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Anleitung

DOKUMENTATION

Elektronischer Fakturierungsworkflow

über SAP NetWeaver

AnwenderInnen

Version 2.0 – Stand 18.05.2018

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OE Finanzen/Abteilung Finanzbuchhaltung

© AutorInnen: Mertens/Poier Hinweis: Nur die im MEDonline publizierte Version ist die aktuelle und gültige! Version 2,0

Inhaltsverzeichnis

1. ALLGEMEINES – ZIEL/ZWECK 3

1.1 Gesetzliche Grundlagen 4

1.2 Begriffe - Symbole 4

1.3 Besonderheiten - Grundsätzliches 5

1.4 Berechtigungen 6

2. EINSTIEG ÜBER SAP NETWEAVER PORTAL 7

3. FAKTURIERUNGSANTRAG ANLEGEN 8

3.1 Faktura anlegen – Typ Wählen 8

3.2 Kopf- und Positionsdaten erfassen 9

3.3 Überprüfen und Absenden 17

3.4 Antrag abgesendet 18

3.5 Gutschrift anlegen – Stornierung einer Faktura etc. 19

3.5.1 Stornierung 19

3.5.2 Gutschrift 20

3.6 Faktura anlegen mit Auftraggeber „CPD“ 22

4. AUSWERTUNGEN 26

5. ANSPRECHPERSONEN 29

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1. Allgemeines – Ziel/Zweck

Mit 01.01.2017 wird das Erstellen von Ausgangs-Rechnungen (im Folgenden nur SAP-

FAKTURA genannt) vereinheitlicht. Dies bedeutet gleichzeitig die Verpflichtung, FAKTUREN

über SAP zu erstellen.

Der Vorteil einer SAP-Faktura ist:

Automatische Verbuchung des Erlöses auf Innenauftrag/Kostenstelle

Darstellung als Forderung beim entsprechenden Debitoren-Konto (Kunden-Konto)

Ausweis in der Bilanz als Forderung

Gewährleistung periodengerechte Vollständigkeit der Umsatzerlöse der Med Uni

Graz im Rechnungsabschluss

Fortlaufendes Nummernsystem

Leichtere Zuordnung von Zahlungseingängen

Lückenloses Mahnwesen

Diese Vorteile entsprechen damit den Anforderungen unserer Abschlussprüfer.

In der Vergangenheit gab es folgende Varianten, wie die Erlöse auf den entsprechenden

Innenaufträgen/Kostenstellen verbucht wurden:

1. SAP-Faktura

2. Word-Rechnung

3. Direkte Verbuchung des Zahlungseinganges als Erlös

Bei den Varianten 2. (Word-Rechnung) und 3. (Direkte Verbuchung Zahlungseingang als

Erlös) werden diese Anforderungen nicht oder nur teilweise erfüllt. Damit sind diese Varianten

ab 01.01.2017 nicht mehr möglich.

Ausgenommen von dieser neuen Vorgehensweise sind:

Zahlungseingänge für Förderungen der öffentlichen Hand (z.B. EU, Land etc.)

Zahlungseingänge für Spenden (siehe nachfolgende Info).

Dauergeschäfte der Institute für Hygiene und Pathologie (eigene

Fakturierungssysteme vorhanden, und damit die Anforderungen gewährleistet)

Abrechnungen der gerichtlich angeordneten Obduktionen und Untersuchungen am

Institut für Gerichtliche Medizin.

Seit 01.01.2018 ist der Empfänger (=Med Uni Graz) von Spenden durch Privat-

Personen verpflichtet diese ans Finanz-Online zu melden. Der absetzbare Betrag wird

automatisch bei der Steuerklärung der Spenderin, des Spenders berücksichtigt. Dazu ist bei

der Zahlung der vollständige Name (laut Melderegister) und das Geburtsdatum bei der

Überweisung zu vermerken.

Dies gilt nicht für Spenden durch Firmen/Unternehmen.

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1.1 Gesetzliche Grundlagen

Umsatzsteuerausweis:

Die Universität ist unecht steuerbefreit. Fakturen/Ausgangsrechnungen dürfen daher nicht

mit Umsatzsteuer ausgestellt werden. Sollte der Auftraggeber auf den Ausweis von

Umsatzsteuer bestehen, darf dieser Aufforderung keinesfalls nachgekommen werden.

