erscheint in dem Feld

darüber die Kategorie Buchhaltung. Die Zahlen werden mit dem €-Zeichen und zwei Nachkommastellen versehen. Zusätzlich werden sie etwas vom rechten Rand abgerückt. Ist der Zellinhalt eine Null, wird diese als Strich dargestellt (siehe Abbildung unten).

9.3.2 Währungsformat Wenn Sie auf das Listenfeld klicken, das zuvor die Kategorie Buch-haltung zeigte, wird Ihnen eine Liste von Formaten angezeigt. Das dritte Format von oben ist das Währungsformat. Wenn Sie das Währungsformat auswählen, wird das €-Zeichen eingefügt und die Zahlen stehen rechtsbündig. Nullen werden als 0,00 € dargestellt.

36

Gestalten der Daten

Normalerweise stehen die Zahlen am äußerst rechten Rand. Da zuvor aber eine Einrückung vorgenommen wurde (Siehe Seite 33), stehen die Zahlen und auch die Überschriften etwas vom rechten Rand entfernt.

Auch mit dem Tastenschlüssel + + können Sie Zellen als Währung formatieren.

9.3.3 Tausenderpunkt Um Zahlen, die nicht mit dem Währungssymbol versehen werden sollen, lesbarer zu machen, wird der Tausenderpunkt benutzt. Wenn Sie das entsprechende Symbol auf der Symbolleiste anklicken, erhal-ten Sie, wie unter 9.3.1 bereits dargestellt, ein Tausendertrenn-zeichen aus der Kategorie Buchhaltung ohne das €-Symbol.

Alternativ dazu können Sie das Dialogfeld Zellen formatieren aufrufen.

- Wählen Sie in der Kategorie den Eintrag Zahl. - Im rechten Bereich können Sie nun das Häkchen bei Tausendertrennzeichen setzen. - In diesem Dialogfeld können Sie auch gleichzeitig einstellen, wie die Zahl aussehen soll,

falls sie negativ ist.

Alternativ dazu können Sie den Tastenschlüssel + + benutzen.

Gestalten der Daten

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9.3.4 Nachkommastellen hinzufügen Wenn Sie Nachkommastellen hinzufügen oder entfernen wollen, können Sie die beiden Symbole rechts neben dem Tausendertrennzeichen anklicken. Das linke Symbol fügt pro Klick eine Nachkommastelle hinzu. Das rechte Symbol entfernt pro Klick eine Nachkomma-stelle.

Wenn Sie den Tastenschlüssel + + benutzen, werden außer dem Tausenderpunkt auch noch zwei Nachkommastellen hin-zugefügt. Um Nachkommastellen zu entfernen oder hinzuzufügen, nutzen Sie diese Schaltflächen.

9.3.5 Prozentformat Eine Besonderheit ist das Prozentformat. Es zeigt das Prozentsymbol in der Zelle an und mul-tipliziert mit Hundert. In der Abbildung unten sehen Sie die Formel in F3. Es wird die Ausgabe für Januar in Zelle B3 geteilt durch die Gesamtausgaben in Zelle E3. Die Division ergibt eine Dezimalzahl. Wenn Sie anschließend auf das Prozentsymbol klicken, wird die Dezimalzahl in Prozent umgewandelt.

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Gestalten der Daten

Andererseits wird durch Hundert geteilt, wenn Sie einen Prozentsatz über die Tastatur eingeben.

In der Abbildung links sehen Sie die Formeldarstellung. In Zelle C2 ist 3 % einge-geben worden (siehe Bearbeitungsleiste). Automatisch wird durch Hundert geteilt, sodass Sie das Teilen durch Hundert in der Formel nicht mehr berücksichtigen müssen.

Wenn Sie den Skontobetrag errechnen wollen, genügt eine einfache Multiplikation.

9.3.6 Benutzerdefiniertes Zahlenformat Gelegentlich braucht man Mengeneinheiten, um Zahlen näher zu beschreiben: siehe Abbil-dung unten.

Um ein eigenes Zahlenformat zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:

- Klicken Sie dazu auf das Feld Mehr… im Listenfeld oder auf den Pfeil in der Gruppe Zahlen.

- Das Dialogfeld Zellen formatieren wird geöffnet.

Gestalten der Daten

39

- Wählen Sie auf der Registerkarte Zahlen das Format für die Gestaltung der Zahl aus. Damit wird ein Platzhalter erzeugt. In diesem Fall bedeutet #.##0 die konkrete Zahl wird mit Tausenderpunkt ausgestattet, ohne Nachkommastellen.

- Klicken Sie anschließend auf Benutzerdefiniert. - Tragen Sie im Feld Typ den gewünschten Text ein. Den Text müssen Sie in Anführungs-

zeichen schreiben. Im Feld Beispiel sehen Sie eine Vorschau der Zahl. - Abschließend bestätigen Sie die Eingabe mit OK. - Benutzerdefinierte Zahlenformate werden zusammen mit der Arbeitsmappe gespeichert

und können in allen Tabellen dieser Mappe verwendet werden. Die eigenen Zahlen-formate sind im Dialogfeld Zellen formatieren, Registerkarte Zahlen, Kategorie Benutzer-definiert am Ende der Liste zu finden.

Sie können benutzerdefinierte Zahlenformate auch wieder löschen. Bei Zahlenformaten, die standardmäßig in Excel vorhanden sind, wird die Schaltfläche Löschen nicht aktiv.

9.4 Gruppe Formatvorlagen Sie können die Tabelle zusätzlich noch mit Zellenformatvorlagen gestalten.

- Sie markieren einen Bereich (im Beispiel B3 bis E8) und klicken auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf das Listenfeld Zellenformatvorlagen.

- Wenn Sie mit der Maus auf eine der Vorlagen zeigen, wird der markierte Bereich in einer Live-Vorschau entsprechend der Vorlage dargestellt. Erst durch das Klicken auf die gewünschte Vorlage wird die Formatierung übernommen. In der Abbildung weist der Mauszeiger auf die Vorlage Akzent1. Wenn Sie die Formatvorlage für den mar-kierten Bereich übernehmen wollen, klicken Sie einfach auf die gewünschte Format-vorlage.

