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GrundlagenIT-Projektmanagement
Bernd Höreth
TDS Deutschland AG & Co. oHG
IKT-Forum, 27. Februar 2003
– 2 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Zusammenfassung
„Ein Projekt arbeitet Idealerweise wie ein Unternehmen auf Zeit. Im Projekt werden alle
notwendigen Kräfte auf das Wesentliche konzentriert.
Dafür sind die organisatorischen und sozio-kulturellen Rahmenbedingungen zu schaffen.
Dann sind Projekte erfolgreich!“Ruth Schmidt, MICHEL-INSTITUT für Unternehmensberatung GmbH,
Fachaufsatz: Projektmanagement: Komplexe Aufgaben effizient lösen
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– 3 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Agenda
Was ist ein Projekt ?
Was ist Projektmanagement ?
Projektarbeit
Aus der Praxis
– 4 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Agenda
Was ist ein Projekt ?
Was ist Projektmanagement ?
Projektarbeit
Aus der Praxis
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– 5 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Was ist ein Projekt ?„Eine zeitweilige Anstrengung, die eingegangen wird, um
ein einmaliges Produkt (oder eine einmalige Dienstleistung) zu erschaffen.“
• Zeitweilig
- Beginn und Ende sind definiert
- Existenz endet mit Zielerreichung
- Team wird nach Projektende aufgelöst
• Einmalig
- Produkt oder Leistung unterscheiden sich von anderen Produkten oder Leistungen
- Produktcharakteristika werden fortlaufend verfeinert
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Projekt – Definition nach DIN 69900
Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im wesentlichen gekennzeichnet ist durch:
- die Einmaligkeit seiner Bedingungen in ihrer Gesamtheit
- eine Zielvorgabe
- Begrenzungen zeitlicher, finanzieller, personeller oder anderer Art
- Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben
- eine Projektspezifische Organisation
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– 7 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Projekt vs. laufender Betrieb
Projekt
• Zeitlich begrenzt, einmalig
• Ziel ist die Erstellung eines Produktes / einer Dienstleistung um zum Abschluss zu kommen
• Endet, wenn Ziele erreicht sind
laufender Betrieb
• Zeitlich nicht befristet, zahlreiche sich wiederholende Vorgänge
• Ziel ist die Aufrechterhaltung der Tätigkeit
• Erreichte Ziele werden durch neue Zielsetzungen abgelöst
• Zahlreiche Gemeinsamkeiten
- Von Personen durchgeführt
- I.d.R. sind Ressourcen eingeschränkt
- Geplant, durchgeführt und gesteuert
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Interessensgruppen am Projekt
„Personen oder Organisationen, die aktiv am Projekt beteiligt sind oder deren Interessen positiv oder negativbeeinflusst werden, wenn das Projekt durchgeführt oder
abgeschlossen wird.“
• Wichtige Interessengruppen
- Projektmanager - als Leiter des Projektes
- Kunde - als Nutznießer des Produktes oder derDienstleistung
- Ausführendes Unternehmen
- Sponsor - stellt finanzielle Ressourcen
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– 9 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Agenda
Was ist ein Projekt ?
Was ist Projektmanagement ?
Projektarbeit
Aus der Praxis
– 10 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Projekteinflussparameter
UnternehmenProjektorganisation
Menschen Methoden / Werkzeuge
Kosten(Entwicklungsk.,Wartungsk., ...)
Funktionsumfang
Zeit(Dauer für Entwicklung,Nutzung, Wartung, ...)
Qualität(Wartbarkeit,
Zuverlässigkeit,Effizienz, ...)
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– 11 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Was ist Projektmanagement ?
Die Anwendung von Wissen, Geschick, Werkzeugen und Techniken in Projektaktivitäten, um die Projektvorgaben zu erfüllen.
Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -techniken und –mitteln zur
zielorientierten Durchführung eines Projektes.[DIN 69901]
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Die zentralen Aufgaben des Projektleiters
• Sicherstellung des Projekterfolges gemäß Auftrag
• Sicherstellung der Kundenzufriedenheit
• Sicherstellung der Profilabilität des Projektes
• Führung des Projektteams
oder einfach: „das Projektmanagement“
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– 13 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Aufgaben des „Projekt-Managers“
• Einsetzen / Umsetzen von Erfahrungen
- z.B. praktikable Tools, Identifizierung von Gefahren, .....
• Beachten von einfachen, bekannten Grundlagen
- z.B. Kick-off, Projektauftrag, Change Management, .....
