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1
Firmenpräsentation P&I AG
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2
Mitarbeiterportale:Werkzeug nicht Spielzeug
Personal & Informatik AG
Ihr ReferentMaik Degner
Mitarbeiter- und Führungskräfteportal
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3
Mitarbeiter- und Führungskräfteportal
Wozu eigentlich?
60% aller Verwaltungsaufgaben befassen sich auch heute
noch u. a. mit dem:
Erfassen und Ablegen von Urlaubsanträgen, Krankheit, Entgeltänderungen, Vertragsänderungen
Verteilen und Abheften von Verdienstabrechnungen Berechnen und Erfassen von Überstunden Aktualisieren von Bankverbindungen, Namen und
Adressen
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4
Quelle: Infineon AG/Braune
Outsourcing administ.Aufgaben (ASP)Employee Self ServiceManager Self Services
Gegenwart
10 %Strategie
30 %Beratung
60 %Administration
60 % Beratung+ Coaching
30 %Strategie
Administration10 %
Zukunft
Delegation von Routinearbeiten/Verantwortung
HR-Betreuung d. Linienvorgesetzte
Entwicklung
Gewünschte Entwicklung im HR-Bereich
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5
Mitarbeiterportale können also genutzt werden, um
personalwirtschaftliche Aufgaben an
Mitarbeiter und Führungskräfte zu delegieren
Mitarbeiter- und Führungskräfteportal
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6
Mitarbeiter- und Führungskräfteportal
Wesentliche Komponenten im Portal: neben webfähiger
Personalsoftware als Grundvoraussetzung
Ein Berechtigungs- und Zugriffskonzept, welches sich dynamisch definiert aus:
Der Organisation Der Rolle im Prozess Der betrieblichen Funktion
Ansätze dieser Art diskutiert man unter dem Stichwort ESS (Employee Self Service)
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7
Die Organisation beschreibt die Hierarchie innerhalb der Verwaltung und den Ämtern
Organisation Personalabteilung
10.2
A14 ABTL (124)
Frank Berger
Vc/Vb SB
ChefsekretärIn (146)
Offene Position
II ABTL (206)
Offene Position
Sachgebiet Lohn
u. Gehalt 10.2.1
A12 SGL (134)
Viktor Gemmeren
VII/VIb MA
Sekretariat (147)
Kerstin Ewald
Vc/Vb
BezügerechnerIn
(158)
Michael Ernst
Vc/Vb
BezügerechnerIn
(159)
Steffen Brunner
Jan-Werner Eilers
Vc/Vb
BezügerechnerIn
(160)
Wilfried Benrath
Vc/Vb
BezügerechnerIn
(177)
Offene Position
Vb/IVb
Personalsachbearb
eiterIn
(196)
Willi Merten
Sachgebiet
Personalverwaltung
10.2.2
A12 SGL (131)
Offene Position
VII/VIb MA
Sekretariat (148)
Offene Position
Vb/IVb
Personalsachbearb
eiterIn
(151)
Offene Position
Vb/IVb
Personalsachbearb
eiterIn
(152)
Offene Position
Vb/IVb
Personalsachbearb
eiterIn
(153)
Harald Gerdes
Vb/IVb
Personalsachbearb
eiterIn
(164)
Offene Position
Vb/IVb
Personalsachbearb
eiterIn
(168)
Offene Position
VII/VIb MA
Sekretariat (186)
Offene Position
Vc/Vb SB
ChefsekretärIn (189)
Offene Position
Vb/IVb
Personalsachbearb
eiterIn
(199)
Klara Nagel
Sachgebiet
Weiterbildung
10.2..3
A12 SGL (125)
Offene Position
VII/VIb MA
Sekretariat (149)
Offene Position
Vb/IVb
Personalsachbearb
eiterIn
(155)
Harald Gerdes
Vb/IVb
Personalsachbearb
eiterIn
(156)
Offene Position
Personalabteilung 10.2
Mitarbeiter- und Führungskräfteportal
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8
Rolle
Die Rolle im Prozess beschreibt die Sicht und die Aktivität im Workflow
Mitarbeiter- und Führungskräfteportal
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9
Mitarbeiter- und Führungskräfteportal
Betriebliche Funktionen
Neben hierarchischer Einordnung und der
Rollenbezogenen Aktivität, kann auch die betriebliche
Funktion Einfluss auf die Zugriffs- und Nutzungsrechte im
Portal haben.