Bei Rückfragen oder Problemen dazu bitte um Kontaktaufnahme mit Laura Gruber oder

Gerlinde Wagner (nähere Daten unter Punkt 5.)

Ausgewiesene Umsatzsteuer verpflichtet zur Abfuhr ans Finanzamt.

Wenn beim Debitor die UID-Nr. gepflegt ist, kommt automatisch ein Hinweis auf die

Steuerbefreiung (wird dzt. überarbeitet).

Bitte folgenden Text in den Schlusstext hineinschreiben, falls ein steuerlicher Hinweis von

Auftraggeber gefragt sein sollte.

Gemäß § 2 KöstG i.V.m. §2 Abs. 3 des UstG 1994 sind die Umsätze der Universität

nicht steuerbar.

Bei Änderungen im Gesetz wird die Dokumentation entsprechend ergänzt bzw. angepasst.

1.2 Begriffe - Symbole

Faktura = Rechnung/Ausgangs-Rechnung

Auftraggeber = Kunde = Rechnungsempfänger = Debitor

Legende der in dieser Dokumentation angewendeten Symbole:

Kennzeichnung für Durchführungsschritte durch AnwenderInnen.

Kennzeichnung für allgemeine Informationen zu den einzelnen Workflowschritten.

Kennzeichnung für wichtige Hinweise bei notwendigen Durchführungsschritten bzw.

Beachtung von z.B. buchhalterischen Regeln, die zur korrekten Ausführung erforderlich sind.

http://www.google.at/imgres?q=symbol+erledigt&biw=1920&bih=862&tbm=isch&tbnid=9csw6z5Tfu-EnM:&imgrefurl=http://de.123rf.com/photo_4775169_3d-darstellung-der-ordner-symbol-und-gr-nen-hakchen--ber-weissem-hintergrund.html&docid=JgzIQsS0s5KYaM&imgurl=http://us.123rf.com/400wm/400/400/madmaxer/madmaxer0905/madmaxer090500028/4775169-3d-darstellung-der-ordner-symbol-und-gr-nen-hakchen--ber-weissem-hintergrund.jpg&w=400&h=300&ei=wdcmUuGCD8KNtQaz94GwAw&zoom=1&ved=1t:3588,r:56,s:0,i:255&iact=rc&page=2&tbnh=173&tbnw=194&start=38&ndsp=46&tx=112&ty=102

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1.3 Besonderheiten - Grundsätzliches Interne Leistungsverrechnungen (ILV)

Leistungen von einer Organisationseinheit der Medizinischen Universität an eine

andere Organisationseinheit dürfen nicht über eine Faktura abgewickelt werden.

Dafür steht ab Juni 2018 der elektronische Workflow „Interne Leistungsverrechnung“ zur

Verfügung: https://bwp.medunigraz.at:50101/irj/portal

Ausnahme: Leistungen zwischen §26er (ad personam) – und §27er-Projekten können nicht

mit einer ILV abgewickelt werden, sondern mit einer Faktura!

Rückfragen dazu richten Sie bitte an die Abteilung Controlling (AnsprechpartnerInnen für die

jeweiligen Organisationseinheiten finden Sie auf der Homepage).

Zeitpunkt der Erstellung einer Faktura

Fakturen haben grundsätzlich zeitnah zu erfolgen, d.h. sobald eine Dienstleistung etc.

erbracht wurde, ist eine Faktura zu erstellen.

Wenn im Vertrag Teil-Abrechnungen vereinbart wurden, sind die Fakturen entsprechend

rechtzeitig zu stellen.

Ein verzögertes Erstellen einer Faktura führt dazu, dass der Auftraggeber möglicherweise

aufgrund eines im Vertrag vorhandenen Zeitplans bereits Zahlungen leistet, diese aber seitens

der Finanzbuchhaltung keiner Rechnung zugeordnet werden können.

Besonderheit „Klinische Studien“

Nach erbrachter Leistung erfolgt üblicherweise noch die Abnahme durch den Monitor.

Der Zeitpunkt für die Rechnungserstellung richtet sich nach dem im Vertrag definierten

Abrechnungsmodus.