Sie können jedem markierten Bereich oder jeder einzelnen Zelle jedes Format zuordnen. Wenn Sie genauer auf die Formatvorlagen schauen, erkennen Sie, dass es bestimmte Kate-gorien gibt. Beispielsweise für Überschriftenbereiche oder für Ergebnisbereiche. Zusätzlich zu den vorhandenen Formatvorlagen können Sie auch neue definieren.

In der folgenden Abbildung wurde die verbundene Zelle A1 markiert und eine Gestaltung namens Überschrift 1 gewählt.

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Gestalten der Daten

In der anschließenden Abbildung wurden die Zellen A9 bis E9 markiert und mit der Vorlage Ergebnis gestaltet.

9.5 Bedingte Formatierung Daten, die eine bestimmte Bedingung erfüllen, können Sie mit einer Formatierung hervor-heben. Dies gilt nicht nur für Zahlen. Auch Texte können in Abhängigkeit von Bedingungen (z. B. alle Texte, die mit den Buchstaben zwischen D und F anfangen) formatiert werden. Bedingte Zahlenformate bedeuten auch, dass sich die Formatierung anpasst, wenn sich der Zelleninhalt ändert.

- Markieren Sie die Zellen, die Sie formatieren möchten (Im Beispiel ist dies der Bereich E3:E8).

- Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf Bedingte For-matierung,

- wählen Sie den Eintrag Regeln zum Hervorheben von Zellen und dann Größer als.

Gestalten der Daten

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- Im Dialogfeld können Sie nun einen Wert eingeben oder den vorgeschlagenen Wert stehen lassen. Sind die Zahlen im markierten Bereich größer als dieser Wert, werden die entsprechenden Zellen hellrot eingefärbt. Sie können die Auswirkung als Vorschau im markierten Bereich sehen.

- Im Listenfeld, in dem der Eintrag hellroter Füllung 2 steht, können Sie weitere Farben

auswählen. Sie können auch benutzerdefinierte Formatierungen auswählen. Dazu klicken Sie auf den letzten Eintrag in der Liste.

- Sie gelangen in das Dialogfeld Zellen formatieren. Dort stehen Ihnen die Registerkarten

Zahlen, Schrift, Rahmen und Ausfüllen zur Verfügung. Sie können dort nur die Möglich-keiten auswählen, die nicht ausgegraut sind.

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Gestalten der Daten

Natürlich müssen Sie darauf achten, dass die Formatierung auch Sinn macht. In dem Beispiel oben werden unterschiedliche Ausgabearten mit einander verglichen. Das macht natürlich wenig Sinn.

Sinnvoller wäre hier, die monatliche Entwicklung der einzelnen Kostenarten zu vergleichen. Beispielsweise könnten Sie den Bereich B3:D3 markieren und in der Gruppe Bedingte For-matierung den Befehl Datenbalken auswählen.

In der Vorschau können Sie erkennen, dass die Länge der Farbbalken von der Höhe des Wertes in den markierten Zellen abhängt. Alle bedingten Formate ändern sich, wenn der Wert in der Zelle verändert wird.

Sie können die bedingte Formatierung löschen:

- Klicken Sie auf den Befehl Bedingte Formatierung und wählen Sie dort den Eintrag Regeln löschen.

Sie können nun auswählen, ob Sie die Regel in den markierten Zellen löschen wollen oder im gesamten Blatt.

Im markierten Bereich bedeutet, dass Sie entweder vorher einen Bereich oder eine Zelle markiert haben. Nur in diesem Bereich wird dann die dort vorhandene Regel gelöscht.

Autoausfüllen, Kopieren und Verschieben

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10. Autoausfüllen, Kopieren und Verschieben Sie können sich das Eingeben der Daten erleichtern, indem Sie das Autoausfüllen und Kopieren benutzen. Autoausfüllen bedeutet, dass Daten in angrenzende Zellen übertragen werden. Wenn die Daten in einem anderen Bereich stehen sollen, können Sie die Daten verschieben.

10.1 Autoausfüllen Wenn Sie eine Datenreihe erzeugen oder eine Formel kopieren wollen, können Sie das Aus-füllkästchen benutzen. Das Ausfüllkästchen befindet sich unten rechts am Zellzeiger. Setzen Sie den Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen, so dass sich die Form des Mauszeigers in ein dünnes Kreuz verwandelt. Anschließend können Sie mit gedrückter Maustaste in eine belie-bige Richtung ziehen.

Es gibt bereits vorgefertigte Datenreihen. Wenn Sie einen Monats-namen oder einen Wochentag eingeben und am Ausfüllkästchen zie-hen, wird eine entsprechende Reihe gebildet. Am Mauszeiger erscheint der jeweils nächste Eintrag.

Bei einer Kombination aus Text und Zahl, wird der Text kopiert und die Zahl fortgeführt. In dem Beispiel wird der Text durch den Punkt darge-stellt. Texte oder Zahlen, die allein in einer Zelle stehen, werden kopiert.

Wenn Sie eine Zahlenreihe bilden möchten, müssen Sie zunächst zwei Anfangswerte eingeben. Anschließend markieren Sie beide Werte und ziehen am Ausfüllkästchen. Excel berechnet den Abstand der beiden Zahlen (hier: +1) und führt die Reihe fort.

Wenn Sie einfach nur ziehen wird die Zahl kopiert. Lassen Sie die Maustaste los, erscheint ein Smarttag. Sie können hier z. B. aus-wählen Datenreihe ausfüllen. Dann wird jeweils um +1 weiter-gezählt. Wenn Sie ziehen und dabei die STRG-Taste gedrückt halten, wird ebenfalls jeweils um +1 weitergezählt.

Wenn Sie ein Datum eingeben und ziehen, wird die Reihe tageweise weitergeführt. Je nach Eingabe erscheint nach dem Ausfüllen ein "Smarttag". Wenn Sie auf das Smarttag klicken, werden Ihnen verschiedene Möglichkeiten geboten, nach-träglich die eingefügten Inhalte zu verändern.

