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De-Mail IBM Notes Schablone Dokumentation für Anwender Version 3.0 Release 2.3.0 Stand 19.03.2018 Status Freigegeben

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De-Mail IBM Notes Schablone Dokumentation für Anwender

Version 3.0

Release 2.3.0

Stand 19.03.2018

Status Freigegeben

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De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 1

Impressum Copyright © 2018 by T-Systems T-Systems International GmbH, Frankfurt am Main, Germany

Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikroko-

pie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.

Herausgeber

T-Systems International GmbH

Hahnstraße 43d D-60528 Frankfurt am Main

Dateiname

Anwenderhandbuch_De-Mail-IBM-Notes-Schablone_2.3.0.pdf

Release

2.3.0

Dokumentenbezeichnung

De-Mail Dokumentation für Anwender

Version

3.0

Stand

19.03.2018

Status

Freigegeben

Kurzinfo

Diese Dokumentation beschreibt die Oberfläche und Bedienung des De-Mail-Add-Ins für IBM Notes.

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Inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkungen ........................................................................................................................... 3

2 Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank ................................................... 4

2.1 Überblick ........................................................................................................................................................................ 4

2.2 Schritt für Schritt: De-Mail erstellen und senden ................................................................................................ 7

2.3 Ablage Gesendeter De-Mails ................................................................................................................................. 11

2.4 Ablage von De-Mail-Entwürfen .............................................................................................................................. 11

2.5 Eingegangene De-Mails lesen ............................................................................................................................... 11

2.6 De-Mails Weiterleiten ................................................................................................................................................ 13

2.7 De-Mails beantworten............................................................................................................................................... 14

2.8 Schritt für Schritt: Eigene Ordner erstellen ....................................................................................................... 17

2.9 Schritt für Schritt: Anpassen von Ansichten ..................................................................................................... 19

3 Den Öffentlichen Verzeichnisdienst (ÖVD) im Adressbuch verwenden ................................................ 20

3.1 Voraussetzungen ....................................................................................................................................................... 20

3.2 Schritt für Schritt: Einen Kontakt aus dem ÖVD in einer De-Mail übernehmen ...................................... 20

Abbildungsverzeichnis .......................................................................................................................... 23

Tabellenverzeichnis .............................................................................................................................. 24

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Vorbemerkungen

1 Vorbemerkungen Dieses Dokument beschreibt die Nutzung des De-Mail-Add-Ins in einer IBM Notes-Mail-Datenbank.

Hinweis

Die vorliegende Dokumentation enthält ausschließlich die Beschreibung der De-Mail-

spezifischen Funktionen. Antworten auf Fragen zur Standardfunktionalität finden Sie in

der IBM Notes-Hilfe.

Die Dokumentation basiert auf Verwendung von IBM Notes Domino 8.5.3 unter

Windows 7. Darstellungen können bei Verwendung anderer Betriebssysteme und No-

tes-Versionen abweichen. Die Beschreibung erfolgt anhand der Mail-DB Release 8.5.3.

.

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Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank

2 Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank

Sie möchten

▪ De-Mails in Ihrer IBM Notes-Mail-Datenbank

erstellen, versenden, empfangen und verwalten.

Sie haben eine IBM-Notes-Mail-Datenbank mit De-Mail-Add-In

Sie werden ▪ Empfänger im Adressbuch suchen,

▪ Eingegebene De-Mail-Adressen auf Gültigkeit prüfen,

▪ De-Mail-Optionen nutzen,

▪ De-Mails verfassen und senden,

▪ De-Mails weiterleiten,

▪ De-Mails beantworten.

2.1 Überblick Zunächst wird der Notes-Client geöffnet. Dort stehen dem Nutzer verschiedene Notes-Datenbanken (Anwen-

dungen) zur Verfügung, unter anderem seine IBM Notes-Mail-Datenbank. Die IBM Notes-Mail-Datenbank wird

wie gewohnt geöffnet. Wenn Sie in der Aktionsleiste die Aktion Neu aufklappen, finden Sie die neue Aktion De-

Mail Nachricht.

Abbildung 1: Geöffnete Mail-Datenbank

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De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 5

Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank

Nach dem Klicken auf diese Aktion öffnet sich die Eingabemaske für den De-Mail-Entwurf.

Abbildung 2: Geöffnete De-Mail-Entwurfsmaske

Funktion Erläuterung

Empfängeradresse(n)

prüfen

Mit dem Button können Sie vorab die De-Mailadressen auf Gültigkeit

prüfen.