Ausgleich / Zahlung der Faktura

Bitte um Beachtung, dass in der Spalte Ausgleich (im CO-Bericht) nur dann ein Datum

steht, wenn die Rechnung bezahlt wurde, bzw. eine Rechnung storniert wurde.

Der Betrag erhöht zwar die verfügbaren Mittel, darf aber erst dann berücksichtigt werden,

wenn die Rechnung vom Kunden tatsächlich bezahlt wurde.

https://bwp.medunigraz.at:50101/irj/portal

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Fremdwährung

Vereinbarungen in fremden Währungen sollten grundsätzlich vermieden werden, da immer

mit Kursdifferenzen gerechnet werden muss. Sollte es sich dennoch nicht vermeiden lassen

ist eine Absprache mit der Finanzbuchhaltung (schriftlich an

[email protected]) zwingend erforderlich, da ggfs. Einstellungen im System

notwendig sind.

1.4 Berechtigungen Erstellung/Änderung von Fakturen

Personen mit SAP Kontierungsberechtigungen auf entsprechende Kostenstellen-/Innenaufträgen

Verantwortliche der entsprechenden Kostenstellen bzw. Innenaufträge

Personen von Funktionsberechtigungen "Freigabe/Anweisung-Haupt" für entsprechende Kostenstellen-/Innenaufträge

Einsicht Fakturen: (Liste Fakt.Anträge)

JedeR ErstellerIn auf deren eigene Fakturen

Personen mit SAP Kontierungsberechtigungen auf entsprechende Kostenstellen-/Innenaufträgen

Verantwortliche der entsprechenden Kostenstellen bzw. Innenaufträge

Personen von Funktionsberechtigungen "Freigabe/Anweisung-Haupt" für entsprechende Kostenstellen-/Innenaufträge

Bei fehlenden Berechtigungen ist ein elektronischer SAP Berechtigungsantrag zu

stellen.

https://bwp.medunigraz.at:50101/irj/portal?NavigationTarget=navurl://96a02edcc9cbf1cf4b58

e6abb949a2b4&sapDocumentRenderingMode=EmulateIE8

mailto:[email protected]

https://bwp.medunigraz.at:50101/irj/portal?NavigationTarget=navurl://96a02edcc9cbf1cf4b58e6abb949a2b4&sapDocumentRenderingMode=EmulateIE8

https://bwp.medunigraz.at:50101/irj/portal?NavigationTarget=navurl://96a02edcc9cbf1cf4b58e6abb949a2b4&sapDocumentRenderingMode=EmulateIE8

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2. Einstieg über SAP NetWeaver Portal

Kurzeinstieg für jeden Browsertyp: bwp.medunigraz.at

https://bwp.medunigraz.at:50101

Mit den Einstiegsdaten für BenutzerIn und Passwort aus MEDonline.

Über zum Start des Fakturierungsworkflows:

https://bwp.medunigraz.at:50101/

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3. Fakturierungsantrag anlegen

Nach Klick auf „Fakturierungsantrag“ kann aus der Dropdown-Liste zwischen

„Faktura“ oder „Gutschrift“ ausgewählt werden.

3.1 Faktura anlegen – Typ Wählen

mit Auswahl „Faktura“ und Klick auf „Weiter“ wird in den „Antrag anlegen:

Faktura“ verzweigt:

Die Daten der ErstellerIn werden automatisch sichtbar.

Die Kontaktdaten, die auf der Rechnung erscheinen werden aus MEDonline gezogen. Daher

bitte diese Daten immer pflegen bzw. ändern wenn erforderlich.



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3.2 Kopf- und Positionsdaten erfassen

Kopfdaten

Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder, die grau hinterlegten Felder

sind nicht zu befüllen.

Feld „Auftraggeber“:

Der Auftraggeber ist gleichzeitig der Rechnungsempfänger = Debitor

Debitoren-Nr. im Feld „Auftraggeber“ eingeben bzw. auswählen. Wenn Debitoren-Nr.

nicht bekannt, kann diese gesucht werden.

Namensteil mit Sternchen zu Beginn und Ende eingeben, z.B. *Pfizer*



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Es kann auch nach Suchbegriff, Ort oder PLZ gesucht werden. Die Suche nach dem

Suchbegriff ist nicht immer erfolgreich, da dieser Suchbegriff eine Abkürzung sein kann, die

von der Finanzbuchhaltung vergeben wurde.