Auch Zellen mit Formeln können am Ausfüllkästchen gezogen werden. Die Formel wird kopiert und in ihren Bezügen ange-passt.

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10.2 Kopieren Mit Kopieren können Sie Daten in angrenzende Zellen oder in andere Bereiche innerhalb desselben Tabellenblattes, in andere Tabellenblätter, andere Excel-Dateien oder in Dateien anderer Programme übertragen. Der Vorgang an sich ist immer gleich:

- Markieren Sie die Zelle oder den Bereich, der kopiert werden soll. Ist der Bereich klein, können Sie mit dem dicken weißen Kreuzmauszeiger markieren. Im Beispiel sehen Sie, dass bei der Zelle A1 begonnen wurde. Diese Zelle ist hell, die restliche Markierung grau unterlegt. Ist der Bereich größer, markieren Sie am besten mit dem Tastenschlüssel + Dieser Tastenschlüssel markiert den aktuellen Bereich, in dem der Zellzeiger steht.

- Sobald der Bereich markiert ist, gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Kopiervorgang einzuleiten.

- Klicken Sie auf der Registerkarte Start ganz links in der Gruppe Zwischenablage auf das Symbol für Kopieren

- oder Sie benutzen den Tastenschlüssel + - Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste in den

markierten Bereich klicken. An zweiter Stelle finden Sie dort ebenfalls das Symbol für Kopieren. Um den markierten Bereich erscheint ein grüner Laufrahmen.

- Klicken Sie nun in der gleichen Tabelle oder in einer anderen Tabelle die erste Zelle an, die die Daten aufnehmen soll.

- Im Beispiel sehen Sie, dass in der Statuszeile ein Hinweis steht.

- Drücken Sie nun die -Taste. Die Daten wer-den an der entsprechenden Stelle eingefügt.


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Neben dieser einfachen Möglichkeit des Kopierens gibt es weitere Methoden.

- Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Zielzelle. - Es erscheinen nun verschiedene Einfügeoptionen. - Wenn Sie mit dem Mauszeiger nacheinander auf die Optionen zeigen, wird Ihnen bereits im

Hintergrund das Aussehen des kopierten Bereichs in der Livevorschau angezeigt.

- Wenn Sie, wie in der Abbildung dargestellt, die erste Position auswählen, werden die Forma-tierung und die Formeln kopiert.

- Alternativ zu dieser Möglichkeit können Sie den Tastenschlüssel + benutzen.

Die zweite Auswahlmöglichkeit kopiert nur die Werte. In der Zelle B8 der Wert aus der Ur-sprungszelle übertragen, nicht die Summenformel.

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Die dritte Auswahlmöglichkeit fügt nur die Formeln, Texte und Zahlen ein. Die Formate werden nicht mit übernommen.

Die vierte Auswahlmöglichkeit dreht (transponiert) den kopierten Bereich und passt die

Formel an. Die Formate werden ebenfalls kopiert

Die fünfte Auswahlmöglichkeit übernimmt nur die Formate, wie man an Hand der Rahmen erkennen kann. Würden Sie in die Zellen, die vorher fett formatiert waren, etwas eintragen, würden diese Einträge automatisch fett formatiert.


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Die letzte Auswahlmöglichkeit stellt eine Verknüpfung zum Quellbereich her. Die Formatierung wird nicht übernommen.

Die Formel für die Verknüpfung sehen Sie in der Bearbeitungsleiste. Der Zellzeiger steht auf Zelle A1. Die Verknüpfung weist auf Tabelle3 und dort auf die Zelle A1.

Weitere Kombinationsmöglichkeiten um das Kopierte einzufügen, können Sie auswählen, in dem Sie auf den Eintrag Inhalte einfügen klicken.

Sie können aber auch im Nachhinein die Einfügeoptionen ändern. Dazu klicken Sie auf den

Smarttag am Ende des Einfügebereichs.

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10.3 Verschieben Beim Verschieben gehen Sie genauso wie beim Kopieren vor. Nur dass Sie nach dem Mar-

kieren das Symbol für Ausschneiden bzw. den Tastenschlüssel + wählen müssen.

- Sie können natürlich auch mit der Maus verschieben. Dazu zeigen Sie an den Rand der Markierung.

- In der Abbildung sehen Sie, wie sich die Mauszeigerform zum Verschiebemauszeiger ändert.

- Sie können jetzt den markierten Bereich woanders hinziehen.

10.4 Formate kopieren Wenn nur das Format einer Zelle kopiert werden soll, klicken Sie im Menüband in der Registerkarte Start auf das Symbol Format übertragen (um das Format einmal zu übertragen) oder machen Sie einen Doppelklick (um das Format mehrmals zu übertragen).

Die Zelle, von der das Format kopiert wird, erhält einen Lauf-rahmen und der Mauszeiger verändert sich. Danach mar-kieren Sie die Zellen, die das Format erhalten sollen.

Wenn Sie das Kopieren mit einem Doppelklick auf das Symbol gestartet haben, können Sie das Format so lange auf andere Zellen übertragen, bis Sie die Funktion mit einem erneuten Klick auf das Symbol oder mit der –Taste ausschalten.

Schnellanalyse und Blitzvorschau

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11. Schnellanalyse und Blitzvorschau 11.1 Schnellanalyse Sobald Sie etwas markiert haben, wird das Symbol für die Schnellanalyse eingeblendet.

Wenn Sie auf das Symbol klicken, erscheint eine Auswahl verschiedener Kategorien. Die erste Kategorie ist die Bedingte Formatierung.

Sie können hier die gleiche Auswahl treffen wie auf der Registerkarte Start, Gruppe Formatvorlagen, dann den Befehl Bedingte Formatierung.

Ob Sie an dieser Stelle die bedingten Formate auswählen oder über das Menüband ist egal. Wichtig ist, dass Sie überlegen, für welchen Bereich soll die bedingte Formatierung ange-wendet werden und welche Formatierung ist überhaupt sinnvoll.