De-Mail Versandarten Hier finden Sie alle De-Mail-spezifischen Optionen. Nähere Erläuterun-

gen finden Sie in Tabelle 2.

Tabelle 1: De-Mail-Funktionen in geöffneter Entwurfsmaske

In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht verfügbarer De-Mail Versandarten und deren Bedeutung.

De-Mail Versandarten Erläuterung

Einschreiben

Hierbei handelt es sich um eine Kombination von Versandbestätigung (Der Ab-

sender erhält eine E-Mail-Bestätigung über den ordnungsgemäßen Versand der

Nachricht.) und Eingangsbestätigung (Absender und Empfänger erhalten eine E-

Mail-Bestätigung über den Eingang der Nachricht im Postfach des Empfängers).

Sowohl Sie, als auch der Empfänger der De-Mail, erhalten also eine Sende- und

eine Empfangsbestätigung.

Abholbestätigung Diese Funktion steht nur Behörden zur Verfügung.

Die Abholbestätigung wird vom Postfachdienst des Empfängers erzeugt. Die Ab-

holbestätigung wird sowohl dem Absender als auch dem Empfänger der ur-

sprünglichen Nachricht per E-Mail übermittelt.

Absender und Empfänger erhalten also einen Nachweis darüber, wann die Nach-

richt im Postfach des Empfängers abgelegt wurde und dass sich der Empfänger

nach dem Eingang der Nachricht mit hohem Authentisierungsniveau angemeldet

hat.

Absenderbestätigt Der Absender identifiziert sich hiermit gegenüber dem Empfänger. Sie als Absen-

der bringen gegenüber dem Empfänger zum Ausdruck, dass Sie sich zum Absen-

den der Nachricht mit hohem Authentisierungsniveau angemeldet haben.

2

1

2

1

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De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 6

Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank

Persönlich / Vertraulich Hiermit bringt der Absender zum Ausdruck, dass er besonderen Wert auf den

gesicherten Zugang seiner Nachricht beim Empfänger legt. Zum Lesen dieser

Nachricht muss der Empfänger ebenfalls mit hohem Authentisierungsniveau an-

gemeldet sein.

Export Hiermit haben Sie die Möglichkeit, eine De-Mail für den Export zur späteren Archi-

vierung zu markieren.

Unser Zeichen Sie haben die Möglichkeit, eine eigene Zuordnungs-ID (Aktenzeichen) festzule-

gen, damit Sie eingehende Systemmeldungen zuordnen können.

Tabelle 2: De-Mail Versandarten

Folgende De-Mail-spezifische Icons werden verwendet:

Icon Erläuterung

De-Mail-Nachricht in Ansichten und Ordnern

De-Mail-Icon in De-Mail-Nachrichten

Hilfetext für De-Mail-Optionen

Tabelle 3: De-Mail-Icons

In folgenden Ordnern und Ansichten sind De-Mails durch ein zusätzliches Icon gekennzeichnet und die Ver-

sandarten werden in separaten Spalten angezeigt.

▪ Eingang

▪ Entwürfe

▪ Gesendet

▪ Alle Dokumente

▪ Papierkorb

Abbildung 3: Ordner Entwürfe

Hinweis

Sie können eigene Ordner erstellen, welche über die zusätzlichen Icons für

De-Mail verfügen. Die Anleitung dazu finden Sie unter 2.8 Eigene Ordner.

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Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank

2.2 Schritt für Schritt: De-Mail erstellen und senden

Nachdem Sie Ihre Notes-Mail-Datenbank geöffnet haben, finden Sie in der Aktionsleiste unter „Neu“

eine zusätzliche Aktion zum Erstellen einer De-Mail.

Klicken Sie auf den Button Neu De-Mail Nachricht.

Abbildung 4: Button für De-Mail-Erstellung

Es öffnet sich die De-Mail-Entwurfsmaske.

Abbildung 5: Entwurf De-Mail

Neu De-Mail Nach- Empfänger eintrage De-Mail-Optionen Mailinhalt verfassen

De-Mail senden

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Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank

Tragen Sie jetzt alle gewünschten Empfänger ein.

Sie können über die übliche Notes-Adressauswahl auch Empfänger aus dem Öffentlichen Verzeich-

nisdienst ÖVD anzeigen und auswählen.

Sie haben die Möglichkeit mittels Button Empfängeradresse(n) prüfen zu ermitteln, ob die einge-

tragenen Adressen gültige De-Mail-Adressen sind.