Wenn der gewünschte Debitor noch nicht angelegt sein sollte, siehe Punkt 3.6.

Durch Klick auf das graue Feld in der Zeile wird der ausgewählte Debitor

automatsich ins Feld übernommen.

Feld „Fakturadatum“:

Es wird automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen, es kann jedoch übersteuert

(überschrieben) werden.

Bitte um Beachtung, dass Rechnungen nur maximal bis zum Monatsletzten in die

Zukunft ausgestellt werden dürfen.

Ein Rückdatieren einer Rechnung ist ebenfalls nur innerhalb des laufenden Monats

möglich.

Ausnahme unterjährig: Bis zum 3. Arbeitstag des Monats können Rechnungen noch in den

Vormonat zurückdatiert werden.

Ausnahme am Jahresende: Bis ca. Mitte Januar des Folgejahres müssen Rechnungen für

Leistungen, die im Vorjahr angefallen sind, fakturiert sein (der genaue Termin wird jedes Jahr

in den News-Flash-Aussendungen bekannt gegeben).

Beispiel: Eine wissenschaftliche Dienstleistung wurde am 29.12.2017 erbracht:

Erstellung der Faktura mit Datum 29.12.2017 bis zum 12.01.2018 (Jahresabschluss-Termine

werden immer über die News-Flash rechtzeitig ausgesendet!) möglich.

Sollte die Fakturierung für das „alte“ Jahr bis zum Zeitpunkt nicht möglich sein, ist

immer Rücksprache mit der Finanzbuchhaltung (Laura Gruber oder Barbara Mertens) zu

halten.


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Feld „Zahlungsbed.“:

Auswahl der Zahlungsbedingung aus der Dropdown-Liste. Die Zahlungsbedingung

wird auf der Rechnung angedruckt.

Bitte das Zahlungsziel bewußt gemäß Vereinbarung auswählen. Ein falsches

Zahlungsziel hat Auswirkungen auf den Mahnlauf.

Die Gewährung von Skontoabzügen bei Ausgangsrechnungen ist bei der Med Uni

Graz nicht erlaubt, daher stehen auch nur die Zahlungsbedingungen „ohne Abzug“ zur

Verfügung.

Feld „Währung“:

Auswahl der vereinbarten Währungseinheit (gem. Vertrag).

Vereinbarungen in fremden Währungen sollten grundsätzlich vermieden werden, da

immer mit Kursdifferenzen gerechnet werden muss. Sollte es sich dennoch nicht vermeiden

lassen ist eine Absprache mit der Finanzbuchhaltung (schriftlich an

[email protected]) zwingend erforderlich, da ggfs. Einstellungen im System

notwendig sind.




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Kopftext

Im Kopftext können zusätzliche Informationen für den Rechnungsempfänger

eingegeben werden, die sich auf die gesamte Rechnung beziehen, z.B . Auftrags-Nr. oder

Anprechpartner des Empfängers. Dieser Text wird dann auf der Rechnung oberhalb der

Positionen angedruckt.

Es gibt die Möglichkeit, dass eine Rechnung auch in englischer Sprache erstellt werden

kann (Einstellung in den Stammdaten des Debitors). Dabei ist aber zu beachten, dass

Kopftexte, Positionstexte und Schlusstext direkt in englischer Sprache einzugeben sind, da

keine Übersetzung an dieser Stelle erfolgt.

Positionsdaten

Feld „Material“:

Material-Nummer eingeben bzw. suchen


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Die Material-Nr. ist mit dem entsprechenden Erlöskonto verknüpft (siehe Liste

unten).

Mit Klick auf das Material wird dieses direkt in die Positionsdaten inkl. der

Bezeichnung übernommen:

Die „Bezeichnung“ kann bzw. sollte überschrieben werden – es stehen max. 40

Zeichen zur Verfügung. Weitere Informationen gehören in den Positionstext.

Der Text, den Sie in das Feld eintragen, erscheint im CO-Bericht unter der Spalte

„Bezeichnung zur Referenz“, d.h. Informationen, die Sie in den Berichten benötigen (z.B.