Das gleich gilt für die Auswahl Diagramme.

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Schnellanalyse und Blitzvorschau

Die Auswahl Ergebnisse zeigt folgende Auswahl an:

Es werden in der Zeile unterhalb des markierten Bereichs die jeweiligen Spalten-

summen gebildet.

Es werden in der Spalte neben dem markierten Bereich die jeweiligen Zeilensum-men gebildet.

Es werden in der Zeile unterhalb des markierten Bereichs die Mittelwerte der Spalten gebildet.

Es wird in der Zeile unterhalb des markierten Bereichs angezeigt, wieviel Einträge (ohne die Überschrift) in den jeweiligen Spalten stehen.

Es wird unterhalb der Zeile dargestellt, mit wie viel Prozent die Gesamtsumme in der Spalte an allen Spaltensummen beteiligt ist.

Unterhalb des markierten Bereichs wird die erste Spalte addiert. Dann wird die zweite Spalte addiert und zur ersten dazu addiert usw.

Wenn Sie auf den Pfeil nach rechts klicken, werden weitere Berechnungsoptionen angezeigt. Diese Berechnungsoptionen sind die gleichen wie auf der ersten Seite, jedoch bezogen auf die Zeilen.

Die weiteren Einträge auf dem Schnellanalysetool – Tabellen und Sparklines - können Sie ebenfalls über die entsprechenden Einträge im Menüband auswählen.

Zellbezüge

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11.2 Blitzvorschau Beispielweise stehen Nachnamen und Vornamen in einer Zelle. Sie möchten aber, dass Nachname und Vorname in zwei separaten Zellen stehen, so können Sie das mit der Blitzvor-schau erreichen.

Schreiben Sie den Vornamen in B1 und bestätigen diese Eingabe. Sobald Sie in Zelle B2 den ersten Buchstaben des nächsten Vornamens eingeben erscheinen die restlichen Vornamen aus der ersten Spalte.

Sobald Sie den Vorschlag mit der Eingabetaste bestätigen, rutscht der Zellzeiger eine Zelle weiter nach unten und die Schaltfläche Blitzvor-schau wird angezeigt.

Hier können Sie auswählen, ob Sie den Vorschlag akzeptieren oder rückgängig machen wollen.

In der gleichen Weise verfahren Sie mit den Nachnamen. Über das Menüband auf der Registerkarte Daten und dort den Befehl Text in Spalten können Sie die Trennung von Vor- und Nachnamen auch erreichen.

12. Zellbezüge Ein Bestandteil von Formeln und Funktionen sind Zellbezüge. In Excel werden Formeln mög-lichst nicht mit konkreten Zahlen erstellt, sondern mit Bezügen. Unten im Beispiel heißt es in Zelle B3 also nicht =100+200, sondern =A1+A2. Werden die Eingaben verändert, ändert sich automatisch das Ergebnis der Formel. Ein weiterer Vorteil, Zellbezüge zu benutzen, liegt darin, dass Formeln kopiert werden können.

Eine Formel mit Zellbezügen enthält eine Art Wegbeschreibung. Die Zellbezüge darin sind die Wegmarken. Dadurch lassen sich solche Formeln kopieren. Es gibt zwei Arten von Wegmar-ken: Relative und absolute Bezüge.

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Zellbezüge

12.1 Relative Bezüge Der Rechenweg in B3 lautet: Nimm den Inhalt aus A1 addiere den Inhalt aus A2 hinzu.

Es wird der Weg ausgehend von der Ergebniszelle beschrieben:

Gehe 2 Zeilen nach oben und 1 Spalte nach links, Gehe 1 Zeile nach oben und 1 Spalte nach links

Zieht man am Ausfüllkästchen die Formel nach unten in B4, lautet die Formel jetzt zwar A2+A3, trotzdem ist der Weg gleich geblieben: Gehe 2 Zeilen nach oben und 1 Spalte nach links, Gehe 1 Zeile nach oben und 1 Spalte nach links

Zieht man am Ausfüllkästchen die Formel nach rechts in C3, lautet die Formel nun: =B1+B2, trotzdem ist der Weg gleich geblieben.

Gehe 2 Zeilen nach oben und 1 Spalte nach links, Gehe 1 Zeile nach oben und 1 Spalte nach link

Die Formel passt sich also relativ zu ihrer Ergebniszelle an. Soll sich die Formel nicht anpas-sen, so setzt man absolute Bezüge.

Zellbezüge

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12.2 Absolute Bezüge Werden Dollarzeichen z. B. vor die Spalte A und vor die Zeile 1 gesetzt, passt sich dieser Bezug nicht an, wenn die Formel in die Zelle B4 gezogen wird. A1 bleibt A1. Aus dem Bezug A2 wird jedoch A3, weil dort keine Dol-larzeichen stehen.

Wird die Formel nach rechts gezogen, wird aus dem Bezug A2 (ohne Dollarzeichen) der Bezug B2. Der Bezug $A$1 passt sich nicht an

12.3 Gemischte Bezüge

Gemischte Bezüge bedeuten, dass entweder nur die Zeile oder nur die Spalte ein Dollar-zeichen bekommt.

Im ersten Bezug wird die Zeile 1 festgehalten, im zweiten Bezug die Spalte A.

Die Dollarzeichen erzeugt man am besten, indem man in den Bezug hineinklickt und die Funktionstaste F4 drückt. Der Bezug wird absolut gesetzt.

Nochmaliges Drücken der F4-Taste bewirkt einen gemischten Bezug.

Die Taste F4 hat 4 Bezüge: absolut $A$1, relativ A1 und zwei gemischte Bezüge $A1 und A$1.

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Darstellen der Arbeitsergebnisse

13. Darstellen der Arbeitsergebnisse 13.1 Arbeitsergebnisse am Bildschirm darstellen Auf der Registerkarte Ansicht können Sie für die Darstellung am Bildschirm umfangreiche Einstellungen vornehmen. In der Gruppe Arbeitsmappenansichten können Sie zwischen Normalansicht, Umbruchvorschau und Seitenlayout wählen.

