dokumentenmanagement ?. digitale akte schriftgutverwaltung vorgangsbearbeitung workflow...
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Dokumentenmanagement ?
digitale Akte
DokumentenManagement
System
Schriftgutverwaltung
Vorgangsbearbeitung
Workflow
Einheitsaktenplan
IndividuelleAblagestruktur
Geschäftsverteilungsplan
Behördenakten
Handelsbriefe
Zeichnungen / Pläne
Belege
Verträge
Urkunden
Papierform
Arbeitsanweisungen Word/Excel Datei
PDF - Datei
gescannte Datei
Grafiken
DOMEA Konzept
Aufbewahrungsfristen
RevisionssicherheitGDPdUGoBSAbgabenordnung
Dokumentenmanagement - Ausgangslage
• Ablageschema• EAPL / GVP• Mehrfachablage• Personengebunden• Platzbedarf• Aussonderung
Ablegen
Die Lösung:
die digitale Akte
Leichte Verwaltung von elektronischen Dokumenten
SchnelleRecherche und Zugriffsmöglichkeit
Effektives Arbeiten in Arbeitsgruppen
Strukturiertes Arbeiten
Workflow-Funktionalität
was bietet ?
- Konzeption
• Ordnung: nach EAPL / GVP / individuell• Rechte: umfassende Rechte- und Benutzerverwaltung• Zugriff: auf Dateisystem • Arbeiten: mit Standardsoftware (MS-Office)• Workflow: strukturierter Workflow oder ad-hoc-Workflow• Bedienung: Standard Windowsfunktionalität
(Drag & Drop, Explorer)
- Ordnung
nach Aktenplan nach GVP indiv. Struktur
- Rechte
Papier: Wer ein Dokument besitzt, kann es auch lesen.
digital: - Notwendigkeit eines umfangreichen Rechtesystems
- Einführung von Rechtestrukturen (lesen / ändern / löschen)
- doppelte Rechtevergabe vermeiden (DMS / Verfahren)
- komplexe Rechtestrukturen der Verfahren nutzen
- BKPV: restriktive Rechtevergabe nach dem "need to know"-Prinzip
- Arbeiten
In Ihrer gewohnten Umgebung erstellen und bearbeitenSie Ihre Dokumente für das DMS. Das DMS und Ihre Anwendungsprogramme greifen nahtlos ineinander.
PosteingangSachbearbeiter
Mappeanlegen
Weiterleiten innerhalb der VerwaltungÜberwachen
Stellungnahmen
Stellungnahmenbearbeiten
EASY- Archiv
Schriftgut
Bescheid erstellen
Bürger/inAnwender
Sachbearbeiter/in
Bescheid
E-Mail / Fax
Recherche – Volltextsuche – Ordnung nach EAPL und GVP
• Pläne
• Bilder
• Excel, WORD
• Eingescannte Dokumente
• Alles Projektbezogene
Workflow
- Windows Funktionalität
Explorerbaum
…erleichtert Ihnen den Umgang mit dem DMS. Dadurch schneller und intuitiver Einsatz; kurze Lern- und Eingewöhnungsphase
Drag & Drop
Mausbedienung
• Microsoft Office Integration
Word, Excel … • Microsoft SQL Server 2000 , 2005• Archivierung mit EASY Archiv revisionssicher
- technische Grundlagen
Server: Windows Server 2000 / 2003 (incl. SBS)Arbeitsspeicher mind. 512 MB, empfohlen > 1 GBPlattenplatz abhängig von der Anzahl der Dokumente
Arbeitsplatz: Windows 2000 / XP / Vista
Outlook XP / 2003 / 2007
Datenbank: Microsoft SQL 2000 Server / SQL 2005 aktueller SP
Archiv: Easy-Archiv ab Version 3.4EASY LINK objects, Read/Write Runtime inkl. XML-Server runtime ab Version 3.40.1.228pro Client: EASY LINK objects Client (concurrent)
System-Voraussetzungen
Ihre Ansprechpartner
Vertrieb Süd: Harald Kobold
Hubert Bücherl
Telefon: 089 / 35 48 7 - 260Fax: 089 / 35 48 7 - 295e-Mail: [email protected]
Telefon: 089 / 35 48 7 - 266Fax: 089 / 35 48 7 - 295e-Mail: [email protected]
Olschewskibogen 18 80935 München
Peter Dietz Telefon: 089 / 35 48 7 - 187Mobil: 0170 / 29 57 96 8Fax: 089 / 35 48 72 95e-Mail: [email protected]
(Produktmanagement)
Stefan MartensVertrieb Nord: Telefon: 040 / 65 90 87 - 25Mobil: 0160 / 58 45 549Fax: 040 / 65 90 87 - 22e-Mail: [email protected]
Postfach 65026922362 Hamburg
(Lt. Geschäftsstelle Hamburg)
(Vorstand)
(Lt. System-Engineering)