Typische Beispiele hierfür sind:
1. Personalabteilung 2. Personalrat 3. Sicherheitsbeauftragte 4. Reisestellen
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10
Mitarbeiter- und Führungskräfteportal
Erforderlich ist also ein Lösungsansatz,
der typische Portalfunktionen
Collaboration Community-Management Content Management
mit Klassischen Personal-Management und Abrechnungs- Funktionen verbindet
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Standardprozesse in HR Portalen:
Aktuelles / News
Antrags- und Genehmigungswesen / Wiedervorlagen
Mitarbeiter Stammblatt für Führungskräfte
Reiseabwicklung
Gehaltssimulationen
Formularshop
Prozesse im Portal
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12
Standardprozesse in HR Portalen:
Sachmittelverwaltung
Bewerbermanagement
Ideenmanagement
Reports
Telefonverzeichnis
Suchfunktionen
Prozesse im Portal
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Warum nicht weitere Prozesse?
Zeiterfassung, Dienstplanung, Einsatzplanung
Organigramme
Deferred Compensation
Personalentwicklung / Potentialanalyse
Mitarbeiterbefragung
360° Feedback
Seminarmanagement
Prozesse im Portal
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Warum nicht weitere Prozesse?
Budgetierung / Gehaltsplanung
Fehlzeitenkalender der MA/Kollegen
Wissensmanagement
Archivierung eigener Zertifikate in die Personalakte
Online Archiv für Gehaltsabrechnungen etc.
interne Unternehmensinformationen
IR-News oder Presse über das eigene Unternehmen
Prozesse im Portal
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Warum nicht weitere Prozesse?
elearning
Online-Shops (Reisen, Büromaterial)
Regionale Infos (Wetter, Verkehr)
Kantinenplan
Webcam
Flohmarkt
Schwarzes Brett / Foren
Prozesse im Portal
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Prozesse im Portal
Beispielprozess
Optimierung der Personalprozesse LOGA® kommt zu den Mitarbeitern und Managern ESS und MSS
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Reisekostenerfassung/ -beantragung Web (für den Reisenden oder Vorgesetzten)
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Belegerfassung WEB (für den Mitarbeiter oder Vorgesetzten)
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Übersicht Reisekosten WEB
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Download der Reisekostenabrechnung über WEB
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... Aufruf der Personalstamminfos beim Kunden
Beispiel MA Stammblatt eines Kunden
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Einige weitere Beispiele für die Nutzung
Dezentrale Erfassung von Daten durch MA/FK Adress- und Kontoänderungen weitere persönliche Veränderungen
Dezentraler Abruf von Daten durch MA/FK Personalstammblatt individuelle Reports
Antrags- und Genehmigungsverfahren mit graph. Workflowdesigner Urlaub- und Reisen Beschaffungsanträge und Ideenmangement
Prozessorientierte Zusammenarbeit 360° Feedback Budgetplanungen
LOGA®.lnk
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Kosten Nutzen
Nutzenrechnung
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Abbildung eines Antrag und Genehmigungsverfahren sowie Meldung an die Personalabteilung durch den LOGA®erm-Workflow. Keine Doppelerfassung durch Self-Services.