Sie müssen aber nicht extra auf die Registerkarte Ansicht wechseln. Sie können die Ansicht auch über die entsprechenden Symbole in der Statusleiste wechseln.

Rechts neben den Symbolen für die Bildschirm-ansicht befindet sich ein Zoom. Entweder ver-größern oder verkleinern Sie die Darstellung über den Zoomschieberegler oder Sie klicken auf das Minus- bzw. Plussymbol. Der Prozentsatz der Vergrößerung wird rechts angezeigt.

In der Normalansicht geben Sie die Werte ein und erstellen die Formeln. In der Umbruchvorschau können Sie erkennen, wie sich eine sehr große Menge von Daten auf mehrere Seiten verteilt. Sie können die Seitenumbrüche sehen und verändern.

In der Seitenlayoutansicht wird die Seite mit Seitenrändern dargestellt. Zudem kann man in der Statuszeile erkennen, wie viele Seiten das Dokument umfasst.

13.2 Normalansicht In der Normalansicht nehmen Sie die Eingaben vor und erzeugen die Formeln. Anschließend gestalten Sie die Tabelle durch Schriftart, Ausrichtung, Zahlenformate und auch Format-vorlagen. Spaltenbreiten und Zeilenhöhen können in dieser Ansicht am komfortabelsten eingestellt werden.


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Gelegentlich bietet es sich an, von der Wertedarstellung in die Formeldarstellung umzu-schalten. Dadurch erhalten Sie einen Gesamtüberblick über die Formeln, die Sie sonst nur sehen, wenn Sie auf eine Zelle klicken und in die Bearbeitungsleiste schauen.

Um in die Formeldarstellung zu gelangen klicken Sie

- auf die Registerkarte Formeln, - in der Gruppe Formelüberwachung, dort auf den Befehl Formeln anzeigen.

Wenn Sie diesen Befehl öfter gebrauchen, lohnt es sich, ihn in die Schnellzugriffsleiste zu übernehmen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Befehl und wählen den Ein-trag Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen.

In der Formeldarstellung sieht die Tabelle wie folgt aus:

- alle Formatierungen sind weg - der Zellinhalt ist linksbündig ausgerichtet - die Spalten haben eine andere Breite - Sie sehen sämtliche Funktionen und Formeln des gesamten Arbeitsblattes. Wenn Sie erneut auf die Schaltfläche Formeln anzeigen klicken, wird wieder in die Wertedarstellung zurückgeschaltet.

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13.3 Seitenlayoutansicht Wenn Sie das Tabellenblatt ausdrucken wollen, wählen Sie zunächst die Ansicht Seiten-layout. In der Seitenlayout-Ansicht sehen Sie in der Statuszeile, wie viele Seiten Ihr Dokument hat und Sie können in dieser Ansicht Ihre Tabelle mit Kopf- und Fußzeilen

versehen.

In dieser Darstellung ist das Zeilenlineal eingestellt. Die graue Schraffierung zeigt den linken Rand. Wenn Sie auf die Begrenzung der grauen Fläche zeigen, wird Ihnen angezeigt, wie breit dieser Rand ist. Gleichzeitig können Sie ihn verschieben.

Die graue Fläche in diesem Bereich zeigt den oberen Rand an. Auch hier lässt sich die Randeinstellung verändern.

Im Bereich des oberen Randes befindet sich die Kopfzeile. Wenn Sie hinein klicken, wird die Kopfzeile aktiviert.

Die graue Fläche in diesem Bereich zeigt den unteren Rand. Auch hier können Sie die Einstellungen verändern, wenn Sie auf das obere Ende der grauen Fläche zeigen und den Pfeil verschieben

Im Bereich des unteren Randes befindet sich die Fußzeile. Wenn Sie hinein klicken, wird die Fußzeile aktiviert.


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13.4 Kopf- und Fußzeilen Klicken Sie entweder in die Kopf- oder Fußzeile. Im Menüband erscheint das Fußzeilentool mit der Registerkarte Entwurf.

Es wird das Kopf- und Fußzeilentool eingeblendet. Es enthält die Registerkarte

Entwurf mit Gestaltungsmöglichkeiten für die Kopf- und Fußzeile. Wenn Sie mit der Maustaste auf ein Symbol zeigen, wird Ihnen – wie im Beispiel – sichtbar, angezeigt, was dieses Symbol bewirkt. Wenn Sie auf das Symbol klicken, wird es an der Stelle der Kopf- bzw. Fußzeile ein-gefügt, an der die Schreibmarke steht. Der entsprechende Eintrag (ein Code) beginnt mit einem &, dann eine eckige Klammer, in der der entsprechende Befehl angezeigt wird. Sobald Sie wieder in die Tabelle klicken oder z. B. in einen anderen Abschnitt der Kopfzeile, wird das Ergebnis dieses Symbols dargestellt.

Kopf- und Fußzeilenbereich setzen sich jeweils aus drei Abschnitten zusammen: Im linken Abschnitt ist die Ausrichtung der Einträge automatisch links ausgerichtet, im mittleren Abschnitt zentriert und im rechten Abschnitt rechtsbündig.

In der Gruppe Kopf- und Fußzeile können Sie bereits vorgefertigte Elemente benutzen, um die Kopf-und Fußzeilen zu beschriften.

- Klicken Sie auf den Befehl Kopfzeile, wenn Sie diese gestalten möchten. Die im Beispiel ausgewählte Position zeigt die aktuelle Seitenzahl von der Gesamtzahl an.

- Sie können hier auch auswählen, ob der Tabellenname und der Datei-name ausgedruckt werden soll.

- Der Befehl Fußzeile beinhaltet die gleiche Liste. Nur wird sie in der Fußzeile ausgedruckt. Die ausgewählten Elemente werden dann im jeweiligen Bereich der Fußzeile eingefügt.