Name von Teilnehmern bei Kongressen oder Lehrgängen) sollten Sie an dieser Stelle mit

eingeben.


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Folgende Material-Nummern stehen Ihnen zur Verfügung:

Folgende Material-Nummern bitte nicht verwenden, da nur für einzelnen

Fachabteilung relvant.

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Feld „Auftrag / Kostenstelle“

Kostenstelle/Innenauftrag eingeben oder suchen.

Feld „Auftragsmenge“

Menge eingeben

Mengeneinheit „Stück“ hinterlegt

Feld „Nettopreis“

Einzelpreis eingeben

Feld „Nettowert“

Ergibt sich automatisch aus der Auftragsmenge x Nettopreis.

Feld „Text“

Der Positionstext kann verwendet werden, wenn der Materialtext nicht ausreichen

sollte.

Achten Sie darauf den Leistungszeitpunkt bzw. den Leitungszeitraum einzugeben.

Dies erleichtert der Finanzbuchhaltung Kontrollen, die erforderlich sind um die Zuordnung in




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die korrekte Periode bei Bedarf prüfen zu können. Einige Firmen bestehen sogar darauf und

Sie ersparen sich unnötige Korrekturen. Ausnahme: klinische Studien.

Mit Klick auf das schwarze Dreieck klappt dieses zusätzliche Textfeld auf und kann

auch auf die gleiche Weise geschlossen werden:

Kennzeichnung erfolgt automatisch durch einen Haken unter „PT“, wenn ein Text

erfasst wurde:

Die Position inkl. Postionstext kann durch Markieren der Position und Klicken auf

„Position entfernen“ wieder gelöscht werden:

Die Position inkl. Postionstext kann durch Markieren der Position und Klicken auf

„Position kopieren“ kopiert und angepasst werden:


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Schlusstext

Im Schlusstext können zusätzliche Informationen für den Rechnungsempfänger

eingegeben werden. Dieser Text wird dann auf der Rechnung unterhalb der Positionen

angezeigt. Siehe auch Punkt 1.1 „Umsatzsteuer“

Mit Klick auf wird das Texteingabefeld aufgeklappt und kann befüllt werden.

Prozessdaten

Dies ist ein Anmerkungsfeld, welches lediglich für interne Informationen gedacht ist.

Der hier eingegebene Text wird nicht auf der Faktura angedruckt.

Hier können z.B. Informationen zum Vertrag oder interne Absprachen hinterlegt werden.

Zusätzlich werden im Fall von Zurückweisungen durch die Finanzbuchhaltung die

Kommentare bzw. Begründungen in diesem Feld dokumentiert.

3.3 Überprüfen und Absenden

Mit Klick auf erfolgt die Überprüfung auf Vollständigkeit aller Pflichtfelder

sowie Prüfung des Faktura-Datums (offene Buchungsperiode) etc.

Mit Klick auf und ist der Antrag abgeschlossen.




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3.4 Antrag abgesendet

Die Faktura wird automatisiert erstellt und wird über „PDF anzeigen“ zum Ausdruck

und Versand an den/die Rechnungsempfänger/in bereitgestellt.

Unter Status wird sichtbar, ob der Antrag ordnungsgemäß verarbeitet wurde. Bitte

unbedingt darauf achten, dass der Status „grün“ ist.

Die Faktura ist zusätzlich über die Liste Fakt.Anträge - siehe Punkt

4. „Auswertungen“ aufrufbar.

Nur vollständige Fakturen werden verarbeitet und verbucht. Bei fehlerhaften Anträgen

wird kein „pdf“ erzeugt.

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3.5 Gutschrift anlegen – Stornierung einer Faktura etc.

3.5.1 Stornierung

Falls eine Rechnung irrtümlich falsch ausgesellt wurde und der Antrag komplett

abgeschlossen ist (Rechnung verbucht), besteht die Möglichkeit eine Stornierung in der

offenen Buchungsperiode vorzunehmen.

Unter Auswertungen, „Liste Fakt.Anträge“ und Klick auf „Liste aktualisieren“

werden alle bisherigen Anträge angezeigt.

Mit Klick auf die Zeile der Faktura, die storniert werden soll, und anschließendem

Klick auf „Stornieren“ wird der Storno-Antrag erzeugt.

