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Seite 1 Dokumenten-Management-Systeme Informationen im Unternehmen effizient nutzen 7-IT 27.09.2004 PM Doc~Flow Lösungen brauchen Konzepte ®

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Dokumenten-Management-Systeme

Informationen im Unternehmen effizient nutzen

7-IT 27.09.2004

PMDoc~Flow

Lösungen brauchen Konzepte

®

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Agenda

• Grundlagen des DMS(Einsatzgebiete, Architektur, Funktionalität)

• Warum ist DMS heute interessant?(Nutzen, Technik, Gesetze)

• Aktuelle Entwicklungen(Markt, Entwicklung, DMS-Expo)

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Wer ist PM Doc~Flow?

• Selbstständiges Beratungshaus• Unabhängige Beratung • Gegründet 1993• Ca. 10 Mitarbeiter (feste/freie)• Sitz bei München

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Marktsegment

• Archivierung• Dokumentenmanagement• Workflow• Knowledgemanagement• Informationstechnologie• Organisation und Geschäftsprozesse

branchenneutral, für den Mittelstand und Konzerne

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Dokumentenmanagement

• Analyse

• Konzepte

• Wirtschaftlichkeit

• Systemauswahl

• Realisierung

Neueinführung / Erweiterung / Migration

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Agenda

• Grundlagen des DMS(Einsatzgebiete, Architektur, Funktionalität)

• Warum ist DMS heute interessant?(Nutzen, Technik, Gesetze)

• Aktuelle Entwicklungen(Markt, Entwicklung, DMS-Expo)

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Begriffe

• Dokument• Beleg• Record• Datei• Information• Wissen

• Dokumenten-Management

• Archivierung• Imaging• Content-Management• Workflow• DRT

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Grundlagen des Dokumenten-Management

• IT-System für Dokumenten-Management• Automatisierung der Vorgänge• Integration von Dokumenten in die IT-

Abläufe der Organisation• Technische Sicherstellung der

organisatorischen Vorgaben

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Der Zyklus der Dokumente

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Aufgaben und Einsatzgebiete

Unterschiedliche Schwerpunkte, wie:• Nachweise

Werden Belege zum Nachweis von Geschäftsprozessen etc. benötigt?à Revisionssicherheit!

• InformationsnutzungSoll der Inhalt der Dokumente später wieder genutzt werden können?à „Wiederverwendung von Wissen!“

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Einsatzgebiete von DMS

• Belegarchivierung• Aufbau von Informationssammlungen• Postbearbeitung• Elektronische Unterstützung von Geschäftsprozessen jeder

Art. • Auskunftssysteme• (Techn.) Dokumentationssysteme• ………..

à Im Prinzip überall wo Dokumente auftauchen

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Das Umfeld von DMS

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Workflow und Dokumenten-Management

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Agenda

• Grundlagen des DMS(Einsatzgebiete, Architektur, Funktionalität)

• Warum ist DMS heute interessant?(Nutzen, Technik, Gesetze)

• Aktuelle Entwicklungen(Markt, Entwicklung, DMS-Expo)

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Was kann ein DMS leisten?

• Beschleunigung der Prozesse• Unabhängigkeit des Zugriffes von Ort und Zeit• Schnelle Verfügbarkeit der Dokumente• Redundanzfreie Archivierung• Gleichzeitiger Zugriff auf die Dokumente durch mehrere

Mitarbeiter• Sicherheit der Dokumente vor Verfälschung und Verlust• Transparenz der Prozesse • Kostenreduktion (Bearbeitungszeiten, Archivkosten…. )

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Heutige Situation

Aus einer IDC-Studie (2003): • Schlechtes Dokumenten-Management kosten den

Unternehmen bis zu 15% des Umsatzes• Führungskräfte verbrauchen bis zu 45% Ihrer Arbeitzeit mit

Papierhandling• 90% der Führungskräfte können keine Aussage zu den

Kosten des Dokumenten-Management in Ihrem Unternehmen machen

• 74% der Führungskräfte sehen keine Möglichkeit diese Kosten zu ermitteln

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Gegenüberstellung konventionelles Archivzu DMS

klare Regelung der Zugriffs­rechte, keine ungewollte Ent­nahme möglich

Ordner u. Dokumentelassen sich leicht ent-fernen/ kopieren

Sicherheit

bleibt immer gewahrtleidet unter jederEntnahmeVollständigkeit

EinmalablageAbteilungsablagen =mehrfacher AufwandRedundanz

nur für Recherche am Bild­schirm, gegebenenfalls direkter Versand per Fax oder Email

für Beleg Suche, Entnahme und wieder einordnen, evtl. kopieren und Versand

Auskunftsaufwand

unmittelbar durch vorgangs­-bezogene, bzw. dokumenten­-übergreifende Suche

zeitverzögert, nachSichtung/ Entnahmealler Dokumente

Auskunftsbereitschaft

datenbankgestützt, Suchbeginn nach jedem Suchkriterium möglich, Suche wahlweise z.B. je Kunde, Vorgang oder Beleg

hierarchisch, meist nach Dokumenten-Typen getrenntAblagestruktur

DMSKonventionell

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Nutzen von DMS

• Direkte Kosteneinsparungen• Reduzierung von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten• Unabhängigkeit von Zeit und Raum beim Zugriffà Neue organisatorische Möglichkeiten