- Die vorgefertigten Kopf- und Fußzeilen überschreiben eventuell schon vorhandene Ein-träge in Kopf- und Fußzeilen. Daher sollten Sie, wenn Sie die vorgefertigten Kopf- oder Fußzeilen nutzenwollen, diese immer zuerst auswählen. Erst anschließend sollten Sie wei-tere Befehle aus der Gruppe Kopf- und Fußzeilenelemente auswählen. Selbstverständlich können Sie auch selbst einen Text schreiben. Der Text ist statisch, während sich die Kopf- und Fußzeilenelemente sich aktualisieren.

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13.5 Umbruchvorschau Die Umbruchvorschau stellt das Dokument verkleinert dar und zeigt die Seitenumbrüche. Kopf- und Fußzeile können Sie in dieser Darstellung nicht sehen.

Die Seitenumbrüche – vertikal wie horizontal – werden als blaue gestrichelte Linien dar-gestellt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger an die gestrichelte Linie zeigen, wird der zu einer dünnen Linie mit zwei Pfeilen. Nun können Sie mit der linken Maustaste ziehen, um so den Umbruch zu verschieben. Wenn Sie den Umbruch verschoben haben, wird – wie in der zweiten Abbildung ersichtlich – aus der gestrichelten blauen Linie eine durch-gezogene blaue Linie.

In dieser Darstellung können Sie auch sehen, wie sich die Tabelle auf die einzelnen Seiten verteilt. Generell werden – wie Sie in der Abbildung erkennen können – erst alle Seiten nach unten durchnummeriert, dann wird rechts weiter nummeriert.

Sie können die Richtung der Seitennummerierung ändern. Klicken Sie in der Registerkarte Seitenlayout in der Gruppe Seite einrichten auf den Befehl Drucktitel.


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13.6 Registerkarte Seitenlayout (Vorbereitung für das Ausdrucken) Weitere Gestaltungsmerkmale, die Sie Ihrer Tabelle für den Ausdruck hinzufügen können, finden Sie auf der Registerkarte Seitenlayout. Die hier vorgenommenen Einstellungen und Ergänzungen beziehe sich auf die Gestaltung der Druckausgabe. Die Registerkarte Seiten-layout besteht im Wesentlichen aus drei Gruppen.

In der Gruppe Seite einrichten befinden sich die wichtigsten Befehle, um Seiten-ränder einzustellen, oder Sie können hier die Ausrichtung vom Hochformat ins Quer-format ändern. Mehrseitige Tabellenblätter können Sie an dieser Stelle mit einem Drucktitel versehen.

In der Gruppe An Format anpassen können Sie Skalierungen vornehmen, wenn automatisch zu viele Seiten produziert werden.

In der Gruppe Blattoptionen können Sie bestimmen, ob Gitternetzlinien und die Zeilen- und Spaltenüberschriften mit ausgedruckt werden sollen.

13.6.1 Gruppe Seite einrichten In dieser Gruppe können Sie z. B. die Papierränder einstellen. Auf Seite 52 ist erläutert wie Sie die Seitenränder durch Ziehen mit der Maus verändern können. An dieser Stelle können Sie die Seitenränder über voreingestellte Schaltflächen oder ganz individuell ändern.

Klicken Sie hierzu das Listenfeld des Befehls Seitenränder.

Es wird Ihnen eine Palette bereits vorgefertigter Seiten-ränder angezeigt.

Hier können Sie zwischen Normal, Breit oder Schmal aus-wählen.

Sollte nichts Passendes dabei sein, können Sie die Ränder selber definieren.

Klicken Sie dazu auf den Eintrag Benutzerdefinierte Seitenränder.

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Das Dialogfeld Seite einrichten mit der Registerkarte Seitenränder wird geöffnet. Hier können Sie Maße für die Seitenränder eingeben

In der Gruppe Seite einrichten können Sie auch von Hochformat auf Quer-format umstellen. Dazu klicken Sie auf den Listenpfeil des Befehls Ausrich-tung. Wählen Sie anschließend den entsprechenden Eintrag. In der Abbildung rechts ist das Hochformat ausgewählt. Sie erkennen es an der leichten hellgrünen Schattierung mit der der Begriff Hochformate unterlegt ist.

Sie können Seitenumbrüche in der Umbruchvorschau ändern (siehe vorherige Seite) oder auch, indem Sie auf das Symbol für Umbrüche klicken. Wenn Sie auf den Befehl Seitenumbruch einfügen klicken, wird ein Seitenumbruch oberhalb und links neben der aktuellen Cursorposi-tion eingefügt. Wenn der Cursor an einem Seitenumbruch steht, können Sie, mit dem Befehl Seitenumbrüche entfernen, den Seitenumbruch entfernen. Wollen Sie alle Seitenumbrüche entfernen, klicken Sie auf den Befehl Alle Seitenumbrüche zurücksetzen.

Wenn Sie ein mehrseitiges Dokument ausrucken wollen, empfiehlt es sich, dass auf jeder Seite die Überschriften vorhanden sind. Wenn das Dokument gleichzeitig auch noch in der Breite mehrseitig ist, muss eventuell eine Spalte von der ersten Seite auch auf die folgenden Seiten übertragen werden. Der Befehl hierzu lautet Drucktitel. Drucktitel bedeuten, dass Zeilen oder Spalten auf jeder Seite ausgedruckt werden.

Klicken Sie auf den Befehl Drucktitel


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Klicken Sie nun in das Feld Wiederholungszeilen oben. Anschließend markieren Sie in der Tabelle die Zeile, die auf jeder Seite gedruckt werden soll. Gleiches gilt für Spalten. Sie können auch mehrere Zeilen bzw. Spalten markieren.

Im unteren Bereich dieses Dialogfeldes finden Sie den Bereich Seitenreihenfolge. Bei einem Dokument, das über mehrere Seiten breit und hoch ist, können Sie die Reihenfolge der Seitennummerierung einstellen. Und zwar, ob erst nach unten und dann nach rechts nummeriert werden soll, oder ob erst nach rechts und dann nach unten nummeriert werden soll.

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13.6.2 Gruppe An Format anpassen Sollen die Datensätze jeweils komplett in der jeweiligen Zeile ausgedruckt werden, so klicken Sie in der Gruppe An Format anpassen auf die Befehlsgruppe Breite. Klicken Sie dort auf den Listenpfeil und wählen Sie 1 Seite. Die Tabelle wird so verkleinert, dass sie in der Breite auf eine Seite passt.

