Digitalisierung von Archivgut und digitale Präsentation von Urkunden

Strategie, Workflow und Perspektivenfür Nutzung und Forschung

ArgeAlp-Fachtagung „Digitale Unterlagen und Digitalisierung in den Archiven des Alpenraums“ bei der

Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns, München, am 6./7. Mai 2010

Gerald Maier Maria Magdalena Rückert

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Themenüberblick

1. Digitalisierung von Archivgut(Gerald Maier)

2. Digitale Präsentation von Urkunden am Beispiel des „Württembergischen Urkundenbuchs Online – WUB Online“ (Maria Magdalena Rückert)

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Digitalisierung von Archivgut

Ziele und Ausgangslage– Verbesserung des Zugangs und der Nutzung– Formen der Digitalisierung im Archiv

Rahmenbedingungen und Voraussetzungen– Strategie (Europa, national, institutionell)– Finanzierung– Technische Rahmenbedingungen

Der Digitalisierungsworkflow für die Online-Präsentation und -NutzungAusblick und Perspektiven

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Ziele und Ausgangslage

Die Digitalisierung von Archivgut mit dem Ziel, die reproduzierten Originale online für die Nutzung bereit zu stellen, gehört neben der Archivierung oder Langzeitsicherung digitaler Verwaltungsunterlagen zu den wichtigsten Herausforderungen für die Archive in der Informations-gesellschaft.

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Ziele und AusgangslageDie Digitalisierung von Archivgut erfordert einen hohen Ressourcen-einsatz und tangiert verschiedene archivische Fachaufgaben wie die Erschließung und Bereitstellung fürdie Nutzung, aber auch den Bereich der Bestandserhaltung.Das Hauptziel der Digitalisierungvon Archivgut ist die Online-Präsentation der faksimilierten Originale im Kontext derErschließung.Erreicht wird dieses durch den Nachweis in institutionseigenen, überregionalen und auch spartenübergreifenden Websites, Portalen und Online-Informations-Systemen.

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Formen der Digitalisierung im ArchivDigitalisierung oder „Retrokonversion“ von Papierfindmitteln als Voraussetzung für digitale Online-Findmittel (Volltextdigitalisierung)Image-Digitalisierung von Archivgut– für die Online-Präsentation im Internet– als „Schutzdigitalisierung“,

• als Nutzungskopie für einen „digitalen Lesesaal“ oder• als Ausgangsform für die Mikrofilmerstellung

– für Benutzerkopien im Rahmen der Reproduktionen-Dienstleistung

– für didaktische Präsentationsmodelle mit erweiterter Kontextbeschreibung im Rahmen von e-Learning und e-Science(z.B. Online-Forschungs- und Lernplattformen)

Volltextdigitalisierung von archivischen Quellen mit der Möglichkeit der Volltextsuche (z.B. wissenschaftliche Edition)Digitalisierung von Archivgut zur Substitution der Originale (z.B. Digitalisierung von Tonbändern)

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Rahmenbedingungen undVoraussetzungen

Für eine „Massendigitalisierung“ müssen die geeigneten strategischen, finanziellen, organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen geschaffen werden.Digitalisierungsstrategien und Aktionspläne als strategische MaßnahmenBerücksichtigung unterschiedlicher Kostenfaktoren für die Finanzierung– für den Scanvorgang (Image-Digitalisierung)– für die für eine digitale Präsentation notwendige Erschließung

und Strukturierung sowie für die präsentationsgerechte Verwaltung und Aufbereitung der Digitalisate

– für das Projekt- oder Prozessmanagement und– für die Sicherung der Nachhaltigkeit

Entwicklung von internen Workflows, die inhouse-Leistungen und Outsourcing berücksichtigen

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Strategischen Rahmenbedingungen für die Digitalisierung von Archivgut

auf europäischer Ebene:– Europeana – spartenübergreifende

„Europäische Digitale Bibliothek“ im Rahmen der Initiative i2010 http://www.europeana.eu

– APNet-Projekt für den Aufbau eines„Europäischen Archivportals“ im Rahmender „Europeana Group“

auf nationaler Ebene:– Diskussion um eine nationale

Digitalisierungsstrategie und einer spartenübergreifenden „Deutschen Digitalen Bibliothek“ (DDB)

– Diskussion um ein deutschesArchivportal und einen einheitlichen archivischen Präsentationsstandard in Verbindung mit der DDB

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Entwicklung einer institutionellen Digitalisierungsstrategie

Beispiel: Landesarchiv Baden-Württemberg– Die Digitalisierungsstrategie wurde im September 2007

verabschiedet: http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/25/Digistrategie_labw2007web.pdf

– Festschreibung strategischer Ziele und Aktionsfelder für die nächsten Jahre z.B.:• Integration von analogem und digitalem Archivgut• Verbesserte Zugänglichkeit und erweiterte

Nutzungsmöglichkeiten von Archivgut

– Die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie erfolgt mittels eines internen Aktionsplans, der konkrete Maßnahmen für die verschiedenen Aktionsfelder enthält und ständig fortgeschrieben wird.