Abbildung 6: Prüfung Empfängeradresse

Beim Senden der De-Mail erfolgt bei entsprechender Konfiguration eine automatische Prüfung der

De-Mail-Empfängeradressen auf Gültigkeit.

Hinweis

Die Gültigkeitsprüfung der De-Mailadressen bezieht sich nur auf die angegebene

Domain (zum Beispiel *@firma.de-mail.de).

Neu De-Mail Nach- Empfänger eintrage De-Mail-Optionen Mailinhalt verfassen

De-Mail senden

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Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank

Wählen Sie die gewünschten De-Mail-Versandarten aus, indem Sie je nach Bedarf die entsprechen-

den Checkboxen aktivieren.

Zusätzlich zu den Versandoptionen steht eine Option zur Verfügung, die die De-Mail zum Export,

d.h. für eine spätere Archivierung markiert.

Sie haben außerdem die Möglichkeit im Eingabefeld Unser Zeichen eine Zuordnungs-ID (Aktenzei-

chen) einzutragen, um eingehende Meldungen zuordnen zu können.

Abbildung 7: De-Mail-Optionen mit und ohne Export-Option (konfigurierbar)

Beim Klicken der Hilfebutton erhalten Sie eine Kurzbeschreibung zur jeweiligen Option.

Abbildung 8: Hilfetext für De-Mail-Option Einschreiben

Nähere Erläuterungen zu den De-Mail-Optionen finden Sie in Tabelle 2 auf Seite 4.

Verfassen Sie jetzt wie gewohnt den Inhalt Ihrer De-Mail-Nachricht und fügen Sie bei Bedarf Anhänge

hinzu.

Neu De-Mail Nach- Empfänger eintrage De-Mail-Optionen Mailinhalt verfassen

De-Mail senden

Neu De-Mail Nach- Empfänger eintrage De-Mail-Optionen Mailinhalt verfassen

De-Mail senden

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Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank

Nach Fertigstellung Ihrer De-Mail-Nachricht klicken Sie auf den Button Senden.

Beim Senden werden ggf. (wenn in der Konfiguration aktiviert) alle De-Mail-Empfängeradressen auf

Gültigkeit geprüft.

Wenn diese Prüfung aktiviert ist und ein oder mehrere der De-Mail-Empfängeradressen nicht gültig

sind, erfolgt eine Nachricht mit der Frage, ob die De-Mail trotzdem gesendet werden soll.

Abbildung 9: Abfrage beim De-Mail senden, falls ungültige Empfängeradressen ermittelt

Wenn Sie mit Ja antworten, wird die Nachricht als normale E-Mail, nicht als De-Mail gesendet.

Wenn Sie mit Nein antworten, werden Sie darüber informiert, dass die De-Mail als Entwurf gespei-

chert wurde.

Abbildung 10: Nachricht, falls die De-Mail nur gespeichert wurde

Neu De-Mail Nach- Empfänger eintrage De-Mail-Optionen Mailinhalt verfassen

De-Mail senden

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Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank

2.3 Ablage Gesendeter De-Mails Erfolgreich gesendete De-Mails finden Sie im Ordner Gesendet. Sie sind von „normalen“ E-Mails durch das De-

Mail-Icon zu unterscheiden.

Abbildung 11: Ansicht „Gesendet“

2.4 Ablage von De-Mail-Entwürfen Gespeicherte De-Mails finden Sie im Ordner Entwürfe. Sie sind von „normalen“ E-Mails durch das De-Mail-Icon

zu unterscheiden.

Abbildung 12: Ansicht „Entwürfe“ mit Vorschau der markierten De-Mail

2.5 Eingegangene De-Mails lesen Eingegangene De-Mails finden Sie zusammen mit normalen E-Mails im Eingangsordner. Auch sie sind durch

das spezielle De-Mail-Icon von „normalen“ E-Mails zu unterscheiden.

Abbildung 13: Eingangsordner

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Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank

Die Vorschau einer De-Mail sieht wie folgt aus:

Abbildung 14: Eingangsordner

Zum Lesen öffnen Sie eine De-Mail per Doppelklick. Nach dem Öffnen einer eingegangenen De-Mail erscheint

links oben das De-Mail-Icon und in der De-Mail-Options-Leiste werden die vom Absender gewählten De-Mail-

Optionen und ggf. eine Zuordnungs-ID angezeigt.