• Aktive Kommunikation zu / mit allen Beteiligten
- z.B. regelmäßige Besprechungen, Lenkungsausschuss, Informationsveranstaltungen, .....
• Schaffung einer Vertrauensbasis
- z.B. zu Mitarbeitern, Management, Lieferanten, .....
• Mehr Management als Fachkompetenz
- z.B. „soziale Kompetenz“, Marketing
– 14 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Prozessgruppen im Projektmanagement
Projekt-
initialisierungProjekt-
planung
Projekt-
steuerung
Projekt-
durchführung
Projekt-
abschluss
Zustimmung zurDurchführung
Vorbereitung derDurchführung
Beobachtung, Messungund Korrektur
Koordination derDurchführung
Formale Produktabnahmeund Projektabschluss
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– 15 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Aufgabenspektrum im Projektmanagement
• Planen- Planung des übertragenen Projektes bis ins Detail
• Überwachen / Kontrollieren- Überwachung des Projektverlaufs in technischer und wirtschaftlicher Hinsicht
• Steuern- Führung und Steuerung des Projektes durch Abweichungsanalysen und permanente
Anpassungen• Entscheidungsvorbereitung
- Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und herbeiführen von Entscheidungen
• Informieren- Informieren aller Projektbeteiligten über den laufenden Stand des Projektes (im
Team und zu den Beteiligten)• Dokumentieren
- Dokumentation des Projektverlaufs in technischer, terminlicher und finanzieller Hinsicht
– 16 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Agenda
Was ist ein Projekt ?
Was ist Projektmanagement ?
Projektarbeit
Aus der Praxis
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– 17 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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AgendaUnterkapitel Projektarbeit
Projektarbeit
Grundsätze
Projektplanung
Projektlebenszyklus
Projektorganisation
– 18 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Grundsätze der Projektarbeit (1/3)
• Projektarbeit ist geprägt durch Eigenverantwortung- Die Zuständigkeiten sind eindeutig festzulegen und nicht teilbar.
Der Zuständige handelt, treibt und entscheidet eigenverantwortlich und bezieht andere (Auftraggeber, Betroffene und Experten) mit in die Lösungsfindung mit ein.
• Ergebnisse statt Aktivitäten- Ziel ist die Erstellung von Ergebnissen unter Einbehaltung der
Rahmenbedingungen (Zeit, Kosten, Qualität). Jede Aktivität ist nur Mittel zum Zweck.
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– 19 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Das magische Dreieck –die 3 Zwänge
Projekt
Zeit, Fälligkeitstag(End-/Zieltermin)
Kosten, Ressourcen
Umfang, Qualität
– 20 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Grundsätze der Projektarbeit (2/3)
• Einhalten von Commitments- Übernommene Aufgaben, zugesagte Leistungen sind zu erfüllen
• Eindeutige, klare und konkrete Informationen- Informationen sind selbständig zu geben. Probleme sind nicht
„auszusitzen“ sondern unter angemessener Risikoabwägung eindeutig, klar und korrekt zu eskalieren.
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– 21 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Grundsätze der Projektarbeit (3/3)
• Offene, ehrliche und vertrauensvolle Zusammenarbeit- Alle Probleme sollten offen und ehrlich kommuniziert und
besprochen werden. Vertrauen in Projektteams trägt wesentlich zum Projekterfolg bei.
• 80 : 20 Regel- Der Normalfall ist das Maß aller Dinge, der Sonderfall ist
angemessen zu berücksichtigen.
– 22 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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AgendaUnterkapitel Projektarbeit
Projektarbeit
Grundsätze
Projektorganisation
Projektlebenszyklus
Projektplanung
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– 23 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Definition Projektorganisation
Mit der Projekt(struktur)organisation werden Aufgaben und Kompetenzen den Stellen zugeordnet, die fähig sind, die
Anforderungen zu erfüllen.
• Sie umfasst:
- Personen oder Gremien, die das Projekt beraten, steuern und notwendige Entscheidungen treffen
- Festlegung des Projektleiters / -managers
- Auswahl benötigter Projektmitarbeiter
- Regelung der Kompetenzen und Beziehungen zwischen den Projektbeteiligten
– 24 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Muster - Projektorganigramm
1. Lenkungsausschuss: Geschäftsführung vertreten, sowie Führungskräfte, mit denen das Projekt intensiven Kontakt hat.Dieses Gremium sorgt durch Beratung und Entscheidung für die Berücksichtigung der Unternehmenspolitik im Projekt.