Bitte vor dem Absenden immer auf „Prüfen“ klicken.

Die Stornierung einer Rechnung aus einer geschlossenen Buchungsperiode ist

nicht möglich. Beispiel: Am 10.07.2017 muss eine Rechnung vom 16.06.2017 storniert

werden. Siehe auch unter Punkt 3.2 „Feld Faktura-Datum“.



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Bei einer Stornierung einer Faktura aus einer geschlossenen Buchungsperiode

erscheint folgende Fehlermeldung:

Die Lösung für diesen Fall ist die Erstellung einer Gutschrift über den Button

„Umkehrbuchung mit Vorlage“ (Erläuterungen siehe Punkt 3.5.2)

Wenn die Rechnung bereits an den Kunden geschickt wurde, ist es zwingend

notwendig, die Storno-Rechnung bzw. die Gutschrift und die neue Rechnung ebenfalls an

den Kunden zu schicken.

3.5.2 Gutschrift

Sie haben folgende Möglichkeiten eine Gutschrift zu erstellen. Die sinnvollste und einfachste

Lösung ist mit Bezug auf die ursprüngliche Faktura, da dann alle relevanten Daten

voreingestellt sind und außerdem in der Übersichtsliste der Bezug hergestellt werden kann.

Unter Auswertungen, „Liste Fakt.Anträge“ und Klick auf „Liste aktualisieren“ werden

alle bisherigen Anträge angezeigt (wie unter 3.5.1 beschrieben).

Es gibt mehrere Gründe zur Erstellung einer Gutschrift:

Gesamt-Gutschrift

(= die komplette „Stornierung“ einer Faktura aus einer abgeschlossenen Periode)

Beispiel: Der Kunde beanstandet am 15.05.2018 eine Rechnung iHv. EUR 12.000,00 vom

12.04.2016 zu Recht und bittet um die Stornierung der ursprünglichen Rechnung, und

Ausstellung einer neuen Rechnung iHv. EUR 11.000,00.

Lösung: Da eine Stornierung im Mai für April nicht mehr möglich ist, muss eine Gutschrift iHv.

EUR 12.000,00 (mit Bezug auf die Rechnung = Umkehrbuchung mit Vorlage) sowie eine neue

Rechnung iHv. EUR 11.000,00 ausgestellt werden. Beide Belege sind dem Kunden zu

übermitteln.


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Sollte eine Gutschrift für eine bereits bezahlte Rechnung/Faktura erstellt werden, z.B.

für Teilnahmegebühren an einem Kongress etc. ist eine Email an

[email protected] mit den Kontodaten sowie die Gutschrift als „pdf“ zu

schicken, damit eine Rückzahlung erfolgen kann.

Teilgutschrift

Beispiel: Es wurde eine Rechnung über wissenschaftliche Dienstleistungen iHv. EUR 8.000,00

erstellt. Aufgrund einer Reklamation hat man sich auf 7.500,00 geeinigt. Der Kunde bittet um

eine Gutschrift über den Differenzbetrag.

Lösung: In diesem Fall wird eine Gutschrift über EUR 500,00 ausgestellt.

Es gibt grundsätzlich auch die Möglichkeit, eine Gutschrift ohne Bezug auf eine Rechnung zu

erstellen.

Hier haben Sie aber den Nachteil, dass Sie alle Daten neu eingeben müssen bzw.

Ihnen der Bezug zum ursprünglichen Antrag fehlt.

Die weitere Vorgehensweise siehe Punkt 3.1 bis 3.4.


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3.6 Faktura anlegen mit Auftraggeber „CPD“

Die sog. „CPD-Konten“ sind Debitoren-Konten für Kunden/Rechnungsempfänger, die kein

eigenes Debitoren-Konto haben.

Die Verwendung der CPD-Konten darf nur in zwei Fällen erfolgen:

Der/die AuftraggeberIn/RechnungsempfängerIn hat noch kein eigenes Debitoren-

Konto. Über diesen Weg werden Sie zur Anlage eines neuen Debitors geführt.

Der/die RechnungsempfängerIn ist eine Privatperson (Beispiel Kongressgebühren

etc.)