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Finanzierung der Digitalisierung durch Drittmittelförderung

Deutsche Forschungsgemeinschaft, Gruppe LIS: Förderbereich „Erschließung und Digitalisierung“ der Gruppe LIS: http://www.dfg.de/lis

Kulturstiftungen bzw. Kulturgutstiftungen der Länder, LandesstiftungenEU-Förderung:– CIP – Competitiveness and Innovation Programme

(Rahmenprogramm für Wettbewerbsfähigkeit und Innovation 2007–2013): http://ec.europa.eu/cip/index_de.htm

– IST-Förderung bzw. Forschungsrahmenprogramme der KOM: http://cordis.europa.eu/fp7/home_de.html

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Technische Rahmenbedingungen

Integration von Software-Werkzeugen– z.B. Autorensysteme, Content-Management-

Systeme für den Digitalisierungs-Workflow und die Bildverwaltung in die archivischen Informationssysteme, wie sie im Bereich der Bibliotheken bereits größere Verbreitung gefunden haben

Aufbau sogenannter Reproduktionenverwaltungen,– d.h. Repositorien, für die elektronische

Verwaltung von Digitalisaten im Rahmen einer Speicherinfrastruktur.

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Der Digitalisierungsworkflow für die Online-Präsentation

Arbeitsbereiche:– Auswahl der geeigneten Objekte oder Bestände– Image-Digitalisierung– Bildaufbereitung und Erstellung der Online-

Präsentation durch Verbindung der digitalen Bilder mit Erschließungsinformationen

– Speicherung, Langzeitsicherung und Bildverwaltung

Für jeden der verschiedenen Arbeitsbereiche müssen gegebenenfalls verschiedene Prozessschritte berücksichtigt und abgearbeitet werden. Dabei sind einzelne Schritte auch über verschiedene Arbeitsbereiche hinweg miteinander verzahnt.

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Einsatz eines workflowbasierten Content-Management-Systems

Ablage der digitalen Master-Dateien im Filesystem und ihre Aufbereitung zu PräsentationsformenZuordnung der aufbereiteten Digitalisate zu den archivischen Titelaufnahmen aus der Archivsoftware

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Online-Findbücher mit Präsentations-modul für digitalisiertes Archivgut

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Ausblick und Perspektiven

Die Digitalisierung von Archivgut wird in den nächsten Jahren zunehmend an Bedeutung gewinnen,– da mit der fortschreitenden Retrokonversion archivischer

Findmittel,– dem Aufbau technischer Infrastrukturen und– der Möglichkeit der Digitalisierung der vorhandenen

Filmkopien aus der Sicherungs- und Schutzverfilmung

auch die Basis für eine bestandsbezogene Digitalisierung vorhanden ist.Diese Erschließungsinformationen bilden das Gerüst und Rückgrat für eine Präsentation der digitalen Objekte,die dann im Kontext digitaler Erschließungsinforma-tionen auch über die eigene Institution hinaus auf nationaler und europäischer Ebenebereitgestellt werden können.

Württembergische Regesten (www.landesarchiv-bw.de/wr)

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16.000 Datensätze8.000 ImagesLaufzeit: 1301–1500

Württembergisches Urkundenbuch Online (www.wubonline.de)

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ca. 6400 UrkundenLaufzeit: 680–1300

Wirtembergisches Urkundenbuch

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11 Bändeerschienen 1849–1913

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Württembergisches Urkundenbuch Online

Ziele und Ausgangslage– Verbesserung des Erschließungszustands– Optimierung der Recherchemöglichkeiten– archivischer Denkmalschutz

Leistungen der digitalen Präsentation– Ortssuche– Aktualisierung des Forschungsstandes– Nachweis der Lagerorte

Interne und externe Verlinkung– Online-Bestellung der Urkunden– Präsentation der Digitalisate

Ausblick: überregionales Urkundennetzwerk

Ortssuche

Expertensuche

Volltext-Ansicht der Urkunden

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Aktualisierung des Forschungsstandes

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Nachweis der Lagerorte –PDF-Druckansicht

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Interne Verlinkung

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Verlinkung auf das Online-Findbuch H 51 im HStA Stuttgart

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Online-Bestellung

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Online-Findbuch und Präsentation der digitalisierten Urkunden

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Externe Verlinkung

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Externe Verlinkung:Regesta Imperii Online

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Externe Verlinkung: dMGH

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Dr. Gerald MaierBundesratsbeauftragter für „Digitalisierung und Online-Zugänglichkeit kulturellen Materials und dessen digitaler Bewahrung“Landesarchiv Baden-WürttembergEugenstraße 7, 70182 StuttgartTel.: +49 711 212-4279eMail: gerald.maier@la-bw.dehttp://www.landesarchiv-bw.de

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Dr. Maria Magdalena RückertReferentin für archivischen Denkmalschutz im Landesarchiv Baden-WürttembergLandesarchiv Baden-WürttembergEugenstraße 7, 70182 StuttgartTel.: +49 711 212-4242eMail: maria-magdelna.rueckert@la-bw.dehttp://www.landesarchiv-bw.de