Abbildung 15: Geöffnete De-Mail im Lesemodus

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De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 13

Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank

2.6 De-Mails Weiterleiten Sie können eingegangene, gesendete oder entworfene Nachrichten als De-Mails weiterleiten. Dazu stehen zwei

Aktionen zur Verfügung:

▪ Weiterleiten als De-Mail

▪ Weiterleiten als De-Mail mit Anhang

Diese Aktionen können Sie in einer zum Lesen geöffneten eingegangenen oder gesendeten Nachricht ausfüh-

ren.

Abbildung 16: Weiterleiten in Aktionsleiste der geöffneten Eingangsmail

Außerdem stehen diese Aktionen im Eingangsordner sowie in den Ansichten Gesendet, Entwürfe und Alle

Dokumente in der Aktionsleiste und im Aktionen-Menü zur Verfügung. Dort können Sie auf eine markierte

Nachricht angewendet werden.

Abbildung 17: Aktionsleiste mit den Aktionen zum Weiterleiten im Eingangsordner

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Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank

Abbildung 18: Aktionen-Menü mit den Aktionen zur Weiterleitung in der Ansicht „Gesendet“

2.7 De-Mails beantworten Sie können auf eingegangene Nachrichten als De-Mail antworten. Dazu stehen folgende Aktionen in einer

geöffneten Eingangsnachricht zur Verfügung:

▪ Antworten als De-Mail

▪ Antworten als De-Mail mit Protokoll (ohne Anhänge)

▪ Antworten als De-Mail mit Protokoll und Anhängen

▪ Allen antworten als De-Mail

▪ Allen antworten als De-Mail mit Protokoll (ohne Anhänge)

▪ Allen Antworten als De-Mail mit Protokoll und Anhängen

Als Protokoll versteht man dabei, dass der Inhalt der Ursprungsmail (auf die geantwortet wird) in die Antwort-

mail übernommen wird. Mit Protokoll (ohne Anhänge) heißt also, dass in der Antwortmail der Inhalt der Ur-

sprungsmail ohne Dateianhängen enthalten ist. Mit Protokoll und Anhängen bedeutet, dass der Inhalt der Ur-

sprungsmail einschließlich aller Dateianhänge in die Antwortmail übernommen wird.

Abbildung 19: Aktionsleiste mit Aktionen zum Antworten in geöffneter Eingangs-De-Mail

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Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank

Abbildung 20: Aktionsleiste mit den Aktionen „Allen antworten“

Die Antwort-Aktionen in der Aktionsleiste und im Aktionen-Menü des Eingangsordners sowie der Ansicht Alle

Dokumente sind kontextabhängig auf eine markierte Nachricht anwendbar.

Kontextabhängig heißt, dass in Abhängigkeit davon, ob die markierte Nachricht eine normale E-Mail oder eine

De-Mail ist, auch die Antwort entweder eine normale E-Mail oder eine De-Mail ist. Die folgenden Abbildungen

zeigen die Nutzung der Antwort-Aktionen aus der Aktionenleiste.

Abbildung 21: Aktionsleiste mit den Aktionen „Antwort“ im Eingangsordner

Abbildung 22: Aktionsleiste mit den Aktionen „Allen antworten“ im Eingangsordner

Die folgenden Abbildungen zeigen die Nutzung der Antwort-Aktionen aus dem Aktionen-Menü.

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De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 16

Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank

Abbildung 23: Aktionen-Menü mit den Aktionen „Antwort“

Abbildung 24: Aktionen-Menü mit den Aktionen „Allen antworten“

Hinweis

Handelt es sich bei der markierten Nachricht um eine De-Mail, so wird auch die Antwort

als De-Mail erstellt. Handelt es sich bei der markierten Nachricht um eine „normale“ E-

Mail, so ist auch die Antwort eine E-Mail.

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De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 17

Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank

2.8 Schritt für Schritt: Eigene Ordner erstellen

Sie können auch eigene Ordner erstellen, welche De-Mails mit speziellem De-Mail-Icon anzeigen.

Öffnen Sie zuerst unbedingt einen Ordner, der bereits eine Spalte mit De-Mail-Icon enthält, da der

aktuell geöffnete Ordner als Vorlage für den zu erstellenden Ordner dient.

Folgende Ordner und Ansichten enthalten die De-Mail-Icon-Spalte und sind daher als Vorlage geeig-

net:

▪ Eingang

▪ Entwürfe

▪ Gesendet

▪ Alle Dokumente

Abbildung 25: Dialogbox zur Übernahme des Ordner-Stils der Ansicht „Alle Dokumente“

Klicken Sie dazu wie gewohnt auf das Notes-Menü Erstellen und wählen Sie Ordner.