• Ständige Verfügbarkeit, Mehrfachzugriff• Revisionssicherheit und Transparenz• Komfort, Qualität für alle Nutzer• Integration in die IT

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Typische Einsparungspotentiale

30% - 50%Reduzierung des Platzbedarfs (Archivraum)

20% - 55%Reduzierung der Formulare und Dokumente

10% - 55%Reduzierung der Bürosystemkosten

10% - 35%Personaleinsparungen

10% - 25%Verbesserung der Produktivität

70% - 95% Kürzere Suchzeiten

80% – 90%Kürzere Transportzeiten

50% – 90%Kürzere Zugriffs- und Ablagezeiten

Einsparungen durch DMS und Workflow; Quelle 100 DMS-Projekte von Anderson Consulting untersucht

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Kaufmännische und technische Zielsetzungen in den nächsten zwölf Monaten

Frage: Welche der folgenden kaufmännischen bzw. technischen Zielsetzungen sind für Ihr Unternehmenin den kommenden zwölf Monaten wichtig?

73,1

64,3

62,6

60,9

46,5

28,3

22,1

21,5

20,1

Steigerung der Effizienz/Produktivität

Kosten senken

Umsatzsteigerung

Optimierung von Geschäftsprozessen

Kundenbindung/Erhöhung derKundenzufriedenheit

Verbesserung des Controlling

Synergien zwischen den Standorten/Niederlassungen herstellen

Synergien zwischen den Abteilungenherstellen

Verbesserung des Return on Investmentbei IT-Anschaffungen

Quelle:

DM

S-relevant

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Integration und Zusatznutzen für Kunden

Beispiel:ÜbergabeeinschreibenNachverfolgung im Internet

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Recht

• Rechtliche Vorschriften machen DMS und Archivierung notwendig (Compliance)

• Rechtliche Vorschriftenschaffen Grundlagen und Stabilität für DMS und Archivierung(Elektronische Unterschrift)

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Resümee‘

• Die meisten strukturierten Daten liegen elektronisch vor (ERP, PDM, CRM, ….) – die meisten Dokumente liegen aber in Papierform vor! àWo liegt das Rationalisierungs-potential von morgen?

• Alle reden von elektronischen Geschäftsprozessen –Dokumente gehören dazu!

• Wichtige gesetzliche und technische Grundlagen sind geschaffen (elektronische Unterschrift!)

• Neue Vorschriften erfordern oft weitergehende elektronische Archivierung

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Agenda

• Grundlagen des DMS(Einsatzgebiete, Architektur, Funktionalität)

• Warum ist DMS heute interessant?(Nutzen, Technik, Gesetze)

• Aktuelle Entwicklungen(Markt, Entwicklung, DMS-Expo)

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Aktuelle Entwicklungen und Themen

• Content Management • Information Lifecycle Management• Compliance• Enterprice Content Management• Die Anbieter der Systeme• DMS Expo 2004

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Content-Management

Aspekte des Begriffes:• Betrachtet wird der Inhalt der

Dokumente• Entstanden im Internetumfeld aus

der Notwendigkeit rasch immer wieder neue Inhalte anzubieten (Trennung von Inhalt und Form)

• Verwandtschaft mit Redaktions-systemen

• Workflow zur Erstellung und Veröffentlichung von Dokumenten

• Der Begriff wandelt sich!!

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Content-Management im Vergleich zu Dokumenten-Management

Sicht von Contentmanagement

Sicht des Dokumentenmanagement

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Information Lifecycle Management

• Betrachtung der Daten und Dokumente über ihren gesamten Lebenslauf – nicht in Abhängigkeit vom Alter sondern von der Wichtigkeit (im Gegensatz zum HSM)

• Konzept zur intelligenten Verwaltung, Bewertung und Nutzung von Daten bei möglichst geringen Kosten(Geschäftsregeln, ServiceLevel, ..)

• Entwicklung optimaler Verwaltungsstrategien in Abhängigkeit von der aktuellen Wichtigkeit und Nutzungà Regelbasiertes übergreifendes Speichermanagement

• Enge Verzahnung von Speicherhardware, Archivierung und Daten-, Dokumenten- und Content-Management.

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Compliance

• In Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften / Erfüllung der Gesetze und Vorschriften

Aktuelle Beispiele: • SOX oder SOA

Sarbanes-Oxley Act of 2002

• GdPDUGrundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

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SOA

• SOA verpflichtet Manager und Vorstände prüfbare und zuverlässige digitale Daten zu generieren. Diese müssen so beschaffen sein, dass sie jederzeit ohne Einflussnahme des Unternehmens von einem Abschlussprüfer gesichtet werden können.

• Unternehmen müssen die Revisionssicherheit, den jederzeitigen Zugriff und das schnelle Auffinden relevanter Dokumente garantieren (z.B. auch von E-Mails!).

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DMS EXPO 2004

• Messe hat sich stabilisiert (Aussteller, Besucher) • Anbieterseite konsolidiert sich weiter (Übernahmen,

Zukäufe)• Anbieter stellen sich breiter auf à ECM• Angebotene Systeme stabilisieren sich à keine neuen

technischen Hypes• Aktuelle Themen

– Compliance– ILM (Information Lifecycle Management)– Neue Speichertechniken (UDO) und Formate (UDF)

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Weiterbildung

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PM Doc~Flow GmbHOtto-Hahn-Str. 19 85521 RiemerlingTel.: 089/60855358Fax.: 089/62987297

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