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Anforderungsanalyse im IT-Projektmanagement
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... und warum halte jetzt genau ich diesen Vortrag?
Einleitung
Thorben Grubert
SAP HCM & SuccessFactors
Consultant
B.Sc. Wirtschaftsinformatik
[email protected] | 0170 / 9807721
Weil ich meine Kunden genau in diesem Thema berate und unterstütze!
Zertifizierter SAP HCM Entwickler, SuccessFactors Berater und Projektmanager
Zurzeit:Projektleitung von 3 Projekten, darunter ein DAX30 Unternehmen
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Anreise
Wie sieht der Ablauf einer Projektwoche aus?
Kundenanforderungen aufnehmen Konzepte entwickeln
Mit dem Kunden besprechen Kundenindividuelle Softwarelösungen Kundenschulungen
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Das magische Dreieck des Projektmanagements umfasst auch die Kundenanforderungen
Einleitung
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Der Anfang allen Übels eines gescheiterten Projekts liegt in der Anforderungsaufnahme
Notwendigkeit und Auswirkungen
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Wie soll das Projekt erfolgreich werden, wenn nicht geklärt ist, was das Projekt umfasst?
Notwendigkeit und Auswirkungen
Anforderungsaufnahme
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Human Resources ist nur eines von vielen Modulen im SAP ERP Dschungel
Anforderungen im SAP Alltag
Sie sind hier
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Im Personalbereich gibt es typische Gruppen von funktionalen Anforderungenan das System
Anforderungen im SAP Alltag
Stammdatenverwaltung
Personalplanung
Zeitermittlung
Personalberichterstattung
Administration
Personalabrechnung
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Funktionale Anforderungen können allerdings auch wesentlich detaillierter und zahlreicher sein
Anforderungen im SAP Alltag
Berechnung der Löhne und Gehälter, Führung der Lohn- und Gehaltskosten, Lohnsteuerabrechnung, Sozialversicherung, Pfändungund Darlehen, Telefonabrechnung, Personaldatenerfassung bei Neueinstellung, Arbeitsvertragsdaten, Ausbildungsdaten,Tätigkeiten, Bisherige Beschäftigung, Beurteilungsdaten, Änderungsdienste für Personalien, Bewerberverwaltung, Adressdaten,Geburtsdatum, Verwaltungsarbeit bei Einstellung, Entlassung, Versetzungen, Beförderungen, Terminüberwachung,Bescheinigungen, Tabellenauswertung, Erstellung interner Personalstatistiken, Statistiken für externe Adressaten,Kennzahlenermittlung, Grafische Aufbereitung von Kennzahlen und Statistiken, Meldungen an interne und externe Adressaten,Anwesenheitskontrolle, Fehlzeitenverwaltung und –auswertung, Urlaubsabrechnung, Schichtpläne, Krankenstände,Personalbedarfsplanung (Stellenplan), Personaleinsatzplanung, Personalentwicklungsplanung, Personalbeschaffungs-/ -freisetzungsplanung, Personalkostenplanung, Gehaltshochrechnung
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Nicht-funktionale Anforderungen ergänzen die funktionale Beschreibung
Anforderungen im SAP Alltag
Wirtschaftlichkeit
Stabilität zur Laufzeit
Datensicherheit
Integrierbarkeit
Flexibilität
Benutzerfreundlichkeit
Ganzheitlichkeit
Wartbarkeit
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Es gibt typische Anforderungen, die gerne mal vergessen werden
Anforderungsanalyse
Berechtigungen und Sicherheit
Schulungen
Dokumentation
Kommunikation mit Stakeholdern
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Die zwei wichtigsten Fragen im Anforderungsmanagement sind leicht zu merken…