2. Eine Führungskraft übernimmt verantwortliche Leitung des Projektes (ggf. dual mit externen Beratern). Informiert den Lenkungsausschuss entscheidungsreif und führt das Projektteam.Bei Großprojekten werden inhaltlich sinnvolle Teilprojekte mit verantwortlichen Leitern gebildet.
3. Projektteam ist mit den benötigten, fachlich kompetenten Mitarbeitern besetzt.
Lenkungsausschuss1.
Projektleitung2.
Teilprojekt-leiter
Teilprojekt-leiter
Teilprojekt-leiter
Projektteam
3.
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– 25 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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AgendaUnterkapitel Projektarbeit
Projektarbeit
Grundsätze
Projektorganisation
Projektlebenszyklus
Projektplanung
– 26 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Projektlebenszyklus
• Definiert Anfang und Ende eines Projektes
• Legt technische Arbeiten und Ausführende fest
• Unterteilt das Projekt in Phase um- die Projektsteuerung zu erleichtern und
- eine angemessene Einbindung in die laufende Organisation zu erreichen
- zum Start einer Phase ist die Freigabe vorhergehender Arbeitsergebnisse erforderlich
v „Fast tracking“ ist der Start einer Phase, bevor die vorhergehende abgeschlossen und freigegeben ist
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– 27 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Phasen und Ressourceneinsatz
Entwicklung
ca. 20%Implementierung
ca. 60%
Abnahme / Erstnutzung
ca. 15%Konzeption
ca. 5%
Kostenanfall und Personalbesetzung sind zum Projektbeginn gering. Sie steigen im Projektverlauf deutlich
an und nehmen zum Projektende wieder ab (S-Kurve).
– 28 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Einfluss auf den Projektverlauf
• Die Gewissheit über den Projekterfolg ist zu Beginn niedrig und steigt mit zunehmendem Projektfortschritt.
• Die relativen Kosten für Änderungen und Fehlerbehebung steigen mit fortschreitendem Projektverlauf.
t
Höheder ...
100 % Verfügbare Informationen
Kosten, getroffeneEntscheidungen
umzusetzen
Ausführbare Optionenfür die Entscheidungs -
findung
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– 29 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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AgendaUnterkapitel Projektarbeit
Projektarbeit
Grundsätze
Projektorganisation
Projektlebenszyklus
Projektplanung
– 30 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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... und damit wir nicht nach dem Prinzip Hoffnung arbeiten !!!
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– 31 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Leitsätze der Projektplanung
Mehrstufiger Prozess !1. Projektauftrag in Meilensteine – Ergebnistypen unterteilen
- Ein Meilenstein sollte in einem überschaubaren Zeitraum (nicht länger als 4 Wochen) erreichbar sein!
2. Abhängigkeiten zwischen Meilenstein (Ergebnistypen) herausarbeiten oder parallelisieren
3. Meilensteine in Aktivitäten untergliedern
4. Aktivitäten Ressourcen zuordnen
5. Aufwandsschätzung für Aktivitäten durchführen
6. Rollierend (2. – 5.): Planungshorizont (= Zeitaufwand gem. Planung) und Projekthorizont (= Zeitaufwand gem. Auftrag) abstimmen
- Ergibt den Konflikt der „3 Zwänge“ – Zeit–Ressourcen-Qualität
– 32 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Projekt Prozesse
Meilenstein B
Prozess
Meilenstein A (/Ergebnis A)
„Prozess-eingabe“
Prozessergebnis
Bernd Höreth:
Input -- Output
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– 33 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Planungsprozess
Planungdes
Umfangs
Definitiondes
Umfangs
Definitionder
Aktivitäten
Ressourcen planen
Risk Management
planen
Kosten / Aufwandbudgetieren
Entwicklungs-Aufwand
terminieren
Projektplan erstellen
Kosten / Aufwandschätzen
Aufwand fürAktivitätenschätzen
Aktivitäten in Reihen-
folge bringen
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Unterstützende Prozesse der Planung
Planung derProjekt-
erfordernisse
Planung derKommunikation
Beschaffungs- /Einkaufs-planung
Projektrisikenidentifizieren
QualitativeRisikoanalyse
QuantitativeRisikoanalyse
Risiko-Reaktions-Planung
Mitarbeitergewinnen
QS Planung
Organisatorische Planung
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– 35 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Merksätze zur Projektplanung
• Qualität muss geplant, Qualitätssicherungsverfahren berücksichtigt und gelebt werden
- Abnahme von Konzepten, Protokollen, Ergebnissen, Meilensteinen, .....