De-Mail -Ordner öffnen Ordner erstellen starten Ordner erstellen

De-Mail-Ordner öffnen Ordner erstellen starten

Ordner erstellen

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De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 18

Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank

Abbildung 26: Erstellen eines eigenen Ordners

Es öffnet sich eine Dialogbox. Dort können Sie den Ordnernamen festlegen.

Abbildung 27: Dialogbox zur Benennung des Ordners

Wenn Sie dann mit OK bestätigen, wird ein eigener Ordner erstellt, der vom Stil dem Eingangsordner

entspricht und über eine Spalte zur Anzeige des De-Mail-Icons verfügt.

Hinweis

Wenn Sie beim Erstellen eines Ordners den Stil eines anderen Ordners über-

nehmen, beachten Sie bitte unbedingt, dass Sie einen Ordner auswählen, der

bereits über die Spalte zur Anzeige der De-Mail-Icons verfügt. Ansonsten können

Sie in Ihrem Ordner die De-Mails nicht von anderen E-Mails unterscheiden.

De-Mail-Ordner öffnen

Ordner erstellen

Ordner erstellen starten

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De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 19

Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank

2.9 Schritt für Schritt: Anpassen von Ansichten

In Ihrer De-Mail-Datenbank können Sie vorhandene Ansichten und Ordner individuell anpassen, also z.B. Spal-

ten ausblenden oder deren Breite ändern.

Markieren Sie durch Klick eine Ansicht oder einen Ordner und wählen dann im Menü

Ansicht Diese Ansicht anpassen…

Abbildung 28: Eingangsordner anpassen

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Anpassungen an der gewählten Ansicht bzw. dem gewählten

Ordner vornehmen können.

In jeder Zeile ist eine Ansichts-/Ordnerspalte mit den Eigenschaften dargestellt

Möchten Sie z.B. die Spalten der De-Mail-Versandarten ausblenden, so entfernen Sie das Häkchen

unter Sichtbar. Anschließend bestätigen Sie mit OK.

Ansicht anpassen Spalten ausblenden

Ansicht anpassen Spalten ausblenden

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De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 20

Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank

Abbildung 29: Spalten des Eingangsordners ausblenden

Im Ergebnis werden in der Ansicht bzw. dem Ordner diese Spalten nicht mehr angezeigt.

Abbildung 30: Angepasster Eingangsordner

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De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 20

3 Den Öffentlichen Verzeichnisdienst (ÖVD) im Adressbuch verwenden

3.1 Voraussetzungen Mit Hilfe des Öffentlichen Verzeichnisdienstes (ÖVD) ist es möglich, kontoübergreifend nach eingetragenen De-

Mail Postfachadressen zu suchen. Als Voraussetzung für die Einbindung ins Adressbuch, müssen die Einstel-

lungen für den Zugriff auf den Öffentlichen Verzeichnisdienst (ÖVD) in Ihrer De-Mail Systemumgebung konfigu-

riert werden.

Hinweis

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Administrator, ob Ihnen ein De-Mail Adressbuch zur Verfü-

gung steht. Die Einrichtung des Adressbuches ist in der De-Mail IBM Notes Schablonen

Dokumentation für Administratoren beschrieben.

3.2 Schritt für Schritt: Einen Kontakt aus dem ÖVD in einer De-Mail übernehmen

Nachdem Sie Ihre Notes-Mail-Datenbank geöffnet haben, finden Sie in der Aktionsleiste unter „Neu“

eine zusätzliche Aktion zum Erstellen einer De-Mail.

Klicken Sie auf den Button Neu De-Mail Nachricht.

Abbildung 31: Button für De-Mail-Erstellung

Neue Nachricht erstellen Adresse suchen Adresse auswählen

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De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 21

Es öffnet sich die De-Mail-Entwurfsmaske.

Abbildung 32: Entwurf De-Mail

Um eine Adresse aus dem ÖVD zu suchen, klicken Sie in das Eingabefeld neben „An“, „Kopie“ oder

„Blindkopie“ und geben Sie einen Suchbegriff ein. Anschließend drücken Sie die Taste F9 um die

Suche zu starten.

Abbildung 33: Adresse im ÖVD suchen

Sollte es zu Ihrer Sucheanfrage mehrere Treffer geben, so werden Ihnen diese in der folgenden

Auswahl dargestellt.