Anforderungsanalyse
1. Was möchten Sie haben?
2. Warum?
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Ein einfacher Anforderungskatalog könnte so aussehen:
Anforderungsanalyse
ID Anforderungsbezeichnung Anforderungsbeschreibung Umsetzungs-
priorität
R1 Prozessdefinition Definition des Geschäftsprozesses zur Personaleinsatzplanung und -pflege Soll
R2 Rollenkonzept Erstellung und Umsetzung eines Rollenkonzepts Soll
R3 Berechtigungskonzept Erstellung und Umsetzung eines Berechtigungskonzept Soll
R4 Cloud-Anwendung Werkzeug muss eine Cloud-Anwendung sein Soll
R5 Projektdauer Maximale Projektlaufzeit beträgt 3 Monate Soll
R6 Datenmigration Alte Datenstände sollen migriert werden Soll
R7 Genauigkeit der Planbarkeit Tagesgenaue Planung und Auslastung größer 100% möglich Soll
R8 Berücksichtigung von internen Terminen Auch interne Termine, wie bspw. Teamevents oder Sommerfeste sollen im Tool vermerkbar sein Soll
R9 Korrekturfunktion durch Mitarbeiter Mitarbeiter sollen Zugriff auf Anwendung haben, um falsche Datenstände zu melden Soll
R10 Schrittweiser Rollout Pilot wird in ausgewähltem Fachbereich ausgerollt und danach sukzessive in den anderen
Fachbereichen eingesetzt werden
Soll
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Auch optionale Punkte sind oftmals enthalten
Anforderungsanalyse
ID Anforderungsbezeichnung Anforderungsbeschreibung Umsetzungspriorität
R11 Webinar-Schulung Einführungsschulungen sollen in Form von Webinaren zur Verfügung gestellt werden Soll
R12 Verantwortlichkeitsdefinition der Stakeholder Rollen der Stakeholder werden exakt definiert und trennscharf unterschieden Soll
R13 CRM-Anbindung Anbindung an Salesforce Soll
R14 Mobile App Implementierung einer mobilen App Optional
R15 MS Outlook-Export Export in Microsoft Outlook Optional
R16 Integration in HR Works Integration mit Urlaubsplanungstool Optional
R17 Arbeitsort hinterlegbar Pflege des Arbeitsorts des Consultants um Teamevents leichter planbar zu machen Optional
R18 Workflow für Korrektur Implementierung eines Workflows für das Melden falscher Datensätze durch Mitarbeiter und
Bearbeitung durch Ansprechpartner
Optional
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Aus der Liste der Anforderung lässt sich eine detaillierte grafische Aufstellung der Leistungspakete entwickeln
Anforderungsanalyse
Legende
Gelb markierte Einträge entsprechen
Leistungspaketen.
Blau markierte Einträge entsprechen
notwendige Leistungen.
Grau markierte Einträge entsprechen
optionalen Leistungen.
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Die Anforderungen dienen als Basis für Planung der Projektumsetzung und -rahmendaten
Von Anforderungen zur Projektplanung
Die Projektdauer beträgt:
bei Umsetzung aller notwendigen Leistungen 46PT (ca. 2,3 Monate)
bei Umsetzung aller optionalen Punkte 58,5PT (ca. 2,9 Monate)
Gesamtpreis
Gesamtkosten für die
Projektumsetzung
101.200,00 €
Optionale Leistungen 27.500,00 €
Leistungspaket Enthaltene Positionen
aus dem obigen
Leistungskatalog
Preis
Anwendungskonzept 1a, 1b, 1c 22.000,00 €
PEP-Implementierung 2a, 2b, 2c, 2d, 2e 55.000,00 €
Schnittstellen 3a, 3b, 3c 7.700,00 €
Go-Live & Hypercare 4a, 4b, 4c 16.500,00€
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Die Anforderungsanalyse ist Basis für Angebot und Projekt Charter
Von Anforderungen zur Projektplanung
Projekt Charter
Aus den gesammelten Anforderungen wird ein Lastenheft
Aus dem Lastenheft ein Pflichtenheft
Lasten- und Pflichtenheft als Grundlage für spätere Tests und Projektabnahme
Angebot
Der Kunde weiß, was er für sein Geld bekommt
Wir wissen, was wir für das Geld leisten sollen
Genaues Definieren der Anforderungen bei Festpreisangeboten besonders wichtig
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Anforderungen sind wichtig! Jede Stunde die hier „gespart“ wird, dürfen wir später dreimal investieren
Fazit
Anforderungsanalyse
Ist die Grundlage eines erfolgreichen Projekts
Spart Zeit und Geld wenn richtig durchgeführt
Ist die Basis Projektvorbereitung und nächsten Schritte des Projektmanagements
Anforderungen
Definieren den Inhalt des Projekts (funktional)
Können den Ablauf des Projekts definieren (nicht-funktional)
Sollten gründlich erfragt und hinterfragt werden, denn manchmal nimmt der Kunde die vermeintliche Lösung schon vorweg
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Zahlen, Daten, Fakten
Gründung 2007
Beratungshaus für IT-Dienstleistungen (SAP, Salesforce, etc.)
137 Mitarbeiter in 2016
13,7 Millionen Euro Umsatz in 2016
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Wir zählen mittlerweile 18 der DAX30 Unternehmen und über 100 Konzerne und Unternehmen aus dem Mittelstand zu unseren Kunden.
Siehe auch: www.mindsquare.de/referenzen/
Eine kleine Auswahl unserer großen Kunden
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