Bezogen auf das Beispiel auf Seite 59 heißt das, dass die gesamte zum Datensatz gehörende Zeile auf einer Seite sichtbar ist, jedoch insgesamt der Ausdruck etwas kleiner wird. Dazu verkleinert Excel die Schriftgröße beim Druck entsprechend. Das Feld Skalierung zeigt den entsprechenden Prozentsatz an.

Sie können im Feld Skalierung selbst den Prozentsatz anpassen- dazu muss jedoch in den Feldern Felder Höhe und Breite automatisch stehen.


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13.6.3 Gruppe Blattoptionen Hier können Sie mit einem Haken einstellen, ob die Gitternetzlinien ausgedruckt werden sollen oder nicht. Ein Haken bei Überschriften drucken bedeutet, dass die Tabel-lenüberschriften, also A, B, C usw. ausgedruckt werden. Besonders für die Formeldarstellung ist dies von Bedeutung.

Der Ausdruck sieht dann wie folgt aus:

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Drucken

14. Drucken Um zum Drucken zu gelangen, klicken Sie auf Datei > Drucken. Oder Sie benutzen den Tastenschlüssel +. . Wenn Sie den Befehl Seitenansicht und Drucken in der Symbolleiste für den Schnellzugriff aktivieren, reicht künftig ein Klick auf das Symbol.

Im Bereich Drucken können Sie die Anzahl der Exemplare einstellen, die Sie drucken wollen. Wenn Sie auf die große Schaltfläche Drucken klicken, wird der Druckvorgang angestoßen.

Im Bereich Drucker können Sie einen bestimmten Drucker wählen, falls Sie mehrere zur Auswahl haben. Unter dem Druckernamen wird der Status angezeigt. D. h. wenn er eingeschaltet ist, genügend Toner hat usw. steht dort: Bereit.

Der Bereich Einstellungen hängt teilweise vom jeweils ausgewählten Drucker ab. Für alle Drucker gilt, dass Sie auswählen können, ob die markierte Tabelle, die ganze Arbeitsmappe, ein markierter Bereich oder bestimmte Seiten gedruckt werden sollen.

Ob doppelseitig gedruckt werden kann, hängt vom jeweiligen Drucker ab. Wenn Sie mehrere Exemplare einer mehrseitigen Tabelle drucken, können Sie hier einstellen, ob diese sortiert oder unsortiert ausgedruckt werden sollen. Auch hier können Sie noch einstellen, ob die Tabelle im Hoch- oder Querformat gedruckt werden soll. Die beiden letzten Positionen zeigen an, was Sie bereits auf der Registerkarte Seitenlayout eingestellt haben.

Wenn Sie hier klicken, kommen Sie in das Dialogfeld Seite einrichten.

An dieser Stelle können Sie durch die einzelnen Seiten Ihres Tabellenausdrucks blättern.

Das Symbol schaltet die Spaltenbegrenzungen und die Seitenränder ein.

Umgang mit Tabellenblättern

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15. Umgang mit Tabellenblättern Jede leere Excelmappe stellt standardmäßig ein Tabellenblatt zur Verfügung. Wenn Sie wei-tere hinzufügen wollen, klicken Sie auf das Plus-Symbol im Blattregister unten.

Das aktive Tabellenblatt wird in grüner Schrift dargestellt.

Wollen Sie eine Tabelle umbenennen, klicken Sie doppelt auf den Tabellennamen. Dieser wird grau unterlegt und kann nun überschrieben werden. Bestätigen Sie die Umbenennung.

Wollen Sie eine Tabelle verschieben, ziehen Sie mit der linken Maustaste die markierte Tabelle an die neue Position. Die Einfügeposition wird mit einem schwarzen Dreieck an-gezeigt.

Wenn Sie zusätzlich die -Taste gedrückt halten, wird die Tabelle komplett kopiert.

Wollen Sie ein Tabellenblatt löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Tabellen-blattnamen und wählen den Befehl Löschen.

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Sortieren und Filtern

16. Sortieren und Filtern Excel-Listen können Sie schnell sortieren und filtern. Die Befehle dazu finden Sie entweder auf der Registerkarte Start, ganz rechts in der Gruppe Bearbeiten. Sie können aber auch auf die Registerkarte Daten wechseln. Dort finden Sie eine eigenständige Gruppe Sortieren und Filtern.

16.1 Sortieren Klicken Sie eine Zelle in der Spalte an, nach der sortiert werden soll. Klicken Sie anschließend auf das Sortieren-Symbol . In der Abbildung können Sie sehen, dass der Zellzeiger auf einem Datumsfeld steht . Deshalb wird in dem Quickinfo unterhalb des Sortieren-Symbols auch ausgegeben: Nach Datum sortieren (aufsteigend). Stünde der Zellzeiger in einem Zahlenfeld, würde dort stehen: Nach Größe sortieren. Stünde der Zellzeiger in einem Text-feld würde dort stehen: Von A bis Z sortieren.

Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren wollen, klicken Sie auf das Symbol . Es öffnet sich das Dialogfeld Sortieren.


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Wenn Sie in das Listenfeld Sortieren nach klicken, erhalten Sie alle Spaltenüberschriften zur Auswahl. Im Feld rechts daneben können Sie anklicken, ob Sie nach Werten – damit sind auch Texte gemeint – oder Farben sortieren wollen.

Wenn Sie in dem Listenbereich stehen, wird automatisch die erste Zeile als Überschrift definiert. Auch an der Markierung erkennen Sie, dass die Überschrift nicht mit markiert wurde. Hat die Liste keine Überschrift und soll die erste Zeile mit einsortiert werden, entfernen Sie das Häkchen bei Daten haben Überschriften.

Wenn Sie als erstes nach Nachnamen sortieren wollen und anschließend nach Vor-namen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ebene hinzufügen. Hier wählen Sie dann als zweites Sortierkriterium den Vornamen aus. Auf diese Art und Weise fügen Sie mehrere Sortierkriterien hinzu.