Aufgrund der Eingabe des Länderkennzeichens erfolgt die Buchung von Rechnungen an

Privatpersonen auf den entsprechenden CPD-Debitoren:

29000000 – CPD Inland

29000005 – CPD EU Ausland

29000006 – CPD Drittland (NICHT EU)

Bei Unternehmen/Firmen, z.B. Pharmafirmen, ist zwingend darauf zu achten, dass

diese immer als Debitor angelegt sind/werden.

Wenn kein Suchergebnis für den Auftraggeber (=Debitor) vorliegt, wird durch Klick auf

„CPD“ ein zusätzliches Eingabefenster zur Erfassung der korrekten Kontaktdaten des neuen

Auftraggebers vorgeschlagen.


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Felder vollständig mit den korrekten Daten ausfüllen. Bitte auch auf die korrekte

Auswahl des Landes achten. Die Auswahl der Sprache (englisch/deutsch) steuert, ob die

Rechnung in Englisch oder Deutsch ausgedruckt werden soll.

Mit * gekennzeichnet Felder sind Pflichtfelder.

Bitte unbedingt auf folgende Punkte achten:

Korrekter, vollständiger Name bzw. Firmierung des Auftraggebers (bei Unternehmen

Gesellschaftsform z.B. GmbH etc. nicht vergessen)

Anschrift, insbes. Postleitzahl

Zur Bestätigung der Angaben ist bitte unter „Datenblatt hinzufügen“ ein Dokument

hochzuladen wie z.B. ein Briefbogen des Unternehmens oder ein entsprechendes einseitiges

Dokument (bitte keine kompletten Verträge), aus welchem die genaue Firmierung hervorgeht.

Weitere wichtige Angaben, die aus dem „Datenblatt“ hervorgehen sollten:

UID-Nr. (= Umsatzsteuer-Identifikations-Nr., nur Österreich und EU-Staaten)

Firmenbuch-Nr. (Österreich), Handelsregister-Nr. (Deutschland)



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Bitte auch um Beachtung, dass pro Unternehmen bzw. Organisation (z.B. Universität) nur

ein Debitor angelegt werden kann, d.h. falls es mehrere AnsprechpartnerInnen o.ä. geben

sollte, gibt es folgende Lösungen:

Wenn der/die AuftraggeberIn/Kunde/in darauf besteht, dass Zusätze wie Abteilungen oder

AnprechpartnerInnen in der Anschrift eingefügt werden sollen, kann dies im Kopftext

angeführt werden und/oder auf dem Briefumschlag für den Versand der Rechnung.

Mit Klick auf „OK“ werden die Eingaben in die Kopfdaten übernommen.

Die weiteren Erfassungen für Positionsdaten, Positionstexten, etc. erfolgen gemäß

Punkt 3.2.:

Bei Unternehmen/Firmen, z.B. Pharmafirmen, ist zwingend darauf zu achten, dass

diese immer als Debitor angelegt sind/werden.

Mit Klick auf „Weiter“ erscheint der Button „Absenden mit Debitoren-

Stammsatzanlage aus CPD“.



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Durch Klick auf „Absenden mit Debitoren-Stammsatzanlage aus CPD“ wird ein

Antrag zur Anlage eines neuen Debitors (mit eigener Debitoren-Nr.) an die Finanzbuchhaltung

abgesendet, siehe auch Punkt 3.6.

Durch Klick auf „Absenden“ wird die von Ihnen erstellte Rechnung von dem CPD-Konto

verbucht und die von Ihnen eingegebenen Daten auf der Faktura als RechnungsempfängerIn

angedruckt.

Die Bearbeitung des Antrages erfolgt zeitnah unter der Bedingung, dass alle Daten

vollständig angegeben wurden.

Der Antrag bekommt in der Übersichtsliste den Status:

Bei positiver Erledigung des Antrages ergeht eine automatische Mailsendung an die/den

ErstellerIn mit dem Link auf den Faktura-Antrag und die Liste sämtlicher Faktura-Anträge.

Mail:


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Im Faktura-Antrag ist jetzt die ordnungsgemäß erstellte Faktura als PDF abrufbar

zwecks Versand an den Kunden durch den/die ErstellerIn.

Der Debitorenstammsatz wurde angelegt und kann dann zukünftig auch für weitere

Fakturen als Auftraggeber ausgewählt werden.