Abbildung 34: ÖVD Ergebnissliste

Neue Nachricht erstellen Adresse suchen Adresse auswählen

Neue Nachricht erstellen Adresse suchen Adresse auswählen

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De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 22

Wählen Sie anschließend den gewünschten Kontakt aus der Liste aus und klicken Sie zum

Übernehmen auf OK. Die Adresse wird dann anschließend in das Feld übernommen aus dem Sie die

Sucher heraus gestartet haben.

Abbildung 35: Adressübernahme aus dem ÖVD

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De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 23

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Geöffnete Mail-Datenbank ....................................................................................................................................... 4

Abbildung 2: Geöffnete De-Mail-Entwurfsmaske ........................................................................................................................ 5

Abbildung 3: Ordner Entwürfe .......................................................................................................................................................... 6

Abbildung 4: Button für De-Mail-Erstellung .................................................................................................................................. 7

Abbildung 5: Entwurf De-Mail ........................................................................................................................................................... 7

Abbildung 6: Prüfung Empfängeradresse .................................................................................................................................... 8

Abbildung 7: De-Mail-Optionen mit und ohne Export-Option (konfigurierbar) .................................................................. 9

Abbildung 8: Hilfetext für De-Mail-Option Einschreiben ........................................................................................................... 9

Abbildung 9: Abfrage beim De-Mail senden, falls ungültige Empfängeradressen ermittelt ....................................... 10

Abbildung 10: Nachricht, falls die De-Mail nur gespeichert wurde .................................................................................... 10

Abbildung 11: Ansicht „Gesendet“ .............................................................................................................................................. 11

Abbildung 12: Ansicht „Entwürfe“ mit Vorschau der markierten De-Mail ........................................................................ 11

Abbildung 13: Eingangsordner ..................................................................................................................................................... 11

Abbildung 14: Eingangsordner ..................................................................................................................................................... 12

Abbildung 15: Geöffnete De-Mail im Lesemodus .................................................................................................................... 12

Abbildung 16: Weiterleiten in Aktionsleiste der geöffneten Eingangsmail ...................................................................... 13

Abbildung 17: Aktionsleiste mit den Aktionen zum Weiterleiten im Eingangsordner .................................................. 13

Abbildung 18: Aktionen-Menü mit den Aktionen zur Weiterleitung in der Ansicht „Gesendet“ ................................ 14

Abbildung 19: Aktionsleiste mit Aktionen zum Antworten in geöffneter Eingangs-De-Mail ....................................... 14

Abbildung 20: Aktionsleiste mit den Aktionen „Allen antworten“....................................................................................... 15

Abbildung 21: Aktionsleiste mit den Aktionen „Antwort“ im Eingangsordner ................................................................ 15

Abbildung 22: Aktionsleiste mit den Aktionen „Allen antworten“ im Eingangsordner ............................................... 15

Abbildung 23: Aktionen-Menü mit den Aktionen „Antwort“ ................................................................................................. 16

Abbildung 24: Aktionen-Menü mit den Aktionen „Allen antworten“ .................................................................................. 16

Abbildung 25: Dialogbox zur Übernahme des Ordner-Stils der Ansicht „Alle Dokumente“....................................... 17

Abbildung 26: Erstellen eines eigenen Ordners ...................................................................................................................... 18

Abbildung 27: Dialogbox zur Benennung des Ordners......................................................................................................... 18

Abbildung 28: Eingangsordner anpassen ................................................................................................................................. 19

Abbildung 29: Spalten des Eingangsordners ausblenden ................................................................................................... 20

Abbildung 30: Angepasster Eingangsordner ........................................................................................................................... 20

Abbildung 31: Button für De-Mail-Erstellung ............................................................................................................................. 20

Abbildung 32: Entwurf De-Mail ...................................................................................................................................................... 21

Abbildung 33: Adresse im ÖVD suchen ..................................................................................................................................... 21

Abbildung 34: ÖVD Ergebnissliste ............................................................................................................................................... 21

Abbildung 35: Adressübernahme aus dem ÖVD .................................................................................................................... 22

Page 26: De-Mail IBM Notes Schablone - T-Systems...De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 5 Nutzung der De-Mail-Funktionalität in der IBM Notes-Mail-Datenbank Nach

De-Mail IBM Notes Schablone Version 3.0, Stand 19.03.2018 Seite 24

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: De-Mail-Funktionen in geöffneter Entwurfsmaske ................................................................................................. 5

Tabelle 2: De-Mail Versandarten ...................................................................................................................................................... 6

Tabelle 3: De-Mail-Icons ..................................................................................................................................................................... 6