• Tests müssen frühzeitig berücksichtigt und vorbereitet werden –Testzeiträume sollten nie gekürzt werden
- Testkonzept, Testumgebung, Testdaten, Testszenarien, Testverfahren, .....
• Änderungsverfahren müssen möglich sein
• Schulungen von Anwendern
- Schulungs - / Ausbildungskonzept
- Mitglieder des Projektteams müssen zu Beginn geschult werden
- Mitglieder des Testteams müssen vor den Tests geschult werden
- Anwender müssen vor Produktivsetzung geschult werden
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Vorgehensmodelle
• Ein Vorgehensmodell beinhaltet- Ein oder mehrere Ablaufschema(ta) der Softwareentwicklung
- Wie das Projektmanagement zu gestalten ist- Methoden und Werkzeuge zur Unterstützung und Standardisierung des
Entwicklungsprozesses und seiner Ergebnisse
• Ablaufmodelle
- Lineares Modell und Wasserfallmodell
- Evolutionäre und inkrementelle Softwareentwicklung- Prototyping
- Komponentenbasierte Softwareentwicklung
- Objektorientiere Softwareentwicklung
- Spiralmodell (nach B. Boehm)
- V-Modell- Rational Unified Prozess (RUP)
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– 37 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Lineares Modell oder Wasserfallmodell
Anforderungs-analyse und
-definition
Design
Implemen-tation
Test, System-integration
Wartungund Pflege
Anforderungs-analyse und
-definitionDesign Implemen-
tationTest, System-
integrationWartung
und Pflege
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Prototyping
• Exploratives Prototyping
• Experimentelles Prototyping
• Evolutionäres Prototyping
Anforderungs-analyse und
-definition
Modell /DesignPrototyp
Implemen-TatierungPrototyp
Betrieb / TestPrototyp
Wartungund Pflege
Änderungen /Erweiterungen
Anforderungenerfüllt?
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– 39 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt
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Spiralmodell (nach Boehm)
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V-Modell
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Agenda
Was ist ein Projekt ?
Was ist Projektmanagement ?
Projektarbeit
Aus der Praxis
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Beispiel: Projektplanungmit Microsoft® Project
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Beispiel: Jour-Fixeregelmäßige Projektbesprechung mit fester Agenda
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Beispiel: Newsletterzur Information des Unternehmens
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Beispiel: TeamroomInformationsplattform für das Team
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Beispiel: SpielregelnCommitment zum Umgang im Team
• Pünktlichkeit
• Zuverlässigkeit
• Offene Kommunikation(ausreden lassen, zuhören)
• Es bleibt alles in dieser Runde
• Kurz fassen
• Respekt
• Alle sind gleich
• Ergebnisorientiert
• Standards anwenden
• Quer denken• Informationsplattform
nutzen
• Störungen ansprechen• Konstruktive Kritik üben• Es gibt keine „dummen“
Fragen
• Zutrauen haben• Klarheit – klare
Aufgabendefinition
• Nicht rauchen• Keine Handys
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Aus der täglichen Praxis
• Aufgabenliste (offene Punkte)- in Excel anlegen, mit Termin, fortlaufender Nummer und Status (erledigte
Aufgaben / Punkte dennoch nicht löschen!)
• Projektplanung (ohne Strukturpläne und Kostenplanung)- in Excel anlegen, Abhängigkeiten durch Verknüpfung von End- und
Anfangsterminen in der Zeitplanung berücksichtigen (Vorsicht: Parallelaktivitäten schlecht planbar)
• Workshops
- mit Digitalkamera dokumentieren – Bilder eindeutig bezeichnen
• Regeln einführen für Dateinamen
- erleichtert das Auffinden von Dokumenten
• Projektanwesenheitsliste- in Excel anlegen und vom Team pflegen lassen (Urlaub, Seminar,
Workshop, Linienaufgaben, ...)
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Interessante Links
• Projekt Management Institute (PMI)www.pmi-germany.de
• Bundesverband Deutscher Unternehmensberater BDU e.V.www.bdu.de
Bundesverband Deutscher Unternehmensberater BDU e.V.
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Vielen Dank.
Bernd HörethPrincipal
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