Wollen Sie die Sortierreihenfolge ändern, klicken Sie auf das Sortierkriterium, das Sie eine Ebene höher oder tiefer stufen wollen. Anschließend klicken Sie auf den Pfeil in der entsprechenden Richtung.

16.2 Filtern Filtern bedeutet, dass nicht alle Datensätze angezeigt werden sollen, sondern nur dieje-nigen, auf die bestimmte Kriterien zutreffen.

Wenn Sie auf das Symbol für Filtern klicken, erhalten die Überschriften der Liste ein Filtersymbol.

Sobald Sie mit dem Mauszeiger auf ein Filtersymbol zeigen, ändert sich dieser in eine kleine Hand. Im Beispiel zeigt der Mauszeiger auf das Feld Nachname. Diese ist ein Textfeld, also erscheinen Textfilter.

Im Suchfeld geben Sie einen Textteil ein. Alle Datensätze im Feld Nach-name, die diesen Textteil enthalten, werden angezeigt.

Das gleiche Ergebnis erzielen Sie, wenn Sie auf den Eintrag Textfilter klicken und dort den Eintrag Enthält… auswählen.

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Wenn Sie ein Datumsfeld filtern wollen, können Sie auch - wie beim Text - in das Suchfeld ein Datum eingeben.

Unter dem Suchfeld sind die Daten zusammen-gefasst nach Jahren. Wenn Sie auf das Pluszeichen vor der Jahreszahl klicken, werden die Monate zu dem jeweiligen Jahr angezeigt. Klicken Sie auf das Pluszeichen der Monate, werden die Tage zu diesem Monat angezeigt.

Weitere Filtermöglichkeiten werden unter dem Eintrag Datumsfilter angeboten.

Das Feld Kosten ist ein Zahlenfilter. Auch hier haben Sie zunächst ein Suchfeld. Unter dem Eintrag Zah-lenfilter werden Ihnen weitere Filtermöglichkeiten angeboten.

Wenn Sie auf das Filtersymbol klicken, haben Sie neben den Filtermöglichkeiten auch immer noch die Sortieroptionen.

Tastenschlüssel

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17. Tastenschlüssel 17.1 Bewegen in der Tabelle Tastenkombination Wirkung

+ Bewegen des Zellzeigers nach links bzw. nach rechts.

+ Bewegen des Zellzeigers nach oben bzw. nach unten.

+ Zellzeiger springt an das Zeilenende eines ausgefüllten Bereichs.

+ Zellzeiger springt an den Zeilenanfang eines ausgefüllten Bereichs.

+ Zellzeiger springt an das Spaltenende eines ausgefüllten Bereichs.

+ Zellzeiger springt an den Spaltenanfang eines ausgefüllten Bereichs.

+ Sprung zum nächsten Tabellenblatt.

+ Sprung zum vorherigen Tabellenblatt.

17.2 Markieren in der Tabelle Tastenkombination Wirkung

+ Markierung nach rechts

+ Markierung nach links

+ Markierung nach unten

+ Markierung nach oben

+ + Markieren bis zum Ende der ausgefüllten Zeile

+ + Markieren bis zum Ende der ausgefüllten Spalte

+ Markiert den aktuellen Bereich um die aktive Zelle. Nochmaliges Drücken der Tastenkom-bination markiert alle Zellen, auch leere.

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Tastenschlüssel

17.3 Weitere nützliche Tastenkombinationen Tastenkombination Wirkung

Aktiviert die Zelle zum Bearbeiten.

+ Fügt das Systemdatum ein

+ + Fügt die Systemzeit ein

+ Fügt einen Zeilenumbruch in der Zelle ein

+ Blendet das Menüband ein oder aus

+ + Weist der Zelle oder dem markierten Bereich das Standardzahlenformat zu

+ + Weist der Zelle oder dem markierten Bereich das Währungsformat zu

+ + Weist der Zelle oder dem markierten Bereich einen Tausenderpunkt und zwei Nachkommastellen zu

+ Öffnet das Dialogfeld Zellen einfügen

+ Öffnet das Dialogfeld Zellen löschen

Lernmaterial

Lernmaterial Lernmaterial – Schulungsunterlagen, Übungsdateien, Lernprogramme und Tipps & Tricks – finden Sie unter der Adresse

http://www.afz.bremen.de/lernen

Wählen Sie das gewünschte Thema über die Menüstruktur

oder aus der Liste, die Sie über die Infobox Gesamtliste der Schulungsunterlagen in den einzel-nen Untermenüpunkten erreichen können.

Sie können Themen nachschlagen, Ihre Kenntnisse aktualisieren (z. B. bei neuer Programmver-sion) oder sich zusätzliche Themen erarbeiten. Sie können Lernmaterial als PDF-Dokumente am Bildschirm lesen, auf Ihrem Computer speichern oder ausdrucken. Zum Teil stellen wir zusätz-lich Übungsdateien in „gepackter“ Form (Zip-Archiv) zur Verfügung.

Tipps & Tricks

Oft sind es die kleinen Dinge, die die Arbeit am PC erleichtern. Dazu haben wir Tipps und Tricks zusammengestellt. Diese finden Sie sowohl bei den einzelnen Programmen als auch in einer Gesamtliste, die Sie über die Infobox Tipps und Tricks bei den einzelnen Untermenüpunkten erreichen können. Vielleicht entdecken Sie hier etwas, um Ihre Arbeit effektiver zu gestalten.

Kompetenzzentrum E-Government (CC-EGov) Wenden Sie sich mit Ihren Fragen, Problemstellungen oder Fehlermeldungen an:

[email protected] Tel. 16 999

Beschreiben Sie Ihre Frage bzw. die Fehlersituation und Ihre bisherige Vorgehensweise und fügen Sie die Dateien im Original-Dateiformat als Anlage bei. Wir beantworten Ihre Fragen so schnell wie möglich, in jedem Fall melden wir uns innerhalb weniger Tage bei Ihnen.

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