• 15 Anträge pro Jahr und MA (Urlaub/Reise/Freizeit/Beschaffung) Zeitbedarf insgesamt: 25 min pro Antrag
• Zeitbedarf durch Self-Service: 8 min pro Antrag
• Zeitersparnis durch Self-Service pro Antrag 17 min, bei 1000 MA: 255.000 min oder 4.250 Stunden oder 531 Arbeitstage oder 2,5 Arbeitsjahre. Bei Verrechnungsstundensatz von 30,00 €
-> Kostenersparnis p.a. bei 1000 MA: 127.500,00 €
(Beispiel - Genehmigungsverfahren)
Nutzenrechnung
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25
Tätigkeit Zeitbedarf ohne mit PortalMitarbeiter Formular besorgen 2 min 0 minMitarbeiter Antrag stellen 2 min 2 minGenehmigung Hierarchie 1 2 min 2 minGenehmigung Hierarchie 2 2 min 2 minPersonalabteilung Genehmigung/Eingabe 5 min 0 minRückfragen insgesamt 5 min 2 minKopien je eine Minute 3 min 0 minAblage je eine Minute 4 min 0 minSumme in Minuten 25 min 8 min
Tätigkeiten - Beispiel Urlaubsantrag/-genehmigung
Nutzenrechnung
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26
Druck, Kuvertierung, Versand & Verteilung von persönlichen Dokumenten (Verdienstabrechnungen, Reisekostenabrechnungen, SV-Meldungen etc.)
- 16 Dokumente pro Jahr
- Handlingkosten pro Dokument: 0,35 € zzgl. Porto 0,55 € und Verpackung 0,01€ oder Verteilung 0,70 €
- Kostenersparnis mindestens p.a. bei 1000 MA: 14.560,00 €
Nutzenberechnung (Beispiele)
Nutzenrechnung
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Erstellung von Auswertungen und Berichten für den Führungskreis personalisiert nach Kostenstelle, Abteilung etc.
- 42 Dokumente pro Jahr
- Handlingkosten pro Auswertung-/Bericht: 24,00 €
- Kostenersparnis p.a. bei 20 Führungskräften: 20.160,00 €
Nutzenberechnung (Beispiele)
Nutzenrechnung
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28
Abbildung des betrieblichen Beurteilungswesens durch den LOGA®erm-Workflow. Erfassung der Ergebnisse direkt über das Portal.
- 1 Beurteilung pro Jahr
- Handlingkosten pro Beurteilung: 8,00 €
- Kostenersparnis p.a. bei 1000 Gesprächen: 8.000,00 €
Nutzenberechnung (Beispiele)
Nutzenrechnung
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Vorteile
Das ERM-Konzept greift jedoch weiter
Im Vordergrund stehen:
Steigerung der MA-Produktivität(wobei ESS & MSS wichtige Bausteine sind)
Umfassende Betreuung
Dauerhafte Bindung des Personals
Verlässlicher Wissensaustausch
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30
Vorteile
Mitarbeiterportale
Informieren und motivieren die Beschäftigten
Entlasten die Personalabteilung von administrativer Routine
Also Konzentration auf Service und Beratung
Effizientere Verwaltung der Ressource „Personal“
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Das Unternehmen P&I
Die Spezialisten im Personalwesen
Seit über 35 Jahren entwickeln wir gemeinsam mit unseren Kunden personalwirtschaftliche Software rund um die Themen:
Lohn- und Gehaltsabrechnung Personalbeschaffung Stellen- und Organisationsplanung Personalkostenplanung Personalentwicklung Employee Self Services Zeitmanagement
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32
Das Unternehmen P&I
Der Pionier seit 35 Jahren:
Technologie: 1968: Entwicklung einer Großrechnerlösung zur
Personalabrechnung 1995: Erste Personalwirtschaftliche Applikation als
reinrassige Client-Serverlösung 2000: Erste Entgeltabrechnung unter dem
Betriebssystem Linux 2001: Erste Human-Ressources-Lösung als
Portallösung 2001: Erste europäische Payroll in einer Anwendung 2003: Erste personalwirtschaftliche Applikation mit
XPDL-Standard (zur Einbindung in Prozesse) 2004: Freigabe von LOGA®SOAP als Integrationsplattform
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33
Das Unternehmen P&I
Zahlen und Fakten:
Konzernumsatz 2003/2004: 40,1 Millionen Euro
Mehr als 4 Millionen Abrechnungen pro Monat
12 Standorte in 6 europäischen Ländern
Über 3.700 zufriedene Kunden
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Wie motiviert man Mitarbeiter?
Der einzige Weg, Menschen zu motivieren ist,
Mit ihnen zu kommunizieren.
Lido Anthony, geb. 1924US-Amerikanischer Industriemanager
Weitere Informationen über die P&I Personal und Informatik AGerhalten Sie im Internet unter:
www.pi-ag.com