4. Auswertungen

Alle erstellten Fakturen sind über die Navigation Auswertungen, „Liste Fakt.Anträge“

abrufbar.

Grundsätzlich wird der/die ErstellerIn im Feld Benutzername vorgeschlagen.

Übersteuerbar für MitarbeiterInnen mit übergreifenden SAP Berechtigungen.


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Mit Klick auf „Liste aktualisieren“ werden alle erstellten Fakturen gemäß der

Selektion des Benutzernamens gelistet.

Über diese Liste können Stornierungen und Umkehrbuchungen (Gutschriften) zu

erstellten Fakturen (s. Punkt 3.5) oder auch ein Anlegen einer neuen Faktura mit Vorlage

vorgenommen werden.

Eine Umkehrbuchung ist auch dann erforderlich, wenn eine erstellte Gutschrift rückgängig

gemacht werden soll.

Mit Klick auf die Faktura-ID gelangen Sie in den Antrag und können von dort die

Faktura anzeigen lassen und auch ausdrucken.

ID-Nr. 1xxxxxxxx = Faktura, ID-Nr. 3xxxxxxxx = Storno Faktura

ID-Nr. 2xxxxxxxx = Gutschrift, ID-Nr. 4xxxxxxxx = Storno Gutschrift

Spalte : Beim Storno-Antrag (ID-Nr. beginnt mit einer „3“) wird in dieser Spalte der

ursprüngliche Antrag angezeigt auf den sich die Faktura bezieht.

Spalte : Beim ursprünglichen Faktura-Antrag (ID-Nr. beginnt mit einer „1“) wird in

dieser Spalte der Storno-Antrag angezeigt, soweit es einen dazu gibt.

Spalte : In dieser Spalte wird die aus SAP vergebene Faktura-Nr. angezeigt

(beginnt mit einer „9“). Bei Stornierungen wird die gleiche Nummer vergeben und auf dem

Storno-Beleg angedruckt. Bei Fakturen und Gutschriften wird grundsätzlich eine neue

Nummer vergeben.



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Spalte : Hier wird angezeigt, welchen Status der Antrag zum Zeitpunkt des

Aufrufs hat:

Erfolgreiche Verarbeitung und Verbuchung eines

Antrages

Fehler bei der Verarbeitung, z.B. Buchungsperiode geschlossen

Wird angezeigt, wenn Auftraggeber „CPD“ und Anfrage zur

Anlage eines neuen Debitorenstammsatzes läuft

Wenn Zurückweisung durch A-FI wegen fehlerhaften Debitoren-

Stammsatzes

Wird angezeigt, wenn die/der ErstellerIn die Anfrage für „Debitorenstammsatz anlegen“ vor Bearbeitung durch A-FI zurückzieht.

Die ID-Nummern werden auf der Faktura nicht angedruckt!

Wird eine Faktura durch die Funktion „Anlegen mit Vorlage“ erstellt, werden eine

neue Rechnungsnummer und eine neue ID vergeben.

In den CO-Berichten (im SAP) können Sie, soweit SAP Berechtigung „SAP-Usertyp

Institutsuser“ vorhanden ist, ebenfalls auf den Faktura-Antrag verzweigen.

Im Bericht wird jede Faktura-Position separat angezeigt (gleiche Rechnungs-Nr.)

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Mit Klick auf die Zeile können Sie auf den Faktura-Antrag verzweigen.

Bitte um Beachtung, dass in der Spalte Ausgleich (im CO-Bericht) nur dann ein Datum

steht, wenn die Rechnung bezahlt wurde! Im Fall einer Stornierung steht in diesem Feld das

Datum der Stornierung, da es sich dabei ja auch um einen Ausgleich handelt.

Ob eine Faktura-Position ausgeglichen ist, sehen Sie auch in den „MIS-Berichten“.

5. Ansprechpersonen

Für inhaltliche, buchhalterische Fragen stehen Ihnen aus der Finanzbuchhaltung Laura Gruber (385-74058) und Gerlinde Wagner (385-74069) zur Verfügung.

Bei technischen Fragen (z. B. Browser, fehlende Berechtigungen) stehen Ihnen Frau Simone Poier (385-74010) oder Herr Stefan Gillhofer (385-74039) zur Verfügung.


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