Der Elektronische Akt

Claudia Langeder(Marktgemeinde Sierning)

AL Helmut Posch(Gemeinde Neuhofen im Innkreis)

AL Ing. Otto Zenz(Gemeinde Franking)

Betreuer: Klaus KovscaOBERÖSTERREICHISCHER GEMEINDEBUND

Unternehmensberatung / Training

Projektbeteiligte und Gemeinden

Helmut Posch

Ing. Otto Zenz

Gemeinde Neuhofen i. I.

Einwohner: 1.060Fläche: 10,42 km²Bezirk Braunau a. I.

Claudia Langeder

Einwohner: 9.083Fläche: 38,20 km²Bezirk Steyr LandEinwohner: 2.200

Fläche: 15,56 km²Bezirk Ried i. I.

Gemeinde Franking

Marktgemeinde Sierning

• Verwaltungsakte bisher in Papierform

• 1528 Erste Kanzleiordnung in Österreich

• 1750 Maria-Theresianische Kanzleiordnung

• 1985 Elektronische Kanzleiinformationssysteme

• 1992 Neue Kanzleiordnung für BM

• 1997 Elektronisches Aktenverwaltungssystem

Geschichtliche Entwicklung

• Akten schwer auffindbar

• Platzproblem

• Mehrfachablage

• Überfüllte Archive

Probleme mit der Papierform

• Beschleunigung und Vereinfachung

• Kontrolle

• Kürzere Entscheidungswege

• Elektronische Archivierung

• Einfaches Auffinden von Dokumenten

Ziele des ELAK

• Weniger Papier

• Elektronisches Abzeichnen und Genehmigen

• Optimierung der Kanzleiorganisation

• Ortsunabhängiger Zugriff

• Lückenlose Nachvollziehbarkeit

• Rasche Reaktion

Vorteile

• Aufwendige Vorarbeiten

• Arbeitsintensive Einführung

• Angst der Mitarbeiter vor dem Neuen

• Kraftanstrengung bei Einführung

• Schriftstücke schwer auffindbar

Nachteile

• 2007 Beschlussfassung

– Prozessgestaltung, Kosten- u. Leistungsrechnung, ELAK

• 2007-2008 Umsetzung Prozessgestaltung

• 2008 Umsetzung Kosten- u. Leistungsrechnung

• 2008 Einführung ELAK

– September: Start Rechnungslauf

– November: Start Postlauf

Praxisbeispiel Sierning

• Umsetzungsablauf

– Analyse

– Aufgaben der Führungskräfte

– Projektstrukturplan

– Leistungsbeschreibungen

– Prozessbeschreibungen

– Abbildung in der EDV

– Installation der Programme

Praxisbeispiel Sierning

Praxisbeispiel Sierning

• Beispiel Rechnungslauf

– Verscannung in der Finanzabteilung

– Weiterleitung / Freigabe Sachbearbeiter

– Freigabe Bürgermeister

– Zahlung durch Finanzabeilung

– Archivierung

• Beispiel Postlauf

– Verscannung im Bürgerservice

– Zuteilung an Abteilung / Sachbearbeiter

– Gleichzeitige Information an Bgm. und AL

– Bearbeitung durch Sachbearbeiter

– Archivierung

Praxisbeispiel Sierning

• Kosten ohne Eigenleistung

– Einführungskosten 2008Programm € 21.966,--

Organisation € 13.011,--

Hardware € 12.608,40

Zwischensumme € 47.585,40

– Einführungskosten 2009

Lt. Voranschlag € 20.000,--

– Laufende jährliche Kosten ca. € 3.350,--

Praxisbeispiel Sierning

• Erfahrungen

– Großer Zeitaufwand

– Schwierige Umstellungsphase

– LEARNING BY DOING

– Positiver Austausch unter den Kollegen

– Sofortiger Zugriff auf alle Akten

– Laufende Verbesserung durch Einbindung der Mitarbeiter

Praxisbeispiel Sierning

• Gute Gründe für den Umstieg:- Platzersparnis, weniger Büromaterial, effizienteres Arbeiten,

Bürgerfreundlichkeit, Vernetzung mit anderen Behörden

• Zu beachten:- Hohe Kosten, intensiver Personalaufwand, Bereitschaft der

Mitarbeiter

• Alternativen zum ELAK:- NEIN

- Früher oder später in allen Gemeinden - zumindest schrittweise

Gedanken zum ELAK

• Einführung JA – aber nicht sofort

- Gravierende Personalumstellung in den letzten Jahren

- Neuordnung der Aufgabenbereiche und Verbesserung der

inneren Organisation vorrangig

- Einführung ELAK in der Buchhaltung ca. im Jahr 2010

- Die weitere Einführung des ELAK wird dann aufgrund der

gewonnen Erfahrungen erfolgen

ELAK in Neuhofen i. I.

• Einführung in nächster Zeit nicht geplant

- Nicht nur wegen der hohen Kosten

- Mangelnde Annahme durch die Bevölkerung

• Elektronische Kommunikation zwischen Behörde

und Bürger wird zunehmend stärker

• Im nächsten Jahrzehnt wird der elektronische Akt

ein Bestandteil der Gemeindeverwaltung werden

müssen

ELAK in Franking

• ELAK nur Instrument zur Bewältigung der neuen

Aufgaben (Bindeglied E-Government)

• Persönlicher Kontakt mit Bürger auch in Zukunft

Ausblick in die Zukunft

Wir arbeiten mit Menschen und vor

allem FÜR Menschen